1.

Définition du logiciel :
2. Fonctionnalité :

1.1 : Le rôle stratégique de la fonction d’administration du personnel

L’administration du personnel est hautement stratégique pour une entreprise

puisque c’est son personnel qui créé sa richesse et sa plus-value. D’une bonne
administration du personnel découle l’efficacité et la productivité de l’entreprise.

Pour exercer cette fonction stratégique de manière optimum, les personnes en

charge de l’administration du personnel ont donc besoin d’outils adaptés qui leur
feront gagner en temps et en efficacité.

1.2 : Les outils d’administration du personnel de CIEL

L’administration du personnel n’est pas la même dans une PME ou une plus grande

entreprise. C’est pourquoi les logiciels de gestion de la paie et d’administration du
personnel de CIEL ont été conçus pour répondre aux besoins de tous les types
d’entreprises, quelle que soit leur taille.

Leurs fonctions ont pour objectif de simplifier et d’optimiser l’administration du

personnel en permettant aux personnes en charge de cette fonction de gagner du
temps tout en leur apportant une vision globale et stratégique des ressources
humaines de l’entreprise.

1.3 : Automatiser le traitement des tâches administratives

La fonction d’administrateur du personnel va bien au-delà du simple traitement de

tâches administratives. Les outils Sage vous permettent d’automatiser vos tâches
administratives et de réduire ainsi les risques d’erreurs lors du calcul des charges,
salaires ou cotisations. Vous éditez des documents conformes aux règlementations et
qui intègrent automatiquement les évolutions du cadre légal. 

1.4 : Se concentrer sur des tâches stratégiques à forte valeur ajoutée :

Le gain de temps, la diminution du risque d’erreurs et la simplicité d’utilisation des
logiciels d’administration du personnel de CIEL donne la possibilité de se concentrer
sur la valorisation du capital humain de l’entreprise et donc sur l’amélioration de la
productivité et de la rentabilité de l’entreprise.

3. GENERALITES SUR CIEL PAYE :

Un bulletin de salaire est construit autour d’un profil type qui est constitué de
rubriques et de cotisations : 
•  Un profil correspond à l'ensemble des rubriques et cotisations constitutifs d'un
bulletin de salaire (Ciel propose des profils prédéfinis pour les cadres, les
commerciaux, les apprentis, les contrats de qualifications etc.) 
•  Une rubrique est une ligne du salaire hors cotisation (Base, heures normales,
heures sup., prime, indemnité, acompte, avantages en nature etc.) 
•  Une cotisation est une ligne de retenue sur salaire (Maladie, maternité, chômage
etc.) 

 Bulletins de paye :

 Modèles de bulletins de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, non cadre, commercial,
(apprenti, cadre, non cadre, commercial...)
 Nouveau Format “Bulletin Clarifié”
 Calcul du prélèvement à la source et préfiguration sur le bulletin de paye
 Possibilité d’affichage des congés payés, RTT sur le bulletin
 Gestion des payes mensuelles, horaires, par points, partielles, employeurs multiples,
décalées et inversées
 Reprise automatique des éléments d’un mois sur l’autre
 Historique des bulletins
 Impression des bulletins et des valeurs de paye sur papier blanc ou sur pré-imprimé Ciel
Salariés
 Salariés :
 Liste des salariés
 Affichage des salariés présents sur exercice N et N-1
 Gestion des congés, absences, RTT
 Compte personnel de formation
 Compte pénibilité
 Duplication des salariés avec reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre
 Paramétrage
 Livré avec les cotisations et rubriques les plus utilisées
 Plans de paye standard, coiffure, animateur sportif, hôtel/café/ restaurant…
 Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées
 Création de vos propres rubriques et cotisations

Le logiciel CIEL : Idéal pour les entreprises de 20 à 200 salariés

Une solution pour établir une paie fiable et conforme, et piloter le capital humain des
PME .

