GESTION DE LOS COSTOS

DE UN PROYECTO
 GESTION DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye
los procesos involucrados en la planificación,
estimación, preparación del presupuesto y
control de costos, de forma que el proyecto se
pueda completar dentro del presupuesto
aprobado.
Los procesos específicos son los siguientes:
 GESTION DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO
• Estimación de Costos: desarrollar una
aproximación de los costos de los recursos
necesarios para completar las actividades del
proyecto.
• Preparación del Presupuesto de Costos: sumar
los costos estimados de actividades individuales o
paquetes de trabajo a fin de establecer una línea
base de costos.
• Control de Costos: influir sobre los factores que
crean variaciones del costo y controlar los cambios
en el presupuesto del proyecto.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
• Estimación de Costos
Como se ha señalado, este proceso
comprende la estimación de costos de las
actividades del cronograma, lo cual implica
desarrollar una aproximación de los costos de
los recursos necesarios para completar cada
actividad del cronograma. Al hacer una
aproximación de los costos, el estimador debe
considerar las posibles causas de variación de
las estimaciones de costos, incluyendo los
riesgos.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
La estimación de costos incluye la
identificación y consideración de diversas
alternativas de costos. Por ejemplo, en
muchos casos se considera que el trabajo
adicional durante la fase de diseño tiene el
potencial de reducir el costo de la fase de
ejecución. El proceso de estimación de costos
evaluará si tales reducciones de costos
esperados pueden compensar el mayor costo
del trabajo adicional de diseño.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Las estimaciones de costos generalmente se
expresan en unidades monetarias para facilitar
las comparaciones tanto dentro del proyecto
como entre proyectos. En algunos casos, el
estimador puede utilizar otras unidades de
medida para estimar los costos, tales como
horas de trabajo o días de trabajo, junto con
sus estimaciones de costos, para facilitar un
adecuado control de gestión.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Los costos de las actividades del cronograma
se estiman para todos los recursos que se
cargarán al proyecto. Esto incluye, entre
otros, la mano de obra, los materiales, los
equipos, los servicios y las instalaciones, así
como categorías especiales tales como una
asignación por inflación (escalamiento) o un
costo por contingencia.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Entre las herramientas y técnicas para la
estimación de costos se tiene las siguientes:
Estimación por Analogía
La estimación de costos por analogía implica
usar el costo real de proyectos anteriores
similares como base para estimar el costo del
proyecto actual. Esta metodología se utiliza
cuando la cantidad de información detallada
sobre el proyecto es limitada. Requiere el
juicio de expertos.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
La estimación de costos por analogía es más
fiable cuando los proyectos anteriores son
similares de hecho y no sólo en apariencia, y
las personas o grupos que preparan las
estimaciones tienen la experiencia necesaria.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Determinación de Tarifas de Costos de Recursos
Se debe conocer los costos unitarios, tales como el
costo del personal por hora y el costo, por unidad de
medida, del material correspondiente a cada
recurso. Con ello se estima los costos de la
actividad del cronograma.
Un método para obtener las tarifas es reunir
cotizaciones. Para los productos, servicios o
resultados que deben obtenerse por contrato, se
pueden incluir tarifas estándar con factores de
escalamiento en el contrato.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Otra fuente de tarifas de costos lo constituyen las
bases de datos comerciales y las listas de precios
publicadas por los vendedores. Si no se conocen las
tarifas de costos reales, entonces deberá estimarse
tarifas propias.
Estimación Ascendente
Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de
trabajo individuales o actividades del cronograma
individuales con el nivel más bajo de detalle. Este
costo detallado luego se resume o “acumula” en
niveles superiores para fines de información y
seguimiento.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Estimación Paramétrica
La estimación paramétrica es una técnica que
utiliza una relación estadística entre los datos
históricos y otras variables para efectuar una
estimación de costos para un recurso de la
actividad del cronograma.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Análisis de Reserva
Muchos estimadores de costos incluyen reservas,
también llamadas asignaciones para contingencias,
en sus estimaciones de costos de las actividades del
cronograma. Esto tiene el problema inherente de la
posible exageración de la estimación de costos para
la actividad del cronograma. Las reservas para
contingencias son costos estimados que se utilizarán
a discreción del director del proyecto para gestionar
eventos previstos, pero no ciertos.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Una opción para gestionar las reservas para
contingencias de costos es sumar la reserva
considerada para cada actividad correspondiente a
un grupo de actividades relacionadas, para obtener
así una única reserva para contingencias, que se
asignará a una actividad del cronograma. Ésta
puede ser una actividad de duración cero que se
ubique a lo largo del camino de red para ese grupo
de actividades, y se usa para gestionar la reserva
para contingencias adoptada.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Alternativamente, la actividad del cronograma
puede ser una actividad colchón, en el método
de cadena crítica, que se ubica
intencionalmente en el extremo final del
camino de red para ese grupo de actividades
del cronograma. A medida que avanzan las
actividades, puede ajustarse la reserva para
contingencias, en base al consumo real de
recursos de aquellas actividades que no son
colchón.
 PRESUPUESTO DE COSTOS
La preparación del presupuesto de costos implica
sumar los costos estimados de las actividades del
cronograma o paquetes de trabajo individuales para
establecer una línea base de costo total, que permita
medir el rendimiento del proyecto.
El enunciado del alcance del proyecto proporciona el
presupuesto resumen. Sin embargo, las
estimaciones de costos de las actividades del
cronograma o de los paquetes de trabajo se
preparan con anterioridad a las solicitudes de
presupuesto detallado y la autorización de trabajo.
 PRESUPUESTO DE COSTOS
En la preparación del presupuesto de costos,
las estimaciones de costos de las actividades
