SAP SD OVERVIEW

Ventas

Estructura de Ventas
Datos maestros
Preventa
Venta
Contratos
Devoluciones, Notas de cargo y crdito
Facturacin individual y Masiva
Reportes estndar

 Estructura de ventas
rea de ventas

SD est organizado segn la organizacin de ventas, el canal de distribucin y el sector.

El rea de ventas es una combinacin de estas tres unidades organizativas.
El siguiente grfico muestra estos elementos organizativos.
 Estructura de ventas
rea de ventas
En la organizacin de ventas 1000, las operaciones comerciales se pueden
llevar a cabo a travs de todos los canales de distribucin y en todos los
sectores.
En la organizacin de ventas 2000, los productos del sector 90 se venden
slo a travs del canal de distribucin 90.
 Organizacin de ventas
La organizacin de ventas se representa mediante los elementos oficina de
ventas y grupo de vendedor.
DATOS MAESTROS
 Interlocutor comercial

En las operaciones comerciales, una empresa trata con distintas personas fsicas y jurdicas: un
cliente hace pedidos de mercancas a su sociedad. Un transportista podra entregar mercancas
al cliente. Un empleado de la sociedad GL procesa las operaciones comerciales. Todos los roles
que una persona fsica o jurdica puede asumir se representan mediante interlocutores
comerciales en el Sistema SAP R/3.
Clientes
Proveedores
Personal de contacto
 Interlocutor comercial
Al crear un registro maestro para un interlocutor comercial, debe introducir
un grupo de cuentas. El grupo de cuentas determina:
Qu imgenes y campos son necesarios para introducir los datos
maestros
Si puede o si debe realizar una entrada en estos campos
Cmo se asignan los nmeros del registro maestro (los asigna
usted externamente o los asigna el sistema de forma interna) y el
rango de nmeros desde el que se asignan
Qu funciones de interlocutor son vlidas
Si el interlocutor comercial es un cliente CPD o un proveedor CPD
Clases y funciones de interlocutor
 Maestro de Materiales
En el Sistema R/3 de SAP, los productos y servicios se combinan en el concepto material.
Toda la informacin necesaria para la gestin de un material y sus stocks, adems de su
uso, se actualiza en el registro maestro de materiales. Esto incluye, por ejemplo, los datos
sobre la gestin de compras, las ventas y el almacenamiento.
 Maestro de Materiales
Tipos de material
Los tipos de material en la versin estndar de SAP son, por ejemplo,
materias primas, mercaderas, productos semielaborados, productos
terminados o servicios.
El tipo de material representa ciertas caractersticas de materiales en el
sistema y desempea importantes funciones de control .
Se utiliza el tipo de material, entre otras cosas, para agrupar funciones
de seleccin de campos para un material o definir la secuencia de
pantallas, el tipo de asignacin de nmeros y de rangos de nmeros
durante la actualizacin del registro maestro de materiales.
Segn el tipo de material, las reas de la empresa actualizan diferentes
pantalla s de datos. Esta seleccin de pantalla s que se aplica
especficamente a una aplicacin se llama "vista".
 Tipos de material
Mercaderas.
Material no de almacn.
Servicios.
Material de embalaje.
 Tipos de material
Mercaderas
Las mercaderas son bienes muebles destinados al intercambio