 Administration du personnel
 Gestion de la paie et des déclarations sociales
 Dématérialisation des bulletins de paie et des documents RH
 Gestion des congés, absences et demandes RH avec Sage Intranet RH
 Gestion des formations, des carrières et des compétences

4. Avantages du logiciel CIEL PAYE :

4.1 Misez sur une gestion des ressources humaines efficace :

Les outils de gestion des ressources humaines proposent des fonctionnalités et des

automatismes qui facilitent et accélèrent le travail des équipes RH. Autour de la paie
et de la gestion de la base de données sociales de l’entreprise, de multiples logiciels,
intégrés ou non en suite RH, contribuent efficacement aux principales fonctions telles
que le recrutement, la gestion des temps, la gestion des talents, le pilotage du plan
de formation ou le dialogue social au sein de l’entreprise.
4.2 L’anticipation des besoins grâce à un logiciel GRH :

Les enjeux stratégiques de la gestion des ressources humaines concernent

l’anticipation des besoins qualitatifs et quantitatifs de l’entreprise à l’aide d’un
logiciel SIRH.

Pour investir rapidement un nouveau secteur d’activité ou déployer avant ses

concurrents un nouveau service, l’entreprise doit pouvoir s’appuyer sur les
compétences adaptées, en nombre suffisant, au moment opportun. La gestion
prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) consiste à anticiper ces
besoins en formant et/ou recrutant les profils nécessaires.

4.3 Coffre-fort électronique : distribuer les bulletins de salaire en

quelques clics :

 Distribution automatique instantanée de vos documents RH dans chaque

coffre-fort salarié.
 Traçabilité de vos actions : vos documents RH sont classés, horodatés,
archivés, sécurisés et disponibles en ligne à tout moment.
 Coffre-fort électronique gratuit et accessible à vie pour le salarié depuis
Smartphones et tablettes. (10 Go d’espace de stockage gratuit pour chaque
collaborateur. Migration inter-entreprises optimisée).
 Archivage en toute sécurité des bulletins de paie pendant 50 ans auprès de
CDC Arkhinéo

4.4 Gestion documentaire et e-signature : optimisez la gestion de vos flux

documentaires RH :

 Gestion documentaire RH « à la carte » pour déposer et classer tous vos

documents papiers et électroniques.
 Archivage de tous les documents associés à un salarié dans son dossier
centralisé.
 Réalisation d’un plan de classement partagé par tous les gestionnaires RH
(plan modèle livré et personnalisable)
 Accès aux documents sécurisés : renforcez la confidentialité en paramétrant
les règles et habilitation par organisation, type de document, localisation etc.
 Créez une base de connaissances accessible à tous selon leur profil.
 Proposez des formulaires de demandes personnalisés, accessibles aux
gestionnaires, salariés et/ou managers.
 Bénéficiez d’un pack de signatures électroniques.
4.5 Relation RH-Salariés : structurer, automatiser et simplifier les
échanges avec vos salariés :

 Créez une base de connaissances accessible à tous selon leur profil.

 Proposez des formulaires de demandes personnalisés, accessibles aux gestionnaires, salariés
et/ou managers.
 Grâce à nos règles d’attribution, les salariés sont pris en charge immédiatement par le bon
interlocuteur RH et peuvent suivre en temps réel le traitement de leurs requêtes.
 A l’inverse, adressez vos demandes directement aux salariés, relancez-les automatiquement et
obtenez vos réponses plus rapidement.
 Évaluez les interactions RH/salariés : indicateurs chiffrés sur l’activité.
Partie pratique :
 1 : Ciel Paye
Pour lancer le logiciel il faut :

1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.

2. Sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est

installé le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.

Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour
faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, ouvrir la
société Exemple, livrée avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque
ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton.

La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture

d'un dossier,
La fenêtre principale de l'application s'affiche comme suite :

›1.1 : Création d’un dossier :

Préalable : L’entreprise pour laquelle vous tenez la paye constitue un dossier.
Ce dossier doit être paramétré (coordonnées ; immatriculation ; banque de la
société).
Préparer une disquette étiquette « Prénom », « Nom de la société » pour
sauvegarder les données
Et pour se déplacer sur différentes zones il faut appuyer sur « TAB »
Pour crée un dossier il faut cliquer :
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Après avoir effectué quelques essais avec la
société
Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les données de votre société.
1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.

