Référence: PR01

Procédure
Date de Rédaction:24/06/2020
Société X
Version: Alpha
Maitrise des informations documentées
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Maitrise des informations documentées

DIFFUSION Directeur général, Responsable qualité, Pilotes

Responsabilités et autorités

Nom Fonction Date Signature

Rédigé par :

Vérifié par :

Approuvé par :

Historique des modifications

Révision Date Nature de modification

22/05/2020 Création
00

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 Référence:
Procédure
Date de Rédaction:
Société X
Version:
Maitrise des informations documentées
Page:

Sommaire Page
1. Objet 2
2. Portée 2
3. Références 3
4. Documents associés et enregistrements 3
5. Termes, définitions et abréviations : 4
6. Description de la procédure 5
6.1. Besoin en création ou en modification 5
6.2. Rédaction de l’information documentée 5
6.2.1. Rédaction d’un processus 5
6.2.2. Rédaction d’une procédure 5
6.2.3. Symboles du logigramme 6
6.2.4. Codification 7
6.3. Vérification de l’information documentée 8
6.4. Approbation de l’information documentée 8
6.5. Diffusion de l’information documentée 8
6.6. Mise en application de l’information documentée 8
6.7. Revue de maintien 9
6.8. Besoin en modification 9
6.9. Conservation et Elimination 9
7. Logigramme 10
7.1. Maitrise des informations documentées d’origine interne 10
8. Maitrise des informations documentées d’origine externe 11
9. Maitrise des informations documentées sur support informatique 11
10. Liste des enregistrements attachés 11

1. Objet :

Cette procédure décrit les dispositions relatives à la maîtrise des informations documentées
mises en place dans le cadre du système de management de la qualité de la société X

2. Portée :
Cette procédure est applicable à toutes les informations documentées du système de
management de la qualité de la société X.

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 3. Référence :

La présente procédure a utilisé comme référence les documents suivants :

Norme ISO 9000

Norme ISO 9001
Manuel Qualité

4. Liste des documents associés et enregistrements :

 Formulaires et modes opératoires/instructions :

Les formulaires sont des supports d’enregistrement, leur forme de rédaction

est libre.
 Les modes opératoires /instructions décrivent des taches opérationnelles et
techniques. Leur forme de rédaction est libre.
 Les formulaires et modes opératoires/instructions sont établis sur un
document qui porte l’intitulé du document, sa référence, sa révision, la date de
rédaction, le numéro de page et l’identité de (s) rédacteur (s) de (s) vérificateur
(s) de (s) approbateur (s).
 Les modes opératoires/instructions comportent en plus un tableau relatant
l’historique des modifications sur lequel les différentes évolutions du
document sont identifiées avec les dates et les versions correspondantes.
 Enregistrements :
 Les enregistrements nécessaires aux différentes activités sont identifiés sur les
logigrammes décrits dans les processus, les procédures ou modes opératoires
propres à chaque activité
Chaque pilote est chargé de gérer la conservation, la protection et l’accessibilité aux
enregistrements qu’il produit au cours de son activité. Il détermine pour chaque
enregistrement les conditions et la durée de conservation (classement et archivage).

Il a la responsabilité de veiller à leur élimination par destruction manuelle ou broyage lorsque

la période d’archivage est terminée.

Ces enregistrements peuvent être conservés sous deux formes :

 Papier
 Support informatique

5. Termes, définitions et abréviations :

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Information documentée : information devant être maîtrisée et tenue à jour, ainsi que le
support sur lequel elle figure.
Document : Support d'information et l'information qu'il contient.
Processus : Ensemble d’activité corrélées ou interactives qui transforme des éléments
d’entrée en éléments de sortie.
Procédure : Manière spécifiée d’effectuer un processus.
Mode opératoire : Document complétant les procédures, il détaille les opérations de
réalisation d’une activité
Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la
réalisation d’une activité.
Rédaction : Action de rédiger une information documentée, qui est faite par la personne
concernée par ce document
Vérification : Action d’étudier l’information documentée pour vérifier son fond et sa forme.
Elle se fait par des personnes habilitées pour juger le contenu si nécessaire et aussi par le
responsable Qualité qui veille sur sa cohérence avec le système de management qualité et avec
les normes de référence

Approbation : Autorisation d’utilisation de l’information documentée.

