Système D'assurance Qualité PDF

WHO/PSM/PAR/2007.
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Système d’assurance qualité

type à l’intérieur des centrales
d’achat
(Recommandations relatives aux systèmes d’assurance
qualité axées sur la présélection des produits et des
producteurs, les achats, l’entreposage et la distribution
de produits pharmaceutiques)

Organisation mondiale de la Santé
Fonds des Nations Unies pour l’enfance
Fonds des Nations Unies pour la population
Banque mondiale
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Table des matières
Introduction ....................................................................................................................................... 1
Glossaire ....................................................................................................................................... 5
Module I: Equipement de base nécessaire à une centrale d’achat ....................................... 11
Introduction................................................................................................................................................... 11
I.1 Ressources matérielles.................................................................................................................... 11
I.1.1 Les locaux .................................................................................................................... 11
I.1.2 Equipement.................................................................................................................. 12
I.1.3 Matériel et consommables ......................................................................................... 13
I.1.4 Systèmes financiers..................................................................................................... 13
I.1.5 Ressources humaines ................................................................................................. 14
I.2 Documents relatifs aux politiques et aux normes....................................................................... 15
I.2.1 Manuel de la qualité ................................................................................................... 15
I.2.2 Procédures opératoires normalisées ........................................................................ 16
I.2.3 Mesures concernant le suivi des modifications ...................................................... 18
I.2.4 Code de conduite ........................................................................................................ 18
I.2.5 Lignes directrices concernant les conflits d’intérêts............................................... 19
I.2.6 Liste des produits et des fabricants présélectionnés .............................................. 19
I.2.7 Tenue des registres ..................................................................................................... 20
Module II: Présélection .................................................................................................................... 21
Introduction................................................................................................................................................... 21
II.1 Principes de présélection................................................................................................................ 21
II.1.1 Liste modèle OMS des médicaments essentiels ..................................................... 22
II.2 Normes de présélection.................................................................................................................. 22
II.3 Responsables et responsabilités .................................................................................................... 22
II.3.1 Personnel responsable de la présélection ................................................................ 22
II.3.2 Personnel chargé d’évaluer l’information sur les produits................................... 23
II.3.3 Personnel responsable de l’inspection des centres de production....................... 23
II.4 Principales étapes de la présélection ............................................................................................ 24
II.4.1 Etape 1: solliciter et recevoir des déclarations d’intérêts....................................... 24
II.4.2 Etape 2: recevoir l’information sur les produits ..................................................... 29
II.4.3 Etape 3: examiner l’information sur le produit ...................................................... 29
II.4.4 Etape 4: évaluer l’information sur le produit.......................................................... 30
II.4.5 Etape 5: planifier, préparer et exécuter les inspections ......................................... 31
II.4.6 Etape 6: terminer l’évaluation et mettre à jour la liste des
fabricants et produits présélectionnés .................................................................... 35
II.5 Requalification et suivi................................................................................................................... 36
II.6 Suivi des plaintes ............................................................................................................................ 37
II.7 Récupération des dépenses............................................................................................................ 37
Module III: Les achats ............................................................................................................. 39
Introduction................................................................................................................................................... 39
III.1 Stratégies conseillées en ce qui concerne les systèmes de santé ............................................... 39
III.2 Méthodes d’achat ............................................................................................................................ 40
III.2.1 Appel d’offres restreint.............................................................................................. 41
III.2.2 Mise en concurrence simplifiée................................................................................. 41
III.2.3 Achats directs .............................................................................................................. 41
III.2.4 Appel d’offres ouvert ................................................................................................. 41
III.3 Assurance de la qualité des produits achetés.............................................................................. 41
III.4 Les principales étapes de l’achat................................................................................................... 42
III.4.1 Sélection et spécification des produits ..................................................................... 42
III.4.2 Quantification.............................................................................................................. 42
III.4.3 Sélection des fournisseurs ......................................................................................... 43
III.4.4 Adjudication................................................................................................................ 44
III.5 Organisation et responsabilités ..................................................................................................... 44
III.5.1 Structure de la centrale d’achat................................................................................. 44
III.5.2 Responsabilités........................................................................................................... 45
III.6 Surveillance de l’exécution des travaux des fabricants présélectionnés ................................. 46
III.7 Brevets .............................................................................................................................................. 47
III.8 Donations ......................................................................................................................................... 47
Module IV: Réception et stockage des produits achetés ........................................................... 49
Introduction................................................................................................................................................... 49
IV.1 Contrôle de la qualité avant expédition....................................................................................... 49
IV.2 Réception des marchandises.......................................................................................................... 49
IV.3 Contrôle de la qualité après l’achat .............................................................................................. 50
IV.3.1 Echantillonnage........................................................................................................... 50
IV.3.2 Rebuts........................................................................................................................... 50
IV.4 Entreposage des matières et des produits ................................................................................... 51
IV.4.1 Personnel...................................................................................................................... 51
IV.4.2 Zones de stockage....................................................................................................... 51
IV.4.3 Conditions de stockage .............................................................................................. 51
IV.4.4 Etiquetage et contenants ............................................................................................ 52
IV.4.5 Matières diverses et dangereuses ............................................................................. 53
IV.4.6 Gestion des stocks....................................................................................................... 53
IV.4.7 Documentation: instructions et registres écrits ..................................................... 54
Module V: Distribution.................................................................................................................... 55
Introduction................................................................................................................................................... 55
V.1 Conditions de transport ................................................................................................................. 55
V.2 Chaîne du froid ............................................................................................................................... 55
V.3 Surveillance et relevés de la température .................................................................................... 55
V.4 Bons de livraison ............................................................................................................................. 56
V.5 Procédures et mesures à respecter pour les expéditions ........................................................... 56
V.6 Contenants des expéditions........................................................................................................... 56
V.7 Enregistrement des expéditions.................................................................................................... 56
V.8 Traçabilité......................................................................................................................................... 56
V.9 Port d’entrée..................................................................................................................................... 56
V.10 Emballage des produits et des matières....................................................................................... 57
Module VI: Réévaluation................................................................................................................. 59
Introduction................................................................................................................................................... 59
VI.1 Réévaluation des fabricants ........................................................................................................... 59
VI.2 Réévaluation des produits ............................................................................................................. 59
VI.3 Surveillance des services sous‐traités........................................................................................... 61
VI.3.1 Stockage et distribution ............................................................................................. 61
VI.3.2 Laboratoires de contrôle de la qualité...................................................................... 61
VI.3.3 Organismes de recherche sous contrat .................................................................... 61
Conclusion ..................................................................................................................................... 63
Références ..................................................................................................................................... 65

APPENDICES

Appendice 1 ‐‐ Exemple d’un Code de Conduite .................................................................................. 67
Appendice 2 ‐‐ Exemple de lignes directrices concernant la confidentialité ......................................... 74
Appendice 3 ‐‐ Exemple de lignes directrices sur le conflit d’intérêts................................................... 75
Appendice 4 ‐‐ Exemple d’une procédure opérationnelle normalisée (PON)
pour la rédaction d’une PON ...................................................................................... 81
Appendice 5 ‐‐ Exemple d’invitation à présenter une déclaration d’intérêt ......................................... 87
Appendice 6 ‐‐ Questionnaire sur le produit pharmaceutique ............................................................. 92
Appendice 7 ‐‐ Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour vérifier et
évaluer l’information sur un produit ........................................................................... 98
Appendice 8 ‐‐ Questionnaire technique concernant les fabricants de médicaments ......................... 113
Appendice 9 ‐‐ Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour planifier les inspections ...... 121
Appendice 10 ‐‐ Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour préparer une inspection .... 127

Appendice 11 ‐‐ Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour l’exécution
d’une inspection ........................................................................................................ 132
Appendice 12 ‐‐ Exemple de liste établie pour l’inspection des bonnes pratiques de fabrication........ 138
Appendice 13 ‐‐ Lignes directrices concernant les bonnes pratiques de fabrication :
rapport d’inspection ............................................................................................................ 140
Appendice 14 ‐‐ Bonnes pratiques de stockage............................................................................................ 141
Appendice 15 ‐‐ Bonnes pratiques de commerce et de distribution ......................................................... 142
Appendice 16 ‐‐ Recommandations relatives aux systèmes de qualité à l’intention
des inspectorats de produits pharmaceutiques ......................................................... 143

Introduction
Introduction
L’Organisation mondiale de la Santé (OMS), le Fonds des Nations Unies pour l’Enfance
(UNICEF) et de nombreuses autres organisations sont concernées par l’achat de produits
pharmaceutiques. En particulier, l’achat de médicaments utilisés dans le traitement du virus
de l’immunodéficience humaine/syndrome d’immunodéficience acquise (VIH/SIDA), du
paludisme et de la tuberculose, est aujourd’hui une préoccupation majeure aux plans
international et national. La Commission Européenne et les pays du G8, entre autres, ont pris
des engagements qui offrent les moyens d’accroître considérablement le financement de la
lutte contre les maladies transmissibles. C’est avec des médicaments peu chers mais de
qualité que cette lutte a le plus de chances d’avoir un effet maximal.
Nécessaire mise en place d’un système d’assurance qualité

type
Les efforts faits pour accélérer l’accès aux médicaments utilisés dans le traitement du
VIH/SIDA grâce à la négociation et à la concurrence des produits génériques ont mis en
évidence l’importance de l’assurance qualité dans l’achat de produits pharmaceutiques et
diagnostiques. Des sommes considérables sont investies pour l’approvisionnement en
produits pharmaceutiques auprès de divers fabricants de différents pays, mais souvent les
données sur les spécificités des produits et l’information sur leur qualité ne sont pas
évaluées, et les centres de production ne sont pas inspectés avec régularité et méthode.
Actuellement, certaines organisations chargées de l’approvisionnement ont bien un système
de qualité pour les différentes activités en place, mais ces systèmes varient considérablement
d’une organisation à l’autre. Pour obtenir l’information sur les produits afin de les évaluer,
certaines centrales d’achat demandent aux fabricants de leur présenter une liste ou de
répondre à un questionnaire. D’autres négligent de faire figurer sur ces listes certains
éléments qui devraient être évalués lors de la présélection. D’autres encore fondent leur
évaluation sur des questionnaires détaillés ou demandent des dossiers de produits. Certaines
sous‐traitent l’inspection du centre de production, mais ce type d’inspection peut être plus
ou moins approfondi et de qualité plus ou moins grande selon les ressources disponibles. De
plus, dans ce cas, la reconnaissance mutuelle et la coordination sont l’exception plutôt que la
règle.

Sans système d’assurance de la qualité, ces organisations risquent d’acheter des produits de
qualité inférieure, de contrefaçon, ou contaminés, ce qui entraîne des plaintes et des rappels,
du gaspillage et de graves risques pour la santé des patients. Ces problèmes nuisent à la
crédibilité des centrales d’achat, provoquent des pertes financières et mettent la sécurité des
patients en danger.
Historique
Une étude préparatoire conduite par une équipe d’experts a souligné les différences
marquantes entre la présélection des vaccins et celle des médicaments. Un projet pilote
d’étude de faisabilité concernant la présélection des fabricants de médicaments essentiels
pour traiter les maladies prioritaires a été recommandé.
1
Système d’assurance qualité type à l’intérieur des centrales d’achat
Mettant leur expérience en commun, des experts de l’UNICEF, du Fonds des Nations Unies
pour la Population (FNUAP), de l’OMS et de la Banque mondiale ont déterminé les éléments
nécessaires à des procédures d’achat appropriées.

L’OMS a alors entrepris en partenariat avec ces institutions des Nations Unies un projet qui a
été soutenu en principe par la Banque mondiale. Il avait pour objet la présélection de
produits et de fabricants de produits concernant le VIH/SIDA, et l’élaboration d’un système
modèle d’assurance qualité (dénommé ci‐après le Modèle). Le Modèle a pour but
d’accompagner les organismes ‐ ci‐après dénommés centrales d’achat ‐ qui achètent les
médicaments, vaccins ou autres articles utiles dans le secteur sanitaire, ou qui participent
d’une autre manière à la présélection, à l’achat, au stockage et à la distribution de ces
produits, afin que les médicaments soient sûrs, efficaces et de bonne qualité.
Buts et objectifs
A long terme, ces recommandations visent la conception et la mise en œuvre d’un système
uniforme et harmonisé d’acquisition de produits pharmaceutiques d’une qualité définie. Ce
système est basé sur un processus mutuellement reconnu de présélection des produits et des
fabricants, sur l’évaluation de dossiers de produit et sur l’inspection des centres de
production. Ce processus, défini dans le glossaire et décrit dans le Module II, sera ci‐après
appelé présélection.

Etablir, harmoniser et appliquer un système d’assurance qualité pour la présélection, l’achat,
l’entreposage et la distribution des médicaments est une tâche de grande ampleur qui doit
être accomplie étape par étape.

Les objectifs suivants ont été définis:

• créer un système type d’assurance qualité (model quality assurance system ‐MQAS)
à adopter et mettre en œuvre par les centrales d’achat;
• établir des directives pour harmoniser l’évaluation des données et des informations
sur les produits dans le cadre de la procédure de présélection;
• créer des normes unifiées d’inspection des fabricants et des fournisseurs afin
d’évaluer le respect des bonnes pratiques de fabrication (BPF).
Assurance qualité des achats
L’assurance qualité est un vaste concept englobant tous les facteurs qui, individuellement ou
collectivement, influent sur la qualité d’un produit. C’est l’ensemble des mesures prises pour
que les produits pharmaceutiques soient de la qualité requise pour leur utilisation prévue.
L’assurance qualité dépend donc de plusieurs facteurs et fait partie intégrante de toutes les
activités essentielles qui entourent l’achat.

Un système d’assurance qualité appliqué aux achats comporte des modalités de présélection,
d’entreposage et de distribution qui peuvent se répercuter sur les coûts, mais ses avantages
l’emportent sur les coûts d’investissement parce qu’il réduit les risques de perte causés par
l’achat et la fourniture de produits de qualité inférieure.
2
Introduction
La présélection de produits et de fabricants, l’achat, l’entreposage et la distribution, sont des
processus complexes dans lesquels peuvent intervenir de nombreux bureaux, organismes,
sections ou départements chargés des achats et des décisions administratives, financières et
techniques à plusieurs niveaux. Les produits pharmaceutiques ne sont pas des marchandises
ordinaires et exigent une attention spéciale. L’appui des services responsables de l’assurance
qualité est crucial. L’efficacité des procédures dépend en grande partie du recours
systématique à des méthodes qui ont fait leurs preuves. Une approche normalisée garantira
la cohérence de toutes les activités et aboutira à l’achat de produits pharmaceutiques de
qualité acceptable et définie.

Le présent Modèle est axé sur les quatre activités principales suivantes des centrales:

• présélection de produits pharmaceutiques et de fabricants;
• achat de produits pharmaceutiques;
• entreposage de produits pharmaceutiques;
• distribution de produits pharmaceutiques.

En fin de compte, les centrales d’achat sont responsables des résultats de ces quatre grandes
activités. Dans certains cas, une ou plusieurs d’entre elles peuvent être sous‐traitées et les
deux parties conviennent alors de se lier par un contrat qui décrit leurs responsabilités
respectives. Le donneur d’ordre reste responsable de veiller à ce que le sous‐traitant respecte
les normes et les règles énoncées dans ce modèle.
Recommandations
Il est recommandé aux centrales qui participent à l’une ou l’autre des activités clés du
processus d’achat d’élaborer et d’appliquer leur propre système d’assurance qualité en se
basant sur ce modèle, y compris les éléments décrits et les détails techniques spécifiés, et en
veillant à ce qu’il soit adapté aux différentes activités de chacune, à ce qu’il porte sur tous les
aspects de ces activités et à ce qu’il soit assez général pour que les activités interdépendantes
qui influent sur la qualité des produits pharmaceutiques soient liées.

Les lignes directrices exposées dans le présent document s’adressent aux centrales d’achat
des Nations Unies mais elles peuvent aussi servir à d’autres centrales pour l’établissement
de leur propre système d’assurance qualité.

Elles ont pour but l’achat de produits pharmaceutiques mais peuvent aussi servir à l’achat de
trousses de diagnostic ou d’appareils médicaux.
Présentation générale
Le présent document est divisé en six modules. Le Module I traite des conditions générales
requises pour l’installation du système d’assurance qualité qui doit être en place dans toute
centrale d’achat, quel que soit le nombre de ses activités clés. Le Module II énonce des
recommandations à suivre par les centrales d’achat lorsqu’elles évaluent leurs besoins, les
produits qui leur sont offerts et les modes de fabrication et d’approvisionnement que leur
proposent les fabricants. Le Module III décrit les principes à suivre pour l’achat de produits
3
pharmaceutiques. Le Module IV contient des recommandations sur les modalités de
réception et de stockage des produits achetés. Dans le Module V sont décrites les bonnes
pratiques de distribution, et le Module VI traite de la surveillance et de la réévaluation des
produits et des activités sous‐traitées. On trouvera aussi des exemples de documentation sur
les éléments du présent Modèle ainsi que les directives pertinentes de l’OMS en vigueur.

Tout au long de cet ouvrage, référence sera faite aux normes, règles, directives et textes de
l’OMS en vigueur. Un effort a été accompli pour éviter les répétitions chaque fois que
possible. Il est fait référence à des documents portant sur des sujets connexes, lorsque cela
présente un intérêt.

Le texte devenu classique Managing Drug Supply (Organisation de l’approvisionnement en
médicaments) (1) offre un tableau complet et détaillé des aspects techniques de la gestion
d’un stock de médicaments, y compris toutes les principales activités qui entourent l’achat.

4
Glossaire
Glossaire
Accessibilité économique
Mesure dans laquelle les gens qui ont besoin d’un produit pharmaceutique le
trouvent à un prix qu’ils peuvent payer.
Achat
Le fait de se procurer, en les achetant ou autrement, les produits pharmaceutiques,
vaccins ou nutraceutiques à usage humain. Dans le présent document, achat s’entend
de la présélection des produits et des fabricants par une procédure de qualification, y
compris la présélection et une surveillance continue par la suite, l’achat des produits
présélectionnés à des fabricants présélectionnés (en ce qui concerne le produit
spécifique) selon des mécanismes d’achat, d’entreposage et de distribution définis.
Appel d’offres
Procédure d’achat de produits pharmaceutiques mettant en concurrence un certain
nombre de fournisseurs. L’achat tient compte des offres de prix soumises par les
fournisseurs en réponse à une annonce publique.
Assurance de la qualité
L’assurance de la qualité est un concept de vaste portée couvrant tous les domaines
qui, séparément ou collectivement, influencent la qualité d’un produit. C’est
l’ensemble des opérations conduites dans le but d’assurer que les produits
pharmaceutiques sont de la qualité requise pour leur utilisation prévue.
Autorisation de mise sur le marché
Document juridique établi par l’autorité de contrôle des médicaments compétente
pour la mise sur le marché ou en libre distribution d’un produit dont l’innocuité,
l’efficacité et la qualité ont été évaluées. Ce document doit préciser, entre autres, le
nom du produit, sa forme galénique, sa composition quantitative (y compris les
excipients) par dose (en utilisant les DCI ou les noms génériques nationaux lorsqu’ils
existent), la durée de conservation et les conditions de stockage, enfin les
caractéristiques du conditionnement. Il spécifie l’information sur laquelle est fondée
l’autorisation (il précise, par exemple, que le produit considéré doit être conforme à
tous les détails fournis dans la demande et tel que modifié dans la correspondance
ultérieure). Il contient aussi l’information approuvée pour les professionnels de la
santé et le public, le type de vente (sur ordonnance ou libre), le nom et l’adresse du
titulaire de l’autorisation, et la durée de validité de l’autorisation.

Lorsque l’autorisation de mise sur le marché d’un produit a été donnée, celui‐ci est
inscrit sur une liste de produits autorisés – et il est souvent dit « homologué ». On
appelle aussi parfois « licence » l’autorisation de mise sur le marché.
5
Autorité de contrôle des médicaments

Organisme national qui administre, conformément à la législation pharmaceutique
nationale, tout le spectre des activités de règlementation des médicaments, y compris,
au minimum, toutes les fonctions suivantes:

o autoriser la mise sur le marché de produits nouveaux et de dérivés des
produits existants;
o contrôler la qualité par des tests en laboratoire;
o surveiller les réactions indésirables aux médicaments;
o fournir des informations sur les médicaments et encourager leur utilisation
rationnelle;
o inspecter l’activité des fabricants, grossistes et réseaux de distribution au
regard des bonnes pratiques de fabrication (BPF) et les autoriser à exercer;
o prendre des mesures pour assurer l’application de la réglementation;
o surveiller l’utilisation des médicaments.
Biodisponibilité
La vitesse et l’intensité avec lesquelles le principe actif ou la fraction thérapeutique
d’une forme pharmaceutique sont absorbés et disponibles in situ.
Bioéquivalence
Deux médicaments sont bioéquivalents si ce sont des produits pharmaceutiques
équivalents ou alternatifs et si leur biodisponibilité, exprimée en pic (Cmax et Tmax) et
leur exposition totale (aire sous la courbe – AUC) après administration dans la même
dose molaire et dans les mêmes conditions, sont à tel point similaires, que l’on peut
escompter que leurs effets sont essentiellement les mêmes.
Bonne pratique de fabrication (BPF)
Facteur de l’assurance qualité qui garantit que les médicaments sont toujours
produits et contrôlés dans le respect des normes de qualité appropriées à leur
destination et conformément aux conditions de l’autorisation de mise sur le marché.
Centrale d’achat
Tout organisme qui acquiert, en l’achetant ou autrement, un produit pharmaceutique,
un vaccin ou un nutraceutique à usage humain. Au sens des présentes lignes
directrices, il s’agira normalement d’un organisme à but non lucratif, d’une
organisation non gouvernementale (ONG) ou d’une institution des Nations Unies.
Une centrale d’achat est un organisme, quel qu’il soit, qui achète des produits
pharmaceutiques, des vaccins ou d’autres articles à usage sanitaire, ou qui participe à
leur présélection (voir infra), leur achat, leur entreposage et leur distribution.
Certificat type de l’OMS
Certificat de produit pharmaceutique du type défini dans le Système OMS de
certification de la qualité des substances pharmaceutiques qui se trouvent dans le
commerce international.1
6
Glossaire
Contrôle de la qualité
Le contrôle de la qualité concerne l’échantillonnage, les spécifications et les essais. Il
concerne aussi la documentation et les procédures d’acceptation/rejet par la centrale
d’achat, qui garantissent que les tests nécessaires et pertinents sont réellement
effectués et que l’utilisation, la vente ou la fourniture des matières premières, des
produits intermédiaires et des produits finis ne sont pas autorisées avant que leur
qualité ait été jugée satisfaisante.

1 Organisation mondiale de la Santé. Système OMS de certification de la qualité des
substances pharmaceutiques qui se trouvent dans le commerce international. Genève,
Organisation mondiale de la Santé, 2000. WHO/EDM/QSM/2000.2
(http://www.who.int/medicines/organization/qsm/activities/drugregul/certification/ce
rtifschemes. html).
Dénomination commune internationale
Nom scientifique abrégé tiré du principe actif. L’OMS est responsable de l’attribution
des DCI aux substances pharmaceutiques.
Efficacité
Capacité des activités de produire les effets prévus.
Efficience
Relation entre les résultats des activités et l’effort correspondant exprimée en argent,
en ressources et en temps.
Fabrication
Toute activité touchant à l’achat de matières et de produits, à la production, au
contrôle de la qualité, à l’autorisation de sortie, à l’entreposage et à la distribution de
produits finis ainsi qu’aux contrôles correspondants.
Fiabilité
La fiabilité indique jusqu’à quel point une mesure prise par différentes personnes à
différents moments et dans différentes circonstances produit les mêmes résultats
(voir aussi validité).
Indicateur
Critère qui permet de mesurer les changements, directement ou indirectement, et
d’évaluer dans quelle mesure les buts ou objectifs d’un programme ou projet sont
atteints. Les indicateurs doivent obéir aux critères suivants: être clairs, mesurables,
fiables, valides (voir ci‐après) et acceptés par les principales parties prenantes.
Informations concernant les produits
Aux fins du présent document, les informations sur les produits sont celles que les
fabricants ou les fournisseurs présentent sur les produits pharmaceutiques sous la
forme spécifiée dans les directives de la centrale d’achat (les dossiers de produits,
questionnaires sur les produits, ou autres) afin d’obtenir la présélection des produits.
Interchangeabilité
Un médicament interchangeable est un médicament qui est l’équivalent
thérapeutique d’un produit de référence.
7
Législation
Premier état du processus législatif, au cours duquel l’organe législatif adopte les lois
relatives à un domaine, par exemple le contrôle des médicaments. Les lois définissent
les rôles, droits et obligations de toutes les parties qui interviennent dans ce domaine
d’une manière générale (voir aussi réglementation ci‐après).
Législation pharmaceutique
Dispositions juridiques relatives aux activités pharmaceutiques (voir aussi législation
ci‐dessus).
Liste nationale des médicaments essentiels
Liste des médicaments essentiels (voir infra) définie, adoptée et publiée par le pays. Elle
est normalement utilisée par tous les établissements de santé, y compris les
principaux hôpitaux.
Médicament
Toute substance ou tout produit pharmaceutique destiné à l’homme ou à l’animal,
qui vise à modifier ou explorer un système physiologique ou un état pathologique
dans l’intérêt du patient. Dans le présent document, les termes médicament et produit
pharmaceutique (voir ci‐après) sont interchangeables.
Médicaments essentiels
Médicaments qui satisfont les besoins de soins de santé de la majorité de la
population. Le Comité OMS d’Experts de la Sélection et de l’Utilisation des
médicaments essentiels met à jour tous les deux ans la Liste modèle OMS des
médicaments essentiels. Tous les pays peuvent utiliser ce modèle pour établir leur
propre liste de médicaments essentiels.
Personne autorisée
Personne (parmi les cadres d’un centre de production) responsable de la mise en
vente de lots de produits finis. Dans certains guides de bonnes pratiques de fabrication
(BPF) et textes juridiques les termes personne qualifiée décrivent des personnes ayant
des fonctions analogues.
Présélection
Les activités entreprises pour définir le besoin d’un produit ou d’un service, pour
solliciter les déclarations d’intérêt d’entreprises désireuses de fournir le service ou le
produit en question, et pour examiner le produit ou le service offert par rapport aux
spécifications techniques et l’établissement où le produit ou le service est préparé par
référence aux normes courantes des bonnes pratiques de fabrication (BPF). Ce sont des
inspecteurs formés et qualifiés qui examinent le produit ou le service et
l’établissement de fabrication au regard des normes courantes. Une fois que le
produit est approuvé et que l’établissement a l’autorisation de délivrer le produit ou
le service en question, les autres centrales d’achat sont informées de cette décision. La
présélection est requise pour tous les médicaments, quels que soient leur composition
et leur centre de production/homologation, mais le nombre et le type d’informations
que le fournisseur doit donner à la centrale d’achat aux fins d’évaluation peuvent être
différents.
8
Glossaire
Principe actif
Substance ou composé destiné à la fabrication d’un produit pharmaceutique en tant
que composé thérapeutiquement actif (ingrédient).
Produits génériques
L’expression produit générique n’a pas tout à fait le même sens dans toutes les
juridictions. On évite donc de l’utiliser autant que possible et on préfère employer
médicament multisources (voir ci‐dessus). Les médicaments génériques peuvent être
commercialisés sous la dénomination commune approuvée ou sous un nom de
marque (déposée). Ils peuvent différés des produits innovants (voir ci‐après) par la
forme galénique et le dosage. La dénomination médicament générique s’applique à un
médicament par lequel on souhaite généralement remplacer le médicament innovant
et qui est souvent fabriqué sans autorisation du laboratoire créateur et mis sur le
marché après expiration du brevet ou des droits d’exclusivité. Il ne doit pas être
confondu avec les noms génériques des principes actifs.
Produit pharmaceutique
Voir médicament.
Produit pharmaceutique innovant
En général, le médicament qui a reçu le premier l’autorisation de mise sur le marché
(normalement en tant que médicament breveté) sur la base d’une documentation
prouvant son efficacité, son innocuité et sa qualité au regard des critères exigés à
l’époque de l’autorisation. Lorsqu’une substance est disponible depuis de
nombreuses années, il n’est pas toujours possible d’identifier un produit
pharmaceutique innovant.
Produits pharmaceutiques multisources (génériques)
Substances équivalentes ou alternatives sur le plan pharmaceutique qui peuvent être
équivalentes, ou non, sur le plan thérapeutique. Les produits pharmaceutiques
multisources qui sont équivalents sur le plan thérapeutique sont interchangeables.
Qualification
La qualification consiste à prouver, documents à l’appui, que les locaux, systèmes et
matériels sont tous correctement installés et/ou fonctionnent correctement et que leur
utilisation aboutit aux résultats attendus. La qualification est souvent une étape (c’est
la première) de la validation, mais une étape ne valide pas le processus à elle seule.
Dans le contexte que décrit le présent document, c’est le travail fait pour prouver que
le système d’approvisionnement livrera toujours des produits de la qualité requise et
spécifiée qui répondent à toutes les conditions de qualité exigibles.
Quantification fiable des besoins en médicaments
Evaluation faite avec soin des quantités nécessaires de chaque médicament. Elle est
fondée soit sur l’adaptation de la consommation passée, soit sur l’anticipation des
types de maladies et de leur traitement standard, et l’on peut escompter qu’elle
correspondra raisonnablement bien aux besoins réels.
9
Réglementation
Deuxième étape du processus législatif (la première étant la législation, voir plus
haut). La réglementation vise spécifiquement à fournir le dispositif juridique
permettant de parvenir aux objectifs administratifs et techniques de la législation.
Responsabilité
Obligation de rendre compte de sa conduite et de ses actions, généralement à un
individu ou à un groupe, mais en dernière instance, au public. Individus et
organisations peuvent les uns comme les autres être responsables. La responsabilité
et la transparence se recoupent à certains égards (voir ci‐après).
Substitution par un générique
Pratique qui consiste à substituer à un produit, vendu sous un nom de marque ou un
nom générique, par un produit équivalent, en général moins cher, qui contient le(s)
même(s) principe(s) actif(s).
Système d’autorisation
Dispositions juridiques nationales relatives aux entités chargées de la fabrication,
l’importation, ou la fourniture de produits pharmaceutiques, et à celles qui sont
chargées de les délivrer et de les vendre.
Transparence
Le terme transparence s’applique à:

o la définition par écrit des politiques et procédures et la publication de la
documentation écrite;
o la communication au public des raisons des décisions (voir aussi
responsabilité plus haut).
Validation
La validation consiste à apporter, conformément aux principes des bonnes pratiques
de fabrication, les preuves qu’une certaine procédure, un certain processus ou une
certaine méthode aboutissent effectivement et systématiquement aux résultats
attendus et à consigner cette démarche (voir aussi qualification plus haut).
Validité
La validité indique jusqu’à quel point une mesure prise donne effectivement la
mesure de la caractéristique que l’enquêteur souhaite mesurer (voir aussi fiabilité plus
haut).

10
Module I: Equipment de base nécessaire à une centrale d’achat
Module I: Equipement de base nécessaire à une centrale

d’achat
Introduction
Une centrale d’achat n’a souvent que de maigres ressources pour acheter et fournir des
substances pharmaceutiques. Dans bien des cas, la qualité d’un produit est compromise
lorsqu’il provient de sources sans qualification. Les centrales d’achat ont affaire à divers
types de fournisseurs et de clients, aux autorités de contrôle des médicaments, aux
fabricants, aux laboratoires de contrôle de la qualité, aux fabricants sous‐traitants, aux
laboratoires sous‐traitants, aux commerçants, aux intermédiaires, aux distributeurs et aux
pharmacies. Le système d’assurance qualité aidera à garantir que les transactions avec ces
partenaires aboutiront à l’achat de produits pharmaceutiques de la meilleure qualité
possible.

