Tecnologías de La Información Y de La Comunicación I

TECNOLOGÍAS
DE LA
INFORMACIÓN Y
DE LA
COMUNICACIÓN I
MÓDULO III
Desarrollo de sistemas
PROPÓSITO DEL MÓDULO:
Plantea soluciones críticas y responsables mediante la

metodología de desarrollo de software para demostrar
eficiencia en el manejo de base de datos y software de
programación de alto nivel, que sean aplicables a necesidades
de una empresa o institución para el tratamiento de
información.
Competencias
Competencias Genéricas Conocimientos Habilidades Actitudes
Profesionales Básicas
CG5.2 Ordena CPBTIC5 Propone el Fundamentos de sistemas: Distingue los elementos que Se relaciona con sus
información de acuerdo a diseño de sistemas de Metodología para el integran la metodología para semejantes de forma
categorías, jerarquías y información, a partir del desarrollo de software. el desarrollo de software. colaborativa mostrando
relaciones. análisis de las necesidades Definición de necesidades. Prueba la utilización de la disposición al trabajo
CG5.6 Utiliza las de los usuarios, Análisis. metodología para el metódico y organizado.
tecnologías de la permitiendo la solución Diseño. desarrollo de software para Aporta ideas en la
información y de problemas de manera Codificación. el análisis y resolución de solución de problemas
comunicación para responsable e innovadora Pruebas. problemas matemáticos promoviendo su
procesar e interpretar en diferentes contextos. Validación. simples. creatividad.
información Mantenimiento y evaluación. Destaca los elementos Expresa diversas
CG8.1 Propone maneras Bases de datos necesarios para la opciones para dar
de solucionar un Tablas y relaciones. elaboración de una base de solución a problemas
problema o desarrollar un Consultas. datos. de su contexto
proyecto en equipo, Formularios e informes Diagrama el modelo de bases
definiendo un curso de de datos simples.
acción con pasos
específicos
En contexto…
La producción de software es una actividad que ahora se
realiza de manera cotidiana por desarrolladores de una
empresa o por desarrolladores independientes. Mucho de ese
software lo utilizas día a día, por ejemplo, WhatsApp, Facebook
y las aplicaciones de la computadora. Aprovechando los
avances de hoy día, la facilidad de conseguir una
computadora, y el acceso a internet muchas personas pueden
desarrollar software.
Sin embargo, no solo se trata de conocer el codigo y empezar a
desarrollar. Es necesario que el desarrollador siga un método
que le ayude a producir software de calidad que cubra las
necesidades para las que fue creado. Por ello, si pretendes
embarcarte en este amplio mercado de aplicaciones, debes
aplicar una metodología que te permita obtener los resultados
que esperas. Es posible que tus amigos utilicen en el futuro una
app creada por ti.
Sistemas de información
FUNDAMENTOS DE SISTEMAS
Un sistema es un conjunto de partes que al estar organizadas y relacionadas entre sí trabajan en conjunto para lograr un
objetivo. Un sistema puede ser físico como una computadora o un automóvil; pero también puede ser algo conceptual
como un software.
Los elementos que integran un sistema informático pueden ser:
1. Las entradas por donde ingresan insumos o datos necesarios
2. El proceso donde aquellas entradas pasan por una transformación
3. La salida presenta los elementos ya transformados
Los sistemas de información en las empresas son un conjunto
de elementos que deben incrementar la competitividad de las
mismas, brindando una información veraz y fiable para tomar
las decisiones pertinentes. Esto justifica por qué en la
actualidad muchas empresas optan por desarrollar o comprar
sistemas de software con el propósito de hacer eficientes todos
sus procesos.
La empresa puede entenderse como un conjunto de sistemas
que trabajan de forma sinérgica para lograr los objetivos que se
proponen. Una empresa funciona como un sistema que a la vez
tiene subsistemas internos, los cuales pueden ser
automatizados usando sistemas de información.
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE SOFTWARE
Definición de necesidades
Cuando se inicia la elaboración de algún software, uno de los primeros pasos es la recopilación de los requisitos. En esta
fase es necesario conocer a los clientes potenciales, analizando qué se requiere en el mercado y las características de
esta necesidad. De igual manera, se debe determinar si existe una necesidad real en el mercado para el software que se
pretende desarrollar.
En esta etapa, es necesario estar en contacto directo con los clientes para entender qué es lo que en realidad necesitan.
La completa comprensión de las necesidades de los clientes y una redacción de las características del producto de
software a implementar son la clave para el éxito en esta etapa, ya que es aquí donde se establecen los cimientos del
software, lo que implica el nivel de utilidad del producto, que le resulta a la empresa en el éxito o fracaso; muchas
empresas dedicadas a la elaboración de software crean un documento de requisitos de marketing y un estudio de
viabilidad, que contiene la representación de los datos recopilados acerca del producto.
En esta etapa de definición de necesidades entonces se puede realizar lo siguiente:
• Evaluar la factibilidad del sistema • Evaluar el costo-beneficio • Evaluar la factibilidad de mercado
