Rapport Audit Des Procédures de Contrôle-Exécution Des Marchés

INSPECTION GENERALE
Exemplaire n
RAPPORT
AUDIT DES PROCEDURES DE CONTRLE
DE LEXECUTION DES MARCHES
A BONS DE COMMANDE
- Avril 2013
N11-23
Rapporteurs :
[.........], inspecteur gnral,
[.........], chef de service administratif,
[.........], charg de mission,
[.........], charge de mission.
ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013
SOMMAIRE
NOTE DE SYNTHESE ................................................................................ 2
INTRODUCTION .................................................................................... 5
1.
UN CONTROLE A LINITIATIVE DES DIRECTIONS OPERATIONNELLES .......................... 8
1.1.
Un accompagnement transversal rel mais limit .......................................8
1.1.1.
1.1.2.
1.2.
Une responsabilit laisse linitiative des directions ................................ 12
1.2.1.
1.2.2.
2.
Un environnement dfini par un guide de dontologie .......................................8

Des outils comptables et financiers au service des directions ..............................8
Un environnement de contrle partiellement matris ..................................... 13
Des outils spcifiques de contrle dexcution des marchs bons de commande ... 20
LES PROCESSUS DE CONTROLE DE LEXECUTION DANS DES DIRECTIONS REPRESENTATIVES . 26
2.1. Le processus de contrle des marchs bons de commande de travaux la

direction du patrimoine et de larchitecture ................................................... 26
2.1.1.
Les processus dexcution des marchs bons de commande et les contrles
existants ........................................................................................................ 27
2.1.2.
Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction du patrimoine et de
larchitecture .................................................................................................. 31
2.2. Le processus de contrle des marchs bons de commande de travaux la

direction de la voirie et des dplacements ..................................................... 32
2.2.1.
existants ........................................................................................................ 33
2.2.2.
Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction de la voirie et des
dplacements .................................................................................................. 36
2.3. Le processus de contrle des marchs de prestations de services la direction de

la propret et de leau ............................................................................. 37
2.3.1.
existants
2.3.2.
leau

........................................................................................................ 37
Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction de la propret et de
........................................................................................................ 41
2.4. Le processus de contrle des marchs bons de commande de fournitures la

direction des espaces verts et de lenvironnement ............................................ 42
2.4.1.
Les processus dexcution des marchs bons de commande et les contrles mis en
place
........................................................................................................ 42
2.4.2.
Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction des espaces verts et
de lenvironnement ........................................................................................... 43
2.5. Le processus de contrle des marchs bons de commande pour les coles
parisiennes ........................................................................................... 43
2.5.1.
place
2.5.2.
scolaires
Les processus dexcution des marchs bons de commande et les contrles mis en
........................................................................................................ 44
Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction des affaires
........................................................................................................ 46
PRINCIPAUX CONSTATS ET RECOMMANDATIONS ................................................... 48

LISTE DES RECOMMANDATIONS ................................................................... 55
PROCEDURE CONTRADICTOIRE ................................................................... 56
LISTE DES ANNEXES .............................................................................. 74
Inspection gnrale
NOTE DE SYNTHESE
En 2011, la Ville de Paris a liquid 1,26 milliard deuros dengagements juridiques
concernant 6 891 marchs bons de commande. Ces marchs qui prvoient, en montant
ou en quantit, un minimum et un maximum, relvent de toutes les catgories : travaux,
fournitures, services, prestations intellectuelles. Lexcution de ces marchs est de la
responsabilit des directions oprationnelles.
Compte tenu des montants en jeu, la prsence de procdures de contrle de lexcution
des marchs bons de commande est ncessaire. Dautant que les risques induits par une
absence ou une faiblesse dans les modalits de contrle sont nombreux et consquents :
des surcots financiers, de possibles contentieux, une altration de limage de la
collectivit parisienne.
Lefficience du contrle de lexcution des marchs bons de commande sapprcie au
regard dun certain nombre de conditions qui concernent la fois lenvironnement de
contrle et les dispositifs proprement dits.
Lexcution tant une comptence directoriale, les lments transversaux partags par les
agents de la collectivit sont peu nombreux, mais essentiels :
un guide de dontologie adopt en 2012 dfinit les rgles comportementales adopter

et affiche les valeurs fondamentales que la collectivit parisienne reconnat ;
un systme comptable et financier (ALIZE) assure un suivi de la consommation des

engagements juridiques et permet de respecter les bornes maximales des marchs
bons de commande.
De nombreux autres outils crs linitiative des directions de la Ville sont venus
complter ce socle transversal : 60 % des directions dclarent ainsi avoir mis en place des
mcanismes de contrle de lexcution des marchs bons de commande. Ces directions
reprsentent, en 2011, 87 % des engagements juridiques liquids et 80 % des marchs
bons de commande liquids.
Une premire panoplie dinstruments concourt au contrle en ce sens quelle offre aux
services chargs de lexcution des marchs bons de commande laccompagnement
ncessaire au bon droulement des oprations. Ces instruments, dont la frquence est
variable par direction, prennent des formes varies :
Des fiches techniques assez frquentes explicitant les dispositions essentielles des
marchs bons de commande ;
Des actions plus rares de formation-information des agents chargs de lexcution ;
Des guides de procdure plus ou moins complets permettant aux personnels dinscrire
leur activit dexcution des marchs bons de commande dans un univers connu et
scuris ;
Des mises en commun trs rares des bonnes pratiques releves dans lexcution et son
contrle.
Une seconde panoplie dinstruments relve des mcanismes de contrle au sens strict et
sapplique diffrents moments du processus du march.
En amont de lexcution proprement dite, des directions ont rflchi aux points essentiels
du march sur lesquels un contrle doit tre exerc. Dans ce type de march, des
dispositions concernent les points de contrle et leurs modalits de contrle, manifestant
ainsi une vritable dmarche de performance en ciblant les donnes essentielles la
bonne excution.
Inspection gnrale
Avant sa transmission lentreprise, le bon de commande ou lordre de service est

contrl plusieurs niveaux :
Budgtairement, il ne peut tre mis sans disponibilits des crdits en raison du

contrle budgtaire interne cr par les directions pralablement au blocage final
quopre ALIZE.
Financirement, le bon de commande fait lobjet dun contrle interne, avec :

-
laide doutils spcifiques (fichier de calcul et de vrification des devis par

exemple) ;
et/ou, des dispositions particulires (par exemple, comparaison entre le devis de

lentreprise et lestimation administrative) ;
et/ou des procdures de supervision (sparation des fonctions entre les agents ;
visa technique).
En cours dexcution du march bons de commande, les procdures de contrle

concernent les visites sur site. Ces dernires sont spontanes ou partiellement
programmes. Les chantiers dimportance font lobjet de visites rgulires pour sassurer
du bon avancement des travaux et de leur excution conforme.
Par ailleurs, les sections territoriales de la DVD peuvent demander, lors des chantiers, une
expertise au laboratoire dessai des matriaux de la direction, qui procde aux
prlvements ncessaires (1 106 en 2011) et aux essais en laboratoire (1 633 en 2011).
Ces contrles locaux font lobjet de remontes plus ou moins formalises (fiches de
dysfonctionnements). Beaucoup de directions organisent des runions priodiques avec les
utilisateurs, parfois avec les entreprises, pour faire le point des difficults rencontres et
trouver des solutions.
A la fin de lexcution de la demande, des procdures de contrle existent. Les contrles
ne sont pas particuliers aux marchs bons de commande, puisque la constatation du
service fait est une rgle gnrale pour tous les marchs publics. Les contrles sont
raliss deux niveaux (financier vrification de la facture - et technique vrification
de la bonne excution en quantit et qualit) par deux agents diffrents, lun vrificateur,
lautre superviseur.
Les services dconcentrs sont accompagns dans cette dmarche par des instructions
parfois trs prcises des services centraux des directions.
Des bilans et des mcanismes de mesure de satisfaction des utilisateurs finaux viennent
achever le processus de contrle dans certains cas.
Les procdures de contrle de lexcution des marchs bons de commande sont
nombreuses. Leffectivit de leur mise en uvre a pu tre vrifie sur un chantillon. Les
auditeurs signalent nanmoins que la surcharge de travail et/ou la faible apptence de
certains agents pour ce type de procdures peuvent conduire une carence partielle ou
totale dans le contrle de lexcution, avec toutes les consquences que cette situation
peut entraner.
Cela tant, ltat des lieux ralis par les auditeurs a fait apparatre quelques pistes
damlioration :
Une amlioration du systme dalerte pour le suivi des consommations budgtaires des
enveloppes dlgues ou droits de tirage des directions, et pour la remonte des
difficults constates lors de lexcution dun march (meilleur formalisation des
dysfonctionnements et diffusion de ceux-ci).
Une amlioration dans laccompagnement des agents chargs de lexcution des

marchs bons de commande par une homognisation des rgles de contrle au sein
Inspection gnrale
des directions et ltablissement dun socle commun de rgles, par lexportation

doutils pertinents dune direction vers dautres, par la dsignation de rfrents
techniques pour aider lanalyse des devis complexes, et par linscription dans les
dispositions de certains marchs des points de contrle et des modalits de contrle.
Une amlioration dans le contrle proprement dit avec une meilleure traabilit de
certaines oprations, par une prise en compte de lusager comme vecteur du contrle
qualitatif et par la ralisation en interne de contrles ponctuels dans les services.
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Rapporteurs :
[.........], inspecteur gnral,
[.........], chef de service administratif,
[.........], charg de mission,
[.........], charge de mission.
Inspection gnrale
INTRODUCTION
Dans le cadre de la programmation des travaux de lInspection gnrale, le Maire de Paris
a souhait que soit ralis un Audit des procdures de contrle de lexcution des
marchs bons de commande . Cette mission a t attribue le 5 dcembre 2011.
Le march bons de commande est la formule approprie lorsque lacheteur public
connat son besoin mais ignore lavance les quantits et la date laquelle le besoin doit
tre satisfait. Ce type de marchs peut tre dvolu selon tous les modes de passation
(marchs en procdure adapte, appel doffres, etc.).
Tous les domaines dachat peuvent relever dun march bons de commande : travaux,
fournitures, services, prestations intellectuelles. La forme de ces marchs est trs varie,
en prvoyant des montants ou des quantits avec un minimum et un maximum, ou un
minimum sans maximum, ou un maximum sans minimum, voire aucun engagement.
Les marchs bons de commande peuvent, dans certains cas, tre juridiquement lis un
march prix forfaitaire dans le cadre des marchs mixtes.
Un march bons de commande peut tre pass, soit par la direction des achats ellemme, soit par une direction oprationnelle, soit par les mairies darrondissement. Sur le
plan de la rpartition des comptences entre directions, le mode de prparation et de
passation obit aux rgles institues par la Ville de Paris en matire dachats. Une
attribution gnrale est dvolue la direction des achats au-del du seuil de 90 000 HT,
sauf exception. En de de ce seuil, les directions et les mairies darrondissement sont
responsables de la passation des marchs publics.
Lexcution des marchs bons de commande fait juridiquement lobjet de lmission
dun bon de commande ou dun ordre de service. Elle est exclusivement de la comptence
des directions oprationnelles ou des mairies darrondissement.
La Ville de Paris (commune et dpartement) a, en 2011, sur 6 891 marchs bons de
commande diffrents, liquid des engagements juridiques de lordre de 1,26 milliard
deuros1. Les marchs bons de commande de travaux reprsentent 50 % du total du
montant liquid en 2011, les marchs bons de commande de services et ceux de
fournitures respectivement 38 % et 12 %. La direction de la voirie et des dplacements, la
direction du patrimoine et de larchitecture et la direction de la propret et de leau
reprsentent 70 % du montant des engagements liquids. En nombre de marchs bons de
commande utiliss, la moiti correspond aux utilisations effectues par quatre directions :
les trois prcites plus la direction des espaces verts et de lenvironnement.
Les risques lis labsence de contrle de lexcution des marchs bons de commande
ne sont pas ngligeables : des surcots rsultant dune mauvaise apprciation du besoin et
donc de son valuation, dun dfaut de suivi de lexcution aboutissant un dpassement
du maximum prvu par le march bons de commande, de livraisons de biens ou de
prestations non conformes aux dispositions du march, des contentieux multiples et
onreux, une altration de limage de la Ville de Paris et de son personnel au travers
notamment du comportement laxiste ou non rgulier de certains agents, etc.
Compte tenu de laudit gnral rcent effectu sur les mairies darrondissement, le
prsent rapport nintgre pas cette dimension. Seuls entrent donc dans le champ de laudit
les marchs bons de commande excuts par les directions de la Ville de Paris.
Source : extraction ALIZE effectue par la direction des achats.
Inspection gnrale
Par ailleurs, paralllement cette mission, lInspection gnrale a conduit un audit des
magasins de la Ville. Le prsent rapport nintgre pas cet aspect et na pas examin le
contrle de lexcution des marchs de fournitures des magasins.
Sagissant dune mission transversale impliquant toutes les directions de la Ville de Paris,
les auditeurs ont bti un questionnaire. Il a t adress chaque directeur pour connatre
les modes dexcution des marchs bons de commande et apprcier les procds de
contrle des marchs bons de commande. Toutes les directions ont rpondu ce
questionnaire illustrant limportance quelles accordaient la thmatique de cette mission
daudit.
Par ailleurs, les auditeurs ont, sur un chantillon reprsentatif, examin les modes de
contrle de lexcution de marchs bons de commande dans dix entits : quatre sections
locales darchitecture (section locale darchitecture des 10me et 11me arrondissements,
section locale darchitecture du 13me arrondissement, section locale darchitecture du
14me arrondissement et section locale darchitecture du 20me arrondissement) et la
section darchitecture des btiments fonctionnels de la direction du patrimoine et de
larchitecture, deux subdivisions territoriales de la direction de la voirie (subdivision des
1/2/3/4mes arrondissements, subdivision du 12me arrondissement), la section des moyens
mcaniques et la division de la propret des 1/2/3/4mes arrondissements de la direction de
la propret et de leau, la direction des espaces verts et de lenvironnement (commande
de vgtaux) et la direction des affaires scolaires (commande pour les coles).
Ces audits cibls ont permis dapprhender les contrles dans des directions sur des
marchs bons de commande de prestations de service (direction de la propret et de
leau et direction des affaires scolaires), de travaux (direction du patrimoine et de
larchitecture et direction de la voirie et des dplacements) et de fournitures (direction
des espaces verts et de lenvironnement et direction des affaires scolaires). Les visites des
dix entits prcites ont permis de confronter les procdures de contrle dcrites
diverses pices dexcution de 16 marchs bons de commande. Pour une entit, les
auditeurs ont particip un contrle inopin des prestations ralises par lentreprise
titulaire du march.
Cela tant, les auditeurs ont t confronts la dlimitation de lexcution dun march
bons de commande.
Dans sa phase amont, deux conceptions sont possibles : lune trs large considre que
lexcution commence ds la notification du march, lautre plus restreinte estime que
lexcution commence uniquement lmission dun bon de commande ou dun ordre de
service. Dans sa phase aval, deux approches sont galement possibles : la premire arrte
lexcution au service fait, la seconde va au-del jusqu porter une apprciation sur la
qualit de lexcution du march bons de commande.
Les auditeurs ont dlimit le domaine de lexcution du march bons de commande :
en amont, partir du moment o un besoin ponctuel a t identifi et dont la

satisfaction passe par le recours un march bons de commande dj notifi ;
en aval, jusquau moment o le besoin ponctuel a t satisfait tout en incluant les

procdures gnrales de bilan dun march bons de commande expir ou en cours
dexpiration.
Le prsent rapport comprend deux parties, plus une conclusion.

La premire partie dcrit, pour lensemble des directions de la Ville de Paris, les modalits
de contrle dexcution des marchs bons de commande. Cet examen porte sur les
dispositifs transversaux et ceux mis en place par chaque direction pour rpondre ses
propres besoins.
Inspection gnrale
La seconde partie examine, de manire approfondie, lexcution des marchs bons de

commande et les procdures de contrle dans cinq directions les plus reprsentatives dans
le domaine des marchs bons de commande.
Achevant cet audit, une conclusion met en exergue les points essentiels des procdures de
contrle et propose des pistes damlioration.
Inspection gnrale
1. UN CONTROLE A LINITIATIVE DES DIRECTIONS OPERATIONNELLES

1.1. Un accompagnement transversal rel mais limit
1.1.1. Un environnement dfini par un guide de dontologie
Ds 2009, une charte de dontologie achats de la collectivit parisienne avait t rdige
par la direction des achats pour fournir des repres clairs dans la gestion des relations
entre les fournisseurs et les agents de la Ville de Paris. Elle comporte des lments sur les
avantages et cadeaux, les conflits dintrts potentiels, etc. Tous les agents de la
direction des achats ont sign cette charte, illustrant lengagement rel de la direction et
de ses personnels au respect de ces rgles.
Le besoin dun socle commun lensemble de la collectivit parisienne sest fait sentir.
A lissue dune concertation avec les directions de la Ville de Paris et les organisations
syndicales2, un guide de dontologie a t adopt en juillet 2012. Il a deux objectifs :
rappeler les valeurs fondamentales de la collectivit parisienne sappliquant aux

agents, notamment dans leurs relations avec des partenaires externes ;
dicter des rgles prudentielles permettant aux agents dviter de se trouver en

position de conflit dintrt, parfois rapidement constitu sans pour autant que les
agents concerns en aient la parfaite conscience.
Ce guide, conu ainsi comme une aide concrte apporte aux agents de la Ville, est
structur en un prambule et trois parties distinctes : la premire est consacre aux
valeurs fondamentales que la Ville de Paris entend privilgier dans son action (intgrit,
probit, impartialit, etc.), la deuxime concerne les rgles dusage et de comportement
attendues des agents, la troisime porte sur la protection des informations sensibles et des
systmes informatiques.
Amplement diffus, accessible dans les sites intranet des directions, ce guide fait partie de
lenvironnement de contrle dans lequel lagent volue. Il est ainsi une aide et un
avertissement.
Les risques pouvant porter atteinte limage de la Ville et lintgrit de ses personnels
ne sont pas sous-estimer dans le cadre des marchs publics : devis survalus, contrles
insuffisants volontaires ou non, facturation de prestations inexistantes, etc. Il importe
ainsi que la Ville de Paris rappelle ses agents les valeurs quelle entend reconnatre,
nonobstant labsence de comportements relatifs des marchs publics soumis au conseil
de discipline de la Ville de Paris ces dernires annes.
1.1.2. Des outils comptables et financiers au service des directions
1.1.2.1.
Un outil disposition de lensemble des acteurs
Depuis 2008, lensemble des activits comptables et financires de la Ville de Paris est
gr par une application informatique unique intitule ALIZE3. Celle-ci couvre la gestion
des recettes, la gestion budgtaire et comptable, le suivi des marchs et l infocentre .
Le texte a t prsent au comit technique paritaire central de la Ville de Paris le 11 mai 2012.
ALIZE sinscrit plus largement dans un programme de refonte des applications informatiques de la Ville
intitul SEQUANA .
3
Inspection gnrale
ALIZE apparat ainsi comme un outil majeur du contrle budgtaire et comptable des
marchs.
Cest en premier lieu un outil de contrle budgtaire des marchs.