del cronograma se suman por paquetes de
trabajo de acuerdo con la EDT. Las
estimaciones de costes de los paquetes de
trabajo se suman luego para los niveles
superiores de componentes de la EDT, tales
como las cuentas de control, y finalmente para
todo el proyecto.
 PRESUPUESTO DE COSTOS
La preparación del presupuesto de costos, conduce
a las siguientes salidas importantes:
• Línea Base de Costos
La línea base de costos es un presupuesto
distribuido en el tiempo que se usa como base para
medir, supervisar y controlar el rendimiento general
del costo en el proyecto. Se determina sumando los
costos estimados por período y normalmente se
representa por una curva S, tal como se ilustra en el
siguiente gráfico. La línea base de costos es un
componente del plan de gestión del proyecto.
PRESUPUESTO DE COSTOS
 PRESUPUESTO DE COSTOS
Requisitos para la Financiación del Proyecto
Los requisitos de financiación, totales y periódicos
(por ejemplo, anuales o trimestrales), se derivan de
la línea base de costo y pueden establecerse para
excederlos, por un margen, a fin de estar preparado
para un avance temprano o para cubrir sobrecostos.
En general, la financiación tiene lugar en cantidades
incrementales que no son continuas y, por lo tanto,
aparece como una función escalonada (ver gráfico
anterior). Los fondos totales necesarios son aquellos
incluidos en la línea base de costo más la cantidad
de reserva para contingencias de gestión.
 PRESUPUESTO DE COSTOS
Una parte de la reserva para contingencias de
gestión puede incluirse de forma incremental en cada
paso de la financiación o puede ser financiada
cuando sea necesario, dependiendo de las políticas
de la organización.
Aunque la gráfica muestra la cantidad de reserva de
gestión al final del proyecto, en realidad, la línea
base de costo y las líneas de flujo de caja se
incrementarán cuando se autorice una parte de la
reserva de gestión y cuando se gaste. Cualquier
diferencia al final del proyecto entre los fondos
asignados y las cantidades de la línea base de costo
y de flujo de caja muestra la cantidad de la reserva
de gestión que no fue utilizada.
 CONTROL DE COSTOS
El control de costes del proyecto incluye:
• Influir sobre los factores que producen cambios en
la línea base de costo
• Asegurarse de que los cambios solicitados sean
acordados
• Gestionar los cambios reales cuando y a medida
que se produzcan
• Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan
la financiación autorizada periódica y total para el
proyecto
• Realizar el seguimiento del rendimiento del costo
para detectar y entender las variaciones con
respecto a la línea base de costo
 CONTROL DE COSTOS
• Registrar todos los cambios pertinentes con
precisión en la línea base de costo
• Evitar que se incluyan cambios incorrectos,
inadecuados o no aprobados, en el costo o
en el uso de recursos
• Informar los cambios aprobados a los
interesados pertinentes
• Actuar para mantener los sobrecostos
esperados dentro de límites aceptables.
 CONTROL DE COSTOS
El control de costos se efectúa fundamentalmente en
base a un análisis de medición del rendimiento.
Análisis de Medición del Rendimiento
Las técnicas para la medición del rendimiento
ayudan a evaluar la magnitud de todas las
variaciones que invariablemente se producirán. La
técnica del valor ganado (EVT) compara el valor
acumulativo del costo presupuestado del trabajo
realizado (ganado) tanto con el costo presupuestado
del trabajo planificado (programado) como con el
costo real del trabajo realizado (real). Esta técnica es
especialmente útil para el control de costos, la
gestión de recursos y la producción.
 CONTROL DE COSTOS
Una parte importante del control de costos es
determinar la causa de una variación, la
magnitud de la misma y decidir si ésta
requiere una acción correctiva. La técnica del
valor ganado usa la línea base de costo para
evaluar el avance del proyecto y la magnitud
de cualquier variación que se produzca.
La técnica del valor ganado implica desarrollar
un conjunto de valores clave para cada
actividad del cronograma, paquete de trabajo
o cuenta de control.
ANÁLISIS DEL VALOR GANADO
Preguntas Frecuentes:
• ¿Cuánto trabajo se ha realizado?
• ¿Cuándo se va a terminar el proyecto? ¿Se
está dentro del cronograma?
• ¿Cuánto dinero hemos gastado en el
proyecto hasta el momento? ¿Se está
dentro del presupuesto?
• ¿Cuánto va a costarnos finalmente el
proyecto?
ANÁLISIS DEL VALOR GANADO
Concepto de Valor Ganado:
El Valor Ganado (EV) compara la cantidad de
trabajo planeado contra lo que realmente se
ha terminado para determinar si el costo, el
cronograma y el trabajo realizado están
llevándose a cabo de acuerdo a lo planeado.
 ANÁLISIS DEL VALOR GANADO
PASOS PREVIOS
• Formular la EDT (WBS) en tareas lo
suficientemente pequeñas para evitar el problema
de estimar un porcentaje de terminación (se
termina o no se termina)
• Definir las actividades. Considerar que cada
tarea no gana valor sino hasta que se haya
terminado.
• Estimar los recursos asociados a las actividades.
• Determinar la secuencia y duración de las
actividades. Establecer un cronograma.
• Establecer el presupuesto del proyecto.
 DEFINICIONES
VALOR PLANIFICADO (PV: Planned
Value):
Es el costo presupuestado del trabajo
planificado (programado) para una actividad,
elemento del WBS o del total del Proyecto, en
un momento determinado. También se le
conoce como BCWS (Budgeted Cost of Work
Scheduled).
Costo planeado de la cantidad de trabajo
programado a ser realizado para la fecha
propuesta.
 DEFINICIONES
VALOR GANADO (EV: Earned Value):
Es el costo presupuestado del trabajo
realmente ejecutado, para una actividad,
elemento del WBS o del total del Proyecto en
un momento determinado. También se le
conoce como BCWP (Budgeted Cost of Work
Performed).
Costo planeado (no real) para completar el
trabajo que se ha realizado. Es un porcentaje
del presupuesto total, igual al porcentaje del
trabajo realmente terminado.
 DEFINICIONES
COSTO REAL (AC: Actual Cost):
Es el costo real del trabajo ejecutado, para
una actividad, elemento del WBS o del total
del Proyecto en un momento determinado.
También se le conoce como ACWP (Actual
Cost of Work Performed).
Costos incurrido para llevar a cabo el trabajo
que se ha realizado hasta la fecha
seleccionada.
 DEFINICIONES
VARIACION DE PROGRAMACION (SV):
Es una comparación entre la cantidad de
trabajo realizado durante un periodo de tiempo
dado y lo que se había programado para ser
ejecutado.
Una variación negativa signfica que el
proyecto está atrasado en cronograma.
SV = EV - PV
 DEFINICIONES
VARIACION DE COSTOS (CV):
Es una comparación entre el costo
presupuestado del trabajo realizado durante
un periodo de tiempo dado y el costo real.
Una variación negativa significa que el
proyecto está por encima de presupuesto.
CV = EV - AC
Por debajo
Por encima
En ppto

