Undp-Cg-Rapport Trimestriels Iii Nouveau

RAPPORT TRISMESTRIEL SUR L’ETAT
D’AVANCEMENT DU PROJET
PAYS : CONGO BRAZZAVILLE
TITRE DU PROJET : PROJET D’APPUI A LA REINSERTION

SOCIO ECONOMIQUE DES GROUPES
DEFAVORISES (PARSEGD)
ORGANE D’EXECUTION : UNITE DE COORDINATION DU PROJET (UCP)

PNUD, AGENCE DE PASSATION DES MARCHES
N0. DU RAPPORT : 01
PERIODE DU RAPPORT : TROISIEME TRIMESTRE, ANNEE 2007
(JUILLET AOUT SEPTEMBRE)
PNUD / AGENCE DE PASSATION DES MARCHES
&&&&&&&&&
2
INTRODUCTION
Le présent rapport d’activité couvre la période allant de juillet à septembre 2007. Il

a pour objet de présenter les activités réalisées par le PNUD au cours de la période
considérée, dans le cadre du Projet d’Appui à la Réinsertion Socio Economique des
Groupes Défavorisés (PARSEGD), en tant qu’Agence de Passation des Marchés. Il
vise notamment à rendre compte du niveau d’exécution des activités programmées,
et aussi des activités non programmées, dans le cadre des missions confiées à
l’Institution, du niveau d’atteinte des objectifs de la période et des résultats
enregistrés. De même, le rapport donne des indications sur les aspects financiers,
notamment les décaissements et les dépenses et sur les aspects de gestion
administrative du Projet. Enfin, le rapport évoque les difficultés rencontrées au
cours de la période et dégage les perspectives de solutions en terme de conclusions et
recommandations.
Le rapport est structuré en huit sections consacrées respectivement à : (i) les
données de base, (ii) la satisfaction des conditions de don, (iii) l'organisation et la
gestion, (iv) l'acquisition des biens et services, (v) le programme de travail, (vi) l'état
d’avancement des travaux d'exécution, (vii) la situation financière et viii) les
commentaires, conclusions et/ou recommandations.
I. DONNEES DE BASE :
• Numéro du Don : 2100155006717
• Montant du Don : 14.800.000 UC
• Date de signature du Don : 17 mai 2006
• Date d'entée en vigueur du don : 15 décembre 2006.
• Date du premier décaissement : 30 janvier 2007
• Date du dernier décaissement : /
• Date de début des activités pour le PNUD : mai 2007
II. SATISFACTION DES CONDITIONS DE DON :
Les données relatives à la satisfaction des conditions de don sont du ressort de

l’UCP.
PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

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III. ORGANISATION ET GESTION

Les instances ci-après participent à la gestion du Projet :
• l’Unité de Coordination du Projet (UCP), organe responsable de l’exécution du
Projet ;
• le Comité Technique de pilotage, responsable du suivi de l’exécution du
Projet ;
• les Comités de suivi (des ministères et de la mairie) participent au suivi de
l’exécution du Projet ;
• les maîtres d’ouvrages délégués (PNUD, BIT, Forum des Jeunes Entreprises
du Congo), chargés des aspects spécifiques de mise en œuvre du Projet. Le
PNUD est particulièrement chargé de la passation des marchés.
Au cours du trimestre sous revue, le PNUD et l’UCP ont tenu des séances de travail
techniques liées à la finalisation des dossiers relatifs aux acquisitions, notamment
les dossiers de demande de propositions (DDP) pour la consultation des firmes et
autres consultants individuels qui doivent réaliser les études ou fournir diverses
prestations programmées en 2007, les dossiers d’acquisition des biens
d’équipements de l’UCP, etc. Les deux institutions ont également tenu des réunions
de suivi du Projet. Plus de dix séances de travail ont ainsi été menées par les deux
entités.
IV. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES

(A) LISTE DES BIENS ET SERVICES:
Les dispositions relatives à l’acquisition des biens, travaux et services dans le cadre
des procédures de la Banque Africaine de Développement sont spécifiées dans le
rapport d’évaluation du Projet de janvier 2006, conformément aux Règles de
procédures pour l’Acquisition en vigueur. Ces dispositions qui constituent le
fondement des actions du PNUD sont les suivantes:
i. Pour les travaux : Appel d’offres national

Tous les travaux de construction et de réhabilitation des
infrastructures socio-économiques inscrits au titre de l’année 2007
seront acquis dans le cadre de la procédure d’appel d’offres national:
Travaux de pavage de rues et de construction des caniveaux ;
Travaux de réhabilitation de 11 centres de santé intégrés (CSI);
Travaux de construction de 2 Centres de santé intégrés (CSI) ;
Travaux de réhabilitation de 4 centres d’éducation, de
formations et d’apprentissage (CEFA) ;
Travaux de construction de 3 centres Songhaï.
ii. Pour les Biens : Appel d’offres international, Appel d’offres national et
Consultation de fournisseurs à l’échelon national
Trois procédures sont donc retenues pour l’acquisition des biens :

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Appel d’offres international pour les équipements spécialisés :

Equipements spécialisés des centres de santé intégrés;
Equipements spécialisés des centres de formation professionnelle
et de santé ;
Véhicules de ramassage d’ordures ménagères, destinés à la
mairie.
Appel d’offres national pour le mobilier et les équipements non

spécialisés :
Mobilier et équipements non spécialisés des centres de formation
professionnelle
Mobilier et équipements non spécialisés des centres de santé ;
Matériel de bureautique des partenaires d’exécution et de
certains bénéficiaires.
Consultation de fournisseurs à l’échelon national pour

Petit matériel,
Pour les Services : Consultation sur liste restreinte et Négociation directe,

suivant le cas :
Liste restreinte pour :

les études concernant (i) les études techniques des travaux de
réhabilitation et de construction de 13 centres de santé intégrés,
de 3 Centres d’éducation, de formation et d’apprentissage
(CEFA), de 3 Centres Songhaï, (ii) l’étude sur l’utilisation des
services de santé et l’implication des population dans la gestion
des centres de santé intégrés, (iii) l’étude d’impact sur
l’environnement, l’étude sur l’insertion des diplômés, (iv) l’étude
sur les portraits des secteurs à promouvoir par l’auto emploi,
(v) l’étude sur les besoins en formation de jeunes entrepreneurs,
(vi) l’étude d’un système de garantie mutuelle et d’un fonds de
refinancement des institutions de micro finance, (vi) l’étude sur
l’évaluation des capacités du Ministère chargé des Affaires
Sociales, (vii) l’étude sur l’évaluation des capacités du Ministère
chargé des PME) ;
la maîtrise d’ouvrage délégué pour les travaux HIMO ;
le contrôle et le suivi des travaux ;
les activités de sensibilisation des populations et des partenaires
sur l’assainissement et la protection environnementale ;
le renforcement des capacités institutionnelles (différentes
formations dans les ministères) par des instituts spécialisés ;
la conception et l’élaboration de programmes dans 4 familles de
métiers (bois, mécanique, froid et climatisation, bâtiment) ;
les activités de formation des TPE, PME et associations et des
caisses féminines ;
l’audit du projet ;

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Négociation directe avec :

le PNUD comme agent d’acquisitions du projet ;
le BIT pour l’élaboration de la stratégie nationale sur les
travaux HIMO et la réalisation des formations des
entrepreneurs aux techniques de pavage et des mairies et
administrations publiques aux méthodes HIMO ;
le Programme des Nations Unies chargé des VNU pour les
services de recrutement et de gestion des volontaires spécialisés
et qualifiés en appui au METP et à l’Unité de Coordination du
Projet. ;
le Forum des Jeunes Entreprises du Congo, pour la formation et
l’encadrement des PME.
Consultation de fournisseurs à l’échelon national pour :

l’entretien des équipements ;
l’organisation de séminaires ;
le courrier express, le carburant.
TABLEAU DES ACTIVITES D'ACQUISITION :
Le plan de passation des marchés étant en cours d’élaboration, il n’est pas possible
de donner d’indication précise sur la programmation des activités d’acquisitions
pour la période. Néanmoins, les instructions de la Banque contenues dans la lettre
du 18 juin 2006 transmettant l’aide mémoire de la mission d’évaluation du 30 avril
au 14 mai 2007 définissent les activités d’acquisitions dont certaines portent sur la
période sous revue. Ces instructions coïncident avec les éléments prévus dans le
plan de travail du Projet, pour la période sous revue (cf. les tableaux ci-après):