Toute utilisation dun march bons de commande suppose loctroi pralable dun
droit de tirage. Celui-ci est dtermin en amont en fonction des besoins exprims.
Chaque direction utilisatrice se voit ainsi attribuer une enveloppe globale quelle peut
ensuite, son gr, rpartir ou non entre ses services qui bnficient alors dun droit
de tirage individualis.
Cest un outil de contrle didentification des utilisateurs du march.

Si une direction responsable de march alloue une direction oprationnelle un droit
de tirage sur un march transverse, tous les utilisateurs de la direction oprationnelle
pourront accder ce march (le contrle dALIZE seffectuera au niveau de la
direction oprationnelle). En revanche si la direction oprationnelle dcide dattribuer
des enveloppes de droit de tirage au niveau de ses services, alors seuls les services
dsigns pourront accder ce march (les contrles scuritaires seffectueront au
niveau des services).
Cest un instrument de blocage en cas de dpassement du seuil maximum du march.

ALIZE, en fonctionnement normal4, interdit les engagements juridiques entranant tout
dpassement denveloppe.
Cest un outil de suivi des consommations du march.

Ce suivi diffre suivant le niveau de lutilisateur du march. Si lutilisateur fait partie
de la direction responsable de march, il visualise dans ALIZE la totalit des
engagements juridiques effectus sur le march. Si lutilisateur fait partie dune
direction utilisatrice du march, il ne peut visualiser que les engagements juridiques
effectus sur le centre financier de sa direction.
Les informations sont visibles au niveau le plus fin pour lequel une enveloppe a t
attribue. Plus le niveau du march concern est lev, plus les montants engags
sont agrgs. Ainsi, le niveau suprieur pourra indiquer la somme du montant engag
sur un lot bons de commande et de celui engag sur un lot prix forfaitaire du
mme march.
Certaines directions ont constat parfois des bugs informatiques dALIZE aboutissant un cumul
dengagements juridiques suprieurs aux droits de tirage allous.
Inspection gnrale
Figure 1 : Copie dcran ALIZE concernant les enveloppes et montants engags sur un march
bons de commande
118 548.21 : Montant global

engag sur le march (max
800 000)
118 548.21 : Montant global

engag sur la priode 1 du
march (max 400 000)
118 548.21 : Montant global engag

sur le lot 1 (catalogue) de la priode
1 (max 395 000)
64 817,05 : Montant global engag sur le lot 1

(catalogue) de la priode 1 par la DEVE qui
dispose dune enveloppe de 67 433
Si la direction ne distribue pas denveloppe par
service, linformation sarrte l.
Le triangle signifie que

lenveloppe a t partage
entre les diffrents services
Montant de lenveloppe suivi du

montant engag. Ici le solde
disponible est nul
Source : Direction des achats
Par ailleurs, le contrle des consommations des marchs bons de commande est possible
par des extractions infocentre :
-
extraction en masse dans infocentre des consommations sur les marchs dune
direction responsable de march (la direction des achats par exemple), qui peuvent
tre ventiles par exercice comptable et par direction oprationnelle utilisatrice du
march ;
extraction march par march pour une analyse en dtail de la consommation par
engagement juridique. Cette extraction permet, aprs traitement Excel, de
dterminer la consommation par priode et par direction utilisatrice et de
contrler le niveau de consommation.
1.1.2.2.
Un outil en cours damlioration
Il apparat, au moment de laudit, que le bon fonctionnement dALIZE est parfois perturb
par la mise en place dautres projets du programme SEQUANA (tel SIMA5, SIHA6). Ainsi, sont
5
6
Systme informatique grant les stocks, la maintenance et les interventions dans les ateliers de la Ville.
Systme dinformation achats.
Inspection gnrale
10
constates ponctuellement des enveloppes de direction ngatives qui ne permettent aucun

engagement, des dpassements ponctuels denveloppe possibles, des contrats pour
lesquels les montants engags sont parfois incohrents.
Ces perturbations ont galement un impact sur les donnes issues de linfocentre ce qui ne
facilite pas le suivi des consommations sur les marchs.
La direction des achats signale, ds quelle le constate, un dysfonctionnement dALIZE, ce
qui permet de rsoudre rapidement les cas particuliers et qui cre une dynamique de
rparation sur le fond des problmes constats.
Une normalisation du fonctionnement dALIZE devrait se mettre en place progressivement.
Par ailleurs, la refonte de l infocentre ALIZE est demande avec notamment la cration
dune nouvelle requte permettant de disposer :
-
du taux de consommation de lenveloppe (ou de la priode),
du taux davancement en dure de la priode concerne,
du rapport entre ces deux taux, qui doit donner un indice de consommation pour
dtecter les sur ou sous consommations.
Cette refonte doit ainsi permettre une analyse globale en masse des marchs dun
primtre donn, pour chaque priode et pour chaque direction utilisatrice.
Enfin, la mise en place (en cours) du systme dinformation achats introduira une alerte de
consommation des marchs. Cette alerte, destine la direction des achats, permettra
celle-ci de programmer le renouvellement (ventuellement anticip) du march.
Toutefois, elle ne concerne ni la consommation sur une priode du march ni la
consommation sur les enveloppes des directions utilisatrices.
1.1.2.3.
Un outil qui ne prmunit pas totalement la Ville de tout risque

financier
Mme si ALIZE savre un outil prcieux de contrle de lexcution des marchs bons de
commande, celui-ci ne protge pas compltement la Ville de Paris du risque financier li
un dpassement du montant maximum du march.
Il arrive en effet que certaines factures doivent tre honores en dehors de tout
engagement juridique pralable, les services tant alors contraints de passer des
engagements juridiques de rgularisation. En pareille situation, ALIZE ne peut plus assurer
ni contrle budgtaire ni surveillance du taux de consommation du march.
Ces cas despces restent exceptionnels mais ils peuvent aboutir, en cas de dpassement
du montant maximum du march, la passation dun contrat de transaction avec le
titulaire du march. En effet, ds lors que le montant maximum du march est atteint, la
collectivit ne peut pas procder, au titre dudit march, au paiement des factures au-del
de ce maximum.
Tel est le cas des marchs dinterprtariat auxquels les travailleurs sociaux de la direction
de laction sociale, de lenfance et de la sant7 ont recours dans le cadre de leurs missions
sans crer dengagement juridique et/ou de bon de commande du fait de lurgence des
situations en cause.
Lafflux de mineurs trangers isols stant accru fortement partir de juin 2008, les
demandes dinterprtariat ont augment partir de cette date de faon importante et ont
Ces marchs sont passs par la direction des familles et de la petite enfance. Cette dernire offre des droits
de tirage la direction de laction sociale, de lenfance et de la sant.
Inspection gnrale
11
donn lieu des prestations au-del du maximum des marchs. La Ville de Paris a ainsi d
passer un contrat de transaction de 111 475 en 2010 et de 139 120 en 2011 pour le
paiement desdites prestations. Les nouveaux marchs dinterprtariat passs en 2010 ont
tenu compte de cette volution pour la fixation de leur montant maximum.
Le relvement des plafonds maximum ne rgle cependant pas labsence de matrise des
dpenses engendres par les prestations ralises sans engagement juridique et/ou bon de
commande pralable.
Il appartient aux directions oprationnelles de mettre en place des procdures, soit au sein
de leurs services, soit par le biais de clauses particulires dans les marchs contracts afin
de limiter au maximum le recours des prestations sans engagement juridique pralable.
En tout tat de cause, les engagements juridiques de rgularisation devraient, si
rgularisation il y a, tre crs dans un dlai le plus court possible afin que les contrles
ALIZE soient le moins possible en dcalage par rapport la ralit des commandes.
1.2. Une responsabilit laisse linitiative des directions

Dans le questionnaire adress lensemble des directions de la Ville de Paris, une question
concernait de manire synthtique les procdures de contrle. En effet, Il tait demand
si Au-del de la constatation du service fait , la direction avait mis en place des
mcanismes de contrle de lexcution des marchs bons de commande .
Quatorze directions sur 238, soit plus de 60 % dentre elles, ont mis en place des
mcanismes de contrle de lexcution des marchs bons de commande en plus de la
constatation du service fait.
La figure qui suit illustre la rpartition des directions en fonction de leurs rponses la
question prcite.
Figure 2 : Rpartition des directions entre celles ayant mis en place ou non des dispositifs de
contrle au-del du service fait
Dispositifs
spcifiques de
contrle
DPVI
DICOM
DEVE
DFPE
DLH
DVD
DPE
DAC
DILT
DA
DPA
DDEEES
DPP
DASCO
DASES
SGCP
DF
DSTI
DAJ
IG
DU
DUCT
DJS
Pas de dispositifs
spcifiques de
contrle
La direction des ressources humaines na pas rpondu ces questions.
Inspection gnrale
12
Les risques induits par labsence de contrles spcifiques dans neuf directions doivent tre
nuancs.
Tout dabord, toutes les directions exercent le contrle minimal prvu par la
rglementation savoir la constatation du service fait, dont lobjet est de valider la
conformit entre la commande et la livraison (en quantit, en qualit, en dlai et en prix),
que ce soit des fournitures, des travaux ou des prestations de services. Des directions
estiment en effet que ce contrle est suffisant compte tenu de la nature des achats
effectus. Ainsi la direction des affaires juridiques considre que Lattestation de service
fait dcoule la DAJ dun contrle rel de lexcution. Il est en effet dclench par
larrive du jugement ou dun compte rendu crit des actes effectus par le prestataire .
Ensuite, le volume dachat de certaines de ces directions ne justifie pas, en termes de
cot-avantage , la mise en place de mcanismes supplmentaires de contrle. Tel est le
cas notamment la direction des finances, linspection gnrale, la direction des
usagers, des citoyens et des territoires.
De surcrot, parmi les neuf directions concernes, lune dentre elles est en instance de
mettre en place des procdures spcifiques9.
En outre, dautres directions ne prennent pas en compte des mcanismes de contrle alors
mme quils existent chez elles comme les bilans dexcution des marchs et llaboration
de fiches techniques.
Enfin, la direction de la jeunesse et des sports dont les quipements, ouverts au public,
figurent linventaire des quipements de proximit relevant des mairies
darrondissement omet de citer les lus, la mairie darrondissement et les usagers comme
vecteurs du contrle qualitatif.
Cela tant, deux directions (la direction des affaires sociales, de lenfance et de la sant
et la direction de la jeunesse et des sports10) affirment clairement quun contrle
supplmentaire au service fait serait pertinent. Les points quelles souhaitent contrler
sont variables : niveau de la consommation des marchs avec des cotes dalerte lorsquun
certain seuil est atteint, respect des dlais contractuels, matrise des procdures, etc.
1.2.1. Un environnement de contrle partiellement matris
Le non-respect, intentionnel ou non, des rgles dexcution dun march bons de
commande constitue un risque majeur par les consquences importantes quil emporte :
une dpense suprieure celle normalement affecte, des livraisons de biens non
conformes aux dispositions du march, des possibilits de contentieux nombreux et
coteux, une dtrioration de limage de la Ville de Paris et de son personnel au travers
notamment du comportement non rgulier de certains agents, etc.
Face ce risque potentiel, la collectivit doit, en plus des procdures au sens strict, crer
un environnement de contrle mettant en action cinq composantes : la reconnaissance des
valeurs de la collectivit (cf.1.1.1), la formation des agents, la mise disposition de fiches
techniques, la confection de guides de procdure, lorganisation dchanges de bonnes
pratiques.
Les directions taient interroges ce sujet dans le questionnaire.
Le secrtariat gnral du conseil de Paris.

La direction de lurbanisme considre que ce contrle nest pas inutile et que les points examiner doivent
tre dtermins en concertation avec les services qui en auraient besoin.
10
Inspection gnrale
13
La figure qui suit regroupe, par composantes prcites lexception de celle des valeurs,
les 11 directions ayant pris une initiative dans le domaine concern.
Figure 3 : Outils facilitant le contrle mis en place par direction
Fiches techniques
DICOM
DASCO
DFPE
DVD
DPE
DASES
DEVE
DA
DPA
DPA
DPVI
DFPE
DEVE
Guide de
procdures
DPA
Formation
des agents
DVD
DPE
DASCO
DAJ
DFPE
Echange de
pratiques
1.2.1.1.
De frquentes fiches techniques pour des marchs nouveaux
Lorsquun nouveau march bons de commande est disponible, une minorit de services
transmet aux agents concerns une fiche technique dexplicitation des points essentiels du
march. En effet, 15 directions sur 24 (soit prs de 63 %) nlaborent aucune fiche
technique, se contentant, lorsquelles existent, des fiches transmises par les directions
responsables du march.
Cette absence de document prcisant les points essentiels d'un nouveau march bons de
commande prsente un risque de non-respect des rgles d'excution du march, derreurs
possibles sur le plan juridique et de surcot li ces erreurs. Limportance de ce risque
doit tre nuance.
Tout dabord, ces 15 directions reprsentent une part faible dans les marchs bons de
commande, soit 18 % des engagements juridiques liquids en 2011 sur ces marchs.
Ensuite, les fiches techniques de la direction des achats comportent parfois suffisamment
dlments pour rpondre aux besoins des directions. Cette situation dispense ainsi la
direction oprationnelle de llaboration dune autre fiche sous son propre timbre.
Enfin, les directions responsables de march (direction des achats et autres selon le
primtre de rpartition des comptences arrt par la Ville de Paris) et les missions
achats dans les directions sont la disposition des agents pour leur fournir toutes les
prcisions ncessaires la bonne excution dun march.
Inspection gnrale
14
Figure 4 : Directions laborant des fiches techniques sur des marchs bons de commande
Fiches techniques
DA
DICOM
DVD
DPE
DFPE
DASCO
DASES
DEVE
DPA
En sa qualit de principale direction responsable de march, la direction des achats

labore quelques fiches techniques destination des directions oprationnelles qui elle
ouvre des droits de tirage11. Ces fiches indiquent les clauses principales ou connatre
pour lexcution du march (minimum de commande, dlais maximum dexcution,
dispositions financires). Par ailleurs, les marchs et les informations les concernant sont
accessibles dans lintranet de la direction des achats.
Ainsi la direction des achats a confectionn une fiche sur le march bons de commande
denlvement des graffitis Paris. Elle comporte des lments gnraux essentiels pour
lexcution du march : la dure, les conditions de reconduction, les caractristiques de
lexcution de ce march mixte, la description du bordereau des prix unitaires (montant,
variation) et le montant des enveloppes destines chaque direction.
Une fiche semblable dtaille lexcution dans ALIZE du march bons de commande pour
la collecte du verre : les formes de prix (les prix forfaitaires et les prix unitaires, les
mensualits possibles, les prix unitaires pour prestations supplmentaires, les variations de
prix), la structure du march, etc.
Les huit autres directions mettent disposition de leurs services des fiches prcises sur
lexcution des marchs bons de commande quils utilisent. Par rapport celles de la
direction des achats, elles se diffrencient par leurs aspects plus oprationnels et par la
mise en exergue, pour certaines, des points de contrles exercer.
Par exemple, la direction du patrimoine et de larchitecture a adress tous ses services
une description synthtique trs concrte des lments essentiels dun march de
prestations intellectuelles de contrle technique de la construction : une prsentation des
lots gographiques municipaux et dpartementaux, par attributaire, avec mini et
maxi ; les dlais maximaux pour rendre les rapports crits de contrle ; lobligation de
produire un devis chaque demande du service et de dlivrer un bon de commande
dment sign et prcis, etc.
La mission propret de la direction de la propret et de leau a transmis lensemble des
divisons territoriales un document synthtique relatif au march de nettoiement des voies
parisiennes avec engins laveurs haute pression qui, outre des donnes gnrales sur le
march (lots, contenu de la prestation, bordereau des prix unitaires, etc.), dtaille
prcisment les outils de contrle de lexploitation (compte rendu dexploitation
11
Lorsquun march bons de commande intresse plusieurs directions, la direction responsable de march
dlgue chaque direction oprationnelle concerne des droits de tirage financiers utiliser sur le march
bons de commande.
Inspection gnrale
15
semestriel, compte rendu hebdomadaire, compte rendu mensuel, tous transmis chaque
division et la mission propret par lexploitant) et les pnalits.
La direction des familles et de la petite enfance rdige galement des fiches permettant
aux services oprationnels de commander et de contrler la bonne excution de certains
marchs bons de commande. Le document sur les marchs alimentaires des
tablissements de la petite enfance est signaler : sur une seule page, il prcise aux
responsables de ces tablissements tous les types de contrle raliser (lors de la
livraison, puis ultrieurement, vrification des exigences qualitatives et quantitatives,
etc.), les constats effectuer lors de ces contrles et les consquences en tirer (par
exemple si les produits livrs ne correspondent pas des critres qualitatifs prciss
comme la proscription des produits au lait cru ou contenant des organismes gntiquement
modifis : ne pas accepter la livraison et complter une fiche de rclamation signe et
scanne envoyer immdiatement au ple daide la commande de la direction )
Par ailleurs, les intranets des directions contiennent un certain nombre dinformations
relatives aux marchs publics utiliser et leurs modalits pratiques.
1.2.1.2.
De rares formations spcifiques pour les agents
Aucune direction ne dispense vritablement en interne une formation sur le thme du

