TSDI1GC 2006/2007 PERFECTIONNEMENT EXCEL

UTILISATION DES LISTES DE DONNEES

Remarques préalables sur les listes de données

Mettre la liste à jour
Filtrer la liste en choisissant des critères

Choix de critère pour un seul champ

Ajouter un critère d’un autre champ
Supprimer un critère
Annuler le filtre automatique
Rechercher plus de deux valeurs pour un même champ
Construction de la table de critères
Extraction des fiches désirées
Extraction sélective sur certains champs

Calculs statistiques

Statistiques sur un critère

Définition de la plage de cellule contenant la liste
Définition de la plage de cellule contenant le critère
Construction des formules statistiques
Choix du critère

Statistiques selon plusieurs critères

Définition de la plage de cellule contenant la liste

Définition de la plage de cellule contenant les critères
Construction des formules statistiques
Choix du critère

Remarques préalables sur les listes de données

Tout tableau contenant une série d’informations peut-être utilisé comme une
base de données afin d’en extraire des informations et des statistiques.

Les informations pourront être extraites à l’aide des fonctions de recherche

(voir chapitre précédent) ou bien à l’aide de filtres ou de formules de calcul
appropriées.

La seule contrainte, pour pouvoir utiliser les filtres, est de donner un format
différent à la première ligne du tableau. Cette ligne sera ainsi reconnue
automatiquement comme contenant les noms de champs (ou en-têtes de
colonnes).

Nous allons travailler sur un exemple de liste contenant le fichier des membres
d’une entreprise.

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Dans ce tableau nous allons utiliser des formats de nombres particuliers et des
formules de calculs élaborées qui sont résumés sur la page suivante. Ces formats
et ces formules sont présentés pour faire connaître quelques possibilités du
logiciel et ne sont pas indispensable pour l’utilisation ce tableau comme base de
données.

Sur la page suivante est représenté le tableau sur lequel vont être fondés les
exemples qui vont suivre.

Mettre la liste à jour

Pour ajouter ou supprimer des fiches supplémentaires dans une liste, on peut
procéder de deux manières :

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• Saisir directement une nouvelle fiche à la suite des autres selon la

méthode classique de saisie sur Excel.
• Saisir par l’intermédiaire du menu Données - Grille. Cette méthode
présente l’avantage de rendre la liste dynamique pour son utilisation dans
des calculs statistiques (voir page *) et de tenir compte des formats et
des formules de calculs créés. Dans notre exemple, l’utilisation du menu
Données - Grille fera apparaître la boîte de dialogue suivante :

Les champs calculés ne sont pas autorisés en saisie.

• Pour se déplacer dans la liste on utilisera les boutons ou

• Pour entrer une nouvelle fiche on cliquera sur le bouton .

• Pour supprimer la fiche affichée on cliquera sur le bouton

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Filtrer la liste en choisissant des critères

Choix de critère pour un seul champ

Pour afficher uniquement les enregistrement désirés on utilise le menu Données

- filtre - filtre automatique. Une flèche apparaît alors à droite de chaque nom
de champ.

Par défaut, toutes les lignes de la liste sont affichées. Si l’on désire voir
s’afficher uniquement les fiches désirées, on va indiquer un critère.

Par exemple, si l’on souhaite obtenir uniquement la liste des personnes du

service commercial :

a. Choisir le menu Données - filtre - filtre automatique

b. Cliquer sur la flèche à droite du champ " service "
c. Dans la liste des services existants ciquer sur " COM "

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La liste du personnel du service " commercial " apparaît :

On constate que dans la liste qui apparaît en cliquant sur la flèche, existent
d’autres options :

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L’option " (Tout) " Permet d’afficher l’intégralité des fiches pour le champ
concerné. Dans notre exemple, toutes les fiches quel que soit
le service.
L’option " (Vides) " Permet d’afficher les fiches qui ne comportent rien dans le
champ choisi. Dans notre exemple, les fiches des personnes
n’appartenant à aucun service (aucune fiche).
L’option " (Non Permet d’afficher les fiches comportant un texte quelconque
vides) " dans le champ choisi. Dans notre exemple, toutes les fiches.
L’option Permet d’affiner la sélection en multipliant les critères. (voir
" (Personnalisé...) " ci-dessous)

Lors du choix de l'option "personnalisée", une boîte de dialogue s’ouvre :

Il est possible de travailler sur des fourchettes de critères à l’aide des signes
opérateurs (plus grand que, plus petit que,...) et de les combiner (et, ou).

Par exemple, si l’on souhaite avoir la liste des personnes du service commercial
ET du service administratif :

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On demande que le premier critère soit " COM " ET que le second soit " ADM ".

