ADMINISTRACIN DE LOS

INVENTARIOS
JUAN VILCHEZ CARCAMO
ADMINISTRACION DE INVENTARIO
Conjunto de mercancas o artculos que
tiene la empresa para comerciar

Conjunto de insumos necesarios para activar
el proceso productivo y poder vender
productos finales

Es una inversin significativa para una
empresa porque representa un porcentaje
considerable en sus activos totales.
Desde el punto de vista de las finanzas el inventario
es importante para acceder a un financiamiento

El control de inventarios es una estrategia para el
proceso de la administracin del inventario, desde el
punto de vista de los costos.
Es uno de los activos mas grandes que puede tener
una empresa.
Se demuestra en el balance general y el estado de
resultados.


FUNDAMENTOS DEL INVENTARIO
Se fundamenta en lo siguiente:
Cumplir con los procesos productivos para
atender las demandas de los clientes.

Convertirse en efectivo para poder cumplir con
las obligaciones contradas con los proveedores
de recursos econmicos y financieros.


Tipos de Inventario
TIPOS DE INVENTARIO
Inventario perpetuo
Inventario intermitente
Inventario fsico
Inventario inicial
Inventario final

Objetivos de la Administracin de
Inventarios
Los objetivos fundamentales son:
* Minimizar la inversin en inventarios.
* Satisfacer la demanda de productos
terminados.
* Evitar incumplimientos en el plan de
produccin.
* Eliminar los inventarios sin movimientos,
deteriorados y obsoletos.
Coordinacin dentro de la empresa.
Por constituir una inversin importante dentro
del activo de la empresa, se precisa la
necesidad de coordinar las funciones de los
siguientes rganos;

Gerente
Financiero
Gerente de
Ventas
Gerente de
Produccin
Gerente de
Logstica
Inventario
Clases de Inventarios
Empresa Manufacturera
Inventario de Materias
Primas
Inventario de Productos
En Proceso
Inventario de Productos
terminados
Mercaderas Empresa Comercial
EL INVENTARIO COMO INVERSION
Al inventario se le considera como una inversin
debido al mantener inmovilizado su dinero
formando parte del activo circulante.
Cuanto mas grande sean los inventarios, mayor
ser la inversin del efectivo y el costo
requerido.
Es necesario evaluar los cambios en los niveles
de inventario que oriente mas liquidez y
beneficio en relacin a su costo.
RELACION INVENTARIO Y CUENTAS POR
COBRAR
LA ADMINISTRACION DEL INVENTARIO Y LAS
CUENTAS POR COBRAR GUARDAN
RELACION:
Las ventas al crdito originan cuentas por
cobrar.
Las cuentas por cobrar conduce al
efectivo.
Las polticas de venta conducen a un
incremento en el nivel de las ventas


RELACION INVENTARIO Y CUENTAS
POR COBRAR
Las condiciones de crdito afectan inversin
en inventarios
Para otorgar crditos es necesario contar
con un nivel mas alto de inventarios que
conduce a cuentas por cobrar.
El costo de mantener un inventario es mas
alto que el costo de mantener en cuentas
por cobrar.
COSTOS Y ADMINISTRACION DE
INVENTARIOS
El costo por mantener el inventario
incluye ciertas erogaciones adems de
las inversiones como circulante, por
cuanto se asumen costos y gastos para
el mantenimiento del inventario fsico y
su relacin con las cuentas por cobrar
requieren del diseo de estrategias y
toma de decisiones.
ADMINISTRACION DEL INVENTARIO
INTERNACIONAL
Se relaciona con la exportacin de mercaderas
que conforma el inventario de una empresa
Se ubican a las empresas manufactureras que
buscar mercado internacional
Incurren en costos y gastos para su produccin,
distribucin y comercializacin en el mercado
internacional.

