THEORIE ET PRATIQUE OE L'AuorT INTERNE

etre utilise avec Ie maximum d'efficacite, ils se nomment communica

tion et curiosite.
1 - La communication
C' est un souvent evoque en Audit Interne et dont nous
parlerons apropos de l'image de la FODction. Mais if s'agit ici de la
communication dans son sens plus restreint de rapport entre deux per
sannes. OD a pu observer en effet que la plupart des outils mettent en
jeudeux personnages : l'auditeur et celuiqu'iI va observer, intervie
wer, questionner ... La mise en ceuvre d'un outil exige toujours Ie
contact et Ie rapport aI'autre.
Si ce contact n'est pas bon, si la communication se fait mal, si Ia
. mefiance s'installe, toutes les techniques du monde n'y feront rien et
l' outil ne remplira pas son role.
On obtient alors une interview incomplete, un organigramme errone,
une observation insuffisante ou un diagramme de circulation auxquels
rnanqueront des elements passes sous silence. La collaboration est
indispensable entre les deux parties et tous les efforts de I'auditeur doi
vent tendre a!'instaurer. Mais une bonne communication n'est rien si
I' auditeur ne cherche pas asavoir.
2 - La curiosite
tement tout aussi fondarnental que Ie precedent pour une bonne uti
lisation des outils d'audit, element qui ne se limite d'ailleurs pas aux
outils et que 1'0n retrouvera dans la mise en ceuvre de la methodologie.
La curiosite d'esprit enrichit Ie dialogue tout autant que la bonne com
munication : eIIe est essentielle dans I' elaboration du questionnaire de
contrOle interne, dans les analyses de Ia FRAP, eIIe suscite les ques
tions originales et revitalise I'interview. C'est elle egalement qui va
permettre de tout voir et tout deceler dans les grilles d'analyse de
taches et les diagrarrunes de circulation, c'est elle en fin qui va renore
possible Ie suivi, de bout en bout d'une piste d'tludit, sans Hieher Ie fil
conducteuret explorant chaque etape dans Ie detail des operations.
Cette capacite d'investigation, cette curiosite sans cesse en eveil, ce
scepticisme leger qui suscite la recherche sont une des des du succes
dans I'utilisation des outits et moyens adisposition de l'auditeur.
Communication et curiosite sont des qualites qui vont pennettre ega
Iernent de conduire efficacement la mission d'audit, tout au long de son
processus methodologique.
,
",'GJal;'Jc;-:
I! ...: ::!t rO."1j:-:t
'a .J / ..
;. THEoRIE ET PRATIQUE DE L'AUDIT INTERNE
uniquement les flux de transactions. On obtient aloes une representa
tion beaucoup plus simple et qui pennet d'avoir une vue globale des
transactions. Cette methode, particulierement riche et utile,. vise plus la
synthese que l'analyse e: donc plus l'explication et la description que
la detection. EIle permet souvent une demarche en deux etapes :
d' abord la comprehension des flux de transactions, ensuite la descrip
tion analytique par ..analyse traditionnelle.
2.6 - La piste d'audit
- ' ~ - -
Que l'ontrouve egale::nent sous la denomination "chernin d'audit"
ou encore Audit trail pour les Anglo-saxons. Ce fut al'origine, et c'est
encore, un outil de contrOle comptable recensant tous les elements de
preuve pour permettre des'assurer que la reconstitution chronoIogique
des operations pennet d'aboutir au resultat comptable ; ou mieux :
qu'en partant du resnItar comptableon peut reunir tous les elements
permettant de retrouve: les donnees de base. C'est en ce sens que Ie
Reglement 90.08 du Comite de la Reglementation bancaire institue
l'exigence d'une piste d'audit pour permettre la reconstitution des ope
rations dans un ordre chronologique. Entendu de cette fal$on, on parle
plutat de "chemin de revision".
