NORMAS TÉCNICAS DEL

SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
 S.N.A.01 ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS

 CONCEPTO.- La administración de archivos es

un conjunto de principios, métodos y
procedimientos orientados a lograr una
eficiente organización y funcionamiento de los
archivos. Es función archivística la gestión de
documentos desde su elaboración hasta la
eliminación o conservación permanente de
acuerdo a su ciclo vital.
 QUE ES UN DOCUMENTO?
 Se entiende por documento a toda información
registrada en cualquier soporte, sea textual,
cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y
otros de semejante naturaleza que se generen
en los organismos y reparticiones del Sector
Público Nacional, como resultado de sus
actividades.
FINALIDAD

 Determinar los principios de unidad,

racionalidad y eficiencia en la
administración de los archivos del Sector
Público Nacional.
 Brindar servicios de información al Estado,
a la ciudadanía y a la investigación.
OBLIGATORIEDAD

 En las entidades del Sector Público se

establecerá un Órgano de Administración
de Archivos con un nivel equivalente al de
las unidades orgánicas de los distintos
sistemas administrativos, dependiendo
técnica y normativamente del Archivo
General de la Nación.
NIVELES DE ARCHIVO
 NIVEL CENTRAL:
- Archivo Central:- concentra toda la
documentación que produce la institución,
conservados en los archivos de gestión.
planifica, organiza, dirige, coordina, controla,
norma y ejecuta las actividades archivísticas de
la Institución.
- Archivos periféricos..- se forma por las
siguientes características: ubicación geográfica
y especialidad de la documentación
-Archivos de Gestión.- también llamado
archivo secretarial.
Gestiona, organiza, conserva y usa la
documentación de una unidad orgánica
 NIVEL DESCONCENTRADO
Archivos Regionales.- concentran fondos
documentales.
Planifica, dirige, coordina, organiza,
conserva y sirve la documentación con
mas de 30 años de antigüedad; que se
producen y reciben en las instituciones de
la Región Huanuco.
 S.N.A. 02 ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
 CONCEPTO.- La organización de
documentos es un proceso archivístico
que consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y codificar los
documentos de cada entidad.
 FINALIDAD

 Establecer criterios uniformes para la

organización de los documentos en los archivos
del Sector Público.
 Mantener organizada la documentación de
manera integral y orgánica como producto de las
actividades de la Administración Pública.
 Facilitar la localización de los documentos para
la recuperación inmediata de la información.
OBLIGATORIEDAD

 El órgano de Administración de Archivos

en coordinación con la oficina de
Racionalización o la que haga sus veces
elaborarán la Guía de Organización de
Documentos de la Institución de
conformidad con las directivas que emita
el Archivo General de la Nación.
CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO EN
LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

 Clasificación: Orgánico – funcional

Ordenamiento: cronológico, alfabético,
numérico o mixto.
 CLASIFICACION Y ORDENAMIENTO EN
LOS ARCHIVOS PERIFERICOS Y
CENTRALES.
- Clasificación: principios de procedencia
administrativa y el principio de Orden
Original.
- Ordenamiento: numérico ( unidades de
conservación)
 CODIFICACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES
Se establecerá una codificación para identificar las
unidades orgánicas y las series documentales de la
entidad.
El Código de la serie se confeccionará de la siguiente
manera:
a) El asunto principal identificado conforme al
siguiente cuadro:
Asunto principal - Contabilidad - CONT
Título de la Serie Notas de Contab. 01
Código Cont. / 01

Los asuntos principales, se identificarán por las cuatro

letras más representativas de la unidad orgánica y los
dígitos correspondientes al título de la serie
documental.
S.N.A. 03 DESCRIPCION DOCUMENTAL
 La Descripción es un proceso archivístico
que consiste en identificar, analizar y
determinar los caracteres externos e
internos de los documentos con la
finalidad de elaborar los auxiliares o
instrumentos descriptivos.
QUE ES UN AUXILIAR DESCRIPTIVOS?
 Los auxiliares o instrumentos descriptivos son
medios que permiten conocer, localizar y
controlar los fondos documentales de cada
entidad.
 Los auxiliares o instrumentos descriptivos
básicos serán el Inventario de Transferencia de
Documentos, Inventario de Eliminación de
Documentos, Inventario General de Fondos
Documentales y la Tarjeta de Registro de
Documentos.
 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

