AMI Aide-Memoire Informatique

Date 28-Oct-04 29-Oct-04 29-10 -> 5-11 5-Nov-04
Modif
Formules des colonnes H et I : remplaces par leur rsultat pour gagner de la place et du temps de calcul. Cration d'une macro qui recalcule ces 2 col la de
Utilisation de la fonction SUBSTITUE pour supprimer les accents dans les col H et I, ainsi que dans les quatre mots clefs : les erreurs d'accents sont donc go dplacement des lignes VBA la fin pour que ces lignes difficiles ne soient pas prsentes en premier.
Ajout de tous les renvois aux n de pages des manuels pour faire de l'AMI un super index des manuels et pour faire des manuels le recueil d'illustrations de l'AM
Auteur tienne tienne tienne tienne
Bonjour. J'ai cr ce rsum bureautique en me demandant ce que j'aimerais que mes tudiants sachent faire seuls. Quelles sont les connaissances UTILES sur PC ? Ce classeur est donc un aide mmoire rsum, destin retrouver rapidement un raccourci, un menu ou une procdure oublie. Il ne faut pas l'utiliser comme un manuel ou un cours, car il manque volontairement d'explications (pour rester relativement bref), et il ne respecte pas de progression pdagogique (il est conu pour un accs direct, sur machine). Il est un complment de l'aide en ligne des logiciels, toujours disponible avec F1. Son ergononomie est un peu spartiate, mais elle est assez fonctionnelle si vous utilisez bien votre clavier : Pour vous permettre d'appeler cette aide en ligne simplement, tout moment, je vous conseille de crer dans votre menu Dmarrer un raccourci : Il faut, dans l'Explorateur , glisser le classeur AMI vers le bouton Dmarrer Un raccourci vers le classeur AMI est alors cr dans le Menu Dmarrer. Vous pouvez, en plus, affecter ce raccourci ( clic droit Proprits sur le raccourci ) une touche inutilise et facile mmoriser : par exemple, H comme Help Appelez ensuite l'AMI en utilisant ALTGR ( droite de la barre d'espace) tout moment : ALTGR + H, par exemple... Au dmarrage, le curseur est sur une cellule bleu ple, prte recevoir un premier mot clef (ou un groupe de mots). Tapez simplement un mot (ou plus rarement une expression) et ENTRE l'aide mmoire est aussitt filtr sur le texte exact que que vous venez de valider. Vous pouvez ajouter trois autres contraintes en dessous. Le nombre de lignes affiches s'inscrit en haut de l'cran. Consultez ensuite la liste en dessous en vous dplaant avec le clavier : Dplacez-vous avec PgDn, PgUp, et les flches qui sont tout prs de Entre (faciles taper sans regarder le clavier) Pour revenir rapidement la zone de saisie des mots clefs, utilisez TAB (prochaine cellule non protge) Pour passer d'une cellule de mot-clef l'autre, sans rien saisir, utilisez les flches haut et bas, ou TAB Pour vider un mot clef, utilisez SUPPR, bien sr Pour corriger un mot, utilisez F2 pour entrer dans la cellule puis les flches et CORRECTIONARRIRE ou SUPPR Vous pouvez imprimer la liste, filtre ou pas CTRL+ P La mise en page est prteVrifiez en aperu Mais attention, il y a presque 100 pages Vous voyez bien qu'on n'a pas besoin de souris Pour zapper et revenir votre application principale, utilisez ALT TAB (l'aide reste l, prte surgir avec ALT TAB pour vous aider nouveau) Pour changer de classeur (et rester sous Excel), utilisez CTRL+F6 ou CTRL + TAB (document suivant)
Si votre cran le permet, vous voulez peut-tre changer la largeur des colonnes ou la hauteur d'une ligne : Il faut d'abord dprotger le tableau : ALT O, E, F : Outil, Protection, ter la protection Puis, pour rafficher les numros de lignes et de colonnes, utilisez O utils, O ptions, onglet A ffichage cochez E n -ttes de lignes et de colonnes (ALT O O N, Entre) Merci de me transmettre vos critiques et remarques (site et email ci-dessous, ou liens hypertexte affichs en tte de l'AMI). tienne Chouard, juillet 2004 http://outilsbureautiques.free.fr http://www.arc-en-ciel.info/Info mailto:[email protected]
Essayez de taper plutt un mot la fois par critre de recherche Tapez plutt un mot au singulier, plutt l'infinitif. Si a ne marche pas, essayez des synonymes... Ne tapez pas forcment tout : plutt que enregistement ou enregistrer, essayez plutt enregist (c'est plus rapide et trs efficace)
AMI
Aide-Mmoire Informatique
Tapez ci-contre de 1 4 mots clefs ou expressions, plutt un seul mot par cellule, plutt au singulier et plutt l'infinitif :
Version du 23 novembre 2008
1,270 rponses affiches pour le moment...

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Prcieu Nivea Logici Catgo u el rie
JE SAIS
Procdures, raccourcis, dfinitions et astuces
pages manuel pages manuel Excel Access
Dfinitions
DFINIR les termes techniques courants ou importants

Distinction terminologique importante : Les marges sont un espace blanc interdit au texte sur tout le document, alors que les retraits sont un espace blanc interdit au texte sur certains paragraphes , en plus des marges imposes tout le document. Au dpart, par dfaut sous Word, les 4 marges sont 2,5 cm (marge haut, bas, gauche et droite), alors que les retraits sont zro (retrait gauche, droit et premire ligne). Les marges se rglent avec Fichier, Mise en page... Les retraits se rglent avec Format, Paragraphe... Les marges s'appliquent en fait une section, plus prcisment : cette notion de section permet de changer de marges sur un fragment de document, en insrant des sauts de section. Expliquer la diffrence terminologique entre TRIER et EXTRAIRE Expliquer la diffrence terminologique entre VIDER et SUPPRIMER une cellule Trier, pour Office, c'est mettre en ordre des lignes (en les gardant toutes), alors que extraire, c'est ne retenir que certaines lignes. Il faut le prciser car, en franais, trier peut vouloir dire filtrer (on dit "trier le bon grain de l'ivraie" ). Ce n'est pas un sens utilis en informatique. Vider une cellule, c'est effacer son contenu, mais en gardant le "rcipient" (la cellule) et son format, alors que supprimer une cellule, c'est faire disparatre "la bote" et la remplacer par sa voisine... Un volet est une sous-partie de fentre, une espce de sous-fentre ouverte dans la fentre principale pour pouvoir observer sur un mme cran deux objets normalement 29, 71, loigns. 107, 9, 65, 109, 83, 99 Souvent, on peut rgler la taille des volets en glissant avec la souris sur le trait de 113 sparation entre les volets (on voit que a va tre possible en remarquant que le pointeur change de forme quand la souris passe sur le trait de sparation). " dfaut de prcision contraire" 13, 37, 10 Cette expression trs frquente permet de prvoir un rglage standard, "jusqu' nouvel 57, 59 ordre". Chercher le mot inconnu avec www.google.com http://dicofr.com http://www.commentcamarche.net/ http://windows.astucesinfo.com/index.php http://www.pcastuces.com/index.htm http://www.docmemo.com http://www.aidewindows.net http://www.informatiquepourtous.com http://www.hardware.fr/ pour l'actualit du matriel. http://www.clubic.com/ pour l'actualit informatique et des ressources infinies. http://www.aideonline.com/ pour de l'aide gratuite sur PC http://toulinfo.free.fr/francais/sommaire/somfrance.htm http://www.learnthenet.com/french/index.html pour apprendre tout seul http://services.wanadoo.fr/wanadoo_et_moi/comprendre/netexpress/index.html http://perso.wanadoo.fr/bernard.cordier/ pour des cours simples et clairs http://www.ticegestion.com/ le site de Fred Redonnet qui fourmille de ressources http://www.01net.com/ http://www.infoprat.net/infoprat.htm Un site informatique pratique. http://dj.joss.free.fr/faq.htm excellente FAQ (foire aux questions) sur Excel http://www.excelabo.net/ un carrefour d'experts sur Excel http://fr.wikipedia.org/wiki/Unit%C3%A9s_de_mesure_en_informatique http://www.hoaxbuster.com/ pour reprer les canulars parmi les nouvelles etc.
Expliquer la diffrence terminologique entre RETRAITS et MARGES (sous Word et autres logiciels grant du texte)
Dfinitions
Divers
Dfinitions
Divers
Dfinitions
Divers
Dfinitions
Divers
Distinguer les "volets" des "fentres" (dfinition)
Dfinitions
Divers
Expliquer l'expression "par dfaut"
Utiliser Internet pour trouver seul des dfinitions ou des explications : rester en tat de veille technologique
AMI - Aide-mmoire informatique
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tienne Chouard, 2004 - www.arc-en-ciel.info http://outilsbureautiques.free.fr
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Les logiciels voluent sans cesse et chaque nouvelle version est identifie par un numro. On peut vrifier cette version dans le menu propos, accessible par le point d'interrogation ? compltement droite du menu. Exemples : Word, Word 2, Word 97, Word 2000, Word 2002 XP, Word 2003... Excel, Excel 5, Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 XP, Excel 2003... Access, Access 2, Access 97, Access 2000, Access 2002 XP, Access 2003... Windows, Windows 2, Windows 3, Windows 3.1, Windows 3.11, Windows 95, Windows NT, Windows 98, Windows NT 4 server, Windows 98 SE, Windows 2000 server, Windows Me, Windows XP, Windows 2003 server... On observe que la logique qui prside la numrotation des logiciels est tonnante, "zigzagante"... La plupart des logiciels grent automatiquement les saut de lignes. Pour dcider de changer de ligne, ils se servent des espaces : un espace est un point potentiel de saut la ligne automatique, si le besoin s'en fait sentir (ligne pleine). Mais quelquefois, malgr la prsence d'un espace, il faut interdire de passer la ligne : il faut alors saisir un espace dur (inscable). C'est le cas devant les caractres " deux signes" comme le deux-points, le point-virgule, le point d'exclamation, le point d'interrogation, les chevrons : ; ! ? Cet espace dur vitera qu'un de ces signes, par le hasard des longueurs de lignes, ne se retrouve tout seul en dbut de ligne, ce qui est vraiment laid... pas professionnel du tout... Si l'espace est inscable, on n'a plus s'en occuper : le saut de ligne ne peut plus jamais se faire cet endroit. On est libr de ce souci. Sous Word, la conversion est automatique : il ajoute tout seul un espace dur devant les caractres qui en ont besoin. L'automatisme de Word est annulable, au coup par coup (avec CTRL + Z). Cet automatisme est galement dsactivable pour longtemps (avec Outils, Correction automatique, Mise en forme automatique...) Astuce : sous d'autres logiciels (Excel, Access...), cette combinaison de touches "raccourci" n'est pas disponible, mais on peut toujours taper la main le code de l'espace inscable : ALT + 0160.
Dfinitions
Divers
Retrouver la version du logiciel (application) avec lequel je travaille en ce moment
Dfinitions
Divers
Expliquer quoi servent les espaces inscables (les espaces "durs")
Expliquer l'expression "systme d'exploitation"
Pour fonctionner, un ordinateur a besoin dun programme lanc avant les autres et qui joue ensuite le rle de coordonnateur. Ce premier logiciel porte le nom barbare de systme dexploitation des disques (SED), en abrg le systme . Cest lui qui est au contact direct du microprocesseur et des organes priphriques. Tous les autres programmes passent normalement par lui pour piloter le matriel. Il existe sur la plante Terre plusieurs systmes dexploitation, mais lun dentre eux domine tous les autres : Windows est install sur 90% des micro-ordinateurs du monde. Il est produit par une entreprise amricaine gante qui sappelle Microsoft. Son PDG, Bill Gates, est lhomme le plus riche du monde Les trois autres principaux SED connatre sont Mac OS (Operating system pour les MacIntosh), UNIX pour les gros systmes et LINUX, driv moderne de UNIX pour les micros, et espoir de libration, pour de nombreux acteurs de l'informatique mondiale : libration de l'emprise du gant Microsoft. Le programme Windows offre un environnement graphique convivial.
Dfinitions
Divers
Expliquer les rles du "systme d'exploitation"
L'exemple le plus connu de systme d'exploitation est Windows (il y a aussi Unix et Linux:). C'est une sorte de chef d'orchestre : sous Windows, on ouvre, on enregistre, on imprime, on coupe, on copie, on colle, on appelle l'aide, etc. de la mme faon, quelle que soit lapplication... C'est essentiel : l'apprentissage des logiciels est facilit. Par ailleurs, les changes de donnes d'un logiciel l'autre deviennent monnaie courante. Le presse-papiers est un outil quotidien. De plus, Windows est capable de coordonner plusieurs logiciels en mme temps : on dit que c'est un environnement "multitche". La possibilit quil offre de zapper instantanment dune fentre lautre, dune application lautre, sur un mme cran, dmultiplie la productivit. Enfin, Windows contrle tous les priphriques, et une fois qu'on a un bon gestionnaire (pilote, driver) pour un priphrique, on est sr que tous les logiciels piloteront correctement ce priphrique.
Dfinitions
Divers
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Prcieu
JE SAIS

La "rsolution" est la prcision de l'image, en nombre de points par pouce (ppp) (un pouce = 2,53 cm). On l'appelle aussi parfois la "dfinition" de l'image. Exemples : rsolution d'un cran = entre 60 et 130 ppp, souvent 70 ppp. rsolution d'une imprimante = entre 600 et 4 800 ppp, souvent 1 200 ppp. Dfinitions habituelles sur les crans : 640 x 480 (VGA) : inconfortable (peu de caractres l'cran) 800 x 600 (SVGA) : minimum vital, mais encore trs grossier... 1024 x 768 : (XGA) : confortable, et trs courant partir de 17 pouces 1280 x 1024 (SXGA) : trs agrable avec un 19 pouces 1600 x 1200 (UXGA) : formidable avec un 20 pouces, le grand luxe ! 2048 x 1536 (QXGA) : 4 crans XGA sur un seul cran... Le top du top avec 22 pouces :o) ATTENTION, IMPORTANT : plus on donne de points un cran pour dessiner les caractres, plus il est prcis : en haute rsolution, les caractres sont nets et lisibles, on se fatigue moins. On sent la diffrence surtout avec les caractres de petite taille. . Conseil : acceptez que les icnes soient un peu petites pour rendre les petits caractres incroyablement plus lisibles, aussi bien en traitement de texte, qu'avec le tableur ou la base de donnes : choisissez la rsolution maximale pour votre cran : Dmarrer, Paramtres, Panneau de configuration, Affichage, onglet Paramtres... ou bien clic droit Proprits sur le fond d'cran... (plus rapide). "Justifier" un texte, c'est l'aligner la fois gauche et droite Sur chaque ligne, sauf la dernire du paragraphe, Word "gonfle" tous les espaces de la ligne jusqu' ce que le mot le plus droite soit bien l'aplomb du retrait droit (petit triangle gris, en haut, sur la rgle). C'est une marque d'lgance, de soin : les imprimeurs justifient souvent le texte des livres... Ils ont des machines capable de rpartir les espaces ncessaires plus finement, sur tous les caractres de la ligne (et pas seulement sur les espaces entre les mots). Quand on insre un saut de ligne (MAJ+ENTRE) dans un paragraphe justifi, on cre un trs gros trou en fin de ligne que le logiciel s'efforce de rpartir sur le peu d'espaces prsents sur la ligne, entre les mots... Cela cartle compltement la ligne en la trouant de brches blanches trs vilaines... La solution simple est de taper un caractre de tabulation (CTRL+TAB) en fin de ligne, juste avant le saut de ligne (MAJ+ENTRE), car Word ne justifie pas les ligne qui contiennent des caractres de tabulation. Une icne est un raccourci souris qui pointe vers un programme ou un document quon appelle la cible de licne. L'icne vous vite davoir chercher ce programme ou ce document pour vous en servir. Elle vous dispense de savoir mme o se trouve exactement la cible Pour excuter lapplication attache une icne, on double clique rapidement sur licne, ou bien on clique dessus et on valide ce choix avec Entre. En supprimant licne (avec la touche Suppr), on ne supprime pas la cible correspondante... Le signe @ se dit arobase, mais on dit plus souvent at car il signifie chez (at en anglais). Par exemple, l'adresse [email protected] se dit "achille point duracuire at free point fr", ce qui signifie le dnomm achille.duracuire, log chez free.fr. On saisit le signe @ en tapant AltGr + . Ds quon quitte la saisie dune adresse, la plupart de logiciels reconnaissent quil sagit d'une adresse lectronique et transforment ladresse en lien clicable (en bleu et soulign, et le pointeur de la souris change son survol pour indiquer quon peut envoyer un courriel (E-mail) cette adresse par un simple clic). Le signe @ n'existe que dans les adresses de messagerie lectronique, jamais dans les adresses de sites web qui, elles, commencent par www. ou http://, ce qui n'est jamais le cas pour les adresses E-mail. Il faut apprivoiser ces signes distinctifs pour sentir quel type d'information on a affaire, sans qu'on aie besoin de se le faire prciser...
Dfinitions
Divers
Expliquer les mots "rsolution", "dfinition"
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Dfinitions
Divers
Expliquer le mot "justifier"
Dfinitions
Divers
Expliquer le mot "cible" pour une icne
Dfinitions
Divers
Expliquer le mot "arobase"
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Prcieu
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RAM = Random Access Memory = mmoire vive = MEV On parlait jadis de mmoire accs alatoire pour insister sur cette particularit qu'avait la mmoire vive de permettre un accs direct n'importe quel endroit (imprvisible, alatoire), ce qui est une grande force par rapport aux mmoires accs squentiel (en suivant forcment les informations physiquement en squence, la suite les unes des autres, en partant du dbut...) comme les bandes magntiques ou les K7... Aujourd'hui, le mot RAM dsigne la mmoire vive du PC, sa mmoire de travail, proche du processeur, trs rapide, mais de taille limite et volatile (sensible aux coupures de courant)... Capacits de RAM frquentes : entre 128 et 512 Mo. Ces deux derniers dfauts rendent indispensable le compagnon de travail qu'est le disque dur : mmoire de masse, mmoire de stockage, lente mais capable de mmoriser des quantits presque illimites de donnes mme sans alimentation lectrique. Capacits courantes de disques durs : entre 40 et 120 Go ! Mille fois plus que la RAM...
Dfinitions
Divers
Expliquer le mot "RAM"
Le presse-papiers est un espace en mmoire rserv aux copies et dplacements de donnes (textes, chiffres, images, fichiers, dossiers ou autres objets plus labors). 1. On Copie ou Coupe d'abord la slection (dans le presse-papiers), 2. On choisit ensuite un point d'insertion (ailleurs dans la mme application, ou carrment dans une autre application), 2. Puis, on Colle (ce qu'il y a dans le presse-papiers) devant le point d'insertion... Il faut prendre l'habitude de penser au presse-papiers pour limport / export dune application une autre : on peut souvent copier dans un programme et coller dans l'autre. 33, 48, 25, 29, 69, 75, Souvent, il existe une possibilit de Collage spcial (dans le menu dition) qui permet de 111 114 choisir telle ou telle faon d'injecter le contenu du presse-papiers devant le point d'insertion : en tant qu'objet, en tant qu'image statique, en tant que texte brut sans forme, en tant que texte mis en forme, etc. Par exemple, on peut slectionner et copier un tableau dans Excel et le coller dans un document Word, soit en tant que groupe de cellules, soit en texte brut sans cellules, soit en image librement positionnable et dimensionnable, etc. Raccourcis clavier connatre : Copier : CTRL + C ou CTRL + INS Coller : CTRL + V ou MAJ + INS Couper : CTRL + X ou MAJ + SUPPR (Del) La "casse" des caractres est un terme d'imprimeur qui dsignait les botes de rangement des lettres en plomb : le Haut de casse servait ranger les caractres rares (lettres capitales, caractres accentus...) et le Bas de casse contenait les caractres courants (minuscules). Changer de casse, c'est passer de minuscules en majuscules (ou l'inverse). Mais souvent, les vraies majuscules sont trop encombrantes : des mots entiers en MAJUSCULES attirent trop l'attention et distraient le lecteur. C'est pourquoi Word propose un Format intermdiaire, les PETITES CAPITALES, dont le dessin est le mme que celui des majuscules, mais dont la hauteur est celle des minuscules ! La bascule en "petites capitales" (on/off) est CTRL + MAJ + K. Les "puces" sont les gros points noirs utiliss par les imprimeurs pour marquer les numrations ( la place des tirets ordinaires ou des astrisques). On appelle ainsi "puces" tous les symboles (et pas seulement les gros point noirs) qui ressortent sur la gauche des listes pour mettre en valeur chaque lment. Word et d'autres applications (Power Point, Outlook Express, Front Page ...) proposent de mettre en forme automatiquement les paragraphes slectionns avec des puces. Dans ce cas, les puces sont une mise en forme (et pas des caractres vraiment saisis). C'est pourquoi on ne peut pas les slectionner... La touche ENTRE en fin de paragraphe cre un autre paragraphe "puc" pour faciliter la saisie des listes... La frappe d'une deuxime touche Entre est le signal que la liste de puces doit s'interrompre... Pour passer la ligne tout en restant dans le paragraphe puc, il faut taper MAJ+ENTRE (saut de ligne). Par contre, dans d'autres programmes, (Excel, Access ...), il faut crer les puces et leur mise en forme (alina ngatif de la 1re ligne) " la main". Les caractres ALT + 0149 et ALT + 0160 (puce et espace dur) sont alors bien utiles, ainsi que le saut de ligne forc (ALT+Entre sous Excel, CTRL+Entre sous Access).
Dfinitions
Divers
Expliquer les possibilits du presse-papiers
Dfinitions
Divers
Expliquer les mots "casse" et "petites capitales"
Dfinitions
Divers
Expliquer le mot "puces"
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Une fois cre, une base de donnes va tre modifie par les oprateurs. Sans contrle, elle est en danger : il y a 3 grands types dinterventions sur les tables : on peut soit saisir de nouveaux enregistrements, soit supprimer des enregistrements, soit modifier des enregistrements existants. loccasion de ces interventions, la BDD peut tre rendue incohrente. Par exemple, si je laisse loprateur supprimer un client alors quil existe des commandes passes par ce client, je peux me retrouver avec des commandes qui pointent vers un client inexistant : incohrence ! Access est capable de vrifier ma place que ces incohrences napparaissent pas dans la base. Cest ce quil appelle appliquer lintgrit rfrentielle . Garder son intgrit, cest rester entier, ne pas tre endommag Mais il ne faut pas tout interdire en bloc car la base deviendrait trs rigide et pnible utiliser. Il faut rflchir sur chaque relation : on va interdire ce qui est impossible ou dangereux, mais on va autoriser ce qui est plausible et utile, tout en procdant aux rpercussions logiques ncessaires. La clef primaire (lidentifiant) de chaque table est souligne : pour une valeur donne de lidentifiant, jai accs un et un seul enregistrement de la table. Par exemple, un code client me donne accs un et un seul client (pas deux). Il y a un lien important de la clef primaire dune table vers chacun de ses champs : pour une valeur de la clef primaire, on est sr daccder une seule valeur de chaque champ. Par exemple, pour un NCli donn, jai ( coup sr) une et une seule VilleCli. Ce lien fondamental sappelle une dpendance fonctionnelle (DF). On dit : il y a dpendance fonctionnelle de NCli vers VilleCli . On dit aussi parfois un NCli donne une VilleCli . Cest ce lien logique qui fait la cohrence de la table. Les DF sont un ciment logique , un peu comme le ciment qui donne sa solidit un parpaing de bton ou une brique. Par ailleurs, les tables sont toujours relies entre elles (on ne voit jamais une table isole) : une clef externe permet de relier deux tables et on place souvent un dise # dans son nom. De la mme faon quil y a un ciment logique lintrieur des tables, en leur sein, il y a aussi un ciment logique entre les tables, et ce lien logique est exactement de mme nature : deux tables sont toujours relies entre elles par une dpendance fonctionnelle (DF) : pour une ligne donne de telle table, jai, coup sr, une et une seule ligne de telle autre table . Par exemple, pour une facture donne, jai un et un seul client. Et cest prcisment la clef externe #NClient qui est charge de se souvenir de ce client. Cest la clef externe qui contient le ciment qui lie les tables entre elles, un peu comme le ciment qui lie entre elles les briques dune maison, en donnant de la rsistance aux murs. Ici, cest la base de donnes qui trouve sa cohrence, sa force, dans les dpendances fonctionnelles qui existent un peu partout entre ses lments. Donc, chaque relation "de un plusieurs" (cest le nom que donne Access une DF) est tablie entre la clef externe dune table (ct plusieurs ) et lidentifiant dune autre table (ct un). Par exemple, pour un client, je peux avoir plusieurs factures (au maximum), alors que pour une facture, je ne peux avoir quun seul client (au maximum). Toutes les applications (Word, Excel, Access, Ethnos , etc.) permettent l'utilisateur de faire appel des fonctions : on leur donne des "arguments", et elles "rendent" un rsultat. Fonctions de calcul, fonctions statistiques, fonctions pour traiter des textes Exemples : SOMME(plages de cellules) ARRONDI(expression ; nb dcimales) SI(condition ; valeur si vraie ; valeur si fausse) Toutes les fonctions ont besoin, pour travailler, d'tre "alimentes" en informations lmentaires. Par exemple, si on veut un ARRONDI, il faut dire QUOI arrondir et COMMENT arrondir ( combien de dcimales). Ces informations lmentaires s'appellent des ARGUMENTS. Gnralement, on spare les arguments avec des POINTS-VIRGULES ; Dans les versions anglaises, le sparateur d'arguments est plutt la VIRGULE , Nota : le SENS des points-virgules change donc selon la fonction : Par exemple, dans une fonction SI, le premier point-virgule dit "alors", et le deuxime dit "Sinon"... Ce sens n'a rien voir avec le sens des points-virgules dans la fonction Arrondi. Une occurrence est un exemplaire dans un tout. Une occurrence est une apparition d'un lment dans un ensemble. Par exemple, une occurrence de client, c'est un client dans la table des clients.
Dfinitions
Divers
Expliquer le concept d'intgrit rfrentielle
39, 43 s.
Expliquer les concepts de clef primaire, de dpendance fonctionnelle et de clef externe (cl trangre)
Dfinitions
5, 11, 41, 43, 45, 49
Divers
Dfinitions
Dfinir le mot "argument" dans les fonctions
71, 76, 79, 109, 113
Divers
108
Dfinitions
Divers
Dfinir le mot "occurrence"
9 / 131
Prcieu
JE SAIS

Un algorithme est une suite d'actions, organise dans un ordre logique pour atteindre un rsultat prvu l'avance. C'est le plan, le squelette, la structure d'un programme pour ordinateur. On rdige d'abord les grandes lignes dans l'algorithme et on dtaille ensuite les instructions dans le programme. De la mme faon, dans une formule complexe, on peut rdiger d'abord un algorithme, sous forme d'organigramme pour bnficier de la lisibilit des images.
Dfinitions
Divers
Dfinir le mot "algorithme"
47
Dfinir le mot "doublons"
Les doublons sont des informations en double, c'est--dire prsentes plusieurs fois dans la mme srie. Les doublons sont la hantise des informaticiens, car ils gnent beaucoup la programmation de traitements automatiques : en effet, alors qu'un cerveau humain est souvent capable de distinguer le bon exemplaire parmi les doublons, celui qui doit tre trait, l'ordinateur, lui, a beaucoup plus de difficult... Par exemple, si le nom DUGRUMEAU apparat six fois dans le fichier CLIENTS, il est essentiel de savoir si ce sont six clients diffrents portant tous le mme nom (des homonymes), ou bien si le mme client DUGRUMEAU (unique) apparat plusieurs fois (doublons), ce qui introduit le doute sur la fiabilit des informations qu'il contient : est-ce ce "client" qui contient la bonne adresse postale, ou son voisin ? Pour viter les doublons, par exemple, on organise les informations en tables spares dans lesquelles une rubrique sert d'identifiant (champ "garanti sans doublon").
Dfinitions
69
11, 25, 27, 79, 115
Divers Divers
Dfinitions
Dfinir le mot "focus"
Curseur. Quand un objet reoit le focus, il devient actif, c'est sur lui que sont braqus les projecteurs Concept proche de Slection .
9, 13, 15, 21
Dfinir les mots "bug" et "dbogueur"
Bug : (prononcer Beugue, crire bogue) erreur de programmation qui conduit lordinateur 39, 41, un comportement inattendu. La lgende raconte qu'un des pionniers de l'informatique, aprs avoir galr pendant des 31, 63, 53, 57, 63, 69, jours pour chercher la cause d'une panne, a fini par trouver un insecte coll sur une lampe 73, 77, 79, 93, 93, 113 et qui l'avait fait griller... "Bug" signifie "insecte" en anglais, mais aussi "ennui", 113, "ppin", "tuile"... d'o le jeu de mot... 114 Dbogueur : logiciel qui aide localiser les bugs (pannes). Le microprocesseur (CPU, Central processor unit ) est lorgane central qui pilote tous les autres organes. Mais sans programme excuter, le microprocesseur nest bon RIEN Le premier programme que le CPU excute au dmarrage se trouve dans une petite mmoire morte (appele "morte" parce que sa mise jour est rare et difficile), et sappelle le BIOS (Basic input output system ) : ce programme dinitialisation de la machine se trouve dans une des puces de la carte mre et donne les instructions au CPU pour quil vrifie dabord que tout est en place : il compte sa mmoire vive installe, il vrifie quil a un lecteur de disquette, un ou plusieurs disques durs, des lecteurs de CD Il vrifie la prsence de cartes additionnelles, dun clavier, dune souris, dun cran et quand toutes ces vrifications sont termines, le BIOS passe le relais au systme dexploitation (Windows , par exemple) qui doit se trouver sur le disque dur principal (C:\ souvent). Windows est alors recopi du disque dur vers la mmoire vive (RAM) pour y tre ensuite excut, par le CPU et les organes priphriques Le patron du microprocesseur est donc dsormais le systme dexploitation. Le contour est la bordure (l'encadrement) qui fait le tour du groupe, alors que le quadrillage est l'ensemble des traits dessins au sein du groupe, entre les cellules ou entre les paragraphes.
85
Dfinitions
Divers
Dfinitions
Divers
Expliquer la squence de dmarrage d'un ordinateur (explications)
Expliquer la diffrence terminologique entre CONTOUR et QUADRILLAGE (dans un groupe de cellules ou de paragraphes)
Dfinitions
Divers
Reprer les poignes des objets
Chaque objet positionnable est entour de huit poignes (3 en haut, 3 en bas et 2 sur les cts) : chaque poigne est un carr, blanc ou noir, sur lequel le pointeur de la souris change de forme pour montrer qu'on peut glisser dessus ( glisser , c'est cliquer et dplacer la souris en la gardant clique). Sous Word, les poignes noires montrent que l'objet a le statut de texte et se comporte comme une lettre ou un chiffre, sans tre librement positionnable sur la page. Au contraire, les poignes blanches indiquent un objet librement positionnable, quitte masquer du 5, 6, 7, 19, 31, texte, le cas chant. Pour rendre les poignes noires blanches (pour rendre l'objet 15, 37, 55, 59, librement positionnable), il faut changer l'habillage (clic droit, Format, onglet Habillage...) 49, 51, 101 91 et dire Aucun habillage ou Devant ou Derrire le texte (selon la version de Word). Sous Access, pas de poignes blanches, tous les contrles sont librement positionnables. Mais il faut savoir distinguer les poignes normales, de la grosse poigne place dans le coin haut gauche des contrles. Cette grosse poigne permet de dplacer le contrle SANS SON CONTRLE ASSOCI : on peut ainsi dplacer une Zone de texte sans dplacer son tiquette ou une tiquette sans sa Zone de texte...
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Divers
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Prcieu
JE SAIS

Modle de Rseau Pdagogique pour l'Enseignement Tertiaire Ce programme libre et gratuit a t cre par des professeurs (de Grenoble), pour des professeurs, pour faciliter l'administration des rseaux dans les tablissements scolaires. Ce programme MRPET utilise astucieusement des fonctionnalits de Windows qui permettent chaque utilisateur de conserver, quel que soit le poste sur lequel il travaille, ses rglages, ses prfrences, ses raccourcis, ses mails, ses adresses, ses favoris, ses macros, ses styles, etc. On dit qu'il a un "profil itinrant" (ou "profil errant") et qu'il retrouve sur chaque poste son "environnement personnel". Le compte d'utilisateur de chacun, protg par un mot de passe, donne accs un espace disque rserv et confidentiel. Les lignes sont des ranges de cellules horizontales. Les colonnes sont des ranges de cellules verticales. Quand on met en page, quand on dispose des textes sur une feuille, il faut faire plus attention la longueur des lignes qu' la taille des caractres. L'il humain a du mal lire les lignes trop longues, (longueur exprime en nombre de caractres). Si on raccourcit les lignes, en disposant le texte sur plusieurs colonnes ou dans un cadre de petite taille, on peut choisir de toutes petites tailles de police (5 ou 6). muler, c'est programmer un comportement " la manire de" pour que l'ordinateur se comporte comme un autre matriel. Par exemple, un PC peut muler (imiter) un Minitel : un programme qui mule un PC en Minitel permet d'afficher exactement les mmes fentres qu'un Minitel et de ragir comme lui. Autre exemple : un Mac (Apple) peut muler un PC (on voit rarement l'inverse) pour permettre d'excuter sur Mac un des programmes du monde PC (par principe incompatibles avec les Mac). Autre exemple : les gros ordinateurs, comme l'AS 400 d'IBM, sont consults par des consoles (clavier cran) esclaves, sans autonomie, qu'on appelle des terminaux. Pour ne pas multiplier les crans sur les bureaux des employs et ne pas leur imposer deux crans et deux claviers (un terminal et un PC), on a invent des programmes qui mulent un terminal AS 400 sur un PC, ce qui permet de tout faire sur le mme poste (PC) : bureautique et accs au gros systme.
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Divers
Expliquer l'expression "MRPET"
Divers
Dfinitions
Expliquer ce que sont les lignes et les colonnes
Divers
Dfinitions
Choisir la taille des caractres dans un texte
Divers
Dfinitions
Expliquer ce qu'est une mulation pour un ordinateur
Word permet d"habiller" une image avec le texte environnant : le texte va pouser les formes de l'image, en "s'coulant autour d'elle"... Le texte environnant peut tre coll l'image de tous cts (habillage "rapproch"), ou bien tenu distance avec interdiction pour le texte de se trouver sur les cts de l'image (habillage "haut et bas", c'est le rglage par dfaut avec Word 97 ). partir du moment o on a demand cet habillage, tout dplacement de l'image peut alors entraner des dplacements de texte, parfois brutaux et surprenants... Quand on a une seule image isole dans une page, on matrise assez bien l'habillage et les dplacements automatiques des textes qui en dcoulent. L'habillage automatique est Expliquer ce qu'est l'habillage d'une image par alors assez pratique. du texte Mais quand plusieurs images ou objets dessins coexistent sur la mme page, l'habillage automatique devient vraiment pnible, et il vaut mieux le dsactiver : ce rglage passe par Format, mais change un peu selon la version de Word : Habillage "Au travers" ou "Aucun" sous Word 97, Habillage "Devant le texte" ou "Derrire le texte" sous Word 2000, 2002-XP et 2003. Quand on a dsactiv lhabillage, il faut crer soi-mme des rserves (espaces blancs dans le texte) (voir le mot Rserve), avec des retraits (Format Paragraphe) et des paragraphes vides (signes insrs avec la touche Entre).
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Prcieu
JE SAIS

En traitement de texte, sous Word par exemple, les caractres se suivent, depuis le dbut du document jusqu' la fin, regroups en paragraphes, mais toujours en squence ( la suite les uns des autres). Dans ce contexte, le positionnement des images pose un problme : il faut leur rserver une place, et s'organiser pour que le texte "habille" les images, en les enveloppant, de plus ou moins loin. Prvoir une rserve, c'est insrer manuellement des saut de paragraphes vides (plusieurs fois la touche Entre), ou garder des cellules vides dans un tableau, ou prvoir un fort retrait (gauche ou droit) sur un ou plusieurs paragraphes, de faon garder blanche une partie de la feuille qui permettra ensuite de placer une image, soit l'cran, soit physiquement avec de la colle sur le papier, aprs l'impression. Sous les versions modernes de Word (97 et ultrieures), les possibilit d'habillage automatique des images sont assez puissantes pour se dispenser de prparer une rserve. Mais de temps en temps, assez souvent quand mme, l'habillage a des comportements tellement pnibles (tout le document est perturb, abm, dsarticul, au gr des positionnements de l'image), qu'on peut en revenir des mthodes plus traditionnelles : une bonne rserve cre la main et une image sans aucun habillage... La faon de "dshabiller" l'image change un peu selon la version de Word : Habillage "Au travers" ou "Aucun" sous Word 97. Habillage "Devant le texte" ou "Derrire le texte" sous Word 2000 et 2002-XP.
Dfinitions
Divers
Expliquer le sens et l'intrt d'une "rserve"
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Grer mon POSTE DE TRAVAIL
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Appeler les commandes transversales (disponibles partout dans Windows)

CTRL+C, CTRL+V, CTRL+X ou CTRL+INS, MAJ+INS, MAJ+SUPPR L'avantage important des 3 derniers raccourcis est qu'ils sont " main droite", tout proches de la zone magique des touches de dplacements avec le "turbo" CTRL et MAJ pour tendre la slection Cette zone du clavier rend incroyablement rapide quand on l'apprivoise ! Et c'est bien d'y trouver les manips relatives au presse-papiers ! Il n'y a qu'une petite difficult : comment mmoriser "qui fait quoi" ? Voici un bon moyen mnmonique : On copie toujours avant de coller. Copier est toujours la manip 1, et Coller est toujours la manip 2. Et bien les touches se prsentent dans le mme ordre, l'ordre d'utilisation : CTRL est la plus proche pour faire la premire manip CTRL + INS = Copier, et MAJ est la plus loin pour faire la deuxime manip : MAJ + INS = Coller.
Tansversales
Utiliser le presse-papiers (copier/coller/couper) toute occasion (clavier)
25, 29, 111
33, 48, 69, 75, 114
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Tansversales
Utiliser le presse-papiers (copier/coller/couper) Clic droit Copier, Coller, Couper toute occasion (souris)
25, 29, 111
33, 48, 69, 75, 114
Poste
Il est important de ne pas tout faire avec la souris : on peut multiplier sa productivit par 10 en lchant sa souris au profit du clavier ! Le pav d'dition et de dplacement, plac entre le pav alphabtique et le pav numrique, est une pure merveille d'ergonomie pour la main droite ! Voici quelques fonctionnalits rsumes qui donnent une ide de la richesse de cette zone du clavier : CTRL = TURBO MAJ = TENDRE LA SLECTION et fin = dbut et fin de ligne 7, 9, 19, 11, 21, Utiliser astucieusement le pav d'dition et de CTRL + et fin = dbut et fin de document ! 23, 25, 29, 31, dplacement (clavier) 29, 77 77 tendre jusqu'au dbut ou fin de ... avec MAJ en plus ! PgUp et PgDn = dplacement d'cran en cran (avec MAJ : tendre en plus). Ctrl + flche gauche et Ctrl + flche droite = mot suivant ! (avec MAJ : tendre) Maj + Entre = saut de ligne (dans le mme paragraphe ) en traitement de texte. Ctrl + Ins = Copie de la slection au presse-papiers Maj + Ins = Collage du presse-papiers CTRL + toile (CTRL + *) = visibilit des caractres spciaux sous Word. ALT + flche bas pour drouler ou remballer une liste droulante, puis flches et Entre.
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Prcieu
JE SAIS
Slectionner un groupe d'objets
Il y a, sous Windows , deux ou trois trucs universels pour slectionner. Il est conseill de les apprendre vite, une fois pour toutes : clic sur le premier, puis MAJ + clic sur le dernier clic sur le premier, puis CTRL + clic sur chacun des lments du groupe glissade au LASSO autour des objets slectionner... Glisser, c'est dplacer la souris en gardant un bouton enfonc. 7, 9, 11, Essayez ces trois techniques : 17, 29, * sur les icnes du Bureau, 35, 37, * ou sur des fichiers dans l'Explorateur, 61, 63, * ou sur des objets dessins sous Word, 77, 85, * ou sur des contrles de formulaire sous Access, 103, * ou sur des cellules d'Excel... 111, Remarque : avec certains logiciels (comme Access ), il suffit de toucher un objet avec le 113, lasso pour le slectionner, alors qu'avec d'autres programmes (comme Word ), il faut englober compltement l'objet pour l'ajouter la slection. Par ailleurs, la touche de slection disjointe change suivant le programme : C'est CTRL sous l'Explorateur et Excel , mais c'est MAJ sous Word, Access et en gnral avec les objets dessins... F1 ou MAJ+F1 pour ensuite dsigner un objet lcran. Astuce pour avoir de l'aide sur une fonction, il faut taper le nom de la fonction suivi de deux parenthses ! Sans les parenthses, le trombone ne trouve rien, cet abruti Par exemple : taper F1, puis sous-total() Entre Menu ?
19, 21, 29, 31, 51, 59, 63, 97, 101, 105
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Tansversales
Poste
Appeler laide en ligne (clavier)
Tansversales Tansversales
Poste
Appeler laide en ligne (menu)
Poste
Renommer (clavier)
F2
Slectionner un mot avec la souris
Double clic sur le mot. Quel que soit le logiciel, sur la plante Terre, sous Windows en tout cas, un double clic sur le mot slectionne le mot, ce qui est infiniment plus rapide que de glisser prcisment du dbut du mot jusqu' la fin du mot ! Nota : pour slectionner plusieurs mots entiers, il faut double cliquer sur le premier mot, mais laisser enfonc le deuxime clic et ensuite glisser sur les mots suivants. Cette petite merveille d'astuce trouve des applications partout : dans les "mots" composant les noms de fichier, ou les formules de calculs... Son indispensable complment est l'quivalent clavier : CTRL+MAJ+FLCHES. CTRL+FLCHE jusquau dbut, puis CTRL+MAJ+FLCHE. Clic droit Renommer ou bien Deuxime clic (lent) sur le nom. CTRL+F (comme Find = trouver en anglais). CTRL + S Prcieux raccourci pour Fichier, Enregistrer : S comme Sauvegarde. Il faut donner un NOM au document trs tt, puis utiliser souvent CTRL + S : Au tout dbut, un document sappelle Document1 (ou Classeur1 ou Prsentation1, etc.), mais cest un nom temporaire, jusqu ce que vous lui ayez donn un vrai nom, et l'application (Word, Excel...) le sait bien : cest pourquoi, si vous utilisez CTRL + S au tout dbut , Word ou Excel lancera la commande Fichier, Enregistrer sous pour vous demander, au moins la premire fois, le vrai nom du document. Ensuite, CTRL + S enregistrera sans formalit supplmentaire. Donc, LE raccourci universel pour enregistrer sur disque, au tout dbut et aussi plus tard, tout au long du travail, est CTRL + S. CTRL+F4 ou CTRL+W
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57
Tansversales Tansversales Tansversales
Poste
Slectionner un mot avec le clavier
Poste
Renommer (souris)
Poste
Rechercher (clavier)
Tansversales
Poste
Enregistrer avec le clavier
9, 37
15, 25, 111
Tansversales
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Fermer un document avec le clavier
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Prcieu
JE SAIS
Quitter lapplication avec le clavier

ALT+F4 ALT puis lettre souligne dans le mot voulu du menu (lettre d'appel rapide), puis lettres successives ventuelles, sans ALT. Cette technique n'est conseille que pour les commandes trs frquentes : F ichier Mise en p age, Forma t Pa r agraphe, O utils O ptions, D onnes V alidation, I nsertion N om D finir, par exemple, mais pour ces commandes l, la technique clavier est 10 ou 20 fois plus rapide que la souris ! Complments indispensables : TAB pour avancer de champ en champ, MAJ TAB pour reculer, FLCHES pour choisir, ENTRE pour valider et CHAP pour annuler. ALT + lettre souligne Cette technique clavier donne le mme rsultat qu'un clic souris, mais va souvent beaucoup plus vite... Mode d'emploi : appuyez sur Alt, et pendant que Alt est tranquillement appuye, tapez une petit coup bref sur la touche associe. Toutes les commandes des menus, tous les champs de botes de dialogue, et presque tous les boutons... ont une lettre souligne qui permet de les utiliser avec la touche ALT (et donc sans souris). Par exemple, sous Word ou Excel, pour lancer la trs frquente commande O utils, O ptions, il suffit de taper ALT + O, puis O... Autre exemple : sous Excel , pour supprimer une srie de noms de cellules, il faut lancer I nsertion, N om, D finir (ALT + I, N, D), puis cliquer sur le premier nom avec la souris (main droite) et "cliquer" avec le clavier (main gauche) sur le bouton S upprimer : ALT + S... on peut ainsi enchaner trs rapidement les gestes : clic sur le nom, ALT+S, clic, ALT+S, clic, ALT+S, clic, ALT+S, etc. Considrez donc les lettres soulignes (un peu partout sous Windows) comme des lettres acclratrices, comme des raccourcis clavier.
Tansversales
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Appeler un menu avec le clavier
5, 9, 11, 23, 31, 55, 85, 93, 109
Tansversales
Poste
"Cliquer" sur un bouton avec le clavier ou choisir un champ avec le clavier (dans un bote de dialogue)
5, 9, 11, 23, 31, 77, 79, 55, 85, 81 93, 109
Tansversales
Poste
Dans de trs nombreuses applications (Word, Excel, Photo Editor , etc.), la commande F ichier rappelle la liste des documents rcemment utiliss. Au minimum, on se sert de cette liste avec la souris Mais c'est beaucoup plus performant et agrable avec le clavier ! En utilisant avec ALT les lettres soulignes, on rappelle le dernier document avec ALT + F, 1... On rappelle l'avant-dernier avec ALT + F, 2... Il n'y a rien de plus rapide... Nota "conflit de raccourcis" : sous Excel, si vous ajoutez le prcieux outil Protger la Utiliser la liste des derniers fichiers utiliss f euille une barre d'outils, sa lettre souligne est F comme la commande F ichier ... pour ouvrir rapidement un document (clavier) Le raccourci ALT + F ne peut alors plus lancer Fichier ... Si cela vous prive, il faut modifier l'outil Protger la f euille, pour qu'il ne soit plus affich en texte mais seulement avec son image de bouton, ou pour que sa lettre d'appel rapide ne soit plus le F : Affichage, Barre d'outils, Personnaliser... Clic droit sur l'outil, choisir Par dfaut ou changer la place de l'esperluette & dans son nom... La longueur de la liste des documents mmoriss par la commande Fichier se rgle dans Outils, Options onglet Gnral. Une fois la commande Options valide, la liste de Fichier ne comporte encore que 4 noms (le rglage prcdent), mais elle sallongera toute seule loccasion de vos prochains travaux. Quand on se sert souvent du clavier pour appeler les commandes, on se soucie de l'ergonomie des touches d'appel (lettres soulignes). Dans la plupart des applications d'Office , l'utilisateur peut personnaliser ses menus, en supprimant des commandes, en en rajoutant, et en adaptant les lettres soulignes ses besoins personnels : Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, clic gauche sur la commande principale dans la barre de menu (le menu se dveloppe alors), clic droit sur la sous-commande modifier... puis, dans le champ Nom du menu contextuel, dplacer le signe & (esperluette) devant une autre lettre (sans crer de conflit avec les lettres des autres sous-commandes, bien sr !). TAB , Maj+TAB
Tansversales
Poste
93
Tansversales
Poste
Changer la lettre souligne dans une commande de menu (procdure)
77, 81
Tansversales
Poste
Passer au champ suivant/prcdent (botes de dialogue) (clavier)
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Prcieu
JE SAIS

ENTRE (Enter, Valid, )
Valider les botes de dialogue avec le clavier
Nota : quand la bote n'affiche qu'un message, il y a souvent un bouton par dfaut (cercl d'un fin pointill) : on peut cliquer le bouton par dfaut avec le clavier en tapant la barre d'espace. 5, 9, 75, 85 Par exemple, quand on vous demande "Voulez-vous enregistrer votre travail ? " et que le bouton Oui est prslectionn, tapez simplement un espace pour valider. Comme dans toutes les botes de dialogue, la lettre acclratrice (souligne dans le texte des boutons) permet galement de cliquer les boutons sans souris. Dans l'exemple prcdent, il suffit de taper N pour cliquer le bouton Non. CHAP (Esc)
Tansversales
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15
Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales
Poste
Annuler les botes de dialogue avec le clavier
Poste
Changer donglet dans les botes de dialogue avec le clavier
Ctrl+TAB
Poste
C C
Dplacer le pointeur au clavier : Dbut / fin de CTRL+ORIGINE (Home, Dbut, ) / CTRL+FIN document (clavier) Dplacer le pointeur au clavier : Page suivante / prcdente (clavier) Dplacer le pointeur au clavier : Ligne suivante / prcdente (clavier)
Poste
PGDN (PageSuiv) / PGUP (PagePrc)
Poste
FLCHE BAS / FLCHE HAUT
Poste
C C
Dplacer le pointeur au clavier : Dbut de ligne / fin de ligne (clavier)
ORIGINE (Home, Dbut, )
FIN
Dplacer le pointeur au clavier : Dplacement CTRL+FLCHE DROITE / CTRL+FLCHE GAUCHE de mot en mot (clavier) Dplacer le pointeur au clavier : Caractre suivant / prcdent (clavier) Changer dimprimante avant dimprimer (menu)
19, 31, 7, 29, 97, 101, 77, 113 105
Poste
Poste
FLCHE DROITE / FLCHE GAUCHE Fichier, Imprimer demander la liste des imprimantes en cliquant sur la flche droite du nom de limprimante.
Poste
Poste
Nimprimer que la slection / que certaines Fichier, Imprimer Page en cours ou pages : utiliser le signe deux-points : ou tiret pour dire jusqu, et le signe point-virgule pour dire et. pages (menu) Il faut parfaitement connatre ces deux touches : Quand aucun caractre nest slectionn, (quand le curseur clignote lentement entre deux caractres), SUPPR (Del) efface vers la droite (un caractre la fois), alors que CORRECTION ARRIRE efface vers la gauche (un car. la fois), Mais quand des caractres sont slectionns (caractres "en noir"), SUPPR et CORRECTION ARRIRE (BackSpace) effacent toutes les deux de la mme manire : elles suppriment toute la slection ! Remarque : quelquefois, tout ce qu'on tape supprime le texte qui existe dj... On efface tout au fur et mesure qu'on tape !!! C'est le mode REFRAPPE... On entre et sort de la refrappe avec la touche INS. Le seul signe visible du mode en cours est le pointeur qui est entre deux caractres quand on est en Insertion, alors qu'il recouvre un caractre quand on est en Refrappe. Par rapport aux deux touches tudies plus haut, le mode refrappe une troisime faon de supprimer, quelquefois trs commode car elle dispense de la suppression pralable la saisie... CTRL + Z / CTRL + Y
5, 7, 23, 15, 31, 33, 79, 101, 109, 103, 111 111
Tansversales
Poste
Utiliser bon escient les deux touches de suppression (clavier)
Tansversales
Poste
Annuler / Refaire la dernire commande avec le clavier (clavier)
Nota : CTRL Y est parfois quivalente F4 (rpter la dernire commande).
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Prcieu
JE SAIS
Reslectionner un bloc dselectionn par mgarde

Si la slection a t perdue, par un dplacement ou un clic intempestif, voici un trs bon truc pour reslectionner un bloc dselectionn par mgarde : tapez CTRL + Z puis, immdiatement aprs, Ctrl + Y : CTRL + Z annule la dernire commande, et Ctrl + Y reproduit instantanment la commande, (donc le CTRL + Z na aucun effet ngatif, il est gomm), mais Ctrl + Y a rtabli la slection pralable !!! Slection du dbut de la slection, puis MAJ+dplacement vers la fin de la slection !
Tansversales
Poste
111
Poste
Effectuer une slection jointive avec Maj (extension) (clavier) Effectuer une slection jointive avec Maj (extension) (clavier et souris)
Poste
Clic devant le premier caractre de la slection, puis MAJ+clic derrire le dernier caractre de la slection ! Premire slection, puis CTRL + deuxime slection, etc. Nota : sous Access, la touche de slection disjointe des contrles est MAJ. Plus gnralement, la slection disjointe d'objets dessins fait galement exception : MAJ.
19, 21, 29, 31, 51, 59, 63, 97, 101, 105
Tansversales
Effectuer une slection disjointe avec Ctrl (tous logiciels sauf exception) (extension) (souris)
11, 17, 35, 37, 61, 63
Poste Poste
Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales
Dplacer une fentre (souris)
Glisser sur la barre de titre de la fentre.
Poste
Dimensionner une fentre (souris)
Glisser sur un bord ou un coin de la fentre. Clic sur les outils Rduire et Agrandir. Penser utiliser Windows + D pour tout rduire, puis tout restaurer, d'un coup. Un clic sur licne de la fentre ouverte, dans la Barre des tches.
Poste
Rduire / Agrandir une fentre (souris et coin de la fentre) Rduire / Agrandir une fentre (souris et Barre des tches)
Poste
Poste
C C
Agrandir/Restaurer une fentre (souris et Barre de titre)
Double clic sur la Barre de titre de la fentre.
Poste
Rduire / Agrandir toutes les fentres (clavier) Touche Windows + D
Poste
Fermer une fentre (pointeur de la souris Clic sur la croix en haut droite. actuellement plutt plac droite de la fentre)
Fermer une fentre (pointeur de la souris actuellement plutt plac gauche de la fentre) Fermer une fentre (clavier)
Poste
Double clic sur la case de contrle en haut gauche.
Poste
CTRL+F4 (CTRL+W) ou ALT+F4 selon que la fentre soit une fentre de document ou une fentre de programme. CTRL+F6
71, 83
Poste
Zapper entre deux fentres de document (clavier) Zapper entre deux fentres de document (menu)
CTRL + TAB parfois, sous Excel par exemple pour changer de classeur. Menu Fe n tre, puis n de la fentre Par exemple, on peut simplement taper ALT N, 4 (pas besoin de souris)
Poste
Poste
Zapper dune fentre dapplication ouverte lautre (clavier) Zapper dune fentre dapplication ouverte lautre (souris) Taper un caractre en 3me position sur une touche du clavier (clavier)
ALT+TAB
Poste
Clic sur licne correspondant la fentre ouverte, sur la Barre des tches.
Poste
ALTGR + touche (quivalent = CTRL+ALT+touche).
Poste
Saisir le signe (euro) (clavier)
ALTGR + E
ou
ALT + 0128 (sur le clavier numrique).
Poste
Actualiser (rafrachir) lcran actuellement affich (clavier)
F5
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Prcieu
JE SAIS
Appeler un menu contextuel (souris)

Clic droit sur llment rgler.
Poste
Poste
Appeler un menu contextuel (clavier) pour les MAJ + F10 ou touche Menu contextuel, entre la touche Windows et la CTRL. portables Sur tous les micros, quel que soit le logiciel, il y a trois possibilits connatre absolument : - Glissade sur lascenseur lui-mme = dplacement le plus rapide, mais aussi le moins prcis. Il faut commencer par cela pour sapprocher vite, en gros, de lobjectif. Glisser, c'est dplacer la souris en gardant le bouton appuy. - Clics sur les zones gris clair de part et dautre de lascenseur = dplacement grand pas, cran aprs cran : rapide et prcis la fois - Clics sur les flches extrmes = dplacements lents (ligne ligne, colonne colonne) mais trs prcis. Bien garder ces petits mouvements prcis pour la fin du dplacement : ne surtout pas faire de grands trajets petits pas ! Dune faon gnrale, dans toutes les fentres de Windows, la cage de lascenseur reprsente la longueur totale du document en cours. La taille du rectangle gris de lascenseur reprsente la proportion que reprsente la fentre en cours dans le document entier : si lascenseur est tout petit, cest que le document est trs long, et inversement. La position de lascenseur, elle, reprsente la position de la fentre dans le document entier : au dbut, au milieu, la fin
Utiliser efficacement les ascenseurs (barres de dfilement) (diffrentes zones cliquer ou glisser) (jutilise la roulette si jen ai) (souris)
Tansversales
Poste
101, 109
Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales Tansversales
Poste
Redmarrer normalement le micro ou Arrter Dmarrer, Arrter, Redmarrer ou Arrter (menu) Booter chaud en cas de plantage CTRL + ALT + SUPPR (clavier) (ou CTRL + ALT + DEL) Reset physique quand plus rien ne rpond (procdure) teindre de force quand rien ne fonctionne (procdure)
Poste
Poste
Bouton Reset , cach ct du bouton de mise en marche.
Poste
Garder longtemps appuy le bouton de mise en marche.
Poste
Slectionner tout (clavier)
CTRL+A
17, 73, 99, 109
59
Poste
Abandonner une glissade (en cours dopration) (clavier) Passer limprimante du mode Brouillon au mode Normal ou Soign (menu)
Touche CHAP (Esc) pendant la glissade !
Poste
Fichier, Imprimer, bouton Proprits , puis changer loption (variable suivant les pilotes).
Poste
Gnraliser le mode Brouillon l'impression Dmarrer, Paramtres, Imprimantes Clic droit Proprits sur limprimante, changer (par dfaut) (menu) loption (variable suivant les pilotes). Intervenir sur la file dimpression : supprimer un document / purger la file toute entire (menu) Dmarrer, Paramtres, Imprimantes Double clic sur limprimante, on peut supprimer une ligne avec SUPPR, ou lancer Imprimante, Purger les documents dimpression
Poste
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Prcieu
JE SAIS

Quel que soit le logiciel proposant des puces (Word, Outlook, PowerPoint...) , on peut sauter une ligne la fin d'un paragraphe puce (ou numro), sans crer une nouvelle puce : il faut insrer un saut de ligne. En gnral, presque partout, c'est MAJ + ENTRE qu'il faut taper ( la fin du paragraphe sparer du suivant). Sous Word, si le paragraphe est justifi droite, un saut de ligne peut carteler les mots de la ligne, ce qui est trs laid !... Pour viter cela, taper TAB (ou CTRL+TAB) avant le saut de ligne (une ligne portant tabulation n'est jamais justifie sous Word) . Excel et Access , eux, ne proposent pas directement de format puces, mais on peut se fabriquer soi-mme " la main" ses propres puces, si on sait passer la ligne : Sous Excel, dans une cellule, c'est avec ALT + ENTRE. Sous Access, dans un champ ou un contrle, c'est avec CTRL + ENTRE. Rappel : code de la puce manuelle = ALT + 0149 (sur le pav numrique) Dans tous les logiciels, il est important de bien savoir distinguer les fins de paragraphe : touche ENTRE des fins de ligne : touche MAJ+ENTRE.
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Espacer les lignes d'une liste puces ou d'une liste numrote (arer les paragraphes)
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Dire dans quel sous-dossier prcis est enregistr le document actuellement ouvert Fichier, Proprits, onglet Gnral. (sous Word, Excel, Access, PowerPoint, etc. )
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Sous Word, il y a plusieurs outils pour faciliter la saisie des caractres non disponibles au clavier : On peut d'abord utiliser la commande Insertion, Caractres spciaux... On peut aussi rgler Outils, Options , onglet dition pour que les majuscules soient "accentuables"... et ensuite convertir des minuscules (accentues) en majuscules accentues avec MAJ + F3 ou CTRL + MAJ + K...
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Utiliser mon clavier pour saisir des caractres il faut savoir spciaux : majuscules accentues, signe Euro, etc. : 0192 : 0202 : 0206 : 0133 : 0171 : 0128
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Mais ailleurs (Excel, Access, Outlook, logiciels de gestion ...), taper ALT + code du caractre (sur le pav numrique) :
: : : : : : 0194 : 0199 : 0200 0203 : 0140 : 0156 0207 : 0212 : 0217 0179 : 0247 : 0177 0187 : 0188 : 0189 0160 (espace inscable) : 0201 : 0182 : 0219 (puce) : 0149 : 0190
Et en police Symbol : :0185:0181:0163:0179:0187

Code manuel de la puce : ALT + 0149 (sur le pav numrique). Code manuel de l'espace inscable : ALT + 0160 (pour tre bien sr de la largeur d'un espace, mme si les lignes sont justifies droite). Fin de paragraphe = Entre. Fin de ligne = MAJ + Entre sous Word, Power Point, Outlook, ALT + Entre sous Excel, CTRL + Entre sous Access... Clic droit Personnaliser sur une barre d'outils, onglet Commandes, choisir une catgorie, puis glisser sur les outils voulus pour les disposer sur la barre voulue. Astuce : on n'y pense pas naturellement, mais on y a droit et a permet de gagner de la place : on peut glisser un outil droite du menu gnral, dans la zone grise, plus ou moins grande suivant la rsolution de votre cran.
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Fabriquer manuellement une liste puces, mme si le logiciel n'offre pas d'outil spcial (Excel, Outlook en texte brut)
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Personnaliser une barre d'outils (souris)
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Afficher les raccourcis clavier dans les infobulles des outils Dsactiver / ractiver les menus abrgs d'Office 2K et XP
Clic droit Personnaliser sur une barre doutils, onglet Options
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Clic droit Personnaliser sur une barre doutils, onglet Options
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Placer cte cte les barres d'outils d'Office Clic droit Personnaliser sur une barre doutils, onglet Options 2K et XP (et non pas sur une seule ligne)
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On a parfois affaire des champs de type Texte (non numrique) qu'il faudrait pourtant trier comme des nombres. L'exemple le plus courant est le nom des fichiers dans l'Explorateur. Ce nom est un texte, mais quand on veut forcer l'ordre d'affichage et quand on met des nombres en tte (1, 2, 3), l'Explorateur ne les trie pas du tout comme des nombres mais il les ordonne comme des textes : 1, 10, 11, 12, 2, 20, 22... Explication : l'ordre alpha donne un poids essentiel au caractre de gauche, quelle que soit la longueur du texte, alors que l'ordre numrique donne un sens la position des chiffres en partant de la droite ! C'est la mme chose avec un code article dont le type serait Texte mais qui contiendrait des chiffres (voir manuel sur Access, page 33). Lastuce pour imposer aux textes un ordre numrique est de donner des codes de longueur fixe. Lide consiste taper des zros devant les petits nombres. On saisira un seul zro si on est sr quon aura moins de 100 nombres saisir : 01, 02 99. On mettra deux zros si on sait quil y aura moins de 1 000 nombres : 001, 002 999. Etc. Ainsi, dans l'Explorateur, on ne mettra pas 1, 2, 3 en tte des fichiers classer, mais 01, 02, 03... Menu Options de dossiers de lExplorateur Windows , onglet Types de fichiers , choisir la ligne du Type Dossiers (et non pas dossiers de fichiers), bouton Modifier Avanc , Explore par dfaut (et non pas Open ). Nota : pour une utilisation ponctuelle de l'Explorateur, il suffit d'un clic droit, Explorer sur le raccourci ou sur le lecteur explorer.
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Respecter un ordre numrique avec un champ Texte
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Gnraliser lutilisation de lExplorateur (avec deux volets) pour les raccourcis vers des dossiers, des lecteurs, le Poste de travail (procdure)
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Utiliser mon Explorateur Windows

