AUDITORIA

ADMINISTRATIVA
DE AREAS
FUNCIONALES
GERENCIA V
SÁBADO 02 DE NOVIEMBRE DEL 2019
 Identificación y definición de funciones operacionales
La importancia de evaluar el desenvolvimiento de las funciones operacionales dentro de
la organización estriba en que la división funcional es el elemental para el desempeño
individual y colectivo. Esto se observa claramente en las organizaciones medianas, en
desarrollo y grandes.

La división funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia,

economía y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, el
conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita el control de las mismas y
ayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos que estarán al frente de cada
una de ellas.
 Identificación y definición de funciones operacionales
Henry Fayol, identificó a la administración dentro de un contexto diferente al de las
funciones operacionales, entre las cuales distinguían las siguientes: técnicas, comerciales,
financieras, de seguridad y contables, mismas que posteriormente se identificaron con las
siguientes denominaciones:

• Administración
Estas funciones son las
• Finanzas más representativas, pero
• Mercadotecnia hay organizaciones que
las integran de forma
• Operaciones diferente para alcanzar
• Recursos Humanos los objetivos

• Abastecimiento
 Auditoría Funcional
Representa un examen integral o especifico de las funciones operacionales
de una organización, con la finalidad de verificar su desarrollo y detectar
deficiencias o desviaciones en ese sentido. Se identifican tres elementos:
 examen integral o específico
Evaluar ya sea todas las funciones
 funciones operacionales Examen integral o específico de la empresa o sólo una.
 verificar su desarrollo Funciones
finanzas,
de administración,
mercadotecnia,
Funciones operacionales operaciones, recursos humanos y
abastecimiento.
Actividad dirigida a revisar el
desarrollo de las funcionales para
Verificar su desarrollo ver si hay deficiencias o tienen un
desempeño eficiente.
 Administración
Defin ic i ón
La administración hace referencia a la coordinación y utilización eficientes de
recursos. Encargada de la planificación, organización, dirección y control de
los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y de
conocimiento de una organización.
o ge ne ra l
O b jetiv
Examinar la operación general de la organización, para corroborar la efectividad de la
sistematización administrativa y el grado de control con el que opera.
Además se tienen presentes los objetivos básicos de la organización, tales como
permanencia, rentabilidad, riesgo, crecimiento y contribución social.
 Administración
Los puntos centrales a examinar en la función de administración son:
Organización Objetivos Aspectos específicos
• Existencia de un manual de • Definición y conocimiento de los • Efectividad y observancia de las
organización. objetivos de la organización, así políticas y reglamentos.
• Clarificación de los niveles de como de los planes generales y • Establecimiento y
autoridad. particulares a corto, media y funcionamiento de canales de
• Existencia de formatos de largo plazo. comunicación.
descripción de puestos. • Sistema de información gerencial
y su aportación a la actividad de
los ejecutivos de la organización
• Seguimiento periódico a las
medidas de seguridad para
salvaguardar las instalaciones y
equipo de la organización.
 Finanzas
Defin ic i ón
Las finanzas buscan la optimización de las diferentes decisiones de inversión y las relativas
al financiamiento, con la finalidad de maximizar la riqueza de los accionistas, en el caso
del sector privado, y de lograr el equilibrio, cuando se trata del sector público. Las
finanzas tiene relación con la contabilidad y la economía.

o ge ne ra l
Ob j etiv
Examinar el adecuado manejo de los recursos financieros.
Además se tienen presentes los objetivos básicos de la organización, tales como
permanencia, rentabilidad, riesgo, crecimiento y contribución social.
 Finanzas
Los puntos centrales a examinar en la función de administración son:
Aspectos específicos

• Control del plan presupuestal por medio de • Selección de las fuentes de financiamiento y
informes de actuación y la existencia de una negociaciones con la banca del país o
retroalimentación. internacional.
• Políticas y programas establecidos para la • Funcionamiento del sistema contable en
administración del gasto. general.
• Seguimiento de la planeación financiera-fiscal • Presentación de estados financieros principales
efectuada por la organización. y complementarios.

a c ión de
la aplic ras.
icio cie
Prop nes finan
razo
 Mercadotecnia

Defin ic i ón
La función de mercadotecnia se identifica con la acción de investigar y percibir tanto las
necesidades como los deseos de los consumidores y del mercado en general, para con ello
elaborar productos o proporcionar bienes y servicios de una calidad superior a la de los
competidores.

o ge ne ra l
Ob jetiv
Examinar esta área en general para corroborar la efectividad de la sistematización
administrativa y control que opera en ella, así como la realización de sus actividades
inherentes. Entre las actividades a observar se encuentran las siguientes: planeación de ventas,
volumen de ventas, promoción, publicidad, investigación de mercados, fuerza de ventas,
políticas, procedimientos, estrategías, distribución y presupuesto.
 Mercadotecnia
Los puntos centrales a examinar en la función de Mercadotecnia son:
Organización Comités Aspectos específicos
• Existencia de un plan general de • Actuación formal de los comités • Funcionamiento de los canales
ventas y el seguimiento formal. internos integrados para el de distribución.
• Desarrollo de programas apoyo del área. • Observancia de las políticas de
convencionales de promoción y precios de ventas.
publicidad de productos y • Determinación de la estrategia
servicios. para atacar el mercado.
• Observancia de las políticas • Determinación del ciclo de vida
establecidas, así como su del producto o servicio.
difusión. • Selección y contratación del
personal de ventas.

