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    Dipositivas Ciclo Vital

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    Patri Rosi
    Este documento describe los conceptos clave relacionados con el ciclo vital de los documentos, incluyendo las etapas por las que pasan desde su creación hasta su disposición final, sus valores primarios y secundarios, y los procesos de trámite y vigencia. También explica las características internas y externas de los documentos y las clases y series documentales.

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    Dipositivas ciclo vital

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    CICLO VITAL DEL

    DOCUMENTO Y
    OTROS CONCEPTOS
    CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
    Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
    desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
    VALOR PRIMARIO DE LOS DOCUMENTOS

    Cualidad inmediata que adquieren


    los documentos desde que se
    producen o se reciben hasta que
    cumplen sus fines administrativo,
    fiscales, legales y/o contables.
    VALORES PRIMARIOS DE LOS
    DOCUMENTOS
    Documentos de valor administrativo: Cualidad que para la administración
    posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
    Ej. Un contrato de servicios
    Documentos de valor legal o jurídico: Valor del que se derivan derechos y
    obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de
    testimonio ante la ley. (leyes, decretos, resoluciones).
    Documentos de valor fiscal o contable: Existe en los documentos que
    expresan movimientos de carácter monetario. Ej. Las nóminas, las
    conciliaciones bancarias.
    Documentos de valor técnico: El que se presenta en documentos específicos
    de la actividad de una empresa como los planos, las historias clínicas, entre
    otros.
    VALORES SECUNDARIOS DE LOS
    DOCUMENTOS
    Valor permanente o secundario: Valor mediato o futuro. Cualidad
    atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica,
    científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
    TRAMITE DOCUMENTAL
    Recorrido del documento desde su producción o recepción,
    hasta el cumplimiento de su función administrativa.
    VIGENCIA DOCUMENTAL

    Se define como la fuerza interna que tiene un documento de archivo para


    obligar, testimoniar o informar.
    La vigencia termina por:
    1. Vencimiento del plazo establecido en un documento (Cert. Libertad y
    Tradición)
    2. Por disposición legal.
    3. Porque se produce un documento que modifica al anterior
    4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento. Ej.
    Los planos de una obra demolida.
    5. Por enterarse del contenido, como en el caso de los documentos
    informativos: Circular.
    PLAZO PRECAUCIONAL

    Cuando se termina la vigencia, se da un lapso de tiempo antes de decidir


    sobre su destino final. Es decir, el tiempo que se conserva el documento
    una vez terminada su vigencia para prevenir posibles reclamaciones, para
    servir de antecedente o para prevenir reclamaciones, servir de soporte
    administrativo y legal.
    El plazo precaucional inicia al final de la vigencia y ser termina así:

     Por prescripción del derecho, o sea, u tiempo determinado en una


    norma jurídica.
     Por la tabla de retención documental, o sea, el tiempo establecido por
    la entidad productora para su conservación o destino final.
    CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
    DIPLOMATICA DOCUMENTAL

    Disciplina que estudia las características


    internas y externas de los documentos
    conforme a las reglas formales que rigen su
    elaboración, con el objeto de evidenciar la
    evolución de los tipos documentales y
    determinar su valor como fuentes para la
    historia.
    CARACTERÍSTICAS EXTERNAS E
    INTERNAS DE UN DOCUMENTO
    CLASES DE DOCUMENTOS

    PÚBLICO Y PRIVADO: Dentro de ellos podemos decir que se producen:

    FACILITATIVOS O COMUNES: Los que la entidad produce como apoyo a la


    gestión. Hojas de Vida, la correspondencia, los documentos dispositivos
    (resoluciones, decretos actas, etc.)
    ESPECIFICOS O SUSTANTIVOS: Los que produce la entidad para las
    actividades específicas de las áreas de su gestión. Ej. Una iglesia: los
    certificados de bautizo, en un colegio: los certificados de estudio, en una
    clínica: las historias clínicas.

    De estos documentos se establece el valor documental y se determina su


    conservación o destrucción.
    SERIE DOCUMENTAL
    Conjunto de unidades documentales (documentos), de estructura y
    contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto
    productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
    Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
    SERIE DOCUMENTAL SIMPLE Y
    COMPUESTA
    ¡¡¡¡¡¡FIN!!!!!!

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