Me dplacer dans l'Explorateur : changer de volet (Clavier) TAB et MAJ + TAB
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Me dplacer dans l'Explorateur : slectionner Les quatre FLCHES ( dcouvrir absolument) vite un dossier (Clavier) On peut aussi taper (rapidement) des initiales. Montrer ou masquer les sous-dossiers (Clavier) FLCHE droite et gauche, + et - , CORRECTIONARRIRE Astuce pour montrer d'un coup TOUS LES SOUS-DOSSIERS du dossier slectionn : appuyer simplement sur le signe * (toile) du pav numrique ! et FLCHE GAUCHE pour tout remballer d'un geste... Slectionner le dossier parent (tape importante !) F ichier, N ouveau, D ossier Conseil : ALT F, Entre, Entre (saisie nom) Entre (Voir caractres autoriss et caractres interdits dans les noms de fichiers). CTRL + Glisser sur fichier ou dossier Nota : si on change de lecteur (de C vers A, par exemple), la fonction par dfaut de la glissade est la copie : pas besoin d'appuyer sur CTRL. CTRL + C, CTRL + V ou CTRL + Ins, MAJ + Ins MAJ + Glisser sur fichier ou dossier Nota : si on reste sur le mme lecteur (de C vers C, par exemple), la fonction par dfaut de la glissade est le dplacement : pas besoin d'appuyer sur MAJ. CTRL + X, CTRL + V
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Crer un nouveau dossier
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Copier des dossiers et fichiers (souris)
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Copier des dossiers et fichiers (Clavier)
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Dplacer des dossiers et fichiers (souris)
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Dplacer des dossiers et fichiers (clavier)
Slection du ou des dossiers / fichiers puis SUPPR (Del) Sur un disque dur local, les objets "supprims" sont en fait dplacs vers la Corbeille : on peut encore les restaurer, aprs-coup. Supprimer des dossiers et fichiers (Clavier) Mais attention ! Sur un disque rseau (E:\ par exemple), les objets sont dfinitivement supprims !!! Pas de Corbeille sur le serveur ! Supprimer dfinitivement des dossiers et fichiers (Clavier) Slection du ou des dossiers / fichiers puis MAJ+SUPPR ou Clic droit sur la Corbeille, Vider la Corbeille...
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Renommer des dossiers et fichiers (Souris) Clic droit Renommer
ou 2me clic lent sur le nom
Renommer des dossiers et fichiers (clavier)
Slection du fichier ou dossier, puis touche F2 nouveau nom ENTRE Raccourci universel, quel que soit le programme ! F2 sert aussi diter (corriger) le texte d'une cellule sous Excel.
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viter les caractres interdits dans les noms de fichiers et de dossiers Utiliser les caractres autoriss dans les noms de fichiers et de dossiers

* / : + ? \ < > " =
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espace . , ) ( { } - _ & ^ ' % ! $ @ ~ Remarque : pour utiliser un caractre absent du clavier, il faut taper ALT+code (voir Caractres spciaux ). Clics sur titre de la colonne (en Affichage Dtail) Trier la liste des fichiers sur date, nom, taille, ou bien, quand l'Affichage est autre que Dtails : extension (souris) Clic droit, Rorganiser les icnes... Sauvegarder mes donnes sur des disquettes Slectionner un fichier, ou un dossier, ou un groupe (avec MAJ ou avec CTRL ou avec le LASSO), puis Clic droit Envoyer vers Disquette. (souris) Sauvegarder mon environnement personnel sur disquette (procdure) Compresser (au format ZIP) puis copier le dossier E:\_param sur disquette Le nom de ce dossier (_param) n'est valable qu'en environnement MRPET. Il faut l'adapter votre cas si votre serveur est organis diffremment.
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Restaurer mes donnes sur un dossier prcis Slection des fichiers et/ou des dossiers sur disquette, et Ctrl+C du disque dur (clavier) puis slection du dossier de destination sur le disque dur, et Ctrl+V
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Localiser un fichier perdu, ou un dossier (chercher, trouver) (souris) Localiser un fichier perdu, ou un dossier (chercher, trouver) (clavier) Copier une disquette (sur une autre disquette) (souris) Formater une disquette / bootable ou pas / avec un nom de volume (souris)
Lancer l'Explorateur, Clic droit Rechercher sur un dossier ou un lecteur Lancer l'Explorateur. Slectionner le dossier parent ou le lecteur (lieu de la recherche), puis touche F3 ou CTRL + F (comme Find = trouver en anglais) Clic droit Copie de disquette sur A:\ Lancer l'Explorateur, puis Clic droit Formater sur A:
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Lire la place disponible sur un lecteur (souris) Clic droit Proprits sur le lecteur examiner. Lire la place disponible sur un lecteur (procdure) Afficher la Barre dtat (en bas) (menu) Organiser logiquement mes propres dossiers et sous-dossiers dans Mes documents et justifier cette organisation (arborescence des dossiers) (procdure) Lire lencombrement total dun dossier (en Mo, Go) (souris) Regarder la barre dtat, en bas de la fentre de l'Explorateur. Si la Barre d'tat n'est pas prsente en bas de la fentre, lancer Affichage, Barre d'tat... Affichage, Barre dtat.
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Soit un dossier par personne, soit un dossier par type de travaux, soit un dossier par priode (annes, mois)...
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Clic droit Proprits sur le dossier.
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Le raccourci universel pour lancer lExplorateur (clavier)
Touche Windows + E (la touche "Windows" est place entre Ctrl et Alt). E: est un lecteur logique qui reprsente mon espace disque personnel, sur le serveur central (sous MRPET). Les lecteurs logiques compltent les lecteurs physiques, qui sont, eux, prsents rellement sur le poste utilis. Le nom de ce lecteur (E:) n'est pas toujours le mme. Il faut l'adapter votre cas si votre poste est organis diffremment. Clic droit Rechercher sur dossier, (ou CTRL + F avec le clavier) utiliser ensuite l'toile * pour dire "toute chane de caractres" Exemples : *.DOC va rechercher tous les fichiers dont l'extension (suffixe) est DOC. bil*.xls va rechercher tous les fichiers dont le nom commence par bil et dont l'extension (suffixe) est XLS. *.tmp *.wbk (taper un simple espace entre les groupes recherchs) va rechercher tous les fichiers TMP et tous les fichiers WBK (brouillons de Word). Nota : on peut ensuite rapidement slectionner tous les fichiers trouvs (pour les supprimer ou les ouvrir, par exemple), en tapant CTRL + A (A comme All ). Une petite flche noire dans un petit carr blanc figure dans le coin de l'icne
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Expliquer ce quest E:\
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Retrouver rapidement tous les fichiers dont le nom comporte un mot ou dont lextension est x ou y
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Reconnatre l'icne d'un raccourci
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Pour compresser au format ZIP, il faut d'abord avoir install un logiciel de compression : WinZip est le standard, trs rapide et peu coteux. Power Archiver est un challenger, nettement plus lent, mais totalement gratuit et ayant exactement la mme interface (crans, icnes, menus, raccourcis...) que WinZip. Clic droit, Ajouter au ZIP sur le fichier ou le dossier ce qui cre une "archive" , c'est-dire un fichier compress capable de contenir plusieurs documents, compacts pour prendre moins de place Si l'archive reste elle-mme trop volumineuse pour tenir sur une disquette, il faut la convertir elle-mme en un autre fichier "point exe" (clic droit, Crer un autoExtractible (.EXE) , et choisir la mthode Multivolumes (chaque "volume" sera infrieur en taille une disquette)... Puis insrer les disquettes formates les unes aprs les autres quand le logiciel les demande... On peut spcifier qu'il faut mmoriser les noms des dossiers des fichiers de l'archive, ce qui permettra de reconstituer tout l'arbre des dossiers sur un autre poste au moment de la dcompression. On peut aussi mmoriser un lecteur (ou dossier) de dcompression "par dfaut" (c'est--dire "jusqu' nouvel ordre"), ce qui permet de dispenser l'oprateur de la saisie de ce nom...
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Compresser des dossiers et fichiers trop volumineux pour tenir sur une disquette (Procdure)
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Le plus simple est d'utiliser l'Explorateur et de simplement glisser le fichier normal vers le fichier zipp existant. Mais il y a un problme quand le fichier ajouter et l'archive zip existante ne se trouvent pas dans le mme dossier... L, il faut organiser son cran en deux fentres pour voir la fois l'Explorateur et l'archive Zip ouverte (dans WinZip, Power Archiver, ou autre logiciel de compression) : Ajouter un fichier une archive ZIP existante 1 - Lancer l'Explorateur. 2 - restaurer et rgler la taille de la fentre : un demi cran, positionn sur un bord, en haut (Procdure) par exemple, 3 - ouvrir l'archive ZIP (double clic dessus), 4 - - restaurer et rgler galement la taille de la fentre, mais plus petite que celle de l'Explorateur : un quart d'cran, et positionne en bas par exemple, 5 - revenir l'Explorateur : ALT + TAB ou clic sur une partie visible de sa fentre, 6 - naviguer pour voir le dossier ou le fichier ajouter l'archive, 7 - et glisser directement depuis la fentre de l'Explorateur jusqu' la fentre de l'archive ZIP... Ouvrir l'archive en double cliquant dessus (dans l'Explorateur), slectionner le ou les fichiers supprimer (avec MAJ ou CTRL), touche SUPPR pour les retirer de l'archive, fermer l'archive Clic droit, Extraire vers sur l'archive zip (dans l'Explorateur ).
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Supprimer un fichier d'une archive ZIP existante
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Dcompresser une archive ZIP entire vers un lecteur prcis (Procdure)
Travailler sur les documents d'une archive ZIP (Procdure)
Attention : il est tentant, partir de la fentre d'un logiciel de compression (WinZip, Power Archiver, ), de double cliquer sur un des documents compresss pour travailler rapidement dessus, sous Word ou Excel, par exemple C'est une ERREUR !!! Ni WinZip, ni Power Archiver ne conservent les modifications ainsi opres " travers eux", et quand on quitte Word ou Excel, ces logiciels ne signalent pas du tout que tout le travail va tre perdu !!! Pour travailler sur un document archiv (compress), il faut donc imprativement l'extraire d'abord sur un dossier, pour pouvoir travailler ensuite normalement sur un VRAI document, non compress... 1 - Lancer l'Explorateur et double cliquer sur l'archive zip pour l'ouvrir dans la fentre de WinZip (ou Power Archiver ou autre), 2 - Rgler l'cran pour voir l'Explorateur et le dossier cible en arrire-plan, et la fentre de l'archive zip en petite taille et au premier plan, 3 - Slectionner les fichiers dcompresser (avec MAJ ou CTRL), 4 - Glisser depuis la fentre de l'archive vers le dossier voulu (dans la fentre de l'Explorateur )... Lancer Internet Explorer et aller sur www.Google.com Rechercher Power Archiver Tlcharger le module d'installation partir d'un des sites proposs par Google... Installer ensuite le logiciel sur le poste
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Dcompresser une partie seulement (quelques fichiers choisis) d'une archive ZIP vers un lecteur prcis (Procdure)
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Tlcharger sur Internet et installer un logiciel gratuit de compression au format ZIP (comme Power Archiver)
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1 - Lancer l'Explorateur Windows, 2 - slectionner le fichier ou le dossier cible, 3 - CTRL + C (pour mettre la cible au presse-papiers), 4 - Clic droit Coller le raccourci... sur le Bureau (clic droit sur le fond d'cran)
Crer sur le Bureau un raccourci vers un fichier ou un raccourci Autre truc : Glisser droit du fichier (ou du dossier ) vers le Bureau, vers un dossier (pour y aller ensuite trs vite, puis aprs avoir relch, choisir Crer les raccourcis ici... Nota : Pour utiliser cette technique, il faut que l'Explorateur ne soit pas en plein cran d'un seul double clic) (sinon on ne voit pas le Bureau, et donc on ne peut pas glisser vers lui...) : donc, penser "Restaurer" la fentre de l'Explorateur (et rduire toutes les autres fentres ventuellement en plein cran derrire, Word ou Excel par exemple) avant de crer le raccourci sur le Bureau. 1 - Lancer l'Explorateur Windows, 2 - slectionner le fichier ou le dossier cible 3 - Simplement glisser le fichier ou le dossier vers le bouton Dmarrer (en bas gauche). C'est tout. Crer dans le Menu Dmarrer un raccourci vers un fichier ou un raccourci vers un dossier (pour y aller ensuite trs vite, d'un seul double clic) 4 - Pour viser un sous-dossier (un sous-menu) du Menu Dmarrer, il faut rester sans bouger avec le clic enfonc sur le dossier dvelopper : au bout de 2 secondes, Windows dveloppe les sous-parties ventuelles du point o l'on est immobile, pour qu'on puisse continuer la glissade vers les sous-dossiers, et ainsi de suite... Bien observer le pointeur de la souris qui devient une ligne noire horizontale indiquant le point d'insertion du raccourci si on relche maintenant... Nota : pendant une glissade, sous Windows, il est toujours possible d'annuler la glissade en pressant chap (Esc) avant d'avoir relch ! 1 - Lancer l'Explorateur Windows, 2 - slectionner le fichier ou le dossier cible 3 - CTRL + C (pour le mettre au presse-papiers), 4 - Slectionner un autre dossier (destination o doit tre plac le raccourci): soit en allant dans ce dossier avec l'Explorateur, soit directement dans une bote de dialogue Fichier, Ouvrir ou Fichier, Enregistrer sous ou une autre qui affiche une liste les dossiers... En effet, en plein dans une telle bote de dialogue, bien en place dans le bon dossier, Crer dans un dossier vous pouvez (avec le clic droit) crer un raccourci un raccourci vers un fichier ou un raccourci vers l'objet actuellement prsent dans le presse-papiers !... vers un dossier (pour y aller ensuite trs vite, (Vous pourriez d'ailleurs aussi supprimer ou renommer d'un seul double clic)
un fichier ou un dossier au cur d'une telle bote...)
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5 - Clic droit Coller le raccourci... Si vous ne voyez pas le rsultat immdiatement, un petit coup de touche F5 (rafrachir, actualiser) rgle le problme. Astuce : pour que ce raccourci soit toujours en tte de liste, et viter ainsi de fastidieux clics sur les ascenseurs, il suffit de renommer ce raccourci (touche F2 sur le raccourci) en tapant le chiffre 1 devant son nom... Autre truc : Glisser droit du fichier (ou du dossier ) vers la destination, puis aprs avoir relch, choisir Crer les raccourcis ici... Un raccourci (icne assortie d'une petite flche noire sur fond blanc) peut pointer vers un programme, un document ou un dossier. Crer un raccourci vers un programme permet d'offrir l'utilisateur novice ou press un moyen de lancer le programme sans avoir le chercher, et mme en ignorant compltement o se trouve vraiment le programme... Par exemple, en double cliquant sur un raccourci de l'application Excel, je lance Excel sans savoir o Excel se trouve en ralit sur le disque (et d'ailleurs a m'est gal...).
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Expliquer l'intrt des raccourcis souris (icnes, alias) vers des programmes
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Un raccourci (icne assortie d'une petite flche noire sur fond blanc) peut pointer vers un programme, un document ou un dossier. Crer un raccourci vers un document permet d'ouvrir ce document sans savoir o il se trouve vraiment. C'est trs utile pour les modles ! En effet, un modle est souvent le fruit d'un long travail de prparation et, en plus, ils est utilis par plusieurs personnes. Il ne doit donc en aucun cas tre dtruit. On protge donc les modles des maladresses en les cachant dans des dossiers trs reculs et en n'y accdant qu' l'aide de raccourcis (un double clic sur le raccourci a le mme effet qu'un double clic sur le document lui-mme). Un clic droit Ouvrir sur le raccourci d'un modle permet d'ouvrir vraiment le modle, et pas un simple sosie, pour le corriger et le mettre au point. Un raccourci (icne assortie d'une petite flche noire sur fond blanc) peut pointer vers un programme, un document ou un dossier. Un raccourci vers un dossier ou un lecteur couramment ouvert et consult permet d'y accder instantanment sans avoir cheminer dans l'Explorateur. Un double clic sur un raccourci de dossier pos sur le Bureau ouvre une fentre simple (un seul volet) sur ce dossier et non pas l'Explorateur Windows (qui est pourtant plus pratique, avec ses deux volets, pour les copies et dplacements de fichiers). Pour changer ce rglage et pour donc ouvrir l'Explorateur en double cliquant sur un raccourci de dossier, il faut lancer l'Explorateur, puis la commande Options (menu Affichage ou Outils, selon la version de Windows), onglet Types de fichiers , trier sur la colonne Type (simple clic sur le titre de la colonne) et chercher la premire ligne Dossier , bouton Modifier ou Avanc... cliquer sur l'action Explore, puis sur le bouton Par dfaut (le mot Explore devient gras)... Valider... Tester : un double clic sur l'icne Poste de travail devrait ouvrir l'Explorateur (avec ses deux volets) sur le Poste de travail...
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Expliquer l'intrt des raccourcis souris (icnes, alias) vers des documents
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Expliquer l'intrt des raccourcis souris (icnes, alias) vers des dossiers
Donner un raccourci clavier un raccourci souris (pour le lancer facilement sans mme avoir le localiser ou le viser avec la souris)
Clic Droit Proprits sur le raccourci souris (icne avec une petite flche noire sur fond blanc dans un coin) cliquer ensuite sur le champ Raccourci : taper simplement la lettre voulue, elle sera toujours utilise en combinaison avec AltGr (quivalent de CTRL+ALT). nota: pour bien fonctionner, un raccourci-clavier doit tre donn une icne du Menu Dmarrer (plutt que de la barre de lancement rapide ou du Bureau). Par exemple, si on veut lancer Word en tapant simplement ALTGR+W, il faut localiser un raccourci souris (une icne) de Word dans le Menu Dmarrer, cliquer droit Proprits sur ce raccourci, et taper W dans le champ Raccourci. Options dInternet : Panneau de configuration, Options Internet... ou bien lancer Internet Explorer, et trouver la commande Options Affichage ou Outils, Options des dossiers , Affichage
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Supprimer tous les fichiers temporaires

(TMP, WBK, cache Internet, cookies) (menu)
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Afficher ou masquer les fichiers et dossiers cachs (menu)
Les fichiers essentiels sont ainsi protgs des maladresses involontaires (les glissades, Expliquer lintrt et le danger de laffichage notamment, qui peuvent dplacer des fichiers importants ou mme des dossiers des fichiers cachs entiers !). Affichage ou Outils, Options des dossiers , Affichage Il est plus clair d'afficher l'extension des fichiers que de la masquer, car cette extension Afficher ou masquer les extensions (suffixes) reprsente la nature du fichier et par quelle application il peut tre ouvert. des fichiers (menu) MAIS : en affichant l'extension, on complique un peu le renommage car il faut penser respecter cette extension (quand les extensions sont masques, on peut renommer sans se soucier de ce point). Masquer les extensions dans l'Explorateur facilite le renommage des fichiers et des dossiers (pas besoin de taper lextension du nouveau nom). Mais d'un autre ct, lextension, elle, montre mieux la nature des fichiers que l'icne du fichier. Par exemple, pour distinguer les documents Word des modles de documents Word, l'icne est presque la mme, alors que l'extension est plus claire (.DOC et .DOT).
Poste Poste
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Expliquer lintrt du masquage des extensions (suffixes), et celui de leur affichage
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Windows prsente une incroyable lacune : depuis 15 ans, personne chez Microsoft n'a encore pens offrir le moyen d'imprimer la liste des fichiers d'un dossier... C'est trs tonnant, mais mme le grand Windows XP, si proche de la perfection, a lui aussi oubli ce "dtail"... Voici deux faons de sauter cet obstacle : Utiliser Outlook : Affichage, Barre Outlook, Autres raccourcis, Poste , slectionner un dossier, outil Imprimante, Aperu ... Tlcharger et installer un minuscule programme dvelopp par JC Bellamy (http://www.bellamyjc.net) disponible sur www.arc-en-ciel.info (partie informatique, documents tlcharger, Windows). Ce petit programme ajoute une ligne Imprimer dans le menu contextuel qui s'ouvre aprs un clic droit sur un dossier ou sur un fichier... C'est tout simple. Lancer l'Explorateur Windows : Windows + E... Clic droit Proprits, Lecture seule sur les dossiers & fichiers. Clic droit Proprits sur le raccourci de lExplorateur, puis taper le chemin voulu la fin du champ Cible , derrire la ligne de commande qui lance Explorer Si les paramtres n'y sont pas, ajouter les signes /n,/e, Exemple de cible complte : C:\Windows\Explorer.exe /n,/e,C:\
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Imprimer la liste des fichiers dun dossier (il faut Outlook !...) (procdure)
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Retirer lattribut lecture seule des fichiers copis dun CD-ROM (souris) Rgler lExplorateur pour quil souvre automatiquement sur un lecteur et un dossier donns, plutt qu'un autre (souris)
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Slectionner tous les dossiers concerns et leur donner la Proprit Lecture seule, ce qui ninterdit en fait aucune criture, mais qui dclenche un message en cas dplacement, attirant ainsi l'attention sur le fait qu'on a gliss sur un dossier au lieu de simplement cliquer Protger un ou plusieurs dossiers contre la dessus : erreur trs frquente, chez tous les utilisateurs, mme confirms ! :o) et suppression ou le dplacement accidentels protection trs efficace contre nos propres maladresses... -------- ASTUCE IMPORTANTE POUR LA STABILIT DU POSTE WIN 98 -----(procdure) Malheureusement, il n'existe plus rien de tel sous Windows XP. C'est une grave dtrioration du systme en termes de rsistance aux maladresses (invitables) des dbutants. Associer une lettre une ressource rseau
(crer un lecteur logique) pour y retourner rapidement plus tard (souris)
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Poste Poste Poste
Clic droit Associer un lecteur rseau sur la ressource Ceci permet de mmoriser un lien stable (et mme permanent) vers un dossier jusque l difficile atteindre.
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Ranger mon Bureau

Contrler un ou plusieurs fichiers contre les virus (souris) Mettre jour les dfinitions de virus (souris) Scanner tous les disques contre les virus (souris) Grer mes imprimantes : choix de limprimante par dfaut (souris) Grer mes imprimantes : intervenir sur la file dimpression (souris) Clic droit AVP monitor sur le fichier contrler... Nota : chaque antivirus a sa procdure. Il faut donc adapter cet exemple votre propre logiciel anti-virus. Double clic sur licne dAVP (en bas droite), puis Mise jour Nota : chaque antivirus a sa procdure. Il faut donc adapter cet exemple votre propre logiciel anti-virus. Double clic sur licne dAVP, slection dun lecteur puis Scanner Nota : chaque antivirus a sa procdure. Il faut donc adapter cet exemple votre propre logiciel anti-virus. Dmarrer, Paramtres, Imprimantes Clic droit Par dfaut . Dmarrer, Param., Imprimantes Double clic sur limprimante.
Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste
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Bureau
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Le raccourci universel pour afficher la Barre Touche Windows : (place entre CTRL et ALT ) Raccourci trs utile quand la souris n'ouvre plus la Barre des tches masque des tches (BDT) si elle tait masque (notamment en plein cran, sous Word ). (clavier) Le raccourci universel pour afficher le Menu Touche Windows Dmarrer (clavier) Le raccourci universel pour afficher l'Explorateur Windows (clavier) Le raccourci universel pour minimiser les fentres (clavier) Touche Windows + E Touche Windows + M Touche Windows + D (Hors Service, parfois, sous Windows Millnium) Clic droit Proprits sur la Barre des tches.
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Bureau
Bureau
Bureau
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Le raccourci universel pour rduire et restaurer toutes les fentres (clavier) Masquer automatiquement / Afficher en permanence la Barre des tches (souris) Positionner ma Barre des tches (souris)
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Glisser sur la Barre des tches.
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Dimensionner ma Barre des tches (souris) Glisser sur la bordure de la BDT. Rgler ma Barre de lancement rapide (BLR) Glisser droit Copier sur les raccourcis vers la BLR (cliquer droit Supprimer pour retirer un outil inutile). (souris)
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Utiliser mon Panneau de configuration : (menu) Rgler ma souris (procdure) Rgler ma scurit Internet (procdure)

Dmarrer, Paramtres, Panneau de configuration : Dmarrer, Paramtres, Panneau de configuration : Souris : vitesse & forme du pointeur, vitesse du DC, aimant Dmarrer, Paramtres, Panneau de configuration : Internet : dsactiver les ActiveX, Java Dmarrer, Paramtres, Panneau de configuration : Paramtres rgionaux, onglet Symbole montaire. (Sous Windows XP : Panneau de config, Options rgionales et linguistiques, Personnaliser, onglet Symbole montaire...) partir de l, Excel proposera l'euro dans son Format, Cellule, catgorie Montaire Normalement, sous la plupart des versions de Windows, on dbloque le verrou majuscule avec une simple pression sur MAJ (Shift, touche avec une petite flche vers le haut, en deux exemplaires, de part et d'autre de la barre d'espace). Mais sous Windows NT, 2000 et XP, pour repasser en minuscules, il faut utiliser le verrou ! (et corollairement, MAJ permet d'obtenir une minuscule temporaire, le temps de la frappe de MAJ seulement). C'est objectivement plus malin, mais a peut tre trs perturbant pour ceux qui ont une grande habitude de l'autre rglage... On peut changer ce rglage et revenir au dblocage habituel avec MAJ : Panneau de configuration, Options rgionales et linguistiques, onglet Langues, bouton Dtails, bouton Paramtres des touches... faites votre choix pour dverrouiller les majuscules...
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Changer lunit montaire (, euro) de mon poste (procdure)
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Dbloquer le verrou des majuscules (procdure)
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Rgler mon affichage (fond / veille / rsolution) Dmarrer, Paramtres, Panneau de configuration : Affichage (procdure) Rgler mon affichage : fond d'cran / veille / rsolution) (souris) Clic droit Proprits sur le fond du bureau Sur un disque dur local (C:\ par exemple), la suppression n'est en fait qu'un dplacement vers la corbeille, ce qui permet de restaurer ce qui a t dtruit par erreur. Cette suppression "logique" (et pas physique) donne une espce de droit l'erreur (tant qu'on n'a pas vid la corbeille). Mais sur un rseau, il faut savoir que la corbeille n'existe plus : pas de corbeille sur un disque dur distant, pas plus que sur le lecteur A:\ , donc pas de droit lerreur... Bien rflchir avant de supprimer !!! Slection dossiers & fichiers dans la corbeille, Clic droit Restaurer.
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Utiliser ma corbeille : distinguer un lecteur local dun lecteur rseau (pas de corbeille) (explication)
Poste Poste
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Utiliser ma corbeille : Restaurer un fichier ou un dossier dtruit (souris) Utiliser ma corbeille : Supprimer dfinitivement un fichier ou un dossier sans passer par la corbeille (clavier)
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Maj + Suppr
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Utiliser ma corbeille : Vider la corbeille (souris) Viser la corbeille, puis Clic droit Vider la corbeille.
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Expliquer le rle (et les principales versions) Windows est un systme dexploitation : chef dorchestre qui coordonne les du systme dexploitation : Windows applications et permet de grer son poste. Version actuelle = Win XP, familial ou Pro. MS Office (version actuelle = XP) = suite bureautique comprenant Traitement de texte (TDT) Word, tableur Excel, BDD Access, PrAO (prsentation assiste par ordinateur) PowerPoint, PAO (publication assiste par ordinateur) Publisher, Messagerie Outlook, Expliquer le rle respectif (et les principales Sites Web FrontPage versions) des principales applications : MS Ciel, EBP et Sage Saari sont des diteurs de suites de gestion : comptabilit, gestion Office et programmes utilitaires commerciale, paie AVP ou Norton AV sont des logiciels anti-virus. WinZip et PowerArchiver sont des utilitaires de compression. ACDSee est un Explorateur dimages La plupart de mes programmes sont installs en local (sur mon poste de travail), MS Office est partag : Word, Excel, Access, etc. sont installs sur le serveur (seuls de minuscules lanceurs sont prsents sur mon poste). Mes donnes sont toutes sur le serveur, dans mon espace personnel protg, nomm E:\. Le nom de ce lecteur (E:) n'est pas toujours le mme. Il faut l'adapter votre cas si votre poste est organis diffremment.
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Expliquer lorganisation de mes programmes et donnes : en rseau ou pas, o sont places les donnes, les programmes
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Prcieu
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Mon environnement personnel est lensemble de mes rglages personnels : bureau (image de fond dcran, rsolution, icnes sur le bureau, Menu Dmarrer personnalis), rglages de la souris, favoris Internet, rglages de messagerie (comptes crs sous Outlook Express , carnet dadresses, mails envoys et reus), modle Normal.dot pour Word (styles, barres doutils, rglages divers) et Excel Tout cela est mmoris dans le dossier E:\_param, quil faut souvent zipper et copier sur disquette. Le nom de ce dossier (E:\_param) n'est pas toujours le mme. Il faut l'adapter votre cas si votre poste est organis diffremment 1 octet = groupe de 8 bits (8 impulsions binaires) = 1 caractre (un caractre humain cod et mmoris grce 8 caractre ordinateur). En fait, au quotidien, on utilise plutt des multiples de l'octet, et on doit connatre deux familles d'units de mesure : 3 6 9 Les kilos, mgas et gigas sont des multiples en utilisant une base 10 : 10 , 10 , 10 ... (1 000, 1 000 000, 1 000 000 000...). Alors que les kibis, les mbis et les gibis sont des multiples en utilisant une base 2 : 210, 20 30 2 , 2 ... (1 024, 1 048 576, 1 073 741 824...). C'est ainsi que, contrairement un usage courant, les Ko ne valent pas 1 024 octets, mais bien 1 000 octets. Et ce qu'on appelle couramment Ko devrait s'appeler Kio (on dit Kibioctet, ou Kibio)... 1 kilo octet (Ko) mille octets Pour dire exactement 1 024 , soit 210, il faudrait utiliser l'unit appel kibi (Kio et pas Ko) qui est un "kilo binaire". Le kilo est en base 10, alors que le kibi est en base 2. 1 mga octet (Mo) un million doctets Pour dire exactement 1 048 576, soit 220, il faudrait utiliser l'unit appel mbi (Mio et pas Mo) qui est un "mga binaire" Le mga est en base 10, le mbi est en base 2. 1 giga octet (Go) un milliard doctets Pour dire exactement 1 073 741 824, soit 230, il faudrait utiliser l'unit appel gibi (Gio et pas Go) qui est un "giga binaire" Le giga est en base 10, le gibi est en base 2. Ces gibis-l n'ont rien voir avec les Shadocks ;o) 1 mga hertz (Mhz) un million dimpulsions / seconde. 1 giga hertz (Ghz) un milliard dimpulsions / seconde. 1 pouce ( " ) = 2,54 cm. Cest lunit de mesure des imprimeurs du monde entier. Les imprimeurs continuent aujourd'hui utiliser les units de mesure de l'ancien temps : ils comptent en pouces (inches, symbole = " , 1" = 2,53 cm), et en fraction de pouces comme les points : 1 point (pt) = 1/72me de pouce 0,35 mm. On peut diviser ce tiers de millimtre pour tre plus prcis. Un botier, une carte mre, un processeur, de la mmoire vive (RAM), une carte graphique, un disque dur et un lecteur de disquettes 3" , un lecteur de CD, un cran, un clavier, une souris, une imprimante, un modem, un support de sauvegarde : un lecteur disquettes ZIP ou graveur de CD, un scanner. Intel Pentium 2 3 Ghz, ou AMD Athlon 2 2,5Ghz (souvent + rapide, en fait). SDRAM ou DDR, Parfois encore 128 ou 256 Mo. Plus souvent 512 Mo ou mme 1 Go. 40, 80 ou 120 Go (jusqu' 250 Go en cet t 2004), IDE UDMA100 ou SATA, 7 200 tours/min (10 ou 15 000 tpm sont des vitesses trs confortables mais trs coteuses). Disquettes 1,4Mo et ZIP 100 ou 250 Mo (plus rarement ZIP 750 Mo).
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Expliquer ce quest mon environnement personnel
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Citer et expliquer les principales units de mesure en informatique : octet
Citer et expliquer les principales units de mesure en informatique : kilooctet et kibioctet Citer et expliquer les principales units de mesure en informatique : mgaoctet et mbioctet Citer et expliquer les principales units de mesure en informatique : gigaoctet et gibioctet Citer et expliquer les principales units de mesure en informatique : mga hertz Citer et expliquer les principales units de mesure en informatique : giga hertz Citer et expliquer les principales units de mesure en informatique : pouce Citer et expliquer les principales units de mesure en informatique : point
Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste
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Lister les composants dun PC (UC et priphriques) Exprimer les performances courantes du processeur Exprimer les performances courantes de la mmoire vive (RAM) Exprimer les performances courantes du disque dur Exprimer les performances courantes des disquettes 3", Zip
Poste Poste Poste Poste
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Exprimer les performances courantes des clefs USB
La clef USB remplace progressivement les diffrentes disquette. C'est un composant de mmoire vive non volatile (qui ne se vide pas en l'absence de courant comme le fait la RAM) qui se branche simplement sur un des ports (prises) USB du PC. L'ordinateur "voit" une clef USB comme un disque dur de plus dans le Poste de travail . Les clefs USB sont plus rapides que les disquettes, plus rsistantes, moins encombrantes, et surtout beaucoup plus vastes : leurs capacits sont plus adaptes aux donnes modernes (images et sons) : de 32 512 Mo couramment. Il est important de choisir la technologie USB2, 40 fois plus rapide que l'USB.
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Prcieu
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Une premire qualit de l'cran est exprime par la taille de sa diagonale : 14, 15, 17, 19, 21 ou 22 pouces. Ensuite, deux technologies sont principalement disponibles : les crans cathodiques (avec un tube lectrons, comme une TV) (CRT (Cathod Ray Tube ) et les crans plats matrice active : (LCD, Liquid Crystal Dysplay) (TFT, Thin Film Transistor). Enfin, s elon la taille de l'cran, la rsolution (nombre de points) max. varie : 640 x 480 (VGA) : inconfortable 800 x 600 (SVGA) : minimum vital 1024 x 768 : (XGA) : confortable 1280 x 1024 (SXGA) : trs agrable 1600 x 1200 (UXGA) : formidable ! 2048 x 1536 (QXGA) : extra terrestre... Laser ou Jet dencre, entre 10 et 20 ppm (pages par min), >=1200ppp (points par pouce). Modem V90 56K (kilobits par seconde, diviser par 8 pour avoir des kilo octets) ou ADSL ou modem cble La technologie dominante pour les connexions Internet devient l'ADSL, o l'on rencontre des frquences de 512 Kbits, 1 Mgabit, et mme 3, 4 ou 5 Mgabits, dans les quartiers "dgroups". Nota : penser diviser par huit les dbits annoncs en Kbits pour prvoir les Ko par seconde. 40x (40 fois la vitesse du premier lecteur de CD) ou 52x. 24x en gravure, 10x en rcriture, 40x en lecture, Burn Proof. Clic droit Explorer sur le bouton Dmarrer. Copier, dplacer, supprimer, ajouter des icnes dans les sous dossiers de C:\Windows\Menu Dmarrer Il se peut que votre Menu Dmarrer soit localis ailleurs que dans ce dossier. Pour le savoir, clic droit Explorer sur le bouton Dmarrer... Clic droit Trier sur nom , nimporte o sur la liste.
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Exprimer les performances courantes de l'cran
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Exprimer les performances courantes de l'imprimante
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Exprimer les performances courantes du modem
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Exprimer les performances courantes du CDROM Exprimer les performances courantes du graveur de CD Localiser mon Menu Dmarrer (souris)
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Personnaliser mon Menu Dmarrer (procdure) Trier une liste dans mon Menu Dmarrer (souris)
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Copier le raccourci voulu dans le dossier : C:\Windows\Menu Automatiser le lancement dun programme au dmarrer\Programme\Dmarrage dmarrage (procdure) Il se peut que votre Menu Dmarrer soit localis ailleurs que dans ce dossier. Pour le savoir, clic droit Explorer sur le bouton Dmarrer Parfois, des programmes s'installent sans l'accord de l'utilisateur du Poste : logiciels espions (spyware), virus, "utilitaires" douteux Indpendamment d'un logiciel antivirus et d'un logiciel anti-espion, il est bon de savoir examiner la squence de dmarrage pour ventuellement intervenir dessus. Lancer Dmarrer, E x cuter, (touche Windows+R, R comme Run) et taper msconfig puis Entre. La fentre qui s'ouvre comporte plusieurs onglets. L'onglet Dmarrage rsume les lignes essentielles et permet de dcocher simplement celles qui vous paraissent suspectes. En cas d'erreur, la mme procdure permettra de rtablir le fonctionnement antrieur.
Poste Poste
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Interdire le lancement dun programme au dmarrage (procdure)
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Attribuer un raccourci clavier un raccourci Clic droit Proprits sur le raccourci (une icne) (souris) Le menu contextuel Envoyer vers permet de copier rapidement un fichier ou un dossier vers une destination frquente. Chaque utilisateur peut personnaliser la liste de ses propres destinations frquentes. Par exemple, si je copie tous les jours tel ou tel fichier vers mon lecteur ZIP 100 Mo dont la lettre est F, je vais ajouter un raccourci vers F:\ dans mon menu Envoyer vers... Il faut modifier les raccourcis prsents dans le dossier C:\Windows\Send to. Il se peut que votre dossier Send to soit localis ailleurs que sur C:\Windows. Essayez de trouver C:\Documents and settings et de chercher dans le sous-dossier personnel correspondant votre cas.
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Personnaliser mon menu Envoyer vers (procdure)
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Ajouter / Supprimer un logiciel (menu)
Dmarrer, Panneau de configuration , Ajout/suppression programme.
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Prcieu
JE SAIS
Ajouter / Supprimer un composant logiciel Dmarrer, Panneau de configuration,Ajout/suppr programmes, onglet Installation de de Windows : calculatrice, table de caractres, Windows. Aperu rapide, WordPad (menu) Crer une disquette de rparation de Windows (menu) Dmarrer, Panneau de configuration,Ajout/suppr programmes, onglet Disquette de dmarrage.
Poste Poste Poste
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Reprer les priphriques en panne sur mon Dans les Proprits du Poste de travail , onglet Gestion-nai-re de priphriques : les poste (procdure) problmes sont signals par un point dexclamation jaune. Mettre jour les pilotes dun priphrique Se procurer les fichiers pilotes, sur disquette, CD, ou sur le net, et double cliquer sur le en panne, soit partir dune disquette ou du priphrique en panne (Proprits du Poste de travail , onglet Gestionnaire de priph) CD-ROM du constructeur, soit aprs tlchargement des pilotes les plus rcents sur puis bouton Mettre le pilote jour le net. (procdure) Consulter les infos systme connues par Windows (menu) Rinstaller Windows : partition, formatage, installation et premiers rglages de scurit et de confort. (procdure) Dsactiver limportation automatique (par double clic) des fichiers de base de registre (.reg) (menu) Menu ? , propos de Word, Excel, Access (ou un autre logiciel de la suite Microsoft), bouton Infos systme. Sous DOS, partitionner avec FDISK, Formater avec Format, copier le dossier Win98 ou i386 (pour NT, 2000 ou XP) du CD Windows sur le disque dur vierge, dans un dossier \WIN98SE\, par exemple, lancer install.exe (pour Win 98) ou winnt.exe en ligne de commande ou winnt32.exe sous lExplorateur de fichiers (pour Win NT-XP) Options des dossiers de lExplorateur Windows , onglet Type de fichiers , extension reg Modifier Avanc : diter Par dfaut (et non pas Fusionner !)
Poste Poste Poste Poste Poste Poste Poste
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Bureau
Programmer une analyse anti-virus ou une Poste de travail, Tches planifies , Crer une tche planifie , suivre ensuite lassistant dfragmentation hebdomadaire (menu) Dsactiver le partage des disques sur un poste connect lInternet (procdure) Protger laccs au BIOS par un mot de passe (procdure) Crer une connexion Accs Rseau Distance pour un modem, et paramtrage : n de tlphone du provider, identifiant et mot de passe (menu) Proprits du Voisinage rseau , onglet Configuration , bouton Partage de fichiers et dimprimantes Entrer dans le Setup au dmarrage : touche Suppr (Del) souvent, lignes Password setting et Bios features setup : option Security : Setup pour protger laccs au Setup, System pour protger le dmarrage du poste. Poste de travail, Accs rseau distance , Nouvelle connexion , suivre ensuite lassistant il suffit en fait de donner le numro de tlphone du FAI (fournisseur daccs Internet), puis le login (prononcer "loguine", c'est l'identifiant) et le MDP (mot de passe) communiqu par le FAI. Enficher la carte rseau sur un slot PCI, dmarrer Windows Quand Windows reconnat la nouvelle carte, lui donner la disquette du constructeur... Dans les Proprits du Voisinage rseau , sil ny a pas de ligne TCP/IP, ajouter le protocole Microsoft TCP/IP, puis double cliquer sur ce protocole pour le rgler : ladresse IP de mon poste doit commencer comme tous les autres postes de mon rseau local : seuls les derniers nombres le distinguent. (Lors de la cration du rseau, on a choisi une fois pour toutes "l'adresse rseau" qui est un radical (de deux ou trois nombres) commun toutes les machines du rseau). Le masque de sous-rseau est souvent 255.255.255.0, la passerelle est ladresse IP du serveur de communication (192.168.1.215 par exemple), les adresses DNS sont celles ventuellement donnes par le serveur de noms du FAI. On teste la connexit en lanant lExplorateur pour voir les autres, puis Internet Explorer pour voir si on a accs au net Si on ne voit personne, essayer Clic droit Rechercher un ordinateur (nom connu de poste allum) ou tenter aussi un PING sur le serveur : Dmarrer, Excuter ping 192.168.1.200 ENTRE par exemple. Il se peut aussi qu'il faille redmarrer toutes les machines (y compris les serveurs) pour rafrachir correctement la liste des machines connectes.
Poste
Bureau
Bureau
Bureau
Implanter une carte rseau, installer ses pilotes et connecter mon poste au rseau local : adresse IP de mon poste, masque de sous-rseau, passerelle vers le routeur ou le serveur de communication, adresses DNS principale et secondaire. (procdure)
Poste Poste
Bureau
Manips
Effectuer les manipulations simples

C
Nettoyer une souris encrasse Quand la souris ne fonctionne pas bien, c'est souvent parce qu'elle est encrasse. Retirer la trappe sous la souris, bien gratter la crasse accumule sur les rouleaux (il ne doit RIEN rester), et replacer la boule et la trappe.
Poste Poste Poste
Manips
Changer le toner dune laser / lencre dune jet Suivre les consignes imprimes dans l'emballage de la nouvelle cartouche Ne pas jeter la cartouche usage : la recycler. dencre Dbourrer du papier coinc dans limprimante Suivre les consignes de la documentation de l'imprimante.
Manips
Manips
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Prcieu
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Dpanner une imprimante jet d'encre qui ne prend plus le papier Nettoyer un cran sale / un clavier crapoteux Dbrancher / rebrancher les priphriques sur lUC Cliquer droit et user de la roulette de la souris

Frotter fortement les galets (en caoutchouc ou en lige) avec un chiffon humide, puis bien scher. Cette manipulation simple (grattage) gomme la patine qui gne l'entranement du papier. Utiliser du produit pour laver les vitres en prenant soin de ne pas trop mettre de produit : il ne faut simplement pas que le liquide dgouline l'intrieur en arrivant en bas de l'cran. Vrifier que toutes les prises sont bien enfonces. Clic droit = menu contextuel. Faire tourner la roulette = ascenseurs classiques. Glisser en enfonant la roulette = dfilement plus ou moins rapide selon l'loignement du dbut de la glissade.
Poste
Manips Manips Manips Manips
Divers Divers
Poste
Poste Poste
DIVERS
Dessiner
DESSINER (sous Word, XL, Access, PowerPoint)

D'abord vrifier que la Barre d'outils de Dessin est bien affiche : Affichage, Barres d'outils, Dessin. Puis : Simple clic sur loutil voulu, puis glissade dun coin lautre. Nota : pour la Forme libre, c'est un peu particulier (et trs important connatre). Il ne faut pas glisser pour dessiner, mais plutt enchaner une srie de simples clics , sans garder le doigt appuy ! Pour supprimer un trait, un ovale, un rectangle, il faut le slectionner (par un clic) et presser SUPPR. Attention, certains "traits" n'en sont pas : ainsi les volets figs sont matrialiss avec un trait qui ne sera pas imprim et qui ne peut pas tre supprim. Voir le mot lignes brises. Pour assembler des segments de droite, rien de tel que l'outil Forme libre. Il est chaudement conseill d'ajouter cet outil une barre d'outils quotidienne (Standard ou Dessin) : Affichage, Barre d'outils, Personnaliser, onglet Commandes, Catgorie : Formes automatiques... faire glisser l'outil Forme libre vers une Barre d'outils affiche... Dessin original : clic sur l'outil Forme libre, puis srie de simples clics (ne pas garder le doigt appuy, sinon les traits seront crapoteux au lieu d'tre droits...). Pour arrter de dessiner, utiliser la touche CHAP (Esc), ou la touche ENTRE. On peut aussi boucler le dessin : en cliquant sur un point trs rapproch du premier point, la forme se ferme et le dessin s'arrte. Il est possible qu'il faille vider la forme de sa couleur de remplissage : utiliser le clic droit, Format de la forme... Il est possible aussi d'ajouter une pointe de flche aux extrmits : utiliser le clic droit, Format de la forme... Conseils : au moment de cliquer, bien utiliser la touche MAJ (Shift) pour tirer des traits parfaits (horiz ou vertic). ventuellement utiliser la touche ALT pour dsactiver la grille magntique et tirer des traits prcis (exactement o l'on veut). (Voir aussi les conseils pour corriger les points d'une forme).
Divers
Dessiner
Dessiner un trait / ovale / rectangle / forme libre (souris)
Divers
Dessiner
Dessiner une ligne brise (forme quelconque) : dessin original
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Prcieu
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D'abord vrifier que la Barre d'outils "Dessin" est bien affiche : Affichage, Barres d'outils, Dessin. Puis, simples clics sur Formes automatiques, Formes de base, Courbe... Puis srie de simples clics (il faut s'entraner un peu pour comprendre...). Pour arrter de dessiner, utiliser la touche CHAP (Esc), ou la touche ENTRE. On peut aussi boucler le dessin : en cliquant sur un point trs rapproch du premier point, la forme se ferme et le dessin s'arrte. Il est possible qu'il faille vider la forme de sa couleur de remplissage : utiliser le clic droit, Format de la forme... Il est possible aussi d'ajouter une pointe de flche aux extrmits : utiliser le clic droit, Format de la forme... Il est possible que la forme chasse le texte environnant : utiliser le clic droit, Format de la forme, onglet Habillage: Aucun. Penser gnraliser ces rglages pour ne pas avoir recommencer : clic droit, Dfinir comme attributs par dfaut. Penser enfin ajouter l'outil Courbe une Barre d'outils courante si on s'en sert souvent : Affichage, Barre d'outils, Personnaliser, onglet Commandes, Catgorie:Formes automatiques... faire glisser l'outil Courbe vers la Barre voulue. Voir aussi Corriger les points. Corrections des points d'une forme : clic droit, Modifier les points sur la forme modifier... il suffit ensuite de glisser sur les points pour les dplacer sans toucher aux autres points. Pour supprimer un point : CTRL+clic sur le point supprimer. Pour ajouter un nouveau point, CTRL+cliquer sur la ligne entre deux points, ou mme carrment cliquer et glisser directement sur la ligne (sans d'abord cliquer avec CTRL)... Astuce : de cette faon, un simple trait ou une simple flche peut devenir une ligne brise : clic droit, Modifier les points sur le trait simple, puis carrment cliquer et glisser au milieu du trait pour ajouter un point...
Divers
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Dessiner une ligne courbe, ligne brise aux angles arrondis (Procdure)
Corriger les points de dessin d'une forme dessine existante : ligne brise, courbe, simple trait, flche, rectangle ou forma quelconque (Procdure)
Divers
Dessiner
D'abord vrifier que la Barre d'outils de Dessin est bien affiche : Affichage, Barres d'outils, Dessin. Puis : Simples clics sur Formes automatiques, Formes de base, Rectangle coins arrondis... Puis glissade dun coin lautre du rectangle voulu Puis, pour taper du texte l'intrieur, clic droit, Ajouter du texte sur un bord du rectangle... Puis pour fixer les marges intrieures de l'objet dessin, Format, Options de la forme (ou Format de l'objet, ou Proprits...), onglet Marges... Pour que l'objet ne soit pas imprim : Format, Options de la forme, onglet Proprits... Si vous vous servez souvent de cet outil, pensez l'ajouter une Barre : Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, o nglet Commandes, Catgorie:Formes automatiques et glisser l'outil jusqu' la Barre voulue.
Divers
Dessiner
Dessiner un rectangle aux coins arrondis et taper du texte l'intrieur
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Prcieu
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1. Viser l'objet de faon ce que le pointeur de souris prenne une forme de flche blanche avec 4 petites flches noires aux 4 points cardinaux : il faut parfois s'approcher des bords de l'objet (pas des poignes !) pour que le curseur change. (Ce premier geste est important : c'est cette forme du pointeur qui vous permet de savoir si le geste suivant va marcher ou pas.) 2. glisser simplement sur l'objet jusqu'au nouvel emplacement... Glisser, c'est dplacer la souris en gardant un bouton enfonc. Notez qu'avec CTRL, le mme geste fait une copie. Notez galement qu'avec MAJ (Shift), le mme geste est parfait : l'objet reste align sur sa position initiale : c'est TRS UTILE ! En cas de panne de positionnement, vrifiez : Si l'objet revient obstinment sa place initiale, ou bien s'il dplace tous les textes et objets autour de lui, c'est probablement parce qu'il chasse son propre paragraphe d'ancrage (tout objet est forcment ancr un paragraphe de texte normal, et il est souvent positionn par rapport lui). Rglez l'Habillage de l'objet sur Aucun (ou bien Derrire le texte, selon votre version d'Office). Si l'objet ne se place pas exactement l o vous voulez, c'est peut-tre parce que la grille est active et agit comme un aimant sur des points invisibles pour vous aider aligner les objets. Dsactivez cette grille temporairement en ALT+glissant. Dsactivez durablement la grille avec Affichage, Barre d'outils, Dessin, puis outil Dessin, Grille... Attention : sous Word, le point d'ancrage d'une image ne peut pas tre une cellule de tableau, ce qui explique les problmes quand on approche l'image d'un tableau. Solution = fixer l'ancrage (Format, onglet Habillage, bouton avanc, cocher Ancrer) quand l'image est encore accroche un paragraphe normal, AVANT de la dplacer sur un tableau.
Divers
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Dplacer (positionner) un objet graphique, une image
Clic droit Proprits de la forme ou Format de la forme sur la forme (sur le bord si son remplissage est transparent) Autre possibilit : double clic sur la forme (sur le bord si son remplissage est Rgler l'paisseur du trait / le remplissage / transparent) l'habillage (souris) Attention : le double clic sur une image (clipart ou copie dcran) ne fait pas la mme chose : cela ouvre lditeur dimage Pour rgler la forme qui contient limage, il faut bien double cliquer sur le bord de cette forme (prcisment avec la pointe de la flche). Ajouter du texte une forme (souris) Clic droit Ajouter du texte sur la forme (sur le bord si son remplissage est transparent). Affichage, Barres doutils, Dessin , puis Outil Formes automatiques (choix de la forme) Glisser droit sur les poignes (blanches et jaunes) pour rgler la taille et les proportions, Clic droit Ajouter du texte et Ordre, rotation avec loutil spcial, Double clic sur la forme pour en rgler les proprits. Format, Proprits ou Format de la forme (selon le logiciel) Pour dbordurer, rgler le champ Trait:Aucun. Astuce d'usage quotidien : un double clic sur (le bord de) l'objet, souvent, donne accs son Format ou ses Proprits. Attention, certains "traits" n'en sont pas : ainsi les volets figs sont matrialiss avec un trait qui ne sera pas imprim et qui ne peut pas tre supprim. Dans la plupart des logiciels, les conventions suivantes sont respectes : MAJ + clic pour ajouter et retirer des objets de la slection, ou bien Technique du "lasso" : clic sur l'outil Slection (flche blanche dans la Barre "Dessin" ), puis glissade autour des objets slectionner. - Selon le logiciel, il faudra englober totalement l'objet dans le lasso (un simple contact ne suffira pas le slectionner), c'est comme a sous Word et Excel , - ou bien il suffira de toucher un objet avec le lasso pour l'inclure dans le groupe : c'est comme a sous Access ou l'Explorateur et c'est trs commode ! D'autant plus qu'on n'a mme pas besoin, sous Access ou l'Explorateur, de cliquer sur un outil Slection avant de glisser un coup de lasso... Pour arrter le mode Slection , touche CHAP (Esc). Pensez grouper les objets en un seul si vous avez souvent les slectionner ensemble : slection multiple, puis clic droit, Grouper ...
Divers Divers Divers
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Choisir et rgler une forme automatique (accolade, flche, bannire, bulle) (souris)
Divers
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Encadrer / Dsencadrer une forme dessine
19, 85
Slectionner plusieurs objets graphiques, formes et images (procdure)
7, 9, 11, 17, 29, 35, 37, 61, 63, 77, 85, 103, 111, 113,
19, 21, 29, 31, 51, 59, 63, 97, 101, 105
Divers
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Prcieu
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Clic droit Ordre ou Groupe sur la forme dplacer en profondeur Pour comprendre les superpositions, il faut imaginer que chaque image ou objet est pos sur une feuille de calque (transparente) et que les calques sont empils, d'abord dans l'ordre d'apparition, mais ensuite selon vos dsirs pour avancer vers le haut de la pile de calques (vers l'avant-plan), ou reculer vers le bas de la pile (vers l'arrire-plan)... Par ailleurs, tous ces objets graphiques, indpendamment de leur ordre dans la pile des calques, peuvent tre dessins devant le texte normal (et donc le cacher), ou derrire le texte (et donc servir de dcor, de filigrane parfois...). Il est conseill d'ajouter les outils suivants une Barre d'outils affiche en permanence pendant le travail sur les dessins : Avancer / reculer - Avant-plan / Arrire-plan - Texte devant / Texte derrire - Grouper / Dissocier / Regrouper Quand on groupe des objets, il faut ensuite les imaginer comme un seul objet, sur son calque lui... Le groupement facilite beaucoup les dplacements, les dimensionnements et les mises en forme. Rgler le format d'un groupe (paisseur ou couleur du trait, par exemple), change les proprits de tous les lments du groupe.
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Rgler les superpositions d'images entre elles et les groupements d'objets (souris)
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Appliquer une rotation une forme (souris)
Clic sur loutil Rotation , puis glisser sur les poignes vertes. Slection des objets, puis Clic droit Groupe Double clic sur loutil voulu, puis glissades successives dun coin lautre... CHAP pour arrter la srie. Clic sur loutil de dessin, puis MAJ + glisser dun coin lautre. Clic sur loutil de dessin, puis ALT + glisser dun coin lautre. Clic sur loutil de dessin, puis CTRL + glisser en commenant par le centre. MAJ + glisser sur une poigne. ALT + glisser sur une poigne.
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Grouper / Dissocier / Regrouper (souris) Dessiner la suite plusieurs formes de mme type (souris) Dessiner une forme parfaite (carr, cercle, trait horizontal, vertical) (souris) Dessiner une forme prcise (sans tre gn par la grille magntique) (souris) Dessiner une forme symtrique par rapport au centre (souris) Redimensionner en restant une forme parfaite (souris) Redimensionner prcisment (sans tre gn par la grille) (souris)
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Redimensionner symtriquement par rapport CTRL + glisser sur une poigne. au centre (souris) Dplacer un objet en restant align sur la position de dpart (souris) Dplacer un objet prcisment (sans tre gn par la grille magntique) (souris) Dplacer en copiant (souris) Montrer / masquer lancre de lobjet en regard du paragraphe dancrage (clavier) Ancrer dfinitivement un objet graphique un paragraphe (souris) Rutiliser plusieurs fois un rglage de forme dessine : gnraliser un rglage toutes les prochaines formes dessines Dimensionner sans dformer une image (clipart ou copie dcran) (souris) MAJ + glisser sur lobjet (sur son bord, sil est transparent). ALT + glisser sur lobjet (sur son bord, sil est transparent). CTRL + glisser sur lobjet (sur son bord, sil est transparent). CTRL + * (contrle toile) (montrer / masquer les caractres spciaux), puis slectionner lobjet dont on veut voir lancrage. Double clic sur lobjet (sur son bord, sil est transparent), pour rgler le Format (ou les Proprits ) de la forme, Onglet Position (ou Habillage, bouton Avanc), Ancr. Commencer par donner une forme dessine le format voulu, (telle couleur, telle paisseur de trait, tel remplissage, telle pointe de flche, par exemple), puis clic droit, Dfinir comme attributs par dfaut Les prochaines formes auront les mmes rglages sans avoir rien demander... C'est TRS utile ! Glisser sur une poigne de coin (plutt quune autre). Double clic sur lobjet (sur son bord, sil est transparent), pour rgler le Format (ou les Proprits ) de la forme, Onglet Habillage Attention, sur une image sous Word, (copie d'cran ou photo) ne pas double-cliquer sur l'image car cela ouvre un diteur (inutile) : utiliser plutt le clic droit, Format de l'image...
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Rgler lhabillage de la forme par le texte environnant (souris)
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crire en caractres blancs sur une partie fonce de l'image

Insrer une Zone de texte au dessus de la zone fonce, La rendre transparente si ce n'est pas le cas : double clic sur le bord de la forme, puis Remplissage : Aucun... et Trait : Aucun, taper le texte voulu, puis le slectionner et lancer Format Police, couleur : Blanc
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Modles
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Travailler avec les MODLES

Expliquer le rle et la particularit des modles d'Office (rgles communes Word, Excel, PowerPoint .) Un modle permet de protger une maquette de document rptitif des maladresses des utilisateurs : classeur au statut spcial, il nest presque jamais ouvert tel quel (sauf par son crateur pour mise au point), mais il est plutt utilis pour crer des Nouveaux classeurs, vritables sosies du modle mais bien distincts.
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Modles
Expliquer l'emplacement particulier des modles d'Office (rgles communes Word, Excel, PowerPoint .)
Pour viter que les prcieux modles ne soient dtruits ou dplacs par mgarde, Excel (comme Word ou PowerPoint, ou Publisher, etc.) les range dans un dossier plutt cach, perdu dans un coin, au fin fond dune arborescence complique Cest fait exprs pour protger les modles des novices Mais cela ne rebute pas les experts (comme vous) qui savent parfaitement naviguer travers leur disque dur, et qui savent aussi crer un raccourci vers un modle en cours de mise au point pour faciliter son utilisation. Ce dossier cach change suivant les versions dOffice , mais il est facile de le retrouver en cherchant (F3) avec lExplorateur tous les fichiers .XLT du disque dur. Sous Office 97, les modles sont dans C:\Program Files\Microsoft Office\Modles\. Sous Office 2000 et 2002 (XP), les modles sont dans C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\ (template veut dire modle, en anglais).
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Modles
Sil est rang avec les autres modles, ce qui nest pas obligatoire, un modle est utilis trs simplement avec la commande Fichier Nouveau puis double clic sur le modle pour ouvrir un sosie Sinon, on peut lutiliser partir de lExplorateur Windows : aprs lavoir repr dans son dossier, un double clic sur le modle lance l'application (Excel, Word, PowerPoint...) et Utiliser un modle d'Office (rgles communes cre un nouveau sosie du modle. Word, Excel, PowerPoint .) Un clic droit Ouvrir sur le modle permet de louvrir lui-mme, ce qui est rare mais indispensable pour le modifier (le mettre au point). Ces deux techniques (double clic ou clic droit Ouvrir) sappliquent trs bien un raccourci du modle que lon peut crer sur le Bureau ou dans le Menu Dmarrer En regardant la barre de titre : voyez-vous lextension (le suffixe) XLS ou DOC ou bien voyez-vous XLT ou DOT ? Le T la fin des extensions signale des modles (T pour Type ). Nota : on ne voit l'extension des fichiers (et ce rglage est conseill !) que si on l'a demand dans l'Explorateur : commande Options (Affichage ou Outils selon la version de Windows ), onglet Affichage, dcocher la ligne Masquer les extensions... Par ailleurs, (autre indice), voyez-vous sur cette barre de titre le nom exact du modle, ou bien ce mme nom suivi dun chiffre (1 ou 2 ou plus) ?
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Modles
Reprer si je travaille en ce moment sur un sosie d'un modle ou bien si je suis en train de modifier le modle lui-mme
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Pour ouvrir le vrai modle, plutt qu'un nouveau sosie, pour le corriger et l'amliorer, il est trs commode de crer sur le Bureau un raccourci vers ce modle et d'utiliser le clic droit Ouvrir sur ce raccourci pour mettre au point le modle. Il est essentiel de savoir reprer coup sr si on se trouve en ce moment, sous Excel ou sous Word , en train de travailler sur un sosie du modle ou bien sur le modle luimme !... Regardez bien la barre de titre dExcel : voyez-vous lextension (le suffixe) XLS ou XLT ? Sous Word, voyez-vous l'extension DOC ou DOT ? Organiser le travail pendant la phase de mise Voyez vous le nom exact du modle, ou bien ce mme nom suivi dun chiffre (1 ou 2 au point des modles ou plus) ? Si on travaille directement sur le modle, il faut faire trs attention : Si on essaie quelques saisies, il faut bien penser vider les cellules variables (celles du "chemin de saisie", souvent en couleur claire) avant denregistrer (le modle doit tre vide de saisie au dmarrage). Si on a dprotg la feuille pour corriger une cellule, il faut penser reprotger la feuille avant denregistrer, de la mme faon quil faut aussi penser positionner le pointeur avant de taper le dernier CTRL + S
Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques
Divers Divers Divers Divers
Modles
Crer un GRAPHIQUE DE GESTION

Prvoir la saisie de chiffres par sries (procdure) Slectionner les sries avec leur titre et lancer un assistant (clavier) Choix dun type de graphique unique pour toutes les sries (procdure)
(module grapheur d'Office)
Prparer le tableau de chiffres soit dans lapplication principale, soit dans le module grapheur, selon le cas. Utiliser CTRL pour prparer une slection disjointe.
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Slection des chiffres, puis appel de lassistant.
Dessin dun graphique unique dabord, puis slection dune srie de points et Choix dun type de graphique diffrent pour changement de type de graphique. chaque srie (procdure) Attention : ceci nest possible quavec le grapheur dExcel (pas avec le module Grapheur disponible partout). Changer lpaisseur, la couleur, la police dun lment du graphe (souris) Double clic ou Clic droit Format sur llment voulu.
Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques Graphiques
Divers Divers Divers Divers Divers Divers Divers Divers Divers Divers Divers
Graphiques
Divers
Changer lpaisseur, la couleur, la police de la Double clic sur le bord de la lgende. lgende (souris) Changer lpaisseur, la couleur, la police du fond (souris) Changer lpaisseur, la couleur, la police du quadrillage du fond (souris) Double clic sur le fond.
Double clic sur le quadrillage.
Espacer les lignes d'une liste puces ou d'une liste numrote dans un graphique Double clic sur un axe du graphique. (arer les paragraphes) Changer lpaisseur, la couleur, la police des traits entre les points (souris) Double clic directement sur un des trait, Trait.
Changer paisseur, couleur, police de tous les Double clic directement sur un des points, Marque. points entre les traits (souris) Changer lpaisseur, la couleur, la police dun point ou dun segment donn mettre en valeur (souris) Clic sur la srie, 2me clic sur un point ou un segment, puis double clic sur ce point ou ce segment, Trait ou Marque.
Ajouter une tiquette ou la valeur aux points Double clic directement sur un des points, onglet tiquette. (souris) Ajouter une tiquette ou la valeur un point Clic sur la srie, 2me clic sur un point, puis double clic sur ce point ou ce segment, donn (souris) tiquettes de donnes. Changer lpaisseur, la couleur, la police des tiquettes et valeurs afficher ct des points (souris) Double clic sur ltiquette.
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Changer lchelle / rgler le point zro (souris) Ajouter un commentaire (bulle et flche) (procdure) Placer et dimensionner le graphe nimporte o dans nimporte quel document (Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher, Outlook) (procdure)

