Comités, equipos y toma grupal

de decisiones
CAPITULO 16
 1. Explicar la naturaleza de los diversos tipos de comités
y grupos.
2. Perfilar los motivos por los que se utilizan los comités

Agenda y grupos, con especial atención en la toma de

decisiones.
3. Presentar las ventajas y desventajas de los comités,
en especial en la toma de decisiones. Analizar los
requisitos para utilizar los comités con efectividad.
4. Explicar distintos conceptos de grupo.
5. Comprender la naturaleza y formación de equipos, los
de autogestión y los virtuales.
 • Es uno de los recursos mas
comunes en la organización y
recibe varios nombre entre ellos
consejo, comisión, grupo de
trabajo, equipo, equipo de
autogestión, grupo de trabajo
autogestionado. Peros su
naturaleza esencial es la misma

Comité
 COMITÉ

• Conjunto de personas a
las que, como grupo, se
les comisiona un asunto.
Naturaleza de los comités y grupos
Cuatro etapas de desarrollo

FORMACIÓN CONFRONTACIÓN NORMATIVIDAD DESEMPEÑO

Los comités y grupos
• Las personas desempeñan ciertas funciones en los comités
Buscan Información
Otras la proporcionan
Algunos tratan de alentar a que otros participen
Seguidoras
Tratan de coordinar los esfuerzos del grupo o alcanzar
consenso cuando surgen los desacuerdos
Son hostiles
¿Cómo logramos efectividad en los grupos de
trabajo?

No solo debe
escucharse si no
también observar el
comportamiento no
verbal.
Los comités pueden ser
• Comité formal Se establecen • Comité informal Se organizan
como parte de la estructura sin una autoridad específica, y
de una organización con casi siempre los conforma una
deberes y autoridad persona que promueve una
forma de pensar grupal o una
específicamente delegados.
decisión sobre un problema en
particular.

Permanentes o Temporales
Motivos para usar un comité

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Motivos para usar un
comité
1. Deliberaciones y opiniones de grupo
Quizás el motivo más importante para utilizar
los comités es la ventaja de obtener una
deliberación y opinión grupal.
Motivos para usar un comité
• Lógica dominante
Mentalidad punto de vista o conceptualización de un
negocio; puede considerarse como la suma de las
preferencias individuales de los principales tomadores
de decisiones.
Motivos para usar un comité

• Temor a que recaiga mucha autoridad en una sola

persona.
Motivos para usar un comité
• Representación de grupos interesados
La representación tiene una función en el
establecimiento y la integración del
personal de los comités. Los consejos de
administración a menudo se seleccionan
con base en los grupos interesados en la
compañía y quizá con mayor frecuencia en
los grupos en que la compañía tiene un
interés
Motivos para usar un comité
• Transmitir y compartir información
Los comités son útiles para transmitir y
compartir información. Todos los
miembros de un grupo afectado por un
problema o proyecto mutuo pueden
enterarse de él en forma simultánea,
conocer decisiones y recibir
instrucciones de manera uniforme con
la posibilidad de hacer aclaraciones, lo
que ahorra tiempo. La viva voz puede
aclarar mejor un punto que incluso
memorándos escritos con todo cuidado.
Motivos para usar un comité
• Consolidación de la autoridad
A menudo un gerente de
departamento, sucursal o sección sólo
tiene parte de la autoridad necesaria
para completar un programa, lo que
se conoce como autoridad dividida.
Una forma de tratar con un problema
así es referirlo hacia arriba en la
jerarquía organizacional hasta que
llegue a un punto donde exista la
autoridad requerida
Motivos para usar un comité
• Motivación mediante la
participación
Los comités permiten una amplia
participación en las decisiones. Las
personas que toman parte en la
planeación de un programa, o
toman una decisión, casi siempre la
aceptan y ejecutan con más
entusiasmo; hasta una participación
limitada puede resultar útil
Desventajas y mal uso de los comités

• Aun cuando hay buenos motivos para utilizar los comités,

también tienen sus desventajas: son costosos, pueden
generar compromisos bajo el mínimo común
denominador en lugar de una decisión óptima o
indecisión y división de responsabilidades, por último,
pueden llevar a una situación en la que unas cuantas
personas imponen su voluntad sobre la mayoría, sin
permitir la participación de otros miembros.
Pautas que debemos tomar en cuenta al
formar un comité

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Autoridad

• La autoridad de un comité debe especificarse para que sus

miembros sepan si es su responsabilidad tomar
decisiones, hacer recomendaciones o simplemente
deliberar y presentar al presidente algunas ideas sobre el
tema que se analiza.
Tamaño
• si éste es demasiado grande, puede no haber suficientes
oportunidades para una comunicación adecuada entre sus
miembros, si consiste sólo de tres personas, puede que
dos formen una coalición contra la tercera. Aquí no
pueden establecerse conclusiones precisas sobre el
tamaño apropiado, pero por regla general un comité debe
ser lo suficientemente grande para promover la
deliberación e incluir la variedad de experiencias
requeridas para la tarea
Complejidad
Membresía