más
30,300
27,400
 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO
Indice de Desempeño de Programación
(SPI – Schedule Performance Index):
muestra el valor del trabajo realizado
comparado con lo que se había planeado.
SPI = EV / PV
• SPI = 1: el proyecto está a tiempo
• SPI > 1: el proyecto está adelantado con
respecto al cronograma
• SPI < 1: el proyecto está atrasado con
respecto al cronograma
 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO
Indice de Desempeño de Costos (CPI – Cost
Performance Index):
Muestra cuántas unidades de dinero de trabajo se
obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero
gastadas en el trabajo.
CPI = EV / AC
• CPI = 1: el proyecto está dentro de presupuesto
• CPI > 1: el proyecto está por debajo del
presupuesto
• CPI < 1: el proyecto está por encima del
presupuesto
 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO
Indice Costo – Programación (CSI – Cost-
Schedule Index):
Es el producto de los índices anteriores.
CSI = CPI x SPI
Entre más se aleje CSI de 1.0 menor es la
posibilidad de que el proyecto se recupere.
En términos generales:
• CSI entre 0.9 y 1.2  OK
• CSI entre 0.8 y 0.9 ó entre 1.2 y 1.3  chequear
• CSI menor que 0.8 ó mayor que 1.3  riesgo
 PROYECCIONES
Estimado hasta la Conclusión (ETC – Estimate to
Complete);
Es el costo estimado, en un momento dado, del
trabajo planificado pendiente por ser ejecutado hasta
el final del proyecto.
Se utiliza para pronosticar el trabajo restante hasta
que termine el proyecto.
El cálculo del ETC está basado en nuevos estimados
que puedan plantearse para el costo del trabajo
remanente.
Es usual considerar las llamadas “variaciones
atípicas” y “variaciones típicas”.
 PROYECCIONES
• Variaciones atípicas a la fecha:
En este caso, el estimado del costo del
trabajo remanente se basa en el costo
presupuestado originalmente.
ETC = BAC(*) - EV