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 Operaciones

Defin ic i ón
Aceptación técnica generalmente aceptada en el medio organizacional para describir lo que anteriormente
se conocía como producción.
Actividad primordial, ya que la actividad de transformación de insumos para obtener un producto o
servicio se basa en lineamientos normativos que deben de observarse.

o ge ne ra l
Ob jetiv
Examinar el funcionamiento general de las operaciones para corroborar su efectividad en cuanto
a sistematización y control, así como en lo correspondiente a las actividades analíticas inherentes,
entre las cuales se encuentran las relativas al diseño y funcionamiento del sistema de operación,
localización, organización y distribución de la planta; manejo y control de materiales; factor
humano supervisor y operativo, automatización y administración de los procesos.
 Operaciones
Los puntos centrales a examinar en la función de Operaciones son:
Organización Aspectos específicos Aspectos específicos
• Identificación de la organización • Estudio de diagramas de proceso • Desempeño del personal
estructural y funcionalidad de la correspondientes a la operación supervisor y relación con el
misma documentada en el en general. personal.
Manual de Organización. • Referencia a los análisis y • Evaluación de las condiciones de
• Distribución general de la estudios de tiempos y trabajo relativas a aspectos de
maquinaria y equipo en las movimientos. iluminación, limpieza, extintores,
instalaciones. • Normatividad para la adecuada temperatura, áreas de aseo
• Existencia y observancia de utilización de insumos para personal y ruido.
políticas. abastecer los procesos
operativos.
 Recursos Humanos

Defin ic i ón
Implica un proceso de abastecimiento, formalización, desarrollo, evaluación, administración y
retención del personal en sus diferentes niveles, así como consolidar la aportación que realiza
éste a la organización a la que pertenece. Si no existe fuerza laboral eficiente, eficaz y de
calidad, a la compañía le resultará imposible lograr sus objetivos de tipo institucional,
funcional, social y personal.
o ge ne ra l
Ob jetiv
Examinar el área en forma en general o específica a efecto de corroborar el cumplimiento de
los lineamientos normativos establecidos, tales como: objetivos, políticas, procedimientos,
sistemas, reglamentos, contratos, circulares, aspectos legales relativos a la seguridad social,
vivienda y ahorro, así como el clima laboral relacionado a la administración del ingreso,
desarrollo y separación del personal.
 Recursos Humanos
Los puntos centrales a examinar en la función de recursos humanos son:
Organización Aspectos específicos Aspectos específicos
• Identificación de las funciones • Estadística general de la fuerza • Instructivo de operación para el
propias del área, así como su laboral, que indique áreas, manejo y administración de
normatividad. secciones y departamentos, así compensaciones.
• Existencia de Manuales como categorías. • Existencia de una estructura
• Existencia de un Programa de • Archivo general de expedientes salarial y su aplicación.
trabajo propio, que esté individuales del personal y la • Instrumentación implementada
debidamente calendarizado , así actualización de éstos. para evaluar el desempeño.
como reportes de su • Cumplimiento del programa de • Existencia de un programa
seguimiento. capacitación. formal de inducción.
 Abastecimiento

Defin ic i ón
Se identifica con el proceso de adquirir bienes y servicios para la organización en estado óptimo
de calidad, cantidad, precio, condiciones de entrega, financiamiento, cumplimiento en general
y otorgamiento de fianzas de acuerdo al caso, aspectos clave para alcanzar las metas trazadas.

o ge ne ra l
Ob jetiv
Examinar el área en forma general o específica, a efecto de corroborar el cumplimiento de los
lineamientos normativos establecidos para su óptima administración y obtener los productos,
mercancías o servicios en las mejores condiciones para la organización.
Implica observar aspectos referentes a la necesidad de los pedidos, calendarización de los mismos,
selección del proveedor nacional o extranjero, cumplimiento de especificaciones y calidad, honradez
del proveedor y transparencia en todo el proceso.
 Abastecimiento
Los puntos centrales a examinar en la función de abastecimiento son:
Organización Aspectos específicos Aspectos específicos
• Lineamientos del Manual • Existencia de un proceso • Relación de requisiciones
operativo, donde se contemple aprobado para la adquisición de presentadas, surtidas y
la normatividad de esta función. productos y bienes. tramitadas para compras.
• Programa de trabajo específico. • Existencia de documentación • Existencia del presupuesto de
• División funcional para las relativa a cotizaciones y pedidos. compras o abastecimientos, el
compras nacionales y de • Estadística de compras realizadas apego de éste y sus variaciones.
importación. de acuerdo con los programas. • Verificación de existencia física
• Operación o procedimiento para del proveedor o prestador del
la realización de compras de servicio, así como de sus
importación. instalaciones u oficinas.
Bibliografía
• Amador Sotomayor, Alfonso. Auditoría Administrativa. McGraw Hill
México. 2008. Capítulo 8. Página107