Fiche Ressource Sage
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2 novembre 2004
GESTION DES ACHATS ET DES FOURNISSEURS Gestion de la chane des achats : commandes, livraisons, factures, rglements, transfert des critures dachat en comptabilit, retours et avoirs, rapprovisionnement, gestion des tarifs dachat. GESTION DES VENTES ET DES CLIENTS Gestion de la chane de facturation : devis, commandes, livraisons, factures, rglements, transfert des critures de vente en comptabilit, retours et avoirs, gestion des tarifs de vente. GESTION DES STOCKS Gestion des entres et des sorties de stock, saisie de linventaire.
de livraisons, factures...), voluent les uns vers les autres en cliquant sur le bouton TRANSFORMER
mme un bouton VALORISER permet de calculer la valeur globale d'un document. Les documents, (commandes, factures...), sont constitus d'un en-tte, dans lequel on dtermine la date et le tiers concern, (client ou fournisseur), et d'un corps de document, (avec une ligne par article contenant ses rfrences, dsignation, quantit, prix, remise...). Pour passer de la zone d'en-tte la 1 ligne de corps, il faut avoir valid avec la touche ENTREE la dernire zone renseigne dans l'en-tte de lcran.
2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES
Il est ncessaire de respecter les tapes suivantes aprs la cration ou louverture du dossier pour pouvoir tenir une gestion commerciale et donc pour pouvoir crer un dossier exploitable par les tudiants ou les lves. Seules les tapes 3 et 6 (cration de catgories de clients et reprise des stocks initiaux) ne sont pas obligatoires. Si vous souhaitez faire crer et paramtrer un dossier par vos tudiants ou vos lves, vous devez au minimum respecter ces tapes aprs la cration du dossier.
Pour pouvoir transfrer les oprations commerciales, il est ncessaire de crer des catgories comptables pour les achats, les ventes et les stocks et daffecter un journal comptable aux achats, ventes et rglements. Dans le cas de la librairie fournier, nous crons pour la catgorie comptable : - vente : ventes en France - achat : achats de bandes dessines - stock : stocks de bandes dessines et pour les journaux comptables : - ventes : code VTE - achats : code ACH - rglements ventes et achats : BQ1
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Il est ncessaire davoir au moins un lieu de stockage des marchandises ou des fournitu res consommables. Il faut donc crer un dpt de stockage. Si lentreprise possde plusieurs lieux de stockage, cela lui permettra de suivre les stocks des articles dans chaque lieu de stockage.
Les clients peuvent tre classs en plusieurs catgories lesquelles on applique des tarifs ou barmes diffrents suivant la famille darticle ; il est donc indispensable de crer des catgories tarifaires. Dans le cas de la librairie fournier, nous crons pour les catgories tarifaires suivantes : professionnel particulier
CINQUIEME
Un article est une rfrence, achete ou vendue, qui appartient OBLIGATOIREMENT une famille, (une famille peut contenir un ou plusieurs articles, mais un article n'appartient qu' une et une seule famille). Il faut entendre par rfrence la fois un produit physique, le port,, lescompte, les rabais, les remises et les ristournes etc. Si les articles prsentent des comptabilisations diffrentes de la famille, il est ncessaire de leur crer un plan de compte en fonction de leur catgorie comptable. Il est donc ncessaire de crer une fiche par article
SIXIEME
Il est ncessaire de reprendre lors de la cration dun nouveau dossier ou lors du paramtrage du dossier de reprendre les stocks initiaux. Cela seffectue dans le menu de la fentre principale. Ce menu est rserv la mise jour MANUELLE uniquement des stocks, suite une entre ou une sortie sans document. Cette commande ne devrait tre utilise que dans les cas suivants : pour constat er le stock initial sans quil y ait eu dAchat, ou pour constater des sorties, (inexplicable) sans quil y ait eu Ventes.
