Cómo Reconocer y Clasificar

Cuentas en Contabilidad

Lic. Daniel Estuardo Pos Maldonado

¿Cómo clasificar cuentas?
Saber clasificar cuentas es la base fundamental para
llevar contabilidad, si no se sabe clasificar cuentas
desde el principio, todo lo que se registre en los
libros contables estará malo o con error.

Para clasificar cuentas, primero tenemos que tener

claro el significado de lo que es una CUENTA en
Contabilidad, así como saber las partes de que
consta cualquier cuenta.

Veámoslo a continuación.
¿Qué es una cuenta?
En contabilidad, cuenta es:

El nombre común que se le da a la

agrupación mental que se hace de cosas y
hechos similares, y es donde se anotan los
aumentos y disminuciones que tienen
durante un período de tiempo (período
contable).
También
podríamos definir la palabra
CUENTA, como:

La nota literal o el nombre que se le da en los

registros contables a cada conjunto de
objetos o hechos similares, siendo el lugar
donde se anotan los aumentos o
disminuciones que sufren durante un período
de tiempo determinado (período contable)
Ejemplo:
Cuando yo menciono los siguientes objetos:
“silla”, “escritorio”, “archivo”, “estanterías”
en nuestra mente generamos imágenes de
dichos objetos, que en conjunto llamaremos
Mobiliario y Equipo, es decir que al
conjunto de todos esos elementos los
registramos en contabilidad en una
CUENTA llamada Mobiliario y Equipo.
 Ejemplo gráfico
Si nosotros observáramos los siguientes bienes que están en propiedad y al
servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios:

MOBILIARIO Y EQUIPO
Una silla
Un archivo

Un escritorio Unas estanterías

 Otro ejemplo
Si nosotros observáramos los siguientes bienes que están en propiedad
y al servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos
propietarios:

Una bicicleta de reparto Una moto para

VEHÍCULOS repartir mercadería

Un vehículo de reparto
Un camión de reparto
Por otro lado, si la empresa para la cual trabajamos
o somos propietarios, tiene varias personas o
empresas que le proveen AL CRÉDITO las
mercancías que ésta vende. Al conjunto de todas
esas personas o empresas se registran en
contabilidad bajo la CUENTA Proveedores.
Ejemplo: Si las siguientes empresas:

•MAQUILAS, S.A.
•MODAS FASHION, S.A. PROVEEDORES
•LA EQUITATIVA, S.A.
Partes de una Cuenta
Es en el libro de Contabilidad denominado
Mayor, donde se lleva registro separado a
cada CUENTA.
Cualquier cuenta consta de dos partes a
saber:
DEBE “NOMBRE DE LA CUENTA” HABER
QUE OCUPA EL LADO O FOLIO QUE OCUPA EL LADO O FOLIO
IZQUIERDO DEL LIBRO MAYOR DERECHO DEL LIBRO MAYOR

NOTA: Llámese folio a cada una de las páginas de un libro de contabilidad

Grupos de Cuentas
En la contabilidad de cualquier empresa se manejan cuatro (4)
grupos de cuentas a saber:
1. Las Cuentas de Activo
2. Las Cuentas Pasivas (o de Pasivo)
3. Las Cuentas de Gasto (o Pérdida)
4. Las Cuentas de Ganancia

Nota Importante:
Tenga siempre presente que cualquier CUENTA, solo admite una
sola clasificación, es decir, o es de activo, o es de pasivo, o es de
pérdida o es de ganancia, pero NUNCA, puede ser de activo y de
ganancia al mismo tiempo, o de pasivo y pérdida al mismo tiempo.
O es de activo, o es del pasivo, o es pérdida o es de ganancia.
¿Cómo reconocer cuentas del Activo?

 Lascuentas de activo se identifican porque están representadas por bienes

materiales que son propiedad de la empresa a la cual se le está llevando la
contabilidad.

 Aldecir bienes materiales, se entiende que estos bienes se pueden ver con
nuestros ojos y tocar con nuestras manos.

