TALLER DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

Objetivos del Taller

 Brindar a los participantes los conceptos involucrados en el

Análisis y Descripción de Puestos de la metodología HAY

 Transmitir la importancia e impacto del proceso de descripción

de Puestos en los procesos de Recursos Humanos

 Asegurar que los participantes al final del taller puedan

redactar descripciones de cargo de acuerdo a los principios y
conceptos de la metodología HAY recogidos en este material.
 Estructura del Taller

1. Conceptos Generales

2. Estructura de DP

3. La entrevista

4. Exposición de Ejercicio Final

1.- Conceptos Generales
 ¿Qué es un puesto?
 Es la unidad básica de la estructura organizacional que ayuda a la
organización a alcanzar un propósito
 Posee 3 elementos:

COMPETENCIAS PROCESOS RESULTADOS

Conocimientos En los que Resultados

Habilidades y participa o en Esperados
Destrezas los que impacta
Requeridas
 ¿Qué es el Análisis de Puesto?
 Es observar, identificar y examinar toda la información
disponible sobre el CONTENIDO, SITUACIÓN E INCIDENCIA
REAL de un cargo dentro de la Organización

OBSERVAR IDENTIFICAR EXAMINAR Puesto de Trabajo

 ¿Qué es la Descripción de Puesto?
 Es el resultado del Análisis de Puesto
 Es Documentar, registrar y especificar en forma
sistemática y concisa la información del Puesto

DOCUMENTAR REGISTRAR ESPECIFICAR Documento

 Características de la Descripción de Puesto

Debemos de tener en cuenta:

 Es un análisis del contenido del puesto, no una lista de
tareas
 Analizar el puesto, no a la persona que lo ocupa
 Mantener objetividad, no emitir juicios de valor
 Describir las funciones del puesto tal como es el
momento, no el puesto ideal o como “debería ser”
 Enfocarse en el contenido y los resultados, No en las
tareas
Usos de la Descripción de Puestos

Análisis de la Organización

Reclutamiento y Selección

Entrenamiento

Evaluación de Desempeño

Planificación de Carrera

Evaluación de Puestos

Incorporación de Personal
 Fundamento Organizacional de DP
Área
Misión Acciones
Funcional
Dónde actúa el Puesto Cómo actúa el Puesto

• Estratégica
• Táctica Guías de
• Operativa Acción
Pautas y marco de
referencia
Qué logran

Descripción de
Resultados
Puestos
Materiales
Intelectuales
 Fin de la parte conceptual

PREGUNTAS
2.- Estructura de la DP
 Elementos de la DP
I. Identificación del Puesto
II. Propósito General
III. Funciones y Resultados
IV. Dimensiones
V. Autoridad
VI. Reporte
VII. Aspectos relevantes del entorno
VIII. Otros Roles
IX. Perfil del Puesto
 Elementos de la DP
I.- Identificación:
Datos Generales

II.- Propósito General

Razón de ser del
Puesto de Trabajo
III.- Funciones y
Resultados
Lista de Funciones
principales del puesto de
Trabajo
 Elementos de la DP
3. DIMENSIONES (Expres adas en te rminos anuale s )

IV.- Dimensiones Principale s Magnitude s

( Costos de Producción, valor agregado, compras, inversiones, etc.)

Pre supue sto Ope rativo $

Re curs os As ignados

Cuantitativas y Monto de los pre supue stos que

$
Ca ntida d tota l de pers ona l
que le re porta:

No Cuantitativas
consolidad /
Valor de las polizas de
$
s e guro administradas

4. AUTORIDAD

V.- Autoridad:
Libertad para actuar

VI.- Reporte: 5. REPORTE

Cargo a quien reporta Cargos que le reportan
Lineal y Funcional Line alme nte:
Funcionalmente :

VII.- Aspectos relevantes: 6. AS PECTOS RELEVANTES DEL ENTORNO

Contexto de Trabajo
 Elementos de la DP
7. OTROS ROLES

VIII.- Otros Roles:

Representación de la
Empresa
IX.- Perfil: 8. PERFIL
EDUCACION FORMAL Y EXPERIENCIA REQUERIDA

