Tema II Viaticos

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
Oficina de Contabilidad y Control Previo

Coordinación de Control Previo
1
RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS,

PASAJES Y OTROS GASTOS EN
COMISIÓN DE SERVICIOS
Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA.
Aprobada mediante Resolución de Secretaria General Nº 218-2017-MINEDU de fecha 31
de julio 2017
Eco. María Dávila Llanos

Equipo de rendición de viáticos
2
Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA.
Aprobada mediante Resolución de Secretaria General Nº 218-2017-MINEDU
de fecha 31 de julio 2017
FINALIDAD
Uniformizar los procedimientos para el requerimiento y otorgamiento de
viáticos y otras asignaciones de servicio dentro del país, y de la rendición
de cuentas de las Unidades Ejecutoras bajo la administración de la Oficina
General de Administración, que hayan sido programados a efectos de
lograr los objetivos y metas institucionales de conformidad con los planes
aprobados del Ministerio de Educación.
OBJETIVO
Establecer disposiciones y procedimientos para el otorgamiento de
pasajes, viáticos, movilidad y otros gastos, así como para la rendición de
gastos por los viajes que realicen el personal cualquiera que fuese su
régimen laboral o relación contractual, que tengan que desplazarse
dentro del territorio nacional en comisión de servicio, en el marco de las
medidas de austeridad y racionalidad del gasto público.
3
PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS

5.2.5 Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA
VIATICOS Recursos entregados a los comisionados para cubrir
gastos de:
 Alimentación:
-Alimentos listos para consumo
 Hospedaje:
-Lugar de descanso para pernoctar
 Movilidad Local
 Gastos originados desde y hacia el lugar de embarque, así como aquellos
requeridos para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión
de servicios.
-Incluye la Tarifa Única por Uso de Aeropuerto (TUUA) y servicios equivalentes
en centros de embarque terrestre.
4
OTROS GASTOS DE VIAJE
Esta referido a todo concepto de gasto adicional que no

corresponde a viáticos, que están previstos en el
requerimiento inicial y que son necesarios para el
cumplimiento de los objetivos de la comisión de servicios.
31/08/2016
5

PLANILLA DE VIATICOS
 Es un documento firmado y sellado por la Ministra, Viceministro,

Secretario General o Director/Jefe de la oficina usuaria, según
corresponda, mediante el cual autoriza la comisión de servicios, y
solicita su ejecución y trámite correspondiente a la Oficina de
Administracion
 Debe contar con : el visto bueno (Vº Bº) del Coordinador Administrativo
del área usuaria.
 La Planilla de Viáticos deberá ser suscrita de manera obligatoria por el

comisionado, a fin de establecer su responsabilidad por los fondos
entregados y la obligación de la rendición de cuentas respectiva, de
manera oportuna.
PLANILLA DE VIATICOS
6
7

RENDICION DE CUENTA POR COMISION DE SERVICIOS
 Es un documento elaborado y suscrito por el comisionado para rendir

cuenta de los gastos efectuados debiendo contar con el sustento
documentario correspondiente hasta por un porcentaje no menor al
setenta por ciento (70%) del monto otorgado.
 El saldo resultante, no mayor al treinta por ciento (30%) podrá

sustentarse mediante Declaración Jurada. El formato de rendición será
refrendado por el funcionario que autorizó el viaje y deberá contar con
el visto bueno del Coordinador Administrativo, para dejar constancia
de la presentación del informe de viaje del comisionado.
RENDICIÓN DE CUENTAS
8
9

DECLARACION JURADA DE GASTOS POR VIATICOS
 Es un documento que el comisionado está facultado a presentar en

forma detallada y cronológica, para sustentar aquellos gastos siempre
que cumpla con la condición de que no es posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de acuerdo a lo
establecido por la SUNAT.
 Esta declaración juarda, será por montos que no podrán exceder del
30% del monto total de los viáticos asignados para viajes en comisión
de servicios dentro del territorio nacional.
10
DECLARACIÓN JURADA
11