3. CREER UN DOSSIER
Vous avez votre disposition pour vous aider dans lutilisation de Sage Gestion Commerciale100 : Laide en ligne en cliquant sur licne :
La barre doutils verticale ou barre verticale est compose : - De groupes Gestion de ventes Gestion des achats Gestion des articles et stocks Paramtres comptables Gestion avance - de fonctions. Par exemple, pour la gestion des ventes : Saisir un devis client Saisir une commande client Saisir un bon de livraison client Saisir une facture client Liste des documents de ventes Saisir un rglement client Liste des clients Interroger un client
Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe pour faire apparatre ses fonctions Celle-ci se compose de 2 barres doutils : - Une barre horizontale classique identique la version 10 (ou de celle de windows jusqu la version XP) - une barre verticale plus proche de linterphase graphique windows XP
- en cliquant sur
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- en cliquant sur
- en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le groupe, vous pouvez - si vous ajoutez des fonctions en les slectionnant, vous obtenez : Vous pouvez dvelopper une branche en cliquant sur ou la rduire en cliquant sur
ou
vous confirmez la fonction slectionne en cliquant sur le bouton si vous ajoutez un raccourci, il faut lui indiquer le chemin et slectionner le dossier comme dans lexemple ci dessous en confirmant grce :
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en cliquant sur
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En gnral, on ouvre un dossier Gestion Commerciale partir dun dossier comptable existant, on laisse donc loption clique par dfaut, puis on clique sur . Vous obtenez lcran suivant :
vous obtenez lcran suivant : Permet de slectionner le rpertoire de sauvegarde de votre fichier LIBRAIRIE_FOURNIER.mae, il sagit gnralement de votre rpertoire personnel sur le rseau local
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Aprs avoir recherch et mis en surbrillance votre fichier de comptabilit, vous cliquez sur lcran suivant :
Vous pouvez, si vous vous tes tromp revenir sur le nom et le rpertoire en cliquant nouveau sur rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur pour ouvrir le dossier comptable, vous obtenez lcran suivant :
et
Cet cran nest autre que lcran de saisie des coordonnes de lentreprise. Vous cliquez sur revenez lcran de cration du fichier de Gestion Commerciale suivant :
. Vous
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Vous tapez dans cette zone le nom de votre fichier de gestion commerciale ici LIBRAIRIE_FOURNIER.gcm
Aprs avoir slectionner le rpertoire de sauvegarde et nommer votre fichier de Gestion commerciale, vous cliquez sur , vous obtenez lcran suivant :
Vous pouvez, si vous vous tes tromp revenir sur le nom et le rpertoire en cliquant nouveau sur rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur Vous arrivez sur la page principale de
et
Page daccueil de
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Vous slectionnez le rpertoire ou le fichier dans lequel se trouve votre dossier de gestion commerciale (Normalement celle-ci doit se trouver dans votre rpertoire personnel sur le rseau local) puis
En cliquant sur cet onglet vous pouvez crer les options par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale
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Vous slectionnez
, lcran suivant :
Vous slectionnez
vous slectionnez
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Vous tapez votre Catgorie Comptable soit ventes en France et vous validez votre cration avec la touche Entre. Vous crez les autres Catgorie Comptable, Achat et stock. Vous fermez la bote de dialogue en cliquant sur .
