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P
S UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS
ARMADAS - ESPE

E
 TEMARIO:
1 FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS, CONCEPTOS
GENERALES
3 ELEMENTOS, FASES Y VISUALIZACIÓN

4 PERSONALIZACIÓN DEL CALENDARIO DE TRABAJO

5 PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

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 ¿QUÉ ES UN PROYECTO??
 El Project Management Institute define un «proyecto»
como «un esfuerzo temporal realizado para crear un
producto, servicio o resultado único».

 La palabra «temporal» implica que los proyectos deben

tener un principio y un final definidos. Es decir; debe
incluir la cronología, el alcance y los recursos.

 El propósito de un proyecto debe ser «crear un producto,

servicio o resultado único». Esto significa que se iniciará
un proyecto para lograr un objetivo específico que
generalmente queda fuera del ámbito de las actividades
empresariales habituales del día a día.

 Dictionary.com define un proyecto en términos algo más

flexibles: «una iniciativa grande o importante,
especialmente si involucra grandes cantidades de dinero,
personal y equipos».
3
 Cualquiera que sea su definición, todos los proyectos
deben tener los siguientes componentes:

 Objetivo: ¿Qué intentas lograr?

 Cronología: ¿Para cuándo pretendes lograrlo?
 Presupuesto: ¿Cuánto costará lograrlo?
 Partes interesadas: ¿Quiénes son los principales
actores interesados en este proyecto?
 Gestor de proyectos: ¿Quién se asegurará de que se
haga todo lo que se ha de hacer?

Un proyecto no es algo rutinario. Las operaciones o el

mantenimiento diarios no se consideran proyectos
porque no tienen un principio y un final definitivos.

7/01/20XX
 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS?
 La gestión de proyectos es la práctica de aplicar
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para
completar un proyecto de acuerdo con unos requisitos
específicos. Se trata de identificar el problema, elaborar un
plan para solucionarlo y, a continuación, ejecutar ese plan
hasta que se resuelva el problema.

 La dirección y gestión de proyectos incluye la integración de

diversas fases del ciclo de vida del proyecto y se lleva a cabo
mediante procesos.

La norma UNE-ISO 21500 propone cinco grupos de procesos:

inicio, planificación, implementación, control y cierre, que
son independientes del tipo de proyecto desarrollado y que
pueden agruparse en tres grandes etapas que determinan el
desarrollo de un proyecto.

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 ETAPAS DE UN PROYECTO Etapa I: Ideación y planificación del proyecto:

Incluye los procesos de inicio y planificación. Esta etapa se basa en

definir los objetivos y el plan base del proyecto con el fin de
establecer cada una de las tareas y recursos que lo conforman, sus
características, interdependencias y requisitos, así como las
restricciones temporales, materiales y económicas en las que debe
desarrollarse el proyecto.

Etapa II: Ejecución y supervisión del proyecto:

Incluye los procesos de implementación y control. En esta etapa el
proyecto planeado se ejecuta, pudiéndose dar cambios y variaciones
con respecto al plan base inicial. Estas variaciones deben ser
La figura refleja la integración entre los grupos de procesos y las etapas
monitorizadas con el fin de facilitar la pronta implementación de
medidas, tras una desviación, que permitan reconducir el desarrollo
del proyecto con el fin de garantizar el logro de los objetivos.

Etapa III: Finalización y evaluación del proyecto:

Incluye el proceso final de cierre del proyecto y requiere la
evaluación de los resultados y los logros alcanzados. La evaluación
del proyecto facilita la comunicación de los resultados operativos y
financieros obtenidos, tanto a las personas ejecutoras como a las
7/01/20XX responsables del proyecto. 6
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CONTAR CON
UNA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

Cuando se busca lograr una mayor eficacia en la

productividad de una empresa se debe contar con una
correcta administración de proyectos.

 Tener un proceso
proyectos de ejecución y planificación de
más predecible.
 Cumplir con
directrices depresupuestos, cronogramas y
alcance del proyecto.
 Resolver
problemaslosdeobstáculos
forma másdel proyecto
rápida y escalar los
y fácil.
 Identificar y finalizarrelevante
un valor empresarial los proyectos queeficiente.
ser más no tengan
 Mejorar el trabajo en equipo y entre ellos.
 Identificar los riesgos y planificar en consecuencia.
 Gestión de costos y plazos. 7
¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE ADMINISTRAR
PROFESIONALMENTE UN PROYECTO?