La Planeacin (Costos que incurrir la
empresa para Producir)
El Control (Si se esta cumpliendo de
acuerdo a lo planificado)
La Toma de Decisiones (Si se
continua con determinado costo o se
elimina)
COSTOS E INVENTARIOS
Utilizacin de los costos en forma eficiente y eficaz por
parte de la gerencia de la empresa.
Ejemplo: Eliminacin en lo posible de los gastos de
representacin, agasajos, etc.
LOS INVENTARIOS.
Es importante
Para realizar


EXISTENCIAS
COSTO DE
LAS
EXISTENCIAS
Segn procedimientos tcnicos las cuentas que forman parte
de las existencias son:
Productos Terminados
Subproductos, desechos y desperdicios
Materias Primas y Auxiliares
Suministros diversos
Existencias por recibir
El costo de las existencias debe incluir todos los costos de
compra, costos del servicio y otros costos en que se ha
incurrido para poner las existencias en su ubicacin y
condicin actuales. Ejemplo: fletes por transporte de equipos o
de la Materia Prima
COSTO Y GASTO EN LOS
INVENTARIOS
DETERMINACION DEL PRECIO
COSTO.-
Inversin que se
realiza en un Activo,
para obtener Utilidad
GASTO.-
Inversin que se
Realiza para impulsar
El producto o servicio
UTILIDAD
Margen deseado
Por el inversionista

PRECIO.-
Producto o
Serv. Competitivo

COSTO
Los costos de produccin se transfieren
(capitalizan) al inventario de productos
terminados. En otras palabras, el costo de los
productos fabricados est dado por los costos de
produccin en que fue necesario incurrir para su
fabricacin. Por esta razn los costos quedan
capitalizados en los inventarios hasta que se
vendan los productos. Por lo cual se muestran en
el Balance General.
GASTO
Los gastos de administracin y ventas, por el
contrario, no se capitalizan sino que, como su
nombre lo indica, se gastan en el perodo en el
cual se incurren y aparecen como tales se
contabilizan con las Cuentas de Gestin y se
evidencian en el Estado de Ganancias y
Prdidas.
COSTO DEL PRODUCTO
Materia Prima S/. 400
Mano de Obra 300
Gastos de Fabric. 120
TOTAL S/. 820
BG (2003)
** Existencias S/. 820
(NO SE VENDE)
GASTOS DEL PERIODO
Gastos de admin.. S/. 350
Gastos de Ventas 220
TOTAL S/. 570
** Independiente del Ajuste por Inflacin respectivo
EGyP
Del 01.ENE al 31.DIC.2003
Ventas.......................................... XX
Costo de Ventas........................... XX
Utilidad Bruta............................... XX
* Gastos de Adminis.................... (XX)
Gastos de Ventas......................... (XX)
Utilidad de Operacin.................. XXX
BG (2004)
Existencias S/. 820
(NO SE VENDE)
* Por lo tanto, los costos forman parte de las existencias, mientras que los gastos forman parte
del perodo en que se incurre.
PASA
IDEM

LOS GASTOS
QUEDAN EN EL
PERIODO, NO FORMAN
PARTE DE LAS
EXISTENCIAS
CONTROL DEL INVENTARIO
La finalidad de efectuar procedimientos de control
sobre los inventarios es:
Lograr una adecuada renovacin con la mnima
inversin.
Evitar inventarios excesivos o insuficientes.
Asegurar las metas planeadas.

Para este propsito es til utilizar tcnicas o
procedimientos en cierto modo estandarizados

LAS TECNICAS DE ADMINSTRACIN DEL
INVENTARIO
1. El sistema ABC
2. El modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP)
3. El punto de Re-orden
4. Sistema de planeacin de los requerimientos de
Materiales (PRM)
5. Sistema Justo a Tiempo (JIT)
1.- Procedimiento de aplicacin del ABC.
El mtodo explica que los inventarios deben
definirse por niveles de acuerdo a su consumo o
demanda.
Siempre en inventarios se presentan:
Insumos o artculos de alto consumo o demanda.
Insumos o artculos de bajo consumo o demanda.
Debe relacionare el numero de unidades, el periodo,
los costos unitarios y los costos totales.