comercial. Las mercaderas se gestionan en el Sistema R/3 de SAP
utilizando la clave HAWA.
Material no de almacn
El material no de almacn incluye materiales que no se gestionan
basndose en el inventario (por ejemplo, pequeos repuestos como los
clavos) , sino fsicamente en el stock. Los materiales no de almacn se
gestionan en el Sistema SAP utilizando la clave NLAG.
 Tipos de material
Servicios
Los servicios se representan y gestionan en el Sistema SAP
como materiales. Los servicios tpicos son los servicios
comerciales, los de transporte, los bancarios y de seguros, los
bienes de organizaciones culturales y medios de
comunicacin, as como los servicios facilitados por las
fuerzas de seguridad pblica o los de los sectores de sanidad
y educacin. Los servicios se gestionan en el Sistema R/3 de
SAP con la clave DIEN.
Material de embalaje
Este tipo de material incluye todos los materiales que se
necesitan para embalar. Por ejemplo, cajas de cartn o de
embalaje. Los medios de embalaje se gestionan en el Sistema
R/3 de SAP con la clave VERP.
Estructura organizativa del registro maestro de materiales
Cada empresa tiene una estructura especfica y una organizacin
tpica. Esto se representa en el Sistema R/3 de SAP como una
estructura organizativa. Una determinada parte de la estructura
organizativa es importante para todas las reas de empresa.
Niveles de organizacin
Una estructura organizativa est formada por varios niveles de
organizacin. Las diferentes reas de la empresa usan estos niveles.
Los niveles de Organizacin de ventas y Canal de distribucin, por
ejemplo, son usados exclusivamente por Comercial, mientras que
Centro y Almacn son compartidos por Comercial y Gestin de
materiales.
Los datos comercial es para un material se gestionan en los niveles de
organizacin Cliente, Centro, Organizacin de ventas y Canal de
distribucin. Por tanto, debe introducir el centro, la organizacin de
ventas y el canal de distribucin para los que desea modificar un
registro maestro de materiales.
 Clasificacin de materiales
Utilizacin
Los materiales pueden agruparse conforme a diferentes criterios. Esto permite una gestin
ms fcil y una mejor evaluacin de materiales con caractersticas similares. La versin
estndar del Sistema R/3 estndar de SAP no facilita criterios exactos para diferenciar
entre clasificaciones individuales. stos resultan de aplicaciones especficas de
sociedades..
En la versin SAP estndar, son posibles las clasificaciones siguientes:
Grupo de artculos
Grupo de materiales
Jerarqua de productos
Grupo de artculos
Las mercancas que presentan las mismas caractersticas (por ejemplo los clavos) pueden
agruparse mediante el grupo de campo Material. A diferencia de la jerarqua de
productos, el grupo de artculos no contiene diferentes niveles o combinaciones posibles
de mercancas. Sin embargo, puede usar el grupo de artculos para llevar a cabo diferentes
 Clasificacin de materiales
Grupo de materiales
El grupo de materiales constituye otra opcin para clasificar materiales. ste se
puede utilizar tanto para la determinacin de precios como para su evaluacin y
anlisis. El grupo de materiales se define con una clave numrica de dos dgitos.

