Le Trésorier C'est Vous

Un manuel
pour la gestion
efficace du club
T O A S T M A S T E R S I N T E R N A T I O N A L
e Trsorier,
L
cest vous !
Un manuel pour la gestion efficace du club
Rvision par Odile Ptillot et Pierre Desrochers, 2006
Comit de traduction du District 61
Sous la direction de Pierre Desrochers
Toastmasters International Inc., 2006
Toastmasters International Inc., traduction franaise 2006
P.O. Box 9052, Mission Viejo, CA 92690, U.S.A.
(949) 858-8255 Fax: (949) 858-1207
www.toastmasters.org
2006. Tous droits rservs, y compris la reproduction de cette publication en totalit ou en partie,
et sous quelque forme que ce soit, sans lautorisation crite provenant du sige social de Toastmasters
International. The Toastmaster et lemblme de Toastmasters International sont des marques de Toast -
masters International enregistres aux tats-Unis dAmrique, au Canada et dans plusieurs autres pays.
N de catalogue FR1310F
Imprim aux tats-Unis
T O A S T M A S T E R S I N T E R N A T I O N A L
eTrsorier,
L
cest vous !
2 L E T R S O R I E R , C E S T V O U S !
Notes des traducteurs :
Afin de ne pas alourdir le texte et conformment aux rgles de la grammaire franaise, le masculin gnrique valeur
de neutre est utilis dans le prsent document manuel sans motifs discriminatoires.
Tous les prix sont en dollars US.
En gnral, les numros entre parenthses font rfrence au numro darticle du Toastmasters International Supply
Catalog (Catalogue de fournitures de Toastmasters International), version papier ou lectronique (Online Store), les
lettres FR prcdant les chiffres indiquent que le document est disponible en langue franaise.
L E T R S O R I E R , C E S T V O U S ! 3
La mission du club
La mission du club Toastmasters est doffrir un environ-
nement dapprentissage dans lequel les membres sencou -
ragent mutuellement de faon positive afin de permettre
chacun damliorer ses capacits de communicateur et de
leader, ce qui gnrera confiance en soi et dveloppement
personnel.
La mission de
Toastmasters International
Toastmasters International est la plus importante association
mondiale dont le but est de faire de la communication orale
efficace une ralit lchelle du globe.
Toastmasters offre tous la possibilit de matriser lart
dcouter, de penser et de parler des comptences vitales
qui facilitent la ralisation personnelle, accroissent le potentiel de leader en chacun
de nous, stimulent la comprhension entre humains, et contribuent ainsi
lamlioration de notre socit.
Dans lesprit de cette mission, il est essentiel que Toastmasters International
continue dtendre constamment son rseau de clubs afin doffrir un plus grand
nombre de personnes, lavantage de ses programmes.
tre un Toastmaster signife plus que se concentrer

simplement sur son dveloppement personnel. Tous et
chacun qui adhrent un club Toastmasters prennent un
engagement envers leur club, ses membres et lassociation
tout entire
La Promesse du Toastmaster
En tant que membre de Toastmasters International et de
mon club, je promets . . .
Dassister rgulirement aux runions du club.
De prparer de mon mieux tous mes discours et mes pro-

jets de leadership selon les projets des manuels de base et
avancs du Programme de communication ainsi que du
manuel Devenir un leader .
De me prparer mes tches et de men acquitter.
Doffrir mes camarades des valuations constructives et

utiles.
De contribuer, au sein du club, au maintien dun envi-

ronnement positif et amical ncessaire lapprentissage
et au dveloppement de tous les membres.
De servir mon club en tant que dirigeant si lon me demande de le faire.
De traiter avec respect et courtoisie mes camarades Toastmasters et nos invits.
Damener des invits aux runions du club pour leur montrer quels avantages ils
pourraient retirer en adhrant.
De me conformer aux directives et aux rgles de tous les programmes de forma-

tion et de reconnaissance des mrites de Toastmasters.
De maintenir dans toutes les activits Toastmasters un niveau dexcellence fond

sur lhonntet.
ommaire
S
6 Le trsorier, cest vous !
7 Les tapes pour russir
7 Formation des dirigeants de club
8 Prparation du budget annuel
8 Collectes de fonds - Politique de Toastmasters International
9 Fournir les nouvelles signatures la banque
10 Prparer et envoyer les avis de cotisations aux membres
10 Percevoir et envoyer les cotisations au sige social
11 Envoyer les formulaires dadhsion et les cotisations au sige social
10 Payer rapidement les factures
11 Garder une trace de toutes les transactions financires
12 Prsenter un rapport financier
12 Soumettre les comptes un audit
12 Participer aux runions du Comit de direction (Bureau)
12 Prvoir votre remplacement en cas dabsence
12 Former votre successeur
13 Le Programme du Club remarquable
16 Loccasion de dmontrer votre leadership
17 Calendrier/Liste de vrification
20 Annexes
21 Outils pour russir
22 Modle de relev des sommes dues
23 Comprendre votre relev de compte manant de Toastmasters International
24 Modle de Rapport du trsorier
25 Lquipe dirigeante de votre club
28 Lorganisation Toastmasters
29 Le sige social de Toastmasters International - Rfrences
30 Index
E
n tant que trsorier, vous aurez la responsabilit de tenir les comptes du club
de faon claire et prcise et de vous assurer que la situation financire du club est
stable.
Le poste de trsorier entrane certes de nombreuses
responsabilits, mais il est en mme temps trs gratifiant.
Tout au long de votre mandat, vous aurez loccasion dac-
qurir et de mettre en pratique des techniques de leader-
ship qui pourront vous tre utiles dans la vie courante.
Vous apprendrez dfinir des objectifs, prciser les
moyens pour les atteindre, laborer des stratgies,
dlguer des tches et rcompenser les gens pour leurs
efforts.
Vous travaillerez au sein dune quipe constitue du
prsident, du vice-prsident la formation, du vice-
prsident au recrutement, du vice-prsident aux relations
publiques, du secrtaire, du trsorier, de lhuissier et du
prsident sortant. Il vous incombe tous de rendre votre
club dynamique et agrable pour tous ses membres et de
devenir un Club remarquable. Vous y parviendrez par la
tenue de runions efficaces du comit de direction, par la
dtermination prcise des objectifs recherchs, par une
planification approprie et par un suivi mthodique des
progrs accomplis.
En planifiant votre mandat, vos activits et vos objec-
tifs, souvenez-vous que Toastmasters est une association
caractre bnvole. Comme toute organisation de ce
type, elle dispose de fonds limits. Il arrive que les mem-
bres bnvoles ne soient pas rembourss pour certaines
dpenses encourues pendant lexercice de leurs fonc-
tions, comme par exemple des frais de tlphones et de
consommation dessence. Vous devez demander une
autorisation avant deffectuer une dpense et joindre les
reus et autres documents requis lors de la rclamation.
Vous trouverez dans ce manuel tous les renseigne-
ments essentiels dont vous avez besoin :
un aperu de vos responsabilits en tant que trsorier ;
des explications dtailles sur la faon dassumer ces
responsabilits ;
des techniques de leadership appropries ;
en annexe, la liste des fournitures et des ressources
pour vous aider remplir votre mandat avec succs.
Ce manuel vous sera donc prcieux tout au long de votre
mandat. Cependant, il ne constituera pas votre seule
source de renseignements. En effet, ce manuel fait
rfrence, au fil des pages, des documents que vous
aurez probablement avantage consulter et que vous
pouvez commander au sige social. Vous trouverez en
annexe la liste de ces documents. Le Calendrier/Liste de
vrification vous sera particulirement utile, il montre
les activits et vnements qui vous concernent mois par
mois. Les programmes de formation des dirigeants de
club organiss par votre district, traits ci-aprs, sont
galement trs prcieux.
e trsorier, cest vous
L
Hors des runions du club :
1. Prparer le budget annuel afin de le faire approuver
par le Comit de direction/Bureau et les membres
au cours du premier mois de votre mandat.
2. Fournir la banque, au 1
er
juillet/1
er
janvier, les nou-
velles signatures pour les chques.
3. Prparer et envoyer les avis de cotisation aux mem-
bres au plus tard le 15 aot/15fvrier.
4. Collecter les cotisations des membres et les envoyer
au sige social au plus tard le 1er octobre/1er avril et
faire quipe avec le vice-prsident au recrutement
pour relancer les membres qui nont pas pay leur
cotisation. Payez les cotisations en ligne
www.toastmasters.org.
5. Envoyer les demandes dadhsion et les cotisations
des nouveaux membres dans les deux jours suivant
leur rglement ou faire lopration en ligne.
6. Acquitter les factures rapidement.
7. Conserver une trace de toutes les transactions finan-
cires du club.
8. Prsenter un rapport financier verbal et crit par
trimestre (le 15 octobre, le 15 janvier, le 15 avril et
le 15 juillet).
9. Soumettre les comptes du club un audit pour
vrification.
10. Assister aux runions du Comit de direction du
club (Bureau).
11. Suivre les sessions de formation des dirigeants de
club organises par le district.
12. Vous faire remplacer en cas dabsence une runion
13. Former votre successeur.
Pendant les runions du club :
1. Recevoir les formulaires dadhsion (FR400) com-
plts et les cotisations.
2. Informer les membres de la priode de renouvelle-
ment des cotisations et en expliquer le processus.
3. Accueillir les membres et les invits.
Maintenant que vous tes familier avec vos responsabi -
lits, tudions-les de plus prs.
Formation des dirigeants de club
Chaque anne en juin, juillet et aot ainsi quen dcem-
bre, janvier et fvrier, votre district organise une session
de formation des dirigeants de club. Dans ces pro-
grammes, on traite des responsabilits dvolues
chaque dirigeant et des moyens de les assumer. Ils vous
offrent loccasion dchanger avec vos pairs dautres
clubs, de partager des ides et de vous tenir au courant
des dernires innovations. Faites votre possible pour y
participer. Prenez contact avec le vice-gouverneur la
formation de votre district pour en savoir plus sur le
prochain programme.
es tapes pour russir
L
titre de trsorier, vous assumez de nombreuses responsabilits qui seront