En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale
2 novembre 2004 apparat alors lcran suivant : Vous slectionnez le journal par dfaut des achats ACH et pour les ventes VTE
Vous entrez un libell des ventes et des achats pour le transfert en comptabilit (voir ci-dessous)
Libell ventes Cette zone permet de paramtrer le libell des critures qui seront transfres en comptabilit lors de la mise jour comptable des critures de ventes. Linsertion, dans le texte, du caractre @ suivi dune lettre code permet dinsrer automatiquement une donne. Ces codes sont les suivants : @I : affiche lintitul du client ou du fournisseur, @P : affiche le numro de pice de la facture, @R : affiche le contenu de la zone Rfrence de len-tte de pice. @T : affiche le type du document : Facture si la valorisation est positive, Avoir si elle est ngative. Dans notre exemple, on saisira comme libell ventes : @T n @P @I. Libell achats Cette zone se paramtre de faon identique celle des ventes. Aprs avoir paramtr les diffrentes rubriques, vous devez obtenir lcran suivant :
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Paramtres comptables par dfaut des rglements Cet encadr ainsi que le suivant runissent toutes les options utilises par la mise jour comptable. Rglements ventes Cette zone liste droulante saisissable permet de paramtrer le journal qui sera propos par dfaut lors des mises jour comptables du domaine vente (il pourra cependant tre modifi au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trsorerie existant dans le fichier comptable. Rglements achats Cette zone liste droulante saisissable permet de paramtrer le journal qui sera propos par dfaut lors des mises jour comptables du domaine achat (il pourra cependant tre modifi au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trsorerie existant dans le fichier comptable. Un mme journal peut tre utilis aussi bien pour les rglements ventes que les rglements achats. Il est ncessaire de prvoir les diffrences de rglements. Pour cela, il est ncessaire de prvoir les comptes de diffrences de rglement : il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le suivant :
En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale
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En tapant le premier chiffre de la classe, vous accdez la liste droulante et vous slectionnez le compte adquate
pour crer votre premier dpt de stockage, vous obtenez alors lcran suivant :
Ne pas oublier de cocher pour lentrept qui est le principal lieu de stockage
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En cliquant sur cet onglet vous pouvez crer les options par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale
Vous slectionnez
, lcran suivant :
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Vous compltez la zone Intitul et vous validez votre saisie avec la touche Entre
Vous pouvez choisir des tarifs diffrentiels appliquer sur le prix HT ou TTC
Vous crez les diffrentes catgories tarifaires (attention les taux de remise ventuels ou les coefficients seront saisis ultrieurement dans les familles darticles)
cliquer sur
, lcran obtenu
vous cliquez sur licne pour crer votre premire famille darticles, vous obtenez alors lcran suivant : il est ncessaire de respecter un certain nombre dtape indiqu par un numro
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2 novembre 2004 1 - Vous entrez le premier code famille ici BD 2 - Vous entrez lintitul de la famille ici Bandes Dessines
3 - Vous choisissez la mthode de suivi de stock ici CMUP pour la famille Bandes Dessines 4 - Vous choisissez la premire catgorie comptable concernant la famille Bandes dessines ici Ventes en France puis vous remplissez le cadre en dessous
7 - Vous vous positionnez sur code taxe 1 puis dans la liste droulante vous slectionnez le code taxe V05 et vous validez votre choix avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite passer la seconde catgorie comptable soit ici achats de bandes dessines et vous recommencez partir de ltape 5 et ainsi de suite
5 - Vous tapez les premiers chiffres du compte gnral de ventes soit ici 707 puis vous slectionnez avec la liste droulante le compte 70710000 et vous validez avec la touche Entre
Remarque : il est indispensable pour crer une famille darticles de respecter les tapes 1 4. Vous devez obtenir cet cran :
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Cet onglet permet dintroduire les taux de remise et les coeffIcients appliquer par catgories tarifaires
vous slectionnez longlet , vous compltez les lignes des catgories tarifaires comme dans lexemple cidessous en cliquant deux fois sur la ligne slectionne :
Deux cliques rapides permettent de faire apparatre la bote de dialogue qui suffit de complter
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pour crer votre premier article, ou vous pouvez dans la barre verticale
cliquer sur
le fait dinscrire le
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le fait de cliquer sur un onglet quelconque va effectuer le calcul des prix de vente comme dans lexemple ci -dessous :
il est ncessaire ensuite dindiquer pour chaque le fournisseur habituel grce longlet lcran qui est apparu :
et de complter
pour complter la zone , il suffit de cliquer sur licne fournisseurs avec la souris , vous obtenez alors lcran suivant :
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2 novembre 2004 Vous choisissez le fournisseur grce la liste droulante Attention le fournisseur doit exister sinon il faut le crer au pralable Il sagit de la rfrence du fournisseur et non la vtre
Vous devez absolument saisir le prix dachat HT et non comme ici le prix TTC
Vous entrez le taux de remise puis vous cliquez sur longlet , apparat lcran suivant :
Vous entrez les stocks mini et maxi que vous validez avec la touche Entre
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, vous
Vous changez la date et vous indiquez 01/01/04 Vous inscrivez la rfrence de lentre ici stock initial