Educación, experiencia,
Competencias requeridas
Para el puesto CAPACITACION REQUERIDA (COMPETENCIA TECNICA O DE CONOCIMIENTO)
NIVEL: 1.- Apre ndiz. 2.- En De s a rrollo. 3.- P rome dio. 4.- Bue no. 5.- Expe rto
Nombre de la Compe te ncia Nive l Nombre de la Compe te ncia Nive l

COMPETENCIAS PERS ONALES O CONDUCTUALES

NIVEL: 1.- Apre ndiz. 2.- En De s a rrollo. 3.- P rome dio. 4.- Bue no. 5.- Expe rto
Nombre de la Compe te ncia Nive l Nombre de la Compe te ncia Nive l
 I.- Identificación del Puesto

Debe consignar con precisión:

• Nombre del puesto de trabajo
• Gerencia, área y sección donde se ubica
• Unidad Operativa o Sede
• Ocupante del Puesto u ocupantes (si son más
de uno simplemente se pondrá varios)
 II.- Propósito General del Puesto

 Expresa la misión del puesto de trabajo dentro de

la empresa
 Expresa la contribución del puesto a la
consecución de los objetivos de la empresa
 Indica la razón de ser del puesto en la
Organización, responde a las preguntas. ¿Para qué
esta el puesto en la Organización?, ¿Qué
resultados se esperan de él?
 II.- Propósito General del Puesto

Guía de acción

Acción Función Resultado

¿Qué? ¿Dónde? ¿Para qué?

 II.- Propósito General del Puesto

 Acción - ¿Qué?

Orientada al logro de la Planificar.

Estrategia Misión de la Organización. Dirigir
Brindar lineamientos

Traduce los lineamientos Dirigir

Táctica estratégicos en acciones Programar
concretas. Evaluar
Operacionalizar

Acciones concretas de Supervisar

Operativa ejecución. Ejecutar
Hacer las cosas
 II.- Propósito General del Puesto

 Función - ¿Dónde?
Afecta directamente la
Básica Misión de la Organización

Derivada Afecta la Misión de una

función básica

Auxiliar Afecta la Misión de una

función derivada.
 II.- Propósito General del Puesto
 Resultado - ¿Para qué?
 Producto obtenido por el puesto como resultante de una acción
llevada a cabo en una determinada función o proceso
 El resultado debe ser:
• Permanente
• Positivo
• Dinámico

EJEMPLO
Incorrecto: Evitar daños físicos a los empleados en la
Organización
Correcto: Garantizar la seguridad física de los empleados en la
Organización
Un Ejemplo de Propósito General del Puesto:

ACCIÓN: Planificar, dirigir y optimizar

FUNCIÓN: la gestión de los procesos de Recursos Humanos en la sede a su

cargo,

RESULTADO: con el fin de asegurar el cumplimiento de los planes,

objetivos y políticas de la empresa,

GUIA DE ACCIÓN: de acuerdo a los lineamientos de la Gerencia General de la

mina y de la Gerencia Regional de Capital Humano.

… a que puesto de la empresa, cree usted, hace

referencia este ejemplo?
Recomendaciones sobre Redacción

Verbos de Verbos de
acción Resultado

Planificar
Coordinar
Controlar Lograr
Supervisar Asegurar
Evaluar Garantizar
Analizar Contribuir
Ejecutar Mantener
Vender
Comprar
 III.- Funciones y Resultados

 Relación de las Principales funciones del Puesto de Trabajo

 Debe de incluir una función de Medio Ambiente y de Seguridad

ACCION Y FUNCION: ¿ Qué hace ?

RESULTADO: ¿ Para qué lo hace ?