Regla 1
Establecer la relacin de los insumos o
artculos y calcular el consumo valorizado
durante el periodo a analizar.
Regla 2
Agrupar en forma ordenada y decreciente
los artculos de acuerdo al valor del
consumo valorizado acumulado
Regla 3
Calcular el tramo A Categora que absorbe el
85% de la Inversin o consumo valorizada y
acumulada.
Este calculo permite identificar el numero absoluto
de insumos o artculos comprendidos en el 85%
de inversin o consumo; y en funcin al numero
de insumos o artculos calcular el numero relativo
de la composicin de insumos o artculos dentro
del 85% de inversin o consumo.
Regla 4
Calcular el tramo B categora que absorbe el
10% de la Inversin o consumo valorizada y 95%
acumulada.
Este calculo permite identificar el numero absoluto
de insumos o artculos comprendidos en el 95%
de inversin o consumo; y en funcin al numero
de insumos o artculos calcular el numero relativo
de la composicin de insumos o artculos dentro
del 10% de inversin o consumo el tramo B y del
95% acumulado.
Regla 5
Calcular el tramo C categora que absorbe el
5% de la Inversin o consumo valorizada y
acumulada.
Este calculo permite identificar el numero
absoluto de insumos o artculos comprendidos en
el 5% de inversin o consumo; y en funcin al
numero de insumos o artculos calcular el numero
relativo de la composicin de insumos o artculos
dentro del 5% de inversin o consumo del tramo
C y del 100% acumulado.
El sistema ABC
GRUPO A
incluye los grupos que
requieren mayor inversin
en S/.


Requiere el uso de
inventarios perpetuos


GRUPO B
Esta conformado por los
artculos que constituyen el
siguiente inventario mas
grande
Requiere el uso y
verificacin peridica
(posiblemente semanal)
GRUPO C
Esta conformado por los
artculos que constituyen el
inventario mas grande
Incluye los artculos mas
numerosos que
representa una inversin
en S/. relativamente mas
pequea
% de insumos o artculos
5% 15% 100%
10%
85%
5%
100%
95%
85%
5%
10%
85%
% de Inversin
A B C
DIAGRAMA DE INVENTARIOS METODO ABC
El sistema ABC
Permite a la empresa determinar el nivel
de los tipos de procedimientos que se
requiere para controlar el inventario.
Permite obtener las conclusiones siguientes:
A.- Determinar la importancia de los insumos o
artculos que se encuentran el la categora A
B.- Identificar el gran inventario de la categora C
para tomar las decisiones mas acertadas en la
conformacin de los inventarios.
C.- Los inventarios de la categora B pueden ser
asignados tanto a A o a C.
D.- Los valores relativos pueden o no coincidir con la
regla propuesta, la fluctuacin va a depender del tipo
de actividad econmica.
2. El modelo de la cantidad econmica de
pedido (CEP)
Es una tcnica de administracin del
inventario que se utiliza para determinar la
cantidad optima del pedido de un artculo, la
cual minimiza el total de los costos de pedido
y de mantenimiento en inventario.
Este modelo ( CEP) toma en cuenta diversos costos operativos
y financieros, y determina la cantidad de pedido que minimiza el
costo total de inventario.
C
O
S
T
O
S

B
A
S
I
C
O
S

Costo de pedidos
Costo de
Mantenimiento de
inventario
Costo total

Son los costo administrativos fijos por ordenar
y recibir un pedido de inventario
(solicitud de compra, recibir, cotejar )
Son los costo variables por unidad que se
genera por mantener un artculo en
inventario, durante un periodo de tiempo
especifico

Es la suma del costo de pedido y el costo de
mantenimiento en inventario
Es importante el modelo CEP porque el objetivo de este
modelo consiste en determinar la cantidad del pedido
que minimizar su costo
El objetivo del modelo CEP
Consiste en determinar la cantidad del
pedido optimo que logre minimizar el
costo total de inventario de la empresa.
Para lo cual se debe calcular los costos
relacionados con los inventarios.

