Que es un Evento

El término evento proviene del latín eventus y, de acuerdo al diccionario de la Real

Academia Española (RAE), tiene tres grandes usos. En varios países latinoamericanos, un
evento es un suceso de importancia que se encuentra programado.

El segundo uso es que un evento que hace referencia a algo imprevisto o que puede acaecer
aunque no exista seguridad al respecto. Una eventualidad es algo que escapa los límites de lo
planificado; un evento como los mencionados anteriormente, en cambio, debe ser
programado con antelación.

El tercer uso del término engloba ambos significados: un evento es un acaecimiento, una
cosa que sucede. Desde esta perspectiva, el evento puede ser planificado (“Tiene que estar
todo listo para el evento de mañana”) o aparecer de manera imprevista (“Me surgió un
evento y no pude asistir a la reunión”).
 Clasificación de
Eventos
Según el público, pueden ser:

Cerrados: son aquellos organizados para un número

específico de asistentes en los que cada uno tiene una
invitación, anteriormente enviada por la empresa u
organización, y la cual se ha de presentar a la entrada del
acto.

Abiertos: son aquellos que se realizan para todos los

públicos sin necesidad de una invitación o entrada, suelen
estar organizados en espacios más amplios y con unos fines
más comerciales.
Según el tipo de actividades en:

Culturales: actividades de formación, difusión,

artísticas, lúdicas, recreativas.

Socioeducativas: fiestas, reunión de organizaciones,

acciones de movilización, de bien social, de información
a la sociedad civil.

Deportivas: eventos deportivos y de esparcimiento, al

aire libre, de naturaleza y medio ambiente.

Empresariales y corporativos: reuniones, charlas,

presentaciones de productos, seminarios, conferencias,
encuentros, congresos y ferias.
Social: que se orientan hacía el ámbito privado, familiar o de
relaciones humanas, sin pretender otro rédito que los afectivos o que
inducen al mejoramiento de los vínculos humanos.

Tecnológicos y Científicos: son actividades claves para el proceso

de difusión de conocimiento, para la presentación de nuevos hallazgos
y para el desarrollo de la ciencia y tecnología en una comunidad.

Político: es un acontecimiento programado por entes públicos o

gestores del estado que están regidos por las normativas de los
mismos, con el fin de crear ámbitos relacionales de justicia y orden.

Recreativo: actividades que tienen modificaciones y adaptaciones

que son llevadas a cabo por la población participantes.
Según el ámbito geográfico del evento:

Internacional: cuando al menos el 40% de los asistentes son de, cómo

mínimo, tres países diferentes. En el caso de que el 90% sean extranjeros,
podrán proceder de menos de tres países (Según Spain Convention
Bureau e ICCA).

Nacional: Al menos el 40% de los asistentes proceden de tres

comunidades autónomas diferentes.

Regional: No tiene el nivel mínimo de inscritos de otras comunidades

autónomas para ser considerado nacional.

