CAJA MENOR

Manejo De Caja Menor

DESCRIPCIÓN

DINAMICA DE LA CUENTA

MANUAL DE CAJA MENOR

REGISTRO DE APERTURA DE FONDO FIJO DE CAJA MENOR

REEMBOLSOS DE CAJA MENOR

ARQUEO DE CAJA MENOR

DESCRIPCIÓN

la caja menor consiste en un fondo que las empresas

reservan para los gastos imprevistos o de menor
cuantía, cuyo pago es más cómodo efectuarlo
en efectivo, evitando cheques o transferencias
electrónicas. El objetivo de la caja menor es dotar a la
empresa de un dinero disponible de fácil uso.
Dinámica
DEBITOS CREDITO
Por el valor de la constitución o Por la reducción o cancelación del monto
incremento del fondo de caja menor. del fondo de caja menor.
Por los sobrantes en caja al efectuar Por los faltantes en caja al efectuar
arqueos. arqueos.
Dinámica
Se realiza apertura de caja menor de la cuenta de ahorros $500.000

CUENTA NOMBRE CUENTA DEBITO CREDITO

11051005 Caja Menor 500.000
11200505 Cuenta de ahorros 500.000

Se realiza incremento de caja menor de la cuenta de ahorros $200.000

CUENTA NOMBRE CUENTA DEBITO CREDITO
11051005 Caja Menor 200.000
11200505 Cuenta de ahorros 200.000
 Manejo de Caja Menor
CONSTITUCIÓN DE CAJA MENOR

FECHA : ______________________
ASIGNADA A : Gerencia_____________
VALOR ASIGNADO :Setecientos mil pesos ($700.000) m/cte.
NOMBRE DEL RESPONSABLE : ____________________________

En la ciudad de Bogotá a los catorce (23) días del mes de febrero de dos mil veinticuatro (2024) se
reunieron el Sr._________________, Representante Legal de __________ y ______________ quien a la
fecha tiene vínculo laboral con la empresa, desempeñando el cargo de Asistente Administrativa, para
acordar la constitución y asignación de la caja menor según se detalla en el siguiente Reglamento:
 Manejo de Caja Menor
REGLAMENTO DE CAJA MENOR
Para el manejo y utilización de la Caja Menor de GERENCIA, localizada en la Dirección ___________
de Bogotá, se observarán las siguientes normas:

1. RESPONSABLE CAJA MENOR

La Caja Menor estará bajo la responsabilidad de la ASISTENTE ADMINISTRATIVA.
En ausencia del titular, actuará como responsable de dicha caja la persona que expresamente designe
el Gerente.

2. CUANTIA DE LA CAJA MENOR

La Cuantía de la Caja Menor será de SETECIENTOS MIL PESOS ($700.000) M/CTE.
 Manejo de Caja Menor
REGLAMENTO DE CAJA MENOR
3. MANEJO DE LA CAJA MENOR
La Caja Menor será manejada en efectivo con el fin de atender el pago oportuno de los gastos a que
hace referencia el presente Reglamento.
Los dineros serán guardados en un lugar seguro e independiente y no podrán mezclarse con fondos
personales del responsable de la Caja o de otro origen.
4. ORDENACION DE LOS PAGOS POR CAJA MENOR
Los desembolsos de la Caja Menor se harán sobre facturas originales o mediante el uso de vales de
Caja con base en los documentos de justificación de los gastos, indicando el Nit o cédula de ciudadanía
de quien recibió el pago respectivo y con la aprobación o visado del Gerente o quien éste autorice.
 Manejo de Caja Menor
5. UTILIZACION DE LA CAJA MENOR

La Caja Menor podrá efectuar desembolsos individuales hasta por una cuantía de CIENTO CINCUENTA MIL
PESOS ($150.000) M/CTE. por los siguientes conceptos:

 Para pago por compra de elementos de consumo de la administración de la empresa, tales como sobres,
tintas, cintas, formas minerva, formularios, papelería y útiles de oficina en general.

• Para pago de servicios menores como: fotocopias, autenticaciones, impresiones, duplicados de llaves,
correo, transporte urbano (buses y taxis), aeroexpresos y recomendados, certificados de Cámara de
Comercio, encuadernación y empaste, laminaciones, embalajes, enmarcaciones, flores, arreglos, etc.

• Para el pago de servicio de cafetería y/o restaurante al personal que labore hasta después de las 20 h 00
en jornadas ordinarias, o durante los días dominicales, festivos o no laborables, especificando al
respaldo de la factura, recibo o vale, el nombre de el (los) funcionario(s) que reciben el servicio. Si el
valor excede de treinta mil pesos ($30.000) M/CTE. por funcionario, deberá ser autorizado expresamente
por el Gerente o la persona en quien éste delegue.
 Manejo de Caja Menor
5. UTILIZACION DE LA CAJA MENOR

 Para el pago de elementos de aseo que se requieran con urgencia tales como traperos, escobas, bayetillas, jabones,
limpiadores, etc.

 Para pago de reparaciones locativas menores tales como elementos eléctricos, pinturas, arreglo de goteras, llaves de
acueducto, vidrios, etc.

 Para pago de otros servicios como lavado de toallas, tapetes, cortinas, muebles, fumigación, desinfección, etc.

 Para pago de compras de elementos menores para la cafetería de la empresa (para atenciones a visitantes) tales como
café, azúcar, gaseosas, agua cristal, etc. Adicionalmente podrán adquirirse refrigerios, pasabocas y comestibles para
atención de asistentes a reuniones programadas por la Gerencia y/o Junta Directiva.