 Por ejemplo: El dinero, las mercaderías, el mobiliario y equipo, el equipo

de computación, los vehículos y los inmuebles (como edificaciones y
terrenos), los podemos ver y tocar y si éstos son propiedad de la empresa,
forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO.
 También forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO,
los derechos o cuentas por cobrar que tenga la empresa a la
cual se le lleva la contabilidad.
 Un derecho se origina para la empresa, cuando ésta,
entrega bienes o servicios a otras personas o empresas sin
que éstas últimas le paguen de inmediato esos bienes o
servicios. Es decir cuando se entregan al crédito.
 Cuando usted como empresario, da algún bien y servicio a
otra persona sin que ésta se lo pague de inmediato,
automáticamente usted tiene el derecho de cobrar a dicha
persona en un futuro el valor de esos bienes y servicios
que le dio al crédito.
 Es por ello que a los derechos también se les llama cuentas
por cobrar, y se clasifican en las cuentas del grupo del
Activo.
Ejemplo de cómo se genera un derecho

COMERCIANTE “X” Si el comerciante,

“X”, entrega
mercaderías a la
persona “Y”, al
crédito, es decir, sin
que la persona “Y”,
los pague de
inmediato, en ese
preciso momento se
origina un derecho
para el comerciante
“X”, el derecho de
PERSONA “Y” cobrarle a la persona
“Y” el valor de esas
mercaderías en un
futuro.
También se clasifican dentro del grupo de
cuentas del ACTIVO, algunos bienes
intangibles propiedad de la empresa a la
cual se le lleva la contabilidad. La
propiedad de estos bienes que no se pueden
ver ni tocar están representadas por un
documento legal, tal es el caso de:
Las Marcas y Patentes
El Derecho de Llave
El Crédito Mercantil
Por último, entre el Grupo de las cuentas del
ACTIVO, se deben clasificar los Pagos
Anticipados, pues los mismos representan un
derecho.

Ejemplo: Si la empresa a la cual se le lleva la

contabilidad, paga por adelantado el valor de
tres mensualidades de alquiler, eso le da el
DERECHO de gozar de esos tres meses de
alquiler, pues ya están pagados por adelantado.
Resumiendo
Entre el grupo de las cuentas del
ACTIVO se encuentran.
1. Los bienes materiales
2. Los derechos o cuentas por cobrar
3. Los bienes intangibles
4. Los pagos por anticipado.
¿Cómo reconocer cuentas del Pasivo?
Las cuentas del Grupo del PASIVO, están
representadas por las obligaciones o cuentas
que la empresa, a la cual le estamos llevando
la contabilidad, debe de pagar en un futuro.

La obligación surge cuando la empresa recibe

bienes y servicios al crédito, es decir que los
recibe sin pagarlos en el acto, sino que se ve
OBLIGADA a pagarlos o cancelarlos en el
futuro.
Ejemplo de cómo se origina un pasivo
para la empresa
Si nos fijamos en la imagen de abajo, el Comerciante “X”, está
entregando un bien material, a la Comerciante “Y”, Si le estuviéramos
llevando la contabilidad a la Comerciante “Y” y ésta no paga el precio de
los bienes que está recibiendo de manera inmediata, o en el acto, surge
una OBLIGACIÓN para la Comerciante “Y”, la obligación de pagarlos
en un futuro.

COMERCIANTE COMERCIANTE
“X” “Y”
¿Cómo reconocer las cuentas de gasto o
pérdida?
Las cuentas que pertenecen al Grupo de Gasto o de
Pérdida, están representadas por todos aquellos
SERVICIOS recibidos por parte de la empresa a la cual
le llevamos la Contabilidad.

Para Richard L. Sandhusen, "los servicios son

actividades, beneficios o satisfacciones que se ofrecen en
renta o a la venta, y que son esencialmente intangibles y
no dan como resultado la propiedad de algo" .