Jerarqua de productos
La jerarqua de productos se usa para agrupar materiales combinando diferentes
caractersticas. Se utiliza para el anlisis y la determinacin de precios. Una
jerarqua de productos puede constar de hasta dieciocho caracteres. Sus
caractersticas pueden combinarse de diferentes maneras. El siguiente grfico le
muestra un ejemplo de cmo pueden agruparse los materiales utilizando las
jerarquas de productos.
 Clasificacin de materiales

Jerarqua de productos

En este caso, puede describirse un lavavajillas mediante la jerarqua de productos

00010000200000002. Esta serie de caracteres indica que los lavavajillas pertenecen
a la categora de Electrodomsticos (serie de caracteres 00001, posicin 1-5) y
tambin a Electrodomsticos de lavado (serie de caracteres 00002, posicin 6-10)
y, finalmente, a Lavavajillas (serie de caracteres 00000002, posicin 11-18).
FUNCIONES BASICAS DE SD
 Determinacin de precio y condiciones

El concepto Determinacin de precio se utiliza a grandes rasgos para describir el clculo de

precios (para utilizacin externa por parte de clientes y de proveedores) y de costes (para
propsitos internos, como por ejemplo la contabilidad de costes). Las Condiciones
representan un conjunto de circunstancias que se dan cuando se calcula un precio. Por
ejemplo, un cliente determinado realiza el pedido de una cierta cantidad de un producto
en un da determinado. Los factores variables (el cliente, el producto, la cantidad de
pedido, la fecha) determinan aqu el precio final que se presenta al cliente. La informacin
sobre cada uno de estos factores se puede almacenar en el sistema como datos maestros.
Estos datos maestros se almacenan en forma de registros de condicin. La tcnica de
condiciones en la determinacin de precio
 Determinacin de precio y condiciones
La tcnica de condiciones se refiere al mtodo mediante el
cual el sistema determina los precios a partir de la
informacin almacenada en los registros de condicin. En
Comercial, los diferentes elementos que se utilizan en la
tcnica de condiciones se configuran y se controlan en el
Customizing. Durante la gestin de pedidos, el sistema
utiliza la tcnica de condiciones para determinar una serie
de informaciones importantes de determinacin de precio.
Por ejemplo, el sistema determina automticamente el
precio bruto que se debe cargar al cliente y las reducciones
y los recargos que sean relevantes a partir de las
condiciones que se apliquen.
Ejemplo de determinacin de precio en el pedido de cliente
La representacin grfica siguiente muestra cmo trabaja en
proceso de fondo la tcnica de condiciones para generar la
informacin de determinacin de precio. La representacin
esquemtica muestra cmo trabajan conjuntamente los diferentes
elementos en la tcnica de condiciones.
 Ejemplo de determinacin de precio en el pedido de
cliente
El sistema determina el esquema de clculo a partir de la informacin definida en la clase de
documento de ventas y el registro maestro de clientes.
El esquema de clculo define las clases de condicin vlidas y la secuencia en la que aparecen
en el pedido de cliente. En el ejemplo, el sistema toma la primera clase de condicin (PR00) del
esquema de clculo e inicia la bsqueda de un registro de condicin vlido.
Cada clase de condicin del esquema de clculo puede tener asignada una secuencia de acceso.
En este caso, el sistema utiliza la secuencia de acceso PR00. El sistema verifica los accesos hasta
que encuentra un registro de condicin vlido. (Aunque no se pueda ver esto en el diagrama,
cada acceso especifica una tabla de condiciones particular. La tabla proporciona la clave con la
que el sistema busca registros).
En el ejemplo fracasa el primer acceso (bsqueda de un precio de material especfico para
cliente). El sistema sigue adelante con el siguiente acceso y encuentra un registro vlido.
El sistema determina el precio de acuerdo con la informacin almacenada en el registro de
condicin. Si existe una escala de precios, el sistema calcula el precio apropiado. En el ejemplo,
la posicin del pedido de cliente es para 120 unidades del material. Mediante la utilizacin de la
escala de precios que se aplica a cantidades de 100 unidades o ms, el sistema determina un
precio de 99 USD por unidad.
Gestin de crditos y de riesgos
Dependiendo de las necesidades de la gestin de crditos, se pueden
especificar verificaciones de crdito automticas basadas en un conjunto de
criterios. Tambin se puede especificar en qu puntos crticos del ciclo
comercial se efectuarn estas verificaciones (por ejemplo, entrada de pedidos,
entrega o salida de mercancas).
Durante el tratamiento de pedidos, el gestor de crditos recibe
automticamente la informacin sobre el estado de crdito crtico de un cliente
Las situaciones crediticias crticas tambin se pueden comunicar
automticamente al personal de gestin de crditos mediante el correo
electrnico interno
Los gestores de crdito tienen la capacidad de revisar la situacin crediticia de
un cliente de manera rpida y precisa y, de acuerdo con su poltica de crditos,
decidir si se ampla o no el crdito
DOCUMENTOS DE VENTAS
 Documentos de Ventas

Se diferencian cuatro grupos de documentos de ventas:

Consultas y ofertas de cliente
Pedidos de cliente
Contratos marco, como los pedidos abiertos y los planes de
entregas
Reclamaciones, por ejemplo entregas gratuitas, solicitudes de
abono y notas de cargo y devoluciones

 Documentos de Ventas

Las entregas y los documentos de facturacin pueden crearse y procesarse

desde el documento de ventas. Algunos documentos de ventas como, por
ejemplo, las ventas al contado y los pedidos con entrega inmediata, activan
de forma automtica la creacin de documentos de entrega y de facturacin
posteriores.
 Funciones bsicas en la gestin de pedidos
Durante la gestin de pedidos, el sistema puede llevar a cabo funciones bsicas tales como:

Supervisar operaciones de ventas

Verificar la disponibilidad

Trasladar las necesidades a la planificacin de necesidades (MRP)

Programar la expedicin

Calcular la determinacin de precio y los impuestos

Verificar los lmites de crdito

Crear documentos impresos o transmitidos electrnicamente (confirmaciones, etc.)

