MÓDULO 7

TEMA:

Planificación y Organización de Eventos

OBJETIVO DE HOY

Conocer cuáles son los pasos para organizar un evento.

Analizar las estrategias que pueden emplearse durante el proceso.

Identificar cuáles son las habilidades que debo poner en marcha

en la planificación.
 Organizar un evento

Un evento es una gran herramienta de comunicación estratégica. No solo te

permite transmitir los valores de una marca, sino que también es una gran
oportunidad para fidelizar y captar nuevos clientes.

¿Te preguntaste alguna vez cómo empezar a

organizar un evento? ¿Qué pasos se deben
tener en cuenta?
 Organizar un evento

1. ¿Qué quiero conseguir? ¿A quien va dirigido el evento?

2. Selecciona la fecha, el lugar de celebración y ¡el equipo!
3. Establece un calendario de trabajo: Crea un programa de seguimiento para el antes, durante y después
4. Sorprende con tu evento y marca la diferencia
5. Contacta con los ponentes que van a formar parte del evento y… ¡Consigue patrocinadores!
6. ¿Con qué presupuesto cuento? ¿Cuánto me va a costar?
7. Envío las invitaciones y seguimiento de ellas
8. Promociona el evento. ¡Aprovecha el poder de las redes sociales!
9. Los días previos al evento. ¿Qué tengo que hacer?
10. ¡Llegó el día! Conviértelo en una experiencia única
11. Realiza una evaluación y sé agradecido
 Organizar un evento

¿Qué quiero conseguir? ¿A quien va dirigido el evento?

Como toda estrategia de marketing lo primero que debes fijar, antes de empezar con la planificación, son los objetivos:

 ¿Cuál es la razón por la que quiero crear el evento?

 ¿Qué resultados quiero conseguir con él?
 ¿Qué quiero transmitir y cómo lo voy a hacer?
 ¿A qué público me quiero dirigir?
 ¿Tengo los recursos necesarios para organizarlo?

Los eventos tienen una gran capacidad de comunicación, por ello, hay que definir muy bien las metas que se quieren alcanzar
junto con un buen programa de seguimiento para garantizar su éxito.
Otra decisión fundamental es saber quién es tu público objetivo. La selección de tu target va a influir mucho en la
organización de los contenidos del evento.
Tener claro el target de un evento es fundamental para organizar sus contenidos.
 Organizar un evento

Selecciona la fecha, el lugar de celebración y ¡el equipo!

El siguiente paso es elegir muy bien el momento oportuno de celebración y la localización apropiada. Aquí́ te dejamos una serie de
consejos a tener en cuenta a la hora de elegir estos dos aspectos:

 La fecha fijada: es recomendable que no coincida con festividades. ¡Te aseguras un buen número de asistentes!

 La época estacional: existen estudios que confirman que los mejores meses de celebración suelen ser mayo y octubre, seguidos
de junio y noviembre.

 Si la asistencia requiere un desplazamiento tendrás que tener en cuenta los precios de los vuelos y los alojamientos

 El espacio seleccionado debe transmitir, comunicar y empatizar con los valores de la marca.

 El aforo: las dimensiones del espacio y todas sus posibilidades.

 Organizar un evento
Selecciona la fecha, el lugar de celebración y ¡el equipo!

 La iluminación y la sonorización. ¡Visita la localización tantas veces como necesites para asegurarte de que todo se
ajusta a tus necesidades!

 El equipo técnico que ofrece el espacio.

 La accesibilidad y la ubicación: es importante que la zona que albergue el evento sea accesible (transporte público,
buena localización, parking, etc.) Normalmente, para eventos de esta temática se suele recurrir a grandes auditorios o
centros de convenciones. Es recomendable que reserves el lugar con seis meses o incluso un año de antelación.