REEMBOLSO DE GASTOS
 Corresponde el reembolso de gastos cuando el comisionado efectúa

gastos por una necesidad o condición sobreviniente del servicio que
no fue previsto ni incluido como viáticos, pasajes u otro gasto de viaje,
el mismo que deberá ser debidamente justificado mediante Informe
Técnico que indique la situación contingente que originó el reembolso,
solicitado por la Dirección u Oficina que autorizó la comisión de
servicios a la OGA.
12
DISPOSICIONES GENERALES
SIGA - VIATICOS
Desde la solicitud de viáticos, hasta (Sistema Integrado
la rendición de cuentas, deben de Gestión
estar registrados en el aplicativo: Administrativa)
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AUTORIZACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS EN ATENCION AL

TIEMPO PREVISTO DE DURACIÓN.
•Director (a) General

Comisión •Director (a)
hasta 15 días •Jefes de
Unidad/Oficina
EXCEPCIONALMENTE Ministro (a) de Educación,

Comisión de Viceministro (a) o
16 a 30 días Secretario General (a),
según corresponda.
DISPOSICIONES GENERALES 14
5.3.8 – 5.3.9 - Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA
Tramite de planillas de viáticos y compra de
pasajes aéreos
A la Oficina de
Logística:
 Deben ser suscritas A la Coordinación
Financiera: 5 días hábiles anteriores a
y autorizadas por el la fecha prevista de inicio
funcionario 5 días hábiles de la comisión de
servicios, para tramitar la
competente. anteriores a la fecha compra de pasajes
prevista de inicio de aéreos.
 Deberán ser la comisión de Cuando se trate de
presentadas con la servicios, para pasajes terrestres y/o
anticipación fluviales necesarios para
tramitar la Planilla de el desarrollo de la
siguiente: Viáticos, Pasajes y comisión de servicios, se
otros gastos de viaje. tramitarán dentro de la
Planilla de Viáticos.
15
El órgano competente y
funcionalmente responsable para
realizar la compra de pasajes aéreos
nacionales es la Oficina de Logística de
la Oficina General de Administración.
No procede la regularización y el reembolso por compra

de pasajes aéreos gestionado por las áreas usuarias,
bajo responsabilidad de la Jefatura que autorizó su
adquisición.
31/08/2016
16
5.3.13 – 5.3.14 – 5.3.15 Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA
USO DE VEHÍCULO OFICIAL:

 Si para la comisión de servicios se ha previsto el uso de un vehículo del
Ministerio de Educación, el área usuaria deberá gestionar, con cargo a
su presupuesto, los viáticos y otros gastos de viaje para el (los)
conductor (es) que la Oficina de Logística designe.
 Las comisiones de servicios que se realicen con movilidad del Ministerio
de Educación (autos, camionetas o similares), para su traslado a su
destino, se les deducirá el 30% de la escala establecida por concepto
de traslado de embarque y movilidad local.
 Cuando de haga uso de la unidad móvil de las DRE, UGEL, u otras
entidades del estado, deberá indicar el monto aproximado a utilizar.
17
En caso de reprogramar un viaje de comisión de servicios, será necesario la presentación de un informe de sustento suscrito
por el Director (a) General/Director (a) / Jefe (a) de la Unidad / Oficina dirigido a la jefatura de la OGA, deberá tomarse en
cuenta lo siguiente:
Si hay cambios de fechas de salida o
retorno una vez adquirido el pasaje
Sólo será posible reprogramar viajes aéreo,el Director General/Director/Jefe
por la misma cantidad de días de la de Unidad/Oficina del área usuaria
Planilla inicial y cuando la misma aún correspondiente, solicitará a la Oficina
no ha sido abonada al comisionado. de Logística de la OGA, vía correo
Se podrá reprogramar por única electrónico institucional, y dentro de las
vez la comisión de servicios. veinticuatro (24) horas siguientes, la
modificación pertinente.
 Una vez abonados los viáticos
en la cuenta del comisionado,  Los costos adicionales serán
éste deberá efectuar su asumidos íntegramente por el
comisionado y el Director
devolución dentro de las
General/Director/Jefe de
veinticuatro (24) horas siguientes y Unidad/Oficina del órgano que
solicitar mediante nuevo corresponda, en forma solidaria,
otorgamiento de viáticos, pasajes excepto cuando dichas
y otros gastos. modificaciones respondan a causas
debidamente sustentadas en el
informe.
18
5.3.19 Directiva Nº004-2017-MINEDU/SG-OGA
RESPONSABILIDAD DEL COMISIONADO