Le module I porte sur l’équipement de base requis pour ce type de système, qui comprend
des ressources physiques comme les locaux, le matériel et le personnel, et aussi sur les
mesures, normes et procédures spécifiées par écrit qui sont nécessaires à la cohésion de
toutes les activités d’approvisionnement clés. L’équipement de base décrit dans ce module
est donc valable pour toutes les activités qui font l’objet des modules suivants.
I.1 Ressources matérielles
I.1.1 Les locaux
Les bureaux
La centrale d’achat doit avoir assez d’espace à usage de bureaux pour le personnel requis et
ses activités.
Entreposage
La centrale d’achat doit avoir assez d’espace pour entreposer et conserver la documentation
sur les produits, les échantillons de produits, les stocks, les rapports, les dossiers et autres
registres concernant toutes les principales activités d’approvisionnement.

Les échantillons et les produits sont entreposés dans de bonnes conditions, qui sont
spécifiées, par exemple les conditions de température, d’humidité ou de protection contre la
lumière. Les conditions de stockage sont données en détail dans le Module IV.

Afin d’assurer une distribution satisfaisante, il doit y avoir assez d’espace pour l’entreposage
du matériel, des fournitures de bureau et des matières. Les conditions requises pour la
distribution figurent dans le Module V.
11
I.1.2 Equipement
Ordinateurs
L’ordinateur peut contribuer à l’efficacité des procédures d’approvisionnement, mais ne peut
pas les remplacer. Correctement utilisée, l’informatisation servira à accélérer les tâches
complexes, à travailler avec plus d’exactitude et à automatiser les tâches répétitives. Le
personnel doit être convenablement formé à l’utilisation des systèmes informatisés.

L’informatisation convient à l’approvisionnement à beaucoup d’égard, notamment à la
planification des besoins, à la gestion du budget, à l’analyse financière, à l’élaboration des
documents et rapports et au contrôle des stocks. Des copies papier sont tirées selon les
besoins pour fournir les pièces justificatives des activités accomplies.

Si l’on ne dispose pas d’ordinateur, les activités sont enregistrées à la main.
Le logiciel
Le logiciel choisi doit convenir à l’usage prévu. Les programmes peuvent offrir de façon
fiable et exacte l’information requise sur la qualité et la gestion. Ils sont faciles à utiliser et le
personnel est convenablement formé à cette utilisation. Lorsque l’on utilise différents
programmes, ils sont compatibles, si possible, afin que les données puissent être transférées
directement de l’un à l’autre.

Des programmes appropriés sont mis en place partout où les centrales d’achat et le(s)
fabricant(s) échangent des informations par voie électronique.

Des systèmes de sécurité appropriés pour empêcher que des personnes non autorisées aient
accès aux registres et rapports informatiques, ou y apportent des modifications, et aussi des
systèmes de sauvegarde pour prévenir les pertes de données. Un programme antivirus et un
pare‐feu de bonne qualité sont installés, configurés, utilisés et mis à jour régulièrement pour
empêcher l’accès non autorisé aux données, et leur perte.

Un appui technique est assuré pour que le logiciel et les systèmes de sécurité restent
fonctionnels et à jour.
Matériel
Le matériel choisi doit permettre de travailler efficacement avec le logiciel voulu. Ce système
a la capacité et la mémoire nécessaires à l’utilisation prévue ainsi que les périphériques
d’entrée et de sortie adéquats, y compris des imprimantes de bonne qualité. L’accès à
Internet et si possible à un réseau local (LAN) est assuré pour faciliter l’échange
d’informations. Un plan d’entretien et d’amélioration est prévu pour que le système puisse
fonctionner en permanence.
Télécommunications
L’accès au téléphone et à un télécopieur est assuré pour une communication immédiate.
Dans la mesure du possible, il faut pouvoir communiquer par courrier électronique
(courriel).
12
Mobilier
Mobilier de bureau bien adapté, à savoir bureaux, sièges, rayonnages, placards, classeurs et
autres articles nécessaires.
Matériel de bureau
Ce matériel se compose de photocopieuses, agrafeuses et poinçonneuses, entre autres.
I.1.3 Matériel et consommables
Papeterie et consommables
La centrale d’achat fournit la papeterie nécessaire, à savoir le papier, les feuilles à en‐tête, les
cartes de visite et les formulaires pré‐imprimés, selon les besoins. Les consommables
informatiques à fournir sont les périphériques amovibles (disquettes, CD et/ou clés USB), les
cartouches d’imprimante, le papier pour imprimante, ainsi que toutes les pièces de
remplacement non couvertes par un contrat d’entretien.
Véhicules et transport
Le transport en voiture officielle ou le remboursement des coûts de transport sont prévus
pour les déplacements à l’occasion de réunions, visites, inspections et autres tâches
officielles.

Lorsque la centrale d’achat est responsable du transport local et de la distribution des
produits, un moyen de transport approprié à la protection de la qualité des produits est
disponible.
I.1.4 Systèmes financiers
La centrale d’achat doit peut effectuer les transactions financières nationales et
internationales nécessaires. Elle dispose de fonds pour assurer la continuité des activités,
qu’il existe ou non des mécanismes de remboursement pour les activités clés, par exemple la
présélection.

La centrale doit pouvoir recourir aux services bancaires adéquats. Elle nomme un ou
plusieurs signataires des comptes en banque pour assurer le contrôle d’une part, et la
continuité des opérations en l’absence du personnel clé de l’autre.

Il faut mettre en place un système de comptabilité, avec audits réguliers.

Si la centrale d’achat fait partie d’une organisation assez importante, elle est autonome et/ou
communique assez facilement avec le département financier de l’organisation mère pour
pouvoir conduire toutes ses transactions financières sans délai.
13
I.1.5 Ressources humaines
Personnel
Un personnel en nombre suffisant, convenablement formé, éduqué et expérimenté, est
chargé des activités clés. Le nombre de membres du personnel nécessaire au département
responsable de ces activités dépendra du volume et de la valeur des produits achetés et des
produits à fournir. Un personnel suffisant est chargé des tâches de secrétariat, d’organisation
et de comptabilité, et un soutien juridique est assuré également.

Le personnel clé comprend les responsables de la présélection, des achats, de l’entreposage et
de la distribution. La personne à qui incombe la présélection peut aussi être chargée de
l’assurance qualité. La législation nationale est respectée s’agissant, par exemple, de
dispositions exigeant qu’une personne soit responsable des achats, de l’entreposage et de la
distribution des produits pharmaceutiques.

La personne responsable de la présélection et la personne responsable des achats doivent
être indépendantes l’une de l’autre et de rang hiérarchique égal.

Les responsabilités du personnel chargé des différentes activités clés sont décrites dans les
Modules II à V.
Qualifications et expérience
Les responsables de la présélection, des achats, de l’entreposage et de la distribution doivent
avoir les qualifications, les connaissances et l’expérience voulues dans leurs domaines
respectifs (voir Modules II à V).
Code de conduite
Tout membre du personnel respecte un code de conduite relatif à ses activités
professionnelles. On trouvera à la section I.2.4 la description plus détaillée d’un code de
conduite, et à l’Appendice 1 un exemple de code de conduite.
Confidentialité
Il est essentiel de traiter comme confidentielle toute information obtenue par une personne

qui travaille pour la centrale d’achat. Presque toute l’information donnée par les entreprises
et les fabricants est spécifique d’un produit, peut être brevetée et restera secrète, compte tenu
de son intérêt commercial. Les évaluateurs et inspecteurs doivent traiter comme strictement
confidentielle et propre à la partie qui collabore avec la centrale d’achat toute information
soumise ou observée au cours de l’évaluation des dossiers de produits et de l’inspection des
centres de production, ou touchant d’une autre manière l’accomplissement de leur tâche
dans le cadre du projet susmentionné.

Les évaluateurs et les inspecteurs signent un accord de confidentialité. On trouvera un
exemple de ce type d’accord à l’Appendice 2, et un supplément d’information à
l’Appendice 3 (exemple de lignes directrices sur les conflits d’intérêts).
14
Conflit d’intérêts
Avant de rien entreprendre, les évaluateurs et inspecteurs (y compris le personnel
contractuel) signent une déclaration d’intérêt. Si, sur la base de cette déclaration, on estime
approprié qu’ils entreprennent le travail objet du contrat, ils conviennent de s’acquitter de
leurs fonctions dans l’intérêt de la centrale exclusivement. Ils doivent confirmer que
l’information qu’ils ont donnée dans la déclaration d’intérêt est correcte, qu’à leur
connaissance, il n’existe pas de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent et qu’ils n’ont
aucun intérêt, financier ou autre, dans l’affaire, et/ou de relations avec une personne ou une
entité qui:

• peut avoir un intérêt commercial à obtenir la révélation d’une information
confidentielle au cours des activités d’évaluation décrites dans la déclaration; et/ou
• peut avoir un intérêt au résultat de l’évaluation, y compris, entre autres, un
fabricant dont les produits sont soumis à évaluation ou un fabricant de produits
concurrents.

Si cette situation change, les membres du personnel s’engagent à en aviser rapidement la
centrale d’achat, par exemple si un problème se pose, qui conduit à un conflit d’intérêts au
cours de leurs activités avec la centrale.
Descriptions de poste
Tous les membres du personnel ont une description de poste, avec définition des
responsabilités.
Organigramme
La centrale d’achat a un organigramme indiquant les postes, les noms des responsables et les
rapports hiérarchiques.

Il y a concordance entre les responsabilités et les rapports hiérarchiques tels qu’indiqués
dans l’organigramme et que décrits dans les descriptions de poste.
I.2 Documents relatifs aux politiques et aux normes
La documentation est un élément critique d’un système d’assurance qualité. La centrale
d’achat possède une vaste documentation relative à ses politiques, lignes directrices, normes
et règles, et composée de manuels, procédures, registres et autres documents connexes.

Dans chaque section ou département, chaque activité est accomplie et enregistrée dans les
règles, conformément à des procédures écrites approuvées.

Les principaux éléments de la documentation correspondant au présent Modèle sont décrits
ci‐après.
I.2.1 Manuel de la qualité
La centrale d’achat a un manuel de la qualité qui expose la politique de la qualité que la
direction a établie pour ses différentes activités. Son travail et ses objectifs sont gouvernés
15
par des notes de politique générale et par un souci de la qualité. De plus, des documents
décrivent la stratégie à suivre par chaque section ou département dans toutes leurs activités
touchant la présélection puis les achats, l’entreposage et la distribution.

Une fois cette politique de la qualité définie, la centrale d’achat la met en œuvre, en surveille
l’application, la révise et l’amende si nécessaire à intervalles réguliers.
I.2.2 Procédures opératoires normalisées
Toutes les activités propres à la centrale d’achat sont conformes à des procédures opératoires
normalisées (PON) écrites, claires et détaillées. Chacune de ces procédures, en particulier
celles qui décrivent minutieusement le déroulement des activités et la présentation
approuvée des registres et des rapports (voir les addenda ci‐après), doit correspondre aux
opérations de la centrale d’achat considérée.

Les PON sont rédigées par la personne responsable de la procédure envisagée. Il faut suivre
une PON pour rédiger une PON afin d’assurer la cohérence dans la conception, la structure
et la présentation. On trouvera une PON pour la rédaction d’une PON à l’Appendice 4.
Style et présentation
Une PON est rédigée selon le modèle approuvé par la centrale d’achat et par la ou les
personne(s) autorisée(s), qui la signent et la datent en bonne et due forme.

La PON est écrite dans un langage clair et sans ambigüité.

Le nom et/ou logo de la centrale d’achat doit figurer sur la première page de chaque
PON.
Eléments des procédures opératoires standardisées
Une PON contient au moins les éléments suivants.
Titre et numéro
Chaque PON a un titre. Le titre donne une indication claire de l’activité décrite. Un
système de numérotation facilite l’identification de l’activité ou du département qui
est l’objet de la PON.
Objectif
Cette section décrit ce qui doit être accompli et/ou atteint en suivant la PON.
Portée
Cette section décrit le niveau, la profondeur ou le champ d’application de la PON.
Politique
Cette section indique la politique de la centrale d’achat s’agissant de l’activité
considérée.
Responsabilité
Cette section indique la personne ou donne la liste des personnes responsable(s) de
l’exécution des activités énumérées dans la procédure. Il peut être utile de
mentionner le poste plutôt que le nom des personnes.
16
Action
Cette section décrit les étapes à suivre du début à la fin du processus pour mener
l’activité à bien.

Les étapes sont indiquées à l’impératif et numérotées. Il est conseillé de préciser qui
est responsable de chaque étape. Pour ce faire, on peut indiquer le poste (titre de la
fonction) de la personne responsable à côté de chaque étape, ou le numéro des
différentes étapes à côté des postes énumérés sous le titre « Responsabilité ».

Lorsqu’une étape conduit à une autre procédure à suivre, la PON applicable doit être
indiquée à cette étape.
Distribution et récupération
La documentation est distribuée avec soin. Il ne doit plus rester aucune PON annulée
ou obsolète là où elle a été utilisée. Les sections et/ou les personnes (postes)
responsables auxquelles la PON a été distribuée figurent sur une liste. Chaque fois
que la PON est révisée ou amendée, les versions annulées sont retirées de tous les
lieux d’utilisation qui figurent sur la liste et remplacées par la version à jour; ce retrait
est enregistré.
Révisions
Dans une section qui pourrait être intitulée « Historique », la date de chaque
changement apporté à la PON, la personne responsable de la révision, la modification
elle‐même et la raison de cette modification sont enregistrées. Cette section donnera à
la centrale d’achat l’historique des amendements apportés à la PON.
Additifs
La présentation de tous les registres à remplir ou à tenir à jour dans le cadre de
l’activité est normalisée. Il est utile de déterminer et d’approuver cette présentation à
l’avance. La présentation normalisée approuvée fait partie de la PON et peut y être
jointe en tant qu’additif.
Activités à exécuter selon des procédures opératoires normalisées
La liste qui suit est une liste d’exemples d’activités qui peuvent faire l’objet de PON:

• rédiger une procédure opératoire normalisée (voir Appendice 4);
• rédiger un contrat ou un accord;
• amender un contrat ou un accord;
• identifier et signaler les produits de contrefaçon;
• signaler les écarts;
• nommer les évaluateurs de l’information sur le produit;
• nommer les inspecteurs contractuels;
• tenir à jour une liste de l’ensemble des documents;
• recevoir et examiner une offre;
• évaluer les offres reçues;
17
• commander un ou des produits à un fournisseur ou un fabricant;
• publier les spécifications des produits aux fins d’approvisionnement;
• envoyer des questionnaires aux fournisseurs, recevoir et évaluer les réponses;
• s’occuper des rappels;
• politique concernant la réinspection régulière;
• suivi systématique des inspections;
• correction des erreurs d’inspection;
• présentation normalisée des rapports sur les inspections.
I.2.3 Mesures concernant le suivi des modifications
La centrale d’achat a prévu des mesures pour suivre les modifications. Ces mesures portent
sur la gestion des modifications apportées aux procédures et à la documentation de la
centrale elle‐même, ainsi que sur les modifications apportées aux données et informations
concernant les médicaments à présélectionner.

Il est essentiel qu’une procédure soit en place pour suivre les modifications qui touchent les
principes actifs, la formulation, les processus de fabrication, les méthodes de test pour
l’analyse, ou l’emballage des produits présélectionnés. Cette procédure doit permettre de
garantir que les modifications sont signalées à la centrale d’achat avant la fabrication des
nouveaux lots, ou avant leur livraison et leur mise en distribution. On trouvera dans le
Module VI de plus amples informations sur les modifications apportées aux produits.
I.2.4 Code de conduite
La centrale d’achat conçoit, autorise et applique un code de conduite écrit.

Le code de conduite décrit la politique de la centrale concernant la conduite professionnelle
du personnel. Il est appliqué par tous les membres du personnel.

Le code de conduite donne des directives aux membres du personnel sur la conduite à tenir
dans diverses situations. Il peut traiter les points suivants:

• introduction et objectifs;
• responsabilités clés;
• responsabilités personnelles;
• sécurité;
• compétence professionnelle;
• qualifications and expérience;
• conduite;
• intégrité et attitude;
• tenue vestimentaire, santé et hygiène;
18
• relations avec la direction;
• PON;
• déplacements/voyages et logement;
• confidentialité et conflits d’intérêts;
• documentation et registres;
• contrats et attributions;
• dossiers de produit, évaluation et inspection;
• échantillons;
• rapports d’évaluation et d’inspection;
• communication d’informations et de conseils.
I.2.5 Lignes directrices concernant les conflits d’intérêts
La centrale d’achat a une politique en matière de conflit d’intérêts que tout le personnel doit
suivre. On trouvera un exemple de directives sur ce sujet à l’Appendice 3.

Le document doit traiter les points suivants au minimum:

• introduction et objectifs;
• définitions et principes;
• responsabilités;
• confidentialité;
• impartialité.
I.2.6 Liste des produits et des fabricants présélectionnés
La centrale d’achat élabore et met à jour selon sa propre procédure une liste de produits et
fabricants présélectionnés après avoir évalué les données et informations sur les produits et
inspecté les centres de production. Ces produits et ces centres sont spécifiques, cʹest‐à‐dire
que les centres sont présélectionnés pour un ou plusieurs produits spécifiques et que les
produits sont présélectionnés tels que fabriqués dans des centres spécifiques.

La personne sur qui repose la responsabilité de la présélection est également responsable de
l’ajout ou de la suppression d’éléments de la liste.

Lorsque la centrale d’achat a terminé l’évaluation d’un dossier de produit et a procédé à
l’inspection voulue pour apprécier le respect des bonnes pratiques de fabrication, des bonnes
pratiques d’entreposage et des bonnes pratiques de distribution, elle établit une liste sur la
base de la place qu’elle accorde aux produits et fabricants présélectionnés.

19
Cette liste contient au minimum l’information suivante:

• nom de la centrale d’achat;
• nom des personnes qui ont la signature;
• numéro de référence et version de la liste;
• date d’établissement de la liste;
• nom et adresse physique du fabricant, y compris ceux des centres de production
correspondant à chaque produit;
• adresse postale, numéro de téléphone, numéro de télécopie et adresse courriel du
fabricant et du fournisseur;
• nom de marque, DCI, forme galénique, dosage et taille du conditionnement;
• date de la présélection d’origine;
• date d’expiration de la présélection;
• date limite de validité de la liste.
I.2.7 Tenue des registres
Les registres de toutes les opérations sont tenus et conservés de façon organisée.

Des aires assez grandes sont prévues pour l’entreposage des registres, notamment ceux qui
contiennent l’information sur les produits, l’information sur les fabricants, et les rapports
d’inspection.

L’accès à ces aires est réservé au seul personnel autorisé, car des informations confidentielles
peuvent y être archivées, notamment des dossiers sur la fabrication, les essais et/ou
l’entreposage.

Les dossiers sont tenus pendant une période déterminée, conformément à la législation
nationale. En général, ils sont gardés au moins un an au‐delà de la date d’expiration du
produit fini.

Des recommandations supplémentaires sur la tenue des dossiers dans les systèmes
d’assurance de la qualité figurent dans la publication de l’OMS intitulée Assurance de la
qualité des médicaments (2,3).

20
Module II: Présélection
Introduction
La présélection est un des éléments clés de l’achat et de la fourniture de médicaments de
qualité acceptable garantie. On peut distinguer deux parties dans ce processus: l’évaluation
du produit et l’évaluation du fabricant.

• L’évaluation relative au produit est le moyen de s’assurer que le produit correct est
spécifié par la centrale d’achat. Celle‐ci juge alors si le fabricant offre un produit qui
répond aux normes et règles de sécurité, de qualité et d’efficacité prédéterminées.
• L’évaluation du fabricant permet de s’assurer qu’il est capable de fabriquer le produit
comme spécifié dans les informations le concernant et conformément aux bonnes
pratiques de fabrication (BPF), comme le recommande l’OMS. Le fabricant doit être
en mesure de respecter sans faille les normes spécifiées pour assurer l’homogénéité
de tous les lots du produit.

L’évaluation des services contractuels assurés par des agents de stockage et de distribution,
par exemple, des organismes de recherche sous contrat (ORC) ou des laboratoires de
contrôle de la qualité – qui vérifient si les BPF, les bonnes pratiques cliniques (BPC) et les
bonnes pratiques de laboratoires (GBPL) sont respectées ‐ est encore un moyen de renforcer
le processus de présélection.

Il incombe à la centrale d’achat de veiller à ce que toutes les étapes de la présélection soient
menées à bien conformément au présent modèle. Ainsi, les fabricants fourniront des produits
qui seront conformes aux spécifications et à toutes les normes et règles, les centrales feront le
meilleur usage possible des ressources et l’on évitera que différentes centrales fassent la
même présélection. De plus, le risque que les centrales d’achat acquièrent et fournissent des
produits de qualité inférieure sera réduit au minimum.

Ce module énonce des recommandations que les centrales d’achat devraient appliquer
lorsqu’elles calculent leurs besoins en produits et lorsqu’elles évaluent les produits et les
arrangements proposés par les fabricants sur leur fabrication et leur fourniture.
II.1 Principes de présélection
Les procédures de présélection se fondent sur les principes suivants:

• confiance dans l’information donnée par l’autorité nationale de réglementation
pharmaceutique;
• évaluation des données et informations présentées par les fabricants sur les
produits y compris leur formulation, leur fabrication, les tests et leurs résultats;
• compréhension d’ensemble des activités de production et de contrôle de la qualité
des fabricants et fournisseurs et de leur respect des principes des BPF;
21
• évaluation de la continuité dans la production et le contrôle de la qualité due au
respect des BPF décrites dans la publication de l’OMS intitulée Assurance de la
qualité des médicaments, volumes 1 et 2 (2, 3) et des directives supplémentaires de
l’OMS sur les BPF;
• existence de systèmes de qualité appropriés et de PON;
• échantillonnage aléatoire et tests des produits pharmaceutiques fournis;
• mécanismes d’achat adéquats (voir Module III);
• bonnes pratiques d’entreposage (voir Module IV);
• bonnes pratiques de distribution (voir Module V);
• suivi des plaintes émanant de centrales d’achat et de pays;
• traitement adéquat des plaintes et des rappels;
• surveillance continue et requalification.

Un document de la centrale d’achat décrit la politique et les procédures de présélection, y
compris l’évaluation de l’information sur les produits et du respect des normes par les
fabricants.
II.1.1 Liste modèle OMS des médicaments essentiels
Les centrales d’achat peuvent se rendre compte que de nombreux produits dont elles ont
besoin sont sur la Liste modèle OMS des médicaments essentiels, liste de médicaments
d’innocuité et d’efficacité prouvées mise à jour périodiquement (4). Elles s’efforcent de se
procurer des médicaments qui figurent sur la Liste modèle. Celle‐ci sera pour elles une
référence utile pour établir les spécifications des médicaments qu’elles recherchent.
II.2 Normes de présélection
La procédure de présélection se fonde sur la Procédure d’évaluation de l’acceptabilité de
principe des produits pharmaceutiques achetés par les institutions des Nations‐Unes (5).

En principe, ces produits sont au moins conformes aux recommandations faites par l’OMS
dans le document intitulé Marketing authorization of pharmaceutical products(6).

Au minimum, les fabricants se plient aux BPF de l’OMS (3).
II.3 Responsables et responsabilités
II.3.1 Personnel responsable de la présélection

La personne responsable de la présélection est indépendante de celle qui est responsable des achats.
Les responsabilités clés de la personne chargée de la présélection sont les suivantes:

• établir les spécifications des produits;
• publier les appels de déclarations d’intérêt;
22
• établir un questionnaire pour recueillir des données et informations sur un produit
et/ou des directives sur cette activité;
• évaluer les données et informations sur les produits pour vérifier s’ils sont
conformes aux normes et règles;
• évaluer les centres de production en les inspectant pour vérifier s’ils se conforment
aux BPF de l’OMS;
• établir la liste des produits et fabricants présélectionnés.
II.3.2 Personnel chargé d’évaluer l’information sur les produits
La personne chargée d’évaluer l’information sur les produits est indépendante de celle qui
évalue le centre de production. Aucune des deux n’a à faire rapport à l’autre sur ses
décisions.

Les responsabilités clés de la personne qui évalue l’information sur les produits sont les
suivantes:

• établir et appliquer les PON et les directives sur l’évaluation des informations sur
les produits;
• recevoir les informations sur les produits;
• examiner les informations sur les produits;
• évaluer les informations sur les produits;
• informer les fabricants du résultat de l’évaluation des informations sur les produits;
• communiquer avec la personne responsable de l’inspection des centres de
production.
La personne chargée d’évaluer l’information sur les produits peut être membre du personnel
en place ou affectée à cette tâche.

Les personnes chargées d’évaluer les informations sur les produits doivent avoir les
qualifications et l’expérience requises, notamment des connaissances en pharmacie, chimie
pharmaceutique et pharmacologie. Dans l’idéal, elles auront rempli des fonctions de
réglementation ou acquis une expérience dans ce domaine.
II.3.3 Personnel responsable de l’inspection des centres de

production
Les principales responsabilités de la personne chargée de l’inspection des centres de
production sont les suivantes:

• établir et mettre en œuvre les directives et les PON;
• coordonner les inspections prévues;
• si nécessaire, recruter ou nommer des inspecteurs ayant les qualifications et
l’expérience appropriées;
• former les inspecteurs;
23
• organiser les inspections;
• mettre la dernière main aux rapports d’inspection;
• informer les fabricants des résultats de l’inspection.

Au minimum, les responsables de l’inspection des centres de production ont les
qualifications et l’expérience voulues en matière de fabrication de médicaments, d’assurance
qualité, de BPF, d’inspection et d’audit, de chimie et de contrôle de la qualité. Dans l’idéal,
ayant travaillé avec une autorité de réglementation, ils sont familiarisés avec l’inspection.

La décision est prise en toute indépendance mais la personne chargée d’évaluer les
informations sur les produits et celle qui est chargée d’inspecter des centres de production
communiquent, car il peut être nécessaire de vérifier certaines informations sur le produit
pendant l’inspection du centre de production.
II.4 Principales étapes de la présélection
Les principales étapes de la présélection sont résumées dans la figure 1. On trouvera ci‐après
la description détaillée des différentes étapes. Les étapes préparatoires à l’élaboration d’un
système de documentation, comprenant accords de confidentialité, déclaration de conflit
d’intérêts, PON et directives, sont décrites dans le Module I.
II.4.1 Etape 1: solliciter et recevoir des déclarations d’intérêts
Elaborer le cahier des charges du ou des produits aux fins de présélection

La personne responsable des achats contribue à l’élaboration du cahier des charges du ou
des produits à présélectionner afin que ceux‐ci remplissent les conditions exigées.

Le cahier des charges doit être détaillé, clair et sans ambiguïté, afin d’éviter qu’une
documentation qui ne correspond pas aux produits à acheter ne soit inutilement soumise et
traitée.

Le cahier des charges précise au moins:
• le nom du (des) principe(s) actif(s);
• la pharmacopée de référence, par exemple pharmacopée européenne, pharmacopée
japonaise, pharmacopée des Etats‐Unis ou pharmacopée internationale;
• le dosage et la forme galénique;
• la forme galénique (voie d’administration);
• la taille de l’emballage;
• le matériel d’emballage;
• l’étiquetage prescrit.
Le cahier des charges peut être publié dans le cadre de l’appel de déclaration d’intérêt.

24
Figure 1
Principales étapes de la présélection
Etape 1: solliciter et recevoir des déclarations d’intérêt
Elaborer le système de documentation, les accords
de confidentialité, la déclaration de conflit d’intérêts,
les PON et les directives
Elaborer le cahier des charges du produit et solliciter
les déclarations d’intérêt
Ø
Publier l’appel de déclarations d’intérêt
Recevoir les déclarations d’intérêt
Envoyer aux fabricants les directives concernant la soumission d’informations sur le(s)
produit(s)
Ø
Rédiger le formulaire d’examen, les directives
concernant l’évaluation, indiquer la présentation du
rapport d’évaluation sur le(s) produit(s)
Ø
Etape 2: recevoir l’information sur le(s) produit(s)
Ø
Etape 3: examiner l’information sur le(s) produit(s)
Ø
Etape 4: évaluer l’information sur le(s) produit(s)
Evaluer l’information sur le(s) produit(s)
Rédiger les rapports
Communiquer les résultats aux fournisseurs en demandant des renseignements
supplémentaires si nécessaire
Ø
Etape 5: planifier une inspection, la préparer et l’effectuer
Rassembler les informations pour planifier
l’inspection
Rédiger la documentation, les directives et les PON
pour l’inspection
Planifier l’inspection
Prendre les mesures administratives voulues pour le
transport, le logement, etc.…
Ø
Procéder à l’inspection
Rédiger les rapports
En communiquer la teneur au fabricant, en demandant des informations supplémentaires
si nécessaire
Examiner l’information supplémentaire demandée
Informer le fabricant du résultat
Ø
Etape 6: terminer le processus d’évaluation et mettre à jour la liste de
présélection
Prendre une décision sur la présélection
Mettre au point la liste des fabricants et des produits présélectionnés
Informer les intéressés de toute modification de la liste
Publier la liste révisée périodiquement
25
Rédiger et publier un appel de déclarations d’intérêt

Lorsque le cahier des charges est mis au point, un appel de déclarations d’intérêt est publié
largement pour atteindre tout fabricant intéressé par la fourniture d’un ou de plusieurs
produits. L’invitation faite à tous les fabricants intéressés de déclarer leur d’intérêt pour la
fabrication de produits pharmaceutiques figurant sur la liste doit être ouvert et transparent.
Les appels de déclarations d’intérêt peuvent concerner des groupes de produits et être
répétés chaque fois que nécessaire.

L’appel de déclarations d’intérêt doit être détaillé et comporte au minimum:

• la finalité de l’appel;
• l’objectif de l’appel;
• la liste des produits, avec les spécifications de chaque produit;
• l’information sur les quantités requises (si disponible);
• le détail des informations à soumettre;
• les lignes directrices concernant la soumission, y compris les informations sur les
détails à soumettre dans le cadre de la déclaration d’intérêt, sur le point focal
auquel adresser la soumission et sur la présentation de cette soumission;
• les renseignements sur le destinataire de la déclaration d’intérêt (nom, adresse, n°
de téléphone, n° de télécopie, adresse électronique et adresse postale);
• la date de clôture de réception des déclarations d’intérêt par la centrale d’achat.

On trouvera à l’Appendice 5 un exemple de demande de déclarations d’intérêt.

Les fabricants soumettent leur déclaration d’intérêt accompagnée de l’information demandée
sur le(s) produit(s) et le(s) fabricant(s) avant la date spécifiée par la centrale d’achat.
Recevoir les déclarations d’intérêt
La centrale d’achat assure l’infrastructure voulue pour la réception et le traitement des
déclarations d’intérêt tout au long des étapes de la présélection qui suivent.

Elle a une politique claire quant à l’acceptation de ces déclarations après la date de clôture.
Normalement, le traitement des déclarations reçues en retard n’est pas autorisé. Celles‐ci ne
sont prises en compte que dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu’un
fabricant est le seul à déclarer son intérêt pour la fourniture d’un produit spécifique.