2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que

vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans
les paramètres du dossier.
La composition du nom du répertoire du dossier et automatique
3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK]

1.2Création de la fiche salariés :

Tous les salariés d’entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application.
Pour chaque salarié de la société, l’entreprise doit créer une fiche contenant toutes
les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire.
Recensez les différentes catégories de salariés et de services :
Menu BASES - commande CATÉGORIES
Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recenser dans un premier
temps les différentes catégories de salariés travaillant dans la société. D'après
l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond.
Exemple Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus
courants d'une entreprise. Voir Créez une fiche pour chaque salarié,
Cette commande vous permet de créer, modifier et supprimer des catégories
professionnelles. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de fiches
salariées. Pour chaque catégorie de salarié créée, vous devez obligatoirement
indiquer l’unité de temps de travail et la durée de travail mensuelle.

Pour créer une fiche pour chaque salarié : il faut aller

Menu BASES - commande SALARIÉS
La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un
bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye.
1. A partir de la fenêtre Liste des Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS),
cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Dans l’onglet Etat civil, renseignez l'état civil du salarié et ses coordonnées.
3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment
un Profil au salarié.
  Les boutons de ce type (appelés boutons liste) ouvrent des fenêtres
permettant de renseigner les zones correspondantes.
 Le bouton Contrats/Historiques vous permet de visualiser le contrat de travail
en cours, de saisir les anciens contrats, d’afficher les événements DADS-U du
salarié et les historiques salarié.
 Pour inclure le salarié dans le calcul automatique de l’effectif Fillon, cochez
l’option et associez un mode de calcul.
4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du
salaire

Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un barème
à un type de paye bien particulier.
 Dans la zone Type de paye :
o si le salarié est mensualisé... ... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que
le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans
la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale
151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures.
o si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à
l'autre... ... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la
formule : TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE
D'HEURES/MOIS).
o si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour
la société... ... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures
travaillées est identique d'un mois à l’autre mais il est inférieur à celui
défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur
de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par
mois.
o si le salarié est payé aux points... ... sélectionnez Paye par points. Son
salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS.
 o si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules... ...
sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon
suivante : NOMBRE X BASE. Tests sur les salaires Le SMIC est le
minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré.
Il faut donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant.
Vous pouvez aussi tester la valeur du SMIG.
Dans ce cas, les éléments de la Convention collective sont à renseigner manuellement
à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables.
Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base
viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les
inclure dans
le test (option Éléments du SMIG et/ou Éléments du SMAG cochée dans l'onglet Prise
en compte des rubriques). 

Pour dupliquer une fiche salariée : Il faut aller

Menu BASES - commande SALARIÉS

- Bouton [Dupliquer] Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-
saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil,
pour les remplaçants, etc.
Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les
données propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir.
2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
3. Dans la fiche du salarié qui s'affiche, complétez les zones vides.
Pour Imprimer la fiche individuelle de chaque salarié : Il faut
Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de
manière claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié.
1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS),
sélectionnez la fiche que vous souhaitez imprimer.
2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori.
Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté en dessous de
l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié.
1.3 Création les bulletins de paye :

Préalables : il faut mettre en place tous les éléments de bases nécessaires du dossier.
Et être prêt à établir les premiers bulletins de salaire des employés. Nous vous
rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties :

Le calcul du salaire BRUT : Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le

salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise va effectuer un
certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul
du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures
supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours
d'absence.

Le calcul du NET IMPOSABLE : Il correspond au Salaire brut auquel ont été

déduites les différentes cotisations. C'est ce salaire imposable qui figure sur la
déclaration de revenus.

Le calcul du NET A PAYER : Le Net à payer correspond à la somme finale que le

salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres montants
intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des
remboursements de frais de transports collectifs ou de déplacement seront
ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes
versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net
imposable.

Pour crée un bulletin de paye il faut aller :

1. Menu GESTION DES BULLETINS et appuyer sur

2. Choisissez la période de création du bulletin dans un premier temps, la

période en cours est proposée par défaut comme Période de création
des bulletins.
3. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette
période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin
de salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début
de la période et celle de Fin.
 4. Choisissez la méthode de génération du bulletin :

En cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]

Bulletin précédent : Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure
option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin
précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans
les bulletins de la période précédente, sont reportés sur la période en cours.

Profil salarié Le bulletin : est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette
option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier
bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année.

Bulletin vide : Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque
bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez
l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé.

