Informe de Practicas
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FASES DEL REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE INGRESO A TRAVS DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION TTULO: FINANCIERA (SIAF-GL)EN LA SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TUMBES PRESENTADO POR: LUNA AGUIRRE, JESS MANUEL
INFORME FINAL
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INTRODUCCIN AL TEMA
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MOMENTOS BASICOS DE LA EXPOSICIN Datos generales. Aspectos generales del centro de practicas. PROCESO Plan de actividades del desarrollo de la DEL practica. INFORME Desarrollo de la practica. (caso prctico) Conclusiones. Recomendaciones. Referencias. Bibliogrficas.
02 Min. 05 Min. 03 Min. 05 Min. 02 Min. 02 Min. 02 Min. 02 Min.
SALIDA
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INTRODUCCIN
El Presente El presente informe de prctica profesional titulado fases del registro de las operaciones de ingresos a travs del sistema integrado de administracin financiera (siaf-gl) en la sub gerencia de contabilidad de la municipalidad provincial de tumbes se expone los puntos ms resaltantes, en cuanto al aspecto administrativo y contable de los ingresos en la municipalidad provincial de tumbes, teniendo en cuenta el cumplimiento de las leyes y normas con los que se rigen los gobiernos locales. Conocer la estructura orgnica y funcional para comprender detalladamente los diferentes rganos administrativos y el cumplimiento de las funciones que le otorga la ley. Analizar la normatividad del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF GL. Para comprender el tratamiento de la informacin de las transacciones registrada por la entidad. Registrar las operaciones de ingresos en la Parte Administrativa y Contable a travs del Sistema lntegrado de Administracin Financiera (SIAF SP). Desarrollar un caso prctico y poner en prctica todo lo ha prendido en el transcurso de las mismas. Finalmente se concluye el presente informe de prctica con la estructura establecida en el reglamento de prcticas profesionales estructurado en cinco captulos.
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2.1.1 Base Legal Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Directiva de tesorera N 001-2007-EF. Ley N 28693, Ley General del Sistema de Tesorera. D.L N 1017, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Directiva N 005-2010-EF/76.01. D.S. N 195-2001-EF Regulan Centralizacin de Recursos Directamente Recaudados. D.S. N 028-2007 EF Reglamento de Gestin de Recursos Propios y Actividades Productivas Empresariales en las Instituciones Educativas Pblicas.
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2.2 MARCO ORGANIZACIONAL La Municipalidad Provincial de Tumbes, cuenta con una estructura orgnica de carcter gerencial, sustentndose en los principios de legalidad, economa, transparencia, simplicidad, eficacia, eficiencia y participacin y seguridad ciudadana y por los contenidos en las leyes N 27444 y N 27815. RGANO DE GOBIERNO: RGANO CONSULTIVOS Y DE COORDINACIN: OFICINA CONTROL INSTITUCIONAL: RGANOS DE DEFENSA INSTITUCIONAL: RGANO DE ASESORAMIENTO: RGANOS DE APOYO: RGANOS DE LINEA: RGANOS DESCENTRALIZADAS:
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2.2 ACTIVIDADES QUE REALIZA Promover, ejecutar y apoyar acciones de capacitacin permanente del personal, as como el mejoramiento de la calidad educativa y el fortalecimiento de su capacidad de gestin. Asesorar y brindar asistencia tcnico pedaggico a las entidades educativas a su cargo, promovindole trabajo pedaggico centrado en el aprendizaje, propiciando la innovacin, investigacin, educacin y diversificacin de los recursos educativos. Fomentar y apoyar la realizacin de programas que aseguren en los educandos una formacin en valores, en el desarrollo de una cultura de trabajo y de paz; as como las competencias necesarias para su insercin en el mundo laboral y en la vida democrtica. Apoyar la medicin de la calidad de la educacin, reconocer y crear centros y programas educativos, priorizar los programas de inversin y apoyar la construccin y mantenimiento de la infraestructura educativa. Administrar los recursos materiales, financieros y patrimoniales de su mbito jurisdiccional. Asesorar, supervisar y evaluar a las instancias administrativas e instituciones de educacin superior no universitaria y acadmica de su mbito jurisdiccional.