Double clic sur laxe, onglet chelle.
Graphiques Graphiques
Divers Divers
Utiliser les outils de dessin par dessus le graphique. Slectionner le graphe entier (clic dehors, clic dessus), le mettre au presse-papiers (Ctrl+C), aller dans le document cible, dition Collage spcial pour contrler linsertion : soit en gardant le lien avec le grapheur dorigine (Objet), soit en ne gardant que limage (plus statique, mais plus rapide).
Graphiques
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Graphiques
Divers
Crer un diagramme de type Pareto (20-80) : Pour garder les proportions numriques sur les 2 axes, il faut choisir le type de graphe (procdure) nuage de points , puis relier les points avec des traits. Crer un diagramme de type en Z : avec cumuls et total mobile 3 sries de chiffres donnent 3 courbes simples La difficult n'est pas dans le type de graphique (3 courbes simples), mais dans le calcul des chiffres cumuls, et surtout du total mobile (cumul sur 12 mois pour corriger les variations saisonnires).
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Graphiques
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Images
Traiter des IMAGES

Paint est livr avec Windows , Photo editor avec Office. Les deux conviennent pour recadrer et changer de format. Attention : Photo Editor est fourni par Microsoft avec toutes les versions d'Office, mais il n'est pas install si vous avez choisi l'installation par dfaut (c'est mal fait une poque o les disque durs sont devenus gigantiques et o la place ne manque plus !). Il faut donc bien penser, pendant l'installation, demander une installation personnalise, et slectionner tous les composants d'Office ! Aprs coup, pour ajouter des composants une installation d' Office incomplte, il faut retrouver le CD d'origine d'Office, et utiliser le Panneau de configuration, Ajout/suppression de programme, clic sur la ligne d'Office , bouton Modifier/supprimer... Choisir un logiciel simple pour le redimensionnement (taille de l'image), le pivotement, les rglages de luminosit, contraste, gamma le changement de format sur disque (BMP, JPG, GIF) (procdure)
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Images
Choisir un logiciel simple pour le recadrage (procdure)
Divers
Images
Choisir Photo Editor
Divers Divers Divers Divers
Choisir un logiciel simple pour lajout de texte, Choisir Paint de traits, de cadres (procdure) Choisir un logiciel labor pour tout faire (procdure) Pivoter (menu) Redimensionner (menu) Photoshop ou Paint Shop Pro centralisent tous les outils. Sous Photo editor, menu Image, Faire pivoter Sous Photo editor, menu Image, Redimensionner
Images
Images
Images
Images
Sous Paint ou Photo editor, insrer l'image complte, puis cliquer sur loutil Slection, puis Recadrer (ne garder quun morceau) et garder glisser dun coin lautre de la zone extraire, puis CTRL+C partir de l, le morceau d'image est dans le presse-papiers et on peut utiliser dition, pour plus tard (procdure) Collage spcial dans le document final pour l'injecter. Injecter dans un document un fragment dimage (presse-papiers) (menu) dition, Collage spcial
Images
Images
Images
Positionner en hauteur sur la ligne un petit Format, Police onglet Espacement, champs Position et de fragment dimage (icne par exemple) (menu) Sauver sur disque un fragment dimage (presse-papiers) (menu) claircir / foncer Rgler le contraste (menu) Avec Paint , menu dition, Copier vers Avec Photo Editor, utiliser le menu Edition, Coller en tant que nouvelle image, puis CTRL + S pour sauver sur disque. Sous Photo editor, menu Image, Ajuster
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Images
Choix dun format de sauvegarde et dun taux Choisir Photo editor ou Paint de compression (procdure)
Images
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Diminuer sa taille (chercher un menu "Image, Redimensionner " ou approchant). Choisir un format compress, plutt JPG (libre de droits) : dans la commande Fichier, Enregistrer sous, changer le type de fichier et les options (choix) d'enregistrement, et rgler le taux de compression (conseil : 80%) : Options d'enregistrement. Prvoir deux images (2 fichiers diffrents) : une vignette (petite et lgre) et la grande image pour linternaute qui y tient. Pensez donner le mme dbut de nom aux deux fichiers pour suggrer leur parent, ainsi qu' signaler dans la fin du nom les spcificits de chacun : par exemple Image_1600x1200_80.jpg pour la version enregistre en grande taille 80% et Image_100x75_50.jpg pour la petite vignette fortement compresse. vitez les espaces dans les noms de fichiers destins l'Internet.
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Allger une image pour la publier sur le Web (procdure)
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Images
Scanner une image Prvisualisation Choix dune rsolution au moment de scanner une image
Placer le document sur la vitre et lancer le bon logiciel ( Photo Editor de Microsoft fait a trs bien, par exemple) sur le bon poste Demander un aperu rapide avant la vraie numrisation. Attention la taille finale du fichier (affiche quelque part en bas de l'cran) : 300ppp (points par pouce) est souvent une limite maximum. Pour crer un document qui sera simplement affich l'cran (72ppp), on peut accepter de bien plus faibles dfinitions. Rgler le collimateur de cadrage (variable d'un logiciel l'autre mais facile deviner : on va glisser sur des repres superposs l'aperu) avant de scanner, la fois pour scanner plus vite et pour viter un travail de rognage sur l'image.
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Cadrage avant de scanner
Scanner un texte et utiliser un logiciel dOCR (reconnaissance de caractres) pour rcuprer Procdure variable selon les logiciels. du texte saisi au lieu dune image
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Utiliser INTERNET
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Naviguer sur Internet

Lancer le navigateur (menu)
(Internet Explorer, Netscape)
Dmarrer, Programmes, Internet Explorer
Quitter le navigateur (clavier)
ALT + F4
Chercher les meilleurs sites sur un sujet (procdure)
Le plus souvent, j'utilise google.com. Les autres moteurs ne sont pas la hauteur. Google est le plus rapide, mais aussi le plus pertinent : il place en tte les pages les plus cites par les autres sites, ce qui s'avre trs souvent un trs bon critre de mise en ordre ! Cette "place en tte des meilleures pages" est absolument essentielle dans la comparaison des moteurs de recherche car " quoi bon disposer de centaines de milliers de pages si la meilleure est en position 231 679 ?"... Si Google ne suffit pas, j'utilise Google spcial images, ou Google spcial Forums (groupes de discussion) Les mots clefs sont associs par l'oprateur logique ET, ce qui est trs commode. Quand je veux une expression toute faite, je la place "entre guillemets" J'ai tlcharg et install la Google Toolbar pour supprimer simplement les fentres popup (publicit).
Nav Internet Nav Internet Nav Internet Nav Internet
Internet Internet Internet Internet
Nav Internet
Internet
Ouvrir un nouveau site (consulter une page Web) (clavier) Reprer et utiliser les liens hypertexte : (procdure) Revenir la page prcdente / suivante (clavier) Ouvrir un lien dans une nouvelle page (souris)
CTRL + O, (taper ladresse www...),puis ENTRE. Les liens sont souligns et le pointeur de la souris se transforme en petite main quand il passe dessus. ALT + FLCHE GAUCHE / ALT + FLCHE DROITE quivalent page prcdente = CORRECTIONARRIRE. Clic droit Ouvrir dans une nouvelle page sur le lien.
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Prcieu
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Le mode "Plein cran" permet de faire rapidement disparatre tous les outils inutiles de la fentre du logiciel, pour mieux utiliser l'cran, pour mieux afficher l'intgralit des pages visites. Quand on connat cette possibilit, on l'utilise souvent, surtout si on connat un raccourci qui facilite la manoeuvre. F11 pour passer en plein cran, CHAP ou F11 pour en sortir. Dans ce mode, Internet Explorer affiche une seule barre d'outils, rsume. Il est conseill de cliquer droit sur cette barre d'outil, pour la masquer elle aussi, automatiquement, ds que la souris s'en loigne. L'cran est alors intgralement consacr l'affichage, ce qui est souvent trs utile. Il suffit d'approcher la souris du bord de l'cran pour faire apparatre la barre d'outils. On peut aussi cliquer droit sur cette barre d'outils pour y ajouter la barre d'adresse (il y a souvent de la place libre, droite de la barre d'outils. F5 Raccourci trs frquemment utile pour tre sr que la page affiche est bien la plus rcente, bien jour. Le menu correspondant est Affichage, Actualiser... Souvent, quand on a repr une bonne page Web, on a besoin de faciliter l'accs cette page. Les liens "favoris" servent cela. On affiche la page voulue, puis il faut faire glisser licne place gauche de ladresse vers la Barre de liens Pendant la glissade, un petit trait vertical noir indique o sera plac le favori. Cliquer droit Ajouter aux favoris sur le lien.
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Internet
Passer en plein cran (on / off) (clavier)
Nav Internet
Internet
Rafrachir (actualiser) la page en cours (clavier)
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Internet
Organiser mes favoris : Ajouter un lien (souris glissade)
Nav Internet Nav Internet Nav Internet Nav Internet Nav Internet Nav Internet
Internet Internet Internet Internet Internet Internet
Organiser mes favoris : Ajouter un lien (souris menu contextuel) Organiser mes favoris : Renommer un lien (souris) Organiser mes favoris : Supprimer un lien (souris) Rgler ma page daccueil personnelle (souris) Enregistrer une image (choix du dossier, du nom, du type) (souris) Enregistrer une page Web (menu)
Clic droit Renommer sur le raccourci pour un nom trs court.
Clic droit Supprimer sur le raccourci. Afficher la page voulue, puis glisser licne gauche de ladresse vers loutil Dmarrage (en forme de maison). Clic droit Enregistrer sous sur limage.
Fichier, Enregistrer sous Dans le navigateur Internet Explorer , quand la page Web est affiche, on peut lancer Fichier, Envoyer, Lien par courrier lectronique Cette technique trs commode va bientt tre bloque par les versions modernes d'Outlook et Outlook Express qui considrent que les adresses URL (adresses de sites Web ) sont des pices jointes dangereuses... Il reste la technique " la main", via le presse-papiers : 1. clic sur l'adresse (elle passe totalement en surbrillance), 2. CTRL + C 3. Ouverture d'un nouveau courriel (E-mail)... 4. et dans le corps du message, l o on veut citer l'adresse, on la Colle : CTRL+V... Attention : si l'adresse est coupe dans le mail, elle n'est plus clicable (par le destinataire)... On essaie donc de taper un saut de ligne (MAJ+Entre) ou un saut de paragraphe (Entre) juste avant de Coller l'adresse, pour disposer d'une longueur de ligne maximum. Utiliser le logiciel MmoWeb, par exemple, tlcharger gratuitement sur www.telecharger.com. Outils, Options , onglet Scurit Dsactiver au moins Java, et les Active X. crire en MAJUSCULES quivaut CRIER : viter dans tous les cas. Les smileys (petits bonshommes qui se marrent, penchs sur le ct) permettent de nuancer sa pense sans mot : un sourire :o) un clin d'il ;o) une bonne rigolade :oD permettent d'agrmenter la conversation d'une faon inconnue auparavant. D'une faon gnrale, les rgles de courtoisie sur Internet s'appellent la netiquette. De nombreux sites rpertorient ces rgles, au risque de devenir parfois tyranniques... :o)
Nav Internet
Internet
Envoyer une adresse de site web quelqu'un (procdure)
Nav Internet Nav Internet
Internet Internet
Aspirer un site (le capturer en local pour une

consultation hors connexion) (procdure)
Rgler ma scurit Internet (menu)
Nav Internet
Internet
Utiliser les codes les plus courants des courriers lectroniques
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Nav Internet
Internet
Consulter et rinitialiser lhistorique de mes Affichage, volet dexploration, Historique connexions (menu) Rgler la taille disque affecte au cache Internet (pour acclrer les accs rptitifs sans trop encombrer mon espace disque) (menu)
Nav Internet
Internet
Outils, Options , onglet Gnral
Internet
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Grer mon courrier lectronique (Outlook Express)

Crer et rgler mon compte de messagerie : adresses pop et smtp, identifiant de messagerie (login) et mot de passe (menu d'Outlook Express) Rgler les options du logiciel (frquence de ramassage du courrier) (menu d'Outlook Express) Frquence de ramassage du courrier : lancer une rcupration auprs du serveur de messagerie (menu d'Outlook Express) Outils, Comptes, Ajouter (ou Proprits) Exemples d'adresse pop et smtp (seule difficult de la cration d'un compte): pop.laposte.net pop.free.fr pop.wanadoo.fr smtp.laposte.net smtp.free.fr smtp.wanadoo.fr Outils, Options , onglet Gnral
Internet Internet Internet
Email OE
Email OE
Email OE
Outils, Envoyer et Recevoir (il y a bouton sur la barre d'outils qui permet de le faire d'un seul clic de souris).
Internet Internet Internet Internet Internet
Email OE
Rgler laffichage : taille des volets (Emails) Glisser sur le trait de sparation entre les volets. (souris) Rgler laffichage : tri des listes de courriels (mails) (souris) Rgler laffichage : aperu partiel (menu d'Outlook Express) Rgler laffichage : rafficher la liste des contacts (adresses) (menu d'Outlook Express) Rgler laffichage : rafficher la liste des dossiers (menu d'Outlook Express) Clics sur le titre des colonnes.
Email OE
Email OE
Affichage, Disposition
Email OE
Affichage, Disposition cochez le volet Contacts.
Email OE
Affichage, Disposition cochez le volet Liste des dossiers. Avant de sauver le carnet d'adresses, il faut localiser le fichier correspondant : en effet, selon les versions de Windows, ce fichier change de place sur le disque Le carnet d'adresse est un fichier "point WAB". Tapez Windows + E (pour lancer l'Explorateur), tapez F3, puis *.wab Entre... Dans la fentre qui s'affiche, reprez bien la colonne du nom du dossier... Celui que l'on cherche doit ressembler ...\Microsoft\Adress book\... Slectionnez ensuite ce fichier .wab avec l'Explorateur et copiez-le sur disquette : clic droit, Envoyer vers... 1- Ouvrir un nouveau mail, choisir son destinataire, taper son objet et son message 2 - Placer la fentre du mail en cours de faon la voir plus tard(), 3 - Revenir la fentre d'Outlook Express, sans fermer celle du mail, 4 - Cliquer sur le bouton "Carnet d'adresses", 5 - Slectionner la ou les adresses envoyer (glissade, ou CTRL+clics), 6 - Puis, glisser cette slection d'adresses vers une partie visible du message du mail prpar au point 1... 7 - c'est tout... 8 - pensez quand mme envoyer le mail.. . :o) Avant de sauver les mails, il faut localiser les fichiers correspondant : en effet, selon les versions de Windows, ces fichiers changent de place sur le disque Les mails sont dans des fichiers "point DBX". Utilisez la commande Outils, Options, onglet Maintenance, Dossier de stockage... Slectionner le (trs long) chemin d'accs et le Copier : CTRL + C, sortir de toutes ces botes de dialogue, lancer l'Explorateur, taper CTRL+F4 (quivalent saugrenu de CTRL+O sous l'Explorateur), et CTRL+V puis Entre... Slectionnez le dossier entier: clic sur le dossier (volet de gauche), Vrifiez sa taille : clic droit Proprits sur le dossier, Compressez-le ventuellement : clic droit, Envoyer vers Zip... et copiez-le sur disquette : clic droit, Envoyer vers... Pour la localisation du carnet d'adresses, voir Sauver sur disque mon carnet Pour restaurer les adresses, copier le fichier .wab de la disquette vers le bon dossier (voir ci-dessus). Ce dossier ressemble ...\Microsoft\Adress book\ Attention ne pas laisser d'autres fichiers .wab dans le mme dossier...
Internet
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Sauver sur disque mon carnet d'adresses lectroniques (procdure)
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Envoyer une adresse lectronique quelqu'un (procdure)
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Sauver sur disque mes mails (procdure)
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Restaurer mon carnet d'adresses lectroniques (procdure)
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Prcieu
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Restaurer mes mails (procdure)

Pour la localisation des mails, voir Sauver sur disque mes mails Pour restaurer les mails, copier les fichiers .dbx de la disquette vers le bon dossier (voir ci-dessus). Ce dossier ressemble ...\Identities\long n\Microsoft\Outlook Express\... Attention ne pas laisser d'autres fichiers .dbx dans le mme dossier...
Internet Internet Internet Internet Internet Internet
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Accder rapidement un contact de la liste Initiale (rpte) dans la zone des contacts = accs direct. (clavier avec Outlook Express) Ouvrir rapidement un mail au contact en cours (clavier avec Outlook Express) Envoyer un nouveau mail (clavier) Entre sur un Contact = nouveau mail.
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CTRL + N (CHAP pour sortir du mail sans rien faire).
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Joindre des documents (souris)
Clic sur loutil trombone
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Joindre des documents (menu)
Insertion, Pices jointes Clic sur le bouton , puis boutons Cc et Cci On utilise une copie invisible (invisible pour le destinataire principal et pour les destinataires secondaires Cc) quand on veut qu'ils ne soient pas informs qu'une copie lui a t remise... En position sur le mail, clic sur le bouton Rpondre ou bien clic droit, Rpondre sur le mail Nota : si on veut que les autres destinataires soient informs, eux aussi, de la rponse, cliquer plutt sur Rpondre tous Dabord, enregistrer sur disque dur les pices jointes, Ensuite, avec lExplorateur, cliquer droit AntiViral sur elles. Attention : la version 6 d'OE interdit l'accs certains types de PJ car elles sont souvent infectes par des virus. On peut accder ces PJ par diffrents moyens : on peut dsactiver le contrle des PJ d'Outlook Express dans la commande Outils, Options, onglet Scurit... Avec Outlook, c'est plus compliqu qu'avec Outlook Express : il faut un petit logiciel qui dverrouille la scurit. Ce petit logiciel est disponible sur www.arc-en-ciel.info (pages informatiques, documents tlcharger). on peut aussi demander nos correspondants de supprimer manuellement une lettre l'extension du nom de la PJ, avant de nous l'envoyer : un fichier .exe devient alors un .ex, ce qui n'est pas suspect pour Outlook. Il vous reste ensuite, rception, l'enregistrer sur votre disque en remettant la lettre sa place. on peut enfin demander ces mmes correspondants de zipper leurs PJ avant de les poster, c'est--dire de les compresser au format zip (avec un logiciel qu'on trouve facilement sur le net, en tlchargement gratuit).
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Envoyer des copies carbones / invisibles (Cc et Cci) (souris)
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Rpondre un mail reu (souris)
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Contrler les pices jointes avant de les ouvrir (anti-virus) (procdure)
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Grer mon carnet dadresse : crer un

nouveau contact (menu d'Outlook Express)
Outils, Carnet dadresses CTRL+N pour crer un contact.
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Grer mon carnet dadresse : crer un

nouveau contact (souris)
Dans le volet des contacts : Contacts, Nouveau Contact.
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Grer mon carnet dadresse : modifier un

contact (menu)
Volet des contacts : clic droit Proprits sur le contact.
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Grer mon carnet dadresse : supprimer un

contact (menu)
Volet des contacts : SUPPR sur le(s) contact(s).
Grer mon carnet dadresse : mmoriser une adresse lue dans un mail reu (celle de l'metteur ou celle d'un des destinataires) (procdure)
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Clic droit sur l'adresse (ou le nom), Ajouter au carnet d'adresses...
Sauvegarder mes mails et mes adresses sur disquette (procdure)
Reprer, compresser et copier sur disquette le contenu du dossier de stockage dOutlook Express (souvent cest un sous-dossier de C:\Windows ou de C:\Documents and settings\ Utilisateur\ Local settings qui sappelle Application data\ Identities\(long numro)\Microsoft\ Outlook Express Ouf !...). On peut retrouver le nom de ce dossier avec la commande Outils, Options, onglet Maintenance , bouton Dossier de stockage Avec MRPET, ce dossier est dans E:\_param Crer un dossier : CTRL + MAJ + E
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Organiser mes mails : crer des sousdossiers (clavier)
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Prcieu
JE SAIS
Organiser mes mails : crer des sousdossiers (souris) Organiser mes mails : renommer mails et dossiers (clavier)

Clic droit Nouveau dossier sur le dossier parent.
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Renommer = F2 Supprimer = touche SUPPR Attention : les mails ainsi supprims ne sont pas dfinitivement dtruits : ils sont simplement dplacs vers le dossier Supprims , ce qui permet de les rcuprer en cas d'erreur un peu comme avec la Corbeille. On peut vider ce dossier Supprims (clic droit sur lui...), de temps en temps, pour librer de la place sur le disque, notamment quand on travaille sur un rseau, pour conomiser des ressources sur le serveur central. On peut aussi supprimer dfinitivement le mail sans passer par le dossier Supprims : MAJ+SUPPR
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Organiser mes mails : supprimer mails et dossiers (clavier)
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Organiser mes mails : supprimer compltement des mails (clavier)
Supprimer dfinitivement = MAJ +SUPPR
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Organiser mes mails : renommer ou supprimer mails et dossiers (souris) Organiser mes mails : dplacer les mails et dossiers (souris) Transfrer un ou plusieurs mails quelqu'un d'autre (souris) Crer des rgles de classement automatique des mails (menu) Trier une liste de mails (date, taille, metteur) (souris)
Clic droit Supprimer ou Renommer sur le dossier parent.
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Glisser simplement sur le dossier ou le mail dplacer. Slection du ou des mails transfrer, puis, clic droit Transfrer sur la slection... Outils, Rgles de message, Courrier
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Clics sur le titre de la colonne voulue.
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Prendre ses mails en dplacement : utiliser un Utiliser Internet Explorer , et ne pas oublier son login et son MDP (mot de passe) Webmail (procdure) Mettre en place des profils pour chacun des collaborateurs (menu) Fichier, Identits
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Crer et grer un SITE WEB

Crer un plan de site sur papier (schma des liens entre les pages) Crer un arbre dont le tronc serait la page d'accueil d'o partent toutes les pages, et o des liens permettent de revenir tout moment. Pensez bien ces liens de retour vers l'accueil. Reprsentez les pages avec des rectangles et les liens avec des flches. Le choix de la taille est difficile car aucune solution n'est parfaite : de grandes images seront trs belles mais trs longues charger pour l'internaute, surtout s'il est connect avec un simple modem 56 K, et trop grandes pour tous les internautes dont la rsolution de l'cran est 800x600 (SVGA). l'inverse, de petites images seront trs vite charges et affiches intgralement sur n'importe quel cran, mais seront trs frustrantes pour les internautes utilisant l'ADSL et de grands crans. Le mieux est de proposer plusieurs tailles, mais c'est plus de travail. Quant la compression, un taux de 80% en format JPG permet souvent d'allger sensiblement les images sans presque rien perdre en qualit.
Internet Internet
Sites Web
Prparer des images lgres et belles la fois : taille en pixels, taux de compression, nombre de couleurs, format de fichier
Sites Web
Sites Web
Crer une page Web :
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Sauvegarder au format HTML
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Crer un lien hypertexte
Sites Web
Prvoir les retours en arrire
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Prcieu
JE SAIS
Insrer une image / un GIF anim

Insertion, Image Insrer un lien vers un fichier audio (MP3 ou autre) dans la page web. Cette mthode d'incorporation de fichiers audio permet aux visiteurs de choisir s'ils veulent couter le fichier (certains navigateurs peuvent ne pas prendre en charge les fichiers son incorpors car un plug-in est ncessaire). Taper le texte sur lequel il faudra cliquer pour jouer le son, slectionner ce texte et dans la palette des proprits, cliquer sur le petit dossier jaune plac droite du champ Lien pour choisir le fichier son. F12 pour tester la page web.
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Insrer un son
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Utiliser des cadres (pour le sommaire, par exemple) Utiliser des tableaux (pour les alignements) Utiliser des calques (pour un positionnement libre) Utiliser des styles (harmonisation et automatisation des formes) Crer des zones sensibles (au survol de la souris) sur les images Utiliser des animations
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Contrler lorthographe
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Prvoir un compteur de visites Prvoir un lien E-mail pour faciliter l'envoi d'un courriel partir d'une page Web Prvoir des champs de saisie et la collecte Programmer des comportements en fonction des vnements Grer un site
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Taper mailto: suivi de l'adresse de messagerie
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Sites Web
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Organiser les objets en dossiers
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Contrler les liens briss Choisir et installer un logiciel client FTP gratuit Rgler le paramtrage du client FTP Exemple d'adresse de serveur FTP (File Transfert Protocol) : ftpperso.free.fr Pensez rgler le champ "Utiliser le FTP passif". Avec DreamWeaver : Avec un logiciel client FTP :
Sites Web
Sites Web
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Tlcharger les pages vers le serveur Web Lier certaines pages une BDD : crer un site dynamique
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Sites Web
Utiliser un TRAITEMENT DE TEXTE

Word Saisie
Word
TDT - Saisir, sauver et imprimer
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Prcieu
JE SAIS
Crer un document (clavier)

CTRL + N ALT + F, P... F ichier, Mise en p age, onglet Taille... Le mode Portrait consiste imprimer sur une feuille dispose verticalement. On dit aussi imprimer " la franaise". Le mode Paysage imprime sur une feuille allonge horizontalement. On dit aussi imprimer " l'italienne" (avant l'Europe, on imprimait comme a en Italie). ALT + F, P... F ichier, Mise en p age onglet Marges
Word Saisie
Word
Word Saisie
Word
Rgler la mise en page : orientation (menu)
Rgler la mise en page : marges (menu)
Nota : il est facile de gnraliser un rglage de marges tous les prochains documents : avant de valider, cliquer sur le bouton Par dfaut . Exemple : on aura besoin de cette gnralisation si on rdige le plus souvent des courriers d'une page, si on utilise du papier en-tte et qu'il faut toujours commencer 5 cm du bord haut des feuilles. Attention cependant : les marges s'appliquent toutes les pages du document. Donc, si on utilise du papier en-tte sur la seule premire page et des feuilles blanches pour les pages suivantes, il faudra utiliser un autre moyen que la commande Fichier Mise en page : Par exemple crer un en-tte complet (lieu, date et en forme pour saisir le destinataire) saisi dans un tableau sans bordure et avec une haute ligne vide en tte, mmoris sous forme d'insertion automatique (qu'on appellera rapidement grce une courte abrviation et la touche F3). Cette mthode permettra d'ailleurs d'crire droite d'un en-tte primprim seulement gauche, ce que n'aurait pas permis une simple augmentation de la marge haute... Si la rgle est affiche (ALT+A, G A ffichage R g le ), on peut viser le trait de sparation entre la bande blanche et la bande grise de la rgle et simplement glisser sur ce trait de sparation. ASTUCE : si on ALT + glisse sur le trait, les dplacements et les mesures affiches sont plus prcis. CTRL + S (comme Sauvegarde).
Word Saisie
Word
Word Saisie
Word
Rgler la mise en page : marges (souris)
Word Saisie Word Saisie Word Saisie Word Saisie
Word
Sauvegarder (clavier)
Word
Imprimer (clavier)
CTRL + P (comme Print).
Word
Rouvrir un document rcent (clavier)
ALT + F, 1 ou 2 ou 3, etc. (commande F ichier... ) CTRL + ENTRE Nota : pour VOIR les sauts de pages l'cran, passer en Visibilit totale des caractres non imprims : CTRL + * (contrle toile). Insertion, Numro de page Nota : un numro de page insr de la sorte et plac par Word dans un cadre (vieil outil de positionnement libre, donc) transparent (ni trait, ni remplissage), et lui-mme place dans un en-tte ou un pied de page (zone qui est, par dfinition, rpte sur toutes les pages). Conseil : il vaut mieux grer soi-mme de A Z un bon pied de page qu'utiliser cette commande aux consquences archaques.
Word
Placer un saut de page forc (clavier)
Word Saisie
Word
Insrer des numros de pages (menu)
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Prcieu
JE SAIS

ALT + O, O (Outils, Options), onglet dition, cochez Majuscules accentues La langue franaise utilise massivement les accents, souvent chargs de signification. Au milieu du 20me sicle, les imprimeurs, pour des raisons de domination anglo-saxonne sur le march des machines dimpression, ont pris lhabitude, par force, de ne plus accentuer les majuscules (il ny a pas daccent en anglais et la plupart des machines ne pouvaient pas, mcaniquement, accentuer les majuscules). Tout le monde sest pli cette rgle absurde tant que ctait techniquement invitable. En lisant des majuscules sans accents, notre cerveau sadapte la difficult et reconstitue les accents manquants, mais cette gymnastique intellectuelle silencieuse perturbe inutilement notre concentration. Depuis prs de 20 ans, il est devenu trs facile daccentuer les majuscules avec les TDT, et depuis plus de 10 ans, toutes les directives ministrielles (y compris lducation Nationale) imposent formellement daccentuer les majuscules, au titre du simple respect de lorthographe, et il ny a plus aucune raison valable de ne pas le faire. Tous les dictionnaires (nos arbitres habituels) sont en majuscules, accentues, bien sr ! Aprs avoir coch cette option importante, il suffira de taper les textes en minuscules (accentues) et de les convertir ensuite en majuscules avec MAJ + F3 ou CTRL + MAJ + K
Word Saisie
Word
Rgler Word pour rendre possibles les majuscules accentues (menu)
ALT + O, O Outils, Options, onglet Enregistrement .. Il est conseill de cocher Toujours crer une copie de sauvegarde, mme si leffet de ce rglage vous nervera peut-tre un peu parfois : en cochant cette option, on demande Word, lors de chaque enregistrement, donc chaque fois quon appuie sur CTRL + S, de garder sur disque lavant-dernire version du document en cours. Ce document de sauvegarde aura lextension .Wbk (Word Backup). Ce rglage met en place une scurit, pour toutes les erreurs qui ne sont pas controlzdables (ou qui ne le sont plus parce qu'on a trop attendu) On pourra ds lors revenir en arrire un peu plus loin dans le temps quand il faudra Rgler Word pour garder sur disque l'avant- rparer une erreur grave, rcuprer un document endommag dernire version du document (menu) Si on narrive plus ouvrir le document principal, sil est trs endommag, on pourra essayer douvrir le document WBK Cela ne fonctionne pas toujours (on a quelquefois dj trop utilis CTRL + S, et toutes les versions du document sont abmes), mais quand a marchera, vous vous fliciterez davoir t prudent ! Linconvnient est lencombrement des dossiers avec des fichiers en double : vous allez avoir les "point DOC" et les "point WBK" (les "backups") qui samoncellent. Il faudra donc de temps en temps faire le mnage , mais seulement quand la phase de mise au point des documents sera bien termine La commande Insertion, Numro de page complique la vie pour placer des textes proximit des numros, ou pour rgler prcisment la prsentation des numros (cette commande insre en fait un "cadre", qui est un vieux concept, par rapport la moderne "zone de texte", dans un pied de page...) L'outil idal de mise en forme des numros de pages est la commande Affichage, En-tte et pied de page qui donne toute la matrise des "titres courants" (c'est le terme en imprimerie pour dsigner la fois les en-ttes et les pieds de page) : avec une bordure suprieure (ou infrieure) pour isoler visuellement le Titre courant du reste du texte, avec des tabulations personnalises et des textes bien aligns, avec le numro de la page courante (outil dise #), mais aussi le nombre de pages total du document (outil ++). On peut mme glisser un tableau, un WordArt ou une image dans un en-tte ou un pied Prsenter proprement des numros de pages de page... (Procdure) On peut galement placer en filigrane une grande image ou un gros texte en travers ("confidentiel" ou "urgent", par exemple). BUGS : la mise jour des numros l'affichage peut exiger parfois un petit aller / retour en Aperu avant impression... Bug sans gravit. la version 2000 de Word comporte un gros bug : le nombre de pages total du document est souvent remplac par le numro de la page en cours, ce qui donne 1/1, 2/2, 3/3... Farfelu... Solution = taper le nombre de pages la main, "en dur", dans le pied de page (ou bien changer de version de Word...). Astuce : quelquefois, le simple fait d'inverser l'ordre d'impression des pages (Outils, Options, Impression, Ordre inverse) rgle ce problme...
Word Saisie
Word
Word Saisie
Word
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Rappeler le titre du chapitre en cours dans un en-tte ou un pied de page (Procdure)

Affichage, En-tte et pied de page... puis Insertion, Champ... Catgorie: Liaisons et renvois, Champ: RefStyle , puis bouton Options, onglet Styles... Ceci ne fonctionne qu' condition d'utiliser les styles avec niveau de plan (Titre1, Titre2...) pour la mise en forme du texte. CTRL + MAJ + ESPACE (en visibilit totale, on voit un petit rond blanc en suspension sur la ligne : ce caractre ne sera pas imprim). Word insre automatiquement un espace dur (inscable) devant les caractres " deux signes" comme le deux-points, le point-virgule, le point d'exclamation, le point d'interrogation, les chevrons : ; ! ? Cet automatisme est annulable, au coup par coup (avec CTRL + Z). Cet automatisme est galement dsactivable pour longtemps (avec Outils, Correction automatique, Mise en forme automatique ...).
Word Saisie
Word
Word Saisie
Word
Insrer un espace inscable (un espace dur ) (clavier)
Word Saisie Word Saisie Word Saisie Word Saisie
Word
Insrer un saut forc de colonne (clavier)
CTRL + MAJ + ENTRE
Word
Insrer un saut forc de colonne (menu)
Insertion, Saut Se placer dans un titre courant (Affichage, En-tte et pied de page ), puis utiliser loutil Insrer le nombre de pages. Affichage, En-tte et pied de page Possibilit prcieuse sous Word : MAJ + F3 pour changer vraiment les caractre saisis ( taper plusieurs fois). CTRL + MAJ + K pour donner un format "Majuscules" (les caractres rels restent inchangs, dans ce cas). Raccourci-bascule (On/Off). Nota : il n'existe pas de format pour forcer l'affichage en minuscules. Pas possible sous Excel, malheureusement. On peut utiliser des fonctions Minuscule Majuscule ou Nompropre dans des formules de calcul, mais c'est beaucoup plus lourd. Insertion, Image, partir du fichier ou dition Collage spcial si on a pralablement plac limage au presse-papiers
Word
Imprimer le nombre de pages total (procdure)
Word
Crer un en-tte ou un pied de page (menu)
Word Saisie
Word
Basculer minuscules / MAJUSCULES / Initiales sur un texte dj saisi (clavier)
Word Saisie
Word
Insrer une image (menu)
Glisser sur les poignes pour la dimensionner : Choisir un COIN pour garder les proportions de l'image, CTRL + glisser pour un dimensionnement symtrique autour du centre ALT + glisser pour un dimensionnement prcis (sans influence de la grille) dimensionner / positionner une image (souris) Glisser sur lobjet pour la dplacer : CTRL+ glisser pour faire une copie, ALT + glisser pour un dplacement prcis, MAJ + glisser pour un dplacement align sur le point de dpart... Les insertions automatiques de Word sont des textes rptitifs enregistrs une fois pour toutes sous un nom abrg, pour les rcuprer ensuite rapidement, chaque fois que ncessaire. Expliquer quoi servent les insertions automatiques (explication) Exemples de textes fastidieux saisir et mmorisables : une formule de politesse, un logo un en-tte complet de courrier...
Word Saisie
Word
Word Saisie
Word
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Prcieu
JE SAIS

Slection du texte mmoriser (avec sa forme), ALT + F3 (Abrviation) ENTRE (Raccourci de la commande Insertion, Insertion automatique, Nouveau...) Remarque importante : pour mmoriser une forme de paragraphe, il faut bien slectionner le signe (fin de paragraphe) car c'est ce signe, sous Word, qui contient les formes, mme s'il est parfois invisible ! Pour tester une abrviation frachement cre : CTRL + N (nouveau document) frappe d'un texte pralable pour simuler vraiment une situation relle... abrviation F3 contrle visuel CTRL + F4 (fermer le document de test) N (Non : ne pas enregistrer) NB : les insertions automatiques sont mmorises dans le modle NORMAL.DOT (prsent dans le dossier spcifi dans Outils, Options, onglet Dossiers par dfaut ). Ce modle est enregistr au moment de quitter Word. Donc, si vous avez beaucoup travaill sur une srie d'abrviations, n'attendez pas que Word plante sauvagement car vous auriez alors perdu tout votre travail : quittez Word et relancez-le. Taper l'abrviation puis la touche F3
Word Saisie
Word
Crer des insertions automatiques (clavier)
Nota : pour que a marche, il faut que l'abrviation soit spare de ce qui prcde par un espace ou un signe de ponctuation ou un saut forc. Utiliser des insertions automatiques (clavier) On peut aussi slectionner tout le texte de l'abrviation si on tient ce qu'il reste coll au reste. Pour passer en revue les abrviations et leur texte associ : Insertion, Insertion automatique, Insertion automatique...
Word Saisie
Word Saisie
Word
Word
Distinguer les sauts de paragraphes des sauts de ligne (procdure)
ENTRE = saut de paragraphe = changement de mise en forme possible MAJ + ENTRE = saut de ligne lintrieur dun paragraphe (sous Word ). Word transforme automatiquement la frappe du signe " (guillemet amricain, appel quote ) en un chevron, ou , selon qu' un espace ait t tap devant le " , ou pas. Les chevrons sont accompagns d'un espace inscable (espace "dur"), comme les rgles dactylographiques l'imposent : cet espace spcial est affich l'cran avec un petit rond en suspension sur la ligne... Pour annuler cette conversion automatique de " en , il suffit de taper CTRL + Z (Edition, Annuler ). Pour interdire toute conversion automatique l'avenir, il faut utiliser la commande Outils, (Options de) Correction automatique, onglet Mise en forme automatique... Word est rgl pour aider la saisie en transformant tout seul de nombreuses saisies. C'est parfois gnant (pour les guillemets ou les signes deux-points), et la transformation est facile annuler avec CTRL + Z. (Truc applicable tous les logiciels de Microsoft.) Taper TAB juste avant MAJ + ENTRE.
Word Saisie
Word
Insrer des guillemets " " l'amricaine au lieu des chevrons la franaise
Word Saisie
Word
Revenir en arrire sur un automatisme (annuler une correction automatique) Interdire la justification droite quand on saute la ligne (clavier)
Word Saisie
Word
CTRL + tiret (le 6 sur le pav alpha ou le moins sur le pav numrique) Tiret conditionnel = tiret de csure qui doit disparatre quand la csure n'est plus utile (quand le mot n'est plus cheval entre deux lignes), et rapparatre ds que la csure est possible. Insrer un tiret conditionnel (qui napparat que
quand il est utile) (clavier)
Word Saisie
Word
Applications : les produits de Microsoft ne savent pas couper les mots comportant une apostrophe (probablement parce que l'anglais interdit cette coupure). Pour couper les mots prcds d'une apostrophe, il est donc trs frquent d'avoir couper soi-mme manuellement le mot. Il est important de placer un "contrle tiret" et pas un tiret, pour ne pas tre embt si, plus tard, le mot n'est plus plac en fin de ligne et n'est donc plus coup : dans ce cas, un tiret simple reste affich de faon disgracieuse au milieu d'un mot non coup, alors qu'un contrle tiret sait rester discret quand on n'a pas besoin de lui... :o) CTRL + MAJ + tiret (le 6 sur le pav alpha ou le moins sur le pav numrique)
Word Saisie
Word
Insrer un tiret inscable (qui ne peut pas faire

coupure en fin de ligne) (clavier)
Tiret inscable = tiret qui ne doit pas se trouver en fin de ligne. Comme l'espace inscable, le tiret inscable est trait comme un caractre normal (une lettre ou un chiffre) : les deux mots situs de part et d'autre sont traits comme un seul grand mot, et le saut de ligne automatique ne se fera jamais cet endroit.
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Prcieu
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Insrer des notes en bas de page (menu)

Insertion, Note (de bas de page) Nota : partir de la version 2002 (XP) et 2003, il faut lancer : Insertion, Rfrence, Note de bas de page...
Word Corriger Word Saisie
Word
Word
TDT - Slectionner et corriger
Word Corriger
Word
Slectionner une ligne avec la souris
Clic dans la marge gauche.
Word Corriger
Word
Slectionner une ligne avec le clavier
ORIGINE (dbut, ) , MAJ + FIN
Word Corriger
Word
Slectionner un paragraphe avec la souris
Double clic dans la marge gauche ou bien Triple clic dans le texte (trs utile dans les tableaux !).
Word Corriger
Word
Slectionner un paragraphe avec le clavier
F8 tape 4 fois (Ext, mot, phrase, paragraphe)
Word Corriger
Word
Dplacer un texte avec la souris
Slectionner, relcher, puis glisser sur la slection.
Word Corriger
Word
Dplacer un texte avec le clavier
Utiliser le presse-papiers : CTRL + X. CTRL + V F8 tape plusieurs fois slectionne de plus en plus de texte : extension, mot, phrase, paragraphe, document MAJ + F8 pour revenir en arrire. CHAP pour interrompre (sortir du mode Extension ). Dhabitude, sous Windows, la touche Ins permet de passer du mode Insertion en mode Refrappe, et inversement. Le curseur change d'apparence : il est soit un trait entre 2 caractres (mode Insertion), soit une surbrillance sur un caractre (mode Refrappe). Mais pour un dbutant, voir les caractres saisis craser tout ce qui existe dj est absolument incomprhensible et terrifiant ! Et les dbutants passent souvent en refrappe sans le savoir (car la touche Ins est toute proche de la touche Suppr). Il est donc conseill, au dbut au moins, de dsactiver cette touche Ins comme bascule de refrappe, quitte la rtablir plus tard Il y a donc 2 possibilits sous Word pour basculer de refrappe en Insertion Soit la touche INS (vrifier le rglage de Outils, Options, onglet dition : vrifier que la touche Ins n'est pas utilise pour Edition, Coller ) Soit la commande Outils, Options, onglet dition, cocher le Mode refrappe
Word Corriger
Word
Slection mono touche progressive avec le clavier
Word Corriger
Word
Saisie en crasant le texte existant avec le mode refrappe (clavier)
Word Corriger
Word
Saisie en crasant le texte existant avec le remplacement de la slection (clavier)
Slectionner le texte remplacer, puis simplement taper le texte de remplacement (comportement universel sous Windows).
Word Corriger
Word
Utiliser le vrificateur orthographique (clavier)
F7
Word Corriger
Word
Utiliser le vrificateur orthographique (menu)
Outils, Options, onglet Grammaire et orthographe
Word Corriger
Word
Rechercher un texte (clavier)
CTRL = F (F comme Find , trouver) (dition Rechercher ). dition, Remplacer (CTRL + H) Nota : pour remplacer un seul texte par un autre, pas besoin de menu : il suffit de slectionner le texte remplacer et de simplement taper le texte de remplacement ( pas besoin de la touche SUPPR ou BACKSPACE).
Word Corriger
Word
Remplacer un texte par un autre (menu)
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Prcieu
JE SAIS

Pour les actions rptitives, il est trs commode de connatre la procdure suivante, valable aussi bien sous Word que sous Excel : 1. Lancer une premire recherche (avec CTRL F ou Edition Rechercher) 2. Lancer la commande (unique) qui devra ensuite tre rpte. 3. Utiliser le raccourci MAJ F4 pour rpter la dernire recherche... 4. Utiliser F4 pour rpter la dernire commande, aprs contrle visuel que c'est bien ncessaire... 5. etc : MAJ F4 (contrle) F4, MAJ F4 (contrle) F4, MAJ F4 (contrle) F4 F5 (numro de page) ENTRE C'est trs rapide !!!! (F5 = Edition, Atteindre ) Pour spcifier une section (quand le document en comporte plusieurs), il faut taper les deux numros accols avec les lettres p et s : par exemple p4s6 (page 4 de la section n6). Raccourci connatre pour les longs documents : aprs avoir dit une fois (avec F5) qu'on se dplace par section, CTRL PGUP et CTRL PGDN foncent de section en section, et donc de chapitre en chapitre, par exemple... Rapidement indispensable !
Word Corriger
Word
Rpter la dernire recherche / rpter la dernire commande (clavier)
Word Corriger
Word
Atteindre directement un endroit (signet, page) (clavier)
Word Forme Word Corriger
Word
Utiliser le dictionnaire de synonymes (clavier) Slection du mot remplacer, puis MAJ + F7
Word
TDT - Mettre en forme

Pour rgler rapidement la taille d'un groupe de caractres slectionns, il y a deux raccourcis formidables : Pressez CTRL + ALT + MAJ avec lannulaire, le majeur et le pouce de la main gauche, et avec lindex libre, tapez plusieurs fois sur le signe > (suprieur) Allez-y jusqu dpasser l'objectif, pour tre bien sr Pour revenir en arrire (et diminuer la taille), relchez le majeur (relchez MAJ) et tapez le signe < (cest la mme touche que > , mais elle signifie ici infrieur puisquil ny a plus MAJ). Cette double combinaison est trs visuelle, trs rapide, trs prcise et trs ergonomique, avec la seule main gauche, malgr les apparences au dbut : quatre touches en mme temps, il fallait le faire ! Outils dalignement sur la Barre Mise en forme.
Word Forme
Word
Changer la taille des caractres (clavier)
Word Forme Word Forme Word Forme
Word
Word
Changer lalignement des paragraphes de la slection (souris) Rgler les retraits gauche et droit de la slection (menu) Rgler les retraits gauche et droit de la slection (clavier)
Format, Paragraphe , retraits avant et aprs (G et D).
Word
ALT + T, R, TAB, TAB, TAB, (RG), TAB, (RD), ENTRE Sur la rgle en haut, glisser sur les marques de retraits Remarque importante : quand on glisse simplement, la souris se dplace par -coups : on n'arrive pas tre trs prcis Si on appuie sur ALT pendant qu'on glisse sur les symboles de la rgle, on devient trs prcis, et en plus, Word affiche les dimensions de faons beaucoup plus claire... connatre absolument !!! Il y a un quivalent avec la seule souris (sans avoir utiliser le clavier) : commencer glisser, et en cours de glissade, ajouter le clic droit... "Tremper le pinceau dans le modle, puis badigeonner" : 1. slection dun modle, 2. clic sur loutil gros pinceau, 3. glissade sur la destination avec le pointeur Pinceau Slection dun modle, double clic sur loutil gros pinceau, glissades successives sur les destinations CHAP pour arrter.
Word Forme
Word
Rgler les retraits gauche et droit de la slection (souris)
Word Forme
Word
Copier une mise en forme (souris)
Word Forme
Word
Copier une mise en forme plusieurs fois (souris)
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JE SAIS
Ajouter ou supprimer une commande un menu contextuel (procdure)
Quand on se sert souvent des menus contextuels (ceux qui apparaissent avec le clic droit), il est absolument prcieux de savoir personnaliser ces menus qui sont un best of des commandes les plus frquentes, mais ce best of change d'une personne l'autre. Dans la plupart des applications d'Office (pas Excel) , l'utilisateur peut personnaliser ses menus contextuels, en supprimant des commandes, en en rajoutant, et en adaptant les lettres soulignes ses besoins personnels : Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, onglet Barres d'outils... cocher la dernire ligne Menus contextuels : une petite palette apparat qui montre les noms des diffrentes catgories de menus existantes, cliquer gauche sur le nom du groupe voulu (la liste des menus apparat) cliquer sur le nom du menu : le menu se dveloppe alors et va rester affich pendant que vous allez le personnaliser : ajout, suppression, changement de nom... Passer l'onglet Commandes de la bote de dialogue et faire glisser de nouvelles commandes vers le menu contextuel... Pour supprimer une commande inutile, il suffit de la faire glisser en dehors du menu. Vous pouvez changer l'ordre des commandes en glissant simplement dessus pour les dplacer. ventuellement changer la lettre acclratrice de la commande pour permettre une utilisation clavier commode, en combinaison avec la souris : dans le nom de la commande, dplacer le signe & (esperluette) devant une autre lettre (sans crer de conflit avec les lettres des autres sous-commandes, bien sr !).
Tansversales
Poste
Donner des exemples de personnalisation utile des menus contextuels
Sous Word, si on travaille beaucoup avec les copies d'cran pour crer des modes opratoires, on a souvent slectionner plusieurs images et objets (des zones de textes, des flches, etc.). L'outil "Flche blanche" de la Barre de dessin permet d'activer la slection au lasso (ce qui va vraiment trs vite), mais il faut aller le cliquer tout en bas de l'cran, alors qu'il est trs souvent utile : c'est vite fastidieux. Il est donc trs commode de personnaliser les menus contextuels lis aux images (et aussi ceux lis au texte, en fait) en leur ajoutant la commande Slectionner les objets (onglet Commandes , catgorie Dessin). Il suffit ensuite, pour lancer un coup de lasso, de d'abord cliquer droit sur n'importe quelle image, et de choisir Slectionner les objets ... On peut galement ajouter aux menus lis aux images les commandes trs frquentes : Habillage du texte, Grouper, Dissocier, Regrouper, Premier plan, et Arrire plan...
Tansversales
Poste
Nota : sous Word 2000 et 2002 (XP), les programmeurs de Word ont commis une petite erreur d'ergonomie : il y a dans Format deux commandes qui ont la lettre R souligne... ce qui rend invalide le trs prcieux raccourci ALT+T, R... Il est donc simplement conseill de changer la lettre du raccourci clavier de la commande Format, Cadre : Utiliser efficacement le clavier pour faire appel Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, Format Paragraphe clic gauche sur le mot Format dans la barre de menu Rparer le bug de Word 2000 (il se dveloppe alors), clic droit sur le mot Cadre, puis, dans le champ Nom du menu contextuel, dplacer le & (esperluette) devant une autre lettre (sans conflit avec les autres sous-commandes de Format !), le a par exemple.
Word Forme
Word
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Il y a diffrentes faons pour espacer les paragraphes, et il faut en connatre plusieurs : La premire est la mthode de Cro Magnon : en insrant des fins de paragraphes (des "retours chariot") en tapant la touche ENTRE on loigne les paragraphes les uns des autres coup de serpe (une ligne entire la fois) : c'est rapide, mais trs rustique : ni prcis, ni applicable d'un coup une groupe de , ni automatisable. La seconde est beaucoup plus lgante et prcise, et elle permet en plus la mmorisation, donc l'automatisation, des mises en forme : c'est la commande Forma t Pa r agraphe, espace a v ant et espace a p rs... Avec le clavier, a va TRS vite ! ALT+T, R, ALT+V, et Entre... - on peut y rgler l'aration au dixime de millimtre, - on peut toucher d'un coup des centaines de paragraphes, - et on peut mmoriser des rglages frquents sous le nom de styles... Rapidit, prcision, ouverture l'automatisation (par les styles) : cette mthode n'a que des avantages. connatre absolument. La troisime est une astuce drive de Cro Magnon (bons gros retours chariots entre les paragraphes), mais permettant d'obtenir rapidement une grande prcision sur un espacement isol (mthode inadapte aux groupes) : l'astuce consiste slectionner le en cliquant dans la marge gauche, puis faire varier sa taille de caractre au point prs avec la trs prcieuse combinaison CTRL + ALT + < pour diminuer la taille d'un point, et CTRL + ALT + MAJ + > pour augmenter la taille d'un point : c'est visuel, trs rapide (les 4 touches sont trs proches : combinaison trs ergonomique, avec la seule main gauche), trs prcis... mais encore trs cro magnonesque... Ne surtout pas abuser... :o)
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Arer les paragraphes : placer un espace blanc prcis entre deux paragraphes (ou plusieurs)
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La commande Format Paragraphe est une des plus courantes sous Word si on a compris la prcision qu'elle apporte dans les espacements entre les paragraphes et la souplesse dans la mise en page. La bonne technique pour appeler cette commande est ALT+ T, R (les deux touches sont proches, a va trs vite !)... On se dplace ensuite " toute bise" avec TAB TAB TAB TAB TAB TAB ou ALT + V pour filer au champ Espacement avant... on tape la nouvelle Utiliser efficacement le clavier pour faire appel valeur puis ENTRE. Format Paragraphe Comme c'est souvent le cas, il est important pour aller vraiment vite de ne pas utiliser la souris... Nota : sous Word 2000 et 2002 (XP), il y a dans Format deux commandes qui ont la lettre R souligne... ce qui rend invalide le trs prcieux raccourci ALT+T, R... Il est donc simplement conseill, avec les versions modernes de Word, de changer la lettre du raccourci clavier de la commande Format, Cadre (voir Bug de Word 2000 ).
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Arer dun coup prcisment (1/4 de ligne, par Forma t , Pa r agraphe , Espacement a v ant 3 ou Espacement a p rs 3 exemple) tous les paragraphes de la slection ( 1 li = 12 pt => 1/4 de ligne = 3pt ). (menu) Arer dun coup prcisment (1/4 de ligne, par ALT + T, R, TAB, TAB, TAB, TAB, TAB, 3 , TAB , 3 , ENTRE exemple) tous les paragraphes de la slection ou (clavier) ALT + T, R, ALT+ V 3 TAB 3 ENTRE Units de mesure possibles = pt pour points (0,353 mm), li pour lignes, cm pour centimtres Un pouce = 2,54cm (pour Microsoft Office... ) Un point = 1 / 72me de pouce, soit 0,035 cm, soit 0,3 mm. 1/4 li = 3 pt = env. 0,11 cm (1 mm) 1/2 ligne = 6 pt = 0,21 cm (2 mm) Utiliser les units de mesure disponibles pour 1 ligne = 12 pt = 0,42 cm (4 mm) dfinir les espacements verticaux entre les 2 li = 24 pt = 0,85 cm paragraphes 3 li = 36 pt = 1,27 cm 4 li = 48 pt = 1,69 cm 5 li = 60 pt = 2,12 cm 6 li = 72 pt = 2,54 cm etc. Attention : l'unit de mesure "ligne" ne doit pas tre confondue avec la hauteur relle de telle ou telle ligne qui est variable selon la taille des caractres prsents sur la ligne (Word est rgl par dfaut en interligne variable, ce qui lui permet d'ajuster automatiquement l'interligne quand on change de taille de police).
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Crer un alina ngatif (avec caractre de tabulation dans le texte) (procdure)

1. Crer le dcalage entre le retrait de la premire ligne et celui des autres lignes, par glissades (sur la rgle) sur les signes de retrait gauche (triangles gris gauche de la rgle), 2. puis ajouter un caractre de tabulation (CTRL + TAB) aprs le texte qui ressort sur la gauche, pour que le texte qui suit (sur la 1re ligne) soit parfaitement (et rapidement) align sur le retrait des autres lignes. Format, Colonnes Attention la slection pralable : si on ne slectionne rien, tout le document sera concern par la commande Format Colonnes, si on slectionne quelques paragraphes, la commande Format Colonnes ne concernera que cette slection, et placera des sauts de section de part et dautre pour respecter les colonages avant et aprs la slection. On voit les sauts de section en visibilit totale (CTRL+toile *) Fichier, Imprimertendue de page Page en cours pour n'imprimer que la page dans laquelle le curseur a t pralablement plac. Slection pour n'imprimer que la slection (pralable). Pages pour spcifier des pages en citant leurs numros : le point-virgule ; dit ET : Exemple : 9;11;20 le tiret - dit JUSQU' : Exemple : 10-20 pour spcifier une section (quand le document en comporte plusieurs), il faut taper les deux numros accols avec les lettres p et s : par exemple p4s6 (page 4 de la section n6). On peut combiner : p1s6-p20s7
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Disposer tout ou partie du document en colonnes / trait sparation (menu)
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N'imprimer que certaines pages (menu)
Taper le texte dans le paragraphe ou la cellule, Slectionner le texte et lui donner la couleur blanc, soit avec l'outil Couleur de police (lettre A souligne en couleur), soit avec Format, Police crire en caractres blancs sur fond sombre Puis rgler la couleur de fond pour qu'elle soit sombre, soit avec l'outil Couleur de remplissage (pot de peinture), soit avec Format, Bordure et trame, onglet Trame de fond... Placer des puces et numros / changer de puce, de numrotation (menu) Format, Puces et numros Loutil Numrotation ( gauche de l'outil des puces) donne au(x) paragraphe(s) slectionn(s) le format paragraphe numrot. Soit on numrote le premier paragraphe, pendant quon le tape, et les autres se numrotent automatiquement lors de chaque touche ENTRE (on dit que "le paragraphe enfant a les mmes caractristiques que son papa"), Soit on tape une srie de paragraphes normaux et on numrote ensuite le groupe entier, aprs-coup, dun seul geste. pour passer une liste hirarchiquement infrieure, plus en retrait, utilisez loutil Augmenter le retrait gauche (et qui monte dun niveau les ventuelles puces, numros ou niveau de plan). Loutil Diminuer le retrait permet de revenir simplement en arrire pour reprendre le cours de la liste antrieure. pour rapprocher ou loigner la puce du texte : glisser sur les symboles placs gauche de la rgle. pour reprendre la numrotation 1 (cest quelquefois ncessaire, dans une deuxime liste, plus loin dans le document) : Format, Puces et Numros, Recommencer la numrotation. pour personnaliser les signes de numrotation ("a b c" au lieu de "1 2 3") : Format, Puces et Numros, bouton Personnaliser... Pour revenir des paragraphes non numrots en cours de saisie, il suffit de taper la touche CORRECTIONARRIRE (BACKSPACE), ou 2 fois ENTRE. RAPPELS : Pour voir ou masquer les sauts forcs : CTRL + toile. Pour passer la ligne en restant dans le mme numro : MAJ + ENTRE. Pour empcher la justification sur la ligne dun saut forc : CTRL + TAB tap juste avant le saut de ligne. La forme du numro est celle du signe .
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Crer des listes numrotes (Procdure)
Rtablir les listes numrotes quand elles affichent des signes bizarres au lieu des numros (bug sous Word 2000 et Word XP 2002
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Outils, Options, onglet De droite gauche, Chiffre : arabe (et non pas Systme).
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Un caractre de tabulation est le signe insr avec la touche TAB (au dessus du verrou des majuscules). En visibilit totale (CTRL + * , Contrle toile), on voit une petite flche vers la droite Un caractre de tabulation repousse le texte qui le suit la prochaine marque de tabulation en vue (sur la rgle blanche, au-dessus du texte) : soit une marque manuelle s'il y en a une, soit une marque de tabulation automatique (petit signe gris tous les x cm rglables sur Expliquer le fonctionnement des tabulations et la rgle) s'il n'y a pas de tabulation manuelle dans le paragraphe. expliquer la diffrence terminologique entre Par contraction, on appelle souvent "tabulations" les marques de tabulations. Mais CARACTRE DE TABULATION et MARQUE les caractres de tabulation ne doivent pas porter le mme nom, sinon on ne sait pas DE TABULATION sous Word de quoi on parle... Si vous voulez un nom court pour les caractres taps avec TAB, parlez de tabulateurs... On pose les tabulations avec la souris sur la rgle, ou avec la commande Format, Tabulations... Dans les tableaux, la touche TAB avance d'une colonne au lieu d'insrer un tabulateur... Utilisez alors CTRL+TAB. D'ailleurs CTRL + TAB fonctionne aussi dans le texte : on peut donc dcider de n'utiliser que CTRL+TAB puisque a fonctionne partout... Crer un style (avec ventuellement un raccourci clavier) (procdure) Rgler un paragraphe avec les formes voulues, Cliquer sur la zone Style (l o il y a souvent le mot Normal), Taper le nom du nouveau style (sans espace) et Entre. Slectionner le texte mettre en forme, et choisissez le style dans la liste de loutil Styles.
Word Forme Word Forme Word Forme Word Forme Word Forme Word Forme Word Forme Word Forme Word Forme
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Word Corriger
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Utiliser ce style (souris)
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Utiliser ce style (clavier)
Slectionner le texte mettre en forme, et tapez simplement son raccourci clavier. Slectionner un paragraphe portant le style modifier, changer sa forme, puis afficher la liste des styles (outil Style de la Barre Mise en forme) et cliquer sur le style lui-mme, puis confirmer la modification du style Format, Style, Modifier, Mettre jour automatiquement
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Modifier ce style ponctuellement (procdure)
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Modifier ce style automatiquement (menu)
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Rendre ce style disponible dans tous les prochains documents (menu)
Format, Style, Modifier, Ajouter au modle
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Enchaner les styles entre eux (menu)
Format, Style, Modifier, Style du paragraphe suivant et Bas sur
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Choisir les styles ayant un niveau de plan (Titre1, Titre2, 3, 4) (clavier) Attribuer un raccourci clavier un style utilis souvent (menu) Utiliser lExplorateur de document pour utiliser les styles-plan comme un sommaire permettant laccs direct aux sous-parties (menu) Utiliser lExplorateur de document pour utiliser les styles-plan comme un sommaire permettant laccs direct aux sous-parties (clavier) Crer un sommaire fond sur les styles du document (menu)
(avec le modle du pre Chouard) CTRL+1, CTRL+2, CTRL+3
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Format, Style, Modifier, Touches de raccourci, puis taper vraiment la combinaison voulue. Affichage, Explorateur de document, puis un simple clic sur une partie dplace vers cette partie.
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ALT + A, X
(Affichage, Explorateur de documents) = bascule ON/OFF
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Insertion, Tables et Index, onglet Table des matires (sous les versions rcentes, 2000 et XP, il faut utiliser Insertion, Rfrence, Tables et index.).
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Pour viter les "trous" la fin des lignes, on peut couper les mots. Cette coupure s'appelle la csure. Word connat presque parfaitement les rgles de csure en franais et on peut lui demander de s'occuper tout seul de ce travail : Outils, Langue, Coupure des mots Bug : Word ne coupe jamais seul les mots contenant une apostrophe Il faut donc, dans ces mots-l, couper " la main" en tapant soi-mme un tiret au milieu d'un long mot (plac en dbut de ligne alors qu'une bonne partie du mot pourrait tre place la fin de la ligne prcdente). Mais le tiret ainsi saisi manuellement au milieu d'un mot ne doit plus apparatre si une nouvelle mise en page fait que le mot n'est plus en fin de ligne mais au milieu d'une ligne. Ce prcieux tiret conditionnel (qui n'est imprim que s'il est ncessaire et qui est masqu sinon) est saisi manuellement en tapant CTRL + tiret (le 6 sur le pav alpha ou le moins sur le pav numrique). Noter que le tiret conditionnel inutile est affich quand mme si on demande la visibilit des caractres spciaux : CTRL + * (contrle toile). Il est alors affich l'cran, mais il ne sera pas imprim : cela se vrifie en Aperu avant impression.
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Activer ou dsactiver la coupure des mots automatique en fin de ligne : csure
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TDT - Organiser mon plan de travail