vous validez la rfrence avec la touche Entre de faon pouvoir remplir la premire ligne comme d ans lcran cidessous :
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En vous positionnant sur cette zone et appuyant sur la touche F4 vous voyez apparatre la liste des articles
vous faites apparatre la liste des articles grce la touche F4 comme dans lcran ci -dessous :
aprs avoir slectionner le premier article ici ALIX001, vous faites ,vous pouvez alors complter la quantit du stock initial de larticle ici 30 et vous validez votre saisie avec la touche Entre, vous devez obtenir lcran cidessous :
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Vous validez votre saisie avec la touche Entre, vous devez obtenir lcran ci -dessous :
vous pouvez entrer les autres lignes des stocks initiaux des articles
5. LES TRAITEMENTS
LES OPERATIONS SUR LES ACHATS 1 - DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS
Pour traiter les achats, il faut se positionner dans lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre principale , puis slectionner
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Vous cochez
Vous indiquez la date de la commande Vous indiquez le numro du bon Vous slectionnez le fournisseur Vous indiquez la date de livraison souhaite aprs avoir slectionn le fournisseur vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de complter :
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Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur positionnez sur
et vous entrez le bon prix dachat (attention dans notre exemple le prix affich est le prix et vous entrez la
TTC) si ncessaire, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur bonne quantit. Vous validez votre ligne avec la touche Entre Vous obtenez alors lcran suivant :
vous rpondez , vous entrez les lignes suivantes si ncessaire, vous cliquez sur obtenez la valorisation de votre bon de commande :
et vous
vous fermez lcran en cliquant sur Le bouton vous permet de choisir un modle de bon de commande et de limprimer. Vous obtenez lcran suivant et il est ncessaire de retrouver le bon document dans le bon rpertoire :
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Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat
Vous slectionnez
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Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :
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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de commande.
1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit aprs avoir slectionn le bon de commande comme dans lcran ci-dessous :
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1.4. REGLER UNE FACTURE DACHAT ATTENTION : lorsque vous avez rgle une facture, il est impossible de modifier la facture ou son rglement. Pour constater le rglement dun fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fentre principale puis de
slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,
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, votre rglement est enregistr ; pour le vrifier vous pouvez diter le journal des
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Vous cochez
Deuxime tape : crer len-tte de la facture En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,
Vous indiquez la date de la facture Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le fournisseur Vous indiquez la date de livraison
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Troisime tape : crer le corps de la facture aprs avoir slectionn le fournisseur vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de complter :
Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez le bon prix dachat, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez la bonne quantit, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur touche Entre et vous entrez le taux de remise si ncessaire. Vous validez votre ligne avec la
Quatrime tape : crer le pied de facture Vous obtenez alors lcran suivant :
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aprs avoir valid avec la touche Entre, vous obtenez la valorisation dfinitive de votre facture dachat comme dans lcran ci-dessous :
Il est alors possible en cliquant sur licne en cliquant directement sur le licne
dimprimer la facture dachat. Vous pouvez crer les factures suivantes et vous tes revenu la premire tape.
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Vous entrez le montant Vous entrez la date de lacompte vous validez lacompte grce la touche Entre. Vous quittez lcran prcdent en cliquant sur licne .
6 - AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DACHAT EXISTANTE
Pour ajouter une remise supplmentaire obtenue notre fournisseur sur un article, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale
vous slectionnez la facture sur laquelle figure l article dont le fournisseur nous a accord une remise puis vous cliquez sur licne , vous obtenez lcran suivant :
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vous validez le taux de remise avec la touche Entre, la bote de dialogue suivant apparat :
vous rpondez
vous slectionnez la facture en cliquant deux fois sur la ligne de la facture calculer. Lcran obtenu est alors le suivant :
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, le logiciel valorise la facture, il est alors facile de vrifier avec la facture reue du
Limpression dune facture dachat doit tre peu courante car en gnral, une entreprise se contente de comptabiliser les factures reues. Si lon souhaite effectuer quand mme cette impression, il suffit aprs avoir vrifi le calcul de cliquer sur , lcran obtenu est alors le suivant :
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Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat
Vous slectionnez
2 novembre 2004 est slectionn vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors lcran
Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :
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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur la facture.
