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    Nathalia Mejia Carreño

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    Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas OGP o PMO (del inglés project management office), es un departamento o grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión de proyectos, dentro de una organización. La PMO trabaja en estandarizar y economizar recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos. La PMO es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la

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    Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas OGP o PMO (del inglés project management office), es un departamento o grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión de proyectos, dentro de una organización. La PMO trabaja en estandarizar y economizar recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos. La PMO es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la

    Título original

    PMO

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    Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas OGP o PMO (del inglés project management office), es un departamento o grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión de proyectos, dentro de una organización. La PMO trabaja en estandarizar y economizar recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos. La PMO es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la

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    de 8

    PMO

    NATHALIA MEJIA CARREÑO


    DEFINICION Y ALCANCE

     Una oficina de gestión de proyectos, es un departamento o grupo que define


    y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión
    de proyectos, dentro de una organización. La PMO trabaja en estandarizar y
    economizar recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de
    diferentes proyectos. La PMO es la fuente de la documentación, dirección y
    métrica en la práctica de la gestión y de la ejecución de proyectos.
     Una PMO constituye una solución sistemática, en primer lugar, para dar
    soporte efectivo a la organización de proyectos; y en segundo lugar para
    asegurar que los proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos de la
    Empresa.
     La implementación de la administración de proyectos en las empresas,
    requiere el reconocimiento de la disciplina como algo que demanda de quien
    la ejerce, habilidades, actitudes y comportamientos específicos.
    FUNCION E IMPLEMENTACION DE UNA
    PMO
     1. Creación y organización de metodologías Escribir las metodologías
    detalladas diseñando los procesos necesarios. Elaboración de plantillas,
    check-list, herramientas de análisis y otros elementos de trabajo. Crear un
    sistema de publicación de los elementos de la metodología única, mediante
    un sistema de archivo y búsqueda. Procedimientos de distribución e inducción
    de metodologías al personal y staff. Evaluación y mejoramiento contínuo de
    metodologías. Establecimiento de procedimientos de auditoría de proyectos
    para el uso correcto de una metodología única. Organización de la
    documentación. Sistema de archivo y codificación.
     2. Capacitación en competencias de Gestión de Proyectos Establecer planes
    iniciales de formación para los líderes de proyecto, el personal de gestión y el
    staff de proyectos. Interactuar con el departamento de recursos humanos
    para la búsqueda y selección de cursos de capacitación. Búsqueda de eventos
    tales como coloquios, encuentros y congresos relacionados con la gestión de
    proyectos. Organizar cursos y talleres dictados por instructores internos de la
    organización. Coordinar seminarios y presentaciones dentro de la oficina para
    temas específicos de la gestión de proyectos. Producir y mantener
    continuamente un catálogo de cursos. Elaborar el presupuesto de
    capacitación en conjunto con el área de recursos humanos.
     3. Gestión de herramientas Búsqueda en el mercado de herramientas de
    software de gestión de proyectos. Administración y control de las
    herramientas de software de administración de proyectos, en coordinación
    con el departamento de tecnología de la información. Identificar y contactar
    a los proveedores de herramientas, para que hagan demostraciones sobre las
    mismas a personal de Proyectos y de la PMO. Entrenar en el uso de
    herramientas al personal de proyectos, de ser posible a un nivel avanzado.
    Diseño de herramientas en programas. Implementación de la herramienta de
    EVM usada para el sistema de control de proyectos. Implementación de
    herramientas independientes de gestión de riesgos. Implementación de
    herramientas de estimación de costos. Implementación de un Sistema de
    Información de Gestión de Proyectos.
     4. Base de conocimiento en Gestión de Proyectos Sistema de información en
    Gestión de Proyectos. Organización de un sistema de lecciones aprendidas.
    Administración central del sistema de lecciones aprendidas. Mantenimiento
    de una documentación estandarizada sobre diagnóstico de problemas,
    soluciones recomendadas y soluciones aplicadas definitivamente. Organizar
    eventos con facilitación para diseminación y capacitación en nuevas
    metodologías. Crear y mantener una biblioteca de plantillas y técnicas
    especiales para procesos de gestión de proyectos. Organizar y administrar una
    biblioteca de publicaciones (libros, artículos, ponencias de congresos,
    estándares, etc.). Crear y mantener una base de datos de consultores
    externos y compañías de capacitación en gestión de proyectos. Crear y
    mantener un banco de datos de conocimientos y competencias de los
    integrantes de los equipos de proyectos. Selección y capacitación de
    mentores y consultores internos. Consultoría interna en situaciones de
    problemas en algún proyecto y manejo de crisis.
     5. Control de proyectos Diseño de la arquitectura del sistema y su
    implementación en el sistema de administración de proyectos. Diseño de
    formatos de entrada e informes. Diseño de informes para el patrocinador y la
    alta gestión. Centralizar la recolección de informes de control. Asegurar que
    el alta y media gerencia reciban la información a tiempo. Realizar auditorías
    para asegurar que se cumplan las metodologías de control. Análisis de los
    problemas en algunos casos en conjunto con los líderes de proyecto,
    activación de alarmas por desviaciones y emisión de comunicaciones con
    recomendaciones. Soporte en los procesos de Inicio. Participación en la
    preparación del documento de inicio (Project Charter). Participación en la
    reunión de comienzo del proyecto (kick-off meeting). Vigilar que se cumplan
    los procedimientos y metodologías de inicio de proyectos
     6. Soporte en los procesos de Ejecución y Control Funciones de control de
    proyectos. Vigilar que los cambios de alcance importantes sean debidamente
    autorizados y se sigan los procedimientos para su implementación. Promover
    lecciones aprendidas a este nivel.
     7. Soporte en los procesos de Cierre Revisiones de cumplimiento de
    metodologías y procedimientos. Supervisar el informe final de cierre de cada
    proyecto, siendo responsable del mismo el líder/gerente de proyecto.
    Intervenir en situaciones complejas de cierre de contratos con subcontratistas
    y proveedores. Promover lecciones aprendidas. Participar en las reuniones de
    cierre de proyecto.

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