Changer le mode daffichage : page / plein cran / aperu / zoom (menu) Personnaliser et utiliser la barre de dessin Afficher / masquer la rgle (trs utile en Plein cran) (clavier) Afficher / masquer les ascenseurs (trs utile en Plein cran) (menu) Afficher / masquer les caractres spciaux non imprims (trs utile en Plein cran) (clavier) Afficher / masquer les barres doutils (trs utile en Plein cran) (souris) Personnaliser et placer la barre doutils Plein cran (souris) Afficher plusieurs pages lcran (trs utile en Plein cran) (menu) Affichage (ALT + A, ...)
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Voir cette aide "Comptences transversales".
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ALT + A, G (Affichage, Rgle) bascule ON/OFF Outils, Options, onglet Affichage, Barre de dfilement CTRL + * (CTRL + toile) Dtails supplmentaires dans la commande Outils, Options, onglet Affichage... Clic droit sur n'importe quelle barre d'outils, puis cocher ou dcocher la Barre voulue. CTRL + ALT + glisser sur les outils d'une barre l'autre : pour copier les outils utiles partir des autres barres (temporairement affiches pour l'occasion). Affichage, Zoom, Plusieurs pages (ALT + A, Z)
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Se dplacer rapidement avec le clavier (trs CTRL + Origine, CTRL + Fin, PgSuiv, PgPrc, Origine, Fin, CTRL + utile en Plein cran) (clavier) gauche/droite Fractionner une fentre en deux volets (trs utile en Plein cran) (menu) Attribuer un raccourci clavier un caractre spcial (menu) Fentre, Fractionner (finir la souris ou avec les flches et Entre) Insertion, Caractres spciaux, (choix du caractre mmoriser), Touches de raccourcis
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Attribuer un raccourci clavier une insertion Outils, Personnaliser, ClavierCatgorie Insertions automatiques automatique (menu) Attribuer un raccourci clavier un style (menu) Attribuer un raccourci clavier une commande de menu (menu) Outils, Personnaliser, ClavierCatgorie Styles Outils, Personnaliser, ClavierCatgorie (choisir le menu, puis la commande)
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Attribuer un raccourci clavier une police de Outils, Personnaliser, ClavierCatgorie Polices caractre (menu)
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Le modle NORMAL.DOT sert crer tous les prochains documents Word en mmorisant les formes standard (mise en page, paragraphe et police par dfaut), les objets disponibles partout : styles, macros, insertions automatiques, Barres d'outils, raccourcis claviers personnels. Progressivement, tous ces rglages reprsentent des heures de travail !
Ce fichier important doit donc tre sauv sur disquette : puisqu'il n'est pas dans le dossier Mes documents , il faut penser le sauver spcifiquement, en plus de la routine quotidienne de sauvegarde du dossier Mes documents . Utilisez l'Explorateur et la touche F3 pour rechercher normal.dot sur C: (n'oubliez pas le point entre normal et dot) Mais pour tre sr de ne jamais oublier de le sauver, on peut dcider de le dplacer dans Mes documents et dire Word que les modles de documents se trouvent dans ce dossier : Outils, Options, Onglet Dossiers par dfaut, Type: Modles utilisateurs, bouton Changer... Fichier, Ouvrir , changer le Type .doc en .dot, puis chercher le dossier des modles (le dossier des modles, y compris ceux d'Excel ! , est rappel dans la commande Outils, Ouvrir et modifier NORMAL.DOT (procdure) Options de Word, onglet Dossiers par dfaut ) On peut aussi localiser Normal.dot (touche F3 dans l'Explorateur sur C:\), puis cliquer droit Ouvrir sur le document... Expliquer les rles de NORMAL.DOT (procdure) Gnraliser une mise en page tous les prochains nouveaux documents (menu) Gnraliser une forme de caractres (police) (menu) Fichier, Mise en page (rglages) bouton Par dfaut Format, Police... (rglages) bouton Par dfaut
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Word Plan
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Word Plan
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Gnraliser les formes standard de paragraphe Format, Style, choisir le style Normal, Modifier... (rglages) puis clic sur Ajouter au et de caractres (menu) modle.
TDT - Travailler sur les tableaux

Tableau, Insrer un tableau... taper le nb de lignes et le nb de colonnes Observez bien ceci : Toutes les cellules insres ont la mme forme que le paragraphe qui a servi de point dinsertion. Cette rgle peut tre une gne (il faut parfois retirer certaines formes), mais ce peut tre une force si vous savez comment a marche et si vous vous en servez (de nombreuses formes peuvent tre ainsi rcupres sans avoir les redfinir). Word fait une exception pour les retraits gauches quil ne reprend pas dans les cellules insres : lalina ambiant nest donc pas donn aux cellules du tableau insr. Cest plutt une bonne chose puisque les cellules sont troites et que la place pourrait manquer au texte si on acceptait trop de retrait. Attention cependant : le retrait droit ventuel, lui, sera repris dans les cellules, ce qui peut occasionner des bugs graves dans le tableau : il se peut qu'aucun texte saisi dans les cellules ne puisse tre affich, faute de place On peut regretter cette complexit Tableau, Dessiner un tableau... glisser pour crer le tableau et ses traits internes...
Word Tableaux
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Crer un tableau par insertion (menu)
Word Tableaux
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Crer un tableau par dessin libre (menu)
Rgler hauteur / largeur des lig / col de tout le tableau ou de la seule sl (menu)
ventuellement slectionner quelques lignes ou colonnes, puis lancer Tableau, Taille des cellules Dans les versions rcentes (2000 et XP), il faut utiliser Tableau, Proprits du tableau Nota : le fait d'utiliser un menu (plutt que simplement glisser sur le bord droit du titre avec la souris) permet de fixer prcisment la largeur, en spcifiant un chiffre en millimtres.
Word Tableaux Word Tableaux
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Word Tableaux
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Choisir une largeur / hauteur automatique (souris)
Double cliquer sur le trait de sparation droit (ou bas) des cellules.
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Avancer / reculer avec le clavier
TAB et MAJ + TAB,
ou bien les flches HAUT et BAS pour les dplacements verticaux.
Insrer une ou plusieurs lignes ou colonnes (procdure)
Slectionner le nombre de lignes/col insrer aprs le point d'insertion, puis clic droit Insrer Pensez bien slectionner galement le symbole de fin de ligne ( droite de la cellule droite)...
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Slectionner des colonnes entires dans un tableau Word (souris)

Cliquer au-dessus de la premire cellule, en haut de la colonne (attendre pour cliquer que le pointeur prenne une forme de petite flche noire vers le bas) Pour en slectionner plusieurs, garder le doigt appuy sur le clic et glisser... Cliquer gauche de la premire cellule, dans la marge (attendre pour cliquer que le pointeur prenne une forme de flche blanche penche vers la droite) Pour en slectionner plusieurs, garder le doigt appuy sur le clic et glisser...
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Slectionner des lignes entires dans un tableau Word (souris)
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Supprimer une ou plusieurs lignes ou colonnes (souris)
Slectionner les lignes/colonnes supprimer, puis clic droit Supprimer
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Dplacer une ou plusieurs lignes ou colonnes (souris)
Slectionner les lignes/col dplacer, relcher la souris, puis glisser sur la zone slectionne (en noir, curseur = flche blanche vers la gauche).
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Fusionner / Dissocier des cellules (souris)
Slectionner les lignes/col fusionner, puis clic droit Fusionner...
Centrer des nombres en continuant les aligner droite avec Word (crer un retrait droit)
C'est un objectif apparemment paradoxal d'essayer la fois de centrer et d'aligner droite C'est pourtant souvent trs utile et pas si facile raliser. Les chiffres ne se centrent jamais, si on doit en comparer plusieurs : il faut toujours les aligner droite. Mais quand on dit qu'on veut les "centrer", on veut dire que les chiffres ne doivent pas tre colls au bord droit des cellules... Donc, on peut mieux formuler le problme : "comment dcoller les chiffres du bord droit des cellules pour obtenir un effet global de centrage?" Solution avec Word : Donner aux cellules de la colonne un alignement gauche, puis slectionner toutes les cellules de la colonne, puis poser une seule tabulation numrique (voir ce mot) avec la rgle... C'est tout... Si on veut dplacer les chiffres, il faut glisser sur la tabulation (sur la rgle). Ne pas poser plus d'une tabulation, sinon cela ne fonctionne plus (pour supprimer une tabulation, on la glisse simplement en dehors de la rgle). Slectionner toutes les cellules qui doivent tre alignes de la mme faon (mme dans plusieurs colonnes diffrentes), puis choisir la tabulation numrique par plusieurs clics sur le signe gauche de la rgle (T l'envers avec un point symbolisant la virgule), puis cliquer sur la rgle pour poser UNE SEULE tabulation... Glisser dessus pour la dplacer ensuite, ventuellement. Pige : panne si on a pos plus d'une tabulation ; Panne si l'alignement n'est pas Gauche (Centr ou Droite).
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Pose gnrale (dans des colonnes entires) dune tabulation numrique (procdure)
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Insrer un caractre de tabulation dans une cellule (clavier)
CTRL + TAB
Utiliser des cellules pour placer des paragraphes cte cte (procdure)
Insrer un tableau 2 ou 3 colonnes, retirer toutes les bordures (les cellules deviennent invisibles), puis taper (ou dplacer par glissade) les textes dans les cellules cte cte. Attention : Word ne sait pas bien couper une cellule sur plusieurs pages. Il est donc conseill de grer manuellement les sauts de pages : en arrivant en bas de page dans une des cellules, arrter d'ajouter du texte dans la cellule, ajouter une ligne de cellules (avec TAB si on est en bas du tableau), puis remplir la nouvelle ligne de cellules avec la suite du texte... Toute la ligne de cellules passera la page suivante si elle ne tient pas en entier sur la page courante. On peut aussi carrment insrer un saut de page juste aprs le tableau et insrer un nouveau tableau sur chaque nouvelle page. C'est cro-magnonesque, mais cela permet de bien contrler les sauts (Word est parfois incomprhensible avec les tableaux).
Word Tableaux Word Tableaux
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Centrer verticalement du texte (souris)
Utiliser l'outil Centrer verticalement de la Barre Tableaux et Bordures (outil important copier dans la Barre Mise en Forme et dans la Barre de Plein cran).
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Trier sur une colonne (menu)
Tableau, Trier
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Utiliser Format, Bordure et trame onglets Bordure et Trame de fond ou les outils souris quivalents. Mais attention la slection pralable ! Si on slectionne des caractres, on encadre seulement le texte (on ne peut pas alors carter le trait du texte). Encadrer / tramer des cellules / paragraphes Si on slectionne un ou plusieurs paragraphes, on encadre les paragraphes (en suivant / textes (menu) les Retraits G et D qui peuvent tre trs loins du texte). Si on slectionne une ou plusieurs cellules, on encadre les cellules (autour des paragraphes contenus dans les cellules). En jouant avec les slections, on peut ainsi encadrer l'intrieur des cadres... Si on passe par Format, Bordures, on peut choisir le champ Appliquer et ignorer la slection pralable. - On peut loigner la bordure du texte d'un paragraphe quand la bordure est une forme de paragraphe : il suffit alors de placer la pointe de la souris exactement sur le trait de bordure et de glisser dessus - Pour les bordures de cellules, c'est plus compliqu : en glissant sur la bordure, on change la taille de la cellule et le texte suit le mouvement : la solution est donc de crer des retraits G et D et des espaces avant et aprs avec la commande Format Paragraphe... - Enfin, on ne peut pas non plus glisser sur la bordure des textes encadrs pour l'loigner : rien faire pour les traits horizontaux, mais pour les traits verticaux ( gauche et droite), on peut insrer un espace dur (inscable, CTRL + MAJ + ESPACE) aux deux bouts, pourvu que ces espaces soient encadrs galement.. Taper d'abord le premier droite du texte bordur (comme a, l'espace dur est lui aussi encadr)... Puis, placer le pointeur devant le texte bordur et taper F4 (rptition de la dernire commande, c'est--dire insertion d'un espace dur bordur...). Format, Bordure et trame onglet Bordure de page Encadrer des pages entires (menu) Nota : pour n'encadrer que certaines pages, il faut d'abord les isoler des autres pages par des sauts de section (Insertion, saut). Slection de la cellule entire (clic dans sa marge gauche), puis CTRL+glisser avec le "pointeur flche blanche vers la gauche" (CTRL + Z pour annuler en cas de btise). Slection de la cellule entire (clic dans sa marge gauche), puis glisser avec le "pointeur flche blanche vers la gauche". CTRL + Z pour annuler en cas de btise. Slection de la ligne ou colonne entire (clic dans sa marge gauche ou haute), puis glisser avec le "pointeur flche blanche vers la gauche". CTRL + Z pour annuler en cas de btise. Taper TAB dans un paragraphe sans marque de tabulation (sur la rgle) insre un caractre de tabulation qui exploite les tabulations automatiques (lgers signes gris sur la rgle). Si on pose sur la rgle des tabulations manuelles (par simple clic sur la rgle), ces tabulations manuelles sont prioritaires sur toutes les tabulations automatiques places gauche (qui disparaissent d'ailleurs de la rgle, si vous observez bien) .
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loigner le cadre du texte encadr (procdure)
Word Tableaux Word Tableaux Word Tableaux
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Copier des cellules (souris)
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Dplacer des cellules (souris)
Word Tableaux
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Dplacer des lignes ou des colonnes entires (souris)
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Utiliser des tabulations simples : automatiques / manuelles (procdure)
Word Spcial Word Spcial Word Spcial Word Spcial Word Tableaux Word Tableaux
Utiliser des tabulations spciales : Clics sur le signe gauche de la rgle pour choisir le prochain type de tabulation (qu'on numriques / centres / droite / trait / points de posera ensuite en cliquant sur la rgle). suite (procdure) Placer des points de suite devant une tabulation (menu) Format, Tabulations choisir la tabulation, puis les points de suite, puis cliquer sur Dfinir
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TDT - Oprations particulires

Mailing : Crer un document principal (menu) Outils, Publipostage, Crer, Lettres Types
Word
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Mailing : Lier le doc principal un doc source Outils, Publipostage, Obtenir les donnes, Ouvrir ou Crer... selon que les donnes existent dj ou pas de type Word (menu) Mailing : Lier le doc principal un doc source de type Excel ou Access (menu) Outils, Publipostage, Obtenir les donnes, Ouvrir changer le Type de fichier en xls ou mdb, puis chercher le fichier source dans les sous-dossiers disponibles
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Mailing : Insrer des variables simples dans le document principal (menu)

Bouton Insrer un champ de fusion , aprs avoir lanc les deux premires tapes de Outils, Publipostage Bouton Insrer un mot-clef, SiAlorsSinon aprs avoir lanc les deux premires tapes de Outils, Publipostage Utiliser SI pour imprimer des textes conditionnels (uniquement si une condition donne se ralise).
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Word Spcial
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Mailing : rendre un texte conditionnel (menu)
Word Spcial
Mailing : faire saisir un texte par l'oprateur Bouton Insrer un mot-clef, Remplir aprs avoir lanc les deux premires tapes de une fois lors de chaque enregistrement (ou une Outils, Publipostage seule fois pour toutes) (menu) Mailing : faire saisir des textes par l'oprateur plusieurs fois lors de chaque enregistrement, et placer les rponses en divers endroits du courrier... (menu) Bouton Insrer un mot-clef, Demander... aprs avoir lanc les deux premires tapes de Outils, Publipostage
Word Word
Word Spcial Word Spcial Word Spcial Word Spcial
Word Spcial
Mailing : Fusion conditionnelle : ne produire Outils, Publipostage, Options de requte onglets Filtrer (pour ne pas tout imprimer) les documents qu' certaines conditions ou Trier (pour mettre en ordre). (menu) Mailing : Contrler (tester) sa fusion lcran, avant dimprimer (menu) Outil Mode Publipostage sur la Barre de Fusion (abc et des chevrons ), puis avancer ou reculer avec les outils placs de part et d'autre
Word
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Word
Mailing : Imprimer des tiquettes (menu)
Outils, Enveloppes et tiquettes
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Mailing : Imprimer des enveloppes (menu)
Outils, Enveloppes et tiquettes
Mailing : fixer le nombre de dcimales d'un champ de fusion
Les variables d'un publipostage (mailing) s'appellent des champs de fusion. Soit on voit le nom des champs, soit on voit le contenu des champs : le changement de visibilit est dclench avec ALT + F9. Pour changer la prsentation d'un champ de fusion, il faut lui ajouter des commutateurs. Par exemple, pour le format numrique, il faut ajouter le commutateur \# : Exemple : {MERGEFIELD "Total" \# "# ##0,00"} Insertion, Objet, MS Organigramme hirarchique
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Word Spcial
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Crer rapidement un organigramme de structure (menu)
Crer rapidement un mode opratoire, avec

copies dcrans et bulles : (procdure)
Paragraphes cte cte dans des cellules de tableau non bordures. Copie d'cran globale = Impr_cran. Copie de la fentre en cours = ALT+Impr_cran. Image d'icne isole : Affichage, Barres d'outils, Personnaliser... Clic droit Copier l'image du bouton sur un bouton, CHAP et CTRL+V (ou Edition, Collage spcial, Image en mode point sous Word 2000 ou 2002 XP) Collage spcial-Images non dissocie du texte pour tre automatiquement dimensionnes la largeur de la cellule (truc pour Word 97 seulement). Bulles de commentaires = bouton Formes automatiques, Bulles et lgendes sur la Barre de dessin Outils prcieux ajouter la Barre "Dessin" (ou une autre Barre ) : Affichage, Barres d'outils Personnaliser... Catgorie:Dessin, Commandes: Grouper, Dgrouper, Regrouper, Premier plan, Arrire plan, Modifier les points. Catgorie:Formes automatiques, Commandes: Forme libre , Courbe, Rectangle coins arrondis, Accolade ouvrante, Bulle rectangulaire coins arrondis... Pour imprimer tout ou partie d'un cran sous Windows, il faut procder en deux temps : D'abord mettre l'cran au presse-papiers... Puis, injecter ce presse-papiers dans une application capable d'imprimer : Word, Paint, Photo Editor, Excel, etc.
Word Spcial
Word Spcial
Word
Word
Capturer tout lcran ou la fentre en cours (clavier)
1 - Mise au presse-papiers : IMPRCRAN (tout l'cran, toutes les fentres s'il y en a plusieurs ouvertes) ou ALT + IMPRCRAN (pour ne capturer que la seule la fentre en cours : c'est la bote de dialogue en cours, s'il y en a une ouverte). 2 - Injection du presse-papiers dans une application capable d'imprimer : Lancer l'application, slectionner un point d'insertion et utiliser CTRL+V... ou dition, Collage spcial... pour mieux contrler "l'injection"...
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Prcieu
JE SAIS
Word Spcial
Word
Capturer un cran (Imprcran ou ALT+Imprcran)... puis lancer Paint ou Photo Editor... Puis, coller l'image dans le logiciel : CTRL+V sous Paint Edition, Coller en tant que nouvelle image sous Photo Editor choisir l'outil de slection, puis glisser autour du fragment capturer, Extraire un petit morceau d'image, isoler un puis CTRL + C fragment d'cran (Procdure) puis lancer Word et rcuprer ce fragment avec CTRL + V... Attention : pour simplement capturer l'image d'un outil (un bouton de barre d'outils, sous le menu), c'est plus facile ! 1 - Affichage, Barres d'outils, Personnaliser... 2 - Clic Droit Copier l'image du bouton sur le bouton, 3 - CHAP pour sortir de la bote de dialogue, 4 - CTRL + V pour coller l'image o l'on veut.... Sous Word, il est souvent utile de "prparer le terrain" en crant des "rserves". Les cellules de tableau Word conviennent bien cet usage : 1 - Pour mettre facilement cte cte des images et leur commentaire, avec Word 97, insrer un tableau deux colonnes et x lignes, rgler la largeur des colonnes, et retirer les bordures Lancez Tableau, Afficher le quadrillage pour continuer voir l'cran les contours griss (non imprims) des cellules. 2 - Puis, il faut capturer l'cran (ou le fragment d'cran , voir ce mot) dans le pressepapiers... 3 - Enfin, il faut insrer l'image dans une cellule et c'est plus facile sous Word 97 que sous les versions suivantes (2000 et 2002 XP) : Insrer une copie d'cran dans un mode - Sous Word 97 : Clic dans la cellule, puis Edition, Collage spcial, dcocher dissoci opratoire avec un tableau Word (procdure) du texte... Word 97 redimensionne alors l'image la taille de la cellule, c'est trs commode, mais avec cette version de Word seulement. - Sous Word 2000 et 2002 (XP), a se complique et il est devenu inutile d'utiliser les tableaux pour mettre des textes et des images cte cte : il vaut mieux utiliser des zones de texte indpendantes pour le texte et des images librement positionnables : Un simple clic sur la Barre d'outils "Image"... outil Habillage : "Devant le texte" ou "Rapproch" permettra de donner sa libert de positionnement l'image sous Word XP... connatre absolument sous peine de grosse galre...
Word Spcial Word Spcial
Word
Word
Masquer une partie de limage (rogner) (souris)
Cliquer sur l'outil Rogner (sur la barre de dessin ou sur la barre d'image), puis glisser exactement sur les poignes de l'image rogner Format, Image ou Format, Objet sous Word 97 : onglet Position, Dissoci du texte : oui sous Word 2000 : onglet Habillage, changer d'habillage pour librer l'image. (ce rglage est essentiel ! Images libres ou pas) Pour savoir si une image est dissocie du texte (librement positionnable) ou pas, il faut cliquer dessus et regarder la couleur des poignes : si les poignes sont blanches, l'image est dissocie du texte. si les poignes sont noires, l'image se dplace avec le texte, elle se comporte comme un caractre texte (un chiffre ou une lettre). Attention : sous Word 2002 XP : au dpart, toute image colle (avec CTRL+V ou avec un Collage spcial) sera Dplace avec le texte (donc non dissocie du texte) et donc pas librement positionnable... Mais un simple clic sur la Barre d'outils "Image", outil Habillage, (Devant le texte ou Rapproch) permettra de rendre sa libert de positionnement l'image... connatre, si on travaille avec Word XP... Attention : sous Word, le point d'ancrage d'une image ne peut pas tre une cellule de tableau, ce qui explique les problmes quand on approche l'image d'un tableau. Solution = fixer l'ancrage (Format, onglet Habillage, bouton avanc, cocher Ancrer) quand l'image est encore accroche un paragraphe normal, AVANT de la dplacer sur un tableau. onglet Habillage
Word Spcial
Word
Positionner librement limage (menu)
Word Spcial Word Spcial
Word
Word
Rgler l'habillage du texte autour de limage Format, Image ou Format, Objet (menu) (rglage essentiel !)
Ajouter des bulles de commentaires (menu)
Utiliser le bouton Formes automatiques, Bulles et lgendes sur la Barre de dessin.
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Prcieu
JE SAIS
Crer un sommaire automatique (bas sur les styles) (menu)

Insertion, Tables et Index, onglet Table des matires (sous les versions rcentes, 2000 et XP, il faut utiliser Insertion, Rfrence, Tables et index.).
Word Spcial Word Spcial Word Spcial
Word
Slectionner le texte, le tableau, le graphique dans son application d'origine, le Importer du texte, un tableau, un graphique mettre au presse-papiers avec CTRL + C, revenir sous Word, slectionner le point (procdure) d'injection et vider l le presse-papiers avec CTRL + V. Crer un formulaire / le protger / lutiliser (procdure) Afficher la Barre Formulaires , insrez des champs en cliquant sur les types voulus, puis double cliquez sur les champs pour les rgler comme il faut Pour tester le formulaire, il faut le protger avec l'outil "Verrou"
Word
Word
Word Spcial
Placer des STOPS dans un document modle Insrer des STOPS avec CTRL + F9 (champs vides entre accolades, visibles avec Outils, Options, Affichage, Code des champs Raccourci visibilt on/off : ALT + F9) pour des dplacements rapides / filer rapidement dun stop lautre (procdure) Dplacement rapide vers le prochain STOP avec F11. Donner le Format, Police, Masqu aux textes variables, puis dcider de les voir l'cran ou pas avec Outils, Options, Affichage, Texte masqu et dcider de les imprimer sur papier ou pas avec Outils, Options, Impression, texte masqu Autre astuce : crire en caractres blancs sur fond blanc !... :o) (CTRL + toile)
Word
Word Spcial
Cacher des caractres (corrig dun nonc, consignes afficher lcran sans les imprimer sur papier) (procdure)
Word Word
Word Spcial Word Spcial Word Spcial Word Spcial
Afficher / masquer les caractres cachs ( CTRL + * lcran) (clavier) Imprimer / masque les caractres cachs (sur papier) (menu)
Word
Outils, Options, Impression, texte masqu
Word
Crer des lettrines (menu)
Slectionner le paragraphe de texte faire prcder d'une belle grosse lettre, puis lancer Format, Lettrine
Word
Protger un document Word avec un mot de passe
Fichier, Enregistrer sous bouton Options...
Word
Placer des signets, renvois, lgendes (procdure)
Insertion, Signet (nom du signet) Entre donne un nom un fragment de texte. Cela permet ensuite de crer des renvois automatiques vers ce texte ou vers son numro de page. Exemple : (voir page 28) (o Word calcule le 28). Insertion, Renvoi (menu Rfrence dans les version 2000 et + de Word ) Catgorie: Signet Insrer un renvoi : Numro de page Pour le signet: (double cliquer sur le signet dont on veut citer la page). Le mode Rvision permet de travailler plusieurs sur un texte en signalant clairement les corrections apportes (les textes supprims restent l, mais barrs, les textes insrs apparaissent, mais en rouge....). Afficher la Barre de rvision pour plus de commodit. Pour activer / dsactiver le mode Rvision , double cliquer sur le mot REV sur la Barre d'tat. Pour accepter ou refuser les modifications proposes, utiliser Outils, Suivi des modifications, Accepter ou refuser les modifications...
Word Spcial
Word
Word Spcial
Utiliser le mode Rvision (procdure)
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Prcieu
JE SAIS

1 - Fentre, Fractionner... pour ouvrir deux volets sur le mme document... 2 - Se dplacer dans chaque volet de faon afficher le texte d'origine dans un volet, et afficher le point d'insertion de la copie dynamique dans le deuxime volet... 3 - Slectionner le texte d'origine.. 4 - Glisser avec le BOUTON DROIT, du texte d'origine vers le point d'insertion (passer RAPIDEMENT sur le trait de sparation des volets, sinon a dfile, et on reste dans le mme volet...) 5 - en relchant la souris, Word demande ce qu'on veut faire... choisir Crer un LIEN... (quivalent rapide, donc, de Coller avec Liaison ) C'est tout... Pour voir le contenu rel du champ ainsi cr, taper ALT + F9... Ainsi, d'un seul geste, Word cre un signet (avec un nom coucher dehors avec un billet de logement...) sur le texte d'origine, et il cre aussi un renvoi vers le texte du signet, l o on a relch la souris... C'est simple et rapide... Pour la copie dynamique d'un document Word l'autre, c'est travers deux fentres de document (et non pas travers deux volets sur le mme document) qu'il faut glisser... Dans ce cas, c'est quand mme plus commode en dcomposant : 1. CTRL + C sur le modle, 2. puis Edition, Collage spcial avec liaison sur la destination...
Word Spcial
Word
Rcuprer dynamiquement un texte, d'un point l'autre d'un long document Word
Sous Word 2000 et Word 2002 (XP), un assistant plutt gnant dessine tout seul un norme cadre mystrieux en plein milieu de la feuille au moment o l'on clique sur un outil Dsactiver / ractiver l'affichage automatique de dessin... (pnible) d'une zone de dessin en cliquant sur Pour effacer immdiatement ce cadre sans s'en prendre dfinitivement ce maudit rglage un outil Forme automatique (Word 2K et XP) (...), il suffit de taper CHAP (Esc), et le pointeur devient le collimateur en croix habituel... Sinon, avec Outils, Options, onglet Gnral, puis dcocher le champ Crer automatiquement des zones de dessin lors de l'insertion automatique
Word Spcial
Word
Utiliser mon TABLEUR

XL Rgl Dpl Saisie
Excel
XL Me dplacer, saisir, supprimer, rgler mon cran

Reprer ce qui doit tre saisi en limitant au maximum cette saisie (dangereuse, source de lenteur et d'erreurs) et en prvoyant tous les contrles imaginables sur cette saisie et toutes les assistances (messages et consignes). Reprer tout ce qui peut tre calcul, en paramtrant les calculs au maximum de faon Organiser un brouillon avant de commencer viter les tches de maintenance qui imposent de toucher aux formules. travailler sur machine si des tables de rfrence sont ncessaires, essayer de les centraliser dans un classeur externe, pour faciliter les mises jour et viter les erreurs. Placer les totaux et autres informations de synthse en tte, dans des volets figs, pour les garder toujours sous les yeux. Slectionner une cellule, puis simplement taper ce qu'elle doit afficher, puis ENTRE.
XL Rgl Dpl Saisie
3, 11, 41, 45, 65, 67, 69, 71, 81, 107
Excel
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Saisir des valeurs de base (chiffres et lettres)
Nota : n'ayez pas peur d'utiliser Entre : sous Excel, ce n'est pas comme sous Word, vous n'ajoutez pas une ligne en tapant Entre Remarque : pendant que vous tapez le contenu d'une cellule, tant que vous n'avez pas valid (avec Entre), la plupart des menus sont indisponibles : par exemple, Format, Cellule, Nombre est incomplet : seule la police est rglable...
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Prcieu
JE SAIS
Saisir une DATE
Pour que Excel puisse faire des calculs sur une date saisie, et pour qu'il puisse galement permettre de jouer sur la forme des dates, il faut qu'il ait bien compris que la cellule contient une date : c'est la saisie qu'on le prcise : il faut utiliser les bons sparateurs de date, quel que soit le format de date choisi plus tard ! Le sparateur de saisie de date est le slash / (divis par) ou le tiret - (besoin trs frquent) Le sparateur de saisie entre les heures et les minutes est le signe "deux-points" : (besoin 45, 99, plus rare) 107 Par exemple, pour saisir dimanche 7 avril 2002 , si je suis en 2002, je dois taper 7/4 Entre ou bien 7-4 Entre... (pas besoin de taper l'anne, si c'est l'anne en cours). Pour saisir 9h, je dois taper 9:00 Entre. Et c'est ensuite par un Format personnalis que je vais changer l'apparence de cette date. Nota : pour tre sr qu'une cellule ne va contenir que des dates valides, on peut utiliser Donnes, Validation, Onglet Options... Autoriser Date... et ainsi contraindre l'oprateur de saisie viter les dates farfelues.
XL Rgl Dpl Saisie
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Saisir des textes qui commencent par un oprateur arithmtique ( + - * / )
Commencer la saisie par une apostrophe ' L'apostrophe invalide toute expression calculable et affiche la cellule comme un simple texte.
7, 9, 15, 35, 57, 63, 77, 87, 91, 103, 111
Excel Excel
XL Rgl Dpl Saisie
Vider une cellule
Touche SUPPR ( Del )
Modifier une cellule (clavier)
Touche F2 Cette prcieuse touche passe en mode dition , c'est--dire Correction , partout dans Windows : sur les noms de fichiers ou les noms de dossiers, dans l'Explorateur ou dans les botes Ouvrir et Enregistrer, sur les contrles de formulaires ou d'tat sous Access, partout !... Pour rcuprer le fonctionnement normal des flches (changer de cellule et non plus passer aux caractres voisins), presser F2 nouveau (malheureusement, aucun signe l'cran ne dit si on est en mode dition ou pas). Clics sur zone grise, au-dessus ou au-dessous de l'ascenseur droite.
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Se dplacer : crans vers le bas, crans vers le haut (souris)
101
Voir dans l'AMI le mot "ascenseur".
PGPR, PGSV (PgUp, PgDn) (touches places droite des touches Entre et FIN). Les dplacements simples se font avec les FLCHES, prcises mais LENTES. C'est pourquoi il faut absolument connatre deux touches essentielles qui dplacent par "paquet de lignes", un cran (une "page") ou un demi-cran la fois, selon les cas. Leur nom est mystrieux parce qu'il n'est pas grav sur les claviers (c'est idiot c'est vrai, Se dplacer : crans vers le bas, crans vers mais on n'y peut pas grand chose, part crire soi-mme le nom des touches au feutre sur le haut (clavier) le clavier...) : elles s'appellent "Page Up" et "Page Down", ou en franais "Page Prcdente" et "Page Suivante", soit en abrg PgUp PgDn ou PgPr PgSv. Ces touches sont la fois rapides et prcises (compte tenu de leur vitesse). connatre absolument. Utiles dans TOUS les logiciels, TOUS LES JOURS !... Voir dans l'AMI le mot "ascenseur".
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
19
XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Se dplacer : crans vers la droite crans vers la gauche (souris)
Clics sur zone grise, gauche et droite de l'ascenseur en bas.
ALT + PGPR, ALT + PGSV (ALT+PgUp, ALT+PgDn)
Excel
Se dplacer : crans vers la droite crans vers la gauche (clavier)
Trs utile dans les grands tableaux !!!
Excel
Se dplacer : Dbut de ligne, Fin de ligne (souris)
Glisser sur l'ascenseur jusqu' gauche ou jusqu' droite.
60 / 131
Prcieu
JE SAIS
Se dplacer : Dbut de ligne (clavier)
XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie
Excel
ORIGINE (Home) (touche au dessus de FIN)
Excel
Se dplacer : bloc suivant / prcdent (souris)
Double clic sur le bord de la cellule de dpart, du ct o l'on veut aller.
Excel
Se dplacer : bloc suivant / prcdent (clavier)
CTRL + FLCHE dans le sens o l'on veut aller
Excel
Se dplacer : Feuille suivante / prcdente (souris)
Clic sur l'onglet de la feuille voulue, en bas de l'cran, ou sur l'outil "Feuille suiv/prc".
Excel
Se dplacer : Feuille suivante / prcdente (clavier)
CTRL + PGPR, CTRL + PGSV (CTRL+PgUp, CTRL+PgDn) Trs utile dans les classeurs multi feuilles !!!
Excel
CTRL + ORIGINE Trs utile !!! , Se dplacer : Dbut feuille / fin feuille CTRL + FIN
F5 adresse Entre
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Se dplacer rapidement : touche d'accs direct (clavier)
ou F5 nom de cellule Entre F5 Entre revient au dernier point slectionn !!!! Trs utile !!! Astuce importante dans les grands tableaux : juste aprs une grande slection ou une grande recopie, il faut connatre ENTRE et surtout MAJ+ENTRE pour se dplacer instantanment aux quatre coins de l'immense slection, sans perdre la slection !
111
XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie
Clic sur la flche de la zone Nom (en haut de l'cran, gauche de la barre de formule, juste au dessus des cellules), puis clic sur un nom. Se dplacer rapidement : accs direct avec la Nota : les noms calculs n'apparaissent malheureusement pas dans cette liste, mais on souris peut les taper la main, et en validant avec Entre, les cellules nommes apparaissent en surbrillance (slectionnes). Rgler les dplacements automatiques avec Outils, Options, onglet Modification, Dplacer la slection aprs validation et Sens la touche Entre (menu)
Excel
35, 103
Excel
Slectionner des cellules jointes (souris)
Glisser sur les cellules avec le pointeur "grosse croix blanche".
7, 13, 15, 17, 55
Excel
Slectionner des cellules jointes (clavier)
MAJ + FLCHES
Trs utile !!!
29,77, 101, 113
Excel
Slectionner rapidement une immense zone Slection du point de dpart (cellule ou ligne ou colonne) (tout le tableau partir de la ligne 3, par puis CTRL + MAJ + FLCHES Trs utile !!! exemple) (clavier)
7, 29, 77, 101, 113
Excel
Slectionner des cellules disjointes (souris)
CTRL + CLICS ou CTRL + GLISSADES L'utilisation de CTRL est essentielle pour slectionner des PLAGES (groupes, domaines, 11, 17, blocs, zones) DISJOINTES. 35, 37, Nota : malheureusement, avec Excel, on ne peut pas RETIRER de cellules une slection 61, 63 disjointe : si on a cliqu sur une mauvaise cellule par mgarde, il faut recommencer la slection disjointe au dbut...
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
61 / 131
Prcieu
JE SAIS
Slectionner des lignes entires (souris)
XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Glisser sur les numros de lignes ( gauche de l'cran).
Excel
Slectionner des colonnes entires (souris)
Glisser sur les numros de colonnes (en haut de l'cran).
Excel
Slectionner tout le tableau (souris)
Clic en haut gauche, au-dessus des numros de lignes et gauche des numros de colonnes.
Excel
Slectionner des lignes entires (clavier)
MAJ + ESPACE, puis MAJ + FLCHE BAS ou MAJ + FLCHE HAUT
Excel
Slectionner des colonnes entires (clavier)
CTRL + ESPACE, puis MAJ + FLCHE DROITE ou MAJ + FLCHE GAUCHE
Excel
Slectionner tout le tableau (clavier)
CTRL + A
(A comme All)
17, 73, 99, 109
Rgler le problme des dises ################# l'affichage
largir la colonne (en glissant sur le bord droit de son numro de colonne), ou rduire la taille de la police, ou diminuer le nombre de dcimales... Clic droit Insrer ou Clic droit Supprimer sur le numro de la ligne ou de la colonne. Raccourcis trs utiles : CTRL + (contrle plus) pour insrer, et CTRL - (contrle moins) pour supprimer. Remarque : toutes ces commandes insrent selon la slection : par exemple, si on a slectionn 10 lignes, CTRL + insre 10 lignes. Slection puis CTRL + + ou CTRL + (Ctrl plus ou Ctrl moins du pav numrique).
Excel
99, 103, 113
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Insrer / Supprimer une colonne entire, ou une ligne (souris)
XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Insrer / Supprimer une colonne entire, ou une ligne (clavier)
Excel
Insrer / Supprimer une colonne entire, ou une ligne (menu)
Insertion, Ligne ou Colonne
ou
Edition Supprimer
15, 109, 115
Excel
CTRL + N Crer un nouveau classeur F ichier N ouveau si vous voulez choisir un autre modle que le modle par dfaut.
71, 75
Excel
Contrler lorthographe (menu)
Outils, Orthographe (F7)
Excel
Changer le facteur de zoom lcran (menu) Affichage, Zoom
Changer le facteur de zoom lcran (souris)
Il y a plusieurs faons d'utiliser l'outil Zoom de la barre d'outils : cliquer sur la flche de l'outil Zoom et cliquer sur un taux prdfini. cliquer sur l'outil Zoom, taper un nouveau taux et Entre. slectionner quelques cellules et choisir le Zoom Slection qui calcule le meilleur taux de Zoom pour ne montrer que la slection, avec les caractres les plus gros possibles.
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
15, 35, 109
62 / 131
Prcieu
JE SAIS

Figer les volets consiste rserver une place de l'cran pour afficher en permanence les titres des grands tableaux, pendant les dfilements vers le bas et vers la droite, ce qui assure une bonne lisibilit des nombres loigns des titres. Slectionner le coin haut gauche de la zone non fige, puis lancer la commande Fentre, Figer les volets. Nota : la position du pointeur AVANT de lancer la commande dtermine la russite de l'opration : il faut cliquer sur UNE cellule place la fois droite des colonnes figer, et au dessous des lignes figer. En cas d'chec, il suffit de lancer Fentre, Librer les volets, de slectionner une autre cellule, puis de relancer Fentre, Figer les volets... Nota : les "volets" ne concernent que l'cran. Pour fixer les titres sur papier, il faut utiliser une autre commande : Fichier, Mise en page, onglet Feuille... On peut masquer la barre de formule pour gagner de la place l'cran, ou pour simplifier cet cran quand cette ligne n'est pas ncessaire. A ffichage, Barre de F ormule ALT A, F Nota : si vous avez ajout une barre d'outils l'outil A fficher tout (qui supprime d'un coup tous les filtres ventuels), sa lettre d'appel rapide (A) vient en conflit avec le A de la commande A ffichage du menu principal... ce qui fait que ALT A n'a plus d'effet... Il est alors conseill de changer la lettre raccourci de l'outil A fficher tout (ou de la supprimer carrment si vous n'appelez jamais l'outil A fficher tout avec le clavier) : clic droit, Personnaliser sur la barre d'outils, puis clic droit sur l'outil Afficher tout, puis supprimer ou dplacer l'esperluette & dans son nom.
XL Rgl Dpl Saisie
Figer les volets (menu)
29, 71, 107, 109, 113
Excel Excel
XL Rgl Dpl Saisie
Afficher ou masquer la barre de formule pour dvoiler le vritable contenu de la cellule
On peut masquer les numros des lignes et des colonnes pour gagner de la place l'cran, ou pour simplifier cet cran quand ces numros ne sont pas ncessaires. Afficher ou masquer les numros de lignes O utils, O ptions, onglet A ffichage, E n -ttes de ligne et de colonne Comme d'habitude, si vous avez le faire souvent, il vaut mieux reprer les lettres et de colonnes ( l'cran) soulignes et utiliser le clavier : tapez ALT et, pendant que ALT est enfonce, tapez O O N, puis Entre. Pour les actions rptitives, il est trs commode de connatre la procdure suivante, valable aussi bien sous Word que sous Excel : 1. Lancer une premire recherche (avec CTRL F ou Edition Rechercher) 2. Lancer la commande (unique) qui devra ensuite tre rpte. 3. Utiliser le raccourci MAJ F4 pour rpter la dernire recherche... 4. Utiliser F4 pour rpter la dernire commande, aprs contrle visuel que c'est bien ncessaire... 5. etc : MAJ F4 (contrle) F4, MAJ F4 (contrle) F4, MAJ F4 (contrle) F4 Clic droit Personnaliser sur n'importe quelle Barre d'outils puis cliquer sur l'onglet Commandes, puis glisser l'outil voulu vers la Barre voulue : elle doit tre affiche, et il faut voir le point d'insertion (gros trait noir vertical) pendant la glissade pour que a fonctionne. Astuce : on n'y pense pas naturellement, mais on y a droit et a permet de gagner de la place : on peut glisser un outil droite du menu gnral, dans la zone grise, plus ou moins grande suivant la rsolution de votre cran.
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Rpter la dernire recherche / rpter la dernire commande (clavier)
23, 109, 111
XL Rgl Dpl Saisie
Excel
Personnaliser une barre doutils (souris)
61, 91, 113
XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie XL Rgl Dpl Saisie
Afficher des numros ou des lettres dans les titres des colonnes d'Excel : ABCDEFGHI ou 123456789
Excel
Outils, Options, onglet Gnral, Style de rfrence L1C1.
Afficher ou masquer le quadrillage gris clair, Outils, Options, onglet Affichage, Quadrillage... l'cran
17, 61, 91, 101, 109
Excel
Excel
Afficher ou masquer le quadrillage gris clair, Fichier, Mise en page , onglet Feuille, Quadrillage sur papier
Fentre, Fractionner glisser sur le trait de sparation propos, puis se dplacer dans Voir l'cran des points loigns du mme chaque volet classeur Voir aussi l'outil Appareil photo.
Excel
90-91
63 / 131
Prcieu
JE SAIS
XL Forme XL Rgl Dpl Saisie
Fichier, Ouvrir plusieurs fois pour mettre en mmoire les classeurs afficher, puis Voir l'cran plusieurs classeurs en mme Fentre, Rorganiser temps Voir aussi l'outil Appareil photo.
Excel
Excel
XL Mettre en forme, sauver, imprimer

Format, Cellule ou les outils-souris de la Barre Mise en forme. Changer la police, la taille, la couleur de fond, Utiliser une de ces deux techniques pour centrer, aligner gauche, droite, justifier (s'il y lalignement horizontal a plusieurs lignes dans la cellule : alignements la fois gauche et droite, sauf sur la dernire ligne) Rgler les encadrements et trames, les alignements verticaux Format, Cellule onglets Bordure et Alignement ou bien utiliser les outils-souris de la Barre Mise en forme.
17, 23, 33, 5859, 85, 101
XL Forme
Excel
XL Forme
Excel
Format, Cellule, onglet Bordure puis, dans le champ qui montre un aperu du Retirer une bordure entre deux colonnes ou rsultat, au centre de la bote de dialogue, cliquer sur le trait poser ou retirer. entre deux lignes (sans toucher aux autres Attention, certains "traits" n'en sont pas : ainsi les volets figs sont matrialiss traits) avec un trait qui ne sera pas imprim et qui ne peut pas tre supprim. Afficher des espaces entre les milliers et fixer Format, Cellule les dcimales onglet Nombre, catgorie Nombre
17, 51, 85
Excel Excel
XL Forme
XL Forme
Utiliser le format % (afficher un pourcentage sans multiplier par 100 dans la formule)
Utiliser l'outil-souris %, puis utiliser l'autre outil Ajout de dcimales, ou bien utiliser la commande Format, Cellule, Catgorie Pourcentage... Ce format multiplie ( l'affichage) la valeur de la cellule par 100 et ajoute le signe % la fin... Si la cellule est saisie, il faut donc taper une valeur "pour un" (et non pas "pour cent" : par exemple, pour saisir 12,5%, il faut taper 0,125 ou 12,5 suivi du signe % (signe qui demande Excel de diviser la saisie par 100). Il ne faut pas se contenter de taper 12,5, ce qui afficherait 1250%. Pour nous aider, si on a tap le signe % une premire fois, Excel ajoute d'autorit ce signe % lors de toute nouvelle saisie dans cette cellule, ce qui dispense l'oprateur de le taper. C'est pratique, mais il faut bien comprendre ce qu' Excel fait l notre place. Et si la cellule est calcule par une formule, il ne faut donc pas mettre de multiplication par 100 dans le calcul si l'on compte utiliser le format Pourcentage.
XL Forme
Excel
24-25
XL Forme XL Forme XL Forme XL Forme
Excel Excel Excel Excel
Retirer le format % (menu)
Format, Cellule CTRL + R
onglet Nombre, catgorie Standard.
Retirer le format % (clavier) Retirer toutes les formes (retour au style normal) (menu)
(R comme Retour la normale) Trs utile !
Format, Style, Normal. CTRL + R (R comme Retour la normale) Trs utile !

9, 27, 37, 43, 75, 83, 91, 93
Retirer toutes les formes (clavier)
XL Forme
Excel
Enregistrer un classeur (clavier)
CTRL + S (comme Sauvegarde).
XL Forme XL Forme
Excel Excel
Enregistrer un classeur : choix du dossier et du nom (clavier) Enregistrer un classeur : choix du dossier et du nom (souris)
TAB et FLCHES pour slectionner les dossiers, ENTRE pour entrer dans un dossier, CORRECTIONARRIRE (BACKSPACE) pour revenir au dossier parent Double clic sur les dossiers pour y entrer, outil "dossier parent" pour revenir en arrire
Fichier, Aperu bouton Imprimer 16, 19, Afficher un aperu et imprimer toute la feuille Nota : aprs avoir lanc un Aperu, le mode Normal affiche les sauts de pages sous 31, 61, en cours (menu) forme de pointills. Si on ne veut pas attendre d'avoir lanc un Aperu, on peut demander 101 expressment l'affichage de ces sauts avec la commande Outils Options, onglet Affichage. Rgler l'orientation, les marges (menu) Fichier, Aperu bouton Page, onglets Page et Marges ou Fichier, Mise en page, onglets Page et Marges.
19, 31
XL Forme
Excel
XL Forme
Excel
Imprimer des numros de page (menu)
Fichier, Aperu bouton Page, onglet En-tte/Pied de page bouton Personnalis... ou Fichier, Mise en page, onglet En-tte/Pied de page... Le bouton dise # insre le numro de la page en cours Le bouton ++ insre le nombre de pages total du document.
XL Forme
Excel
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Prcieu
JE SAIS
En-tte et pied de page (textes rpts en Fichier, Aperu bouton Page, onglet En-tte/Pied de page bouton Personnalis... haut ou en bas de toutes les feuilles de papier) ou Fichier, Mise en page, onglet En-tte/Pied de page (menu) Fichier, Mise en page, onglet Feuille Choisir le champ Lignes rpter en haut ou bien Colonnes rpter gauche , puis cliquer en dehors de la bote de dialogue sur les lignes ou colonnes rpter. Nota : on ne peut pas effectuer ce rglage en Aperu . Slectionner la plage imprimer, puis Fichier, Imprimer, double clic sur le choix Slection Dans les grands tableaux, on confond facilement les lignes. Il est agrable de colorer une ligne sur deux pour aider lil suivre une ligne donne. Mais si on procde la main avec loutil "pot de peinture", cette mise en couleur est trs lente et source de problmes : en cas de suppression ou insertion de ligne, votre bel ordonnancement est leau Pour que cette manip aille vite et pour quelle rsiste aux futures suppressions / insertions de lignes, rien de tel que le format conditionnel : Slectionnez tout le tableau en tapant Ctrl A, lancez la commande Format, Mise en forme conditionnelle, dfinissez la formule =MOD(LIGNE();2)=0 et choisissez un motif trs ple pour ne pas gner la lisibilit, et validez. Cliquez sur une cellule quelconque pour bien voir le rsultat. La formule utilise la fonction modulo, MOD(dividende;diviseur), qui rend le reste de la division des deux arguments, et la fonction LIGNE() qui rend le numro de la ligne en cours. Cette astucieuse formule dtecte les lignes paires quand le reste de la division par 2 donne 0. Et dans ce cas, le format conditionnel donne une couleur de fond (un motif). Donc, mme si vous insrez ou supprimez une ligne, vous conservez lalternance paire - impaire / couleur - pas de couleur. Conseil : faites ensuite disparatre le quadrillage gris clair : Outils, Options, onglet Affichage, dcochez Quadrillage.
XL Forme
Excel
19
Excel
XL Forme
Rpter les titres (lignes et colonnes) sur toutes les pages (menu)
31, 101
XL Forme
Excel
Limiter occasionnellement l'impression papier une plage de cellules (menu)
XL Forme
Excel
Colorer une ligne sur deux, par calcul
109
Limiter durablement l'impression papier une plage de cellules (menu)
Slectionner la plage imprimer, puis lancer la commande Fichier, Zone d'impression, Dfinir (Utiliser Fichier, Zone d'impression, Annuler pour revenir l'impression de la totalit). Pour utiliser un nom de cellules (ce qui rend possible la taille variable de la zone) comme critre de zone imprimer, utiliser la commande Fichier, Mise en page, onglet Feuille clic sur Zone dimpression puis F3 choix du nom Entre Entre...
XL Forme
Excel
Rgler l'ordre dimpression des pages : d'abord les pages de G D, ou bien d'abord les pages de H en B (menu) Imprimer sur papier les numros de lignes et de colonnes (menu) Nimprimer quune partie du tableau : la
slection (menu)
XL Forme
Excel
Fichier, Mise en page, onglet Feuille Ordre des pages Fichier, Mise en page, onglet Feuille En-ttes de lignes et de colonnes Slectionner la zone imprimer, puis Fichier, Imprimer case Slection.
31, 101
XL Forme XL Forme XL Forme
XL Forme
Forcer limpression sur x page(s) (zoom sur Fichier, Aperu bouton Page, onglets Page, champs Ajuster... ou Fichier, Mise en page, onglets Page, champs Ajuster papier) (menu) Rgler la largeur d'une colonne isole (souris) Rgler plusieurs largeurs de colonnes dun coup (souris) Glisser sur le bord droit du numro de la colonne (sur le trait droite de la lettre, en haut de la colonne). Slectionner plusieurs colonnes (en glissant sur leurs numros), puis glisser sur le bord droit du numro de n'importe laquelle des colonnes slectionnes (on peut aussi double cliquer pour calculer une largeur automatique spcifique chaque colonne).
17
Excel
XL Forme
17
Attribuer une largeur automatique
Double clic sur le bord droit du numro de la colonne (en haut). Cette commande calcule automatiquement une bonne largeur au moment du double clic, 7, 17, mais pas plus. Si de nouveaux textes plus longs sont saisis plus tard, la largeur ne change 27, 109 pas toute seule (comme c'est le cas pour les hauteurs automatiques). Glisser sur le bord bas du numro de la ligne ( gauche). Slectionner plusieurs lignes (en glissant sur leurs numros), puis glisser sur le bord bas du numro de n'importe laquelle des lignes slectionnes (on peut aussi double cliquer pour calculer une hauteur automatique spcifique chaque ligne).
17
XL Forme
Excel
XL Forme
Excel
Rgler la hauteur d'une ligne isole (souris)
XL Forme
Excel
Rgler plusieurs hauteurs de lignes dun coup (souris)
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Prcieu
JE SAIS

Double clic sur le bord bas du numro de la ligne ( gauche). Nota : contrairement la largeur auto des colonnes, la hauteur auto des lignes est dynamique : si une (ou plusieurs) cellule(s) de la ligne a la proprit Renvoi la ligne automatique, ou bien si on tape des sauts de lignes manuels dans une cellule (ALT+ENTRE), chaque saisie ou calcul d'une nouvelle valeur peut changer la hauteur de la ligne si c'est ncessaire. C'est trs commode, mais il faut viter de donner un hauteur manuelle (en glissant sur le bord bas du numro de la ligne), car alors l'automatisme disparat (la hauteur manuelle est prioritaire). Pour rcuprer cet automatisme, il faut nouveau double cliquer sur le bord bas du numro de ligne.
Excel
XL Forme
Attribuer une hauteur automatique
75, 85
C C
Saisir tous les titres de colonnes sur une seule ligne de cellules, ventuellement en passant la ligne avec ALT+ENTRE, puis slectionner toutes les cellules de titres et Bien prsenter les titres de colonnes : utiliser Format, Cellule, onglet Alignement pour les centrer verticalement et prvoir un centrage vertical et renvoi auto (procdure) renvoi la ligne automatique... Attention : ne coupez pas un titre de colonne sur plusieurs cellules : pour passer la ligne, restez dans la mme cellule et utilisez ALT+ENTRE. 1. Saisir le texte ou le chiffre centrer dans la cellule la plus gauche, 2. Slectionner cette cellule et ses voisines droite, 3. Cliquer sur l'outil "Centrer sur plusieurs colonnes" (ou "Fusionner " selon la version d'Excel )... Centrer sur plusieurs colonnes Nota : pour retirer cette forme, il faut passer par Format, Cellule, onglet Alignement, et (centrer un titre par rapport plusieurs autres dcocher Fusionner les cellules... titres, situs plus haut ou plus bas) (Procdure) Attention : souvent, dans l'onglet Alignement de la commande Format Cellule, il est conseill, dans la mme commande, d' la fois centrer horizontalement, centrer verticalement, et demander le renvoi la ligne automatique (notamment pour permettre l'affichage des sauts la ligne forcs avec ALT+ENTRE). Conseil : ajouter deux outils trs utiles votre Barre courante : clic droit Personnaliser Fusionner / Dissocier des cellules (souris) sur une barre d'outils, onglet Commandes, Catgorie Format : glisser les outils Fusionner et Annuler Fusionner. ALT + ENTRE Insrer un saut de ligne dans une cellule Nota : quelquefois, il faut choisir Format, Cellule, onglet Alignement, renvoi auto pour Excel (clavier) que a marche comme il faut. (Remarque : dans une cellule de tableau Word, saut de ligne = MAJ+Entre). Format, Cellule, onglet Alignement glisser sur le losange droite du mot Texte pour faire pivoter ce mot Le losange devient rouge quand on est sur un angle exact. Si Incliner les titres pour gagner de la place (menu) plusieurs cellules sont ainsi inclines, il vaut mieux les quadriller pour obtenir une bonne lisibilit. 1. Slectionner une cellule modle, 2. tremper le pinceau dedans : simple clic sur le gros pinceau de la barre d'outils, Copier une mise en forme (souris, pinceau) ou double clic si on a plusieurs cellules disjointes badigeonner, 3. puis badigeonner les cellules cibles avec le pointeur Pinceau ... 4. CHAP (Esc) pour arrter, si on a double cliqu sur le pinceau. 1. Slectionner une cellule modle, Copier une mise en forme proximit du 2. puis glisser droit sur la poigne de recopie (petit carr noir en bas droite de la slection sur lequel le pointeur de la souris devient une croix noire) modle (cellules adjacentes) (souris) 3. et en fin de glissade, choisir de Ne copier que la forme. 1. Slectionner une cellule modle, Copier une mise en forme distance du 2. puis glisser droit sur le bord du modle (curseur flche blanche), modle (cellules disjointes) (souris) 3. et en fin de glissade, choisir de Ne copier que la forme. Choisir un format de date standard Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Date
Excel
XL Forme
15, 17, 43, 101
Excel
XL Forme
17, 31, 43
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Excel
XL Forme
Excel
15, 43, 101
XL Forme
Excel
99
XL Forme
Excel
17, 51, 81, 89
XL Forme
Excel
33
XL Forme
Excel
XL Forme
Excel
Si on n'a pas besoin de faire de calcul sur la cellule, on peut forcer la nature TEXTE de la Afficher les zros non significatifs (au dbut cellule, ce qui fait que les zros sont alors tous affichs (parce que traits comme les des codes postaux et des n tl., par lettres). Il y deux techniques (au choix), un format et une saisie : exemple) sans besoin de calcul (menu et Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Texte. clavier) Commencer la saisie par une apostrophe ' ce qui force le format Texte... Afficher les zros non significatifs (au dbut des codes postaux et des n tl., par exemple) en gardant la possibilit de faire des calculs (menu) Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Personnalis Prvoir un zro par position obligatoire, par exemple, pour un code postal (5 chiffres obligatoires) format = 00000 (voir aussi dans l'AMI l'expression "zros non significatifs). Outils, Options, onglet Affichage, dcocher Valeurs zro
17, 47, 49, 59, 91
XL Forme
Excel
XL Forme
Excel
Avantages de cette commande sur le Format personnalis : Masquer les zros inutiles sur toute la feuille Rapidit, gnralit (sans oublier aucun cas), (menu) dsactivation facile (pour travailler). Inconvnients : Pas de possibilit d'exception : c'est tout ou rien.
XL Forme
Excel
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Prcieu
JE SAIS

Premire astuce : crire en caractres blancs sur fond blanc : Format, Cellule, Police "blanc" et Motif "blanc". Autre astuce : afficher "" (rien = 2 guillemets qui se touchent) par un format personnalis : Format, Cellule, Personnalis, Type: "";"";"";"" c'est--dire, en franais : afficher un texte vide, quelle que soit la nature du contenu de la cellule (nb positif, nb ngatif, 0 ou texte). Si c'est toute une colonne ou toute une ligne qu'il faut masquer, on peut rgler la largeur ou la hauteur 0 (glisser le bord droit vers la gauche, jusqu' toucher le bord gauche du numro de colonne... ou bien, pour masquer des lignes, glisser le bord bas vers le haut jusqu' toucher le bord haut du numro de ligne). Raccourci : clic droit Masquer sur le numro (de ligne ou de colonne)... Pour rafficher une range masque (ligne ou colonne), clic droit Afficher... Premire technique pour masquer les zros : un format personnalis : Lancer Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Personnalis et prvoir deux guillemets qui se touchent en troisime format (le format des nombres nuls), aprs le deuxime point-virgule :
XL Forme
Excel
Masquer des cellules (procdure)
0,00;-0,00;"";@
2
Masquer les zros inutiles sur certaines cellules seulement (menu)
Avantages de cette commande sur Outils Options : Possibilit de masquer seulement quelques cas particuliers (en affichant les autres 0), Inconvnients : Relative lenteur (il faut traiter manuellement tous les cas), pas de moyen de dsactiver simplement le masquage temporairement. Autre technique pour masquer les zros : prvoir une formule conditionnelle : Ajouter la formule une fonction SI qui donne la valeur "" (chane vide) si une condition se ralise. Ne pas oublier d'ajouter une parenthse fermante la fin. Exemple : =SI(O$2 = 0 ; "" ; NB.SI(O$8:O$272;2) ) C'est un objectif apparemment paradoxal d'essayer la fois de centrer et d'aligner droite C'est pourtant souvent trs utile et pas si facile raliser. Les chiffres ne se centrent jamais, si on doit en comparer plusieurs : il faut toujours les aligner droite. Mais quand on dit qu'on veut les "centrer", on veut dire que les chiffres ne doivent pas tre colls au bord droit des cellules... Donc, on peut mieux formuler le problme en disant : "comment dcoller les chiffres du bord droit des cellules pour obtenir un effet global de centrage?" Solution avec Excel : sur des cellules alignes droite, il faut donner le Format, Cellule, Catgorie Personnalise, Type : # ##0,00 " " o le format de nombre est suivi par quelques espaces entre guillemets la fin ! Remarque : le format et le style Montaire dcollent un peu les chiffres du bord droit, mais ils prsentent l'inconvnient d'interdire de masquer les zros (affichage d'un tiret). Il vaut donc mieux, souvent, rgler un format personnalis la main. On a souvent besoin de crer un retrait dans les cellules d'Excel pour dcoller les textes ou les chiffres du bord des cellules. Il y a deux outils pour a sur la Barre de Mise en forme : un pour augmenter le retrait gauche, un autre pour le diminuer... Mais aucun outil n'existe pour crer facilement un retrait droit... L, il faut utiliser un Format, Cellule, Personnalis et ajouter des espaces entre guillemets la fin de la dfinition du Format. Clic droit Masquer sur le numro (de ligne ou de colonne). Autre technique : donner (en glissant sur le bord du titre avec la souris) une largeur ou hauteur gale zro (ce qui revient masquer). Nota : pour faire rapparatre des lignes ou colonnes masques, il faut slectionner des lignes ou colonnes avant et aprs les cellules masques, puis cliquer droit, Afficher. Autre technique : en plaant le pointeur l o on pourrait rgler la largeur ou la hauteur de la colonne ou de la ligne invisible, le curseur change d'apparence et permet (en glissant) de rendre une largeur ou hauteur suprieure zro la ligne ou colonne. Slectionner un groupe incluant les cellules masques (invisibles), puis clic droit Afficher sur la slection.
XL Forme
Excel
17, 103
Centrer des nombres en continuant les aligner droite avec Excel (crer un retrait droit)
XL Forme
Excel
43, 85
XL Forme
Excel
Crer un retrait gauche dans une cellule
Excel
XL Forme
Masquer des lignes ou des colonnes (souris)
113
Excel Excel
XL Forme
Afficher des lignes ou des colonnes masques (procdure)
XL Forme
Crer un retrait droit pour dcoller les chiffres Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Personnalis prvoir quelques espaces du trait (menu) entre guillemets derrire le format des nombres 0,00" "
85
Faire apparatre des textes variables en fonction du contenu de la cellule (format personnalis conditionnel)
Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Personnalis prvoir des conditions entre crochets, des textes constants entre guillemets et ventuellement des couleurs entre crochets. Exemple : [Bleu][<1000]0;[Magenta][<2000]"Attention ! "0;[Rouge]"DANGER!!! "0
XL Forme
Excel
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Prcieu
JE SAIS
La commande Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Personnalis permet de prvoir non pas un format mais quatre formats, spars par des points-virgules : format des nombres positifs dabord (>0) ; format des nombres ngatifs ensuite ; format des nuls (=0) ; Rgler diffremment la forme des nombres et format des textes (ou le texte de la cellule est symbolis par larobase @). positifs, ngatifs, nuls et les textes Exemple de format personnalis :
XL Forme
Excel
# ##0,00[bleu];-# ##0,00[Rouge];"";"Erreur de saisie"