•Resultados milimétricos: Contar con un plan de proyecto, les brinda a las

compañías realizar las entregas en tiempo y forma.
•Aumento de calidad de los productos: A través de los errores que se hayan
podido cometer en proyectos anteriores, se consiguen productos de una mayor
calidad.
•Ventaja competitiva: Esto le otorga un lugar de privilegio ante sus
competidores.
•Clientes satisfechos: Los clientes tienen sus requerimientos y cada uno de ellos,
gracias a la administración de proyectos, podrán ser satisfechos; ya que además
serán siempre entregados a tiempo.
•Administración flexible y ágil: Las planificaciones cuando se generan de forma
flexible permiten adaptarse de forma simple a los cambios del mercado.
 QUÉ HACE UN GESTOR DE PROYECTOS
•Estas son algunas de las principales responsabilidades de los gerentes
de proyectos:

•Elaborar el plan: El plan debe incluir el alcance, el plazo y el

presupuesto del proyecto. También puede incluir la identificación de
las herramientas de gestión de proyectos adecuadas para el trabajo.

•Formar el equipo: Encontrar al equipo adecuado es fundamental

para el éxito del proyecto. Encontrar especialistas y expertos en la
materia para cada una de las tareas necesarias es lo ideal.

•Asignar tareas: Los gestores de proyectos deben proporcionar a su

equipo una definición clara de las tareas específicas y un cronograma
para cada etapa del proyecto.

•Liderar el equipo: El gestor de proyectos debe mantener la máquina

bien engrasada. Esto incluirá pedir actualizaciones de estado,
identificar y eliminar obstáculos, negociar desacuerdos, mantener alta
7/01/20XX
la moral del equipo y proporcionar formación y asesoramiento. 9
 QUÉ HACE UN GESTOR DE PROYECTOS

 Gestionar el presupuesto:. Esto implicará comparar los gastos reales con las
estimaciones, y ajustar la planificación del proyecto si es necesario.

 Gestionar los plazos: Esto requerirá establecer plazos realistas durante todo
el ciclo de vida del proyecto, comunicarse constantemente con el equipo para
recibir actualizaciones de estado y mantener un cronograma detallado.

 Involucrar a las partes interesadas: las partes interesadas desempeñan un

papel importante en tu proyecto. Por lo general, son personas influyentes que
se ven afectadas por el proyecto.
 Traspasar el proyecto: El gestor de proyectos ahora debe entregar el
proyecto al equipo que lo administrará, guardará y controlará en el futuro.

 Documentar el proceso: Identificar y documentar las «lecciones

aprendidas» no solo es una buena práctica para el crecimiento personal del
gestor de proyectos, sino también para transmitir esa experiencia a otros
equipos de la organización para su uso futuro.

10
 VISIÓN GENERAL DE PROJECT LIBRE

TERMINOLOGÍA

Antes de comenzar con la exposición de las funcionalidades del

programa, conviene tener presente el significado de ciertos
términos relacionados con la gestión de proyectos (Project
Management) que irán surgiendo a lo largo del documento y su
correspondencia en inglés. Estos se presentan en la tabla
siguiente.
En la siguiente tabla se indican
algunos comandos rápidos del
teclado que pueden resultar útiles
para el manejo del programa.
 Instalación
Para instalar la herramienta, se deben seguir los siguientes
pasos:
1. Visitar la página web del desarrollador:
https://www.projectlibre.com/ .
2. Descargar la última versión y ejecutar el fichero.
3. Seguir las instrucciones de instalación del menú.
4. Aceptar términos y condiciones.
5. Opcionalmente, introducir la dirección de correo
electrónico del usuario para recibir noticias y
actualizaciones.

La herramienta se instala en el idioma que tiene configurado

por defecto el equipo.
 ENTORNO DE TRABAJO
La interfaz principal de ProjectLibre es la que se muestra en la
siguiente figura.
NUMERACÓIN DE LAS FILAS

14
• Parte superior: barra de menús (Archivo, Tarea, Recurso y Vista), barra de herramientas para cada uno de los
menús en los que se puede navegar y sub-vistas.

NUMERACÓIN DE LAS FILAS

• Parte principal:
- Panel izquierdo: tablas de tareas o recursos (según el menú activo), columnas de atributos o campos y primera
columna con la numeración de filas.
- Panel derecho: área del gráfico Gantt con su escala temporal. La escala temporal se puede ampliar o reducir
realizando zoom desde el menú Vista.