Ejemplo
¿Qué hace?: Liderar el cumplimiento de los compromisos públicos y
gubernamentales en materia de Seguridad y Salud
¿Para qué lo hace? Cumplimiento de los compromisos legales y otros
requisitos asumidos por la región
EJERCICIO 1
 Analice los siguientes ejemplos y emita una opinión si han sido bien o mal redactados.
¿Cómo los redactaría Usted?. Identifique y analice la acción, la función y el resultado

 Coordinar y controlar el desarrollo e implementación de sistemas y equipos

informáticos para contribuir al logro de los objetivos de la Organización
 Dirigir los recursos, actividades y funciones para asegurar el cumplimiento
de los resultados presupuestados
 Definir y mantener los niveles de inventario de materias primas para
asegurar el cumplimiento de los mismos
 Coordinar la obtención y control de los recursos financieros de la empresa
para evitar la falta del capital necesario para el desarrollo de las actividades
de la Organización
 Analice los siguientes ejemplos y emita una opinión si han sido bien o mal redactados.
¿Cómo los redactaría Usted?. Identifique y analice la acción, la función y el resultado

 Corregir los errores detectados en los datos de entrada, para asegurar la

calidad de la información que procesan los sistemas computarizados de la
empresa
 Dirigir las actividades productivas de la empresa, para asegurar el
cumplimiento en cantidad, calidad, costo y tiempo, de los programas de
fabricación a corto, mediano y largo plazo
 Controlar la calidad en las áreas de recepción de materiales, máquinas,
habilitaciones y líneas de ensamblaje, para garantizar la calidad del
producto final y contribuir así a la buena imagen de la empresa con los
clientes
EJERCICIO 2
 Sintetice en una oración el
Propósito general de su puesto de trabajo
Tomando en cuenta:
Acción – Función – Resultado
(Formato 01)

Tiempo: 10´
Redacte usted los principales resultados de
su puesto de trabajo
Tomando en cuenta:
Acción – Función – Resultado
(Formato 01)

Tiempo: 30´
 BREAK
15 MINUTOS
 IV.- Dimensiones
 Magnitud cuantificable ó cifras relevantes que permiten
formarse una idea y sentido sobre el impacto que ejerce
el Puesto en la Organización
 Cifras relevantes que permitan conocer el alcance,
impacto o efecto evidente de su puesto sobre una
dimensión financiera
 Monto expresado en dólares anualizados.
 Permite comparar puestos similares
 Se define las principales magnitudes financieras y
recursos asignados
 IV.- Dimensiones
 Presupuesto Operativo asignado
 Número de personas que le reportan directamente
 Presupuesto de Proyectos
 Valor promedio de cuentas por pagar
 Presupuesto, Planilla, Volumen de producción
 Valor de Compras
 Costo de equipos bajo su supervisión directa
 IV.- Dimensiones

Ejemplos

 Presupuesto Operativo (2006): US$ 50 M

 Personas que reportan: 08 Trabajadores
 Costo anual de Planilla: US$ 200 000
 Valor de Compras: Hasta US$ 1000
 V.- Autoridad

 Naturaleza y fuente de controles que gobiernan la libertad

para actuar. Cada puesto posee limitaciones para actuar de
alguna manera
 Son las decisiones y/o recomendaciones que puede realizar el
puesto
 Es la autonomía para la ejecución de acciones
 Es la autoridad para la toma de decisiones
 V.- Autoridad

Ejemplos

 Libertad en la toma de decisiones sobre el planeamiento y adquisición

de recursos necesarios para la ejecución del proyecto de construcción,
respetando el presupuesto asignado a su responsabilidad

 Toma decisiones junto con la Gerencia General de aspectos relevantes

al impacto ambiental y la ejecución del los programas ambientales que
se desarrollará
 VI.- Reporte

 Consideran los puestos a quien reporta lineal o

jerárquicamente al puesto
 Sólo se incluyen los puestos de dependencia directa que
pertenecen a la Organización
 Consideran también los puestos que le reportan
indirectamente cuando sea necesario indicarlo
 VI.- Reporte
Ejemplo – Procesos (CI Coach)
Reporta linealmente al Superintendente de Procesos.
Reporta funcionalmente al Gerente de Desarrollo
Organizacional y CI Región Sudamérica

Reporte Funcional
Reporte Lineal
Gerente Desarrollo
Superintendente Organizacional y CI

CI Coach
EJERCICIO 3
Redacte usted las Dimensiones, Autoridad y
Reporte de su puesto de trabajo
(Formato 01)