Ce format affichera en bleu tous les chiffres normaux, en rouge les ngatifs avec le signe moins devant, les zros ne seront pas affichs et les textes ventuels seront signals par un message derreur, quelque soit la valeur texte saisie ! Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Personnalis jjjj j mmmm aaaa, par exemple... pour afficher lundi 7 juillet 2003. j le chiffre du jour sur une position : 1, 2, 3... jj le chiffre du jour sur deux positions (pour tre sr des alignements dans une colonne de dates). Exemple : 01, 02, 03... jjj le nom du jour sur 3 positions (pour tre sr des alignements dans une colonne de dates). Exemple : lun, mar, mer... jjjj le nom du jour en entier. Exemple : lundi, mardi, mercredi... m le chiffre du mois sur une position. Exemple : 1, 2, 3... mm le chiffre du mois sur deux positions (alignements dans une colonne de dates). Exemple : 01, 02, 03... mmm le nom du mois sur trois positions (alignements dans une colonne de dates). Exemple : jan, fv, mar... mmmm le nom du mois en toutes lettres. Exemple : janvier, fvrier, mars.. aa le millsime de l'anne sur 2 chiffres. Exemple : 03 aaaa l'anne entire sur 4 chiffres. Exemple : 2003. Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Personnalis Le champ Type permet de modifier l'apparence de l'affichage sans changer la valeur relle de la cellule. Pour cela, il faut exprimer l'apparence voulue avec des codes appels codes format. Un code trs frquent est # ##0,00 qui utilise les signes dise # et zro 0. Ces deux signes reprsentent tous les deux la position d'un chiffre dans le nombre, ce qui permet de placer un espace entre les milliers. Mais au-del de cette ressemblance, le dise et le zro reprsentent le traitement diffrent des zros non significatifs (zros sans valeur arithmtique, l'extrme gauche et l'extrme droite du nombre): le dise # demande d'afficher l un chiffre s'il a un poids arithmtique (on demande donc de ne pas afficher l de zro non significatif), alors que le zro 0 demande d'afficher l un chiffre, mme si c'est un zro non significatif (c'est souvent le zro gauche de la virgule, et tous les chiffres aprs la virgule). Attention : le simple fait de mettre un espace aprs le nombre (sans guillemets) divise les nombres par mille ! (2 espaces divisent le nombre affich par un million). Par exemple la valeur 1500 est affiche 1,50K avec le code format # ##0,00 "K" ce qui permet d'afficher des kilos (moins encombrants en largeur) par le format tout en effectuant des calculs sur des units prcises.
XL Forme
Excel
Crer un format de date personnalis (menu)
49, 99, 111
Dfinir un format personnalis : dcider d'afficher des espaces entre les milliers et rgler le nombre de dcimales
XL Forme
Excel
Format, Cellule, onglet Nombre, catgorie Personnalis Le champ Type permet de modifier l'apparence de l'affichage sans changer la valeur relle de la cellule. Pour cela, il faut exprimer l'apparence voulue avec des codes appels codes format. Ces codes permettent facilement d'ajouter du texte autour du nombre (devant et / ou derrire le nombre) : il suffit de taper des guillemets autour des textes constants. Exemple : soit une cellule qui contient une date, saisie ou calcule... On peut accompagner cette date par un texte rptitif, sans utiliser une autre cellule 79, 87, Dfinir un format personnalis : faire 89, 99, prcder ou suivre le nombre dun texte pour ct : il suffit de lui donner le Format Personnalis suivant : 111 CALCULER UN TITRE OU UNE TIQUETTE "Marseille, le "j mmmm aaaa"." La cellule affichera alors Marseille, le 8 octobre 2004. dans une seule et mme cellule. Autre exemple : soit une cellule qui contient le nombre 12 (saisi ou calcul). Si on lui donne le Format personnalis 0" jour(s)", cette cellule n'affichera pas simplement 12, mais bien 12 jour(s). Pour une comparaison avec une technique alternative pour "calculer des textes", voir dans l'AMI les mots "titres assembls" (avec l'esperluette &).
XL Forme
Excel
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Prcieu
JE SAIS
Pour guider le regard vers la cellule loigne droite, il est parfois commode de prvoir des points de suite. Il est impensable de taper ces points la main : outre que cela serait trs fastidieux, cette technique rendrait tout calcul impossible sur le contenu garni de points, et le nombre de points voulu varie suivant la largeur de la colonne et celle du contenu de la cellule. Il faut donc que ces points soient calculs, et surtout pas saisis. Avec Word, il faut poser une tabulation spciale dans les paragraphes utiles. Mais avec Excel, il faut procder diffremment : il faut prvoir sur les cellules concernes un format personnalis qui remplisse de points la partie vide de la cellule. Le code format doit contenir une toile suivie du caractre rpter. Remplir de points une cellule, droite de son Par exemple, une cellule qui contiendrait Chapitre 2, et qui aurait le format @*. afficherait contenu (afficher des points de suite sous Chapitre 2.........................., Excel) et une cellule qui contiendrait 12 et qui aurait le format *.0,00 afficherait ..........12,00 Nota : un format de ce type force l'alignement, droite si les points de suite sont gauche, et gauche si les points de suite sont droite. Autre remarque : si la cellule peut contenir tantt des textes tantt des nombres, tous accompagns de points de suite, il faut prvoir tous les cas en sparant les codes formats par des points-virgules. Par exemple, le format personnalis *.0,0;*.-0,0;*.0,0;*.@ affiche des points devant le contenu dans chacun des quatre cas de figure (Nombre positif, Nombre ngatif, Nombre nul et Texte). Forma t , Mise en forme con d itionnelle (ALT T, D) Les applications de cette commande essentielle sont infinies pour faire d' Excel un excellent outil d'aide la dcision : le format conditionnel permet de crer des FLAGS (drapeaux indicateurs) qui attirent l'attention sur un vnement surveiller. Un outil aussi utile que mconnu ! Voir dans le manuel Excel l'utilisation du format conditionnel pour calculer une bordure gomtrie variable (sa taille varie selon le contenu du tableau) 59, 103, des bandeaux de planning colors en fonction de la saisie et donc dnombrables, et un zbrage calcul des lignes ou des colonnes pour augmenter la lisibilit des grands 109 tableaux. Votre cerveau va adorer imaginer des applications indites et astucieuses de cette commande gniale. Seul bmol : pas plus de trois conditions la fois... Ruse pour dpasser cette limite : crer une colonne qui teste plusieurs conditions et prend un tat simple (0 ou 1), puis rgler le format conditionnel sur cette colone qui peut ensuite tre masque.
XL Forme
Excel
XL Forme
Excel
Dfinir un format conditionnel / imbriquer jusqu 3 conditions
Utiliser des STYLES sous Excel (procdure)
Conseil : ajouter un outil trs utile votre Barre courante : clic droit Personnaliser sur une barre d'outils, onglet Commandes, Catgorie Format, commande Style : (avec une flche droulante droite) : glisser l'outil Style vers une barre d'outils ayant de la place.
XL Forme XL Forme XL Forme
Excel Excel Excel
XL Forme
Excel
Crer un style sous Excel (menu) Utiliser un style sous Excel (menu) Modifier un style sous Excel (menu)
Format, Style, taper un nouveau nom de style (pas d'espace, ni de caractres spciaux), bouton Ajouter, bouton Modifier, rgler les formes Format, Style, choix d'un style ENTRE. Format, Style, choix d'un style bouton Modifier Format, Style, choix du style Normal Modifier Exemples de modifications gnrales utiles : Centrage vertical Espaces entre les milliers et deux dcimales. Ajouter ce style au modle CLASSEUR.XLT. Si ce modle n'existe pas, il faut le crer : Crer un classeur vide, crer ou importer les styles gnraliser dans ce classeur (Format, Style, Fusionner...) , enregistrer ce classeur en lui donnant le Type de fichier Modle et en le nommant classeur.xlt (ceci est important). Ce classeur doit se trouver dans le dossier XLOuvrir (ou XLStart selon la version d'Excel ) : chercher ce dossier avec l'Explorateur et CTRL F (F comme Find = trouver). Ce sera le modle de classeur par dfaut, le modle utilis par Excel pour fabriquer tous les prochains classeurs. C'est lui qu'il faut copier sur disquette pour sauvegarder les prcieux rglages. Ce fichier CLASSEUR.XLT est un peu l'quivalent (moins puissant) de NORMAL.DOT sous Word : il permet d'automatiser certaines formes rptitives.
XL Forme
Excel
Modifier d'un coup la prsentation de toutes les cellules d'un classeur
XL Forme
Excel
Rendre un style Excel disponible dans tous les prochains classeurs (procdure)
XL Calcul
Excel
XL - Calculer
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Prcieu
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Crer une formule simple, avec le signe = et les oprateurs + - / * (procdure)
XL Calcul
Excel
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Dcrire les oprateurs arithmtiques et leur ordre de priorit
Oprateurs prsents ici dans l'ordre d'excution standard (si on veut le changer, il faut utiliser des parenthses pour forcer l'ordre des calculs) : % pour exprimer en pourcentage ^ pour mettre la puissance * pour multiplier / pour diviser + pour additionner - pour soustraire & pour concatner (assembler)
XL Calcul
Excel
XL Calcul
Excel
Abandonner une formule (ou une correction de CHAP (Esc) formule) en cours (clavier) Utiliser la fonction SOMME(plages de cellules) pour additionner rapidement de Additionner les cellules d'une plage en ignorant nombreuses cellules sans avoir les dsigner individuellement et pour ignorer les les textes ventuels : SOMME(plages) textes ventuels sans dclencher une erreur. Premier clic sur l'outil Somme auto S, contrle de la plage de cellules propose et Calculer une somme avec la fonction SOMME correction ventuelle par glissade-souris sur les cellules sommer, et deuxime clic (souris) sur l'outil Somme auto (ou touche Entre).
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XL Calcul
Excel
XL Calcul
Excel
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XL Calcul
Excel
Calculer une somme avec la fonction SOMME ALT = (clavier)
(ALT gale), slection avec flches puis MAJ+flches ENTRE
Calculer un pourcentage avec une formule recopiable (procdure)
Pourcentage = "le petit divis par le grand", en exprimant le grand avec une rfrence (adresse) absolue : il faut figer l'adresse du diviseur par un dollar $, pour viter que cette adresse ne change pendant la recopie de la formule : ne tapez pas le dollar, mais taper plutt sur la touche F4, plusieurs fois s'il le faut, en cours de saisie de la formule). Exemple : si on place en E4 la formule =D4/D$20, une recopie vers le bas va permettre d'adapter D4 sur chaque nouvelle formule, mais de garder D$20 dans toutes les formules et donc de toujours diviser par la mme cellule... Une erreur aurait t de saisir la formule 25, 27, =D4/D20 dans laquelle le D20 serait devenu D21, D22, D23, etc. 53 Nota : le rsultat d'une telle division est le plus souvent un tout petit nombre, compris entre zro et un (un "zro virgule quelque chose"...). Ce rsultat est un "POUR UN". Il faut le multiplier par cent pour avoir un rsultat "POUR CENT". Si vous cliquez sur l'outil %, ou bien si vous donnez le Format Pourcentage , Excel fera luimme la multiplication par cent et ajoutera le signe %. Donc, il ne faut pas prvoir, en plus, la multiplication par cent dans la formule, sinon le chiffre affich sera cent fois trop grand...
XL Calcul
Excel
XL Calcul
Slection des cellules arrondir en surface, et clic sur l'outil Ajouter une dcimale ou Rduire les dcimales. Arrondir en surface , simplement par le format, pas en profondeur (souris) Important : voir les autres lignes de l'AMI au mot arrondir car il faut ABSOLUMENT connatre la fonction ARRONDI pour VRAIMENT supprimer les microdcimales en profondeur, chaque fois que vous devrez sommer de nombreux nombres "arrondis". Format, Cellules, onglet Nombre, Catgorie Nombre ou Catgorie Personnalise.
17, 25, 27
Excel Excel
XL Calcul
Arrondir en surface , simplement par le format, pas en profondeur (menu)
Important : voir les autres lignes de l'AMI au mot arrondir car il faut ABSOLUMENT connatre la fonction ARRONDI pour VRAIMENT supprimer les microdcimales en profondeur, chaque fois que vous devrez sommer de nombreux nombres "arrondis". Arrondir une cellule par le Format (menu ou raccourci souris, ce qui revient au mme) laisse dans la cellule des microdcimales, non affiches mais bien relles et sommes par les formules calculant les totaux ! On est donc sr de crer ainsi des totaux Excel qui ne correspondent pas aux totaux effectus avec une simple calculette en dehors du tableur... C'est trs peu professionnel... et trs mauvais pour votre image auprs de vos collaborateurs et clients...
43, 85, 87, 89
XL Calcul
Excel
Arrondir en surface , expliquer le pige (procdure)
Il faut donc, dans toutes les formules qui gnrent des microdcimales, TOUJOURS associer l'arrondi de Format une FONCTION ARRONDI dans le calcul , pour tronquer rellement les microdcimales... Les oprations surveiller sont les divisions et les multiplications de chiffres dcimaux entre eux, et notamment les calculs relatifs des pourcentages. Le format arrondi reste trs utile, cependant : mais le format arrondi sert surtout ajouter des dcimales pour que les chiffres restent aligns quand il y a des zros non significatifs : 24,00 align avec 37,55, par exemple.
51, 53, 57
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Arrondir en profondeur , avec une fonction

Utiliser ARRONDI(nombre arrondir ; nb de dcimales) ou ENT(nombre arrondir) ou ARRONDI.SUP(nombre arrondir ; nb de dcimales) ou ARRONDI.INF(nombre arrondir ; nb de dcimales), ou PLAFOND(nb arrondir ; prcision en s'loignant de 0) ou PLANCHER(nb arrondir;prcision en s'approchant de 0) . La fonction ARRONDI(nombre arrondir ; nb de dcimales) arrondit au plus proche. Si le nombre de dcimales est ngatif, on arrondit la dizaine (-1), la centaine (-2)... la plus proche... ENT(nombre arrondir) arrondit l'entier infrieur puisqu'elle ne garde que la partie entire.
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Arrondir l'entier (fonction)
Arrondir toujours au suprieur, ou bien toujours l'infrieur
ARRONDI.SUP(nombre arrondir ; nb de dcimales) arrondit en s'loignant de zro ARRONDI.INF(nombre arrondir ; nb de dcimales) arrondit en se rapprochant de zro Si le nombre de dcimales est ngatif, on arrondit la dizaine (-1), la centaine (-2)...
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Arrondir par paliers (de 5 centimes en 5 centimes, par exemple) (fonction)
PLANCHER et PLAFOND permettent d'arrondir finement en utilisant le multiple du deuxime argument : PLAFOND ( nb arrondir ; prcision en s'loignant de 0) ou PLANCHER ( nb arrondir ; prcision en tendant vers 0) On peut ainsi facilement arrondir au demi point suprieur (ou infrieur) une note sur 20 ou arrondir aux 5 centimes (suprieurs ou infrieurs). Exemple : PLAFOND ( notesur20 ; 0,5). Incrmenter' signifier ajouter chaque nouvel lment une valeur toujours identique (on appelle 'pas' ou 'incrment' cette valeur qu'on ajoute chaque fois). Glisser avec le pointeur 'croix noire' sur la poigne de recopie incrmente (carr noir en bas droite de la slection, carr sur lequel le pointeur de la souris devient une croix noire). Ce geste recopie le contenu et le format de la cellule modle. Pour ne copier que le format, ou pour ne copier que la valeur, (pas les deux), glissez plutt avec le bouton droit sur la poigne de recopie : en relchant la souris, vous aurez le choix... Pour crer rapidement un compteur simple (1, 2, 3, 4...), tapez simplement le 1 puis CTRL+glissez sur la poigne de recopie. Si, au contraire, l'incrment est gnant (si vous voulez recopier sans incrmenter), l aussi, CTRL+glissez sur la poigne de recopie. La touche CTRL permet donc de changer le comportement standard de la poigne de recopie incrmente. Pour forcer le pas d'incrment (pour avancer de 10 en 10 par exemple, au lieu de 1 en 1), il faut taper les deux premires valeurs, puis slectionner ces deux cellules, et enfin glisser sur la poigne de recopie... ASTUCE IMPORTANTE : un DOUBLE CLIC sur la poigne de recopie lance d'un seul geste (sans avoir glisser d'un bout l'autre de la plage !) la recopie vers le bas sur toutes les cellules dj remplies (ce qui met jour trs rapidement aprs une correction de formule !), ou vers les cellules voisines d'une colonne pleine (ce qui remplit trs rapidement une nouvelle colonne de mme longueur que la prcdente).
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RECOPIER une cellule : recopie incrmente (souris)
7, 15, 27, 33, 47, 49, 51, 57, 79, 99, 101, 111, 115
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1. Slection du modle, 2. CTRL+C (copier dans le presse-papiers, le contour clignote), RECOPIER une ou plusieurs cellules : copie 3. slection de la destination, distance avec le presse-papiers (clavier) 4. CTRL+V (vider le presse-papiers vers) On peut rpter les points 3 et 4 : slection de la destination, CTRL+V, etc. 1. Slection du modle, 2. CTRL + glisser sur le bord droit de la slection (pointeur en forme de flche blanche) RECOPIER une ou plusieurs cellules: copie Attention ne pas lcher CTRL avant de relcher de clic de la souris distance avec la souris (sinon, on dplace au lieu de copier). Conseil : si on a plusieurs copies faire, on peut garder le doigt sur CTRL et glisser plusieurs fois, pour recommencer la copie facilement.
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Presser la touche F4 (plusieurs fois), quand le curseur est en position, n'importe o dans la rfrence (l'adresse) modifier. Le dollar $ se place devant la partie figer : $A4 fige le A, R$8 fige le 8 On peut utiliser la touche F4 pour transformer une rfrence relative en rfrence absolue : soit en crant la formule, au fur et mesure, quand le besoin se prsente... soit aprs-coup, quand on s'est aperu que la recopie ne fonctionne pas et qu'il faut figer un lment dans la formule modle : dans ce cas, il suffit de cliquer sur la formule, quelque part dans la rfrence figer, et de taper F4, puis valider avec Entre... (puis, recopier nouveau)... Excel transforme les formules quand il les recopie : il le fait pour que les formules s'adaptent leur destination et qu'elles donnent des rsultats diffrents selon leur place. Souvent, cela donne de bons rsultats, mais quelquefois, la transformation d'une adresse rend la formule incohrente : on a parfois besoin de figer une adresse pour qu'elle ne soit pas transforme l'occasion d'une recopie. On bloque cette transformation avec un dollar $ plac devant le signe figer. Mais on ne tape en fait jamais le signe dollar au clavier : on utilise la touche F4 sur l'adresse slectionne pour la transformer : A1, $A$1, A$1, $A1, A1, et ainsi de suite, en boucle sur les quatre possibilits. Nota : l'attribution d'un NOM de cellule UNE cellule de rfrence est une faon lgante et lisible de lui donner une adresse absolue sans utiliser de dollars. Par exemple, en appelant TauxTVA la cellule Paramtres!C4, on se donne le moyen de rdiger ensuite des formules plus lisibles : =MontantHT*TxTVA est plus comprhensible que =G5*Paramtres!$C$4.
Choisir une adresse relative ou absolue avant de recopier ($) (clavier)
27, 47, 49, 51, 53, 59, 77, 79, 101, 115
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Expliquer l'intrt d'une adresse absolue avant de recopier ($) (procdure)
27, 47, 49, 51, 53, 59, 77, 79, 101, 115
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Glisser d'un coin (cellule extrme) de la plage l'autre. Slectionner des cellules (dfinir une PLAGE Voir le mot 'disjointe' pour les blocs qui ne se touchent pas, qui ne sont pas colls les uns de cellules) avec la souris aux autres. MAJ + touches de direction (flches et autres). Cette procdure est absolument indispensable pour CORRIGER une slection souris Slectionner des cellules (dfinir une PLAGE rate. Si par exemple, aprs une longue glissade travers de nombreux crans, vous avez gliss trop loin au moment de relcher, la slection est donc trop grande ou trop courte et il de cellules) avec le clavier faudrait tout recommencer (avec la souris)... Au lieu de cela, vous pouvez finir la slection avec MAJ et les flches de direction.
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11, 13, 17, 37 9, 15, 23, 25, 29, 47, 49, 77, 79, 111, 113
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Dfinir une PLAGE de cellules, dans une formule de calcul ou dans une commande (procdure)
La syntaxe des plages de cellules utilise principalement deux oprateurs de domaine : le signe deux-points : signifie "jusqu'" et le signe point-virgule ; signifie "et" C'est ainsi que A1:C4;D8:L8 signifie "de A1 jusqu' C4 et de D8 jusqu' L8". En gnral, on ne tape pas textuellement l'adresse de la plage : on clique ou on glisse sur les cellules concernes, et c'est Excel qui traduit ces gestes en une adresse dans la formule en cours. Pour dfinir une plage par calcul, de faon ce qu'elle ne soit pas statique, voyez la trs astucieuse combinaison des fonctions DECALER et NBVAL (voir ces mots).
9, 11, 13, 15, 17, 23, 25, 29, 47, 37, 49, 77, 79, 111, 113
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NB(plages de cellules) dnombre les cellules numriques d'une plage (seules celles qui contiennent une valeur numrique sont retenues, les textes sont ignors). Dnombrer les cellules d'une plage : NBVAL(plages de cellules) dnombre les cellules non vides d'une plage (textes et NB(plages de cellules) et NBVAL(plages de chiffres). cellules) Pour ne retenir que certaines cellules ( certaines conditions), voyez NB.SI. Voyez aussi SOUS.TOTAL pour ne compter que les lignes non filtres. MIN(plages) rend la valeur numrique la plus petite de la plage Les textes ventuellement rencontrs sont ignors. La fonction MIN astucieusement utilise sert appliquer un PLAFOND : MIN(formule ; plafond) ne dpassera jamais le plafond Voir aussi PETITE.VALEUR(plage;rang) pour extraire la Nime petite valeur d'une plage.
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76, 77, 112
Extraire la plus petite valeur d'un groupe de chiffre (en ignorant les textes ventuels) : MIN(plages)
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MAX(plages) rend la valeur numrique la plus grande de la plage. Les textes ventuellement rencontrs sont ignors. Extraire la plus grande valeur d'un groupe de La fonction MAX astucieusement utilise sert appliquer un PLANCHER : chiffre (en ignorant les textes ventuels) : MAX(formule ; plancher) ne dpassera jamais le plancher. MAX(plages) Voir aussi GRANDE.VALEUR(plage;rang) pour extraire la Nime grande valeur d'une plage. Calculer la valeur moyenne d'une plage (en ignorant les textes ventuels) : MOYENNE(plages) MOYENNE(plages) rend la valeur moyenne des valeurs numriques de la plage. Les textes ventuellement rencontrs sont ignors.
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La seule fonction capable d'ignorer les lignes masques par un filtre (automatique ou labor) est SOUS.TOTAL (on dit sous point total ). Cette fonction est prcieusissime ! Syntaxe =SOUS.TOTAL(codeopration ; zonevoulue) Code Opration Calculer sur une zone filtre : ne prendre en 1 MOYENNE compte que les lignes affiches, pour sommer, 2 NB (pour compter les nombres) calculer une moyenne, dnombrer, 3 NBVAL (pour compter les textes et nombres) dterminer le MIN, le MAX 4 MAX 5 MIN 9 SOMME Exemple : pour faire en tte de colonne B filtre, la somme des lignes apparentes parmi les 5000 possibles, il faut prvoir : =SOUS.TOTAL(9;B2:B5000) Quand on veut localiser par son code un lment d'une table exhaustive de toutes les valeurs connues (table des clients, des produits, des vhicules, des agences...), il faut prvoir une table de type Fichier, dont la premire colonne peut tre dsordonne et prvoyant un cas zro (astuce vitant un test pour le cas de la valeur connue pas encore saisie), et une formule RECHERCHEV dont le quatrime argument sera FAUX : RECHERCHEV( valeur connue ; TableX ; n de col dans la table ; FAUX ) Pour bien apprivoiser cette importante fonction, il faut bien traduire les trois pointsvirgules, quand on relit la syntaxe : avec cette fonction, je dis Excel : Recherche cette valeur connue (unique) dans la 1re colonne de la table TableX, et rends-moi ce que tu trouves dans la colonne n Y, et pour ce qui concerne les approximations de saisie : faux (refuse) Attention : si on n'utilise pas un nom de cellules pour dsigner la table, si on utilise une adresse comme C8:F34, il faut absolument figer cette adresse avec des dollars $ pour pouvoir recopier la formule Recherchev sans la dtruire : $C$8:$F$34. Il existe en fait deux fonctions proches, qui fonctionnent de la mme faon un dtail prs : RechercheV : recherche verticale dans la 1re colonne dune table plus haute que large. C'est l'outil le plus frquent. RechercheH : recherche horizontale dans la 1re ligne dune table plus large que haute. Astuce : prvoir un "cas zro" dans toutes vos tables de recherche vous pargnera de nombreux tests de vacuit (pour savoir si la cellule de rfrence est vide ou pas) comme SI(cellulesaisie=0;"";
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Extraire une valeur (un chiffre ou un texte) d'une table de type Fichier (une liste exhaustive) (fonction)
67, 69, 71, 72, 79, 83, 91, 93
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Extraire une valeur (un chiffre ou un texte) d'une table de type Seuils et taux (une liste de tranches et de valeurs correspondantes) (fonction)
Quand on veut agir en fonction de tranches de valeurs (sans connatre l'avance tous les cas possibles), il faut prvoir une table de type Seuils et taux, ordonne sur la premire colonne et prvoyant un cas zro (point de dpart), et une formule RECHERCHEV dont le quatrime argument sera VRAI : RECHERCHEV( valeur connue ; TableX ; n de col dans la table ; VRAI ) Exemples d'application : trouver un taux de remise en fonction d'un CA, trouver un taux d'imposition en fonction d'un revenu, trouver une mention en fonction d'une note, trouver un taux quelconque en fonction du seuil atteint... Attention : si on n'utilise pas un nom de cellules pour dsigner la table, si on utilise une adresse comme C8:F34, il faut absolument figer cette adresse avec des dollars $ pour pouvoir recopier la formule Recherchev sans la dtruire : $C$8:$F$34. Nota : quand une table est utilise avec un Recherchev et VRAI, il faut absolument que la premire colonne de la table soit en ordre croissant ! Pour lire correctement la table, il faut dire " partir de..." (une cellule de la premire colonne), "... prendre... " (telle valeur de la deuxime colonne)... Remarque : l'argument VRAI est sous-entendu s'il est omis. On pourrait en dduire qu'on peut s'en passer... Ce serait une erreur. Pour rester lisibles, vos blocs RechercheV devraient toujours mentionner le 4me argument (vrai ou faux), ne serait-ce que pour attirer l'attention du futur lecteur sur cette utilisation un peu mconnue de la fonction. Astuce : prvoir un "cas zro" dans toutes vos tables de recherche vous pargnera de nombreux tests de vacuit (pour savoir si la cellule de rfrence est vide ou pas) comme SI(cellulesaisie=0;"";
67, 69, 71, 72, 81, 83, 87, 91, 93
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Choisir la premire colonne d'une table exploiter avec une fonction Recherche V ou H
Dans une table dinfos stables, Excel me permet de rcuprer une donne partir dun identifiant saisi. Lidentifiant est une des rubriques qui na pas de doublons et qui permet donc daccder coup sr une et une seule ligne dans une table. Souvent, plusieurs colonnes pourraient servir didentifiant... Ces champs sont des candidats . Il faut en choisir un, le plus agrable saisir, le plus fiable Lidentifiant est souvent un numro, mais un numro est souvent difficile saisir car personne ne se souvient par cur de tous les numros dun fichier (tous les n des clients ou tous les n des produits). Remarque : avec Excel, je peux aider l'oprateur en lui proposant une liste droulante des saisies possibles (commande Donnes, Validation ...), mais je ne peux prsenter quune 67, 69, seule colonne dans la liste, ce qui, pour les numros, est presque inutile (puisque les 71, 81, numros seuls sont assez mystrieux). Access, lui, permet d'affiche une liste plusieurs 83 colonnes, en accompagnant donc les numros avec des textes plus clairs. On essaiera donc, si on peut, de ne pas faire saisir un numro pour cette raison dergonomie. Cependant, les infos non-numros , comme les noms (nom de client, nom de produit), sont certes plus clairs, mais sont souvent de mauvais identifiants cause des doublons (homonymes). Si on tient utiliser un nom comme identifiant, il faut tcher dviter les homonymes (en ajoutant un prnom, un code). Problme essentiel lors de la conception sous Excel : Quelle est donc linfo qui sera la fois identifiante et facile saisir ?
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Nommer une table exploiter avec une fonction Recherche V ou H
Une table contient des donnes stables que l'on peut rcuprer grce un identifiant saisi. C'est la premire colonne de la table qui doit porter l'identifiant de chaque ligne (le numro du client, par exemple). Il est conseill de nommer les tables pour rendre les formules lisibles. Mais il faut bien rflchir la zone nommer : si la table est rgulirement complte, 71, 73, 83 agrandie... il faut prvoir cette expansion et donner le nom de table une zone bien plus grande que les lignes actuellement saisies ! Souvent, on ne met que la table dans une feuille rserve cela et c'est la feuille entire qui est nomme. Dans les autres cas, quand la table ne grandit jamais, on peut donner un nom aux seules cellules pleines.
29, 47, 49, 51, 53, 57, 91, 103, 111, 115
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Calculer une formule conditionnelle : fonction SI
SI(condition ; valeur si cond vraie ; val si fausse)
viter le message #DIV/0
viter le message #N/A
Imbriquer plusieurs conditions entre elles (fonction)
Si la cellule du diviseur d'une division gale 0, on demande Excel une opration impossible, absurde, et il refuse en affichant le message #DIV/0. C'est galement le cas quand on essaie de faire la moyenne d'une zone qui ne 29 comporte aucune valeur... Pour viter le message #DIV/0, il faut encadre la formule fautive avec un SI(cellule=0;0;formule) Si on prvoit une recherche de valeur qui n'existe pas dans la premire colonne d'une table, ou si cette premire colonne est dsordonne alors qu'elle devrait tre en ordre (4me argument de RechercheV = VRAI), Excel affiche un message #N/A qui signifie non accessible. Pour viter le message #N/A, il faut encadrer la formule fautive avec un SI(ESTNA(BlocFormuleRecherche);"code inexistant";BlocFormuleRecherche) On peut prvoir un bloc SI l'intrieur d'un autre bloc SI (soit dans le cas oui , soit dans le cas non, en 2me ou 3me position ) : par exemple (ici, un bloc SI est plac dans le cas non d'un premier bloc SI) : 47, 51, SI(condition ; valeur si cond vraie ; SI(condition ; valeur si cond vraie ; val si fausse) 57, 87, ) 91 Nota : souvent, un bonne petite table de seuils et de taux associe une bonne formule RECHERCHEV avec VRAI vaut mille fois mieux qu'un embrouillamini illisible et indbogable de SI entortills... Chaque jour est pour Excel un entier correspondant au rang du jour par rapport au premier janvier 1900. L'heure est code en partie dcimale (chiffres aprs la virgule, reprsentant donc des valeurs infrieures 1) : 0,5 est midi (une demi journe), 0,25 est 6h du matin... Par exemple, le dimanche 7 avril 2002 13 heures 33 et 59 sec est mmoris par Excel avec le chiffre 37353,5652717593 Lors de la saisie d'une date, Excel donne un format de date standard, mais on peut bien sr personnaliser finement l'apparence de la date et de l'heure en utilisant la commande Format, Cellules, onglet Nombre, Catgorie Date ou surtout catgorie Personnalise.
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Expliquer le fonctionnement d'Excel avec les dates, son calendrier, le rle de la saisie et du format
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Rcuprer la date systme et l'heure systme (date et heure connues de l'ordinateur, mmorises grce une pile) (fonction)
AUJOURDHUI( ) rcupre la date du jour (pas l'heure) : connue par le PC. Cette fonction rend donc un entier. Attention ne pas taper d'apostrophe, et ne pas oublier les parenthses (sans rien entre les deux). 45, 99 MAINTENANT( ) rcupre la fois la date et l'heure connues de la machine : cette fonction rend donc un nombre dcimal. Dans les deux cas, Excel donne un format standard lors de la saisie de la formule, mais on peut bien sr personnaliser finement l'apparence de la date et de l'heure en utilisant la commande Format, Cellules, onglet Nombre, Catgorie Date ou Personnalise. 3 (trois puissance deux) se note 3^2 Le signe chapeau apparat en tapant sur ALTGR + 9 (en haut du pav alphabtique). Une date moins une date donne un dlai (en jours)... Attention : pour afficher des jours, retirer le format date donn automatiquement par Excel lors de la frappe de la formule, utilisez CTRL + R (R comme Retour la forme normale). Pour afficher des annes, mois, jours, donner le format aa" ans, "m" mois, "j" jours" Une date plus ou moins un dlai (en jours) donne une date... Certaines oprations sur les dates sont absurdes : addition de dates, multiplication ou division de dates...
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Oprateur puissance : ^ (fonction)
Prvoir des CALCULS SUR LES DATES : calculs d'chances, contrle de dpassement de dlais, construction de calendrier Nota : si la diffrence en heures dpasse 24 heures, Excel reprend zro... Excel affiche (procdure) donc toujours un rsultat compris entre 0 h et 24 h, quel que soit le nombre rel d'heures... Pour viter cela, il faut donner le format [h]:m:s au rsultat : la mise entre crochets du signe h vite le bouclage sur 24 heures. Il peut enfin tre utile de connatre la fonction cache DATEDIF (voir ce mot) : =DATEDIF ( Date1 ; Date2 ; Intervalle ) si l'addition de dates n'a pas de sens, il n'en est pas de mme pour les heures qu'on peut fort bien additionner, mais condition de donner au rsultat un format [h] qui vite le cycle circadien et le retour zro toutes les 24 h, comme cela a t vu ci-dessus. Normalement, un dlai se calcule par soustraction : Date Date = Dlai (en jours) Il peut cependant tre trs utile, pour prsenter les rsultats en annes, mois, jours, de connatre la fonction cache et non documente : =DATEDIF ( Date1 ; Date2 ; Intervalle ) dans laquelle Date1 >= Date2 et dans laquelle l'argument intervalle peut tre : "y" : diffrence en annes "m" : diffrence en mois "d" : diffrence en jours Calculer la diffrence entre deux dates avec "ym" : diffrence en mois, une fois les annes soustraites DATEDIF (fonction) "yd" : diffrence en jours, une fois les annes soustraites "md" : diffrence en jours, une fois les annes et les mois soustraits Exemple : ge en annes simples : =DATEDIF(A1;B1;"y") & SI(DATEDIF(A1;B1;"y")>1;" ans";" an") ge en annes et mois : =DATEDIF(A1;B1;"y") & SI(DATEDIF(A1;B1;"y")>1;" ans, ";" an, ") & DATEDIF(A1;B1;"ym") & " mois" Pour des explications sur ces points, voir l'excellent site de Laurent Longres : http://longre.free.fr. Extraire le jour d'une date (saisie ou calcule) : le chiffre du jour (pas son nom), le JOUR(date ) quantime du jour (fonction) Extraire le mois d'une date (saisie ou calcule) : le chiffre du mois (pas son nom), le MOIS(date ) quantime du mois (fonction) Extraire l'anne d'une date (saisie ou calcule) (fonction) Recomposer une date valide avec des fragments (constants ou calculs) Calculer une date dcale de x mois par rapport une date de rfrence ANNEE(date ) DATE(anne;mois;jour ) MOIS.DECALER( date_rf ; nb_mois_de_dcalage ) On peut spcifier un nb de mois ngatif pour revenir dans le temps... Nota : si cette fonction rend un message d'erreur #NOM?, installer et charger la macro complmentaire Utilitaire d'analyse.
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XL Calcul XL Calcul XL Calcul
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FIN.MOIS( date_rf ; nb_mois_de_dcalage ) Calculer la date correspondant la fin d'un On peut spcifier un nb de mois ngatif pour revenir dans le temps... mois Nota : si cette fonction rend un message d'erreur #NOM?, installer et charger la macro complmentaire Utilitaire d'analyse. JOUR(datespcifie) extrait le chiffre du jour d'une date spcifie MOIS(datespcifie) en extrait le chiffre du mois ANNEE(datespcifie) en extrait l'anne Extraire d'une date un lment et DATE(annespcifie ; moisspcifi ; jourspcifi ) recompose une date par morceaux recomposer une date de toutes pices ; (fonction) Exemple, pour calculer la prochaine date anniversaire d'une date donne (le premier du mois en cours, mais l'an prochain) : =DATE( ANNEE(datedonne) +1 ; MOIS(datedonne) ; 1 ) Prvoir une ligne ou une colonne supplmentaire le long de la srie des dates, et saisir une formule qui teste chaque date, grce la fonction NB.JOURS.OUVRES(date_dbut;date_fin;jours_fris) en spcifiant la mme date en dbut et en fin De cette faon, la formule rend 1 si la date est ouvre, et rend 0 si le jour est fri... Penser saisir les jours fris de la priode dans une petite table part, nommer cette table et indiquer ce nom en 3me argument de la fonction... Nota : cette fonction peut tre utilise dans la commande Format, Mise en forme conditionnelle, en appliquant la fonction la cellule en cours pour mettre en rouge les dimanches et les jours de ftes, par exemple. Puis recopier ce format sur toutes les dates... Nota : si cette fonction rend un message d'erreur #NOM?, installer et charger la macro complmentaire Utilitaire d'analyse.
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Reprer les jours ouvrs (ou pas) dans une suite de dates (calendrier ou planning) (fonction) Mettre en rouge les dimanches et jours de ftes par exemple
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Si le pas est 1, taper le premier chiffre, puis CTRL + glisser sur la poigne de recopie (carr noir en bas droite de la cellule, carr sur lequel le pointeur de la souris devient une croix noire). Si le pas est diffrent (pour avancer de 10 en 10, par exemple, ou de 7 jours en 7 jours), Crer rapidement une suite numrique : 1 2 taper les deux premires valeurs (10 et 20, par exemple, ou un lundi et le lundi suivant), 3 4 (procdure) slectionner ces deux valeurs (avec le pointeur grosse croix blanche), puis glisser sur la poigne de recopie (carr noir en bas droite de la cellule) Cette technique fonctionne trs bien sur les dates : construire un calendrier avec Excel est enfantin ! Crer rapidement une suite de type texte : lundi mardi mercredi janvier fvrier mars Rgion1, Rgion2 (procdure) Taper une des valeurs de la liste (mardi, par exemple, ou avril, ou Rgion 1), puis glisser sur la poigne de recopie incrmente (carr noir en bas droite de la slection).
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Crer une srie personnalise pour Taper les valeurs de la srie dans un groupe de cellules, slectionner ces cellules, et permettre ensuite la saisie rapide de cette srie lancer la commande Outils, Options , onglet Liste pers. , bouton Importer par recopie incrmente. (procdure) Convertir une formule en valeur fige (rsultat) (clavier) Slectionner la formule, puis F2 pour entrer en mode Correction dans la formule, puis F9 pour valuer la formule, puis ENTRE pour valider la transformation (ou CHAP, Esc pour abandonner la correction et ne pas valider la transformation). Slectionner la plage de cellules (il peut y avoir des cellules vides ou non calcules dans la plage, bien sr), copier cette slection au presse-papiers avec CTRL + C, puis lancer la commande E dition, Colla g e spcial, Coller V aleurs
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Convertir une plage de formules en valeurs figes (rsultats) (menu)
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SOMME.SI(zone tester ; test ; zone sommer) Il est trs commode de pouvoir tester sur une colonne et sommer sur une autre, La somme n'a lieu que si la condition (test) est ralise sur la premire colonne. Il faut dsigner deux groupes qui correspondent bien l'un l'autre (pas forcment dans la mme feuille !) : mme longueur et correspondance parfaite en fonction de l'ordre d'apparition. Les constantes doivent figurer entre guillemets. Exemple : =SOMME.SI(B:B;">10";D:D) pour tester la colonne B (quantits livres) et sommer les cellules correspondantes de la colonne D (montant HT). On peut sommer la colonne que l'on teste : on n'utilise alors que deux arguments, le troisime est simplement omis. Par exemple, pour sommer tous les montants (colonne D) qui dpassent 1000, on crera une cellule qui contient =SOMME.SI(D:D;">1000") sans utiliser le troisime argument. Sauf astuce, on ne peut dcrire (deuxime argument) qu' une seule condition la fois. Si la condition est une simple galit, on peut se dispenser du signe gal. Par exemple, pour totaliser le CA du client Dugenou, on peut prvoir la formule =SOMME.SI(A:A;"Dugenou";D:D) (la colonne A contient le nom des clients et la colonne D les CA). En fait, souvent, on ne tapera pas la constante "Dugenou" mais plutt l'adresse (sans guillemets) de la cellule qui peut contenir "Dugenou", mais qui peut aussi contenir n'importe quel autre nom de client : =SOMME.SI(A:A;T3;D:D) Si l'on veut comparer ce que contient une cellule de rfrence, il faut utiliser une esperluette & pour assembler une partie constante (l'oprateur de comparaison) et une adresse de cellule qui contient la partie variable. Par exemple : =SOMME.SI(A:A;">="&$A$1;D:D) Voir aussi NB.SI. SOMME.SI(zone tester ; test ; zone sommer) On peut sommer la colonne que l'on teste : on n'utilise alors que deux arguments, le troisime est simplement omis. On ne peut dcrire (deuxime argument) qu'une seule condition la fois. C'est quelquefois trs pnalisant, mais on peut utiliser une astuce pour viter cet cueil : pour calculer le CA de Davolio au mois de mars (3), par exemple, on ajoute une colonne qui concatne (avec une esperluette &) les deux colonnes tester, et c'est cette colonne qu'on teste : exemple : SOMME.SI ( colonneconcatne ; "Davolio3" ; colonneCA )... en remplaant "Davolio3", bien sr, par une formule qui, elle aussi par concatnation, fabrique cette expression : $A2&D$1 (si la colonne 1 contient les noms des vendeurs et si la ligne 1 contient le numro du mois. On peut aussi ensuite masquer la colonne concatne pour qu'elle ne perturbe personne. Voir aussi NB.SI. NB.SI(zone tester et dnombrer ; condition) Malheureusement, on ne peut pas, comme on peut le faire avec SOMME.SI, tester une colonne et compter les valeurs dans une autre : on dnombre forcment la colonne mme qu'on teste. De plus, on ne peut dcrire (deuxime argument) qu'une seule condition la fois. C'est quelquefois pnalisant, mais on peut utiliser une astuce pour viter cet cueil : pour dnombrer les ventes de Davolio au mois de mars (3), par exemple, on ajoute une colonne qui concatne (avec &) les deux colonnes tester, et c'est cette colonne qu'on teste : Exemple : NB.SI ( colonneconcatne ; "Davolio3" ) ...en remplaant "Davolio3", bien sr, par une formule qui, elle aussi par concatnation, fabrique cette expression. (on peut aussi ensuite masquer la colonne concatne pour qu'elle ne perturbe personne). Voir aussi SOMME.SI. Enfin, quand la fonction NB.SI doit comparer ce qu'elle dnombre une cellule de rfrence, il faut mettre le comparateur entre guillemets, mais pas l'adresse de la cellule de rfrence, et assembler (concatner) les deux informations avec une esperluette &. Par exemple, si on veut dnombrer les cellules d'une plage A2:A200 qui soient suprieures la valeur de la cellule B8, il faudra prvoir =NB.SI(A2:A200;">"&B8) NB.VIDE(plage)
N'additionner que les cellules qui correspondent une condition (fonction de somme conditionnelle)
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N'additionner ou ne dnombrer que les cellules qui correspondent plusieurs conditions (fonction de somme et de dnombrement conditionnelle)
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Ne dnombrer que les cellules qui (condition) (fonction)
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Compter les cellules vides d'un zone
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Problme : Excel ne sait pas compter les cellules colores. Ide : Mais il sait compter les valeurs (les 1, les 2, les 3) Astuce : si on arrive saisir des valeurs et les afficher sous forme de couleurs, cest gagn ! (Voir illustrations et explications dtailles dans le manuel Excel.) 1. Slectionnez la zone des bandeaux de couleur puis lancez la commande Donnes Validation pour contrler la saisie : nautorisez que la Liste 1;2;3 : tapez cette liste avec des points virgules dans le champ Source. Pas besoin de spcifier le cas cellule vide, toujours possible. Prvoyez un message clair en cas derreur de saisie. 2. Donnez un format conditionnel toute la zone des bandeaux : Format, Mise en forme conditionnelle : si la cellule vaut 1, alors le format de la police est rouge sur motif rouge, ton sur ton le 1 devient donc invisible dans une cellule toute rouge ! Ajoutez le cas o la valeur 2 donne le format bleu sur fond bleu, et le 3 donne jaune sur fond jaune Testez quelques saisies. 3. Testez la technique astucieuse de saisie groupe : slectionnez plusieurs cellules, tapez le chiffre 2, puis tapez Ctrl Entre. Recommencez sur la mme slection avec 3. Videz avec Suppr. 4. Utilisez la fonction NB.SI pour compter les 1, les 2, les 3 La syntaxe est (sans espace) : =NB.SI(zone tester et dnombrer ; test effectuer) Exemple du nb de congs pris, affich en O4 : il faut compter le nombre de 2 dans la colonne O, en commenant la ligne 8. O4 =NB.SI(O$8:O$272;2). ET(condition1 ; condition2 ; conditions 3) OU(condition1 ; condition2 ; conditions 3)
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Ne dnombrer que les cellules d'une certaine couleur de fond
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Associer des conditions : ET OU (fonction)
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La difficult de dnombrer en fonction de deux valeurs vient de ce que la fonction NB.SI n'accepte qu'une seule condition (un seul test). Voici quelques moyens de sauter l'obstacle. Pour compter, par exemple, les cellules d'une plage (A2:A200) comprises entre 60 et 100 : premire technique (simple et astucieuse) : soustraire le nombre de cellules infrieures la borne basse du nombre de cellules infrieures la borne haute : =NB.SI(A2:200;"<100")NB.SI(A2:200;"<60) Deuxime technique (astucieuse galement) : crer une colonne (ventuellement cache par la suite) qui contienne pour chaque ligne une srie de tests (plusieurs conditions assembles) qui rendent soit 1, soit 0 : Z2=SI(ET(A2<100;A2>=60);1;0), formule recopie jusqu'en Z200. Puis simplement prvoir une somme sur cette colonne =SOMME(Z2:Z200), Dnombrer les cellules d'une plage comprises qui fonctionne mme si la colonne Z est cache. entre deux bornes (mini et maxi) troisime astuce (terriblement astucieuse !) : utiliser une fonction SOMME dans une formule matricielle (valide avec Ctrl Maj Entre) et multiplier les diffrentes conditions (la multiplication simule une fonction ET, interdite dans les formules matricielles) : {=SOMME((A2:A200>=60)*(A2:A200<100))} Ne pas taper les accolades : valider la formule avec Ctrl Maj Entre au lieu de Entre... Pour comprendre l'astuce : l'expression (A2>=60) sous-entend l'utilisation d'une fonction SI une telle fonction vaut VRAI (1 en cas de calcul) si la condition se ralise, et FAUX (zro si on l'utilise dans un calcul, ici la multiplication) sinon, ce qui permet, en sommant les 1, de dnombrer les occurrences. Pour des explications infinies sur ces points, voir l'excellent site de Laurent Longres : http://longre.free.fr. Parfois, on a besoin d'isoler la dernire valeur en date dans une colonne. Laurent Longre (http://longre.free.fr) est vraiment une mine inpuisable d'astuces : Soit une colonne A partiellement saisie, sans jamais dpasser la ligne 1000. Si des cellules vides peuvent s'intercaler entre les valeurs saisies de la colonne, il faut utiliser cette formule : =INDEX(A1:A1000;MAX(SI(A1:1000<>"";LIGNE(A1:A1000)))) ... formule matricielle, valider avec CTRL+MAJ+ENTRE. Si aucune cellule vide n'est possible dans la plage saisie, c'est plus simple : =INDEX(A:A;NBVAL(A:A))
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Afficher la valeur de la dernire cellule non vide d'une zone
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Assembler des textes et des chiffres (calculs ou pas) (fonction)
Utiliser l'oprateur & (esperluette) pour assembler des textes (textes constants entre guillemets ou adresses de cellules, ou formules de calculs. Exemple : =CodePostal & " " & Ville (CodePostal et Ville tant des noms donns des colonnes) Autre exemple : ="PLANNING DES CONGS " & ANNEE(P$8) & " " & ANNEE(P$8) + 1 On a souvent besoin de titres "intelligents", des tiquettes qui sadaptent toutes seules une situation variable, sans avoir besoin dy toucher : plus doublis, fiabilit, gain de temps, simplicit demploi La concatnation est un assemblage de textes constants (qui ne changent pas) avec des mentions variables. Le titre est alors, non plus un simple texte saisi, inerte, mais une 87, 101 formule de calcul, dynamique donc, qui affiche bout bout des fragments divers. La concatnation fait appel loprateur & nomm "esperluette" dont la touche est place sur le clavier au-dessus du A. La commande Format, elle aussi, permet dajouter des textes constants autour de la valeur de la cellule (voir AMI aux mots "titres format personnalis"). Le premier avantage de la concatnation sur le Format est la possibilit dassembler plusieurs valeurs calcules avec des textes constants. Lautre avantage de la concatnation sur le Format est la possibilit de prvoir dans le titre des sauts la ligne, avec ALT + Entre, ce que ne permet pas de faire Format.
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Utiliser les fonctions financires les plus courantes : VA, VC, VPM, NPM, TAUX (fonction)
VA = valeur actuelle VC = valeur future VPM = montant des remboursements NPM = nombre des remboursements TAUX = taux de lemprunt TAUX ( NPM ; VPM ; VA ; VC ; type ; estimation ) Quel est le taux dun emprunt ? VA ( TAUX ; NPM ; VPM ; VC ; type ) Quelle est la valeur actuelle dun investissement ? VC ( TAUX ; NPM ; VPM ; VA ; type ) Combien vaudra mon pargne ? VPM ( TAUX ; NPM ; VA ; VC ; type ) Combien faudra-t-il rembourser chaque priode ? NPM ( TAUX ; VPM ; VA ; VC ; type ) Combien faut-il prvoir de temps pour rembourser ? Le taux mensuel utilis par les banquiers, appel taux "effectif", consiste simplement diviser le taux annuel par 12, ce qui avantage sensiblement le prteur (le banquier). Un taux annuel de 12% donne ainsi un taux mensuel de 1%. Or si on ajoute ces 12 fois 1%, en capitalisant les intrts, on obtient un cot du crdit suprieur 12% sur l'anne. C'est pour a que les banquiers prfrent cette mthode, ce n'est pas pour nous simplifier les calculs... :o) Le vritable taux mensuel, celui qui permet de retomber sur un taux annuel en capitalisant les intrts, s'appelle le taux "quivalent". Avec Excel, on le calcule ainsi : =TAUX.NOMINAL(taux annuel;12) Si cette fonction n'est pas disponible, excutez le programme d'installation pour installer la macro complmentaire Utilitaire d'analyse, puis activez cette dernire l'aide de la commande Macros complmentaires du menu Outils. Pour viter les messages d'erreur, il faut reprer que la formule "vaut" une erreur AVANT de l'afficher : on utilise les fonctions SI(condition ; valeur si vraie ; valeur si fausse) et ESTERREUR(formule tester). On glisse la fonction ESTERREUR(formule) l'intrieur d'un SI pour reprer l'erreur et ragir. Exemple : =SI(ESTERREUR(RECHERCHEV(Code;Table;2;FAUX));"";RECHERCHEV(Code;Table;2; FAUX)) On remarque qu'on doit donc taper deux fois la mme formule : une fois pour vrifier qu'elle ne rend pas d'erreur, et une autre fois pour donner sa valeur la cellule en cours. Mais avec le presse-papiers (CTRL+C, CTRL+V), c'est une formalit, bien sr...
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Calculer le taux quivalent partir du taux effectif
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viter les messages d'erreur (fonction)
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RANG(cellule classer ; groupe de cellules de rfrence ; ordre) Si l'ordre n'est pas spcifi (ou gale 0), le rang 1 est donn au plus grand. Pour donner le rang 1 au plus petit, il faut spcifier une valeur non nulle en troisime argument, 1 par exemple). La principale difficult, ici, est de penser figer (avec des dollars $, touche F4) l'adresse du groupe de rfrence, pour que la recopie ne dtruise pas la formule Donner une place (un rang, un mrite) une Exemple, pour classer les tudiants en fonction de leur note sur 20 (rang 1 = note la plus cellule parmi un groupe de cellules de mme grande) : D5 =RANG(C5 ; C$5:C$25) nature (fonction) Si on recopie vers le bas, on n'a pas besoin de figer la colonne (C) qui ne changera pas, de toutes faons, mais il faut bien penser figer les lignes (5 et 25) qui permettent de dfinir le groupe de notes de rfrence. Voir aussi MIN et MAXpour isoler le plus petit et le plus grand d'un groupe, Voir aussi PETITE.VALEUR(plage;rang) et GRANDE.VALEUR(plage;rang) pour reprer le Nime lment dans une liste. PETITE.VALEUR(plage;rang) et GRANDE.VALEUR(plage;rang) permettent de localiser le Nime lment d'une liste, mme dsordonne. C'est idal pour calculer un hit parade, best of, ou autre top ten Si on veut les trois premiers d'un ensemble, il faut prvoir trois cellules, trois formules : une qui spcifie 1 pour l'argument Rang, l'autre qui utilise 2 et la troisime qui utilise 3. Attention prvoir des dollars dans l'adresse de la plage de rfrence si vous voulez recopier la formule. Exemple astucieux d'application : utiliser une fonction PETITE.VALEUR dans un format conditionnel permet de mettre automatiquement en bleu fonc le premier, en bleu vif le deuxime et en bleu clair le troisime : slectionnez la plage entire comprenant la colonne tester (par exemple, slectionnez A1:D100), lancez Format Mise en forme conditionnelle, prcisez "La formule est" puis tapez =$C1=grande.valeur($C$1:$C$100;1) (si c'est la colonne C qui doit servir mettre toute la ligne en couleur quand la colonne contient le plus grand nombre. Le dollar devant le C sert figer ce C pour que TOUTES les cellules, et pas seulement A1 qui est la cellule active (blanche), se rfrent cette colonne. Par contre, il n'y a pas de dollar devant le 1 pour que la cellule compare soit celle de la ligne en cours (C1, C2, C3...). Pensez changer le format quand la condition se ralise : motif (couleur de fond de la cellule) bleu fonc par exemple. Puis ajouter la condition =$C1=grande.valeur($C$1:$C$100;2) et le format bleu clair, etc. Testez ensuite en tapant des valeurs dans la colonne C. Remarque : vous pouvez donner de tels formats conditionnels complexes des colonnes entires sans ralentir le classeur, Excel est vraiment malin et rapide. Les principales fonctions texte et leur syntaxe sont : DROITE ( texte ; nbcar ) GAUCHE ( texte ; nbcar ) NBCAR ( texte ) STXT ( texte ; numdpart ; nbcar ) TEXTE ( nombre ; format entre guillemets ) CHERCHE ( texte_cherch ; texte ; no_dpart ) renvoie le numro du car o le texte a t trouv MINUSCULE ( texte ) MAJUSCULE ( texte ) NOMPROPRE ( texte ) Une astuce permet de ventiler, sparer, rpartir, des valeurs (spares par des espaces ou un autre signe sparateur) sur plusieurs cellules. Par exemple, si chaque cellule d'une colonne contient la fois un prnom, un espace, un nom, un espace et une date de naissance, et que l'on veut dcomposer cette colonne "agrge" en trois colonnes "lmentaires". L'astuce consiste enregistrer la feuille au format TXT, la fermer et ouvrir avec Excel le fichier TXT : cela lance un Assistant qui sait bien rpartir les donnes sur plusieurs cellules.
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Trouver la Nime valeur d'une plage
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Extraire des fragments de texte partir de cellules (fonction)
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En gros, EQUIV retrouve une valeur connue dans un vecteur (ligne ou colonne) et rend un rang (un numro dans la srie de cellules alignes) alors que INDEX est capable dutiliser ce rang pour trouver la cellule quivalente (de mme rang) dans un autre vecteur (ligne ou colonne organise de la mme faon que le 1er vecteur) . Cette combinaison permet de chercher dans une feuille et de trouver dans une autre feuille, mme dans un autre classeur si on veut ! On na plus la contrainte de la table unique, avec sa 1re colonne qui est la seule colonne de recherche possible ! EQUIV ( valeur_cherche ; zone_de_recherche ; type ) permet de localiser (par un rang) une valeur dans une ligne ou une colonne. Si type=0, EQUIV sarrte sur la premire occurrence trouve : le vecteur peut tre en dsordre. Si type = 1, il faut que le vecteur soit en ordre croissant. (Type = -1, vecteur tri dcroissant). INDEX ( zone_dextraction ; indice_Ligne ; indice_Colonne ) permet de piocher dans un tableau grce 2 indices numriques (un seul si le tableau na quune dimension). La syntaxe pour associer ces deux prcieuses fonctions est : INDEX ( vecteur_valeur__rendre ; EQUIV ( valeur_connue ; vecteur_de_recherche ) ) Exemple : INDEX ( SalairesNets ; EQUIV ( NomSalariSaisi ; NomsSalaris ; 0 ) ) On cherche et on trouve dans des colonnes places o lon veut : pas de contrainte Table et 1re colonne )
Chercher et trouver dans des colonnes loignes (ventuellement dans des feuilles diffrentes !), mme en dsordre : INDEX et EQUIV (fonction)
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Ajouter une colonne la table, crer une formule de concatnation avec l'oprateur & (esperluette). Ce rsultat, si les colonnes concatnes (assembles) ont t bien choisies, pourra servir EQUIV localiser la ligne coup sr dans la table et rendre son rang. Ce bloc EQUIV rendant un rang pourra donc tre plac dans une fonction INDEX pour extraire une valeur de la mme ligne mais sur une autre colonne... Exemple : soit une table de relev des compteurs, table unique pour plusieurs compteurs et plusieurs annes. Une ligne par relev. Une colonne A "Date du relev", une colonne B "Code compteur", une colonne C "Nombre relev". Pour calculer la consommation depuis le dernier relev (du compteur en cours), il faut localiser ce dernier relev, en ignorant les autres compteurs... Pas facile... L'astuce consiste crer une colonne D (ventuellement cache) qui calcule pour chaque relev, un identifiant (sans doublons) en associant le compteur un rang Dans une colonne de table, crer un calcul par le nombre d'apparition du compteur depuis le dbut. identifiant de ligne par concatnation de D2 =B2&NB.SI(B$2:B2;B2) plusieurs colonnes, pour ensuite bien reprer Notez le dollar devant le 2 de la seule adresse de dbut de plage. Cette premire bonne la ligne avec EQUIV et rcuprer telle ou telle astuce permet, en recopiant la formule dans toute la colonne, de dnombrer uniquement colonne avec INDEX vers le haut, sans tre pollu par les occurrences apparues plus tard (plus bas) ! Le fait que l'identifiant soit calculable permet une fonction EQUIV de le calculer et de le rechercher, mme si la colonne de recherche (les identifiants, col. D) est en dsordre : E2 =EQUIV(B2&NB.SI(B$2:B2;B2)-1;D:D;0) Notez le "moins 1" qui isole "le prcdent". Le 0 sert trouver mme dans un vecteur en dsordre. Un fonction INDEX peut alors utiliser le rang rendu par EQUIV pour isoler le nombre relev ce jour-l : E2=INDEX(C:C;EQUIV(B2&NB.SI(B$2:B2;B2)-1;D:D;0)) Et par soustraction (Relev de ce mois moins Relev prcdent), on peut dduire la consommation (et le prix facturer, etc.). Notez que cette formule ne fonctionne pas pour la premire ligne du compteur car elle n'a pas de "relev prcdent" : message #NA! faire disparatre avec une fonction SI.
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Crer une formule utilisant les valeurs dautres feuilles ou classeurs (fonction)
Pendant la frappe de la formule (commenant par le signe gal =), cliquer directement sur une autre feuille, ou utiliser le menu Fentre pour changer de classeur... Excel va placer le nom de la source externe entre apostrophes et particulirement le nom ventuel d'un classeur entre crochets (ALTGR parenthses). Il va aussi sparer la feuille de la cellule par un point d'exclamation ! Exemples : ='Tables'!$H$586 ='[Rfrences]Tables'!$B$6
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Une feuille est prsente en deux dimensions (2D) : lignes et colonnes. En utilisant plusieurs feuilles, on accde une troisime dimension, condition de savoir rdiger des formules qui utilisent les donnes d'autres feuilles. Quand une mme formule doit additionner des valeurs de nombreuses feuilles, on peut ne dsigner explicitement que les feuilles extrmes en les reliant avec un oprateur jusqu' (signe deux-points : ). Exemple : =SOMME(Janvier:Dcembre!C3) Cette formule est ensuite recopiable vers le bas, puis vers la droite, si c'est toute une zone qu'il faut consolider. Slection des cellules nommer, puis Insertion, Nom, Dfinir frappe du nom (pas d'espace !) et Entre. Slection des cellules nommer, puis un seul clic sur la zone Nom (en haut et gauche de la barre de formule), puis, frappe du nom (pas d'espace !) et Entre Pensez bien RELIRE les noms juste aprs les avoir crs ! C'est essentiel ! D'abord, bien prendre garde ce que les titres des colonnes soient TOUS dans une seule cellule (verticalement) : pas de titre sur plusieurs lignes !!! Slection du tableau, en incluant dans la slection la ligne (unique) des titres, puis Insertion, Nom, Crer Vrifier que "Ligne du haut" est bien coche.
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Crer des formules 3D ( travers de nombreuses feuilles) (fonction)
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Donner un NOM isol une ou plusieurs cellules (menu)
75, 77, 103
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Donner un NOM isol une ou plusieurs cellules (souris)
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Donner rapidement des NOMS correspondant aux titres des colonnes dun tableau
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Contrler un nom (relire) : vrifier la plage de Insertion, Nom, Dfinir slection du nom contrler et tude de la plage spcifie dans le champ Fait rfrence cellules qu'il dsigne (menu) Afficher la liste des noms (clic sur la flche bas situe droite de la zone Nom, en haut et gauche de la barre de formule), ventuellement taper une ou plusieurs initiales pour Contrler un nom (relire) : vrifier la plage de s'approcher rapidement du nom voulu, puis simplement cliquer sur le nom contrler : cellules qu'il dsigne (souris) Excel met en surbrillance les cellules nommes. Pour les examiner sans perdre cette slection, il vaut mieux se dplacer avec les ascenseurs...
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55, 73, 77, 83, 85
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Supprimer un nom de cellule
Insertion, Nom, Dfinir slection du nom supprimer avec la main droite (clic souris), et ALT + S avec la main gauche (utilisation du clavier pour cliquer sur le bouton Supprimer ) Cette rpartition des tches permet d'en supprimer beaucoup trs vite !
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55, 85
Modifier le nom port par une plage de cellules
Insertion, Nom, Dfinir slection du nom voulu, correction du nom, bouton Ajouter nouveau nom est cr) Il faut penser ensuite (dans la mme commande) supprimer le vieux nom erron : slection de l'ancien nom, et clic sur le bouton Supprimer
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(le
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Modifier la plage de cellules rfrence par un Insertion, Nom, Dfinir slection du nom voulu et correction de la plage spcifie dans le champ Fait rfrence puis bouton Ajouter... nom
Utiliser un nom de cellule dans une formule ou dans une commande
La touche F3 permet d'afficher la liste des noms... Il est ESSENTIEL de ne jamais taper un nom, et de toujours le choisir dans cette liste : on est la fois rapide et fiable, a ne se discute pas F3, puis initiale (ventuellement rpte plusieurs fois), Entre pour saisir le nom slectionn. Slectionner un point d'insertion (en gnral une feuille part), puis Insertion, Nom, Coller, bouton Coller une liste Les noms de cellules ne servent pas qu' rendre les formules lisibles, ils sont aussi un fabuleux outil de dplacement instantan et ils permettent en plus une slection immdiate et fiable. Le gain est spectaculaire quand la slection est disjointe. L'outil le plus naturel pour aller vers/slectionner une zone nomme est la flche de la zone Nom ( gauche de la Barre de formule). Mais on peut aussi combiner l'astuce des noms avec le raccourci F5 (atteindre) suivi de F3 (liste des noms) initiale, flches et ENTRE.
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Tenir jour une liste des noms attribus
Utiliser les noms de cellule pour se dplacer rapidement et pour slectionner rapidement
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La fonction INDIRECT permet de rendre excutable un texte prpar l'avance. Cela permet de modifier la formule sans toucher vraiment la formule : sa structure ellemme est paramtre. Cela permet aussi de viser coup sr une cellule de rfrence sans risquer de voir modifie la formule l'occasion du dplacement de la cellule de rfrence. Syntaxe : INDIRECT(RefCelluleAvecLeTexteDeLaFormule;VRAI pour A1 ou FAUX pour RC) Exemple : si A1 contient "B4" et si B4 contient 2004, si A3=INDIRECT(A1;VRAI), alors A3 affiche 2004, sans risquer que la formule soit modifie si on dplace B4 (essayez de glisser sur le bord de B4 pour la dplacer : A3 affiche alors 0 puisque B4 est dsormais vide. D'habitude, la formule aurait t modifie pour suivre le nombre d'origine). Mais surtout A1 (le texte de la formule) peut tre calcul (avec une esperluette &). Exemple : A1 ="B"&EQUIV(ADH;LISTE_ADH;0). Alors A3 n'ira pas toujours chercher la mme cellule afficher... Le texte mme de la formule est paramtr, calcul. Complment utile : la fonction ADRESSE (voir ce mot) qui compose le texte d'une adresse donne en arguments chiffrs (et donc calculables). La fonction ADRESSE cre une adresse de cellule sous forme de texte, partir des numros de ligne et de colonne spcifis. Syntaxe : ADRESSE(no_lig;no_col;no_abs;a1;feuille_texte) L'argument no_abs permet de mettre ou pas des dollars. L'argument a1 choisit le type d'adresse A1 ou RC. (Demander le dtail dans l'aide d'Excel) Exemples : ADRESSE(2,3) gale "$C$2" ADRESSE(2,3,2) gale "C$2" ADRESSE(2,3,2,FAUX) gale "L2C(3)" ADRESSE(2,3,1,FAUX,"[Class1]Feuil1") gale "[Class1]Feuil1!L2C3" ADRESSE(2,3,1,FAUX,"FEUILLE EXCEL") gale "'FEUILLE EXCEL'!L2C3" utiliser avec INDIRECT qui sait exploiter un texte pour l'excuter comme une formule.
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Fabriquer une formule par un assemblage calcul et paramtr
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Rcuprer une adresse valide partir de coordonnes chiffres
DECALER ( RfDpart ; Dcal en lignes ; Dcal en col ; Hauteur ; Largeur ) La fonction DECALER permet de faire rfrence une plage de cellules variable , c'est-dire dfinie de toutes pices : les cinq arguments sont : point de dpart (le coin haut gauche de la plage dfinir), dcalage ventuel en lignes du point de dpart, Dfinir une plage de cellule de taille variable dcalage ventuel en colonnes du point de dpart, 76, 77 et de position variable hauteur de la plage (en lignes), largeur de la plage (en colonnes). Pour un exemple formidable, en association avec la fonction NBVAL, voyez l'attribution d'un nom dynamique (voir ce mot). Autre exemple : voir Transposer dynamiquement (par calcul) une colonne en ligne (ou bien une ligne en colonne) . Il est parfois utile de savoir reprendre les valeurs (les titres par exemple) d'une colonne en ligne (ou inversement), mais de faon dynamique, calcule (alors que le collage spcial est statique). Exemple : A3, A4 et A5 contiennent X, Y et Z, et on veut prsenter dynamiquement (par un calcul, toujours jour) X, Y et Z en ligne 2, avec des sauts de deux colonnes (pour prsenter deux valeurs chaque fois) (cette contrainte gne bcp le collage spcial avec liaison ), en B2, D2, F2... Il faut d'abord prvoir en B1, D1, F1..., un petit compteur (1, 2, 3...) qui donnera la formule suivante le dcalage, de plus en plus fort. Puis, la formule des titres, recopiable vers la droite, sera : Transposer dynamiquement (par calcul) B2 =DECALER($A$3;B1;0;1;1) (voir la syntaxe de DECALER dans l'AMI) une colonne en ligne (ou bien une ligne en Remarque : ensuite, pour cacher le petit compteur de la ligne 1, on peut choisir une colonne) couleur de police blanc sur fond blanc, ou bien masquer toute la ligne (si rien d'autre d'important ne s'y trouve). Autre astuce : on peut utiliser le n de la colonne courante (1, 2, 3...) (ventuellement diminue de 1 ou 2 si on ne commence pas tout fait gauche en colonne1, ou divise par 2 si on avance deux fois plus vite en colonnes qu'en lignes) comme valeur de dcalage de ligne. Cela nous dispense d'une ligne de compteur calculer l'avance. Il suffit de remplacer le mot B1 dans la formule ci-dessus par COLONNE()/2-1, ce qui donne : B2 =DECALER($A$3;COLONNE()/2-1;0;1;1)
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Donner un NOM DYNAMIQUE, c'est--dire un nom qui s'adapte tout seul une zone variable : dfinir un nom par calcul
On a parfois besoin que les noms de cellules s'adaptent tout seuls la zone nomme, notamment en ne couvrant que des cellules pleines dans une table qui change souvent de taille (ajouts et suppressions de ligne frquents). Deux exemples importants : la table de rfrence pour une liste droulante ! la table de rfrence pour un tableau crois ! Dans ces deux exemples importants, il est trs gnant que les zones nommes englobent des colonnes entires, et donc des lignes vides : la liste droulante n'affiche alors que des lignes blanches... (ce qui n'est pas trs ergonomique...) le tableau crois, lui, ne permet plus le regroupement sur une date si la colonne contient 76, 77 une seule cellule vide !... La solution peut paratre complique, mais la formule est tellement magique et elle simplifie tellement la vie de l'utilisateur du tableau qu'on lui pardonnera sa complexit. Pour crer le nom, lancer Insertion, Nom, Dfinir... et en guise de rfrence, il faut rdiger une formule de calcul btie avec les deux fonctions DECALER et NBVAL (voir ces mots). Voici un exemple de formule pour un nom de source de tableau crois (seules les lignes et les colonnes pleines d'une feuille) : =DECALER(BdD!$A$1;0;0;NBVAL(BdD!$A:$A);NBVAL(BdD!$1:$1)) $A$1 est le point de dpart absolu de la plage, aucun dcalage pour ce point de dpart (0;0). Hauteur en lignes de la plage = nb de cellules pleines dans la colonne A. Largeur de la plage = nb de cellules pleines de la ligne . Gnial !
Excel Excel
XL Modifs
XL Calcul
XL - Copier, dplacer, trier, organiser