Il convient d’exprimer ses regrets lorsque la déclaration d’intérêt arrive avec retard, et les
fabricants donnent les raisons de ce retard.

Un registre de toutes les déclarations d’intérêt est tenu.
26
Envoyer aux fabricants des directives concernant la présentation des

informations sur les produits
Les fabricants qui ont envoyé une déclaration d’intérêt avant la date de clôture spécifiée dans
l’appel reçoivent des directives concernant la collecte et la soumission des informations sur
les produits et les fabricants. Ces directives sont accessibles au public. Dans les cas où cela
n’est pas fait, les raisons de cette décision sont données, documents à l’appui.
Les directives sont écrites en langage clair, sans ambiguïté. Elles donnent au minimum les
indications suivantes:

• contenu et forme de la soumission, notamment le type et la présentation de
l’information (par exemple la procédure de soumission de l’information sur un
produit homologué dans un pays reconnu comme organisme de réglementation des
médicaments efficace, et des instructions sur la vérification de la conformité d’un
dossier existant par référence croisée avec la présentation prescrite pour la
soumission);
• modalités de soumission, y compris l’adresse à laquelle la documentation doit être
envoyée et éventuellement une facture correspondant à la récupération des
dépenses.
Contenu et présentation de la soumission

Pour chaque produit soumis à présélection, le fabricant intéressé est prié de présenter des
informations sur le produit, ainsi qu’un échantillon assez important pour que l’on puisse
l’analyser en fonction du cahier des charges de son produit fini tel qu’il figure dans les
informations données, une lettre d’accompagnement (comme recommandé pour la
déclaration d’intérêt), et une liste des informations fournies.

Selon les principes actifs, le pays de fabrication et d’homologation des produits à
présélectionner, la présentation sera différente. L’information sera plus détaillée pour les
produits dont la biodisponibilité peut être altérée par la chiralité, l’isomérisme, la
formulation à libération contrôlée, le polymorphisme ou d’autres propriétés qui peuvent
affecter le résultat thérapeutique.

Dans le présent document, les termes « informations sur le produit » désignent l’une ou
l’autre des quatre formes suivantes de soumission:

1. Un dossier de produit, qui doit être soumis pour les produits multisources
(génériques), pour les produits innovants qui sont sur le marché depuis moins de
cinq ans et pour les produits contenant des substances ayant des propriétés
spécifiques susceptibles de modifier leur innocuité, leur efficacité ou leur qualité. Le
formulaire type concernant les demandes d’« autorisation de nouvelle mise sur le marché,
les examens et les variations périodiques, avec notes à l’intention du candidat »(7) peut aussi
être une aide pour ce type de soumission.

2. Un dossier de produit standard tel qu’établi pour une autorité nationale de
réglementation pharmaceutique peut être soumis, à condition qu’il contienne
l’information appropriée demandée dans les présentes directives. Dans ce cas, le
27
fournisseur envoie une lettre d’accompagnement indiquant où dans le dossier se
trouve l’information requise.

3. Pour les produits fabriqués et homologués dans des pays où la réglementation
s’inspire des règlements internationaux sur l’évaluation de l’innocuité, de l’efficacité
et de la qualité, il convient de soumettre les informations suivantes:

o un certificat de produit pharmaceutique (CPP) de type OMS (8) délivré par
l’une des autorités de réglementation d’une région de la Conférence
internationale sur l’harmonisation (ICH) (Union Européenne, Japon ou Etats‐
Unis), ainsi qu’un résumé des caractéristiques du produit (RCP);
o un rapport d’évaluation délivré par l’autorité de réglementation;
o un certificat de lot de type OMS émanant du fabricant;
Si le conditionnement du produit est différent de celui qui a été approuvé par
l’autorité de réglementation d’une région de l’ICH, les données résultant des tests de
stabilité doivent être soumises.

Si la formulation, le dosage ou d’autres spécifications ne sont pas les mêmes que pour
le produit pour lequel le certificat de produit (CPP) de type OMS a été délivré, il faut
présenter des arguments et /ou des données justifiant l’applicabilité du certificat
malgré ces différences.

4. Il faut soumettre un questionnaire dûment rempli présentant une information limitée
sur le produit lorsque celui‐ci ne contient que des substances qui n’ont aucune
propriété spécifique susceptible d’affecter de façon notable son innocuité, son
efficacité ou sa qualité. On trouvera un exemple de questionnaire sur les produits
pharmaceutiques à l’Appendice 6.

Plus tard, des renseignements sur les centres de production de chaque produit seront
demandés. Sur les lignes directrices concernant la présentation de l’information sur les
centres de production, voir « planifier et préparer les inspections ».

Les fournisseurs qui n’assurent pas l’approvisionnement de bout en bout doivent suivre la
même procédure, en particulier lorsqu’un fabricant présélectionné fournit un produit par
une filière nouvelle de distribution. Par exemple, une centrale d’achat peut souhaiter
expédier un produit déjà présélectionné à un nouveau pays par l’intermédiaire de nouveaux
négociants, intermédiaires ou distributeurs. Les organismes de cette nouvelle filière devront
être présélectionnés comme il convient. Selon la nature du système d’approvisionnement, les
informations à fournir sur les produits et le processus d’inspection des BPF peuvent être
modifiés.
Le processus de soumission
Les fournisseurs disposent d’au moins 60 jours pour rassembler et soumettre les
informations sur les produits.

28
Ils sont priés de présenter une lettre d’accompagnement dans laquelle la personne
responsable déclare sans ambiguïté que l’information soumise est véridique et correcte.

La centrale d’achat se réserve le droit de mettre un terme à la procédure de présélection d’un
produit et d’un fabricant si celui‐ci ne fournit pas l’information requise dans le délai spécifié,
ou si l’information donnée ne permet pas d’aller jusqu’au terme de la présélection.
II.4.2 Etape 2: recevoir l’information sur les produits
La centrale d’achat doit avoir l’infrastructure voulue pour recevoir et traiter l’information sur
les produits soumise par les fabricants. Il faudra du personnel pour traiter cette
documentation, des consignes écrites pour recevoir et identifier les marchandises, et pour
marquer les classeurs, les récipients et les échantillons, et enfin l’espace nécessaire pour
déballer et stocker les marchandises.

Les chemises contenant l’information sur les produits sont reçues à l’adresse spécifiée avant
la date fixée par la centrale d’achat.

Ces chemises sont ouvertes en présence d’au moins deux personnes dont les noms, ainsi que
le contenu des chemises sont enregistrés.

Chaque produit est affecté d’un numéro de référence unique afin d’assurer la traçabilité de
l’information le concernant.
II.4.3 Etape 3: examiner l’information sur le produit
Il faut examiner de près l’information sur le produit envoyée par le fabricant pour vérifier si
elle est complète. Cet examen doit être fait conformément à une procédure écrite. Si
l’information donnée sur le produit ne remplit pas les conditions requises, le produit est
exclu de l’évaluation et de l’inspection.

Pour que cet examen soit méthodique, il est fait selon un formulaire. L’examen de chaque
colis est enregistré par écrit.

L’information à consigner est la suivante:

• date de réception;
• nom du ou des fabricant(s) intéressé(s);
• adresse du fabricant;
• nom du produit;
• pays de fabrication;
• numéro du produit;
• résultat de l’examen.

Un exemple de PON pour l’examen et l’évaluation de l’information sur les produits y
compris une fiche concernant l’examen d’un échantillon, figure à l’Appendice 7.
29
Une information incomplète n’est pas conservée aux fins d’évaluation. Le fabricant est
informé qu’une information incomplète a été reçue et prié d’envoyer l’information
manquante dans un délai spécifié. Si cette demande reste lettre morte, la candidature est
rejetée pour manque de données.

Les chemises d’informations sur les produits qui sont conformes à la procédure d’examen
sont conservées pour évaluation complète.

Il est établi pour chaque chemise d’informations sur le produit un résumé indiquant le
numéro de référence donné au produit par la centrale d’achat, la DCI, le dosage, la forme
galénique et la taille du conditionnement du produit, le nom du fournisseur, le nom et
l’adresse du centre de production, la présence éventuelle d’un échantillon, et si tel est le cas,
la taille de l’échantillon.
II.4.4 Etape 4: évaluer l’information sur le produit
Evaluateurs
L’évaluation est faite par des personnes ayant les qualifications voulues et l’expérience de
l’évaluation des données et de l’information sur le produit.

Des évaluateurs externes ayant les qualifications voulues peuvent être retenus. Le
recrutement d’évaluateurs externes est subordonné au respect de la politique de la centrale
d’achat en ce qui concerne, entre autres, la confidentialité, les conflits d’intérêts et les
ressources financières. L’examen des conflits d’intérêts potentiels et des questions de
confidentialité ne s’arrête pas à la signature d’une déclaration par l’évaluateur potentiel. Il
faut aussi vérifier ses références.

Un accord en bonne et due forme concernant l’exécution des tâches et le mandat des
évaluateurs sous contrat doit avoir été signé avant le début de l’activité.

Une liste des noms, adresses, dates de recrutement, qualifications et expérience des
évaluateurs est tenue à jour. Des copies des accords signés sont conservées avec le plus
grand soin.
Evaluation
L’évaluation de l’information sur les produits se fait dans un délai fixé qui ne dépasse pas 21
jours après la date limite de présentation de la soumission. Elle est effectuée selon une
procédure écrite. On trouvera un exemple de PON pour l’examen et l’évaluation de
l’information à l’Appendice 7.

La personne responsable de l’évaluation en suit le déroulement pour s’assurer que chaque
chemise d’information est évaluée conformément aux normes prescrites. On s’informera
pour savoir si le produit est breveté pour éviter de contrevenir aux droits de propriété
intellectuelle (voir aussi Section III.10).

Les organismes de recherche sous contrat sont inspectés dans le cadre de l’évaluation pour
garantir que les études de bioéquivalence ont été faites conformément aux BPC et aux BPL, et
30
que les tableaux de données présentés pour prouver la bioéquivalence correspondent
exactement aux données brutes obtenues.
Rapports d’évaluation
Chaque évaluateur établit pour chaque produit un rapport d’évaluation dans les formes, qui
comprend une recommandation concernant son acceptation ou son rejet. Ce rapport est
communiqué au fabricant dans les 14 jours qui suivent l’évaluation.

Le fabricant est invité à donner une réponse dans les cas où les données et les informations se
révèlent incomplètes ou non‐conformes aux directives. Un délai d’au moins 60 jours lui est
accordé pour la communication de données et d’informations supplémentaires.

Cette information supplémentaire est évaluée et le résultat final communiqué au fabricant.

Le rapport d’évaluation est classé avec la documentation sur l’évaluation des produits aux
fins de référence et de suivi le cas échéant.
Analyse des échantillons
Les échantillons accompagnant les chemises d’information sur les produits sont analysés
conformément aux spécifications du produit fini. Les certificats d’analyse des produits finis
communiqués par le fabricant sont mis à la disposition de la centrale d’achat si elle le
demande.

La centrale d’achat a accès à un laboratoire de contrôle de la qualité pour ses analyses. Le
guide OMS intitulé WHO Guide for a quality systems manual in a control laboratory (9) vise à
établir une base pratique pour le manuel sur ce sujet que chaque pays peut adopter et
adapter pour son propre manuel, plus détaillé, afin d’atteindre le niveau de spécificité et de
complexité requis.
Un laboratoire peut être sous‐traité pour les analyses. Dans ce cas, la centrale d’achat veille à
ce qu’il observe les BPF et les bonnes pratiques d’un laboratoire de contrôle (10). Il est donc
recommandé de s’adresser à un laboratoire accrédité. La centrale vérifie l’accréditation. Elle
est liée au laboratoire par un contrat ou un accord écrits. Le libellé du contrat doit être clair et
spécifier les responsabilités de chacune des parties.

C’est à la centrale d’achat qu’il revient de veiller à l’accès aux données brutes.

Si un laboratoire communique des résultats qui ne correspondent pas aux spécifications, elle
enquête et signale la chose selon sa propre procédure. Si un échantillon n’est pas conforme
aux spécifications, elle étudie le problème et communique sa conclusion au fabricant.
II.4.5 Etape 5: planifier, préparer et exécuter les inspections
Chaque lot de chaque produit acheté par la centrale d’achat est fabriqué selon les BPF pour
assurer l’homogénéité de tous les lots. L’endroit où le produit est effectivement fabriqué est
connu et spécifié. Il arrive qu’un fabricant sous contrat fabrique le produit pour le compte
d’un fournisseur ou d’un agent. Chaque centre de production spécifié dans l’information sur
le produit est inspecté pour vérifier le respect des BPF de l’OMS.

31
Les fabricants des principes actifs utilisés sont inspectés dans le cadre de la procédure
d’évaluation, pour que l’on ait la certitude que ces principes ont été fabriqués conformément
aux BPF.
Les certifications en vigueur
La certification ISO ne garantit pas le respect des BPF ni ne remplace la vérification du
respect des BPF.

De même, un CPP n’est pas une garantie de respect des BPF. La participation au système de
certification de l’OMS (8) est volontaire et il n’existe pas d’évaluation officielle des autorités
de réglementation pharmaceutique qui adhèrent au système. Il n’est donc pas recommandé
dans certains cas de se fier au seul CPP. Le système de certification est un outil administratif
et n’est fiable que là où l’autorité nationale de réglementation pharmaceutique compétente à
un système établi connu pour être conforme aux normes acceptables d’évaluation et
d’homologation/autorisation des produits et des fabricants, y compris les produits destinés à
l’exportation. Outre le CPP, des informations peuvent être exigées, comme par exemple une
copie du rapport d’inspection et les mesures correctives prévues par le fabricant. S’ajoutant à
d’autres, ces documents peuvent être jugés utiles pour le processus de présélection et les
évaluations de suivi ultérieures.

La centrale d’achat vérifie tout de même le respect des BPF de l’OMS lors de la présélection
et envisage dans chaque cas une inspection du centre de production.
Inspecteurs
Un inspecteur ou une équipe d’inspecteurs ayant les qualifications, la formation requise et
l’expérience des inspections en pays étranger sont chargés des inspections. Ils ont une bonne
connaissance de l’assurance qualité et des BPF en matière de production pharmaceutique et
de contrôle de la qualité. Un nombre suffisant d’inspecteurs est désigné pour procéder aux
inspections dans des délais déterminés.

Si possible, un représentant de la centrale d’achat (la personne responsable de la présélection
et connaissant les BPF) fait partie de l’équipe d’inspecteurs.

Exceptionnellement, des consultants du secteur privé sont chargés des inspections, à
condition qu’il n’existe aucun conflit d’intérêts et que tous les engagements de confidentialité
soient l’objet d’un accord et soient respectés jusqu’à la fin des opérations. C’est pourquoi on
estime généralement que les personnes qui travaillent dans une entreprise de production de
médicaments ne conviennent pas. Les inspecteurs extérieurs intéressés soumettent leur
déclaration d’intérêt et leur curriculum vitae à la centrale d’achat qui examine ces documents
avant toute décision sur la désignation des inspecteurs. Un accord en bonne et due forme
concernant l’exécution des tâches et les attributions est signé avant le début des activités des
inspecteurs sous contrat.

Il est établi une liste sommaire où figurent le nom, l’adresse, la date de la mission, les
qualifications et l’expérience des inspecteurs.
32
Planification et préparation des inspections

Pour préparer l’inspection, la centrale d’achat s’assure que la liste des fabricants qui ont
soumis leur déclaration d’intérêt concernant la fourniture de produits est enregistrée.

Pour faciliter la planification et réduire les coûts, les fabricants sont regroupés par pays. Dans
certains pays, il arrive qu’un fabricant ait plusieurs centres de production à côté de celui dont
l’adresse est communiquée au siège.

Les fabricants sont informés des dates approximatives des inspections, et priés de donner
des informations sur chacun des établissements qu’il est prévu d’inspecter. Cette information
figure généralement dans un dossier maitre site (DMS). On trouvera à l’Appendice 8 un
exemple de questionnaire technique destiné aux fabricants de médicaments. Cette
information servira pendant la préparation de l’inspection et pendant l’inspection elle‐même
pour vérifier l’information donnée par le fabricant à la centrale d’achat.

On trouvera à l’Appendice 9 un exemple de procédure opératoire normalisée pour la
planification d’une inspection.

Comme le fabricant sera inspecté dans le cadre de la présélection de produits spécifiques
destinés à la centrale d’achat, les inspecteurs étudient l’information fournie pour préparer
leur inspection. On trouvera à l’Appendice 10 un exemple de PON de préparation d’une
inspection.

Dans certains cas, il est approprié de visiter le centre de production avant de décider s’il y a
lieu d’y inspecter l’application des BPF. Cette visite est facultative et n’a pas pour
conséquence d’annuler l’obligation d’inspection.
L’inspection proprement dite
Une inspection est organisée conformément à une procédure écrite. Elle doit toucher à tous
les aspects des BPF. On trouvera à l’Appendice 11 un exemple de PON d’exécution d’une
inspection.

L’inspection porte aussi sur l’information concernant la fourniture de principes actifs, la
formulation du produit, le mode de fabrication et les données sur la stabilité.

Elle a également trait à l’évaluation de la documentation, des locaux, du matériel, des
services essentiels et des fournitures, à la vérification de données comme les résultats, les
registres de lots, le respect des PON et l’information présentée sur la méthode de fabrication,
le matériel et certains points comme la validation du processus de fabrication, la validation
des services essentiels et des systèmes d’appui et la validation du matériel.

Si l’on se sert de listes, celles‐ci sont établies et adoptées en vue de leur utilisation par des
centrales d’achat collaboratrices qui appliquent le présent Modèle. On trouvera un exemple
de liste élaborée pour vérifier la conformité aux BPF à l’Appendice 12.
33
Annulation des inspections

La centrale peut annuler une inspection lorsqu’elle dispose d’un rapport d’inspecteurs
représentant les autorités nationales de réglementation pharmaceutique qui porte sur le
centre de production à inspecter, et notamment sur les activités concernant le(s) produit(s) en
voie de présélection, si elle est assurée que:

• tous les aspects des BPF concernant le(s) produit(s) ont été vérifiés;
• le rapport date de 24 mois au plus;
• le fabricant a déclaré qu’aucune modification majeure n’a été apportée aux locaux,
au matériel et au personnel clé depuis l’inspection par l’autorité de réglementation
pharmaceutique;
• les rapports de l’autorité nationale de règlementation pharmaceutique démontrent
que le fabricant s’est toujours conformé aux BPF;
• et si la conclusion du rapport d’inspection est favorable.
Rapport d’inspection
Chaque inspecteur ou équipe d’inspection (lorsque les inspections sont faites par des
équipes) rédige un rapport d’inspection dans les formes sur chaque centre inspecté.

L’inspecteur ou l’équipe d’inspection fait une recommandation sur l’application des BPF par
le fabricant. En fonction de ses constatations, cette recommandation peut être l’une des
suivantes:

• Selon nos constatations, la pratique du fabricant est raisonnablement conforme aux
BPF de l’OMS, une inspection de suivi est recommandée avant sa participation à un
appel d’offres, pour vérifier la mise en œuvre et l’acceptabilité des mesures
correctives.
• Selon nos constatations, le fabricant respecte les BPF de l’OMS de façon acceptable.
• Selon nos constatations, la pratique du fabricant n’a pas un niveau acceptable de
conformité aux BPF de l’OMS.

L’inspecteur ou l’équipe (les équipes) d’inspection rédigeront un rapport dans la forme
recommandée. Le Guide OMS des normes relatives aux bonnes pratiques de fabrication (BPF):
rapport d’inspection (11) (voir Appendice 13) donne des indications sur la rédaction d’un
rapport d’inspection.

Un exemplaire du rapport d’inspection doit être classé dans un dossier central propre à ce
fabricant.

Le rapport d’inspection est communiqué au fabricant. Lorsqu’il comporte une observation de
défaut d’application, des mesures correctives sont suggérées, ainsi que leur délai
d’application. Le fabricant est invité à envoyer une réponse en y joignant les documents
voulus.

34
Si des informations supplémentaires ou des mesures correctives sont nécessaires, une
recommandation finale concernant l’acceptabilité du produit et du fabricant n’est faite
qu’après évaluation de ces informations, ou après vérification des corrections non apportées.

En cas de désaccord, il faut suivre une procédure normalisée pour examiner le problème et le
résoudre.

La centrale d’achat est propriétaire du rapport car elle est responsable de la présélection.
II.4.6 Etape 6: terminer l’évaluation et mettre à jour la liste des

fabricants et produits présélectionnés
Prise de décision concernant l’acceptation ou le rejet d’un fabricant

La centrale d’achat suit une procédure écrite pour rassembler les résultats de l’évaluation de
l’information sur le produit, de l’analyse en laboratoire des échantillons et des rapports
d’inspection.

La PON prévoit aussi la désignation des personnes chargées de décider si un produit ou un
fabricant est accepté ou rejeté, et de donner les raisons de leur décision. Il peut être
préférable de se référer au poste de la personne plutôt qu’à son nom.

La centrale d’achat informe le fabricant par écrit du résultat de la présélection de chaque
produit fabriqué dans chaque centre de production spécifié.
Enregistrement des résultats
La personne responsable de la présélection en enregistre les résultats sur une liste de
produits et de fabricants présélectionnés. Cette liste ne comporte que les produits évalués qui
ont été indiqués par le fabricant et qui figurent dans sa déclaration d’intérêt. Elle doit se
référer spécifiquement aux produits et aux centres de fabrication.

La liste est publiée et tombe dans le domaine public; elle donne au minimum les
informations suivantes:
Informations générales
• normes et règles suivies;
• référence à la procédure générale de présélection;
• mention indiquant que la liste ne donne pas la totalité des médicaments pour telle
ou telle catégorie de maladies, mais ne comporte que les produits proposés par des
candidats fournisseurs présélectionnés par la centrale d’achat;
• mention indiquant que l’acheteur de produits figurant sur la liste doit s’assurer que
seuls les produits présélectionnés (cʹest‐à‐dire même formule, mêmes méthodes de
fabrication, même centre de fabrication etc. que dans l’information soumise sur les
produits) seront fournis, au titre d’un accord contractuel entre l’acheteur et le
fournisseur;
• mention spécifiant que le fait de figurer sur la liste ne garantit aux fournisseurs ni
contrat ni vente;
35
• mention selon laquelle les fournisseurs ne doivent pas utiliser la liste aux fins de
commercialisation génératrice d’échanges fructueux;
• date de publication;
• période de validité.
Information sur les produits

Les produits et leurs centres de production où produits et fabricants répondent aux normes
fixées pour la présélection, y compris les spécifications suivantes:

• DCI du ou des principe(s) actif(s)
• Dosage
• forme galénique
• dimensions de l’emballage
• durée de conservation
• conditions de stockage
• nom du fournisseur
• nom du fabricant et du ou des centre(s) de production.

La centrale d’achat dispose d’un système lui permettant de communiquer ses informations
aux autres centrales.

La centrale d’achat est liée au fournisseur par un accord garantissant que les principes de
présélection sont respectés et que les produits fournis sont les mêmes que ceux qui ont été
présélectionnés (cʹest‐à‐dire qu’ils sont fabriqués au même endroit et selon les mêmes
procédures).

La liste doit être révisée et mise à jour régulièrement, au moins une fois par an. Les fabricants
y sont inscrits à mesure qu’ils sont présélectionnés et ceux qui sont refusés en sont exclus
immédiatement.

Dans la mesure du possible, plus d’un fournisseur d’un produit est inscrit sur la liste afin
que les procédures d’achat par la mise en concurrence soient ouvertes et transparentes. (voir
Module III).
II.5 Requalification et suivi
La qualification est régulièrement renouvelée. Les fabricants sont réinspectés

systématiquement au moins une fois tous les trois ans, de même que les informations ou les
questionnaires sur les produits sont réévalués tous les trois ans. Il est procédé à une
réévaluation et /ou inspection non prévue si nécessaire, par exemple lorsque le fabricant
modifie la formule, la méthode de fabrication ou le centre de production, lorsqu’un produit
fourni est jugé non‐conforme à la spécification convenue, ou lorsqu’une plainte grave a été
reçue. Pour de plus amples détails sur la réévaluation voir le Module VI.

36
Dans le cadre du programme de surveillance continue, des échantillons aléatoires de lots du
ou des produit(s) pharmaceutique(s) fourni(s) par les fabricants présélectionnés sont soumis
à des tests indépendants destinés à vérifier qu’ils sont conformes aux spécifications du
produit final.
II.6 Suivi des plaintes
Les plaintes sont traitées conformément à une procédure écrite.

La centrale d’achat a accès au rapport écrit concernant la plainte, l’enquête, les mesures
recommandées si nécessaire et le résultat de ces démarches.

Toute plainte concernant un produit pharmaceutique ou un lot de produits fournis par le
fabricant est l’objet d’une enquête approfondie. La nature de la plainte est communiquée au
fabricant.
II.7 Récupération des dépenses
Il est recommandé que les coûts de la présélection soient à la charge de la centrale d’achat.
S’ils doivent être récupérés, des procédures claires et transparentes sont établies et les
fabricants en sont avisés à l’avance. La récupération des coûts doit être fondée sur la formule
de la rémunération à l’acte.
37

38
Module III: Les achats
Introduction
Les produits pharmaceutiques sont achetés dans le but d’acquérir des médicaments efficaces
et de bonne qualité au prix le plus bas possible. La présélection des produits et des fabricants
telle qu’elle est décrite dans le Module II contribue à assurer à l’avance que les fabricants et
les fournisseurs sont en mesure de livrer des produits de qualité de façon continue.

Le Module III passe en revue les stratégies et méthodes utilisées pour l’achat de
médicaments, ce terme achat s’appliquant ici exclusivement à l’achat auprès de fabricants ou
de fournisseurs d’articles destinés aux soins. Il décrit ensuite les principales activités d’achat
ainsi que la structure recommandée pour les centrales.
III.1 Stratégies conseillées en ce qui concerne les

systèmes de santé
De nombreux systèmes de santé se décentralisent, mais à certains égards, une gestion
centralisée est souvent plus efficace. L’approbation d’une liste de médicaments essentiels et
l’homologation des produits pharmaceutiques ou l’autorisation de les mettre sur le marché
sont normalement la responsabilité de l’autorité compétente au niveau national. L’achat
centralisé de médicaments permet d’accroître la quantité obtenue au titre de chaque contrat
d’achat et réduit généralement le coût des produits. Les responsables des programmes
devraient donc envisager de réunir les procédures d’assurance qualité en une seule, de
niveau national, et de rassembler les demandes de produits pharmaceutiques sur un contrat
commun.

N’importe quel système d’approvisionnement du secteur public, qu’il soit géré par le secteur
public, le secteur privé ou une combinaison des deux, peut acheter les médicaments de façon
satisfaisante en poursuivant les quatre objectifs stratégiques suivants (12):

• sélection de fournisseurs de produits de qualité fiable;
• achat de la juste quantité des produits pharmaceutiques ayant le meilleur rapport
coût/efficacité;
• livraison en temps voulu;
• coût total le moins élevé possible.

Ces objectifs sont atteints grâce à une gestion efficace et transparente qui se traduit par une
division adéquate des différentes activités et responsabilités; la normalisation, la sélection, la
spécification et la quantification appropriées des produits pharmaceutiques; le recours à de
bonnes procédures de gestion financière et à des méthodes d’achat compétitives; enfin, un
système de qualité qui comporte la sélection et la surveillance de fournisseurs qualifiés et de
leurs produits.

39
Il est recommandé d’établir une procédure normalisée pour faciliter le calcul du coût total le
plus bas possible. Ainsi, les coûts sont calculés de façon rationnelle, et chacun des facteurs
considérés a un poids rationnel.

Pour être efficace un bureau d’achat s’assure que les principes suivants sont appliqués.

• Chaque fois que possible, les produits présélectionnés sont achetés auprès de
fabricants approuvés.
• Les procédures d’acquisition et d’achat sont transparentes.
• Du début à la fin, les activités sont conformes à des procédures officielles écrites,
notamment à des critères explicites de passation des contrats.
• Les achats se font par la mise en concurrence, sauf s’il s’agit de commandes de
toutes petites quantités ou urgentes.
• Les membres des groupes d’achat achètent tous les articles objets d’un marché
auprès des fournisseurs titulaires du marché.
• Dans les documents relatifs aux achats et aux appels d’offres, tous les produits
pharmaceutiques de la liste sont désignés par leur DCI ou leur nom générique.
• La sélection et la surveillance des fournisseurs tient compte de la qualité de leurs
produits, de la fiabilité de leurs services, de leurs délais de livraison et de leur
viabilité financière.
• Les droits de propriété intellectuelle sont respectés conformément aux meilleures
pratiques et au droit international.

La Banque mondiale a élaboré avec la plus grande attention des mesures et procédures
appropriées à l’achat d’articles de santé (médicaments, vaccins et préservatifs). Les
documents de référence sont les documents standards d’appel d’offres (13) et la note
technique qui les accompagne (14). Ces documents sont conçus de façon à ce que les
exigences spécifiques de la Banque mondiale soient respectées, ils comportent des conseils
précieux à l’intention de quiconque participe aux opérations d’achat d’articles de santé.
III.2 Méthodes d’achat
Il existe différentes méthodes d’achat mais elles impliquent toutes plusieurs activités
préalables: établir les spécifications techniques, quantifier les besoins, lancer un appel
d’offres d’une sorte ou d’une autre et sélectionner le(s) produit(s) et le(s) fabricant(s), après
présélection de préférence.

Les réponses aux appels d’offre sont examinées pour vérifier que les offres ont été reçues de
fournisseurs invités et qu’elles répondent, pour l’essentiel, aux conditions posées dans
l’appel. Les marchés sont conclus avec le fabricant qui a soumis l’offre acceptable la moins
coûteuse et qui remplit les conditions de l’appel. La disqualification d’enchérisseurs peu
chers doit s’appuyer sur les documents voulus et être consignée dans le registre des appels
d’offre. Après examen de l’adjudication par un panel indépendant, les entreprises sont
informées du résultat de l’appel d’offres, et un contrat est accordé à l’entreprise retenue. Ce
contrat doit reprendre l’essentiel des conditions exposées en détail dans l’appel d’offres.
40
On trouvera ci‐après une brève description des différentes méthodes d’achat.
III.2.1 Appel d’offres restreint
Dans un appel d’offres restreint, aussi appelé « enchère sélective » ou « appel d’offres
sélectif », les fournisseurs intéressés, sont approuvés à l’avance par le biais d’une
présélection. Cette procédure est souvent appelée « avis limité d’appel d’offres
international » (LIB ‐ limited international bidding) qui est une « invitation à participer à un
système d’adjudication » (ICB ‐ invitation to competitive bids) au moyen d’une invitation
directe à tous les fournisseurs présélectionnés.

Chaque fois que possible, la centrale d’achat a recours à l’appel d’offres restreint qui
s’adresse directement à tous les fournisseurs présélectionnés pour tous les biens et services
touchant le secteur de la santé.
III.2.2 Mise en concurrence simplifiée
Cette méthode est également appelée « marché international/national ». Elle est fondée sur la
comparaison entre les prix proposés par plusieurs fournisseurs locaux ou étrangers. En
général, trois fournisseurs au minimum sont invités à proposer leur prix, afin qu’il s’agisse
d’une véritable concurrence.

Cette méthode convient à l’achat de petites quantités de produits immédiatement
disponibles. Cependant, elle doit être justifiée explicitement et approuvée par la direction. Il
n’est fait appel qu’à des fournisseurs présélectionnés.
III.2.3 Achats directs
Dans ce cas, les produits proviennent directement d’une seule source sans appel d’offres ou
comparaison des prix proposés.