Local: Se realizan con asistentes de la comunidad donde se desarrolla el

evento.
 Tipos de Eventos
 Congresos: Del latín “congregare”, juntar, reunir. Es una reunión científica e institucional de colegas
miembros de una institución, asociación, organismo o ente, con características reglamentadas y trabajo
sistematizado que se reúnen por lo general cada dos años.
 Convenciones: Del latín “convenire”, venir varias personas a un mismo lugar. Reunión formal y
genérica de elementos políticos o corporativos. Su objeto es proveer de información o puntos de vista de
la corporación, empresa o partido. Se delibera y luego se obtiene consenso.
 Jornadas: Del provenzal “jorn”, día. Reunión similar a los congresos, pero con duración de un día. Por
consiguiente es una reunión científica e institucional de colegas miembros de un organismo o asociación
con características reglamentadas y trabajo sistematizado.
 Seminarios: Del latín “seminarius”, relativo a la semilla y a la siembra. Reunión de estudio y trabajo de
grupo reducido. Es un grupo de aprendizaje activo, con relación directa especialista-alumno. Su
modalidad es netamente intensiva. Es el trabajo de un grupo reducido que investiga o estudia
exhaustivamente un tema o unos pocos temas determinados, en sesiones o reuniones planificadas.
Simposios: Palabra que proviene del griego y significa “festín”. Reunión de personas capacitadas
en determinado tema con exposición de expertos. Los integrantes exponen individual y
sucesivamente por un lapso no mayor a quince o veinte minutos. Cada expositor habla sobre un
aspecto particular del tema y lo hace en profundidad.
Coloquio: Del latín “colloquium”, conversar. Reunión informal de especialistas. Se discute un
problema sin necesidad de llegar a un acuerdo o conclusión. Conferencia: Del latín “conferre”,
juntar. Un expositor desarrolla un tema en particular.
Ciclo de conferencias: Cuando se pronuncian varias conferencias consecutivas con un período de
tiempo igual entre una y otra y dentro del ámbito de una misma institución organizadora, el
encuentro se llama ciclo de conferencias. Es decir, son conferencias consecutivas sin congruencias
temáticas ni programáticas.
Tele conferencia o video conferencia: son comunicaciones vía satélite o por internet en las que un
expositor puede realizar su conferencia mientras es observado por un auditorio distante a miles de
kilómetros.
Conferencia de prensa: reunión que se realiza para dar a conocer una opinión o una información,
a un grupo de periodistas acreditados. Se puede dar que solo hable la persona que está en el estrado
o bien que los periodistas pregunten y el responsable respondan a éstas.
Panel: del inglés antiguo “panau”, designaba el pergamino donde se
escribía el nombre del tribunal. Varias personas exponen su idea pero
sin hacer uso de la palabra propiamente dicho. Los participantes de la
mesa dialogan y evitan colisiones o superposiciones de exposición a
través de la presencia de un coordinador. La diferencia con el simposio
y la mesa redonda estriba en que los oradores no exponen, no hacen
uso de la palabra, sino que dialogan, conversan, debaten entre ellos el
tema propuesto, todo informalmente pero con coherencia.
Foro: Del latín “forum”, plaza en la que se celebraban en Roma las
reuniones y discusiones políticas y donde el pretor impartía justicia.
Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan
todos los presentes en la reunión.
Mesa redonda: Los expositores mantienen puntos de vista
divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos.
Pueden ser desde tres y hasta no más de seis expositores. Este tipo de
confrontación permite una información objetiva: expositores con
distintos puntos de vista debaten brevemente sobre un tema, luego
habrá preguntas del auditorio. Es necesario un moderador.
Asamblea: Del francés “assemblée”, reunión. Reunión formal y
reglamentaria de una institución. Necesita que se labre un acta. Se
verifica quorum para comenzar la sesión y para tomar la decisión.
Necesita de un temario u orden del día, porque los temas de discusión y
decisión no son libres, sino que deben ser previamente notificados a
todas las personas que van a participar.
Curso: Del latín “cursus”, camino. Seminario extendido en el
tiempo. Reunión de estudio y trabajo de grupo reducido. El
aprendizaje es de forma activa, con relación directa especialista-
alumno.
Taller: Del francés “atélier”. Sala o taller donde se enseña un tema
educacional, un oficio o un trabajo de manera práctica o manual.
Exposición: Reunión de varios expositores para una exhibición
pública de arte, productos, servicios, materiales, etc, sin venta
directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en
un país o región, o en determinada rama o actividad de la industria o
el comercio. Es decir, divulgación sin venta.
Muestra: Exposición que realiza un expositor único, sea artista,
profesional, empresa, organización, etc.
Feria: Exposición en la que se ponen a la venta los productos,
servicios, elementos, etc. que se exhiben. Es decir, divulgación con
venta.
Clínicas: son reuniones en las que un reconocido profesional de
determinado ámbito específico de conocimiento provee a un público
altamente capacitado en esa especialidad la información sobre su
propia experiencia, o técnicas novedosas acerca de esa actividad
profesional, mediante charlas y demostraciones prácticas. Ej: Clínica
de música, de Tenis, de Golf, etc.
Desayuno de trabajo: cita a primera hora de la mañana de un grupo de personas que se
reúne a analizar un tema predeterminado. Su extensión puede alcanzar las dos horas. La
dinámica consiste en intercambiar ideas, dirigidas por un moderador, mientras se disfruta de
un desayuno, es decir, es un trabajo en equipo distendido. Se puede desarrollar en un hotel,
en un restaurante o en la sede de la empresa o institución que lo convoca.
Almuerzo de trabajo: la dinámica es la misma que la reunión anterior, solo que aquí se
reúnen para almorzar y así charlar sobre un o unos pocos temas en particular, de manera
distendida y disfrutando de un almuerzo.
Brunch de trabajo: palabra que deriva de la integración de los términos ingleses breakfast
y lunch. Se utiliza para designar a os eventos que se desarrollan en una hora entre el
desayuno y el almuerzo. Contiene alimentos y bebidas de ambos y es muy común en países
que no acostumbran a almorzar.
Desfiles de moda, de peinados, de accesorios: exhibición de ropa, en donde un grupo de
modelos pasan mostrando la colección
Show rooms: exhibición de algo específico, determinado para ser vendido. A diferencia de
un desfile de moda, aquí no se usan modelos, sino que está expuesto en exhibidores.
Ceremonia de graduación: Acto formal de entrega de Diplomas a los
alumnos que han finalizado sus estudios de Carrera o Especialización.
Entrega de premios: reunión que se realiza para homenajear, mediante la
entrega de un “Premio”, a personas que se han destacado en su profesión,
estudio, trabajo, deporte, etc.
Espectáculos: reunión social festiva en donde hay uno o más números
artísticos. Pueden ser de pequeña magnitud o masivos. Homenajes: evento que
se realiza para otorgar una distinción a una persona por un acto de bien que ha
realizado.
Inauguraciones: evento que se realiza por el inicio, comienzo o apertura de
algún acto, ciclo o lugar.
Lanzamiento de productos: evento que se realiza para promocionar una
marca o empresa, mediante el cual se da a conocer lo último que se ha creado.
Mega eventos: reunión de gran magnitud, ya sea por su duración,
programación, cantidad de participantes o público y trascendencia. Se puede
hablar de mega evento cuando la cantidad de asistentes supera las 3500
personas.
Fiesta: Reunión de personas en un lugar para divertirse o celebrar un
acontecimiento en la que se suele bailar, comer, etc.
Etapas del
Evento
 En esta fase la empresa u organización encargada del evento define los
objetivos y metas del evento, la finalidad (Celebración, promoción,
homenaje, etc), analiza  las necesidades y expectativas, establece el
presupuesto y cotizaciones, define el cronograma de actividades y
responsables de cada una de estas, prepara la lista de invitados y distribuye
las invitaciones.