 “Hay que elegir un buen espacio que consiga hacer memorable el evento”

 Lo siguiente es definir muy bien el equipo de producción que va a respaldar todas las fases del evento. El equipo que
forme parte de la organización será́ el responsable de que se cumpla el tiempo fijado y de los posibles problemas que
puedan surgir.
 Organizar un evento

Establece un calendario de trabajo:

Crea un programa de seguimiento para el antes, durante y después
Es esencial fijar cómo va a trabajar el equipo y elaborar un tiempo de tareas con fechas para cada actividad.
Establecer un programa será́ la guía para el desarrollo de todo el evento de comunicación. El programa interno
del evento tiene que incluir la siguiente información:
 Un cronograma con las actividades que van a ocurrir el día del evento
 Un plano de cómo se va a distribuir el acto.
 Material gráfico.
 Listado de los invitados, ponentes y medios de comunicación.
 Establecer un plan de necesidades (todo aquello que vayas a necesitar)
 Presupuesto estimado.
 Un calendario de trabajo con sus tiempos y plazos de desarrollo.
 Organizar un evento

Establece un calendario de trabajo:

Crea un programa de seguimiento para el antes, durante y después

¿Y qué́ hacemos con los invitados? A ellos tienes que enviarles un breve programa, los días previos al evento, que
recopile de forma visual la agenda, con los nombres de los participantes, la ubicación, horario de las charlas y de
otras actividades existentes.
 Organizar un evento

Sorprende con tu evento y marca la diferencia

Llega el momento de pensar en la puesta en escena. ¡De sorprender a los asistentes! Una vez que tengas
estudiados los objetivos y tengas la idea del lugar donde se va a celebrar el evento es hora de darle
vueltas a cómo se va a desarrollar la puesta en escena de la forma más creativa posible.

Para marcar la diferencia tienes que conseguir generar una experiencia única con tu evento y comunicar
la filosofía de tu marca. No sólo van a comunicar las palabras, sino que todo va a influir, desde la
iluminación hasta las invitaciones, pasando por los colores corporativos, el espacio, la difusión online y la
página web del evento. Todo va a formar parte de la comunicación del evento que estás organizando.
 Organizar un evento

Sorprende con tu evento y marca la diferencia

Aprovecha las fortalezas de la marca y transfórmalas en oportunidades. Impacta con el evento

Tienes que pensar cómo crear un vínculo con el público y lograr que interactúe con la marca durante todas las
fases del evento. En cuanto tengas cerrado el lugar de celebración asegúrate de lanzar una página web informativa
sobre los detalles del evento que sea lo más atractiva y clara posible.
 Organizar un evento

Contacta con los ponentes que van a formar parte del evento y… ¡Consigue patrocinadores!

Otro paso esencial es invitar a los referentes sociales: autoridades, personalidades destacadas, etc. que van a
formar parte de este evento y decidir quiénes van a ser los ponentes y cerrar con ellos los temas que van a
exponer.

Una vez que los ponentes acepten tu invitación es importante cuidarlos, escribirles y agradecerles su asistencia. Te
recomiendo que les envíes un “plan de acción” con algún código de descuento personalizado para sus seguidores.
De esta forma lograrás que difundan el evento en sus redes sociales y capten más asistentes.
 Organizar un evento

Contacta con los ponentes que van a formar parte del evento y… ¡Consigue patrocinadores!
También es importante que consigas patrocinadores, ya que esto no sólo te va a ayudar en la difusión del evento y
añadir más actividades de participación, sino que también te va a permitir ahorrar ciertos costos.
Pautas clave para captar patrocinadores:
 Tienes que ser breve y convencerles con tu propuesta

 Presentar brevemente la marca que representas y las características del evento

 Exponer las razones por las cuales quieres su patrocinio

 Los espacios con los que va a contar para su “stand” o “presencia de su marca”

 Transmitirle muy claramente los beneficios que obtendrá́

 Organizar un evento

¿Con qué presupuesto cuento? ¿Cuánto me va a costar?

Lo recomendable es que desarrolles una estimación inicial del presupuesto que cubra los gastos más importantes
como el alquiler del espacio de celebración, el equipo de logística, el material gráfico, contratación de personal,
catering, desplazamientos, ponentes, etc.

Hay que dejar un pequeño margen de “emergencia” por si surge algún inconveniente con el que no contabas. No
existe un presupuesto fijo para los eventos, puesto que todo va a depender del nivel de asistentes, el espacio, el
equipo y todos los servicios contratados.

Si lo que quieres impactar, a veces es importante que predomine la calidad antes que intentar ahorrar en algo que
afecte en la imagen del evento.
 Organizar un evento
Envío las invitaciones y seguimiento de ellas

Es hora de enviar las invitaciones a tu público objetivo y puedes hacerlo de diversas formas, a través de
campañas de mail, apps como Eventbrite y Ticketea, landing page con inscripciones, etc.

Tienes que hacerte la siguiente pregunta: ¿qué necesito hacer para atraer a las personas al evento?
 Organizar un evento
Envío las invitaciones y seguimiento de ellas

El diseño de la página web o invitación tiene que reflejar la filosofía que quieres transmitir y captar la atención de
los invitados. Debes darle todas las facilidades al público con datos concisos del evento.

La invitación de un evento es la primera toma de contacto, es la primera imagen.

Es importante fijar una fecha límite para las inscripciones en este tipo de convocatorias. De este modo, podrás
avanzar con el diseño de las acreditaciones, llevar un control del aforo, el catering, la seguridad del evento y facilitar
a los medios de comunicación la máxima información.
 Organizar un evento

Promociona el evento. ¡Aprovecha el poder de las redes sociales!

¡Ya es hora de darle difusión al evento! Prepara anuncios, convoca a los medios de comunicación y contacta con los
patrocinadores y los ponentes para que te ayuden con la promoción.

Para todo evento las redes sociales son muy importantes. Se puede dar a conocer de muchas formas, pero a
continuación les dejamos algunas ideas para aprovechar al máximo la comunicación:
 Organizar un evento

Promociona el evento. ¡Aprovecha el poder de las redes sociales!

 Hace campañas de mailing con llamadas de acción a la landing page de inscripción.
 Sé constante y fija un calendario de publicaciones.
 Crea un hashtag para el evento y consigue que la gente te asocie a él.
 Campañas de Display o Búsqueda (o ambas).
 FacebookAds y TwitterAds.
 Envía recordatorios con la cuenta atrás del evento para incitar a la inscripción.
 Descuentos promocionales: por ejemplo, para los 50 primeros inscritos antes de una determinada fecha.
 Organiza concursos con el fin de que la gente se involucre desde un primer momento.
 Sortea entradas.
 Es recomendable tener un perfil específico para el evento.
 Utiliza fotos de los ponentes con frases célebres de ellos.
 Organizar un evento

Promociona el evento. ¡Aprovecha el poder de las redes sociales!

 Haz listas, por ejemplo, en Twitter, con los ponentes y los invitados.
 Fotos y videos del día a día de la organización para humanizar tu marca.
 Capta posibles asistentes y localiza gente relacionada con el sector.
 Publica información relevante del evento a través de tus posts.
 Elabora videos promocionales que generen sorpresa e inciten a querer saber más a los usuarios.
 Benefíciate de las ventajas que ofrecen todas las redes sociales.
 Explica en qué va a consistir el evento y las razones por las cuales no se lo deben perder.
 Proponte ser “trending topic” con tu hashtag el día del evento
 Organizar un evento
Los días previos al evento. ¿Qué tengo que hacer?
 Elabora un “check list” con todo lo que tienes que hacer para que no se te escape.

 Verifica que toda marcha “viento en popa” y elabora un “plan B” por si surge algún imprevisto.

 Comprueba con el equipo que todos tienen claras sus funciones.

 Actualiza las redes sociales y el blog.

 Envía recordatorios para las últimas inscripciones.

 Revisa todas las confirmaciones y registros de la gente que va a asistir.

 Confirma todo con los patrocinadores.

 Organizar un evento

Los días previos al evento. ¿Qué tengo que hacer?

 Reserva el catering en función del aforo.

 Ten listas todas las acreditaciones y recurre a alguna APP para agilizarlas.

 Si tienes algún referente todavía sin confirmar contacta con él de forma personalizada.

 Acude al lugar de celebración para revisar los últimos detalles.

 Realiza pruebas de sonido.

 Prepara “detalles” para los invitados y los ponentes.

 Tené una zona fijada para el “networking”.

 Organizar un evento

¡Llegó el día! Conviértelo en una experiencia única

Ha llegado el día, debes centrarte en comprobar que todas las cosas planificadas se están ejecutando de acuerdo a
la planificación previa y, sobre todo, aunque parezca difícil, mantén la calma y transmite sensación de organización
y serenidad.
 Organizar un evento

¡Llegó el día! Conviértelo en una experiencia única

Debes comprobar que el público está contento, que todo marcha bien, que los referentes están bien atendidos y
que la zona de registros está bajo control. Para ello:

 Asegúrate de que todo funciona correctamente como el wifi y los sistemas de acreditación.
 Ten una lista de todos los asistentes.
 Emite en streaming el evento para aquellos que no han podido asistir.
 Proyecta en las pantallas las redes sociales en directo.
 Ofrece información útil a los usuarios para que la compartan en sus redes sociales.
 Publica fotos en tiempo real.
 Haz videos breves en la zona de exposición para transmitir como lo están viviendo.
 Monitoriza todo el contenido de las redes sociales.
 Incita a participar a los usuarios a través de preguntas.
 Organizar un evento

¡Llegó el día! Conviértelo en una experiencia única

Último consejo, el más importante de todos, es que mantengas la calma durante el directo, que los
nervios no se apoderen de ti, que actúes con profesionalidad y que mantengas una buena comunicación
y coordinación con todo el equipo de manera que todo ¡saldrá́ tal y como lo planificaste!
 Organizar un evento

Realiza una evaluación y sé agradecido

Aunque haya terminado el evento, tienes que seguir siendo constante. ¡Queda un último esfuerzo! Tienes que
medir la repercusión que ha tenido el evento:

 Evalúa el impacto del hashtag, con herramientas como Tweetbinder.

 Analiza el comportamiento y feedback por parte de los invitados.

 Haz encuestas en las redes sociales.

 Revisa que todos los temas financieros están cerrados y resueltos.

 Ofrece material a los asistentes, como, por ejemplo, las grabaciones de las ponencias.
 Organizar un evento
Realiza una evaluación y sé agradecido
Aunque haya terminado el evento, tienes que seguir siendo constante. ¡Queda un último esfuerzo! Tienes que
medir la repercusión que ha tenido el evento:
 Haz un video de agradecimiento que resuma brevemente el evento.

 Publica a través de herramientas como Storify una pequeña historia que resuma la actividad en Twitter.

 Viraliza los artículos que hablen de ti en otros blogs.

 Envía agradecimientos personalizados a los patrocinadores, prensa, ponentes y al equipo por hacer posible el
evento.

 Publica las fotos en tu sitio web y en redes sociales

 ACTIVIDAD!

Tenemos que organizar la cena de fin de año del “Estudio Contable EUO”

Consigna:

1. ¿Cuáles serian los pasos a seguir según lo visto?

2. Pensarlo en función de los 11 pasos sugeridos por las docentes.

3. ¿Qué actividades calendarizarían en función de lo que pensaron?

Utilicen Google calendar y Google task para agendar los eventos.
 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

ATENCIÓN ESCRITA: MAIL

Por más breve que sea, un email formal debe contener los siguientes elementos:
1. ASUNTO: Tiene que ser específico y conciso. En muchos casos se dice el asunto ideal es de seis a diez palabras, como máximo.
2. SALUDO: En el saludo se escribe el nombre de la persona a quien va dirigido, esto hará que el destinatario se sienta más
interesado, ya que el correo va personalizado. Termina esta frase con un signo de coma, Por ejemplo, Buenos días Lic. Santiago,
Estimado Licenciado Ramírez. Posteriormente sigue con una “pregunta que rompa el hielo” y haga sentir a la otra persona que te
interesa su estado. Puedes seguir con una frase como: ¿Cómo estás?, Espero te encuentres bien, Antes que nada te deseo felices
fiestas, etc.

3. CUERPO: Esta sección explica el tema principal del email. En un email formal, usa palabras apropiada y oraciones completas.
Generalmente se recomienda que en un siguiente párrafo escribe no más de cinco renglones sobre el tema en concreto, el asunto
por el cual lo estás contactando

4. FIRMA: El cierre debe ser formal. Termina con una frase que marque la acción que te interesa que suceda con este correo. Por
ejemplo Gracias por tu  atención, quedo en espera de tu respuesta, “En espera de una respuesta favorable, sigo a tus órdenes,

Espero consideres mi petición, seguimos en contacto. Después de la despedida escribe Saludos, y tu nombre completo .
 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

ATENCIÓN ESCRITA: MAIL, REDACCIÓN!