contrle de lexcution des marchs bons de commande.
Les rponses des directions montrent que peu de directions organisent de formations
internes lattention de leurs agents chargs du suivi de lexcution des marchs bons
de commande. Formellement trois directions dclarent avoir mis en place une formation
spcifique : la direction du patrimoine et de larchitecture, la direction de la voirie et des
dplacements et la dlgation la politique de la ville et lintgration.
Figure 5 : Directions offrant une formation sur lexcution des marchs bons de commande
Formation
DPVI
DVD
DPA
Lexamen des rponses indique quil sagit plus dune information que dune vritable
formation.
Ainsi, la direction de la voirie et des dplacements indique que certains gros marchs
bons de commande donnent lieu, chaque renouvellement, une prsentation du contrat
et de ses modalits dexcution. Cest le cas du march de performance nergtique et du
march de travaux dentretien des chausses et trottoirs. La direction du patrimoine et de
larchitecture signale plusieurs actions de la mission achats vers les services
oprationnels : visite des services avec prsentation dun powerpoint du guide de
procdure de lexcution des marchs bons de commande, prsentation du logiciel
ECOMAC (outil Excel dutilisation des marchs bons de commande).
La direction du patrimoine et de larchitecture a cependant programm une vritable
formation la fin de lanne 2012, dbut 2013 destination des agents chargs du suivi
des marchs bons de commande, sur les futurs accords-cadres et marchs commande
tous corps dtat.
La rponse de la direction des ressources humaines sur labsence de formation spcifique
sur lexcution des marchs bons de commande illustre, dune certaine faon, ce qui se
Inspection gnrale
16
pratique dans les quelques directions qui ont rpondu positivement la problmatique de
la pratique dune formation interne sur les marchs bons de commande. Les deux cadres
responsables de la coordination, du suivi et de la rgularit des marchs de la DRH, ont
suivi une formation propose au catalogue de la formation de la Ville, sur la prparation,
la passation et le suivi des marchs publics .
La formation seffectue principalement par transfert oral dinformations entre collgues et
au travers des formations priphriques (marchs publics, ALIZE).
1.2.1.3.
Une absence de partage des bonnes pratiques dans les directions
Dans la majorit des cas (21 rponses ngatives sur 24 directions), aucun outil ne permet
le recensement et la diffusion, au sein des directions, des bonnes pratiques en matire de
contrle dexcution des marchs bons de commande.
Seules la direction des affaires juridiques, la direction des familles et de la petite enfance
et la direction du patrimoine et de larchitecture ont rpondu disposer dun tel outil.
Figure 6 : Directions ayant mis en place un dispositif dchanges de bonnes pratiques
Echange de
bonnes
pratiques
DASCO
DFPE
DAJ
La direction des affaires juridiques signale ainsi que les seuls marchs bons de commande
utiliss par presque lensemble de ses agents, sont ceux concernant les avocats. La
direction a tabli une cartographie des comptences de chaque avocat, accompagnant
ainsi les agents de la direction dans le bon choix de lavocat.
La direction des familles et de la petite enfance met disposition de ses agents, via son
site intranet, des pages ddies lachat et plusieurs types de documents et
dinformations destination notamment des chefs dtablissements de la petite enfance
(aide la commande, bilans de marchs).
La direction du patrimoine et de larchitecture explicite la mise en place de loutil Excel
ECOMAC dvelopp par la mission achat. Cet outil ne peut tre considr comme un
partage des bonnes pratiques entre les agents de la direction.
Les directions ne sont pas toutes au mme niveau dans le contrle de lexcution des
marchs bons de commande. Pour permettre aux directions de sapproprier rapidement
les bonnes pratiques des autres, au lieu dinventer ce qui se fait dj ailleurs, la cration
dun club dchange des bonnes pratiques serait une solution simple et pragmatique.
Il apparatrait utile, dans un premier temps, de capitaliser dans chaque direction les
bonnes pratiques puis, dans un second temps, de mettre sur pied un club dchange de
bonnes pratiques compos dun reprsentant par direction. Ce groupe de travail
permettrait de confronter les expriences existantes au sein des directions et de mettre en
ligne un rfrentiel partag des bonnes pratiques. Ce dernier serait constitu par les
documents les plus pertinents en matire de suivi et de contrle des marchs bons de
commande et serait le garant dune certaine unicit dans les pratiques. Plutt que
d inventer seul ce qui existe dj ailleurs, chaque direction pourrait ainsi sapproprier
dautres pratiques pour les appliquer ses propres services.
Inspection gnrale
17
1.2.1.4.
Une prsence rare de guides de procdure
Seule la direction du patrimoine et de larchitecture a rpondu dtenir un guide de

procdure de lexcution des marchs bons de commande.
Toutefois, lexamen des documents produits dans les directions permet de considrer que
trois autres directions disposent de documents assimilables un guide de procdures.
Figure 7 : Directions ayant labor des guides de procdures
Guide de
procdure
DEVE
DPA
DPE
DFPE
Mis disposition des services oprationnels sur lintranet de la direction du patrimoine et

de larchitecture, ce guide est compos de plusieurs lments :
les fiches techniques qui donnent les points essentiels pour utiliser les marchs bons
de commande ;
les quatre documents qui sont regroups sous le libell procdures dexcution12
du site intranet de la direction du patrimoine et de larchitecture. Lun dentre eux
est une fiche signaltique de rception de travaux et le circuit des demandes de
rglement en son sein. La consultation de cette pice permet de suivre, laide de
schmas, le cheminement ncessaire lexcution dun march bons de commande
de travaux ;
les lettres13 de la mission achat qui attirent lattention des services oprationnels sur
les points essentiels des nouveaux marchs bons de commande et sur certaines
bonnes pratiques dtectes localement et pouvant tre tendues lensemble des
services oprationnels ;
le fichier ECOMAC (Excel) qui permet aux services oprationnels, soit de vrifier le
devis tabli par le prestataire, soit de procder une estimation des travaux pralable
la rencontre avec le prestataire, soit de vrifier la facture reue la fin des travaux.
Pour ce faire, ce fichier intgre, dans sa base de donnes, lensemble des bordereaux
de prix unitaires des marchs bons de commande ainsi que les rvisions propres
chaque march ;
la note du directeur du patrimoine et de larchitecture du 8 juin 2010, qui demande

aux services oprationnels de soumettre la mission achat, tout devis comportant un
montant de prestation hors bordereau suprieur 10 % du cot total du march.
La direction des espaces verts et de lenvironnement a communiqu aux auditeurs un

ensemble cohrent de fiches de procdure pour les achats de vgtaux qui comprend :
les processus des achats ;
la procdure de matrise du produit non conforme ;
12
Le chemin sur lintranet de la direction est documentation gnrale , contrle de gestion/procdures ,

bibliothque des procdures , procdures dexcution .
13
Huit numros par an de cette lettre, cre en dcembre 2010, sont publis par an.
Inspection gnrale
18
la procdure de commande de vgtaux hors HortiPass (logiciel de commandes du

centre de production horticole de Rungis) ;
le formulaire de demande dachat ;
le formulaire dvaluation dun fournisseur lors dun entretien au bureau ;
le formulaire dvaluation dun fournisseur sur le terrain (visite des ppinires pour
lanalyse des offres ou pour marquage des vgtaux reprs) ;
le formulaire pour une enqute de satisfaction.
Ces documents trs prcis rsultent en partie de la mise en place de la norme ISO 9001 au
centre de production horticole de Rungis il y a environ 10 ans14.
La direction des familles et de la petite enfance dispose dun fonds de fiches de procdure
assez consquent. Accessibles tous les agents via intranet, des donnes trs claires et
explicites sur les achats sont rparties entre les diffrentes rubriques suivantes :
Une rubrique ACTUS est destine attirer lattention des directrices sur les
derniers marchs ;
Une rubrique AIDE A LA COMMANDE contient des fiches de procdures pour guider
les directrices dans leurs commandes : approvisionnement en eau ; comment passer
les commandes, mode d'utilisation de la carte d'achat ;
Une rubrique BILANS DE MARCHES prsente les comptes rendus de diffrentes

runions associant les tablissements daccueil de la petite enfance ou non ;
Une rubrique INFOS GENERALES comporte des fiches dinformation destines

informer les directrices sur les orientations de la politique dachat de la Ville, leur
donner les lments pour rpondre aux questions des parents (composition des
produits, achats de jouets, approvisionnement alimentaire, etc.) ;
Une rubrique BONS DE COMMANDES o les responsables dtablissement doivent

imprativement se reporter chaque nouvelle commande. Les dernires versions des
diffrents bons de commande y sont rentres. Ces bons de commande sont classs en
grands domaines : mobiliers/lectromnagers, fournitures et services courants,
alimentaire. Les directrices y trouvent les cahiers des charges des marchs, une liste
rcapitulative des marchs, une fiche de rclamation, un lien vers le site de la
direction des achats pour les marchs transverses de la Ville, etc.
La direction de la propret et de leau a mis disposition de ses agents des guides de

procdure pour le contrle de lexcution des marchs bons de commande de prestations
de service qui permettent le suivi prcis des prestations ralises par un prestataire.
Ainsi, lorsque les divisions de propret contrlent, sur place, le travail effectu par les
engins de nettoiement de lentreprise mandataire, elles valuent la prestation au regard
des conditions prvues par le cahier des clauses techniques particulires du march. Une
fiche de contrle type est remplie lissue du contrle de la prestation. Sign par le
reprsentant de la division de propret et celui de lentreprise titulaire du march, ce
document peut comporter des observations ventuelles des deux parties.
14
La norme est associe aux producteurs privs pour ce que la Ville ne produit pas en propre.
Inspection gnrale
19
1.2.2. Des outils spcifiques de contrle dexcution des marchs bons de

commande
1.2.2.1.
Des outils comptables et financiers crs par les directions

oprationnelles
ALIZE noffre pas de fonctionnalit permettant aux directions oprationnelles dtre

alertes sur le taux de consommation de leurs marchs bons de commande ou des
enveloppes qui leur sont attribues.
Les directions oprationnelles doivent donc assurer, par elles-mmes, le suivi de leurs
marchs bons de commande ou enveloppes afin danticiper lvolution de leurs
consommations et dviter un blocage dALIZE par lenregistrement dun engagement
juridique dpassant le seuil maximum du march.
Le contrle budgtaire et financier se situe quatre niveaux :
Il sexerce dabord au niveau de la demande dachat : toute demande dachat

prsuppose lexistence dun droit de tirage. Lapplication ALIZE interdit toute cration
dengagement juridique en labsence dune enveloppe suffisante. Le suivi budgtaire
seffectue par consultation dALIZE mais aussi par des tableaux de bord tablis soit au
niveau central de la direction, soit au niveau des units oprationnelles qui des
droits de tirage ont t dlgus.
En amont et indpendamment dALIZE, certains services ont mis en place un contrle
budgtaire de leurs units oprationnelles.
Ainsi, la section des moyens mcaniques de la direction de la propret et de leau
attribue ses sept garages et ateliers une dotation budgtaire hebdomadaire pour
lachat, via ses marchs bons de commande, de pices dtaches et de prestations
de maintenance. Cette dotation apparat comme un outil de responsabilisation des
agents (grer une somme limitative, prioriser les achats) et de contrle pour la
direction (matrise des enveloppes, accord pralable de toute commande impute sur
la dotation).
Il sexerce ensuite au niveau du bon de commande ou de lordre de service : les

montants ports sur les bons de commande et les devis font lobjet de vrification
approfondie afin de sassurer de leur justesse (application exacte des prix unitaires
conformment aux bordereaux, des formules dactualisation des prix du march). Ce
contrle seffectue au niveau oprationnel mais galement par les services support
achats des directions (cf. seconde partie du rapport).
La direction du patrimoine et de larchitecture sest dote dun outil spcifique de
contrle des devis et factures manant des sections locales darchitecture : ECOMAC.
Ce logiciel permet de sassurer de la justesse des montants des devis et factures
prsents par les entreprises titulaires des marchs bons de commande de travaux et
de service, ds lors quils sont relatifs des oprations de btiment.
La gnralisation de loutil ECOMAC15 lensemble des personnels concerns des
services oprationnels nest pas encore acheve. En dcembre 2012, sur 240
utilisateurs potentiels dtects par la mission achat, 154 utilisaient officiellement cet
outil.
15
ECOMAC comprenait en dcembre 2012, 271 marchs bons de commande se rapportant 47 types de
prestations.
Inspection gnrale
20
Il sexerce par ailleurs au niveau de la facture : les factures, associes aux bons de
commande ou devis, sont vrifies par les services acheteurs, parfois sur plusieurs
niveaux hirarchiques comme dans les sections locales darchitecture. La traabilit
de ces contrles est assure par la ou les signature(s) des diffrents niveaux de
contrle.
1.2.2.2.
Des modalits de contrles incluses dans le march bons de

commande
Certains marchs comportent des descriptions prcises des lments soumis contrle
ainsi que des modalits pratiques de ce contrle.
Situe trs en amont, cette approche illustre une rflexion approfondie du contrle qui
prsente deux avantages :
par le choix que la direction fait des diffrents points contrler imprativement, elle
introduit une notion de performance dans ce quelle attend du march bons de
commande ;
elle permet dafficher en toute transparence vis--vis des candidats, puis du titulaire
du march, les procdures que la Ville de Paris entend mettre en uvre pour vrifier
le respect de lengagement du prestataire ou fournisseur et le niveau des sanctions
appliquer.
Ainsi larticle VI-10 du cahier des clauses techniques particulires des marchs bons
commande de travaux de chausses et de trottoirs parisiens dtaille les cinq types
contrle de la qualit des ouvrages finis qui doivent tre raliss : contrle
nivellement, contrle de planimtrie, contrle visuel, contrle de la rsistance
glissement de louvrage et contrle de lcoulement de leau.
de
de
de
au
Larticle 21.4 du cahier des clauses techniques particulires du march de transport des
lves utilis par la direction des affaires scolaires stipule que ladministration se
rserve le droit, en cours de march, de procder des contrles inopins concernant
ltat des cars, le respect des prestations, celui des normes anti-pollution ainsi que la
vrification de lappartenance des chauffeurs la socit .
Le march bons de commande de prestations de nettoiement des trottoirs par des engins
eau chaude utilis par la direction de la propret et de leau contient, dans son cahier
des clauses techniques particulires, un dispositif prcis des points qui seront contrls
lors de lexcution du march.
1.2.2.3.
Des contrles lors de lexcution des marchs bons de

commande
En dehors des processus comptables et budgtaires, des directions ont mis en place des
mcanismes de contrle prcdant lmission du bon de commande. Il sagit
principalement de procdures de supervision.
Ainsi, la direction du patrimoine et de larchitecture, le devis de travaux de lentreprise
est vrifi et arrt par lagent de matrise ou le technicien suprieur, puis sign par le
chef de subdivision, suprieur hirarchique des deux prcits, seul habilit juridiquement.
Dans certaines sections territoriales de voirie, pour une mme opration, deux devis sont
tablis, lun par le titulaire du march, lautre par lagent de matrise. Ces deux devis sont
compars et la confrontation aboutit un devis arrt par lagent de matrise, puis sign
par son suprieur hirarchique qui dispose dune dlgation de signature.
Ds lors que le bon de commande ou lordre de service est adress au titulaire du march,
les directions ont, de leur propre initiative, instaur des procdures de contrle.
Lessentiel, pour les travaux, consiste en des visites sur site effectues par un agent de
Inspection gnrale
21
matrise ou un technicien suprieur, que ce soit la direction de la voirie et des