Tiempo: 20´
 VII.-Aspectos relevantes del entorno

 Sección narrativa que complementa la información del

contenido del puesto
 Elementos sugeridos a ser incluidos:
• Flujo de Trabajo
• Destino final del trabajo
• Actividades
• Problemas – obstáculos (internos y externos)
• Desafíos
• Relaciones del Puesto
• Competidores, Mercado, Proveedores, Clientes
 VII.-Aspectos relevantes del entorno
Ejemplos
 Logística: Precios de mercado altos / Proveedores
escasos / oferta limitada de productores locales
 Entorno: Sensibilidad en la relación con las
comunidades / Demandas sociales / Difícil situación
económica en las comunidades aledañas
 Recursos Humanos: personal local sin calificación
necesaria
 VIII.- Otros Roles
 Comités
 Equipos de Trabajo
 Representación de la Empresa frente a
instituciones públicas y privadas
 VIII.- Otros Roles

Ejemplos
 Participación en las cámaras de comercio / industriales /
asociaciones
 Representante de la empresa frente al Ministerio de Trabajo
 Representa a la empresa en eventos medio-ambientales
 Participación activa en todos los eventos de bienestar social
que realiza la empresa
 IX.- Perfil del puesto

 Educación requerida y experiencia

 Capacitación requerida. (Competencia técnica o de
conocimientos)
 Competencias conductuales y personales.
 Relaciones de Trabajo

NECESARIAS PARA OCUPAR EL PUESTO DE TRABAJO

 IX.- Perfil del puesto
 Ejemplos
 Dominio del inglés hablado y escrito
 Administración de Proyectos de Tecnología Informática
 Administración de redes
 Habilidad para planificar y programar actividades
 Facilidad para trabajar en equipo
 Iniciativa, liderazgo y creatividad
 Capacidad para trabajar bajo presión
 Personalidad Proactiva
 Orientación a resultados
ALMUERZO
EJERCICIO 4
Redacte usted los aspectos relevantes
del entorno de su puesto de trabajo
(Formato 01)

Tiempo: 20´
 Resumen de los conceptos del día
 ¿Preguntas?
EJERCICIO 5
 Revisión de DP

1. Revisar los ejemplos de descripciones de puesto entregadas

2. Corregir todos los errores que se crea que existe

3. Comentar y exponer la nueva descripción de puesto hecha

FIN DEL 1er DÍA
3.- La Entrevista
 3.- La Entrevista

I. Preparación
II. Desarrollo
III. Toma de Notas
IV. Resumen
 I.- Preparación
 Definición de fecha, hora y lugar
 Recomendable hacer la entrevista de trabajo en el mismo lugar de
trabajo
 Preparar el lugar libre de interrupciones y anticipar al entrevistado la
duración aproximada de la entrevista y cual será el principal objetivo de
la entrevista
 Llevar material para anotaciones y un esquema de guía de cómo se
llevará a cabo de la entrevista
 De ser posible, indagar u obtener información de las principales
funciones del puesto de trabajo con anterioridad
 II.- Desarrollo

 En la etapa inicial rompa el hielo explicándole la estructura

de la entrevista y los objetivos que esperamos alcanzar
 Es probable que el entrevistado tenga dudas y relacione
esta entrevista con la EDP, Compensaciones, etc. es
importante que sepa con claridad el objetivo
 Haga que el entrevistado se encuentre a gusto, proyecte
seguridad y confianza en la entrevista que desarrolla
 II.- Desarrollo

 Al comienzo de la entrevista trate de realizar preguntas directas, las

cuales permita al entrevistado entrar en confianza y responder
inmediatamente
• ¿ Cuantas personas dependen directamente de usted?
• ¿ En qué comités participa Usted?

 Otras preguntas que obliguen al entrevistado a meditar un poco

antes de responder, debemos darle el tiempo necesario para
contestar, si prefiere, ir pensando su respuesta en voz alta para
poder ayudarlo
• ¿ Cuál es el propósito de su trabajo?
 Escuche con atención y tome nota de aquella información que
servirán para la redacción del documento final
 II.- Desarrollo

TECNICAS UTILIZADAS EN LA ENTREVISTA

Existen 3 técnicas utilizadas en el proceso de

entrevista demuestran que estamos escuchando
y nos da oportunidad para profundizar los
temas para una efectiva entrevista de
Descripción de Puestos:

