AUDITORIA NOCTUNA

Docente: Néstor Aguirre P.

 PRESUPUESTO INFORME GERENCIA

Existe en el módulo Auditoria de Zeus Hoteles

un informe que presenta información de toda la
operación del hotel un reporte, se encuentra en
el menú de estadísticas con el nombre Informe
Global de Gerencia. Este informe tiene entre
sus funcionalidades la posibilidad de sacar un
comparativo entre lo cumplido y lo
presupuestado de muchas de los ítems que
maneja. En esta opción puede ingresar el
presupuesto que se usa como base para dicho
comparativo.
El presupuesto se ingresa anualmente, en
12 columnas correspondientes a cada mes
del año. Para mostrar los datos de un año,
ingrese el año y presione el botón Mostrar
Una vez tenemos los datos del año en la
cuadrícula podremos modificarlos, para
ellos nos ubicamos en la columna del mes
correspondiente al concepto que queremos
modificar, ingresamos el valor
presupuestado para cada mes y
presionamos Guardar.
 DESBLOQUEO MASIVO DE HABITACIONES

En Zeus Hoteles existen básicamente 3 tipos de

bloqueos (administrativos, reserva y mantenimiento),
los cuales se realizan desde diferentes opciones.
Mediante el uso de esta opción se puede realizar
desbloqueo de cualquier habitación sin importar el tipo
de bloqueo realizado.
La lista mostrada despliega todas las habitaciones que
tienen bloqueos definidos, de cualquiera de los tres
tipos. En la cuadrícula están los datos del bloqueo, tales
como el número de la habitación, la reserva si es un
bloqueo de este tipo, la fecha inicial, final del bloqueo,
etc.
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En la figura puede apreciar varios
ejemplos de bloqueos, los tres primero
ejemplos corresponde respectivamente
a bloqueo de reserva, administrativo y
por mantenimiento.
La ventana le permite aplicar varios
filtros, el primero de ellos es el número
de una reserva, sigue el filtro para un
número de habitación y finalmente los
filtros por estado de recepción y de
ama de llaves.
La ventana le permite aplicar varios filtros, el
primero de ellos es el número de una
reserva, sigue el filtro para un número de
habitación y finalmente los filtros por estado
de recepción y de ama de llaves.
Para aplicar los filtros, debe seleccionar o
ingresar los filtros deseados y presionar el
botón Mostrar de la barra de herramientas,
para quitarlos cambie las selecciones o borre
la información ingresada y presione
nuevamente el botón Mostrar.
Podemos consultar el detalle de una
habitación bloqueada; notará que el
sistema muestra en la columna Estado
un link para todas aquellas
habitaciones que presentas bloqueo, al
presionar el enlace Bloqueada el
sistema desplegará una nueva ventana
detallado la información relacionada
con el bloqueo.
Para realizar un desbloqueo

1. Seleccione las habitaciones que desea

desbloquear, marcando la casilla ubicada al lado
derecho de cada habitación en la cuadrícula
(columna Sel)
2. Presione el botón Grabar
3. Responda SI a la confirmación que le solicitará
el sistema
 CRÍTICA DE CAJA

El objetivo principal de esta opción es

detectar y dar manejo a los dineros
faltantes y sobrantes que se generan
con el cruce del valor físico del dinero
recogido a los cajeros, contra el valor
que arroje la consulta del cuadre de
caja respectivo.
En la ventana se podrá registrar de manera
simultánea los faltantes/sobrantes de POS y de
Hotel.
El primer paso del proceso consiste en desplegar
la lista de los pagos recibidos, para ello se
dispone de dos opciones: la fecha deseada y las
casillas de verificación (POS y Front). Luego de
indicar estos datos se presiona el botón de
Consultar. En este instante el sistema desplegará
los dineros recibidos por cada Caja/Ambiente.
Para seleccionar los registros que desea conciliar o
registrarle los valores reales recibidos, se debe
marcar la casilla de selección correspondiente al
elemento de la lista que se va a modificar; una vez
que se tiene marcado se puede entonces digitar un
valor en la columna Valor Recibido. De manera
automática, cuando se hace el cambio del valor, se
actualizará la columna Diferencia y la columna
Tipo. Los tipos de diferencia pueden ser Faltante,
Sobrante o Ninguno.
MENÚ CARGOS
En este menú se encuentra las opciones
principales del proceso de auditoría.
Consisten en herramientas que
permiten manipular los cargos, entre
las cuales están la Generación de
Cargos General, la Generación de
Cargos por Habitación y la Aplicación
General de Cargos.
 CARGOS A FOLIOS