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2.3 SERVICIOS QUE BRINDA Entre los productos y servicios que brinda la DRET tenemos: Venta de materiales Tcnico-Pedaggico y formularios nicos de tramite (FUT). Supervisin y evaluacin de los servicios educativos, culturales, recreacionales y deportivos en coordinacin con las entidades correspondientes. Capacitacin, actualizacin y perfeccionamiento del docente. Asesoramiento y orientacin tcnico-pedaggica, a las instituciones educativas, culturales y deportivas. Prestamos realizados por las instituciones financieras en coordinacin con la Direccin Regional de Educacin Tumbes, segn convenio para todos los docentes activos jubilados del mbito regional.
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2.4 DESCRIPCIN DEL REA ADMINISTRATIVA-CONTABLE La Oficina de Contabilidad como unidad orgnica, de la oficina de administracin es la responsable de administrar los recursos financieros, de organizar, normalizar, ejecutar y consolidar las operaciones de ingresos y gastos de la entidad y de los Institutos Superiores. 2.4.1 Oficina De Administracin Es el rgano de administracin y del desarrollo del potencial humano y de la administracin financiera de los bienes y servicios de la DRET, depende del Director Regional de Educacin. 2.4.2 Oficina de Contabilidad Formula los Balances y dems Estados Financieros para la toma de decisiones y para el control y evaluacin de la Ejecucin Presupuestal en cumplimiento de los dispositivos y normas legales vigentes. Visa los comprobantes de pago, previa revisin de la documentacin sustentadora. Revisa e integra contablemente la informacin de tesorera y de abastecimiento. Revisa y visa la afectacin presupuestal de las rdenes de compra y ordenes de servicio. Efecta el registro de los gastos de los institutos superiores y de la DRET a travs del SIAF-SP. Mantiene actualizado los registros contables principales y auxiliares. Elabora y firma los anexos y formatos presupuestales.
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3.2. DESCRIPCIN DETALLADA DE ACTIVIDADES Conocimiento de las disposiciones del Reglamento de Prctica Profesional de la Escuela Acadmico Profesional de Contabilidad de la Universidad Nacional de Tumbes. Conocimiento del Organigrama del Centro de Prcticas, as como la estructura funcional y organizacional de la Direccin Regional de Educacin Tumbes, especficamente la Oficina de Contabilidad. Revisin de las actividades y servicios que brinda el Centro de Prcticas. Conocer sobre la Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2011, ley N 28411. Revisar que otras normas se aplican en la Unidad de Contabilidad. Asignacin de funciones en el centro de prcticas por parte del Jefe de la dependencia.
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Conocimiento del Sistema Integrado de Administracin Financiera y sus beneficios. Conocimiento de los clasificadores de ingresos y gastos aplicados por la Direccin Regional de Educacin Tumbes. Conocimiento del manejo administrativo del Sistema Integrado de Administracin Financiera en el registro de las operaciones de Ingresos y Gastos. Conocimiento del manejo contable del Sistema Integrado de Administracin Financiera en el registro de las operaciones de Ingresos y Gastos. Realizar el registro de Ingreso en la fase de Determinado y Recaudado; el registro gasto en la fase de compromiso y devengado a travs del SIAF. Realizar la Contabilizacin de Gasto e Ingreso a travs del modulo contable del SIAF-SP. Elaboracin del Informe Final de prctica profesional. Presentacin del Informe Final
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4.2 Informe N 489: Procedimiento del Registro Contable de las operaciones financieras en la DRET.
Alumno: TEMOCHE UBILLUS, Gerardo 4.2.1 OBSERVACIONES De la revisin de este informe se puede observar que los puntos desarrollados en la descripcin de actividades no se han realizado tenemos como la elaboracin de Estados Financieros a travs del SIAF-SP.
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4.2.2 CONCLUSIN Uno de los problemas que se identifico en este informe an no se ha solucionado debido a la falta de coordinacin entre las Oficinas que procesan la informacin originando dificultades en la elaboracin, afectacin y fiscalizacin de comprobantes de pago, Ordenes de Compra y/o Ordenes de servicios.