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en cliquant sur
vous obtenez :
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ici, il sagit de la facture XXHA1,vous ouvrez la facture puis vous cliquez sur licne suivant :
Vous cochez
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et vous obtenez :
vous slectionnez et ouvrez le bon de retour que vous modifiez en fonction de votre retour de marchandises :
Vous indiquez la date de la facture davoir Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le fournisseur
vous validez avec la touche Entre len-tte du bon de retour puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans lcran ci-aprs :
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vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez rajouter un texte complmentaire en cliquant sur le bouton :
vous cliquez sur , vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :
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Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat
Vous slectionnez
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Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :
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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de retour. REMARQUE : Un bon de retour nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon de retour en facture davoir. Pour cela, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous
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vous slectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, lcran est alors le suivant :
Vous changez le numro de la facture de retour Vous indiquez la date de la facture de retour
vous confirmez la transformation en cliquant sur . Vous pouvez ensuite limprimer si vous le souhaitez. 10.2. LES FACTURES DAVOIR Pour crer une facture davoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte obtenu hors facture de doit , il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous pouvez
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Vous cochez
Vous indiquez la date de la facture davoir Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le fournisseur
vous validez avec la touche Entre len-tte du bon davoir financier puis vous remplissez le corps du bon davoir financier comme dans lcran ci-aprs :
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vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :
, le logiciel valorise le
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Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat
Vous slectionnez
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Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :
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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de retour. Vous devez transformer votre bon de retour en avoir
11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT DACHAT (BON DE COMMANDE, DE LIVRAISON , FACTURE)
Si lerreur se situe dans une zone non grise comme dans lcran ci -dessous, il suffit de modifier les renseignements errons en les slectionnant :
en cliquant sur
13 -
barre verticale
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, vous obtenez :
vous pouvez slectionner les factures concernes par le rglement ici XXHA1 ET XXHA1R en validant avec la touche Entre, vous obtenez :
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, vous obtenez :
aprs avoir complt la ligne, vous validez avec la touche Entre. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer uniquement le rglement aprs lavoir slectionne grce au bouton , vous obtenez :
Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Rglement Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Rglement
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, et vous obtenez :
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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le document.
14 -
Pour diter le journal des rglements Fournisseurs, il suffit de se positionner slectionner , lcran est alors le suivant : Vous slectionnez dans la liste
Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :
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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le document.
LES OPERATIONS SUR LES VENTES 1. DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES
Pour traiter les ventes, il faut se positionner dans lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre principale puis slectionner
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, et vous
Vous cochez
Vous indiquez la date de la commande Vous indiquez le numro du bon Vous slectionnez le client Vous indiquez la date de livraison souhaite aprs avoir slectionn le client vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de complter :
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Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur
positionnez sur et vous entrez la bonne quantit comme dans lexemple ci-dessus. Vous validez votre ligne avec la touche Entre Vous obtenez alors lcran suivant :
vous pouvez revenir lcran prcdent grce licne maintenant le bouton vous permet de choisir un modle de bon de commande et de limprimer. Vous obtenez lcran suivant et il est ncessaire de retrouver le bon document dans le bon rpertoire :
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Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente
Vous slectionnez
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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de commande.
1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit aprs avoir slectionn le bon de commande comme dans lcran ci-dessous :
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1.4. REGLER UNE FACTURE DE VENTE Pour constater le rglement dun client, il suffit de se positionner dans slectionner lcran obtenu est alors le suivant :
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, vous obtenez :
, pour accder au rglement : Vous entrez le libell du rglement et vous slectionnez le mode de rglement
2. CREATION DUNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC OU SANS ESCOMPTE
La cration dune facture de vente repose sur au minimum 4 tapes Premire tape : crer la facture
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Pour crer une facture de vente, il faut se positionner dans lcran obtenu est alors le suivant :
Vous cochez
ou vous pouvez directement dans la barre verticale Deuxime tape : crer len-tte de la facture En cliquant sur , on obtient lcran suivant :
cliquer sur
Vous indiquez la date de la facture Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le client Vous indiquez la date de livraison
Troisime tape : crer le corps de la facture aprs avoir slectionn le fournisseur vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de complter :
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Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez la bonne quantit. Vous validez votre ligne avec la touche Entre Quatrime tape : crer le pied de facture Vous obtenez alors lcran suivant :
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il suffit dentrer le taux descompte et de valider avec la touche Entre Il est alors possible en cliquant sur licne dimprimer la facture de vente. Vous pouvez crer les factures et vous tes revenu la premire tape.