Mediante la opción de cargo a folios es

posible registrar o borrar los consumos
realizados por un huésped así como
también hacer consulta de estos o
emitir un estado de cuenta del folio.
Esta opción solo aplica a folios Check-in,
para folios Check-out utilice la opción
Actualización de Folios Cerrados.
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 PARA INGRESAR UN NUEVO CARGO

1. Indique el número de la habitación o del

folio.
a. Es posible que la habitación tenga más
de un folio asociado, en dicho caso el
sistema mostrará una lista de los folios
junto al número de habitación, debemos
por tanto seleccionar cual de los folios
deseamos afectar.
2. Presione el botón Adicionar.
3. Ingrese los datos del cargo que está
realizando:
a. CÓDIGO CARGO. digite el cargo o bien
utilice el botón ayuda para buscar el
código.
b. COMANDA. Ingrese el número de la
comanda o documento relacionado
(opcional)
c. TIPO. Solo es solicitado si el cargo se
parametrizó como cargo de alimentación.
Seleccione el tipo adecuado
d. MONEDA. En caso que desea digitar el valor en
dólares para que el sistema realice la conversión a la
moneda local, seleccione el botón Dólares

e. VALOR. Indique el costo del cargo, puede digitar el

valor incluyendo o no impuesto, depende de la forma
como haya parametrizado el cargo. Si al definir el
cargo indicó el valor, este campo aparecerá
diligenciado con el valor parametrizado.

f. D/C. Naturaleza del cargo, por defecto el sistema

muestra la naturaleza definida al cargo en los
parámetros. Si cambia la naturaleza el sistema le
solicitará una autorización, observaremos más
adelante como autorizar.
g. CUENTA. Seleccione si el cargo será realizado
en la cuenta maestra o extra del folio.

h. CANT. Este campo habilita la posibilidad de

manejar cantidades para los cargos. Provee una
lista de valores para seleccionar, por defecto
aparece marcada la opción “Cantidad libre” que
es un valor fijo. Los otros valores son variables
propias del sistema que ayudan al calcular la
cantidad, en estos casos el usuario no indica la
cantidad, en su lugar el sistema la calcula. El
total a cargar será el resultado de la
multiplicación del valor por la cantidad:
i. Cantidad Libre: el usuario indica la cantidad a
cargar

ii. Número de adultos en casa: indica que la cantidad

a cargar depende del número de Adultos que estén
en casa (Check-in).

iii. Número de niños en casa: indica que la cantidad a

cargar depende del número de Niños que estén en
casa (Check-in).

iv. Número de adultos + niños en casa: indica que la

cantidad a cargar depende del número de Adultos +
Niños que estén en casa (Check-in).
v. Número de adicionales en casa: indica
que la cantidad a cargar depende del
número de Adicionales que estén en casa
(Check-in).

vi. Capacidad de personas del tipo de

habitación: indica que la cantidad a cargar
depende de la Capacidad Total De Persona
que tiene el tipo de habitación indicada.
 vii. Faltantes para la Capacidad del tipo de
habitación: indica que la cantidad a cargar
depende del Faltante, es decir número de
personas que haga falta para completar la
capacidad total de persona que tiene el tipo de
habitación.

i. OBSERVACIONES. Si lo considera necesario,

podrá hacer anotaciones o aclaraciones al sobre el
cargo que realiza
4. Presione el botón Grabar.