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TABLEAU I : INSTRUCTIONS DE LA BANQUE SUR LES ACTIVITES

D’ACQUISITION
LIBELLE DELAI
1°) Publier l’avis spécifique de passation de marché pour les

dossiers suivants:
Recrutement du Bureau d’étude chargé de réaliser l’étude
complémentaire et la préparation du DAO des marchés de Avant fin juin
pavage des rues 2007
Recrutement de l’ONG d’encadrement des activités de
collecte des ordures ;
Recrutement du Maître d’ouvrage Délégué chargé de
l’encadrement des travaux de pavage
Recrutement des consultant devant réaliser les études
concernant le Ministère de l’enseignement technique (CEFA,
Songhaï, Portrait des filières à valoriser, insertion des
diplômés).
2°) Lancer les appels d’offres et les consultations pour les

dossiers suivants :
Audit, plan comptable et manuel de procédures du
PARSEGD ;
Audit/évaluation institutionnelle du Forum des Jeunes Avant fin juin
Entreprises du Congo 2007
Etude complémentaire et préparation du DAO pour le pavage
des rues ;
Etudes techniques et préparation des DAO des
réhabilitations et constructions des Centres de Santé
Intégrés, des Centres de formation et d’Apprentissage et des
Centres Songhaï
3°) Lancer les consultations pour les dossiers suivants :

Recrutement du M O D chargé de superviser les travaux de Avant fin août
pavage des rues ; 2007
Recrutement de l’ONG d’encadrement des activités de
collecte et de traitement des ordures
4°) Analyse des offres et attribution des marchés, après non Avant fin
objection de la Banque octobre 2007

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TABLEAU II: EXTRAIT DU PLAN DE TRAVAIL DE L’ANNEE 2007:
N° ACTIVITES DELAIS ACQUISITIONS

JUIN JUIL AOÜT SEPT
Composante 1
SERVICES Appel à manifestation X Accès aux services de
(ETUDES ): d’intérêt santé
1. étude technique
Confection des listes travaux de
restreintes, préparation / réhabilitation et de
Finalisation des dossiers x construction de 13
d’appel d’offres (DDP) et centres de santé
demande des avis de non intégrés
objection
2. étude sur
Approbation de la Banque x l’utilisation des
services de santé et
l’implication de la
Lancement de x population dans la
consultations restreintes gestion des centres
des soumissionnaires de santé intégrés ;
3. - Recrutement ONG
d’encadrement de la
collecte des déchets
4. étude d’impact
environnemental du
Projet PARSEGD
5. l’étude sur
l’évaluation des
capacités du
Ministère chargé
des Affaires
Sociales
Appel à manifestation X COMPOSANTE 2

d’intérêt Diversification et
renforcement des
opportunités de
Confection des listes formation pour l’emploi
restreintes, préparation /
Finalisation des dossiers x 1. étude technique des
d’appel d’offres (DDP) et travaux de
demande des avis de non réhabilitation de 3
objection Centres d’éducation,
de formation et
d’apprentissage
Approbation de la Banque x (CEFA), de 3
Centres Songhaï,

8
Lancement de x 2. étude sur l’insertion

consultations restreintes des diplômés,
des soumissionnaires
3. étude sur les
portraits des
secteurs à
promouvoir par
l’auto emploi, ;
4. étude sur les

besoins en formation
de jeunes
entrepreneurs
Appel à manifestation X COMPOSANTE 3

d’intérêt Appui à la Réinsertion
socio économique
Confection des listes 1. étude technique et

restreintes, préparation / contrôle des travaux
Finalisation des dossiers x de pavage ;
d’appel d’offres (DDP) et
demande des avis de non 2. Recrutement du
objection MOD chargé de
superviser les
Approbation de la Banque x marchés de pavage
x 3. étude d’un système

Lancement de de garantie mutuelle
consultations restreintes et d’un fonds de
des soumissionnaires refinancement des
institutions de micro
finance ;
4. étude sur
l’évaluation des
capacités du
Ministère chargé des
PME ;
Appel à manifestation COMPOSANTE 3

d’intérêt X Diversification et
renforcement des
Confection des listes opportunités de
restreintes, préparation / formation pour l’emploi
Finalisation des dossiers X
demande des avis de non
objection
Approbation de la Banque x
Lancement de x
consultations restreintes
des soumissionnaires
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BIENS : Cotations mars COMPOSANTE 4

Gestion du Projet
1. Matériel
Dépouillement des offres avril x informatique de
et Passation des l’UCP
commandes
2. Véhicules de l’UCP
Réception et livraison juin
AUTRES : Avis de vacance de poste X Recrutement de deux

Chauffeurs de l’UCP
Test de sélection X
(B) – RESUME DES CONTRATS :
Au cours de la période sous revue, aucun contrat n’ a été signé. Le processus de

consultation des firmes et des consultants individuels se poursuit.
V. PROGRAMME DE TRAVAIL :
Au cours de la période sous revue, le PNUD a exécuté les tâches ci-après, en rapport
avec le programme d’activité et le plan de travail du Projet, en conformité avec sa
mission et avec les objectifs de la période, ainsi qu’en rapport avec les instructions
de la Banque, rappelées ci-dessous, aux points 5.1 et 5.2.
5-1- MISSION DU PNUD ET OBJECTIFS DE LA PERIODE :
5-1-1-La mission du PNUD :

Aux termes de l’Accord de Partenariat du 14 juillet 2006 conclu entre le PNUD et le
Ministère chargé des Affaires Sociales, relatif à l’exécution du PARSEGD, le PNUD
est chargé de :
- la publication des avis de passation des contrats ;
- la finalisation des dossiers d’appel d’offres ;
- le lancement et l’analyse des appels d’offres ;
- l’obtention des avis de non objection auprès de la Banque ;
- la signature, le nantissement et la liquidation des contrats, la gestion des
garanties et la remise des mainlevées ;
- la participation à l’audit de la performance du PARSEGD.

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5-1-2-.Les objectifs de la période :

Au titre de la période sous revue, les objectifs que s’était assignée l’équipe du Projet
sont les suivants :
1- Obtenir la non objection de la Banque pour les dossiers de demande de
propositions (ou d’appel d’offres), concernant les onze marchés suivants, relevant du
contrôle à priori de la Banque, à savoir :
a)- les études : (1) l’étude technique des travaux de réhabilitation et de
construction des centres de santé et des centres de formation, (2) l’élaboration du
manuel des procédures du PARSEGD et la mise en place du système comptable de
l’UCP, (3) l’étude d’impact environnemental et social du PARSEGD, (4) l’évaluation
du Forum des Jeunes Entreprises du Congo (5) l’évaluation du Ministère des PME,
(6) l’étude et élaboration de la stratégie de gestion des déchets solides à Brazzaville,
(7) l’étude technique des travaux de pavage, (8) l’étude sur la mise en place d’un
fonds de réinsertion socio économique des groupes défavorisés, (9) l’étude sur l’accès
aux services de santé et l’implication des populations dans la gestion des centres de
santé ;
b)- les services : (10) ONG d’encadrement des associations de ramassage et de
pré traitement des ordures, (11) Maître d’Ouvrage Délégué pour la supervision des
travaux de pavage et de construction des caniveaux ;
2- Lancer les consultations, réceptionner et effectuer le dépouillement des offres ou
propositions, pour les mêmes marchés ;
3- Finaliser le processus de recrutement du personnel de l’UCP et du consultant en
génie civil ;
4- Finaliser le processus d’acquisition des biens soumis au régime de contrôle à
posteriori de la Banque, à savoir les équipements de l’UCP commandés jusqu’ici
(véhicules et matériel informatique);
5- Réaliser les descentes, rencontres et missions de suivi du Projet.
En tout, cinq objectifs majeurs étaient fixés.
5-2 : INSTRUCTIONS DE LA BANQUE ET PLAN DE TRAVAIL DU PROJET:
Voir tableaux I et II ci-dessus.
VI - ETAT D’AVANCEMENT DES ACQUISITIONS :
Au cours de la période sous revue, le processus d’acquisition s’est poursuivi avec les
tâches qui relèvent du recrutement des consultants et autres personnels de l’UCP,
ainsi que l’acquisition des biens. L’acquisition des équipements de l’UCP a été
complètement réalisée, ainsi que le recrutement du personnel de l’UCP.
Conformément au modèle de présentation de la Banque, le niveau des acquisitions
est présenté d’abord de façon globale, puis par composante (cf. points 6.1 et 6.2 ci-
dessous.