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INFORMACIÓN GENERAL

1. Sector : TRANSPORTES Y COMUNICACIONES

2. Entidad : DIRECCIÓN REGIONAL DE TRANSPORTES
Y COMUNICACIONES HUANUCO
3. Unidad Orgánica : PERSONAL
4. Datos de la remisión :
4.1. Código : Pers.
4.2. Año : 2008
4.3. Remisión Nº : 01

5. Descripción general de documentos a transferirse: Documentos administrativos: tarjetas de Asistencia,

Licencias por enfermedad y correspondencias correspondientes a los años de 2004 - 2006

6. Metros lineales de documentos a transferirse: 0,70 mts

7. Lugar y Fecha 8. Lugar y Fecha

Huánuco 10/01/08 Huánuco 11/01/08

………………………………. ……………………………….
Jefe del Archivo Remitente Jefe del Archivo Receptor
 Pag. 2 de 2 Págs
9. 10. Descripción de Documentos 11. Fechas extremas 12. Ubicación 13. Observaciones
Numero topográfica
de Orden

01 Tarjetas de Asistencia 2004- 2006 Paqute

02 Licencias por enfermedad Enero – Junio 2006 Archivador
03 Licencias por enfermedad Julio – Diciembre 2006 Archivador
04 Correspondencias Enero – Diciembre Legajo
2005
INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN

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INFORMACIÓN GENERAL
1. Sector TRANSPORTES Y COMUNICACIONES 7. Autorización de eliminación de documentos del
2. Entidad DIRECCION REGIONAL DE
Archivo General de la Nación
TRANSPORTES Y COMUNICACIONES
7.1. R.D. Nº 003-GRH/DAR
3. Unidad Orgánica PERSONAL
4. Jefe del órgano de administración de archivos 7.2. Sesión de la Comisión
WAKSMAN ESCUDERO Técnica de Archivos:
5. Dirección GENERAL PRADO Nª 911 20/12/07
6. Teléfono 51 1997

8. Descripción general de documentos a eliminarse: Documentos administrativos como son:

- Papeletas de salida de personal
- Correspondencias correspondiente a los años de 1999 - 2003
9. Metros a eliminarse: 0,90 mts

10. Huánuco 05/02/08

………………………………………………………….
Lugar y fecha Jefe del Organo de Administración de Archivos
 Pag. 2 de 2 Págs.

11. Número 12. Descripción de las Series 13. Fechas Extremas 14. Observaciones
de Orden Documentales

01 Papeletas de Salida personal 2003 Caja

02 1999 - 2000 Paquete

 INVENTARIO GENERAL DE DOCUMENTOS

Unidad Orgánica Serie Documental

RENTAS
Presupuesto de Rentas
Estudio de Desarrollo Tributario
Presupuesto Munic. De Ingresos
Licencias
Funcionamiento
Especiales
Anuncios Especiales
Condonación de Deudas
Contratos de Alquiler
Cobranzas coactivas
Inventario de Cuentas Corrientes
Correspondencia
REGISTROS CIVILES
Actas Registrales
Nacimientos
Matrimonios
Defunciones
Expedientes matrimoniales
Exp. Matrimoniales no realizados
Anotaciones Marginales
Certificado médico
Estadisticas Vitales
Certificados de solteria y Viudez
Inscripciones Extraordinarias
Correspondencias
FINALIDAD
 - Facilitar la localización de los
documentos
 - Garantizar el control del Patrimonio
 Documental
 - Brindar un eficaz y eficiente servicio
 de información
S.N.A.04. SELECCIÓN
DOCUMENTAL

 La selección es un proceso archivístico

que consiste en identificar, analizar y
evaluar todas las series documentales de
cada entidad para predeterminar sus
períodos de retención, en base a los
cuales se formulará el Programa de
Control de Documentos.
 QUE ES UN PCD?
 El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de
retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de
cada entidad.
 El Programa de Control de Documentos es un documento de gestión archivística que
establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como
resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los
períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia
 FINALIDAD