Tomado Del libro: «Mercadotecnia», Primera Edición, de Sandhusen L. Richard, Compañía Editorial Continental, 2002, Pág.
385.
Ejemplos de servicios
Entre los servicios que pude recibir una
empresa tenemos:
 El servicio que prestan los
empleados a la empresa. Estos se
traducen en Sueldos Pagados.

 Los servicios de Energía Eléctrica,

Agua y Teléfono, se traducen en
gasto para la empresa y se registran
bajo la cuenta GASTOS
GENERALES.

 En fin todos los servicios que recibe

la empresa pertenecen al Grupo de
Cuentas Gasto o Pérdida.
¿Cómo reconocer cuentas de Ganancia?
Las cuentas del Grupo de Ganancia, están
representadas por la utilidades que recibe
la empresa, al proporcionar o vender
servicios, o al vender bienes a un precio
mayor del costo de adquisición.
La cuenta principal de ganancia en una
empresa comercial es la cuenta VENTAS.
Mientras que para un Banco podría ser la
cuenta INTERESES GANADOS.
Otras claves para clasificar cuentas.
 Si una cuenta representa BIENES TANGIBLES e
INTANGIBLES propiedad de la empresa, son del grupo
del ACTIVO.

 Talescomo: Caja (dinero) Bancos (dinero en el banco)

Mercaderías, Mobiliario, Vehículos, Equipo de
Computación, Inmuebles, etc.
Si una cuenta lleva al final la frase POR COBRAR,
ésta pertenece al ACTIVO

Talescomo: Intereses por Cobrar,

Alquileres por Cobrar,
Cuentas por Cobrar,
IVA por Cobrar (o su sinónimo IVA Crédito Fiscal)

También se deben clasificar dentro del Grupo del

Activo, las siguientes cuentas:
Clientes, Deudores, porque representan el derecho
de cobrarles a dichas personas.
Las cuentas que al final lleven la frase
PAGADOS POR ANTICIPADO, también
forman parte del Grupo del ACTIVO.
Tales como:
Intereses Pagados Anticipados
Alquileres Pagados Anticipados
Publicidad Pagada Anticipada
Sueldos Pagados Anticipados
Servicios Pagados por Anticipado
Las cuentas que al final lleven la frase POR PAGAR,
pertenecen al Grupo del PASIVO, tales como:

Cuentas por Pagar

IGSS por Pagar
IVA por Pagar
Alquileres por Pagar

También son del pasivo las siguientes cuentas:

Proveedores, Acreedores, Hipotecas, Préstamos
Bancarios, pues representan obligaciones o deudas
para la empresa.
Las cuentas que al final lleven la frase COBRADOS POR
ANTICIPADO, son del Grupo del PASIVO, tales como:

Alquileres Cobrados por Anticipado

Intereses Cobrados por Anticipado
Comisiones Cobradas Anticipadas
Servicios Cobrados por Anticipado

Lo anterior se debe a que si la empresa, a la cual le estamos

llevando la contabilidad, cobra dinero por anticipado, ésta
(la empresa) queda OBLIGADA a prestar el bien o servicio
que ya fue cancelado por anticipado.
 Lascuentas que al final llevan la palabra PAGADOS(AS),
son del grupo del cuentas de GASTO o PÉRDIDA, tales
como:

Sueldos Pagados
Servicios Pagados
Intereses Pagados
Cuotas Patronales Pagadas

 También se deben incluir en este Grupo, las siguientes

cuentas: COMPRAS, DEVOLUCIONES Y REBAJAS
SOBRE VENTAS, DESCUENTOS DE VENTAS.
Por último, las cuentas que al final lleven la palabra
GANADOS(AS) o COBRADOS(AS), son de
GANANCIA, tales como:

InteresesGanados
Alquileres Cobrados
Comisiones Cobradas
Servicios Cobrados

También se deben incluir dentro de este grupo las

siguientes cuentas: VENTAS, DEVOLUCIONES Y
REBAJAS SOBRE COMPRA,
 Fin de la Presentación

Material extraído del libro

Prontuario de Contabilidad General
Del autor: J. Ernesto Molina