Ajouter un critère d’un autre champ

Si on désire la liste des hommes du service commercial et du service

administratif, on combinera le critère service avec le critère sexe.

• Pour le service on reprendra l’exemple ci-dessus.

• Pour le sexe, on clique sur la flèche SEXE puis sur " homme ".

Supprimer un critère

Pour supprimer le critère SEXE :

a. Cliquer sur la flèche SEXE.

b. Cliquer sur (tout) pour annuler le critère

Annuler le filtre automatique

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a. Choisir le menu Données - Filtre

b. L’option filtre automatique est précédée d’une coche
c. Cliquer sur Filtre automatique

Rechercher plus de deux valeurs pour un même champ

Dans ce cas il va falloir construire une table de critères. Pour plus de facilité,
cette table de critères sera construite sur une feuille séparée.

Règles à respecter :

• Les en-têtes de colonnes (noms de champs) de la zone de critère doivent

être identiques à ceux de la liste.
• Lorsque les critères que vous souhaitez sont de nature : ET (un critère ET
un autre critère, par exemple service COM ET service ADM), la table de
critères doit être construite de sorte que les valeurs cherchées soit sur
une même ligne.
• Lorsque les critères que vous souhaitez sont de nature : OU (un critère
OU un autre critère, par exemple service COM OU service ADM), la table
de critères doit être construite de sorte que les valeurs cherchées soit
sur des lignes différentes.
• Une table de critères ne doit jamais contenir de lignes ou de cellules
vides.

Construction de la table de critères

Cette table va être construite sur une autre feuille que celle contenant la liste.

Exemple : On va extraire de notre liste, les fiches correspondant aux hommes

des services COM et ADM.

a. Cliquer sur l’onglet d’une nouvelle feuille.

b. Construire un tableau reprenant les noms de champs retenus pour le choix
des critères d’extraction, et les valeurs désirées pour chacun d’eux.

La table de critères se présentera comme suit :

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ATTENTION ! Les noms de champs doivent avoir la même syntaxe que dans la
liste.

Les critères ET se trouvent sur la même ligne :

• A la fois " Homme " ET du service " COM "

• A la fois " Homme " ET du service " ADM "

Les critères OU se trouvent sur des lignes différentes. Dans le résultat de mon
extraction je veux :

• Des " Hommes du service " COM " OU des " Hommes " du service " ADM "

Extraction des fiches désirées

Après avoir construit la table de critères, on va lancer l’extraction des fiches

désirées :

a. Cliquer sur une cellule quelconque de la feuille contenant la table de

critères.
b. Cliquer sur le menu Données - Filtre - Filtre élaboré.
c. Si nécessaire, dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquer dans la zone
" Plages ".
d. Cliquer sur l’onglet de la feuille contenant la liste.
e. Sélectionner sur la feuille la plage contenant la liste (dans notre exemple
A1:L22).
f. La référence de la feuille et de la plage de cellules sélectionnées apparaît.

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g. Cliquer dans la zone " Zone de critères " de la boîte de dialogue.

h. Sélectionner la table de critères préalablement construite (dans notre
exemple A1:B3).
i. La référence de la feuille et de la plage de cellules sélectionnées apparaît.
j. Cliquer sur l’option " Copier vers un autre emplacement " de la boîte de
dialogue.
k. Cliquer dans la zone " Destination " de la boîte de dialogue.
l. Cliquer sur une cellule qui sera l’angle supérieur gauche du tableau qui va
apparaître.
m. Cliquer sur OK pour lancer l’extraction.

La boîte de dialogue se présente ainsi :

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Extraction sélective sur certains champs

Dans l’exemple précédent, toutes les colonnes (ou champs) de la liste sont
extraits, dans l’ordre de la liste. Il est néanmoins possible de n’extraire que les
colonnes (ou champs) désirées, et ce, dans l’ordre désiré.

Exemple : En reprenant l’exemple ci-dessus, on désire avoir le NOM, le PRENOM

et l’AGE des " Hommes " des services " COM " et " ADM ".

Sur une nouvelle feuille construire la table de critères correspondante

Puis, sur la ligne désirée (ligne 5 dans notre exemple), taper le nom des colonnes
désirées en respectant la syntaxe de la liste.

• En A6, taper Nom

• En B6, taper Prénom
• En C6, taper Age
• En D6, taper Service

La procédure d’extraction va être la même que dans l’exemple précédent. Seule

la destination de l’extraction va changer :

• Cliquer sur une cellule quelconque de la feuille contenant la table de

critères.
b. Cliquer sur le menu Données - Filtre - Filtre élaboré.
c. Si nécessaire, dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquer dans la zone
" Plages ".
d. Cliquer sur l’onglet de la feuille contenant la liste.
e. Sélectionner sur la feuille la plage contenant la liste (dans notre exemple
A1:L22).
f. La référence de la feuille et de la plage de cellules sélectionnées apparaît.
g. Cliquer dans la zone " Zone de critères " de la boîte de dialogue.
h. Sélectionner la table de critères préalablement construite (dans notre
exemple A1:B3).
i. La référence de la feuille et de la plage de cellules sélectionnées apparaît.
j. Cliquer sur l’option " Copier vers un autre emplacement " de la boîte de
dialogue.
k. Cliquer dans la zone " Destination " de la boîte de dialogue.
l. Sélectionner les cellules contenant le nom des colonnes (dans notre
exemple A6:D6).

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m. Cliquer sur OK pour lancer l’extraction.

La boîte de dialogue se présente ainsi :

Après extraction, le résultat est le suivant :

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Calculs statistiques

On peut obtenir une série de calculs statistiques sur la plupart des informations
de la liste. Ces calculs peuvent porter sur l’ensemble de la liste ou bien sur une
seule partie de celle-ci. Si l’on souhaite effectuer des statistiques sur une partie
seulement de la liste, il faudra définir un ou plusieurs critères.

Statistiques sur un critère

Dans l’exemple ci-dessous nous allons réaliser un certain nombre de calculs. Ces
calculs porteront sur une partie seulement de la liste. Le critère retenu sera le
service, c’est à dire que les calculs porteront sur les fiches correspondant au
service désiré.

Définition de la plage de cellule contenant la liste

Il est préférable de donner un nom à la plage de cellule contenant la liste. Ce

nom sera de préférence " Base_de_données ". Si on utilise le nom

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" Base_de_données ", et que l’on prend la précaution de mettre à jour la liste
par l’intermédiaire du menu Données - Grille (voir page *), les calculs porteront
sur la dernière version de la liste et seront donc toujours à jour.

Pour nommer la plage de cellules contenant la liste :

• Cliquer sur l’onglet de la feuille de calcul contenant la liste.

b. Sélectionner la liste (en-têtes de colonnes compris).
c. Choisir le menu Insertion - Nom - Définir
d. Ecrire Base_de_données en respectant exactement la syntaxe (accents et
tirets).
e. Valider en cliquant sur OK

Définition de la plage de cellule contenant le critère

La zone contenant le critère se compose de deux cellules :

• Une cellule contenant le nom de l’en-tête de colonne (ou nom de champ)

désiré dans la liste (respecter la syntaxe).
• Une cellule, située sous la première, dans laquelle on écrira le critère
désiré.

Cette zone peut être placée n’importe où sur la feuille de calcul. Pour plus de
clarté, il est préférable de donner un nom à cette zone. Dans notre exemple nous
l’appellerons " Critères ".

• Choisir une cellule et écrire le nom de champ souhaité (on écrit "Service"
en A1 dans notre exemple)
b. Sélectionner un plage de cellules comprenant la cellule contenant le nom
du champ ainsi que la cellule située immédiatement dessous (ici A1:A2).
c. Choisir le menu Insertion - Nom - Définir
d. Ecrire Critères en respectant exactement la syntaxe (accents).
e. Valider en cliquant sur OK

Construction des formules statistiques

Les formules de calculs du type BD....() vont requérir trois arguments :

• La plage de cellules contenant la liste (dans notre exemple cette zone est
nommée Base_de_données).
• Le numéro de colonne contenant les données à traiter (par exemple le
salaire brut).

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• La zone contenant le critère (dans notre exemple cette zone est nommée
Critères).

Les formules peuvent être de plusieurs types et concerner plusieurs champs de

la liste. Dans notre exemple nous allons calculer :

Calcul Formule Numéro de la colonne

utilisée dans la liste
désiré employée

La somme des salaires bruts BDSOMME() Brut (colonne 7)

La moyenne des salaires bruts BDMOYENNE() Brut (colonne 7)

L'ancienneté la plus élevée BDMAX() Ancienneté (colonne 9)

Le salaire le plus faible BDMIN() Brut (colonne 7)

L’âge moyen des salariés BDMOYENNE() Age (colonne 11)

Choix du critère

Le résultat affiché sera fonction du critère choisi et écrit dans la zone de

critères. Dans notre exemple dans la cellule A2.

• Si la zone de critère est vide (rien dans la cellule A2), les calculs
s’effectuerons sur la totalité de la liste.
• Si un critère est saisi dans la zone de critère (dans la cellule A2), les
calculs s’effectuerons uniquement sur les fiches de la liste répondant à ce
critère.

Dans notre exemple nous avons souhaité obtenir des statistiques portant sur le
personnel du service TEChnique. La zone de critères (A1:A2) comporte :

• En A1 l’en-tête de colonne de la liste correspondant au service :

" Service ".
• En A2 le critère à retenir dans la colonne Service de la liste : " TEC ".

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Les calculs vont porter uniquement sur les membres du service TEChnique.

Statistiques selon plusieurs critères

Dans l’exemple ci-dessous nous allons réaliser un certain nombre de calculs. Ces
calculs porteront sur une partie seulement de la liste. Les critères retenus
seront le sexe et le service, c’est à dire que les calculs porteront sur les fiches
correspondant au sexe et au service désiré.

Définition de la plage de cellule contenant la liste

Il est préférable de donner un nom à la plage de cellule contenant la liste. Ce

nom sera de préférence " Base_de_données ". Si on utilise le nom
" Base_de_données ", et que l’on prend la précaution de mettre à jour la liste
par l’intermédiaire du menu Données - Grille (cliquer ici pour voir ce chapitre), les
calculs porteront sur la dernière version de la liste et seront donc toujours à
jour.

Pour nommer la plage de cellules contenant la liste (si ce n’est déjà fait) :

• Cliquer sur l’onglet de la feuille de calcul contenant la liste.

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b. Sélectionner la liste (en-têtes de colonnes compris).

c. Choisir le menu Insertion - Nom - Définir
d. Ecrire Base_de_données en respectant exactement la syntaxe (accents
et tirets).
e. Valider en cliquant sur OK

Définition de la plage de cellule contenant les critères

La zone contenant les critères se compose de plusieurs cellules (4 au total pour

notre exemple):

• Deux cellules côte à côte contenant chacune le nom de l’en-tête de

colonne (ou nom de champ) désiré dans la liste (respecter la syntaxe).
• Deux cellules, situées sous les première, dans lesquelles on écrira le
critère désiré.

Cette zone peut être placée n’importe où sur la feuille de calcul. Pour plus de
clarté, il est préférable de donner un nom à cette zone. Dans notre exemple nous
l’appellerons " Critères2 " (le nom " Critères " ayant déjà été donné dans le
chapitre précédent,.

• Choisir un emplacement et écrire les noms de champs souhaités (on écrit

" Sexe " en B1 et " Service " en C1 dans notre exemple)
b. Sélectionner un plage de cellules comprenant les cellules contenant les
noms de champs ainsi que les cellules situées immédiatement dessous
(dans notre exemple B1:C2).
c. Choisir le menu Insertion - Nom - Définir
d. Ecrire Critères2 en respectant exactement la syntaxe (accents).
e. Valider en cliquant sur OK

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Construction des formules statistiques

Les formules de calculs du type BD....() vont requérir trois arguments :

• La plage de cellules contenant la liste (dans notre exemple cette zone est
nommée Base_de_données).
• Le numéro de colonne contenant les données à traiter (par exemple le
salaire brut).
• La zone contenant le critère (dans notre exemple cette zone est nommée
Critères2).

Les formules peuvent être de plusieurs types et concerner plusieurs champs de

la liste. Dans notre exemple nous allons calculer :

Calcul Formule Numéro de la colonne

utilisée dans la liste
désiré employée

La somme des salaires bruts BDSOMME() Brut (colonne 7)

La moyenne des salaires bruts BDMOYENNE() Brut (colonne 7)

L’ancienneté la plus élevée BDMAX() Ancienneté (colonne 9)

Le salaire le plus faible BDMIN() Brut (colonne 7)

L’âge moyen des salariés BDMOYENNE() Age (colonne 11)

Choix du critère

Le résultat affiché sera fonction des critères choisis et écrits dans la zone de
critères. Dans notre exemple dans la cellule B2 ou (et) C2

• Si la zone de critère est vide (rien dans les cellules B2 et C2), les calculs
s’effectuerons sur la totalité de la liste.
• Si un critère est saisi dans la zone de critère (dans les cellules B2 ou (et)
C2), les calculs s’effectuerons uniquement sur les fiches de la liste
répondant à ce(s) critère(s).

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Dans notre exemple nous avons souhaité obtenir des statistiques portant sur les
Hommes du service ADMinistratif. La zone de critères (B1:C2) comporte :

• En B1 l’en-tête de colonne de la liste correspondant au sexe : " Sexe ".

• En C1 l’en-tête de colonne de la liste correspondant au service :
" Service ".
• En B2 le critère à retenir dans la colonne Sexe de la liste : " Homme ".
• En C2 le critère à retenir dans la colonne Service de la liste : " ADM ".

Les calculs vont porter uniquement sur les Hommes du service ADMinistratif.

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