Mg.

Mary Carmen Ojanguren Mariscal

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Teléfono: 946735893
 UNIDAD N°2
DESARROLLO DEL BEO Y ESTANDARES DE BANQUETES Y
EVENTOS

Sesión : Logística para eventos

Contenidos:
• Logística de eventos
• Procesos de compra
• Flujograma
• Necesidad de personal eventual
• Presupuestos
 Logro de aprendizaje

Entender la importancia de la logística para la organización de un evento

Producto académico

Resumen de los aprendizajes de la sesión

 No es Magia, es Logística
https://www.youtube.com/watch?v=FXgsp18XD8w
Qué es la logística en eventos
La logística en eventos se refiere a la planificación, coordinación y ejecución de
todos los elementos y recursos necesarios para la realización exitosa de un evento.

Esta implica asegurarse de que todos los aspectos del evento, desde el transporte y
el alojamiento de los participantes hasta la configuración del lugar, el catering, la
seguridad, y la gestión de los tiempos, se lleven a cabo de manera eficiente y sin
contratiempos.

También abarca el manejo de situaciones imprevistas y la creación de un plan de

contingencia para hacer frente a cualquier eventualidad.
 Importancia de la logística en eventos
Una logística bien planificada y ejecutada
asegura que cada aspecto del evento se
desarrolle sin problemas, mejorando la
experiencia de los asistentes y reforzando
la imagen y reputación del organizador.

Además, una buena logística puede

contribuir a la rentabilidad del evento,
minimizando los costos innecesarios y
maximizando el uso eficiente de los
recursos en las diferentes tareas.
Desafíos de la logística en eventos
En cuanto a los desafíos comunes en la logística de eventos, estos pueden variar
dependiendo del tipo y escala del evento.

Algunos de los más comunes incluyen la coordinación de proveedores y contratistas, la

gestión de inventarios, la planificación de rutas de transporte del equipo y el personal, el
manejo de situaciones imprevistas y la necesidad de cumplir con las regulaciones y
normativas locales.

Cada uno de estos desafíos requiere una planificación cuidadosa y una ejecución
meticulosa para evitar problemas y asegurar que el evento se desarrolle sin contratiempos.
 LA LOGISTICA EN CADA FASE DEL EVENTO

1. LOGISTICA ANTES DEL EVENTO

• Coordinación con proveedores
Esto implica asegurar que todos los servicios y productos necesarios para el evento
estén disponibles y se entreguen en el tiempo y lugar indicados.
Es importante mantener una comunicación clara y constante con los proveedores para
evitar cualquier malentendido que pueda afectar la realización exitosa del evento.

• Comunicación y publicidad
Esto incluye la difusión de información sobre el evento, la confirmación de asistentes,
y el envío de recordatorios y actualizaciones.
2. Logística durante el evento
• Manejo de invitados
Esto requiere habilidades de organización y atención al detalle, e incluye la recepción y
registro de los invitados, la orientación en el lugar, y la resolución de cualquier
problema o consulta que puedan tener.
Un manejo eficiente de los invitados puede mejorar su experiencia y su percepción del
evento.

• Cronograma y actividades
Seguir un cronograma y coordinar las actividades durante las diferentes etapas del
evento es fundamental para garantizar su fluidez y éxito.
Implica ajustarse a los tiempos previstos para cada actividad, asegurarse de que todas
las actividades se realicen como se planeó, y manejar cualquier cambio o imprevisto de
manera eficiente.
3. Logística después del evento

• Evaluación y retroalimentación
Después del evento, es importante realizar una evaluación y recoger retroalimentación.
De esta manera es posible identificar los aspectos del evento que fueron exitosos, así como áreas
de mejora.
La retroalimentación de los asistentes, proveedores y personal del evento puede ofrecer valiosas
lecciones para mejorar futuros eventos.