La etapa de pre-evento también es conocida como la etapa de planificación

y organización, esta consta de unas actividades principales las cuales son:
Pre-Evento
Selección del comité organizador.
Selección y definición de fechas y tiempos.
Selección y definición del lugar o sitio.
Diseño del programa del evento. 
Diseño del programa social y de acompañante.
Planificación temporal.
Elaboración del presupuesto.  
 Evento
En esta fase se realiza o se lleva a cabo el montaje y
ejecución del evento, aquí es donde se lleva acabo la
planificación realizada y establecida en fase anterior,
para esto se requiere coordinar todos los recursos que
se poseen para realizar el evento de la mejor manera.

Algunas de las actividades que se realizan o ejecutan en

esta fase son las siguientes:

 Toma de registro de los asistentes

 Programación
 Montaje
 Espacios de alimentación
 Agradecimientos
Post - Evento

Luego de haber ejecutado el evento se

pasa a la fase final llamada Post evento
en la cual se lleva a cabo el desmontaje
del evento, donde se retiran los
elementos o materiales utilizados y se
realiza la evaluación del evento o la
evaluación de resultados, para lo cual
se tiene en cuanta indicadores de
calidad y la realización de encuestas y
elaboración de informes de resultado
con el fin de conocer si el evento
cumplió con las necesidades y
expectativas de los asistentes. 
Agentes que intervienen en un Evento

Organizadores: Es el grupo de personas que sen encargan de

planear, dirigir y organizar el evento. En este grupo se encuentran
los coordinadores de cada comité.

 Conferencistas: Son los encargados de expresar y dar el

conocimiento a los participantes del evento, en pocas palabras son
la parte técnica y académica del evento.

Asistentes e invitados: Son los receptores del evento ya que por

ellos fue elaborado el evento.
XXX Festival Nacional del Pasillo Colombiano en Aguadas (Caldas), en Homenaje a los Hermanos
Hernández. Un tradicional evento colombiano declarado Patrimonio Nacional por sus implicaciones artísticas
y sociales en el desarrollo de un estilo de cantar, bailar y compartir, ícono de la cultura vernácula.

La programación incluye el festival de intérpretes, solistas, duetos, tríos y conjuntos, un encuentro de

compositores, de “pasilleritos” y la muestra de talentos aguadeños del pasillo. Asimismo, los asistentes
pueden disfrutar del desfile folclórico, la serenata tradicional en homenaje al municipio anfitrión, así como de
diferentes eventos académicos y musicales.

La primera versión se realizó en el año 1990 y se lleva a cabo cada año en el mes de Agosto, el escenario
es el Coliseo “Cambumbia” y la organización del evento rinde homenaje a un compositor en vida cada año.