Costos relacionados con los inventarios
A.- Los costos de ordenar o de pedir o de
formular un pedido.
B.- Los costos de mantener unidades fsicas
en el inventario durante un periodo de
anlisis.
C.- Los costos combinados de ambos, es
decir el costo total
A.- Costos de emitir pedidos.
Se incurren cada vez que se formula un
pedido al proveedor y consisten en:
- Preparar la orden de pedido.
- Procesar la orden.
- Asumir gastos de transporte o flete.
- Utilizar recursos (papelera, activos fijo, etc.)
- Pago de personal.
- Etc.
Cuando se compra un insumo o articulo para
el inventario se incurre un costo por el pedido,
lo identificaremos (cpe).
La frecuencia de compras la identificamos por
(N).
Durante un periodo de tiempo se realiza una
frecuencia de compras, que al activar los dos
componentes anteriores tenemos (C
o
AA)
) (N Cpe AA C
o
=
Q
D
N =
) (
Q
D
Cpe AA C
o
=
Efectuando la operacin combinada de costo de
pedido por el numero de veces que se compra,
tenemos:

Asumiendo que numero de compras nos permite
identificar el tamao de compra D durante un
periodo, cada compra es una cantidad Q:


Por lo tanto remplazando, tenemos que:
B.- Costos de mantener inventarios.
Se incurren cada vez que se formula un pedido al
proveedor y que origina mantener inventarios en el
almacn, consisten en:
- Costos de recepcin e inspeccin.
- Depreciacin del activo relacionado al almacn.
- Asumir gastos de control de inventarios.
- Pagos de seguros.
- Pago de personal.
- Utilizacin de recursos.
Etc.
Cuando se compra un insumo o articulo para el
inventario se incurre un costo unitario por tener que
asumir que el consumo es a una frecuencia
constante promedio, se identifica por (Cu)
El supuesto de manejar el inventario es que la
frecuencia de consumo esta determinada a un ritmo
constante promedio, por lo tanto (Q/2) permite
calcular el costo del inventario promedio, la
identificamos por (Cinm).
La identificacin del (Cu) es en base al valor de la
facturacin de la compra, la identificamos por (T)
Durante un periodo de tiempo se realiza una
frecuencia de control de inventarios, que al activar
los dos componentes anteriores tenemos (C
o
Alm)
2
Q
Inm=
Cu
Q
Cinm
2
=
)
2
)( (
Q
T Cu Alm C
o
=
Efectuando la operacin supuesta para determinar el
inventario promedio, tenemos:

Asumiendo que el inventario promedio es factible ,
se puede calcular el costo del inventario medio,
tenemos que:


Por lo tanto remplazando, tenemos que:
C.- Costos combinados.
Es la suma de los (CoAA) y de (CoAlm), que
al activar la derivada hace que logre identificar
la cantidad optima de comprar y el tamao de
la compra que refleja el punto del costo mas
bajo, es decir se ha minimizado el valor de la
inversin.
Al igualar ambos costos variables y ayudada por la matemtica,
se resuelve que el modelo de optimizacin de compra en
cantidad se expresara de la siguiente manera:
( )( )
( )
) (
) ( 2
) (
) ( 2
) ( 2 ) (
2
2
2
T Cu
D Cpe
Q
T Cu
D Cpe
Q
D Cpe T C Q
Q
D
Cpe T C
Q
AA C Alm C
u
u
o o
=
=
=
|
|
.
|

\
|
=
=
Representacin Grfica
MODELO MATEMATICO
) (
) )( ( 2
T Cu
D Cpe
Q =
La formula alcanzada es til para calcular la cantidad econmica de la empresa,
para determinado artculo de inventario.
Donde:
Q = Cantidad econmica de compra
Cpe = Costo de pedido del periodo.
D = Cantidad asumida como la demanda del periodo.
Cu = Costo unitario de mantener una unidad en el inventario del periodo (%)
T = Inversin o valor de la facturacin del periodo
Ejemplo : Supongamos que un fabricante de equipo para pruebas electrnicas, usa
1,600 unidades de un artculo anualmente. Su costo de pedido es de S/ 50 por
periodo y costo de mantenimiento en inventario es de S/ 1
Unidades Q 400 000 , 160
1
) 600 , 1 )( 50 ( 2
= = =
Cu
D Cpe
Q
) )( ( 2
=
Datos:
D=1.600 unidades
Cpe = S/ 50 por periodo
Cu = S/ 1 costo de mantenimiento
Se deduce que : Si la empresa ordena cantidades de 400 unidades,
miniminiz el costo total de su inventario
Se puede calcular ahora el numero de pedidos a
efectuar durante el periodo que involucra la
demanda, tenemos que:
D = 1600 unidades
Q
*
= 400 unidades
N = ?

