Macro

Sistematización de
acciones repetitivas
en las bases de datos

Concepto y propiedades de macro
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir
y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatiza- rán un proceso.
Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de
interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario o cierre cuando el usuario haga clic en un
botón.
Para crear una Macro hacer clic el botón Macro de la pestaña Crear y se abrirá la ventana con la nueva
macro, así como sus correspondientes Herramientas de macros, englobadas en la pestaña Diseño.
Crear una macro con un grupo de macros
Es posible que no le encuentres la utilidad en macros sencillas, pero en macros complejas puede ser
conveniente agrupar las acciones. Para agrupar correctamente sólo hemos de
pensar de forma lógica.
Por ejemplo, si en una macro tenemos las acciones:
— Abrir tabla de empleados.
— Buscar registro del empleado con mayores ventas este mes.
— Actualizar registro incluyendo un plus del 5% de sus ventas.
— Guardar registro.
— Cerrar tabla de empleados.

Podríamos perfectamente crear un grupo llamado Plus por ventas, que sería descriptivo
con respecto a las acciones que ejecuta.
MODIFICAR LA MACRO
1. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en

Macros.
2. En el cuadro Nombre de la macro , haga clic en la macro que

desea modificar.
3. Haga clic en Modificar. Aparecerá el editor de Visual Basic.
4. Sugerencia: Para obtener ayuda mientras trabaja en el editor

de Visual Basic, en el menú ayuda , haga clic en ayuda de
Microsoft Visual Basico presione F1
Generación de una página de acceso a datos con Autopágina
Utilizaremos el comando Autopágina para crear una página de acceso a datos que contenga todos los registros
y campos (excepto los campos que almacenan imágenes) en la tabla, consulta o vista base.
— En Objetos de la ventana Base de datos, hacemos clic en Páginas .
— En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, hacemos clic en Nuevo.
— En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, hacemos clic en Autopági- na: en columnas.
— Hacemos clic en la tabla, consulta o vista que contenga los datos en los que desea basar la página.
— Haga clic en Aceptar.
— En la página de acceso a datos terminada, cada campo aparecerá en una línea dife- rente con una etiqueta a
su izquierda. Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la página en la vista Diseño
Generación de una página de acceso a datos con un Asistente
El asistente nos formula preguntas detalladas sobre los orígenes de registros, campos, diseño y formato que
deseemos y, a continuación, crea una página a partir de las respuestas.
— En Objetos de la ventana Base de datos, hacemos clic en Páginas .
— En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, hacemos clic en Nuevo.
— En el cuadro de diálogo Nueva página de acceso a datos, hacemos clic en Asistente para páginas.
— Haga clic en el nombre de la tabla, consulta o vista que incluye los datos en los que desea basar la página de
acceso a datos.
— Hacemos clic en Aceptar.
— Seguimos las instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo del asistente.
— Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, podemos modificar la página en la vista Diseño.
Importar o vincular una tabla de un archivo HTML
- En la pestaña Datos externogrupo Importary vincular

seleccionamos documento html
- Nos permite especificar las siguientes opciones de
exportación:
• Importar el origen de datos a una nueva tabla en la base de
datos actual.
• Anexar una copia de los registros a la tabla. Añade registro a
una tabla concreta de la base de datos actual.
• Vincular el origen de datos creando una tabla vinculada.
- Seleccionamos el archivo anteriormente creado

exportacion de documentos html
- Seleccionamos la tabla en el Panel de navegación
- En la pestaña Datos externo grupo Exportar
- Nos muestra el siguiente cuadro de diálogo:
- Este nos permite especificar las siguientes opciones de
exportación:
• Exportar con formato y diseño, conserva la mayor parte de
los formatos y la información de diseño al exportar una tabla,
consulta, formulario o informe.
• Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de
exportación, sólo disponible al exportar con formato.
• Exportar sólo los registros seleccionados, sólo está disponible
si exporta datos con formato y hemos seleccionado los
registros
- Nos muestra otro cuadro de diálogo donde podemos
seleccionar una plantilla HTML y el tipo de codificación:
- Pulsamos Aceptar (nos da la opción almacenar los pasos si