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6-1- PRESENTATION GLOBALE DU NIVEAU DES ACQUISITIONS :

6-1-1- ACQUISITION DES SERVICES DES CONSULTANTS:
Au cours de la période sous revue, le PNUD s’est concentré sur les activités de
négociations avec les consultants individuels d’une part et sur la révision et/ou sur
l’élaboration des dossiers de demande de propositions d’autre part. Le tout pour
onze (11) marchés d’études et des services commandés par la partie
gouvernementale. Ceci s’est déroulé en plusieurs phases, décrites ci-après :
PHASE I : CONSULTATION ET NEGOCIATIONS AVEC LES CONSULTANTS

INDIVIDUELS :
Sur la base des listes de référence transmises par la Banque et à la faveur des
résultats de la publication de l’appel à manifestation d’intérêt et des avis spécifiques
de passation des marchés au mois de juin, le PNUD a engagé la consultation des
spécialistes individuels identifiés pour assurer deux missions : (i) l’évaluation du
Forum des Jeunes Entreprises du Congo et (ii) l’élaboration de la stratégie de
gestion des déchets solides à Brazzaville.
Pour ces missions, des candidatures de consultants individuels et de quelques

bureaux d’études avaient été enregistrés. Celles des bureaux d’études n’ont pas fait
l’objet d’examen, car le principe retenu était celui de recruter un consultant
individuel pour l’une et pour l’autre mission dans le cadre des négociations de gré à
gré. En définitive, quatre consultants individuels ont pu être identifiés au terme de
la consultation. Il s’agit de:
MARCHE N° NOM ET PRENOMS NATIONALITE

Forum des Jeunes 1 Jean Paul COUVREUR Belge
Entreprises du Congo 2 Zachée YETGNA Camerounaise
Etude de la stratégie 1 Hospice D. H. ALVES Ivoirienne
de gestion des déchets 2 Fouad OUALI Tunisienne
à Brazzaville
Compte tenu des délais quelque peu tardifs au terme desquels certains candidats
ont transmis leurs marques d’intérêt d’une part et d’autre part, des références des
uns et des autres, ainsi que des conditions d’engagement proposées par chacun,
deux consultants les mieux placés ont finalement été retenus: Monsieur Jean Paul
Couvreur (Belge) pour l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo et
Monsieur Hospice Honoré Désiré Alvès (Ivoirien) pour l’élaboration de la stratégie
de gestion des déchets solides à Brazzaville.
Le PNUD a donc engagé avec les intéressés des négociations qui ont eu lieu entre le
16 et le 20 août et ont abouti à des points de consensus. Ce qui a permis la
finalisation des dossiers de leur recrutement que le PNUD a soumis à la Banque le
21 septembre 2007, pour avis de non objection. L’avis de la Banque est prévu au
cours de la période à suivre.

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PHASE II: DEPOUILLEMENT DES DOSSIERS DE CANDIDATURES DES

FIRMES ET ETABLISSEMENT DES LISTES RESTREINTES:
a) Dépouillement des dossiers de candidatures : l’équipe du projet a procédé au
dépouillement des dossiers de candidatures issues de la publication des avis
spécifiques de passation des marchés effectuée à la fin du trimestre précédent. En
terme de délai limite de présentation des marques d’intérêt, celui-ci avait été
prolongé jusqu’au 13 août 2007.De sorte que le dépouillement s’est effectué entre le
17 et le 22 août. Sauf en ce qui concerne le marché d’élaboration du manuel des
procédures du PARSEGD et la mise en place du système comptable de l’UCP, pour
lequel les candidatures suite à l’appel à manifestation d’intérêt du 21 juin 2007 ont
été enregistrée avec date d’échéance fixée au vendredi 6 juillet 2007.
En tout, plus de 105 firmes et consultants individuels ont manifesté leur intérêt
pour l’ensemble des marchés publiés. Certains ayant manifesté leur intérêt pour
plusieurs marchés, ce qui fait que près de 140 candidatures ont été enregistrées et
dépouillées.
b) Etablissement des listes restreintes : les opérations de dépouillement des

candidatures, de notation des consultants et d’établissement des listes restreintes
se sont effectuées en deux séquences : d’abord pour le dossier relatif au marché
d’élaboration du manuel des procédures, dont l’extrême urgence était signalée par la
partie gouvernementale, au même titre que l’étude de la stratégie de gestion des
déchets à Brazzaville et l’évaluation du Forum des Jeunes Entreprises du Congo.
Les opérations de dépouillement, la notation des candidats et l’établissement de la
liste restreinte pour ce dossier ont été clôturés le 31 juillet 2007.
Pour les candidatures des autres marchés, un problème de disponibilité des équipes
de l’UCP, membres du panel de notation des candidats s’est posé, du fait qu’ils ont
tous été mis en mission de re identification des sites des centres Songhaï à
l’intérieur du pays ou des sites de pavage dans les différents arrondissements de
Brazzaville, au cours de la dernière quinzaine d’août, jusqu’en début septembre. De
sorte que les opérations de notation des candidatures des consultants et
l’établissement des listes restreintes n’ont pu se poursuivre que entre le 10 et le 12
septembre 2007, c’est-à-dire avec un retard.
PHASE III : CONFECTION DES DOSSIERS DE DEMANDE DE PROPOSITIONS:

Après dépouillement des dossiers de manifestation d’intérêt et établissement des
listes restreintes, le PNUD a d’une part finalisé la révision des quatre dossiers
élaborés et transmis à la Banque au mois de juin et pour lesquels la Banque avait
formulé des observations et d’autre part élaboré quatre nouveaux dossiers. Au total
huit (8) dossiers ont été confectionné au cours de la période concernant : (i) l’étude
technique des travaux de construction et de réhabilitation des centres de santé et
des centres de formation, (ii) l’étude sur l’utilisation des services de santé et
l’implication des populations dans la gestion des centres de santé, (iii) l’élaboration
du manuel des procédures du Projet et la mise en place du système comptable de
l’UCP, (iv) l’étude d’impact environnemental et social du PARSEGD, (v) l’étude
d’une stratégie de gestion des déchets solides dans la ville de Brazzaville, (vi)
l’évaluation du Ministère des Petites et Moyennes Entreprises, (vii) la création d’un
fonds de réinsertion socio économique des groupes défavorisés, (viii) l’évaluation du
Forum des Jeunes Entreprises du Congo.

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En d’autres termes, sur les onze dossiers commandés par l’UCP, huit (8) ont été
finalisés et transmis à la Banque, tandis que trois (3) ont été tenus en instance.
NB : Dossiers en instance de transmission à la Banque : Trois dossiers de demande

de proposition en voie de finalisation ont été retirés du processus et tenus en
instance, à la demande de la partie gouvernementale. Il s’agit des dossiers suivants :
(1) dossier de l’étude technique des travaux de pavage, (2) dossier pour le
recrutement d’un Maître d’Ouvrage Délégué chargé de la supervision et la gestion
des marchés de pavage, (3) dossier pour le recrutement d’une ONG d’encadrement
des associations de ramassage des déchets et de curage des caniveaux.
MOTIF : Ces trois dossiers ont été mis en instance le 19 septembre à la demande de
l’UCP, qui s’est au préalable concerté avec le BAD, suite notamment à :
(i) la difficulté d’identification de nouveaux sites de pavage, pour l’élaboration du
Programme de pavage à intégrer aux dossiers de demande de propositions y
relatifs;
(ii) le besoin pour l’UCP de faire rédiger par un consultant du BIT, pour les trois
missions, de nouvelles moutures des termes de référence des trois missions
intégrant l’approche HIMO retenue pour les activités de pavage et de la collecte
des ordures.
PHASE IV : DEMANDE DES AVIS DE NON OBJECTION :

Au cours de la période sous revue, le PNUD a transmis à la Banque, huit dossiers
pour demande des avis de non objection en deux vagues, ainsi qu’il suit :
* Première vague : trois (3) dossiers à la date du 23 août 2007: (1) le dossier de
l’étude sur l’élaboration du manuel des procédures et la mise en place du système
comptable, avec une liste restreinte de six (6) firmes ou cabinets, (2) le dossier de
recrutement d’un consultant chargé de l’évaluation du Forum des Jeunes
Entreprises du Congo (dossier de Monsieur Jean Paul Couvreur), (3) le dossier de
recrutement d’un consultant chargé de l’élaboration de la stratégie de gestion des
déchets solides à Brazzaville (dossier de Monsieur Hospice Honoré Désiré Alvès).
* Deuxième vague : cinq (5) dossiers à la date du 20 septembre 2007, concernant :

(1) l’étude technique des travaux de construction et de réhabilitation des centres de
santé et des centres de formation, (2) l’étude sur l’utilisation des services de santé,
(3) l’étude d’impact environnemental et social du PARSEGD, (4) l’évaluation du
Ministère des Petites et Moyennes Entreprises, (5)la création d’un fonds de
réinsertion socio économique des groupes défavorisés. Chaque dossier est
accompagné d’une liste restreinte de cinq , six ou sept firmes.
RESULTAT :
Au cours de la période sous revue, le PNUD a pu obtenir trois Avis de Non
Objection de la Banque, pour les trois dossiers de la première vague, à savoir,
(1) dossier d’élaboration du manuel des procédures du PARSEGD et la mise en
place du système comptable de l’UCP, (2) dossier de l’étude et l’élaboration de
la stratégie de gestion des déchets solides à Brazzaville, (3) dossier de
recrutement du consultant chargé de l’évaluation du Forum des Jeunes
Entreprises du Congo.