Revue : Détermination de la pertinence, de l’adéquation ou de l’efficacité d’un objet à

atteindre des objectifs définis.
Classement : Action de rangement des enregistrements

Conservation : Action de conservation des enregistrements selon des conditions déterminées

SMQ : Système de Management de la Qualité

Gérant : Gérant de la société X

RQ : Responsable Qualité

6. Description de la procédure :

Le RQ veille sur l’harmonie des informations documentées. Chaque pilote de processus est
responsable de la gestion des informations documentées associées à son processus, depuis
leur création jusqu’à leur élimination
6.1. Besoin en création ou en modification des informations documentées :
Le processus de création ou de modification des informations documentées est déclenché
pour décrire une manière dont on veut réaliser une tache, une activité ou un processus

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ainsi lors des enregistrements des résultats obtenus faisant la preuve pour l’efficacité du
SMQ
6.2. Rédaction de l’information documentée :
La rédaction d’une information documentée est assurée par la ou les personnes
concernées par le processus.
6.2.1. Rédaction d’un processus :
La rédaction d’un processus doit comprendre :
 Une page de garde comportant :
 L’intitulé du processus
 La référence
 La révision
 La pagination
 La date de rédaction/modification
 Les destinataires
 L’identité

 Rédacteur (s)
 Vérificateur(s)
 Approbateur(s)
 Fiche d’identité décrivant les éléments de la planification :
 Finalité du processus
 Pilote
 Processus fournisseurs
 Eléments d’entrée
 Processus clients
 Eléments de sortie
 Les objectifs du processus
 Les indicateurs et la fréquence de surveillance
 Documents et enregistrements associés
 Logigramme décrivant les principales étapes du processus

6.2.2. Rédaction d’une procédure :

Les procédures sont élaborées suivant un modèle homogène et se compose en :
 Page de garde :
 L’intitulé de la procédure
 La référence
 La révision
 La pagination
 La date de rédaction/modification

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  Les destinataires
 L’identité
 Rédacteur (s)
 Vérificateur(s)
 Approbateur(s)
 Les chapitres :

 L’objet : Décrit le pourquoi de la procédure

 Domaine d’application : dite portée ou champ couvert par le document
 Référence : on définit dans ce chapitre les documents qui ont servi pour
l’élaboration du document (ex : normes...)
 Définition et Abréviation : ce chapitre définit la terminologie et les abréviations
utilisées dans le texte du document nécessitant une clarification.
 Description de la procédure : le déroulement de l’activité ou de la tâche (qui, quoi,
comment) ainsi que les responsabilités y afférentes.
Il est rédigé soit sous forme d’un texte soit sous forme d’un logigramme qui peut
être complété par les informations complémentaires.

6.2.3. Symboles du logigramme :

Symbole Finalité

Rectangle à coin arrondis utilisé au Début ou fin d’une

activité

Boite Pour une activité ou tache

Document lié à une étape

Cercle démontrant un point ou le logigramme se connecte à

un autre processus

Lien entre deux activités

6.2.4. Codification :

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Les informations documentées sont identifiées par un code, cette codification se présente
comme suit :

Type de document Sigle Codification

Manuel Qualité MQ MQ

Processus PS PSP(XX) (PSP : processus de pilotage)

PSR(XX) (PSR : processus de réalisation)
PSS(XX) (PSS : processus support)

Procédure PR PR(XX)-PS(XX)

Instruction IN IN(XX)-PS(XX)

Mode opératoire MO MO(XX)-PS(XX)

Formulaire FO FO(XX)-PS(XX)

Dossier DO DO (XX)-PS(XX)

Plan, planning et programme Pl Pl (XX)-PS(XX)

XX : Ordre chronologique du document

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N.B:
Une information documentée est toujours liée au processus concerné ex : FO01-PSP01 : le
premier formulaire attaché au processus de pilotage N°01
La procédure mère maîtrise des informations documentées PR01 n’est rattaché à aucun
processus. Ses formulaires sont rattachés comme suit FOXX –PR01.

