CURSO DE EXCEL BÁSICO

Lección 3 - Formatos
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INTRODUCCIÓN

Las operaciones que afectan al formato de las hojas nos permiten presentar la
información contenida en las celdas de una manera mucho más vistosa y
profesional. Disponemos para ello de muchas herramientas, en la pestaña Inicio.

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 OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen en el desarrollo de esta unidad son los siguientes:

*Conocer cuáles son las posibilidades de dar formato de las diferentes instancias
de la hoja para su adecuada visualización.

*Conocer en cada momento el valor real que contiene cada celda, e interpretar
correctamente los valores mostrados en las mismas.

*Familiarizarse con las mejores prácticas a la hora de construir una hoja, como
poner todos los datos de partida en celdas y no en las expresiones.

*Familiarizarse con el comportamiento de las referencias a celdas cuando

cambiamos la estructura de la hoja.

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 FORMATOS PARA LOS NUMEROS

En la pestaña Inicio de la Cinta de herramientas

tenemos algunos accesos rápidos a los formatos más
usuales: contabilidad (monetarios), porcentual, millares y
para aumentar o disminuir el número de decimales a
mostrar.

Hay un menú desplegable que por defecto está en el

modo General, pero podemos seleccionar otros: el
formato denominado Número permite controlar la
cantidad de decimales que se muestran en la celda, y
también permite mostrar el punto separador de miles o
el tratamiento de los negativos.

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FORMATOS PARA LOS NUMEROS
Existen otros formatos para el tratamiento de valores numéricos concretos, como puede ser el
formato Moneda, que indica la cantidad numérica seguida de la moneda del país; que en nuestro
caso es el Dólar, y con dos decimales.

También podemos utilizar el formato Porcentaje, que expresa la cantidad real que contiene la celda
multiplicada por 100 y seguida del símbolo %

En el extremo inferior tenemos el lanzador del cuadro de diálogo con las opciones completas.

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 FUENTES

Es posible modificar la apariencia global de la información contenida en una celda en lo referente a sus
fuentes de escritura. Sobre la misma pestaña Inicio de la cinta existe el grupo Fuentes, que nos permitirá
modificar rápidamente el tipo de fuente de escritura, así como el tamaño.

También podemos aplicarle estilos tales como negrita, cursiva y subrayado.

En el extremo inferior tenemos el lanzador del cuadro de diálogo con las opciones completas, donde también
podremos aplicarle un determinado efecto, como tachado, subíndice o superíndice

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 FORMATOS PARA LAS FECHAS Y HORAS
En muchas ocasiones introduciremos por teclado valores numéricos que el programa entenderá que se refieren a fechas y/o
horas; en ese caso los mostrará con el formato que por defecto tenga para ese tipo de valores. Las características de
visualización de este tipo de datos podemos variarlo con las diferentes opciones que para ello se nos ofrecen junto con el resto
de formatos numéricos.

Independientemente del formato con el que se represente, el contenido de la celda es un valor numérico que indica un
determinado instante temporal, con su correspondiente valor del día, mes, año, hora, minuto y segundo. En general no
visualizaremos en cada momento todos esos datos, pero Excel trabajará siempre con ellos para facilitar la realización de
operaciones.

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 ALINEACIÓN
Por defecto, el programa alinea los textos al lado izquierdo de la celda donde se introducen y los números a la derecha. Este comportamiento
puede ser modificado, por medio de los botones de acceso rápido que figuran en el grupo Alineación de la Cinta de herramientas.

Es posible controlar la alineación de la información contenida en una celda o rango, tanto en Horizontal(izquierda, centro, derecha, justificada,
etc.) como en Vertical (superior, centrar, inferior o justificar). Es posible también incluir sangrías para alineaciones a izquierdas o derechas en
sentido horizontal.

En el extremo inferior tenemos el lanzador del cuadro de diálogo con las opciones completas.

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 BORDES
Podemos resaltar las líneas que delimitan una celda o rango con diversos tipos
de línea y grosor. Tenemos para ello un menú desplegable en el grupo Fuente de
la Cinta de herramientas

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BORDES
Las opciones completas se acceden desde el lanzador del cuadro de diálogo:

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COLOR DE RELLENO Y FUENTES

Podemos añadir mucha vistosidad a las hojas aplicando colores a diferentes

celdas o rangos. Del mismo modo, podemos resaltar el contenido de
determinadas celdas cambiando el color de la fuente con que está escrito.