 El proceso de rendición de cuentas es responsabilidad plena y directa
del comisionado y constituye una declaración de responsabilidad por
la documentación de sustento de gastos que presenta.
FALTAS ADMINISTRATIVAS GRAVES

 Agenciarse de documentos para justificar gastos que no se han
realizado.
 Entregar como sustento del gasto, documentos adulterados o
falsificados.
19
5.3.20 – 5.3.21 Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA
PLAZOS DE RENDICIÓN
Hasta 10 días hábiles posteriores a la fecha de culminación de la
comisión.
 No se podrá otorgar viáticos a los servidores que tengan una
rendición de cuenta pendiente por viáticos otorgados
anteriormente, independientemente de la fecha de su
vencimiento, a excepción de una comisión de servicios
consecutiva con un intervalo de dos (2) días útiles
20
REEMBOLSO POR MAYOR GASTO

Excepcionalmente, el reembolso  El reembolso de mayor gasto
por mayor gasto de aquellos que de viáticos, pasajes y/u otros
cuenten con la justificación y el gastos de viaje, por razones
sustento debido, será solicitado por debidamente justificadas y
el comisionado a través de su por única vez se le autorizará
Director General/Director /Jefe de la ampliación de fecha de la
Unidad/Oficina inmediato, quien lo comisión; el cual se tramita
elevará con su conformidad por separado de la rendición
expresa a la OGA para la de cuentas por los viáticos,
autorización del reembolso, pasajes u otro gasto de viaje
mediante la emisión de la que le fueron otorgados al
Resolución Jefatural comisionado,
correspondiente.
21
 El comisionado que solicita reembolso por mayores

gastos, no debe tener viáticos pendientes de
rendición.
22
REEMBOLSO
Aquellas solicitudes de viáticos cuyas Este requerimiento deberá ser
comisiones de servicios que por sustentado mediante informe técnico
excepción debidamente sustentada y siendo elevado por la persona
autorizada ya fueron realizadas, serán responsable que autoriza dicho
tramitadas conjuntamente con la reembolso, presentando la solicitud a
rendición de cuenta, revisadas y la OGA para su autorización
visadas por la Coordinación de Control respectiva.
Previo, sin sobrepasar el monto total de
En todos los casos, el reembolso de
la indicada rendición de cuenta.
gastos se sustenta con el
Queda establecido que el reembolso correspondiente comprobante de
de gastos se presenta en un plazo no pago (Facturas, boletas de venta u
mayor de diez (10) días hábiles, otros reconocidos por la SUNAT y
contados desde el día siguiente de la Declaración Jurada).
fecha que concluye la comisión.
23
DISPOSICIONES ESPECIFICAS
OTORGAMIENTO DE VIATICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE
 ESCALA DE VIATICOS
 Funcionarios y empleado públicos (DL 276,728,1057)
así como consultores que por la necesidad
o naturaleza del servicio se requiera S/ 320.00 por día

 Alta Dirección (Ministro , Viceministros,
y Secretario General S/ 380.00 por día
Para el otorgamiento de viáticos se considerará como un día a las comisiones cuya duración sea mayor
a cuatro (4) horas y menor o igual a veinticuatro (24) horas. En caso sea menor o igual a dicho periodo,
el monto del viático será otorgado de manera proporcional a las horas de la comisión. (5.3.11)
* Base Legal: D.S. Nº 007-2013-EF

RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS 24
GASTOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS
PRESENTAR DENTRO DE LOS DIEZ DIAS HÁBILES
a) Rendición de Cuenta por Comisión de i) Constancia de comisión firmada donde

Servicios se realizo la comisión
b) Planilla de Viáticos j) Tarjeta de embarque, boarding pass de
c) Solicitud de Viáticos salida y retorno
d) Declaración Jurada k) Comprobantes de pago de rendición en
original (facturas, boletas, tickets factura
e) Compromiso de Devolución de Viáticos
y/o boleta de viaje)
f) Copia del Comprobante de Pago de
l) Pasajes terrestres y/ aéreos
Tesorería
m) Retenciones
g) Plan de Trabajo
n) Detracciones
h) Informe de comisión de las labores diarias
realizadas.
25
RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL

 Los comprobantes de pago originales deben presentarse sin borrones ni

enmendaduras:
Facturas, boletas de venta, ticket factura, facturas electrónicas,
boletos de viaje, pasajes de transporte terrestre, fluviales, ticket
electrónicos, serán emitidos indicando el RUC y denominación de
la Unidad Ejecutora al cual se afectará el gasto:
En caso de presentación de facturas deberán consignarse en ellas la

dirección fiscal de la Unidad Ejecutora respectiva que para ambas
ejecutoras la dirección es Calle del Comercio Nº 193 San Borja.
26
RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS

 Rendición de Cuentas:
CON Para gastos de
Mínimo
 . COMPROBANTES Alimentación
70%
DE PAGO
Para servicio de
Hospedaje
CON
Hasta
 . DECLARACION
30%
JURADA (*) Para gastos de
Movilidad
(*) Sólo
procede cuando se trate de gastos de donde no sea posible obtener
comprobantes de pago (zonas rurales o alejadas de la ciudad)
DISPOSICIONES ESPEFICICAS
27
RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS EN

COMISIÓN DE SERVICIOS
 GASTOS DIARIOS DECRETO SUPREMO Nº 007-2013-EF
 Se considera lo indicado en el DECRETO SUPREMO Nº 007-2013-EF, que establece la

escala de viáticos por día.
COMPROBANTES DE PAGO DECLARACION JURADA
Alimentación
Gastos de
alimentación,
+ hospedaje y movilidad
(tanto de aeropuerto o
Hospedaje terrapuerto como
+ = S/ 320.00 x día
local) que no se pueda
obtener comprobantes
+ de pago
Movilidad
28
RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS

(Flujograma)
 Rendición de Cuentas(Expediente):.
Expediente
Coordinación de
SIGA-WEB Rendición de
Control Previo
Cuentas
Nota: Se tramita
10 días con SINAD de la
hábiles de Planilla de Viáticos
VºBº de
finalizada
la comisión Especialista de
Control Previo
Rendición de Coordinación Tesorería

Cuentas Final Financiera (Visado de Voucher)
29
CONSTANCIAS DE COMISIÓN
ANEXO Nº 04
ANEXO Nº 03
30

6.4.4 - 6.4.5 - 6.4.7 Directiva Nº004-2017-MINEDU/SG-OGA
PRECISIONES IMPORTANTES
 Los comprobantes de pago  Los comprobantes que
que sustenten gastos por sustentan gastos por
alimentación deben hospedaje deberán indicar
consignar el detalle de los expresamente la fecha de
mismos . No se aceptará ingreso ( check in ) y la
«POR CONSUMO» fecha de salida ( check
 El consumo de víveres sólo out).
procede cuando la comisión  No se aceptarán
es en zona rural o inhóspita.
Se requerirá el VºBº del
comprobantes de pago
responsable que autorizó la que registren bebidas
comisión, en señal de alcohólicas, artículos de
conformidad. aseo, limpieza,
impresiones, medicinas etc.
31

GASTOS DE MOVILIDAD MEDIANTE DECLARACION JURADA
N° CONCEPTO EN LIMA EN PROVINCIAS
1
Traslado del domicilio al NO PROCEDE S/ 25.00 por servicio
aeropuerto y viceversa (máximo dos)
2
Traslado del domicilio al NO PROCEDE S/ 15.00 por servicio
terrapuerto y viceversa (máximo dos)
3
Movilidad local en lugar S/ 35.00 por día S/ 20.00 por día (máximo)
de destino (máximo)
32

6.4.6 6.4.7 Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA
 Gastos por traslado de bienes (fletes) también

deben ser visados por el Jefe y/o responsable,
adjuntando el acta y/o documento que sustente
la entrega de bienes en el lugar de destino.
 En el caso de transportes interprovinciales se hará

uso de los servicios públicos o de las salidas
regulares, quedando restringida la utilización
de movilidades tipo expreso o de alquiler
espera, con excepción de las situaciones en que
el costo beneficio lo justifique, para lo cual
deberá presentar un Informe debidamente
sustentado y ser autorizado por el Director (a) y/o
Jefe (a) respectivo (a).
33
 De utilizarse movilidad de la Entidad

de destino de la Comisión de
Servicios, deberá adjuntar:
 Los comprobantes de pago
(combustible, lubricantes, carburantes
y gases, cochera, peaje,
 Informe del chofer detallando la
distancia, lugares visitados, kilómetros
recorridos.
 Ambos deberán ser visados por el
funcionario competente del lugar
34
De las Retenciones de IGV

 Pagos por concepto de alimentación, hospedaje u otro servicio
autorizado a un mismo proveedor y el monto total de las facturas supere
los SI 700.00, al momento del pago deberá retenerse el 3% de dicho
monto, el mismo que se coordinará con la Oficina de Tesorería.
 La retención no se efectúa cuando el proveedor es buen contribuyente
y/o es agente de retención.
35
RESPONSABILIDAD Y SEGUIMIENTO
6.5 – 6.6 – 7.1- 7.2 Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA
 RESPONSABILIDAD  Vencido el plazo de

rendición:
 Los funcionarios y servidores,
están obligados a cumplir y  OCCP, notifica al
hacer cumplir la presente comisionado para que rinda
Directiva. en 72 horas
 El (la) Director(a)  OCCP, comunica a OGA, y
General/Director(a)/Jefe(a) es remitida al director que
de las oficinas que autorizan solicito el viático para su
los viáticos son a la vez rendición dentro de las 48
responsables solidarios horas.
cuando el comisionado no
cumpla con presentar las  OGA, comunica a RRHH el
rendiciones de cuentas de incumplimiento para
gastos oportunamente. sanciones respectivas
36
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
8.1 al 8.5 Directiva Nº 004-2017-MINEDU/SG-OGA
 Excepcionalmente, los funcionarios de  Cuando la Solicitud de Viáticos se

la Alta Dirección podrán efectuar gastos refiera a Comisiones de Servicios
por concepto de viáticos por Caja Chica. para acciones del Órgano de Control
(numeral 5.11 de la Directiva N° 002- Institucional y de la Alta Dirección,
2016-MINEDU/SG-OGA). no se exigirá el Plan de Trabajo,
 El retorno anticipado a pedido del motivo de la comisión, cronograma
comisionado debe contar con la de actividades e informe de las
autorización escrita del Director(a) labores efectuadas.
General/Director(a)/Jefe de
Unidad/Oficina que formuló el
requerimiento; caso contrario los gastos  Excepcionalmente podrán otorgarse
por penalidad lo asume el comisionado. viáticos a aquellos que brinden
 El retorno anticipado implica la servicios de consultoría cuyo
devolución de los viáticos por el total contrato así lo establezca;
de los días no utilizados. sujetándose a las disposiciones
establecidas en la presente directiva.
37
CASOS PRÁCTICOS DE RENDICION

