ETAPAS DEL PROCESO DE

LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

CPC. AUGUSTO VALDIVIA TORRES

Las etapas del proceso de auditoria generalmente
consideradas son las siguientes:

1. PLANEACIN
2. EXAMEN
3. EVALUACIN, Y
4. PRESENTACIN
 1. PLANEACIN
De conformidad con la normativa de auditora vigente, el proceso de la
auditora comprende las fases de: planeacin, ejecucin del trabajo y
comunicacin de resultados.
El proceso de la planificacin permite al auditor identificar las reas
ms importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el
nivel de riesgo y programar la obtencin de la evidencia necesaria para
examinar los distintos componentes de la entidad auditada. El auditor
planifica para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de
obtener los datos necesarios e informar acerca de la gestin de la
entidad, la naturaleza y alcance de la planificacin puede variar segn
el tamao de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia
del auditor y el nivel organizacional.
La planificacin es la primera fase del proceso de la auditora y de su
concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los
objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios.
La planificacin ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa,
considerar alternativas y seleccionar los mtodos ms apropiados
para realizar las tareas, por tanto esta actividad recaer en los
miembros ms experimentados del grupo.
 OBJETIVO
El objetivo principal de la planificacin, consiste en determinar
adecuada y razonablemente los procedimientos de auditora que
correspondan aplicar, cmo y cundo se ejecutarn, para que se
cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva.
La planificacin permite identificar lo que debe hacerse en una
auditora, por quin y cundo.
Generalmente, la planificacin es vista como una secuencia de pasos
que conducen a la ejecucin de procedimientos sustantivos de
auditora; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua
durante el curso de la auditora.
 FASES DE LA PLANIFICACIN
La fase de planeamiento de la auditoria administrativa comprende dos
etapas: Revisin general y revisin estratgica.
Revisin general.
Esta etapa tiene por finalidad tomar conocimiento de la entidad a examinar;
que implica el diseo de una estrategia general para entender la forma en
que se conducen las y operaciones, con el objetivo de evaluar la importancia
de los objetivos de auditoria probables y la factibilidad de lograrlos.
Durante esta etapa se obtendr informacin sobre: Los fines, objetivos y
metas; los recursos autorizados; los sistemas y controles gerenciales; la
importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del informe, El
seguimiento de medidas correctivas de auditorias anteriores, las fuentes de
informacin para el planeamiento, y la informacin proveniente del rgano
de Auditoria Interna.
Anlisis preliminar de la entidad y plan de revisin estratgica: Partiendo de la
informacin recopilada en el paso anterior, el auditor encargado del examen debe
elaborar el anlisis preliminar de la entidad considerando los siguiente puntos: El
ambiente del control interno, factores interno y externos, reas generales de
revisin y las fuentes de criterio aplicables. Esta informacin deber ser incluida en
el plan de revisin estratgica a desarrollar en la entidad, programa o proyecto a
examinar. Son factores del ambiente de control interno, la identidad y los valores
ticos, la asignacin adecuada de autoridad y responsabilidad teniendo en cuenta
el principio de subsidiariedad, la estructura organizacional y las polticas de
administracin de recursos humanos.
El auditor debe tener suficiente conocimiento del ambiente control interno para
comprender la actitud y las acciones adoptadas por la gerencia y alta direccin de
la entidad, con respecto a los controles y su efecto colectivo. Cabe mencionar que
la estructura organizacional de una entidad proporciona el marco dentro del cual se
planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr sus
objetivos y metas establecidas. As tambin, el auditor debe tratar de identificar
aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de
sus actividades e incluso, en el logro de los objetivos y metas establecidas.
Revisin Estratgica
En esta etapa el auditor encargado deber reunirse con los funcionarios
gerenciales de la entidad para presentar a los miembros del equipo de
auditoria que tendrn a su cargo el desarrollo de los trabajos. Se
ejecutarn las siguientes actividades:
o Aplicacin de pruebas preliminares.
o Comprensin del ambiente de control interno.
o Identificacin de factores externos e internos.
o Definicin de criterios de auditoria.
o Descripcin de los sistemas y controles gerenciales.
o Identificacin de los asuntos ms importantes.
En esta etapa el auditor debe llevar a cabo las siguientes tareas:
a) Confirmacin y anlisis de la informacin obtenida en la etapa anterior. Debe
comprobarse la veracidad de la informacin acumulada en torno a la entidad, as
como su aplicacin efectivo, utilizando procedimientos tales como:
a.1 Confirmacin de programas o sistemas
a.2 Confrontacin entre los propsitos de la entidad.
a.3 Confirmacin de la utilizacin de los recursos en
actividades propias de la entidad.
b) Proteccin de activos y recursos.
c) Confirmacin del entendimiento de la estrategias y los procedimientos operativos, as
como de los sistemas y controles gerenciales ms importantes.
d) Identificacin de cualquier debilidad significativa de los procedimientos gerenciales.
e) Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los
informes de evaluacin de resultados del programa.
Al igual que en la etapa de revisin general, se tendr en cuenta los trminos a que se hace
referencia con respecto al ambiente de control interno.
Preparacin del reporte de revisin estratgica.
En este paso el auditor debe formular un reporte que comunique a los
niveles de decisin correspondientes los resultados obtenidos y su
propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen. Este
reporte, constituye uno de los elementos ms importantes de
planeamiento de la auditoria. Este documento mes elaborado por el
auditor encargado y supervisor, y es aprobado por el nivel gerencial
correspondiente. Tiene como propsito, comunicar a los niveles
gerenciales del organismo superior de control, al comit de asesora y
jefatura de auditoria interna, en los casos que sea aplicable, un mayor
conocimiento y comprensin de la entidad, programa o actividad a ser
examinada, sus reas ms importantes, los sistemas y controles
administrativos aplicables, y lograr el apoyo necesario en cuanto a la
importancia de los aspectos seleccionados como asuntos importantes
para ser incluidos en el plan de auditoria.
Elaboracin del plan de auditoria.
Es la etapa final de la revisin estratgica y constituye la formulacin
del proyecto de plan de auditoria que debe ser elaborado por el
auditor encargado y supervisor y presentado conjuntamente con el
reporte de revisin estratgica. Este documento constituye el
instrumento de conduccin del proceso de auditoria. Se elabora al
final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resume las decisiones
ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de
la auditoria administrativa.
 2 EXAMEN

Esta etapa es el inicio de la auditoria administrativa ya que se inicia con

la ejecucin de los programas de auditoria en las reas sujetas al
examen, para obtener la informacin necesaria.
Esta etapa se inicia con la presentacin que hace el responsable de la
auditoria, del equipo de auditores que realizar las labores de auditoria
planteando el objetivo y alcance del estudio.
En esta presentacin debe hacerse necesariamente especial nfasis en
los fines y aspectos constructivos que persigue la auditoria, indicando
que los resultados que arroje la revisin, cualquiera que sea, ser en
beneficio de la institucin.
 TCNICAS DE INVESTIGACIN.

Las tcnicas de investigacin ms utilizadas en la etapa del examen son

las siguientes:

o Encuestas
o Cuestionarios
o Entrevistas
o Observacin, y
o Investigacin documental
Encuesta
El auditor administrativo utiliza este mtodo para obtener informacin
por medio de la "encuesta por cuestionario". Haciendo preguntas
dirigidas a directores, jefes departamentales, etc., esto requiere
honestidad en la respuesta a las preguntas. Adems, ser necesario
validar resultados, comprobando y comparando con diversas preguntas
que permitan referencias cruzadas. Tambin es indispensable conocer
las opiniones de los ejecutivos colocados en el nivel de direccin
general de la empresa.
Cuestionarios
Es la recopilacin de datos mediante preguntas impresas en cdulas o
fichas, en las que el encuestado responde de acuerdo con su criterio;
de esta manera, el auditor obtiene informacin til que puede
concentrar, clasificar e interpretar por medio de su tabulacin y
anlisis, para evaluar lo que est auditando y emitir una opinin sobre
el aspecto investigado.
Entrevista
La entrevista podra entenderse como la recopilacin de informacin
que se realiza en forma directa, cara a cara y a travs de algn medio
de captura de datos, es decir, el auditor interroga, investiga y confirma
directamente con el entrevistado sobre los aspectos que est
auditando; en la aplicacin de esta tcnica, el auditor utiliza una gua
de entrevista, la cual contiene una serie de preguntas preconcebidas
que va adaptando conforme recibe la informacin del entrevistado, de
acuerdo con las circunstancias que se le presentan y en busca de
obtener ms informacin til para su trabajo.
Observacin.
Entendemos por observacin como la parte del informe que
el auditor utiliza para dejar constancia de las oportunidades
de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden
convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier
otro detalle que haya observado y le produce relevante
registrar.
Atributos de la observacin:
o Condicin, es decir la situacin actual.
o Criterio, aquello que considera el auditor, debera ser.
o Efecto, diferencia entre lo que es y debera ser.
o Causa, que es lo que ha ocasionado.
Investigacin documental.
Consiste en la seleccin y estudio de la documentacin que el auditor a
recolectado durante su examen y que puede aportar elementos de
juicio a la auditoria, las fuentes a las que se puede acudir son:
o Acta de constitucin (pacto social)
o Reglamento interno (polticas, Funciones, procedimientos, etc.)
o Documentacin como facturas, contratos comunicaciones etc.
obtenidas durante su labor en el examen.
o Testimonios tomados a los auditados.
 3. EVALUACIN
Una vez terminada la investigacin, el auditor procede a formular sus
conclusiones en base al conocimiento de la realidad de la empresa
donde ha desarrollado su examen de auditoria, cuidando de seguir un
orden que lo lleve a la preparacin de sus conclusiones que expongan
la realidad del ente examinado, de la manera siguiente:
Concentracin de los datos obtenidos.
El auditor proceder a hacer una recopilacin de toda aquella
informacin escrita, verbal que le fueron proporcionadas, as como los
papeles de trabajo elaborados durante su investigacin, a efectos de
proceder a su clasificacin.
Clasificacin de los datos obtenidos.
Esta clasificacin de los datos tiene por finalidad facilitar el mecanismo
para proceder a la evaluacin de resultados, por lo que auditor
proceder a agruparlos de tal manera, que le sirvan de gua para
formular sus conclusiones.

Evaluacin de los resultados.

Los datos que aludimos en los conceptos anteriores, as como sus
apreciaciones personales, sern determinantes para que el auditor
haga una justa evaluacin de las situaciones y problemas investigados.
Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a efectos de considerar
los problemas de importancia y que consecuentemente, merecen
mayor atencin para una correcta solucin.
Determinacin de la solucin.
Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo
del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus
apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que ste puede
repercutir posita o negativamente, segn el caso, en las operaciones de
la empresa, as como a todos los organismos y grupos sociales que
tiene relacin con la misma.
 4. PRESENTACIN
Una vez que se ha concluido se elabora el informe, el cual consiste en la
narracin escrita o verbal (s9i fuera el caso) sobre los resultados que se
han obtenido de la auditoria administrativa.
Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que
en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe
escrito es prcticamente una prueba de los resultados obtenidos
durante el desarrollo de la auditoria, adems de presentar sus
sugerencias para el mejor aprovechamiento de los recursos de la
empresa
La presentacin y contenido del informe debe reunir
bsicamente los siguiente:
o Debe estar redactado en forma clara, sencilla y precisa.
o Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos
razonados y convincentes, motivando a la accin
correspondiente.
o Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
o Deber acompaarse de todos aquellos documentos
formulados durante la auditoria, tales como papeles de
trabajo, cedulas, grficas, instructivos, formatos, etc. Que a
juicio del auditor estime pertinente.