Manual Único de Gestión Documental PONAL

Manual Único de Gestión D
ocumental PONAL
CD. KAREN JULIETH VARGAS RINCÓN
CD. LIZETH ELIANA SOUZA BURBANO
Preguntas y 1. Norma que establece que las entidades públicas deben elaborar programas
de gestión documental. La norma que establece que las entidades públicas
respuestas. deben elaborar programas de gestión documental es la ley 594 de 2010: Ley
general de archivos, en su título V: Gestión de Documentos artículo 21: Programa
de gestión Documental: Las entidades públicas deberán elaborar programas de
gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.
2. De qué trata la Resolución 00208 del 25-01-2016

Según el Artículo 1 trata de actualizar el Manual Único de Gestión Documental para la
Policía Nacional, con el propósito de cumplir con el ordenamiento legal vigente.
3. Cuál es la finalidad del Manual de Gestión documental de la PONAL

Tiene como propósito presentar los pasos generales sobre la organización de los
Archivos de Gestión, intermedios y centrales en las diferentes dependencias que
integran la Policía Nacional, estableciendo que las oficinas productoras de la
institución con fundamento en la Tabla de Retención documental (TRD) aprobada,
velarán por la conformación, organización, preservación y control de los Archivos de
Gestión de la misma, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documento y la normativa archivística vigente.
4.
5.
6. Para quién está dirigido este manual.
está dirigido a todos los funcionarios que integran la Institución tanto en la parte operativa como administrativa, permitiendo el uso de
parámetros y políticas que deberán ser implementadas en todas las unidades policiales.
7. Como se llama este proceso y de qué nivel es, quién es el dueño del mismo y cuál es su responsabilidad.
La Secretaría General como dueña del proceso de primer nivel “Gestión Documental” tiene la responsabilidad
de diseñar las directrices, lineamientos y controles que garanticen la ejecución, verificación y cumplimiento
del mismo, atendiendo al desarrollo de la política de salvaguarda, conservación, recuperación y acceso
a la documentación custodiada por los archivos y en busca de su articulación para alcanzar el
cumplimiento de las funciones asignadas.
8. Cuáles son las responsabilidades de los servidores públicos en la entrega de los acervos documentales.
. Los funcionarios que integran la Institución tanto en la parte operativa como administrativa, que tengan a su
cargo archivos, expedientes, legajos, acervos documentales, información o cualquiera de las definiciones
establecidas para los documentos, deberán realizar la entrega de los mismos por medio de los Inventarios Únicos
Documentales.
9. qué es la gestión documental en la Policía Nacional de Colombia.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la Institución, desde su origen hasta su disposición final, con el objetivo
de facilitar su consulta y conservación.
10. Cuáles son las unidades comprometidas en la implantación del proceso de gestión documental.
1. Direcciones
2. Oficinas Asesoras
3. Regiones de Policía, Metropolitanas, Departamento y Escuelas de Formación.
4. Secretaría General (Área de Archivo General y Grupos de Gestión Documental)
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11. Los componentes de la Gestión Documental en la Policía Nacional son:
Componentes de la Gestión Documental en la Policía Nacional. La Gestión Documental en la Policía Nacional está conformada
por los documentos de archivo, fondo documental, los actores del sistema en los diferentes niveles de la entidad y el soporte
tecnológico; todos ellos fundamentados en una adecuada gestión de procesos y una eficiente administración de recursos.
12. Los procesos del proceso de Gestión Documental son: (con breves palabras
describir cada uno).
a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de

los documentos de la entidad sistema de gestión documental. Procedimiento “Control de
Documentos”.
b) Producción. Estudian los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura,
finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
Procedimiento “Control de Registros”.
c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un
trámite, Procedimiento “Recepcionar, Distribuir y Tramitar los Documentos”.
d) Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de
Gestión Documental, clasificarlo y ubicarlo. Procedimiento “Archivo de Gestión”.
e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos
durante las fases de archivo, Procedimiento “Transferencias Documentales”.
f) Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo,
Procedimientos de “Realizar Disposición Final”, “Archivo de Gestión” y “Central o Intermedio”.
g) Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, Procedimientos de “Realizar
Disposición Final”, “Archivo de Gestión” y “Archivo Central o Intermedio”.
h) Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos
con el fin de establecer su permanencia
23. Qué son las notas internas
Se utiliza como medios de comunicación interna dentro de la institución en una hoja anexa a la comunicación
oficial. Estas notas internas reemplazan los sellos en las comunicaciones oficiales: primero porque se imprime a
doble cara atendiendo a la política de cero papel y segundo para no rayar ni manchar los documentos, con el fin
de propender por el valor probatorio del mismo, el formato utilizado corresponderá al que haya sido autorizado y
controlado por la entidad.
24. Qué es el GECOP y cuales son sus funciones

RTA/ el GECOP es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales”, fue
implementada con el fin de garantizar la trazabilidad, consulta, trámite y administración de los documentos
producidos y recibidos al interior por la Institución.
25. A qué se refiere los principios de procedencia y orden original de un documento.

RTA/ trata de dos términos utilizados en el área de la archivista que se refieren a que
los documentos de un fondo documental correspondientes a una institución o persona
no deben mezclarse con los de otro fondo. Asimismo, señalan que tiene que respetarse
la estructura y la clasificación, los cuales deben responder a la organización y
"orden original" en que fueron generados como resultado de las actividades realizadas
por sus creadores.
26.

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2. De qué trata la Resolución 00208 del 25-01-2016

3. Cuál es la finalidad del Manual de Gestión documental de la PONAL

9. qué es la gestión documental en la Policía Nacional de Colombia.

a) Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de

24. Qué es el GECOP y cuales son sus funciones

25. A qué se refiere los principios de procedencia y orden original de un documento.

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