• Los miembros de un comité deben seleccionarse con

cuidado; para tener éxito, éstos deben ser representativos
de los intereses a los que se espera sirvan; deben tener la
autoridad requerida y ser capaces de trabajar bien en
grupo, y tener la capacidad de comunicarse bien y llegar a
decisiones de grupo mediante reflexiones grupales
integradas
El asunto
• El asunto debe seleccionarse con cuidado. El trabajo del
comité debe limitarse a un tema que pueda controlar
mediante un análisis de grupo, pues cierto tipo de temas se
prestan para la acción de un comité, en tanto que otros no.
• Los comités serán más efectivos si se circula una agenda y la
información relevante con la suficiente antelación para que
los miembros puedan estudiar el tema en cuestión antes de
la reunión.
El presidente
• Para una reunión de comité efectiva es decisiva la selección
del presidente, quien puede evitar los desperdicios y las
deficiencias de los comités al planear la reunión, preparar la
agenda, ver que con anticipación los resultados de la
investigación estén disponibles para los miembros, formular
propuestas definitivas para el análisis o la acción, y conducir
la reunión con efectividad. El presidente establece el tono
de la reunión, integra las ideas e impide que el análisis se
desvíe
Minutas
• La comunicación efectiva en los comités normalmente
requiere que se hagan circular minutas y se verifiquen las
conclusiones. En ocasiones los individuos salen de una
reunión con diversas interpretaciones de los acuerdos a los
que se llegaron, lo que puede evitarse al tomar minutas
detalladas de la reunión y circularlas en borrador para su
corrección o modificación antes de que el comité apruebe el
texto final.
Rentabilidad

• Es muy importante estar conscientes de que el costo más

alto del comité es el costo de oportunidad del tiempo de
las personas que participan en las reuniones; por ello hay
que ser muy cuidadoso de no hacer demasiadas reuniones
o muy largas, pues el ejercicio de comité puede convertir
su operación en algo sumamente costoso para la
organización.
GRUPOS
Concepto de Grupo
• Grupo Dos o más personas que actúan de forma
interdependiente y unificada hacia la consecución de metas
comunes.
• Las metas pueden referirse a tareas específicas, pero
también a que las personas compartan preocupaciones,
valores o ideologías comunes. Así, los miembros del grupo
se atraen entre sí por algunos lazos sociales.
Características de los grupos
1. Sus miembros comparten una o más metas comunes.
2. Habitualmente requieren interacción y comunicación
entre sus miembros.
3. Sus miembros asumen funciones dentro del grupo.
4. Casi siempre los grupos forman parte de uno mayor.
5. Los grupos interactúan con otros grupo.
Los grupos
Es por ello que necesitamos enfocarnos en la interrelación de
las partes, es esencial para comprender el funcionamiento de
los grupos.
Hay varias características sociológicas más que deben
reconocerse. Los grupos desarrollan normas respecto del
comportamiento esperado de sus miembros, si los individuos
se desvían de ellas se ejerce presión para que se cumplan.
Esto depende del caso puede ser beneficioso a la
organización o no.
Función de los grupos
• Hay varias dentro de las cuales podemos
destacar.
1. Tienen el poder para cambiar el
comportamiento, las actitudes y los valores, y
para disciplinar a los miembros.
2. Se emplean para la toma de decisiones, las
negociaciones y los intercambios.
3. Estructuras de grupo influyen en los patrones
de comunicación
4. La interacción de grupo efectiva también
puede afectar la motivación.
Ventajas de los grupos
1. Proporcionan satisfacción social a sus
miembros.
2. Promueven la comunicación
3. Proporcionan seguridad
4. Proporcionan oportunidades para
promover la autoestima
EQUIPOS
Definición Equipo
• Equipo Pequeña cantidad de
personas con habilidades
complementarias que están
comprometidas con un
propósito común, una serie
de metas de desempeño y
un enfoque de los que son
mutuamente responsables.
Formación de Equipos
No existen reglas definidas para formar equipos efectivos; sin embargo, se encontró que los
siguientes enfoques pueden ser útiles.
1. Los miembros del equipo, que deben seleccionarse según las habilidades necesarias para
lograr el propósito, deben estar convencidos de que éste merece la pena, es significativo y
urgente.
2. Los equipos deben tener la mezcla correcta de habilidades, como las funcionales o técnicas,
para resolver problemas y tomar decisiones y, por supuesto, de relaciones humanas
3. El equipo debe orientarse por reglas de comportamiento, como asistencia regular,
confidencialidad, y discusiones con base en hechos y la contribución de todos.
4. Las metas y tareas requeridas deben asignarse al inicio de la formación del equipo.
5. Los miembros deben alentarse entre ellos mediante el reconocimiento, la realimentación
positiva y las recompensas.
Equipos de autogestión
• Recientemente las organizaciones han utilizado
equipos de autogestión, que por lo común consisten
de miembros que tienen una variedad de habilidades
necesarias para realizar una tarea relativamente
completa.
Equipos virtuales
• En el actual ambiente de cambios rápidos una compañía debe
responder con prontitud para aprovechar las oportunidades, esto
le exige tener la capacidad y flexibilidad de conformar equipos de
acuerdo con las necesidades u oportunidades que se van
identificando, por eso se dice que los equipos los forman, de
cierta manera, las metas que se quieren lograr. Para ello se
requiere de una administración virtual, descrita como “…la
habilidad de administrar un equipo cuyos miembros no se
encuentran en la misma ubicación, no le reportan a usted y quizá
ni siquiera trabajan para su organización”