4.3 Informe de Prcticas N 808 Procedimiento Administrativo y Contable de los gastos de los Institutos superiores que registran en la Oficina de Contabilidad de la Direccin Regional de Educacin Tumbes a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera.
Alumna: PEA MARCHAN, Milagros del Rosario. 4.3.1 RESUMEN Este informe describe la normatividad y la estructura organizativa de la DRET, as mismo las actividades que realiza, los productos y servicios que brinda, y las funciones del rea administrativa de contabilidad. Tambin detalla el objetivo a alcanzar en el centro de prctica y las actividades que realiza para lograr sus objetivos y el desarrollo de la prctica. 4.3.2 OBSERVACIONES De la revisin de este informe se puede observar que el personal de los Institutos Superiores encargado de preparar las rdenes de Compra y/o Servicio sigue cometiendo los continuos errores en la codificacin de los clasificadores del gasto. 4.3.3 CONCLUSIONES Uno de los problemas que se identifico en este informe ha sido solucionado en la DRET de la Oficina de Contabilidad.
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DEL CONTADOR: Depende del jefe de la oficina de Administracin y sus funciones son las siguientes: Revisa los Balances de Comprobacin. Revisa los Estados Financieros, as como la parte administrativa del Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF-SP) con la contable correspondiente a las operaciones de su naturaleza. Elabora la informacin contable de los presupuestos, registros de operaciones y anexos complementarios del presupuesto y estado de ejecucin presupuestaria. Registra y mantiene los libros contables auxiliares de compromisos por programas, auxiliares de compromisos por partidas y las ejecuciones de gasto. Visa los comprobantes de pago previa revisin de la documentacin sustentatoria. Revisa y firma la consolidacin bancaria y remite el informe mensual de gasto. Brinda apoyo y asesoramiento en el manejo de informacin contable de los Centros Educativos e Institutos Superiores de la jurisdiccin. Firma los diferentes documentos contables dando la conformidad de los mismos. Elabora los Estados Financieros de la Sede Institucional. Verifica los inventarios fsicos de almacn. Formula balances y dems estados financieros, as como informes requeridos para la toma de decisiones, para el control y evaluacin de la ejecucin presupuestal en cumplimiento de dispositivos y normas vigentes. Realiza otras funciones a fines al cargo
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DEL TCNICO DE CONTABILIDAD Depende del Jefe de Contabilidad y sus funciones son las siguientes: Registra y realiza en el SIAF, las fases de compromisos y devengado. Registrar en la parte contable las operaciones que corresponden al rea de contabilidad. Verifica las rdenes de compra y/o servicios, planillas de viticos, planilla de movilidad local y las rendiciones del fondo de pagos en efectivo. Registra la parte administrativa del SIAF la fase de devengado verificando, si los documentos fuentes cuentan con la respectiva documentacin sustentatoria como son las boletas de venta, facturas, rdenes de compra y/o de servicios, pecosas, cotizaciones y ordenes de requerimientos. Registra en le SIAF los compromisos y devengados de los Institutos Superiores. Deriva del rea de tesorera los documentos que en su fase de devengado han sido aprobados por el SIAF. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue su jefe.