Normalement, l’achat direct n’est pas recommandé, mais on peut y avoir recours lorsque le
produit ne peut provenir que d’une seule source présélectionnée. Pour négocier le prix avec
le fournisseur, on se reporte aux prix « raisonnables » pratiqués précédemment pour le
produit en question.
III.2.4 Appel d’offres ouvert
Un appel d’offres ouvert est la procédure conventionnelle par laquelle tous les fabricants,
nationaux et internationaux, sont invités à soumissionner la vente de marchandises.
L’expression « système d’adjudication international » (ICB ‐ international competitive
bidding), qui désigne un appel d’offres ouvert à tous les fabricants, est souvent utilisé.

L’appel d’offres ouvert n’est pas approprié pour le secteur de la santé, car il peut être difficile
d’établir avant passation d’un marché si des soumissionnaires inconnus seront capables de
fournir des produits de la qualité voulue, en quantité voulue et de façon continue.
III.3 Assurance de la qualité des produits achetés
Pour l’acquisition de biens et de services destinés au secteur de la santé, la centrale d’achat se
fonde sur une documentation solide qui a pour objet d’assurer que les produits
41
pharmaceutiques sont de la qualité voulue pour l’utilisation qui doit en être faite.
L’assurance de la qualité repose donc sur la BPF et d’autres facteurs dont certains, comme la
conception et la mise au point des produits, sortent du champ du présent guide.
III.4 Les principales étapes de l’achat
III.4.1 Sélection et spécification des produits
Il est recommandé de sélectionner les produits pharmaceutiques sur la base d’un formulaire
national ou de la liste des médicaments essentiels. Le Formulaire modèle de l’OMS (15) et la
Liste OMS modèle des médicaments essentiels (4) indiquent les produits pharmaceutiques les
plus efficaces et abordables pour le traitement des problèmes de santé les plus courants. Ils
sont régulièrement mis à jour et peuvent être adaptés librement par les pays. Les systèmes de
santé de nombreux pays, industriels et en développement, appliquent depuis des décennies
le concept des médicaments essentiels pour utiliser efficacement leurs ressources en place;
comme ils réduisent ainsi le nombre de produits utilisés, ils allègent la gestion de leur
approvisionnement et les coûts de contrôle de leur stock.

Il est bon que les secteurs public et privé de santé puissent recourir à des mécanismes d’achat
de produits pharmaceutiques non essentiels. Ces acquisitions doivent être justifiées
explicitement et approuvées par les responsables autorisés.

Une liste des produits pharmaceutiques, identifiés par leur DCI ou leur nom générique
national figure dans les documents relatifs à leur acquisition et aux appels d’offres.

Chaque produit sélectionné est présenté dans une forme galénique offrant une sécurité, une
efficacité et une qualité acceptables, y compris une stabilité et une durée de conservation
répondant aux conditions d’entreposage recommandées.

S’il apparaît que deux produits pharmaceutiques ou davantage sont les mêmes au regard de
ces critères, le choix dépend d’une évaluation attentive de leurs avantages ou inconvénients
relatifs quant à l’efficacité, la sécurité, la qualité, le coût, les délais de livraison depuis les
centres de production présélectionnés. Quand on compare les coûts des médicaments, il faut
tenir compte du coût du traitement dans sa durée, et non pas du seul coût de l’unité. Le
choix peut aussi dépendre d’autres facteurs comme le prix du transport, les exigences de
l’entreposage et la durée de conservation.
III.4.2 Quantification
Les quantités de produits et les dates de livraison requises sont précisées dans toutes les
commandes. Il est essentiel de quantifier les besoins avec exactitude pour éviter un manque
ou un excès de stock. S’il y a manque, les patients risquent de ne pas être traités ou de ne pas
l’être convenablement. Un stock excédentaire peut entraîner des coûts d’entreposage
supplémentaires et la date de péremption des produits risque d’être atteinte avant leur
utilisation.

La quantification des produits peut être faite selon diverses méthodes: la consommation, la
morbidité et l’ajustement ou l’extrapolation de la consommation.
42
La méthode de la consommation repose sur la consommation passée des divers produits
pharmaceutiques telle qu’elle a été enregistrée.

La méthode de la morbidité repose sur une estimation des besoins de médicaments spécifiques
en fonction de l’incidence des maladies courantes, du nombre de patients qui fréquentent les
établissements de soins et du type de traitement appliqué aux maladies traitées. Le type de
traitement sera d’autant plus prévisible que les directives concernant les normes applicables
aux traitements seront respectées.

La méthode de la consommation adaptée ou extrapolée repose sur les données relatives à
l’incidence des maladies et à la consommation de médicaments prélevés sur un système
d’approvisionnement standard, et extrapole le taux d’utilisation au système
d’approvisionnement considéré.

La méthode de la consommation est la plus fiable à condition que celle‐ci ait été enregistrée
avec exactitude, que la filière d’approvisionnement ait été constamment pourvue et que l’on
ne prévoie aucune modification majeure dans un avenir proche. Si tel n’est pas le cas, il faut
recourir à l’une des autres méthodes pour quantifier les provisions nécessaires avec plus
d’exactitude.

Si l’on dispose des données suffisantes, la méthode de la morbidité peut servir à détecter des
anomalies dans les modes de consommation passés, ce qui pourrait indiquer un usage
irrationnel ou des vols de médicaments.
III.4.3 Sélection des fournisseurs
La présélection est la procédure selon laquelle les produits, fabricants et fournisseurs sont
évalués avant que des offres de produits spécifiques ne soient sollicitées. La présélection des
produits pharmaceutiques telle que mise au point par l’OMS est fondée sur les principes
développés dans les Modules I et II.

La présélection demande du temps, mais une fois établie la liste des produits et des
fabricants présélectionnés, l’adjudication et la passation des marchés peuvent être
rapidement menées.

La postsélection est le processus d’évaluation des produits et des fabricants qui intervient
après réception des offres. C’est un processus qui peut provoquer des retards, car si
plusieurs offres émanent de fournisseurs inconnus, il sera nécessaire de valider leur capacité
de fournir les produits de la qualité et de la quantité requises avant toute passation de
marché. La postsélection n’est donc pas recommandée pour l’acquisition de produits
pharmaceutiques.

Les centrales d’achat ne devraient adresser leurs appels d’offres qu’à des fabricants
présélectionnés comme indiqué au Module II, pour des produits présélectionnés, des offres
de ceux qui ont été présélectionnés comme décrit ou sous‐traiter les services d’une centrale
d’achat répondant aux normes et règles recommandées pour une présélection.
43
III.4.4 Adjudication
L’adjudication est une étape importante de l’achat. Cette procédure, y compris la prise de
décision, doit être transparente et vérifiable. Les décisions prises doivent garantir à la
centrale d’achat tant la qualité appropriée que le coût le moins élevé.

Après un appel d’offres, le marché est attribué au fournisseur le moins disant pour une offre
répondant pleinement aux exigences. Lorsqu’elle examine l’information concernant les
aspects de l’assurance de la qualité, la centrale d’achat demande conseil à un expert pour
déterminer si l’offre est parfaitement satisfaisante.

Lors d’une adjudication, il ne faut pas accorder plus d’attention à la stabilité financière du
fabricant qu’aux mesures prises pour assurer la qualité des produits.
III.5 Organisation et responsabilités
Les principales étapes de l’achat de médicaments (choix, spécifications, quantification des
produits, présélection et adjudication) sont assurées par différentes personnes, sections ou
départements ayant les compétences et les ressources appropriées pour remplir ces
différentes fonctions.
III.5.1 Structure de la centrale d’achat
La section ou le département de la centrale d’achat qui est responsable de l’achat des
médicaments a un organigramme indiquant le poste et le nom des personnes responsables
des activités essentielles ainsi que la structure hiérarchique.
Bureau des achats
Au bureau des achats, le personnel a les compétences voulues pour préparer et lancer les
appels d’offres et pour attribuer les contrats, les administrer et les suivre. De plus, il est
capable de veiller à ce que l’information concernant la sélection des produits, leurs
spécifications, leur quantification, la présélection du fournisseur et le financement soient
correctement consignés. Ce bureau travaille aussi selon des procédures écrites et
transparentes du début à la fin du processus d’achat et décide en fonction de critères
explicites à qui accorder un contrat.

Chaque membre du personnel du groupe des achats signe un accord de confidentialité et
une déclaration de conflit d’intérêts.
Bureau de la sélection des produits
Un comité est chargé de choisir sur la liste des médicaments essentiels ou sur le formulaire
national les produits qu’il faut acheter. En l’absence d’un tel comité, on peut réunir un
comité ad hoc à cette fin.

Chaque produit retenu a des spécification normalisées, notamment la forme galénique, la
taille du conditionnement, la durée de conservation acceptable et toute autre information
nécessaire (par exemple les conditions de stockage).
44
Bureau de la quantification
Ce bureau veille à ce que:

• Les quantités commandées soient basées sur une estimation fiable des besoins réels.
• Des contrats à long terme soient envisagés pour faire des économies d’échelle et
réduire les tâches de présélection. Cette approche vaut pour les systèmes centralisés
comme décentralisés.
• Il soit tenu compte des avantages potentiels d’une mise en commun des besoins à
satisfaire avec d’autres centrales d’achat.
• Les produits soient délivrés aux dates de livraison voulues.
Bureau des finances

Des dispositifs sont mis en place pour assurer le financement fiable des acquisitions. Le
respect de bonnes procédures de gestion financière garantit que les ressources financières
sont utilisées avec l’efficience maximale.

Les fonds sont prévus avant le lancement de l’appel d’offres et débloqués conformément au
contrat d’achat.
Bureau de la qualité
Les procédures de présélection donnent l’assurance que les produits pharmaceutiques
achetés sont de qualité acceptable et conformes aux normes internationales applicables
décrites dans le Module II.

Le bureau de la qualité dispose de services de laboratoire pour tester les produits
pharmaceutiques indépendamment, dans le respect des spécifications et les normes. Il est
procédé à des échantillonnages et des tests aléatoires avant et après l’achat.

La centrale d’achat (qui accorde le marché) peut décider de sous‐traiter les services d’un
organisme (sous‐traitant) ayant compétence pour procéder à l’évaluation technique des
données et informations concernant un produit et/ou inspecter les centres de production,
mais elle reste responsable de la mise en œuvre et de la surveillance de ces activités.
Surveillance de la gestion
L’approvisionnement doit être convenablement planifié, et exécuté sous surveillance
régulière.

Un comité indépendant examine les marchés adjugés. Les membres de ce comité sont
compétents et expérimentés en matière de finances, de droit et de planification des
programmes.
III.5.2 Responsabilités
La description de poste de chaque membre du personnel chargé des achats ou y contribuant
énonce clairement ses tâches et responsabilités. Tout le personnel doit avoir signé un accord
de confidentialité et une déclaration de conflit d’intérêts avant d’être chargé d’une
quelconque tâche relative à l’achat de médicaments.
45
La responsabilité qui incombe à chacun ne doit pas dépasser ses forces. Il n’y a ni hiatus dans
les domaines de responsabilité, ni chevauchement entre eux.
III.6 Surveillance de l’exécution des travaux des fabricants

présélectionnés
Une procédure assure la surveillance continue des produits et fabricants présélectionnés, que
les fabricants fournissent de(s) produit(s) ou non.

S’il est décidé de retirer un produit ou un fabricant de la liste de présélection, ce fabricant en
est informé, ainsi que toutes les personnes qui ont reçu la liste.

L’exécution des travaux des fabricants et la conformité des produits sont contrôlées. Les
contrôles comportent au minimum les activités suivantes:

• échantillonnage et analyse des échantillons pour en contrôler la qualité;
• vérification que les lots de produits fournis ont été fabriqués conformément aux
normes et spécifications admises dans l’information sur le produit;
• pharmacovigilance;
• suivi des plaintes;
• réinspection des centres de production;
• réévaluation de l’information sur les produits;
• suivi des coûts directs et indirects des produits;
• suivi du respect des délais de livraison.

Le processus de contrôle consiste, entre autres, en un contrôle commercial continu, avec
repérage des délais et vérification de la conformité à toutes les clauses et conditions du
contrat.

De plus, la qualité des médicaments fournis est vérifiée, ce qui signifie l’échantillonnage et
l’étude indépendante des produits commandés et délivrés. Ces tests comportent au
minimum un examen visuel, porte sur la durée de conservation, la conformité aux
instructions concernant l’étiquetage, le conditionnement et l’expédition, et se fondent sur une
analyse en laboratoire si besoin est (identification ou test, par exemple).

Un système informatique conserve la trace de la valeur des marchés passés, de la valeur du
total des achats auprès de chaque fournisseur chaque année, et de l’exécution de chaque
soumission (par exemple rapidité de la livraison et respect des spécifications).

La section ou le département de la centrale d’achat responsable de la présélection des
produits et des fabricants prévoit une requalification de routine à intervalles prédéterminés,
comme indiqué dans le Module VI.
46
III.7 Brevets
Lors de l’évaluation de l’information sur un produit et pendant la présélection et l’appel
d’offres, la centrale d’achat s’informe pour savoir si le produit est breveté ou non. Aucune
centrale d’achat, des Nations Unies ou autre, ne contrefait un brevet.

Une personne qui travaille au sein de la centrale d’achat est chargée de vérifier si tel produit
ou telle formule est breveté(e), et de recommander les mesures à prendre pour protéger les
droits de propriété intellectuelle liés à ce produit. Ce responsable est souvent membre du
département juridique de la centrale.
III.8 Donations
Toute centrale d’achat qui reçoit des dons s’occupe de ces médicaments conformément à une
procédure écrite afin que les patients bénéficient de produits de qualité appropriée reconnue.

Les principes directeurs de l’OMS pour les dons de médicaments (16) exposent les principaux
problèmes. Les principes énoncés dans cet ouvrage doivent être suivis.
47

48
Module IV: Réception et stockage des produits achetés
Introduction
La centrale d’achat veille à ce que les produits pharmaceutiques achetés soient reçus et
entreposés correctement, conformément à la législation et à la réglementation applicable. Ils
sont réceptionnés et stockés de façon que leur qualité et leur intégrité soient préservées, que
la traçabilité des lots soit permanente et que la rotation du stock soit possible. Le présent
module a trait à l’assurance et au contrôle de la qualité lors de la réception et du stockage des
produits.

Le contrôle de la qualité concerne l’échantillonnage, le cahier des charges et les tests ainsi
que l’organisation, la documentation et les modalités de sortie des médicaments. Ce contrôle
garantit qu’il est procédé aux tests voulus, et que les fournitures ou les produits ne sont pas
délivrés tant que leur qualité n’a pas été jugée satisfaisante pour l’usage prévu.

Chaque centrale d’achat a accès à un département du contrôle de la qualité répondant aux
conditions exigées quant aux installations, aux politiques et procédures, aux compétences, à
l’expérience et à la formation du personnel spécifiées au Module I, ainsi qu’aux conditions
exposées dans la section « Analyse des échantillons » du Module II. Le département du
contrôle de la qualité doit pouvoir entreprendre toute la gamme des tests requis, ou
s’occuper correctement de toute sous‐traitance de ce travail à des tierces parties tout en
restant responsable de la qualité du travail fourni.

Les principes directeurs de l’OMS pour une bonne pratique de stockage (17) (voir appendice 14)
doivent être respectés à toutes les étapes décrites dans ce module.
IV.1 Contrôle de la qualité avant expédition
Chaque lot de produit fini est testé en laboratoire avant d’être envoyé, pour vérifier sa
conformité aux spécifications du produit fini.

La centrale d’achat peut accepter un certificat d’analyse du fournisseur au lieu de procéder
elle‐même aux tests, à condition d’établir la fiabilité de l’analyse du fournisseur par la
validation périodique appropriée des résultats de ses tests et des audits internes de ses
capacités.

Les produits qui ne sont pas conformes aux spécifications établies ou à un autre critère de
qualité pertinent sont rejetés.
IV.2 Réception des marchandises
Dans les espaces de réception et d’expédition les matières et les produits sont protégés contre
les intempéries. Les zones de réception sont conçues et équipées de manière que l’on puisse,
si nécessaire, nettoyer les contenants des arrivages de matières avant le stockage.

49
Tous les arrivages de matières et de produits finis sont isolés immédiatement après réception
et ne sortent que pour être utilisés ou distribués. Les produits pharmaceutiques importés
sont isolés jusqu’à ce que les résultats des tests confirment qu’ils sont conformes à toutes les
prescriptions, spécifications et conditions figurant sur la commande. Les certificats d’analyse
sont examinés pour confirmer que ce qui a été livré est bien ce qui a été commandé et est
certifié conforme aux spécifications par le fabricant.

A la réception de chaque livraison, la correspondance entre la commande, le bordereau de
livraison et les étiquettes du fournisseur est vérifiée. L’intégrité des emballages et des sceaux
de la cargaison et l’uniformité des contenants sont vérifiées. Si la livraison comporte plus
d’un seul lot, elle est subdivisée conformément aux numéros de lot du fournisseur. Les
contenants sont nettoyés le cas échéant et, si nécessaire pourvus d’une étiquette portant les
données voulues, par exemple, numéro, type et quantité de lots. Chaque contenant est
inspecté avec soin pour vérifier qu’il n’a pas été contaminé, trafiqué ou endommagé, et tout
contenant suspect, ou l’intégralité de la livraison, est isolé. Toute détérioration du contenant
et tout autre problème susceptible de nuire à la qualité du produit est enregistré et fait l’objet
d’une enquête.

La personne responsable de la réception des marchandises est indépendante de celle qui est
responsable de l’achat de ces marchandises.
IV.3 Contrôle de la qualité après l’achat
IV.3.1 Echantillonnage
L’échantillonnage aléatoire fait partie de la procédure de réception des fournitures pour
qu’une analyse indépendante en laboratoire permette de vérifier si les produits
pharmaceutiques sont conformes aux normes. L’échantillonnage est réglé par une procédure
écrite. Des échantillons peuvent aussi être prélevés de façon aléatoire à la fin de la chaine de
distribution et soumis à une analyse indépendante. Des échantillons représentatifs sont
prélevés de contenants faisant partie de l’expédition et sont analysés pour vérifier leur
conformité aux spécifications du produit.

Seul un personnel formé et qualifié dans les règles prélève les échantillons, conformément
aux instructions écrites concernant l’échantillonnage. Les contenants d’où sont prélevés les
échantillons sont étiquetés en conséquence.

Après échantillonnage, les produits sont placés en quarantaine. L’isolement des lots est
maintenu pendant la quarantaine et tout le temps du stockage qui suit. Les matières et les
produits pharmaceutiques restent en quarantaine jusqu’à obtention d’une autorisation qui y
met fin ou jusqu’à leur rejet.
IV.3.2 Rebuts
De strictes précautions sont prises pour empêcher que les matières et les produits
pharmaceutiques refusés ne soient utilisés. Les rebuts sont clairement marqués et stockés
dans un local fermé à clé accessible uniquement au personnel responsable autorisé et formé,
en attendant d’être détruits ou retournés aux fournisseurs. Quelle que soit la mesure prise,
50
elle doit être approuvée par le personnel autorisé et enregistrée. Les rebuts sont traités
conformément à une procédure écrite.
IV.4 Entreposage des matières et des produits
IV.4.1 Personnel
Tous les membres du personnel apprennent à observer des normes exigeantes d’hygiène
personnelle et de propreté des lieux. Leurs devoirs et responsabilités figurent en toutes
lettres dans une description de poste écrite.

Le personnel qui travaille dans une zone de stockage porte une tenue spéciale ou des
vêtements de travail appropriés à leurs activités.
IV.4.2 Zones de stockage
Les aires de stockage doivent avoir la capacité voulue pour permettre le stockage en bon
ordre des diverses catégories de matières et de produits, notamment la séparation des stocks
rejetés, expirés, rappelés ou retournés.

Une ventilation adéquate permet de contrôler la température et l’humidité relative. Dans les
cas où certaines conditions de stockage sont requises (par exemple température et humidité),
elles sont assurées, vérifiées et surveillées.

Les précautions voulues sont prises pour empêcher les personnes sans autorisation d’entrer
dans les aires de stockage.

Il existe une procédure pour la lutte contre l’incendie, notamment la prévention, la détection
et les exercices incendie. Le matériel de détection et d’extinction est régulièrement révisé. Il
est interdit de fumer dans les aires de stockage.
IV.4.3 Conditions de stockage
Toutes les matières et les produits sont entreposés dans les conditions appropriées établies
par le fabricant et de manière ordonnée afin que les lots puissent être séparés et que la
rotation du stock soit conduite sur le mode premier périmé premier sorti.

Le stock n’est pas en contact avec le sol et l’espace nécessaire est prévu pour permettre le
nettoyage et l’inspection. Les palettes restent propres et en bon état.

La propreté des aires de stockage est scrupuleusement entretenue, il n’y a ni nuisibles ni
accumulation de déchets. Un programme écrit indique les méthodes et la fréquence du
nettoyage et des activités de lutte antiparasitaire. Les agents antiparasitaires sont sûrs et ne
contaminent ni les matières ni les produits pharmaceutiques. Tout déversement est nettoyé
selon les procédures appropriées pour éliminer tout risque de contamination.

Les produits pharmaceutiques et les matières sont stockés comme indiqué par les
instructions inscrites sur l’étiquette, qui sont basées sur les résultats de tests de stabilité.
En général, les instructions qui figurent sur l’étiquette ont le sens donné au tableau 1.
51
Tableau 1
Signification des indications concernant la conservation données sur les étiquettes des
produits pharmaceutiques

Sur l’étiquette signifie:
Ne pas conserver à une
de +2 °C à +30 °C
température supérieure à 30 °C
de +2 °C à +25 °C
de +2 °C à +15 °C
de +2 °C à + 8 °C
de +8 °C à +25 °C
température inférieure à 8 °C
Pas plus de 60% d’humidité
Conserver à l’abri de l’humidité
relative dans les conditions de
stockage normales; fournir aux patients
dans un contenant imperméable
Conserver à l’abri de la lumière Conserver dans un contenant opaque
Dans certains cas, des vaccins sensibles au gel par exemple, des produits qui ont été
conservés à une température inférieure à celle qui était spécifiée sur l’étiquette doivent être
détruits. Ce type de produit doit être équipé d’un dispositif d’alerte au gel.
Surveillance des conditions de stockage
Le matériel utilisé à cette fin est réglé pour se déclencher à intervalles prédéterminés et les
résultats sont enregistrés et conservés. Tout ces enregistrements sont conservés pendant au
moins un an après la fin de la durée de conservation des matières ou du produit stockés, ou
aussi longtemps qu’exigé par la législation nationale. La cartographie/répartition de la
température intérieure est conçue pour assurer correctement la protection contre les
influences extérieures, notamment la contamination bactérienne. Il est recommandé
d’installer des appareils de contrôle de la température dans les endroits les plus exposés de
l’entrepôt et de pouvoir étudier les données enregistrées.

Les appareils de contrôle sont réglés en fonction d’intervalles définis.
IV.4.4 Etiquetage et contenants
Toutes les matières et les produits pharmaceutiques sont stockés dans des contenants qui
n’altèrent pas leur qualité et offrent la protection voulue contre les influences extérieures,
notamment la contamination bactérienne dans certains cas.

Tous les contenants sont clairement étiquetés et portent au minimum le nom de la matière ou
du produit, le numéro de lot, la date d’expiration ou du renouvellement du test, les
52
conditions spécifiques de stockage et la pharmacopée pertinente lorsque nécessaire. Ne sont
utilisés que les abréviations, noms et codes autorisés.
IV.4.5 Matières diverses et dangereuses
La manutention des matières qui représentent un risque pour d’autres matières stockées à
proximité obéit à une procédure écrite. Raticides, insecticides, substances fumigènes et
désinfectants ne doivent contaminer ni le matériel, les matières premières, les emballages, les
matières utilisées au cours des processus, ni les produits finis. Les substances toxiques et les
matières inflammables sont clairement marquées comme telles et stockées dans des espaces
fermés, séparés, conçus spécialement comme exigé par la législation nationale. A aucun
moment des substances inflammables ne se trouvent à proximité de substances corrosives ou
oxydantes.
IV.4.6 Gestion des stocks
Pour assurer la rotation et la gestion des stocks, le mieux est d’avoir son propre système de
gestion. Il faut avoir soin de choisir un système qui permet de suivre les règles strictes du
contrôle des numéros de lot et de la fixation de la date de péremption qui sont des éléments
essentiels de la gestion des produits pharmaceutiques. Ces éléments manquent dans
beaucoup de systèmes commerciaux. En cas de doute, on demande l’avis du personnel
expérimenté compétent.

Le niveau réel du stock est périodiquement comparé au niveau enregistré.

Toutes les divergences manifestes entre ces deux chiffres donnent lieu à une enquête
destinée à prévenir les confusions et/ou les livraisons incorrectes.

Dans les installations de production, les contenants de matières et de produits
pharmaceutiques partiellement utilisés sont solidement refermés et rescellés pour éviter le
gâchis et/ou la contamination lorsqu’ils sont remis en stock. On utilise les matières et
produits pharmaceutiques provenant de contenants ouverts ou partiellement utilisés avant
d’ouvrir un nouveau contenant.

Les contenants endommagés ne sont livrés que si l’on est certain que la qualité du contenu
est indemne. Lorsque cela est possible, on appelle l’attention de la personne responsable du
contrôle qualité sur les contenants endommagés. Toute mesure prise est justifiée et
enregistrée.
Contrôle des matières et produits obsolètes et périmés
La présence de matières et de produits pharmaceutiques obsolètes et périmés est vérifiée
régulièrement dans tout le stock. Toutes les précautions voulues sont prises, dans le respect
d’une procédure écrite, pour éviter la livraison de matériel et produits pharmaceutiques trop
vieux.
Matières rappelées
Les matières rappelées sont traitées conformément à une procédure écrite. Les principales
mesures sont toutes consignées, avec la signature de la personne responsable. Les produits
rappelés sont identifiés et stockés séparément, dans un endroit sûr, jusqu’à ce qu’une
décision les concernant ait été prise. Cette décision doit être prise le plus tôt possible. Une
53
évaluation ne peut être faite que par un membre du personnel dûment qualifié et
expérimenté.
Marchandises retournées
Les marchandises retournées le sont conformément à une procédure écrite. Elles sont isolées
jusqu’à ce qu’une décision ait été prise. Les produits retournés du marché doivent être
détruits à moins que l’on ne soit certain que leur qualité est satisfaisante. Dans ce cas, leur
revente peut être envisagée. La nature du produit, les conditions spéciales requises pour son
entreposage, son état et les étapes qu’il a franchis ainsi que le temps écoulé depuis sa sortie,
tout cela est pris en compte lors de cette évaluation. En cas de doute sur sa qualité, il est jugé
impropre à une nouvelle livraison ou à la réutilisation, même si l’on peut en récupérer le
principe actif par un retraitement chimique de base. Toute mesure prise est enregistrée.
Déchets
Les déchets sont traités conformément à une procédure écrite. Un stockage approprié et sûr
des déchets avant élimination est prévu. Les substances toxiques et les matières
inflammables sont stockées dans des placards séparés, fermés, et conçus à cette fin, comme le
veut la législation nationale.

Les déchets ne doivent pas s’accumuler. Ils sont collectés dans des récipients prévus à cet
effet, emportés sur le lieu de collecte, à l’extérieur des bâtiments, et éliminés sans risque et de
façon hygiénique à intervalles réguliers et fréquents.
IV.4.7 Documentation: instructions et registres écrits
Des instructions et registres écrits sont tenus, qui décrivent les procédures de stockage et
précisent les voies suivies par les matières, les produits pharmaceutiques et l’information qui
passent par la centrale d’achat, y compris le traitement des stocks périmés. La traçabilité des
lots est essentielle en cas de rappel d’un produit. L’information, écrite ou électronique
concernant chaque matière ou produit est disponible en permanence pour indiquer les
conditions de stockage recommandées, toutes les précautions à observer et les dates de
renouvellement des tests. Les règles de la pharmacopée et autres règles nationales en vigueur
concernant les étiquettes et les contenants sont respectées à tout moment.

Chaque livraison est enregistrée avec la description des marchandises, leur qualité, leur
quantité, le fournisseur, le numéro de lot du fournisseur, la date de réception, le numéro de
lot attribué et la date de péremption. Les règlements nationaux qui fixent la période de
conservation des registres sont observés. Lorsque ce type de règlement n’existe pas, les
registres concernant l’arrivage des produits sont conservés pendant un an après la fin de leur
durée de conservation.

Tous les arrivages et sorties de matières et de produits pharmaceutiques sont enregistrés de
façon détaillée conformément à un système spécifié, par exemple par numéro de lot.

54
Module V: Distribution
Introduction
Un système de distribution bien géré permet d’atteindre les objectifs suivants (1).

• Maintenir un approvisionnement constant en médicaments.
• Maintenir les médicaments en bon état d’un bout à l’autre du processus de
distribution.
• Réduire au minimum les pertes de médicaments dues au gaspillage et à la
péremption.
• Tenir des dossiers d’inventaire exacts.
• Entreposer les médicaments de façon rationnelle.
• Utiliser aussi efficacement que possible les moyens de transport disponibles.
• Réduire le vol et la fraude.
• Fournir l’information voulue pour prévoir les besoins en médicaments.
Le présent module porte sur les mesures à prendre pour assurer l’intégrité et la qualité du
produit au cours de la distribution, et en expose les points principaux dans leurs grandes
lignes. Il est conseillé de suivre les principes établis dans le manuel de l’OMS intitulé WHO
guidelines for good trade and distribution practice (18) (voir Appendice 15).
V.1 Conditions de transport
Les matières et les produits pharmaceutiques sont transportés de manière à ne pas nuire à
leur intégrité et à garantir le respect des conditions de stockage appropriées.

Toutes les précautions propres à réduire le risque de vol et de fraude sont prises.
V.2 Chaîne du froid
L’utilisation de glace carbonique dans la chaîne du froid exige un soin particulier. Outre le
souci d’assurer la sécurité, il faut veiller à ce que la matière ou le produit ne soit jamais en
contact avec la glace, car la qualité du produit peut en souffrir, par exemple s’il gèle.
V.3 Surveillance et relevés de la température
Dans certains cas, il est recommandé de disposer de systèmes de surveillance des conditions
de transport, comme la température, et de pouvoir examiner les relevés.
55
V.4 Bons de livraison
Les matières et les produits pharmaceutiques ne sont expédiés qu’après réception d’un bon
de livraison qui doit être détaillé. Il doit y avoir une procédure garantissant que les produits
ne sont fournis qu’aux seuls destinataires autorisés.
V.5 Procédures et mesures à respecter pour les

expéditions
Les procédures d’expédition suivent des règles établies en fonction de la nature des matières
et des produits pharmaceutiques expédiés et compte tenu de toute précaution particulière à
prendre. Toutes les conditions spéciales requises pour l’emballage des marchandises à
expédier sont respectées. Des mesures de protection particulières peuvent être exigées pour
certaines marchandises avant leur expédition par mer ou par air. Toute disposition
législative touchant ces exigences est appliquée.
V.6 Contenants des expéditions
Le contenant extérieur offre une protection adéquate contre toutes les influences externes et
porte une étiquette clairement formulée et indélébile.

Les produits sont emballés de façon à réduire au minimum le risque de vol; par exemple ils
sont enfermés à clé ou posés sur des palettes entièrement emballées sous film rétractable.
V.7 Enregistrement des expéditions
L’enregistrement d’une expédition donne au minimum les renseignements suivants:

• date de l’expédition;
• nom et adresse du client;
• description du produit, par exemple nom, forme galénique et dosage (le cas
échéant), numéro de lot et quantité;
• conditions de transport et d’entreposage.
V.8 Traçabilité
Les registres de distribution contiennent assez d’informations pour assurer la traçabilité du
produit de son point de départ à l’utilisateur final.