Conyu comme moyen specifique d'investigation par les auditeurs
internes la piste d'audit eu chemin d'audit doit etre entendu dans un
sens different. II s'agit d'une methode de test s'appuyant sur un docu
ment final ou sur Ie resultat d'une operationet permettant de remonter
ala source en passant par loutes les phases intermediaires. Les caracte
ristiques de cette methode sont donc Ies suivantes: .
EUe ne concerne qu'une seule operation aIa fois,
Elle part du document au resultat final pour remonter ala source,
Elle permet de controler- pour cette operation determinee - tous les
stades intermediaires, leurs justificatifs et justifications.
Elle rend possible acette occasion Ie test de tous les interfaces et
done la verification des points specifiques de raccordement dans Ie
cheminement des operations. Elle exige, Iorsque necessaire, fa vali
dation et Ie constat sur Ie terrain.
En Audit Interne, la piste d' audit peut etre utilisee dans routes les
fonctions et pour toutes les operations, citons! titre d'exemples :
- retracer toutes les orations relatives ala vente d'un produit,
- retracer toutes les operations relatives a r achat d'un materiel,
- retracer toutes les operations relatives au paiement d'un salaire,
LES MOVENS ET LES OUTIlS
- verifier la Iogique d'un traitement infonnatique lorsque les don
.. nees traversent des chaines informatisees. La piste d'audit pre
sente alors lecaractere specifique d'un audit infonnatique,
- retracer toutes les operations relatives aune intervention d' entre
tien sur une machine,
- retracer toutes les operations relatives ala fabrication d'un objet
determine,
- rettacer toutes les operations relatives ala fabrication d'une huile
de base tout au long de son cycle de fabrication,
- reconstituer les differentes etapes d'un recrutement, etc.
e'est un outil particulierement efficace pour s'assurerque les dispo
silifs de contrale interne ant ete appliques tout au long du processus et
ont bien atteint leurs objectifs.
Illustration
Identifier les differentes etapes du chemin d'audit apartir d'une ecriture
de debit en bonque et. correspond ant au paiement a un fournisseur
d'une Fac.'ure d'achat de foumitures d'economat.
tes etopes a examiner successivement seront fes suivontes :
D. compfe en bon que debite du montont d'un cheque.
1. examen des conditions boncaires.
2. procedure de reg/ement (signature - envoi des cheques).
3. procedure de mise en paiement (bon apayer, echeoocierJ.
4. circuit des factures pour autorisation avant reglement.
5. procedure de comptabifisotion des factures fournissoofS.
6. procedure de reception des factures (courrier}.
li'vraison des marchandises au service demandeur.
8. p!or..Mure de reception des marchandises..
9. acCllS'i: de reception des commandes aux fOllmisseurs.
1O.p!od:dure d'envoi des commandes (courrier, dispatching des
,.;
exempfaires)
11. p'ocedure d'enregisfrement des commandes.
12. passalion de lacommande (Signatures autorisees, circuits des
pieces, controfes).
13. aedsion d'achat.
C -:- LA MISE EN CEU'\lRE DES MOVENS ET OUTllS
On a deja releve la Decessaire et parrois difficile selection par t'audi
reur des outils appropries au but pouesuivi. Mais deux autres obstacles
sont asurmonter si l'on veut que I' ensemble de ces techniques puissent
THEORIE ET PRATIQUE DE L'AuDIT INTERNE
Dans I'executioo du diagramme, l'auditeur prend un certain nombre
de precautions:
- eviter les details excessifs qui risquent de generer un diagramme
trop complexe et des confusions,
- veiller ace que tout document ait un point fmal d' aboutissement,
- eviter les diagonales : ne dessiner que des lignes de circulation
horizontales ou verticales,
- limiter al'indispensable les notes complementaires qui doivent
rester l'exception,
L'exactitude et l'exhaustivite du flow-chart sont validees par des dis
cussions avec les audites. On peut egalement proceder aune valida
tion en utilisant la piste d'audit (et reciproquement).
Les symboles utilises peuvent etre extremement varies: les infonna
ticiens, les analystes, les organisateurs utilisent les memes ; mais en
general,l'auditeur u'a pas besoin d'une telle variete.