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PHASE V : ELABORATION ET TRANSMISSION DES CONTRATS AUX

CONSULTANTS INDIVIDUELS :
Après obtention de l’avis de non objection de la Banque, le PNUD a poursuivi le
processus de recrutement des consultants individuels internationaux acceptés par la
Banque pour la réalisation des missions d’étude et d’élaboration de la stratégie de
gestion des déchets solides à Brazzaville et l’évaluation du Forum des Jeunes
Entreprises du Congo. Le PNUD a notamment préparé et transmis aux intéressés
les contrats de services, pour signature, en date du 20 septembre 2007.
PHASE VI : LANCEMENT DES CONSULTATIONS DES BUREAUX D’ETUDES :

Suite à l’avis de non objection de la Banque, l’équipe du PNUD a procédé, au cours
de la période, au lancement des consultations pour un marché. Il s’agit des cabinets
ou bureaux d’études ci-dessous composant la liste restreinte validée par la Banque,
pour le marché d’élaboration du manuel des procédures du PARSEGD et la mise en
place du système comptable de l’UCP.
Nb FIRME OU CABINET NATIONALITE
1 Ernst&Young Congo
2 DMI consultants Congo
3 Aliou Doumbia &Associés Mali
4 CGIC Afrique Burkina Faso
5 Setym International Canada
6 Billsath Consulting Assistance Côte d’Ivoire
Les dossiers de demande de proposition ont été adressés aux six bureaux le 20
septembre 2007. Conformément aux règles de procédure de la Banque le délai limite
de dépôt des propositions a été fixé à 45 jours.
Les résultats de cette consultation sont donc attendus pour le 1er novembre 2007.
6-6-2- CONCERNANT L’ACQUISITION DES BIENS :
Au cours de la période sous revue, le PNUD s’est également concentré sur la

finalisation du processus d’acquisition des équipements de l’UCP dont les
spécifications techniques lui avaient été fournies au cours du deuxième trimestre de
l’année en cours. L’équipe du projet et le Centre de Services ont intensifié les efforts
pour faire aboutir les démarches de dédouanement. Ce qui a permis de conduire à
son terme le processus d’acquisition desdits équipements qui comprennent d’une
part le matériel informatique et d’autre part deux véhicules 4 X 4 (Toyota HI-LUX
et TOYOTA LAND CRUISER).
RESULTAT :
Le matériel informatique a été livré à l’UCP le 24 juillet 2007 et les véhicules

le 31 août 2007. Le document d’inventaire et de réception du matériel
informatique par l’UCP, l’ordre de livraison des véhicules adressé à SDV ainsi
que l’Attestation de Cession de Propriété des véhicules au Projet PARSEGD
établi, par le PNUD, sont joints en annexe. L’attestation de cession va dès lors
permettre à l’UCP de terminer les formalités d’immatriculation desdits
véhicules. La prise des garanties des véhicules auprès du concessionnaire (la
CFAO-Brazzaville) a également été réalisée par le PNUD.

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6-2- PRESENTATION PAR COMPOSANTE DU NIVEAU DES ACQUISITIONS:
Pour une meilleure appréciation des progrès réalisés, les activités réalisées sont
récapitulées par composante, dans les tableaux ci-dessous.
1°) Composante n°I : Amélioration de l’accès aux services sociaux de base :
Dans le cadre de cette composante, les activités réalisées par le PNUD sont indiquées comme
suit :
N° ACQUISITION ACTIVITE REALISEE / DATE EVALUATION

RESULTAT Date Pourcen
Prévue tage
Confection des listes Août Août 100 %

1 Etudes techniques des restreintes, préparation /
travaux de Finalisation des dossiers
réhabilitations/construct d’appel d’offres (DDP) et
ions des centres de santé demande des avis de non
intégrés (CSI) objection
(voir 1’ ci-dessous)
Approbation de la Banque Attendue Septembre
Lancement de - Septembre
consultations
restreintes auprès des
soumissionnaires
Confection des listes Août Août 100 %

2 Etude sur l’accès aux restreintes, préparation /
services de santé et sur Finalisation des dossiers
l’implication des d’appel d’offres (DDP) et
populations dans la demande des avis de non
gestion des centres de objection
santé

16
Lancement de - Septembre
consultations
Restreintes auprès des
soumissionnaires
3 Recrutement de l’ONG Confection des listes

d’encadrement des restreintes, préparation / En Août 30 %
associations de collecte et Finalisation des dossiers cours
de pré traitement des d’appel d’offres (DDP) et
déchets à Brazzaville demande des avis de non
objection
Approbation de la Banque - Septembre
Lancement de
consultations - octobre
soumissionnaires
Lancement de juin Juin 100 %

consultations
Négociations des
Etude et élaboration du conditions d’engagement Août Juillet 100 %
4 plan stratégique de gestion avec un consultant
des déchets solides dans la Ivoirien
ville de Brazzaville
Obtention de l’Avis de Septem Août 100 %
non objection de la bre
Banque
Attribution et signature - Septembre 25 %

du contrat

17
2°) Composante n°2 : Diversification et renforcement des opportunités de formation :
Dans le cadre de cette composante, le PNUD a réalisé les activités indiquées dans le
tableau ci-après:

Prévue tage
Etudes techniques des Confection des listes

1’ travaux de restreintes, préparation /
réhabilitations et de Finalisation des dossiers Août Août 100 %
construction des centres d’appel d’offres (DDP) et
d’éducation, de demande des avis de non
formation et objection
d’apprentissage (CEFA)

(voir 1 ci-dessus)
Lancement de Septembre
consultations
soumissionnaires
3°) - Composante n°3 : Appui à la Réinsertion Socio Economique par l’emploi
Dans le cadre de cette composante, le PNUD a réalisé les activités indiquées dans le
tableau ci-après:

Prévue tage
Etude technique Confection des listes Août Août 30 %

5 sur le pavage des restreintes, préparation /
rues à Brazzaville Finalisation des dossiers
d’appel d’offres
Lancement de consultations Septembre

soumissionnaires

18
Recrutement du Confection des listes Août Août 30 %
6 Maître d’Ouvrage restreintes, préparation /
Délégué pour la Finalisation des dossiers
supervision des d’appel d’offres
travaux de pavage
Lancement de consultations
Septembre
soumissionnaires
7 Etude d’un Confection des listes

mécanisme de restreintes, préparation /
garantie mutuelle Finalisation des dossiers Août Août 100 %
des Institutions de d’appel d’offres (DDP) et
micro finance et demande des avis de non
création d’un fonds objection
d’insertion des
personnes
défavorisées Approbation de la Banque Attendue Septembre
Lancement de consultations -
Septembre
soumissionnaires
Lancement des consultations juin Juin 100 %

Evaluation du
8 Forum des Jeunes
Entreprises du Négociations des conditions Août Juillet 100 %
Congo d’engagement avec un
consultant Ivoirien
Obtention de l’Avis de non Septbre Août 100 %

objection de la Banque
Attribution et signature du - Septembre 25 %

contrat
9 Evaluation Confection des listes Août Août 100 %

institutionnelle du restreintes, préparation /
Ministère des PME Finalisation des dossiers
demande des avis de non
objection