La traçabilité des marchandises est essentielle s’il est nécessaire de rappeler un produit. Elle
aidera aussi à détecter les vols et les fraudes. Toute anomalie est l’objet d’une enquête et est
suivie des mesures propres à lutter contre le non respect éventuel des mesures de sécurité.
V.9 Port d’entrée
Toutes les conditions nécessaires au stockage doivent être réunies au port d’entrée des
marchandises, surtout pour tous les produits qui craignent la chaleur et sont envoyés à des
ports où les températures risquent d’être moins bien contrôlées. Il peut être nécessaire de
56
s’organiser avec les services de manutention et de douane pour assurer une manutention et
un passage en douane rapides.

Des mesures de sécurité destinées à prévenir le vol, la fraude et la corruption sont en place
pendant le stockage au port d’entrée.
V.10 Emballage des produits et des matières
S’il est nécessaire de procéder à l’emballage ou au ré‐emballage des produits à la suite de
dommages, il faut suivre à la lettre les politiques et procédures décrites dans les principes
directeurs de l’OMS relatifs aux bonnes pratiques de fabrication (3).
57
58
Module VI: Réévaluation
Introduction
La qualité de tous les produits et services achetés conformément au présent Modèle doit être
l’objet d’une surveillance continue. Il sera nécessaire de la réévaluer pour s’assurer que ces
produits sont toujours conformes aux normes et règles définies. Le Module VI expose
brièvement les principes d’évaluation, régulière ou non, des fabricants, des produits et des
services sous‐traités.
VI.1 Réévaluation des fabricants
Les fabricants sont réinspectés à intervalles réguliers d’au moins trois ans.

Ils informent immédiatement la centrale d’achat de toute modification apportée au centre de
production ou à son matériel qui risque d’avoir des conséquences sur la présélection.

Il peut être nécessaire de procéder à une resélection imprévue dans les situations suivantes:

• si des informations ont été omises lors de l’évaluation initiale;
• si lors de l’évaluation de suivi on soupçonne que sont données des informations
fausses ou trompeuses;
• si des modifications sont apportées, qui risquent d’avoir des conséquences sur la
présélection du centre de production, comme des changements dans le personnel
clé ou l’organigramme, le matériel, les appareils ou les procédés de fabrication, ou
encore la rénovation ou l’ajout d’installations qu’il faut valider, mettre en service ou
réinspecter;
• si une plainte que l’on estime fondée a été reçue.

La centrale d’achat retire une installation présélectionnée de la liste des candidats à la
présélection s’il est démontré que les conditions nécessaires ne sont pas remplies.
VI.2 Réévaluation des produits
L’information sur les produits est révisée tous les trois ans, ou plus tôt si des changements
importants se produisent dans l’intervalle.

Lors d’une réévaluation de routine, le fabricant ne sera pas tenu de retester le produit, mais
selon les circonstances, cela peut être nécessaire.

Les fabricants informent la centrale d’achat des projets de modification du produit qui
risquent de nuire à son innocuité, ses résultats, son efficacité ou sa qualité. Par exemple, un
fabricant doit signaler les changements suivants:

59
• modification du processus, du lieu ou du matériel de fabrication du produit;
• nouveaux fabricants sous contrat;
• nouveaux laboratoires de contrôle avant sortie des produits pharmaceutiques;
• nouveaux fournisseurs de matières premières ou de contenants, ou de dispositifs de
fermeture;
• modifications apportées à la formulation ou à la composition du produit;
• nouvelle méthode d’analyse pour les tests de la matière première, du produit
intermédiaire ou du produit fini;
• modifications des spécifications.

Le temps voulu doit être prévu pour les tests nécessaires, tests de stabilité ou de
bioéquivalence, par exemple.

Sur la base de l’information présentée, la personne responsable de la présélection décide soit
d’approuver les changements, soit de demander des précisions démontrant que le produit
est le même que celui qui a été présélectionné.

La section ou le département responsable de la présélection des produits et des fabricants
informe le bureau des achats des modifications et de leur évaluation.

Il est procédé à une réévaluation ponctuelle des produits dans les cas suivants:

• Si à l’évidence, il y a eu omission(s) de la part du fabricant lors de l’évaluation
initiale ou des activités de suivi, s’agissant de certaines des conditions requises,
notamment le respect des normes du système qualité et l’obligation de signaler les
plaintes.
• Si la centrale d’achat apporte la preuve qu’un ou plusieurs lots de produits fournis
ne sont pas conformes aux spécifications convenues ou révèlent des insuffisances
en ce qui concerne l’innocuité, le résultat ou la qualité.
• Si l’enquête qui suit une plainte aboutit à la conclusion que la qualité et/ou
l’innocuité du produit est douteuse.
• S’il est évident qu’il y a eu fraude ou faute de la part du fabricant.
• Si l’on considère qu’un ou plusieurs lots de produit(s) fourni(s) n’est (ne sont) pas
conforme(s) aux spécifications convenues.
• Si une plainte considérée comme grave a été reçue par l’organisation.
• Si les produits ont subi des modifications, les directives de l’OMS Marketing
authorization of pharmaceutical products with special reference to multisource (generic)
products: a manual for drug regulatory authorities (6) indiquent le type de réévaluation
à réaliser et quand y procéder.
• Si, selon l’organisation, les modifications apportées à l’acquisition, à la formulation,
à la méthode de fabrication du principe actif, aux installations ou à d’autres aspects
de la production exigent une réévaluation.
60
• Si les approvisionnements ont été suspendus pendant un an ou plus.
VI.3 Surveillance des services sous-traités
VI.3.1 Stockage et distribution
Une procédure écrite est élaborée pour surveiller l’exécution d’un contrat et prendre les
mesures voulues en cas d’infraction. Cette procédure prévoit une surveillance continue, un
examen périodique et le renouvellement du contrat.

La surveillance continue implique que l’on suive l’évolution des coûts, l’état des commandes
et des livraisons, les temps morts et le respect des clauses du contrat. Pour cela, il faut
pouvoir disposer d’un système d’information de gestion. La qualité des produits
pharmaceutiques fournis est constamment contrôlée, y compris par l’échantillonnage
aléatoire et par une procédure traitement des plaintes. La centrale d’achat consigne tous les
problèmes de contrôle de la qualité ou de services et en informe le fournisseur. La
surveillance continue implique aussi le respect des clauses du contrat par l’émetteur du
contrat et la correction de tous les facteurs qui empêchent le bénéficiaire du contrat de
s’acquitter des obligations spécifiées.

L’examen périodique du contrat est fondé sur une évaluation de la performance d’ensemble
du fournisseur. Les critères qui permettent de surveiller les produits et les fabricants
présélectionnés (voir Section III.6) s’appliquent aussi à l’appréciation des sous‐traitants qui
stockent et distribuent les produits pharmaceutiques.
VI.3.2 Laboratoires de contrôle de la qualité
Les laboratoires sous contrat doivent se conformer aux principes des bonnes pratiques de
laboratoire (BPL) (19). Le fait d’être accrédité ne garantit pas à lui seul le respect des BPL.
L’exécution des tâches sous‐traitées aux laboratoires est surveillée en permanence.
VI.3.3 Organismes de recherche sous contrat
Les organismes de recherche sous contrats (ORC) (19) sont inspectés au cours du processus
d’évaluation pour vérifier que les données brutes correspondent aux données soumises, et
pour évaluer le respect des normes pendant les études cliniques et de bioéquivalence. La
surveillance et la resélection garantissent que les principes qui gouvernent les bonnes
pratiques cliniques (BPC) (20), les bonnes pratiques des laboratoires de la qualité (10) et les
BPL (19) sont bien suivis.
61
62
Conclusion
Conclusion
Les principes qui régissent un système de qualité ont été progressivement introduits dans les
activités internes des organisations soucieuses de qualité pharmaceutique, ce qui a conduit à
la publication du document de l’OMS intitulé Quality systems requirements for national good
manufacturing practice inspectorates (21), qui expose ces principes (voir Appendice 16). Ils
valent pour tous les principaux aspects de l’approvisionnement et il en a été tenu compte
dans la conception et les essais du système d’assurance qualité type décrit dans le présent
document. Il est recommandé aux centrales d’achat d’adopter ce système type pour garantir
une approche harmonisée de l’assurance qualité dans toutes les principales activités d’achat.

L’établissement et la mise en œuvre d’un système de qualité sont essentiels à la
reconnaissance mutuelle des résultats de la présélection. Une fois un système harmonisé mis
en place, les centrales d’achat pourront échanger des renseignements sur l’évaluation de
l’information concernant un produit et sur les constatations des inspecteurs. Elles
élimineront ainsi la nécessité de procéder à des présélections déjà faites.

Du fait que l’on pourra se fier à un système harmonisé d’achat de produits répondant à des
normes et des règles définies, les procédures d’obtention de produits de qualité à des prix
compétitifs seront plus rapides. Cette rapidité sera particulièrement avantageuse pour les
médicaments objets d’une forte demande, par exemple ceux qui sont nécessaires aux
maladies prioritaires qui touchent une grande partie de la population mondiale dans des
zones ou les capacités de réglementation des médicaments et les budgets affectés à la santé
sont limités.
63
64
Références
Références
1. Quick JD, et al. (eds). Managing drug supply. 2nd ed. Hartford, CT, Kumarian
Press, 1997.
2. Quality assurance of pharmaceuticals: a compendium of guidelines and related
materials. Volume 1. Geneva, World Health Organization, 1997.
3. Quality assurance of pharmaceuticals: a compendium of guidelines and related
materials. Volume 2, updated edition. Good manufacturing practices and
inspection. Geneva, World Health Organization, 2004.
4. Liste modèle des médicaments essentiels, 14e édition. Genève, Organisation
mondiale de la Santé, 2005.
(http://www.who.int/medicines/publications/essentialmedicines/en/index.html).
5. Procedure for assessing the acceptability, in principle, of pharmaceutical products
for purchase by United Nations agencies. In: WHO Expert Committee on
Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty‐seventh report. Geneva,
World Health Organization, 2003 (WHO Technical Report Series, No. 908), Annex 8
(http://www.who.int/medicines/qsm/trs908/trs908.pdf).
6. Marketing authorization of pharmaceutical products with special reference to
multisource (generic) products: a manual for drug regulatory authorities. Geneva,
World Health Organization, 1998 (WHO/DMP/RGS/98.5).
7. Model application form for new marketing authorizations, periodic reviews and
variations, with notes to the applicant. In: Marketing authorization of
pharmaceutical products with special reference to multisource (generic) products: a
manual for drug regulatory authorities. Geneva, World Health Organization, 1998,
Annex 6 (WHO/DMP/RGS/98.5) (http://mednet3.who. int/prequal/ documents/
WHO_DMP_RGS_98_5_R.pdf).
8. WHO Certification scheme on the quality of pharmaceutical products moving in
international commerce. Geneva, World Health Organization, 2000 (WHO/
EDM/QSM/2000.2) (http://www.who.int/medicines/organization/qsm/activities/
drugregul/certification/certifscheme.shtml).
9. Guide for a quality systems manual in a control laboratory. Geneva, World Health
Organization, 1998 (WHO/VSQ/98.04) (http://www.who.int/vaccines‐
documents/DocsPDF/www9840.pdf).
10. Good practices for national pharmaceutical control laboratories. In: WHO Expert
Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty‐sixth report.
Geneva, World Health Organization, 2002 (WHO Technical Report Series, No. 902),
Annex 3.
11. Guidance on Good Manufacturing Practices (GMP): inspection report. In: WHO
Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty‐seventh
report. Geneva, World Health Organization, 2003 (WHO Technical Report Series,
No. 908), Annex 6.
65
12. Principes opérationnels de bonnes pratiques pour les achats de produits
pharmaceutiques. Genève, Organisation mondiale de la Santé, 1999.
(WHO/EDM/PAR/99.5).(http://apps.who.int/medicinedocs/es/d/Js2223f/9.html).
13. Standard bidding documents. Procurement of health sector goods (pharmaceuticals,
vaccines, and condoms). Washington, DC, World Bank, 2000 (revised February
2001, March 2002 and March 2003) (http://siteresources.
worldbank.org/PROCUREMENT/Resources/health‐ev4.pdf).
14. Technical note. Procurement of health sector goods. Washington, DC, World Bank,
2000 (http://siteresources.worldbank.org/INTPROCUREMENT/Resources/ health‐
tn‐ev2‐a4.doc).
15. Model formulary 2004. Geneva, World Health Organization, 2004
(http://www.who.int/medicines/organization/par/formulary.shtml).
16. Principes directeurs applicables aux dons de médicaments ‐ Révision 1999. Genève,
Organisation mondiale de la Santé, 1999. (WHO/EDM/PAR/99.4).
(http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Jwhozip53f/).
17. Guide to good storage practices for pharmaceuticals. In: WHO Expert Committee on
Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty‐seventh report. Geneva,
World Health Organization, 2003 (WHO Technical Report Series, No. 908). Annex 9
(http://www.who.int/medicines/library/qsm/good_storage.pdf).
18. Good trade and distribution practices for pharmaceutical starting materials. In:
WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty‐
eighth report. Geneva, World Health Organization, 2003 (WHO Technical Report
Series, No. 917), Annex 2
(http://www.who.int/medicines/strategy/quality_safety/tr917ann2.pdf).
19. Handbook. Good laboratory practice (GLP). Quality practices for regulated non‐
clinical research and development. Geneva, UNDP/World Bank/WHO Special
Programme for Research and Training in Tropical Diseases (TDR), 2001
(TDR/PRD/GLP/01.2).
20. Guidelines for good clinical practice (GCP) for trials on pharmaceutical products. In:
WHO Expert Committee on the Use of Essential Drugs, Sixth report. Geneva, World
Health Organization, 1995 (WHO Technical Report Series, No. 850), Annex 3.
21. Quality systems requirements for national good manufacturing practice
inspectorates. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical
Preparations, Thirty‐sixth report. Geneva, World Health Organization, 2002 (WHO
Technical Report Series, No. 902), Annex 8.

66
Appendices
Appendice 1 -- Exemple d’un Code de Conduite
1. Introduction
Les membres du personnel en poste ainsi que toutes les personnes qui participent aux
travaux doivent suivre le présent Code de Conduite.

Tous les membres du personnel, y compris les conseillers et experts chargés d’effectuer des
évaluations et inspections au nom de l’OMS doivent à tout moment garder la réputation de
l’OMS à l’esprit.

(S’agissant du présent Code les mots « personnel et membre du personnel » désignent les
personnes recrutées par contrat, le personnel, les conseillers et les experts recrutés à court
terme pour exécuter une tâche).
2. Responsabilités clés
Chaque membre du personnel, expert et conseiller temporaire a certaines responsabilités
clés, mais l’objectif est que tous s’acquittent de ces diverses responsabilités dans le cadre du
présent Code de conduite.

Un système de surveillance interne est en place à l’OMS depuis le début de l’Organisation. Il
est périodiquement nécessaire de veiller à ce que tout le personnel comprenne cette fonction.
Chaque membre du personnel devrait lire la déclaration sommaire de l’OMS sur son Bureau
de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance (IAO) qui décrit la raison d’être
de ce bureau, son autorité et ses compétences. Ce document résume les résultats attendus de
l’IAO et indique la ligne à suivre dans la vérification interne des comptes de l’OMS.

En acceptant leur poste, les membres du personnel s’engagent à s’acquitter de leurs fonctions
et à régler leur conduite de façon à servir l’intérêt supérieur de l’OMS.

Dans l’accomplissement de leur tâche, les membres du personnel ne rechercheront ni
n’accepteront d’instructions émanant d’un gouvernement ou de toute autre autorité
extérieure à l’Organisation.

Un membre du personnel n’acceptera, ni n’occupera un poste, ni n’exercera une activité qui
soient incompatibles avec l’accomplissement correct de ses devoirs envers l’OMS.

Un membre du personnel aura à tout moment une conduite compatible avec son statut de
fonctionnaire international.

Un membre du personnel évitera tout acte, et en particulier tout type de déclaration
publique, susceptible de porter atteinte à son statut. S’il n’est pas tenu de renier son
attachement à son pays ou à ses convictions politiques et religieuses, il doit à tout moment
garder à l’esprit la réserve et le tact auxquels il est tenu par son statut international.
67
Un membre du personnel fera preuve de la plus grande discrétion en ce qui concerne toute
question relative à ses activités officielles. Il ne communiquera à personne une information
dont le public n’a pas connaissance et qu’il détient du fait de sa position officielle, si ce n’est
dans le cadre de ses travaux ou avec l’autorisation du Directeur général. Il ne doit jamais
utiliser de quelque manière que ce soit l’information qu’il détient du fait de sa position
officielle pour en tirer un avantage d’ordre privé. La fin du contrat ne le libère pas de ces
obligations.

Tout membre du personnel qui fait acte de candidature à un poste de caractère politique
dans la fonction publique démissionnera du Secrétariat.

Les immunités et privilèges dont jouit l’OMS en vertu de l’Article 67 de la Constitution sont
conférés dans l’intérêt de l’Organisation. En aucun cas les membres du personnel ne peuvent
invoquer ces privilèges et immunités pour excuser un manquement à leurs obligations
privées ou au respect de la loi ou des règlements de police. La décision de lever quelque
privilège ou immunité que ce soit dont bénéficie le personnel appartiendra au Directeur
général.

Tous les membres du personnel souscriront au serment ou à la déclaration formulés dans le
Règlement du personnel de l’OMS.

Un membre du personnel ne peut être délégué, observateur ou conseiller de son propre
gouvernement.

Un membre du personnel peut participer aux activités d’associations internationales ou
nationales lorsque cette participation n’est pas en conflit avec les normes énoncées dans le
Règlement du personnel de l’OMS et peut, avec l’autorisation du Directeur général,
représenter ces associations lors d’une réunion internationale.

Un membre du personnel doit obtenir la permission du Directeur général avant de publier
des articles dont le contenu fait état des travaux effectués pour l’Organisation ou de
l’information qui découle de ces travaux.

L’Organisation sera titulaire de tous les droits, y compris le droit au titre, les droits d’auteur
et le droit de brevet correspondant à des travaux ou à une invention réalisés ou mis au point
par un membre du personnel dans le cadre de ses activités officielles.

Un « manquement » signifie :
– tout acte répréhensible commis par un membre du personnel dans l’exercice de
ses fonctions ;
– toute conduite d’un membre du personnel, sans lien avec ses fonctions, qui tend à
discréditer l’Organisation aux yeux du public ;
– toute utilisation ou tentative d’utilisation injustifiée de se prévaloir de sa position
d’officiel pour obtenir un avantage personnel.
Toute conduite contraire aux termes de son serment ou de sa déclaration.
68
Appendices
2.1 Responsabilités personnelles
Les membres du personnel doivent être attachés à une surveillance stricte de
l’environnement et coopérer pleinement avec l’IAO.

Ils doivent respecter les responsabilités que leur impose le poste auquel ils ont été nommés,
et s’en acquitter en en préservant le niveau.

Ils doivent effectuer les tâches qui leur ont été confiées au mieux de leurs capacités et dans
les délais prévus par l’OMS.
2.2 Sécurité
Le personnel, les cadres et la direction de l’OMS sont responsables de la sécurité. Ils signalent
les dangers possibles et les dangers éventuels, prennent les précautions nécessaires et
appliquent les mesures de sécurité voulues pour réduire les problèmes de sécurité au
minimum.

Le personnel qui participe à des activités où des problèmes de sécurité peuvent se poser, par
exemple l’inspection d’un centre de fabrication, doit se soumettre aux règles et règlements de
sécurité recommandés par l’OMS, par le fabricant et par la législation nationale.

Ce personnel doit s’équiper de vêtements de protection ‐ boucliers, lunettes de sécurité,
bouchons d’oreilles selon le cas ‐ pour se protéger le corps, les organes et les extrémités. Il
doit mettre en pratique ses connaissances professionnelles pour assurer sa propre sécurité.
Cela signifie que si un fabricant ne leur fournit pas les moyens de protection personnelle
jugés adéquats, les inspecteurs doivent refuser d’entrer dans certains lieux en raison du
manque de sécurité.

Le personnel doit respecter la réglementation nationale lorsqu’il conduit un véhicule.

Le personnel doit être au courant des précautions à prendre pour recueillir des échantillons,
et s’y conformer.

lorsqu’il inspecte des unités de production, il doit être particulièrement soucieux des
exigences en matière de sécurité et notamment celles qui aux formes galéniques et aux
activités observées (par exemple médicaments radioactifs, matières dangereuses, réactifs,
matériel et appareils de laboratoire, explosions, ascenseurs pour le personnel, échelles,
verrerie, congélateurs, vapeur, radiations, dangers d’origine microbiologique, produits et
déchets viraux et biologiques, et toute autre source d’accident possible.
3. Compétence professionnelle
3.1 Qualifications et expérience
Le personnel en poste doit avoir les qualifications et l’expérience requises pour effectuer les
tâches qui lui sont confiées. Si une personne est chargée par l’OMS ou pour le compte de
69
l’Organisation d’un travail pour lequel elle n’a pas les qualifications ou l’expérience requises,
elle doit le déclarer avant de se lancer dans ce travail ou d’en être chargée.

Lorsqu’une personne est pressentie pour accomplir une tâche pour le compte de l’OMS, elle
doit apporter les preuves de ses qualifications et de son expérience en toute honnêteté.

Le personnel ne doit pas induire l’OMS ou les centrales d’achat en erreur quant à ses
qualifications et/ou son expérience. Toute déclaration inexacte sur ces points sera réputée
fraude et peut aboutir à des poursuites. Elle fermera définitivement l’accès à un emploi à
l’OMS ou à un organisme des Nations Unies, à quelque titre que ce soit.
4. Conduite
Au cours de ses activités quotidiennes, le personnel doit avoir en permanence une conduite
d’un niveau éthique élevé.

Il doit se conformer à la Constitution de l’OMS et suivre le règlement et les directives de
l’Organisation de façon responsable.
4.1 Intégrité et comportement
Pour que les activités de l’OMS soient conduites avec efficacité, et en dehors de toute
influence indue, tous les membres du personnel doivent être intègres et attachés aux normes
les plus élevées.

– L’OMS doit pouvoir compter sur le personnel pour se conduire comme il
convient.
– Le personnel doit être honnête et fiable.
– Le personnel doit agir avec la précision, la loyauté, l’objectivité et l’honnêteté les
plus grandes.
– Le personnel ne doit pas mettre au service de gains ou d’intérêts privés des
informations restreintes auxquelles le grand public n’a pas accès.
– Le personnel doit signaler certaines constatations, comme par exemple les cas où
une information erronée, trompeuse et frauduleuse est fournie à l’OMS.
– Le personnel devrait toujours voir l’OMS, ses politiques et ses projets d’un oeil
favorable.
– Le personnel doit se conduire avec dignité, diplomatie, tact et courtoisie. Il doit
éviter la tactique de la main de fer.
– Le personnel ne doit pas arborer un air de supériorité ou d’autorité particulière.
– Le personnel doit demander une information nécessaire et autorisée avec fermeté.
– Les membres du personnel sont les intermédiaires entre l’OMS et le public, et
celui‐ci jugera l’Organisation d’après leur conduite. Le personnel doit avoir un
comportement exemplaire en toute occasion.

70
Appendices
Un membre du personnel qui a des intérêts dans une entreprise et qui peut être prié,
directement ou indirectement, de traiter officiellement avec elle pour le compte de la centrale
d’achat signalera ces intérêts au Directeur général, qui décidera s’il y a lieu d’appliquer le
Règlement du personnel. Le personnel ne peut avoir d’intérêts financiers dans des
entreprises qui restent à évaluer ou à inspecter. Normalement, les parts détenues par
l’intermédiaire de plans de pension et autres systèmes sans lien avec la tâche à accomplir ne
seront pas considérées comme un intérêt financier dans ce contexte. S’il y a doute sur cette
question, on demande au Bureau de vérification interne de l’OMS de donner les
éclaircissements voulus.
4.2 Tenue vestimentaire, santé et hygiène
Pour que les relations publiques soient bonnes, il faut que tous les membres du personnel
portent des vêtements appropriés à leurs activités et respectent les lignes directrices de
l’OMS concernant le code sur cette question.

Le personnel porte normalement des vêtements de protection pour les inspections. Les
inspecteurs doivent se protéger par des vêtements au moins équivalents à ceux que portent
les employés des centres de fabrication (par exemple casques, ou masques, le cas échéant). Le
personnel se conforme aux procédures de l’entreprise à tout moment. Cependant, si ces
procédures sont jugées inappropriées, le fait est consigné.

Les membres du personnel qui participent aux inspections doivent informer leur supérieur
hiérarchique ou leur direction de leur état de santé si celui‐ci peut avoir des répercussions
sur les inspections, car il arrive que les personnes qui ont une maladie transmissible, des
plaies ou des lésions ouvertes ne soient pas autorisées à pénétrer dans des zones où des
produits et des matières sont exposés.

Les membres du personnel sont responsables des précautions à prendre lorsqu’ils voyagent
(par exemple la vaccination appropriée).

Le personnel doit avoir une bonne hygiène en toute occasion.
4.3 Cadeaux, repas et faveurs
Un membre du personnel n’acceptera d’un gouvernement ou de toute autre source
extérieure à l’Organisation, ni honneur, ni décoration, ni faveur, ni cadeau, ni rémunération
qui soit incompatible avec son statut de fonctionnaire international.

Un membre du personnel qui se voit offrir un honneur, une décoration ou un cadeau de
source extérieure à l’Organisation en avertit le Directeur général qui décide s’il y a lieu
d’appliquer le règlement du personnel.

Aucun membre du personnel ne reçoit ni n’accepte un objet de valeur d’un fabricant en
retour ou à cause d’un acte officiel qui a été ou doit être accompli.

Un membre du personnel ne sollicite ni n’accepte directement ou indirectement aucun
cadeau, aucune gratification ou faveur, aucun prêt pour frais de représentation ni aucun
71
autre article de valeur marchande offert par des membres du public avec lesquels il a des
relations officielles.

Lors des inspections, le personnel doit régler ses propres repas chaque fois que possible et
s’efforcer de le faire même lorsqu’il est invité par le fabricant, à moins qu’il ne se trouve dans
une situation qui risque de provoquer une scène ou de mettre l’OMS dans l’embarras.
4.4 Relations avec la direction
Le personnel doit s’efforcer d’instaurer de bonnes relations avec ses supérieurs hiérarchiques
et la direction.
4.5 Procédures opérationnelles normalisées
Le personnel doit accomplir ses tâches conformément aux procédures opérationnelles
normalisées (PON).
4.6 Voyage et logement
Le personnel doit suivre le règlement, les directives et les PON de l’OMS lorsqu’il est en
déplacement. Il se conforme aux procédures prévues quand il planifie les visites, les réunions
ou les inspections, ou s’occupe par exemple, des réservations et du règlement des chambres.
4.7 Confidentialité et conflit d’intérêts
En ce qui concerne la confidentialité, le personnel doit respecter la politique de l’OMS, les
règles et règlements du pays et la politique de l’entreprise.

Il doit signer la déclaration de conflit d’intérêts et de confidentialité et s’y soumettre.
4.8 Documentation et registres
Le personnel suit les PON et tient les registres appropriés comme le demandent les
procédures.

Toute l’information qu’il donne doit être de bonne foi et correcte, y compris les rapports et la
documentation connexe.
4.9 Contrats et mandats
Le personnel accomplit sa tâche comme stipulé dans le contrat ou l’accord pour l’exécution
de travaux et dans son mandat.
4.10 Dossiers de produit, évaluation et inspection
Le personnel remplit les dossiers de produit avec soin et considère toute information
concernant la tâche à exécuter comme confidentielle.

Toutes les données soumises au départ et en conclusion de l’évaluation sont traitées
conformément aux PON et considérées comme informations confidentielles entre l’OMS et le
fabricant.
72
Appendices
Tout ce qui concerne l’inspection exécutée est considéré comme confidentiel entre l’OMS et le
fabricant.

Les membres du personnel se conforment aux prescriptions et à l’engagement touchant la
confidentialité et le conflit d’intérêts.
4.11 Echantillons
Les échantillons prélevés pendant les inspections le sont conformément à des PON de l’OMS
et avec l’approbation du fabricant.
4.12 Rapports d’évaluation et d’inspection
Un rapport d’évaluation et d’inspection écrit est établi pour chaque produit évalué et chaque
centre de production inspecté.

Un rapport est un compte‐rendu fidèle des résultats de l’évaluation et de l’inspection.
4.13 Communication d’informations et d’avis
Le personnel ne doit pas jouer un rôle de consultant auprès d’une entreprise ou d’un
fabricant particuliers lorsqu’il a pour mandat d’évaluer ou d’inspecter un projet donné, si
l’entreprise peut tirer parti de ses avis, à moins que cette information ne soit déjà dans le
domaine public ou donnée à tous les fabricants.

73
Appendice 2 -- Exemple de lignes directrices concernant

la confidentialité
Les évaluateurs et inspecteurs traiteront toute information soumise ou observée pendant les
inspections et tâches que le projet considéré leur impose, comme strictement confidentielle et
propriété de l’OMS ou des parties qui collaborent avec l’Organisation. Ils se conformeront
ainsi aux conditions énoncées ci‐dessous et à celles qui sont contenues dans les dispositions
jointes à l’intention des membres des équipes qui visitent les centres de production dans le
cadre de la procédure de présélection des produits pharmaceutiques. On trouvera à
l’Appendice 3 un exemple d’engagement de confidentialité.

Les évaluateurs et les inspecteurs prendront toutes les mesures raisonnables assurant :

– que l’information confidentielle n’est pas utilisée dans un autre but que
l’évaluation des activités décrites dans le présent document ;
– que l’information confidentielle n’est pas révélée ou fournie à une personne qui
n’est pas liée par les mêmes obligations de confidentialité et de non‐utilisation ci‐
incluses.
Cependant, les évaluateurs et les inspecteurs ne seront liés par aucune obligation de
confidentialité et de non‐utilisation dans la mesure où ils pourront démontrer qu’une partie
ou l’autre de l’information confidentielle :
– leur était connue avant toute communication par l’OMS ou en son nom (y
compris par les fabricants) ; ou
– était dans le domaine public au moment de la communication par l’OMS ou en
son nom (y compris par les fabricants) ; ou
– est tombée dans le domaine public sans qu’ils y aient aucune part ; ou
– a été portée à leur connaissance par une tierce partie sans manquement à une
obligation légale de confidentialité.

Tout membre du personnel participant à une présélection et aux activités connexes et qui a
accès à des informations confidentielles sur les produits et les fabricants traite comme
strictement confidentielle et propriété de la centrale d’achat ou des parties qui collaborent
avec elle toute information soumise et constatée pendant les inspections et d’autre manière à
l’occasion des tâches en rapport avec ces activités.

74
Appendices
Appendice 3 -- Exemple de lignes directrices sur le

conflit d’intérêts
Introduction
Le présent document expose les mesures relatives au « conflit d’intérêts » telles qu’elles
s’appliquent aux évaluateurs externes et aux membres des comités consultatifs. Dans les
présentes lignes directrices, les personnes qui appartiennent à l’une ou l’autre de ces deux
catégories sont appelées « consultants ». On trouvera à la fin du présent appendice un
exemple de déclaration signée sur un conflit d’intérêts.
Définitions et principes
Dans son acception courante, un « conflit d’intérêts » est un conflit entre l’intérêt privé ou
personnel d’un individu et son devoir, mais cette expression peut aussi s’appliquer à une
situation dans laquelle un individu a des devoirs de plusieurs sortes qui sont en conflit, en
l’absence de tout intérêt privé ou personnel.