A. cote du diagramrne de circulatiou "horizontal" ci-dessus decrit et
qui est Ie plus c o ~ e n t utilise par les Auditeurs Internes, on trouve :
Le diagramme ','vertical" dans lequelia procedure'est representee en
nne seule coionne, les differents services se succedant verticalement.
On' ajoute aloes une colonne pour la description narrative des opera
tions. Outre Ie fait que cette methode est peu visuelle car elle 5'etend
souvent sur plusieurspages, elle presente egalement I'inconvenient
d' exiger souvent des notes explicatives assez longues.
L' agrandissement : procede qui consiste aprendre un point particu
lier du diagramme et a I' agrandir en un nouveaudiagramme plus
detaille. On evite ainsi de surcharger Ie diagrarnme general, tout en
se reservant la possibilite d'aUer du general au particulier. Cette
technique est de plus en plus utilisee avec I'usage des logiciels de
flow-chart qui permettent la systematisation du procede.
Illustration elementaire
Procedure de decision d'investissement rachall.
"L'auditeur recueille-Ies informations suivantes :
1. les decisions d'inves/issement sont prises en 'Comire de Direction.
Chaque decision est transcrite sur un document etabli .en trois
exemplaires. '
2. I!n exemplaire est adresslra 10 direction technique chargee de
I'aperation, un aulre est envoye a 10 comptabilile chargee des
cantrales pour Facturation.
3. 10 Direction technique passe commande ef envoie un double a'0
comptabilite.
,
LEs MOVENS ET lES OUTILS
-'
4. des reception de 10 facture, 10 comptabilile procede aux contrales
et enregistrements necessaires.
Ces quatre operations simples {operations de paiement iciexcluesl se
schemafisent sur trois co/onnes d I'aide de cinq symboles seulement :
Ie diagramme de circulation ainsi obteoo est Iisible par /ous,
ilindique Ires precisement:, Ce qUi est realise et comment,
il permet une comparaison facile entre Ie discours et 10 realife,
11 met en evidence les dysfoncliannemenfs eI insufFiscnces even
tuelles rici absence de comptabilisofian de I'engagement de
depense}.
OperatIon
1.
'2.
3.
4
Comita de directionI Direclion techniquej Com,:>tabilite
3
P.V.
2
P.V.
\ENR/
Certains organisateurs et services d'audit utilisent une version diffe
rente et plus simple du diagranune de circulation. C"est une representa
qui ne se propose pas de decrire la circulation des documents mais
,;

THEOAIE EfPRATIQUE DE L'AUDIT INTERNE
qui pratiquent peu parce que c'est difficile se condamnent ane
jamais maitriser leur technique et donc ala pratiquer de moins en
moins. L. B. SAWYER disait meme que la pratique du flow-chart emit
un "art", ce qui n'est pas errone car iI y faut de l'intuition et un cer
tain sens de l' estMtique dans la presentation pour que Ie document
soit lisible aisement.
Ces difficultes sont amoindries avec l'arrivee sur Ie march6 de Iogi
cieis dOe dessin de flow chart qui permettent l' obtention de docu
ments au dessin parfait et ce avec toutes les combinaisons possibles
d'agrandissement ou de reduction. Mais i1 ne faut pas pour autant
s'imaginer que la mise en ceuvre devientfacile : pour etre utilise
rapidement et efficacement Ie Iogiciel exige d'etre utilise souvent.
La i1 faut accepter de peiner longtempset de faire ses
gammes avant de rnaltriser son sujet.
On cite egalement parmi les inconvenients du diagrarnme de circula
tion, Ie fait que ne pouvant tout traduire en symbole, Ie document
necessite souvent la redaction de notes comptementaires qui
l'alourdissent et vont al'encontre du principe figuratif. Un bon des
sinateur de flow-chart saura neanmoins reduire ces notes au mini:
mum indispensable.
2.5.2 - Mise en ceuvre
La technique du diagramme de circulation va etre Ie plus souvent
utilisee pour tester I'application d'une procedure. Ce sera donc
au depart un a'UdiSde et done un moyen-precis et efficace
de s'assurer par une synthese rapide que la procedure examinee est
correcte (ou de deceler les points sur lesque1s elle ne l'est pas).