 Garantizar la conservación de los documentos de

valor permanente.
 Permitir la eliminación periódica de los documentos
innecesarios.
 Programar la transferencia de documentos de
acuerdo a su ciclo vital
 Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos
de espacio, equipo, material y personal de los
archivos públicos.
 ACTIVIDADES
 El Archivo Central formulará un cronograma anual de
transferencia de documentos del archivo de gestión al
Archivo Periférico o al Archivo Central, y de estos al
Archivo Regional, de acuerdo a su Programa de
Control de Documentos.
 El Archivo Central elaborará un cronograma anual de
documentos a eliminarse de acuerdo a los plazos de
retención establecidos en su Programa de Control de
Documentos.
 Para la formulación del PCD se tendrán en cuenta los
valores temporal y permanente de los documentos.
- Los documentos de valor temporal son aquellos que por su contenido dejan
de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin
administrativo, fiscal, contable, legal y otros que les originó.
 Son documentos de valor permanente:
a) Los relativos a los asuntos administrativos, fiscales,
contables, legales, financieros y otros indispensables
para la entidad de origen o para otras entidades.
b) Los referentes a la protección de los derechos
ciudadanos.
c) Los que reflejan la evolución de la entidad en
términos de sus atribuciones y las funciones
establecidas por la ley, la estructura orgánica, los
planes operativos y los procedimientos
administrativos.
d) Los que aportan una contribución sustancial al
estudio y a la investigación en cualquier campo del
conocimiento.
 El PCD estará conformado por el Inventario de las Series
Documentales (Anexo 1), la Tabla General de Retención de
Documentos (Anexo 2) y el Índice Alfabético de las Series
Documentales (Anexo 3).
 El Comité de Evaluación de Documentos (CED) designado por
la más alta autoridad institucional es el encargado de conducir
el proceso de formulación del PCD.
el comité esta integrado por:
a) Un representante de la Alta Dirección de la entidad, quien la
presidirá.
b) El jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o su representante.
c) El jefe de la unidad orgánica, cuya documentación será
evaluada.
d) El jefe del órgano de Administración de Archivos quién
actuará como secretario.
 Los jefes de las unidades orgánicas de la entidad
en coordinación con el jefe del órgano de
administración de archivos del nivel central o
desconcentrado, elaborarán el inventario de las
series documentales correspondientes a su unidad
y lo remitirán al CED para su aprobación.
 Al elaborarse el inventario de series
documentales, deberá describirse cada serie en
hojas diferentes a fin de facilitar su actualización.
-Serie documental es el conjunto de documentos que
poseen características comunes, el mismo tipo
documental (informes, memorandos, libros de
contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que por
consiguiente, son archivados, usados y pueden ser
transferidos, conservados o eliminados como unidad.
Los inventarios de las series documentales serán analizados por el
CED, a fin de determinar el valor de cada una de las series e indicar
sus períodos de retención en los niveles de archivo
correspondientes.
La Tabla General de Retención de Documentos y el Índice alfabético
de las series documentales, se elaborarán luego del estudio referido
en el punto anterior.
El PCD constituido por el inventario de las series documentales y el
índice alfabético de las series documentales, serán aprobados por
resolución del titular de la entidad.
La modificación del Programa del programa de Control de Documentos
procederá:
a) Al producirse cambios sustantivos en las funciones de la unidad
orgánica, cuyo resultado origine modificaciones u omisiones de las
series documentales.
b) Al promulgarse los dispositivos legales que modifiquen los criterios
de valor temporal o valor permanente de las series documentales
del PCD.
INVENTARIO DE LAS SERIES DOCUMENTALES
DATOS GENERALES RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO

1. Sector 2. Entidad 4. Nombres y Apellidos

3. Unidad orgánica 5. Cargo: 6. Teléfono

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

7. Asunto Principal 8. Titulo de la serie 9. Código de la serie

10. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL REGLAS DE CONTROL

(Resumen del contenido de la serie)

11. Valor de 12. Período de Retención TOTAL DE

la serie AÑOS DE
Documental RETENCIÓN
A.G. A.P. O.A.A.

13. COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS 14. Lugar y fecha 15. Vº- Bª- DEL A.G.N. – D.G.A.I.
--------------------------------- ----------------------------- -------------------------------------
Rep. de Alta Dirección Rep. Of. Asesoría Legal aPROBADO
--------------------------------- -----------------------------
Jefe de doc. Evaluada Jefe del O.A.A
Lugar y fecha
DATOS GENERALES RESPONSABLE DE LA ELABORACION DEL INVENTARI0
1. Sector: Gobiernos Locales 2. Entidad: 4. Nombres y apellidos: Dumas Campos Malpartida
Municipalidad Prov.
Leoncio
Prado.
3. Unidad Orgánica: 5. Cargo: Jefe (e) 6. Teléfono: 562058
Unidad de Cobranza Coactiva
IDENTIFICACION DE LA SERIE DOCUMENTAL
7. Asunto principal: 8. Título de la Serie: 9. Código de la Serie:
Cobranzas Coactivas Notificaciones Coactivas COCO.01
10. DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUMENTAL: REGLAS DE CONTROL
Son documentos que contienen las notificaciones
realizadas a los
contribuyentes, sobre acciones de coerción para el cobro 11. Valor de la 10. Período de Total de años
de una deuda tributaria. Se efectúa de conformidad con Retención de
el D. Leg. Nº
816 Código Tributario y la Ley Nº 26979 Procedimientos Serie Documental A.G. A O.A. Retención
de Ejecu- . A.
ción Coactiva. P
.
T 05 - 01 06
.
-
13. COMITÉ DE EVALUACION DE DOCUMENTOS 14. Lugar y Fecha 15. Vº Bº del AGN-DGAI.
........................ ................... ....................
...... Aprobado
Reg. Jorge López Moncayo Dr. Luis M. Neira
Salomón
Presidente Jefe Unid. Asesoría
Juríd.
......................... ...................
......
Fernando Calero
Bernardo
Jefe Unid. Trámite
Documentario
y Archivo Central
1. Sector: 2. Nombre de ka Entidad

TABLA
3. Asunto Principal de la serie documenta: GENERAL
4. Código 5. Título de la 6. Valor 7. Período de retención DE
Serie Doc. de
La A.G. A.P O.A.A. Total Años
serie
Doc.
De Retención
RETENCION
DE
DOCUMENTOS
 1. Sector: GOBIERNOS LOCALES 2. Nombre de ka Entidad: MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE HUANUCO

3. Asunto Principal de la serie documenta: ALCALDIA

4. 5. Título de la 6. 7. Período de retención

C Serie Documental V
ó a A.G. A.P O.A.A. Total Años
d l De Retención
i o
g r
o
d
e
ALCALDIA (ALCA) La
s
e
1 COMISIÓN DE REGIDORES P r 2 28 30
2 CCNV. COOPERACIÓN TECNICA P i 2 28 30
3 LICITACIONES PUBLICA T e 2 3 5
Doc.
4 CONTRATO DE OBRAS T 2 3 5
5 PRESUPUESTO ANUAL T 2 3 5
6 MEMORIAS ANUALES P 2 28 30
7 LEGAJO DE REGIDORES P 2 28 30
8 CORRESPONDENCIA T 2 6 8
08.01 EXTERNA T 2 4 6
08.02 INTERNA

ASAMBLEA DE ALCALDES (ASAL)

1 ACUERDOS DE CONCEJO P 2 28 30
2 PLAN Y PROGRAMA DE DESARROLLO P 2 28 30
3 PRESUPUESTO DE CONCEJO DE PROV. T 2 3 5
4 EJECUC. PLANES Y PROG. T 2 3 5
5 COMUNID. CAMPESINAS Y NATIVAS T 2 3 5
6 CORRESPONDENCIA P 2 28 30
INDICE ALFABETICO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. Título de la Serie Documental 2. Asunto 3. Código