Un conflit d’intérêts privé ou personnel peut être d’ordre financier ou non, comme expliqué
ci‐après.

Lorsqu’un décideur ou un consultant a un intérêt financier direct, même infime, à la décision
à prendre, il existe une présomption irréfragable de partialité et le décideur ou le consultant
est de ce fait rendu inhabile à agir.

Lorsqu’un décideur ou un consultant a un intérêt non financier qui suscite une présomption
raisonnable de partialité, le décideur ou le consultant est inhabile à agir. Il s’agit ici de se
demander si un observateur raisonnable soupçonnerait une possibilité de partialité et non si
cette partialité existe réellement. Par exemple, il peut y avoir un conflit d’intérêts non
financiers entre un décideur ou consultant mêlé personnellement ou par sa famille à une
affaire et une personne dont les intérêts sont touchés par la décision ou les recommandations
finales. Ce type de conflit peut aussi apparaître lorsqu’il est clair qu’un décideur ou un
consultant a porté un jugement prématuré sur les questions à trancher du fait soit de ses
préjugés, soit de son implication antérieure dans les faits d’un cas sur lequel il lui a été
demandé de prendre une décision ou de formuler des recommandations.
Conflit d’intérêts dans le cas des consultants
Les consultants peuvent se trouver dans toutes sortes de situations de conflit d’intérêts entre
leurs activités professionnelles (par exemple préparer des évaluations objectives et
indépendantes ou participer en tant que membre aux activités de comités indépendants) et
leurs intérêts personnels et privés (par exemple consultations privées, subventions pour frais
de voyage et de logement lors de conférences parrainées par des entreprises, détention
d’actions, bourses de recherche ou honoraires). Il est admis que presque tous les consultants
ont un conflit potentiel d’intérêts d’une sorte ou d’une autre du fait de leurs liens présents ou
passés avec l’industrie pharmaceutique.
75
Certains conflits d’intérêts sont simples et d’autres plus difficiles à définir. S’agissant d’un
employé ou d’un consultant permanent d’un laboratoire, la possibilité de conflit d’intérêts
est claire. Dans le cas d’un employé d’un organisme public qui ne travaille pas pour le
compte de laboratoires, et qui ne reçoit pas de primes ou de fonds, le risque est minimal.
Entre ces deux situations, il existe toute une gamme de possibilités devant lesquelles il peut
être moins évident de décider s’il y a conflit d’intérêts.

Il est peu vraisemblable que des contrats de consultant soient offerts aux personnes qui
appartiennent à l’une des catégories 1 à 6 dont la liste suit.

1. Travaille dans l’industrie pharmaceutique, comme employé, propriétaire ou
copropriétaire (par exemple détient des parts du laboratoire à évaluer).
2. Reçoit des honoraires d’un ou de plusieurs laboratoires pour évaluer leurs produits
ou ceux que le nouveau produit remplacera vraisemblablement.
3. A une relation directe significative avec un ou plusieurs laboratoires. Cette relation
peut prendre la forme (a) d’un soutien financer pour un ou plusieurs projets de
recherche en cours ; (b) du parrainage d’étudiants diplômés de l’enseignement
universitaire supérieur ; (c) de la situation d’employés d’un laboratoire qui sont sous
la responsabilité directe du (de la) consultant(e).
4. Reçoit une aide financière substantielle ou du matériel de prix pour faire des
recherches pour le compte du laboratoire.
5. Est ou a été consultant(e) auprès d’un laboratoire pour le produit qu’il ou elle a accepté
d’évaluer. A ce titre, cette personne a pu être parrainée, faire des conférences ou
présider des réunions professionnelles concernant le produit, ou participer à des
réunions professionnelles, nationales ou internationales concernant le produit, au
nom du laboratoire parrainant.
6. A beaucoup contribué à la planification ou à la conduite d’un essai clinique du
produit à évaluer, par exemple en tant qu’enquêteur principal, signataire du rapport
sur l’étude, ou auteur d’un papier ou autre rapport, publié ou non, sur l’étude. Si sa
participation s’est limitée à faire participer des patients à une étude multicentrique,
elle n’est pas considérée comme cause d’un conflit d’intérêts significatif.
Les situations 7 à 10 (suivantes) sont moins susceptibles de provoquer un conflit
d’intérêts : le consultant

7. A occasionnellement des contrats avec une ou plusieurs entreprises pour des projets
particuliers, mais n’a de relation proche avec aucune d’entre elles. N’a pas participé
directement à la fabrication du produit en question.
8. A un cabinet‐conseil ou travaille pour un cabinet de ce type qui ne conseille pas
l’industrie pharmaceutique mais peut conseiller d’autres industries, comme
l’industrie des biens d’équipement, l’industrie alimentaire ou l’industrie des
peintures. Il est peu vraisemblable qu’il ou elle ait les connaissances techniques ou
l’expérience l’autorisant à se déclarer consultant(e) dans le domaine des produits
pharmaceutiques.
76
Appendices
9. Conseille parfois un ou plusieurs laboratoires sur la conception des essais cliniques
nécessaires avant la soumission d’une demande d’autorisation de mise sur le marché,
mais n’est en relation suivie avec aucun de ces laboratoires (voir par exemple les
points 1 à 6 ci‐dessus).
10. A été invité à participer et à apporter sa contribution à des réunions nationales ou
internationales organisées par des associations professionnelles ou universitaires.
Responsabilité des consultants
Une autorité de contrôle des médicaments ne peut être au courant de toutes les activités d’un
consultant et de leurs ramifications lorsqu’un contrat est offert. Il revient donc au consultant
de déclarer par écrit tout conflit potentiel ou tout ce qui peut apparaître comme un conflit
potentiel à l’autorité de contrôle des médicaments qui a négocié le contrat ou le statut de
membre d’un comité. S’il y a quelque doute, le conflit potentiel doit être déclaré. Le
consultant ne peut se mettre à évaluer des données ou faire partie d’un comité en tant que
membre qu’après avoir examiné tout conflit potentiel avec l’autorité de contrôle des
médicaments et avoir conclu qu’il était sans gravité.

C’est pourquoi avant tout contrat d’évaluation, l’évaluateur doit signer une déclaration selon
laquelle il n’existe pas de conflit d’intérêts au moment de la signature et, si le risque d’un tel
conflit se présente au cours de l’évaluation, l’autorité de contrôle des médicaments en sera
avisée immédiatement par écrit.

L’évaluateur est censé abandonner l’étude d’une candidature dès qu’il se rend compte d’un
conflit d’intérêts, et la renvoyer promptement à l’autorité de contrôle des médicaments. Cette
clause s’applique également aux personnes qui s’occupent de l’inspection des installations.
Confidentialité
Toute donnée sur le produit d’un laboratoire qui est fournie à un consultant par l’autorité de
contrôle des médicaments pour examen, est strictement confidentielle. Comme stipulé dans
le contrat, toutes les données qui intéressent le contrat ou y sont mentionnées doivent être
reçues dans la plus stricte discrétion et toujours gardées en lieu sûr. Une candidature ne peut
être examinée qu’avec les membres du personnel de l’autorité de contrôle des médicaments.

Les consultants doivent être conscients de la possibilité de divulgation indirecte
d’informations confidentielles. Il est évident que l’on peut, consciemment ou
inconsciemment, faire un usage abusif de l’information acquise lors d’une consultation dans
des communications ou des exposés scientifiques divers sur le produit en question. En pareil
cas, il y aurait aussi conflit d’intérêts. Le consultant ne doit pas se servir de l’information
ainsi acquise dans ses papiers ou exposés scientifiques futurs sans l’accord du laboratoire ou
de la personne qui l’a présentée.
Impartialité
Pour protéger l’impartialité l’autorité de contrôle des médicaments n’informe pas le
laboratoire concerné de l’identité du consultant à qui les données sur les candidatures ou les
documents du comité sont envoyés.

77
C’est pourquoi le consultant ne doit pas communiquer directement avec le laboratoire au
sujet du produit. Il ne peut lui révéler son rôle même une fois prise la décision sur la
candidature. Il est clair que cela n’est pas possible dans le cas d’un inspecteur du centre de
production.
Sous-traitance de l’évaluation
Un consultant n’est pas autorisé à sous‐traiter une partie ou l’intégralité d’une évaluation
sans l’autorisation écrite de l’autorité de contrôle des médicaments. Si l’autorité donne son
accord, le consultant doit veiller à ce que le sous‐traitant soit pleinement informé des
dispositions sur les conflit d’intérêts, la confidentialité et l’impartialité exposées dans les
présentes notes.

Si une partie quelconque d’une évaluation est sous‐traitée, la personne qui se charge en fait
de ce travail doit aussi signer tous les rapports auxquels elle a contribué.

78
Appendices
Exemple d’engagement de confidentialité et de

déclaration de conflit d’intérêts
DISPOSITIONS DESTINEES AUX EVALUATEURS DE L’INFORMATION SUR LES
PRODUITS ET AUX INSPECTEURS (MEMBRES D’UNE EQUIPE PARTICIPANT AUX
VISITES DE CENTRES) DANS LE CADRE DE LA PROCEDURE D’EVALUATION DE
LA QUALITE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES
Dans l’accomplissement de vos fonctions d’expert conseiller auprès de l’OMS en application de
l’accord ci‐joint sur l’exécution de travaux, vous aurez accès à certaines informations qui sont
propriété de l’OMS ou d’entités collaborant avec l’OMS, y compris les fabricants du ou des produits
qui doivent être évalués par l’OMS dans le cadre de la procédure d’évaluation de la qualité. Vous vous
engagez à traiter ces informations (appelées ci‐après « l’Information ») comme confidentielles et
propriété des parties collaborant avec l’OMS susmentionnées. A cet égard, vous vous engagez :

(a) à ne pas utiliser l’Information dans un autre but que celui de vous acquitter des
obligations que vous avez contractées ;
(b) à ne pas révéler ou donner l’Information à quiconque n’est pas lié par des obligations de
confidentialité et de non utilisation similaires aux obligations ci‐incluses.

Cependant, vous ne serez tenu à aucune obligation de confidentialité et de non utilisation dans la
mesure où vous pourrez démontrer sans conteste qu’une partie de cette Information :
(ii) était connue de vous avant qu’elle vous ait été communiquée par l’OMS ou en son nom (y
compris par le ou les fabricants) ; ou
(ii) était tombée dans le domaine public au moment où elle vous a été communiquée par
l’OMS ou en son nom (y compris par le ou les fabricants) ; ou
(iii) est dans le domaine public sans intervention fautive de votre part ; ou
(iv) est mise à votre disposition par une tierce partie sans manquement aux obligations légales
de confidentialité.

Vous vous engagez aussi à ne communiquer à aucune tierce partie vos propres réflexions et
conclusions ni aucune de celles de l’équipe ou des équipes d’experts avec lesquels vous travaillerez, ni
aucune recommandation adressée à l’OMS ou décision de l’Organisation qui en résulterait, sans
accord explicite de l’OMS.

Vous vous acquitterez des responsabilités qui vous incomberont au titre de l’accord susmentionné en
79
qualité d’expert conseiller de l’OMS exclusivement. A cet égard, vous confirmez que l’information que
vous donnez dans la déclaration d’intérêt est correcte, qu’à votre connaissance il n’existe aucun conflit
d’intérêts réel, potentiel ou apparent à déclarer, et aussi que vous n’avez aucun intérêt financier ou
autre, ni aucune relation avec une partie qui :

(i) peut chercher à avoir accès à une partie de l’Information susmentionnée par intérêt
commercial puissant ; et/ou

(ii) peut avoir un intérêt puissant à connaître le résultat de l’évaluation du ou des produits à
laquelle vous participerez (comme, par exemple, les fabricants de ces produits ou de
produits concurrents).

Vous vous engagez à prévenir promptement l’OMS si la situation ci‐dessus décrite se modifie,
notamment si un problème se pose pendant votre travail pour l’OMS.

Je soussigné(e) accepte les conditions et les dispositions contenues dans le présent document, et y
donne mon accord.

Signé _____________________________________________
Nom (dactylographié) ______________________________
Organisation ______________________________________
Lieu ______________________________________________
Date ______________________________________________
80
Appendices
Appendice 4 -- Exemple d’une procédure opérationnelle

normalisée (PON) pour la rédaction d’une PON
1. Titre
Procédure opérationnelle normalisée pour la rédaction d’une PON
Signature Date
Etablie par 9 mai 2005
Autorisée par
2. Principes et objectif
2.1 La centrale d’achat a une PON pour chacune de ses activités. Toutes les PON ont la
présentation requise et sont distribuées avec soin à une liste préétablie de membres
du personnel. Les PON sont autorisées, appliquées et mises à jour.

2.2 Toutes les PON sont écrites en anglais si elles sont destinées à un usage international,
ou dans la langue locale si seul le personnel local en a besoin,

2.3 La documentation est une nécessité primordiale pour l’assurance de la qualité. Elle a
pour objectif de définir le système de contrôle et de réduire le risque d’erreur inhérent
à la communication orale. Grâce à elle, le personnel est en possession d’instructions
détaillées et suit les procédures qui conviennent de manière logique et reproductible.

2.4 Il y a une PON écrite pour chaque activité critique ou importante de la centrale
d’achat. Les PON sont rédigées selon le modèle normalisé joint.

2.5 La centrale d’achat tient une liste de toutes les PON requises.

2.6 Les PON ne sont distribuées et appliquées qu’une fois revêtues de l’autorisation de la
direction.
3. Responsabilité
Tous les membres du personnel suivent le présent modèle lorsqu’ils établissent une PON.
L’administrateur du projet supervise sa mise en application.
4. Marche à suivre
4.1 N’importe qui peut rédiger la première version d’une PON. Les titres des
différentes parties (dont la liste suit) sont conformes au modèle ci‐dessous et en sont
repris lors de la rédaction des sections correspondantes de la PON.
4.2 Une PON comporte au minimum les parties suivantes :
81
A. Titre
B. Principes et objectif
C. Responsabilité
D. Marche à suivre
E. Additifs
F. Distribution
G. Date de révision
H. Dates des révisions antérieures

L’information suivante doit être donnée dans chacune des parties.
A. Titre
Ecrivez dans un langage clair le titre de la procédure décrite dans la PON
pour en assurer la bonne compréhension. Indiquez aussi clairement qui était
responsable de l’établir, de la réviser et de l’approuver.
B. Principes et objectif
Décrivez la politique de l’OMS ou de la centrale d’achat concernant la
question traitée dans la PON. Décrivez l’objectif à atteindre en appliquant la
PON.
C. Responsabilité
Dressez une liste descriptive des personnes responsables de l’exécution des
activités énumérées dans la PON. Chaque fois que possible, il est préférable de
décrire l’emploi ou de mentionner le poste des personnes plutôt que leur nom.
Si l’on mentionne le nom des membres du personnel, il faudra modifier la
PON chaque fois qu’il y aura un mouvement de personnel.
D. Marche à suivre
4.1 Décrivez la suite des opérations nécessaires à l’exécution de la tâche.
4.2 Enumérez les opérations dans l’ordre où elles doivent être exécutées et
numérotez‐les en partant de 1 pour la première et ainsi de suite.
4.3 Expliquez toutes les opérations en détail dans un langage clair et sans
ambiguïté.
4.4 Mettez les initiales de la personne responsable entre crochets à côté de
l’opération décrite si une personne différente est responsable de
chacune d’elles.
4.5 Lisez la PON une fois terminée pour voir si elle décrit toutes les
opérations, du début à la fin du processus.
4.6 Si une opération conduit à une autre PON, faites‐y référence à ce stade.
4.7 Si cette PON requiert l’enregistrement de certaines données, rédigez le
modèle du document à remplir et joignez‐le en additif à la PON.
4.8 Faites parvenir la PON au supérieur hiérarchique ou à la personne
responsable de la documentation et de l’assurance de la qualité.
4.9 Lisez la PON et évaluez son opportunité et son applicabilité.
4.10 S’il faut y apporter des modifications, inscrivez les à l’encre et
renvoyez la PON à la personne qui l’a rédigée pour observations.
4.11 Renvoyez la PON au supérieur hiérarchique.
82
Appendices
4.12 Signez et datez la PON si son contenu est satisfaisant.
4.13 Communiquez la PON à la deuxième personne responsable de
l’approbation des documents.
4.14 La PON n’est signée et datée de la deuxième personne responsable de
l’approbation des documents que si elle en approuve la teneur.
4.15 Renvoyez la PON à la personne responsable de la documentation.
4.16 S’il y a lieu, prenez les mesures voulues pour la distribuer et en retirer
la précédente version.
4.17 Classez la PON originale dans le dossier PON.
E. Additifs
4.18 Rédigez chaque additif de façon que la personne chargée de le remplir
donne bien toute l’information requise.
4.19 Chaque additif fait partie de la PON autorisée et est examiné en même
temps que la PON ou lorsque nécessaire.
F. Distribution
4.20 Un registre des PON distribuées et des PON retirées est tenu pour que
les PON remplacées ne restent nulle part en usage.
4.21 Complétez le tableau (voir additif A, point 6) pour indiquer le nom de
la personne à qui la PON sera envoyée.
4.22 Etablissez une copie de la PON originale et estampillez‐la à l’encre
rouge comme « copie officielle ».
4.23 Seules les copies officielles de PON sont contrôlées. Les PON qui ne
portent pas l’estampille rouge sont considérées comme PON non
officielles et non contrôlées.
4.24 La personne responsable appose sa signature et la date (dans l’espace
approprié du tableau (voir additif A, point 6) sur la PON originale)
comme preuve que la PON a été reçue.
4.25 Si la PON est révisée et amendée, les exemplaires périmés de tous ceux
qui en détiennent un leur sont retirés lorsque la nouvelle version est
distribuée.
4.26 Lorsqu’elles remplacent la PON annulée, les personnes à qui elle a été
retirée signent (et datent) l’espace approprié sur le tableau de
distribution de la PON originale.
4.27 La mention « annulée » est apposée sur chaque page de la PON
originale, qui est classée dans le dossier « PON annulées ».
4.28 Détruisez les exemplaires des PON annulées qui ont été retirées.

G. Date de révision
Une date est fixée pour réviser la PON et déterminer s’il y lieu d’y apporter
des modifications afin de la tenir à jour.
H. Dates des révisions antérieures
4.29 Pour tenir à jour l’information contenue dans la PON, remplissez le
tableau concernant ses dates de modification (voir additif A, point 7).
4.30 Chaque PON a une date limite de validité et est révisée avant la fin de
83
la période de validité. C’est là une occasion de voir si elle atteint tous
ses objectifs et convient aux tâches à accomplir et aux méthodes de
travail. Ce processus de rédaction et de révision s’applique aussi
lorsque la PON est mise à jour.
5. Additifs
On trouvera à l’additif A un modèle succinct de présentation d’une PON.
6. Distribution et retrait

Distribution Retrait
Nom Signature Date Signature Date

7. Modifications successives
Date Raison de la modification
Nouvelle PON

84
Appendices
Additif A: Présentation d’une procédure opérationnelle normalisée

Logo de l’OMS Document N°
Date de la révision : 2006
Procédure opérationnelle normalisée
1. Titre
(Indiquez le titre)
Signature Date

Autorisée par


3. Responsabilité

4. Marche à suivre
4.1
4.2
4.3
5. Additifs


85

86
Appendices
Appendice 5 -- Exemple d’invitation à présenter une

déclaration d’intérêt
SIXIEME INVITATION A PRESENTER UNE DECLARATION D’INTERET
Dans le cadre des efforts destinés à améliorer considérablement l’accès aux soins et aux
traitements liés au VIH/SIDA et à les rendre abordables, l’OMS, en collaboration avec
l’UNICEF, l’ONUSIDA et le FNUAP invite les fabricants de médicaments à présenter
des déclarations d’intérêt en vue de fournir des médicaments permettant la prise en
charge des maladies liées au VIH. La Banque mondiale soutient cet effort. .
Cette sixième invitation est publiée afin d’accroître la gamme de produits et sources
possibles en donnant suite à l’intérêt qui s’était exprimé après les première, deuxième,
troisième, quatrième et cinquième invitations publiées en 2000, 2001, 2002, 2003 et 2004.
Les fabricants devraient avoir à cœur d’offrir ces produits à des prix préférentiels aux
pays en développement. Les intéressés sont encouragés à présenter une
documentation et des échantillons, comme précisé ci‐après, pour les produits
appartenant aux catégories suivantes, dans des formes galéniques différentes et des
dosages variés :
I) Antirétroviraux utilisés pour adultes et adolescents en tant que formes galéniques à
ingrédient actif unique :
• Inhibiteurs nucléosidiques/nucléotidiques de la transcriptase inverse : notamment
– Abacavir
– Didanosine
– Lamivudine
– Stavudine
– Ténofovir
– Zidovudine

• Inhibiteurs de la transcriptase inverse non nucléosidiques : notamment
– Efavirenz
– Névirapine

• Inhibiteurs de la protéase : notamment
– Indinavir
– Nelfinavir
– Ritonavir
– Saquinavir

Les fabricants sont aussi encouragés à exprimer leur intérêt pour la fourniture de
préparations à principe actif unique, afin de soutenir les directives internationales et/ou
nationales concernant la thérapie antirétrovirale en pédiatrie.

87
Comme il est préférable de prescrire des formes solides pour traiter les enfants, sauf les
très jeunes nourrissons, les fabricants devraient aussi proposer des formes solides
réduites ou sécables de :
– Zidovudine
– Abacavir
– Lamivudine
– Névirapine
– Efavirenz

Sont également recherchés, les sirops, solutions ou formes galéniques
nucléosidiques/nucléotidiques et non nucléotidiques solubles des produits suivants :
– Zidovudine
– Abacavir
– Lamivudine
– Névirapine

Pour en savoir plus sur les formulations pédiatriques, veuillez consulter :
http://www.who.int/3by5/paediatric/en/

II) Antirétroviraux sous forme de produits associés en doses fixes :
On encourage aussi les déclarations d’intérêt pour les produits associés en doses fixes
de tout traitement thérapeutique antirétroviral de première intention décrit dans
l’ouvrage intitulé WHO Guidelines for Scaling Up Antiretroviral Therapy in Resource
Limited Settings – 2003 Revision. Pour en savoir plus, consultez :
http://webitpreview.who.int/entity/3by5/publicatons/documents/arv_ guidelines/en/
Liste des médicaments en associations fixes:
Pour adultes et adolescents :
• Inhibitheurs de la transcriptase inverse
– Lamivudine + Stavudine
– Lamivudine + Zidovudine
– Lamivudine + Stavudine + Efavirenz
– Lamivudine + Stavudine + Névirapine
– Lamivudine + Zidovudine + Efavirenz
– Lamivudine + Zidovudine + Névirapine
– Lamivudine + Zidovudine + Abacavir
– Ténofovir + Emtricitabine

• Inhibiteurs de la protéase
– Lopinavir + Ritonavir

En pédiatrie, formes galéniques solides, à dose réduite ou sécables.

88
Appendices
• Inhibitheurs de la transcriptase inverse
– Lamivudine + Stavudine
– Lamivudine + Zidovudine
– Lamivudine + Stavudine + Névirapine
– Lamivudine + Zidovudine + Névirapine
– Lamivudine + Zidovudine + Abacavir

• Inhibiteurs de la protéase
– Lopinavir + Ritonavir

Les préparations présentées dans un même conditionnement des associations
antirétrovirales standard pour adultes, adolescents et enfants sont également
recherchées. Pour en savoir plus sur les médicaments associés en doses fixes et/ou les
traitements en un même conditionnement utilisés en pédiatrie, consultez :
http://www.who.int/3by5/paediatric/en/
• Médicaments antiseptiques dont les noms suivent :
Antibactériens et antimycobactériens (autres que MTB) dont les noms suivants :
– Azithromycine
– Ceftriaxone
– Céfixime
– Ciprofloxacine
– Clarithromycine
– Clindamycine
– Rifabutine
– Spectinomycine

• Antiprotozoaires et antifongiques
– Amphotéricine B
– Dapsone
– Acide folinique
– Fluconazole
– Itraconazole
– Pentamidine
– Pyriméthamine
– Sulfadiazine
– Triméthoprime/Sulphaméthoxazole

• Antiviraux
– Acyclovir
– Ganciclovir

• Anticancéreux
– Bléomycine
– Etoposide
– Vinblastine
– Vincristine
89

• Médicaments pour soins palliatifs
– Amitriptyline
– Codéine
– Chlorphéniramine
– Ibuprofène
– Lopéramide
– Morphine (forme buvable)

Les médicaments énumérés dans la présente Invitation à soumettre une expression
d’intérêt sont ceux dont le département VIH/SIDA de l’OMS a constaté le manque. Les
produits proposés doivent être de qualité pharmaceutique garantie et les données
prouvant leur efficacité doivent être communiquées.

Procédure de soumission d’une déclaration d’intérêt
1. Joignez une lettre exprimant l’intérêt que représente pour vous la participation au
projet, et confirmant que l’information présentée dans les dossiers de produit est
correcte.

2. Présentez un dossier de produit établi conformément à la présentation
recommandée,* comme spécifié dans les lignes directrices sur la soumission d’un
dossier de produit – à demander par courrier électronique à l’adresse
[email protected], et disponible également sur la page web
http://apps.who.int/prequal/. Ce dossier est accompagné d’un échantillon du
produit, qui peut ainsi être analysé (par exemple 1 x 100 comprimés).

*Si le dossier est présenté de façon différente (par exemple UE), il peut être accompagné d’une lettre
donnant la référence des pages où se trouvent les données demandées conformément aux lignes
directrices précitées.

La documentation reçue par la Division de l’approvisionnement de l’UNICEF sera
évaluée au cours des mois de mars, mai, juillet, septembre et novembre 2005. Elle
doit être rédigée en anglais.
Les fabricants intéressés devront présenter cette information à l’adresse suivante :

Division de l’approvisionnement de l’UNICEF
Référence : Accès accéléré aux soins contre le VIH/SIDA
SIXIEME DECLARATION D’INTERET
UNICEF Plads ‐ Freeport
DK‐2100 Copenhague
Danemark
Courriel : [email protected]
Tél: (45) 35 27 35 27 Télécopie: (45) 35 26 50 48

90
Appendices
3. Présentez un dossier maître site pour chaque centre de production figurant dans le
dossier de produit, dans la forme recommandée (également disponible par courriel
et sur la page web http://mednet3.who.int/prequal/) à l’adresse suivante :
Le Secrétariat
WHO/HTP/PSM/QSM
20 Avene Appia
1211 Genève 27
Suisse

Les produits et centres de fabrication évalués et déclarés acceptables et conformes
aux normes spécifiées seront ajoutés à la liste publiée sur la page web du projet
(http://mednet3.who.int/prequal/). Les fabricants figurant sur cette liste peuvent être
invités à soumissionner la fourniture de produits, individuellement ou
collectivement, directement par les gouvernements des Etats‐membres, par les
organismes des Nations Unies cités et/ou par des ONG associées.

Il sera tenu compte des critères suivants dans l’évaluation de la qualité.

– Licence de production valide du fabricant.
– Produit homologué ou autorisé conformément à la règlementation.
– Produits fabriqués conformément aux BPF, avec le certificat délivré par
l’autorité de contrôle nationale et/ou par des inspecteurs des BPF agréés.
– Produits agréés conformément au système de certification de l’OMS sur la
qualité des produits pharmaceutiques entrant dans le commerce international.
– Soumission de dossiers de produits de qualité acceptable et résultat de
l’évaluation exécutée dans le cadre de la procédure de présélection.
– Résultat de l’inspection exécutée par les organismes susmentionnés ou pour
leur compte.
– Situation financière manifestement saine du fabricant.

Seuls les fabricants QUI PEUVENT FOURNIR LES PRODUITS APPROPRIES DE
QUALITE ACCEPTABLE , CONFORMES AUX CONDITIONS DE LA
REGLEMENTATION APPLICABLE, AUX LIGNES DIRECTRICES ET REGLEMENTS
DE L’OMS seront pris en considération.
Les centrales d’achat des Nations Unies se réservent le droit d’imposer des conditions
spécifiques, comme par exemple l’exclusion d’entreprises employant une main d’œuvre
enfantine, ou fabricant des mines terrestres ou leurs pièces.
Pour en savoir plus
Pour une information générale sur les médicaments entrant dans le traitement des
infections opportunistes dues au VIH/SIDA, consulter www.aidsinfo.nih.gov/guidelines
Pour une information générale sur les médicaments pour soins palliatifs, consulter :
http://www.who.int/3by5/publications/documents/en/genericpalliative care082004.pdf

91
Appendice 6 -- Questionnaire sur le produit

pharmaceutique
I Identification du produit
Principe(s) actif(s) (DCI éventuellement): _________________________________________
Nom générique du produit : ____________________________________________________
(Approbation nécessaire de l’UNICEF pour l’emploi du nom de marque)
Forme galénique :
Comprimés Gélules Ampoules Flacons Autres : __________________
Posologie par unité de prise : ___________________________________________________
Mode d’administration:
Orale IM IV SC Autre : ____________________________________________
Taille du contenant (ml): 50 100 1000 Autres : _______________________
Description des matériaux du conditionnement primaire : __________________________
Description des matériaux du conditionnement secondaire : ________________________
II Fabricant du produit
Nom, adresse et activités du ou des fabricants (ou fabricant(s) contractuel(s)) :
Nom Adresse physique N° de téléphone, télécopie Activité (par exemple

et contacts par courriel conditionnement)

Les établissements énumérés ci‐dessus sont‐ils tous habilités par l’autorité compétente à
exercer cette activité ?
Oui Non
Le centre de fabrication du produit identifié ci‐dessus est‐il présélectionné par la
centrale d’achat ?
Oui Non
Le mode de fabrication de chaque lot de taille standard a‐t‐il été validé ?
Oui Non
Donnez la liste des quantités de lots de taille standard : _____________________________
III Identification du fournisseur
(à remplir si les données ne sont pas identiques à celles fournies pour la question II)
Nom : ________________________________________________________________________
Adresse : _____________________________________________________________________
Numéro de téléphone: _________________________________________________________
Numéro de télécopie: __________________________________________________________
Adresse courriel : ______________________________________________________________
92
Appendices
Situation quant au produit :
Autorisation de mise sur le marché Distributeur Fabricant
Autre : _____________________________________________________________________

IV Situation au regard de la réglementation (licence) dans le

pays de production
Produit homologué et actuellement sur le marché : Numéro de licence :_____________
Produit homologué autorisé à la vente dans le pays de production mais non
commercialisé actuellement : Numéro de licence : _________________________________
Produit homologué pour l’exportation seulement : Numéro de licence : _____________
Produit non homologué (veuillez préciser) : ____________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Veuillez joindre le Certificat de produit pharmaceutique conforme au système de certification de
l’OMS (Série de rapports techniques de l’OMS, N° 863). Une version antérieure n’est pas
acceptée.
V Situation au regard de la réglementation (licence) dans

d’autres pays
Faites une liste des autres pays dans lesquels le produit est homologué et actuellement
sur le marché :
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
VI Spécifications du produit fini
Edition de la pharmacopée britannique (BP)
Edition de la pharmacopée des Etats‐Unis (USP)
Edition de la pharmacopée internationale
Autres : ____________________________________________________________________

Veuillez joindre un exemplaire des spécifications du produit fini, si elles diffèrent de celles des
pharmacopées BP, USP ou internationale.