dplacements ou la direction du patrimoine et de larchitecture.
Pour les prestations et les fournitures, les contrles sont ceux traditionnels consistant
vrifier, lors de la livraison, la conformit entre la commande et le produit rceptionn.
Cette procdure nappelle pas de remarques particulires. Comme les auditeurs lont
signal prcdemment les fiches de procdure explicitent les rgles suivre, les contrles
qualitatifs et quantitatifs raliser et les modalits dmission des rserves lors de la
livraison, sont assez frquentes dans les directions.
Dans le portail des coles de Paris rserv aux directeurs dcole (application e-D@L), ces
derniers sont expressment invits mettre des rserves lors des livraisons quils
indiquent sur le bon de rception transmettre la circonscription daction scolaire de
larrondissement. Par ailleurs de manire plus informelle, les directeurs dcole
contactent directement, par tlphone ou par courriel, les agents chargs des achats au
sein de la circonscription daction scolaire pour leur faire part des dysfonctionnements
relevs.
La direction de la voirie et des dplacements a mis en place des procdures de contrle
spcifique qui sorganisent autour de plusieurs outils :
un protocole de bonne tenue de chantier,
un processus de notation qualitative des chantiers des entreprises,
des expertises en cours de chantier menes par le laboratoire dessais des matriaux
(LEM), service part entire de la direction.
La direction de la voirie et des dplacements a engag, depuis la fin des annes 1980, avec
la Fdration rgionale des travaux publics dIle de France et lensemble des matres
douvrage de lespace public (ErDF, GrDF, CPCU, Eau de Paris, RATP), une dmarche
partenariale damlioration de la tenue de chantiers sur lespace public. Cette dmarche
sest concrtise par la signature de protocoles qui visent maintenir laccessibilit de
lespace public en situation dgrade, prendre en compte des enjeux environnementaux
et assurer une meilleure diffusion des bonnes pratiques. Le dernier et sixime protocole,
sign le 28 juin 2012, sinscrit dans cette dmarche qualit (planification des chantiers,
bonne tenue pendant lexcution, contrle et suivi, mise en place de mesures correctives).
La direction de la voirie et des dplacements sest fix comme objectif la notation de
4 000 chantiers dans lanne. Cet objectif est ensuite dclin par section, puis par
subdivision. Superviss par le service patrimoine de voirie, des rfrents qualit (agents de
matrise), identifis dans chacune des huit sections territoriales de voirie, valuent les
chantiers de leur ressort.
Toute note infrieure 4/10, entrane un avertissement. Au bout de trois avertissements
une injonction crite est envoye lentreprise. Alors convoque, lentreprise doit
prsenter un plan daction afin damliorer ses prestations. Au bout de trois injonctions,
lentreprise passe devant une commission mixte compose de trois directions de la Ville
(direction de la voirie et des dplacements, direction de la propret et de leau, direction
des espaces verts et de lenvironnement) et dentreprises16. Lentreprise convoque peut
se voir dchue de son agrment, lempchant ainsi de travailler sous la matrise douvrage
des occupants du sol et du sous-sol de la voie publique parisienne.
16
Au 1er semestre dapplication du protocole actuel (du 1er juillet au 31 dcembre 2012), deux entreprises ont
t convoques la direction de la voirie et des dplacements.
Inspection gnrale
22
Par ailleurs, les sections territoriales de voirie ont la possibilit, en cours dexcution dun
march, de demander une expertise technique. Cette dernire est effectue par le
laboratoire dessai des matriaux, garant de la qualit des matriaux utiliss17.
Ces contrles consistent raliser des prlvements des matriaux sur chantiers et des
essais qui permettent de sassurer de leur conformit en regard des clauses du cahier des
clauses techniques particulires. Tous les types de matriaux utiliss par la direction de la
voirie et des dplacements sont concerns : les btons bitumineux, les asphaltes, les
remblais, les coulis dinjection, les btons.
En 2011, sans quil soit toutefois possible de dissocier les contrles sur marchs bons de
commande des autres marchs, le laboratoire dessais des matriaux a effectu 1 106
prlvements sur chantiers et a ralis 1 633 essais en laboratoire.
Ces essais ont abouti dtecter un certain nombre danomalies (dont toutes nont pas
encore t rentres dans la base de donnes) : 3 sur les btons, 19 sur des btons
bitumineux et 5 sur des asphaltes.
Pour l'anne 2012, les anomalies sur l'anne en cours sont les suivantes : 4 pour les btons,
28 sur des btons bitumineux et 18 sur des asphaltes.
Les sections locales darchitecture signalent la mission achat de la direction les
problmes rencontrs au moyen dune fiche signaltique . Lintranet de la direction du
patrimoine et de larchitecture signale que cette fiche, mise en place en juin 2004, doit
tre systmatiquement remplie la fin de chaque chantier. Il est mentionn que ces
remarques et critiques sur les prestations des entreprises pourront tre utilises au
moment du choix des candidatures sur les marchs venir.
La mission achat, la rception du signalement des dysfonctionnements par un service
oprationnel, contacte lensemble des services utilisateurs du march en cause afin de
savoir sils rencontrent galement des difficults.
Enfin, la mission achat reoit lentreprise concerne et le service oprationnel qui a
signal le plus de problmes dans lexcution du march.
Dans sa rponse au rapport provisoire, la direction du patrimoine et de larchitecture
prcise quen cas de dysfonctionnements rcurrents et persistants, la mission achat
informe la direction des achats de cette situation, afin quelle convoque le titulaire du
march bons de commande pour le recadrer .
De son ct, la mission propret du service technique de la propret de Paris a mis en
place une fiche de contrle contradictoire qui permet le suivi, sur le terrain, des
prestations ralises par un prestataire dans le cadre dun march bons de commande.
La procdure de contrle contradictoire incluse dans les marchs de la direction de la
propret et de leau concerne, outre le march prcit, le march pour le nettoiement et
comblement par apport de terre vgtale des cuvettes darbres quipes de grilles de la
Ville de Paris, le march de maintien de la propret sur les Champs Elyses, le march de
la propret du passage souterrain pour pitons Charles de Gaulle Etoile , les 13 lots
correspondant des marchs de services dinsertion professionnelle18 et le prochain
17
Le laboratoire dessais des matriaux intervient galement systmatiquement en amont de lexcution des
marchs bons de commande de la direction lors de la phase dagrment des matriaux.
18
Ces lots concernent les 3me, 4me, 10me, 11me, 12me, 13me, 14me, 15me, 16me, 17me, 18me ,19me et 20me
arrondissements.
Inspection gnrale
23
march de mise disposition dengins avec conducteurs pour assurer le nettoiement

mcanique des chausses19.
La mission propret de la direction de la propret et de leau demande systmatiquement
la rception des contrles effectus par les divisions en cas de difficults avec lentreprise
prestataire. Par ailleurs, elle organise, tous les deux mois, des runions de suivi avec
lensemble des divisions de propret et les prestataires privs afin dvoquer les
problmes rencontrs et trouver des solutions.
1.2.2.4.
Les bilans de marchs et les enqutes de satisfaction des

utilisateurs
Le questionnaire adress aux directions de la Ville comportait des questions sur lexistence
ou non, soit de bilans des marchs effectus linitiative de la direction oprationnelle ou
la demande de la direction responsable de march, soit de mcanismes de mesure de la
satisfaction des utilisateurs.
Les bilans effectus par les directions sur lexcution des marchs bons de commande
constituent un outil de contrle important double titre : cette dmarche impose la
direction concerne une rflexion sur les conditions dexercice du march assortie dune
organisation interne permettant la remonte des informations entre les services de
proximit et les services centraux ; la capitalisation des points forts et des points de
dysfonctionnements du march permet, pour la direction responsable de march, de
porter une attention particulire aux lments dfaillants et damliorer ainsi le march
ultrieur.
Figure 8 : Directions ralisant des bilans de marchs
Bilans de marchs
DPA
DRH
DEVE
DDEEES
DA
DPP
DAJ
DLH
DAC
DUCT
DFPE
DILT
DASCO
DPE
DVD
DICOM
La direction de la propret et de leau organise des runions de bilans trimestriels entre

les titulaires des marchs et la mission propret. Par ailleurs, des tableaux qualitatifs sont
produits trimestriellement. Le bureau des moyens de fonctionnement des coles organise
rgulirement des runions avec les fournisseurs et prestataires afin de faire le point tant
en cours dexcution qu la fin du march et lors de dysfonctionnements rpts.
Certaines directions ont mis en place des outils de contrle faisant intervenir lutilisateur
final du march bons de commande. Lavis des bnficiaires dune prestation, de
fournitures ou de travaux est parfois demand par des directions. Elles souhaitent
recueillir, par ce biais, une information plus qualitative que quantitative. Ces mcanismes
de contrle compltent ceux spontans qui remontent vers les services achats des
directions.
19
En dcembre 2012, ce march ntait pas encore attribu. Le dbut des prestations est prvu pour juillet
2013.
Inspection gnrale
24
Figure 9 : Directions ayant mis en place des mcanismes

de mesure de la satisfaction des utilisateurs
Mcanisme de mesure
de satisfaction des
utilisateurs
DFPE
DA
DASCO
DVD
DPA
DAC
DEVE
DPE
DILT
DPP
Bien quaucune direction ne lait signal dans les rponses au questionnaire, lutilisateur
du service public peut jouer un rle dans le contrle de lexcution dun march bons de
commande. Ainsi, les parisiens peuvent signaler sur le site Paris.fr, la prsence de
graffitis. Comme il est indiqu que les graffitis signals doivent tre supprims dans les dix
jours ouvrables, linternaute peut suivre leffet de son signalement et remplir ainsi une
fonction de contrleur du march bons de commande. La gestion des rclamations des
usagers est ainsi un outil de contrle pour le moment insuffisamment peru comme tel.
Inspection gnrale
25
2. LES
PROCESSUS DE CONTROLE DE LEXECUTION DANS DES DIRECTIONS

REPRESENTATIVES
Les auditeurs ont approfondi les procdures de contrle de lexcution des bons de
commande dans des directions les plus reprsentatives dans le domaine de laudit.
Toutes les directions ont t classes par ordre dcroissant selon deux donnes de 2011 :
le nombre de marchs bons de commande ayant donn lieu un engagement liquid et
le montant des engagements juridiques liquids. Par rapport chaque donne, la premire
direction se voyait dote du chiffre 1, la suivante du chiffre 2 et ainsi de suite. Les points
obtenus ont t additionns pour classer les directions.
Sur ces bases, les cinq directions o le poids des marchs bons de commande est le plus
lev sont :
la direction
la direction
la direction
la direction
la direction
du patrimoine et de larchitecture (3 points),

de la voirie et des dplacements (5 points),
de la propret et de leau (6 points),
des espaces verts et de lenvironnement (7 points),
des affaires scolaires (11 points).
Ces cinq directions ont donc t retenues.

Elles reprsentent, sur 2011, 78 % du montant des engagements juridiques liquids sur des
marchs bons de commande et 57 % du nombre des marchs bons de commande
liquids.
Dix entits ont t ainsi identifies : cinq la direction du patrimoine et de larchitecture,
deux la direction de la voirie et des dplacements, deux la direction de la propret et
de leau, une la direction des espaces verts et de lenvironnement et la direction des
affaires scolaires.
Cette phase de laudit a comport des entretiens avec les responsables et des agents des
entits visites. Ces entretiens ont t complts par lexamen de documents permettant
de confronter les dclarations avec des pices de 16 marchs bons de commande. Pour la
direction de la propret et de leau, les auditeurs ont assist un contrle inopin des
prestations effectues par une entreprise titulaire du march.
2.1. Le processus de contrle des marchs bons de commande de travaux

la direction du patrimoine et de larchitecture
A la direction du patrimoine et de larchitecture, les marchs bons de commande de
travaux sont les plus importants en montant et en nombre dordres de service. Il y a
environ 250 marchs bons de commande de travaux utiliss par cette direction. Ce sont
des marchs bons de commande mono corps dtat (11), rpartis, pour chacun, entre la
commune et le dpartement de Paris et en lots gographiques qui varient selon les
marchs20.
La direction du patrimoine et de larchitecture gre encore en propre des marchs
commande non encore transfrs la direction des achats (25 environ), dans des secteurs
bien particuliers et notamment les travaux et fournitures du service technique de lnergie
et du gnie climatique.
20
Lessentiel pouse les frontires des sections locales darchitecture (SLA) sur le territoire parisien.
Inspection gnrale
26
Les auditeurs ont examin les procdures dexcution des marchs bons de commande
de travaux dans cinq entits de la direction du patrimoine et de larchitecture : quatre
sections locales darchitecture (SLA 10/11, SLA 13, SLA 14 et SLA 20) et la section
darchitecture des btiments fonctionnels (SABF).
2.1.1. Les processus dexcution des marchs bons de commande et les
contrles existants
2.1.1.1.
Un rle central de la mission achats
La direction du patrimoine et de larchitecture dispose dun service du contrle de gestion

et de la communication rattach directement au directeur. Il est notamment charg de
mettre en place et de maintenir le contrle interne de la direction21 .
A ce titre, le directeur ou le comit de direction peut lui demander de raliser un audit
interne. Selon la fiche de procdure rdige dans ce cadre22, il sagit pour le service du
contrle de gestion de suivre sur le terrain, le processus de droulement de lactivit
objet de laudit. Les objectifs sont de connatre et comprendre les conditions relles
dexcution de lactivit, dtudier les raisons des dysfonctionnements ventuels,
apprhender les situations rencontres par les personnes de terrain, vrifier lapplication
des procdures .
Aucun audit na t ralis par ce service pour vrifier lexcution des marchs bons de
commande et son contrle.
Toutefois, le directeur de la direction du patrimoine et de larchitecture a demand par
lettre de mission de janvier 2010 au chef du service technique de larchitecture et des
projets, appuy par le service du contrle de gestion et de la communication, deffectuer
une mission relative au contrle du respect des rgles et des procdures de commande et
de facturation des prestations. Cette mission a concern quelques marchs bons de
commande dans cinq sections locales darchitecture pour lesquels il tait prcis hors
bordereau frquent, peu de saisines de la mission achats . Plus gnralement, le compte
rendu final de la mission indiquait que les procdures de rception travaux (taient) trs
bien suivies . Depuis le dpart en retraite en 2011 de lingnieur gnral charg de cette
fonction, cette mission nest plus remplie.
La mission achats de la direction du patrimoine et de larchitecture assure une fonction
essentielle dans laccompagnement des services pour assurer une bonne excution des
marchs bons de commande. Par les outils quelle a mis disposition des agents, elle
favorise la culture de contrle au sein de la direction.
Les auditeurs rappellent notamment la rdaction et la diffusion des fiches techniques sur
les nouveaux marchs, la lettre de la mission achats, et surtout le fichier ECOMAC
(cf. premire partie).
Lobjectif de ce dernier est de faciliter le travail des services oprationnels en prenant en
compte lensemble des lments de complexit de chaque march commande (rvisions,
rabais, pnalits, priode), de diminuer les dlais de paiement (constat pralable) et de
raliser des conomies en faisant ressortir les postes souvent non justifis et facturs par
les entreprises (gravois, chef dquipe, protections).
21
22
Arrt dorganisation de la direction du patrimoine et de larchitecture du 4 juillet 2012.

Fiche 05-SCG-Audit-027.
Inspection gnrale
27
Par ailleurs, la mission achats assure, au sein de la direction du patrimoine et de

larchitecture, la gestion des enveloppes et les dlgations de droit de tirage
spcifiquement destination des services de la direction.
Chaque anne, la direction des achats attribue la direction du patrimoine et de
larchitecture des droits de tirage par march bons de commande. La mission achats de
la direction du patrimoine et de larchitecture rpartit alors ces montants entre les
diffrentes entits utilisatrices de la direction. Chaque SLA et la SABF sont ainsi dotes
dune enveloppe pour chaque march bons de commande de travaux.
Tous les engagements juridiques (ordres de service concernant le budget dinvestissement
et le budget de fonctionnement pour les oprations de travaux) des marchs bons de
commande de travaux sont saisis dans le logiciel GO.
2.1.1.2.
Lexcution des marchs bons de commande
Lutilisation des marchs bons de commande de travaux rsulte, soit dune action
programme, soit dune demande ponctuelle effectue dans lanne. Cette dernire
catgorie reprsente prs de 80 90 % des marchs bons de commande de travaux. Cette
situation est normale compte tenu du montant plafond des marchs bons de commande
de travaux (90 000 HT).
Par ailleurs, lessentiel des travaux sont raliss dans les coles et dans les crches sur des
crdits inscrits au budget dinvestissement ou aux tats spciaux darrondissement.
Suite une demande dune direction gestionnaire ou dune mairie darrondissement, la
section locale darchitecture recense ce projet dopration dans le logiciel GO. La
subdivision technique territoriale comptente se dplace sur site pour analyser la
situation, estimer les travaux et choisir entre le recours un march procdure adapte
ou un ou plusieurs marchs bons de commande de travaux.
Le choix entre ces deux types de march dpend notamment de plusieurs facteurs :
la complexit des travaux qui font appel plusieurs corps dtat et la difficult de
coordonner ainsi plusieurs entreprises diffrentes conduisent les sections locales
darchitecture recourir principalement un march procdure adapte ;
le montant des travaux : les marchs bons de commande sont limits 90 000 HT
(sauf le march bons de commande d'tanchit dont le plafond est de 200 000
HT) ;
Les dlais impartis pour raliser les travaux : les marchs bons de commande de
travaux sont mobilisables de suite alors que le recours un march procdure
adapte contraint une procdure longue dlaboration et de passation du march.
Globalement, les processus dexcution sarticulent autour des trois acteurs :
lagent de matrise ou le technicien suprieur qui suit sur le terrain le chantier, le plus
souvent au quotidien, vrifie et atteste notamment des quantits mises en uvre dans
les marchs bons de commande de travaux et de la bonne ralisation et conformit
de ceux-ci ;
le chef de subdivision, suprieur hirarchique immdiat de lagent de matrise ou du

technicien suprieur, qui bnficie dune dlgation de signature pour signer les
ordres de service, les attestations de service fait, la certification conforme de
document ;
Inspection gnrale
28
le chef du service qui contresigne les ordres de service23.
La procdure dexcution et de contrle se droule de la manire suivante :
Suite une visite sur site de lagent de matrise ou du technicien suprieur de la