NUMERACÓIN DE LAS FILAS

 PROJECT LIBRE
VISTAS

ProjectLibre ofrece diversas opciones de visualización, cada una

de las cuales resulta útil según las necesidades del usuario en
cada momento.

Se accede a través del menú View ubicado en la parte superior de

la interfaz principal, según se muestra en la figura.

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 VISTAS
Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las siguientes:
• Gantt: permite la vista combinada de la Tabla de tareas (panel
izquierdo) y del diagrama de Gantt (panel derecha), de forma que
cada barra del diagrama corresponde con la temporización de
cada tarea (de inicio a fin.
 VISTAS
Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las siguientes:
• Network o Red: diagrama de red PERT que representa las tareas
mediante etiquetas que contienen la duración y las fechas de
inicio y fin, así como las dependencias entre tareas. Resulta útil
para visualizar las tareas del proyecto en forma de diagrama de
flujo. Además, la propia vista del diagrama permite realizar
cambios, como son el desplazar etiquetas de las tareas y
modificar vínculos y/o texto.
 VISTAS
Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las
siguientes:
• WBS: muestra las tareas mediante un diagrama de flujo
jerarquizado.

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 VISTAS
Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las
siguientes:
• Task Usage: muestra la distribución horaria del trabajo
asociado a cada tarea, plasmada en el calendario. Permite
hacer modificaciones del número de horas de trabajo
diario asociado a cada tarea.

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 VISTAS
Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las
siguientes:
• Resources Table: contiene la lista de recursos y sus
atributos (en los campos de columnas).

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 VISTAS
Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las
siguientes:
• RBS: muestra los recursos mediante un diagrama de flujo
jerarquizado.

23
 VISTAS
Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las
siguientes:
• Resource Usage: muestra la distribución horaria del
trabajo asociado a cada recurso, plamada en el
calendario. Permite hacer modificaciones del número de
horas asignadas a cada recurso.
• Zoom: desde el menú Task, se puede hacer zoom in /
zoom out para ver el calendario con mayor nivel de
detalle. El nivel más detallado posible es cada dos horas.
• Sub-views: permite dividir horizontalmente la pantalla
en dos secciones con el fin de ofrecer una vista
combinada que resulta muy útil para visualizar diferente
tipo de información al mismo tiempo. Se accede, o bien
desde la propia sección dentro del menú View, o bien
desde los botones ubicados en la parte superior derecha
de la interfaz (tal y como se observa en las siguiente
figuras). Las sub-views se abordan más adelante.

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 VISTAS
Las vistas más útiles que ProjectLibre ofrece son las
siguientes:
• Sub-views: permite dividir horizontalmente la pantalla
en dos secciones con el fin de ofrecer una vista
combinada que resulta muy útil para visualizar diferente
tipo de información al mismo tiempo. Se accede, o bien
desde la propia sección dentro del menú View, o bien
desde los botones ubicados en la parte superior derecha
de la interfaz (tal y como se observa en las siguiente
figuras). Las sub-views se abordan más adelante.
PERSONALIZACIÓN DEL CALENDARIO
DE TRABAJO
La personalización de un proyecto es fundamental para la
realización de la programación de las actividades de un
proyecto.

 En ProjectLibre se realiza a través del calendario, de manera

que los datos introducidos servirán de base para realizar
cálculos temporales automáticamente.

Días Laborables Días no Laborables

En los que sí se desarrollan En los que el transcurso de las

tareas tareas queda interrumpido.

El tiempo no computa a
efectos de trabajo planificado
o ejecutado.
26
 CÁLCULO DE LA DURACIÓN DE LAS TAREAS Y
DEL PROYECTO

Información relativa a las horas/día, horas/semana, días/mes de

la jornada laboral.

Para ajusta los cálculos de la duración se accede al menú:

Y se introduce la información que se muestra la cual servirá

para que el programa realice los cálculos.

27
 DEFINICIÓN DE CALENDARIOS
El programa incorpora tres calendarios predefinidos:
Standard 24 Horas Turno nocturno

Calendario por defecto del Laborable de lunes a sábado en

Todos los días son laborables horario de 23:00-3:00 y 4:00-
programa. durante las 24 horas. 8:00 horas.
Jornada laboral de lunes a
viernes de 8:00-12:00 y 13:00
a 17:00 horas.
Sábados y domingos no
laborables.