• Desmontaje y limpieza
Finalmente, la logística después del evento también incluye el desmontaje y la limpieza del lugar.
Es necesario coordinar con los contratistas y proveedores para desmontar y recoger cualquier
equipo o material, y asegurar que el lugar quede limpio y en las mismas condiciones en que se
encontraba antes del evento.
OBTIMISASIÓN DE LA LOGÍSTICA EN UN
EVENTO
• Planificación anticipada: La planificación es fundamental,
por lo que se debes comenzar a organizar el evento con
suficiente antelación para tener tiempo de manejar cualquier
imprevisto que pueda surgir.
• Comunicación efectiva: Mantén una comunicación abierta
y constante con todos los involucrados en el evento,
incluyendo proveedores, contratistas, personal y
asistentes. Esto te ayudará a evitar malentendidos y
asegurará que todos estén alineados con los objetivos del
evento.
• Uso de tecnología: La tecnología puede ser una gran aliada
en la logística de eventos. Existen diversas herramientas y
aplicaciones que te permiten manejar aspectos como la
inscripción de asistentes, la comunicación, la programación,
el transporte y la coordinación de proveedores.
• Formación del personal: Es importante que todo
el personal involucrado en el evento esté
debidamente capacitado y comprenda sus roles y
responsabilidades. Esto asegurará que todos
trabajen de manera eficiente y coordinada.
• Flexibilidad: A pesar de todas las planificaciones,
los imprevistos son inevitables en la organización
de eventos. Por lo tanto, es importante ser flexible
y tener la capacidad de adaptarse a los cambios.
• Evaluación post-evento: Una vez que el evento
ha terminado, dedica tiempo para evaluar su
desarrollo y recoger retroalimentación. Esto te
ayudará a identificar áreas de mejora y te dará
ideas para prestar un mejor servicio en futuros
eventos.
• Acciones como: planificación, compras, distribución, diseño, producción y montaje, resultan
ser las más importantes cuando planeamos la excelencia en un evento. Estos dominios sólo se
adquieren teniendo una lógica o pensamiento integrar sobre un acontecimiento ya que nuestra
planificación puede variar a raíz de algún suceso inesperado. No hay que la capacidad
estratégica y creativa son los mejores aliados de un bueno organizador de eventos.

• Desde un evento simple hasta uno complejo requieren de logística dado que lo que buscamos
a través de ella, es aumentar la eficiencia de cada uno de los recursos implementados con el
firme propósito de cumplir con los objetivos trazados durante la planificación y la cobertura
de las necesidades establecidas, junto al logro de la satisfacción de nuestros públicos: clientes,
asistentes y proveedores.

• Hay que recordar que un evento integral está constituido por una sucesión de actos
programados, pensados, ideados, desarrollados y supervisados. Cada acción debe estar trazada
en un Planning. Por tanto, términos como logística y producción son un binomio inseparable a
la hora de planificar un evento y gestionarlo.
 PROCESO DE COMPRA
El proceso de compra para eventos implica varios pasos que aseguran la
adquisición de bienes o servicios necesarios para la organización de un evento.
A continuación, se detalla un proceso típico de compra para eventos
Planificación y presupuesto
Antes de comenzar el proceso de
compra, es importante realizar
una planificación detallada del
evento y establecer un
presupuesto. Esto implica definir
los objetivos del evento, el tipo
de evento, la fecha, el lugar, el
número de asistentes esperados y
cualquier otro detalle relevante.
Identificación de necesidades
Una vez que se haya establecido el
plan del evento y el presupuesto, se
deben identificar todas las necesidades
y requerimientos para llevar a cabo el
evento con éxito. Esto puede incluir
servicios como la ubicación del
evento, catering, equipo audiovisual,
decoración, transporte, seguridad,
entre otros.
Investigación de proveedores
El siguiente paso es investigar y
seleccionar los proveedores que
puedan satisfacer las necesidades
del evento. Esto puede implicar
solicitar cotizaciones, revisar las
credenciales y referencias de los
proveedores, así como negociar
términos y condiciones.
Comparación de opciones
Una vez que se hayan recibido
las cotizaciones de los
proveedores, es importante
comparar las opciones
disponibles en términos de
calidad, precio, disponibilidad y
experiencia. Esto ayudará a
tomar decisiones informadas
sobre qué proveedores contratar
para cada aspecto del evento.
Negociación y contratación
Una vez que se hayan
seleccionado los proveedores, se
debe negociar los términos y
condiciones del contrato,
incluyendo precios, fechas de
entrega, políticas de cancelación,
entre otros. Una vez que se llegue
a un acuerdo, se deben formalizar
los contratos con los proveedores
seleccionados.
Seguimiento y coordinación
Durante todo el proceso de
compra, es importante realizar un
seguimiento constante y coordinar
con los proveedores para
asegurarse de que todo esté en
marcha según lo planeado. Esto
puede implicar hacer ajustes de
último minuto, resolver problemas
o cambios en los requerimientos
del evento.
Evaluación post-evento
Después de que el evento haya
tenido lugar, es importante realizar
una evaluación post-evento para
analizar qué salió bien, qué podría
mejorarse y cómo se manejaron
los aspectos de la compra. Esto
ayudará a informar futuros eventos
y mejorar el proceso de compra
para eventos posteriores.
 FLUJOGRAMA
Un flujograma, también conocido como diagrama de flujo, es una
representación gráfica de un proceso que muestra las etapas y decisiones en
una secuencia lógica. En la organización de eventos, un flujograma ayuda a
visualizar y planificar todos los pasos necesarios, desde la concepción del
evento hasta su finalización y evaluación.