 Interrelacin de clases de documentos de ventas

El siguiente grfico le muestra cmo estn interrelacionadas las diferentes clases de

documentos de ventas y cmo los datos fluyen posteriormente a los documentos de entrega y
facturacin.
Estructuracin de los documentos de ventas
Todos los documentos de ventas tienen bsicamente la misma estructura.
Estn formados por una cabecera de documento y un nmero indefinido
de posiciones. Las posiciones pueden, a su vez, dividirse en un nmero de
repartos indeterminados. El siguiente grfico muestra la estructura de un
documento de ventas:
 Estructuracin de los documentos de ventas
Datos de cabecera
Los datos generales, que se aplican a todo el documento, se guardan en la
cabecera de documento. Por ejemplo:
Nmero del solicitante
Nmero del destinatario de la mercanca y del responsable de pago
Moneda del documento y tipo de cambio
Elementos de precio para todo el documento
Fecha de entrega y puesto de expedicin
 Estructuracin de los documentos de ventas
Datos de la posicin
Mientras que los datos de la cabecera de documento se
aplican a todas las posiciones del documento, algunos datos
slo se aplican a posiciones especficas. Los datos se
almacenan en el nivel de posicin e incluyen:
Nmero de material
Cantidad prevista para los contratos marco
Nmero del destinatario de las mercancas y del responsable
de pago (puede definirse un destinatario o un responsable
de pago alternativo para una posicin en particular)
Especificaciones del centro y del almacn
Elementos de precio para las posiciones individuales
Estructuracin de los documentos de ventas
Datos de reparto
Una posicin consta de uno o ms repartos. Los repartos contienen todos
los datos necesarios para una entrega. Por ejemplo, un cliente pide 20
unidades de un material en particular y stas se registran como una
posicin en el pedido de cliente. Sin embargo, ahora puede suministrar
nicamente 10 unidades y las 10 unidades restantes el prximo mes, de
forma que tiene que programar dos entregas. Los datos de estas entregas
(fechas, cantidades confirmadas) se almacenan en dos repartos
separados. En los documentos de ventas en los que los datos de entrega
no son relevantes, por ejemplo, los pedidos abiertos, las solicitudes de
abonos y notas de cargo, el sistema no crea ningn reparto.
Los datos registrados en los repartos incluyen:
Cantidad de reparto
Fecha de entrega
Cantidad confirmada
Origen de los datos en los documentos de ventas
Datos de registros maestros
Cuando se crea un documento de ventas sin referencias a un documento anterior, el sistema copia
los siguientes datos de los registros maestros:
Datos sobre el solicitante y otros interlocutores (como, por ejemplo, el destinatario de las
mercancas y el responsable del pago) de los registros maestros de cliente
Datos de posicin del registro maestro de materiales
Datos de cualquier registro relevante de informacin de cliente y material
Datos determinados por el sistema
Precios, reducciones y recargos
Fecha de programacin de la expedicin
Puesto de expedicin
Datos de los documentos anteriores
Si crea un documento de ventas con referencia a un documento anterior, el sistema copia la
mayora de los datos de este documento anterior. Los datos del documento anterior provienen en
principio del cliente y de los registros maestros de materiales. Puesto que los datos se copian de
los documentos anteriores al documento de ventas, no se incluyen en el documento de ventas los
cambios efectuados en los registros de datos maestros desde la creacin del documento anterior.
Si cuando se utiliza un modelo para la creacin, se aade al documento otra posicin que no
estaba en el documento anterior, el sistema determina los datos de esta posicin a partir de los
registros maestros, tales como el maestro de materiales o el registro info.
 Procesos empresariales especiales en la venta

Fabricacin sobre pedido

La fabricacin sobre pedido es un proceso en el que un producto se fabrica de forma individual
para un determinado cliente. A diferencia de la fabricacin en masa destinada a un mercado
indeterminado y en la cual un material se fabrica muchas veces, en la fabricacin sobre pedido
un material se crea una sola vez, si bien posteriormente puede repetirse el mismo proceso de
fabricacin o uno similar.
Puede utilizar la fabricacin sobre pedido:
Para ramos industriales o productos en los que se fabrica una pequea cantidad de productos
con un gran nmero de caractersticas diferentes
Cuando un producto tiene que ser ensamblado especialmente para un pedido de cliente
Generalmente no se realiza ningn almacenamiento de existencias para aquellos productos
fabricados sobre pedido. En aquellas empresas que utilizan la fabricacin sobre pedido, el plan
de produccin slo se determina el rea de fabricacin en la que se fabrican diferentes clases
de variaciones.
FACTURACION
 Facturacin