analyses dans les pages qui suivent. Pour le moment, en voici un bref aperu :
Prparation du budget annuel
Un budget est un plan financier prpar pour une p -
riode donne. Le budget assurera au club une saine
gestion financire. Un budget est donc essentiel au
succs du club.
Au dbut de votre mandat, en collaboration avec le
prsident et les membres du Comit de direction, pr-
parez un budget pour lanne qui devra tre approuv
par le Comit de direction et les membres durant le 1
er
mois de votre mandat, avant le 1er aot (pour les clubs
qui tiennent des lections annuelles ou semestrielles) et
avant le 1er fvrier (pour les clubs qui tiennent des lec-
tions semestrielles).
Les dpenses types inscrire au budget sont :
La prparation du bulletin du club ou les cots rela -
tifs un serveur Web
Les trophes, les rubans, les certificats
La papeterie ncessaire
Le matriel de promotion (dpliants, affiches, etc.)
Le matriel de formation (programmes Succs par le
leadership, manuels, etc.)
Le matriel pour les concours dart oratoire (rgle-
ments, bulletins de vote, etc.)
Les frais daffranchissement
Les activits spciales (banquets, etc.)
Les cotisations destines au sige social
Les revenus types inscrire au budget sont :
Les cotisations des membres
Les dons
Les collectes de fonds
Collectes de fonds - Politique de
En tant que trsorier vous devez connatre la ligne de
conduite de Toastmasters en ce qui concerne les collectes
de fonds. De temps autre, les clubs peuvent organiser
une collecte de fonds pour compenser les cots des ses-
sions de formation et pour se procurer les moyens de
poursuivre la mission de Toastmasters International.
Toastmasters International est un organisme de forma-
tion et non un club au service des autres tels que les clubs
Lions, Kiwanis, Rotary, etc., qui ont pour but de collecter
des fonds pour des organismes communautaires ou des
associations caritatives. Avant dorganiser une collecte de
fonds, rpondez ces questions :
1. Les services offerts par les membres sont-ils bn -
voles et les articles offerts ont-ils t donns ?
2. Est-ce le club, plutt que les membres, qui bn-
ficiera de la collecte de fonds ?
3. Est-ce quau moins le tiers des revenus du club
provient des cotisations des membres?
4. Les profits serviront-ils des activits exemptes
dimpts, selon les objectifs de Toastmasters Inter -
national, incluant :
la fondation de nouveaux clubs et lamlioration des
clubs existants ;
la formation des dirigeants du club et du district ;
lachat de matriel ducatif ;
la reprsentation du club par un dlgu ayant droit
de vote aux confrences du district ou au congrs
international ;
le rglement des frais de fonctionnement du club ou
du district.
5. La collecte de fonds est-elle lgale dans le lieu o se
trouve le club: ville, tat, province, dpartement ou
pays ?
Si vous avez rpondu non une seule de ces ques-
tions, votre collecte de fonds est interdite car elle ne
respecte pas les critres de Toastmasters International.
Les collectes de fonds permises et interdites :
Voici quelques exemples de collectes de fonds permises
et interdites :
Vous pouvez :
Organiser un Sminaire dexpression orale ou des ate-
liers des collections Succs par la Communication ou
Succs par le leadership, dont les frais dinscription,
qui doivent tre raisonnables, seront la charge des
participants.
Largent peru devrait tre affect lachat du matriel
des ateliers. Si vous ralisez un profit, il devrait tre
utilis pour poursuivre la mission de Toastmasters
International tel que stipul ci-dessus.
Organiser une tombola ou une vente aux enchres
(les articles doivent tre des dons) une runion du
club ou du district. Les profits de cette tombola
doivent tre utiliss pour poursuivre la mission de
Toastmasters International. Avant dorganiser une
tombola, vrifiez la rglementation avec les instances
gouvernementales concernes.
Accepter des annonces publicitaires dans le bulletin
du club ou dans celui du district.
Les profits devraient servir compenser les cots de
production du bulletin et les frais de poste. Les profits
de cette vente doivent tre utiliss pour poursuivre la
mission de Toastmasters International.
Vendre des livres ( lexception des manuels
Toastmasters)
Vous ne pouvez pas :
Acheter et vendre des articles autres que des livres.
Organiser une collecte de fonds pour financer des
rencontres amicales.
Organiser une collecte de fonds pour une bonne
cause .
Organiser une collecte de fonds pour payer une
bourse dtudes.
Organiser une collecte de fonds pour financer la cam-
pagne dun candidat quelque niveau que ce soit,
dans et hors de notre organisation.
Organiser ou participer des rencontres sportives
telles quun tournoi de tennis ou de golf, ou un
marathon.
Organiser des soires crpes, des feux dartifice ou des
pique-niques.
Les activits de collectes de fonds qui comportent des
risques levs daccidents tels que les pique-niques, les
feux dartifice, les soires crpes et les activits sportives
ne sont pas permises.
Responsabilit. Toastmasters International est couvert
par une assurance responsabilit pour les blessures qui
peuvent survenir au cours des runions des clubs
Toastmasters. Parce que nos activits ne comportent pas
de risques levs daccidents, nos primes dassurances
sont minimes. Si les rclamations devaient crotre, nos
primes dassurances augmenteraient substantiellement.
Toastmasters International devrait alors hausser le prix
des cotisations pour compenser laugmentation des
primes dassurances.
Fiscalit. LInternal Revenue Service (IRS) a des exigences
lendroit des clubs des tats-Unis dAmrique lorsque
les revenus excdent certains montants :
un formulaire fdral 900 doit tre dpos lIRS si
les revenus bruts annuels excdent 25 000 $US.
un formulaire fdral 900T doit tre dpos lIRS si
les revenus bruts annuels provenant daffaires non
relies directement au club comme des annonces pu -
blicitaires places dans le bulletin du club
excdent 1 000 $US. Ce revenu est sujet une taxation.
Il appartient votre club de communiquer avec les dif-
frentes instances gouvernementales ou avec un fiscaliste
pour connatre les lois fiscales qui rgissent les organismes
but non lucratif. Omettre de se conformer aux lois fis-
cales peut entraner une rvocation de la charte du club.
Lors de la prparation de votre budget, consultez les
tats financiers des annes prcdentes pour vous guider.
Avant ladoption du budget par les membres, soumet-
tez-le au Comit de direction pour approbation et
recommandations.
Fournir les nouvelles signatures la
banque
Tous les clubs doivent dtenir un compte bancaire. Les
fonds du club ne doivent jamais tre verss sur le compte
dun individu.
Avant que vous et le prsident puissiez signer des
chques pour le club, vous devrez fournir votre institu-
tion bancaire les spcimens des nouvelles signatures.
Ceci vous autorisera, vous et le prsident, effectuer des
oprations bancaires pour le club. Demandez votre
banque de vous fournir le bon formulaire remplir et
retournez-le la banque avant le 1er juillet (clubs tenant
des lections annuelles ou semestrielles) et avant le 1er
janvier (clubs tenant des lections semestrielles).
Informez la banque que Toastmasters International est
un organisme sans but lucratif et quil bnficie dune
exemption dimpts ; certaines banques renonceront
leurs frais de gestion.
Si votre institution bancaire demande un Employers
Identification Number (tats-Unis dAmrique) pour vous
octroyer un compte, et si votre club en est dpourvu,
demandez un formulaire SS-4 lInternal Revenue Service.
Fournissez votre numro au sige social qui lenregistrera
dans le dossier du club.
Prparer et envoyer les avis de
cotisations aux membres
Deux fois par an, votre club doit verser 27,00 $US de coti-
sation (21,00 $ pour un club hors district) au sige social
pour chacun de ses membres. Les cotisations doivent tre
reues au sige social avant le 1er octobre et le 1er avril.
Cest vous de rappeler aux membres quils doivent payer
leurs cotisations. Prvoyez une priode de temps suf -
fisante pour percevoir les cotisations ; nattendez pas la
dernire minute. Le prsident du club recevra les avis de
renouvellement au dbut des mois de septembre et de
mars ; commencez la collecte des cotisations avant ces
dates. Avant le 15 aot et le 15 fvrier, remettez ou postez
chaque membre un relev dtaill des montants dus
au club. Ce relev devrait comprendre la somme de
27,00 $US (21,00 $ pour un club hors district) due au
sige social, plus la cotisation propre votre club. Un
exemple de relev simple (modle de relev des sommes
dues - FR36 -) est inclus en annexe. Spcifiez sur le relev
que les chques doivent tre mis lordre du club.
Quelques semaines aprs, faites parvenir un rappel
ceux qui nont pas encore effectu leur paiement. Faites
un suivi par tlphone si ncessaire.
Percevoir et envoyer les cotisations au
sige social
Lorsque les membres ont effectu leurs paiements,
remettez-leur un reu (FR37) et inscrivez le paiement au
grand livre ou sur la liste des cotisations payes par les
membres (Membership Roster and Record of Dues Paid form
(82)). Dposez ces montants rgulirement sur le
compte bancaire du club.
Lorsque le prsident de votre club reoit du sige
social les formulaires semestriels de cotisations des
membres, en septembre et en mars, aidez le vice-prsi-
dent au recrutement et le secrtaire du club remplir ces
rapports en vous basant sur votre liste de paiements
reus. Vrifiez le travail effectu. Un rapport prcis est
important. Lomission accidentelle du nom dun mem-
bre qui a pay sa cotisation met en pril son admissibi -
lit aux certificats de formation et aux concours dart
oratoire. De plus, cette personne ne recevra plus la revue
The Toastmaster.
Nenvoyez pas lavance les cotisations de ceux qui
nont pas pay le club. Si ces gens ne renouvellent pas
leur adhsion, votre club perdra le montant de ces cotisa-
tions, car elles ne sont ni remboursables, ni transfrables.
Lorsque le rapport semestriel de renouvellement des
cotisations est complt, il peut tre transmis en ligne si
vous payez par carte de crdit. En payant de cette faon,
vous recevrez un accus de rception. Si vous payez par
chque, faites un chque lordre de Toastmasters
International ou fournissez les dtails dune carte de
crdit (une seule carte de crdit par rapport envoy,
s.v.p.) pour le paiement des cotisations que vous
envoyez. Les paiements par chques doivent tre en
fonds amricains et provenir dune institution bancaire
amricaine. Le sige social doit recevoir le rapport de
renouvellement des cotisations au plus tard, respective-
ment, le 1er octobre et le 1er avril.
Veuillez. s.v.p. ne choisir quun mode de paiement.
Par exemple, si vous acquittez les cotisations en ligne,
nenvoyez pas dautre exemplaire au sige social par la
poste. Ceci en retarde le traitement et ralentit le service
aux membres.
Lorsque les membres paient leurs cotisations aprs que
le rapport semestriel soit post, acquittez les cotisations
par carte de crdit ou envoyez un chque lordre de
Toastmasters International pour le montant d et joignez-
y une lettre comprenant les renseignements suivants :
1. Les noms et les adresses des membres pour qui vous
payez les cotisations.
2. Une note expliquant que ces membres ont pay
leurs cotisations aprs lenvoi du rapport semestriel.
Nous vous recommandons de ne pas transmettre les
dtails de votre carte de crdit par courrier lectronique
parce que la procdure nest pas scurise. Nemployez
quun seul mode de transmission dinformation afin
dviter les doublons.
Le club est responsable de tout chque retourn par
linstitution bancaire.
Envoyer les formulaires dadhsion et
les cotisations des nouveaux membres
au sige social
Lorsque vous recevez les frais dadhsion des nouveaux
membres ainsi que leurs cotisations, inscrivez vos nou-
veaux membres en ligne. Ils recevront leur Ncessaire de
nouveau membre dans les 48 heures. Si vous payez par
chque, mettez un chque lordre de Toastmasters
International tel quindiqu sur le formulaire dadh-
sion (FR400). La faon la plus rapide dinscrire un nou-
veau membre est de procder en ligne en payant par
carte de crdit. Si vous payez par chque, envoyez le
formulaire dadhsion dans les 48 heures suivant sa
rception. Noubliez pas dinscrire les numros de club
et de district sur tous les chques libells lordre de
Toastmasters International et souvenez-vous que les
fonds doivent tre en devises amricaines.
Ne joignez pas les cotisations des nouveaux membres
au rapport de renouvellement des cotisations des mem-
bres. Leffectif minimal requis est de six membres.
Payer rapidement les factures
Le prsident est le reprsentant dsign du club ; les
envois postaux concernant les finances du club, y com-
pris les relevs de comptes mensuels, lui seront posts
avec la mention de remettre ces derniers au trsorier.
Tout solde est payable la rception du relev.
Toutes les transactions faites avec les membres de votre
club apparatront sur le compte du club. Si vous avez des
questions concernant le compte de votre club, commu-
niquez avec le service des finances du sige social.
Lorsque votre club reoit des factures du sige social
ou dautres fournisseurs, vous et le prsident devez vri-
fier chaque facture avec soin et en autoriser le paiement
en apposant vos initiales et la date o vous lavez
approuve (voir exemple de facture en annexe :
Comprendre votre relev de compte manant de
Toastmasters International). Payez rapidement toutes les
factures par chque ou par carte de crdit afin davoir
une pice justificative pour chaque transaction. Aprs en
avoir effectu le paiement, inscrivez sur la facture le
numro du chque ainsi que la date du paiement et
classez la facture dans le dossier comptes pays.
Le paiement des dpenses rgulires telles que celles
des repas et de la salle de runion, peut tre autoris
lavance par le Comit de direction et doit tre acquitt
sur-le-champ.
Garder une trace de toutes les
transactions financires
Il est impratif et important de tenir des comptes clairs,
complets et prcis pour la sant financire de votre club.
Vos dossiers serviront rpondre aux questions ou
rsoudre des problmes au cours des annes venir et ils
aideront les futurs dirigeants prparer leurs budgets.
Chaque mois procdez une mise jour des dpts ban-
caires, des dpenses et de largent disponible (voir exem-
ple en annexe : modle de Rapport du trsorier). Le
compte bancaire du club vous sera utile pour cette
opration. Toastmasters International peut vous fournir
quelques formulaires qui pourront vous aider, y compris
un journal des recettes et dbours, Cash Receipts and
Disbursements Journal (81), et une liste des membres qui
ont pay leur cotisation, Membership Roster and Record of
Dues Paid form (82).
tant donn que Toastmasters International est une
organisation sans but lucratif, ne dposez pas de rapport
dimpt sur le revenu (aux tats-Unis dAmrique),
moins que les revenus de votre club slvent plus de
25 000 $US. LIRS (Internal Revenue Service) a demand
que si un club reoit un formulaire 990 avec une ti-
quette adresse lavance, le club doit dposer un rap-
port mme si ce nest pas obligatoire. Selon les instruc-
tions du 990 et du 990EZ un club doit :
Vrifier le numro didentification (Taxpayer ID num-
ber) apparaissant sur ltiquette.
Placer ltiquette sur lespace prvu pour le nom et
ladresse sur le formulaire.
Cocher la case K de len-tte du formulaire 990 ou
990EZ pour indiquer que les revenus bruts de
lorganisation sont normalement au-dessous de
25 000 $US.
Faire signer le rapport par un dirigeant du club.
Lenvoyer au Ogden Service Center.
Note : le club na pas remplir les parties I X du
formulaire 990, ou les parties I V du formulaire
990EZ.
Prsenter un rapport financier
En tant que trsorier vous devez tenir les dirigeants du
club et les membres au courant de la situation financire
du club. la premire runion de chaque mois, prsen-
tez un rapport verbal des finances du club et remettez un
rapport crit au Comit de direction. Ce rapport devrait
inclure les noms des membres qui nont pas pay leurs
cotisations.
Soumettre les comptes un audit
Le nouveau trsorier devrait sassurer que la trsorerie du
club est gre selon des normes reconnues et dune
manire semblable celle dune socit. Le nouveau tr-
sorier devrait insister pour quune vrification comp -
table soit effectue avant quil entre en fonction. Laudit
peut tre informel et ralis par un comit de vrification
dsign par le prsident.
Avant la fin de votre mandat, assurez-vous de prpa -
rer les documents ci-dessous lintention du comit de
vrification :
1. Registre des chques/Conciliation bancaire.
2. tats bancaires et chques annuls.
3. Registre de caisse et journal.
4. Factures acquittes.
5. Bordereaux de dpt.
6. Exemplaire des rapports financiers mensuels.
7. Tout autre document requis par le comit.
Participer aux runions du Comit de
direction (Bureau)
Les dirigeants du club doivent se runir rgulirement
pour garder leur club sur la voie du succs. En tant que
membre du Comit de direction, vos responsabilits
sont, entre autres, dassurer le fonctionnement har-
monieux du club et de soutenir les efforts des membres
dans leur formation. Les runions du Comit de direc-
tion sont des moments particulirement favorables pour
discuter de toute nouvelle ide de recrutement ou de
maintien des membres au club.
Prvoir votre remplacement en cas
dabsence
Prvoyez de vous faire remplacer si vous ne pouvez assis-
ter une runion. Vous devriez faire appel un autre
membre, peut-tre un dirigeant du club, pour assumer
vos fonctions.
Former votre successeur
Ds que votre successeur est lu, aidez-le assumer son
rle de leader. Assurez-vous que le nouveau trsorier
possde son manuel Le trsorier, cest vous ! Passez
avec lui en revue les responsabilits qui lui sont dvolues
et rappelez-lui de participer la session de formation des
dirigeants de club organise par le district. Parlez des
affaires non termines, cdez-lui vos dossiers. Conseiller
ou informer le futur dirigeant constituera une aide
prcieuse.
Les rcompenses du programme de formation. Le
nombre de certificats accords vos membres dter-
mine le succs de votre club leur venir en aide dans
lapprentissage de lart oratoire et du leadership.
Le nombre de membres. Votre club doit compter un
minimum de 20 membres. Le roulement des adh-
sions est invitable. Votre club doit combler les
dparts en recrutant sans cesse de nouveaux mem-
bres, afin de se donner une meilleure base de leader-
ship et pour sassurer un apport de nouvelles ides et
de nouvelles personnalits.
Comment fonctionne ce programme
Le Programme du Club remarquable (Grille de planification
du club) est un programme annuel qui commence le 1
er
juillet et se termine le 30 juin de chaque anne. Le livret
expliquant le programme (FR1111) est expdi au prsi-
dent du club avec les manuels des dirigeants au mois de
mai. Le programme comprend 10 objectifs que le club
doit se donner durant lanne en utilisant le guide Grille
de planification du club. Le sige social surveille les progrs
accomplis par votre club pour atteindre ses objectifs et
rcompense votre club en fonction du nombre dobjec-
tifs atteints et du nombre de membres en rgle.
Objectifs atteindre
Pour avoir droit aux rcompenses, votre club doit satis-
faire des exigences en termes deffectifs : la fin de
lanne (30 juin), il doit compter :
e Programme du Club remarquable
(Grille de planification du club)
L
un minimum de 20 membres OU
une augmentation nette de 5 nouveaux membres
il doit aussi atteindre dautres objectifs :
1. Deux CC
2. Deux autres CC
3. Un ACB, ACS ou ACG
4. Un autre ACB, ACS ou ACG
5. Un CL, ALB, ALS ou DTM
6. Un autre CL, ALB, ALS ou DTM
7. Quatre nouveaux membres
8. Quatre autres nouveaux membres
9. Un minimum de quatre dirigeants de club qui auront
suivi chacune des deux sessions de formation.
10. Un rapport de renouvellement des cotisations et une
liste des nouveaux dirigeants soumis temps au
sige social.
Reconnaissance
Les clubs qui satisfont aux exigences deffectif et qui ont
atteint les objectifs suivants reoivent de Toastmasters
International la fin de lanne la rcompense suivante:
OBJECTIFS RCOMPENSE
5 objectifs atteints sur 10 Club remarquable
7 objectifs atteints sur 10 Club remarquable slect
9 objectifs atteints sur 10 Club remarquable du
prsident
V
otre fonction de trsorier, vous amne jouer un rle important dans la ralisa-
tion des objectifs du Programme du Club remarquable et dans le positionnement
de votre club comme Club remarquable. Lobjectif de votre club consiste offrir un
environnement dapprentissage dans lequel les membres dveloppent leurs comp-
tences dorateurs et de leaders. Le Programme du Club remarquable surveille et mesure
les activits de votre club dans ces deux domaines dintervention.
Si le club est reconnu Club remarquable, Club remar-
quable slect ou Club remarquable du prsident, le sige
social enverra au prsident du club un ruban pour la
bannire du club et une lettre de flicitations. Le ruban
et la lettre seront expdis avec le rapport annuel. Les
dirigeants du club seront aussi invits participer au
Djeuner de leadership des clubs au Congrs interna-
tional du mois daot o ils seront reconnus pour le
succs de leur club.
Rapport de progression
En octobre. janvier et avril, les prsidents des clubs
recevront par le courrier des rapports de progression. Ce
rapport indique la base de leffectif du club, le nombre
de membres en rgle et la progression vers latteinte des
dix objectifs. Aprs la date de fermeture du 30 juin, les
prsidents de clubs reoivent un rapport annuel final
indiquant la position du club par rapport aux objectifs
et, sil y a lieu, la rcompense obtenue. En plus des
rapports trimestriels qui sont expdis aux prsidents des
clubs, des rapports volutifs mensuels sont disponibles
auprs du gouverneur de district, du vice-gouverneur
la formation et du gouverneur de division. Les rapports
volutifs bimensuels sont aussi disponibles par le
biais du site Web de Toastmasters International
www.toastmasters.org.
La Grille de planification
Pensez une entreprise ou une organisation qui rus-
sissent et demandez-vous quoi elles doivent leur suc-
cs. La rponse est simple : la planification. Ses
dirigeants dfinissent des objectifs et font des plans pour
atteindre ces objectifs. Ils tablissent des stratgies met-
tre en uvre aussi bien dans leurs efforts et leur suivi de
progression que dans leur travail quotidien. Ils ont mo -
difi ces plans et ces stratgies, au besoin, pour mieux
atteindre leurs objectifs. Et ils ont russi.
Votre club peut lui aussi russir et gagner des rcom-
penses sil se met immdiatement au travail et met en
action le plan de russite du club. Ce plan prsente
plusieurs aspects qui vous aideront. Notamment, il :
aide votre club dfinir de quelle manire il va
pouvoir atteindre les 10 objectifs requis,
lui permet de fixer des objectifs supplmentaires qui
lui sont propres,
met en vidence des stratgies pour atteindre les objectifs,
identifie les ressources que votre club pourrait utiliser
pour travailler, et
vous laisse un espace pour crire les noms des per-
sonnes concernes, un emploi du temps et le suivi des
progrs.
Les tapes pour russir
Pour atteindre leurs objectifs, les dirigeants de votre club
devraient poser les gestes suivants :
Se runir immdiatement aprs leur lection pour
tudier et pour utiliser la Grille de planification pour
se donner des objectifs durant leur mandat.
Crer des comits pour les aider accomplir des tches.
Rviser priodiquement les objectifs et lchancier pour
sassurer que le plan daction se droule tel que prvu.
Comparer les activits du club celles dcrites dans le
rapport compil par le sige social ou celui du site
Web de Toastmasters International. Sil y a des dif-
frences, le club devra enquter et rtablir la situation.
Indiquer les ralisations du club la fin de lanne
dans la colonne approprie et vrifier pour plus de -
xactitude ; ensuite, remettre la Grille de planification,
accompagne de commentaires ou de suggestions,
aux futurs dirigeants. Le plan constitue le rapport
administratif du club pour lanne coule et sert de
guide aux nouveaux dirigeants pour lanne venir.
Chaque anne, le gouverneur de secteur visitera votre
club deux reprises. Au cours de sa visite, il pourrait
demander examiner la Grille de planification du club.
Soyez prt parler de la progression du club. Le gou-
verneur de secteur devrait tre en mesure de vous aider
rsoudre vos problmes ou de vous donner des conseils
sur la faon datteindre vos objectifs.
Un crdit pour devenir Leader accompli Bronze
(ALB)
Le certificat de Leader accompli Bronze (ALB) rcom-
pense les membres pour leurs activits de leadership au
sein du club. Une des exigences requises pour obtenir
cette rcompense est que le membre serve comme
dirigeant de club (prsident de club, vice-prsident la
formation, vice-prsident au recrutement, vice-prsident
aux relations publiques, secrtaire, trsorier ou huissier)
et quil participe la prparation de la Grille de planifi-
cation du club durant son mandat de dirigeant. En
prparant et accomplissant la Grille de planification
vous et les autres dirigeants du club recevrez le crdit
pour ce titre.
E
n tant que trsorier, vous tes un leader. Une de vos
responsabilits est dinfluencer et dinspirer les
membres de votre club. Voici donc pour vous une occa-
sion exceptionnelle dacqurir et de dvelopper des
habilets de leadership tout en tant utile votre club.
Voici ce que doit faire un leader efficace :
Dfinir les objectifs. En tant que membre du Comit
de direction de votre club, vous tablissez avec vos
pairs des objectifs pour la dure de votre mandat.
Planifier la faon datteindre ces objectifs. Une fois
les objectifs fixs, les leaders dressent le plan daction
pour les atteindre. Ils scindent les objectifs finaux en
objectifs intermdiaires plus modestes et donc plus
accessibles. Ils laborent ensuite des stratgies et ta -
blissent lchancier.
valuer mthodiquement les progrs accomplis. Les
leaders suivent de prs les progrs accomplis par les
membres en fonction des objectifs dtermins et, le
cas chant, ils procdent des changements.
Saluer les ralisations. Les leaders complimentent les
membres qui assument bien leur rle au sein de leur
quipe. La reconnaissance nest pas ncessairement
tangibleun merci ou un sourire suffiront souvent, ou
encore une mention au cours dune runion du club.
En tant que leader, rappelez-vous les points suivants :
Un bon leader prend son travail coeur et sintresse
aux membres de son quipe.
Un bon leader est enthousiaste.
Un bon leader est dvou.
Dautres occasions de leadership hors de votre
club
Vous pourrez acqurir et dvelopper des comptences en
leadership en tout premier lieu lintrieur du club.
Cependant, lorganisation offre dautres occasions
enrichissantes pour perfectionner vos habilets. Vous
pouvez devenir gouverneur de secteur ou gouverneur de
division lintrieur de votre district et aider des clubs
fonctionner efficacement. Vous pouvez mme devenir
responsable des relations publiques, vice-gouverneur au
marketing, vice-gouverneur la formation ou gou-
verneur de district. Vous pourriez ainsi avoir loccasion
dacqurir de nouvelles habilets et de travailler de con-
cert avec une foule de gens latteinte dobjectifs com-
muns. Vous pourriez mme ventuellement tre lu au
poste de directeur international ou et pourquoi pas la
prsidence de lorganisation. En ralit, les possibilits
sont infinies.
occasion de dmontrer votre
leadership
L
alendrier/ Liste de vrification

du trsorier
C
L
e Calendrier / Liste de vrification indique les activits et les vnements qui sont
de votre ressort. Au besoin, remplissez les lignes laisses en blanc pour ajouter
des points.
Juin
Avant dassumer votre fonction en juillet, vous devriez :
suivre la session de formation des dirigeants de club
organise par le district
rencontrer le Comit de direction sortant et obtenir
les dossiers du trsorier sortant
vous runir avec le Comit de direction pour con-
cevoir la Grille de planification
travailler avec le Comit de direction pour laborer le
budget du club
explorer le catalogue des fournitures de Toastmasters
International et commander les articles
obtenir du futur prsident le manuel de gestion : Le
trsorier, cest vous !
fournir des spcimens des nouvelles signatures
linstitution bancaire
_______________________________________
_______________________________________
Juillet
organise par le district si vous avez rat celle de juin
terminer le budget et le faire approuver par le Comit
de direction
soumettre le budget aux membres du club pour
approbation
envoyer les cotisations et les formulaires dadhsion
des nouveaux membres au sige social
participer la runion du Comit de direction et
prsenter un rapport financier par crit et verbalement
faire le point sur les dpts, les dpenses et largent
disponible
prsenter verbalement un rapport financier au club
payer les factures
_______________________________________
_______________________________________
Aot
organise par le district si vous avez rat celle de juin
ou juillet
prparer et envoyer les avis de cotisation aux membres
au plus tard le 15 aot
commencer percevoir les cotisations
participer la runion du Comit de direction
disponible
payer les factures
_______________________________________
_______________________________________
Septembre
percevoir les cotisations
prparer le rapport semestriel de renouvellement des
cotisations avec le prsident, le vice-prsident au
recrutement et le secrtaire. Les cotisations doivent
parvenir au sige social au plus tard le 1
er
octobre
faire le point sur les dpts, les dpenses et l argent
disponible
payer les factures
_______________________________________
_______________________________________
Octobre
vous assurer que les cotisations de renouvellement
ont t reues au sige social au plus tard le 1
er
octobre
disponible
payer les factures
_______________________________________
_______________________________________
Novembre
disponible
si le club tient des lections semestrielles, prparer les
comptes pour vrification
si le club tient des lections semestrielles, vous pr-
parer remettre vos dossiers et le manuel Le trsorier,
cest vous ! , votre successeur
payer les factures
_______________________________________
_______________________________________
Dcembre
disponible
payer les factures
si le club tient des lections semestrielles, rencontrer
le futur Comit de direction, remettre vos dossiers au
nouveau trsorier et aider celui-ci se prparer
assumer ses nouvelles fonctions
Si le club tient des lections semestrielles, le futur tr-
sorier devrait :
fournir des spcimens des nouvelles signatures
linstitution bancaire
travailler avec Comit de direction pour laborer le
budget du club
lire le manuel Le trsorier, cest vous !
_______________________________________
_______________________________________
Janvier
organise par le district si vous avez rat celle de
dcembre
disponible
payer les factures
si le club tient des lections semestrielles, le nouveau
trsorier termine le budget et en obtient lapprobation
du Comit de direction
si le club tient des lections semestrielles, le nouveau
trsorier soumet le budget aux membres du club pour
approbation
_______________________________________
_______________________________________
Fvrier
organise par le district si vous avez rat celle de
dcembre ou janvier
prparer et envoyer les avis de cotisation aux membres
au plus tard le 15 fvrier
commencer percevoir les cotisations
disponible
payer les factures
_______________________________________
_______________________________________
Mars
percevoir les cotisations
prparer le rapport semestriel de renouvellement des
cotisations avec le prsident, le vice-prsident au
recrutement et le secrtaire. Les cotisations doivent
parvenir au sige social au plus tard le 1er avril
disponible
payer les factures
_______________________________________
_______________________________________
Avril
vous assurer que les cotisations de renouvellement
ont t reues au sige social au plus tard le 1er avril
disponible
payer les factures
_______________________________________
_______________________________________
Mai
disponible
payer les factures
prparer les comptes pour vrification
vous prparer remettre vos dossiers votre
successeur
_______________________________________
_______________________________________
Juin
disponible
payer les factures
rencontrer le futur Comit de direction, remettre vos
dossiers au nouveau trsorier et aider celui-ci se
prparer assumer ses nouvelles fonctions
_______________________________________
_______________________________________
nnexes
A
Outils pour russir
Liste partielle du matriel que vous pouvez commander pour russir votre mandat de trsorier
Note: Les chiffres prcds des lettres FR signifient que le document est publi en langue franaise
36 Statement of Club Dues - Avis au membre de
renouveler sa cotisation (FR36 voir Annexes)
FR37 Livre des reus
1205 Supply Catalog - Catalogue des fournitures de
Toastmasters
Commandez votre matriel en ligne www.toastmasters.org/store
Modle de relev des sommes dues
Da&e___________________ 20_____
N!m d' cl'b __________________________________________ Cl'b + ______________
De%&iai$e: _____________________________________________________________________
Fai$e le ch*#'e ( l-!$d$e de: _______________________________________________________
POSTER ,: ___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
POUR :
C!&i%a&i! de memb$e :
De.................................. 20......... , .......................... 20........... _____________
F$ai% (c)$)m!ie d-admi%%i!).................................................................. _____________
Re"a%.................................................................................................. _____________
A'&$e% ................................................................................................. _____________
FORM NO. 36 T!&al _____________
T-"01+"01&/0 A2/-/& 9999
M"/)&-N-8* L"'*&2/
9900, /2& L"3-)&
G/",%&3)**&, CC, H9H 9H9
S",%/),& H"/%4, 1/60-/)7/&
C"0& .-01"*& A, 02$$2/0"*& C
G/",%&3)**&, CC, 9 99
C*2# T-"01+"01&/0 A2/-/&
"3/)* 99 0&.1&+#/& 99
"3/)* &1 +")
"$("1 %:2, +",2&*
27,00$
0,00$
21,00$
12,00$
60,00$
1
&/
+"/0 99
Comprendre votre relev de
compte manant de
Tous les mois, Toastmasters International
fera parvenir votre prsident un relev
indiquant les sommes dues ou les crdits
accumuls par votre club. Assurez-vous
que votre prsident vous en remet un
exemplaire ds rception.
EN-TTE DU RELEV [Statement Header]
Date dtablissement du relev
[Period Ending Date] : indique toutes
les transactions accomplies au sige
social jusqu la date indique.
Solde dbiteur [Balance Due] : en un
coup dil, ltat du solde du club
la date dtablissement du relev
Nota : si le club est crditeur appara-
tra la mention Credit Balance
(Solde crditeur)
DTAILS DU RELEV [Statement details]
Numro de la commande [Order
Number] : le premier chiffre indique
0 que le montant de la commande na
pas t dbit du compte du club,
1 quil sagit de Ncessaires de
nouveaux membres,
2 quil sagit des cotisations des
membres (Nouveaux, doubles,
rintgrations ou renouvellements),
9 quil sagit dune transaction com-
merciale argent d par le club.
Date de la commande [Order Date]
Date laquelle la commande a t
passe.
Numro de la facture [Invoice
Number] Offre un autre moyen
didentier une transaction.
Date dtablissement de la facture
[Invoice Date] La date laquelle la
commande a t facture.
Description. Donne des explications
sur la transaction. Les transactions
usuelles sont :
Montant non dbit [Unapplied
receipt]
Argent disponible sur le compte du
club. Les fonds disponibles avant le
1er juillet sont identis par un
astrisque (*) ; les fonds disponibles
aprs le 1
er
juillet sont identies par
trois astrisques (***)
Ncessaire de nouveau membre Langue/
Nom du membre [New Member Kit
Language/Member Name]
Indique lachat dun ncessaire de
nouveau membre, la langue souhaite
et le nom du membre faisant lachat
Cotisations pour TI [TI Dues]
Indique un renouvellement dadh-
sion qui a t inscrit sur la facture de
renouvellement des cotisations, et le
nom de ladhrent.
Frais dadhsion [Membership Dues]
Indique une nouvelle adhsion ou
une transaction de renouvellement
produite par le sige social, avec le
nom du membre concern.
Transaction commerciale [Sales
Transaction]
Un achat fait par le club et qui na pas
encore t pay.
PO reference : si ladhsion a t
demande sur un ordre dachat, les
informations de rfrence apparatront
cet endroit.
30/60/90/120 Days : cette section
montre le suivi priodique du compte
du club.
Commentaires [Comments] Contient
les lgendes et les notes dexplication.
BORDEREAU DE PAIEMENT
Dbiter sur le compte du club/Payer
[Apply Club Credit to/Apply
Payment to] : indique clairement le
numro et le montant exact de
chacune des commandes que vous
souhaitez payer.
Mode de paiement [Payment
method] : indique le montant joint et
quel type de crdit utiliser. Mettez une
croix en face des modes de paiement
utiliss.
Informations sur lexpditeur du bor-
dereau [Submission Information].
Inscrivez la machine ou en lettres
dimprimerie le nom et si possible
ladresse lectronique de la personne
expdiant le paiement.
Informations sur la carte de crdit
[Credit Card Information] Entourez
le type de carte de crdit utilise et
donnez les informations demandes
concernant cette carte.
This sample form is for illustrative purposes only.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

L E T R S O R I E R , C E S T V O U S 23
Modle de rapport du trsorier
CLUB TOASTMASTERS
RAPPORT DU TR5SORIER
POUR LE MOIS DE !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
POSITION DU COMPTE AU D5BUT DU MOIS 103,56$
RECETTES:
COTISATIONS 9,50$
D5PENSES:
REPAS 65,00$
TIMBRES-POSTE 2,60$
SOLDE 9 LA FIN DU MOIS 45,46$
Le prsident. Il est le plus haut responsable du club. Il
supervise son fonctionnement et son organisation.
Hors des runions du club, il doit :
Sassurer que les responsables du club font un travail
conforme aux normes attendues, la fois dans leur fonc-
tion et pour le club ; surveiller le plan de ralisation des
objectifs du Club remarquable ; encourager le dveloppe-
ment de tous dans les voies de la communication et du
leadership en les poussant devenir CC, AC, CL, et AL ;
faire en sorte que le club recrute de nouveaux membres
tout le long de lanne ; assister aux confrences de dis-
trict et voter au nom du club ou veiller ce quun mem-
bre du club y assiste et vote ; assister la confrence
rgionale et au congrs international et voter au nom du
club ou envoyer la procuration au gouverneur de district
; veiller ce que le fonctionnement administratif du club
soit conforme son rglement intrieur ; faire le lien
avec le district et avec Toastmasters International ; fixer
les dates des runions mensuelles du Comit de direc-
tion et les prsider ; chercher un remplaant lorsquil lui
est impossible dassister une runion du club ou du
Comit de direction ; rechercher des leaders potentiels
qui prendront le relais tous les postes du futur Comit
de direction et sassurer que les lections se droulent en
temps utile ; former son successeur ; assister la forma-
tion des responsables de club organise par le district.
Pendant les runions, il doit :
Sassurer que les runions commencent et se terminent
lheure ; veiller ce que les invits soient chaleureuse-
ment accueillis et prsents avec enthousiasme ; prendre
le temps de parler avec les invits, soit avant, soit aprs
la runion ; lire ou afficher la mission du club chaque
runion ; expliquer le Programme du Club Remarquable,
ainsi que la faon dont le club se positionne dans ce pro-
gramme ; saluer la russite des membres, que ce soit
dans leur parcours Toastmasters ou dans leur vie per-
sonnelle ; prciser dans un rapport dans quels
Instants de vrit le club est performant.
Le prsident sortant. Il offre ses conseils et son assis-
tance aux responsables et aux membres du club. Il pr-
side le Comit de slection des candidatures, aide pr-
parer la Grille de planification du club et encourage le
club faire des efforts pour devenir un Club Remarquable.
Le vice-prsident la formation. Il est responsable de
lorganisation de runions bien menes permettant
tous les membres datteindre leurs objectifs de forma-
tion. Il occupe la seconde position dans le comit et pr-
side les runions du club ou du Comit de direction en
cas dabsence du prsident.
Hors des runions, il doit :
Planifier les runions du club, remplir les grilles de
programme, attribuer les rles au moins trois semaines
P
our que le club soit un lieu de formation agrable, la participation des membres
est bien sr importante. Mais la qualit des runions et le succs long terme du
club reposent surtout sur un groupe de personnes qui constituent le Bureau/Comit
de direction du club. Voici la liste et les devoirs de chacun des membres de ce comit :
quipe dirigeante de votre club
L
lavance et confirmer chaque programme au mois cinq
sept jours avant la runion ; encourager les gens pren-
dre des rles. Obtenir des nouveaux membres quils sen-
gagent obtenir leur certificat de Communicateur
Comptent en un an ou moins et les aider y parvenir
en les inscrivant au programme. Obtenir des CC quils
sengagent obtenir leur certificat de Communicateur
accompli Bronze (ACB) dans lanne et des ACB et ACS
quils sengagent obtenir le certificat suivant dans lan-
ne. Obtenir de tous les membres quils obtiennent leurs
certificats de CL et dAL. Suivre la faon dont tous les
membres avancent dans leurs projets ; dfinir, dans les
deux runions suivant leur adhsion, les objectifs des
nouveaux membres au sein du programme Toastmasters ;
attribuer un mentor chaque nouveau membre ; assister
aux runions du Comit de direction du club et prsider
en cas dabsence du prsident ; assister aux assembles
gnrales du district et y voter au nom du club ; voter aux
assembles gnrales de la rgion et de Toastmasters
International ; assister aux formations de responsables
de club organises par le district ; chercher un rem-
plaant en cas dabsence une runion du club ; former
son successeur.
Demander tous les nouveaux membres de participer
aux improvisations lors de la premire runion suivant
leur adhsion, leur attribuer un rle au plus tard dans le
programme de leur troisime runion et leur faire
prononcer leur discours Briser la Glace au plus tard au
cours de leur quatrime runion ; faire en sorte quun
membre du club anime au moins une fois par an les ate-
liers de la collection Le club gagnant Lvaluation
motivante , Instants de vrit , Le mentorat et
la recherche de nouveaux membres pour votre club ;
faire tous les trois mois le point sur les performances du
club en collaboration avec le prsident du club ; signer
les Rapports dachvement des projets et sassurer que les
membres remplissent bien leur formulaire de demande
de certificat ou faire cette demande en ligne ; prsider les
runions en cas dabsence du prsident.
Le vice-prsident au recrutement. Occupe la troisime
position dans le Comit de direction.
Diriger les efforts et les campagnes de recrutement.
Donner au club lobjectif de recruter un nouveau mem-
bre par mois et, dans le cas o le club a moins de
20 membres, datteindre les 20 membres avant la fin de
lanne. Faire connatre les diffrents programmes de
recrutement de Toastmasters International et organiser
dans le club au moins deux campagnes officielles de
recrutement par an ; assurer par crit le suivi des invits,
des adhsions de nouveaux membres et des membres
absents aux runions. Relancer les invits ; expliquer la
mthode de formation Toastmasters tous les membres
potentiels, les amener adhrer et leur faire remplir le
formulaire dadhsion. Faire voter le club sur ladmission
des nouveaux et, une fois quils ont t admis, recueillir
leur frais dadhsion et leur cotisation et les remettre au
trsorier avec les formulaires dadhsion ; assister aux
runions du Comit de direction du club ; assister et
voter aux assembles de secteur ; assister aux formations
de responsables de club organises par le district ;
chercher un remplaant en cas dabsence une runion ;
former son successeur.
Saluer les invits et prendre leurs coordonnes ;
informer le club de lvolution de leffectif, lancer les
campagnes de recrutement et accueillir chaleureusement
les nouveaux membres ; veiller, en collaboration avec le
prsident et le vice-prsident la formation, ce que
tous les nouveaux adhrents soient officiellement admis
lors de la premire runion qui suit le vote positif du
club ; aider les invits qui souhaitent adhrer remplir
le formulaire dadhsion ; parler rgulirement avec tous
les membres pour vrifier si leurs attentes sont satisfaites.
Le vice-prsident aux relations publiques. Occupe la
quatrime position dans le Comit de direction du club.
Promouvoir le club auprs des mdias locaux ; diter et
distribuer au minimum une fois par mois le bulletin de
liaison du club ; faire connatre les programmes de
recrutement ; assister aux runions du Comit de
direction du club ; assister aux autres manifestations
Toast masters ; assister aux formations des responsables
de club organises par le district ; chercher un rem-
plaant en cas dabsence une runion du club ; former
son successeur.
Annoncer toutes les manifestations et tous les vne-
ments venir ; demander des volontaires pour rdiger le
bulletin ; saluer les membres et les invits.
Le secrtaire. Occupe la cinquime position dans le
Comit de direction.
Assurer la mise jour prcise et continue de la liste des
membres et en remettre un exemplaire au trsorier,
joindre aux cotisations ; envoyer au sige social, dans les
10 jours qui suivent les lections, la liste des respon -
sables du Comit de direction ou ajouter/changer les
noms des responsables en ligne ; conserver les archives
du club, y compris la charte, le rglement interne, les
comptes-rendus de runions de comit, les dcisions et
la correspondance ; assister aux runions du Comit de
direction du club ; assister aux formations des respon -
sables de club organises par le district ; chercher un
remplaant en cas dabsence une runion du club ; for-
mer son successeur.
Prendre en note et lire les comptes-rendus de runion ;
saluer les membres et les invits.
Le trsorier. Occupe la sixime position dans le Comit
de direction.
Prparer, dans le mois qui suit sa prise de fonction, le
budget du club et le faire approuver par le Comit de
direction et par les membres du club ; fournir sa signa-
ture la banque avant le 1er juillet ou le 1er janvier ;
prparer et envoyer les avis de cotisations vers le 15 aot
et vers le 15 fvrier ; encaisser puis payer en ligne au
sige social les cotisations semestrielles avant le 1er octo-
bre et le 1er avril ; et faire quipe avec le vice-prsident
au recrutement pour relancer les membres qui nont pas
pay leur cotisation ; envoyer les demandes dadhsion
et les cotisations des nouveaux membres dans les deux
jours suivant leur rglement ou faire lopration en
ligne ; acquitter les factures ; garder une trace de toutes
les transactions financires du club ; prsenter un rap-
port financier verbal et crit par trimestre (le 15 octobre,
le 15 janvier, le 15 avril et le 15 juillet) ; soumettre les
comptes du club un audit ; assister aux runions du
Comit de direction du club ; assister aux formations
des responsables de club organises par le district ;
chercher un remplaant en cas dabsence une runion
du club ; former son successeur.
Recevoir les formulaires dadhsion remplis, les frais
dinscription et les cotisations ; rappeler quel moment
les cotisations doivent tre payes et expliquer comment
se dcompose le montant de ces cotisations ; saluer les
invits et les autres membres.
Lhuissier. Occupe la septime position dans le Comit
de direction.
Rserver la salle de runion aux dates prvues ; main-
tenir le matriel du club en bon tat et sassurer aprs
chaque runion quil y a encore suffisamment de fourni-
tures ; assister aux runions du Comit de direction du
club ; assister aux formations des dirigeants de club
organises par le district ; chercher un remplaant en cas
dabsence une runion du club ; former son successeur.
Prparer la salle au moins 10 minutes avant le dbut de
la runion ; sassurer que le pupitre/lutrin est install, la
bannire suspendue, les bulletins de vote et dvaluation
distribus, les rcompenses, le catalogue des fournitures,
le tableau de progression et le matriel ducatif bien en
vidence, les chevalets porte-noms en place et les badges
disponibles ; saluer les membres et les invits et faire
asseoir ces derniers ct dun membre. Saluer le
gouverneur de secteur ou tout autre responsable en visite
et les conduire auprs du prsident du club ; soccuper
du menu lorsquil sagit dune runion avec repas ; faire
en sorte que la runion commence lheure ; ramasser
les bulletins de vote et compter les votes pour les
rcompenses.
organisation Toastmasters
L
T
oastmasters international a plus de 10 500 clubs rpartis dans 90 pays. Ces clubs
ont pour origine des municipalits, des socits, des bases militaires, des clubs
bilingues et dautres encore.
Dans la plupart des cas, les clubs sont regroups au sein dunits administratives con-
nues sous le nom de districts qui offrent dautres possibilits dans le domaine du lea-
dership et des circuits de communication plus riches. Les districts sont leur tour diviss
en secteurs qui regroupent habituellement de quatre sept clubs locaux. Dans les
districts plus vastes, plusieurs secteurs peuvent tre regroups en unit appele division.
Les gouverneurs de district sont lus chaque anne
pour servir le district. Un gouverneur de secteur est, soit
lu, soit dsign pour servir dans votre secteur. Il devrait
visiter votre club au moins deux fois lan.
Cest la responsabilit du Conseil dadministration lu
de dnir les stratgies de lorganisation. Rancho Santa
Margarita, en Californie, tout prs du lieu de fondation
de Toastmasters, le personnel du sige social, dirig par le
directeur excutif, surveille au jour le jour lactivit de
lorganisation en envoyant des fournitures et en assistant
les clubs et les districts. Les membres et autres visiteurs
sont toujours les bienvenus au sige social.
MEMBRE
CLUB
SECTEUR
DIVISION
DISTRICT
SIGE SOCIAL
CONSEIL
DADMINISTRATION
ET DIRIGEANTS
CARTE DES DISTRICTS
TOASTMASTERS INTERNATIONAL

e sige social de Toastmasters
International - Rfrences
L
L
e sige social de Toastmasters International fournit matriel et assistance tous
les clubs et districts du monde. Si vous avez des questions poser ou besoin
daide, veuillez s.v.p. tlphoner ou crire :
P.O. Box 9052 Mission Viejo, CA 92690 U.S.A.
(949) 858-8255 FAX: (949) 858-1207 www.toastmasters.org
Pour tre sr dadresser vos questions au bon dpartement, merci de consulter la liste
ci-dessous :
Mise en uvre de la publicit et
de la promotion
Relations avec les entreprises
Programmes de formation
Debbie Horn, responsable
[email protected]
[email protected]
Manuels de formation
Programme du Club remarquable
Concours oratoires
Programme de lorateur accrdit
Matriel de formation des dirigeants
de club
Matriel de formation destin aux
clubs
Jeunes leaders
Publications et Relations publiques
Suzanne Frey, responsable
[email protected]
Magazine The Toastmaster
Publications en gneral
Relations publiques
Service de linformation
Ron Leutbecher, responsable
[email protected]
Production
Larry Langton, directeur
[email protected]
Slection, emballage et expdition
des marchandises
Impression et reliure
Rception des marchandises
Maintenance et entretien
Gestion et inventaire de lentrept
Donna H. Groh
Directrice excutive
[email protected]
Conseil dadministration Anciens prsidents et directeurs internationaux Citations prsidentielles Marques dposes
Oprations et administration
Nancy L. Langton, directrice
[email protected]
Administration
[email protected]
Rglementation des clubs, des
districts, et internationale
Politiques administratives
Candidats : dirigeants et directeurs
internationaux
Services aux membres
Darci Maenpa, administratrice
[email protected]
Effectif des clubs, questions,
nouveaux membres, rcompenses :
[email protected]
Renouvellement des cotisations :
[email protected]
Rcompenses ducatives, questions :
[email protected]
Changements dadresse :
[email protected]
Listes des dirigeants, changements,
questions:
[email protected]
Procurations internationales,
duplicatas :
[email protected]
Nouveaux clubs, questions :
[email protected]
Mots de passe, demandes :
[email protected]
Commandes de fournitures,
questions :
[email protected]
Rglements, changements :
[email protected]
Finances
Jane McPherson, contrleur et
gestionnaire
[email protected]
tats de compte des clubs :
[email protected]
Certicats dassurances :
[email protected]
Rserves des districts, requtes :
[email protected]
Fonds Ralph C. Smedley :
[email protected]
Services aux dirigeants des clubs et
des districts
Stephanie Demiris, administratrice
[email protected]
[email protected]
Soutien aux clubs et aux districts
Districts remarquables, Divisions,
Programmes des secteurs :
rapports
Visites de secteur
Formation des dirigeants de districts
Exigences minimums requises pour
un district
Listes des dirigeants de district :
changements/questions
Effectif du district : demandes de
rapports
Communication et marketing
Daniel Rex, directeur
[email protected]
Marketing et Marchandisage
Promotion de nouveaux clubs
Programmes de recrutement
Avez-vous encore des incertitudes quant la personne contacter ? Allez sur le site Web de TI
www.toastmasters.org, et cliquez sur longlet Contact Us ou envoyez un courriel [email protected]

ndex
I
Adhsion un club - Formulaire d . . . . . . . . . . . . . . . 11
Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Assurances - Responsabilit. . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 9, 29
Audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 12
Avis de cotisations aux membres . . . . . . . . . . . . . . 7, 10
Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 8
Bureau (Comit de direction) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Calendrier/Liste de vrification du trsorier. . . . . . . . 17
Collectes de fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8, 9
Cotisations - Avis aux membres . . . . . . . . . . . . . . . 7, 10
Cotisations des membres -
envoi - collecte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 11, 22
Club remarquable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13, 29
Comit de direction (Bureau) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Comptes (Factures) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 11, 12, 29
Dirigeants de votre club - Lquipe - Services
(clubs et districts) . . . . . . . . . . . . . . . . . 25, 26, 27, 29
tapes pour russir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 8, 9, 10, 11, 12, 29
Formulaire dadhsion un club
Toastmasters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 11
Formation des dirigeants de club . . . . . . . . . . . . . . 7, 29
Frais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 8, 10, 11
Grille de planification du club . . . . . . . . . . . . 13, 14, 15
Huissier - Responsabilits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Leadership - Loccasion de le dmontrer . . . . . . . . . . 16
Liste de vrification du trsorier . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Mission dun club Toastmasters - Dfinition -
Respect. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Mission de Toastmasters International . . . . . . . . . . . . . 3
Organisation Toastmasters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Outils pour russir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Prparation du budget annuel . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 8
Prsident - Responsabilits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Prsident sortant - Responsabilits . . . . . . . . . . . . . . . 25
Programme du Club remarquable . . . . . . . . . . . . 13, 29
Promesse du Toastmaster. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Rapport financier -
Rapport du trsorier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 12, 24
Relev de compte en gnral -
Le comprendre (modle) . . . . . . . . . . . 11, 22, 23, 29
Remplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Responsabilit - Assurances. . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 9, 29
Secrtaire - Responsabilits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Sige social de Toastmasters International -
Rfrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Signatures - Banque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 9
Sommaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Successeur - Formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 12
Toastmasters International - Rfrences -
Sige social . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Toastmasters International - Mission . . . . . . . . . . . . . . 3
Trace - Transactions financires . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 11
Transactions financires - Garder une . . . . . . . . . . 7, 11
Trsorier - Responsabilits -
Rsum selon la liste des dirigeants . . . . . . . . . . . . 27
Vice-prsident la formation -
Responsabilits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Vice-prsident au recrutement -
Responsabilits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Vice-prsident aux relations publiques -
Responsabilits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Le Trésorier C'est Vous

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Le Trésorier C'est Vous

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Le Trésorier C'est Vous

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Un manuel

Tous les prix sont en dollars US.

tre un Toastmaster signife plus que se concentrer

Dassister rgulirement aux runions du club.

De prparer de mon mieux tous mes discours et mes pro-

De me prparer mes tches et de men acquitter.

Doffrir mes camarades des valuations constructives et

De contribuer, au sein du club, au maintien dun envi-

De servir mon club en tant que dirigeant si lon me demande de le faire.

De traiter avec respect et courtoisie mes camarades Toastmasters et nos invits.

De me conformer aux directives et aux rgles de tous les programmes de forma-

De maintenir dans toutes les activits Toastmasters un niveau dexcellence fond

titre de trsorier, vous assumez de nombreuses responsabilits qui seront

alendrier/ Liste de vrification

Vous aimerez peut-être aussi