Dplacer une cellule, ou plusieurs, en crasant la destination (souris) Glisser sur le bord de la slection (le curseur prend une forme de flche blanche oriente gauche). CTRL + Glisser sur le bord de la slection (le curseur prend une forme de flche blanche oriente gauche avec un signe plus + ). MAJ + Glisser sur le bord de la slection (le curseur prend une forme de flche blanche oriente gauche et un trait gris montre la place que va prendre la slection quand on relchera la souris). CTRL + MAJ + Glisser sur le bord de la slection (le curseur prend une forme de flche blanche oriente gauche avec un signe plus + et un trait gris montre la place que va prendre la slection quand on relchera la souris). CTRL + > copie de la cellule prcdente sans pravis et avec deux touches trs proches (combinaison trs ergonomique et facile mmoriser). CTRL + $ recopie la prcdente mais sans valider : il reste contrler visuellement et valider avec Entre. Souvent, ce contrle n'est pas ncessaire et la touche Entre est fastideuse : CTRL + > est beaucoup plus efficace. Slectionner la colonne (en cliquant sur son numro avec la grosse croix blanche), puis MAJ + Glisser sur le bord de la slection (le curseur prend une forme de flche blanche oriente gauche et un trait gris montre la place que va prendre la slection quand on relchera la souris). Slectionner la ligne (en cliquant sur son numro avec la grosse croix blanche), puis MAJ + Glisser sur le bord de la slection (le curseur prend une forme de flche blanche oriente gauche et un trait gris montre la place que va prendre la slection quand on relchera la souris).
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Excel
XL Modifs
Excel
C C C
Copier une cellule, ou plusieurs, en crasant la destination (souris) Dplacer une cellule, ou plusieurs, en repoussant la destination par insertion des cellules dplaces (ce qui revient permuter) (souris) Copier une cellule, ou plusieurs, en repoussant la destination par insertion des cellules copies (souris) Copier la cellule place juste au-dessus (clavier)
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Excel
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Dplacer une colonne (souris) (sans craser la destination)
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Dplacer une ligne (souris) (sans craser la destination)
Quand la slection clignote, on arrte avec la touche chap (Esc). Faire disparatre le contour clignotant autour Ce clignotement est le signe que : de cellules soit la slection est au presse-papiers (parce qu'on l'y a copie, CTRL+C...) soit on est en train, sans le savoir, de construire une formule de calcul... Ajouter une feuille dun classeur (menu) Insertion, Feuille.
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Excel
XL Modifs
Excel
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Supprimer une feuille dun classeur (menu)
Edition, Supprimer une feuille.
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Excel
Renommer une feuille dun classeur (souris)
Double clic sur le nom de la feuille, frappe du nouveau nom (sans espace ! ) et Entre.
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Prcieu
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Clic sur une cellule unique de la colonne qui doit servir de critre de tri, puis un clic sur l'outil AZ ou ZA... C'est trs simple et trs rapide, mais il faut se tenir cette procdure simple : Attention ! Si on slectionne plusieurs cellules, Excel ne trie QUE LA SLECTION (sans trier les cellules places autour de la slection !), ce qui dtruit le tableau, peu prs tous les coups ! CTRL + Z pour annuler les effets d'un mauvais tri. Slectionner le tableau trier, y compris les titres de colonnes, puis lancer la commande Donnes, Trier...
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Trier un bloc sur un critre
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Trier un bloc sur plusieurs critres (trois au plus)
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XL Oprations particulires
Crer un graphique (voir partie spare sur ce Slectionner le tableau de chiffres reprsenter, puis Insertion, Graphique... point transversal) Pour que soient repris dans le graphique les titres des lignes de la premire colonne du Afficher les titres des lignes sur l'chelle des tableau de nombres, il faut que la premire cellule de la colonne soit VIDE. C'est donc abscisses la cellule du coin haut gauche du tableau des donnes qui doit tre vide pour que le graphique affiche naturellement les titres sur les axes. Faire dmarrer une courbe zro (bien gauche, colle l'axe des ordonnes) dans un Double cliquer sur l'axe des abscisses, onglet Echelle, et graphique, et aligner chacun des points dcocher "l'axe des ordonnes coupe l'axe des abscisses". exactement sur les marques de l'axe des abscisses Crer un dessin (logo, schma, plan) (Voir Affichage, Barre d'outils, Dessin, puis crer et copier/dplacer les objets en utilisant partie spare sur les dessins : comptence abondamment CTRL, MAJ et ALT. transversale)
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1. Tous les tableaux ont besoin de donnes variables saisies par l'homme. 2. Toute saisie humaine est suspecte : nous faisons souvent des erreurs ! 3. Il est difficile de retrouver une erreur de saisie longtemps aprs la saisie. 4. Il est, au contraire, facile de reprer et de corriger une erreur de saisie juste au moment o l'on commet l'erreur. Par exemple, si l'oprateur tape la lettre O (au lieu du chiffre 0) dans un nombre, tous les calculs qui utilisent ce nombre saisi sont en panne, ainsi que les calculs suivants, en Expliquer l'intrt des outils d'Excel qui cascade... C'est tout le tableau qui peut tre en panne pour un seul mauvais caractre tap permettent de contrler les donnes saisies au clavier !... Et si l'oprateur ne s'aperoit pas tout de suite de son erreur, il sera parfois (explication) long et difficile de retrouver la cause de toutes ces pannes dans le tableau. Donc, un outil qui permettrait de vrifier la saisie dans une cellule et de n'accepter cette saisie que si tout va bien, un tel outil serait trs utile ! La commande Donnes, Validation permet justement de CONTRLER la saisie (onglet Options), mais aussi d'afficher un MESSAGE D'AIDE quand le curseur est sur la cellule et un MESSAGE D'ERREUR clair si les rgles prvues n'ont pas t respectes.
11, 23, 41, 45, 63, 75, 77, 79, 85, 103
XL Spcial
Excel
Contrler les donnes saisies par comparaison une liste de valeurs correctes (procdure)
Donnes, Validation permet de contrler la saisie (onglet Options), d'afficher un message d'aide quand le curseur arrive sur la cellule et un message d'erreur clair si les rgles prvues n'ont pas t respectes. On peut choisir d'utilise une liste pour limiter les saisie possibles : La liste des valeurs correctes peut tre : saisie directement dans la bote de dialogue de Donnes Validation... (mthode dconseille car les MAJ de cette liste de rfrence seront pnibles) un groupe de cellules places l'cart dans le mme classeur... (bonne mthode, mais qu'il faudra recopier dans tous les classeurs utilisant la mme liste de rfrence) (source d'erreur et perte de temps). un nom faisant rfrence un groupe de cellules externes au classeur (mthode la plus rigoureuse, mais qui demande une bonne matrise des noms de cellule). Attention, BUG : quand on choisit d'utiliser une liste comme rfrence du contrle, il faut dcocher le champ "Ignorer si vide" (qui devrait plutt s'appeler "Ignorer si saisie invalide").
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Prcieu
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La commande Donnes, Validation permet de contrler que la date saisie dans un cellule est bien une date valide, comprise entre des limites (rglables). Mais cette commande comporte une faiblesse : elle accepte la saisie de simples nombres (entiers ou dcimaux) ! En effet, ces nombres peuvent tre interprts comme des dates (vous savez qu'un date, pour Excel, est un rang par rapport au 1er janvier 1900 : par exemple, la date 8 janvier 1900 est le chiffre 8, la date 31 dcembre 2003 est le chiffre 37 986...). Pas de solution connue ce bug... Si l'oprateur tape 2 chiffres en oubliant le slash /, sa saisie est valide pour Excel, mme si elle est videmment suspecte... Dommage.
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Contrler et valider une date saisie (procdure)
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Conseil : trs souvent, il est recommand d'alimenter la liste droulante de validation avec un groupe de cellules places dans un classeur externe, ce qui permet de centraliser les informations stables utiles de nombreux classeurs. Pour arriver ce rsultat, il faut d'abord donner un nom externe : Ouvrez d'abord le classeur externe et laissez le en arrire plan. Ouvrez ensuite le classeur dans lequel le nom externe doit tre cr. lancez la commande Insertion, Nom, Dfinir tapez le nom (sans espace, et avec une majuscules au dbut de chaque mot pour la lisibilit), cliquez sur licne droite du champ Fait rfrence (la bote disparat temporairement pour nous donner de la visibilit pendant qu'on slectionne la plage avec la souris), utilisez la commande Fentre pour aller dans le classeur externe (pralablement ouvert), slectionnez le premier nom de la liste nommer, Donner un nom une liste externe (externe lchez votre souris car il va falloir tendre jusqu la ligne 65536 et ce sera bien plus au classeur courant) pour contrler et valider rapide au clavier : appuyez sur CTRL + MAJ et pendant que ces 2 touches sont presses, tapez 2 fois 75, 77 les donnes saisies l'aide de tables sur la flche bas centralises et extrieures au classeur Redoutables raccourcis connatre absolument : courant MAJ pour tendre, et CTRL+ flche pour filer en fin de bloc. Validez avec Entre, puis Entre nouveau. Relisez ce nouveau nom (avec Insertion, Nom, Dfinir) La plage nomme devrait tre du type ='[ClasseurExterne.xls]Feuille'!$A$3:$A$65536 Il faut ensuite utiliser ce nom externe dans la commande de validation : Lancer Donnes, Validation et choisir "Liste", cliquer sur "Source" et appeler les noms avec F3, ne pas oublier de dcocher le champ 'Ignorer si vide' avant de valider... Tester la liste droulante.... Nota : Si la taille de la liste est appele changer (ce qui est souvent le cas), on va tre embt pour mettre jour le nom donn la table aprs chaque ajout ou suppression... Pour rendre automatique la taille de la zone nomme, voir dans l'AMI les mots "nom dynamique"...
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Loutil (appareil photo) permet de prendre une image dynamique dun groupe de cellules et de placer cette image nimporte o ailleurs, mme dans une autre feuille, et mme dans un autre classeur ! Lancez Affichage, Barres doutils, Personnaliser, onglet Commandes, catgorie Outils, et faites glisser loutil Photo ( la fin de la liste) droite de votre menu. Pour crer une photo : slectionnez les cellules photographier, cliquez une fois sur Afficher dans un cadre dynamique un lot lappareil photo, changez d'emplacement dans la feuille, ou changez mme de feuille ou de cellules loignes mme de classeur : avec la commande Fentre visez la zone o doit apparatre la photo : le pointeur a une forme de croix noire. Cliquez une fois, ce qui pose cet endroit une et en mme temps image de la slection photographie. Cest un objet graphique, avec des poignes normales, et une dfinition : regardez la barre de formule quand limage est slectionne. crer un lien entre deux zones qui permette Cette image peut tre dimensionne en glissant sur ses poignes. Elle peut tre de se dplacer directement dun point dplace en glissant dessus. Elle peut tre Copie et Colle dans d'autres feuilles. lautre par simple double clic On la supprime avec Suppr comme une autre image. Mais cest une image extraordinaire : elle est dynamique, ce que montre l'image, cest ltat actuel de la slection photographie. Les applications de cet outil sont infinies, pour surveiller les recoins loigns. En plus, un double clic sur limage vous propulse vers loriginal ! Vous allez trouver mille applications de cet outil mconnu. Supprimer ou rtablir l'invitation mettre Outils, Options, onglet Modification, Confirmation de la mise jour automatique des liens. jour des liaisons
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Prcieu
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Supprimer ou rtablir le contrle des macros au dmarrage

Sous Excel 97 : Outils, Options, onglet Gnral, Activer l'alerte macro (coche ou pas) Sous Excel 2000 et 2002 XP : Outils, Macro, Scurit Excel dconseille de dsactiver ce contrle, qui est pourtant illusoire et trs gnant si vous utilisez les macros : rien ne vaut un bon antivirus... Si vous utilisez souvent les macros, il faudra bien dsactiver ce contrle. Avec la protection des cellules, on fait d'une pierre deux coups : on vite les accidents sur toutes nos prcieuses formules, et on cre un chemin de saisie qui permet de se dplacer rapidement et prcisment sur les seules cellules non protges. La protection est organise en deux parties : un Format (verrouill ou dverrouill) activ ou pas par une commande gnrale de protection : Outils, Protection, Protger la feuille.... C'est comme de la colle Araldite deux composants, adhsif et durcisseur : il faut les deux pour que a colle... Pour une vraie protection, il faut un format verrouill et une protection de la feuille... Au dpart, toutes les cellules sont verrouilles (mais on peut travailler puisque ce verrouillage n'est pas activ). Quand le tableau est fini, ou presque, on dverrouille les seules cellules saisir, (on peut leur donner un nom et une couleur de fond, pour les slectionner rapidement et pour faciliter leur reprage), puis on active la protection des autres cellules en lanant Outils, Protection, Protger la feuille... (conseil : ne pas spcifier de mot de passe) tout moment, bien sr, on peut retirer cette protection pour mettre au point le tableau... Pour filer d'une cellule l'autre sur le chemin de saisie, l'oprateur utilisera TAB et MAJ + TAB. Conseil : si on cre un chemin de saisie, il vaut mieux prvenir les utilisateurs... Utilisez pour a la commande Donnes, Validation et ses messages... partir de l, on doit souvent dprotger / reprotger la feuille, pour la mettre au point Autre conseil, donc : ajouter loutil important Protger la feuille une barre ou droite du menu, sil y a de la place.
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Protger les cellules sensibles et prvoir un chemin de saisie (procdure)
35, 37, 43, 61, 63, 91, 103
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Excel
Crer un planning
Crer des tableaux croiss
Calculer des dates partir d'une premire date saisie Permettre de saisir des codes pour afficher des couleurs grce des formats 95 et s. conditionnels : afficher le code saisi en rouge sur fond rouge si le code vaut 1, par exemple, et en bleu sur fond bleu si le code vaut 2, etc. Donnes, Rapport de tableau crois dynamique. Si vous voulez regrouper sur la date, il faut mettre la date d'abord en lignes, crer le tableau crois, slectionner la premire colonne qui liste les diffrentes dates, et cliquer sur l'outil Grouper pour spcifier comment regrouper les dates... Ce n'est qu'aprs qu'on peut placer le critre de date en colonne ou en page. Les filtres sont une des fonctionnalits les plus formidables d'Excel : Donnes, Filtre, Filtre automatique puis utiliser les flches places droite de tous les titres de colonnes pour filtrer le tableau. Si vous utilisez souvent les filtres, il y a deux prcieux outils ajouter vos Barres d'outils : lancez Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, onglet Commandes, catgorie Donnes, prenez les outils Filtre (un entonnoir) et Afficher tout.
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Utiliser des filtres automatiques, simples et labors
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Pour filtrer une liste entre deux dates. Il y a deux procdures connatre : la normale et lastucieuse : La procdure normale consiste utiliser un filtre personnalis : ne garder que les lignes pour lesquelles la colonne soit suprieure la date basse et infrieure la date haute. Une mthode plus astucieuse amliore lergonomie de la saisie des dates et surtoutpermet de rappeler en permanence lcran les dates limites ventuellement en cours, ce qui nest pas le cas avec les filtres personnaliss. Prvoyez une zone de saisie de deux dates. Saisissez deux dates exemples. Insrez une colonne test dans laquelle vous allez saisir une formule qui teste la date de la ligne en cours, pour savoir si elle est comprise entre les deux dates saisies (alors le test vaut 1 sinon 0) : =SI(ET(B7>=$B$3;B7<=$B$4);1;0) puis, recopiez-la (double clic sur sa poigne). Pensez ajouter des dollars avec F4 pour figer ladresse de certaines cellules de rfrence pendant la recopie. Notez que "suprieur ou gal" scrit >= et pas . Cette colonne contient maintenant ce quon appelle un flag, un drapeau, qui signale quelque chose. Quand on a compris quon avait le droit de faire a, on sen sert tout le temps, et le cerveau humain samuse ensuite inventer mille astuces pour rgler dpineux problmes :o) Pour intgrer la nouvelle colonne de test la zone filtre, actualisez la zone filtre en dsactivant les filtres et en les ractivant aussitt. Filtrez maintenant la liste en naffichant que les lignes qui contiennent 1 dans la colonne test. Changez les dates saisies, et relancez votre filtre sur la colonne test (il faut le faire manuellement). Contrlez les rsultats. Limmense avantage de cette mthode est dafficher en permanence les contraintes actuelles appliques la liste. Imaginez dautres filtres ncessitant des colonnes supplmentaires (calcules) : comment feriez-vous pour filtrer sur une anne donne, sur un mois donn ?
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Filtrer entre deux dates
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Excel
Utiliser la grille pour guider la saisie dans une BDD Mmoriser et utiliser des vues (affichages personnaliss) Protger un document Excel avec un mot de passe
Donnes, Grille
(Donnes, Formulaires dans les versions rcentes d'Excel).
Excel
Affichage, Affichages personnaliss Fichier, Enregistrer sous bouton Options... Excel mmorise : les barres d'outils dans un fichier xlb plac dans le dossier Windows, les macros personnelles dans un PERSO.XLS (dossier XLOuvrir), et les autres rglages (styles, mise en page, textes standard...) dans un ventuel Classeur.xlt (dossier XLOuvrir)... On dirait que les programmeurs d'Excel ont fait exprs d'parpiller les donnes personnelles au maximum pour compliquer leur sauvegarde...
Excel Excel
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Sauvegarder mes rglages sous Excel
Malgr cette difficult, il faut de temps en temps copier ces fichiers sur disquette pour se mettre l'abri d'une panne de disque dur, toujours possible. Le dossier XLOuvrir (ou XLStart) se trouve dans le dossier d'installation : C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLOuvrir sous Excel 97 (Excel 8), C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart sous Excel 2000 (Excel 9), C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\XLStart sous Excel 2002 (XP Excel 10 galement appel Excel XP). Nota : sous Word, c'est plus pratique : tous les rglages personnels sont dans NORMAL.DOT, les styles, les macros, les barres d'outils...
Sauvegarder mes rglages sous Excel : barres d'outils personnalises
Lorsqu'on quitte Excel, un petit fichier mmorise les rglages des barres d'outils d' Excel. Ce fichier est situ dans le dossier Windows (C:\WINDOWS, par exemple, ou bien C:\WINNT). Dans l'Explorateur, triez ce dossier Windows sur la date (clic sur la colonne Modifi le ) pour mettre ce fichier en tte de liste et le trouver facilement. Ce fichier de paramtres est enregistr sous le nom Nomutilisateur8.xlb, o Nomutilisateur est votre nom reconnu par Windows ou votre nom de connexion au rseau. Si votre ordinateur n'est pas connect un rseau ou s'il n'est pas configur avec une invite de connexion, le fichier de paramtres est enregistr sous le nom Excel8.xlb . C'est ce fichier qu'il faut copier sur disquette pour garder une copie de scurit ou pour retrouver d'un coup toutes les barres d'outils personnelles sur un autre poste.
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Pour rgler le raccourci d'une macro: 1. Lancer Outils, Macros, Macros 2. slectionner la macro 3. et cliquer sur le bouton Options Attention ne pas donner utiliser ici de code quotidien (comme Ctrl C, Ctrl V, Ctrl R...) car un code personnalis est prioritaire sur le code standard et celui-ci devient inactif.
XL Spcial
Attribuer ou modifier un raccourci clavier
Pour rgler le raccourci des autres objets (commandes de menu, outils de barre): Contrairement Word, Excel ne permet pas d'associer un un vrai raccourci clavier autre chose qu'une macro. Les commandes ou outils ne peuvent tre appels qu'avec la touche ALT et la lettre souligne dans leur nom (ce qui est dj bien). Pour changer la lettre d'appel rapide (lettre souligne dans le nom), lancer Affichage, Barre d'outils, Personnaliser... puis cliquer droit sur la commande ou l'outil concern, et placer une esperluette & devant la lettre d'appel rapide. Par exemple, donner le nom ImprimePage&Courante affiche ImprimePage C ourante et permet d'utiliser ALT+C. Copier sur une disquette le fichier PERSO.XLS prsent dans le dossier XLouvrir (ou XLStart). Nota : s'il existe dans le dossier XLOuvrir, le classeur PERSO.XLS est normalement masqu sous Excel. Il faut utiliser la commande Fentre pour l'afficher, sans oublier de le masquer nouveau avant de quitter. Il ne sert rien de taper du texte dans ce classeur, ou de procder des rglages de forme... Ce n'est pas lui qui sert de modle aux autres classeurs (c'est un document classeur.xlt, crer s'il n'existe pas, qui joue ce rle). On pourrait rver d'une organisation plus simple... 1 - Crer un classeur vierge (CTRL+N = Nouveau), 2 - Procder aux amliorations qu'il faudra ensuite gnraliser tous les prochains nouveaux classeurs, 3 - Enregistrer sous le nom Classeur.xlt (type de fichier = Modle), dans le dossier XLouvrir (ou XLStart). Ides d'amliorations gnralisables : Ajouter des styles (un style est un groupe de mises en formes souvent utilises, nomm pour pouvoir donner d'un seul coup toutes ces formes) : un style montaire en loign du bord droit de trois espaces, par exemple., Modifier le style Normal : pour centrer verticalement toutes les cellules et afficher tous les nombres avec des espaces entre les milliers, par exemple. Ajouter des textes constants : en-tte de l'entreprise, mentions lgales en bas de tous les documents, WordArt "COPIE" en filigrane trs clair en travers de Feuil2... Changer les marges standard, Ajouter un pied de page comportant systmatiquement le numro des pages, la date d'impression et le nom du fichier sur disque, par exemple... Changer la largeur standard des colonnes, la police, la taille, la couleur, etc. Rappel : pour crer un modle de classeur qui n'est pas standard (appliqu systmatiquement au dmarrage d'Excel), mais disponible quand mme tout moment avec la commande Fichier, Nouveau, il faut mmoriser le modle dans C:\Program Files\Microsoft Office\Modles (ou Templates). Consolider des tableaux signifie les additionner, cellule par cellule. Par exemple, si on prvoit 12 feuilles identiques pour chacun des 12 mois de l'anne, on peut consolider ces 12 feuille en une 13me feuille, dont la structure sera la mme que celle des feuilles consolides, et qui affichera des sommes. Donnes, Consolider La rfrence aux "tiquettes" (titres des lignes) permet de consolider des feuilles ranges dans des ordres diffrents et sans tre gn par la disparition d'une ligne ou l'apparition d'une autre.
Excel
Sauvegarder mes rglages sous Excel : macros personnelles (disponibles dans tous les classeurs)
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Excel
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Excel
Modifier le classeur par dfaut, celui qui s'ouvre au dmarrage d'Excel
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Excel
Consolider plusieurs feuilles, ventuellement par tiquette
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Augmenter le nombre d'oprations annulables (avec CTRL + Z)
Le nombre d'oprations annulables avec Excel n'est que de seize (alors qu'il est d'environ cent avec Word). C'est quelquefois trs pnalisant, mais c'est d la faon de travailler propre Excel : tout en mmoire vive, sans aucun "brouillon" sur disque. Un grand nombre d'oprations annulables peut donc trs vite saturer la RAM et faire perdre des donnes. On peut cependant, au prix de quelques galipettes dans la base de registre (BDR), augmenter ce paramtre. Attention la BDR : une erreur peut rendre Windows instable. Dmarrer, Excuter, tapez regedit et Entre, recherchez la clef (chaque ligne de la BDR s'appelle une clef) HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\(num)\Excel\Options. (num) dpend de la version d'Excel installe: 9 pour 2000, 10 pour 2002, 11 pour 2003 Une fois cette clef slectionne, crez une valeur : Edition, Nouveau, Valeur DWORD. Nommez-la UndoHistory (en un seul mot). Double cliquez dessus et entrez le nombre d'annulation souhait. Quittez la BDR et redmarrez Excel.
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Excel
Lier un formulaire de saisie une table rcapitulative. Recopie automatique des champs d'une fiche individuelle vers les lignes d'une table (BDD Excel ou Access ou autre)
XL Spcial
Excel
Prparer une feuille Fiche de saisie. Prparer une Table rcapitulative (avec les mmes informations que la fiche puisqu'on veut recopier tout ou partie de l'une vers l'autre). Relier la fiche et la table avec Donnes, Assistant Modle Si cette commande n'existe pas, il faut installer l'assistant et l'activer : suivre les consignes de l'aide d'Excel : taper F1 et le mot clef "modle avec suivi de donnes". Outils, Valeur cible
XL Spcial XL Spcial
Excel
Utiliser le Solveur pour atteindre un objectif
Excel
Afficher / masquer triangles verts signalant des Outils, Options, onglet Vrification des erreurs. erreurs (XL 2K et XP) Insertion, Commentaire (ou Modifier le commentaire) Utilisez aussi Clic droit, Modifier le commentaire Nota : Outils, Options, onglet Affichage, permet de rgler : soit l'affichage permanent des commentaires intgraux, soit le simple affichage d'un petit triangle rouge sur les cellules commentes ce qui encombre moins l'cran avec des post-its jaunes, tout en incitant l'utilisateur approcher le pointeur de la cellule commente et dcouvrir les messages.
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Excel
Ajouter un commentaire une cellule
Cliquer droit sur un onglet (Control + clic sur Mac) et insrer une feuille "Macro intl MS Excel 4.0". Cela correspond aux macros internationales avec l'ancien langage, qui sont en anglais. Saisir dans une cellule d'une feuille normale une formule quelconque, puis copier coller cette formule normale vers la feuille 'macro internationale'. La formule y est traduite en anglais. (Source Michel Gaboly, Excelabo.net : http://www.excelabo.net/excel/fonctionsaide.php)
Excel
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Trouver rapidement la traduction d'une formule en anglais pour l'utiliser dans VBA.
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Prcieu
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Il est possible de lancer une fonction NB.SI ou une fonction RECHERCHEV en VBA (sans passer par une cellule pour faire le calcul), mais il faut pour cela connatre (ou deviner) le nom anglais de la fonction recherche. On utilise l'instruction Application.WorksheetFunction. et, en tapant le point derrire WorksheetFunction, une liste apparat de toutes les fonctions possibles. On devine alors certaines quivalences, mais il vaut mieux utiliser cette liste : ADRESSE = Address ANNEE = Year ARRONDI = Round ARRONDI.AU.MULTIPLE = MRound ARRONDI.INF = Rounddown ARRONDI.SUP = Roundup AUJOURDHUI = Today CNUM = CDbl DECALER=Offset COLONNE = Column ENT = Int EQUIV = Match ESTERREUR = Iserror ESTNA = Isna ESTVIDE = Isblank FAUX = False GRANDE.VALEUR = Large HEURE = Hour INDEX = Index INDIRECT=Indirect JOUR = Day JOURSEM = Weekday LIGNE = Row MAX = Max MIN = Min MOIS = Month MOIS.DECALER = Edate MOYENNE = Average NB = Count NBVAL = CountA NB.SI = Countif NBCAR = Len NO.SEMAINE = Weeknum PETITE.VALEUR = Small PLAFOND = Ceiling PLANCHER = Floor RANG = Rank RECHERCHEV = Vlookup SOMME = Sum SOMME.SI = Sumif STXT = Mid SOUS.TOTAL = Subtotal etc. VRAI = True Attention utiliser la virgule comme sparateur (et pas le point virgule). Exemple : Dim TabAdh, ZoneFacture, ZoneTransp, ZoneSolde As Range Set TabAdh = Range("TableAdhrents") ... If Application.WorksheetFunction.VLookup(valeur, TabAdh, 38, False) = 0 Then Exit For Else ... Pour un programme sympa de traduction des fonctions dans toutes les langues, consultez http://www.excelabo.netmoteursbestclics.php, et cherchez le mot 'trad' plusieurs fois..
XL Spcial
Excel
Utiliser une fonction de calcul dans un module VBA
Fichiers
Fichiers
Grer des FICHIERS (pour ces fonctions, le SGBDR est facultatif, on peut utiliser Excel...)
Word excelle dans la mise en forme, jusqu'aux moindres dtails, mais est nul en calcul, et trs lourd sur les grands tableaux... Dconseill pour les gros fichiers. Mais pour les petits fichiers, Word un outil tout fait acceptable. Excel permet d'aligner rapidement des listes des donnes. Limit 255 colonnes et 65 000 lignes. Tout le monde sait un peu s'en servir (si on doit crer un fichier pour quelqu'un d'autre). Quelques outils de contrle de saisie, de rorganisation, de filtrage, de tri et de requtes... Access est le plus puissant pour les fichiers, c'est sa spcialit, mais il est aussi plus rarement utilis, plus mconnu, et plus complexe : il permet d'organiser des tables lies, d'interroger les tables, de guider et contrler finement la saisie travers des crans de saisie rassurants pour l'oprateur et de programmer jusqu'aux plus fins dtails les ractions aux actes de l'oprateur. Works permet de tout faire en restant dans le mme logiciel, mais prsente vite des limites quand on devient bon... Mieux vaut apprendre vite le maniement des meilleurs logiciels. Sous Word : Affichage, Barre d'outils, Base de donnes Sous Excel : Outils, Macros complmentaires, Microsoft Query... Sous Access : rien faire de spcial, tout les outils utiles sont en place. Prvoir un tableau, aussi bien sous Excel, que sous Word , dans lequel chaque enregistrement (chaque article) est une ligne (horizontale, donc), et o chaque champ 107 et (chaque rubrique) est une colonne (verticale donc). Taper les noms des champs sur la s. premire ligne. Donner une forme particulire cette ligne (gras, fond jaune par exemple). Sous Access ce sera naturellement une table : crer simplement les champs. Sous Word : l'outil Formulaire de donnes (le premier de la barre d'outils Base de donnes ) permet de prsenter le tableau sous forme d'cran individuel pour chaque enregistrement Sous Excel : Donnes, Grille donne le mme rsultat (Donnes Formulaires dans les versions rcentes d'Excel) Sous Access : Insertion, Formulaire instantan...
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Choisir un logiciel (Word, Excel, Access, Works)
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Fichiers
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Prparer mon cran pour travailler sur des listes
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Organiser les donnes en table (lignes et colonnes)
Fichiers
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Fichiers
Guider et contrler la saisie travers un formulaire ou une grille
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Prcieu
JE SAIS
Sous Word : il faut insrer une colonne et ce n'est pas trs simple : il faut slectionner la colonne repousser (clic sur la petite flche noire en haut de la colonne), puis menu Tableau, Insrer une colonne Mais ce n'est pas fini car sous Word, les colonnes suivantes peuvent disparatre droite de la feuille de papier... Pour rduire la fois la largeur de la nouvelle colonne et celle du tableau, il faut MAJ+glisser vers la gauche sur Modifier la structure du fichier : ajout de le bord droit de la nouvelle colonne... ouf... colonne (ajout d'un champ, d'une rubrique, d'un Sous Excel : clic droit Insertion sur la lettre de la colonne. attribut) Sous Access : en mode Feuille de donnes, slection de la colonne repousser, puis clic droit Insertion colonne sur le titre de la colonne. (On renomme ensuite la nouvelle colonne par un double clic sur le titre). Sous Access, en mode Cration de la table : slection de la ligne de la rubrique repousser, puis Insertion, Ligne... Sous Word : il faut slectionner la colonne supprimer (clic sur la petite flche noire en haut de la colonne), puis menu Tableau, Supprimer les colonnes Modifier la structure du fichier : suppression Sous Excel : clic droit Supprimer sur la lettre de la colonne. Sous Access : en mode Feuille de donnes, clic droit Supprimer la colonne sur le de colonne (destruction d'un champ, d'une rubrique, d'un attribut) titre de la colonne. Sous Access, en mode Cration de la table : slection de la ligne de la rubrique supprimer puis Edition, Supprimer lignes... Sous Word : il faut simplement taper un autre mot (un autre nom) dans la premire cellule en haut de la colonne... Modifier la structure du fichier : changement Sous Excel : il faut simplement taper un autre mot (un autre nom) dans la premire de nom de colonne (renommer un champ, une cellule en haut de la colonne... Sous Access : en mode Feuille de donnes de la table : double clic sur le titre... rubrique) Sous Access, en mode Cration de la table : slection de la ligne de la rubrique renommer puis changer le nom du champ dans la premire colonne... Sous Word : il faut slectionner la colonne dplacer (clic sur la petite flche noire en haut de la colonne), puis, avec le pointeur flche pointe vers la gauche, glisser simplement la colonne slectionne (en noir) vers la colonne repousser (par insertion). (CTRL + Z pour annuler si on n'est pas content de l'essai...). Sous Excel : slectionner la colonne dplacer (clic sur la lettre en haut), puis Modifier la structure du fichier : dplacement MAJ+glisser sur le bord de la colonne dplacer. de colonne (dplacer un champ, une rubrique) Sous Access : en mode Feuille de donnes, slection de la colonne dplacer, puis glisser simplement sur le titre de la colonne. Sous Access, en mode Cration de la table : slection de la ligne de la rubrique dplacer (clic sur le carr gris gauche de la ligne... il devient noir...), puis glisser sur le carr noir gauche de la ligne (avec le pointeur flche pointe vers la gauche). Sous Word : on ne peut pas imposer telle ou telle nature de donnes dans une cellule... Le problme ne se pose donc pas... Sous Excel : slectionner la colonne rgler (clic sur la lettre en haut), puis Donnes, Validation... et changer les rgles de contrle de saisie... Sous Access : en mode Cration, slection du champ rgler, puis changer le type et ses proprits le plus simplement du monde... Remarque : le changement de donnes d'une base dj remplie est dangereux (on peut crer des incohrences !), et n'est pas toujours possible, notamment sous Access qui interdit justement ces incohrences... Sous Word et Excel : Slection pralable ventuelle d'une ou plusieurs colonnes pour restreindre le domaine de recherche (ne rien slectionner pour chercher partout : simplement cliquer quelque part dans le tableau) , CTRL+F (F comme Find = trouver en anglais), (texte localiser, avec ou sans jokers * ou ?), puis Entre Entre Entre (pour Suivant Suivant Suivant ) CHAP pour en sortir... Sous Access : CTRL+F galement... Bien penser prciser N'importe o dans le champ et dcocher Champ en cours si l'on veut chercher partout... Sous Word : aller sur la dernire cellule du tableau, puis avancer avec TAB pour ajouter une ligne vide, puis en saisir le contenu, colonne aprs colonne. Il est plus ergonomique d'utiliser le formulaire de saisie : premier outil gauche de la Barre d'outils Base de donnes, bouton Ajouter un nouveau... On peut aussi utiliser l'outil Ajouter un enregistrement de la Barre d'outil Base de donnes (si cette barre d'outils n'est pas affiche, utiliser le menu Affichage, Barres d'outils ...) Sous Excel : menu Donnes, Grille .... bouton Nouvelle... Sous Access : ouvrir la table, puis cliquer sur le bouton Nouvel enregistrement (petit triangle et toile en bas de la fentre).
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Modifier la structure du fichier : changer le type de donnes de la colonne
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Localiser rapidement un enregistrement (une ligne, un article) : rechercher
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Fichiers
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Ajouter un enregistrement (saisir une ligne, un article)
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Prcieu
JE SAIS

Sous Word : d'abord localiser la ligne de l'enregistrement (voir ce mot), puis clic droit Supprimer les lignes dans la marge blanche, gauche du tableau. On peut aussi utiliser l'outil Supprimer l'enregistrement de la Barre d'outil Base de donnes (si cette barre d'outils n'est pas affiche, utiliser le menu Affichage, Barres d'outils...) Sous Excel : d'abord localiser la ligne de l'enregistrement (voir ce mot), puis clic droit Supprimer la ligne sur le numro de la ligne, gauche de la fentre. Raccourci clavier : CTRL + - (signe moins) supprime la slection, (ce qui est plus fort que simplement vider les cellules). Sous Access : d'abord localiser la ligne de l'enregistrement (voir ce mot), puis clic droit Supprimer l'enregistrement sur le carr gris gauche de la ligne. Sous Word, Excel et Access : d'abord localiser la ligne de l'enregistrement (voir ce mot), puis simplement modifier le texte mettre jour dans la cellule de la colonne ah hoc.
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Supprimer un enregistrement (une ligne, un article)
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Modifier un enregistrement (une ligne, un article)
Sous Word, Excel et Access : d'abord slectionner la colonne dans laquelle doit avoir lieu le remplacement automatique, puis utiliser la prcieuse commande Edition, Remplacer Modifier l'identique plusieurs Sous Access : on peut aussi, pour rgler un problme plus complexe, crer une enregistrements (lignes, articles) : remplacer requte slection pour n'afficher que certains enregistrements (certaines lignes), puis une valeur par une autre dans toute la table transformer la requte en requte Action (menu Requtes, puis choisir une des requtes dont l'icne affiche un point d'exclamation : requte cration de table, requte mise jour, requte ajout ou requte suppression ), puis dfinir les nouvelles valeurs, et enfin Requte, Excuter la requte action... Sous Word : slectionner une cellule du tableau, puis lancer la commande Tableau, Trier... On peut aussi utiliser l'outil AZ ou ZA (tri croissant ou dcroissant) de la Barre d'outil Base de donnes (Affichage, Barres d'outils...) qui ne prsente aucun risque : sous Word, on ne peut pas trier une colonne sans trier les autres ! Sous Excel : slectionner une cellule du tableau, puis lancer la commande Donnes, Trier... On peut aussi, bien sr, utiliser l'outil Trier AZ ou ZA, mais Attention ! Sous Excel, c'est dangereux ! Il faut slectionner une cellule unique, n'importe o dans la colonne trier, puis cliquer sur l'outil AZ ou ZA. Si on slectionne plusieurs cellules (une colonne par exemple), l'outil AZ ou ZA ne trie que les cellules slectionnes, et pas les autres ! Catastrophe garantie. CTRL + Z fonctionne, mais encore faut-il s'apercevoir du drame... Sous Access : en mode Feuille de donnes (dans une table, dans un formulaire ou dans une requte...), il suffit d'utiliser l'outil AZ ou ZA qui ne prsente aucun risque sous Access, on ne peut pas trier une colonne sans trier les autres ! C'est une force d'Access par rapport Excel, en termes de scurit.
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Fichiers
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Trier le fichier, sur une colonne ou plusieurs
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Sous Word : pas d'outil simple directement dans la table : le seul moyen est de fabriquer un petit publipostage (avec des options de requte pour filtrer) qui cre un nouveau tableau Pas simple du tout... Sous Excel : Donnes, Filtre automatique ou labor Il y a aussi un outil fabuleux ajouter votre barre d'outils si vous utilisez les filtres d'Excel Filtrer le fichier (ne plus afficher que certaines : Affichage, Barres d'outils, Personnaliser, onglet Commandes, catgorie Donnes, Outil lignes, mais en affichant toutes les Filtre automatique (entonnoir)... Cet outil filtre selon la slection : c'est TRS rapide... colonnes) outil complter avec son voisin Afficher tout... Sous Access : dans une table, une requte, ou un formulaire, et en mode Feuille de donnes, il faut absolument connatre l'outil Filtrer par slection (entonnoir avec un clair jaune), et l'outil Filtre/Supprimer le filtre (simple entonnoir) Mais pour des filtres labors, l'outil roi est bien sr la requte... Sous Word : pas d'outil simple directement dans la table : le seul moyen est de fabriquer un petit publipostage (avec des options de requte pour filtrer) qui cre un nouveau tableau Pas simple du tout... Sous Excel : Donnes, Donnes externes, Crer une requte... Sous Access : slectionner la table (ou la requte) qui servira de source, puis crer une nouvelle requte : Insertion, Requte (mode cration), choisir les colonnes afficher (glisser les champs vers la grille), les contrainte imposer (taper des critres), et consulter le rsultat en mode Feuille de donnes. ventuellement exporter le rsultat de la requte vers une feuille Excel , pour permettre d'autres traitements avec les outils d'Excel : Fichier, Enregistrer sous/Exporter... puis changer le type du fichier cr en classeur Excel...
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Nafficher et nimprimer que certaines rubriques (colonnes) de certains enregistrements (lignes), selon des critres simples de requte
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Prcieu
JE SAIS
Alimenter un publipostage avec un extrait du fichier, pour crer un mailing, catalogue, rpertoire soign

Le publipostage passe forcment par Word pour le document principal (maquette qui dtermine l'apparence du document final). Mais la source des donnes variables (tableau des adresses, des produits, des clients, etc.) peut indiffremment tre au format Word, Excel, Access ou autre : Word accepte une infinit de formats de donnes. Il suffit de pointer vers la source voulue dans la deuxime tape de la commande Outils, Publipostage... De Word, Excel ou Access vers Excel ou vers Word : slectionner les lignes exporter, les copier au presse-papiers (avec CTRL+C ou CTRL+INS), activer Excel , slectionner le point d'insertion (ligne de dbut de collage des donnes nouvelles), puis coller le contenu du presse-papiers (avec CTRL+V ou MAJ+INS). Si l'insertion crase les lignes existantes, controlzdez l'insertion, insrez des lignes vides (voir ce mot), puis recommencez le collage... De Word ou Excel vers Access : slectionner les lignes exporter (voir ci-dessus), les copier au presse-papiers, activer Access, ouvrez la table de destination, coller l le pressepapiers avec Edition, Coller par ajout ... (Les lignes seront colles en fin de table quelle que soit la slection). De Access vers Excel/Word, il existe aussi une passerelle simplifie par le menu Fichier Enregistrer/Exporter d'Access: en changeant de format, on peut ainsi exporter une table ou le rsultat d'une requte au format XLS (Excel) ou RTF (Word , Rich Text Format). Vers un tableau Word : il est difficile d'intgrer des donnes externes directement dans un tableau Word existant sans l'abmer. Mais si on accepte de crer un nouveau tableau, il suffit de copier des lignes de la table d'origine (CRTL+C) et de les coller (CTRL+V) dans un document Word (presse-papiers). Vers un tableau Excel, l'importation va craser les lignes existantes, s'il y en a : il faut donc d'abord crer des lignes vides, puis copier/coller les lignes importer... Vers une base Access : le menu Fichier, Donnes Externes permet : soit d'importer une fois pour toutes des lignes d'une table extrieure (au format Access, Excel, ou TXT, ou autre...), soit de LIER cette table externe la base, de faon dynamique : toute modification ultrieure de la table externe lie sera rpercute dans la base Access. Noter que pour importer une table cre au format Word, il faut d'abord, sous Word, convertir le tableau en texte (sparateur = tabulation ou point-virgule), puis enregistrer le rsultat en format Texte (Fichier, Enregistrer sous...).
Fichiers Fichiers
Fichiers
Fichiers
Exporter tout ou partie du fichier vers une autre application
Fichiers
Fichiers
Importer tout ou partie d'une table externe vers la table en cours
UTILISER UN SGBDR (systme de gestion de base de donnes relationnelle)

Access Utiliser Access Utiliser
Access
UTILISER une BDD EXISTANTE

partir de l'Explorateur, double cliquer sur le document "base de donnes" (extension .MDB = Microsoft Data Base). partir d'Access , CTRL+O (raccourci universel de Fichier, Ouvrir ) Les tables contiennent les donnes, elles sont "le cur" de la base de donnes, sa substance le plus important Les requtes sont des questions poses aux tables pour en extraire les informations intressantes. Seules les questions sont enregistres : les rponses sont recalcules chaque excution pour fabriquer une rponse "dynamique", toujours jour. Les formulaires sont des crans de saisie et de consultation des donnes. Les tats sont des documents (des listes) imprims sur papier. Les macros sont des listes de programmes, simples concevoir, mais un peu limits. Les modules sont des programmes avancs (en VBA, Visual Basic for Application ) o presque tout est programmable.
Access
Ouvrir une base existante
Access Utiliser
Expliquer succinctement quoi servent les objets : tables, requtes, formulaires, tats, macros et modules
Access
VI, 7
Access Utiliser Access Utiliser Access Utiliser
Access
Ouvrir une table avec la souris
Double clic sur le nom de la table (dans la fentre principale Base de donnes).
Access
Ouvrir une table avec le clavier
Flches, puis Entre (dans la fentre principale Base de donnes). La barre d'tat est en bas de la fentre d'Access (quel que soit l'objet ouvert, table, formulaire, requte, etc.). Les boutons de dplacements sont en bas de la fentre de l'objet (table, requte, formulaire, tat).
Access
Reprer la barre dtat et les boutons de dplacement
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Prcieu
JE SAIS

Utiliser d'abord les mouvements grossiers mais rapides, et garder les mouvement prcis mais lents pour la fin :
Access Utiliser
Me dplacer dans une table : avec le clavier, CTRL + ORIGINE (Ctrl+Home), CTRL + FIN (Ctrl + End) verticalement et horizontalement et grands PgSv et PgPr (Page Suivante, Page Prcdente, touches droite de Entre et Fin), pas ou prcisment flche bas, flche haut CTRL+PgSuiv, CTRL+PgPrc (crans vers la droite ou vers la gauche), flche droite, flche gauche Et, comme sous Excel et Word, F5 puis numro d'article Entre = accs instantan ! Utiliser d'abord les mouvements grossiers mais rapides, et garder les mouvement prcis mais lents pour la fin : D'abord GLISSER sur l'ascenseur (d'un gris particulier) pour aller vite dans la zone Me dplacer dans une table : avec la souris, voulue, en gros : soit la moiti, soit les 2/3, etc. verticalement et horizontalement, grands pas Puis CLIQUER dans les ZONES GRISES au dessus et en dessous de l'ascenseur (on ou prcisment peut appeler ces zones la "cage" de l'ascenseur), pour avancer cran par cran, Puis CLIQUER sur les flches haut et bas, aux extrmits de l'ascenseur pour avancer prcisment d'une ligne la fois. Voir dans l'AMI le mot 'ascenseurs'. Demander la largeur automatique d'une colonne
Access
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Access
Access
Double clic sur le bord droit du titre de la colonne.
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Access
Changer la largeur d'une colonne
Glisser sur le bord droit du titre de la colonne.
Access Utiliser
Access
Changer dun coup la largeur de plusieurs colonnes
Slectionner d'abord les colonnes (en glissant sur les titres), puis glisser ou double cliquer sur le bord droit du titre d'une des colonnes slectionnes.
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Access Utiliser
Access
Changer la hauteur des lignes
Glisser sur le bord bas de n'importe quelle ligne (toutes les lignes ont forcment la mme hauteur dans Access ). D'abord slectionner la ou les colonnes (en cliquant ou glissant sur les titres), puis relcher la souris et ramener le pointeur flche vers la gauche sur un des titres slectionns, puis GLISSER sur un des titres vers le point d'insertion (un trait vertical gris montre o seront lches les colonnes si on relche la souris). Dans une table, une requte, un formulaire en mode Feuille de donnes : slectionner d'abord la colonne fixer, puis lancer Format, Figer les colonnes. C'est l'quivalent de la commande Figer les volets dans Excel , mais la slection pralable diffre un peu, et Access va dplacer en tte ( gauche) la colonne fige si vous choisissez de figer une autre colonne que la premire. Il faut donc savoir la remettre en place aprs avoir libr les colonnes (cliquer sur titre, puis glisser sur titre). Pour dbloquer le volet : Format, Librer toutes les colonnes.
Access Utiliser
Access
Dplacer une ou plusieurs colonnes laffichage
Access Utiliser
Figer certaines colonnes (pour quelles restent visibles gauche en permanence quand on se dplace vers la droite)
Access
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Cliquer dans la colonne masquer, puis Format, Masquer les colonnes Problme : il n'y a pas de menu pour rafficher les colonnes masques Truc : double cliquer (largeur auto) gauche du titre de la premire colonne qui suit (donc droite de la colonne masque, devine gauche...). En mode Feuille de donnes (dans une table, dans un formulaire ou dans une requte...), il suffit d'utiliser l'outil AZ ou ZA qui ne prsente aucun risque : sous Access, on ne peut Trier une table, dans un sens et dans lautre pas trier une colonne sans trier les autres ! C'est une force d'Access par rapport Excel, en termes de scurit. Dans une table, une requte, ou un formulaire, et en mode Feuille de donnes, il faut Filtrer rapidement une table, une requte ou absolument connatre l'outil Filtrer par slection (entonnoir avec un clair jaune), et l'outil un sous-formulaire sur une valeur slectionne Filtre/Supprimer le filtre (simple entonnoir). Ces outils sont spectaculaires car ils rendent la performance simplement accessible ! et rafficher tout Mais pour des filtres labors, l'outil roi est bien sr la requte... Masquer une ou plusieurs colonnes, les rafficher Zapper dune table ouverte lautre avec le clavier Zapper dune table ouverte lautre avec la souris CTRL + F6 Complment utile : F11 pour remettre la fentre principale (BDD) au premier plan.
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Menu Fentre
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Prcieu
JE SAIS

Slectionner une ligne avec PgSuiv et PgPrc, puis les flches haut et bas TAB ou ENTRE pour avancer la colonne suivante MAJ + TAB pour revenir en arrire Si on n'est pas encore DANS un champ, les flches gauche et droite permettent de changer de colonne, alors que si on est dj en pleine saisie ou mise jour d'un champ, les flches dplacent le curseur dans ce champ, il faut valider (Entre) ou invalider (CHAP) pour que les flches dplacent nouveau entre les colonnes. Attention CHAP : la premire fois, cette touche annule la saisie du champ (colonne) en cours, mais si on presse cette touche une deuxime fois, c'est la saisie de tout l'enregistrement (ligne) qui est annul ! Cocher / dcocher sans souris = barre d'espace Clic sur bouton par dfaut (dans les botes de messages = Barre d'espace. CTRL + ENTRE sous Access . Rappel : le saut de ligne fait exception l'harmonie des commandes courantes qui rgne souvent sous Windows : chaque logiciel a son raccourci : Word, et la plupart des autres logiciels : MAJ + Entre Excel : ALT + Entre Access : CTRL + Entre... CTRL + (contrle plus)
Saisir des enregistrements sans la souris : intrt (rapidit) et diverses techniques : me dplacer, valider, annuler (seule rubrique en cours de saisie ou article tout entier), cocher / dcocher avec le clavier
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Access
15, 21, 25, 57
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Access
Insrer un saut de ligne forc (clavier)
27, 29, 105
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Access
Crer un nouvel enregistrement (clavier)
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CTRL (contrle moins, contrle tiret) Nota : pour tre sr de bien supprimer l'enregistrement voulu (et pas un autre), il est parfois prudent (dans les crans avec sous-formulaires notamment) de d'abord slectionner l'enregistrement supprimer, par un clic sur le rectangle gris appel Slecteur ( gauche de l'cran). Le bouton Nouvel Enregistrement (petite flche droite accompagne d'une toile ) est en Utiliser le bouton de cration bas de la fentre de la table, de la requte ou du formulaire. denregistrement : saisie dune nouvelle ligne Il vite de passer par le menu Insertion, Nouvel enregistrement (nouvel article) Nota : raccourci clavier : CTRL + (contrle plus). Sparateur de date = / ou - (slash ou tiret) Exemple : 25/12/2003 ou 25-12-22 03 La saisie de l'anne est inutile si c'est l'anne en cours ! Saisir des dates et des heures, en utilisant La saisie d'une date peut donc souvent se limiter jour slash mois Entre. les sparateurs admis Sparateur d'heure = : (deux-points) Exemple : 9:30 On peut omettre les minutes mais pas le signe deux-points. Si on prvoit des masques de saisie sur certains champs (code postal, numro de tlphone), il faut savoir s'en servir : priorit au clavier : il vaut mieux arriver dans le champ avec TAB ou ENTRE ou une flche de direction pour que le curseur soit bien Utiliser les guides de saisie : avantages et au dbut du champ.... inconvnients (surtout avec la souris !) Sinon, si on clique sur le champ avec la souris, on n'est jamais bien plac au dbut du champ et la saisie devient une galre au lieu d'tre facilite... Supprimer l'enregistrement en cours (clavier) Un champ boolen n'a que deux valeurs possibles, qu'on interprte ensuite comme on veut. C'est une sorte de "drapeau" (flag en anglais) qui signale brivement quelque chose Les deux valeurs possibles peuvent tre saisies et affiches selon plusieurs codes (quivalents) : On peut taper oui ou non (sans guillemets), ou vrai ou faux, ou yes ou no, ou true ou false, ou 0 (chiffre zro) pour dire non, ou n'importe quel autre chiffre pour dire oui...
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33, 57, 59, 83
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Access
57, 59
Access Utiliser
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Saisir des valeurs boolennes : oui/non, vrai/faux, 0/1
CTRL+F (F comme Find= trouver en anglais)... Bien penser prciser N'importe o dans le champ et dcocher Champ en cours si l'on Chercher une valeur dans une table ; utiliser veut chercher partout les jokers * et ? l'toile * sert remplacer tout groupe de caractres inconnus le point d'interrogation ? sert remplacer un seul caractre inconnu. Remplacer une valeur par une autre dans une table Supprimer une ou plusieurs lignes " la main" dans une table ou dans un formulaire affich "en table" Edition, Remplacer...
Access
Access
Access Utiliser
Access
Slection de la ou des lignes (en glissant sur les carrs gris gauche des lignes), puis Edition, Supprimer l'enregistrement.
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Se dplacer sur le champ modifier, et taper directement la nouvelle valeur si tout est Corriger une ligne : slectionner une valeur et refaire (pas besoin de supprimer avant de taper) Si on peut garder une partie de l'existant et ne corriger qu'une partie, on peut entrer en utiliser la refrappe normale de Windows modification avec F2 ou en cliquant dans le champ...
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Prcieu
JE SAIS

partir de la fentre BDD (touche F11), menu Insertion, Requte, Cration puis double cliquer sur chaque table voulue. Attention, penser pousser la fentre de choix (en glissant sur son titre) qui masque l'cran l'arrire plan. Si on a ajout trop de tables dans la requte, il faut ensuite supprimer les tables superflues de la requte: clic sur le titre puis touche Suppr. glisser sur les bords des tables pour les dimensionner.
Access Utiliser
Access
Crer une requte : choisir des tables
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Access Utiliser Access Utiliser Access Utiliser Access Utiliser Access Utiliser
Access
Dimensionner les tables affiches (dans la fentre des requtes ou celle des relations)
Access
Dplacer les tables affiches (dans la fentre glisser sur le titre des tables pour les dplacer. des requtes ou celle des relations) Les requtes sont des questions poses aux tables pour en extraire les informations intressantes. Seules les questions sont enregistres : les rponses sont recalcules chaque excution pour fabriquer une rponse "dynamique", toujours jour. Slectionner le nom de la requte dans la fentre principale BDD, puis presser F2 ou clic droit Renommer (nouveau nom et Entre).
Access
Expliquer le principe des requtes et des feuilles de rponse dynamiques
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Access
Renommer une requte.
Access
Supprimer une requte.
Slectionner le nom de la requte dans la fentre principale BDD, puis presser Suppr.
L'identifiant s'appelle clef primaire sous Access qui le met tout seul en gras Les clefs externes ("trangres") n'ont pas automatiquement de signe distinctif : chacun Reprer les identifiants et les clefs externes fait comme il veut. Je vous conseille fortement d'ajouter un dise # dans le nom de chaque clef externe : on y gagne beaucoup en lisibilit et en lgret des requtes SQL plus tard... AltGr + ( et AltGr + ) (AltGr + parenthses) La touche AltGr est droite de la barre d'espace, elle est quivalente CTRL + ALT Saisir des crochets [ et ] : autour des champs La saisie des crochets est assez fastidieuse quand elle s'impose souvent. Ainsi, sous Access, les crochets sont indispensables autour des champs dont le nom comporte des composs de plusieurs mots et autour des intervalles de valeurs espaces... C'est une bonne raison pour viter de mettre des espaces dans les noms de champ sous Access: on se dispense ainsi de taper des crochets pendant toute la vie de la BDD... Le fait d'avoir enregistr les relations (jointures) une fois pour toutes au dpart nous Expliquer lintrt des relations enregistres dispense ensuite de les recrer lors de chaque nouvelle requte. Mais la raison principale pour enregistrer durablement des relations entre les tables est entre les tables, au moment de crer de nouvelles requtes ailleurs : en crant des relations permanentes, on demande Access d'appliquer l'intgrit rfrentielle (voir ce mot), ce qui active de trs prcieux contrles ! Basculer rapidement du mode Cration au mode Feuille de donnes avec la souris Un seul simple clic sur l'outil en haut gauche suffit zapper (pas besoin de drouler la liste avec la petite flche noire droite de l'outil). Une autre technique vous plaira peut-tre beaucoup : les lettres acclratrices : ALT + A ffichage, puis C ration ou ALT A, M ode formulaire... a va trs vite quand on a compris !
Access Utiliser
5, 11, 39, 41, 43, 49, 51, 55
Access Access
Access Utiliser
9, 37, 51
Access Utiliser
Access
41, 43, 45
Access Utiliser Access Utiliser Access Utiliser Access Utiliser
Access
13, 17, 23, 51, 61
Access
Basculer rapidement du mode Cration au mode Feuille de donnes avec le clavier
Un double clic sur un champ dpose ce champ dans la premire colonne libre droite, Requte en mode Cration : choisir les (mme si cette colonne est invisible, pour l'instant) champs affichs dans la rponse : un par un On peut aussi glisser sur le champ voulu jusqu' une colonne de la grille, ce qui permet de choisir dans quelle colonne afficher le champ (on choisit l'ordre). Requte en mode Cration : choisir les champs affichs dans la rponse : par groupe Commencer par slectionner plusieurs champs d'une table, avec CTRL ou MAJ, puis glisser une ligne du groupe jusqu' la grille.
Access
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Access
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QBE = Query By Exemple , interrogation par l'exemple. L'expression vient des premiers temps de l'informatique : autrefois, les premiers logiciels permettaient d'interroger un fichier en prsentant un formulaire de saisie vide et l'oprateur pouvait remplir sa guise tel ou tel champ avec un exemple, puis lancer la commande qui filtrait le fichier et ne montrait plus que les fiches correspondant l'exemple saisi. Aujourd'hui, il n'est plus possible d'utiliser Access exactement de cette manire. Mais on appelle quand mme (indment ) "QBE" le mode Cration d'Access , celui o l'on voit la grille des critres et o l'on peut, c'est vrai, saisir un exemple de valeur pour crer une contrainte : par exemple, saisir l'exemple Marseille dans la colonne Ville, pour interroger la table sur les clients marseillais.
Access Utiliser
Access
Expliquer ce qu'est le "mode QBE"
Indiquer croissant ou dcroissant sur la ligne tri des colonnes voulues dans la grille de requte. Les tris seront effectus de gauche droite : il faut donc prsenter les champs dans Crer une requte : Mettre en ordre la l'ordre logique voulu. rponse de la requte. Combinaisons des tris. Si on a besoin d'un ordre diffrent des colonnes dans la rponse, on peut dplacer les colonnes en mode Feuille de donnes... L'ordre de tri dpend de l'ordre des colonnes de la grille de requte en mode Cration (et non pas de l'ordre des colonnes de la rponse en mode Feuille de donnes ). Tous les tris ne sont pas compatibles entre eux : pour pouvoir trier une deuxime fois, il faut que le premier tri ait cr des "paquets" (des groupes), et c'est l'intrieur de ces paquets que le deuxime tri travaillera Mais si un tri ne cre pas de paquets (si toutes les valeurs sont distinctes), le tri suivant va tre sans effet. Par exemple, je peux trier les clients par ville puis par nom, car le tri par ville va faire des paquets, et on peut trier par nom l'intrieur de chaque ville. Mais je ne peux pas trier par nom puis par ville, car le tri par nom ne fait pas de paquets... Dans ce cas, le tri par ville n'aura pas d'effet : on ne le verra pas.
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Trier le rsultat d'une requte : reprer les combinaisons logiques de tris et les combinaisons absurdes
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il suffit de taper une condition raliser sur la ligne Critres des colonnes voulues. Cette condition peut tre : une simple valeur comparer (texte entre guillemets, nombre sans guillemets), Crer une requte : dfinir des contraintes Un autre champ (entre crochets) comparer Ou une expression (formule) quelconque capable de rendre Vrai ou Faux pour qu'Access puisse savoir s'il retient la ligne dans la rponse ou pas... gal = diffrent de <> Crer une requte : utiliser un des six > oprateurs de comparaison (gal, diffrent, strictement suprieur suprieur, infrieur, suprieur ou gal, infrieur suprieur ou gal >= ou gal) infrieur < infrieur ou gal <= Valeurs numriques sans guillemets : 128,87 Crer une requte : respecter la syntaxe des Chanes de caractres (textes) avec guillemets : "Antibes" constantes : numriques, textes, dates, Date la franaise (J M A) entre guillemets : "2/12/2003" boolennes Valeurs boolennes sans guillemets : vrai, faux, oui, non... Mettre en page la feuille de rponses : marges, orientation Contrler en aperu une feuille de rponse et imprimer la totalit Imprimer une partie de la feuille de rponse de la requte : certaines pages ou les enregistrements slectionns En mode Feuille de donnes (dans une table, dans un formulaire ou dans une requte...) : Fichier, Mise en page... En mode Feuille de donnes (dans une table, dans un formulaire ou dans une requte...) : Fichier, Aperu puis simple clic sur le bouton de l'imprimante. En mode Feuille de donnes (dans une table, dans un formulaire ou dans une requte...) : Fichier, Imprimer... (plutt qu'un simple clic sur le bouton de l'imprimante). Prparer l'cran pour qu'on voie bien toutes les tables en entier, toutes les colonnes et leur rglages, dimensionner les fentres et les volets comme il faut (ventuellement restaurer et dimensionner la fentre d'Access pour que cette fentre ne soit pas trop grande)... Puis, copier l'cran avec la touche Imprcran (PrtScr) qui place l'image de l'cran dans le presse-papiers. (ventuellement taper ALT+Imprcran pour ne capturer que la fentre active)... Puis, lancer Word (pas la peine de fermer Access : lancer directement Menu Dmarrer, Programmes, etc.), slectionner le point d'insertion, puis coller l'image avec CTRL+V (ou bien Edition, Collage spcial pour contrler le fait que l'image soit dissocie du texte ou pas)... ventuellement rogner l'image pour enlever les bords inutiles, redimensionner, positionner dans la page, rgler l'habillage (voir ce mot) si le texte fuit tout autour de l'image...
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Imprimer la requte en mode cration : copies dcrans et mise en page sous Word pour prsenter ces crans
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Expliquer lutilit de la valeur par dfaut sur certaines rubriques : principe et exemple