section locale darchitecture avec lentreprise titulaire du march, un devis de
travaux est demand lentreprise24.
Parvenu la section locale darchitecture, le devis est vrifi par lagent de matrise
ou le technicien suprieur qui y apporte les modifications ncessaires sur les mtrs,
les prix unitaires et les cots de main duvre. Des procdures diffrentes ont t,
sur ce point, constates entre les cinq entits audites de la direction du patrimoine
et de larchitecture. Certaines sections locales darchitecture et la section
darchitecture des btiments fonctionnels utilisent le fichier ECOMAC25 pour vrifier le
devis, dautres effectuent les vrifications compte tenu de leur seule exprience.
Certaines sections locales darchitecture modifient parfois sensiblement les devis
(lune dentre elles estime que plus de 80 % des devis sont modifis), dautres ne
vrifient que les montants incohrents, se concentrant alors sur le contrle de la
facture.
Lagent de matrise ou le technicien suprieur arrte le montant du devis (qui nest

quun montant maximum ne pas dpasser) et le transmet pour signature au chef de
subdivision, seul habilit signer. ECOMAC dite une fiche rcapitulative qui tient
compte des corrections apportes. Pour les sections locales darchitecture qui
nutilisent pas ECOMAC, les rectifications sont portes manuellement sur le devis.
La section locale darchitecture ou la section darchitecture des btiments

fonctionnels sollicite, dune part, une augmentation de leur droit de tirage sur le
march concern, si lenveloppe qui leur est attribue est insuffisante, dautre part
un numro dengagement comptable qui alloue une dotation budgtaire lopration
et autorise la section rdiger lordre de service.
Sign par le chef de subdivision, adress lentreprise, lordre de service comporte le

visa de lagent de matrise ou du technicien suprieur rdacteur de lacte. Au SABF,
cest le chef de la section qui signe tous les ordres de service aprs les visas de lagent
de matrise ou du technicien suprieur et du chef de subdivision.
Le suivi du chantier est assur par lagent de matrise ou le technicien suprieur,

parfois par lingnieur chef de subdivision compte tenu des disponibilits. Les visites
sur site sont soit programmes, soit inopines. Elles permettent la section locale
darchitecture ou la section d'architecture des btiments fonctionnels de contrler la
bonne excution des travaux et de rectifier, si ncessaire, les carts par rapport aux
objectifs. Dans certains cas, ces visites non programmes peuvent aboutir suspendre
lexcution dun chantier qui ne prsente pas les garanties suffisantes de scurit.
Une fois les travaux excuts, le directeur du patrimoine et de larchitecture a, par

note du 20 octobre 2011, gnralis le recours aux constats pralables. Ces derniers
sont destins constater et valoriser le service fait de manire concerte avant
ltablissement et lenvoi des factures. Cette instruction est peu applique par les
sections audites. Une seule des cinq sections locales darchitecture tablit des
23
A la section darchitecture des btiments fonctionnels, le chef du service signe.

Dans certains cas, une visite par lagent de matrise ou le chef de subdivision prcde celle effectue avec
lentreprise.
25
Il sagit l dun vritable contrle du devis, ECOMAC tant considr par les utilisateurs interrogs comme
efficace et permettant dviter que lentreprise ne se soit trompe de ligne dans le bordereau du march
bons de commande.
24
Inspection gnrale
29
constats pralables sur les marchs bons de commande. Une autre lutilise pour les
seuls marchs bons de commande de travaux de plus de deux mois. Dans la majorit
des sections locales darchitecture prcites, lagent de matrise ou lagent suprieur
adresse un courriel lentreprise qui fait office de procs-verbal de fin de chantier.
Envoye par lentreprise au centre facturier, la facture est vrifie par lagent de
matrise ou le technicien suprieur, puis par le chef de subdivision qui atteste le
service fait.
La facture signe par le chef de subdivision, avec une copie du bon de commande, est
transmise au bureau de la prvision et de lexcution budgtaire de la direction du
patrimoine et de larchitecture qui saisit le service fait dans ALIZE.
Le schma qui suit dtaille les grandes lignes de lexcution dun march bons de
commande dans une section locale darchitecture26. Il en ressort que les points de contrle
sont prsents plusieurs phases de la procdure.
Figure 10 : Schma simplifi dexcution dun march bons de commande en SLA
Besoin programm
ou urgence
< 90 000
Peu de corps d'tat
Procdure MAC
Attribution agent
de matrise (AM)
Visite sur site

ou courriel
Demande de devis
Financement
Contrle
du devis
ECOMAC
Devis corrig ou non

Contrle
DPA
ECOMAC
Engagement de crdit
et droits de tirage
Ordre de service (OS)
Contrle
de l'OS par ITP
Signature
Contrle
par l'AM
ECOMAC
Contrle
facture
Travaux
Constat de bonne
excution
Contrle
par ITP
Signature
Liquidation
26
Pour des raisons de clart du schma, le terme agent de matrise doit systmatiquement tre compris
agent de matrise ou technicien suprieur .
Inspection gnrale
30
2.1.2. Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction du

patrimoine et de larchitecture
2.1.2.1.
Les points forts
Lexamen du processus dexcution et de son contrle la direction du patrimoine et de

larchitecture a permis de mettre en exergue un certain nombre de points positifs :
Lagent de matrise ou le technicien suprieur exerce des fonctions bien dlimites

dans lexcution des marchs bons de commande : estimation des travaux, examen
du devis tabli par lentreprise titulaire du march, suivi et contrle des travaux en
cours, vrification de la facture, visa matriel quant la ralisation des travaux.
Lensemble de ces tches est vrifi par lingnieur responsable de la subdivision, puis
par le chef de la SABF pour cette entit. Une traabilit des oprations est assure par
des visas et des signatures.
Le logiciel ECOMAC permet une vrification quasi automatique et approfondie des

devis et des factures tablis par les entreprises. Cest un outil indispensable car de
nombreuses erreurs dans les calculs des entreprises sont releves et rectifies. Les
auditeurs ont pu constater la pertinence de ce systme sur plusieurs marchs bons
de commande o lagent de matrise, en saisissant les devis et les factures dans
ECOMAC, a corrig plusieurs chiffres errons. Ce travail est cependant assez
chronophage, certains devis pouvant atteindre plusieurs pages27.
Mises disposition des services de proximit, des fiches de dysfonctionnements

permettent la mission achats de reprer les marchs qui soulvent des difficults
dexcution.
Des fiches de procdure sont rdiges par la mission achats afin daccompagner les
services dans la comprhension de nouveaux marchs. Ces fiches ont t constitues
pour tous les marchs bons de commande de travaux et de fournitures et pour la
moiti des marchs bons de commande de prestations de services.
2.1.2.2.
Les axes damlioration
Certains points mritent toutefois une attention particulire de la direction :
Lexamen des procdures dans quatre sections locales darchitecture a montr une
certaine htrognit dans les pratiques.
Des fiches de dysfonctionnement des marchs bons de commande sont certes

rdiges par les services oprationnels qui les adressent la mission achats. Toutefois,
les services sont rticents respecter les procdures formalises (lettres
recommandes avec accuss de rception, etc.) constatant la mauvaise excution des
marchs bons de commande. Ce travail administratif est pourtant ncessaire pour
justifier des pnalits, voire un non renouvellement du march concern28.
La traabilit des oprations de contrle devrait tre renforce. Ainsi, afin de

sassurer que la SLA a effectu, lissue des travaux, une visite sur site afin de
vrifier la ralit et la conformit du travail effectu, le visa de lagent pourrait tre
prcd de la mention Aprs visite sur place le . .
27
Par exemple, un devis relatif des travaux de peinture dans un groupe scolaire contenait 29 pages.
Il y a cependant des cas rares- o des entreprises sont sanctionnes pour leurs carences, notamment lorsque
celles-ci sont rptitives ou multiples.
28
Inspection gnrale
31
La note du directeur du patrimoine et de larchitecture du 20 octobre 2011

prconisant la gnralisation des constats pralables devrait tre mieux applique.
Par note du directeur du patrimoine et de larchitecture du 8 juin 2010, tout devis

comportant un montant de prestations dites hors bordereau suprieur 10 % du cot
total doit tre soumis la mission achat. Outre la vrification de la pertinence du hors
bordereau, lobjectif est de pouvoir prendre en compte toutes les amliorations
souhaites dans les marchs en cours ou venir.
Cette instruction du directeur nest pas respecte par les services, plus par oubli que
par dcision volontaire. Cela tant, dans les SLA audites, tout devis comportant des
prestations hors bordereau est soumis lapprobation du chef de la SLA.
Parfois ncessaires, les prestations hors bordereau doivent tre limites dautant
quelles ne permettent pas la mise en uvre de constat pralable, outil de paiement
plus rapide des fournisseurs. En effet, la facture de lentreprise intervenante doit tre
accompagne de la facture du grossiste, ce qui est rarement le cas en raison des
retards de transmission de cette dernire.
2.2. Le processus de contrle des marchs bons de commande de travaux

la direction de la voirie et des dplacements
Les auditeurs ont examin les procdures dexcution des marchs bons de commande
dans deux entits de la direction de la voirie et des dplacements : la subdivision de voirie
du 3me et du 4me arrondissements29 et la subdivision de voirie du 12me arrondissement30.
Ces sections utilisent des marchs bons de commande de travaux dune dure de quatre
annes qui concernent les chausses, les trottoirs, les mises en place de signalisations
verticales et horizontales, etc.
Le choix entre le recours un march bons de commande ou le lancement dun march
spcifique dpend, la direction de la voirie et des dplacements, du montant estim des
travaux. Lorsque ce dernier est infrieur 230 000 HT, le march bons de commande
est en principe utilis. Toutefois, la direction de la voirie nexclut pas de passer un march
spcifique pour un montant infrieur ce seuil.
Comme le souligne la direction de la voirie, dans sa rponse au rapport provisoire, ce
choix est apprci au cas par cas lorsque le budget prvisionnel est voisin de ce seuil .
Pour des travaux suprieurs ce seuil, des marchs spcifiques sont passs, certains
empruntant la forme dun march bons de commande.
Ainsi, des travaux de plus dun million deuros pour des pistes cyclables dans le 12me
arrondissement ont t raliss grce un march bons de commande.
Par ailleurs, pour certains travaux de voirie, il convient de distinguer deux oprations
distinctes mais jointes :
le march bons de commande proprement dit qui permet la ralisation de

prestations matrielles avec ou sans livraison de matriaux ;
29
La subdivision de voirie du 3me et du 4me arrondissements de Paris dpend de la premire section

territoriale de voirie qui couvre les 1er, 2eme, 3me, 4me et 9eme arrondissements.
30
La subdivision de voirie du 12me arrondissement de Paris dpend de la huitime section territoriale de voirie
qui couvre le 12me et le 13me arrondissements ainsi que le bois de Vincennes.
Inspection gnrale
32
la commande par la section territoriale de voirie au centre dapprovisionnement de la

direction qui fournit alors aux entreprises, mobilises dans le cadre dun march
bons de commande, les matriaux ncessaires pralablement agrs.
contrles existants
Le processus dexcution et de contrle diffre selon limportance des oprations.

2.2.1.1.
Un processus dexcution trs cadr pour les grosses oprations
La procdure dexcution et de contrle des grosses oprations se droule de la manire

suivante :
Lorsquun projet est arrt, la subdivision de voirie procde une premire estimation
financire et la confection dune esquisse avec la subdivision projets de la section.
Ce projet est prsent devant une commission centrale la direction de la voirie et
des dplacements (commission dite AGORA31) qui donne son accord de principe aux
travaux envisags.
Aprs une phase de prsentation en runions publiques, ladjoint au chef de la

subdivision tablit un devis prvisionnel labor en partie avec laide dun logiciel
fourni par le service du patrimoine de voirie. Ce devis est soumis au chef de
subdivision.
Pendant cette priode, les auditeurs ont relev deux attitudes diffrentes selon les
subdivisions visites :
-
A la subdivision du 12me arrondissement, lentreprise est saisie pour tablir un

devis partir du projet fourni. La subdivision compare alors sa propre estimation au
devis fourni par l'entreprise. Lorsque le montant du devis de lentreprise est
suprieur celui de la subdivision, il est retourn lentreprise pour rfaction.
Dans le cas contraire, lcart sert accrotre la marge de scurit financire du
projet pour imprvus et permet parfois de financer des travaux damlioration
non prvus au dpart.
A la subdivision des 3me et 4me arrondissements, lentreprise nest pas saisie pour
tablir un devis. Lestimation de la Ville est alors la seule valuation financire.
Sign par le chef de la subdivision, contresign par le chef de section, suprieur

hirarchique, lordre de service est adress lentreprise et la cellule comptable de
la section.
A la suite dune runion de coordination des divers intervenants, un procs-verbal de

runion pralable un chantier , rdig par lagent de matrise de la subdivision, est
sign par lentreprise.
Le suivi du chantier est assur par lagent de matrise32. Le chef de subdivision se

dplace parfois sur place pour apprcier lavancement des travaux33.
31
Constitue de tous les reprsentants des services concerns de la direction, cette commission se runit tous
les mois pour examiner, dans le cadre du budget dinvestissement des subdivisions, tous les projets de travaux
importants, y compris les budgets prvisionnels.
32
Une runion hebdomadaire de chantier est organise par la subdivision, la suite de laquelle est rdig par
lagent de matrise un procs-verbal de chantier.
33
Le chef de section se dplace galement mais par intermittence.
Inspection gnrale
33
En cas de doute sur les matriaux utiliss, la subdivision peut demander au laboratoire
dessais des matriaux de la direction de la voirie et des dplacements un examen de
la qualit du bton ou du bitume (trottoir, chausse)34.
Un constat de fin de travaux est tabli.

Dans sa rponse au rapport provisoire, la direction de la voirie prcise que le constat
de fin de travaux est systmatique mme si ses modalits de ralisations peuvent
tre variables, quil soit labor dabord par lentreprise puis vrifi par lagent de
matrise ou au contraire fasse lobjet dun projet transmis lentreprise par lagent
de matrise .
Le quantitatif est ralis la fois par lagent de matrise et par lentreprise. Le
constat de lentreprise est transmis lagent de matrise qui le vrifie. En cas
daccord, lagent de matrise signe le constat et le transmet au chef de subdivision qui
le valide par contreseing. En cas de dsaccord, lagent de matrise rencontre
lentreprise et modifie directement et manuellement le constat de lentreprise35.
Lagent de matrise et lentreprise signent le nouveau document, puis le chef de
subdivision contresigne. En pratique, lagent de matrise se rend sur le chantier avec
le conducteur dopration de lentreprise pour laborer, en commun, un constat
quantitatif et estimatif. Lagent de matrise labore alors le constat dfinitif sur
papier libre, puis lenvoie lentreprise qui recopie le constat sur un document
officiel et le renvoie la subdivision. Aprs vrification de ce document par lagent de
matrise, le chef de subdivision signe le constat qui est alors renvoy lentreprise.
Le dernier dcompte, sign par le chef de subdivision et le chef de section, vaut

constatation dfinitive de service fait.
commande dans une subdivision pour des travaux importants. Il en ressort que les points
de contrle sont prsents plusieurs phases de la procdure.
34
35
Le contrle implique notamment un carottage, une extraction et lenvoi au laboratoire du prlvement.

Lentreprise peut mme tre amene rcrire le constat si les corrections sont trop nombreuses.
Inspection gnrale
34
Figure 11 : Schma simplifi dexcution dun march bons de commande

en subdivision de voirie
Besoin programm
ou urgence
< 230 000
Procdure MAC
Esquisse et
estimation financire
Commission
AGORA
Devis effectu par
l'agent de matrise
Demande de devis
Comparaison
des devis
Contrle
du devis
Contrle
du devis
Devis corrig ou non
Ordre de service (OS)
Contrle
par l'AM
Travaux
Constat de bonne
excution
Contrle
facture
2.2.1.1.1.
Contrle
par chef
subdivision
Contrle
laboratoire (LEM)
Contrle
par chef
sudivision
Liquidation
Un processus dexcution plus souple pour les petites

oprations
Schmatiquement, la procdure dexcution et de contrle de lexcution dun march

bons de commande pour les petits travaux se droule de la manire suivante :
lagent de matrise ou le chef de subdivision rdige un estimatif des travaux

raliser et fixe un prix global partir des bordereaux de prix unitaires ;
lordre de service est sign par le chef de subdivision, contresign par le chef de
section ;
lagent de matrise suit le droulement du chantier. Un seul procs-verbal de chantier

est rdig ;
Inspection gnrale
35
le dernier compte rendu de chantier est envoy lentreprise, avec un dlai de sept
jours pour faire des remarques. En labsence dobservations, ce compte rendu vaut
attestation de service fait. A la subdivision des 3me et 4me arrondissements, un
constat pralable de travaux est tabli par lagent de matrise, sign par lui et
contresign par lentreprise ;
la facture est envoye la subdivision pour vrification.