Un formato para definir las necesidades básicas de un sistema de software debe incluir los siguientes aspectos:
1. Resumen ejecutivo (visión clara y general del proyecto)
2. Antecedentes (origen de la necesidad)
3. Objetivos (qué se pretende lograr)
4. Estudio de factibilidad, en donde se deben tomar en cuenta aspectos: • Técnica • Económica • Mercado • Legal •
Operacional • Tiempo • Aprobación
Análisis
Puede llevar tiempo y dinero, pero facilita la organización y ayuda a entender lo que
en realidad se necesita. Este entendimiento es fundamental para el éxito del nuevo
software. Las tablas 1.1 y 1.2, muestran una guía para definir los requerimientos del
nuevo software.
Diseño
Una vez que se determina la factibilidad del software y se definieron los requisitos para su desarrollo toca turno al diseño.
En esta fase se toman decisiones acerca de la arquitectura de la información y las tecnologías aplicadas, como lenguajes de
programación, bases de datos y secuencias del programa (algoritmos). Estos últimos se registran en diagramas de flujo
que describen el comportamiento que debe seguir el software, y se incluyen dibujos de las ventanas del programa.
Algunas actividades que se deben desarrollar en la fase del diseño son las siguientes:
• Modelado de la base de datos • Diseño de programación • Creación de la capa de presentación • Diagramado UML
(Unified Modeling Language, Lenguaje Unificado de Modelado)
Diseñar y modelar el software es “dibujar”. Tal vez pienses: ¿por qué no empezar a codificar?, ¿es necesario trazar cajitas y
flechas? Existen importantes razones para no omitir esta parte, por ejemplo:
• Las técnicas de modelado pueden hacer más productivo al equipo de desarrollo. En la actualidad el modelo de datos se
usa para generar código de manera automática
• Se reducen los defectos del código al contar con los algoritmos y diagramas que permiten ver el flujo de las secuencias
que se ejecutarán
• Los modelos son la mejor documentación. Si algún participante nuevo se integra al proyecto, solo con ver los modelos
puede apoyar al desarrollo
• Además, quienes se encargan de realizar el diseño y modelaje muchas veces son mejor pagados que quienes codifican
el producto final
Codificación
Es la fase en que un grupo de programadores construye la aplicación. El diseño se convierte en un programa que será
instalado en un sistema operativo. El resultado debe ser un software operativo a esta etapa también se le llama beta. A
esta etapa también se le llama programación, se realizan pruebas y ensayos para observar si existen errores que corregir.
Dependiendo del lenguaje de programación elegido, es posible crear librerías, bibliotecas y componentes que pueden ser
reutilizados durante la programación.
Entre las aplicaciones que pueden utilizarse para la codificación del
software tenemos las siguientes, que son de uso extendido:
• Microsoft Visual Studio.NET: es un entorno de desarrollo integrado
que te permite crear aplicaciones para el sistema operativo Windows.
Soporta lenguajes de programación como Visual C++, Visual C#, Visual
J# y Visual Basic.Net.
• Java SDK: es un lenguaje de programación que puede ser
interpretado y ejecutado independientemente del sistema operativo,
para esto se utiliza una máquina virtual Java.
• Al ejecutarse en las llamadas máquinas virtuales, el código se puede
correr en cualquier dispositivo, tanto PC o móvil.
• Velneo: es una plataforma de desarrollo para programar software de
fácil aprendizaje para empresas. Es una opción para que personas con
pocos conocimientos técnicos puedan programar aplicaciones.
Codificación
• Delphi: su entorno de desarrollo está orientado a la programación
general, pero enfocada a la programación visual. Soporta el lenguaje
ObjectPascal y se usa para programar software para las plataformas
Windows y Linux. Se emplea en especial para el desarrollo de bases
de datos cliente-servidor, multicapas y aplicaciones de consola.
• Android: Java permite programar aplicaciones para Android,
aunque puedes utilizar otros entornos de programación, como: ℓ
Basic 4 Android ℓ Mono para Android ℓ App Inventor ℓ Android
Studio
• Videojuegos: la programación de juegos es más compleja, y se
puede optar por plataformas como: ℓ Unity 3d ℓ Cocos ℓ
Marmalade
• PseInt: es la herramienta ideal cuando se está aprendiendo a
programar, ya que emplea un sencillo e intuitivo pseudolenguaje en
español, complementado con un editor de diagramas de flujo, te
permite centrar tu atención en los conceptos fundamentales de la
algoritmia computacional, minimizando las dificultades propias de
un lenguaje y proporcionando un entorno de trabajo con numerosas
ayudas y recursos didácticos.
Pruebas
Esta fase es una de las más importantes para el soporte de la aplicación a largo plazo, así como para determinar la
reputación de la empresa o equipo que lo desarrolla. Se trata de comprobar que el software cumpla con las expectativas y
realice de manera adecuada las tareas indicadas en la especificación.
Definición. Es “el proceso de ejercitar el software o un sistema para detectar errores, para verificar que cumple funcional y
no funcionalmente los requerimientos y para explorar y entender el estado de los beneficios y riesgos asociados con su
liberación.”
Es posible que la prueba se realice por cada módulo programado hasta probarlo de manera integral. Se recomienda que
una persona ajena al desarrollo pruebe el software, esto no sustituye las pruebas que el programador debe realizar, ya que
puede detectar errores que el mismo programador no consideró en el desarrollo. Se pueden hacer distintas pruebas para
determinar la calidad del software, por ejemplo:
• Prueba unitaria. Cuando se termina una parte del software el codificador lo envía para realizarle pruebas a ese módulo y
verificar que se cumpla el propósito para el que fue creado.
• Prueba de concurrencia. El objetivo es someter al sistema a cargas variables para medir y evaluar su desempeño y su
habilidad para seguir funcionando después de varias cargas de trabajo. Es posible que también se evalúen los tiempos de
respuesta, el flujo de transacciones y otros aspectos relacionados al tiempo.
• Prueba de volumen. Somete al sistema a un gran volumen de datos para verificar si continúa trabajando de manera
adecuada; es probable que el software en algún momento tenga que presentar múltiples registros al mismo tiempo, y esto
puede generar problemas. Si en vez de cargar un registro carga miles al momento para generar un reporte por ejemplo, y la
aplicación se “buguea” (presenta fallos), hay que hacer los ajustes necesarios para corregir tal situación.
Validación
Sirve para determinar si el sistema es capaz de cumplir el propósito para el que se destinó. El usuario debe estar satisfecho y convencido de
que la aplicación hace de manera correcta lo que él necesita. La validación responde las preguntas siguientes:
• ¿Es correcto el sistema? • ¿El programa hace el trabajo para el cual se diseñó?
Mantenimiento y evaluación
Definición. Es la modificación de un producto de software después de su entrega al cliente o usuario para corregir defectos, mejorar el
rendimiento u otras propiedades deseables, o bien, para adaptarlo a un cambio de entorno. Por lo tanto, el mantenimiento del software es
el conjunto de medidas que se deben realizar para que el sistema sigua disponible y funcional. Existen los siguientes tipos de
mantenimiento:
• Correctivo. Su objetivo es localizar y eliminar los posibles defectos de los programas.
• Adaptativo. Se da por un cambio de entorno de hardware o software, por ejemplo, se actualizaron los equipos de la empresa y además
cuenta con un sistema operativo reciente en el cual no se ha probado si el software es capaz de funcionar.
• Perfectivo. Procura mejorar las funcionalidades que requiere el usuario, tanto de eficiencia como de ampliación. Imagina que se elaboró
un software de contabilidad y ahora surge un nuevo concepto de impuesto que el sistema no tenía: hay que agregarlo.
• Preventivo. Se trata de la modificación del software para mejorar sus funcionalidades, o también de la eliminación de información
excedente para que no se sature la base de datos, por ejemplo, registros “huérfanos” o incompletos.
• Evaluación. Permite que las partes interesadas obtengan una medición de la calidad y cumplimiento de los requerimientos. También
permite encontrar las brechas entre lo que hace la aplicación frente a lo que se supone debe realizar.
BASES DE DATOS
Tipos de base de datos
Existen diversos tipos de bases de datos y cada uno tiene su propio modelo de datos, esto es, la manera en que está
estructurado. Los modelos son: plano, jerárquico, relacional y en red.
Modelo de base de datos plana Modelo de base de datos jerárquica Modelo relacional
Se trata de una columna en Este tipo de bases de datos son aquellas que Es el tipo de base de datos más popular
donde la información tiene que almacenan su información usando una jerarquía, y resulta una excelente herramienta para
ver con el nombre de la misma, a manera de un árbol visto al revés. Una de sus almacenar y acceder a la información
por ejemplo, si es de clientes, ventajas es que permite acceder a los datos de que contenga. Se organizan en forma de
esta columna puede contener forma rápida y sencilla. tablas, cada una puede contener
nombres de clientes. Las bases de datos jerárquicas presentan tres diversos campos con muchos registros.
tipos de segmentos: Las tablas pueden relacionarse por
• Padre: puede tener descendientes (tablas de campos clave, por ejemplo, una escuela
información que dependen de él) y deben estar puede tener una que contenga el código
localizados al mismo nivel • Hijo: depende del del alumno, los nombres, el grado y
segmento anterior • Raíz: es la parte superior de grupo de los estudiantes; otra que
la jerarquía y los dos segmentos anteriores contenga las asignaturas y con su código,
depende de ella y una tercera de calificaciones que se
vincule con ambas tablas usando solo el
ID (identificador) de la asignatura y el
código del alumno.
BASES DE DATOS
Tablas
Son objetos indispensables en las bases de datos porque en ellas se almacena toda la información o datos de una empresa,
escuela, banco, etc. Una tabla de base datos es similar a una hoja de cálculo que contiene filas y columnas. En la tabla cada
fila se denomina registro, en este se almacena información. Cada uno de los registros están formados por uno o varios
campos, los cuales son las columnas de la tabla.
Por ejemplo, una tabla de alumnos donde cada registro (filas) contiene información de un estudiante distinto, cada campo
(columna) contienen otro tipo de información como sus apellidos, dirección, grado y grupo, pero del mismo alumno.
Microsoft Access es un sistema de administración de bases de