La proprit Valeur par dfaut permet de dispenser l'oprateur de saisir la valeur la plus frquente. Par exemple, si la plupart de mes clients habitent Marseille, je vais donner au champ Ville de ma table CLIENTS la valeur par dfaut "MARSEILLE", ce qui m'vitera de le saisir, sans m'interdire de taper autre chose en cas de besoin. Access enregistre sur disque toute nouvelle donne dans les tables, ds la sortie de la ligne en cours, sans avoir enregistrer la main. Les donnes sont ainsi bien protges. Par contre, les formes donnes aux tables, aux requtes, aux formulaires et aux tats mritent moins de protection et sont soumises au mme rgime que tous les documents : il faut enregistrer (CTRL + S) de temps en temps.
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13, 37, 57, 59
Expliquer linutilit de lenregistrement du contenu des tables, mais la ncessit de lenregistrement de la forme des tables, des requtes, des formulaires
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Expliquer ce quinterdisent les contrles dintgrit rfrentielle
En cochant simplement Appliquer lIR , Access va INTERDIRE : Toute saisie incohrente du ct (ct "plusieurs") : Par exemple, Access interdira la saisie dune commande si le code client tap dans la commande nexiste pas dans la table Clients. Toute modification de lidentifiant ct 1 sil existe des enregistrements correspondants ct . Par exemple, si on veut changer le code du client Duracuire (pour lui donner le code DURA123 la place de 123, par exemple), Access va interdire la transformation de ce code sil existe dj une commande (ou plus !) au nom de ce client. Toute suppression denregistrement du ct 1 sil existe des enregistrements correspondants du ct . Par exemple, Access va interdire la suppression du client Duracuire sil existe dj des commandes au nom de ce client. Ce contrle est simple mais contraignant : des oprations utiles sont interdites, ce qui peut tre parfois gnant. Do la possibilit de MAJ ou supprimer en cascade, rglages qui donnent de la souplesse aux contrles tout en assurant la cohrence de la base. L'ordre des enregistrements (des lignes) dans une table n'a pas d'importance car on n'affiche pas tel quel le contenu des tables : on passe par une requte, un formulaire ou un tat Pas moyen, donc, de dplacer une ligne dans une table Access . Tout au plus pouvonsnous trier l'ensemble des lignes sur telle ou telle colonne. C'est tout. Astuce : si vous voulez forcer un ordre spcial (indpendant des colonnes existantes), il faut ajouter une colonne (un champ) "RANG", puis saisir des rangs selon l'ordre voulu, et enfin trier sur cette colonne. Chaque requte est une question, bien spare du corpus de la base (les tables). C'est pourquoi Access ne protge pas autant les requtes que les tables : si on perd une requte, on ne perd pas de donnes, car les requtes ne contiennent aucune donne (malgr l'apparence). Donc, c'est nous d'enregistrer nos requtes : CTRL + S de temps en temps. Pour n'accepter que les lignes pour lesquelles un champ est compris entre deux valeurs, il faut prvoir un critre ENTRE (1re valeur) ET (2me valeur). Exemple sur le champ DateLivraison : Entre "1/1/2003" Et "31/12/2003" Exemple d'utilisation astucieuse pour paramtrer un champ date : Entre [Du] Et [au] Cette technique ne fige pas les dates limites et interroge l'oprateur lors de chaque excution de la requte. Il est important de savoir paramtrer ses requtes au maximum. quivalent SQL : BETWEEN AND ... Prvoir une clause COMME avec un intervalle de valeurs entre crochets [ et ] et spares par un tiret - : pour taper les crochets, il faut utiliser la touche AltGR ( droite de la barre d'espace) en combinaison avec les touches parenthses Exemple : pour montrer tous les clients dont le nom commence par une lettre comprise entre A et M : comme "[A-M]*" (Remarquez bien le joker toile derrire les crochets et dans les guillemets.) quivalent SQL : LIKE ...
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Expliquer linutilit et limpossibilit de dplacer une ligne (autrement que par tri)
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Expliquer la ncessit denregistrer les requtes ( tables)
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Crer une requte : N'accepter que les lignes pour lesquelles un champ est compris entre deux valeurs : prvoir un critre ENTRE ET
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Crer une requte : Exprimer une contrainte incluant un intervalle de valeurs
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Pour n'accepter que les lignes pour lesquelles un champ comprend un texte connu quel que soit le texte restant, on remplace les parties inconnues par des jokers * ou ? et on utilise un critre COMME. Crer une requte : N'accepter que les lignes Le point d'interrogation ? remplace un caractre isol inconnu pour lesquelles un champ comprend un texte Exemple : Comme "gr?s"va retenir gras, gros, gris, mais pas groins. sans qu'on connaisse le reste : prvoir une L'toile * remplace un groupe de caractres inconnus. clause COMME avec des jokers * ou ? Exemple : Comme "gr*s" va retenir gras, gros, gris, et groins. quivalent SQL : LIKE ... Prvoir une clause DANS et une liste de valeurs possibles spares par des pointsvirgules et entre parenthses. Exemple, pour ne retenir que les villes Paris, Rio et New York : Dans("Paris";"Rio";"New York") quivalent SQL : IN( , ..., ) mme syntaxe, mais avec des virgules. En mode Cration, les contraintes places sur la mme ligne de Critres sont associes par l'oprateur logique ET. Pour combiner les contraintes avec OU, il faut les placer sur des lignes Critres diffrentes. En SQL, on utilise les mots AND et OR entre les conditions balises par des parenthses.
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Crer une requte : Exprimer une contrainte correspondant une liste de valeurs possibles
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Crer une requte : associer les contraintes avec ET ou OU
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Crer une requte : Combiner des clauses ET Utiliser les parenthses pour forcer l'ordre des combinaisons. et OU En mode Cration : Affichage, Proprits, Valeurs distinctes : Oui En mode SQL, ajouter le mot DISTINCT derrire le mot SELECT.
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Crer une requte : Masquer les lignes en doublons Crer une requte : Masquer laffichage dune colonne utile, pour appliquer une contrainte sur un champ non affich (indsirable) dans la rponse
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En mode Cration : dcocher la case Affich de la colonne voulue... En mode SQL, ne pas citer le champ dans la clause SELECT.
En mode Cration : Affichage, Oprations pour ajouter la ligne Opration dans la grille, puis : choisir Regroupement sur tous les champs sans calcul, choisir Somme, Compte, Moyenne, Min ou Max sur la ou les colonnes de synthse, et choisir O sur la ou les colonnes portant des contraintes mais pas des calculs. Choisir Expression sur tous les champs calculs. En mode SQL : prvoir une fonction SUM ou COUNT ou AVG ou MIN ou MAX dans la Crer une requte : Regrouper des lignes de clause SELECT pour spcifier le calcul et le champ, prvoir une clause GROUP BY la fin de la requte pour dire comme fabriquer les paquets (champ de regroupement), et prvoir rponse et effectuer des synthses : dcompte, somme, mini, maxi, moyenne ventuellement une clause HAVING pour imposer une contrainte aux paquets crs par GROUP BY. Exemple : SELECT Ville, Count(Socit) AS [Nb de clients] FROM Clients GROUP BY Ville HAVING Count(Socit)>=2 ORDER BY Count(Socit) DESC; la place de la constante "en dur", taper entre crochets [ et ], un message d'invite. Ce message sera trait comme un champ inconnu et sa valeur sera celle tape par l'oprateur lors de chaque excution de la requte. Par exemple, pour afficher les clients d'une ville variable ( taper lors de l'appel de la requte), au lieu de taper le nom de la ville en dur dans la requte ("Paris" par exemple), on tape [Tapez le nom de la ville en Entre. Merci]. Lors de l'excution de la requte, ce message sera affich, et si l'oprateur rpond Madrid , la requte remplacera le champ inconnu par la constante "Madrid" puis rendra le rsultat correspondant cette contrainte. Crer une requte : Paramtrer une requte En SQL, c'est pareil : pour que loprateur soit invit saisir une Exemple pour utiliser les jokers et permettre l'oprateur de ne taper qu'un fragment de la variable de contrainte lors de chaque excution constante cherche : SELECT Ville, Socit AS [Raison sociale], Tlphone FROM Clients WHERE Ville Like "*" & [Tapez un fragment du nom de la ville (Entre pour toutes)] & "*" ORDER BY Ville, Socit; Autre exemple de critre trs astucieux sur un champ date : Entre [Du ...] Et [au ...]
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En mode Cration, choisir une colonne vide, commencer par taper le nom donn au rsultat sans crochet et suivi du signe deux-points puis exprimer le calcul en mettant les champs utiles entre crochets. Exemple : CA TTC:[PU]*[Qt]*1,196 En SQL, tout se passe dans la clause SELECT : on formule le calcul, puis on lui donne un nom avec la clause AS (attention utiliser le point dcimal en SQL, car on travaille " l'anglaise"... Attention aussi placer le nom du rsultat entre crochets. Exemple : SELECT [PU]*[Qt]*1.196 AS [CA TTC] ... En mode Cration, taper le titre de colonne voulu sans crochet et suivi du signe deuxpoints devant le nom du champ. Exemple : Raison sociale:Socit En SQL, utiliser une clause AS dans la clause SELECT (en SQL, penser mettre le nom de colonne entre crochets s'il comporte plusieurs caractres). Exemple : SELECT Socit AS [Raison sociale] Slectionner la requte source, puis Insertion, Requte, mode Cration puis piocher dans les champs de la premire requte exactement comme si c'tait une table. En SQL, c'est pareil : on cite les requtes exactement de la mme faon que les tables.
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Crer une requte : prvoir des champs calculs, partir dautres champs
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Crer une requte : renommer une colonne, nommer un rsultat
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Alimenter une requte par une premire requte : imbriquer des requtes
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Regrouper des donnes sur plusieurs critres, mener une analyse croise
Insertion, Requte, Assistant Requte Analyse croise Slectionner les lignes supprimer en crant une requte slection (c'est--dire une requte normale). Puis, quand on est bien sr que le rsultat (rponse affiche en mode Feuille de donnes ) correspond bien aux lignes supprimer, il faut transformer la requte slection en requteaction : menu Requte, Requte suppression Puis, si on est bien sr de son coup (ce ne sera pas controlzdable..), on lance Requte, Excuter la requte... Slectionner les lignes mettre jour en crant une requte slection (c'est--dire une requte normale). Puis, quand on est bien sr que le rsultat (rponse affiche en mode Feuille de donnes ) correspond bien au lignes corriger, il faut transformer la requte slection en requteaction : menu Requte, Requte Mise jour : une nouvelle ligne apparat dans la grille... Puis, spcifier les nouvelles valeurs (constantes ou calcules) sur la nouvelle ligne Mise jour... Puis, si on est bien sr de son coup (ce ne sera pas controlzdable..), on lance Requte, Excuter la requte...
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Supprimer un groupe de lignes dans une table (avec une requte)
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Mettre jour un groupe de lignes dans une table (avec une requte)
Crer une requte : trouver les lignes d'une table sans correspondance avec les lignes d'une autre table (liste des clients n'ayant rien command, par exemple)
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Insertion, Requte, Assistant Requte de non correspondance
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Crer une requte pour trouver les doublons Insertion, Requte, Assistant Requte Trouver les doublons dans une table Une requte rflexive ne peut tre cre que sur une table qui le permet, c'est--dire une table qui contient une clef externe visant son propre identifiant : par exemple, dans la table Employs, il y a une clef externe [#Rend compte ] qui permet de mmoriser un numro d'employ : le numro du chef de l'employ courant. Pour crer une requte rflexive, il faut afficher deux occurrences (deux exemplaires) de la mme table (deux fois Employs, par exemple), puis renommer (clic droit Proprits sur la table en mode Cration ) ces tables pour montrer leur spcificit (une qui s'appelle Chefs (ct 1 de la relation) et l'autre qui s'appelle Subordonns (ct plusieurs), par exemple)... puis crer la relation entre les deux tables : glisser de l'identifiant vers la clef externe (ou l'inverse).
Crer une requte rflexive, avec une relation dune table vers elle-mme. Par exemple, la liste des chefs, avec leur quipe (toutes ces personnes sont dans la mme table Employs )
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Exporter une table entire d'Access vers un classeur Excel
Slectionner la table, puis menu Fichier, Enregistrer sous/Exporter Slectionner la requte dans la fentre principale (BDD), puis Copier : CTRL + C Slectionner le classeur de destination et une feuille vide (de prfrence), dition, Collage spcial avec liaison Excel cre une formule matricielle (encadre d'accolades) du genre : =MSAccess|'C:\MESDOC~1\MaBase.mdb;Query MaRequte'!All
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Exporter une requte entire d'Access vers un classeur Excel, en gardant un LIEN permanent
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Slectionner les lignes voulues, soit en glissant sur les lignes voulues directement dans la table Access, soit en crant une requte Exportation dune partie de table seulement et en slectionnant toutes les lignes de la Feuille de donnes : CTRL+A, Copier ces lignes au presse-papiers : CTRL+C, d'Access vers Excel puis lancer ou activer Excel, slectionner le point d'insertion, puis Coller les lignes avec CTRL+V. Ne cherchez pas d'opration manuelle pour sauver la BDD partir d' Access . En effet, Sauvegarder la BDD : expliquer le principe du Access sauvegarde tout seul les donnes saisies (ce qu'il y a dans les TABLES), sans fichier unique souvent sauv sans lancer de qu'on lui demande, dans un fichier unique. commande Il ne fait pas cette sauvegarde automatique pour les objets comme les requtes, les formulaires ou les tats, pour lesquels CTRL + S est donc bien utile. Pour crer une copie de sauvegarde d'une BDD Access, on ne peut pas utiliser Enregistrer sous, comme on le ferait sous Excel ou Word. Il faut lancer l'Explorateur (Touche WINDOWS + E), slectionner la BDD (c'est un fichier Crer une copie de sauvegarde d'une BDD Access dont l'extension est MDB, M icrosoft D ata B ase ), puis taper CTRL + C, puis slectionner ventuellement un autre lecteur, puis taper CTRL + V, ce qui ralise une copie via le presse-papiers. Nettoyer une base de donnes (allger la BDD en supprimant rellement les donnes qui, jusque-l, n'avaient t supprimes que virtuellement) Outils, Utilitaires de base de donnes, Rparer une base de donnes Cette commande peut diminuer la taille de la BDD de faon spectaculaire. En effet, Access ne supprime pas rellement tout ce qui est dtruit par l'oprateur. C'est cette commande ( lancer donc priodiquement) qui dgraisse la BDD en profondeur.
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CRER une BDD : ANALYSER le besoin

Avant de crer une BDD sous Access, il faut bien analyser les besoins, et organiser les informations lmentaires en TABLES dans lesquels on vitera les oublis et les rptitions. Expliquer les enjeux de lanalyse pralable, les risques dincohrence Ces tables seront lies de faon permettre d'accder toutes les informations. Si on se trompe au stade de l'analyse, on rend incohrente la BDD, ce qui peut trs bien la rendre inutilisable, et mme dangereuse si on lui fait confiance tort. Pour analyser une BDD, il faut commencer par la fin et tudier les documents que l'on veut obtenir quand tout sera programm : un devis, une commande, une facture, une fiche de paie Observer les documents de sortie dsirs et Dans ces documents, on isole les informations lmentaires que l'on regroupe dans une regrouper les informations lmentaires en liste appele Dictionnaire des donnes. Ensuite, on regroupe par nature ces informations lmentaires en TABLES, qu'il faudra tables relier entre elles par des RELATIONS. Chaque relation mmorise un "pont logique" entre l'identifiant d'une table et une clef externe place dans une autre table. Chaque table doit possder un identifiant qui est une rubrique (un champ, un attribut) sans doublon qui permet d'identifier coup sr une et une seule ligne de la table (un et un seul enregistrement du fichier). Exemple : le numro de client ou la rfrence du produit... C'est celui qui analyse le problme de dcider quel sera l'identifiant de chaque table, et pour cela, il doit choisir quelquefois entre plusieurs rubriques candidates (candidates la haute fonction d'identifiant). Certains candidats sont vite limins car ils peuvent prsenter des doublons : nom de famille, adresse, code postal, ville, tlphone, etc. Souvent, l'identifiant est un numro, mais pas toujours ! Quelquefois, l'identifiant est double ou triple, c'est--dire compos de plusieurs rubriques qui, ensemble, sont identifiantes et sur lesquelles aucun doublon de combinaison n'est accept. Exemple : #NumCommande + #NumProduit pour identifier une ligne de commande.
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3, 5
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Identifier une table : choisir la clef primaire (expliquer le rle de l'identifiant et les contraintes connatre)
5, 11, 39, 41, 43, 49, 51, 55
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Un des grands principes fondateurs des bases de donnes relationnelles est qu' il ne faut pas mmoriser plusieurs exemplaires (plusieurs occurrences) de la mme information lmentaire, sinon on finit par ne pas savoir o est la bonne information, la Expliquer la rgle de la non redondance : pas plus rcente... de rptition Par exemple, on ne mmorisera l'adresse du client qu' un seul endroit : dans la table Clients... et chaque fois qu'on en aura besoin, on ira dans cette table-l, et pas dans une autre, pour rcuprer cette info.
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L'ordinateur est une machine calculer, trs rapide, sur laquelle l'espace disque est relativement limit. Chaque fois qu'une information est facilement recalculable, on ne la mmorise pas (dans les tables), pour gagner de la place sur le disque, et pour tre sr d'avoir un rsultat jour (calcul le jour-mme de la consultation) : on se contente de mmoriser les donnes de base pour le calcul... et on demandera l'ordinateur de refaire le calcul toute vitesse chaque fois qu'on en aura besoin. Par exemple, on mmorisera le montant brut et le taux de la remise, mais pas le montant de la remise (qui se recalcule facilement tout moment, par multiplication). Par contre, il faut bien mmoriser les rgles des calculs utiles : c'est dans les requtes, dans les formulaires, dans les tats et dans les modules VBA que seront dfinis ces calculs, mais sans mmoriser les rsultats (le plus souvent). En gnral, chaque fois qu'une information est facilement recalculable, on ne la mmorise pas, pour gagner de la place sur le disque. Cependant, quelquefois, les donnes de base changent avec le temps (les prix par exemple), ce qui rend compliqu (ou mme impossible) un recalcul aprs-coup... Dans ces cas-l, il faut mmoriser l'information calcule. Par exemple, in ne suffit pas de mmoriser le code produit pour accder son prix, car le prix de la table Produits est le prix actuel ! il ne permet pas du tout de recalculer les montants d'il y a six mois ou un an... Il faut donc, dans chaque ligne de facture, mmoriser le code produit et le prix (celui du jour de la transaction) pour pouvoir recalculer plus tard le montant de la ligne malgr les variations de prix. Une fois les TABLES cres, il faut tablir entre elles des RELATIONS. Dans une base de donnes, il n'y a QUE des relations de Un Plusieurs (qu'on appelle des CIF quand on n'en est qu'au stade du modle conceptuel). Il faut donc chercher ces CIF : on se place intellectuellement sur une table A, et on se pose la question : "est-ce que, pour une ligne de cette table A, j'ai au maximum une ligne de cette table B ?" (oui ou non). Puis, je pose la question dans l'autre sens : "est-ce que, pour une ligne de cette table B, j'ai au maximum une ligne de cette table A ?" (oui ou non). Si j'ai dit "oui" une des deux questions, j'ai affaire une CIF. Ce sera une relation de Un plusieurs. Si j'ai dit "oui" aux deux questions, c'est une relation de Un Un, et je me suis probablement tromp en divisant la table en deux, alors que ce doit tre une seule et mme table (les relations de 1 1 sont trs rares). Les relations de un un sont trs rares. Elles existent souvent pour allger des tables frquemment consultes et donc acclerer les traitements. Par exemple, si on veut mmoriser la photo des salaris, on vitera de mettre le champ Photo (lourd en octets) dans la table Salaris pour ne pas manipuler des millions d'informations inutiles chaque utilisation de la table Salaris. Dans ce cas, on peut crer une table spciale PhotosDesSalaris qui ne contient que deux champs : l'identifiant des salaris et leur photo. C'est alors une relation de un un entre les deux identifiants qui permet de lire la photo sans se tromper, mais seulement quand on en a besoin. Un clef externe (aussi appele Clef trangre ) est une rubrique (un champ, un attribut) charge de mmoriser l'identifiant d'une autre table. C'est le moyen de mmoriser une relation entre deux tables (une CIF, une relation de Un plusieurs ). En fait, ce type de champ est absolument essentiel : toute la structure de la BDD ne tient que grce ce ciment logique de ces relations mmorises dans des clefs externes ! Souvent, pour bien reprer ces rubriques fondamentales, on ajoute un signe dise # dans leur nom de champ.
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Expliquer la rgle de la non mmorisation des informations calcules.
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Expliquer les exceptions la rgle de la non mmorisation des informations calcules
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Chercher les relations simples : de un plusieurs (CIF)
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Donner des exemples de relations de 1 1
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Expliquer le concept de clef externe ou clef trangre
5, 39, 41, 43, 45, 49, 51, 55
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Les clefs externes (clefs trangres) sont des rubriques importantes : ce sont elles qui permettent de mmoriser les relations qui unissent les tables. Pour rendre la structure plus lisible, on place souvent, par convention, un dise # dans le Expliquer le rle du dise # dans le nom des nom des clefs externes pour bien les reprer parmi les autres rubriques. clefs externes Accessoirement, le fait de nommer une clef externe d'un nom lgrement diffrent de l'identifiant vers lequel elle pointe permet d'allger la syntaxe lorsqu'on rdige une requte en SQL car alors on n'a pas besoin de spcifier le nom des tables devant le nom des champs.
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Poser d'abord la question "est-ce que, pour une ligne de cette table A, j'ai au maximum une ligne de cette table B (oui ou non) ? ". Poser ensuite la question inverse : "est-ce que, pour une ligne de la table B, j'ai au maximum une ligne de la table A (oui ou non) ?". Si on a rpondu Non ("Plusieurs") dans les deux sens, on a alors affaire une relation de plusieurs plusieurs Une BDD ne peut pas mmoriser telle quelle une relation de plusieurs plusieurs : il faut dcomposer cette relation en deux relations de Un plusieurs (deux CIF) en crant une table intermdiaire, elle-mme lie aux tables A et B par des CIF. Par exemple, "pour une facture, on peut avoir plusieurs produits" et "un produit peut apparatre sur plusieurs factures" . Il n'y a donc pas de relation simple (de 1 ). Mais en crant une table intermdiare Lignes de factures , on dcompose la relation complexe en deux relations simples, matrialises par deux clef externes dans cette table intermdiaire : #NFact qui pointe vers une et une seule facture, et #NProd qui pointe vers un et un seul produit. Des tables correctement nommes et regroupant des rubriques (proprits, attributs) sans oublis ni redondances, pas d'information facilement recalculable, l'identifiant repr et soulign, des relations cohrentes entre identifiants et clefs externes, des cardinalits plausibles
Dcomposer une relation complexe (de plusieurs plusieurs) en plusieurs relations simples (de un plusieurs)(CIF), avec cration d'une table intermdiaire (CIM)
Access Tables Access Analyser
Access
Access Analyser
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Prsenter un modle conceptuel cohrent

(MCD ou modle physique)
3, 5
Access
CRER une BDD : les TABLES

On nomme une BDD ds le dpart, alors qu'elle est encore vide et qu'on n'a encore rien cr C'est une diffrence avec Word, Excel et tous les autres logiciels qui permettent de Choix dun nom et dun dossier ds le dpart travailler fort longtemps sans sauvegarder sur disque On ne pourra d'ailleurs pas non plus, aprs coup, changer le nom de la BDD partir d'Access (il faudra passer par l'Explorateur). Renommer, copier ou supprimer nimporte quel objet de la BDD (table, formulaire, requte, tat) D'abord slectionner l'objet (table, requte, formulaire) dans la fentre principale (BDD), puis: Renommer : F2 Copier : CTRL + C, puis CTRL + V Supprimer : touche SUPPR Insertion, Table, Mode Feuille de donnes Puis on tape directement les valeurs des diffrents champs C'est rustique Pour donner un nom aux champs, il suffit de double cliquer sur le titre de la colonne Mais pour modifier le type d'un champ, il faut passer en mode Cration : Affichage, Cration... Autant commencer par l tout de suite, c'est plus srieux...
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Access Tables
Access Tables
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Crer une table, directement en mode Feuille de donnes (liste de saisie), pour aller vite
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Insertion, Table, Mode Cration Dans ce mode, on peut prciser pour chaque champ (chaque future colonne) : - le nom : il vaut mieux viter les espaces (bien que ce soit possible) pour se simplifier la vie plus tard Penser aussi ajouter un dise # aux clefs externes. - le type : texte, numrique, boolen (logique oui/non) : il faut bien penser choisir le type liste de choix (liste droulante la saisie) pour les clefs externes, utiliser l'Assistant et choisir de montrer l'identifiant de la table lie plutt que de le masquer. - les proprits selon le type : longueur max, format (dcimales), valeur par dfaut, Crer une table en mode Cration pour bien contrle de saisie, indexation (on n'indexe que les champs qui sont destins servir de matriser la structure de la table clef de tri ou d'extraction) avec ou sans doublons... - les observations o il est conseill de taper un rsum des proprits essentielles, pour tout afficher sur une ligne. De cette faon, on n'a pas slectionner la ligne pour visualiser les rglages de cette ligne dans le volet du bas. On pensera dsigner un champ (une rubrique, un attribut) comme clef primaire (identifiant). On pensera aussi donner un nom la table en MAJUSCULES, ce qui aidera distinguer d'un coup d'il les TABLES des autres objets qui leur ressemblent (les requtes notamment). Dans l'cran du mode Cration des tables, on se dplace avec : Entre ou TAB pour avancer, MAJ+TAB pour reculer, F6 pour changer de volet, les flches pour changer de ligne, ALT+BAS pour dvelopper ou masquer une liste droulante Touche F11 (CTRL + F6 pour ractiver le fentre prcdente).
Access Tables
Access
9 15, 25, 27, 37, 39
Access Tables
Access
Bien utiliser le clavier pour me dplacer dans lcran de la structure des tables
Access Tables
Access
Appeler la fentre BDD au clavier, tout moment
81, 93
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Prcieu
JE SAIS
Changer donglet au clavier (fentres et botes de dialogue)

CTRL + TAB et CTRL + MAJ + TAB
Access Tables Access Tables
Access
Access
Transformer un champ en clef primaire
Slectionner la ligne, puis cliquer sur la petite clef jaune sur la barre d'outils (ou bien utiliser le menu Edition, Cl primaire).
11, 25, 37
Choisir (et justifier) le type de la clef primaire : type compteur (NumAuto ) ou autre type (et justifier mon choix)
La clef primaire n'accepte pas de doublons. Souvent, on donne le type NumAuto aux clefs primaires pour qu'Access prenne en charge la numrotation, ce qui vite l'oprateur de saisie de tenir un registre des numros dj donns pour calculer lui-mme le prochain.... Mais le type NumAuto ne convient que si la numrotation n'a aucun sens, c'est--dire si l'entreprise se contente d'un code non significatif. Mais ds qu'on veut pouvoir intervenir sur les identifiants, en changer, attribuer une signification aux parties du code... il faut choisir un type Numrique, ou mieux, le type Texte pour une totale libert dans la codification (le type Texte accepte les textes, mais aussi les chiffres et tous les caractres spciaux : type Texte = Alphanumrique ). Un problme important du type NumAuto est qu'il cre des TROUS dans la numrotation, ce qui est inacceptable dans de nombreux cas, comme les factures par ex. Pour une solution de champ calcul mais sans trou, voir le manuel sur Access, p. 27, 37, et surtout 59 : programmer le contrle de formulaire NFacture en lui donnant une Valeur par dfaut: MaxDom("[NFacture]";"[FACTURES]")+1
Access Tables
Access
9, 11, 25, 27, 37, 59
Expliquer les principaux type et soustypes des champs des tables d'Access
Le type Texte accepte tout et n'importe quoi, ce qui est une force (c'est d'ailleurs le type par dfaut ), mais aussi une faiblesse : contrle de saisie difficile, calculs impossibles... Le type Numrique pour les champs qui vont servir de base des calculs. Sous-types importants = Entier, Entier long, Rel Double... Le type Date/Heure qui permettra la fois de contrler facilement la saisie des dates, leur format, et aussi de raliser des calculs sur les dates (ces calculs sont particuliers). Le type Montaire qui reprend la monnaie courante du Poste de travail (Panneau de config, Options rgionales...). Le type Oui/Non (logique, boolen) qui permet de prvoir une simple bascule deux tats. Le type NumAuto qui permet de confier Access le soin d'attribuer automatiquement un numro de plus en plus grand, sans JAMAIS rutiliser un n dj attribu. le type Liste de choix qui permet pour les clefs externes de relier les valeurs possibles du champ en cours aux enregistrements d'une autre table et de proposer l'oprateur de saisie une liste droulante cohrente et fiable. Type Mmo pour les observations et remarques diverses : grande capacit mais pas de tri sur ce champ.
Access Tables
Access
11, 25, 27, 37, 39
Access Tables Access Tables Access Tables
Access
Rgler le format daffichage du champ : espaces entre les milliers Rgler le format daffichage du champ : dcimales
Choisir la proprit Format : Standard.
Access
Saisir le nombre de chiffres voulus aprs la virgule dans la proprit Dcimales du champ slectionn. Proprit Format : > Le signe "suprieur " dit majuscules forces l'affichage , mais le texte rellement mmoris dans le champ garde la casse de la saisie. Utile dans les noms de VILLES ou de NOMS PROPRES. Proprit Format : < Le signe "infrieur " dit minuscules forces l'affichage, mais le texte rellement mmoris dans le champ garde la casse de la saisie. Utile dans les adresses WEB et E-mail. On ne peut pas rgler dans les tables le texte de la barre d'tat. Il faudra donc utiliser un formulaire pour grer la proprit Texte barre d'tat. Ce formulaire aura exactement l'aspect d'une table si on le prsente en mode Feuille de donnes, mais avec, en plus, toutes les possibilits de contrle de saisie et d'affichage de messages d'aide qu'offrent les formulaires. Proprit Valeur par dfaut sur la ligne du champ de la table en mode Cration.
Access
Rgler le format daffichage du champ : majuscules forces
25
Access Tables
Access
Rgler le format daffichage du champ : minuscules forces
24
Access Tables
Access
Rgler laffichage dun message sur la barre dtat quand le curseur passe sur le champ
Access Tables
Prvoir une valeur standard pour un champ de table qui dispense l'oprateur de la saisie pour le cas le plus frquent
Access
13, 37, 57, 59
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Prcieu
JE SAIS

Selon que le type du champ soit Texte ou Numrique : Proprit Valide si <>"" (diffrent de chane vide ) ou Valide si <>0 (diffrent de zro) On pourra alors dfinir la proprit Message si erreur pour rdiger un message clair qui invite l'oprateur saisir le champ obligatoire. On peut aussi utiliser la proprit Null interdit : oui mais cette proprit ne permet pas de personnaliser le message en cas d'oubli de saisie. Attention, Null signifie Invalide en anglais : manquant ou inconnu. Faux ami : Null avec deux L ne signifie pas nul, vide. Proprit Valide si : exprimer une condition avec des comparateurs (>, >=, <, <=, =, <>) ou avec des fonctions d'Access comme IN. Exemple : Valide si : In("Neuf";"Occasion") pour n'accepter que deux valeur possibles la saisie. Il faudra alors dfinir la proprit Message si erreur pour rdiger un message clair qui invite l'oprateur saisir le champ obligatoire. Remarque importante : pour limiter la saisie d'un champ une liste, il est infiniment prfrable de crer part une petite table de ces valeurs, de donner au champ limit le type Liste de choix, puis de crer une relation entre les deux tables en demandant d'appliquer l'intgrit rfrentielle : toute mise jour de la table modifiera ensuite la liste droulante ! On ne peut pas faire plus simple pour l'utilisateur ! Autre remarque : ce champ limit une valeur de table externe s'appelle une clef trangre (ou clef externe). Par convention et pour des raisons fortes de lisibilit, on place souvent un dise # dans le nom de ces champs. Proprit Indexer... Indexer un champ, c'est demander Access de tenir part, de faon invisible, une sorte de sommaire des valeurs de ce champ, pour acclrer les accs directs lis ce champ : on rend ainsi les tris et les slections sur ce champ beaucoup plus rapides, mais au prix d'une augmentation sensible de la taille de la base (en volume, chaque champ index ajoute l'quivalent de deux colonnes la table). En gnral, on indexe les noms, les codes et les dates (pour acclrer les tris), mais on n'indexe pas les adresses ou les champs mmo (aucun tri ou slection prvisible : inutile de perdre de la place pour a).
Access Tables
Access
Rendre obligatoire la saisie dun champ, dans une table
9, 12, 24, 35, 37, 39
Access Tables
Access
Prvoir des rgles de validation et des messages derreur
39, 113
Access Tables
Access
Indexer un champ dans une table, et le justifier
26, 27
Proprit Index Oui - Sans doublons. Cette proprit permet de compltement dlguer Access ce contrle (fastidieux Interdire les doublons sur un champ de table programmer). Cette simplicit de mise en uvre pour un contrle important est une force par rapport Excel . Un premire faon d'interdire les doublons sur les combinaisons de champs est de crer un identifiant compos sur ces champs (slectionns ensemble) : une clef primaire compose. Par exemple, le fait de donner l'identifiant #NFacture + #NProduit la table Lignes de produit permet de confier facilement Access le difficile contrle des doublons de combinaisons : Access ne laissera pas saisir deux fois le mme produit dans la mme facture. Interdire les doublons sur plusieurs champs Mais, si on a besoin d'un contrle de combinaisons, sans faire de ces combinaisons la clef primaire, il faut : de table 1. Lancer la commande Affichage, Index, puis : 2. Dans la premire ligne vierge de la colonne Nom de l'index, taper le nom de l'index. 3. Dans la colonne Nom du champ, slectionnez le premier champ de l'index. 4. Dans la ligne suivante de la colonne Nom du champ, slectionnez le second champ de l'index (laissez la colonne Nom de l'index vierge au niveau de cette ligne). 5. Rptez cette tape jusqu' ce que vous ayez slectionn tous les champs que vous souhaitez inclure dans cet index. Vous pouvez utiliser jusqu' 10 champs. Les tables sont lies. Chaque relation est forme entre l'identifiant d'une table et une clef externe d'une autre table. Toute les relations doivent tre contrles sur le plan de l'intgrit rfrentielle pour qu'aucune valeur incohrente ne puisse tre saisie du ct de la clef externe. Par exemple, on ne doit pas pouvoir saisir un code client inexistant dans la clef #NumCli de la table Commandes. Mais cette prcieuse interdiction ne rend pas la saisie ergonomique, confortable : au moment de saisir le code Client, l'oprateur doit se souvenir de tous les codes de tous les clients... C'est dsagrable. C'est mme souvent impossible. Le type Liste de choix permet prcisment de faciliter la saisie des clefs externes en prsentant une liste droulante complte des valeurs possibles dans le champ en cours. Ceci est ESSENTIEL pour le confort d'utilisation de la BDD. Attention : si on lance plusieurs fois l'Assistant sur la mme clef externe, cet abruti d'Assistant cre plusieurs relations durables en doublons ! Il faudra les supprimer une une (dans la fentre des relations) : voir le dpanneur dans le manuel sur Access.
Access Tables
Access
11, 25, 27
Access Tables Access Tables
Access
Utiliser lassistant Liste de choix dans une table et expliquer limportance centrale de ce type de champ dans lergonomie de la BDD
Access
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Prcieu
JE SAIS
Dplacer un champ dans la structure de la table (ce qui est diffrent de dplacer une colonne laffichage du contenu de la table)

Ouvrir la table en mode Cration , Slectionner la ligne dplacer : simple clic dans la case grise gauche de la ligne, puis glisser sur la case grise (avec un triangle de focus) de la ligne slectionne pour la placer o l'on veut. Ouvrir la table en mode Cration , Slectionner la ligne repousser (vers le bas) avec la nouvelle ligne, puis lancer I nsertion, L ignes Un BDD contient vite un trs grand nombre d'objets (tables, requtes, formulaires, sousformulaires, tats, sous-tats, modules, macros). Il est donc important de s'imposer une discipline personnelle pour augmenter la lisibilit de l'ensemble : pour les tables, on peut dcider de leur donner un nom en majuscules pour faciliter la distinction entre les TABLES et les requtes qui leur ressemblent beaucoup en tant pourtant trs diffrentes (seules les TABLES contiennent vritablement les informations de base). Le regroupement des formulaires et SF est facilit par une astuce qui consiste faire prcder leur nom de la mme lettre (ou d'un mme code). Par exemple, A Factures et A SF Lignes des factures. On devrait toujours indiquer SF dans le nom des sous-formulaires pour voquer leur nature dans leur nom. Idem pour les tats et sous-tats.
Access Tables
Access
Access Tables
Access
Insrer un nouveau champ dans une table (entre deux champs existants)
Access Tables
Access
Sauvegarder les tables en respectant des rgles de dnomination
55
Crer une clef primaire compose (de plusieurs champs)
Une association, qui matrialise une relation de plusieurs plusieurs entre deux entits, devient une TABLE sous Access... Cette table particulire a un identifiant double (ou triple ou quadruple) : la cl primaire d'une association (et donc l'identifiant de la table correspondante) est compose de plusieurs clefs externes qui pointent vers les tables associes. Par exemple, l'association LignesCommandes qui relie Commandes Produits (MCD du cas Comptoirs) devient sous Access une table LignesCommandes dont l'identifiant est compos de deux clefs externes : #NCommande et #NProduit. Pour faire de CES champs UNE clef primaire, il faut les placer cte cte si ce n'est pas le cas, puis les slectionner (en glissant sur les carrs gris gauche des lignes), puis lancer Edition, Cl primaire... ou bien cliquer sur l'outil CLEF de la Barre d'outils. Le gros avantage de cet identifiant multiple (double, triple...) est qu' Access va prendre en charge tout seul le contrle des doublons, sans avoir rien programmer ! Par exemple, Access ne laissera pas saisir deux fois le mme produit dans la mme commande. Si cela est gnant (si on veut que le client puisse commander deux fois le mme produit dans la mme commande), il faut changer d'identifiant : crer un numro auto, par exemple, ou ajouter un champ supplmentaire l'identifiant...
Access Tables
Access
Access ne sait pas montrer sur un seul cran la structure dtaille d'une table : en mode Cration, il faut slectionner une ligne pour voir ses rglages dtaills dans le volet du bas... C'est gnant, car on n'a jamais une vue d'ensemble sur la structure. Un astuce consiste utiliser la colonne Description du mode Cration pour rsumer Afficher la structure dtaille d'une table les proprits essentielles de chaque champ. sur un seul cran, pour un dossier d'analyse L'effet secondaire est que les Assistants formulaires vont reprendre ces informations en compact et prcis la fois les affichant sur la Barre d'tat... Nous serons donc obligs de relire TOUS les contrles de formulaire pour corriger la proprit Texte barre d'tat , mais ceci est en fait un BIEN, car ce texte d'aide est une mine d'infos utiles pour l'utilisateur de la BDD, et il est trop souvent nglig par les concepteurs. Touche F11 pour afficher la fentre BDD, Fichier, Donnes externes, Lier les tables changer le Type de fichier (choisir Excel), choisir le classeur Excel puis rpondre aux questions de l'assistant Lier une feuille de classeur Excel en tant Attention, effets gnants : que table de la base de donnes Access Access est ralenti. La suppression d'enregistrement est impossible ! On n'a aucune matrise des types de donnes (numriques et dates), ce qui peut parfois interdire tout calcul ! Donner le type Objet OLE au champ qui doit afficher une image, Dans le formulaire de saisie, prvoir un message d'aide qui rappelle l'oprateur la Prvoir un champ image et insrer un fichier technique de saisie d'image (ci-dessous)... .BMP ou . JPG Pour saisir le nom d'une image (image BMP ou autre, cre ou scanne au pralable), se placer sur le champ image, et lancer Insertion, Objet...
Access Tables
Access
9, 10, 24, 25, 36, 37
Access Rel
Access
Access Tables
Access
Access Tables
Access
CRER une BDD : les RELATIONS
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Prcieu
JE SAIS

Touche F11 pour afficher la fentre BDD, Outils, Relations Si les tables ne sont pas affiches, il faut les ajouter toutes, avec Relations, Afficher la table Pour crer une relation, il faut d'abord avoir pens crer la clef externe qui va permettre de matrialiser cette relation. Si ce n'est pas fait, il faut le faire : retourner dans la structure de la table et ajouter la cl trangre, avec son dise # dans le nom et un type cohrent avec l'identifiant vis. Quand tout est prt (identifiant d'une table et clef externe d'une autre table ayant le mme type), il suffit de glisser de l'identifiant vers la clef externe (ou l'inverse), puis d'appliquer l'intgrit rfrentielle (dans tous les cas !), et de valider... Touche F11 pour afficher la fentre BDD, Outils, Relations cliquer sur le trait de la relation (il devient gras) et presser la touche SUPPR. Attention ne pas supprimer la table avant la relation, car alors la relation n'est plus affiche mais elle existe toujours. La fentre des relations ne permet pas de toucher aux tables, on ne peut pas dtruire une table par mgarde dans cette fentre : les tables affiches ne sont que des apparences de tables pour permettre la dfinition des relations. Par contre, l'ajout ou la suppression d'une relation, dans cette fentre des relations, est effective et durable. Mmoriser une relation permet de ne plus avoir crer cette relation chaque fois qu'on a besoin des tables lies, ce qui simplifie la cration des requtes, notamment. Mais l'essentiel est ailleurs : mmoriser une relation permet surtout de demander l'application de l'intgrit rfrentielle (voir ce mot) avec tous les prcieux contrles automatiques de cohrence qu'elle permet. Il faut TOUJOURS demander Access le contrle de l'intgrit rfrentielle. Par quelques clics, on va rapidement confier Access toute la charge de contrles essentiels (qu'il faudrait sans cela programmer la main un un) pour assurer la base une cohrence vitale. Appliquer l'IR interdit simplement toutes les commandes dangereuses pour la cohrence de la BDD : saisie incohrente du ct de la clef externe, modification d'un identifiant dj mmoris dans une clef externe, et suppression d'un enregistrement ct Un s'il existe un enregistrement correspondant ct Plusieurs. La possibilit de Mettre jour et Supprimer en cascade donne de la souplesse au contrle de cohrence en n'interdisant pas, mais en rpercutant plutt les modifications pour que tout reste cohrent.
Access Rel
Access
Mmoriser une relation entre deux tables
41, 43, 45
Access Rel
Access
Supprimer une relation entre deux tables
41, 43, 45
Access Rel
Access
Expliquer les intrts multiples de la mmorisation des relations entre les tables
Access Rel
Dcider du contrle systmatique de lintgrit rfrentielle. Expliquer lenjeu global
Access
43, 45
Expliquer les consquences des diverses combinaisons de rglages de lintgrit rfrentielle. Avantages et inconvnients de chaque choix
Access Rel
Access
43, 45
Pour crer une relation rflexive, il faut afficher deux occurrences (deux exemplaires) de la table en question, puis glisser de la clef externe de l'une vers l'identifiant de l'autre. Si on fait cela dans l'cran de Outils, Relations (qui permet de rgler une fois pour toutes les relations stables, vitant ainsi de les recrer chaque nouvelle requte), on ne pourra Mmoriser une relation rflexive (dune table pas donner de nom spcial la deuxime occurrence de la table, alors que dans une requte on pourra donner ce nom plus clair : clic droit, Proprits sur la table. vers elle-mme). Par exemple, si une table Employs contient une clef externe Rend compte pointant vers la mme table Employs (Cas Comptoirs ), il serait plus clair d'appeler Chefs la deuxime occurrence de la table Employs , plutt que Employs_1 (qui est le nom absolument illisible que donne Access, au dpart, une nouvelle occurrence de table...).
Access Requ
Access
Access Rel
Access
CRER une BDD : les REQUTES

Chaque formulaire puise ses donnes dans une source unique, qui est soit une table, soit une requte. Le plus simple consiste prendre l'information de base dans les tables. Mais souvent, on ne trouve pas dans une table unique, tout ce dont on a besoin dans le formulaire : c'est dans ce cas qu'il faut crer une requte pour assembler les informations utiles dans un seul objet capable, lui seul, d'alimenter le formulaire. Par exemple, pour afficher une ligne de facture complte, la table LIGNESCOMMANDES ne suffit pas car elle ne contient que le #CodeProduit et pas sa dsignation, alors que cette dsignation est importante pour la lisibilit de la facture... D'o la requte qui va assembler toutes les LIGNESFACTURES utiles et les noms de produits correspondants, et le formulaire pourra ainsi tre complet en prenant sa source dans la requte plutt que dans telle ou telle table.
Access Requ
Expliquer la ncessit des requtes pour alimenter les futurs formulaires et tats quand les tables isoles ne suffisent pas
Access
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Prcieu
JE SAIS
Crer des requtes en vue de lexploitation par dautres requtes ou par des formulaires/tats : discipline personnelle dans la dnomination : numrotation des objets, prfixe commun toutes les objets lis

Chaque requte puise dans des tables ou dans des requtes. On peut donc imbriquer des requtes entre elles et obtenir par exemple deux premires listes avec deux requtes et rapprocher ensuite ces deux listes en une seule liste principale avec une troisime requte, et ainsi de suite s'il le faut...
Access Requ
Access
Numroter les objets, et donner un prfixe commun toutes les objets lis par un objectif commun
On est vite confront au grand nombre d'objets dans une BDD. Il faut donc s'organiser. Souvent, on peut regrouper les objets qui visent un rsultat commun. Par exemple, pour fabriquer le seul formulaire PRT (de livres, de disques et de cassettes vido dans une bibliothque), il a fallu crer quatre requtes, un formulaire principal et trois sous-formulaires ... Si on donne tous ces objets, le mme prfixe (le mme dbut de nom), avec un numro pour dcider nous-mme de l'ordre idal de prsentation, 01PRET par exemple, on facilite la lecture et la comprhension de l'ensemble. On n'est pas oblig de le faire, mais il est conseill de le faire pour simplifier le travail avec de longues listes d'objets un peu htroclites.
Access Requ
Access
55
Paramtrer une requte en utilisant ce qui est affich dans un contrle de formulaire au moment de lexcution de la requte
On peut citer le champ d'un formulaire sur la ligne Critres d'une requte. De cette faon, on rend le critre variable en fonction de l'affichage actuel d'un formulaire, ce qui est prcieux ! Exemple : dans la colonne [Code Catgorie] d'une requte nomme "Liste des produits" (elle-mme source unique du Formulaire Exemple ), on peut taper le critre [Forms]![Exemple]![CatgorieSlectionne] ce qui paramtre la requte avec le contrle indpendant [CatgorieSlectionne] du formulaire Exemple... Chaque fois que l'oprateur saisit une nouvelle catgorie dans le contrle indpendant, la requte est recalcule, et donne un nouveau rsultat, ce qui change le reste des donnes affiches par le formulaire... Pour des illustrations et exemples trs riches, il faut absolument analyser le cas SOLUTIONS.MDB install dans le dossier C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Exemples
Access Form Access Form
Access
Access Requ
Access
CRER une BDD : les FORMULAIRES

Crer un formulaire instantan Slectionner la table ou la requte qui sera la source du formulaire, puis lancer la commande Insertion, Formulaire instantan... Slectionner la table ou la requte qui sera la source du formulaire, puis lancer la commande Insertion, Formulaire Il faut ensuite choisir le chemin : Le mode Cration va ouvrir un espace vierge o tout est crer, contrle par contrle. On choisit ce mode quand on veut crer un cran de boutons, comme un cran d'accueil, qui va servir de plaque tournante pour orienter vers les diffrentes parties de l'application sans tre li lui-mme aucune table ou requte... Le mode Assistant va permettre de slectionner et ordonner les champs utiles, et aussi d'ajouter d'autres sources pour alimenter des sous-formulaires (voir manuel page 53). Les trois modes instantans permettent de choisir la prsentation des formulaires rapides.
Access
Crer un formulaire avec un assistant. Choisir parmi les divers types courants de formulaires
15 et s., 29 et s., 53 et s., 81
Access Form
Access
Crer un formulaire et un sous-formulaire avec un assistant.
Prparez deux requtes : une pour le formulaire principal (FP) et une autre pour le sousformulaire (SF). Placez-vous sur la requte du FP. Lancez Insertion, Formulaire, Assistant Formulaire Faites passer tous les champs de la requte du FP dans la zone Champs slectionns. Puis, ne cliquez PAS sur Suivant !!! Important : cest en indiquant ici, dans cette mme tape de lAssistant, que lon a besoin non pas dune mais de deux sources (deux requtes), que lon demande lAssistant de fabriquer un formulaire et son sous-formulaire. Cliquez donc sur la flche bas du champ Tables/Requtes, et choisissez la requte du SF, puis, ajoutez tous les champs de cette deuxime requte la zone Champs slectionns. Une fois que tous les champs des deux requtes sont slectionns, cliquez sur Suivant. LAssistant vous propose alors les bons choix. Validez simplement les choix proposs en cliquant sur Suivant Tout cela peut aller trs vite, finalement Pour prsenter ensemble ces objets lis dans la liste des formulaires, une bonne astuce consiste faire prcder le nom des objets lis (le formulaire et son (ou ses) sous-formulaire(s)), dune lettre commune (ou un code) et dun espace,
Access Form
Access
53 et s.
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Prcieu
JE SAIS

On change le titre des colonnes dun SF en mode Cration, mais diffremment selon la version d'Access : Avec Access 97 et 2000 , en changeant la proprit Nom (pas la Source ) de la Zone de texte (pas ltiquette ). Avec Access 2002 et 2003 , en changeant la proprit Lgende de ltiquette (pas la Zone de texte) Avec 2002 et 2003 , ne changez surtout pas la proprit Nom des tiquettes : ne changez que leur Lgende. Attention ne jamais changer la proprit Source de la Zone de texte ! Vous couperiez le prcieux "cordon ombilical" qui relie le contrle avec un champ de la table Un seul simple clic sur l'outil en haut gauche suffit zapper (pas besoin de drouler la liste avec la petite flche noire droite de l'outil). Une autre technique vous plaira peut-tre beaucoup : les lettres acclratrices : ALT + A ffichage, puis C ration ou M ode formulaire... a va trs vite quand on a compris ! Commande Affichage, puis En-tte ou pied de page (sur papier) ou de formulaire ( l'cran) Puis pour rgler la taille des zones, il suffit de glisser sur le trait de sparation entre deux zones pour le dplacer... Cliquer sur le fond de la zone (ne pas cliquer sur un contrle, mais bien sur la couleur de fond), puis utiliser l'outil Couleur d'arrire-plan/remplissage (l'outil "pot de peinture") Notez que la proprit Couleur fond de la section a chang : Access a converti le choix visuel de la couleur en nombre cabalistique.
Access Form
Access
Changer le titre des colonnes d'un sousformulaire
63
Access Form
Basculer rapidement dun mode lautre : Cration, Feuille de donnes, Formulaire ou Aperu d'tat Afficher/masquer et dimensionner (H et V) une zone de travail : Dtail, En-tte et Pied, de page et de formulaire et d'tat
Access
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Access Form
Access
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Access Form
Access
Changer la couleur de fond dune zone (formulaires et tats)
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Slectionner le ou les contrles, puis utiliser : l'outil Couleur d'arrire-plan/remplissage (l'outil "pot de peinture") Rgler les proprits de forme de tous les l'outil Couleur de police/premier plan contrles : couleur de Remplissage et de l'outil Couleur de bordure/trait (l'outil "pinceau") Bordure, Police Taille et Couleur du texte, les outils Police et Taille de la police Alignement (formulaires et tats) les outils Aligner gauche, droite et centr (pour l'alignement interne). Voir aussi dans l'AMI l'expression "Aligner plusieurs contrles". Clic sur l'outil appropri en haut, ou utilisation du menu Affichage : Organiser mon cran de travail : Affichage, Proprits. afficher/masquer les palettes (formulaires et Affichage, Liste des champs. tats) Affichage, Bote outils. Organiser mon cran de travail : disposer les palettes (formulaires et tats) Organiser mon cran de travail : dimensionner les palettes (formulaires et tats) Dplacer une palette : glisser sur le titre de la palette, ou sur son corps (partie grise juste au bord des outils).
Access Form
Access
29, 59, 61, 71, 105
17, 19, 29, 31, 55, 83, 97, 99 17
Access Form Access Form Access Form
Access
Access
Access Form
Access
Dimensionner une palette : glisser sur un bord ou un coin de la palette.
17
Organiser mon cran de travail : afficher Double clic ou Clic droit Proprits sur un contrle ou sur une zone ou sur le coin rapidement et rgler la palette des proprits haut gauche (intersection entre les deux rgles pour slectionner les proprits du (formulaires et tats) formulaire). Slectionner plusieurs contrles dun seul geste. Dslectionner un contrle. (formulaires et tats) Au choix : - Clic sur un premier contrle, puis MAJ + clic sur les autres - Glissade autour des contrles slectionner ( "lasso" ). - Glissade dans la rgle (gauche ou haute). Dans tous les cas, MAJ + clic retire un contrle du groupe slectionn. Slectionner le(s) contrle(s), puis glisser sur le pointeur "main noire" (sans doigt point, juste une petite main toute ronde). Astuce : CTRL + flches permet de dplacer trs prcisment sans perdre l'alignement d'origine ! C'est TRS pratique !!! C'est trs important car, avec Access , MAJ + glisser pour un mouvement "parfait" (bien align) ne fonctionne pas (Grrr...) Au passage, rappelons que MAJ + flche = dimensionnement prcis avec le clavier...
Access
17, 19, 29, 99 19, 21, 29, 31, 59, 63, 97, 101, 105
Access
Access
Dplacer un ou plusieurs contrles (formulaires et tats)
19, 31, 97, 101, 105
Access Form
Access
Copier un contrle (formulaires et tats)
Slectionner le(s) contrle(s), puis CTRL + C, puis CTRL + V. Slectionner le(s) contrle(s), puis glisser sur une poigne (pointeur "double flche"). Parfois, il est commode (prcis) d'utiliser plutt le clavier : MAJ + FLCHES.
19, 21, 31, 59, 81, 97, 103
Access Form
Access
Dimensionner un ou plusieurs contrles (formulaires et tats)
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Prcieu
JE SAIS
Slectionner le(s) contrle(s), puis double cliquer sur une poigne (pointeur "double flche"). Ce raccourci-l sert tous les jours, tout le temps ! Demander une taille automatique (formulaires Nota : l'ajustement de la taille, quelle que soit la poigne sur laquelle on double clique, se et tats) fait du ct oppos l'alignement interne. Exemple : si le contrle est align droite, la rduction de taille (ou l'augmentation) se fera du ct gauche, mme si on double clique sur une poigne droite, ou au-dessus, ou sur un coin... Slectionner le(s) contrle(s), puis clic droit, Aligner Nota : un des contrles slectionn sert de repre d'alignement pour les autres. C'est le contrle le plus droite si on aligne droite, c'est le plus gauche si on aligne gauche, etc. Aligner plusieurs contrles. Utiliser le menu Quand on sait cela, si on aligne droite, on commence par regrouper en gros les contrles contextuel utile (formulaires et tats) en laissant bien le contrle de rfrence le plus loin droite : on n'a pas besoin d'tre prcis dans ce geste prparateur parce qu'on sait que la commande d'alignement, elle, sera trs prcise (en plus d'tre trs rapide). Conseil : si la commande d'alignement dclenche une catastrophe... la gomme btise fonctionne trs bien : CTRL Z tout de suite. Dplacer ltiquette sans le contrle associ (ou linverse) (formulaires et tats) Dsolidariser un contrle de son tiquette (formulaires et tats) Lier un contrle tiquette un contrle qui en est priv (formulaires et tats) Slectionner le contrle, puis glisser sur la grosse poigne en haut et gauche du contrle (pointeur "main noire avec index"). Slectionner l'tiquette, la couper au presse-papiers CTRL + X, cliquer sur le fond du formulaire, et rinjecter le presse-papiers CTRL + V. Slectionner l'tiquette, la couper au presse-papiers CTRL + X, cliquer sur le contrle " tiqueter" et rinjecter le presse-papiers sur ce contrle : CTRL + V. Pour dsactiver temporairement le magntisme de la grille : CTRL + glisser sur les contrles. Pour le dsactiver durablement : Format, Aligner sur la grille Pour rgler l'cartement entre les point aimants de la grille : proprits GrilleX et GrilleY du formulaire (chiffre entre 1 et 64, 24 au dpart, grand chiffre = prcis, petit chiffre = grossier). Un formulaire est un cran de consultation et de saisie cr par assemblage (mise en page) d'objets appels "contrles". - Certains contrles sont indpendants de toute table ou requte : les tiquettes (libells, titres et autres consignes en texte fixe...) et les dessins divers (traits, rectangles, boutons...), mais aussi certaines zones de texte calcules ou saisies sans lien avec une table. - Mais les contrles les plus importants sont lis des champs de tables, soit directement, soit via une requte : zones de texte, zones de liste, droulante ou pas, groupes d'options et cases cocher... Ce que montre un contrle li est en fait le reflet de ce contient un champ de table, et toute modification dans le contrle est rpercute dans le champ correspondant. Il est donc important de matriser un vocabulaire technique prcis et de ne pas confondre contrle (de formulaire) et champ (de table). Zones de texte = contrles mal nomms : on dirait qu'ils sont destins afficher du texte passif (ce qui est le rle des tiquettes)... Il n'en est rien : les zones de textes sont essentielles et souvent lies des champs de table (via une requte ou non). Pour de l'aide, slectionnez la proprit, puis tapez F1 ! Principales proprits connatre : Nom : c'est le nom du contrle, gnralement le mme que la source, mais pas forcment. C'est ce nom qu'on utilise si on veut reprendre le contenu du contrle dans un calcul un peu plus loin. Source : champ li (de table ou de requte) ou formule du calcul qui alimente le contrle en information afficher. Format : rglage de l'affichage des nombres. Dcimales : nombre de chiffres aprs la virgule. Valeur par dfaut : texte ou nombre automatiquement saisi lors de la cration de l'enregistrement (et jamais plus tard) faute de prcision contraire. Valide si : conditions remplir pour accepter la saisie. Message si erreur : indications claires pour l'oprateur. Texte barre tat : messages d'aide l'oprateur. Effet touche Entre : contrle suivant ou saut de ligne. Activ : on dit "Non" ici pour les champs "NumAuto". Verrouill : on dit "Oui" ici pour les champs "NumAuto". Arrt tabulation : appartenance ou pas au chemin de saisie. Texte dInfo-Bulle : messages d'aide l'oprateur.
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19, 31, 59
19, 31, 101, 103, 105
Access Form Access Form Access Form
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19, 31, 97
Access Access
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Dsactiver / Ractiver le magntisme de la grille (formulaires et tats)
Expliquer la diffrence entre les contrles lis un champ et les contrles indpendants dans les formulaires
67 (points 5 et s.), 69 (point 3), 71 (point 1), 103
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Rgler les proprits essentielles des contrles Zone de texte
17, 19, 29, 31, 57, 59, 61, 63
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Prcieu
JE SAIS
On ne peut pas modifier un champ de type NumroAuto. Cest normal, mais si on n'y prend garde, ce contrle a exactement la mme apparence que les autres contrles (dans un cadre blanc), invitant ainsi loprateur taper quelque chose, alors que la saisie y est interdite. Mauvaise surprise pour loprateur, donc, qui ne comprend pas cette interdiction et qui ne va pas tarder faire des reproches au concepteur de lapplication (vous). Il faudrait que lapparence du contrle interdit soit diffrente de lapparence des autres contrles, pour aider lutilisateur anticiper ce comportement spcial. Interdire la saisie d'un contrle, et mme sa Pour suggrer visuellement cette particularit et viter lhumain une dconvenue, passez slection, et souligner visuellement cette en mode Cration , et rendez ce contrle ni blanc, ni encadr : remplissage transparent et particularit bordures transparentes. Il faut aussi bloquer son utilisation : donnez au contrle interdit les proprits Activ:Non et Verrouill:Oui de faon ce que le pointeur ne sarrte mme pas sur ce contrle. Testez ces rglages en mode Formulaire. Vous aurez souvent donner (ensemble) ces quatre rglages (fond et bords transparents, Activ:Non et Verrouill:Oui) des "contrles interdits" (souvent des champs de type NumAuto, mais dautres types galement). Mmorisez donc bien cette squence et ses tests.
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29, 59, 61, 114
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Mettre le contenu dun champ en majuscules Simplement taper le signe > (Suprieur ) dans la proprit Format. par le format Mettre le contenu dun champ en minuscules Simplement taper le signe < (Infrieur ) dans la proprit Format. par le format Il faut aussi bien rflchir aux textes daide affichs sur la Barre dtat pour chaque contrle : la rflexion approfondie, contrle par contrle, sur laide apporte lutilisateur est souvent insuffisante, voire inexistante, alors que cette aide est un facteur important dergonomie et de confort pour lutilisateur de la BDD. Votre application a besoin de ce travail pour devenir professionnelle. Contrlez la proprit Texte barre dtat de chaque contrle Zone de texte. Mettez-vous la place de lutilisateur du formulaire : est-ce bien le bon texte daide quil faut afficher en bas de lcran ? Si vous avez prvu des boutons, rglez la proprit Texte dInfo-bulle des boutons pour faire apparatre, en cas de survol stationnaire de la souris, un petit post-it jaune dinformation ou de conseil... Copiez ce texte daide, puis Collez-le vers la proprit Texte barre dtat. Zone de liste modifiable : ce contrle propose une liste toute prte sur laquelle il suffit de cliquer pour saisir.... Pour de l'aide, slectionnez la proprit, puis tapez F1 ! Principales proprits connatre : Source contrle : champ li (de table ou de requte) ou formule du calcul qui alimente le contrle en information afficher. Origine source : type de source (requte, liste tape...) Contenu : table, requte ou liste tape qui alimente la liste en donnes. Nbre colonnes : nombre de colonnes de la liste En-ttes colonnes : affichage ou pas des titres de col. Largeurs colonnes : largeurs en cm spares par des ; Colonne lie : n de la col rcuprer pour donner une valeur au contrle. Limiter liste : n'accepter qu'un choix dans la liste ou bien ouvrir les possibilits et accepter n'importe quoi la saisie. Auto tendre : Longueur de liste adaptable si besoin est, ou pas. Pour les autres proprits courantes (Nom, Format, Dcimales, Valeur par dfaut, Valide si, Message si erreur, Texte barre d'tat, Activ, Verrouill, Arrt tabulation ) voir Proprits des Zone de Texte. Affichage, Bote outils (si la palette n'est pas encore affiche), puis, vrifier que les assistants sont activs (outil "baguette magique" enfonc) puis, clic sur l'outil Sous-formulaire/sous-tat puis, clic en gros l o on veut placer le SF puis, rpondre aux questions de l'assistant.
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Prvoir des textes d'aide et des consignes pour l'oprateur de saisie
21, 29, 59, 61, 63, 67
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Rgler les proprits essentielles des contrles Zone de liste modifiable
55, 57
Access Form
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Insrer un sous-formulaire
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Prcieu
JE SAIS