2.2.2. Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction de la
voirie et des dplacements
2.2.2.1.
Les points forts
Lexamen du processus dexcution et de son contrle la direction de la voirie et des

dplacements a permis de mettre en exergue un certain nombre de points positifs :
Lexamen des oprations effectues dans deux subdivisions montre une rpartition
claire des comptences et des responsabilits. Lagent de matrise dispose de
responsabilits bien tablies (tablissement du devis estimatif en amont, cration de
lordre de service, suivi des travaux, rdaction du constat de fin de travaux, etc.). Il
est sous lautorit du chef de subdivision qui exerce un rle de superviseur et qui
bnficie ainsi dune dlgation de signature.
La traabilit des oprations dexcution et de contrle est assure par un mcanisme

de visas et de signature successifs. Pour les travaux dune ampleur certaine, quatre
visas essentiels scandent le processus dexcution : le devis estimatif sign par lagent
de matrise, lordre de service sign par le chef de subdivision, le procs-verbal de
runion pralable louverture du chantier sign par lagent de matrise et le constat
de fin de travaux ou le dcompte dfinitif sign par le chef de subdivision. En ce qui
concerne les petits travaux, la traabilit est galement assure : le devis estimatif
sign par lagent de matrise, l'ordre de service sign par le chef de subdivision et le
dcompte dfinitif sign, lui aussi, par le chef de subdivision.
Le double devis pour les grosses oprations constitue un bon moyen de contrle.
La possibilit pour les sections territoriales de voirie de demander une expertise du

laboratoire dessai des matriaux offre une garantie sur la qualit des matriaux
utiliss.
2.2.2.2.
Pour tablir un devis initial, certains agents de matrise utilisent un logiciel

spcifique fourni par le service du patrimoine de voirie. Ce logiciel permet, en
entrant les quantits de matriaux, dobtenir un prix estimatif utilis pour le devis.
Difficile dutilisation (Access), cette application nintgre pas les mtrs et oblige
ainsi lagent de matrise une autre saisie sur un tableau Excel. Le transfert vers la
direction de la voirie et des dplacements du logiciel ECOMAC prcit de la direction
du patrimoine et de larchitecture devrait tre tudi.
Aucune fiche normalise de dysfonctionnement des marchs bons de commande

recensant, en cours dexcution, les problmes rencontrs nexiste au sein de la
direction. La fiche dite Bilan de march de travaux est certes un outil pertinent et
bien document, mais il est effectu aprs expiration du march.
Afin dassurer une traabilit des contrles exercs sur place par la subdivision, un
document de suivi normalis devrait tre tabli. Il indiquerait notamment les dates de
visite sur site et les constats raliss. En fin de travaux, le visa de lagent de matrise
devrait tre prcd de la mention Aprs visite sur place le . .
Inspection gnrale
36
Lexamen de lutilisation de marchs bons de commande dans deux subdivisions a

montr une certaine htrognit des pratiques. Une subdivision demande un devis
lentreprise pour le comparer au sien, pas lautre subdivision.
Une fois les travaux excuts, certaines subdivisions procdent par constat pralable
avec lentreprise. Cette procdure permet dacclrer la constatation du service fait
et le paiement de lentreprise. Elle est recommande par la direction de la voirie mais
aucune note de service du directeur ne prcise, ni nimpose ce processus.
2.3. Le processus de contrle des marchs de prestations de services la

direction de la propret et de leau36
Les auditeurs ont examin les processus dexcution des marchs bons de commande
dans deux entits des services techniques de la propret : la section des moyens
mcaniques et la division territoriale 1, 2, 3, 4.
contrles existants
2.3.1.1.
Lexcution des marchs bons de commande la section des

moyens mcaniques
La section des moyens mcaniques comprend cinq garages avec sept ateliers de
maintenance ainsi quune cellule achats et comptabilit . Les achats pratiqus
concernent des pices dtaches ou de maintenance. 7 500 8 000 commandes par an
manent de la section des moyens mcaniques par an, soit environ 13 000 14 000
factures.
Un progiciel, SIGEP (systme d'information pour la gestion des engins de propret), est
utilis pour les achats des pices et les commandes de maintenance. Ce logiciel, rcent
(juin 2008) est propre la section des moyens mcaniques.
2.3.1.1.1.
Les demandes dachat et leurs contrles
Les demandes dachat manent des chefs de magasin, pour les pices dtaches, et des
chefs dateliers pour les commandes de maintenance.
Les demandes dachats de pices parviennent la cellule achats et comptabilit o
elles sont imprimes et transmises pour validation lingnieur responsable du garage ou
son adjoint. Ainsi valides et attestes par une signature, les demandes retournent la
cellule achats et comptabilit qui les saisit dans SIGEP et adresse un ordre de service
au fournisseur le lendemain, suite au transfert SIGEP/ALIZE.
Pour les demandes de maintenance, le chef datelier sollicite un devis au fournisseur.
Rceptionn, ce devis est triplement contrl :
Le chef datelier vrifie la conformit des pices proposes celles demandes et du

dlai de rparation qui doit correspondre ses besoins et au march public. En cas
daccord, il signe le devis et lenvoie la cellule achats et comptabilit .
Le devis est ensuite contrl par un expert en mcanique, chef dexploitation de la

division maintenance, qui cosigne le devis pour le valider.
36
Les auditeurs signalent que le terme direction de la propret et de leau utilis dans la suite de cette
partie doit tre apprci comme ne concernant que le service technique de la propret et/ou les services
supports de la direction, excluant, car non audit, le service technique de lassainissement et de leau.
Inspection gnrale
37
La cellule achats et comptabilit vrifie enfin le respect, par rapport aux

dispositions du march, du prix des pices dtaches, de celui de la main duvre et
du montant ventuel de la remise.
La cellule achats et comptabilit saisit la commande valide dans SIGEP et adresse un

ordre de service au fournisseur le lendemain, suite au transfert SIGEP/ALIZE.
2.3.1.1.2.
Lexcution du march bons de commande : contrle du

service fait et de la facture
Le garage rceptionne les pices demandes et rentre sa marchandise dans son magasin
(saisie sur SIGEP). Le bon de livraison avec le tampon du garage est envoy la cellule
achats et comptabilit .
A rception de la facture au centre facturier, la cellule achats et comptabilit vrifie
systmatiquement tous les prix et toutes les quantits, ligne par ligne.37. Elle contrle
galement que la marchandise est bien rentre sous SIGEP. La cellule achats et
comptabilit valorise alors la facture dans SIGEP et certifie le service fait. Une interface
avec ALIZE a lieu dans la nuit.
Il peut arriver quune commande soit faite hors bordereau des prix du march, mais cela
reste trs exceptionnel (par exemple pour les nouveaux vhicules ncessitant une pice
particulire).
Si une commande est passe en dpassement du montant du march bons de commande,
lors de linterface SIGEP/ALIZE, ce dernier bloque lopration.
En cas de non-respect des clauses des marchs, la section des moyens mcaniques applique
des pnalits par rfaction de prix.
2.3.1.1.3.
Suivi de la consommation des marchs bons de commande
En parallle du suivi budgtaire des enveloppes accordes aux garages, la cellule achats
et comptabilit tient, sous Excel, un tableau de suivi des dpenses sur marchs bons de
commande mis jour tous les mois et demi. Ce fichier permet de connatre les montants
de consommation du march et de planifier le prvisionnel des montants engager. Le
suivi est assur par march et non par atelier ou garage.
2.3.1.2.
Lexcution des marchs bons de commande la division 1, 2, 3,

4
La division 1, 2, 3, 4 utilise principalement deux marchs bons de commande pour les

services de propret :
celui des engins de nettoiement des chausses (ENC),
celui des engins de nettoiement des trottoirs leau chaude (ENT).

2.3.1.2.1.
Une programmation des prestations trs encadre
Chaque march prcit comporte une priode haute38 et une priode basse39. La mission
propret adresse chacune des 14 divisions le nombre des services effectuer par
priode. Chaque service correspond un itinraire de six heures.
37
Dans les marchs utiliss par la section des moyens mcaniques, il est prvu que les fournisseurs
transmettent leurs tarifs sous format Excel la section. Ces tarifs sont actualiss tous les ans.
38
De juillet novembre pour le march bons de commande ENC et davril novembre pour le march bons
de commande ENT.
39
De dcembre juin pour le march bons de commande ENC et de janvier mars plus dcembre pour le
march bons de commande ENT.
Inspection gnrale
38
Pour le march bons de commande des engins de nettoiement des chausses, une
programmation hebdomadaire avec les lieux de rendez-vous est transmise par la mission
propret lentreprise et la division. La programmation de la semaine est transmise la
semaine prcdente. Il est notamment indiqu, pour chaque jour, les engins affects un
atelier.
Pour le march bons de commande des engins de nettoiement des trottoirs, la
programmation (itinraire de lavage, jour de ralisation, atelier o doit se prsenter le
conducteur, etc.) est transmise par la mission propret lentreprise et la division.
2.3.1.2.2.
La ralisation de la prestation et les contrles oprs
La demande de ralisation des prestations pour un mois est notifie lentreprise par
lmission dun engagement juridique transmis au prestataire le mois prcdant celui de la
ralisation de la prestation.
La ralisation des prestations donne lieu divers contrles :
Lheure darrive du conducteur de lengin est indique sur une feuille de route signe
par le chef datelier prsent.
Les engins sont inspects pour vrifier le plein de la cuve de la balayeuse et de la

laveuse, ainsi que le vide de la cuve dchets pour la balayeuse.
La ralisation de la prestation est contrle ponctuellement sur le terrain par les chefs
datelier.
Pour le march bons de commande ENT, des vrifications supplmentaires sont
organises conformment au cahier des clauses techniques particulires : il sagit de
contrles contradictoires40 et inopins avec un reprsentant de lentreprise. Ces
contrles ont lieu une fois par mois et lentreprise est prvenue deux heures avant.
Les vrifications portent sur ltat de lengin, le comportement et la tenue du
personnel et le suivi dtaill de la prestation. Une fiche synthtique des diffrents
constats est signe conjointement par le reprsentant de la division et le reprsentant
de lentreprise titulaire du march. Cette fiche se prsente sous la forme dune liste
denviron une vingtaine de points de contrle permettant un suivi de la prestation,
avec, en regard de chaque point, une premire colonne synthtisant le rsultat du
contrle valuant chaque point contrl, une deuxime colonne retraant les
manquements ventuels constats et une troisime colonne suggrant lapplication
ventuelle de pnalits au regard de chaque point contrl.
40
Les auditeurs ont assist au droulement dun contrle contradictoire avec lentreprise.
Inspection gnrale
39
Figure 12 : Fiche de contrle contradictoire
Source : Direction de la propret et de l'eau
La fiche qui prcde a t partiellement occulte conformment aux dispositions de la loi

du 17 juillet 1978 relative l'accs aux documents administratifs
Des contrles via un systme GPS sont possibles pour le march ENC, et le seront pour
le march bons de commande ENT avant la fin de lanne 2012. Ils permettent de
vrifier le suivi de litinraire imparti aux engins de nettoiement et leur progression
dans lexcution de la prestation.
Tous les vnements particuliers (horaires darrive et de retour, horaires de pause,

plein eau, vidage, anomalies) sont indiqus sur la feuille de route. Celle-ci est
marge par le conducteur la fin de sa prestation lors de son retour latelier. Pour
le march bons de commande ENT, la feuille de route est galement signe par le
chef datelier.
Des contrles non programms sont effectus au quotidien par les agents des divisions.
2.3.1.2.3.
Lattestation de service fait
Lattestation de la ralisation des services effectus mensuellement est tablie partir

des feuilles de route. Elle mane dun agent de matrise fonctionnel de la division pour
le march bons de commande ENC et du responsable de la cellule technique de la
Inspection gnrale
40
division pour le march bons de commande ENT. Sur un tableau Excel cr par la
mission propret, lentreprise rcapitule ses prestations mensuelles. Les donnes ainsi
collectes sont transmises la division concerne qui vrifie la concordance entre ce
tableau et les feuilles de route prcites. Le tableau ainsi valid est transmis
lentreprise et une pr-facturation est tablie.
Sur la base de la pr-facturation, le service fait comptable est saisi dans ALIZE pour la
liquidation de la facture venir et son paiement.
2.3.1.2.4.
Lapplication des pnalits
Il peut arriver quen cas de dficience dun prestataire, la division propose dappliquer
des pnalits. Dans ce cas, cest la mission propret qui dcide.
2.3.1.2.5.
Suivi et bilan des marchs bons de commande
La mission propret effectue un suivi budgtaire des consommations des divisions

territoriales par centre financier.
Elle organise des runions de suivi bimensuelles avec lensemble des utilisateurs (les
divisions de propret) et les prestataires privs. Des runions de bilans trimestriels sont
galement organises entre les prestataires et la mission propret.
La direction de la propret et de leau ralise systmatiquement, avec la direction des
achats, des bilans avec les services utilisateurs et les prestataires la fin du march.
Ces bilans font tat du nombre dordres de service tablis, des montants dpenss, des
pnalits appliques, de la qualit de lexcution des prestations et des volutions
prendre en compte pour un nouveau march.
Par ailleurs la mission propret reoit de la part des prestataires des bilans des deux
marchs bons de commande ENC et ENT.
2.3.2. Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction de la
propret et de leau
Lexamen du processus dexcution et de son contrle la direction de la propret et de
leau a permis de mettre en exergue un certain nombre de points positifs :
un suivi individualis des budgets allous aux garages et de la consommation des

marchs bons de commande ;
un contrle ralis tous les niveaux de lexcution des marchs bons de commande
(demande dachat, devis, service fait et facture) ;
une traabilit des contrles avec la signature des diffrents intervenants ;
lapplication effective de pnalits sanctionnant la mauvaise excution dun march

bons de commande ;
des points de contrles rflchis ds la phase dlaboration du march et intgrs dans

le march lui-mme ;
des contrles de la prestation multiples et tracs, dont certains contradictoires sont

des lments de preuve incontestables ;
Une communication large du contrle de lexcution tant auprs des utilisateurs que
des prestataires.
La ncessit dune traabilit des procdures permettant de vrifier que tous les
stades prvus ont t respects doit tre rappele aux services. En effet, les auditeurs
ont relev parfois labsence de signature pour la validation de la commande de pices
dtaches la section des moyens mcaniques.
Inspection gnrale
41
Intgres dans le processus damlioration du service public de la propret (contacts

tlphoniques, signalements des graffitis), les rclamations des usagers nont toutefois
pas encore t interprtes et analyses comme un moyen de contrler lexcution
dun march bons de commande.
2.4. Le processus de contrle des marchs bons de commande de

fournitures la direction des espaces verts et de lenvironnement
En qualit de direction responsable de march, la direction des espaces verts et de
lenvironnement a pass et utilise 119 marchs bons de commande reprsentant un
minimum de 29 millions deuros HT et un maximum de 83 millions deuros HT. La direction
des espaces verts et de lenvironnement est utilisatrice exclusive de 69 marchs o le
principal acheteur est le service dexploitation des jardins. Les 50 autres marchs sont
partags avec dautres directions oprationnelles.
Les auditeurs ont examin les procdures de contrle des marchs bons de commande de
vgtaux (arbres, arbustes, rosiers, vivaces, bulbes, etc.).
contrles mis en place
En amont de l'excution du march bons de commande, une procdure trs stricte a t
mise en place pour sassurer de la qualit des produits.
Ds louverture des offres, la direction des espaces verts et de lenvironnement se rend
chez chaque candidat pour vrifier les marchandises proposes (qualit, disponibilit,
etc.) et sassurer de la qualit environnementale de la gestion de la ppinire, selon les
critres de jugement noncs au rglement de la consultation. Une fois le march attribu
(par exemple pour le march bons de commande des arbres), une visite est faite chez le
titulaire du march afin de marquer, avec apposition de scells, les arbres slectionns par
le service. Cette procdure est formalise par un document normalis rempli par lagent
ayant effectu la visite sur place.
Emanant des divisions territoriales et des services de la direction des espaces verts et de
lenvironnement, les demandes dachat prcisent la nature du besoin (par exemple, un
platane, un rosier de tel type, etc.), la quantit et limputation comptable vise.
Chaque demande est transmise simultanment au bureau de coordination de
lapprovisionnement et des achats et au centre horticole de Rungis. Si le besoin ne peut
tre satisfait, partiellement ou totalement, par le centre horticole de Rungis41, le bureau
de coordination de lapprovisionnement et des achats recherche, parmi les fournisseurs
titulaires, celui qui rpond le mieux au besoin exprim.
Le bon de commande est tabli par le bureau de coordination de lapprovisionnement et
des achats qui, aprs avoir obtenu du service de la comptabilit de sa direction un numro
didentification dans ALIZE, ladresse en deux exemplaires, lun au fournisseur, lautre la
division concerne.
La division rceptionne les articles commands et vrifie la conformit des produits en
quantit et en qualit. Dans le cas dune livraison non conforme, le produit est refus et
son remplacement est demand.
41
Le centre horticole de Rungis doit faire connatre sa dcision dans les 72 heures ouvrables partir de la
rception de la demande.
Inspection gnrale
42
Si les conditions (dlais, nature du produit, etc.) ne permettent pas ce remplacement, le

produit est accept aprs accord de la division, mais avec application des pnalits
prvues au march.
Aprs ces oprations de vrification, le bon de livraison accompagn du bon de commande
initial est adress au bureau de coordination de lapprovisionnement et des achats avec
lindication de la vrification du service fait. Le bureau de coordination de
lapprovisionnement et des achats contrle la cohrence entre le bon de livraison et le bon
de commande.
Dans le cadre de la norme ISO 9001, pour chaque march bons de commande de
vgtaux, le bureau de coordination de lapprovisionnement et des achats sollicite lavis
des services utilisateurs une fois par an. Ce document normalis comporte, pour ces
achats, trois rubriques : la quantit des produits fournis, la conformit des demandes et la
qualit des livraisons. En regard de chaque rubrique, il est demand aux services
dapprcier en utilisant une grille quatre niveaux : trs bien, bien, acceptable,
insuffisant.
2.4.2. Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction des
espaces verts et de lenvironnement
Lexamen du processus dexcution et de son contrle la direction des espaces verts et
de lenvironnement a permis de mettre en exergue un certain nombre de points positifs :
-
la centralisation de toutes les commandes de vgtaux rend impossible le

dpassement du montant maximum du march bons de commande ;
linformatisation de toute la procdure et des actes assure une traabilit relle ;
un double contrle des commandes a t mis en place au niveau, dabord, du chef