28
 DEFINICIÓN DE CALENDARIOS

Los días laborables se muestran con fondo blanco,

mientras que los no laborables con fondo gris.

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DEFINICIÓN DE CALENDARIOS
Para visualizar el horario día a día, clic sobre el día
del calendario y en el menú de la izquierda se
muestran las franjas horarias laborables.

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CREAR UN NUEVO CALENDARIO

Paso 1. Clic en nuevo en el menú y asignar un

nombre al calendario. Es recomendable hacer una
copia de uno de los tres existentes y realizar sobre
el las modificaciones para simplificar el proceso.

31
 CREAR UN NUEVO CALENDARIO
Paso 2. Seleccionar los días no laborables de la
semana clicando en el encabezado correspondiente
(D, L, M, M, J, V, S) de un mes cualquiera de los
mostrados en el menú. Y seleccionar la opción No
laborable.

Nota. Para seleccionar varios días

simultáneamente mantener
presionada la tecla Ctrl.

32
 CREAR UN NUEVO CALENDARIO
Paso 3. Seleccionar los días laborables de la semana
clicando en el encabezado correspondiente (D, L, M, M, Nota. Para seleccionar varios días
J, V, S) de un mes cualquiera de los mostrados en el simultáneamente mantener
menú. Y seleccionar la opción Use valor predefinido. presionada la tecla Ctrl.

Asignar el horario de la jornada en el menú de la

izquierda, teniendo en cuenta los descansos por ejemplo:
almuerzo.

33
 CREAR UN NUEVO CALENDARIO
Nota. Se puede buscar
cómodamente los días en el Paso 4. Para indicar los días festivos, clicar en el
calendario con los botones. día correspondiente y seleccionar No laborable.

Importante. Las horas de trabajo de la jornada

laboral definidas en el calendario, deben coincidir
con las configuraciones de la duración de en
Opciones para que ProjectLibre calcule la duración
correctamente.

34
ASIGNACIÓN DE CALENDARIOS
Los calendarios de pueden asignar a:

El proyecto completo

Accediendo al menú: Archivo,

Información, e indicando en el menú
desplegable de Calendario Base el
calendario deseado.

35
ASIGNACIÓN DE CALENDARIOS
Los calendarios de pueden asignar a:

Las tareas:

Accediendo al menú: Tarea, pestaña

Adelantada, e indicando en el menú
desplegable de Calendario de Tarea el
calendario deseado. Se puede, si se
desea clicar la opción de ignorar el
calendario de recursos.

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ASIGNACIÓN DE CALENDARIOS
Los calendarios de pueden asignar a:

Los recursos:

Accediendo al menú: Recurso,

herramienta Recursos, luego
Información e indicando en el menú
desplegable de Calendario de Base el
calendario deseado.

Se pueden hacer modificaciones

puntuales sobre el calendario,
clicando en el ícono de calendario de
la derecha. Se puede introducir días
de vacaciones de un recurso en
particular.

37
CONSIDERACIONES PARA EL CÁLCULO DE
LA DURACIÓN DE TAREAS
Trabajo. Es la cantidad de trabajo en unidades de
tiempo, necesaria para llevar a cabo una
determinada tarea. Para visualizar el trabajo
asociado a cada tarea, insertar la columna Trabajo
en la Tabla de Tareas.

38
CONSIDERACIONES PARA EL CÁLCULO DE
LA DURACIÓN DE TAREAS
Duración. Es el tiempo necesario para completar
una tarea, teniendo en cuenta los recursos
asignados. Abarca desde el inicio de la tarea hasta
su fin, sin incluir los días de descanso o días no
laborables, va ligada al calendario y a las horas/días
de la jornada laboral.

Tiempo transcurrido. Es el tiempo en días

naturales que tarda en completarse la tares,
incluyendo tiempos de descanso y días no
laborables. Corresponde al paso de los días del
calendario.

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 CONSIDERACIONES PARA EL CÁLCULO DE
LA DURACIÓN DE TAREAS

1 Trabajo necesario para desarrollar la tarea.

2 Opciones definidas de horas/días de la jornada

laboral.

Calendario, en base al cual distribuye las horas

3 de trabajo, dando como resultado la duración de
la tarea.

Importante: Debe existir una correspondencia entre las horas/día de la jornada laboral y
el horario establecido en el Calendario. Cuando estos no concuerdan, ProjectLibre
calcula las duraciones de forma incoherente. 40
GRACIAS

41