Objetivo
La facturacin representa la etapa de tratamiento final de una operacin comercial en ventas y distribucin. La
informacin sobre la facturacin est disponible en cada una de las etapas de gestin de pedidos y de entregas .
Este componente contien e las siguientes funciones: Creacin de:
Facturas basadas en entregas o servicios
Emitir abonos y notas de cargo
Facturas proforma
Cancelar operaciones de facturacin
Funciones de determinacin de precio generales
Emitir rappels
Transferir datos de facturacin a Gestin financiera (FI)
Caractersticas
Al igual que todas las fases de la gestin de pedidos en R/3, la facturacin est integrada en las estructuras
organizativas. Por lo tanto, se puede asignar a las operaciones de facturacin una organizacin de ventas
determinad a, un canal de distribucin y un sector. Dado que la facturacin tiene una interfase con Gestin
financiera, son importantes las estructuras organizativas del departamento de finanzas ( tanto la sociedad como
las organizaciones de ventas asignadas a las sociedades).
 Crear una factura
Flujo de procesos
Cuando se crea una factura, se puede hacer referencia o bien a un pedido de
cliente o bien a una entrega. Puede facturar todas las posiciones o seleccionar
ciertas posiciones o una cierta cantidad para la facturacin.
El grfico siguiente describe los diferentes flujos de documentos incluidos en la
creacin de una factura.
Facturas por pedido Factura basada en la entrega
 Crear un abono / nota de cargo

Flujo de procesos
Al crear un crdito o una nota de cargo se puede hacer referencia a una factura o una solicitud de abono. Se
puede referir a todas las posiciones o seleccionar nicamente ciertas posiciones o una cierta cantidad.
Seleccione el esquema de solicitud de abono si desea utilizar el proceso de liberacin en gestin de pedidos.
La figura siguiente ilustra las opciones que tiene a su disposicin al procesar abonos.
 Tratamiento de la facturacin
Objetivo
Durante el tratamiento de la facturacin, se crean, modifican y borran documentos de facturacin (facturas, abonos, notas de cargo,
etc.).
Caractersticas
Se pueden crear documentos de facturacin:
Con referencia a un pedido de cliente
Con referencia a una entrega
Con referencia a operaciones externas:
Se puede ver un documento completo, posiciones individuales o las cantidades parciales de posiciones.
Se pueden crear documentos de facturacin de las siguientes maneras:
Haciendo que el sistema procese un pool de facturacin automticamente como tarea de fondo
Procesndolos manualmente a partir de un pool de trabajo
Creando un documento de facturacin explcitamente
Tambin se pueden utilizar las siguientes formas de liquidacin:
Combinando varios documentos SD en un documento de facturacin colectivo
Facturando uno o varios documentos SD con varios documentos de facturacin (esto se denomina una particin de factura)
Creando una factura individual para cada documento de ventas
 Integracin con Finanzas
Utilizacin
La integracin con Finanzas consiste en transmitir datos de facturacin a
Gestin financiera (FI - Deudores)
Controlling (CO)
Cuando se crea un documento de facturacin, el sistema crea automticamente todos los documentos contables
relevantes para:
Libro mayor
Centro de beneficio
Cuenta de resultados
Contabilidad de costes
Finanzas
La Integracin con Gestin financiera consiste en transmitir los datos de facturacin en las facturas, abonos y notas de cargo a
Gestin financiera. El sistema Contabiliza contrapartidas en las cuentas apropiadas (con la ayuda de "imputacin")
Y se asegura de que FI pueda reconocer todos los documentos de facturacin pertenecientes a una operacin comercial (por
ejemplo, un abono para una factura)
La Integracin con Controlling consiste en asignar costes e ingresos a los libros auxiliares apropiados.