19
Lancement de consultations - septembre

soumissionnaires
Confection des listes

restreintes, préparation /
Etude d’impact du Finalisation des dossiers Août Août 100 %
10 PARSEGD sur d’appel d’offres (DDP) et
l’environnement demande des avis de non
objection
Approbation de la Banque Attendu Septembre
Lancement de consultations - Septembre

soumissionnaires
4°) - Composante n°4 : Gestion du Projet

Dans le cadre de cette composante, le PNUD réalisé les activités indiquées dans le
tableau ci-après:
N° ACQUISITION ACTIVITE REALISEE DATE EVALUATION

/ RESULTAT Date Pourcen
Prévue tage
11 Elaboration du Confection des listes Août Août 100 %

manuel des restreintes, préparation /
procédures du Finalisation des dossiers
PARSEGD et mise d’appel d’offres (DDP) et
en place du système demande des avis de non
comptable de l’UCP objection
Septembre
Approbation de la Banque Septbre 100 %
Septembre
Lancement de
consultations Septbre 100 %
soumissionnaires

20
12 Acquisition du Cotation mars mars 100 %

matériel Dépouillement des offres
informatique de et passation de la avril avril 100 %
l’UCP commande
Réception et livraison juillet juin 100 %
13 Acquisition de Cotation mars mars 100 %

2 véhicules de l’UCP
Dépouillement des offres avril avril 100 %

et passation de la
commande
Réception et livraison septembre juin 100 %
Cf. voir décharges et attestation de cession de propriété en annexe
6-3- AUTRES ACTIVITES REALISEES PAR LE PNUD :

6-3-1- FINALISATION DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT DES AGENTS DE L’UCP :
Au cours de la période sous revue, le PNUD a assuré le recrutement des chauffeurs
de l’UCP. Un test d’aptitude a notamment été organisé pour un candidat identifié
par l’UCP, en la personne de Monsieur Christian BOSSIBIAKA. Par ailleurs, le
PNUD a proposé à l’UCP une liste de quatre autres candidats aux fonctions de
chauffeurs titrés du Roster du Département des Ressources Humaines. Ces
candidats y étaient inscrits à l’issue des tests précédemment réalisés par le PNUD,
dans le cadre de différents processus de recrutement des chauffeurs.
RESULTAT :
Une liste de cinq chauffeurs classés par ordre de mérite a été transmise à
l’UCP, en vue du recrutement des deux candidats les mieux placés. L’équipe de
l’UCP est désormais au complet, sauf en ce qui concerne les VNUs.
Observations : au sujet des VNUs, le processus de recrutement a été suspendu à la

demande de la partie gouvernementale, qui devrait convenir avec la BAD de leur
remplacement éventuellement par des consultants individuels. Une sélection des
candidats sur dossiers a déjà été réalisée par le PNUD. Le procès-verbal du panel de
sélection et les résultants n’ont cependant pas été transmis à l’UCP, pour cette
raison.
6-3-2- RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT EN GENIE CIVIL : lors de la dernière

mission d’évaluation de la Banque, en avril-mai 2007, il avait été convenu que le
PNUD procède au recrutement d’un consultant en génie civil, pour appuyer les
équipes du Projet dans l’élaboration des dossiers relevant des activités de génie
civil. Dès juillet, des négociations ont été menées avec Monsieur SOPPO MOUELLE
Emmanuel, ingénieur en génie civil, de nationalité Camerounaise, identifié par le
PNUD.
21
RESULTAT :
Le 1er août 2007, un contrat a été signé avec l’intéressé. Conformément à ses termes
de référence, Monsieur Soppo Mouellé a appuyé les équipes du PNUD et de l’UCP
dans la finalisation des dossiers de demande de propositions pour les marchés
d’études techniques et de contrôle des travaux de réhabilitation et/ou de
construction des centres de santé intégrés et des centres d’éducation, de formation et
d’Apprentissage (CEFA). Il a notamment réalisé l’expertise des plans et autres
documents de spécifications techniques des ouvrages à réhabiliter ou à construire,
fournis à l’UCP par des spécialistes, aidé les équipes à la définition des profils,
qualifications et autres critères des personnels clés pour les mission d’études et de
contrôle des travaux concernés, proposé un dossier type d’appel d’offres des travaux
de construction ou de réhabilitation des centres de santé et des centres de formation,
avec les différentes pièces constitutives. Le consultant a aussi apporté son appui
dans la lecture de certains dossiers à soumettre à la Banque. Il a enfin participé à la
notation des firmes ayant déposé des dossiers de candidatures aux différents
marchés, en vue de la constitution des listes restreintes
S’agissant des dossiers concernant le pavage (recrutement du Bureau d’études

techniques et du Maître d’Ouvrage Délégué pour la supervision et la gestion des
marchés de pavage), il sied de signaler que le programme ou liste des sites de
pavage, ainsi que les autres données techniques sur le pavage n’ont pas été fournis
au PNUD pendant la mission du Consultant. De sorte qu’il n’a pas eu l’opportunité
de travailler réellement sur le pavage. Néanmoins, il a produit des documents types
du DAO qui pourront servir à plus d’un titre, lors de la finalisation des dossiers et
du suivi des activités relatives au pavage.
Le rapport de mission et les termes de référence de l’intéressé sont joints en annexe.
6-3-3- Participation au séminaire de formation sur la gestion des projets HIMO : le

Chargé de Projet a pris part aux travaux du séminaire de formation des cadres et
agents des mairies, organisé par le PROJET, à DOLISIE, du 17 au 21 septembre
2007. Le thème central du séminaire portait sur la maîtrise d’ouvrage des projets
HIMO d’assainissement urbain et de pavage par l’approche HIMO. Le séminaire a
été animé par le BIT.
La participation du Chargé de Projet à ce séminaire s’inscrit dans le cadre de

renforcement des capacités et répond à la nécessité de maîtriser la manière
d’intégrer dans les dossiers d’appel d’offres les exigences de l’approche HIMO
retenue par le Gouvernement pour les travaux de pavage et d’assainissement,
inscrits au programme du PARSEGD.
Le séminaire a permis en particulier de renforcer les connaissances du Chargé de

Projet en matière de travaux HIMO et ses capacités pour le montage des Dossiers
d’Appel d’Offres incluant les aspects HIMO tel que l’exige la Banque. En effet, les
trois dossiers mis en instance sont directement liés aux aspects HIMO. L’expert du
BIT qui a animé ce séminaire a par la suite été sollicité par l’UCP, pour
l’élaboration de nouvelles moutures des termes de référence relatifs à ces missions.

22
6-3-4- Gestion administrative du Projet : celle-ci porte essentiellement sur :
a)- La gestion du personnel du Projet : il s’agit de la gestion administrative du

contrat du consultant en génie civil recruté au cours de la période et de celui du
chargé de projet. Celle-ci est assurée par le département des Ressources Humaines
du PNUD.
b) La passation de charges : celle-ci est intervenue au cours de la période, entre le

CTP a.i. sortant Monsieur Eloi Houadio-IV et la CTP entrant, Madame Luisa
DOLOGUELE, en poste depuis le 3 septembre 2007. A cette occasion, le Chargé de
Projet a produit un document de note synthèse sur le niveau global d’avancement du
Projet jointe en annexe.
c) La participation aux réunions de coordination et de suivi du Projet : au cours du

trimestre sous revue, l’équipe du Projet a pris part aux différentes réunions et
rencontres de coordination et de suivi du Projet, tant au niveau interne du PNUD
(Réunions de Programmes), qu’au niveau de l’UCP. Toutefois, les réunions de suivi
avec l’UCP ont été peu fréquentes. Elles ont porté sur des points précis à examiner
dans le cadre du traitement ou de la finalisation des dossiers.
Par contre, les réunions de Programmes régulièrement tenus au sein du PNUD ont
permis au Management de s’informer sur l’état d’avancement des activités du Projet
et de donner à l’équipe du Projet les instructions conséquentes à chaque étape.
Au cours de la période, le PNUD a également eu l’occasion de tenir une réunion de

concertation avec une délégation de la BAD en mission à Brazzaville. Cette
concertation a eu lieu en date du 27 septembre 2007 et a porté entre autres sur la
clarification nécessaire de certains aspects du Projet, en l’occurrence les difficultés
d’application des clauses de l’accord de partenariat entre le PNUD et le
Gouvernement relatives aux décaissements des fonds d’acquisitions. Le compte
rendu de cette réunion de concertation est joint en annexe.
Enfin, au cours de la période sous revue, des notes de clarification ont été élaborées
sur instructions du management, pour des explications à fournir aux partenaires, en
rapport avec l’exécution de la mission du PNUD. Il s’agit par ce fait d’améliorer la
qualité des relations avec les partenaires impliqués dans le Projet (Gouvernement et
Banque).
VII. SITUATION FINANCIERE :
7-1- DEMANDES DES DECAISSEMENTS :

Au cours de la période, le PNUD a formulé une nouvelle fois une demande de
décaissement des montants correspondant aux acquisitions en cours de réalisation.
Ceci pour lui permettre de mettre en place les mesures nécessaires au paiement des
prestataires et autres coûts d’acquisitions. Ces demandes ont été formulées tant
auprès du Ministère qu’auprès de la Banque.