A continuación, un ejemplo de cómo hacer un flujograma

 Inicio

Planificación inicial . Planeación: metas,

objetivos, estrategias.

Hacer la presentación
del presupuesto a los Reajustar el
NO
organizadores del presupuesto.
evento.

SI Continúa con el
proceso del evento.
Asigna recursos a
cada Comité para la
ejecución del evento. Nombrar los comités
necesarios.

Elaboración de
cronograma

Pago
Evento Post-Evento proveedores. Fin
evento
Ventajas de Usar un Flujograma en un Evento

 Claridad y Organización: Permite a todos los involucrados entender

claramente sus roles y responsabilidades.
 Gestión de Tiempos: Ayuda a asegurarse de que todas las tareas se realicen
a tiempo y en el orden correcto.
 Prevención de Problemas: Identifica posibles problemas antes de que
ocurran, permitiendo medidas preventivas.
 Mejora Continua: Facilita la evaluación posterior al evento para mejorar
futuros eventos.
 NECISIDAD DE PERSONAL EVENTUAL EN UN
EVENTO
La necesidad de personal adicional en un
evento puede surgir por diversas razones,
como un aumento inesperado en la cantidad
de asistentes, la complejidad del evento, la
necesidad de cumplir con ciertos requisitos de
seguridad o simplemente para garantizar que
todo funcione sin problemas.
Para determinar y abordar esa necesidad debemos de dar los siguientes pasos:
 Evaluar las tareas y responsabilidades necesarias.

 Estimar el volumen de trabajo.

 Analizar las competencias y habilidades necesarias.

 Calcular el número de personal adicional requerido.

 Define roles y responsabilidades del personal adicional.

 Comunicar la necesidad de personal adicional al equipo actual.

 Buscar y contratar personal adicional si es necesario.

 Proporcionar capacitación y orientación.

 Supervisar y coordinar el personal durante el evento.

 Evaluar el desempeño y proporciona retroalimentación

El personal eventual es necesario en diferentes
etapas y tipos de eventos para asegurar que
todas las actividades se realicen de manera
eficiente y que los asistentes tengan una
experiencia positiva.
Las circunstancias específicas en las que se
necesita personal eventual en un evento pueden
ser las siguientes:
1. Etapa Pre- Evento
Planificación y Preparación
2. Coordinadores de Evento: Supervisar la planificación y asegurarse de que todos
los detalles estén en orden.
3. Montaje y Desmontaje: Preparar el lugar del evento, instalar decoraciones,
equipos de sonido, iluminación, y mobiliario.
4. Promoción y Marketing: Personal para actividades de promoción, como
distribución de materiales publicitarios o gestión de redes sociales.
Registro y Logística
5. Personal de Registro: Preparar materiales de registro, listas de asistentes,
credenciales y kits de bienvenida.
6. Soporte Técnico: Configuración de equipos informáticos y audiovisuales, prueba
de sistemas de sonido e iluminación.
2. Durante el Evento
Recepción y Asistencia a los Invitados
 Anfitriones : Dar la bienvenida a los asistentes, proporcionar información y asistencia.
Operación Técnica
 Técnicos de Sonido e Iluminación: Operar y solucionar problemas con los equipos de sonido e iluminación
durante el evento.
Seguridad y Control
 Personal de Seguridad: Controlar el acceso, vigilar la seguridad del lugar, gestionar emergencias y
mantener el orden.
 Personal de Emergencias: Proporcionar primeros auxilios y asistencia médica si es necesario.
Catering y Servicios de Alimentos
 Personal de Catering: Preparar y servir alimentos y bebidas, atender estaciones de comida, gestionar la
limpieza de áreas de alimentación.
Documentación del Evento
 Fotógrafos y Videógrafos: Capturar momentos clave del evento, documentar actividades y presentaciones.
3. Post- Evento
Desmontaje y Limpieza
 Personal de Desmontaje: Desmontar escenarios, equipos,
decoraciones y mobiliario.
 Personal de Limpieza: Asegurar que el lugar quede limpio y
ordenado después del evento.
Evaluación y Feedback
 Asistentes de Producción: Ayudar con la recopilación de encuestas
de satisfacción y feedback de los asistentes.
 Equipo de Seguimiento: Enviar agradecimientos a los asistentes,
gestionar informes post-evento y analizar resultados.
Eventos que pueden necesitar personal eventual