datos relacionales que permite administrar la información de
una empresa desde un solo archivo. Para lograr tal objetivo
provee un conjunto de herramientas y opciones.
Para comenzar a crear una base de datos:
1. Abre la aplicación y cuando accedas elige la opción Base de
datos en blanco
2. Establece el nombre de la base de datos como Escuela.accdb
Sistemas de información Para establecer el tamaño del campo, en la Vista de
Diseño ubica las propiedades del campo y establece el
BASES DE DATOS tamaño.
Crear tablas
Puedes insertar una columna nueva con solo presionar sobre el
encabezado de la columna, donde dice Haga clic para agregar, y
elegir un tipo de campo. De forma inmediata puedes cambiar
el título de la columna.
Otra forma de editar la tabla que se está creando es usar la
Vista Diseño, que se activa en la ficha inicio, grupo Ver. Utiliza
esta vista para completar la tabla alumnos, configurando los
campos de la siguiente manera: La clave principal
Antes de guardar los cambios debes
establecer una clave principal, la cual
proporciona un valor único para cada fila
de la tabla y sirve de identificador de
registros. No se puede definir más de una
clave principal, pero si se puede tener
una compuesta por más de un campo.
Para asignarla, haz clic en la ficha Diseño
y luego en el ícono Clave principal.
BASES DE DATOS
Si lo que quieres es definir una clave principal compuesta de dos campos, selecciona con la tecla CTRL sosteniendo los
campos que requieras y haz clic en el ícono Clave principal. Algo importante que debes recordar es que, al tener una
clave principal en la tabla, no puedes insertar valores nulos o duplicados.
Propiedades de los campos Otra propiedad interesante para algunos tipos de datos de
Además de crear las tablas es necesario configurar los Access es la máscara de entrada. Su principal utilidad es la de
campos, tanto en su tamaño como en su formato. controlar los formatos de entrada de datos para que los
Antes estudiaste el espacio para configurar el tamaño usuarios escriban en forma correcta los datos solicitados.
del campo, ahora trabajarás en el formato de ciertos También es útil para capturar fechas o números telefónicos. La
campos. Algunos de los tipos de campos disponibles máscara de entrada solo determina si Access acepta
en Microsoft Access se presentan en la tabla 1.3. los datos o no; esto no altera la manera en que los datos se
almacenan; si el tipo de datos es numérico, esto seguirá así.
Para establecer la máscara de entrada puedes hacer uso de la
tabla Alumno y en la Vista Diseño elige el campo Fecha de
nacimiento. Luego haz clic en el botón de configuración de la
propiedad Máscara de entrada.
BASES DE DATOS
Máscara de entrada
A continuación, se mostrará el asistente para máscaras de entrada y elige Fecha corta.
Puedes probar cómo quedará la máscara haciendo clic en la caja de texto. Luego elige
el marcador que quieras, haz clic en Siguiente y luego, en Finalizar.
Después accede a la Vista de Hoja de Datos y verifica que, al intentar capturar
una fecha el campo sugiere la forma en que se debe capturar la información.
La máscara está predefinida entre las configuraciones de Access.
Ahora imagina que quieras dar un modelo de captura para el número
telefónico de los maestros, y que al momento de ingresar la información solo
te permita 10 dígitos. Para lograrlo ingresa a la tabla Maestros y haz clic el
botón de configuración de la propiedad Máscara de entrada del campo
Teléfono. Luego haz clic en la opción Modificar y configura como se muestra en
la figura 1.14.
La opción Máscara de entrada debe quedar como: !\(999”)”999\-99-99 para que el campo de teléfono acepte 10 dígitos y
respete la separación tal y como se muestra en los datos del ejemplo anterior.
De igual manera puedes establecer la opción de máscara Contraseña, la cual convierte los datos capturados en asteriscos,
ocultando de esta manera datos sensibles como contraseñas e información bancaria.
RELACIONES ENTRE BASES DE DATOS
Son asociaciones entre las tablas que se han creado. Una de sus utilidades es que permite crear vistas rápidas, sin
necesidad de hacer una tabla por cada alumno y capturando cientos de veces los mismos datos. Si no se hicieran estas
relaciones, para presentar una boleta se tendría que hacer una tabla por alumno capturando para cada uno su carga
académica; en cambio, de esta manera solo con la clave de la asignatura se pueden presentar las asignaturas que le
corresponden.
Diagramar el modelo entidad-relación
Las bases de datos pueden ser
representadas por medio de un
diagrama de flujo que muestra las
entidades, como personas, objetos o
conceptos, y la manera como estas se
relacionan entre sí. Los diagramas
entidad-relación se usan para diseñar
bases de datos relacionales en campos
de ingeniería de software, sistemas de
información empresarial, de
investigación y educativa.
Los modelos entidad-relación, emplean
símbolos como los siguientes:
Sistemas de información Crear las relaciones
RELACIONES ENTRE BASES DE DATOS Para crear las relaciones,
haz clic en la ficha
Herramientas de base de
datos y luego en el botón
Relaciones.
Una vez abierto el panel de