du service demandeur, puis du bureau de coordination de lapprovisionnement et
des achats ;
la certification ISO 9001 apporte une garantie supplmentaire.
Un point mrite une attention particulire de la direction. En effet, un contrle de

conformit plus approfondi au niveau du bureau de coordination de lapprovisionnement et
des achats serait envisager permettant une apprciation de la demande en qualit et en
quantit (par exemple la quantit de semence pour gazon est dtermine par la surface
couvrir, etc.). Le bureau de coordination de lapprovisionnement et des achats tant
compos de techniciens spcialistes en espaces verts doit faciliter cette volution.
2.5. Le processus de contrle des marchs bons de commande pour les

coles parisiennes
Le bureau des moyens de fonctionnement des coles de la direction des affaires scolaires
dispose de 40 marchs bons de commande au service des 660 coles parisiennes. Ces
marchs concernent la fois des fournitures au sens large (papeterie, manuels scolaires,
jouets, petits matriels de musique, mobiliers, matriels lectromnagers, etc.) et des
prestations de services (nettoyage des vitres, dmnagement, transport scolaire, etc.).
Sur le plan de lorganisation, les achats font intervenir plusieurs acteurs dont le bureau des
moyens de fonctionnement des coles, les neuf circonscriptions des affaires scolaires et les
directeurs dtablissements qui, eux, relvent du ministre de lEducation.
Les auditeurs ont examin les procdures de contrle de marchs bons de commande de
fournitures scolaires et de certains marchs bons de commande pour des prestations de
services.
Inspection gnrale
43

contrles mis en place
2.5.1.1.
Les commandes dachats de fournitures scolaires
En dcembre de chaque anne, les directeurs dcole sont invits par les circonscriptions
des affaires scolaires (CAS) saisir leurs demandes dachat pour la prochaine anne
scolaire (N+1 N+2) laide du logiciel Ed@L.
Ces demandes sont transmises aux circonscriptions des affaires scolaires qui les
approuvent. Le bureau des moyens de fonctionnement des coles les valide ensuite dans le
logiciel de commande COSMOS. Signs par les mairies42, les bons de commande sont
adresss par ce bureau aux fournisseurs, ainsi quaux directeurs dcole.
Les directeurs des coles rceptionnent les articles livrs en mai dans le logiciel Ed@L,
lequel bascule dans le logiciel COSMOS pour la partie commande. Ils adressent aux
circonscriptions des affaires scolaires les bons de livraison annots des rserves
ventuelles. Les circonscriptions des affaires scolaires et le bureau des moyens de
fonctionnement des coles contrlent la ralisation des rceptions et interviennent auprs
des fournisseurs pour rgler les difficults releves.
Lorsquun article dfectueux est constat dans une cole, un chantillon de celui-ci est
transmis au bureau des moyens de fonctionnement des coles par la circonscription des
affaires scolaires pour contrler le dfaut de qualit. Le cas chant, un recensement de
toutes les commandes de larticle dfectueux est opr pour faciliter la reprise et le
remplacement de cette fourniture par le fournisseur.
Lattestation du service fait et les bons de livraison signs par les directeurs des coles
sont transmis par les fournisseurs au bureau des moyens de fonctionnement des coles. Ce
dernier contrle les documents et les rapproche avec les rceptions enregistres dans le
logiciel COSMOS .
commande pour les fournitures dans une cole. Il en ressort que les points de contrle sont
prsents plusieurs phases de la procdure.
42
Les fournitures scolaires sont imputes sur les tats spciaux darrondissement.
Inspection gnrale
44
Figure 13 : Schma simplifi pour les fournitures scolaires

Directeur d'cole
Besoin de fournitures
scolaires
Application
e-D@L
Approbation
par CAS
COSMOS
Emis par
BMFE
Bon de commande
Livraison
Contrle
cole
e-D@L
Rserves
COSMOS
Totale
sur bon de
livraison
Contrle
par BMFE
Contrle
par CAS
Service fait par

l'entreprise
Contrle
BFME
Liquidation
2.5.1.2.
Les achats de prestations de services
Le besoin ayant t exprim, la circonscription des affaires scolaires territorialement

comptente demande au titulaire du march un devis. Ce dernier est transmis la
circonscription des affaires scolaires qui procde un premier contrle. Il est ensuite, pour
des oprations dun certain montant, adress au bureau des moyens de fonctionnement
des coles qui, aprs vrification et rectification, met lordre de service auprs du
prestataire. Lattestation du service fait est tablie par la circonscription des affaires
scolaires aprs vrification que la prestation a bien t ralise.
Le bureau des moyens de fonctionnement des coles nintervient pas toujours dans la
procdure, notamment pour certaines prestations (ex : le nettoyage des vitres), la
circonscription des affaires scolaires agissant alors seule.
commande pour les prestations de dmnagement dans une cole. Il en ressort que les
points de contrle sont prsents plusieurs phases de la procdure.
Inspection gnrale
45
Figure 14 : Schma simplifi pour les prestations de dmnagement

Besoin de prestation
Circonscription des
affaires scolaires
Demande de devis
Devis
Montant
important
Contrle
par CAS
Montant
modique
Contrle
BFME
Bon de
commande CAS
Bon de
commande BFME
Prestation ralise
Contrle
par l'cole
Contrle
BFME
Contrle
par CAS
Liquidation
2.5.2. Les forces et les axes damlioration des dispositifs la direction des
affaires scolaires
2.5.2.1.
Les forces
Lexamen du processus dexcution et de son contrle pour les commandes dans les coles
a permis de mettre en exergue un certain nombre de points positifs :
linterface entre les deux logiciels Ed@L et COSMOS et lapplication ALIZE vitent les
saisies multiples sources derreur ;
la centralisation des commandes, soit la circonscription des affaires scolaires, soit au

bureau des moyens de fonctionnement des coles permet de respecter les montants
maxima des marchs bons de commande ;
un contrle ralis plusieurs niveaux de lexcution des marchs bons de

commande par un seul bureau (demande dachat, devis, service fait et facture)
permet dassurer une cohrence dans le dispositif de contrle ;
lexistence dun rseau des responsables approvisionnement de chacune des neuf

circonscriptions des affaires scolaires anim par le bureau des moyens de
Inspection gnrale
46
fonctionnement des coles permet un change des bonnes pratiques et le signalement

des points de vigilance ;
lexistence des tableaux rcapitulatifs des incidents en fournitures scolaires

comportant, par cole et fournisseur, les dysfonctionnements relevs et ltat
davancement des solutions mises en uvre, permet dassurer une traabilit des
incidents et de leurs rglements ;
des comptes rendus des runions avec les fournisseurs, cosigns avec le bureau des
moyens de fonctionnement des coles, assurent une traabilit contradictoire des
vnements constats ;
des contrles inopins sont effectus dans le cadre des marchs comme celui des
transports scolaires ;
des contrles raliss lors de la survenance de plusieurs rclamations des directeurs

des coles et/ou des circonscriptions des affaires scolaires sont mis en place. Le
march bons de commande de nettoyage des vitres a ainsi fait lobjet de contrles
non programms raliss par un agent du bureau des moyens de fonctionnement des
coles, un agent de la circonscription des affaires scolaires et un agent du bureau de
la prvention de la direction des affaires scolaires.
2.5.2.2.
Le contrle des devis est parfois difficile exercer compte tenu de leur complexit
technique (par exemple les devis de [.............]). Le membre de phrase qui prcde a t
occult conformment aux dispositions de la loi du 17 juillet 1978 relative l'accs aux
documents administratifs.
Des contrles inopins sont parfois sans effet lorsque le planning dintervention du
titulaire du march est transmis la direction des affaires scolaires dans des dlais qui
ne permettent pas dorganiser ces contrles en interne.
Inspection gnrale
47
PRINCIPAUX CONSTATS ET RECOMMANDATIONS

Les risques induits par une absence ou une faiblesse des modalits de contrle des marchs
bons de commande sont nombreux et importants : surcot financier, contentieux,
altration de limage de la collectivit parisienne, etc.
Afin que le contrle de lexcution des marchs bons de commande soit efficient,
certaines conditions doivent tre remplies.
Un des premiers points de contrle de lexcution des marchs bons de commande est
financier. En effet, ces marchs tant enserrs entre un minimum et un maximum, la
collectivit doit sassurer qu lexpiration du march ses dpenses seront comprises entre
ces bornes.
Le systme comptable et financier ALIZE constitue un outil indispensable dans cette
optique. En effet, il assure un suivi de la consommation des engagements juridiques et
permet de respecter le montant maximum du march bons de commande et de se situer
par rapport au minimum. La mise en place dalerte lorsque certains seuils en montant
seront atteints constitue une amlioration du systme. Lextension de cette fonctionnalit
vers les directions oprationnelles afin qu'elles puissent suivre la consommation de leurs
enveloppes dlgues ou droits de tirage constituerait une autre volution apprciable.
Recommandation 1 : Mettre en place un systme dalerte au niveau des directions
oprationnelles lors de latteinte dun certain seuil de consommation de lenveloppe de
crdits dlgus.
La formation et linformation des agents doivent tre assures afin que ces derniers
inscrivent leurs actions dans un univers connu, matris et scuris.
La collectivit parisienne a dfini les rgles comportementales quelle entend
recommander et affich les valeurs fondamentales quelle reconnat. Dbattu au sein des
directions et avec les organisations syndicales, adopt par la collectivit parisienne en
juillet 2012, ce guide de dontologie est ainsi partag et a t largement diffus au sein
de la collectivit.
La collectivit parisienne doit mettre disposition des agents chargs de lexcution des
marchs bons de commande des outils leur permettant de respecter les rgles
dexcution et dassurer un contrle effectif de lachat (prestations, fournitures et
travaux). A lexception du systme comptable et financier prcit, la Ville de Paris na pas
mis disposition des directions un corpus uniforme de rgles pour assurer le contrle de
lexcution des marchs bons de commande. Aucune formation ouverte tout agent ne
traite spcialement ce point. Aucune note de service ne dcrit les modalits de contrle
de lexcution dun march bons de commande. Aucune procdure type na t labore
sur ce point. Aucune analyse des risques induits par labsence ou la faiblesse des
procdures de contrle de lexcution des marchs bons de commande na, notre
connaissance, t effectue. Cette situation s'explique par le fait que l'excution est, en
principe, une comptence directoriale.
Cette absence a t compense par des initiatives nombreuses des directions
oprationnelles.
Dans certaines directions, le peu dutilisation des marchs bons de commande, la
faiblesse des montants liquids expliquent linexistence de procdures spciales. Ces
directions considrent en effet que les rgles minimales de contrle de lexcution de la
dpense publique sont suffisantes.
Dautres directions ont, des niveaux plus ou moins levs, mis en place et formalis des
procdures particulires de contrle de lexcution des marchs bons de commande. Les
Inspection gnrale
48
figures suivantes illustrent la corrlation entre le nombre de marchs bons de commande

utiliss, le montant des engagements liquids sur des marchs bons de commande et
lexistence de procds de contrle.
La premire figure montre que plus une direction utilise des marchs bons de
commande, plus elle met en place des dispositifs de contrle de ces marchs.
Figure 15 : Corrlation entre la mise en place ou non de dispositifs spcifiques de contrle
et la part du nombre de marchs bons de commande de chaque direction
par rapport au nombre total de marchs bons de commande
ayant fait lobjet dun engagement juridique liquid en 2011
30%
25%
Dispositifs spcifiques de contrle
20%
15%
10%
5%
DPA
DEVE
DPE
DVD
DASCO
DAC
DJS
DASES
DILT
DFPE
DICOM
DRH
DSTI
DDEEES
DLH
SG
DU
DPP
DUCT
DAJ
DF
SGCP
CAB
DPVI
DA
IG
DGRI
0%
La figure qui suit montre que plus une direction a, en montant, liquid des engagements
juridiques sur des marchs bons de commande, plus elle met en place des procds
particuliers de contrle de lexcution.
Figure 16 : Corrlation entre la mise en place ou non de dispositifs spcifiques de contrle
et la part du montant des engagements juridiques de chaque direction
dans le total des marchs bons de commande en 2011
35%
30%
dispositifs spcifiques de contrle
25%
20%
15%
10%
5%
DVD
DPA
DPE
DSTI
DEVE
DASCO
DJS
DFPE
DAC
DASES
DILT
DRH
SG
DPP
DLH
DICOM
DU
DDEEES
DF
DAJ
DUCT
SGCP
CAB
DA
DGRI
DPVI
IG
0%
Dans la figure qui prcde, la direction des systmes et technologies de linformation