Y al comprar cuatro veces al ao, podemos asegurar
que el periodo en das es:
veces N
Q
D
N 4
400
1600
*
= = =
dias Dias 90
4
360
= =
3. El Punto de Reorden
Una vez que la empresa calcul la
cantidad optima del pedido, debe
determinar el momento para solicitar los
pedidos
Es as que la empresa requiere un
PUNTO DE REORDEN
Punto de Reorden
El Punto de Reorden es el momento en que
se requiere ordenar la compra para
mantener el inventario y el proceso ya sea
productivo o mantener al cliente.
Expresado por medio de la ecuacin:

Punto de Reorden:

plazo para ordenar y recibir pedidos X uso diario

Por Ejemplo: una empresa sabe que requiere 10 das para
ordenar y recibir un pedido y usa 4.44 unidades del inventario
diariamente, el punto de Reorden sera
Punto de Reorden:
plazo para ordenar y recibir pedidos X uso diario
Datos:
plazo para ordenar y recibir pedidos = 10 DIAS
uso diario = 4.4 UNIDADES

APLICANDO LA FORMULA :

10 Das X Unidades al da = 44 Unidades
Entonces:
cuando el nivel del inventario llega a 44 Unidades, la empresa deber
solicitar un pedido por una cantidad igual a la cantidad optima de pedido.
Inventarios de Seguridad
Debido a la dificultad para pronosticar con
precisin los plazos, para ordenar y recibir
pedidos, y las tasas de uso diario, muchas
empresas mantienen generalmente
Inventarios de Seguridad, que son inventarios
adicionales, a los que se recurre si es
necesario.
Por ejemplo en el caso que se esta
considerando la empresa decide establecer
un inventario de seguridad de 15 unidades.
Por lo tanto el nuevo pedido se formulara
cuando el inventario llegue a 59 unidades.
Q= 400 Un
Ppe= 44 Un
Q/2= 200 Un
Cantidad optima
a comprar
Inventario
promedio
Punto de pedido
t
Q
DIAGRAMA SIN INVENTARIO DE SEGURIDAD
Q= 400 Un
Ppe= 59 Un
Q/2= 200 Un
Cantidad optima
a comprar
Inventario
promedio
Punto de pedido
t
Q
IS= 15 Un
INVENTARIO DE SEGURIDAD.
DIAGRAMA CON INVENTARIO DE SEGURIDAD
4. Sistema de Planeacin de los
Requerimientos de Materiales (PRM)
Es un sistema de administracin del inventario que
utiliza los conceptos de la CEP y una computadora
para comparar las necesidades de produccin con
los saldos de inventario disponibles y determinar el
momento adecuado para ordenar las diversas
partidas de la cuenta de materiales de un producto
4. Sistema de Planeacin de los
Requerimientos de Materiales (PRM)
Es decir se usa este sistema para
determinar:
qu ordenar
cuando hacerlo
qu prioridades se asignar a los
materiales solicitados.
4. Sistema de Planeacin de los
Requerimientos de Materiales (PRM)
La ventaja: Del sistema PRM es que obliga a
la empresa considerar sus necesidades de
inventario y planear de acuerdo con estas.
El Objetivo: Es disminuir la inversin en
inventario de la empresa, sin deteriorar la
produccin.
5. Sistema Justo a Tiempo (JAT)
Es un sistema de administracin del inventario
que minimiza la inversin en este el recibir los
materiales en el momento exacto en que se
requiere para la produccin.
5. Sistema Justo a Tiempo (JAT)
Utiliza inventarios de seguridad escasos o nulos.
Se necesita una gran coordinacin entre la empresa, proveedores, y Emp.
de embarques.
Se requiere que los proveedores entreguen piezas de excelente calidad
Utiliza el inventario como una herramienta para lograr la eficiencia al
destacar la calidad en cuanto a los materiales utilizados y su entrega
oportuna.
Cuando funciona adecuadamente, permite que surja las diferencias del
proceso y sean resueltas
este sistema necesita la cooperacin de todas las partes que participan
en el proceso.