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Chapitre 1 : système d’information de l’entreprise
.1 Définition et finalités .1.1 Définition du système d'information Le système d'information ( SI ) est un "ensemble d'éléments ( personnel, matériel, logiciel...) permettant d'acquérir, traiter, mémoriser et communiquer des informations". Le SI est le centre nerveux des entreprises. Tous les acteurs de l’entreprise véhiculent des informations. L’objectif principal d’un système d’information (SI) consiste à restituer l’information à la personne concernée sous une forme appropriée et au moment opportun. Il est généralement spontané dans les entreprises de taille réduite, mais il fait l'objet d'une attention toute particulière dans les grandes entreprises. En effet, son rôle a grandi du fait d'un environnement changeant, de l'émergence de très grandes entreprises internationales et du développement des applications et de la capacité des traitements informatiques. ATTENTION : le système informatique n'est qu'un sous ensemble du système d'information
.1.2 Finalités du Système d’information
Le SI a une double finalité : une finalité fonctionnelle : le SI est un outil de communication et de coordination entre les différents services et domaines de gestion de l'entreprise. Il doit produire et diffuser des informations nécessaires aux opérations d'une part et aux choix stratégiques et tactiques d'autre part. Le SI a donc un rôle opérationnel et stratégique. Il est opérationnel quand il se concentre sur des tâches et des procédures de gestion courante et automatisables (comptabilité, gestion, paie, commerciale,…). Par contre, il est stratégique quand il intervient pour les prises de décisions.
L’analyse de l’entreprise en tant que système consiste à déterminer l’ensemble des flux et à connaître la nature de l’information. Il faut distinguer 3 fonctions Le contrôle : contrôle la qualité de ce qui a été fait par le système opérant La coordination : il assure le suivi des actions qui sont menés dans l’ entreprise. La décision : élaboration de prévisions, décisions d’arrêter la production d’un produit qui n’est plus rentable. une finalité sociale : Il faut noter que le SI a une autre finalité qui concerne la vie dans l'entreprise, il doit permettre l'intégration des salariés dans l'entreprise, ceci quelque soit leur niveau dans la hiérarchie. Il doit favoriser la connaissance de l'entreprise et la compréhension des choix stratégiques par l'ensemble du personnel. De plus, il permet de développer un "esprit d'entreprise" chez les salariés en facilitant, par la diffusion de l'information, une vie sociale et une culture d'entreprise.
.2 Les 3 systèmes de base
On peut toujours décomposer une organisation en trois sous-systèmes : le système opérant, le SI et le système de pilotage. Le système opérant : Il est aussi qualifié de système technologique ou physique ou de production. Il se trouve à la base de toute organisation car c'est lui qui effectue les opérations de transformation permettant d'atteindre les finalités retenues. C'est le niveau de la production, des opérations, de chaque service, chaque unité ou chaque entreprise considérés. Le système de pilotage :
1 Il est aussi dénommé système de management ou de gestion ou de commande ou encore de décision. Il se situe à la tête de toute organisation car c'est lui qui pilote le système opérant car c'est lui qui fixe les objectifs et prend les décisions. Exemple : système de management des ventes, de la gestion de la production ... Le système d’informations : Il intervient entre les deux autres. Il apporte les informations opérationnelles nécessaires aux activités et les informations indispensable à la gestion (contrôle, ordres ... ) : l'information apparaît ainsi comme la base de la décision. C'est pourquoi on désigne souvent le SI comme le Système d'Information pour le Management ou parfois Système d'Information pour la Gestion.
.3 Interaction des systèmes
On distingue d'abord le système opérant où les produits finaux sont fabriqués à partir d'une certaine matière première. On réduit l'organisation à une sorte d'usine, qui travaille sur la matière première pour fournir un produit final. Toute organisation est pilotée par une direction, une équipe dirigeante. Ce système de pilotage a pour mission de conduire l'organisation vers des objectifs qui lui sont fixés, et de vérifier que ces objectifs ont bien été atteints. Ce qui nécessite souvent un contrôle continu du fonctionnement du système opérant et d' éventuelles modifications (recrutement, investissement, nouveaux développements...) à apporter au système opérant.
Parallèlement donc au flux physique, il y a un flux de décision.
Ce flux correspond aux décisions prises par la direction de l'organisation pour que celle-ci fonctionne dans les meilleures conditions et puisse atteindre ses objectifs. Enfin, toute organisation est soumise à des contraintes extérieures et intérieures qui contraignent son action et l'empêche d'évoluer librement.