1. Neutra
2. Parafraseo
3. Interpretativa
 II.- Desarrollo

1. NEUTRA:
Cuando usted comprenda lo que el entrevistado dice, pero desea
oír algo más sobre el mismo tema, puede reaccionar en forma
visible y audible pero totalmente neutra, diciendo por ejemplo
“ajá” o simplemente “si”

Esto permite además de dirigirlo e incluso regular la velocidad de

la conversación, sin necesidad de interrumpir la marcha del
pensamiento del entrevistado
 II.- Desarrollo
2. PARAFRASEO:
Cuando requiera que el entrevistado amplíe un poco más sus
comentarios, puede parafrasear o repetir la última frase o
comentario del entrevistado, esto abre canales de
comunicación y hace sentir al empleado que lo estamos
escuchando
• Entrevistado: Una de las características más importantes de nuestra
operación se relaciona con al Plan de Minado
• Entrevistador: ¿Con el Plan de Minado?

Aunque no se añadió nada nuevo, lo más probable es que el

entrevistado amplíe el tema con nuevos comentarios y con
más detalle
 II.- Desarrollo

3. INTERPRETATIVA:
Podemos también ayudar al entrevistado interpretando lo
que él en su momento esta explicando, en realidad se añade
una interpretación tentativa de lo que ha dicho, con el
objeto de impulsarlo a que nos explique un poco más
• Entrevistado: Una de las características más importantes de nuestra
operación se relaciona con al Plan de Minado
• Entrevistador: ¿Esto significa que deben de contar con un plan de Minado?
¿Quién elabora este Plan? ¿Usted lo aprueba? ¿Es un Plan anual?...

Debemos de tener cuidado con este tipo de técnica, pues

podemos dar la sensación al entrevistado que queremos dar por
terminado el tema llegando a cierta conclusión, cuando en
realidad queremos ampliarlo
 III.- Toma de Notas
Recuerde que mientras el entrevistado habla, usted debe
simultáneamente :

1. Escucharlo,
2. Tomar notas más importantes, y
3. Pensar en su próxima pregunta.

Es importante que tome notas para no verse en la vergonzosa

necesidad de repetir nuevamente la entrevista y no confíe
plenamente en su memoria o capacidad de retención
 III.- Toma de Notas
Si el entrevistado habla muy deprisa, no tema pedirle que repita lo que ha
dicho pues si es importante debe incluirlo en la DP
Maneje usted el rumbo de la entrevista, si observa que el entrevistado se
sumerge en aspectos periféricos, oriente educadamente el rumbo de la
entrevista al objetivo buscado
Usted tendrá que actuar de manera paciente y establecer un clima de
apertura y confianza que haga sentir cómodo al entrevistado. Debe
adecuarse al carácter del entrevistado (reacio a hablar, tímido, corto, etc.) y
desarrollar la entrevista de la mejor manera para obtener la mayor
información posible
 IV.- Resumen
 Planifique antes de la reunión con el entrevistado la estructura de la
entrevista que se va a llevar a cabo e involúcrese e infórmese, de ser
posible, sobre las principales funciones del cargo
 Inicie la entrevista explicando el propósito de la misma, duración y
creando un clima de apertura y confianza
 Comience con las preguntas directas y sencillas que generen confianza
al empleado, posteriormente puede hacer las preguntas abiertas que
generan mayor información
 Preguntar creativa y profundamente sobre las actividades reales del
titular al desempeñar su trabajo utilice las técnicas que hemos
descrito anteriormente para obtener la máxima información
 IV.- Resumen
 Tome notas claras y bien organizadas, para poder integrarlas después en una
buena descripción de puestos

 Distinguir la información realmente importante y recogerla sin prejuzgarla ni

evaluarla

 Al terminar la entrevista, despídase y deje abiertos los canales de

comunicación, para una retroalimentación posterior a la redacción del
documento
 BREAK
15 MINUTOS
EJERCICIO 6
 JUEGO DE ROLES

1. Formarse en grupo y elegir quién va a ser el entrevistado y quién el

entrevistador
2. El entrevistado debe de realizar la entrevista siguiendo la estructura
de entrevista vista en el taller y el cuestionario
4. Realizar la descripción de puestos de las dos personas en el
grupo.
5. Comentar las descripciones
FIN DEL TALLER
¿PREGUNTAS?