Limites en % pour le dosage en principe(s) actif(s):
95–105% 90–110 % Autres : __________________________________________
Spécifications s’ajoutant à celles de la pharmacopée (par exemple dissolution, utilisation
possible en injections): _________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Veuillez joindre un exemplaire du certificat d’analyse modèle pour la libération d’un lot.
93
Etes‐vous disposé à fournir l’information nécessaire (méthode analytique) pour les tests
à reproduire par un autre laboratoire de contrôle ?
Oui Non
VII Stabilité
Données disponibles sur le test de stabilité :
Oui Non

Si oui, type et conditions du test :
Test accéléré 40 °C/ 75 % RH/ 6 mois Autre : ____

Dans le même emballage que spécifié au point I (page 1) : Oui Non

Température du test en temps réel :
ambiante 25 °C 30 °C Autre : ______

Humidité relative:
Non contrôlée 45% 65% Autre : ______

Durée :
1 an 2 ans 3 ans Autre : ______

Dans le même conditionnement que spécifié au point I (page 1) : Oui Non

L’envoi d’un rapport sur la stabilité est‐il possible dans la semaine qui suit la demande ?
Oui Non

Le test de stabilité a‐t‐il été fait sur un produit de même formule, fabriqué dans le même
centre et conditionné dans le même matériau que le produit qui sera fourni ?
Oui Non
VIII Etiquette et notice
Durée de conservation (années) 2 3 4 5 Autre : ________
Conditions de stockage (par exemple « ne pas stocker à plus de 30°C – Conserver à l’abri de
la lumière ») : __________________________________________________________________
Langue de l’étiquette :
Bilingue Anglais/Français Anglais Français Autre : _____
Notice : Oui (joindre un exemplaire) Non
94
Appendices
IX Echantillons
Est‐il possible de recevoir dans la semaine qui suit la demande des échantillons gratuits
qui ne seront pas renvoyés ?
Oui Non
X Equivalence thérapeutique
Démontrée :
Par des études de bioéquivalence in vivo : Produit de référence : ____________
Nombre de volontaires : ____ Pays de l’étude : _________________

Année de l’étude : ______
Selon une autre méthode déclarée par le fournisseur/fabricant ( veuillez donner une
brève description): _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Par des tests de dissolution in vitro : produit de référence : _________________

Non démontrée Sans objet Inconnue

Est‐il possible de recevoir, sur demande, un exemplaire du rapport
dans la semaine qui suit la demande ? Oui Non

Le produit utilisé pour l’épreuve ou le test est‐il, pour l’essentiel, le même que celui qui
sera fourni (mêmes matières provenant des mêmes fournisseurs,
même formule, même méthode de fabrication ?) Oui Non
XI Principe(s) actif(s)
(Si plus d’un principe actif est utilisé, veuillez remplir cette section pour chacun d’eux.)
Y a‐t‐il des spécifications et des méthodes de test standard pour chaque principe actif et
chaque excipient ? Oui Non

Chaque principe actif utilisé (DCI le cas échéant) :
a le Certificat de conformité à la pharmacopée européenne (CEP)

Certificat N° : ______________________________________________________________
Le CEP est en notre possession (avec annexe le cas échéant) ____________________
Le CEP est en possession du fabricant du produit fini (avec annexe le cas échéant)

95
a un dossier maître de médicament (drug master file)
Enregistré en : (pays) ______________ N° d’enregistrement :______________________
l’intégralité ou la partie ouverte du dossier maître est en notre possession
l’intégralité ou la partie ouverte du dossier maître est en possession du fabricant
du produit fini

Normes de qualité :
BP USP EP Pharmacopée internationale
Autre (par ex. « interne » ; spécifiez) : ______________________________
Il n’existe pas de monographie d’une pharmacopée*

*S’il n’y a pas de monographie d’une pharmacopée reconnue, il faut fournir
l’information suivante qui sera évaluée :
– structure chimique ;
– si approprié, nature isomérique du principe actif, y compris configuration
stéréochimique (par ex. racémique, isomère S pur, mélange 50/50 d’isomères Z et
E ;
– solubilité du principe actif dans l’eau à 25 ou 35 °C;
– solubilité du principe actif dans d’autres solvants : éther, éthanol, acétone et
tampons de pH différents (selon que le principe actif est acide ou basique) ;
– autres caractéristiques physico‐chimiques pertinentes du principe actif, comme le
coéfficient de partition (en général octanol/eau) et l’existence de polymorphes ;
– copies des spectres infrarouge, de résonnance magnétique nucléaire (proton et C‐
13), ultraviolet et de masse ;
– information sur la stabilité chimique du principe actif et sur sa stabilité physico‐
chimique le cas échéant (par exemple formation d’un hydrate, modification de la forme
polymorphique).

Fabricant (nom, adresse physique et pays): _______________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
BPF certifiée :
Oui (joindre une copie du certificat de BPF) Non Ne sait pas
Certifiée par : _________________________________________________________________
XII Engagement
Je soussigné(e), ________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(poste dans l’entreprise, par exemple administrateur, personne autorisée, pharmacien
responsable), faisant fonction de responsable de l’entreprise : _________________________
(nom de l’entreprise), certifie que l’information donnée (ci‐dessus) est correcte et conforme
à la vérité.
(Si le produit est commercialisé dans le pays d’origine, cochez la case qui convient) :

96
Appendices
et que le produit offert est identique en tout ce qui concerne la fabrication et la qualité
à celui qui est commercialisé en : __________________________ (pays d’origine), y
compris la formulation, la méthode et le centre de production, les sources des matières
premières actives et des excipients, le contrôle de la qualité du produit et des matières
premières, le conditionnement, la durée de conservation et l’information sur le produit ;

et que le produit offert est identique à celui qui est commercialisé en : ______________
(nom du pays), sauf en ce qui concerne : ___________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

(par exemple la formulation, le mode et le lieu de fabrication, les sources des matières actives et
des excipients, le contrôle de la qualité du produit fini et de la matière première, le
conditionnement, la durée de conservation, les indications, l’information sur le produit)

Date: ___________________ Signature: _________________________
97
Appendice 7 -- Exemple de procédure opérationnelle

normalisée pour vérifier et évaluer l’information sur un
produit
1. Titre
Evaluation des dossiers de produit
Signature Date
Etabli par 9 mai 2005

Autorisé par

2.1 Chaque dossier de produit soumis par un fabricant intéressé est évalué dans le cadre
du processus de présélection.

2.2 Chaque dossier de produit est soumis à une procédure de vérification.

2.3 Les dossiers de produit qui se révèlent conformes aux exigences de la vérification
seront retenus pour évaluation.

2.4 La vérification a pour objectif de déterminer si les dossiers de produit sont conformes
aux conditions requises. S’ils sont incomplets, la perte d’un temps précieux consacré à
leur évaluation sera ainsi évitée.

2.5 L’évaluation a pour objectif de s’assurer que l’information requise concernant
l’innocuité, l’efficacité et la qualité du produit est confirmée par les documents voulus
et soumise dans les formes exigées. Pendant les inspections si possible, et dans le
cadre du processus de vérification, on s’assure que les données présentées à la
centrale d’achat sont correctes, exactes et fiables.
3. Responsabilité
Administrateur du projet
Evaluateurs
4. Marche à suivre
A. Vérification
4.1 Déballez chaque dossier de produit sur la surface de travail en présence d’au moins
deux autres personnes. Signez et datez une feuille indiquant le nom des personnes
responsables de l’ouverture des colis.
98
Appendices
4.2 Inscrivez les données utiles dans le « registre des produits reçus ».
4.3 Enregistrez les données telles que le numéro de produit, la date, le nom du produit
(DCI), le nom du fournisseur, le nom du ou des fabricant(s), le pays du ou des
fabricant(s), le résultat de la vérification, la date à laquelle le fabricant a été informé
(additif A).
4.4 Numérotez les produits par ordre numérique en commençant par 001.
4.5 Le premier numéro est celui de l’année, par exemple 01 (pour 2001).
4.6 Précisez le projet pour lequel le produit a été soumis, par exemple VS pour
VIH/SIDA. Le premier produit envoyé pour le projet aura donc le numéro suivant :
01VS001.
4.7 Ouvrez un dossier OMS pour le produit. Ecrivez le nom du produit, son numéro et le
nom du fabricant sur la page de couverture.
4.8 Ecrivez le numéro de produit sur le dossier de produit et le formulaire de vérification
du produit.
4.9 Vérifiez que le dossier de produit est bien rempli. Confirmez que l’information, les
données et les formulaires requis ont tous été soumis par le fabricant/fournisseur.
4.10 Utilisez pour cela le formulaire joint à cet effet (Additif B).
4.11 Inscrivez l’information pertinente dans la colonne appropriée du formulaire.
4.12 Une fois la vérification terminée, faites une copie du formulaire.
4.13 Placez la copie du formulaire rempli dans le fichier des formulaires de vérification.
4.14 Placez l’original du formulaire de vérification rempli sur le dessus du dossier de
produit.
4.15 Si le dossier de produit est complet, placez‐le selon son numéro à l’endroit prévu
marqué « à évaluer ».
4.16 Si le dossier de produit est incomplet, placez‐le à l’endroit marqué « dossiers
incomplets ».
4.17 Inscrivez le résultat dans le « registre des produits reçus ».
4.18 Pour chaque dossier de produit reçu, envoyez une lettre au fabricant pour en accuser
réception. Lorsqu’un dossier est incomplet, informez‐en le fabricant par écrit et
précisez qu’il ne peut être retenu pour évaluation (voir lettre modèle à l’additif C).

B. Evaluation des dossiers de produit
Note: Chaque dossier de produit doit être évalué par au moins trois évaluateurs.
Trois évaluateurs se chargent de la Partie I (qualité) et au moins deux de la Partie II
(biodisponibilité, innocuité et efficacité).
99
Etape 1 (Evaluateur 1)
4.19 Prenez un dossier de produit dans la partie marquée « à évaluer ».
4.20 Evaluez l’information sur le produit à l’aide du rapport d’évaluation joint (additif D).
4.21 Evaluez pour chaque section la conformité aux normes requises pour la soumission
de l’information pertinente.
4.22 Enregistrez les constatations sur le formulaire de rapport.
4.23 Une fois l’évaluation terminée, inscrivez votre nom et la date sur le formulaire de
rapport et signez‐le.
4.24 Mentionnez tout problème spécifique soulevé par l’évaluation du produit sur un
formulaire de rapport séparé intitulé « rapport sur les problèmes spécifiques posés
par le produit » (additif E).
Si l’évaluation porte sur la partie II, « bioéquivalence (innocuité et efficacité) » et que
la partie du dossier qui traite de l’efficacité n’est pas jointe pour toutes les
préparations par voie orale, à l’exception des solutions aqueuses, informez le
fabricant par écrit que le dossier de produit soumis ne mentionne pas les points qui
concernent la biodisponibilité et ne peut être évalué dans l’immédiat.

4.25 Placez les formulaires de rapport sur le dessus du dossier de produit.
4.26 Remettez le dossier à l’endroit marqué « à évaluer ».

Tâches allant de 4.19 à 4.26 ci‐dessus.
Tâches allant de 4.19 à 4.26 ci‐dessus.
Etape 4
4.27 Si un dossier contient les rapports d’évaluation signés par trois évaluateurs (qualité)
et deux évaluateurs (biodisponibilité) placez le dossier à l’endroit marqué
« évaluation terminée ».

4.28 Assurez‐vous que le nombre d’évaluateurs voulu (3 pour la qualité et 2 pour la
biodisponibilité) a évalué correctement chaque produit.

4.29 Rassemblez les informations données dans les rapports. Si le fabricant ou fournisseur
doit donner des informations supplémentaires, rédigez votre lettre à partir des
informations contenues dans les rapports.

4.30 Demandez l’information supplémentaire, à soumettre dans des délais spécifiés.
Rappelez au fabricant que s’il ne donne pas l’information voulue dans les délais
requis, il risque que son produit ne soit plus pris en compte.

4.31 Consignez la recommandation des évaluateurs sur la liste relative à l’inspection du
100
Appendices
centre de production.
5. Additifs
Additif A : Identification du produit
Additif B: Formulaire de vérification de la qualité de la soumission d’une déclaration
d’intérêt.
Additif C : Accusé de réception de l’information sur le produit.
Additif D : Rapport sur l’évaluation du produit.
Additif E : Rapport sur les problèmes spécifiques posés par le produit.
Les dates de distribution et de retrait de la PON sont consignées dans un tableau ; voir le
modèle ci‐dessous.

Les modifications successives de la PON sont consignées dans un tableau ; voir le modèle ci‐
après.

Additif A : le produit
Nom du ou des
produit (DCI)
Résultat de la
l’information
Date d’envoi
vérification
fournisseur
Numéro du
au fabricant
fabrication
Inspection
(Oui/Non)
fabricants
Nom du
Nom du
Pays de
produit
prévue
Date
de

101
Additif B : Formulaire de vérification de la qualité de la soumission d’une

déclaration d’intérêt.
Accès aux médicaments et diagnostics de qualité acceptable
Projet pilote : qualité et origine des achats
Complétez le tableau suivant :
Numéro de la soumission :

Nom du produit
Principe actif
Dosage
Forme galénique
Taille du contenant
Nom du fournisseur
Adresse du fournisseur
Nom et adresse du fabricant (si elle diffère de celle
du fournisseur ci‐dessus)
Nom et adresse du fabricant (et du fournisseur le cas
échéant) de l’ingrédient pharmaceutique actif
Date de la soumission
Fournisseur :
Pays d’origine de la soumission
Fabricant :
Japon OUI NON
Le produit est‐il homologué dans les pays suivants : Etats‐Unis OUI NON
UE* OUI NON
Si « oui », passez à l’appendice 1
Si « non », passez à l’appendice 2

• (Pays de l’UE : Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Finlande, France, Grèce, Irelande, Italie, Luxembourg,
Pays‐Bas, Portugal, Royaume‐Uni, Suède)

Les informations suivantes sont données dans la soumission :

Certificat de produit pharmaceutique (CPP) délivré par l’une des autorités OUI NON
de contrôle des régions ICH
Résumé des caractéristiques du produit (SmPC)
Rapport(s) d’évaluation délivré(s) par l’autorité de contrôle compétente
Certificat de lot de type OMS émanant du fabricant
Le conditionnement du produit est le même que celui qui a été approuvé 1
par les autorités de contrôle des médicaments des régions de l’ICH
L’information sur le produit est la même que celle du CPP de type OMS
‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐
pour au moins :
La formulation 2
Le dosage 2
Les spécifications 2
102
Appendices

1
Les données des tests de stabilité sont soumises.
2
Les arguments et/ou données justifiant l’applicabilité du ou des certificats malgré les
différences sont présentés.

Si les réponses à 1 et 2 sont « non », la déclaration d’intérêt est rejetée.

Vérifiez que la documentation soumise sur le produit dans la déclaration d’intérêt donne les
informations suivantes :

OUI NON
Description détaillée du produit
(Nom du produit ; nom(s) générique(s) approuvé(s) (DCI si elle existe) ;
description de l’apparence du produit ; description de l’apparence du
conditionnement ; dosage par unité de prise et forme galénique)
Situation au regard de la réglementation dans d’autres pays
(autorisation de mise sur le marché, retiré du marché, soumission
rejetée, retardée ou retirée).
PRINCIPE ACTIF
Propriétés
Structure chimique ; solubilité dans l’eau, dans d’autres solvants
comme l’éther, l’éthanol, l’acétone et des tampons de pH différents ;
nature isomérique, y compris configuration stéréochimique ; coéfficient
de partition et existence de polymorphes ; copies de spectres
infrarouge, de résonnance magnétique nucléaire (proton et C‐13),
ultraviolet et de masse ; informations sur la stabilité chimique et
physico‐chimique, si pertinentes (par exemple formation d’un hydrate,
modification d’une forme polymorphique).
Centres de production
Nom et adresse postale de chaque centre (synthèse, production), y
compris des autres fabricants.
Certificat de BPF joint (y compris pour tous les autres centres de
fabrication inclus dans la soumission)
Mode(s) de synthèse
1. Y compris réactifs et conditions de réaction ; spécifications des
matières premières, réactifs, solvants, catalyseurs, et intermédiaires de
synthèse ; sous‐produits de synthèse et résidus de dégradation
2. Si un certificat européen de qualité avec appendices est présenté, il
suffit de donner un aperçu du mode de synthèse
3. Le fabricant du produit fini doit connaître tous les détails de la
synthèse de la substance de façon à pouvoir procéder à tout un
ensemble de tests. Les résultats de ces tests sont présentés pour deux
lots au moins. On ne peut recourir à cette dernière option que si la
qualité du principe actif est décrite dans une pharmacopée.
Spécifications

103
OUI NON
Règles imposées par la pharmacopée : copie de la monographie et des
tests, spécifications supplémentaires, certificats d’analyse, deux lots,
résultats concernant les impuretés.
Sans référence à une pharmacopée : tests et limites, méthodes,
résultats de la validation.
Tests de stabilité
Résultats des tests physiques et chimiques de stabilité, méthodologie
utilisée (lignes directrices de l’OMS ou de l’ICH), validation
Produit fini
Formulation
Unité de formulation et d’administration, excipients absents de la
formulation finale, composition qualitative et quantitative, excédents,
fonction(s) de chaque excipient, justification et explication des divers
contenus des excipients
Centres de fabrication
Nom et adresse postale de chaque unité de fabrication. Indiquez
l’activité, les autres fabricants, les principales étapes de la production –
les certificats délivrés, l’information sur le produit approuvée, le
résumé des motifs de l’approbation
Procédure de fabrication
Principales étapes de la fabrication et du conditionnement
Copie de la formule maître et copie d’un compte‐rendu de fabrication
Description détaillée de la stérilisation
Etapes de l’échantillonnage et tests de contrôle en cours de fabrication
Spécifications des excipients
Pharmacopée : exemplaire de la monographie, méthodes de test
indiquées
Spécifications supplémentaires
Hors pharmacopée : liste des tests, et pour chaque excipient, y compris
solvants, liquides pour stabiliser le pH, enrobages, coques des gélules et
estampilles (sur la forme galénique), description des méthodes de test,
limites microbiologiques, couleurs UE/FDA/Japon
Spécifications du produit fini
Deux spécifications : lors de la mise en circulation et à la fin de la durée
de conservation
Liste des caractéristiques générales, normes spécifiques : tests du
produit fini et limites quant aux résultats sont indispensables
Description des procédures des tests analytiques (propriétés physico‐
chimiques, identité du principe actif)
Détermination quantitative des tests actifs, de déviation, de pureté,
tests pharmaceutiques, agents conservateurs antimicrobiens ou
chimiques colorants, résultats des études de validation, observations
sur le choix des tests de routine et des normes
Exemplaire de la monographie de la pharmacopée et données de la
vérification
Résultats de l’analyse des lots (avec date de fabrication, lieu de
fabrication, taille des lots et utilisation des lots testés).
104
Appendices
OUI NON
Dispositif(s) de fermeture et autres éléments du
conditionnement/emballage
Description détaillée (y compris chemise ou rembourrage, description
détaillée de la composition) ; autres éléments du conditionnement (par
exemple enveloppe extérieure) : matériaux et spécifications de la partie
qui est en contact avec le produit, ou qui le protège.
Voie parentérale : BP, EP, JP ou USP
Tests de stabilité
Résultats pour chaque contenant, méthodologie, validés (exactitude et
précision enregistrées) composés connexes et décomposition :
sensibilité, données en accéléré et en temps réel, en accéléré 40°C et
75%HR pendant 6 mois, en temps réel 30°C et 70%HR
Etiquetage des contenants
Nom, principes actifs, quantité de chacun, numéro de lot, date
d’expiration, conditions de stockage, instructions, mises en garde ou
précautions, nom et adresse du fabricant, excipients dont l’innocuité
pose problème
Information sur le produit
Exemplaire approuvé par l’autorité compétente
Information du patient et notices
Exemplaires des notices et informations pour la distribution
Justification des différences
Arguments et/ou données à l’appui ; données sur la validation. Seules
les différences mineures peuvent être acceptables.
Interchangeabilité
Multisources (génériques) : étude de bioéquivalence. Bioéquivalence de
toutes les préparations orales, à l’exception des solutions aqueuses.
Solutions aqueuses administrées par voie buccale ou parentérale :
caractéristiques chimiques et pharmaceutiques. Un essai clinique
comparatif s’appuyant sur des points finals cliniques ou
pharmacodynamiques peut être présenté. Des points finals justifiés et
validés pour le composé et l’essai doivent être prévus pour montrer
l’équivalence. Un essai montrant l’absence de différence significative ne
peut être accepté.
Rapport sur l’étude de bioéquivalence inclus
Rapport
Conception de l’étude, enquêteurs, lieu de l’étude, dates de l’étude,
préparations utilisées, caractérisation des sujets d’étude, procédures
d’étude, méthodes de détermination des produits pharmaceutiques,
concentrations mesurées des produits pharmaceutiques, méthode de
calcul des paramètres pharmacocinétiques, méthode statistique et
résultats des calculs statistiques
Résumé de la pharmacologie, la toxicologie et l’efficacité du produit
Nouveaux principes actifs et nouvelles associations de principes actifs :
innocuité et efficacité totale (UE, FDA, Japon)

105
Soumission acceptée Soumission rejetée Soumission retenue

Raisons pour lesquelles une soumission est rejetée ou retenue : __________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

106
Appendices
Additif C : Accusé de reception de l’information sur le produit

Madame, Monsieur,
Présélection des fabricants et fournisseurs de médicaments

Nous vous remercions du dossier de produit que vous nous avez soumis après avoir
exprimé l’intérêt de votre entreprise pour la fourniture de médicaments dans le cadre du
processus de présélection de produits destinés aux organismes des Nations Unies et aux
centrales d’achat intéressées.

Nous accusons réception de l’information sur votre produit que vous avez envoyée à notre
bureau pour la présélection.

Cette information a été examinée de près pour vérifier si elle est complète, conformément
aux lignes directrices qui vous ont été envoyées après réception de votre Expression d’Intérêt
concernant la participation au programme de présélection.

L’évaluation complète de votre soumission est actuellement en cours. Il est possible que le ou
les centre(s) de production soient inspectés en temps voulu. Vous en serez avisé, avec
programme détaillé, lorsque toutes les démarches nécessaires auront été menées à bien.

OU

Nous vous prions de noter que votre soumission s’est révélée incomplète. Nous sommes
donc au regret de vous informer que votre dossier de produit ne sera pas évalué plus avant
et que le fabricant ne sera pas inclus dans le processus de présélection. Veuillez prendre
contact avec nous dans les trente jours qui viennent afin de nous permettre de faire les
démarches nécessaires pour retourner l’information que vous nous avez soumise.

OU

Nous vous prions de noter que votre soumission s’est révélée incomplète. Il y manque les
informations suivantes.

Si vous nous fournissez les données manquantes dans les X jours et si elles sont de qualité
satisfaisante, votre soumission sera l’objet d’une évaluation complète.

Nous apprécions votre collaboration.
107
Additif D : Rapport sur l’évaluation du produit
Accès à des médicaments et des diagnostics de qualité acceptable
Numéro du produit
Nom du produit (principe actif)
Fabricant
Produit fabriqué et homologué/licencié
en Europe, au Japon ou aux Etats‐Unis OUI1 NON2

Ce rapport est composé de deux parties qui doivent être complétées l’une et l’autre dans le
cadre de l’évaluation. Ses faiblesses et les données manquantes doivent être exposées dans
un langage clair et sans ambiguïté, car cette évaluation peut aboutir à un échange avec le
fabricant.
La partie I est complétée par trois évaluateurs au moins, venus de pays différents,
responsables de l’évaluation de la qualité du produit, notamment du point de vue
pharmaceutique et analytique. (Le rapport ne doit pas dépasser six pages).
La partie II doit être complétée par un évaluateur responsable d’évaluer la biodisponibilité.
(Le rapport ne doit pas dépasser deux pages).
Le rapport doit être signé par la personne responsable de la vérification et de l’évaluation des
dossiers de produit.
Partie I : la qualité
1Produit licencié/homologué en Europe, au Japon ou aux Etats‐Unis. Examinez les données
soumises et notez vos observations (voir aussi les lignes directrices) :
Un certificat de produit pharmaceutique (CPP) de type OMS délivré par l’une des autorités de
contrôle des régions de l’ICH (Europe, Japon, Etats‐Unis).
Le résumé des caractéristiques du produit (RCP)
Rapport(s) d’évaluation délivré(s) par l’autorité de contrôle compétente
Certificat de lot de type OMS délivré par le fabricant
Le conditionnement/emballage du produit est le même que ceux qui ont été approuvés par les
autorités de contrôle des médicaments des régions de l’ICH
108
Appendices
L’information sur le produit est la même que celle qui figure sur le CPP de type OMS, au moins pour :
La formulation
Le dosage
Les spécifications

2
Produit non licencié/homologué en Europe, au Japon ou aux Etats‐Unis. Examinez les
données soumises et notez vos observations :

Le produit
Situation au regard du règlement dans d’autres pays
Principe(s) actif(s)
Propriétés du ou des principes actifs
Centre de production
Voie(s) de synthèse
Spécifications
Principe actif décrit dans une pharmacopée (précisez la pharmacopée, son édition et toute
autre indication pertinente). Il faut toujours se référer à l’édition la plus récente de la pharmacopée
pertinente.
Principe actif non décrit dans une pharmacopée
Tests de stabilité
109
Produit fini
Formulation

Centre de fabrication
Procédure de fabrication
Spécifications des excipients
Spécifications du produit fini
Système(s) de fermeture du contenant et autre conditionnement
Tests de stabilité
Etiquetage du contenant
Informations sur le produit
Information du patient et notices
Justification de toute différence du produit dans le ou les pays délivrant le ou les certificats
de type OM soumis

Evaluateur (nom): Signature: Date:

1
2
110
Appendices
3

Partie II : Biodisponibilité (innocuité et efficacité)
(Voir aussi les lignes directrices)

Rapport sur l’étude de la bioéquivalence

Résumé de la pharmacologie, la toxicologie et l’efficacité
Evaluateur (nom): Signature: Date:

1
2
3
111
Additif E : Rapport sur les problèmes posés par des produits spécifiques
Accès à des médicaments et à des diagnostics de qualité acceptable
Projet pilote sur la qualité et la source des
approvisionnements
Principe actif :
Ce rapport sur les problèmes concernant des produits spécifiques doit signaler tout
problème particulier rencontré pendant l’évaluation des produits. Il n’est fait nulle mention
du produit de tel ou tel fabricant. L’objectif est d’identifier tout problème associé à un
produit spécifique contenant un principe actif spécifique, ou spécifique de n’importe quelle
forme galénique.
Forme galénique

Problèmes

Recommandations générales

112
Appendices
Appendice 8 -- Questionnaire technique concernant les

fabricants de médicaments
1. Informations générales sur le fabricant
Nom, adresse, téléphone, télécopie, adresse internet de l’entreprise :
Nom
Adresse postale
Adresse physique
N° de téléphone
Télécopie
URL du site web
Adresse courriel

2. Affiliation
Si l’entreprise est propriété d’une autre entreprise, ou fait partie d’un groupe d’entreprises,
veuillez décrire votre position dans cette structure :
______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________
3. Questions concernant la règlementation
3.1 Bonnes pratiques de fabrication (BPF)
Indiquez les normes BPF (OMS, PIC/UE, FDA ou autre) suivies par l’entreprise : _______
______________________________________________________________________________
Fournissez une copie du dernier rapport d’inspection ou certificat en date.
3.2 Licence de fabrication de produits pharmaceutiques
Etablissez la liste des formes galéniques que l’autorité nationale de contrôle vous
autorise à fabriquer et joignez une copie de la ou des licence(s) de fabrication :
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
113
3.3 Inspection
Dernière inspection en date effectuée par une autorité de contrôle des médicaments ou autre
autorité compétente :
Autorité de contrôle des
Date
médicaments

Veuillez joindre un exemplaire du ou des derniers rapports d’inspection ou certificats en date, qui
seront examinés en toute confidentialité.
4. Fabrication
4.1 Centre de fabrication
Veuillez indiquer les noms et adresses de tous les centres dans lesquels les produits
pharmaceutiques à présélectionner sont fabriqués, ainsi que l’année ils ont été construits.
Indiquez aussi les dates auxquelles ils ont été modernisés et adaptés, et leur activité :

Nom Adresse physique Années de Activité (par exemple
construction et de toutes, compression,
mise à niveau conditionnement/emballage,
récentes etc.)

4.2 Personnel
Veuillez indiquer le nom, les compétences et le nombre d’années d’expérience des cadres
suivants :
Poste Nom Compétences Expérience
Directeur général
Directeur technique
Responsable de la
production
Responsable du contrôle
qualité
Responsable de l’assurance
qualité

Total des effectifs : _________________________________________________________________
Nombre de personnes chargées de la production : _____________________________________
Nombre de personnes chargées de l’assurance/contrôle qualité : _________________________
114
Appendices
4.3 Système de ventilation
Veuillez indiquer si les ateliers de fabrication sont équipés de systèmes de ventilation
contrôlés Oui Non
Si « oui », donnez une brève description du système de ventilation. (On peut présenter un
diagramme pour compléter la description).
Si « non », donnez les raisons : ___________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
4.4 Contrôle qualité
Appareils de contrôle ?
Laboratoire chimique en interne externalisé
Laboratoire biologique en interne externalisé
Laboratoire microbiologique en interne externalisé

4.5 Fabrication en sous-traitance
Exécutez‐vous des travaux de fabrication pour d’autres entreprises ? Oui Non
Si « oui », indiquez le type de produit (par exemple pesticides, antibiotiques, hormones,
cytotoxiques, etc.)
Donnez‐vous des travaux en sous‐traitance à d’autres entreprises ? Oui Non
Si « oui », donnez la liste des produits et/ou services qui sont sous‐traités _____________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
4.6 Produits stériles
Fabriquez‐vous des produits stériles ? Oui Non
Donnez une brève description de la méthode de stérilisation utilisée: ________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

4.7 Bêta-lactamines, composés hautement sensibilisants,

hormones, produits cytotoxiques
Fabriquez‐vous des pénicillines ou autres bêta‐lactamines, des composés hautement

sensibilisants, des hormones ou des produits cytotoxiques ? Oui Non

Si « oui », cette production a‐t’elle lieu dans un bâtiment séparé équipé de son propre
système spécial de conditionnement de l’air ? Oui Non

115
4.8 Plaintes et rappels
Avez‐vous une procédure vous permettant de rappeler efficacement et rapidement tout
produit des points de distribution ou du marché ? Oui Non
Avez‐vous une procédure de traitement des plaintes ? Oui Non
Vous permet‐elle d’analyser les tendances ? Oui Non
Etablissez la liste des plaintes importantes concernant un produit et de tous les rappels
au cours des trois années écoulées :

Produit Liste des plaintes
Année 1 Année 2 Année 3

4.9 Activités de recherche - développement
Indiquez le type d’activité et l’investissement annuel : ______________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
4.10 Capacité de production
Produit Nombre d’unités par an Unités produites l’an passé
Comprimés
Gélules
Ampoules
Flacons, liquides
Flacons, poudre sèche
Flacons, lyophilisés
Pommades
Liquides
Poudre pour préparation de suspensions
buvables
Suppositoires
Pénicilline, comprimés/gélules
Pénicilline, poudre pour préparation de
suspensions buvables
Pénicilline, poudre pour préparations
injectables
Autres, spécifiez

116
Appendices
Les chiffres de la capacité de production sont‐ils basés sur celle d’une ou de plusieurs
opérations ? (Cochez la case voulue).
Une Deux Trois
4.11 Stock
Avez‐vous un stock permanent ? Oui Non
4.12 Systèmes qualité (y compris gestion et assurance de la qualité)
Décrivez brièvement le système de gestion de la qualité, s’agissant notamment de la
centrale d’achat, de l’organisation de la documentation, de la validation, de la
formation, de l’analyse statistique et autres activités connexes : ______________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
5. Produits
5.1 Licences de produit
Veuillez inclure une liste de tous les produits fabriqués par votre entreprise dont vous
demandez la présélection et qui sont autorisés à la vente. Pour chaque produit licencié,
complétez le tableau ci‐dessous.