relaciones, se mostrará un
cuadro de diálogo para
agregar las tablas que se
desean relacionar. Elige
cada tabla y haz clic en
Agregar.
El ejemplo anterior representa a dos entidades
Por ejemplo, para establecer la relación entre las tablas
relacionadas, los alumnos que pertenecen a un
Alumnos y Evaluaciones, solo arrastra el campo Código alumno
grupo, es decir, una relación de uno a muchos. La
sobre el campo Código alumno de la tabla Evaluaciones, como
entidad Alumnos no tiene punta de flecha, lo que
se muestra a continuación:
representa que son muchos alumnos unidos por el
Pertenece a. La flecha que apunta a la entidad
Grupo, que solo hay uno. Dicho de otra manera,
hay muchos alumnos en un solo grupo.
Después se debe mostrar un diálogo para Así, Access evitará la captura de datos en una tabla secundaria sin que
configurar las relaciones antes se haya capturado en la tabla principal; de igual manera no
permitirá que se borren los datos de la tabla principal, mientras existan
registros vinculados en esta. Tiene dos opciones adicionales:
• Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se cambie el
valor de la tabla principal, los de la tabla relacionada también.
• Eliminar en cascada los registros relacionados. Esta opción permite que
cuando se eliminen los registros relacionados de la tabla principal, se
borren también en la tabla principal.
Solo haz clic en Crear y observarás cómo
las tablas se unen por una línea a la cual
le puedes dar doble clic para modificar su
configuración. Automáticamente Access
establecerá una relación de uno a varios.
Observa la opción Exigir integridad
referencial, que es un sistema de reglas
que permite verificar que las relaciones
entre los registros son válidas y con ello
evitar que se borren o cambien de forma
accidental datos relacionados.
Modificar y eliminar relaciones
Si deseas modificar las relaciones o eliminarlas, debes hacer clic derecho en la
relación y después en Modificar relación o Eliminar, según sea tu necesidad.
CONSULTAS
La consulta en Access es una herramienta para seleccionar información de una o más tablas relacionadas. Permite
presentar la información evitando la captura repetitiva de datos.
Por ejemplo, se puede presentar la información de las calificaciones de los alumnos y con solo utilizar el código de la
asignatura, presentar el nombre de la misma. Esto evita capturar el nombre de las asignaturas cada vez que se requiere
dicha información, en su lugar solo se captura el código de la asignatura para relacionar la información.
Otro ejemplo es que por medio del código del alumno y los códigos de las asignaturas se puede presentar toda la carga
académica de los alumnos.
Tipos de consulta
Se pueden clasificar las consultas de la siguiente manera:
• Consultas de selección: la consulta de selección muestra datos de una tabla que cumplen criterios de selección. Este
tipo de selección genera una tabla lógica, ya que no se encuentra físicamente en el disco duro si no que está basada en
una o más tablas y cada vez que se ejecuta actualiza la información para presentar los resultados.
• Consultas de acción: las consultas de acción pueden ser utilizadas para realizar cambios a los registros. Las más
comunes son actualizar y eliminar.
• Consultas SQL: este lenguaje de consulta estructurada permite crear mejores consultas que devuelvan los resultados
que el usuario desea.
Utilizar el asistente para consultas
Existen dos maneras de crear Consultas, con ayuda de un asistente o en Vista Diseño.
Vas a crear una consulta por medio de la opción Diseño de consulta. Al hacer clic en el botón se abrirá el
diálogo Mostrar tabla. Elige la tabla Evaluaciones y haz clic en Agregar.
La Vista Diseño de consultas tiene dos partes: el área de tablas donde agregaste la tabla Evaluaciones y
la cuadricula inferior llamada QBE (Query by example, consulta basada en ejemplo).
La cuadricula QBE posee los siguientes campos:
• Campo: se elige el campo a utilizar. este también puede ser un campo calculado
• Tabla: es el nombre de la tabla de la cual eligió el campo, es útil si se utiliza más de una tabla
• Orden: permite ordenar las filas del resultado
• Mostrar: si desactivas la casilla, esa columna no se mostrará
• Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Es posible especificar una condición o varias
utilizando los operadores Y y O
• O: es utilizado para combinar condiciones
Ahora añade todos los campos de la tabla Evaluaciones, a excepción de Costo y Observaciones. Para
hacerlo haz clic en la primera columna de la cuadricula QBE y en Campo, elige Código asignatura,
después Código alumno y así consecutivamente hasta el campo Ordinario. En este caso el campo Tabla
se llenará de manera automática, debido a que se ha elegido solo una tabla.
En los campos de consulta también puedes insertar un campo calculado, por ejemplo, para obtener el
promedio de la asignatura, la solución es la siguiente: la nota final es igual a la suma del primer parcial
(equivale al 35% de la calificación) más el segundo parcial (35%) y la suma del ordinario (30%).
Utilizar el asistente para consultas
En el campo Ordinario, en la columna que se encuentra vacía haz clic derecho y elige Generar.
En la sección elementos de expresión ubica el nombre de la base de datos
Escuela.accdb, ahora escribe la expresión en la caja de texto superior de la siguiente
manera: Nota Final: [Parcial 1]*0.35+[Parcial 2]*0.35+[Ordinario]*0.3
1. Primero escribe la palabra Nota final, que es el nombre del campo que se
mostrará en la Vista de Datos de la consulta
2. Después escribe los dos puntos (:); para facilitar la escritura de los campos
utilizados puedes seleccionarlos con doble clic desde el apartado Categorías de
expresión
3. Inserta las sumas y multiplicaciones con el teclado
4. Haz clic en Aceptar después en Ver, Vista Hoja de datos o en Ejecutar. El resultado
debe ser como el siguiente:
El campo calculado llamado Nota final aparece al final conteniendo la calificación promedio.
Ordenar campos
Los campos se ordenan desde la cuadricula QBE en el campo deseado, por ejemplo, si
se desea tener en orden descendente las notas finales, para que estén al inicio las
calificaciones más altas, desde la opción Orden del campo calculado se establece
Orden ascendente, luego se ejecuta la consulta y mira los resultados
Criterios de selección
Establecen los datos específicos que se quieren encontrar con la consulta. Por lo general, las aplicaciones tienen estos
apartados para presentar un filtro de la información, por ejemplo, para listar solo los hombres de un grupo o los de un
municipio, colonia o delegación.
Para continuar con el ejemplo, crea una consulta tomando como base la tabla Alumnos y elige los campos Código alumno,
Nombre, Apellidos, Población y Género. Guarda la consulta como Consulta1_alumnos.
Después escribe “m” en la columna Género, guarda y ejecuta la consulta. Observa que solo los alumnos de género
masculino aparecen en la lista.
Los criterios en las consultas no se limitan a un solo campo, también se pueden aplicar a más columnas de información,
por ejemplo, puedes filtrar la columna Población escribiendo alguna a la que pertenezca algún alumno capturado en la
tabla. Cuando ejecutes la consulta verás que aún se respeta el criterio de Género, mostrando los registros de los varones
que sean de la población escrita.
Por último, se pude usar el campo O agregando algún criterio. Observa cómo funciona capturando en el campo O de la
columna Población el criterio de una población alterna que hayas capturado. Al ejecutar la consulta te mostrará los
registros de los alumnos varones en Población1 y Población2.
Al campo de fecha también se le pueden establecer criterios, por ejemplo, si necesitas saber quiénes son los alumnos
que nacieron en un rango de fechas , puedes hacer lo siguiente:
1. Agrega el campo Fecha de nacimiento a la consulta de alumnos
2. Elimina los criterios antes establecidos en los campos Población y Género
3. En la opción Criterio de la columna Fecha de nacimiento escribe “Entre #01/03/2004# Y #30/12/2005#”
4. Ejecuta la consulta y observa que solo muestra a los alumnos que nacieron en las fechas que se establecieron en el
criterio
Consultas con más de una tabla

En más de una ocasión será necesario mostrar la información de más de una tabla. En la base de datos tienes las tablas
Asignaturas y Maestros. La tabla asignatura posee un campo Código profesor, el cual contiene la información del
maestro que imparte dicha asignatura; pero si te piden una lista con las asignaturas y los nombres de los maestros, sería
muy tedioso capturar en una tabla cada dato de manera individual, además sería más complejo si varios de ellos
imparten más de tres asignaturas. Para evitar este proceso repetitivo se puede crear una consulta que muestre la
información de las dos tablas:
1. Crea una nueva consulta
2. Elige mostrar la tabla Asignatura y después Maestros.
3. En la cuadricula QBE, agrega los campos Código asignatura, Asignatura y Código profesor de la tabla Asignatura, y por
último el campo Nombre de la tabla Maestros. A continuación, se muestra cómo deberá quedar la configuración de
la consulta.
Consultas con más de una tabla Iniciar la consulta con parámetros
Otra manera de utilizar las consultas en Access, es haberla solicitando
algún criterio, por ejemplo, si se quiere mostrar una consulta de las
asignaturas que imparte un profesor en específico, solo debes hacer lo
siguiente:
1. Accede a Consulta_asignaturas
2. En la opción Criterios de la columna Código profesor, agrega el
siguiente criterio: “=[código a consultar]”. Es importante que escribas
entre corchetes el letrero del parámetro
3. Ahora ejecuta la consulta. Aparecerá un cuadro de diálogo que
solicite el código del profesor a consultar
4. Escribe el código de alguno de los maestros capturados (por ejemplo,
1), y haz clic en Aceptar
5. Observa que solo la información de ese docente te será
proporcionada. Recuerda que cada vez que se inicie la consulta, se
mostrará ese diálogo de entrada, mientras permanezca el criterio del
La Vista de Hoja de datos de la consulta
paso 1
mostrará el nombre de cada maestro que
imparte la asignatura, aprovechando así
la relación por medio del campo Código
profesor. Guarda la consulta como
Consulta_asignaturas.
CONSULTAS DE ACCIÓN
Consulta de actualización
Te permiten modificar los registros de las tablas con criterios específicos y, además de modificar un dato en específico o
muchos registros de una sola vez. Por ejemplo, si se ha creado un grupo del 1B y ahora pasan a segundo semestre, los
campos Grado y Grupo se pueden actualizar con solo ejecutar una consulta de este tipo.
Para poner este conocimiento en prueba, modifica una calificación de algún alumno en particular, por ejemplo, actualiza la
calificación a 90 del ordinario del alumno con código 5 y de la asignatura con código 4.
Para elaborar la consulta de actualización realiza los siguientes pasos:
1. Primero crea una consulta en la modalidad diseño de consulta
2. Agrega la tabla Evaluaciones y cierra el diálogo
3. Haz clic en el ícono Actualizar del grupo Tipo de consultas en la ficha Diseño
4. Agrega los campos Código asignatura, Código alumno y Ordinario
5. Captura en el criterio de la asignatura “4” y en el de Código alumno “5” 6. El trabajo lo hace el campo de la cuadricula
QBE denominado Actualizar a. Escribe en la columna del ordinario “90”
6. Al ejecutar la consulta el programa advertirá que se realizará el cambio.
7. Haz clic en Sí y abre la tabla para verificar que los cambios se realizaron de manera correcta
Consulta de tipo Anexar
Este tipo de consulta permite insertar registros de una tabla a otra, por ejemplo, si se necesitara transferir a los alumnos
que causaron baja, de la tabla Alumno hacia una tabla denominada Alumnos_bajas, solo necesitarías que tengan campos
similares o todos los campos si así se requiere.
Para este ejemplo crea una tabla con cuatro campos, parecidos a los de la tabla Alumnos, como se muestra a continuación.
Guarda la tabla como Alumnos_bajas. Después crea una consulta en la Vista Diseño, agrega la tabla Alumno y haz clic
en el ícono Anexar del grupo Tipo de consultas en la ficha Diseño. Se abrirá un cuadro de diálogo para que elijas la tabla
a la cual anexarás la información, en este punto elige la tabla recién creada y acepta.
Consulta de tipo Anexar
La cuadricula QBE debe contener ahora un campo Anexar. En la sección de campos elige los campos Código del alumno,
Nombre, Apellidos y Estatus, y en el campo Anexar elige la misma secuencia de campos (debes tener en cuenta que la
sección anexar corresponde a la tabla Alumnos_bajas).
Antes de ejecutar la consulta debes configurar un criterio para elegir los registros que serán insertados en la tabla
secundaria, escribe “Bajas” en la opción criterios de la columna Estatus. Ahora ejecuta la consulta y se mostrará un
cuadro de diálogo preguntando si confirmas la anexión y cuántos registros se agregarán. Acepta y verifica que en la
tabla Alumnos_bajas se insertaron los registros de manera correcta.
Puedes guardar la consulta como Anexar_bajas.

Consulta de eliminación
Las consultas de eliminación pueden ser útiles para dar mantenimiento o limpieza a la base datos, elimina registros que
ya no son , esto se puede hacer de manera masiva. Por ejemplo, si tienes en la tabla Alumnos un campo que determine la
situación del alumno, por ejemplo, regular, irregular o baja y se desea quitar de esta tabla a los alumnos que estén de
baja, entonces una consulta de eliminación es la ideal.
1. Crea una consulta en la Vista Diseño y agrega la tabla Alumnos

2. Haz clic en el botón Eliminar del grupo Tipo de consultas en la ficha Diseño
3. La cuadricula QBE debe cambiar, elige el campo Estatus de la tabla Alumnos 4.
4. En Eliminar establece Dónde y en el criterio escribe “Baja”
5. Al ejecutar la consulta, Access te avisa de manera inmediata que se van a
eliminar tantos registros que cumplen con el criterio del campo Estatus
Aun así, si las relaciones exigen la integridad referencial, los registros pueden ser o no borrados, dependiendo de las
configuraciones de dicha relación.
FORMULARIOS E INFORMES
Formularios
Pueden ser utilizados para tener pantallas que permitan capturar los datos de
una manera eficiente. Es común ver que el software en general tenga pantallas
en donde se van capturando los datos. Son más amigables para capturar datos
que hacerlo directamente en las tablas. Los datos presentados en un informe
solo se pueden visualizar o imprimir, a diferencia de los formularios que
permiten su edición.
Crear un formulario tiene varias opciones disponibles: Crear formulario por medio del asistente Para crear un
formulario elije la tabla y presiona sobre la opción Asistente de
formularios. Practica creando el formulario para la tabla
Maestros. Al hacer clic en Asistente para formularios, se abrirá
un cuadro de díalogo, elige la tabla Maestros y debajo en los
campos disponibles presiona la opción (>>) para pasar todos
los campos. Después haz clic en Siguiente.
Crear formulario por medio del asistente
Para crear un formulario elige la tabla y presiona sobre la opción Asistente de formularios. Practica creando el formulario
para la tabla Maestros. Al hacer clic en Asistente para formularios, se abrirá un cuadro de diálogo, elige la tabla Maestros
y debajo en los campos disponibles presiona la opción (>>) para pasar todos los campos. Después haz clic en Siguiente.
Observa, en la parte inferior tienes una serie de controles de navegación de registros; puedes usarla para desplazarte
entre la información y agregar nuevos registros.
FORMULARIOS E INFORMES Esta vista también contiene una regla y cuadricula que
Vista de diseño de formulario permiten medir el tamaño de los controles del
Para acceder a la Vista de Diseño formulario. La Vista de Diseño de formularios tiene
abre el formulario y desde la ficha tres secciones:
Inicio y botón Ver elige la Vista de 1. Encabezados del formulario: te permite poner lo
Diseño. que quieras que aparezca en la sección superior
del formulario, por ejemplo, el título y una imagen
de logotipo o la fecha y la hora.
Se desplegará el 2. Detalle: aquí aparece la información de un registro
formulario en Vista a la vez (en este caso la de un maestro) mediante
Diseño, lo que te etiquetas y campos de textos en vez de filas y
permite distribuir y columnas. Además es la parte central del
cambiar las propiedades formulario.
de sus elementos. 3. Pie del formulario: en esta sección se puede ver lo
que uno quiera que aparezca en la parte inferior
del formulario.
Cuando se despliega la Vista Diseño de un formulario en la ventana principal, aparecen las fichas contextuales
Herramientas de diseño de formulario. Estas permiten mejorar la presentación de un formulario.
Puedes practicar insertando la fecha y la hora en el encabezado, solo selecciona con un
clic el encabezado y presiona sobre el botón Fecha y hora, se abrirá el cuadro de diálogo
Fecha y hora; configúralo según tu gusto y haz clic en Aceptar. Se insertarán unos campos
nuevos en la parte superior.
Para modificar la sección detalle, selecciona las
etiquetas de los campos y cambia su color de relleno,
tamaño y color de la fuente desde la ficha Formato.
Las etiquetas son elementos de texto que no están vinculados a un campo de consulta o
de tabla. Sirven para agregar información que facilite la lectura de un formulario y se
pueden agregar en la sección encabezado, detalle y pie.
Para el pie de página puedes dibujar una etiqueta. Haz clic en el ícono Etiqueta y en la sección del pie de página dibuja
arrastrando el ratón. Escribe “Sistema de control escolar”; te debe quedar algo similar a esto:
Puedes cambiarle el color, relleno y tipo de fuente. Al finalizar puedes obtener un resultado como el siguiente,
accediendo a la Vista Formulario.
Controles para formularios
El grupo Controles te ofrece una gama completa de objetos que puedes utilizar
para mejorar, desde la apariencia del formulario con líneas y cuadros o agregar
funcionalidad al formulario, creando un enlace a otro formulario con un botón.
Puedes probar la funcionalidad de los botones, creando un menú para acceder
a los formularios de la base de datos.
1. Haz clic en la ficha Crear y después en
Formulario en blanco. Después inserta un
botón en el formulario. De forma inmediata 3. Después selecciona Abrir el
2. En la siguiente ventana elige el
se abrirá un cuadro de diálogo para formulario y Mostrar todos los
formulario Maestros que se creó con
configurar el botón. Elige Operaciones con registros.
anterioridad.
formularios, Abrir formulario y Siguiente.
En la siguiente ventana puedes elegir que el botón tenga texto o una
imagen, el cual asigna Access con un icono de un formulario. Si eliges la
imagen debes agregar una etiqueta para identificar la acción que realiza en
comando. Haz clic en Siguiente.
Por último, establece un nombre al botón para identificarlo, por ejemplo,

btnMaestros.
Al hacer clic en Finalizar y regresar a la Vista Formulario debes tener estos

resultados con los botones.
En este caso ambos llevan al mismo formulario, pero uno se creó con
imagen (icono) y el otro tiene asignado el texto.
Temas de los formularios
No podían faltar los colores y estilos para aplicar formato al formulario. Para aplicar un tema, a,
accede a la ficha Diseño y en el grupo Temas elige alguno que consideres adecuado para mejorar la
apariencia de tu formulario. Puedes cambiar los colores y la combinación de fuentes.
Subformulario
Es una buena opción para mostrar la información relacionada en una sola vista, por ejemplo, un formulario que muestre
a detalle las calificaciones de los alumnos.
Si las tablas están relacionadas de forma adecuada, solo elegir la tabla Alumnos y haz en Crear formulario, es posible que
obtengas un formulario que tenga los datos de los alumnos con los detalles de sus calificaciones. Realiza los siguiente:
1. Haz clic en Crear y en el ícono Asistente para formularios.
2. Elige los campos Código del alumno, Nombre, Apellidos y Estatus.
3. Elige el diseño en columnas.
4. Por último, modifica el diseño del formulario y haz clic en Finalizar.
5. Acomoda los campos en la parte superior para que dejes espacio para el
Subformulario.
6. Arrastra la consulta Evaluaciones_finales y sitúala debajo de los campos que
insertaste, de manera inmediata se abre un cuadro de diálogo como el
siguiente:
7. Déjalo como Mostrar evaluaciones para cada registro de alumnos, que es el nombre de la
consulta usada en este ejemplo.
8. En la siguiente ventana haz clic en Finalizar y se insertará el subformulario.
9. Selecciona todos los campos del subformulario utilizando el mouse y haz clic en la ficha
Organizar y luego en el ícono Tabular del grupo Tabla.
10. Por último, haz clic en el botón Quitar diseño y activa la Vista Formulario para ver los resultados.
Si queda muy pequeño el subformulario, puedes aumentar su tamaño en la Vista Diseño.
Navega con los controles de registros y observa que las calificaciones mostradas en el subformulario
pertenecen al registro del alumno de la parte superior, esto gracias a la relación entre esas tablas.
Informes
Para crear un informe tienes las siguientes opciones:
Crear el informe
La mejor opción para crear un informe es basarse de una consulta; el problema con las tablas es que contienen muchos
campos; a no ser que sea indispensable imprimir toda la información de una tabla, es mejor crear el informe a partir de
una consulta.
1. Para elaborar el primer informe de manera fácil, crea una consulta a partir de la tabla Maestros. Incluye los campos
Código profesor, Nombre, Apellidos, Población y Teléfono. Guarda la consulta como Maestros_Vsencilla y ciérrala.
2. Después selecciona desde el panel de navegación la consulta, accede a la ficha Crear y haz clic en el ícono Informe.
3. De manera automática Access creará un informe; sin embargo, hace falta configurarlo para asegurar que se ajusta al
tamaño del papel y que el título sea adecuado.
4. En la imagen anterior, se puede ver una sección señalada que, de imprimirse como esta, quedaría fuera del papel.
Guarda el informe como Maestros_Vsencilla.
La vista de diseño
Igual que en los formularios, esta vista permite
manipular los controles y objetos del informe. También
es útil para configurar la página del informe y dejarlo
listo para imprimir.
Continuando con el ejemplo anterior abre el informe
Maestros_Vsencilla y desde la ficha Inicio y el grupo Ver
elige la Vista de Diseño.
Observa que el informe está divido en varias secciones, en las cuales puedes modificar las propiedades de los objetos.
Realiza lo siguiente:
1. Cambia el nombre del informe por “Lista de maestros”.
2. Después en la ficha Configurar página elige el diseño Horizontal.
3. Selecciona los encabezados de la página y cambia el relleno, color y tipo de fuente.
4. Aplica negritas al campo Código profesor en la sección Detalles.
5. Desde la ficha Diseño agrega un control de etiqueta en la parte del pie del informe con la leyenda “Sistema de control
escolar”.
6. Accede a la Vista Presentación (ficha Inicio, ícono Ver) y ajusta el tamaño de los campos Código profesor y Teléfono.
7. Por último, haz clic en la ficha Inicio, grupo Ver, ícono Vista preliminar y apreciarás cómo quedará el informe al momento
de su impresión.
El asistente para informes
Proporciona diversas opciones para configurar el informe, que en la Vista Diseño también están disponibles; sin
embargo, el asistente te guía y hace más fácil el trabajo. Ahora vas a crear un informe de las evaluaciones, pero que
estén agrupadas mediante el código del alumno. Esto permitirá ver las calificaciones de todas las asignaturas cursadas
por los alumnos, algo parecido a una boleta.
Antes de comenzar asegúrate de preparar la consulta de la siguiente manera:
Guárdalo como Evaluaciones_informe. Es posible que ya tengas una consulta parecida, puedes modificarla si lo deseas o
elaborar una nueva para la base de este informe.
Elabora el informe de la siguiente manera.

El asistente para informes
1. Selecciona la consulta Evaluaciones_informe.
2. Después en la ficha Crear, haz clic en Asistente para informes.
3. Selecciona todos los campos haciendo clic en (>>) y luego en Siguiente.
4. Un cuadro de diálogo preguntará cómo deseas ver los datos, elige Por evaluaciones y haz
clic en Siguiente.
5. Este cuadro de diálogo te preguntará si deseas algún nivel de agrupamiento. Es
importante que elijas Por código del alumno.
6. En la siguiente ventana elige. Ordenar por asignatura.
7. En la ventana posterior, haz clic en Distribución en pasos, en orientación
Horizontal y en Siguiente.
8. En la última ventana establece el nombre Calificaciones por alumno y elige Vista
previa del informe.
9. Observa como las calificaciones se agrupan de acuerdo al código de los alumnos.
10. Si no aparecen todos los campos, realiza los ajustes necesarios en la Vista Diseño.
Luego en la Vista Presentación muestra el resultado.
11. Por último, abre el informe en Vista Preliminar. Esta vista es la que te servirá para
comprobar si el informe quedó bien y decidir si es adecuado para su impresión en
papel. Si todo está correcto solo sal de esta vista haciendo clic en el botón Cerrar
vista previa de impresión.

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Plantea soluciones críticas y responsables mediante la

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Una vez abierto el panel de

Consultas con más de una tabla

Puedes guardar la consulta como Anexar_bajas.

1. Crea una consulta en la Vista Diseño y agrega la tabla Alumnos

Por último, establece un nombre al botón para identificarlo, por ejemplo,

Al hacer clic en Finalizar y regresar a la Vista Formulario debes tener estos

Elabora el informe de la siguiente manera.

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