1. Título de la Serie Documental 2. Asunto 3. Código

ACUERDOS DE CONSEJO ASAMBLEA DE ALCALDES ASAL/1

COMISIÓN DE REGIDORES ALCALDIA ALCA/1
CCNV COOPERACION TECNICA ALCALDIA ALCA/2
CONTRATO DE OBRAS ALCALDIA ALCA/4
CORRESPONDENCIA ALCALDIA ALCA/8
EXTERNA ALCALDIA ALCA/08.01
INTERNA ALCALDIA ALCA/08.01
COMUNID. CAMPESINAS Y NATIVAS ASAMBLEA DE ALCALDES ASAL/5
CORRESPONDENCIA ASAMBLEA DE ALCALDES ASAL/6
EJECUC. PLANES Y PROG ASAMBLEA DE ALCALDES ASAL/4
LICITACIONES PUBLICAS ALCALDIA ALCA/3
LEGAJO DE REGIDORES ALCALDIA ALCA/7
MEMORIAS ANUALES ALCALDIA ALCA/6
PRESUPUESTO ANUAL ALCALDIA ALCA/5
PLAN Y PROGRAMA DE DESARROLLO ASAMBLEA DE ALCALDES ASAL/2
PRESUPESTO DE CONCEJO DE PROVINCIA ASAMBLEA DE ALCALDES ASAL/3
 S.N.A.05 CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

 La conservación de documentos es un
proceso archivístico que consiste en
mantener la integridad física del soporte y
del texto de los documentos de cada
entidad a través de la implementación de
medidas de preservación y restauración.
FINALIDAD

 Asegurar la integridad física del

documento
 Garantizar la conservación del Patrimonio
Documental de la Nación.
 LOCAL DE ARCHIVOS :
 El local estará ubicado distante de los lugares que
puedan ocasionar un siniestro, y de lugares
excesivamente húmedos.
 Preferir el uso de locales construidos con material
noble, evitándose el revestimiento de muros y
paredes con materiales inflamables (tapizones,
alfombras, etc)
 El local de archivo debe tener básicamente dos
ambientes: 1) depósitos y 2) área de trabajo técnico y
administrativo.
 Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán
conservarse en perfecto estado.
 El mobiliario archivístico (estantes, archivadores
verticales, mapotecas, etc) deben ser
preferentemente de metal
 EL CONTROL DE LOS FACTORES EXTERNOS
 Limpiar diariamente el local, mobiliario y la
documentación
 Fumigar el local por lo menos 2 veces al año
 Ventilar o airear por medios naturales o mecánicos
sobre la base de la utilización racional de puertas y
ventanas con el empleo de máquinas (ventiladores,
aire acondicionado, extractores de aire, etc).
 Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz
natural o artificial sobre los documentos.
 Prevenir la acción de la contaminación ambiental
 Evitar la oscuridad completa en los depósitos.
 EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS :
 No usar cintas adhesivas
 Servir mediante copia los documentos originales más
consultados
 Proteger los documentos con cajas de cartón
desacidificado, fólder o cualquier otro elemento similar
 Evitar cualquier tipo de restauración empírica
 No usar producto químico alguno ( insecticida,
bactericida, fungicida, etc) directamente sobre los
documentos.
 Restringir el servicio de los documentos en proceso
de deterioro
 Los documentos deteriorados por agentes biológicos
(insectos, hongos, bacterias, etc.) deberán separarse
de la documentación en buen estado.
 MEDIDAS DE SEGURIDAD :
 Prohibir el ingreso de personas extrañas en los depósitos.
 No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de
trabajo o en cualquier otro lugar donde existen
documentos.
 Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios al término
de la jornada laboral y revisarlos periódicamente
 Disponer de extintores de polvo químico seco, con carga
vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientemente
por el personal de archivo.
 No mantener en el archivo materiales inflamables
(gasolina, petróleo, cera, etc.)
 Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la
sustracción indebida de los documentos.
 S.N.A. 06 SERVICIOS ARCHIVISTICOS
 El servicio Archivístico es un proceso que
consiste en poner a disposición de los
usuarios la documentación de cada entidad
con fines de información.

FINALIDAD
 Satisfacer oportunamente la demanda de
información de la entidad y del público
usuario.
 ACCIONES A DESARROLLAR
 El Archivo Central a solicitud de sus unidades
orgánicas y del interesado, prestará servicios
archivísticos a través de las modalidades de lectura,
consulta, búsqueda, préstamo, expedición de
copias, etc., de los documentos que custodia. Los
archivos de gestión y periféricos adecuarán la
prestación de sus servicios a las normas
establecidas por el Archivo Central..
 El Archivo Central normará la prestación de los
servicios archivísticos de la entidad, de conformidad
con las directivas que emita el Archivo General de
la Nación.
“LA MEJOR FORMA DE
DEMOSTRAR NUESTROS
CONOCIMIENTOS ES
EJECUTANDO NUESTRAS
ACTIVIDADES DE MANERA
EFICAZ”