Gestion de Ventanilla Unicaa

¿QUÉ ES LA VENTANILLA
ÚNICA?
ACUERDO 060 DEL 30 DE
OCTUBRE DE 2001
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la ventanilla única o unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada
y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones, de tal manera,
que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
del programa de gestión documental y los programas
de conservación, integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión , centrales e
históricos.
Definiciones. Para los efectos de la presente documento se deben tener encuenta que :
 Comunicaciones oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente por la entidad, independientemente del medio utilizado y
autorizado por la ley.
 Comunicaciones no oficiales. Son todas las de carácter privado, que llegan a las entidades a título
personal, citando o no el cargo del funcionario. No generarán trámites para las instituciones.
Correspondencia. Son todas las comunicaciones oficiales y no oficiales.

 Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permitan garantizar su autenticidad e integridad.
 Documento público. Es el producto tramitado por un funcionario público, en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
 Radicación de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas y producidas, dejando constancia
de la fecha y la hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar y cumplir su trámite
dentro de los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar
a partir del día hábil siguiente al radicado del documento.
 Se consideran oficiales las comunicaciones que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del
área de correspondencia; por lo tanto ningún funcionario de la entidad puede recibir o distribuir
correspondencia a través de otras oficinas o dependencias.
CLASISIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
 Las comunicaciones oficiales de la entidad se clasificarán en:
 Comunicación oficiales recibidas. Son las comunicaciones que ingresan a través de la ventanilla
única de recepción y trámite de documentos de la empresa y a sus funcionarios en calidad de
tales, a través del correo o entrega en ventanilla única. Comprende entre otras, oficios, informes,
correos, telegramas, fax, etc.
Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reserva o confidencialidad y mensajes de

datos.
 Comunicación reservada o confidencialidad. Son las comunicaciones que ingresan a través de la

ventanilla única de recepción y trámite de documentos, dirigidas a la empresa y a sus
funcionarios en calidad de tales y cuyo contenido deber ser conocido únicamente por el
destinatario. Esta correspondencia solo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la
contiene haga explicita la categoría de confidencial o reservado.
 Mensaje de datos. Son las comunicaciones que ingresan a las direcciones de correo electrónico
establecidas para tal fin, dirigidas a la empresa, como entidad y a sus funcionarios. Las
comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico serán administradas por la
persona encargada de administrar las cuentas oficiales de la entidad
 Comunicación oficial enviada (s). Es la comunicación que se produce en cualquier dependencia de
la empresa, dirigida a otras entidades públicas o privadas o personas naturales o jurídicas y se
tramitará a través de la ventanilla única de recepción y tramite de documentos.
 Comunicaciones Internas. Son las comunicaciones que se producen entre funcionarios de distintas
dependencias de la empresa por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos
asignadas. Únicamente se consideran comunicaciones internas los oficios, memorandos y
circulares internas.
 Las comunicaciones externas e internas generan su propio consecutivo y registro en el sistema de
radicación de la entidad. Cada año fiscal se iniciará una nueva numeración independiente para las
comunicaciones externas e internas, partiendo del 001 dicho número será independiente al
número de radicación que se utiliza para unir los trámites en la entidad.
 Correspondencia personal. Son aquellas comunicaciones que se reciben en la entidad a título

personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia solo se
definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explicita la categoría de personal.
Comprende entre otros, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, etc., esta correspondencia no
se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para la empresa.
 PARAGRAFO 1°. En caso de renuncia o desvinculación del funcionario, la ventanilla única de

recepción y trámite de correspondencia recibirá por un periodo de 30 días calendario su
correspondencia personal, esto con el fin de permitirle actualizar su nueva dirección. Cumplido
este periodo no será recibida dicha correspondencia en la entidad.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
 Dirección de las comunicaciones: Las comunicaciones de carácter oficial que se

reciban en la ventanilla única de correspondencia serán dirigidas a la oficina
correspondiente para realizar los trámites pertinentes de acuerdo con las funciones
establecidas.
 Registro de las comunicaciones: Todas las comunicaciones oficiales recibidas
deben ser radicadas en los libros que para el efecto se llevaran en el área de la
ventanilla única o registrada en el sistema de radicación que se tenga en el
momento en la Empresa.
Entrega de las comunicaciones: Una vez registrada la comunicación en los libros de radicado, se hará la
distribución por parte del área de la ventanilla única; para el efecto, se escaneará toda la correspondencia y
será enviada vía email a el área que corresponda.
Parágrafo 1°. Para el efecto se establecerá un sistema de escaneo. Se llevara el control de correspondencia
entregada, cronograma máximo de respuesta y recordatorio.
Nota: La correspondencia será entregada al área que corresponda con un máximo de seis (6) horas
después de recibida.
Parágrafo 2°. Recepción de las comunicaciones por las dependencias. Con el fin de garantizar la entrega
de la documentación por parte del coordinador de Gestión Documental, deberá llevar control de los
emails enviados.
Parágrafo 3°. Entrega de comunicaciones por parte de las dependencias: Las comunicaciones oficiales que
emitan las diferentes dependencias con destino a otras entidades públicas o privadas, a personas naturales
o jurídicas, serán entregadas a la ventanilla única por el mismo medio de comunicación, citando el asunto
con el cual fue entregado.
Parágrafo 4°. Distribución y archivo de las planillas de registro de comunicaciones. Los originales
de las plantillas de control de comunicaciones se archivarán un (1) año en el área de ventanilla
única o el tiempo necesario por ley en archivos electrónicos. La copia será transferida al archivo
central y será conservada por esta dependencia según lo establecido en la tabla de retención
documental.
Parágrafo 5°. La correspondencia recibida en las sedes de Manzanares y Pensilvania, y demás

sedes que establezca la empresa en el futuro, serán escaneadas y enviadas a la ventanilla única en
un plazo no mayor a dos (2) horas, y se llevará el control en planilla de la recepción del mismo.
GRACIAS POR
SU
ATENCIÓN

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¿QUÉ ES LA VENTANILLA

 Comunicaciones oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las

Correspondencia. Son todas las comunicaciones oficiales y no oficiales.

Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reserva o confidencialidad y mensajes de

 Comunicación reservada o confidencialidad. Son las comunicaciones que ingresan a través de la

 Correspondencia personal. Son aquellas comunicaciones que se reciben en la entidad a título

 PARAGRAFO 1°. En caso de renuncia o desvinculación del funcionario, la ventanilla única de

 Dirección de las comunicaciones: Las comunicaciones de carácter oficial que se

Parágrafo 5°. La correspondencia recibida en las sedes de Manzanares y Pensilvania, y demás

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