El documento describe los principales documentos administrativos relacionados con la gestión de compraventa como pedidos, albaranes, facturas y recibos, explicando sus funciones y elementos.
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MÓDULO FORMATIVO MF0969_1.
Técnicas administrativas básicas de oficina.
UF0519. Gestión auxiliar de documentación
económico-administrativa y comercial
UA1. Gestión auxiliar de
documentación administrativa básica OBJETIVOS • MF: Distribuir, reproducir y transmitir la información y documentación requeridas en las tareas administrativas y de gestión, internas y externas, así como realizar trámites elementales de verificación de datos y documentos a requerimiento de técnicos de nivel superior con eficacia, de acuerdo con instrucciones o procedimientos establecidos.
• C1:Aplicar las técnicas de registro y clasificación de la
documentación administrativa básica, especificando su función, elementos y requisitos fundamentales, a través de aplicaciones informáticas adecuadas
• C2: Operar con medios de pago básicos, identificando los
requisitos fundamentales de los justificantes de las operaciones, los emisores y receptores, y los importes y cálculos necesarios. DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE Entendemos por documento mercantil los que dejan constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella y permiten: Probar la realización de una operación desde un punto de vista legal. Definir las características y detalles del acuerdo obtenido Establecer el marco jurídico que regule los imprevistos de la operación y facilitar su seguimiento Dar soporte al departamento de contabilidad para reflejar en sus cuentas la situación en la que se encuentra la transacción. Tipos de documentos mercantiles: • Documentos de compraventa: pedidos, albaranes, facturas. • Documentos de cobro y pago: cheque, pagaré, recibo domiciliado, etc. • Documentos laborales: contratos de trabajo, nóminas, TC1, TC2, etc.
• Otros: contrato de alquiler, contrato de leasing,
pólizas de seguros, etc. CONCEPTOS BÁSICOS: INGRESO-GASTO, COBRO-PAGO ADMINISTRACIÓN Ingreso-gasto: hace referencia a los intercambios de bienes y servicios a cambio de una contraprestación, son las ventas y compras. TESORERÍA
Cobro-pago: hace referencia al momento en que se
realiza el movimiento de dinero de tesorería y que puede coincidir o no con el momento de la venta o la compra. UA1. Gestión auxiliar de documentación administrativa básica
Documentos administrativos en la gestión de la compraventa: El pedido El albarán o nota de entrega La factura El recibo Proceso de compra venta: 1. Paso
Aceptación del Emisión del pedido Empresa compradora Pedido pedido empresa vendedora
Recepción e inspección Envío de mercancías
Empresa compradora Albarán empresa vendedora
Si es conforme retorna la copia
del Albarán firmada PEDIDOS
Documento que EMITE:
El comprador - Cliente - Departamento de compras AL Proveedor – Vendedor –Departamento comercial PARTES Fecha del pedido.
DEL Número de pedido.
PEDIDO Datos del comprador y
vendedor
Forma de envío. Lugar de entrega.
Descripción de las mercancías Transporte, si va a solicitadas, de su cargo de la empresa precio y de su o del destinatario. cantidad CIF, FOB
Condiciones de pago, al contado o a plazos CIF :Cost, Insurance and Freight FOB: Free on Board ALBARANES Documento que acompaña a la mercancía durante su envío, desde el proveedor hasta el cliente. Se caracteriza por incluir la palabra “Albarán” e incluye un espacio a rellenar por cada transportista, poniendo cuando recibió y cuando entregó la mercancía.
Pueden ser Valorados y no valorados
Los precios e impuestos son opcionales, lo importante es
que se detalle la mercancía, número de bultos, peso…etc. EL ALBARÁN NOS SIRVE PARA: Para comprobar que los datos del albarán coinciden con el pedido si lo hubiera. Que la mercancía recibida es la que figura en el albarán. Que la mercancía viene en buen estado. Que se ha recibido en el plazo acordado
Si el albarán es conforme se firma, Si el albarán no es
conforme se hará constar en el mismo las circunstancias por que no lo es UA1. Gestión auxiliar de documentación administrativa básica Documentos administrativos en la gestión de la compraventa: ▫ El pedido u orden de compra ▫ El albarán o nota de entrega ▫ La factura ▫ El recibo Proceso de compra venta:
2. Paso Si es conforme retorna la
copia del Albarán firmada
Conformidad de la Confección de la factura factura FACTURA Empresa Vendedora (Empresa compradora)
PAGO DOCUMENTO (Empresa Compradora) DE PAGO LA FACTURA: La factura documento mercantil en el que se refleja la información detallada de una operación de compraventa, constituye: • Un documento fiscal de entrega de bienes o servicios. • Genera obligaciones tributarias tanto para el que la emite como el que la recibe. • Es una prueba de la deuda del adquiriente. • Es una prueba de derecho de cobro para el que realiza la venta LA FACTURA: En la factura deberá aparecer la mercancía de forma detallada, el IVA o IGIC si corresponde, para facilitar su contabilización. Es el principal documento en cuanto a llevar la contabilidad de las compras-ventas. LA FACTURA: LA FACTURA: LA FACTURA: LA FACTURA:
