Ley General de Archivo 594 de Julio 14 de 2000

Acuerdo AGN 042 de 2002

ARCHIVO DE GESTION
Ciclo vital de los documentos

Transferencia
El archivo de gestión o primaria Transferencia
de oficina es aquel secundaria
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
donde se reúne la
documentación en
tramite, en busca de
solución de los asuntos
iniciados, la cual es
sometida a continua Es aquel al que se
utilización y consulta transfieren desde el
Unidad administrativa donde se
administrativa por las archivo central los
agrupan los documentos
mismas oficinas u otras
que lo soliciten
transferidos trasladados por los documentos de
diferentes archivos de gestión de la archivo de
entidad una vez finalizado su conservación
tramite, que siguen siendo vigentes
permanente.
Valores
Valores primarios
primarios y objeto de consulta por las propias Valores
oficinas y los particulares en
Valores
secundarios
secundarios
general.
 Valoración documental
Valores primarios:

Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, Para la
entidad productora, relacionado con el tramite o asunto que motivo su creación. Este valor se encuentra en todos
los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su tramite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y
la planeación.
Valor Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común

Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley

Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda publica

Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de
los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad publica.
 Valoración documental

Valores secundarios:
Valor cultural: Testimonio De La Memoria Colectiva.

Valor científico: fundamental por el aporte de información para la

investigación y el desarrollo de la ciencia

Valor Histórico: reconstrucción de cualquier actividad

Organización de los archivo de gestión

Fines de los archivos. El objetivo

esencial de los archivos es el de
disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la
información institucional sea
recuperable para uso de la
administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la
historia.
Tablas de Retención Documental

• Es el listado de series, y subseries y tipos documentales

producidos o recibidos por las oficinas, en el que se asigna
el tiempo de retención de los documentos, tanto en el
archivo de gestión, como en el archivo central e histórico.

• Es el instrumento de clasificación y organización de los

documentos en cada oficina
 Importancia de la Tabla de
Retención Documental TRD.

• Conservar solo los documentos requeridos para

la gestión.
• Racionalizar la producción documental.
• Regular las transferencias documentales.
• Facilitar el manejo de la información.
• Establecer un lenguaje archivístico y formular los
criterios. comunes en el manejo de los
documentos.
 Organización física de los
Archivos de Gestión.
Disponga de los siguientes elementos
para la organización física de los
documentos
Carpeta desasificada

Gancho Legajador plástico

Caja tipo X200

Elementos de oficina
 Organización física de los
Archivos de Gestión.
 Con base en la TRD, se reúnen los documentos que conforman la Serie
documental.

 La ordenación de las Series y Subseries debe hacerse en orden alfabético,

los tipos documentales se ordenaran cronológica o alfabéticamente.

 Los muebles donde se conservan los archivos de gestión, deben ser

identificados alfanumérico acorde con las series establecidas para la
oficina.
Cuadro de clasificación documental.
El Cuadro de
Clasificación
Documental – CCD
es un instrumento
archivístico que se
expresa en el
listado de todas las
series y subseries
documentales con
su correspondiente
codificación.
1. SEPARADOR SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL
• Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con
la información que suministran las TRD
 
• En cada separador se debe registrar claramente el código y nombre de la respectiva
serie y subseries documental, según sea el caso

100.02 ACTAS

10.02. 15 Actas Consejo de

Seguridad
 Organización física de los
Archivos de Gestión.
2.ORDENACION DE LOS EXPEDIENTES: Identifique los documentos
que produce la oficina y agrúpelos por asuntos, series y subserie dentro
de las unidades de conservación con base al cuadro de clasificación
documental.
 Organización física de los
Archivos de Gestión.
ORDENE DOCUMENTOS
Ordene los documentos al interior de la
carpeta por los asuntos antes
identificados . El documento con la fecha
de producción mas antigua, será el primer
documento que se encontrara al abrir la
carpeta, y el de fecha mas reciente debe
localizarse al final de la misma
En cada carpeta debe
localizarse un promedio de
máximo 250 folios para fácil
manejo a la hora de
realizar las consultas.
Organización física de los
Archivos de Gestión.
FOLIACION
FOLIACIÓN DE HOJAS HORIZONTALES
Numerar los folios en la parte superior derecha en el mismo sentido del
documento, modo lectura como se muestra en la imagen. (Cuando los
documentos estén de forma horizontal se archivan en el expediente de forma
vertical.

 No
No foliar
foliar pastas,
pastas, carátulas,
carátulas, ni
ni la
la
hoja
hoja de
de control.
control.

