DATE 27 SEPTEMBRE 2018

CAHIER DES CHARGES

RECOUVREMENT DES CREANCES CLIENTS
REF RD 001

SERVICE DU RECOUVREMENT DES CREANCES CLIENTS

BPIFRANCE ASSURANCE EXPORT
24 RUE DROUOT
75009 PARIS

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 SOMMAIRE

1. Présentation de Bpifrance .................................................................................................................. 3

2. Contexte du projet ............................................................................................................................. 3

2.1. Entité acheteuse ........................................................................................................................... 3
2.2. Contexte....................................................................................................................................... 3

3. objet du marché ................................................................................................................................. 3

4. Modalités de la prestation .................................................................................................................. 4

5. Confidentialité .................................................................................................................................... 4

6. Pièces constitutives du marché.......................................................................................................... 4

7. Sélection des fournisseurs ................................................................................................................. 5

8. Modalités particulières ....................................................................................................................... 5

9. Modalités essentielles de financement et de paiement ...................................................................... 8

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 1. PRESENTATION DE BPIFRANCE
Bpifrance, banque publique d’investissement, est le partenaire de confiance des entrepreneurs.

Bpifrance finance les entreprises de l’amorçage jusqu’à la cotation en bourse en passant par la
transmission, en crédit, en garantie et en fonds propres. Bpifrance les accompagne aussi à l’export, en
partenariat avec Business France, et dans leurs projets d’innovation.

Avec Bpifrance, les entreprises bénéficient d’un interlocuteur puissant, proche et efficace pour répondre
à leurs besoins de financement, à chaque étape de leur vie.

Bpifrance, dont les deux actionnaires à parts égales sont l’État et la Caisse des dépôts, agit en appui
des politiques publiques conduites par l’État et par les Régions.

2. CONTEXTE DU PROJET
2.1. Entité acheteuse

Bpifrance Assurance Export, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 30 000 000
euros, dont le siège social est situé 27-31 avenue du Général Leclerc, 94710 Maisons-Alfort Cedex,
immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro 815 276 308

2.2. Contexte

Bpifrance Assurance Export souhaite faire appel au marché en vue de choisir le prestataire de
recouvrement des créances clients. Le marché aura une durée d’exécution de 36 mois puis pourra faire
l’objet de 3 reconductions de 12 mois chacune.

3. OBJET DU MARCHE
Ce document constitue le cahier des charges du marché unique pour le prestataire qui sera chargé du
recouvrement de créances client de Bpifrance Assurance Export agissant au nom, pour le compte et
sous le contrôle de l’Etat. Il s'agit d'un marché unique non alloti car le recouvrement de créances pré-
judiciaire et judiciaire constituent des prestations similaires et connexes permettant de répondre de
manière optimale à la rationalisation de la gestion du recouvrement de créance en optimisant les coûts.

L’objet du marché concerne le recouvrement (phase pré-judiciaire et judiciaire) des créances impayées
des clients (les assurés) de Bpifrance Assurance Export, en principal, intérêts et accessoires: primes
d'assurance, droits d'ouverture de dossier, créances de remboursement suite à indemnisation, et
conformément à une procédure déterminée par Bpifrance Assurance Export (traitements des clients in
bonis, traitement des clients en procédure collective, traitement des clients en insolvabilité de fait) pour
des PME et des TPE sur l’ensemble du territoire français métropolitain.

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Dans le cadre de la phase pré-judiciaire, les missions du prestataire consistent en : l'envoi de mise en
demeure au client, envoi d'avertissements, gestion des contestations, examen et transmission des
demandes d'échelonnement de paiement dans le respect de la procédure et des délais définis par
Bpifrance Assurance Export qui seront annexés au contrat de prestation de service de recouvrement.
L’objectif est la recherche d’une solution amiable dans les meilleurs délais, elle est éventuellement suivie
d’une phase judiciaire.

La phase judiciaire devra être suivie selon une procédure et dans les délais définis par Bpifrance
Assurance Export qui seront annexés au contrat de prestation de service de recouvrement : passage du
dossier à l'avocat, lien entre l'avocat et Bpifrance Assurance Export (transmission de pièces, constitution
des dossiers), information à Bpifrance Assurance Export sur le résultat de l'action judiciaire, déclarations
de créances auprès du mandataire judiciaire, gestion des contestations et rejets, gestion des
récupérations, suivi des recouvrements, délivrance des certificats d'irrécouvrabilité).