ü Conciertos y Festivales: Necesitan un gran número de técnicos de sonido e iluminación,

personal de seguridad, y asistentes de montaje y desmontaje.
ü Bodas y Celebraciones: Requieren personal de catering, anfitriones, y equipo de montaje
y desmontaje.
ü Ferias y Exposiciones: Necesitan personal de registro, guías, seguridad, y técnicos de soporte.
ü Eventos Deportivos: Requieren seguridad, personal de control de acceso, técnicos de sonido
e iluminación, y equipo de primeros auxilios.
 Presupuestos
Elaborar un presupuesto para un evento es importante para garantizar que todas las necesidades se cubran y que
el evento se desarrolle dentro de los límites financieros establecidos. Los puntos importantes a evaluar dentro de la
creación de un presupuesto son:

Costos fijos
Este punto se refiere a los gastos que se realizan de manera forzosa y necesaria sin importar otro tipo de
factores como el número de invitados, el servicio de catering, el material de promoción, entre otros. Aquí se
encuentran:
• Preproducción del evento
• Locación
• Servicio de estacionamiento
• Equipamiento técnico: sonido, decoración, luces, entre otros
• Viáticos, transporte y alojamiento de invitados y oradores (aplicable cuando el evento es en un sitio alejado o
fuera del área común).
• Transporte, montaje y desmontaje de equipamiento para el evento .
Costos variables

Como su nombre indica, se trata

de aquellos gastos que son
determinados por la cantidad de
asistentes al evento. Entre los
principales gastos se encuentran:
• Material de identificación: gafetes,
diplomas, programas, regalos, entre
otros
• Mobiliario: sillas, mesas, entre otros
• Personal de servicio
• Catering
Imprevistos Ingresos
En todo evento, sin importar su tipo, Se trata de la fuente de donde
aparecerán diversos imprevistos y
emergencias. Ante esto, debes contar
se obtendrá el capital o
con un margen para atender este tipo inversión para llevar a cabo el
de eventualidades y prepararte para evento. Este puede ser
resolver cualquier circunstancia privado o público, depende de
inesperada. La mejor forma de calcular
este punto es apartar o separar entre la ocasión
5% y 10% del presupuesto total del
evento y destinarlo a contingencias.
Estos son pasos básicos para crear un presupuesto efectivo
 Establecer Objetivos y Alcance del Evento

 Identificar y Priorizar Gastos

 Investigar y Obtener Cotizaciones

 Establecer un Presupuesto Inicial

 Negociar y Reducir Costos

 Monitorear y Ajustar el Presupuesto

 Incluir Contingencias

 Revisar y Aprobar el Presupuesto Final

 Registrar y Evaluar los Gastos
 Actividad
1. Nos dividimos en 3 grupos
Grupo 1: Reunión corporativa
Grupo 2: Taller educativo
Grupo 3: Pequeña feria de productos orgánicos

2. Cada equipo debe realizar una planificación rápida de la logística para su evento, enfocándose en
los siguientes aspectos:
2. Ubicación: Elegir un lugar adecuado.
3. Fecha y Hora: Decidir cuándo se llevará a cabo el evento.
4. Necesidades de Personal: Identificar el personal necesario (registro, catering, seguridad, etc.).
5. Equipos y Materiales: Listar los equipos y materiales necesarios (mesas, sillas, proyectores,
decoración).
6. Transporte y Acceso: Planificar cómo llegarán los asistentes y los materiales al lugar
Conclusiones
 Referencias
• Binimelis, S., & Ordinas, G. (2003). El turismo de reuniones y negocios en Malllorca.Cuadernos de
Turismo.
• Bonilla, J. (2013). Nuevas tendencias del turismo y las tecnologías de información y las
comunicaciones.Turismo Sociedad.
• Macoretta, G., Goldstein, S., Paju, E., Panno, N., Larini, L., Iglesias, M., Llobet, M. (2018). Turismo de
Reuniones: Un segmento lleno de oportunidades. Ladevi.
• Entorno Turístico Staff (4 junio 2016). Hablemos de Turismo. ¿Qué es la Industria de Reuniones y cómo
se clasifica?. Obtenido de:https://www.entornoturistico.com/que-es-la-industria-de reuniones-y-como-
se-clasifica/
• Olmos, L. y García, R. (2015). Estructura del Mercado Turístico. Paraninfo.
• Organización Mundial de Turismo (2014) Informe global sobre la industria de reuniones. Madrid: World
Tourism Organizatión UNWTO.
• Eventoplus.com (S/f). ICCA reinventa su Statistics Report y dimensiona la pérdida de eventos Obtenido
Nombre y Apellido Docente: Correo Institucional: https://www.eventoplus.com/noticias/icca-reinventa-
su-statistics-report-y dimensiona-la-perdida-de-eventos/