•• Los
Los planos,
planos, mapas,
mapas, dibujos
dibujos yy
otros
otros documentos
documentos de de tipo
tipo
similar,
similar, tendrán
tendrán el
el número
número dede
folio
folio consecutivo
consecutivo que
que le
le
corresponda,
corresponda, incluso
incluso cuando
cuando
estén
estén plegados.
plegados. En
En la
la hoja
hoja de
de
control,
control, se
se deberá
deberá dejar
dejar
constancia
constancia de
de las
las características
características
del
del folio
folio plegado.
plegado.
FOLIACIÓN
 Los planos deben ser foliados en la parte superior derecha de los
dobles.
 No se debe “foliar” material en soportes físicos diferentes al papel
(CD, memorias USB, Discos Duros, etc.) pero se deberá dejar
constancia de su existencia y de la unidad documental a la que
pertenecen en la hoja de control de la carpeta.
FOLIACIÓN
Si los planos se van a guardar en la
planoteca se debe llenar el formato de
testigo documental y se folía en el lugar
donde va el plano

Los
Los CD,
CD, Fotografías,
Fotografías, USB,
USB, Micro
Micro CD,
CD, se
se
deben
deben conservar
conservar dentro
dentro de
de un
un sobre
sobre yy
pegarlo
pegarlo en
en el
el testigo
testigo documental
documental (como
(como sese
muestra
muestra la
la imagen).
imagen).
FORMATO TESTIGO DOCUMENTAL
FORMATO TESTIGO DOCUMENTAL
NO SE DEBEN INCLUIR TODOS LOS
DISPOSITIVOS DE ESTE TIPO AL PRINCIPIO
O AL FINAL DE LA CARPETA. Y NO SE
DEBEN FOLIAR. SE FOLEA EL FORMATO
TESTIGO DOCUMENTAL Y SE DEBE
RELACIONAR EN LA HOJA DE CONTROL
DOCUMENTAL
HOJA CONTROL DE DOCUMENTOS

Con
Con elel propósito
propósito dede llevar
llevar el el índice
índice de
de las
las
carpetas
carpetas yy el
el control
control de
de los
los documentos
documentos que que
conforman
conforman cada
cada unidad
unidad documental,
documental, facilitar
facilitar la
la
consulta
consulta yy recuperación
recuperación de de la
la información,
información, se se
debe
debe diligenciar
diligenciar el
el formato
formato “Hoja
“Hoja dede Control”.
Control”.
Sólo
Sólo deben
deben ir ir dentro
dentro de
de la
la unidad
unidad documental,
documental,
los
los documentos
documentos queque correspondan.
correspondan.
HOJA O LIBRO DE CONTROL DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
Numero y año de emisión del Acto Descripción del Acto Administrativo Dependencia que produce el Acto
Administrativo Administrativo
Ejemplo Resolución 005 de enero de Por medio de la cual de adopta e Secretaria de Gobierno, Seguridad y
2021 implementa el plan de capacitaciones convivencia ciudadana – Talento
para el año 2021 Humano
 Organización física de los
Archivos de Gestión.
Marcación de carpetas
Identifique las carpetas con el rotulo establecido.
MARCACIÓN DE CARPETAS
 Organización física de los
Archivos de Gestión.
Coloque las carpetas dentro de la caja de forma alfabética y de izquierda
a derecha. Y rotule la caja con el rotulo establecido.
UBICACIÓN DE LAS CARPETAS AL INTERIOR DE LA CAJA

Las
Las carpetas
carpetas queque se
se ubican
ubican al al
interior
interior de
de las
las cajas
cajas deben
deben estar
estar
ubicadas
ubicadas dede igual
igual manera
manera de de
izquierda
izquierda aa derecha
derecha eses decir
decir lala
carpeta
carpeta N°
N° 11 debe
debe ser
ser la
la que
que se
se
visualiza
visualiza primero
primero alal abrir
abrir la
la caja
caja yy
N°5
N°5 la
la última,
última, en en cada
cada caja
caja debe
debe
ir
ir máximo
máximo 66 carpetas
carpetas de
de 200
200
Folios,
Folios, si
si la
la carpeta
carpeta eses de
de 250
250
folios
folios máximo
máximo 55 carpetas
carpetas por
por caja
caja
para
para que
que se
se puedan
puedan mover
mover las las
unidades
unidades documentales
documentales al al interior
interior
de
de la
la caja.
caja.
UBICACIÓN DE LAS CAJAS EN LOS ESTANTES

Las
Las cajas
cajas en
en los
los estantes
estantes se
se ubican
ubican de
de
izquierda
izquierda aa derecha
derecha iniciando
iniciando dede arriba
arriba
hacia
hacia abajo
abajo
La
La estantería
estantería fija
fija se
se describe
describe por
por número
número de
de
estante
estante yy entrepaño,
entrepaño, las
las cajas
cajas se
se deben
deben
organizadas
organizadas por
por orden
orden alfabético,
alfabético, según
según la
la
serie
serie de
de la
la Tabla
Tabla dede Retención
Retención Documental.
Documental.