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5.1.3 CONOCIMIENTO DE LOS ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIN FINANCIERA (SIAF-SP) Sistema Integrado de Administracin Financiera, es un sistema de procesos de operaciones que tiene por finalidad centralizar la informacin que se genera en los sistemas de presupuesto, abastecimiento, contabilidad, tesorera, gestin de recursos humanos, produciendo con rapidez, precisin e integridad informe, utilizados para una estructura de decisiones. Se ha creado una gran base de datos cuya sede central se encuentra en el Ministerio de Economa y finanzas. Fue diseado como una herramienta muy ligada a la gestin financiera del tesoro pblico en su relacin con las unidades ejecutoras est organizada de la siguiente manera: Registro Administrativo: En los Ingresos (Fases de Determinado y Recaudado) y en los Egresos (Fases de Compromisos, Devengado, Girado Y Pagado). Registro Contable: Contabilizacin de las fases as como de notas de contabilidad ; se requiere previamente que se halla realizado el registro administrativo .Puede realizarse inmediatamente despus de cada fase aprobada
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IMPORTANCIA DEL SIAF El SIAF se ha constituido en un Sistema oficial de registro de las operaciones de gastos e ingresos de las Unidades ejecutoras (UEs), sustituyendo diversos registros y reportes de la Direccin General del Tesoro Pblico (DGTP) y la Contadura Pblica de la Nacin (CPN) y de la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico Permitiendo a las Unidades Ejecutoras a travs del SIAF sus operaciones de gastos e ingresos, informacin que luego es transmitida al MEF para su validacin. Estor registro son procesados por el Sistema, permitiendo la obtencin de los Estados Financieros y Presupuestales exigidos por el ente rector Contadura Pblica de la Nacin (CPN) en el marco de la elaboracin de la cuenta general de la Repblica. BENEFICIOS DEL SISTEMA Mejora la Gestin Financiera del Tesoro Pblico. Proporciona una base de datos con informacin oportuna, confiable y una cobertura adecuada, lo cual permite obtener los reportes consistentes de Estados Financieros y Contables. Permite el monitoreo de la Ejecucin el Presupuesto por Sectores y pliegos.
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5.1.4 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO/CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE GASTO EN EL SIAF SP. 5.1.4.1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE LAS OPERACIONES DE GASTO EN EL SIAF Las oficinas de la Direccin Regional de Educacin Tumbes realizan sus requerimientos a la oficina de Administracin. La Oficina de Administracin, autoriza la adquisicin de los bienes y/o servicios y los deriva a la Oficina de Abastecimiento. Abastecimiento deriva a la oficina de Presupuesto para la respectiva certificacin presupuestaria. Ya teniendo certificacin presupuestaria (Anexo 03), la oficina de abastecimiento efecta el proceso de seleccin de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado, elabora la Orden de compra y/o de Servicios, efecta el control correspondiente del expediente, elabora la hoja de afectacin presupuestal. El proveedor presenta en abastecimiento su factura y/o boleta de venta segn sea el caso, previamente presta el servicio y entrega los bienes. Abastecimiento deriva a la oficina de Contabilidad quien recepciona las ordenes de compra y/o de servicios ya con su respectivo Registro SIAF, esta oficina registra la fase de devengado, previa la verificacin de los documentos y se deriva a Tesorera. Tesorera verifica la documentacin recibida y realiza la fase del Girado y espera su aprobacin para emitir el respectivo comprobante de pago, luego el expediente es emitido a Contabilidad para el control previo con el propsito de realizar el registro contable, se deriva a Administracin. El Administrador, firma el cheque y le da visto bueno al comprobante de pago. Luego el expediente se deriva nuevamente a Tesorera, el cheque es firmado por el Tesorero, este se le es entregado a los beneficiarios por el cajero.
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5.1.4.2
PROCEDIMIENTO CONTABLE DE LA OPERACIONES DE GASTO EN EL SIAF SP El registro contable de ingresos y gastos se lleva a cabo dependiendo de la aprobacin de las fases originales en el compromiso (gasto) y determinado (ingreso); a partir de los cuales se generan las fases subsiguientes complementando cada una de ellas el circuito contable respectivo. Contabilizacin del gasto comprometido: El compromiso es un acto emanado de autoridad competente, que afecta la asignaciones presupuestarias, previo al pago de obligaciones contradas. El registro contable implica la afectacin de cuentas presupustales y las cuentas de control que sean aplicables. Contabilizacin del gasto devengado: Es la obligacin de pago que asume la entidad como consecuencia del respectivo compromiso contrado al haber recibido a conformidad los bienes, servicios u otros conceptos segn corresponda. El registro contable afecta las correspondientes cuentas de la contabilidad financiera, y las cuentas de control por las rdenes atendidas. Contabilizacin del gasto girado: En esta etapa de la ejecucin del gasto, monto devengado se cancela total o parcialmente, formalizndose a travs del giro del cheque o carta u orden correspondiente; afecta las cuentas del pasivo (dbito) y de caja y bancos u obligaciones del tesoro pblico (crdito); as como tambin las cuentas de control por stos documentos emitidos. Contabilizacin del gasto pagado: Esta fase la cumple el Banco de la Nacin, quin efecta la liquidacin final de los cheques girados que paga, con reversin a favor de la sub. Cuenta bancaria de la entidad.