 Para el pago por compras o servicios no indicados expresamente en los numerales anteriores, siempre y cuando tengan
la previa aprobación del Gerente de la empresa.

NOTA: La Caja Menor puede recibir dineros provenientes de reintegros o devoluciones que en su origen implicaron desembolsos
de la Caja.
 Manejo de Caja Menor
6. LEGALIZACION DE LOS DESEMBOLSOS DE LA CAJA MENOR

La legalización de los desembolsos hechos por la Caja Menor, se cumplirán en la siguiente forma:

• Las cuentas por servicios, compra de elementos, materiales o útiles de oficina, deben soportarse con los
originales de las facturas o vales, y la constancia de recibo suscrita por quien hubiere verificado y
aprobado éste a satisfacción.

• Las cuentas por pago de transporte, taxis, etc., deben soportarse mediante los vales de Caja Menor
correspondientes, debidamente aprobados.
 Manejo de Caja Menor
7. REEMBOLSO DE LA CAJA MENOR

Los Reembolsos de la Caja Menor se solicitarán mensualmente, sin importar que no se hayan agotado los fondos, de
manera que los gastos puedan ser contabilizados en el mes correspondiente, en cuyo caso deberá enviarse el
reembolso cinco (5) días antes de terminar el mes. Para tal efecto, se elaborará un estado numerado de la Caja
Menor, relacionando los gastos por concepto con indicación de fecha, beneficiario, Nit y valor.

Los documentos soporte de los gastos debidamente firmados por el responsable de la Caja Menor y debidamente
aprobados por el funcionario autorizado para la ordenación del gasto, se enviarán al área de Contabilidad para su
verificación, elaboración del Estado de Caja Menor y posterior reembolso.

Cuando en los Estados de la Caja Menor aparezcan pagos en los cuales falte algún documento de justificación o
exista duda sobre algún pago, el Área de Contabilidad devolverá los documentos al encargado de Caja Menor para
que por su conducto se hagan las aclaraciones del caso, a fin de darle curso oportuno al reembolso solicitado.
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7. REEMBOLSO DE LA CAJA MENOR

Relacion Caja Menor (Enero 2024)

AA) Gastos y Pagos Caja Menor

Fecha Factura No. Descripcion Valor Total

2-ene-24 1-222253 Pago copias radicació n DIAN $ 43.100,00
2-ene-24 F-552325 Gastos notariales $ 68.500,00
3-ene-24 AR-122365 Fotocopia radicació n carta $ 1.950,00
4-ene-24 Relació n Transportes Transportes radicacion Hacienda Distrital $ 11.400,00
4-ene-24 FV-456 Encuadernació n de informes $ 48.200,00
9-ene-24 AJ-569885 Compra de balastros oficina $ 56.200,00
10-ene-24 Relació n Transportes Radicació n de factura Proveedor Cota $ 34.300,00
11-ene-24 AR-122365 Fotocopia radicació n carta $ 1.950,00
12-ene-24 12354855 Parqueadero Gerencia GMU622 $ 4.400,00
15-ene-24 223566231 Gasolina vehiculo gerencia GMU622 $ 54.500,00
24-ene-24 669985523 Parqueadero Gerencia GMU622 $ 4.500,00
25-ene-24 233655996 Envio documentos oferta Medellin $ 27.300,00
29-ene-24 Relació n Transportes Taxis trabajop adicional Asietente dos dias $ 50.000,00

TOTAL GASTOS: $ 406.300,00

 Manejo de Caja Menor
8. CONTROL DE LA CAJA MENOR

Para el control del movimiento de la Caja Menor, el responsable llevará un archivo en Excel donde
aparezca el valor de los saldos, con indicación de fecha, número del comprobante y concepto del
gasto.

9. CANCELACION DE LA CAJA MENOR

Cuando por razones operativas y/o administrativas se decida cancelar la Caja Menor, es requisito
indispensable elaborar el Acta de Cierre suscrita por el responsable de la Caja Menor, por un
representante del área de Contabilidad y con la aprobación de la Gerencia de la Empresa.
 Arqueo Caja Menor
(Fecha de elaboración: Febrero 23 de 2024)

NOMBRE DE LA EMPRESA:
Formato de Arqueo de Caja Menor NIT DE LA EMPRESA:
DIRECCIÓN DE LA EMPRESA:
TELÉFONO:

ACTA DE ARQUEO CAJA

NOMBRE RESPONSABLE:
FECHA Y HORA DE REALIZACIÓN: 23/02/2024
SALDO EN LIBROS CAJA 23/02: $ 700.000,00

EFECTIVO 253.200
DENOMINACION UNIDADES TOTAL

$ 100.000,00 0 0,00
$ 50.000,00 1 50.000,00
$ 20.000,00 4 80.000,00
$ 10.000,00 5 50.000,00
$ 5.000,00 8 40.000,00
$ 2.000,00 12 24.000,00
$ 1.000,00 6 6.000,00
$ 1.000,00 0,00
$ 500,00 3 1.500,00
$ 200,00 5 1.000,00
$ 100,00 3 300,00
$ 50,00 8 400,00

EFECTIVO 253.200,00
VALES 12.000,00
FACTURAS 28.500,00
ANTICIPOS 0,00
REEMBOLSO EN TRAMITE 406.300,00
TOTAL SALDO CAJA 700.000

CERTIFICO: Que el efectivo y justificantes de caja mencionados, fueron verificados

en mi presencia y se encuentra una

Observaciones:

Firma Responsable Firma Contador