REDACCIÓN:
• Escribe de manera formal. Dependiendo a quien estés enviando el correo y la confianza o cercanía que tengas con
la persona, decidí si hablarle de “vos” o “usted”. Cuida la ortografía. Evita escribir todo el correo o parte de él en
mayúsculas.
• Es preferible escribir con minúsculas y poner mayúsculas sólo donde sea necesario.
• Independientemente de la forma con la que te dirijas, utiliza palabras formales y serias.
• No escribas textos tan largos.
• Dado que hoy en día la mayoría de la gente recibe un sinnúmero de correos todos los días, a veces leerlos todos
toma demasiado tiempo. Al lector le facilita mucho las cosas un texto con un contenido detallado pero preciso, sin
pasajes innecesarios. Claro está que todo ello no debe afectar ni a la cortesía ni a la información requerida en el
mensaje..
 Tips de escritura formal
 Darle el carácter personal y originalidad sin perder los buenos modales
 Que tenga Coherencia las ideas que estoy desarrollando
 INVESTIGAR todos los aspectos del tema a realizar. Así se facilitará llegar al público que se desea
 ORDENAR Las ideas mediante preguntas claves. Puntualizando estas interrogantes, captaremos
la esencia con naturalidad: qué, a quién, cómo, cuándo, dónde, por qué..
 EVITAR Párrafos muy extensos.
 Escribir las oraciones intercalando ideas largas y cortas. Esto evitará el cansancio y mantendrá el
interés del lector.
 Tips de escritura formal
 Pensar en párrafos cortos, pero con gran contenido y coherencia. Es otra de las estrategias y consejos para
escribir bien
 Recordar que la escritura debe superar la manera de cómo hablamos en un diálogo personal.
 ENUMERAR: si el caso lo requiere, enumerar las ideas o párrafos. Es una excelente táctica para hacer más
comprensible el contenido. Lo hará más accesible y tendremos una lectura más ordenada.
 MANEJAR las normas ortográficas y de acentuación, el uso de las mayúsculas, los signos de puntuación, entre
otros.
 Si tenemos ya una idea de que queremos escribir y a quien va dirigido, hagámoslo con sencillez, claridad y
de manera fluida.
 Una vez logrado el primer borrador, haremos una revisión minuciosa.
 Tips de escritura formal
 Otra de las estrategias y consejos para escribir bien es tener siempre a mano algún corrector
digital. Los correctores digitales nos proveerán de tiempo, exactitud y aprendizaje.
 En las redes existen enlaces a diccionarios de apoyo para perfeccionar la calidad de la escritura.
 Utilizar un buen diccionario de sinónimos mejorará el escrito y el vocabulario.
 Procuremos evitar el abuso y repetición de palabras; su abuso debilita la redacción.
 Tenemos la tendencia a abreviar, a escribir con errores por escribir rápido. Hay que vigilar y
revisar esto en pos de conseguir una buena escritura
 Y finalmente, leer: Leer en voz alta el escrito. Esto permitirá detectar el tono, la fluidez, las
pausas y los posibles errores que se nos pasen por alto.
 Y seguir PRACTICANDO mucho
 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

ATENCIÓN ESCRITA: MAIL, REVISAR!:

REVISAR ANTES DE ENVIAR!:

• Es muy común que escribamos cosas que no “debían ir” o que se nos pase alguna falta de ortografía. Revísalo antes
de enviarlo. Recuerda que es un correo formal y que no deben existir errores.
ATENCIÓN ESCRITA: MAIL
ASUNTO: Tiene que ser
específico y conciso.

Consulta entrega pedido Nº364

Estimada María, ¿cómo estas? SALUDO

Me contacto con el fin de consultar acerca de la fecha de entrega del pedido Nº364 realizado
con fecha 10/05, ya que según lo pactado sería entregado el día de ayer y no hemos recibido CUERPO DEL
la mercadería. CORREO

Quedo a la espera de novedades y desde ya muchas gracias.

Saludos cordiales
CIERRE Y FIRMA

Romina
Asistente área de proveedores
Ejemplo
ACTIVIDAD!
• Tenemos que enviar los correos a los posibles
auspiciantes de un evento de promoción del Club
invitándolos a participar del mismo para poder juntar
fondos:

• Consigna:

• Redacten los mails a los auspiciantes,

contándoles en que consiste el evento, que es lo
que se esta buscando, como pueden colaborar y
para cuando necesitarían una respuesta.
• Envíenlos a la casilla
[email protected]
ACTIVIDAD!
• Tenemos que enviar los correos de invitación a los
socios del Club invitándolos a participar del evento que
estamos organizando para poder juntar fondos:

• Consigna:

• Redacten los mails a los socios invitándolos al

evento contándoles del lugar, la fecha, los objetivos
del evento, las actividades que se harán.
• ¿Que otras cosas debería tener en cuenta a la hora
de enviar las invitaciones?
• Envíenlos a la casilla
[email protected]