Las
Las divisiones
divisiones de
de los
los estantes
estantes les
les denomina
denomina
bandejas
bandejas oo entrepaño,
entrepaño, se se deben
deben tener
tener
identificados
identificados para
para facilitar
facilitar la
la búsqueda
búsqueda de
de
los
los documentos
documentos
INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTION
ARCHIVADOR VERTICAL
La organización dentro del archivador se
debe realizar de adelante así atrás, por
orden alfabético de acuerdo a las
SERIES de las dependencias
e identificarlo.
ARCHIVADORES RODANTES U HORIZONTALES

Identificar el archivador ej.

Dependencia planeación archivador # 1
Estante # 1 entrepaño # 1 (contiene actas,
correspondencia, informes, planes,
resoluciones año 2019.
EJEMPLO
Archivador 01
Dependencia planeación
Estante 02

Entrepaño 01

Contiene cajas1 a 5 archivo 2019, (actas de…, certificaciones de, contratos de, informes de, planes
de.. Programas de … )

Entrepaño 02

Contiene cajas1 a 5 archivo 2020, (actas de…, certificaciones de, contratos de informes de, planes
de.. Programas de …proyectos de.. )
ARCHIVOS DIGITALES Para la organización del expediente
electrónico se pueden manejar carpetas,
éstas se asimilan a las Series y Subseries
documentales.

Recuerden que los archivos digitales son

susceptibles a perdida por lo tanto es
necesario hacer copias de seguridad con
regularidad de la información en USB,
Tera, o utilizar la drive de los correos
electrónicos esto nos facilita la
conservación de la información
ARCHIVOS DIGITALES

Dentro de cada serie se incluyen las subseries, por ejemplo en la serie

C09 CONTRATACIÓN se encuentran las siguientes subseries:
Transferencias Documentales .
PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

Las 5 S
PROGRAMA ORDEN Y ASEO

1S. CLASIFICAR : Significa separar las cosas

necesarias y las que no lo son, manteniéndolas en
el lugar adecuado. Separar los objetos y
documentos por clases, tipos, tamaños, categoría o
frecuencia de uso, en conclusión, mantener solo lo
necesario.
PROGRAMA ORDEN Y ASEO
 2S. ORDENAR: Consiste en organizar los elementos
clasificados como necesarios, de modo que se puedan
encontrar con facilidad. Un lugar para cada cosa y cada cosa
en su lugar. En las oficinas “ordenar” tiene como propósito
facilitar los archivos y la búsqueda de documentos, mejorar
el control visual de las carpetas y la eliminación de la
pérdida de tiempo de acceso a la información
PROGRAMA ORDEN Y ASEO
 3S. LIMPIAR
Consiste en combatir las fuentes de suciedad de forma tal que
desaparezcan las causas que producen el deterioro o el mal
hábitat de trabajo. Limpiar significa que se deben hallar en
óptimas condiciones de uso: equipos, materiales,
herramientas, documentos, mesas de trabajo, estanterías,
archivadores, suelos, paredes, áreas peatonales, ventanas, etc.
PROGRAMA ORDEN Y ASEO

 4S ESTANDARIZAR: Esta etapa permite mantener los logros

alcanzados. Unificar y cumplir con las tareas de orden y aseo.
 Siendo la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando
estándares a la práctica de las tres primeras.
 4S esta fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para
conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.
PROGRAMA ORDEN Y ASEO
 5S DISCIPLINA: La disciplina permite convertir en hábito el
cumplimiento de los estándares de orden y limpieza en el lugar de trabajo.
 Establecer una cultura de respeto por los estándares establecidos, y por los
logros alcanzados en materia de organización, orden y limpieza
 Promover el hábito del autocontrol acerca de los principios restantes de la
metodología
 Promover la filosofía de que todo puede hacerse mejor
 Aprender haciendo
 Enseñar con el ejemplo
PROGRAMA ORDEN Y ASEO
 Beneficios de las 5S
 La presentación y estética de las oficinas se mejora
 Lugares de trabajo más seguros y productivos
 Mejoramiento de las condiciones y medio ambiente de trabajo
 Liberación de espacio útil
 Reducción del tiempo de acceso a materiales, documentos,
herramientas y otros elementos de trabajo.
 Se eliminan perdidas de productos o elementos que se deterioran por
permanecer un largo tiempo expuestos en un ambiente no adecuado
para ellos.
 PROGRAMA ORDEN Y ASEO
 Beneficios de las 5S
 El aseo y la limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad.
 Se reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes, eliminando condiciones inseguras.
 Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.
 Conservación de los documentos y preservación de la memoria institucional “Gestión
Documental”.
 Se crea el hábito de conservar impecable el sitio de trabajo de forma permanente.
 Se prepara al personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto de
trabajo.
 Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la entidad.
 Se contribuye con la seguridad de la información física y digital.
El compromiso
es de todos!
Gracias
.