queremos), obtenemos:
Personalización del interfaz de usuario de sistemas
gestores de bases de datos
Desde aquí podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos:
— El Título de la aplicación será el texto que se muestre en la Barra de título de la ventana.
— El Icono de la aplicación se mostrará tanto en la Barra de título como en los accesos

directos que crees de la base de datos y en el propio archivo original. Lo puedes
elegir pulsando Examinar y seleccionando una imagen de tipo .ico o .cur de tu disco duro.
Si establecemos un icono para la aplicación podremos activar también la opción
Usar como icono Formulario e informe, que activada hará que los iconos de la
barra de título de los Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de
datos tomen también el icono indicado en Icono de la aplicación.
— En el siguiente desplegable podremos hacer que se Muestre un formulario automáticamente al abrir la

base de datos
— También podremos elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello hacemos
clic sobre la casilla Mostrar barra de estado para activarla o no.
— Finalmente, seleccionamos la opción Usar las teclas especiales de Access (abajo a la

derecha) para activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan diferentes
acciones sobre la base de datos.
— Podremos activar o desactivar el uso del Panel de Navegación haciendo clic en la
casilla Mostrar panel de exploración. Si lo desactivamos, cuando se abra el archivo
de la base de datos, el panel desde donde hemos trabajado durante todo el curso
(la que muestra todas las Tablas, Consultas, Formularios, etc.) habrá desaparecido.
Si desactivamos el panel, es importante que permitamos al usuario de la base de

datos una forma alternativa de navegar por los elementos que nos interesa que utilice.En el siguiente
apartado profundizaremos en este aspecto.
— También podemos cargar una banda de opciones y una barra de menú contextual
diferentes si las programamos desde el editor de VisualBasic (ALT+F11).
— Si elegimos Permitir el uso de menús no restringidos, en la banda de opciones

se permitirán determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos
de Salir o Cerrar y la disposición de las ventanas en Mosaico o Cascada.
— Desactivando la opción Permitir el uso de menús contextuales predeterminados, el

usuario al abrir la base de datos sólo podrá ver la barra de menú contextual que
hayas indicado en el desplegable Barra de menú contextual.

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Sistematización de

en las bases de datos

Por ejemplo, si en una macro tenemos las acciones:

— Abrir tabla de empleados.

— Buscar registro del empleado con mayores ventas este mes.

— Actualizar registro incluyendo un plus del 5% de sus ventas.

— Cerrar tabla de empleados.

1. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en

2. En el cuadro Nombre de la macro , haga clic en la macro que

3. Haga clic en Modificar. Aparecerá el editor de Visual Basic.

4. Sugerencia: Para obtener ayuda mientras trabaja en el editor

— En Objetos de la ventana Base de datos, hacemos clic en Páginas .

— En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, hacemos clic en Nuevo.

— Haga clic en Aceptar.

— En Objetos de la ventana Base de datos, hacemos clic en Páginas .

— En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, hacemos clic en Nuevo.

— Hacemos clic en Aceptar.

— Seguimos las instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo del asistente.

- En la pestaña Datos externogrupo Importary vincular

- Seleccionamos el archivo anteriormente creado

- Pulsamos Aceptar (nos da la opción almacenar los pasos si

— El Título de la aplicación será el texto que se muestre en la Barra de título de la ventana.

— El Icono de la aplicación se mostrará tanto en la Barra de título como en los accesos

— En el siguiente desplegable podremos hacer que se Muestre un formulario automáticamente al abrir la

— Finalmente, seleccionamos la opción Usar las teclas especiales de Access (abajo a la

Si desactivamos el panel, es importante que permitamos al usuario de la base de

— Si elegimos Permitir el uso de menús no restringidos, en la banda de opciones

— Desactivando la opción Permitir el uso de menús contextuales predeterminados, el

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