Sous-formulaire : ce contrle affiche un autre formulaire, mais en mode Feuille de donnes (en liste, donc) et seulement pour les enregistrements correspondant l'enregistrement en cours du formulaire principal. Par exemple, la liste des lignes de prt de la fiche Prt en cours.... Pour de l'aide, slectionnez la proprit, puis tapez F1 ! Principales proprits connatre : Objet source : nom du formulaire afficher en mode Feuille de donnes et synchroniser avec le formulaire principal.. Champ fils : nom du champ du sous-formulaire qu'il faut utiliser pour le lier au formulaire principal : c'est souvent une clef externe. Champ pre : nom du champ du formulaire principal qu'il faut utiliser pour le lier au sousformulaire : c'est souvent un identifiant. Auto extensible : Longueur de la liste adaptable si besoin est, ou pas. Pour les autres proprits courantes (Nom, Activ, Verrouill, Arrt tabulation ), voir Proprits des Zones de Texte. Procdure variable selon la version d'Access : voir les explications dans le manuel. Double clic sur le grand contrle blanc reprsentant le sous-formulaire : ceci ouvre une nouvelle fentre directement sur le sous-formulaire en mode Cration . C'est pratique. Il y a quand mme une petite avanie : il ne faut pas que le contrle SF soit dj slectionn au moment du double clic, sinon on entre en dition du nom du SF, et la fentre ne s'ouvre pas... Il faut donc d'abord cliquer ailleurs que sur le SF, puis directement double cliquer sur le SF... Formulaire : cet objet n'est pas un contrle, mais il a des Proprits qui sont essentielles pour le bon fonctionnement de l'cran. Pour slectionner le formulaire : double clic sur le coin haut gauche de la fentre ( l'intersection des deux rgles). Pour de l'aide sur une proprit, slectionnez la proprit, puis tapez F1 ! Principales proprits connatre : Source : elle est unique. C'est une table ou plus souvent une requte. La Source du formulaire dtermine la liste des champs disponibles dans le formulaire. Filtre : requte (exprime en SQL) pour limiter les enregistrement affichs par le F. Tri : ordre de prsentation des enregistrements. Lgende : texte du titre de la fentre du F. Modif autorise, Suppr autorise et Ajout autoris : ces proprits permettent de rgler les autorisations Entre de donnes : pour ne permettre que l'ajout de donnes (pas la modif ou la suppression). Barres de dfilement : ascenseurs (On/Off). Afficher slecteur : barre de slection d'enregistrement ( gauche) on/off : le slecteur est inutile dans un cran plein de boutons, par ex. On simplifie l'apparence du F en le retirant. Boutons de dplacement : Taille ajuste : taille de la fentre calcule l'ouverture du formulaire selon les limites des zones de travail. AutoCentrer : position automatique de la fentre du formulaire (AutoCentrer:Oui) ou position spcifie par glissade sur le titre puis CTRL + S (AutoCentre:Non) Proprit Lgende du formulaire (double clic dans le coin haut gauche ( l'intersection des rgles) pour voir les proprits du formulaire). il est parfois confortable et sr douvrir automatiquement un formulaire, directement et systmatiquement, sur un nouvel enregistrement. Il y a une proprit pour a. Ouvrez le formulaire en mode Cration Affichez les proprits du Formulaire en double-cliquant sur le carr gris en haut gauche de la fentre. Rglez la proprit Entre donnes sur Oui. Ceci signifie que le formulaire sera automatiquement ouvert sur une nouvelle ligne sans jamais donner accs aux anciennes. Testez ce rglage : fermez le formulaire et rouvrez-le. Il ny a plus de risque dcraser la premire ligne par mgarde : le formulaire nous place automatiquement sur une nouvelle fiche.
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Rgler les proprits essentielles des contrles Sous-formulaire
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Ouvrir simplement et tester un sousformulaire partir du formulaire principal
61, 63
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Rgler les proprits essentielles du Formulaire
17, 81, 83, 85
Access Form
Access
Changer le titre du formulaire
17
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Ouvrir un formulaire en mode saisie seulement (pas de possibilit de modifier ou supprimer des articles existants)
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Ouverture rapide de la source dun contrle : Clic sur la proprit Source , puis clic sur les trois petits points droite de la ligne requte, table ou SF
Effectuer un zoom sur les champs complexes (pour travailler sur une longue formule, par exemple)
Touche MAJ + F2 sur une ligne ouvre une petite fentre "zoom" qui donne plus de place pour taper et corriger une longue expression. Touche Entre pour en sortir (pas besoin de souris pour cliquer sur OK)
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Prcieu
JE SAIS
Insrer une zone de texte indpendante (palette Bote outils), puis, dans la proprit Source, taper le signe gal suivi d'une formule de calcul (mettre les noms des autres contrles entre crochets). Crer un contrle calcul (formulaire ou tat) Par exemple, pour afficher le montant d'une remise, on peut crer une zone de texte nomme Remise dont la proprit Source pourrait contenir =[Total HT]*[Taux remise] (deux autres contrles du formulaire en cours).
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Dans un sous-formulaire, crer un contrle calcul, puis rcuprer la valeur de ce contrle de SF dans un contrle du formulaire principal
1. Insrer un contrle calcul dans une section invisible du sous-formulaire (section Pied de formulaire, par exemple). 2. Vrifier que le calcul fonctionne en observant le sous-formulaire en mode Formulaire (et pas en mode Feuille de donnes). 3. Enregistrer le SF puis retourner dans le formulaire principal pour insrer un contrle indpendant qui va rcuprer la valeur calcule dans le SF. Et c'est ici qu'un bug gnant doit tre expliqu : la syntaxe cre par le Gnrateur d'expression d'Access est errone... Il faut respecter la syntaxe [nom du SF ].[Formulaire]![Nom du contrle ], en commenant par le nom du SF, puis un point, puis le mot Formulaire au singulier (sans S), puis un point d'exclamation, puis le nom du contrle entre crochets... Ouf... Exemple : dans un formulaire Facture, un SF "A SF Dtail des factures" calcule le montant total des lignes dans un contrle appel "SousTotalHT" plac dans la section Pied du SF. Pour rcuprer sa valeur dans un contrle indpendant du formulaire Facture, il faut lui donner la proprit Source : =[A SF Dtail des factures].[Formulaire]![SousTotalHT]
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Crer un calcul conditionnel (SI) (requte, formulaire ou tat)
La fonction SI sous Access se dit VraiFaux (sauf en VBA o c'est If) . Exemple : =VraiFaux([Rgion] Est Null;"[Ville] [Code postal]";"[Ville] [Rgion] [Code postal]") En franais : "si le champs Rgion est vide, alors l'expression SI vaut Ville suivie de Code postal, sinon, elle vaut Ville, Rgion et Code Postal..."
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Imbriquer les calculs en cascade
Donner un nom chaque contrle calculant une tape, pour pouvoir le citer (entre crochets [ et ] ) dans un contrle suivant En mode Cration, lancer Affichage, Ordre de tabulation puis slectionner une ou plusieurs lignes en glissant sur les carrs gris ( gauche des noms de champs), relcher la souris, puis glisser sur un des carrs noirs ( gauche des lignes slectionnes). Tester en mode Formulaire : taper Entre sur chaque champ pour vrifier que le curseur suit bien le bon chemin de saisie.
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Contrler et mettre au point lordre de tabulation : squence logique de dplacement du pointeur dun contrle lautre en mode Formulaire ( chemin de saisie ).
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Prvoir des contrles tiquette un peu partout Clic sur l'outil Intitul , puis clic l o doit apparatre la consigne, puis frappe de la dans mes formulaires pour donner de laide et consigne (Ctrl Entre pour passer la ligne), valider avec Entre, puis mettre en forme des consignes loprateur de saisie (italiques et petite taille par exemple) Clic sur l'outil Bouton de commande (palette Bote outils) , puis clic l o doit apparatre le bouton, puis rpondre aux questions de l'assistant (si l'assistant ne dmarre pas, vrifier que l'outil 'Assistants' est bien enfonc). Programmer des boutons simples : Panne frquente : si on cre deux fois le mme bouton, cet abruti d'Assistant cre deux pour fermer le formulaire, fois le mme programme, avec le mme nom ! Lors de l'excution, cette ambigut en ouvrir un autre, faciliter le dplacement entre enregistrements, (programme en doublon) gnre des erreurs (le bouton est HS mais les calculs ventuels sont galement en panne). supprimer un enregistrement Solution : aller dans le module VBA et supprimer les programmes en surnombre (il faut en ou en ajouter un, laisser un seul du mme nom. imprimer le formulaire Nota : le nom des boutons peut comporter une esperluette & devant la lettre qui sera souligne et utilisable avec ALT comme lettre acclratrice : ce raccourci clavier permettra de cliquer sans souris. Appeler un formulaire partir dun bouton (en mode Consultation ou en mode Ajout ) : Clic sur l'outil Bouton de commande (palette Bote outils) , puis clic l o doit apparatre le bouton, puis dans l'assistant, choisir la catgorie Oprations sur formulaires et l'action Ouvrir un formulaire ... puis choisir le formulaire dans la liste... (si l'assistant ne dmarre pas, vrifier que l'outil Assistants est bien enfonc).
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Crer un bouton Fermer et lui donner la proprit Annuler :Oui. De cette faon, la touche CHAP (Esc) sera quivalente au clic sur ce bouton, ce qui peut rendre l'cran beaucoup plus ergonomique (confortable), souvent. On ne peut donner cette proprit qu' Faire de la touche CHAP la touche de un seul bouton par formulaire. fermeture rapide dun formulaire (et expliquer Inconvnients : la touche CHAP peut ainsi instantanment ruiner par accident une longue les avantages et inconvnients de ce rglage) saisie... Donc, viter ce rglage pour les crans lourds et longs saisir. Rappel : CTRL + F4 et CTRL + W (W pour Windows ) sont utiles pour fermer une fentre en toute circonstance.
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Prcieu
JE SAIS

Crer un formulaire vierge et indpendant (sans source particulire), rgler sa couleur de fond, le texte du titre de la fentre (lgende), crer une tiquette de grande taille pour le titre, puis insrer autant de boutons que d'crans ouvrir partir de ce tableau de bord de l'application... Faire disparatre les ascenseurs (barres de dfilement), le slecteur, les boutons de contrle de fentre, les boutons de slection d'enregistrement... Donner une lettre acclratrice (souligne avec une esperluette &) chaque bouton. Prvoir des post-its d'aide et de consignes pour chaque bouton. Outils, Dmarrage
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Enchaner mes crans avec des boutons (organiss en menus) dans un cran daccueil
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Access
Faire d'un formulaire l'cran d'accueil au dmarrage de l'application
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Expliquer lergonomie (le confort) souhaitable des crans de saisie : lments constitutifs du confort dun formulaire
L'ordre de tabulation (le chemin de saisie) doit tre cohrent avec le document papier qui guide la saisie Les dplacements doivent tre harmonieux et prvisibles par l'oprateur (pour qu'il puisse les anticiper), les contrles doivent tre aligns, 2 ou 3 couleurs maximum, une seule police, pas trop de tailles diffrentes, de l'air ! (contrles ars). Les champs 'interdits de saisie' (calculs ou inaccessibles en criture) doivent tre prsents diffremment des autres pour que l'oprateur puisse comprendre/prvoir leur comportement particulier : par exemple, pas de couleur de fond, pas de bordure, Activ:Non, Verrouill:Oui. Rendre cet cran ouvert automatiquement au lancement de l'application (Outils, Dmarrage... ) Crer un contrle indpendant (zone de texte) et utiliser la fonction RechDom dans la proprit Source. Exemple : =RechDom("[Nom du messager]";"[Messagers]";"[N messager]=[N messager saisi]") Syntaxe : RechDom( ChampVoulu ; Table ; Contrainte )
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Rcuprer une information indisponible dans la source du formulaire ou de l'tat
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CRER une BDD : les TATS

Les tats, comme les formulaires, sont composs de "contrles" lis ou pas des Expliquer les similitudes des tats avec le champs de table. Leur slection, leur dplacement, leur alignement, leur mise en forme, le travail sur les formulaires : contrles (lis des rglage de leurs proprits suivent les mmes rgles que les contrles des formulaires. champs, ou pas) et zones, slection et Comme pour les formulaires, c'est en mode Cration qu'on peut corriger l'tat, et l'cran de proprits travail est dcoup en zones appeles Sections . Un tat permet de prparer une impression papier, souvent au format A4, avec une dfinition (prcision) d'imprimante, souvent 1 200 points par pouce (ou plus !), alors qu'un cran est beaucoup moins prcis et affiche souvent autour de 75 points par pouce, (trs rarement 130 ppp) : on peut donc placer beaucoup plus d'informations sur Expliquer les diffrences entre tats et un tat que sur un formulaire. formulaires lies la nature du support et sa On a donc le droit d'crire en tout petit sur un tat, mme si, apparemment, l'cran, taille a semble illisible (a ne le sera pas sur papier). Par ailleurs, le support tant statique (une fois imprim, il ne change plus), on ne peut pas autant programmer d'interactions (d'changes) avec l'oprateur, comme on pourrait le faire avec un cran de saisie. Crer un tat simple avec lassistant Insertion, tat, Assistant tat
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Proprit AutoExtensible des contrles "Zones de texte". Permettre l'agrandissement automatique des On peut ainsi prvoir une taille minimum pour le contrle dans la mise en page standard, mais ne pas tre limit : si le champ contient exceptionnellement plus d'info que d'habitude, contrles, dans les tats, selon leur contenu toute l'info sera affiche (rien ne sera tronqu). Proprit Masquer doublons des contrles "Zones de texte". viter les rptitions dans une colonne d'tat Ce rglage permet d'allger (arer) la prsentation d'un grand tableau en n'imprimant pas toutes les donnes qui se rptent dans une colonne : seule la premire donne est imprim, en dessous de la premire imprime (sur la premire ligne), et les autres qui sont omises (caches) crent un "trou" occurrence (apparition) jusqu'au prochain changement de valeur. Prvoir des ruptures dans un tat imprim Commande Affichage, Trier et grouper , puis choisir les contrles pour lesquels, chaque changement de valeur doit correspondre un nouveau groupe... Pour de l'aide, cliquer sur une des proprits du groupe puis taper F1.
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Access
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Access
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Prcieu
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Prvoir des ruptures (Affichage, Trier et regrouper... ), puis, dans l'en-tte ou le pied de groupe, insrer une zone de texte indpendante (non lie un champ de table) pour laquelle la proprit Source contiendra une formule, souvent une somme effectue sur un contrle de la Section Dtail. Attention ! Si le champ somm est lui-mme un calcul, il faut dcrire nouveau le calcul complet l'intrieur de la fonction Somme. Exemple : dans la section Dtail d'une facture, on a prvu un contrle nomm [Prix factur] qui calcule le montant de la ligne avec l'expression =[Quantit]*[Prix unitaire]*(1-[Remise (%)]) Si, dans le pied de groupe "N commande", on veut calculer une somme des montants des lignes du groupe, il faut formuler cette expression =Somme([Quantit]*[Prix unitaire]*(1-[Remise (%)])) et non pas =Somme([Prix factur]) Un calcul est formul dans la proprit Source d'une Zone de texte indpendante (non lie un champ de table). Un tel calcul peut apparatre dans la Section Dtail : le rsultat apparatra alors sur chaque ligne... On peut aussi prvoir un calcul de synthse en dehors de la section Dtail (dans l'entte ou le pied) pour sommer tel ou tel champ de la Section Dtail. On utilisera une fonction de calcul comme Somme avec la syntaxe =Somme([nom du contrle]). Les autres fonctions utiles sont Compte() pour dnombrer, Moyenne(), Min(), Max() pour extraire le nombre le plus petit, le plus grand... Attention ! Si le champ somm est lui-mme un calcul, il faut dcrire nouveau le calcul complet l'intrieur de la fonction Somme ! Exemple : dans la section Dtail, on a prvu un contrle nomm [Montant ligne] qui calcule le montant de la ligne en cours avec l'expression =[Quantit]*[Prix unitaire] Si, dans le pied de groupe, on veut calculer la valeur moyenne des montants des lignes du groupe, il faut formuler cette expression : =Moyenne([Quantit]*[Prix unitaire]) et non pas =Moyenne([Montant ligne]) Ajouter une Zone de texte indpendante (non lie un champ de table), puis lui donner la proprit Source =1, puis la proprit Cumul:oui.
Access tats
Effectuer des regroupements et des soustotaux dans un tat, y compris sur des champs calculs
Access
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Access tats
Crer un contrle calcul dans un tat et afficher la synthse finale de ce contrle calcul la fin (du groupe ou de ltat)
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99, 103
Access tats
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Crer une colonne Compteur dans un tat
Un bouton est forcment plac dans un formulaire (pas de boutons dans les tats). Pour le crer, clic sur l'outil Bouton de commande (palette Bote outils) , puis clic l o Appeler un tat partir dun bouton : aperu doit apparatre le bouton, puis dans l'assistant, choisir la catgorie Oprations sur tats et soit l'action Aperu d'un tat , soit l'action Imprimer un tat ... puis choisir l'tat dans la ou impression directe liste... (si l'assistant ne dmarre pas, vrifier que l'outil Assistants (palette Bote outils ) ,est bien enfonc).
Access tats
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Access Program
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CRER une BDD : PROGRAMMATION et DIVERS

Quand on programme un traitement, on doit dcider quel est l'vnement qui va le dclencher. Les vnements peuvent survenir sur presque tous les contrles et les plus courants sont : Aprs MAJ : ici, le programme se droulera juste aprs la validation par l'oprateur (touche Entre ou dplacement vers un autre contrle). Sur changement : ici, le programme se droulera lors de la frappe de chaque touche, en cours de saisie, ce qui rend trs fin le contrle et permet un aide trs ajuste (une liste qui s'actualise au fur et mesure ct, par exemple). Sur entre : l'arrive du focus sur le contrle. Sur sortie : la perte du focus par le contrle (qu'il y ait eu MAJ ou pas), mais encore faut-il que le contrle ait reu le focus auparavant : vnement peu fiable, l'exprience. Sur clic : le programme sera effectu par un simple clic. vnement utile pour les contrles Listes de choix : ds que l'oprateur clique sur une ligne de la liste, le programme s'excute. Sur Double clic : le programme sera effectu par un double clic. vnement utile pour les contrles 'Listes de choix', en complment de la proprit Sur clic.
Access Program
Distinguer les vnements courants sur un contrle susceptibles de lancer un programme : Aprs MAJ, Sur changement, Sur entre, Sur sortie, Sur clic, sur Double clic
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Prcieu
JE SAIS

On dsigne les contrles comme dans les requtes : entre crochets s'ils comportent des espaces, et gnralement prcds de l'objet qui les contient. Exemple : Me.PU_factur = Me.PU_actuel Dans l'exemple prcdent, on note l'astuce du mot me (me= moi en anglais) qui dsigne le formulaire ou l'tat en cours, ce qui dispense de le dsigner en toutes lettres (source d'erreur et de mauvaise lisibilit). On note aussi que les crochets sont inutiles du fait que les noms ne comportent pas d'espaces. Cette simplification n'existe que si on a fait attention ce dtail (pas d'espace dans les noms) au moment de crer les tables. Autre exemple : SOUS_TOTAL=[A SF Dtail des factures].[Formulaire]![Sous-total HT] Attention au gnrateur d'expression : il gnre parfois des expressions bugues (qui ne fonctionnent pas). Voir le manuel sur ce point, et les solutions proposes.
Access Program
Dsigner des contrles en programmation : lire et affecter une valeur. Particularits de la syntaxe avec les formulaires et sousformulaires
Access
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Recopier en VBA un contrle vers un autre pour mmoriser sa valeur historique
Au niveau de l'analyse, il est dj important de penser prvoir un champ (redondant en apparence seulement) pour mmoriser une valeur qui risque de varier avec le temps (un prix par exemple). Voir le manuel Access, page 5 point 7. Mais il faut ensuite savoir pargner l'oprateur une saisie fastidieuse (recopie du prix tarif actuel vers le prix pratiqu dans la facture) : c'est un peu de programmation VBA qui le permet. Voir le manuel sur Access, page 65. Cette prise en compte par la BDD des variations dans le temps s'appelle l'historisation. Pour des illustrations et exemples trs riches, il faut absolument analyser les cas fournis par Microsoft avec Access, et notamment SOLUTIONS.MDB install dans le dossier C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Exemples pour Access 97. On explorera avec profit les deux autres Bdd COMPTOIRS.MDB et COMMANDE.MDB Le dossier des exemples sous Access 2000 et 2002 (XP) est C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples et ne contient malheureusement que Comptoirs.mdb. Le rpertoire Ressource du site comporte les deux autres bases exemples au format 97 (avec leurs fichiers d'aide, c'est important). On peut les convertir au format 2000 ou 2002, ce sont des mines ides et astuces !
Access Program
Access
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Access Program
Access
Utiliser des exemples illustrs de bases de donnes
Utiliser VBA Commandes communes Word, Excel, Access, etc.

Enchaner les objets, leurs proprits et leurs mthodes VBA est un langage de programmation "orient objet", ce qui signifie que sa syntaxe dcoupe les ordres de faon trs structure. Exemples d'objets : ActiveSheet, ActiveCell, Selection... Exemples de proprits : Name, Format, Formula... Exemple de mthodes (procdure agissant sur un objet) : Protect, ClearContents, Copy... VBA est un langage de programmation "orient objet", ce qui signifie que sa syntaxe dcoupe les ordres de faon trs structure : pour simplifier, VBA manipule des objets qui ont des proprits modifiables en leur appliquant des mthodes. Exemples d'objets : ActiveSheet, ActiveCell, Selection... Exemples de proprits : Name, Format, Formula... Exemple de mthodes (procdure agissant sur un objet) : Protect, ClearContents, Copy... Sous Access, une table est un objet, une requte est un objet, un formulaire ou un tat galement, un contrle est un objet (un trait, un rectangle, une tiquette, une zone de texte), etc. Sous Excel , une cellule, une plage (un groupe), une feuille, un classeur, un graphique, une forme dessine, une colonne ou une ligne sont des 'objets'. Chaque objet a des proprits (variables selon sa nature : un simple trait a moins de proprits qu'une cellule) qu'on peut lire ou changer. Par exemple, un contrle Zone de texte a une proprit Source (lien ventuel avec un champ de table) et une proprit Nom (qui permet de le dsigner sans erreur. Chaque objet ou proprit peut se voir appliquer des mthodes (qui sont des actions). Par exemple, la mthode Add sert ajouter, Remove sert supprimer... La syntaxe consiste numrer les objets, les proprits et les mthodes appliquer en les sparant par des points et en leur affectant une valeur avec le signe gal. Exemple Excel : ActiveWindow.SelectedSheets.PrintPreview pour un Aperu de la feuille courante. Exemple Access : Forms![A SF Dtail des factures]![Sous-total HT].Format = "Montaire" Voir aussi dans l'AMI "exemple de programme" . Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info VBA
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Distinguer objets, mthodes et proprits
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Exemple de programme VBA : Option Explicit Sub TEST() 'Dclaration des variables : Dim HT As Double, TX_TVA As Double, TVA As Double, TTC As Double 'Initialisation des variables stables : TX_TVA = 0.196 'Saisie clavier d'un montant HT : HT = CDbl(InputBox("Veuillez taper le montant HT")) 'Calcul des variables TVA et TTC : TVA = HT * TX_TVA TTC = HT + TVA 'Affichage des rsultats : MsgBox "Le TTC est de " & Format(TTC, "# ##0.00 ") 'Affectation d'un rsultat un objet (Zone de texte dans un formulaire Access) : [A SF Dtail des factures].[Formulaire]![Total TTC]=TTC End Sub Voir aussi dans l'AMI "Affecter une valeur une variable" et "exemple de programme" et "dclaration et dnomination des variables" et "Effectuer des calculs dans un programme VBA". Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info Outils, Macros, Nouvelle macro pour dire "Moteur !" comme au cinma... donner un nom (et ventuellement un raccourci clavier) la future macro, puis simple excution des commandes mmoriser comme si de rien n'tait.. (mais Excel nous filme et mmorise tous nos gestes, mme nos erreurs...), ventuellement passer du mode absolu au relatif (ou l'inverse), Outils, Macros, Arrter l'enregistrement pour dire "Coupez !" Outils, Macros, slection de la macro, Modifier on se retrouve alors dans une nouvelle fentre, sous l'diteur de VBA (Visual Basic for Applications), et on peut consulter et modifier le texte de la macro... On ferme simplement la fentre de VBA pour revenir Excel : ALT+F4. Outils, Macros, Visual Basic Editor (ALT+F11) Puis Outils, Options, onglet Format de l'diteur Conseil : donner la couleur bleu clair au "texte du mot clef" et la couleur magenta au "texte de l'identificateur". Les constantes textes (entre guillemets) et les oprateurs resteront en noir, et les commentaires en vert. Les programmes seront beaucoup plus lisibles de cette faon ( l'cran). Excel prsente quelques bugs apparents (sans gravit) de respect de ces couleurs. Mais surtout, Excel ne propose aucun moyen d'imprimer en couleurs, ce qui est une grave lacune, qui perdure depuis l'origine d'Excel ! La lisibilit des programmes sur papier est donc assez mauvaise, de ce fait. Pour voir les programmes d'un formulaire Access, se placer dans le formulaire en mode Cration, puis lancer Affichage, Code... Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info Pour qu'une macro s'excute toute seule l'ouverture du classeur, il faut simplement l'appeler Auto_Open. Pour qu'une macro s'excute toute seule chaque fois qu'on modifie une cellule, il faut : 'Dans le code de la feuille "surveiller" Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) 'Si la cellule modifie n'est pas en col. A et si elle n'est pas vide, alors lancer telle macro If Target.Column <> 1 Then Exit Sub If Target > "" Then TraitementVouluOuMacro End Sub
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Commenter un exemple de programme
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Enregistrer une macro commande
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Modifier une macro commande
Rgler l'diteur VBA pour qu'il utilise des couleurs diffrentes selon le type de mot affich (pour la lisibilit du code, du programme, l'cran)
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Rendre une macro commande automatique l'ouverture d'un classeur
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Rendre une macro commande automatique la saisie d'une cellule
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Rendre une macro commande automatique la slection d'une cellule
Pour qu'une macro s'excute toute seule chaque fois qu'on slectionne une cellule, il faut ajouter ceci : 'Dans le code de la feuille "surveiller" Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) 'Si la cellule clique est en col. F et si sa voisine de la col. V est vide, alors lancer telle macro If Target.Column = 6 And IsEmpty(Range("V" & Target.Row)) Then Call MacroVoulue End Sub
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Ouvrir un classeur sans lancer les macros MAJ + cliquer sur le nom du fichier au moment de l'ouvrir avec la commande Fichier ventuelles : bloquer l'excution des macros (quand on utilise la liste des derniers fichiers ouverts), soit MAJ + clic sur le bouton OK d'un classeur ds l'ouverture aprs avoir slectionn le classeur
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Rendre une macro commande automatique la fermeture d'un classeur

Pour qu'une macro s'excute toute seule la fermeture du classeur, il faut simplement l'appeler Auto_Close. Une macro commande est une grosse commande. En fait, c'est un assemblage de commandes rptitives et fastidieuses mmorises pour pouvoir ensuite les excuter simplement et rapidement par appel de code clavier ou clic sur un bouton... Crer d'abord la macro (par simple enregistrement, ou en la tapant en VBA), tester cette macro (l'excuter, pas pas puis vitesse relle), faire apparatre la Barre d'outils Formulaires, cliquer une fois sur l'outil Bouton, puis cliquer l o doit tre le bouton, choisir la macro dans la liste affiche... taper un texte dans le bouton... Nota : pour slectionner ensuite le bouton sans lancer la macro, il faut CTRL+cliquer sur le bouton, ou bien cliquer droit sur le bouton... Organiser l'cran pour voir Access dans une fentre d'un demi cran et le programme VBA dans une autre, puis placer le pointeur dans le texte de la procdure tester, puis taper F8 pour lancer l'excution, et F8 pour avancer d'un pas Nota : pendant l'excution, en visant (sans cliquer) les variables avec la souris, un postit jaune indique la valeur actuelle de la variable vise, ce qui aide beaucoup suivre (et comprendre) l'excution du programme ! Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info
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Expliquer ce qu'est une macro commande
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Crer un bouton pour lancer une macro commande
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Excuter mes programmes pas pas
Surveiller les variables pendant l'excution pas--pas : placer des espions (pour comprendre un bug) Utiliser systmatiquement laide en ligne de VBA : Copier/Coller des exemples et personnaliser le code captur.
Slectionner la variable surveiller, puis placer un espion avec la commande Dboguer, Espion express (Maj F9), puis lancer l'excution pas pas (F8) Dans un module, slectionner un mot VBA et taper F1 pour avoir de l'aide sur ce mot Dans les exemples de l'aide, slectionner un fragment ressemblant ce qu'on cherche, le copier au presse-papiers avec CTRL + C, puis dans un programme VBA, coller ce fragment : CTRL + V, puis l'adapter au cas voulu...
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Effectuer des calculs dans un programme VBA
Le principal oprateur pour effectuer des calculs en VBA est le signe = qui est l'oprateur d'affectation : il permet d'affecter le rsultat d'un calcul une variable. Les autres oprateurs arithmtiques sont + pour additionner, - pour soustraire, * (toile) pour multiplier, / (slash ou barre oblique) pour diviser, ^ (chapeau) pour mettre la puissance et les parenthses pour forcer l'ordre des oprations. Le signe dcimal est le point (pas la virgule). Le sparateur des arguments des instructions est la virgule (pas le point-virgule). Il est conseill de dclarer les variables en dbut de programme (avec l'instruction DIM) pour faciliter la relecture et le dbogage (recherche des pannes). Il est mme conseill de rendre obligatoire cette dclaration (en ajoutant une ligne Option=explicit avant les programmes) pour que l'diteur signale rapidement toute erreur de frappe, ce qui facilite beaucoup la frappe d'un programme oprationnel. Il est galement conseill de ne donner que des noms en MAJUSCULES pour faciliter la distinction entre les variables perso et les mots clef de VBA qui sont toujours en minuscules avec une initiale en majuscules. Il est enfin fortement conseill de commenter abondamment ses programmes (avec des lignes prcdes d'une apostrophe) pour sa lisibilit. Voir aussi dans l'AMI "Affecter une valeur une variable" et "exemple de programme" et "dclaration et dnomination des variables" et "Effectuer des calculs dans un programme VBA". Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info
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Prvoir une ligne organise comme ceci : VARIABLE = valeur (calcule ou constante) Le signe gal est l'oprateur d'affectation o le lieu de stockage est indiqu gauche du signe gal, et la valeur mmoriser est dtermine droite du signe gal. Ne pas confondre ce signe gal (oprateur d'affectation) avec le signe gal plac dans un test SI (oprateur de comparaison). Exemple : COMPTEUR = COMPTEUR +1 Il faut lire d'abord ce qui est plac droite du signe =, puis effectuer le calcul, et imaginer ensuite que le rsultat est rang dans la variable cite gauche du signe =. Donc, ce qui est gauche du signe = est toujours simple (ce n'est jamais un calcul), alors que ce qui est droite peut tre simple ou compliqu : simplement une autre variable, une formule, une expression qui dsigne un objet dont il faut prendre la valeur... L'exemple ci-dessus se lit : ajouter 1 la variable COMPTEUR (ce qui donne une nouvelle valeur) et ranger le rsultat dans la variable COMPTEUR (ce qui efface l'ancienne valeur). Un rsultat est affect une variable qui est un espace rserv en mmoire vive qui est dnomm par le programmeur pour pouvoir le rutiliser plus tard. Voir aussi dans l'AMI "Affecter une valeur une variable" et "exemple de programme" et "dclaration et dnomination des variables" et "Effectuer des calculs dans un programme VBA". Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info
Affecter une valeur une variable
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Mimposer une discipline personnelle de rdaction de code VBA : dclaration et dnomination des variables
Rendre obligatoire la dclaration des variables en tapant le texte Option explicit en tte de module, avant les procdures. Dnommer mes variables en majuscules pour faciliter le dbogage : utiliser l'instruction DIM en tte de toutes les procdures : de cette faon, on prvient VBA que telle variable existe et qu'elle est cense contenir tel type de donnes. Ainsi inform, VBA peut contrler notre saisie au fur et mesure, et il est beaucoup plus facile de mettre au point un programme au fur et mesure que d'un seul coup au jour de la premire excution ! Exemple : Dim FRM As Form, CTLAGS As Control, CPT As Integer Dim VALEURDAGENCE As Variant De cette faon, dans le corps du programme, pendant la rdaction, on tape les noms de variables en minuscules et VBA convertit en majuscules les noms correctement saisis et laisse en minuscules les autres (fautes de frappe) ce qui facilite beaucoup le dbogage au fur et mesure ! De plus, les majuscules facilitent le reprage des objets que j'ai crs moi-mme, par rapport aux mots-clefs de VBA qui n'ont que l'initiale majuscule. Voir aussi dans l'AMI "Affecter une valeur une variable" et "exemple de programme" et "dclaration et dnomination des variables" et "Effectuer des calculs dans un programme VBA". Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info Les deux commandes d'interaction entre le programme et l'humain sont InputBox pour faire saisir une valeur l'oprateur et MsgBox pour afficher un message et inviter cliquer sur un bouton pour indiquer la dcision de l'oprateur. Syntaxe simplifie (les arguments entre crochets sont facultatifs) : VARIABLE = MsgBox(message d'invite[, codes des boutons] [, titre] ) Attention : pour utiliser tous les arguments de MsgBox, il faut affecter "le rsultat" une variable, mme si on n'a pas l'intention d'utiliser ce rsultat. VARIABLE = InputBox(message d'invite[, titre] [, valeur par dfaut] ) Nota : il est conseill de prparer des variables l'avance pour le message et le titre pour permettre de rutiliser un bloc message par copier coller. Exemple : TITRE = "MAJ manuelle" MESSAGE = "OK pour actualiser les " & NOMBRELIGNES & " lignes ?" RPONSE = MsgBox(MESSAGE, vbYesNo + vbDefaultButton1, TITRE) If RPONSE = vbNo Then End ... Pour une bonne aide sur le sujet, taper Msgbox dans un module, puis taper F1. Voir aussi dans l'AMI "exemple de programme" . Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info
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Appeler loprateur : ouvrir des botes de dialogue, afficher des messages et des zones de saisie, puis rcuprer sa rponse dans une variable et traiter sa saisie
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VBA propose des noms rservs (ils commencent tous par Vb) pour viter d'utiliser des codes numriques illisibles. Il faut chercher le nom de ces constantes dans l'aide de VBA, mais en voici quelques uns souvent utiles : VbCr est le retour chariot (CR, Retour, Entre). Exemple : MESSAGE=MESSAGE & VbCr & VbCr & "Merci." pour insrer des sauts de lignes dans un message et l'arer. vbOKOnly pour afficher seulement le bouton OK dans la bote de message. vbOKCancel pour proposer OK et Annuler. vbYesNoCancel, etc. VbNo ou VbOk pour les valeurs renvoyes par MsgBox. Voir aussi dans l'AMI "exemple de programme" . Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info
Utiliser les constantes VBA pour endre le programme plus lisible
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Prvoir un test : conditions et traitements alternatifs. Rendre un traitement conditionnel. Instructions IF THEN ELSE ENDIF
IF signifie SI, THEN signifie ALORS, ELSE signifie SINON, et ENDIF signifie FINSI. Il est conseill de placer les blocs si oui et si non en retrait pour une bonne lisibilit. Exemple (la fonction Int rend la partie entire (integer) de son argument) : Function F_ARR_SUP_05(VARIABLE) On peut simposer de commencer tous les noms de fonctions par F_ (caractre de soulignement), toujours pour des raisons de LISIBILIT. If VARIABLE = Int(VARIABLE) Then ' Si la VARIABLE est un nombre entier... F_ARR_SUP_05 = VARIABLE ' Alors on garde la VARIABLE telle quelle. Else ' Si la VARIABLE ne dpasse pas le demi-point 0,5 : If VARIABLE <= Int(VARIABLE) + 0.5 Then F_ARR_SUP_05 = Int(VARIABLE) + 0.5 ' Alors l'arrondi est le demi-point exact. Else ' Sinon (partie dcimale > demi point)... F_ARR_SUP_05 = Int(VARIABLE) + 1 ' On arrondit au point suprieur. EndIf EndIf End Function Nota : si le bloc IF est trs court, on peut le prsenter sur une seule ligne, en utilisant ventuellement le signe deux-points comme sparateur d'instructions. Dans ce cas-l, pas besoin de ENDIF. Exemple : If RPONSE= vbNo Then MsgBox "Programme Termin" : End Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info
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Programmer une itration : boucle avec WHILE WEND (tant que), FOR NEXT, ou DO WHILE
Il y a plusieurs faons de programmer une boucle, un traitement rptitif (itratif) : Exemple avec une instruction WHILE ... WEND (TANT QUE) : Dim VARIABLESAISIE As String ' Saisie initiale de la variable teste VARIABLESAISIE= InputBox("entrez un texte") 'Puis, tant que rien n'a t saisi, on revient la charge : While VARIABLESAISIE <> "" VARIABLESAISIE =InputBox("entrez texte") Wend Remarque : avec While, la saisie de la variable teste est toujours ainsi rpte : une 1re fois en dehors de la boucle, juste avant, et une deuxime fois dans la boucle, la fin. Autre exemple, cette fois avec FOR ... NEXT (POUR... SUIVANT) : For Each ZONE In Selection.Areas MsgBox "La zone n " & RANG & " de la slection comporte " _ & ZONE.Rows.Count & " lignes" RANG = RANG + 1 Next ZONE Nota : le caractre espace suivi d'un soulignement en fin de ligne permet de changer de ligne physique sans quitter la ligne logique : trs utile pour garder la lisibilit des trs longues lignes : on peut ainsi "passer la ligne" sans interrompre l'instruction en cours. Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info
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Les tableaux de variables permettent de calculer des noms. En nommant de la mme manire tout un groupe de variables et en les distinguant seulement par un chiffre (appel indice), on se donne le moyen d'agir sur un grand nombre de variables diffrentes dans une boucle pourtant trs courte rdiger. Exemple : Sub TEST() Dim i As Integer ' i et j serviront de compteurs de boucles Dim j As Integer ' ainsi que d'indices de ligne et de colonne pour le tableau. Dim TABLEAU(10, 10) ' Taille max = 10 x 10 = 100 variables.
Lire et crire dans un tableau de variables indices
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For i = 1 To 10 'boucle sur les lignes For j = 1 To 10 'boucle sur les colonnes TABLEAU(i, j) = Cells(i, j).Value Cells(i, j).Select MsgBox "La cellule R" & i & "C" _ & j & " vaut " & TABLEAU(i, j) Next j Next i End Sub Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info L'apostrophe ' permet, en VBA, de rdiger des commentaires : tout ce qui suit une apostrophe ne sera pas excut. Ces commentaires sont facultatifs mais absolument indispensables pour rdiger un programme LISIBLE, lisible par d'autres personnes que le programmeur, mais aussi lsibles pour le programmeur lui-mme qui se replonge dans son propre programme six mois plus tard et qui ne se souvient pas de ses propres astuces et algorithmes (cas trs frquent). "Documenter" ses programme, c'est de l'hygine de base pour un programmeur. Voir aussi le cours VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info Pour viter de taper plusieurs fois la mme srie d'instructions rptitives, on peut crer un programme part compos de ces instructions. On peut ensuite appeler ce programme chaque fois que ncessaire. Ce programme appel par un autre s'appelle un sousprogramme. C'est simplement parce qu'il est conu pour tre appel qu'il s'appelle comme cela (a ne se voit pas). Il est donc conseill de montrer qu'un programme est en fait un sous-programme en plaant les lettre SP_ en tte de son nom. Ainsi, les appels de SP seront eux-aussi, plus lisibles. Pour appeler un sous-programme, il suffit d'voquer simplement son nom sur une ligne, sans plus. Nota : si on veut passer (transmettre) des infos (paramtres) au sous-programme, il faut prvoir des arguments (variables nommes) entre les parenthses du nom du SP. Si le sous-programme doit renvoyer des infos au programme principal, il faut le transformer en fonction : remplacer le mot Sub par Function et remplacer End Sub par End Function. Voir un exemple dans le poly VBA tlcharger sur www.arc-en-ciel.info, pages 3, 17, 18, 20, 27. Dans le code (programme) VBA, ajouter la ligne Application.Calculation = xlCalculationManual pour dsactiver le recalcul auto, et en fin de traitement, penser prvoir la ligne Application.Calculation = xlCalculationAutomatic pour rtablir le calcul auto. 1. D'abord rflchir sur papier : "Qui a le droit de faire quoi ?", "Quels sont les groupes d'utilisateurs ayant des droits comparables ?", "Qui appartient chaque groupe ?", "Sur chaque objet de la BDD, qui peut lire, qui peut modifier, qui peut supprimer ?"... 2. Dans la fentre BDD, utiliser le menu Outils, Scurit, Gestion des utilisateurs et des groupes pour ajouter, supprimer ou modifier des groupes de personnes ayant des droits comparables, puis crer des utilisateurs et les affecter un ou plusieurs groupes. 3. Ensuite, utiliser le menu Outils, Scurit, Autorisations d'accs pour dire, objet par objet, qui peut lire ou modifier... Crer une macro commande qui s'excute toute seule au dmarrage (il faut pour cela qu'elle s'appelle Auto_Open), et y placer un instruction Onkey : Sub Auto_Open() 'Affectation du raccourci F11 la macro nomme filtrage Application.OnKey "{F11}", "filtrage" End Sub Les codes pour toutes les touches se trouvent dans l'aide d'Excel : dans le module VBA, cliquez sur le mot OnKey et tapez F1.
Rdiger des commentaires partout o cest utile, (pour mes successeurs ou pour moimme plus tard), et imprimer une documentation de mes programmes
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87
Organiser des sous-programmes et des fonctions, avec passage ventuel de paramtres
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Suspendre le recalcul automatique des cellules pour acclrer le programme VBA
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75
Organiser une scurit lmentaire dune BDD : crer des groupes de travail, dfinir les autorisations et les mots de passe de chacun des utilisateurs sur chacun des objets de la base
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Affecter un raccourci clavier une macro
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Prcieu
JE SAIS
Agrandir la largeur de la Zone Nom

Tlcharger et dcompresser 'Name Box Extender add-in' sur le site http://www.johnmote.com/ puis utiliser Outils, Macros complmentaires pour installer ce plugin. Programmer, c'est anticiper toutes les situations possibles pour donner l'odinateur la possibilit de dtecter ces situations et de ragir correctement tout seul. Un bon jeu d'essai permet de simuler TOUTES les situations pour bien contrler les saisies, les calculs, les traitements, les sorties... avant de mettre l'application en service. Prparer un bon jeu d'essai complet est un travail assez long mais trs utile (souvent indispensable) pour la performance de l'application.
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Expliquer limportance du jeu dessai dans la russite du projet
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QUESTIONNAIRE
Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param
(Enqutes et dpouillement)
Ethnos
Crer un questionnaire (paramtrage)

Crer une nouvelle question et choisir son type : Crer une question ferme, avec une ou plusieurs rponses acceptes Ordonner les rponses si on en accepte plusieurs Crer une question ferme, mais avec ouverture la fin
Ethnos
Ethnos
Ethnos
Ethnos
Ethnos
Crer une question ouverte de type Texte
Ethnos
Crer une question ouverte de type Date
Ethnos
Crer une question ouverte de type Numrique
Ethnos
Crer un calcul intermdiaire
Ethnos
Tester laffichage des questions en aperu
Ethnos
Prvoir un grand titre
Ethnos
Rdiger une introduction et une conclusion pour la version papier du questionnaire
Ethnos
Rgler des en-ttes et pieds de page
Ethnos
Modifier lordre des questions
Ethnos
Modifier lordre des rponses
Ethnos
Prparer le regroupement des rponses par tranches Imprimer un exemplaire de travail, avec le type des questions Imprimer le questionnaire, avec ou sans consignes
Ethnos
Ethnos
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Prcieu
JE SAIS
Modifier le questionnaire si des donnes sont dj saisies Programmer des branchements, un cheminement
Quest Traitmt Quest Traitmt Quest Traitmt Quest Traitmt Quest Traitmt Quest Traitmt Quest Traitmt Quest Traitmt Quest Traitmt Quest Saisie Quest Saisie Quest Saisie Quest Saisie Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param Quest Param
Ethnos
Ethnos
Ethnos
Regrouper certaines questions en thmes
Ethnos
Crer un tableau de questions
Ethnos
Numroter les pages
Ethnos
Rgler les marges Utiliser une bibliothque de questions courantes pour viter de saisir nouveau des questions rptitives Exporter le questionnaire vers Word (pour amliorer la prsentation imprime)
Ethnos Ethnos Ethnos Ethnos Ethnos
Ethnos
Saisir les rponses

Lancer une saisie monoposte
Organiser une saisie multiposte / regroupement des disquettes Consulter les donnes saisies et modifier / supprimer / ajouter
Ethnos
Dpouiller les rponses (traitement)

Ouvrir un fichier de donnes saisies
Ethnos
Ethnos
Visualiser globalement les rponses (tableau)
Ethnos
Regrouper les rponses par tranche
Ethnos
Crer un tri plat
Ethnos
Crer un tri crois
Ethnos
Crer un graphique simple
Ethnos
Rdiger un rapport
Ethnos
Exporter le rapport sous Word pour reprendre sa prsentation
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Prcieu
JE SAIS
Reconnatre les extensions de fichiers utiles (p, s, t)
PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt Ethnos
Quest Traitmt Quest Traitmt
Ethnos
Rcuprer les rponses au format Excel
PowPt
PrAO :
prsentation assiste par ordinateur
Crer une nouvelle prsentation, vierge ou plan propos par assistant Choisir un type daffichage des diapos Affichages essentiels : plan / trieuse / diaporama / diapo / masque de diapo/ masque de document
PowPt
PowPt
Affichages secondaires : commentaires / masque de titre / masque de commentaire Slectionner plusieurs diapos ou objets : Joints : lasso Slectionner plusieurs diapos ou objets : Disjoints : Maj clics Me dplacer rapidement, au clavier et la souris Bien utiliser le clavier pendant la phase de cration des diapos :
PowPt
PowPt
PowPt
PowPt
PowPt
PowPt
Diapo suivante / prcdente
PowPt
Zone de saisie suivante
PowPt
Saut de ligne / saut de paragraphe
PowPt
Monter ou descendre le niveau de plan (et

donc le type de puce)
PowPt
Dslectionner progressivement (chap)
PowPt
Appel du choix du type pour la prochaine diapo
PowPt
Mettre en FORME (police, taille, couleurs) :
PowPt
Dabord dans le masque pour le cas gnral
Puis rgler les cas particuliers dans chaque diapo
PowPt
PowPt
Rgler les ANIMATIONS :
PowPt
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Prcieu
JE SAIS
Puis rgler les cas particuliers dans chaque diapo Animation automatique (minute) ou manuelle Type danimation
PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt
PowPt
PowPt
PowPt
PowPt
Afficher un LOGO ou un DESSIN :
PowPt
Puis rgler les cas particuliers dans chaque diapo
PowPt
PowPt
Rgler les TRANSITIONS entre les diapos
PowPt
Dabord le cas gnral
PowPt
Puis les cas particuliers dune diapo lautre
PowPt
Numroter les diapos
Excuter le diaporama en boucle (journal cyclique) Mettre en page limpression papier : nb de

diapos par page (1, 2, 3, 6)
PowPt
PowPt
Crer un graphique de gestion et lanimer : prsentation progressive Prvoir des anti-sche pour lorateur : commentaires Piloter le diaporama efficacement (au clavier et la souris, sans fil)
PowPt
PowPt
PowPt
PowPt
Diapo suivante / prcdente
PowPt
1re diapo / dernire
PowPt
Accs direct la diapo nx
cran blanc ou noir (pour reconcentrer lauditoire)
PowPt
PowPt
Fin de la prsentation
Prvenir mon patron des piges des prsentations orales :
PowPt
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Prcieu
JE SAIS
Ne pas rdiger les diapos : que des slogans, des mots-clefs Des diapos lgres, des polices de trs grande taille Peu ou pas deffets spciaux (distrayants)
PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt PowerPt
PowPt
PowPt
PowPt
Entranement pralable conseill, contrles de timing Rester debout, sourire, ne surtout pas lire son texte, Donner vie au discours en donnant de nombreux exemples
PowPt
PowPt
PowPt
PowPt
Distribuer des documents traces crites
Prvoir une tlcommande ou une souris SANS FIL
PowPt
COMPTABILIT
Compta Saisir Compta Param Compta Param Compta Param Compta Param Compta Param Compta Param Compta Param Compta Param Compta Param Compta Param
Compta
Comptabilit - Paramtrages
Compta
Crer un dossier
Compta
Dfinir lexercice comptable
Compta
Rcuprer et modifier un plan comptable / Crer de nouveaux comptes / les modifier
Compta
Dclarer une comptabilit auxiliaire
Compta
Crer un journal
Compta
Modifier le taux de TVA
Compta
Grer des chances : crer / surveiller / supprimer
Compta
Utiliser les automatismes du logiciel : guides de saisie, par exemple
Compta
Choisir lunit montaire ()
Compta
Comptabilit - Saisie
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Prcieu
JE SAIS
Enregistrer une nouvelle criture
Compta Divers Compta Divers Compta Divers Compta Divers Compta Divers Compta Imprimer Compta Divers Compta Imprimer Compta Imprimer Compta Imprimer Compta Imprimer Compta Saisir Compta Saisir Compta Saisir Compta Saisir Compta Saisir Compta Saisir Compta Saisir
Compta
Compta
Crer un compte en cours de saisie dcriture
Compta
Expliquer le rle du brouillard
Compta
Valider les critures Visualiser et mettre jour le plan de regroupement du compte de rsultat et du bilan
Compta
Compta
Modifier une criture non valide
CTRL + double clic sur l'criture (affiche en vert)
Compta
Modifier une criture valide
Compta
Comptabilit - Impression
Compta
Visualiser lcran le brouillon dun compte
Compta
diter le plan comptable, les journaux, le grand-livre gnral ou auxiliaire, la balance gnrale ou auxiliaire
Compta
Imprimer le bilan, le compte de rsultat et les documents annexes
Compta
Comptabilit - Fonctionnalits diverses

Faire le point sur un compte (savoir si je dois de l'argent un fournisseur ou si un client me doit encore quelque chose, par exemple)
Compta
Compta
Contrler la saisie par lettrage
Compta
Prparer une dclaration de TVA
Compta
Crer un tat de rapprochement
Compta
Effectuer une recherche multicritre pour une criture, une date de facture, etc.
Compta
Sauvegarder de disque dur disquette (ou serveur)
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Prcieu
JE SAIS
Restaurer de disque dur disquette (ou serveur)
Compta Divers
Compta
Gestion commerciale
Gest Co Param Gest Co Param
Gest co
Gestion commerciale - Paramtrage
Gest co
Crer un dossier
Crer les tables de base : clients et catgories de clients, produits et familles de produits, taux de TVA, fournisseurs, commerciaux (vendeurs) et zones gographiques des commerciaux, conditions de vente Grer les chances : crer / surveiller / supprimer
Gest Co Imprimer Gest Co Saisie Gest Co Saisie Gest Co Saisie Gest Co Saisie Gest Co Saisie Gest Co Saisie Gest Co Param Gest Co Param Gest Co Param Gest Co Param Gest Co Param Gest Co Param
Gest co
Gest co
Gest Co Param
Gest co
Crer des commentaires
Gest co
Accorder des remises croises
Gest co
Accorder des remises promotionnelles
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Accorder des prix diffrents selon la quantit commande
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Sauvegarder / Restaurer de disque dur disquette (ou serveur)
Gest co
Gestion commerciale - Saisie et impression des documents

Raliser les documents commerciaux : devis, BC, BL, BR, factures, avoirs, relevs, traites) avec remises, escomptes, acomptes Mettre jour les stocks : bons dentre, sorties exceptionnelles
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Gest co
Gest co
Rglements
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Courriers
Gest co
Transfert en comptabilit
Gest co
Gestion commerciale - Imprimer
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Prcieu
JE SAIS
Une fiche ou un fichier
Gest Co Imprimer Gest Co Imprimer Gest Co Imprimer Gest Co Imprimer Gest Co Imprimer
Gest co
Gest co
Les documents commerciaux et courriers
Gest co
La liste des marchandises rapprovisionner
Gest co
Les statistiques
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Les relances clients
Paie
Paie Saisie Paie Saisie Paie Saisie Paie Saisie Paie Saisie Paie Saisie Paie Saisie Paie Param Paie Param Paie Param Paie Param Paie Param Paie Param Paie Param Paie Param Paie Param Paie Param
Paie
Paie
Paie - Paramtrage
Crer un dossier Crer ou mettre jour les organismes sociaux Crer ou mettre jour les catgories de salaires, les sections Crer ou mettre jour le fichier des salaires
Paie
Paie
Paie
Paie
Modifier un taux de cotisation, un plafond Dfinir les postes rattachs au bulletin de salaire Crer une nouvelle rubrique dans le plan de paie Modifier le calcul dune cotisation : base, taux, plafond Ajouter une nouvelle retenue sur salaire
Paie
Paie
Paie
Paie
Paie
Paie - Saisie
Effectuer la paie du mois en tenant compte des variables du mois : congs pris dans le mois,
Paie
Paie
Paie
heures supplmentaires,
Paie
remboursements de frais de dplacement,
Paie
acompte,
Paie
paniers,
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Prcieu
JE SAIS
etc. Crer un nouveau salari / supprimer / modifier
Paie Impression Paie Impression Paie Impression Paie Impression Paie Divers Paie Divers Paie Divers Paie Divers Paie Divers Paie Divers Paie Saisie Paie Saisie
Paie
Paie
Paie
Paie
Paie - Travaux parallles

Grer les congs pays
Paie
Imprimer les dclarations sociales ou fiscales
Paie
Imprimer la DADS Transfrer les donnes vers le logiciel de comptabilit Sauvegarder / Restaurer de disque dur disquette (ou serveur)
Paie
Paie
Paie
Paie
Paie - Impression
Bulletin de paie : un ou plusieurs
Paie Paie
Journal de paie Livre de paie
DIVERS sans importance

Controlzder est un nologisme chouardesque qui signifie "utiliser le raccourci CTRL + Z" Par exemple, "cette commande n'est pas controlzdable "... C'est un clin d'il aux adeptes du clavier. Dans le mme registre, on trouve aussi Controlaisser (Ctrl S). Exemple : " N'oubliez pas de controlaisser de temps en temps "... :o) Il est possible de montrer au lecteur que vous souriez avec une souriette (ou moticone ou smiley) :o) Le signe deux-points reprsente les yeux, la lettre o minuscule reprsente le nez et la parenthse ferme reprsente la bouche qui sourit. Avec le signe point-virgule, on fait un clin d'oeil ;o) On peut ne pas faire de nez :) ou utiliser un tiret pour le nez :-) Il y a une infinit de possibilits : voir http://www.commentcamarche.net/www/smiley.php3 Ne croyez pas que c'est un gadget inutile : c'est un trs utile moyen de montrer ce qui ne s'crit pas. Il est souvent utile de faire un sourire pour viter qu'une phrase ne soit mal interprte.
Ratons laveurs
Divers
Interprter l'expression controlzder
Ratons laveurs
Souriettes ou moticones ou smileys ou frimousses ou binettes (comme ils disent au Canada)
Divers
Clique sur un onglet avec le bouton droit (Controle + clic sur Mac) et insre une "Macro intl MS Excel 4.0". Excel
XL Calcul
Trouver rapidement la traduction d'une formule en anglais pour l'utiliser dans VBA.
Cela correspond aux macros internationales avec l'ancien langage, qui sont en anglais. Entre dans une cellule d'une feuille normale une formule quelconque, puis fais un copier coller vers la feuille macro internationale. La formule y est traduite en anglais.
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DFINIR les termes techniques courants ou importants

Distinguer les "volets" des "fentres" (dfinition)

Expliquer l'expression "par dfaut"

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Retrouver la version du logiciel (application) avec lequel je travaille en ce moment

Expliquer quoi servent les espaces inscables (les espaces "durs")

Expliquer l'expression "systme d'exploitation"

Expliquer les rles du "systme d'exploitation"

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Expliquer les mots "rsolution", "dfinition"

Expliquer le mot "justifier"

Expliquer le mot "cible" pour une icne

Expliquer le mot "arobase"

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Expliquer le mot "RAM"

Expliquer les possibilits du presse-papiers

Expliquer les mots "casse" et "petites capitales"

Expliquer le mot "puces"

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Expliquer le concept d'intgrit rfrentielle

5, 11, 41, 43, 45, 49

Dfinir le mot "argument" dans les fonctions

71, 76, 79, 109, 113

Dfinir le mot "occurrence"

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Dfinir le mot "algorithme"

Dfinir le mot "doublons"

11, 25, 27, 79, 115

Dfinir le mot "focus"

Dfinir les mots "bug" et "dbogueur"

Expliquer la squence de dmarrage d'un ordinateur (explications)

Reprer les poignes des objets

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