Tenemos para ello sendos menús desplegables en el grupo Fuente de la Cinta

de herramientas.

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 COLOR DE RELLENO Y FUENTES
Las opciones completas se acceden desde el lanzador del cuadro de diálogo:

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 TRAMAS

A través del lanzador del cuadro de diálogo del grupo Fuente de la Cinta de

herramientas podemos acceder a la solapa Relleno. Esta ventana, que permite
también definir el color de fondo de las celdas, nos da la opción de combinar
dicho color con un tramado (líneas horizontales, verticales, diagonales, etc.)

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 TRAMAS

También podemos aplicar diversos efectos de relleno de tipo degradado.

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COPIANDO CELDAS CON FORMATO

Cuando copiamos el contenido de una celda (o rango) a otra, se copia tanto el

contenido como el formato de la misma. Puede ocurrir que después de borrar el
contenido de una celda, al introducir un nuevo dato nos sorprenda su
visualización, que puede ser debida a que la celda conserva el formato anterior.

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 ANCHURA DE LAS COLUMNAS
El programa define por defecto una anchura determinada para las columnas. Para modificarlas,
situaremos el puntero en la línea de separación de los encabezados de la columna en cuestión y la
siguiente (letras mayúsculas) y arrastraremos la línea de separación entre ambas a la posición deseada
mediante una operación de arrastre del ratón.

También podemos hacerlo mediante el menú contextual que aparece pulsando el botón derecho del ratón
en una columna seleccionada.
Si en lugar de seleccionar una columna lo hacemos con varias, la anchura indicada se aplicará a todas
ellas.

Si en lugar del movimiento de arrastre hacemos un doble click la columna se ajusta automáticamente al
contenido de mayor longitud de cada una de las columnas que estuviesen seleccionadas.

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 ALTURA DE LAS FILAS Y AJUSTAR TEXTO
El programa también define una determinada altura para las filas. Para modificarla, situaremos el
puntero en la línea de separación de los encabezados de la fila en cuestión y la siguiente (números) y
arrastraremos la línea de separación entre ambas a la posición deseada mediante una operación de
arrastre del ratón.

También podemos en este caso hacerlo mediante el menú contextual que aparece pulsando el botón
derecho del ratón en una fila seleccionada, y si en lugar de seleccionar una fila lo hacemos con varias
la altura indicada se aplicará a todas ellas. También tenemos el ajuste automático haciendo un doble
click en lugar del movimiento de arrastre.

Finalmente, existe la opción Ajustar texto, que permite que todo el contenido de una celda sea visible
dentro de una celda, mostrándolo en varias columnas.

En el mismo grupo Alineación de la Cinta, existen botones para alinear el texto en la parte superior,
central o inferior.

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COMBINAR CELDAS
Cuando tenemos un título de una tabla, habitualmente lo pondremos en la
celda inmediatamente superior a la primera de la tabla. Es práctica habitual
centrar ese título en lo que es el ancho de toda la tabla. Utilizaremos para ello
la opción Combinar y centrar que aparece en el grupo Alineación de la Cinta de
herramientas.

En el correspondiente menú desplegable hay varias opciones para combinar

y/o centrar. Cuando en el rango seleccionado hay contenido en más de una de
las celdas, a la hora de combinar tiene prioridad el de la celda superior y
después el de la izquierda.

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OCULTAR Y MOSTRAR
Es posible ocultar filas y/o columnas temporalmente, a fin de que su contenido no se visualice
explícitamente. Para ello, seleccionamos la fila o columna en cuestión, accedemos al menú contextual y
seleccionamos la opción Ocultar y veremos que desaparecerá de la vista la fila o la columna seleccionada.
Lógicamente, los datos siguen en la hoja, y las referencias a ellos continúan dando los resultados que
corresponden.

Para volver a visualizar una fila o columna previamente oculta, seleccionamos las filas o columnas anterior
y posterior, accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Mostrar. En este caso aparecerá la
fila o la columna hubiese oculta en el interior de la selección.

También se puede acceder a esta función pulsando previamente el botón de selección de toda la hoja.