Mais c'est aussi - et dans un second temps - un audit d'efficacite car
Ie diagramme est egalement un outil d'analvse qui va permettre
de deceler les faiblesses d'application de la procedure testee. Et ces
faiblesses apparaitront d'autant plus c1airement que aura
pris soin de noter sur Ie diagramme les points particuliers OU des dispo
sitifs specifiques de: controle interne sont - ou devraient etre - mis en
ceuvre.
Mais pour que Ie document joue bien son rOle il est necessaire de
respecter un certain nombre de regles.
L'auditeur ayant defini les symboles qu'il utilise, adopte une
approche sequentielle du processus. Chaque apparition de document,
chaque apparition de service, va donner lieu ala d'uo sym
bole et d'une colonne identifiee.
LEs MOYENS ET LES OUTILS
SYMBOLES USUELS

Symbole de circulation
OJ
Document (ici en 2 exemplaires)
Operation manuelle
\ 7
D
Traitement Informatique
t
Archivage definitif
Comparaison entre deux documents
kzJ-i.
Archlvage provisoire

,
Procedure alternative
"r
Ncn
Point terminal d'un diagramme
( )
Les informations recueiUies pour dessiner Ie diagramme Ie sont
. aupres de toutes Ies sources possibles : documentation, narration.
interviews, mgarugrammes. etc. elles sont validees des que possible.
THEORtE ET PRAnOUE DE l'AUDrr INTERNE
T
Descriplion de poste
t
FOIldion
OIganigramma fondIonnel

t
IGrille d"analyse des t!ches I
t
OIganlgramme hieraJChlque
t
Services
.

t
Organisation
t
L'entreprise
2.5 - Le diagramme de circulation
Si la grille d'analyse des taches est statique, Ie diagramme de circu..:
lation est dynamique : run est la pbotographie, l'autre Ie cinema. Le
diagramme de circulation, au flow chart, penilet de representer la cir
culation des documents entre les differentes fonctions et centres de res
ponsabilite, d'indiquer leur origine et leur destination et donc de don
ner une vision complete du cheminement des informations et, de leurs
supports. Cette methode de scMmatisation remplace une longue des
, cription et ses avantages I' emportent largement sur ses inconvenients.
2.5.1- A vantages et inconvenients
a - Avantages
C'est lIn document figuratif, donc facile a lire et a comprendre.
Chaque operation est mat6rialisee par un symbole different: creation
de document, duplication,comparaison, archivage ... ; la drculation
,.u'\h
LEs MOVENS ET lE$ OUTllS
des documents est indiquee par des qui traversent les entites
concernees.
En Audit point n'est besoin d'utiliser de nombreux
symboles : il et it soffit que soit bien connue leur signification.
-Un diagramme de cmulation bien 6tabli pennet ainsi de prendre
connaissance rapid;ment d'une proc6dure ou d'un processus.
C'est un docnment Iogique qui amene ase poser des questions-type
apropos de chaque document:
- combien d'exennla1..-es?
- qui les envoie?
- ou arrivent-ils?
- qu' en fait-on ?
Les operations sont montrees dans leur ordre sequentieI, dYou:
Mise en evidence des points forts et des points faibles : les points de
coiltrole sont clairement identifies et les interfaces entre, services
mises en lumiere. La schematisation va rendre visibles les
anomalies : document inutilise, absence de controle, ou contrOle
insuffisant, traiteme:J.t redondant, etc.
Les risques d' omission sont minimises : un document, un exem
plaire ne peuvent etre oublies car Ie diagramme permet de les suivre
"a, Ia trace".
Le diagramme de cZrculation est egalementun outi! d'auto-controle
en ce sens qu'iI pe:met de s'assurer que 1'0n a bien compris les
explications roumies. C'est egalement un moyen de validation
d'informations obtenues par d' autres sources.