6.3. Vérification et modification des informations documentées :

Les informations documentées du SMQ sont revues à chaque changement pouvant avoir une
incidence sur le système. Par ailleurs, une revue systématique de toute la documentation du
SMQ est assurée tous les trois ans afin de déterminer sa pertinence et son adéquation, les
résultats de cette revue sont présentés lors de la revue de direction s’il y a lieu.
Chaque modification s’accompagne par l’incrémentation de l’indice de révision et par la
description des éléments modifiés au niveau du tableau historique des révisions.

6.4. Approbation de l’information documentée :

Les informations documentées du SMQ comportent les signatures suivantes :

 Du rédacteur, généralement la personne concernée par le sujet et ayant les compétences

requises.
 Du vérificateur qui revoit le document (forme et fond). Il s’agit généralement du RQ
et/ou du responsable hiérarchique ou pilote du processus. Son rôle est de vérifier la
pertinence du document et son adéquation par rapport au besoin.
 De l’approbateur qui s’assure que le document est conforme aux objectifs et autorise
son application. Ceci est réalisé par le gérant de la société.

Une information documentée est mise en application à partir de sa date d’approbation. Le RQ

conserve l’original de l’ensemble des documents du SMQ.

6.5. Diffusion de l’information documentée :

La diffusion de l’ensemble des informations documentées est assurée par le RQ au niveau de
l’ensemble des pilotes, qui s’assure de la mise à disposition des versions en vigueur.
La maîtrise des informations documentées en vigueur est assurée par la mise à jour du
formulaire FO01-PR01 : Liste des informations documentées. Chaque pilote s’assure de la mise
en application et de la bonne compréhension de la nouvelle information documentée par les
acteurs du processus.
L’accès aux informations documentées est donné à tous les pilotes.

6.6. Mise en application de l’information documentée :

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Les pilotes processus veillent à ce que les processus sont réalisés en cohérence avec les
instructions décrites dans le document.

6.7. Revue de maintien :

Des revues périodiques sont effectuées suite aux modifications qui peuvent avoir une incidence
sur l’efficacité et la pertinence du SMQ

6.8. Besoin en modification :

Le besoin en modification est justifié par la revue.

6.9. Conservation et élimination :

Les informations documentées périmées sont archivées chez le RQ. Une fois la durée de
conservation achevée, les copies sont éliminées par destruction (déchiquetage).

7. Logigramme :
7.1. Maitrise des informations documentées d’origine interne :

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Responsables Activités Documents

Tout Besoin en création ou en modification

l’organisme

Pilote Rédaction
processus
Non
Projet document
Vérification
RQ

Non
Approbation
Document original
Gérant Liste de document
en vigueur

RQ Diffusion Liste de diffusion

Responsable
Mise en application
concerné

Responsable Revue de maintien

concerné

Non
Tout Besoin en
l’organisme modification

Non Oui

Archivage de la version
RQ périmée Document périmé

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 8. Maitrise des informations documentées d’origine externe :

On peut citer les exemples suivant des informations documentées externes :

 Normes systèmes
 Documents législatifs : bulletin officiel
 Notice et recommandations fournisseurs
 Rapport de vérification par les organismes externes
 Les spécifications techniques des matières utilisées
 Plans clients
 Fiche de données de sécurité des produits chimiques ou dangeureux
Chaque pilote tient à jour le formulaire FO03-PR01 comportant les différents documents
externes, leurs versions, leurs emplacements et les responsables qui les gèrent et les mettent
à disposition des pilotes concernés. Cette liste est tenue à jour par le pilote processus.
Les responsables doivent :

 Assurer que la version gardée est la même utilisée dans toute la société
 Assurer la disponibilité du document à l’utilisation.

Le RQ assure le suivi des changements de version des normes marocaines et autres à travers
une veille documentaire.

9. Maitrise des informations documentées sur support informatique :

La maîtrise des informations documentées sur support informatique (applications et logiciels)

est assurée par les utilisateurs. Ceci moyennant un stockage au niveau des PC des utilisateurs
et d’un serveur commun.

10. Liste des enregistrements associés :

Enregistrements Code
Liste des informations documentées en vigueur FO01-PR01
Liste des enregistrements FO02-PR01
Liste des informations documentées externes FO03-PR01

FIN

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