(*) BAC: presupuesto a la terminación (budget at

conclusion): es la suma de todos los presupuestos
asignados a un proyecto
 PROYECCIONES
• Variaciones típicas a la fecha:
En este caso, el estimado del costo del
trabajo remanente está afectado por el
indicador de rendimiento de costos
registrado a la fecha.
ETC = (BAC - EV) / CPI
Algunos consideran evaluar el ETC con la
relación:
ETC = (BAC – EV) / (CPI * SPI)
 PROYECCIONES
Estimado a la Conclusión (EAC – Estimate
at Completion):
Es el costo total estimado para completar el
trabajo planificado a ser ejecutado.
Es una medida para el trabajo restante
descrito como un costo.
EAC = BAC / CPI
Se verifica que:
EAC = Costo Real (AC) + ETC
 PROYECCIONES
Indice de Desempeño a la Terminación
(TCPI):
Es útil para evaluar las proyecciones del costo
total.
TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)
INDICADORES DE VALOR GANADO
INDICADORES DE VALOR GANADO
EL VALOR GANADO Y EL PROCESO
DE GERENCIA DE PROYECTOS
EL VALOR GANADO Y EL PROCESO
DE GERENCIA DE PROYECTOS
 ANALISIS
Indice de Rendimiento de Costos a la Conclusión
(TCPI): es el rendimiento de costos que debe
obtenerse en el trabajo por ejecutar para terminar “en
presupuesto”

TCPI = (BAC-EV) / (BAC-AC)

PASOS SUGERIDOS
PASOS SUGERIDOS
PASOS SUGERIDOS
PLAN DE CUENTAS
 TITULO

http://www.scribd.com/doc/3747646/
Gestion-de-Costos-en-proyectos-de-
Construccion