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Vous entrez le montant Vous entrez la date de lacompte vous validez lacompte grce la touche Entre. Vous quittez lcran prcdent en cliquant sur licne obtenez alors lcran suivant : et vous
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vous slectionnez la facture en cliquant deux fois dessus. Lcran obtenu est alors le suivant :
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Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente
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Vous slectionnez
lorsque suivant :
Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :
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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur la facture.
6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE
Pour ajouter une remise supplmentaire sur un article un de vos clients, il suffit dans de la fentre daccueil de slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale
cliquer sur
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vous slectionnez la facture sur laquelle figure larticle dont vous accordez une remise puis vous cliquez sur licne , vous obtenez lcran suivant :
vous validez le taux de remise avec la touche Entre. Le calcul avec remise a t effectu
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, vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le client comme dans
Ne pas oublier daffecter le reprsentant au client longlet catgorie tarifaire correspondante. Pour cela, vous cliquez sur longlet
Vous slectionnez avec la liste droulante la bonne catgorie tarifaire ici Professionels
En cliquant sur
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Vous cochez
Vous indiquez la date de la facture davoir Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le client
vous validez avec la touche Entre len-tte du bon d retour davoir puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans lcran ci-aprs :
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2 novembre 2004
vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :
, le logiciel valorise le
REMARQUE : Un bon de retour nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon de retour en facture davoir. Pour cela, il suffit dans de la fentre daccueil de slectionner ou vous
cliquer sur
, lcran
vous slectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, lcran est alors le suivant :
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2 novembre 2004
Vous changez le numro de la facture davoir Vous indiquez la date de la facture davoir
vous confirmez la transformation en cliquant sur slectionnant dans la liste des factures.
8.2. LES FACTURES DAVOIR SUR VENTES Pour crer une facture davoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte accord hors facture de doit, il suffit dans de la fentre daccueil de slectionner ou vous pouvez
cliquer sur
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2 novembre 2004
Vous cochez
Vous indiquez la date de la facture davoir Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le client
vous validez avec la touche Entre len-tte du bon davoir financier puis vous remplissez le corps du bon davoir financier comme dans lcran ci-aprs :
vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vrifier la facture davoir :
, le logiciel valorise le
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2 novembre 2004
Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente
Vous slectionnez
2 novembre 2004 est slectionn vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors
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2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer lavoir. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur lavoir. REMARQUE : Un bon avoir financier nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon avoir financier en facture davoir.
cliquer sur
, vous obtenez :
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, votre rglement est enregistr ; pour le vrifier vous pouvez diter le journal des
10 -
Pour diter le journal des rglements Clients, il suffit de se positionner slectionner , lcran est alors le suivant :
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Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :
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2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le document.
11 -
Il est possible lors dune vente que le niveau du stock soit insuffisant ; vous avez alors un cran de ce type :
Stock rel : stock en magasin ici 60 Stock terme : stock rel livraison en cours ici dans lexemple 48 M.CHALAMEL livrer le 25/01 ; il est donc possible de livrer la commande mais il sera ncessaire de passer un rapprovisionnement auprs de notre fournisseur
Pour traiter le rapprovisionnement, il faut se positionner dans ou vous pouvez directement dans la barre verticale
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vous transformez votre prparation de commande en bon de commande en cliquant sur complter correctement votre bon de commande :
de faon pouvoir
, vous obtenez :
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le logiciel vous calcule la quantit commander avec le stock minimum : vrification stock initial = 60 quantit livre = 36 reste livrer = 48 donc quantit ncessaire 36 + 48 = 84 donc il en manque 84 60 = 24 plus la reconstitution du stock minimum 30 soit 24 + 30 = 54. Vous pouvez donc cliquer sur , vous obtenez :
vous pouvez imprimer et envoyer votre bon de commande votre fournisseur sans oublier de changer la date de livraison souhaite.