23
7-2- ETAT DES DECAISSEMENTS (ANNEE 2007) :
7-2-1- Contributions de cofinancement :
FAD GOUVERNEMENT PNUD

LIBELLE USD FCFA USD FCFA USD FCFA
Montants inscrits 22.113.864 11.056.932.000 6.649.101 3.324.550.500 100.000 50.000.000
Décaissements à 78.807 39.403.500 - - 30.000 15.000.000

ce jour
Solde non 22.035.057 11.017.528.500 70.000 35.000.000

décaissé
7-2-2- Décaissements de l’année 2007 par trimestres:
Les documents du projet ne font pas une programmation trimestrielle des

décaissements. Nous présentons dans le tableau ci-dessous les décaissements réels
par source de financement à la fin de la période sous revue. Ceci, en distinguant
entre les montants correspondant aux acquisitions et les montants correspondant
aux autres charges de fonctionnement du Projet.
A – Au titre des acquisitions :
a – 1 - PREVISION DES DECAISSEMENTS AU TITRE DES ACQUISITIONS :
LIBELLE Premier Deuxième Troisième

Trimestre Trimestre Trimestre TOTAL
DECAISSEMENTS PREVUS
Décaissements BAD - - - -
Décaissements
Gouvernement - - - -
Décaissement - - - -
PNUD
TOTAL
NB : Nous disons bien que les documents du projet ne font pas une programmation
trimestrielle des décaissements

24
a - 2- ETAT DES DECAISSEMENTS REELS AU TITRE DES ACQUISITIONS
LIBELLE Premier Deuxième Troisième Quatrième

Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre
DECAISSEMENTS REELS
Décaissements BAD 78.807 - - 78.807
Décaissements
Gouvernement - -
Décaissement - - - -
PNUD
TOTAL 78.807 - - 78.807
% - - - -
NB : Les documents du projet ne font pas une programmation trimestrielle

des décaissements.
Les décaissement sur fonds de la BAD se sont faits via l’UCP.
B – Au titre du fonctionnement :
b-1- PREVISIONS DES DECAISSEMENTS AU TITRE DU FONCTIONNAMENT:

Décaissements BAD 44.825,40 USD 44.825,40 USD
Décaissements - - - -
Gouvernement
Décaissement PNUD 30.000 USD - - 30.000 USD
TOTAL 74.825 USD 74.825 USD
DECAISSEMENTS REELS
Décaissements - -
Gouvernement
Décaissement PNUD 30.000 USD 30.000 USD
% 100 % - - 100 %
b-2- ETAT DES DECAISSEMENTS TRIMESTRIELS REELS AU TITRE DU

FONCTIONNAMENT:

Décaissements - -
Gouvernement
Décaissement PNUD 30.000 USD 30.000 USD
% 100 % - - 100 %

25
7-3- DEPENSES :
Au cours de la période sous revue, l’exécution du budget du Projet a donné lieu à des
dépenses de diverses natures, entrant dans le cadre de l’exécution de la mission du
PNUD. Il s’agit de :
a) Dépenses d’acquisitions : achats du matériel informatique et des véhicules
de l’UCP, frais de transport et de transit sur achats, dépenses de
publication des avis spécifiques de passation de marchés, coûts d’envoi des
dossiers de DDP auprès de la Banque et auprès des consultants figurant sur
les listes retreintes ;
b) Dépenses de fonctionnement : achat de fournitures de bureau, honoraires et
divers frais de subsistance des consultants, des dépenses de personnel, des
frais de mission et de voyage.
A la fin du mois de septembre 2007, l’état général des dépenses est le suivant :
ETAT DES DEPENSES DU PARSEGD AU 04 octobre 2007
NATURE DES DEPENSES RESSOURCES PAR NATURE

LIBELLE MONTANT BAD PNUD
USD FCFA USD FCFA USD FCFA
Acquisitions
véhicules,
matériel 72.285 36.142.500 72.285 36.142.500 - -
informatique
Honoraires et
indemnités des 12.000 6.000.000 - - 12.000 6.000.000
consultants
Presse et 5.062,17 2.531.085 - - 5.062,17 2.531.085
communication
Frais de transport 7.208,61 3.604.305 1.809,29 904. 645 5.399,32 2.699.660
Fournitures de 844,52 422.260 844,52 422.260
bureau - -
Salaires et frais 14.606,55 7.303275 14.606,55 7.303275
de mission - -
Frais généraux 879,46 439.730 - - 879,46 439.730
TOTAL 112.886,31 56.443.155 89.545,36 44.772.680 23.340,95 11.670.475
Deux tableaux en annexe font le point des dépenses effectuées au cours de la période
sous revue, arrêtées à la date du 27 septembre, sur les trois catégories de ressources
du Projet, à savoir, les fonds de la BAD pour le fonctionnement de l’équipe du Projet,
les fonds d’acquisitions versés par la partie gouvernementale pour l’achat des
équipements (provenant éventuellement de la BAD) et les fonds du PNUD.
NB : Il sied de signaler que les dépenses liées à la publication des avis spécifiques de
passation des marchés ainsi que celles relatives à l’expédition par DHL des dossiers
à la Banque pour demande de l’avis de non objection à la Banque, aux firmes
figurant sur les listes restreintes et aux consultants individuels, ont été indûment
imputés sur les fonds de fonctionnement alloués à l’équipe du Projet par la BAD
et/ou sur les fonds de contribution du PNUD. Or, il s’agit de dépenses qui entrent
dans le chapitre des coûts d’acquisition à financer en principe dans le cadre du
budget de chaque acquisition. Une clarification de cet aspect s’avère utile.

26
VIII - COMMENTAIRES GENERAUX / CONCLUSIONS /

RECOMMANDATIONS :
8-1- COMMENTAIRES GENERAUX :
La période sous revue a été caractérisée par quelques difficultés, notamment :

a) La nécessité de l’appropriation des procédures de la Banque : les textes en
vigueur exigent que la passation des marchés soit faite en application des règles de
procédure de la BAD. La complexité de ces procédures est telle que l’équipe du
Projet a eu besoin d’un temps d’adaptation pour se les approprier. Ceci explique en
partie les retards pris dans la conduite des dossiers. Il est déplorable que les accords
de partenariat n’aient pas prévu de formation de l’équipe du Projet aux procédures
du bailleur de fonds avant le démarrage effectif des activités.
b) La gestion des délais d’acquisitions :

Les procédures de passation de marchés applicables font intervenir différents
partenaires en amont comme en aval de l’action du PNUD, Agence de Passation des
Marchés. L’équipe du Projet est amenée à leur soumettre des demandes d’avis ou de
compléments de données techniques, suivant leurs responsabilités dans la
procédure. A ces niveaux il a été constaté que les délais d’attente ont souvent été
importants en terme de mois, avec un impact majeur sur le processus d’acquisition.
Alors qu’au niveau du PNUD, le traitement des dossiers pour chaque étape se fait
en général dans des délais en terme de jours ou de semaines. Cette remarque vaut
aussi bien pour la Banque que pour l’UCP et même pour d’autres partenaires.
* S’agissant de la Banque : à titre d’illustration, à l’issue de la transmission des
premiers dossiers pour la demande de l’avis de non objection en date du 1er juin
2007, par DHL, la réaction de la Banque a été enregistrée aux environs du 5 juillet.
Soit un délai d’attente de 1 mois et 1 semaine.
De même, les dossiers révisés et les nouveaux dossiers élaborés retransmis à la