NOTE : Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre
s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider].
 1.4 Saisir les variables du bulletin :
Les variables :

Menu BASES - commande VARIABLES

Les variables : permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc

nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble des salariés. Elles
peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations. On distingue deux
types de variables :

• les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés,

• les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. Les Code et Libellé définis
dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés
et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les
différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.

Les variables globales :

On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés.
Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée.

Exemple C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur

change sur une période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois.

Les variables salariés : On parle de variable salarié lorsque sa valeur est

susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié
est cochée.

Exemple Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La

valeur de la variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part
du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre
d'absences ou de congés pris par le salarié.
Pour Déplacez une variable :

Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée.

1.5 Valider les bulletins de la période :

Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider.

Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période :

Modifier les informations du bulletin :

1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez
ouvrir.

2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires.

Calculer un bulletin :
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez
ouvrir.

2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat
des modifications que vous avez effectuées sur les lignes.

Effectuer le calcul du bulletin à l'envers :

1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez
ouvrir.

2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option

Paye inversée.

3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé.

Imprimer un bulletin :

1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez
imprimer.

2. Cliquez sur le bouton

Supprimer un bulletin

1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer.

2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.

Valider un bulletin

1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez
valider.

2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.

1.6 : Effectuer les paiements des salaires :

Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par
chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en
espèces.

Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous
allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel ciel paye :

Il faut Créer d’abord les comptes bancaires a travers :

Menu BASES - commande BANQUE

1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande

BANQUES), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle
fiche apparaîtra
L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire parvenir les ordres de virement
de salaires à votre banque directement via votre messager

2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous

travaillez.

Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à
chacun de

vos salariés payés par virement :

3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-

clique sur la ligne du salarié concerné).

4. Cliquez sur l'onglet Banque.

5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque

concerné.
Pour Éditez l'état des paiements : IL faut aller

Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS

1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif

de vos paiements

La date de valeur est utilisée comme

date de l’ordre de virement et de la
génération du fichier.

Si votre société possède plusieurs

comptes dans différentes banques,
sélectionnez la banque pour laquelle
vous éditez l’état des paiements.

Choisissez la norme bancaire que

vous utilisez pour effectuer les
ordres de virements des salaires :
SEPA, Association Française de
Banques (AFB) ou Banque De France
(BDF)

2. Dans la fenêtre État des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état.

Pour Transférer les ordres de virement à la banque :

C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert
des ordres de virement à votre banque.

Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES

SALAIRES du menu CONTEXTUEL.

Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement.

1. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier,

Etebac 3 immédiat, Etebac 3 différé, e-mail.
 2. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est
enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour
définir cet emplacement.

Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est

automatiquement présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par le bouton
Imprimer de la barre d'actions)

2. Administration du personnel :

L’administration du personnel concerne les services de direction des ressources

humaines et de gestion de la paie de l’entreprise.

Les personnes en charge de cette fonction veillent au respect des obligations légales
concernant le code du travail, les horaires et règlements internes, le respect des
conventions collectives, les contrats de travail, le traitement des salaires, les
cotisations sociales, les congés payés et RTT, les formations et l’impact financier de
ces éléments sur l’entreprise.

2.1La gestion les entrées et les sorties des salariés :

Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de

formalités administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre. Afin de vous
aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être
fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière
méthodique les entrées et sorties du personnel.

Assistant d'entrée d'un salarié :

Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ

Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un
nouveau salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à
savoir le contrat de travail et la D.P.A.E. (Déclaration Préalable à l'Embauche).
Et finalement il faut remplir les informations suivantes :

Assistant de sortie d'un salarié :

Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ

Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que
vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier
bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle
Emploi

2.2 La gestion de l’arrêt du travail :

Menu BASES - commande Arrêt de travail

Un arrêt de travail est une suspension temporaire du contrat de travail pour cause de
maladie, maternité ou paternité, accident de travail, etc. durant laquelle un salarié ne
peut exercer son activité. Lorsqu'un salarié est absent pour maladie, maternité,
paternité, accident du travail, maladie professionnelle..., vous devez créer un arrêt de
travail. A partir de la liste des arrêts de travail, vous pouvez créer, modifier et
supprimer un arrêt de travail.

Si l’arrêt de travail de votre salarié est prolongé ou en cas de reprise anticipée, vous
devez l’indiquer dans la fiche d’arrêt de travail du salarié concerné.