Para consultar los cargos realizados al folio presione el

botón “Lista de Cargos” de la barra de herramientas.
 PARA BORRAR UN CARGO

A. Presione el botón Lista de cargos

B. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
C. Presione el botón Borrar
D. En el área inferior de la pantalla se pide la
autorización para el borrado. Digite los datos para cada
campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: contraseña del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.

E. Al terminar de digitar la observación y presionar la

tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado,
al confirmar, el cargo desaparece del listado.
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Importante: tenga en cuenta que solo puede
borrar cargos el mismo día en que estos se
realizan, si desea eliminar un cargo de días
anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con
igual valor pero de naturaleza contraria, es decir,
si el día 19 de Julio realizamos un cargo de
Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta
Maestra y el día siguiente lo queremos borrar,
debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por
$ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la
cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento
no podrá borrar el cargo.
Para realizar un cargo de naturaleza contraria
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1. Presione el botón Lista de cargos

2. Haga clic sobre la línea del cargo al que

desea hacer el cargo contrario

3. Presione el botón Cargo Naturaleza

Contraria
4. En el área inferior de la pantalla se pide la
autorización para el cargo. Digite los datos
para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el
borrado.
b. Clave: contraseña del usuario.
c. Formula: número de autorización del
día.
d. Observaciones: motivo del borrado /
comentarios.
5. Presione el botón Grabar
 APLICACIÓN GENERAL DE CARGOS

El paso a seguir después de haber

generados los cargos, es la aplicación de los
mismos.

Este es uno de los procesos más

importantes de Zeus Hoteles, entre otras
tareas genera las estadísticas, ejecuta el
cambio de fecha y desde luego aplica los
cargos a las habitaciones.
Antes de aplicar cargos todas las
inconsistencias deben estar
resueltas, de otra forma el sistema
no permitirá la aplicación. Emitirá
un mensaje indicando que tiene
Errores en Auditoría:
Todos los usuarios deben estar fuera del sistema
antes de ejecutar esta opción. Realizar la
aplicación de cargos con usuarios registrados
puede conllevar a situaciones no controladas y
en por tanto consecuencias inesperadas en la
información. En especial aquellos usuarios que
hacen cargos a los folios, como es el caso Zeus
Hoteles, Zeus Teléfonos o Zeus POS, etc.
Precisamente por lo importante de está situación
el sistema muestra la lista de usuario conectados
antes de iniciar la aplicación:
Si decidimos continuar el proceso podemos
presionar el botón Salir y el sistema nos
pedirá la confirmación:
Los usuarios deben permanecer fuera del
sistema hasta que el cierre haya
terminado, lo que implica que ningún
proceso diferente del cierre se debe estar
ejecutando.

Aplique cargos una vez este seguro que

todo está correcto, puesto que este proceso
puede no ser reversible
Este proceso es totalmente automático y
consiste en 14 pasos:
1. Aplicación de Cargos 8. Prolongando Tasas de
de Habitación cambio
2. Rotación Saldos de 9. Cambiando estados de
folios Habitación y Vouchers
3. Prolongación de 10. Actualizando
disponibilidad
Estadías
11. Procesando Formas de
4. Acumulación de
Pago
Estadísticas 12. Prolongación
5. Prolongación autorizaciones
Bloqueos 13. Aplicando Bloqueos
6. Cancelación de Programados
Reservas 14. Procesos Después del
7. Cambio de Fecha Cierre
Para iniciar la
aplicación de cargos
presione el botón
Guardar o bien el
botón Siguiente. El
sistema iniciará la
aplicación en el cual
ZEUS irá mostrando
el avance colocando
marcas a cada uno
de los pasos.
Una vez terminada la aplicación el sistema
mostrará un informe con los resultados: