Clase 3 Archivo

CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
La empresa, tiene una multitud de documentos, tanto los que se generan como los
que se reciben: informes, cartas, memorándum, documentos oficiales, documentos
mercantiles, etc.
El volumen de toda esta documentación va creciendo de forma proporcional al

crecimiento de la empresa y a su grado de interrelación con su entorno exterior, por
ese motivo, es preciso realizar una correcta gestión y archivado de toda la
documentación cuando la empresa no precise servicios externos que le cubran este
tipo de servicios.
La profesional del secretariado deberá conocer los distintos sistemas empleados,
tales como los métodos estándar de clasificación así como los medios técnicos y
materiales que le permitan el archivado de toda la documentación que se genere en
la empresa. No obstante, cada Organización podrá disponer de normas o sistemas
específicos.
El archivo es muy importante en una empresa por pequeña que esta sea, una
consulta médica, una PYME, una oficina pública, etc.- Es la “historia de vida” de la
empresa.
Sin archivo no hay señal qué acontecimientos ocurren en la empresa.
El archivo además aporta valor numérico, es un indicador para la empresa, por

ejemplo cuantas personas trabajan, cuanto se ha facturado ósea cuanto se ha
vendido, cuantos productos tiene, cuanto y que se ha pagado, etc.
ARCHIVAR
Es el proceso de organizar, clasificar y guardar los documentos en forma

ordenada de manera que se puedan encontrar fácil y cómodamente cuando
se necesiten.
El énfasis se pone en la acción de “encontrarlo”. La información se retiene para

posible uso futuro. El colocarlos bajo cuidado es IMPORTANTE. Poder
encontrarlos en VITAL!!!!
EL ARCHIVO
Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo un criterio
lógico que permita su gestión de una forma eficaz.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Existen documentos que la ley exige conservar durante 10 años, este es el caso de: facturas,
escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su
conservación sí que pueden conservar por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.
La conservación de determinados documentos puede establecerse en un tiempo determinado,

pasado el cual, podrán destruirse los mismos, aunque previamente a ello, se suele digitalizar y
guardarlos en soportes informáticos. Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la
escritura de constitución de la empresa.
DÓNDE, CUÁNDO Y CÓMO
Funciones Principales de un Archivo:
1. Asegurar la perfecta conservación de los documentos mediante el empleo de

Material y Mobiliario de Archivo adecuado. DÓNDE
2. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan por la Unidad o

Empresa mediante el control de la correspondencia recibida y despachada.
CUÁNDO
3. Asegurar la máxima rapidez en la búsqueda y entrega de documentos solicitados,

mediante una clasificación adecuada de los mismos cualquiera sea el medio en
que se encuentre el archivo (papel o electrónico). CÓMO
1.- DÓNDE: La Conservación de los documentos
Esto significa que debe ser un lugar seguro, evitando que sea
destruida, dañada o sustraída.
En el momento que tenga que elegir donde guardar los

documentos, se debe tener en cuenta los niveles de seguridad
apropiados para los distintos documentos.
Cuando hablamos de mobiliario debemos referirnos a mobiliario

que tenga llaves para documentos que deban protegerse en forma
extrema.
MATERIAL Y MOBILIARIO DE ARCHIVO
1.- Archivadores de Palanca debidamente marcados para indicar su contenido, el que
deberá estar detallado en su interior. Existen de Lomo ancho, angosto, tamaño carta y
tamaño oficio, también existen de tamaño semi-oficio (que generalmente lo ocupan para
archivar letras de cambio, depósitos, cheques, patentes, etc.).-
2.- Carpetas Colgantes: las cuales llevan una “pestaña plástica” (visores) que indica lo que
contiene en su interior. Estas últimas se colocan en estantes pequeños que se llaman
kardex
3.- Carpetas convencionales: Hay variados modelos: Con acoclip, con elástico o
simplemente plastificadas.
4.- Fundas Plásticas: Tamaño Carta y Oficio
5.- Tarjeteros:
6.- Carpeta computacional
7.- Cajas Archivadoras
IMPORTANTE: LOS ARCHIVOS SE MANTIENEN HASTA POR 10 AÑOS

LUEGO DEBEN DESTRUIRSE
Se pueden escanear y guardar en archivos magnéticos.

Mobiliario de Archivo

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El volumen de toda esta documentación va creciendo de forma proporcional al

El archivo además aporta valor numérico, es un indicador para la empresa, por

Es el proceso de organizar, clasificar y guardar los documentos en forma

El énfasis se pone en la acción de “encontrarlo”. La información se retiene para

Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo un criterio

lógico que permita su gestión de una forma eficaz.

La conservación de determinados documentos puede establecerse en un tiempo determinado,

Funciones Principales de un Archivo:

1. Asegurar la perfecta conservación de los documentos mediante el empleo de

2. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan por la Unidad o

3. Asegurar la máxima rapidez en la búsqueda y entrega de documentos solicitados,

En el momento que tenga que elegir donde guardar los

Cuando hablamos de mobiliario debemos referirnos a mobiliario

IMPORTANTE: LOS ARCHIVOS SE MANTIENEN HASTA POR 10 AÑOS

Se pueden escanear y guardar en archivos magnéticos.

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