(DSTI) na pas mis en place de dispositifs particuliers de contrle alors mme que son
montant des engagements juridiques liquids sur des marchs bons de commande la situe
au quatrime rang. La direction considre que la vrification du service fait est suffisante
pour tout ce qui concerne lachat de matriels. Par ailleurs, sagissant de la partie
applicative correspondant des prestations intellectuelles, la direction estime que le
Inspection gnrale
49
contrle sinscrit dans le cadre des vrifications daptitude43, puis des vrifications de
service rgulier44.
Les directions les plus impliques dans les marchs bons de commande ont mis en place
un certain nombre doutils spcifiques et de procdures particulires pour assurer un
contrle rel de lexcution des marchs bons de commande.
Des guides de procdure, soit gnraux, soit propres un achat particulier, ont t
formaliss et accessibles sur les sites intranets des directions.
Les points essentiels des marchs bons de commande font lobjet de fiches techniques
prcises facilitant lexcution et donnant, pour certaines, des indications trs
oprationnelles sur les modalits de contrle exercer.
La connaissance des bonnes pratiques des directions en matire de contrle de lexcution
des marchs bons de commande emprunte des formes varies portant soit sur la
mthode, soit sur le contenu.
Sur la mthode, aucune direction na mis en place, en son sein, une entit, mme
informelle, charge de recenser les bonnes pratiques et de les diffuser ses services.
Cette situation aboutit des comportements diffrents au sein mme dune direction.
Lexamen de lutilisation de marchs bons de commande dans deux subdivisions de la
direction de la voirie et des dplacements a montr un manque dhomognit dans le
recours certaines procdures. Ainsi une subdivision demande un devis lentreprise pour
le comparer au sien, pas lautre subdivision. La direction du patrimoine et de
larchitecture connat la mme situation avec des comportements htrognes entre
sections locales darchitecture. Dans un premier temps, il importe dharmoniser au sein de
chaque direction les pratiques constates. Dans un second temps, la collectivit parisienne
examinerait ces rgles directoriales harmonises pour faire merger un socle commun
lensemble des directions. Ce rfrentiel partag pourrait tre tabli suite aux travaux
dun groupe de travail runissant des reprsentants de chaque direction. Ce socle
comporterait par ailleurs une doctrine commune sur les contrles hirarchiss mettre en
uvre en fonction dune analyse des risques encourus.
Recommandation 2 : Harmoniser les rgles de contrle dexcution des marchs bons de
commande au sein de chaque direction et laborer, sur ces bases harmonises, un socle
commun.
Sur le contenu de chaque march, les changes entre services sont beaucoup plus
nombreux.
Ils se droulent en cours dexcution du march bons de commande, soit lors de runions
informelles entre les utilisateurs gnralement coordonnes par un service central de la
direction (mission achats marchs pour lessentiel, missions plus techniques comme celle
de la propret la direction de la propret et de leau ou le bureau des moyens de
fonctionnement des coles de la direction des affaires scolaires par exemple), soit lors de
runions institutionnelles regroupant les utilisateurs et les entreprises. Certaines directions
formalisent ces runions par des comptes rendus adresss lensemble des participants.
43
La vrification daptitude (VA) intervient aprs la mise en ordre du march. Elle a pour objet de constater
que les prestations, livres ou excutes, prsentent les caractristiques techniques qui les rendent aptes
remplir les fonctions prcises dans les documents particuliers du march (article 26 du CCAG-TIC 2009).
44
La vrification de service rgulier (VSR) a pour objet de constater que les prestations fournies sont capables
dassurer un service rgulier dans les conditions normales dexploitation. La rgularit du service sobserve
pendant un mois, partir du jour de la dcision positive de vrification daptitude prise par le pouvoir
adjudicateur (article 26 du CCAG-TIC 2009).
Inspection gnrale
50
Par ailleurs, certaines directions ont mis disposition des services utilisateurs des fiches
de dysfonctionnements afin que les services centraux concerns soient informs du
fonctionnement dfectueux dun march. Ces fiches sont toutefois rarement renseignes
et les services centraux ne diffusent pas toujours ces informations lensemble des
utilisateurs afin de leur demander dexercer un contrle sur la prestation dfectueuse ainsi
constate. Par ailleurs, les dysfonctionnements constats ne font pas toujours lobjet de
remontrances crites auprs de lentreprise. Souvent les services prfrent les
observations orales une procdure crite. Si cette situation peut se comprendre et
permet dobtenir des rsultats sensibles, elle peut priver ladministration parisienne de
pices essentielles pouvant tre utiles dans le cadre dun contentieux. Il revient chaque
direction de rappeler la ncessit dune traabilit et dune formalisation des
dysfonctionnements rpts constats.
Recommandation 3 : Diffuser aux utilisateurs les dysfonctionnements constats dans
chaque march bons de commande pour signaler un point de vigilance particulire.
Recommandation 4 : Formaliser par crit les dysfonctionnements constats par les
services dans lexcution de chaque march bons de commande.
Ces changes de bonnes pratiques ont parfois lieu lexpiration du march. Ce dernier fait
alors lobjet dun bilan recensant les points positifs et ngatifs de la prestation. Ce bilan
est effectu par la direction oprationnelle, soit spontanment pour ses besoins propres,
soit sur demande de la direction des achats lors dun march transversal.
Certaines directions ont par ailleurs conduit une rflexion approfondie sur la performance
de marchs bons de commande. Cette rflexion a conduit lintroduction, dans le
march lui-mme, des points de contrle raliser imprativement. Les modalits de
contrle et les lments techniques contrler sont inclus dans le cahier des clauses
techniques particulires de marchs de la direction de la voirie et des dplacements et de
la direction de la propret et de leau. Cette dmarche illustre un rel souci de la part de
ladministration parisienne de prioriser les contrles indispensables effectuer et permet
ainsi dagir en toute transparence avec lentreprise titulaire du march. Une extension
progressive de ce type de dispositif est souhaitable.
Recommandation 5 : Etendre linscription de clauses spcifiques et de procdures de
contrle dans les cahiers des clauses techniques particulires des prochains marchs.
Lincorporation des points de contrle dans le march public lui-mme ne doit pas
dispenser les services deffectuer des contrles alatoires sajoutant des contrles
programms et cibls sur certains lments.
Des directions procdent ce type de contrle alatoire que ce soit pour des marchs de
travaux (direction de la voirie et des dplacements, direction du patrimoine et de
larchitecture) ou pour des marchs de prestation de services (direction des affaires
scolaires, direction de la propret et de leau). Ces contrles sont essentiels car ils
montrent lorganisme titulaire du march limportance que ladministration parisienne
attache la parfaite excution du march.
Afin que les procdures de contrle remplissent leur rle, il importe par ailleurs que des
dispositifs dautorisation et dapprobation soient mis en place concomitamment avec une
organisation sparant lexercice de certaines fonctions.
Certaines directions ont mis en place des procdures de contrle pralable, tant financier
que technique. Ainsi la direction des espaces verts et de lenvironnement soumet
approbation pralable du bureau de coordination de lapprovisionnement et des achats
toute demande dachat sur les marchs bons de commande de vgtaux au sens large.
Une procdure semblable existe la direction de la propret et de leau o aucun garage
Inspection gnrale
51
ne peut commander sur des marchs bons de commande sans autorisation pralable de la
cellule achats et comptabilit et examen du devis par un expert en mcanique, chef
dexploitation de la division maintenance.
Lexamen des phases dexcution de marchs bons de commande montre, quau-del du
contrle financier et budgtaire assur en interne et/ou par ALIZE, des procdures de
contrle sont mises en place divers moments du droulement de lacte dachat. Les
descriptions des processus dachat figurant dans la seconde partie de ce rapport en sont
lillustration.
Lexamen des oprations effectues dans les directions montre que les rles respectifs des
agents sont bien dlimits entre ceux qui tablissent les documents (devis, ordres de
service, rdaction du constat de fin de travaux, etc.) et contrlent lactivit de
lentreprise lors des travaux et ceux qui, soit visent les oprations effectues par les
agents sous leur autorit, soit disposent dune dlgation de signature qui engage
ladministration parisienne.
Cela tant, la ralit dexercice de ces diffrents contrles doit tre vrifie. En effet,
toute procdure impose doit tre respecte par lorganisation, tant au fond que sur la
forme et supervise par une entit externe, ce qui suppose que ces procdures soient
auditables.
Une part du contrle est pralable lexcution proprement dite lors de llaboration dun
devis. Or, certains services admettent parfois des difficults pour apprcier le contenu du
devis compte tenu de la forte technicit.
Ainsi, ni la circonscription des affaires scolaires, ni le bureau des moyens de
fonctionnement des coles ne possdent une comptence technique leur permettant de
vrifier et corriger le devis de [.........] hormis le prix unitaire. Le membre de phrase qui
prcde a t occult conformment aux dispositions de la loi du 17 juillet 1978 relative l'accs aux
documents administratifs.
Laccompagnement de certains agents de matrise et de certains ingnieurs chefs de
subdivision dont lexprience professionnelle est peu dveloppe ou dont les comptences
dans des secteurs spcialiss sont lacunaires est souvent effectu par des collgues. Par
ailleurs, la complexit du secteur du btiment qui fait intervenir une multitude de mtiers
et la grande varit des biens immobiliers de la Ville accroissent les difficults des agents
qui, compte tenu des effectifs, doivent tre polyvalents. Ce systme de rseau relationnel
est certes utile et souvent efficace pour trouver une solution mais est, par nature, fragile.
Recommandation 6 : Dsigner des rfrents dans certains domaines afin daccompagner
leurs collgues dans lapprciation de devis complexes.
Il convient dy ajouter des outils prennes partags entre tous les acteurs dune direction.
Une base de donnes, notamment sur des cots standards45, serait utile. Il existe une base
de cots en cours de construction la direction du patrimoine et de larchitecture. La
finalit et le contenu de cette base pourraient tre prciss de manire servir de
rfrence aux divers acteurs de la direction. La mise en commun des comptences
(dsignation de plusieurs rfrents dans des corps de mtiers pouvant tre contacts) est
un moyen pour accompagner les agents.
On a vu prcdemment limportance des fonctionnalits du fichier ECOMAC bti par la
direction du patrimoine et de larchitecture. Progressivement les agents des sections
locales darchitecture sapproprient ce fichier qui couvre toutes les oprations, de la
45
Notamment des cots de main duvre pour des constructions en usine par exemple.
Inspection gnrale
52
dfinition du besoin au service fait. Cet outil trs souple doit tre prennis et ne pas
reposer sur la seule initiative dune direction et plus particulirement de quelques
fonctionnaires. Ses fonctionnalits dbordent largement le seul primtre des travaux de
la direction du patrimoine et de larchitecture. Son extension vers les autres directions
ralisant des travaux parat utile.
Recommandation 7 : Examiner les possibilits de prenniser le fichier ECOMAC de la DPA
et de ltendre aux autres directions.
La vrification de la ralit du contrle doit reposer galement sur des lments qui en
assurent la traabilit. Les constats contradictoires et les comptes rendus des runions
avec les entreprises la direction de la propret et de leau jouent ce rle. A la direction
des espaces verts et de lenvironnement, toutes les tapes de la procdure dachat de
vgtaux, contrles inclus, sont informatiss. Cette situation permet davoir une
traabilit trs prcise des actes, des intervenants et des dates.
Lexamen de pices dexcution dans certaines directions a toutefois montr que des visas
pourtant requis taient absents. En outre, afin de sassurer que les agents des services
dconcentrs ont effectu, en cours des travaux, des visites sur site, un document de suivi
normalis serait systmatiquement tabli indiquant notamment les dates de visite sur le
site et les constats raliss. En fin de travaux, le visa de lagent de matrise devrait tre
prcd de la mention Aprs visite sur place effectue le . afin de sassurer que la
visite sur place a rellement t effectue pour attester de la ralit et de la conformit
du travail effectu.
Recommandation 8 : Assurer une traabilit des visites effectues sur place en cours de
ralisation des travaux et lors de leur achvement.
Lultime procdure de contrle de lexcution est celle de son contrle. En effet,
limposition de rgles nest pas en soi suffisant pour sassurer de la ralit du contrle
exerc.
Il ne faut pas occulter le fait que des contrles peuvent ntre que partiellement exercs
rsultant, soit dune surcharge de travail temporaire, soit dune apptence plus faible de
certains agents ce type de travail.
Lessentiel des travaux confis aux sections locales darchitecture relvent de la direction
des familles et de la petite enfance et surtout de la direction des affaires scolaires. Les
plans de charge de ces sections sont donc concentrs sur les priodes de vacances
scolaires. Compte tenu des effectifs des subdivisions et des congs de toute nature des
agents pouvant survenir pendant ces priodes, un risque de contrles allgs, voire
absents, pourrait exister, mme si la direction du patrimoine et de larchitecture a fait
savoir quelle navait pas connaissance de cas avrs. Les sections locales darchitecture
qui nont pas, compte tenu de difficults passagres, les moyens humains deffectuer des
contrles en permanence sur les chantiers doivent cibler leurs contrles en fonction de
leur perception des risques ventuels. Cette analyse des risques pourrait faire lobjet dun
groupe de travail associant des reprsentants de chaque section locale darchitecture.
Par ailleurs, le contrle par une entit autre que celle qui est charge de la vrification de
premier niveau semble ncessaire.
Une telle ncessit tait apparue la direction du patrimoine et de larchitecture. En
effet, par lettre de mission du 4 janvier 2010, le directeur du patrimoine et de
larchitecture avait charg, en sus de ses fonctions, un ingnieur gnral dune mission
de contrle de respect des rgles et des procdures de commande et de facturation des
prestations . Depuis le dpart en retraite, en 2011, de cet agent, cette mission nest plus
assure par la direction du patrimoine et de larchitecture. Par ailleurs, le service du
Inspection gnrale
53
contrle de gestion et de la communication de la direction du patrimoine et de

larchitecture est notamment charg de mettre en place et de maintenir le contrle
interne de la direction . Aucun audit du contrle de l'excution des marchs bons de
commande n'a t ralis par ce service.
En outre, des contrles ponctuels inopins devraient tre effectus dans des directions les
plus reprsentatives dans lutilisation des marchs bons de commande pour vrifier le
respect, par les services, des procdures de contrle des marchs bons de commande.
Ces contrles, lgers et peu nombreux par an pour ne pas perturber le fonctionnement des
services, devraient tre cibls en fonction des enjeux de certains marchs bons de
commande. Cette action est conue comme un outil devant permettre la direction de
vrifier la conformit des procdures, de relever les difficults de mise en uvre des
procds et de formuler des propositions de nature amliorer lefficacit des procdures
sans surcharge inutile pour les services oprationnels.
Il revient chaque direction concerne de dfinir lentit qui aura en charge cette
responsabilit nouvelle.
Recommandation 9 : Raliser, par une entit propre chaque direction, des audits
ponctuels pour vrifier le respect, par les services, des procdures de contrle des
marchs bons de commande.
Une partie non ngligeable des marchs bons de commande concerne des travaux et des
prestations de services.
Ces oprations se traduisent par des modifications et des amliorations du paysage urbain
ouvert (par exemple rfection de chausse, nettoyage des salissures rcurrentes, etc.) ou
rserv (par exemple travaux dans une cole lmentaire, dans un tablissement daccueil
de la petite enfance, etc.).
Sagissant doprations que les parisiens constatent, un contrle qualitatif informel existe
rellement constitu de leurs observations. Une partie importante dentre elles
parviennent directement en mairie darrondissement auprs des lus concerns. Une autre
partie parvient directement aux directions concernes notamment par courrier, par le
3975 pour la voirie, les standards des divisions de propret, etc. Lusager peut reprer sur
les panneaux de chantier le numro de tlphone de la section de voirie et appeler, en cas
de rclamation ou dobservation, un agent de la section, crire la direction ou/et un
lu.
Il y a ici un domaine investir sagissant dune forme particulire et participative de
contrle de la bonne excution des marchs publics. Par ses rclamations, lusager du
service est mme de faire connatre les dysfonctionnements dans la ralisation des
oprations : lavage mal ralis, travaux prsentant des anomalies dans la finition ou ne
remplissant pas les fonctionnalits souhaites, etc.
Un logiciel (CO-CITE) en cours de dploiement, courant 2013, a pour objet de faire
remonter aux services oprationnels des informations sur des dgradations ou
dysfonctionnements constats sur lespace public. Cette application devrait permettre, par
secteur et arrondissement, de comptabiliser immdiatement les signalements des usagers.
Recommandation 10 : Prendre en compte les rclamations des usagers comme outil de
contrle de marchs bons de commande.
Inspection gnrale
54
LISTE DES RECOMMANDATIONS

Recommandation 1 :
Mettre en place un systme dalerte au niveau des directions
oprationnelles lors de latteinte dun certain seuil de consommation de lenveloppe de
crdits dlgus.
............................................................................ 48
Recommandation 2 : Harmoniser les rgles de contrle dexcution des marchs bons
de commande au sein de chaque direction et laborer, sur ces bases harmonises, un socle
commun.
.............................................................................. 50
Recommandation 3 :
Diffuser aux utilisateurs les dysfonctionnements constats dans
chaque march bons de commande pour signaler un point de vigilance particulire. .......
............................................................................ 51
Recommandation 4 : Formaliser par crit les dysfonctionnements constats par les
services dans lexcution de chaque march bons de commande. .......................... 51
Recommandation 5 :
Etendre linscription de clauses spcifiques et de procdures de
contrle dans les cahiers des clauses techniques particulires des prochains marchs. .......
............................................................................. 51
Recommandation 6 : Dsigner des rfrents dans certains domaines afin daccompagner
leurs collgues dans lapprciation de devis complexes. ........................................ 52
Recommandation 7 : Examiner les possibilits de prenniser le fichier ECOMAC de la
DPA et de ltendre aux autres directions. ........................................................ 53
Recommandation 8 : Assurer une traabilit des visites effectues sur place en cours de
ralisation des travaux et lors de leur achvement. ............................................. 53
Recommandation 9 :
Raliser, par une entit propre chaque direction, des audits
ponctuels pour vrifier le respect, par les services, des procdures de contrle des
marchs bons de commande. ...................................................................... 54
Recommandation 10 : Prendre en compte les rclamations des usagers comme outil de
contrle de marchs bons de commande. ....................................................... 54
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PROCEDURE CONTRADICTOIRE
Dans le cadre de la procdure contradictoire en vigueur lInspection Gnrale, le rapport
provisoire audit des procdures de contrle de lexcution des marchs bons de
commande a t transmis le 31 janvier 2013 :
le directeur des achats,
la directrice des affaires scolaires,
la directrice des espaces verts et de lenvironnement,
le directeur des finances,
la directrice du patrimoine et de larchitecture,
le directeur de la propret et de leau,
le directeur de la voirie et des dplacements.
Les rponses au rapport provisoire ont t adresses par courrier le :
13 fvrier par le directeur des achats,
4 mars par la directrice du patrimoine et de larchitecture,
12 mars par la directrice des espaces verts et de lenvironnement,
14 mars par le directeur de la propret et de leau,
29 mars par le directeur des finances,
29 mars par le directeur de la voirie et des dplacements,
12 avril par la directrice des affaires scolaires (courriel prcisant que la direction des
affaires scolaires na pas dobservations formuler).
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LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : Liste des personnes rencontres
Annexe 2 : Questionnaire adress chaque direction
Avis : La version publie de ce rapport ne comprend pas les annexes. Sous rserve des
dispositions de la loi du 17 juillet 1978 relative la communication des documents
administratifs, celles-ci sont consultables, sur demande crite, au service de
documentation de lInspection gnrale.
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Rapport Audit Des Procédures de Contrôle-Exécution Des Marchés

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INSPECTION GENERALE

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

UN CONTROLE A LINITIATIVE DES DIRECTIONS OPERATIONNELLES .......................... 8

Un accompagnement transversal rel mais limit .......................................8

Une responsabilit laisse linitiative des directions ................................ 12

Un environnement dfini par un guide de dontologie .......................................8

LES PROCESSUS DE CONTROLE DE LEXECUTION DANS DES DIRECTIONS REPRESENTATIVES . 26

2.1. Le processus de contrle des marchs bons de commande de travaux la

2.2. Le processus de contrle des marchs bons de commande de travaux la

2.3. Le processus de contrle des marchs de prestations de services la direction de

Les processus dexcution des marchs bons de commande et les contrles

2.4. Le processus de contrle des marchs bons de commande de fournitures la

PRINCIPAUX CONSTATS ET RECOMMANDATIONS ................................................... 48

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

un guide de dontologie adopt en 2012 dfinit les rgles comportementales adopter

un systme comptable et financier (ALIZE) assure un suivi de la consommation des

Des actions plus rares de formation-information des agents chargs de lexcution ;

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

Avant sa transmission lentreprise, le bon de commande ou lordre de service est

Budgtairement, il ne peut tre mis sans disponibilits des crdits en raison du

Financirement, le bon de commande fait lobjet dun contrle interne, avec :

laide doutils spcifiques (fichier de calcul et de vrification des devis par

et/ou, des dispositions particulires (par exemple, comparaison entre le devis de

En cours dexcution du march bons de commande, les procdures de contrle

Une amlioration dans laccompagnement des agents chargs de lexcution des

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

des directions et ltablissement dun socle commun de rgles, par lexportation

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

Source : extraction ALIZE effectue par la direction des achats.

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

en amont, partir du moment o un besoin ponctuel a t identifi et dont la

en aval, jusquau moment o le besoin ponctuel a t satisfait tout en incluant les

Le prsent rapport comprend deux parties, plus une conclusion.

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

La seconde partie examine, de manire approfondie, lexcution des marchs bons de

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

1. UN CONTROLE A LINITIATIVE DES DIRECTIONS OPERATIONNELLES

rappeler les valeurs fondamentales de la collectivit parisienne sappliquant aux

dicter des rgles prudentielles permettant aux agents dviter de se trouver en

Un outil disposition de lensemble des acteurs

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

Cest en premier lieu un outil de contrle budgtaire des marchs.

Cest un outil de contrle didentification des utilisateurs du march.

Cest un instrument de blocage en cas de dpassement du seuil maximum du march.

Cest un outil de suivi des consommations du march.

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

118 548.21 : Montant global

118 548.21 : Montant global

118 548.21 : Montant global engag

64 817,05 : Montant global engag sur le lot 1

Le triangle signifie que

Montant de lenveloppe suivi du

Source : Direction des achats

Un outil en cours damlioration

ROC Contrle de lexcution des marchs bons de commande - avril 2013

constates ponctuellement des enveloppes de direction ngatives qui ne permettent aucun

du taux de consommation de lenveloppe (ou de la priode),

du taux davancement en dure de la priode concerne,