Tarjeta de embarque o Boarding Pass de salida y
retorno.
38
COMPROBANTES DE PAGO MAL EMITIDOS

39
COMPROBANTES DE PAGO EMITIDOS CORRECTAMENTE

40
COMPROBANTES DE PAGO EMITIDOS CORRECTAMENTE

41
EJEMPLOS DE COMPROBANTES DE PAGO

Gastos Diarios
42
EJEMPLOS DE COMPROBANTES DE PAGO

Gastos Diarios
43
COMPROBANTES DE PAGO PROHIBIDOS

44
El principio de razonabilidad obliga a

que las decisiones del funcionario
administrativo mantengan la debida
proporción entre los medios a emplear
y los fines públicos que deba tutelar, a
fin de que respondan a lo
estrictamente necesario para la
satisfacción de su cometido.
31/08/2016

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RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS,

Eco. María Dávila Llanos

PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS

VIATICOS Recursos entregados a los comisionados para cubrir

OTROS GASTOS DE VIAJE

Esta referido a todo concepto de gasto adicional que no

PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS

 Es un documento firmado y sellado por la Ministra, Viceministro,

 La Planilla de Viáticos deberá ser suscrita de manera obligatoria por el

PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS

RENDICION DE CUENTA POR COMISION DE SERVICIOS

 Es un documento elaborado y suscrito por el comisionado para rendir

 El saldo resultante, no mayor al treinta por ciento (30%) podrá

PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS

DECLARACION JURADA DE GASTOS POR VIATICOS

 Es un documento que el comisionado está facultado a presentar en

PRINCIPALES DEFINICIONES OPERATIVAS

 Corresponde el reembolso de gastos cuando el comisionado efectúa

AUTORIZACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS EN ATENCION AL

•Director (a) General

EXCEPCIONALMENTE Ministro (a) de Educación,

No procede la regularización y el reembolso por compra

USO DE VEHÍCULO OFICIAL:

RESPONSABILIDAD DEL COMISIONADO

FALTAS ADMINISTRATIVAS GRAVES

REEMBOLSO POR MAYOR GASTO

 El comisionado que solicita reembolso por mayores

o naturaleza del servicio se requiera S/ 320.00 por día

y Secretario General S/ 380.00 por día

* Base Legal: D.S. Nº 007-2013-EF

PRESENTAR DENTRO DE LOS DIEZ DIAS HÁBILES

a) Rendición de Cuenta por Comisión de i) Constancia de comisión firmada donde

RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL

 Los comprobantes de pago originales deben presentarse sin borrones ni

En caso de presentación de facturas deberán consignarse en ellas la

RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS

RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS GASTOS EN

 GASTOS DIARIOS DECRETO SUPREMO Nº 007-2013-EF

 Se considera lo indicado en el DECRETO SUPREMO Nº 007-2013-EF, que establece la

COMPROBANTES DE PAGO DECLARACION JURADA

RENDICIÓN DE CUENTAS DE VIÁTICOS, PASAJES Y OTROS

Rendición de Coordinación Tesorería

RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL

RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL

GASTOS DE MOVILIDAD MEDIANTE DECLARACION JURADA

N° CONCEPTO EN LIMA EN PROVINCIAS

RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL

 Gastos por traslado de bienes (fletes) también

 En el caso de transportes interprovinciales se hará

RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL

 De utilizarse movilidad de la Entidad

RENDICIONES DE CUENTAS DE GASTO A NIVEL NACIONAL

De las Retenciones de IGV

 RESPONSABILIDAD  Vencido el plazo de

 Excepcionalmente, los funcionarios de  Cuando la Solicitud de Viáticos se

CASOS PRÁCTICOS DE RENDICION

COMPROBANTES DE PAGO MAL EMITIDOS