Experiencias Formativas Básicas

EXPERIENCIAS FORMATIVAS BÁSICAS
Semana 4:
Manual para combinar correspondencia
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Mediante la opción combinar correspondencia
Word 2016 nos permite incluir en un documento,
los datos almacenados en otro sitio.
Pasos a seguir:
1. Seleccione el tipo de Documento.

2. Seleccione el Documento Inicial
3. Seleccione los Destinatarios.
4. Escriba la Carta
5. Vista previa de las Cartas.
6. Complete la Combinación.
Procedimiento:
Primero crea una carpeta en

DOCUMENTOS para guardar
todos los archivos que vamos
a crear en el proceso de
Combinación de
Correspondencia.
El nombre de la Carpeta se
llamará: Cartas Combinadas
Procedimiento:
 Ficha Correspondencia.
 Iniciar combinación de
correspondencia
 Paso a paso por el asistente
para combinar correspondencia.
Paso 1: Seleccione el tipo de
documento
Aparece una ventana acoplable

para iniciar la combinación de
correspondencia. Este es el
primer paso, de 6, que
corresponde a elegir tipo de
documento que vamos a
combinar. Para nuestro ejemplo
seleccionamos Cartas.
Paso 2: Seleccione el
documento actual
En este paso escribimos la carta

original con los campos que se van
a modificar en el proceso de la
Campos
combinación. Al terminar de
escribir la carta debes guardarla
con el siguiente nombre: Carta
Principal.
Paso 3: En este paso los destinatarios los tengo ubicados en un libro
Seleccione los destinatarios
de Excel como se muestra en la siguiente imagen:
Paso 3: Ingresa al programa de Excel y consigna los datos como se muestra en la Imagen.
Seleccione los destinatarios
Luego, guardas con el nombre de Base de Datos.
Paso 3: Seleccione Los
destinatarios
Después de guardar la
base de datos, seleccione
Utilizar una lista
existente.
destinatarios
Después de guardar la
base de datos, dé clic
en la opción Examinar.
destinatarios
Seleccione la Base de
Datos que está guardada
en la Carpeta
Documentos dentro de
la Carpeta Cartas
Combinadas.
Paso 3: Seleccione los

destinatarios
Vemos el siguiente
cuadro de diálogo.
Clic en Aceptar

destinatarios
Se visualiza el siguiente cuadro de

dialogo.
Aparecen todos los registros de la
base de datos.
Además, puedes ordenar, filtrar,
buscar duplicados, etc.

destinatarios
La base de datos se agregó al

documento como se muestra
en la siguiente imagen.
Paso 4: Escriba la Carta
Tenemos la carta escrita.

Este paso es importante, insertaremos los
campos al documento.
- Clic en el campo Código
- Clic en la opción Más elementos.
 Se ve el siguiente cuadro de diálogo.

 Debes seleccionar Código y luego, clic
en insertar.
 Clic en Cerrar.
 El campo Código quedará insertado en
el documento.
4
3
1
2
 Se debe repetir el paso para insertar todos los campos en el documento como se muestra en la
siguiente imagen:
 Después de terminar de
insertar todos los campos al
documento, vamos al paso
número 5.
Paso 5: Vista previa de las
Cartas
 Se advierte la vista
previa de las cartas con
los campos completos.
 Se puede verificar si
cambian los datos por
cada carta.
Paso 6: Complete la combinación
 En este paso sólo editamos las cartas, para su combinación.

 Clic en la opción Editar cartas individuales.
 En este cuadro de diálogo se puede elegir las siguientes opciones:
1. Todos: Aparece seleccionado por defecto, se utiliza para combinar todas las cartas con todos los datos
que se encuentran en los registros de la base de datos.
2. Registro actual: Permite elegir el número de cartas que puedes combinar.
Paso 6:
Complete la combinación
 Listo, tienes 2 modelos

de combinar
correspondencia cada
carta con sus
respectivos datos.
Paso 6:
Complete la combinación  Aquí tienes todas las cartas combinadas.
Paso 6: Complete la
combinación
 Después de haber combinado

y que todo esté correcto,
debes guardar la
combinación de cartas con el
siguiente nombre: Cartas
Combinadas.
 La carpeta en que hemos
guardado nuestros
documentos debe tener 3
archivos, como se muestra a
continuación.
GRACIAS

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Primero crea una carpeta en

Aparece una ventana acoplable

En este paso escribimos la carta

Paso 3: Seleccione los

Paso 3: Seleccione los

Se visualiza el siguiente cuadro de

Paso 3: Seleccione los

La base de datos se agregó al

Tenemos la carta escrita.

 Se ve el siguiente cuadro de diálogo.

Paso 4: Escriba la Carta

 En este paso sólo editamos las cartas, para su combinación.

 Listo, tienes 2 modelos

 Después de haber combinado

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