Le marché concerne par ailleurs des prestations complémentaires : vérifications des mouvements
comptables via les applicatifs de Bpifrance Assurance Export, vérification de l'état du contrat et
transmission d’informations nécessaires pour les dossiers en procédure judiciaire et de l’état des
dossiers à la demande de Bpifrance Assurance Export, reporting mensuel des résultats de l'activité.

4. MODALITES DE LA PRESTATION
La prestation se déroule à Bpifrance Assurance Export, au 24, rue Drouot, 75009 Paris, au sein du
service du Recouvrement Clients.

Le marché aura une durée d’exécution de 36 mois à compter de la date de notification.

Le planning prévisionnel de la prestation est :

• Démarrage de la prestation : 12 novembre 2018
• Fin de la prestation : 11 novembre 2021

Le marché pourra faire l’objet de 3 reconductions de 12 mois chacune. Le cas échéant, les prestataires
seront avisés de la non reconduction du marché au moins 3 mois avant son échéance.

5. CONFIDENTIALITE
Les candidats sont informés qu’ils seront tenus à une stricte confidentialité quant aux objectifs et
modalités de la prestation attendue. Pour participer à la consultation, ils devront s’engager au respect
de cette clause.

6. PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE

Le marché est constitué des pièces suivantes hiérarchisées par ordre décroissant d'importance.
Cet ordre prévaut en cas de contradiction entre ces documents :
• Cahier des charges – Recouvrement des créances client intégrant une clause PSEE
• Conditions générales applicables aux marchés de fournitures courantes et services
• Offre technique et financière (y compris le bordereau de prix unitaire)

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 7. SELECTION DES FOURNISSEURS
Les propositions sont appréciées au moyen de la liste des critères pondérés et publiés dans l’avis d’appel
public à la concurrence pour la consultation :

(i) Critères de sélection des candidatures :

 Capacité à respecter les modalités particulières liées au respect d’engagements spécifiques

relatifs aux prestations essentielles externalisées précisées dans le cahier des charges (Article
8)
 Expérience dans le recouvrement de créances de plus de 5 ans
 Références professionnelles récentes (3 noms de sociétés pour lesquelles vous avez travaillé)
 Effectif total / Chiffre d’affaires et résultat net du dernier exercice

(ii) Critères de sélection des offres :

 Critère 1 : capacité à appliquer les procédures de recouvrement des créances clients telles que
prévues chez Bpifrance Assurance Export : 40%

 Critère 2 : Prix : 30%

 Critère 3 : capacité à proposer des stratégies de recouvrement adaptées en phase pré-judiciaire

et en phase judiciaire : 20%

 Critère 4 : capacité à traiter le recouvrement de créances sur l'ensemble du territoire

français : 10 %

Bpifrance Assurance Export se réserve le droit de déclarer la consultation sans suite.

La sous-traitance de la totalité du marché est interdite.

Complétude du questionnaire lié aux exigences de la loi Sapin II et validation préalable de l’évaluation
du candidat par Bpifrance Assurance Export.

Le meilleur candidat ne pourra être sélectionné que s’il a rempli le Questionnaire de Référencement,
fourni les documents nécessaires au référencement et que son évaluation est jugée satisfaisante par
Bpifrance Assurance Export. A défaut, un autre candidat sera sélectionné.

8. MODALITES PARTICULIERES
1/ Respects d’engagements spécifiques relatifs aux prestations essentielles externalisées :

Le prestataire de service devra s’engager au respect de la clause suivante, qui sera intégrée dans le
contrat de prestations de services de recouvrement :

Le prestataire reconnaît par ailleurs que le client est une filiale du Groupe Bpifrance, soumis aux
réglementations issues de l’Arrêté du 3 novembre 2014 relatif au contrôle interne des entreprises du
secteur de la banque, des services de paiement et des services d’investissement soumises au contrôle
de l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution et de l’Autorité des Marchés Financiers.

Dans ce cadre, le prestataire s'engage expressément à :

Respecter les dispositions du présent contrat, de ses annexes et avenants concernant :

- Le niveau de qualité attendu de ses prestations pour répondre à un fonctionnement normal du
service,
- La protection, en termes d'intégrité et de confidentialité, des informations traitées,
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 - La mise en œuvre, en cas d'incident, de difficulté grave ou de force majeure, des mécanismes
de secours permettant au client de bénéficier de la continuité du service,
- Les procédures définies par le client relatives à l'organisation et à la mise en œuvre du contrôle
des prestations qu'il fournit au titre du présent contrat,
- Le compte rendu régulier de la manière dont est exercée l'activité qui lui est confiée et de tout
évènement susceptible d'avoir un impact sensible sur sa capacité à exercer les tâches
externalisées de manière efficace et conforme à la législation en vigueur et aux exigences
réglementaires, y compris sa situation financière.
- Permettre l'accès, à chaque fois que le client l'estimera nécessaire, au client ou à ses
délégataires, le cas échéant sur place, à toute information relative aux prestations fournies, dans
le respect des réglementations relatives à la communication d'informations.

Le prestataire déclare :

Que le client puisse conduire des missions d'audit sur les conditions de réalisation de cette prestation et
sur sa conformité aux clauses contractuelles :
- Accepter que les Autorités de contrôle auxquelles sont soumisses les activités du Groupe
Bpifrance au sens de la législation en vigueur aient accès, y compris sur place, aux informations
nécessaires à leur mission et portant sur les prestations faisant l'objet du présent contrat.

Recueillir l'accord exprès et écrit du client :

- Avant de procéder à toute modification des prestations faisant l'objet du présent contrat,
- Avant de i) sous-traiter tout ou partie des prestations faisant l'objet du présent contrat à un tiers
ne faisant pas partie du Groupe de Sociétés, ou ii) de conclure avec un tiers ne faisant pas partie
du Groupe de sociétés un contrat de prestation de services ou de sous-traitance touchant à ces
activités. Ce contrat devra inclure l'ensemble des engagements résultant de la présente clause.

Le client s’engage à avertir le prestataire par écrit de toute mission d'audit avec un préavis minimum de
dix (10) Jours en lui communiquant l'objet de la mission, la durée envisagée de la mission et le nom des
auditeurs détachés. »

2/ Portefeuille de créances confiées en recouvrement

Le marché ne concernera pas nécessairement tout le portefeuille de créances à recouvrer de Bpifrance

Assurance Export dans la mesure où, d’une part, la relance amiable est assurée directement par
Bpifrance Assurance Export et, d’autre part, que Bpifrance Assurance Export demeure libre de confier
ou non une créance en recouvrement au prestataire même si celle-ci entre dans le champ d’application
du contrat, et peut par ailleurs décider à tout moment de retirer une créance.

3/ Accès aux applicatifs de Bpifrance Assurance Export et suivi des dossiers par le prestataire

Le prestataire devra utiliser les applicatifs de Bpifrance Assurance Export qui sont nécessaires à
l’exécution du recouvrement de créances (accès au compte client, outils de partage, outil de relance de
facture). Par ces accès, le prestataire devra procéder à la vérification des règlements et des avoirs
intervenus, la vérification des factures échues devant être affectées au dossier et nécessitant un contrôle
systématique, la vérification de l’état du contrat du débiteur concerné et des informations nécessaires
pour l’envoi des dossiers à l’avocat, à l’édition des décomptes qui doivent être joints aux déclarations de
créance ou envoyés à l’avocat.
Par ailleurs, le prestataire devra fournir un accès à Bpifrance Assurance Export à son application en vue
de suivre l’historique de chaque dossier, de communiquer et d’échanger des documents avec Bpifrance
Assurance Export, et notamment les jugements intervenus pour chaque dossier ainsi que les
conclusions des avocats et tout document lié aux procédures judiciaires et collectives.

4/ Respect d’engagements de confidentialité

Dans le cadre de l’exécution de la prestation, le prestataire s’engage, tant pour son compte que pour le
compte de ses fournisseurs externes, à ne pas divulguer à des tiers les données nominatives et toutes
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informations dont ils auront connaissance dans le cadre de l’exécution des prestations sans avoir obtenu
au préalable l’accord écrit de Bpifrance Assurance Export. Le prestataire devra s’assurer que les moyens
mis en œuvre par lui-même et ses fournisseurs externes répondent bien aux exigences de fiabilité et de
sécurité demandées par Bpifrance Assurance Export.

Il est précisé que, Bpifrance Assurance Export agissant au nom, pour le compte, et sous le contrôle de
l’Etat, celle-ci pourra librement divulguer à l’Etat et aux corps de contrôle de l’Etat toutes les informations
relatives au prestataire et à la prestation.

5/ Protection des données à caractère personnel

Les candidats sont informés qu’ils seront tenus de respecter la réglementation en vigueur, notamment
le Règlement européen 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD) et les
dispositions nationales relatives à l'informatique, aux fichiers et libertés.

Pour participer à la consultation, ils devront s’engager au respect des dispositions de l’article 28 et
suivants du RGPD dédiées aux sous-traitants.

6/ Respect des règlementations et éthique

Le candidat reconnait l’importance que le Groupe Bpifrance attache au respect de la règlementation et

à l’éthique commerciale en général. Le Groupe Bpifrance attend que le comportement du candidat ne
puisse pas nuire à sa réputation ou l’exposer à des sanctions et que celui-ci respecte l’ensemble des
règlementations qui lui sont applicables.

7/ Respect d’engagement spécifiques en matière de lutte contre le blanchiment et le financement

du terrorisme :

Dans le cadre de la lutte le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent, le prestataire de

recouvrement devra :
- Prendre toutes les mesures utiles pour s’assurer de la provenance des fonds,
- Vérifier que les fonds reçus proviennent bien du débiteur confié en recouvrement par
Bpifrance Assurance Export ;
- En cas de différence entre l’identité du débiteur confié et celle ayant versé les fonds, le
prestataire aura l’obligation de s’assurer de l’origine et de la conformité des fonds. Le
reversement à Bpifrance Assurance Export ne pourra dans ce cas se faire que sur son accord
préalable exprès.

8/ Prestations complémentaires au recouvrement de créances

Dans le cadre de son mandat de recouvrement, et en vue du suivi par Bpifrance Assurance Export des
dossiers confiés en recouvrement, le prestataire effectuera les prestations complémentaires précisées
dans une Annexe au contrat de prestation de service de recouvrement.

Il s’agira principalement de :

(i) La transmission d’informations mensuelles : renseignement de la date de recouvrement

judiciaire dans l’application client et la date de clôture du dossier, fourniture des états de
situation des dossiers en cours (état, sommes confiées, sommes encaissées), bilan
quantitatif des actions du prestataire de recouvrement ;
(ii) La transmission d’informations trimestrielles : fourniture de reporting précisant les
portefeuilles de créances confiées ventilées selon les catégories suivantes : anciennes
créances, créances échues, créances à échoir, ventilation par coassuré, mois par mois, en
précisant les montants des remises, du principal de la créance, des encaissement effectués,

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 du solde restant, du taux de recouvrement, du volume de dossier in bonis devenus faillite,
extraction par débiteur qui liste les actions entreprises sur celui-ci, ventilation du chiffre
d’affaires facturé reprenant les données suivantes : honoraires, déclarations de créances,
forfaits faillites, forfaits de prise en charge des dossiers in bonis, frais de procédures
judiciaires.
(iii) Dans le cadre des dossiers présentant une caducité (dossier irrécouvrable) : le prestataire
devra mettre à disposition des listings de caducité en vue de la préparation du Comité
d’Admission en Caducité de Bpifrance Assurance Export, communiquer les actions
entreprises sur ce débiteur, émettre un certificat d’irrécouvrabilité ;
(iv) Synthèse annuelle au 31.12 de chaque année ;
(v) Transmission à Bpifrance Assurance Export de la décision de 1ere instance en cas de
jugement défavorable dès la date du jugement ainsi qu’un avis de l’avocat sur l’opportunité
de faire appel.

9/ Choix des avocats

Bpifrance Assurance Export choisira les avocats avec lesquels le prestataire de recouvrement
collaborera dans le cadre de la phase judiciaire (pour Paris et la province) en première instance et en
appel. Par ailleurs, le prestataire aura l’obligation d’interroger Bpifrance Assurance Export sur le principe
de l’assignation.

10/ Reprise du stock existant

Le prestataire devra reprendre le stock de dossiers en phase pré-judiciaire et judiciaire à la date de

démarrage du marché.

9. MODALITES ESSENTIELLES DE FINANCEMENT ET DE PAIEMENT

L’exécution du marché sera financée par le budget de Bpifrance Assurance Export sur la base d’une
enveloppe spécifique pour le recouvrement des créances clients.

Les sommes dues aux prestataires seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la
date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes.

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