Banque le 23 août 2007 ont obtenu l’avis de non objection le 14 septembre, soit
après trois (3) semaines. Alors qu’au niveau de l’équipe du PNUD, les 5 premiers
dossiers transmis à la Banque avaient été élaborés entre le 16 et le 31 mai (soit 10
jours après le départ de la mission d’évaluation d’avril-mai ayant quitté Brazzaville
le 14 mai 2007).
Il convient de mentionner également ici, les délais légaux : après obtention de l’avis
de non objection de la Banque, le dossier de consultation pour l’élaboration du
manuel des procédures a été traité et transmis aux cabinets pré sélectionnés le 21
septembre 2007 (soit 7 jours après). Dans la lettre d’invitation le délai limite de
dépôt des offres ou propositions accordé à ces cabinets est de 45 jours, conformément
aux règles applicables (jusque début novembre 2007).
* S’agissant de l’UCP : l’équipe du Projet avait achevé la révision des dossiers

rejetés par la Banque entre le 10 et le 20 juillet 2007 (soit 10 jours). Or, les drafts
mis au point à l’issue de cette révision furent ensuite transmis à l’UCP dès le 21

27
juillet, pour lecture et complément de données techniques, par courrier
électronique, suivi quelques jours plus tard d’une demande formelle des plans et des
spécifications des ouvrages de génie civil à construire, à réhabiliter ou à paver. Une
liste des ouvrages à construire ou à réhabiliter est parvenue au PNUD le 27 août
2007, suivie de plans de masses le 31 août 2007 pour les centres de santé et les
centres de formation. Soit 1 mois et demi plus tard. Les éléments techniques sur les
sites ou ouvrages à paver n’ont pas encore été transmis au PNUD au moment où le
présent rapport est en train d’être finalisé.
En d’autres termes, pour l’aboutissement d’un dossiers de demande de propositions,

il faut 15 à 30 jours au minimum d’attente des manifestation d’intérêts, en vue de
l’établissement des listes restreintes, 21 jours au moins pour l’obtention de l’avis de
non objection et 45 jours pour la consultation des firmes pré sélectionnées. Soit près
de 100 jours, c’est-à-dire 3 mois, sans compter les délais de traitement des dossiers
au niveau du PNUD (élaboration des termes de référence et des dossiers d’appel
d’offres ou des DDP, dépouillement des dossiers de pré sélection, établissement des
listes restreintes) et sans compter les délais d’attente des contributions ou des
compléments de données à fournir par l’UCP.
Ensuite, interviendront les phases de réception et d’analyse des offres, suivi des
négociations, puis de l’obtention de l’accord de la Banque, pour la signature des
contrats, etc. Autant de facteurs qui ont contribué à l’allongement des délais.
Ainsi donc, en respectant les délais légaux, la passation d’un marché ne peut
objectivement être réalisé qu’au terme d’un processus allant de quatre à cinq mois
ou même plus.
* S’agissant des autres partenaires : l’équipe du Projet a également été confrontée

aux délais des formalités d’acconnage et de dédouanement de la part de SDV, ainsi
que les délais des formalités de prise des garanties des véhicules au niveau de la
CFAO. En un mot, les délais découlant des aléas du commerce international.
c) L’insuffisance de clarification: l’équipe du Projet a été confrontée à un réel

problème d’insuffisance de clarification sur certains aspects du partenariat,
notamment sur les responsabilités des partenaires intervenant dans la procédure
d’acquisitions et sur la question des décaissements.
* Sur les responsabilités des partenaires : en l’absence du manuel des

procédures (qui doit être élaboré), un besoin de clarification a été ressenti par
l’équipe du Projet, sur les méthodes de collaboration entre les équipes de l’UCP et
du PNUD, autour du niveau de participation de l’UCP dans le processus de
traitement des dossiers d’acquisition. En effet, l’équipe du PNUD s’est trouvée dans
la situation où elle a été obligée d’élaborer totalement les dossiers de demande de
propositions bien que les termes de l’accord du 14 juillet 2006 précisent que le
PNUD est chargé de la finalisation des dossiers d’appel d’offres. Ceci du fait que les
moutures des termes de référence transmis au PNUD par l’UCP s’avèrent tellement
sommaires que le PNUD a été obligé de mener une activité de rédaction
approfondie et méticuleuse de ceux-ci, de les faire examiner de nouveau par l’UCP,
avant de les couler dans les dossiers d’appel d’offres. L’impact en étant
l’allongement des délais (cf. document de termes de référence en annexe reçu par le
PNUD).

28
Il en est de même du processus de sélection des prestataires. En attendant la

signature du document (en projet) qui mettra en place la commission de passation
de marchés, les deux équipes de l’UCP et du PNUD utilisent une méthode qui
consiste, pour la pré sélection des firmes, envue de l’établissement des listes
restreintes, l’ouverture des plis issues de la publication des avis spécifiques de
passation de marchés, à faire participer les membres des équipes du PNUD et de
l’UCP. La même démarche sera appliquée pour l’évaluation des offres, pour laquelle
des spécialistes de chaque domaine seront associés au processus.
Or, une lettre du directeur national en date du 21 septembre 2007 semble remettre
en cause cette méthode. Une clarification de cet aspect est également
recommandable.
* Sur les aspects des décaissements : le besoin de clarification concerne par

ailleurs les aspects des décaissements, notamment suite à la difficultés évoquée ci-
dessus, d’imputation des dépenses d’acquisition, tel que les factures des journaux
ayant réalisé les publications des avis spécifiques de passation des marché, les frais
d’expédition des dossiers, à la Banque et aux consultants, ainsi que la prévision des
frais locaux à négocier avec les consultants et à insérer dans les contrats en cours ou
en voie de négociation (indemnités de subsistance des consultants, frais de
déplacement et de voyages à l’intérieur du pays, rémunération des intervenants
nationaux, frais d’activités comme les ateliers de restitution ou de validation des
études que produiront les consultants, etc.).
Bref, la question s’est posée de savoir comment mettre à la disposition de l’Agence

de passation des marchés (le PNUD) les fonds nécessaires au règlement des
dépenses inhérentes aux coûts d’acquisitions, en application des clauses de l’accord
de partenariat avec le Gouvernement, afin de faciliter les paiements.
8-2- CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS :
La période de juillet à septembre 2007 a été une période principalement marquée

par la révision des dossiers ayant fait l’objet d’observations de la part de la BAD au
mois de juillet ainsi que par l’élaboration et la finalisation de nouveaux dossiers.
Trois dossiers finalisés et transmis en fin août ont tous obtenu l’avis de non
objection de la Banque. Ce qui a permis de poursuivre le processus des consultations
auprès des cabinets retenus, ainsi que le processus de recrutement des consultants
individuels concernés.
Cinq autres dossiers finalisés ont été transmis à la Banque pour demande de l’avis
de non objection.
La période sous revue a également été marquée par l’aboutissement du processus

d’acquisition des équipements de l’UCP que le PNUD a pu conduire à son terme. Le
matériel informatique et les véhicules de l’UCP ont ainsi été livrés.

29
Au final, sur les 13 acquisitions commandées (études, services et biens) dix (10) ont
connu une avancée significative des dossiers au cours de la période, tandis que les
dossiers de trois acquisitions ont été tenus en instance, à la demande de la partie
gouvernementale (dossier de l’étude technique des travaux de pavage, dossier de
recrutement du Maître d’Ouvrage Délégué chargé de la gestion des marchés de
pavage, dossier de recrutement de l’ONG d’encadrement du ramassage des déchets).
Le processus de recrutement de l’ensemble du personnel de l’UCP a également été

conduit à son terme par le PNUD, au cours de la période, notamment en ce qui
concerne les chauffeurs. En considérant les recrutements des cadres effectués
auparavant, l’équipe de l’UCP est désormais au complet. Sauf pour les VNUs dont le
processus de recrutement a été suspendu à la demande de la partie
gouvernementale. Le PNUD reste dans l’attente des nouvelles directives à ce sujet.
Enfin, la période sous revue a été marquée par quelques difficultés liées
principalement à l’insuffisance de clarifications sur les rôles et les responsabilités
des parties prenantes aux procédures d’acquisition et sur les modalités de
décaissement des fonds d’acquisitions. Les clarifications doivent être faites sur ces
aspects, pour une bonne marche du partenariat, en attendant l’élaboration du
manuel des procédures.
Un plan de passation de marchés sera mis au point très rapidement. Ce plan qui
n’avait pas été élaboré lors de la programmation des acquisitions de l’année 2007 est
un document de planification des opérations de gestion des marchés, qui comporte
des délais prévisionnels pour les différentes phases du processus.
Il permettra une bonne gestion des délais et constituera, avec le manuel des
procédures, des outils efficaces de suivi du fonctionnement du Projet.
De même, la tenue des réunions de coordination et de suivi du Projet avec l’UCP se

fera désormais de façon régulière, pour un meilleur suivi des activités du Projet.
Ces réunions pourraient être mensuelles.
RECOMMANDATIONS :
* En direction du management du PNUD :

1°) Mise en place de la Commission de Passation des Marchés:
La responsabilité du PNUD dans le domaine de la structuration du cadre de gestion
du Projet, tel que prévue dans les accords porte principalement sur la mise en place
d’une Commission de Passation de Marchés, dont la composition doit refléter les
intérêts en présence. Un texte a été proposé à cet effet, par l’équipe du Projet. Le
fonctionnement de la Commission de Passation des Marchés donnera lieu à
certaines charges de fonctionnement inhérentes à la recherche de son efficacité,
dans la poursuite de l’objectif de transparence assignée à cette instance. Celles-ci
devraient être prises en compte dans le cadre du dispositif existant de financement
du PARSEGD. Le PNUD prendra soin de prévoir une ligne budgétaire à partir de
l’année 2008, pour cette prise en charge, sur des fonds à identifier.