6. COMPLEMENTS
1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS
Les produits regroups par famille darticles peuvent faire lobjet ou non dun suivi de gestion de stock, par exemple les prestations ou les travaux ne font pas lobjet dune gestion de stock puisquil ny a en pas. Il est possible de crer plusieurs catgories de produits en fonction du fait quils possdent des suivis de stockage ou pour des raisons danalyse. Pour cela, il suffit dans suivant : de slectionner , lcran obtenu est le
En cliquant sur cet onglet vous pouvez crer les options par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale
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Vous slectionnez
, lcran suivant :
Vous compltez la zone Intitul et vous validez votre saisie avec la touche Entre
Vous cochez la case Suivi en gestion si la catgorie de produits doit tre suivi en gestion de stock
Document1 - 93 Pour crer une nomenclature, il suffit dans lcran obtenu est alors le suivant :
pour crer votre nomenclature article ou vous pouvez dans la barre verticale
cliquer sur
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Vous slectionnez dans la liste droulante puis vous slectionnez dans la liste droulante de rfrence de larticle entrant dans la nomenclature et vous entrez la quantit comme dans lexemple ci -dessous :
la
Vous validez votre choix darticle et votre quantit grce la touche Entre
Finalement pour la parure FONTANGES TRIO NOIR, vous devez obtenir lcran suivant pour la nomenclature :
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et pour lcran
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Icne qui permet de retrouver le dossier images qui contient les photos des articles
vous slectionnez la photo de votre article ici parker_sonnet.jpg et vous cliquez sur dans votre fiche article comme dans lexemple ci-dessous :
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Il existe un reprsentant, en le slectionnant et en appuyant sur la touche entre, vous pouvez modifier ses coordonnes
nous pouvons ajouter un nouveau reprsentant grce licne modifier, nous obtenons :
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2 novembre 2004 Il existe dans lexemple une commission sur les bandes dessines
nous pouvons ajouter une nouvelle commission grce licne modifier, nous obtenons :
Nous entrons ou nous modifions le nom de la commission Nous pouvons slectionner grce aux listes droulantes : - la famille - le reprsentant - lobjectif, le domaine, le calcul, la base de calcul Vous pouvez saisir dans cette zone le pourcentage de remise par tranche maximum que peuvent accorder les reprsentants (vous validez avec la touche Entre)
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Vous slectionnez la commission dans la liste droulante que vous validez avec la touche Entre
vous cliquez rapidement deux fois sur larticle vrifier et vous obtenez lcran suivant :
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, vous obtenez :
Cette liste droulante permet de vrifier les diffrentes catgories comptables et les comptes associs Comptes associs la catgorie comptable
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En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les paramtres Gnraux par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale
Vous cliquez sur la liste droulante et vous slectionnez larticle ESCOMPTE (il faut maintenir appuyer) en cas de fausse manuvre, il faut effacer et recommencer
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8. SUPPRIMER UN ARTICLE
Pour supprimer un article, il suffit dans obtenu est alors le suivant : de la fentre principale de slectionner lcran
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cliquer sur
Vous slectionnez le document des stocks dans lequel vous souhaitez modifier une ligne
et vous slectionnez la ligne supprimer ou modifier, puis si vous souhaitez la supprimer vous cliquez avec le bouton de la souris ou avec licne , vous obtenez lcran suivant :
vous confirmez la suppression avec la touche , si par contre vous souhaitez uniquement modifier la ligne, il suffit de la slectionner et de modifier les zones errones comme dans lcran ci -dessous :
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2 novembre 2004
vous cliquez sur la ligne de la catgorie tarifaire ici Particuliers que vous souhaitez modifier ou crer, vous obtenez alors lcran suivant : Vous entrez le coefficient ici puis vous fermez la bote de dialogue
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le
Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :
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2 novembre 2004
en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le document.
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2 novembre 2004 Bien vrifier quil sagit du bon dossier comptable Vous slectionnez soit :
Attention, il faut slectionner la bonne catgorie comptable avec le bon code journal
Ne pas oublier de slectionner le bon journal Vous cliquez sur le bouton (mise jour directe comptabilit) et le transfert seffectue, vous pouvez vrifier que , cela
le transfert sest bien effectu en choisissant de la fentre daccueil puis de slectionner vous ouvre la comptabilit gnrale et vous pouvez ouvrir le journal correspondant.