Enfm, et ceci u'est pas un des moindres avantages,le diagramme de
circulation est une prime al'imagination en ce sens qu'il permet a
l'auditeur averti d'i:naginer des solutions meilleures, des circuits
plus efficaces, des con troles plus simples au plus complets. Le dia
gramme de circulation est donc un outH d' assistance utile pour la
, formulation des recommandations d'amelioration.
En depit de tous ees avantages, eet outil n'est pas utilise autant qu'il
serait souhaitable par les auditeursinternes. C'est qu'il comporte
quelques inconvenients non negligeables.
b - Les inconvenients
,.' L'inconvenient majeur est s'agit d'une technique difficile et
qu'il faut pratiquer s<::mvent pour bien la maitriser. L'utilisation du
de circulation exige formation et pratique: les auditeurs .
..,,,..
,
(--.,
....
THEORIE ET PRATIQUE DE L'AUDIT INTERNE
- pour toute fonction dont l'ensemble des taches peut etre enumeree
de fat;on sequentielle.
Dans la colonne 2 on indique la nature de la tache en se referant aux
grandes categories en principe inconciliables pour une bonne separa
tion ; on indique donc s'i1 s'agit
- d'une simple tache d'execution,
- ou d'autorisation,'
- ou d' enregistrement.
- ou'financiere,
-. ou de controle (verification).
Les colonnes suivantes de la grille sont destinees aindiquer les per
sonnes concemees.
b - Mode d'emploi
Pour chaque tache et en par la premiere. l'auditeur va
chercher qui l'accomplit. Achaque fois qu'il rencontre un personnage
nouveau, it indique-'son nom en tete d'une colonne et fait one croix en
face de la tache concemee : remplir une grille c'est done identifier et
mettre des croix. Une demiere colonne est toujours prevue pour les
taches non executees.
Illustration elementaire
Dans une PME Ie processus de paiement des factures foumisseurs com
porte 10 oplYations :
1. reception au service courrier,
2. transcription des factures
3. rapprochement de commande,
4, rapprochement factures/Bon de reception,
5. verification de la facture,.
6. comptabif;sation,-c
7. ordonnancement,
8. efablissement du cheque,
9 signaP.Jre du cheque,
10. envoi du cheque.
Les informations recueillies par f'auditeur permeltent de remplir la grille
ci-apres:
LEs MaVENS ET LES OUTILS .
)(
>
tcc
em
.0
...
Q.J!
-0 ... ..
TAches
12.0
.2.

c"
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EJ! -..
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GI,c .. -
Iii; D::::J
D::u 0'.0 Oc
g c 0 <lJc
IL&.
1.- Reception Ex X
2.- Transcription Ex X
3.- Rapprochement FactIBC C X
4.- Rapprochement FactlBR C X
i
5.- Verification facture C X
6.- ComptabirJSation EN X
7.- Ordo.1nancement A X
8.- Etablissement du cheque FN X
9. Signature du cMque A X
I
i 10.- EnvoI du cMque Ex X
La simple lecture de cetfe grille eiementaire permet.de deceler les fai
blesses suivantes :
1. les factures ne sont pas transcrifes sur un registre d leur orrivee,
2. Ie responsable des achats qui a etcbl; la commande - efFecfue
des taches de verificafion/contrale qui incombent normalement d
10 comptobilife..
3. Ie cheque ne devrait pas eire etabli par Ie comptable mais par Ie
caissier.
Cette illustration eIementaire montre clairement ;
- qu'it est extremement simple de decrypter une grille d'analyse de
taches, meme si elle est infiniment pIus complexe que I'exemple
choisi,
- que les conclusions ne peuvent etre tireesque si les tetes de
colonnes indiquent clairement des noms de personnes et non des
intituIes de service.
Ainsi la grille d'analyse des taches est egalement utilisee par
. les oi-ganisateurs pour mesurer Ie travail de chacun. Elle est, en fait, Ie
point de convergence entre rindividu et rentreprise, entre
de poste du premier et I'organisation de la seconde, comme
indique sur Ie schema ci-apres :
..