Si possible, joignez une liste indicative des prix

Produit En vente sur le Uniquement Licences Nom et pays
marché intérieur exportés détenues dans des fabricants
(oui ou non) (oui ou non) les pays sous‐traitants
suivants

5.2 Documentation
La documentation suivante doit être disponible pour chacun des produits offerts. Veuillez
indiquer si cette documentation n’est disponible pour AUCUN des produits figurant sur la
liste donnée sous 5.1.

Composition du produit – formule maître _________________________________________

______________________________________________________________________________

Spécifications des matières premières_____________________________________________
117

Spécifications de la fabrication et du conditionnement/emballage ____________________

Spécifications et méthodes des tests exécutés en cours de fabrication __________________

Spécifications du produit fini ____________________________________________________

Spécifications du conditionnement/emballage et de l’étiquetage ______________________

Procédures analytiques _________________________________________________________

Sur demande, le « common product questionnaire » (questionnaire commun sur le produit)
doit être rempli et retourné.
5.3 Echantillons
Etes‐vous disposé à fournir sur demande des échantillons des produits et une
documentation sur les lots (confidentialité assurée) ? Oui Non
5.4 Matières premières
Etablissez la liste des matières premières fabriquées par l’entreprise ou par des
entreprises apparentées, et indiquez sur le tableau ci‐dessous si des dossiers maitres de
médicaments ou des certificats de conformité avec la Monographie de la pharmacopée
européenne (CEP) sont disponibles.

Matière première Dossiers maîtres médicaments CEP
(Cochez, et indiquez le nombre) (Cochez)

5.5 Etudes de stabilité et durée de conservation
Soumettez‐vous vos produits à des études de stabilité en continu ? Oui Non

Donnez une brève description de la procédure et du programme concernant la stabilité.
Si votre réponse est « non », expliquez‐en les raisons : _____________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Quel(s) type(s) d’étude(s) faites‐vous ?
118
Appendices

Type (Cochez) Conditions des tests
Température Humidité relative
(indiquez) (indiquez)
Etudes accélérées
Etudes en temps réel

Expliquez si nécessaire : _________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________

Comment fixez‐vous la durée de conservation de vos produits ? ______________________________________
______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
5.6 Bioéquivalence
Avez‐vous soumis certains de vos produits à des études de bioéquivalence in vivo ?
Oui Non
Si « oui », indiquez quels produits ont été étudiés et les produits de référence :
Produit Produit de référence Pays de l’étude

5.7 Echantillons de réserve
Gardez‐vous des échantillons de réserve ? Oui Non
Période de Conditions de
Echantillons Oui Non
réserve stockage
Chaque produit fini
Ingrédients actifs
Excipients
6. Audit
Est‐il possible qu’un audit du centre de fabrication soit effectué par nous ou par un
représentant désigné par nous? Oui Non

Un ou plusieurs représentants de l’autorité nationale de contrôle peuvent‐ils
participer à l’audit en tant qu’observateurs ? Oui Non

Pouvons‐nous communiquer le rapport d’inspection à d’autres
centrales d’achat « signataires » du présent questionnaire ? Oui Non
119
Peut‐on obtenir sur demande un dossier maître site (type PIC ou OMS) ? Oui Non

Fournirez‐vous toute information supplémentaire demandée si nous
souhaitons soumettre l’entreprise à un audit ? Oui Non
7. Informations diverses
Personne à contacter (questions commerciales) :
Nom :
N° de téléphone
Télécopie
Adresse courriel
Personne à contacter (questions de qualité) :
Nom :
N° de téléphone
Télécopie
Adresse courriel

Informations supplémentaires : __________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Je soussigné(e) certifie que l’information donnée en réponse au présent questionnaire et
à ses pièces jointes est correcte.
__________________________ _________________________
Date Signature
__________________________ _________________________
Nom Poste dans l’entreprise

120
Appendices

normalisée pour planifier les inspections
1. Titre
Inspection, planification de l’inspection d’un centre

Signature Date
Etablie par 1er juillet 2006

Autorisée par

2.1 Les centres de fabrication sont inspectés dans le cadre du processus de présélection.
Pour que la centrale d’achat puisse procéder à l’inspection de façon satisfaisante,
celle‐ci doit être correctement planifiée.

2.2 L’objectif est une planification correcte des inspections pour que les produits ne
soient achetés que chez des fabricants respectueux des normes internationales.

2.3 Une inspection bien planifiée évite à la centrale d’achat les pertes de temps et de
ressources (par exemple financières et humaines).
3. Responsabilité
Chef de la section ou du département
Evaluateur
4. Marche à suivre
4.1 Lors de l’évaluation des informations sur les produits, dressez la liste de tous les
produits reçus (voir additif A). Remplissez le tableau.

4.2 Sur la base des résultats de l’évaluation des informations sur les produits,
sélectionnez les fabricants à inspecter en vue d’une présélection.

4.3 Un centre de fabrication qui fournit un dossier incomplet ou de qualité inacceptable,
risque de ne pas être retenu aux fins d’inspection.

4.4 Regroupez tous les fabricants d’un même pays pour tâcher d’en inspecter plusieurs
pendant la tournée, le cas échéant.

4.5 Localisez les centres sur une carte et prévoyez la tournée de façon à éviter de perdre
du temps en déplacements.
121
4.6 Reportez les centres sur un tableau (calendrier) et prévoyez au moins trois jours pour
l’inspection de chaque centre, en fonction des formes galéniques fabriquées et des
dimensions des installations.

4.7 Ecrivez une lettre à l’entreprise l’informant de la date provisoirement prévue pour
l’inspection. Demandez‐lui si les dates lui conviennent et priez‐la de vous envoyer un
dossier maître site.

4.8 Désignez les inspecteurs qui feront partie de l’équipe d’inspection. Il faut deux
inspecteurs au moins pour une équipe, y compris le représentant de l’OMS.

4.9 Envoyez une lettre à l’autorité nationale de contrôle invitant un inspecteur de
l’inspectorat à participer à l’inspection.

4.10 Informez les inspecteurs des dates envisagées pour l’inspection.

4.11 Lorsque le fabricant confirme les dates d’inspection, confirmez la date avec
l’entreprise et demandez les informations sur les points énumérés à l’additif B.

4.12 Confirmez les dates aux inspecteurs.

4.13 Envoyez aux inspecteurs des exemplaires des PON d’inspection, et informez‐les de
leur mission, de la clause de confidentialité, de la déclaration de conflit d’intérêts et
de l’accord sur l’exécution des tâches.

4.14 Procédez aux réservations voulues (transport aérien, déplacements dans le pays où
l’inspection aura lieu et chambres d’hôtel).
5. Additifs
Additif A: Liste sommaire des dossiers reçus
Additif B: Informations sur le fabricant
Les distributions et retraits de la PON doivent être consignés sur un tableau ; voir le modèle
ci‐après.


122
Appendices
Les modifications successives de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le modèle ci‐
après.


123
Additif A: liste sommaire des dossiers reçus

N° Principe Dosage Forme Fournisseur/ Centre de Pays Echantillon
actif galénique Fabricant fabrication

124
Appendices
Additif B : Informations sur le fabricant
1. Informations générales
Nom

Adresse physique du siège
Adresse postale
N° de téléphone
Télécopie
Personne à contacter
Adresse courriel
2. Licence de fabrication
Veuillez joindre la licence de fabrication..
3. Liste des produits
Veuillez joindre une liste des produits fabriqués par ce centre de fabrication particulier.
4. Inspections de l’autorité nationale de contrôle

Date de la dernière inspection de l’autorité
nationale de contrôle
Liste des autorités nationales de contrôle Pays Date
d’autres pays ayant inspecté le centre, avec
dates des inspections
5. Fabrication et tests
Adresse physique des centres de fabrication
des produits indiqués dans la soumission
N° de téléphone
N° de télécopie
Adresse physique des laboratoires (chimiques
et microbiologiques) de contrôle de la qualité
où les produits présentés ont été testés
N° de téléphone
N° de télécopie
Adresse courriel
125
6. Rappels
Veuillez établir la liste des produits rappelés au cours des cinq dernières années et les raisons de
ces rappels.
Produits et numéros de lot Raison Date du rappel

(DCI, dosage et forme galénique)

Exemple d’engagement de confidentialité et de déclaration de conflit d’intérêts Si
l’entreprise a reçu des plaintes concernant des produits au cours de l’année écoulée, veuillez
remplir le tableau ci‐après.
Produits et numéros de lot Plainte et source Mesures correctives

(DCI, dosage et forme galénique) prises

8. Dossier maître site
Si le dossier du centre de fabrication a été soumis précédemment :
Date de soumission
Numéro de dossier

Si le dossier n’a pas encore été soumis à l’OMS, veuillez le joindre au présent questionnaire..
Nous vous rappelons que le dossier doit être conforme aux conditions spécifiées précédemment.
9. Audit/inspection
Par la présente, nous autorisons l’OMS à inspecter le centre de fabrication pour évaluer
son application des bonnes pratiques de fabrication, aux fins de présélection de ce centre
et de sa production.
Je soussigné(e) déclare que l’information ci‐dessus est donnée de bonne foi et correcte.

____________________________________ ______________________________

Signature: Date:

Nom : ________________________________________________________________________

Poste : _______________________________________________________________________
126
Appendices

normalisée pour préparer une inspection
1. Titre
Préparation d’une inspection
Signature Date

Autorisée par

2.1 La centrale d’achat inspecte chaque fabricant pour évaluer sa fidélité aux bonnes
pratiques de fabrication.

2.2 Tous les inspecteurs préparent la ou les inspections selon la PON.

2.3 L’objectif est de veiller à ce que tous les inspecteurs préparent leurs inspections selon
la procédure normalisée pour éviter que différents inspecteurs ne procèdent de
différentes manières et pour assurer la cohérence entre eux.
3. Responsabilités
Inspecteurs
4. Marche à suivre
Toutes les démarches décrites ci‐après sont tirées de la publication de l’OMS Quality
assurance of pharmaceuticals (Assurance de la qualité des produits pharmaceutiques), Volume 2,
Chapitre 4, qui porte sur l’inspection des fabricants de produits pharmaceutiques et
l’inspection des voies de distribution des médicaments. Ces lignes directrices, ou d’autres
systèmes comparables utilisés par les autorités nationales de contrôle des médicaments,
doivent être suivies dans le détail.

4.1 Lorsqu’un inspecteur a été chargé d’une inspection, il ou elle en planifie l’exécution
selon les étapes indiquées ci‐après.

4.2 Vérifiez l’objectif de l’inspection prévue.

4.3 Assurez‐vous du type d’inspection à exécuter, par exemple inspection de routine des
BPF ou inspection de suivi.

127
4.4 Décidez si l’inspection concernera l’intégralité ou seulement une partie de
l’établissement.

4.5 Déterminez le champ et la profondeur de l’inspection pour la préparer correctement.
(S’agissant d’une entreprise qui fabrique des produits stériles, préparez‐vous en
étudiant les directives concernant la fabrication de produits stériles, en plus des
lignes directrices générales des BPF).

4.6 Etudiez de près l’information sur les produits visés par la présélection qui sont
fabriqués dans le centre inspecté.

4.7 Décidez de la durée de l’inspection et prévoyez‐en la date.

4.8 Informez le ou les fabricants de la date proposée pour l’inspection.

4.9 Veillez à ce que la date proposée pour l’inspection convienne à l’équipe d’inspecteurs.

4.10 Décidez quel l’inspecteur sera désigné pour coordonner et diriger l’opération.

4.11 L’inspecteur chef sera le principal porte‐parole pendant la réunion de clôture ou de
sortie à la fin d’une inspection et sera responsable de l’ensemble du rapport
d’inspection.

4.12 Informez d’autres parties intéressées de l’inspection proposée ou prévue, par
exemple un bureau régional de la centrale d’achat ou l’autorité nationale de contrôle.

4.13 Prenez connaissance de la documentation sur le fabricant à inspecter, par exemple un
questionnaire rempli.

4.14 En cas d’inspection de suivi, et quand la centrale d’achat dispose d’un dossier sur
l’entreprise qui contient la correspondance générale et les rapports d’inspection
précédents, examinez la correspondance.

4.15 Si un dossier maître site existe et est disponible, étudiez‐le et prenez note des points à
inspecter (par exemple le matériel, les PON et les registres disponibles).

4.16 Etudiez le plan et la conception de l’établissement et certains des systèmes mis en
place par le fabricant pour assurer la qualité de la fabrication des produits.

4.17 Regardez l’information fournie sur la licence de fabrication et la licence de produits.
Prenez note des points à inspecter pour confirmer le respect des conditions de licence
et pour vérifier les données.

4.18 Examinez les rapports sur les précédentes inspections, les rapports sur les effets
indésirables et les plaintes, s’il y en a, car les enquêtes et les corrections apportées par
le fabricant doivent être vérifiées pendant l’inspection.

128
Appendices
4.19 Pour une inspection spéciale, étudiez le passé de l’entreprise en ce qui concerne les
plaintes et les rappels, et les résultats des tests réglementaires (surveillance) si
disponibles.

4.20 Si un rapport annuel est disponible, étudiez‐le à fond et notez l’information sur les
aspects financiers de l’entreprise, les questions de personnel et les produits fabriqués.

4.21 S’il y a eu des plaintes contre le fabricant ou des produits fournis antérieurement ont
été reçues, étudiez‐en la teneur ainsi que l’enquête, son résultat et les mesures
correctives.

4.22 Si des rapports d’audit interne ont été demandés au fabricant, examinez‐en la teneur.
(Normalement, on ne demande pas ces rapports car certains fabricants estiment que
les inspecteurs doivent évaluer le respect des BPF par eux‐mêmes et non prendre
connaissance des résultats des inspections faites par l’entreprise elle‐même. La
demande de tels rapports dépendra de la politique de la centrale d’achat).

4.23 Etudiez le diagramme établi par l’unité de production pour mieux comprendre le flux
de matériel, de personnel et d’activités.

4.24 Si le fabricant a présenté des manuels et/ou des procédures, examinez‐les et préparez
des questions précises sur sa politique en ce qui concerne la qualité et la validation, et
sur la procédure qu’il a adoptée pour exécuter certaines activités.

4.25 Etablissez une liste ou un aide‐mémoire des points à vérifier au cours de l’inspection.

4.26 Etablissez un programme d’inspection, les grandes lignes de ce qui sera fait chaque
jour, et précisez ce que chaque membre de l’équipe fera chaque jour ou chaque demi‐
journée. Indiquez aussi quelles sections ou quels départements seront inspectés, et
quand (voir un exemple à l’Additif A).

4.27 Distribuez le programme aux membres de l’équipe. Si une inspection est annoncée,
informez l’entreprise de ce programme.
5. Additifs
Additif A : Exemple de plan d’inspection.
129
Les dates de distribution et de retrait de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le


Les modifications successives de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le modèle ci‐
dessous.


130
Appendices
Additif A : exemple de plan d’inspection
Fabricant
Adresse
Date
Inspecteurs

1ère journée
Heure Activité
08:30 Arrivée
08:45 Ouverture de la réunion et présentation de l’entreprise
09:15 Zone de réception et magasins
10:15 Echantillonnage
11:00 Thé
11:15 Pesage
12:00 Eléments de conditionnement/emballage
13:00 Lunch
14:00 Fabrication (organisez votre temps en fonction de la ou des forme(s) galénique(s)
17:00 Résumé des observations de la journée
2ème journée
08:30 Fabrication, suite
10:00 Thé
10:15 Contrôle de la qualité
12:00 Chauffage, ventilation et conditionnement de l’air, eau et autres services collectifs
13:00 Lunch
14:00 Documentation
17:00 Résumé
17:30 Réunion de clôture

131

normalisée pour l’exécution d’une inspection
1. Titre
Exécution d’une inspection

Signature Date
Etablie par 1er juillet 2006

Autorisée par

2.1 La centrale d’achat inspecte chaque fabricant pour évaluer sa fidélité aux bonnes
pratiques de fabrication.
2.2 Tous les inspecteurs suivent la PON relative aux inspections.
2.3 L’objectif est d’assurer que tous les inspecteurs se conforment à une procédure
d’inspection normalisée pour éviter que les inspections soient exécutées de
différentes manières par différents inspecteurs, et pour assurer la cohérence de leurs
activités.
2.4 Il s’agit notamment de contrôler l’application des normes générales de production
en ce qui concerne des produits qui peuvent être achetés à la suite de la présélection.
2.5 Après l’examen séquentiel de ses activités de production et de contrôle, le fabricant
peut être inscrit sur la liste de présélection en tant que fabricant de médicaments
susceptible de fournir des produits spécifiques aux centrales d’achat et autres
organismes.
2.6 Pendant les inspections, la fabrication des produits en cours d’exécution et les
données soumises dans les dossiers d’information sur ces produits sont vérifiées.
3. Responsabilités
Inspecteurs
132
Appendices
4. Marche à suivre
Toutes les activités décrites ci‐après sont tirées du Volume 2, Chapitre 4 de la publication de
l’OMS intitulée Quality Assurance of Pharmaceuticals (Assurance de la qualité des produits
pharmaceutiques) qui porte sur l’inspection des fabricants de médicaments et des voies de
distribution. Ces lignes directrices ou les systèmes analogues des autorités nationales de
contrôle des médicaments doivent être suivis scrupuleusement.

4.1 Précisions et définitions

4.1.1 Le texte de l’OMS cité plus haut présente les différents types d’inspection
suivants :
— inspection de routine ;
— inspection rapide ;
— inspection de suivi ;
— inspection spéciale ;
— examen des systèmes qualité.

4.2 La conduite d’une inspection dépend du type d’inspection, mais, en principe, les
éléments fondamentaux de cette procédure sont les suivants :

4.3 Une inspection de routine est l’examen complet de tous les aspects et éléments des
BPF. Une inspection de routine est appropriée dans les circonstances suivantes :

– Lorsqu’un fabricant, connu ou établi de fraîche date, fait une nouvelle
déclaration d’intérêt.
– Lorsqu’il est temps de renouveler la liste des fabricants présélectionnés.
– S’il y a eu d’importants changements, comme de nouveaux produits ou de
nouvelles séries de produits, une modification des méthodes ou du processus
de fabrication, ou des changements dans les cadres du personnel, les locaux
et/ou le matériel.
– S’il n’y a pas eu d’inspection au cours des trois à cinq dernières années.

4.4 Une inspection rapide consiste à évaluer un nombre limité d’éléments caractérisant le
respect des BPF dans une unité de production. (On l’appelle « inspection abrégée »
dans certains pays). L’inspecteur vérifie l’application d’un nombre limité de règles
qui lui servent d’indicateurs de la conformité du fabricant aux BPF dans l’ensemble.
L’inspecteur doit aussi détecter et évaluer toutes les modifications importantes que le
fabricant a pu introduire depuis l’inspection précédente.
4.4.1 L’ensemble des indicateurs sélectionnés et des modifications observées donne
une idée du comportement du fabricant en ce qui concerne les BPF.

4.4.2 Une inspection rapide convient dans les circonstances suivantes :

– Lorsque les inspections de routine effectuées antérieurement montrent que le
fabricant respecte toujours les BPF.
133
– Lorsqu’un certain nombre de constatations peuvent être considérées comme
une bonne indication du niveau général de conformité aux BPF.

4.4.3 Cependant, si au cours de l’inspection rapide, il devient évident que le respect
des BPF est moins rigoureux, une inspection plus détaillée ou même complète des
BPF est organisée peu après l’inspection rapide.

4.5 Une inspection de suivi est aussi appelée réinspection ou réévaluation du fabricant.
4.5.1 Une inspection de suivi vise spécifiquement à vérifier le résultat des mesures
correctives prises par le fabricant à la suite de l’inspection précédente.

4.5.2 Selon la nature des points faibles et les travaux nécessaires, l’inspection de
suivi peut avoir lieu entre six semaines et six mois après l’inspection précédente.

4.5.3 Une inspection de suivi ne vise que des manquements spécifiques aux BPF ou
des insuffisances dans leur application.
4.6 Dans un certain nombre de cas, il peut être nécessaire de procéder à des visites ou
inspections spéciales. Elles peuvent viser un produit, un groupe de produits corrélés,
ou des opérations spécifiques, par exemple le mélangeage ou l’étiquetage. S’il y a eu
au sujet d’un produit spécifique des plaintes indiquant qu’il peut y avoir des défauts,
on peut organiser une inspection spéciale pour enquêter sur les défauts de qualité du
produit. Une inspection peut aussi être provoquée par le rappel d’un produit ou les
effets indésirables d’un médicament. Dans ces cas, l’inspection ne vise que le produit
en question ou ce qui est suspect dans la production. Une inspection spéciale peut
aussi servir à recueillir des renseignements spécifiques ou à enquêter sur telle ou telle
activité spécifique du fabricant.
4.7 L’examen du système qualité d’un fabricant vise à vérifier si son fonctionnement s’est
révélé satisfaisant.
4.8 Planifiez l’inspection de façon que tous les domaines à évaluer le soient dans les
délais prévus. La durée nécessaire à une inspection est déterminée par plusieurs
facteurs, dont le type d’inspection à exécuter, le nombre d’inspecteurs, la taille de
l’entreprise et l’objectif de l’inspection ou de la visite.
4.9 Une inspection peut durer de quelques jours à plusieurs semaines.
4.10 La durée de l’inspection dépendra aussi du nombre d’inspecteurs. L’équipe
d’inspection peut être constituée d’un ou plusieurs inspecteurs.
4.11 Si nécessaire, nommez un spécialiste qui accompagnera l’équipe pendant l’inspection,
s’agissant, par exemple, de formes galéniques particulières, de chimie ou d’autres
questions comme la fabrication de produits biologiques.
5. Additifs
Additif A : Programme d’inspection.
Additif B : Documentation nécessaire aux vérifications prévues.
134
Appendices
Les dates de distribution et de retrait de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le


Les dates de modification de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le modèle ci‐après.


135
Additif A : Programme d’inspection

Fabricant
Adresse
Date
Inspecteurs

1ère journée
08:30 Arrivée
08:35 Réunion d’ouverture
08:45 Présentation de l’entreprise
09:00 Atelier de réception et magasins
10:30 Thé
10:45 Atelier d’échantillonnage et de pesage
11:15 Magasins et contrôle du matériel de conditionnement/emballage
12:30 Déjeuner
13:15 Ateliers de fabrication
15:30 Thé
15:45 Fabrication (suite)
16:30 Résumé des constatations de la 1ère journée
2ème journée
08:30 Arrivée
08:35 Ateliers de fabrication (suite)
10:30 Thé
10:45 Laboratoires
12:30 Déjeuner
13:15 Laboratoires (suite)
15:30 Thé
15:45 Réseaux de base (eau, électricité etc…)
16:30 Résumé des constatations de la 2ème journée
3ème journée
08:30 Arrivée
08:35 Réseaux de base (suite)
10:30 Thé
10:45 Documentation
12:30 Déjeuner
13:15 Documentation (suite)
15:30 Thé
15:45 Préparation de la réunion de clôture
16:00 Réunion de clôture

136
Appendices
Additif B: Documentation nécessaire aux vérifications à faire pendant

l’inspection
1. Organigramme
2. Descriptions de poste
3. Principes fondamentaux de la qualité (par exemple manuel de la qualité)
4. Principes fondamentaux de la validation (par exemple plan ou programme type de
validation)
5. Spécifications des matières premières (pour des produits spécifiques)
6. Spécifications des matériaux de conditionnement/emballage
7. Originaux de la formule et de la méthode de fabrication
8. Original des instructions sur le conditionnement
9. Registres de la fabrication des lots (vérification par référence aux documents maitres)
10. Index des PON
11. PON : Inspection en interne
12. PON : Rappels
13. PON : Plaintes plus relevés
14. PON : Attribution d’un numéro de lot
15. PON : Planification de la maintenance préventive
16. PON et registre : Planification de la maintenance préventive de matériel spécifique
17. PON : Formation (plus registre du personnel)
18. PON : Surveillance de l’environnement plus registres
19. PON : Echantillonnage et tests de l’eau, plus registres
20. Protocole de validation et rapport concernant des produits spécifiques
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.

137
Appendice 12 -- Exemple de liste établie pour

l’inspection des bonnes pratiques de fabrication
Il est recommandé aux inspecteurs d’établir un aide‐mémoire leur rappelant les points à
vérifier au cours d’une inspection.

Un aide‐mémoire peut concerner un ou plusieurs points. Par exemple :

– la production
– le contrôle de la qualité
– les réseaux de base (eau, électricité, etc.)
– la lyophilisation

L’aide‐mémoire est une liste de mots‐clés rappelant à l’inspecteur les points à inspecter.

On trouvera ci‐après un exemple d’aide‐mémoire.

Exemple : Aide‐mémoire pour l’inspection du processus de lyophilisation :

Points à vérifier Notes
Dissolution
Filtration
Remplissage et bouchage
Transfert
Chargement
Congélation
Vide
Chauffage
Fermeture
Capsulage
Validation :
Qualification de la conception
Qualification de l’installation
Qualification opérationnelle
Essai de mise en service
Qualification du processus
Remplissages média
Echantillons d’air
Prélèvements surface
Prélèvements opérateur
Tenue vestimentaire quotidienne
Simulation du processus avec média (sans
congélation)
Test de fumée (zone des véhicules)
Transport
Volume de remplissage fréquent

138
Appendices
Points à vérifier Notes
Refroidissement préalable des plateaux (sans
glace)
Congélation
Cycle
Vitesse – (lente=cristaux, polymorphisme)
Mode
Température de dessication < point eutectique
Déterminer le point d’eutexie, (consistance)
Variations du chargement des plateaux
Validez :
température des plateaux
température du produit
température du condensateur
pression (chambre)
pression (condensateur)
temps, température, pression
fuites dans
contamination (fluide thermal, huile)
nettoyage
Cycle
Détermination du point d’eutexie
Augmentation
Taille des flacons
Taille des lots
Stérilisation du lyophiliseur
Utilisation de chaleur humide
Chaque cycle
Résidus le cas échéant
Indicateurs biologiques
Conception : porte simple (porte double, classe
de l’air !)

139
Appendice 13 -- Lignes directrices concernant les bonnes

pratiques de fabrication : rapport d’inspection
Lignes directrices concernant les bonnes pratiques de fabrication (BPF) : Rapport
d’inspection. Dans : Comité OMS d’experts des Spécifications relatives aux preparations
pharmaceutiques, Trente‐septième rapport. Genève, Organisation mondiale de la Santé, 2003
(OMS, Série de rapports techniques n° 908), annexe 6.

Voir :
http://www.who.int/medicines/areas/quality_safety/quality_assurance/inspections/en/index.
html

140
Appendices
Appendice 14 -- Bonnes pratiques de stockage
On trouvera un guide des bonnes pratiques de stockage des produits pharmaceutiques
dans : Comité OMS d’experts des Spécifications relatives aux préparations pharmaceutiques, Trente‐
septième rapport. Genève, Organisation mondiale de la Santé, 2003 (OMS, Série de rapports
techniques n° 908), annexe 9.

Voir :
http://www.who.int/medicines/areas/quality_safety/quality_assurance/distribution/en/index.
html

141
Appendice 15 -- Bonnes pratiques de commerce et de

distribution
On trouvera un guide des bonnes pratiques de commerce et de distribution des matières
premières pharmaceutiques dans : Comité OMS d’experts des Spécifications relatives aux
préparations pharmaceutiques, Trente‐huitième rapport : Genève, Organisation mondiale de la
Santé, 2003 (OMS, Série de rapports techniques n° 917), annexe 2.

Voir : http://www.who.int/medicines/strategy/quality_safety/tr917ann2.pdf

142
Appendices
Appendice 16 -- Recommandations relatives aux

systèmes de qualité à l’intention des inspectorats de
produits pharmaceutiques
On trouvera un guide des systèmes de qualité à l’intention des inspectorats nationaux des
bonnes pratiques de fabrication dans : Comité OMS d’experts des Spécifications relatives aux
préparations pharmaceutiques, Trente‐sixième rapport : Genève, Organisation mondiale de la
Santé, 2002 (OMS, Série de rapports techniques n° 902), annexe 8.

Voir : http://who.int/medicines/areas/quality_safety/quality_assurance/inspections/en/

143

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Références ..................................................................................................................................... 65

Appendice 8 ‐‐ Questionnaire technique concernant les fabricants de médicaments ......................... 113

Appendice 9 ‐‐ Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour planifier les inspections ...... 121

Appendice 10 ‐‐ Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour préparer une inspection .... 127

Nécessaire mise en place d’un système d’assurance qualité

Assurance qualité des achats

Autorité de contrôle des médicaments

Module I: Equipement de base nécessaire à une centrale

I.1 Ressources matérielles

I.1.1 Les locaux

I.1.3 Matériel et consommables

I.1.4 Systèmes financiers

I.1.5 Ressources humaines

Il est essentiel de traiter comme confidentielle toute information obtenue par une personne

I.2 Documents relatifs aux politiques et aux normes

I.2.1 Manuel de la qualité

I.2.2 Procédures opératoires normalisées

Eléments des procédures opératoires standardisées

Activités à exécuter selon des procédures opératoires normalisées

I.2.3 Mesures concernant le suivi des modifications

I.2.4 Code de conduite

I.2.5 Lignes directrices concernant les conflits d’intérêts

I.2.6 Liste des produits et des fabricants présélectionnés

I.2.7 Tenue des registres

Module II: Présélection

II.1 Principes de présélection

II.1.1 Liste modèle OMS des médicaments essentiels

II.2 Normes de présélection

II.3 Responsables et responsabilités

II.3.1 Personnel responsable de la présélection

II.3.2 Personnel chargé d’évaluer l’information sur les produits

II.3.3 Personnel responsable de l’inspection des centres de

II.4 Principales étapes de la présélection

II.4.1 Etape 1: solliciter et recevoir des déclarations d’intérêts

Elaborer le cahier des charges du ou des produits aux fins de présélection

Rédiger et publier un appel de déclarations d’intérêt

Envoyer aux fabricants des directives concernant la présentation des

Contenu et présentation de la soumission

II.4.2 Etape 2: recevoir l’information sur les produits

II.4.3 Etape 3: examiner l’information sur le produit

II.4.4 Etape 4: évaluer l’information sur le produit

II.4.5 Etape 5: planifier, préparer et exécuter les inspections

Planification et préparation des inspections

Annulation des inspections

II.4.6 Etape 6: terminer l’évaluation et mettre à jour la liste des

Prise de décision concernant l’acceptation ou le rejet d’un fabricant

Information sur les produits

II.5 Requalification et suivi

La qualification est régulièrement renouvelée. Les fabricants sont réinspectés

II.6 Suivi des plaintes

II.7 Récupération des dépenses

Module III: Les achats

III.1 Stratégies conseillées en ce qui concerne les

III.2 Méthodes d’achat