30
On peut évoquer ici le processus en cours de dynamisation de la gestion des projets

à travers une restructuration du Centre de services qui est remplacé depuis juillet
2007 par un Centre d’Exécution et d’Appui aux Projets et Programmes (CEDAP).
L’objectif étant de renforcer les capacités de gestion des différents projets (y compris
le PARSEGD), dans l’optique d’une plus grande satisfaction des exigences
d’efficacité attendue par les partenaires et/ou les clients.
* En direction du Gouvernement et de la Banque :

1°) Clarifications à faire : ces clarifications concernent notamment les
méthodes de travail avec les Comités de suivi des ministères et de la Mairie, chargés
entre autres d’assister l’UCP dans l’élaboration des termes de référence de base et
des spécifications techniques des différentes acquisitions. Les dysfonctionnements
enregistrés à ce niveau, sur le plan du travail technique, ont eu un impact certain
sur les délais d’acquisition.
La clarification à faire concerne également les aspects des décaissements et de mise

à disposition du PNUD, des fonds d’acquisitions. A la suite de la lettre de demande
de décaissement du montant global des acquisitions programmée en 2007,
transmise à la partie gouvernementale le 8 juin 2007 par le PNUD et de la lettre de
demande de clarification adressée à la BAD par le PNUD en date du 21 septembre
2007, la question a de nouveau été évoquée par les parties à l’occasion de la
rencontre du 27 septembre 2007 entre le PNUD et la mission de la BAD qui vient de
séjourner au Congo. Une concertation entre le PNUD,le Ministère et la Banque
s’avère utile.
2°) Planification des acquisitions pour l’année 2008 : élaborer le plan de

travail et le budget de l’année 2008, au plus tard en fin décembre. Ceci afin de
permettre au PNUD de proposer dans les délais le pan de passation des marchés
pour l’année 2008 (en principe pour les dix huit (18) prochains mois).
Fait à Brazzaville, le 8 octobre 2007
Joseph IKOUBOU
Chargé de Projet
Visa du superviseur :
Luisa DOLOGUELE
CEDAP Manager, CTP/DEX

31
ANNEXES

32
Liste des annexes
1- Avis de non objection de la Banque obtenus au cours de la

période;
2- Documents de livraison du matériel informatique et des

véhicules à l’UCP ;
3- Conditions d’engagement négociées avec les consultants

individuels ;
4- Compte rendu de la réunion de concertation PNUD/BAD du 27

septembre 2007
5- Tableaux de l’état des dépenses ;
6- Note synthèse sur le niveau d’avancement du Projet ;
7- Exemplaire d’un dossier de base transmis par l’UCP au PNUD

pour finalisation ;
8- TDR et Rapport de mission du consultant en génie civil

du 10 août au 13 septembre 2007;
9- Programme du séminaire de Dolisie sur la maîtrise d’ouvrage

des projets en HIMO d’assainissement urbain et de pavage,
du 17 au 21 septembre 2007

33
1- Avis de non objection de la Banque obtenus au cours de la

période;

34
2- Documents de livraison du matériel informatique et des

véhicules à l’UCP ;

35
3- Conditions d’engagement négociées avec les consultants

individuels (A titre de Procès-verbal);

36
4- Compte rendu de la réunion de concertation PNUD/BAD

du 27 septembre 2007

37
5- Tableaux de l’état des dépenses ;

38
6- Note synthèse sur le niveau d’avancement du Projet

établie le 5 septembre 2007

39
7- Exemplaire d’un dossier de base transmis par l’UCP au PNUD

pour finalisation ;

40
8- TDR et Rapport de mission du consultant en génie civil

du 10 août au 13 septembre 2007;

41
9- Programme du séminaire de Dolisie sur la maîtrise d’ouvrage

des projets en HIMO d’assainissement urbain et de pavage,
du 17 au 21 septembre 2007

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RAPPORT TRISMESTRIEL SUR L’ETAT

PAYS : CONGO BRAZZAVILLE

TITRE DU PROJET : PROJET D’APPUI A LA REINSERTION

ORGANE D’EXECUTION : UNITE DE COORDINATION DU PROJET (UCP)

PERIODE DU RAPPORT : TROISIEME TRIMESTRE, ANNEE 2007

(JUILLET AOUT SEPTEMBRE)

PNUD / AGENCE DE PASSATION DES MARCHES

Le présent rapport d’activité couvre la période allant de juillet à septembre 2007. Il

• Date du premier décaissement : 30 janvier 2007

• Date du dernier décaissement : /

• Date de début des activités pour le PNUD : mai 2007

II. SATISFACTION DES CONDITIONS DE DON :

Les données relatives à la satisfaction des conditions de don sont du ressort de

PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

III. ORGANISATION ET GESTION

IV. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES

i. Pour les travaux : Appel d’offres national

PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

 Appel d’offres international pour les équipements spécialisés :

 Appel d’offres national pour le mobilier et les équipements non

 Consultation de fournisseurs à l’échelon national pour

Pour les Services : Consultation sur liste restreinte et Négociation directe,

 Liste restreinte pour :

PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

 Négociation directe avec :

 Consultation de fournisseurs à l’échelon national pour :

TABLEAU DES ACTIVITES D'ACQUISITION :

PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

TABLEAU I : INSTRUCTIONS DE LA BANQUE SUR LES ACTIVITES

1°) Publier l’avis spécifique de passation de marché pour les

2°) Lancer les appels d’offres et les consultations pour les

3°) Lancer les consultations pour les dossiers suivants :

PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

TABLEAU II: EXTRAIT DU PLAN DE TRAVAIL DE L’ANNEE 2007:

N° ACTIVITES DELAIS ACQUISITIONS

Appel à manifestation X COMPOSANTE 2

PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

Lancement de x 2. étude sur l’insertion

4. étude sur les

Appel à manifestation X COMPOSANTE 3

Confection des listes 1. étude technique et

x 3. étude d’un système

Appel à manifestation COMPOSANTE 3

BIENS : Cotations mars COMPOSANTE 4

Réception et livraison juin

AUTRES : Avis de vacance de poste X Recrutement de deux

(B) – RESUME DES CONTRATS :

Au cours de la période sous revue, aucun contrat n’ a été signé. Le processus de

5-1- MISSION DU PNUD ET OBJECTIFS DE LA PERIODE :

5-1-1-La mission du PNUD :

PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

5-1-2-.Les objectifs de la période :

En tout, cinq objectifs majeurs étaient fixés.

5-2 : INSTRUCTIONS DE LA BANQUE ET PLAN DE TRAVAIL DU PROJET:

Voir tableaux I et II ci-dessus.

VI - ETAT D’AVANCEMENT DES ACQUISITIONS :

PNUD/PARSEGD, Rapport d’activité 3ème trimestre/ Année 2007

6-1- PRESENTATION GLOBALE DU NIVEAU DES ACQUISITIONS :

PHASE I : CONSULTATION ET NEGOCIATIONS AVEC LES CONSULTANTS

Appel d’offres international pour les équipements spécialisés :

Appel d’offres national pour le mobilier et les équipements non

Consultation de fournisseurs à l’échelon national pour

Liste restreinte pour :

Négociation directe avec :

Consultation de fournisseurs à l’échelon national pour :