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 CONTENIDO REAL VS MOSTRADO
Cuando utilizamos de manera combinada fórmulas y formatos, es muy importante saber distinguir
entre el contenido real de una celda (el valor exacto o la expresión) y el valor actual mostrado en la
hoja.

El valor que se muestra en cada celda en un momento determinado es el que resulta de aplicar al
valor real de la misma (dato exacto o resultado de la evaluación de la expresión que contiene), el
correspondiente formato de visualización.

En muchas ocasiones, dependiendo del formato de la celda, esto puede llevarnos a alguna confusión,
como en el caso en que tengamos un número con muchos decimales.

Otro ejemplo: si en una celda tenemos el valor 0.2 y le damos a la misma el formato porcentual, se
nos mostrará 20%. Ambas cantidades representan el mismo valor (0.2 unidades), y no hay que
confundir el último de ellos con la valor de 20 unidades.

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EVALUACIÓN DE DIFERENTES VALORES (Tip)
Cuando disponemos de una hoja de cálculo con una serie de operaciones
encadenadas, nos será de gran utilidad evaluar los resultados en función de
diferentes supuestos de partida; tal cosa la conseguiremos simplemente
sustituyendo cualquier valor inicial por otro que queramos evaluar.

Para poder explotar al máximo esta funcionalidad, es muy conveniente construir

la hoja con los valores de partida expresados directamente en las celdas, de
modo que estén todos ellos a la vista, y no utilizándolos dentro de expresiones y
fórmulas.

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 INSERTAR Y ELIMINAR FILAS O COLUMNAS
Para insertar filas o columnas en nuestra hoja, hemos de seleccionar la fila o columna que queremos quede
detrás de la insertada, y posteriormente accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Insertar.
Se creará una fila (o columna) en blanco en la posición deseada.

Para eliminar una fila o columna completa seleccionamos primero la fila o columna a eliminar
haciendo clic en la cabecera correspondiente, y seguidamente accedemos al menú contextual y
seleccionamos la opción Eliminar. La hoja compacta el espacio que ocupaba dicha fila o columna y
reenumera los encabezados del resto de filas y columnas de la hoja. Si deseamos eliminar varias filas o
columnas adyacentes, basta con seleccionarlas previamente mediante un drag, y proceder del mismo modo.

Cuando insertemos o eliminemos filas o columnas, las referencias entre celdas se modifican
convenientemente para mantener el sentido de las expresiones, a menos que la referencia sea a una celda
que hayamos eliminado, lo cual producirá un error de referencia.

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 EJERCICIO PRÁCTICO 1
Abrir (o realizarla en caso de que no dispongamos de ella) la hoja de cálculo que aparece a
continuación, y realizarle las transformaciones que se indican:

*Aplicar el formato monetario y mostrar con dos decimales a todas las celdas que corresponden a ese tipo de dato
numérico.

*Aplicar el formato negrita a las filas de encabezados de columnas (fila 1), y a la del total final (fila 11). Aplicar el formato
cursiva a la fila del descuento (fila 10).

*Aplicar el formato negrita y tamaño de letra 12 a la columna de encabezados de filas.

*Centrar en su celda el contenido de todos los encabezados de columna. Centrar también todas las celdas de la columna
de cantidades (columna C).

*Ajustar el ancho de la columna A de modo que quepa adecuadamente el contenido de todas las celdas de la misma.
Ajustar las columnas B, C y D a un ancho de 9 unidades.

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EJERCICIO PRÁCTICO 2
*Subrayar con línea doble la cantidad total final a pagar.

*Escribir correctamente el nombre de la mesa que compramos, que no es “Stone” sino “S tone” (la
“t” tiene el efecto visual de superíndice).

*Insertar una nueva fila, a continuación de la del “Estor”, pues añadimos a la compra dos
lamparitas de precio marcado $19,95 (es decir, que también se les deberá aplicar el descuento).
Comprobar el nuevo total a pagar.

*Rodear toda la parte de la tabla que contiene la información individual de los diferentes
elementos de la lista (filas 2 a 9 y columnas A a D) con un borde exterior grueso.

*Rodear los encabezados de columna también otro borde exterior grueso, y aplicarles un fondo de
relleno amarillo.

*Aplicar a los números que indican la cantidad de cada elemento un color de la fuente azul.

*Aplicar a los datos de las tres últimas filas una trama de fondo degradado, diagonal hacia arriba.

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