Cette fonction permet de créer l’arrêt de travail des salaries de l’entreprise, suite a
une maladie, maternité, paternité, accident de travail ou bien maladie professionnel
il suffit d’indiquer le salarié ainsi le motif de départ et finalement la date de départ et
du reprise.
1. Dans la liste des arrêts de travail, cliquez sur le bouton .

2. Dans la fiche d’arrêt de travail qui s’affiche, indiquez le motif de l’arrêt de travail.

3. Cliquez sur sélectionner le salarié concerné par cet arrêt.

4. Indiquez les dates de début de l'arrêt et de fin prévisionnelle pour déterminer la

période d'absence du salarié.

5. Les dates du dernier jour travaillé, de la déclaration et de la reprise du travail sont

renseignées automatiquement. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.

6. Choisissez un motif de reprise dans la liste déroulante.

Exemple :

Prolonger un arrêt de travail

Menu BASES - commande GESTION DES ABSENCES - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton

[Prolonger]

Si l’arrêt de travail d’un salarié est prolongé, il faut le signaler dans sa fiche d’arrêt de
travail.

1. Dans la liste des arrêts de travail, sélectionnez l'arrêt de travail du salarié à

prolonger.
2. Cliquez sur le bouton. Un nouvel arrêt de travail s'affiche avec les éléments de
l'arrêt initial qui sont grisés.

3. Indiquez la date de fin prévisionnelle. La date de reprise de travail est renseignée

automatiquement.

4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la prolongation de l'arrêt de travail.

Reprise anticipée :

Menu BASES - commande GESTION DES ABSENCES - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton

[Reprise anticipée]

un salarié en arrêt de travail reprend ses fonctions avant la date de reprise prévue
initialement, il faut le signaler dans la fiche d'arrêt de travail de ce salarié.

1. Sélectionnez l'arrêt de travail du salarié concernant la reprise anticipée. 2. Cliquez

sur le bouton. L'arrêt de travail du salarié concerné s'ouvre.

3. Dans l'onglet Reprise anticipée, indiquez la date de reprise anticipée.

4. Dans la liste déroulante, sélectionnez le motif de reprise anticipée. 5. Cliquez sur le

bouton [OK] pour valider.

Un message vous propose de déclarer votre reprise anticipée en DSN. Cliquez sur
[Signaler] pour transmettre cette reprise anticipée vers Ciel Déclarations Sociales.

2.3 Création d’une suspension du contrat :

Si l’absence de votre salarié entraîne une suspension de son contrat de travail, vous
devez créer une suspension de contrat de travail pour ce salarié.

1. Dans la liste des suspensions de contrat, cliquez sur le bouton .

2. Dans l’assistant qui s’affiche, un numéro de suspension est renseigné par défaut.
Modifiez-le si nécessaire.

3. Sélectionnez le motif de suspension dans la liste déroulante.

4. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le salarié concerné par la suspension de
contrat.

5. Saisissez les dates de début de la suspension, de fin prévisionnelle et la date de la

déclaration.

6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la saisie. La suspension de contrat du

salarié apparaît dans la liste des suspensions de contrat ainsi que dans l’historique
des évènements DADSU du salarié (accessible depuis l’onglet Déclarations de la fiche
salarié - bouton [Historique...]).

2.4Gestion du temps

Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS

Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de
l’assistant Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences. Vous pouvez
opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion
de temps.

La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein
des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des
horaires qui devient de plus en plus complexe de par la diversité de ces derniers :
horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel.

Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de
nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de
prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique
de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes
légales, avec un contrôle de ce temps de travail.

Le module de Gestion de temps intégré vous permet :

• d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels),

• d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater

d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié,
• d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais,
selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de
travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS.

Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous
n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salarié.

Établir les plannings prévisionnels annuels :

Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL

Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez
établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE
TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL).

Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des

horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que
vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles
de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings
salariés.

Déterminer les différentes natures d'écarts possibles

Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS

Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles.
En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le
réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés
dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les
différentes rubriques de paye qui leur seront affectées.

Enregistrer les feuilles de temps

Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - FEUILLES DE TEMPS

Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la
saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de
gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est
comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir
d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires.