Florence Calviac

- Dans le cadre de l’évènement organisé pour Charlie Hebdo : assistance donnée pour la finalisation du projet avec notamment distribution de documents, préparation de la salle de réunion.
- Dans le cadre de la Conférence « Connecting the Dots » qui a eu lieu en mars : correspondance avec les participants pour l’envoi de lettres d’invitations et la réservation de billets d’avion. Création de dossiers dans le système de l'UNESCO pour le remboursement des participants. Accueil des invités le… Voir plus

- Dans le cadre de l’évènement organisé pour Charlie Hebdo : assistance donnée pour la finalisation du projet avec notamment distribution de documents, préparation de la salle de réunion.
- Dans le cadre de la Conférence « Connecting the Dots » qui a eu lieu en mars : correspondance avec les participants pour l’envoi de lettres d’invitations et la réservation de billets d’avion. Création de dossiers dans le système de l'UNESCO pour le remboursement des participants. Accueil des invités le jour de la réunion. Coopération avec le personnel administrative pour le suivi et la mise à jour du budget.
- Dans le cadre de la Journée Mondiale de la Presse qui a lieu le 3 mai à Riga, Lettonie: préparation des missions et voyages des collègues devant se rendre à l’évènement (Travel Plans, Travel Requests, billets d’avion, Security Clearance), envoi des invitations aux participants et organisation de leur voyage
- Assistance pour l’implémentation des projets extrabudgétaires financés par la Finlande et la Suède : préparation de réunions au siège de l’UNESCO et hors siège avec les donateurs et collègues concernés par ces projets, assistance apportée pour le suivi du budget
- Assistance donnée pour le recrutement de nouveaux collègues et l’extension de contrats : rédaction de Termes de Références et de mémos pour le recrutement, planification d’entretiens
- Traductions de divers documents Voir moins

- Dans le cadre de la Journée Internationale de l'Alphébétisation : lettres envoyées aux lauréats des Prix internationaux d'Alphabétisation, aide apportée pour faciliter le voyage des participants à la Conférence internationale organisée au Bangladesh avec notamment la réservation de billets d'avion en collaboration avec AMEX, constitution d'une liste de participants pour les prochaines célébrations de la Journée Internationale de l'Alphabétisation...
- Organisation du workshop "World… Voir plus

- Dans le cadre de la Journée Internationale de l'Alphébétisation : lettres envoyées aux lauréats des Prix internationaux d'Alphabétisation, aide apportée pour faciliter le voyage des participants à la Conférence internationale organisée au Bangladesh avec notamment la réservation de billets d'avion en collaboration avec AMEX, constitution d'une liste de participants pour les prochaines célébrations de la Journée Internationale de l'Alphabétisation...
- Organisation du workshop "World Reference Levels of Learning Outcomes" qui a eu lieu en septembre : réservation de billets d'avion, constitution des dossiers contenant les documents nécessaires à la réunion, acceuil des participants et garantie du bon déroulement de la réunion
- Travail d'édition et de correction en vue de la publication de certains ouvrages et Policy Reviews
- Réservation de salle de réunions grâce à Outlook, et de salle de conférences grâce à l'application AGORA
- Rédaction de lettres, mémos
- Participation aux diverses réunions de la Section et de la Division
Voir moins

- Service des Relations Extérieures et de l'Information du Public :
Prendre contact avec les Délégations Permanentes auprès de l'UNESCO. Faire la liaison entre le Service et les Délégations pour tout ce qui concerne : les visas et titres de séjours, les informations relatives aux différentes démarches administratives.
Renseigner les collègues effectuant des missions officielles pour l'Organisation sur toutes les procédures à suivre.
Recevoir les dossiers concernant les demandes… Voir plus

- Service des Relations Extérieures et de l'Information du Public :
Prendre contact avec les Délégations Permanentes auprès de l'UNESCO. Faire la liaison entre le Service et les Délégations pour tout ce qui concerne : les visas et titres de séjours, les informations relatives aux différentes démarches administratives.
Renseigner les collègues effectuant des missions officielles pour l'Organisation sur toutes les procédures à suivre.
Recevoir les dossiers concernant les demandes relatives aux Laissez-Passer des Nations Unies, et renseigner les collègues sur les formalités à remplir.
Préparer les notes verbale adressées aux Ambassades et au Ministère des Affaires Etrangères. Prendre contact avec les Ambassades pour faciliter l'obtention des visas.
Cérémonial, Accueil des hautes personnalités.

- Assistante de la Délégation d'Albanie auprès de l'UNESCO :
Assister aux réunions de la 194e session du Conseil Exécutif de l'Organisation. Faire rapport de l'avancement des réunions et des décisions prises.
Assister la Secrétaire exécutive de la Délégation dans les tâches administratives (Correspondance avec les autres parties prenantes, gestion de l'agenda et preparation des réunions de l'Ambassadrice, preparation des briefings de missions pour Son Excellence)
Voir moins