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5.2
PROBLEMAS PRESENTADOS
En el rea de contabilidad se presentan problemas que no permiten el normal desarrollo de sus actividades entre las que tenemos: Al inicio de las prcticas no tena el suficiente conocimiento para manejar con habilidad el Sistema Integrado de Administracin Financiera-SP, para su correspondiente registro en las operaciones de gastos e ingresos. En la Oficina de Contabilidad de la Direccin Regional de Educacin Tumbes existe un reducido nmero de personal, lo cual dificulta que se elaboren y presenten oportunamente las actividades encargadas. El personal de los Institutos Superiores encargado de preparar la rdenes de Compra y rdenes de Servicios cometen continuos errores en la codificacin de los clasificadores de gasto. Personas ajenas a la Oficina de Contabilidad, tenan acceso al manejo del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-SP.
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CONCLUSIONES
El Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico, es una herramienta que sirve como instrumento de control de los recursos asignados a las entidades Pblicas y a la vez permite medir la eficiencia con las que se estn utilizando dichos recursos, sus reporte son de carcter tcnico. La Oficina de Contabilidad no respeta las funciones de acuerdo a su estructura orgnica y funcional ya que realiza el registro de ingresos, funcin que le corresponde a la Oficina de Tesorera. A travs de la codificacin de clasificadores en el modulo administrativo te permite realizar un buen procedimiento contable en los Estados financieros y presupuestarios. La Direccin Regional de Educacin de Tumbes, es una entidad pblica que integra la informacin financiera de los Institutos superiores mediante el modulo SIAF-SP. El desarrollo de la prctica profesional Final son de suma importancia, porque capacita al futuro profesional en su campo o rama laboral y poder poner en accin los conocimientos tericos y prcticos en las labores netamente profesionales.
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RECOMENDACIONES
Al personal de la Oficina de Contabilidad que contine apoyando a los diferentes practicantes, para que as se les facilite el manejo del Sistema Integrado de Informacin Financiera del Sector Pblico. El administrador de la Direccin regional de Educacin de tumbes debe de definir claramente las funciones de la Oficina de Contabilidad y Tesorera a efecto de conllevar a una mejor realizacin de sus funciones. La Oficina de Contabilidad debe utilizar adecuadamente el plan contable gubernamentalmente, para que no hayan errores al elaborar los Estados Financieros y Presupuestarios. Disponer a las autoridades de la Direccin Regional de Educacin de Tumbes, para que ejerzan un estricto control sobre los gastos que ejecutan las diferentes metas que estn establecidas por la misma institucin. Para contribuir con el mejoramiento del Sistema Integrado de Informacin Financiera del Sector Pblico, la unidad ejecutora deben realizar las sugerencias a los residentes del SIAF.
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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
C.P.C. JUAN FRANCISCO LVAREZ ILLANES ACTUALIDAD GUBERNAMENTAL Clasificadores Presupuestarios 2011. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIN Direccin Regional de Educacin Tumbes. NORMAS LEGALES Ley General del Sistema de Presupuesto N 28411. Resolucin Directoral N 030-2010-EF/76.01. Directiva N 005-2010-EF/76.01. LPEZ CORNEJO, Tatiana Informe N 347: Procedimiento Administrativo del Sistema Integrado de Administracin Financiera Sector Publico (SIAF SP) en la DRET. TEMOCHE UBILLUS, Gerardo Informe N 489: Procedimiento del Registro Contable de las operaciones financieras en la DRET. PEA MARCHAN, Milagros Informe N 808: Procedimiento Administrativo y Contable de los Gastos de los Institutos Superiores que registran la Oficina de Contabilidad de la Direccin Regional de Educacin de Tumbes, a travs del SIAF SP.
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