Enfin, le système d'information s'intègre à l'ensemble
Ce sous-système de l'organisation s'occupe de récolter l'information, de la stocker, de la traiter et de la diffuser dans le système opérant et dans le système de pilotage. Dans le système de pilotage, l'information va permettre à celui- ci de prendre Dans le système opérant, cette information va permettre à celui-ci de fonctionner. Car chaque individu et chaque tâche ont besoin d'être informés sur le flux physique qui la traverse. En général, cette information est très détaillée, ne concerne qu'un petit élément de l'organisation, et elle est tournée vers le présent. bonnes décisions en étant constamment informé de ce qui se passe dans le système opérationnel. Cette information a tendance à être très synthétique, elle concerne une grande partie de l'organisation (si ce n'est toute l'organisation, tel que le Chiffre d'Affaire annuel), et elle est tournée vers le passé et/ou le futur. La tâche principal du SI est donc de fournir un flux d'information qui d'une part, reflète le plus fidèlement possible le flux physique, et d'autre part fournit au système opérationnel les éléments nécessaires pour son fonctionnement quotidien et au système de pilotage les éléments nécessaires à une prise correcte de décision. Ainsi, le flux d'information est une image du flux physique. Il représente sous une forme plus ou moins réduite, tous les événements survenus dans le système opérant ainsi que tous les éléments d'information qui permettent de traiter ces événements.
2 Cette image est forcément une réduction de la réalité, elle ne concerne que les aspects pertinents ayant une incidence et/ou un rôle dans le fonctionnement de l'organisation. Plus précisément, on dit que dans le SI il y a des modèles de la réalité organisationnelle. Ces modèles ont été construits par ceux qui mettent en place le SI, on parle de la conception d'un SI. La validité et la pertinence de ces modèles sont indispensables au fonctionnement du SI lui même, et elles garantissent la qualité de l'information fournie
.4 Fonctionnement et caractéristiques .4.1 Les différentes tâches du système d’ information Pour optimiser les informations, le S.I. doit remplir 3 t�ches sp�cifiques : - la collecte - le traitement - la mise à disposition La collecte : : L’origine de l’information peut être interne (comptes, stocks,…), ou externe (information sur le concurrent, disposition nouvelle d’ordre fiscale ou sociale). Le traitement : : La phase de traitement va commencer avec le choix du support utilisé puisqu’il va falloir trouver une construction formalisée pour traiter l’information. - Soit la centralisation (réalisée à un seul endroit donc un seul niveau dans l’entreprise). - - Soit la décentralisation (elle permet à chaque poste de travail d’échanger des informations et de travailler en autonomie). - - Soit la distribution (elle permet un traitement au niveau d’un site unique ; la saisie et la diffusion s’effectue grâce à des terminaux). La diffusion: : Elle doit répondre à 4 critères : - Quelle est son origine et sa destination ? - - Quelle est sa forme ? (orale, écrite,…) - - Dans quel délai l’information devra-t-elle parvenir à son destinataire ? - - La diffusion sera-t-elle large ou restreinte ?
Le système d’information a pour objectif de restituer au différent membre de l’entreprise les informations sous une forme directement utilisable afin de faciliter la prise de décision. Les qualités du système d’information Le système d’information doit permettre : - de connaître le présent - - de prévoir - - de comprendre - - d’informer rapidement - Le système d’information doit être adapté à la nature de l’organisation (taille de l’entreprise, sa structure,…) et efficace (rapport entre la qualité et le coût).
3 .4.2 Conclusion : informations et système comptable Pour mieux comprendre la manière dont l'information circule dans l'entreprise, voici l'exemple d'une entreprise commerciale et ce qui va se passer depuis la réponse d’un appel d’offre jusqu’à la facturation du produit. Etapes : Envoi des tarifs Acceptation de la proposition concrétisée par un bon de commande. Validation du bon de commande si solvabilité du client Déclenchement de la livraison, émission d’un bon de livraison
FLUX INFORMATIONS ATTACHEES EMETTEUR RECEPTEUR
- Envoi des tarifs Référence des produits Prix MARKETTING CLIENT Caractéristiques des produits Conditions de vente - Bon de commande Quantité Montant Date CLIENT MARKETING Référence des produits N° de commande - Acceptation du bonIdem « Bon de commande » Service Financier de commande Solvabilité du client MARKETING Service Compta. Service Livraison - Bon de livraison Référence du client Quantité Référence du produit CLIENT SERVICE LIVRAISON Montant Service Compta. Date N° de commande - Facture N° Facture Référence du client Quantité et prix du produit SERVICE CLIENT Remises éventuelles COMPTABILITE Montant Modalité de règlement
L'activité de l'entreprise apparaît aujourd'hui comme un système d'information et, à ce titre, les besoins de gestion des responsables d'entreprise nécessitent la combinaison des informations en provenance de la comptabilité générale et de la comptabilité analytique. Le gestionnaire joue le rôle d'interface entre les services commerciaux, techniques et financiers et utilise la comptabilité comme système d'information. Le système d'information comptable est un sous-système de l'entreprise mais qui peut se décomposer de la même manière que précédemment. La collecte (saisie des informations correspondant aux opérations comptables) le traitement (regroupement des données dans des doccuments de syntèse) la diffusion des informations sous la forme de documents d'analyse et de synthèse
4 .5 les principales fonctions de l’entreprise : .5.1 Présentation des différentes fonctions La fonction Comptable ; objectifs et contraintes : Objectifs : Evaluer le résultat et le patrimoine de l’entreprise. Evaluer l’activité. Soutenir la gestion. Contrôle des dépenses. L’image comptable doit montrer la réalité de l’entreprise, on reste dans la notion d’image fidèle. Contraintes : Respecter les principes comptables. Travail long, fastidieux et répétitif. Manipulation comptables pouvant truquer les résultats de l’entreprise. La fonction Finance ; objectifs et contraintes : Objectifs : Gestion à court et long terme des ressources de l’entreprise pour assurer le financement de celle-ci. Elle englobe la politique d’endettement, le niveau d’endettement et les les sources de financement dont dispose l’entreprise. Contraintes : Prendre en compte tous les intérêts divergents, c’est à dire ceux des propriétaires des entreprises, ceux des actionnaires et ceux des salariés. Les décisions d’investissement sont souvent difficiles à prendre et font rarement l’unanimité. La fonction commerciale ; objectifs et contraintes : Objectifs : La fonction commerciale comprend plusieurs tâches : Avant – vente : étude de marché, pub,… Vente : information sur les prix et les produits, réseaux de distribution, administration des ventes. Après – vente : suivi des clients et de la production (axes d’amélioration,…) Contraintes : Notion d’image de l’entreprise par rapport à son environnement. Gérer toute la concurrence et les réseaux de produits de substitution. Gérer les attentes des consommateurs. La fonction production ; objectifs et contraintes : Objectifs : Ses objectifs sont d’établir des programmes de production pour gérer au mieux le travail des machines, planning de fabrication, contrôle et gestion de la qualité. Contraintes : La gestion de l’approvisionnement, évolution des techniques et des équipements. La fonction contrôle de gestion ; objectifs et contraintes : Objectifs : Planifier, suivre, motiver et mesurer les performances. Informer les décideurs afin qu’ils prennent les bonnes décisions stratégiques. Contraintes : Les outils utilisés pour le contrôle de gestion sont compliqués. Toutes les entreprises n’ont pas de contrôle de gestion.
5 .5.2 La fonction commerciale L’activité commerciale de la firme représente un sous-système d’informations du système global de l’entreprise. En tant que sous-système, il possède des finalités et un fonctionnement propre et indépendant de celui de la firme.
• les données qui permettent la connaissance du marché • l’organisation mise en place pour finaliser, piloter et contrôler • les décisions prises qui entraînent des actions
Les sorties sont les résultats obtenus en fonction des actions entreprises.
Les objectifs L’objectif primordial est d’assurer le contact commercial et de réaliser la négociation avec le client. Le travail de la force de vente peut se décomposer ainsi :
• Constitution et élargissement de la clientèle : prospection des clients
• Négociation de la vente • Communication : transmission à la clientèle des informations venant de l'entreprise • Service : aide technique et conseil à la clientèle • Collecte d'informations : auprès des clients
les moyens La fonction commerciale repose essentiellement sur l'homme et sur la force de vente. Les vendeurs doivent être qualifiés afin de résoudre les problèmes qui leur sont posés par les clients. La formation est nécessitée par le raccourcissement de la durée de vie des produits, par les connaissances mises en œuvre et par l'évolution du marché.
La motivation de la force de vente doit être forte. Pour cela, la politique des rémunérations doit reposer sur trois critères : • le régularité des revenus, • les récompenses pour les performances supérieures à la moyenne, • la justice et la compréhension dans le calcul. La rémunération se compose principalement d'un fixe, d'une commission ainsi que des stimulants occasionnels ( concours, voyages ... ).
