ORGANIZACIN, ADMINISTRACIN

Y ADMINISTRADOR
 Organizaciones, Administracin y
Administrador
Qu es una organizacin?
Asociacin, conjunto de personas que en
forma deliberada se juntan o unen en
busca de cumplir finalidad, objetivos o
metas.
Son organizacin la iglesia, ejercito, club,
universidad, corporacin, empresa,
entidad, etc., formal informal
Caractersticas:

FINALIDAD OBJETIVOS
ESTRUCTURA
METAS
DELIBERADA

RECURSOS HUMANOS
(GENTE)
En primer lugar, toda organizacin tiene
una finalidad distinta que se pretende
alcanzar en el futuro (corto mediano y
largo plazo).
En segundo lugar esta compuesto por
personas. Una persona que trabaja sola
no es organizacin y hacen falta personas
para realizar un trabajo y cumplir con sus
objetivos.
En tercer lugar crean una estructura
deliberada para poder trabajar con:
Polticas, reglas, procedimientos,
autoridad, responsabilidad, estndar de
control, supervisin, entre otros aspectos.
.
LA EMPRESA COMO
ORGANIZACIN
 LA EMPRESA
Econmicos
Filosofa Y
Valores Tributarios

Polticos Visin

Y Misin Culturales
Legales Propsito Y

Objetivos Sociales
Tecnologa
Planes
Y Estratgicos
ecologa Planes
M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos Operativos
 SISTEMA

ENTRADA PROCESO SALIDA

A A
M M M M
E B E B
INPUT OUPUT
D I D I
I E I E
O Datos/inform. Datos/inform.
N O N
Energa Energa
T Materiales Materiales T
E E

RETROALIMENTACION
 LA EMPRESA COMO SISTEMA
SOCIAL ABIERTO
SISTEMA
Definicin: Es cualquier conjunto de
elementos que estn intimamente
relacionados.
Definicin: Conjunto de elementos din-
micamente relacionados que realizan una
actividad para alcanzar un objetivo (s) y
operan sobre datos, energa y materiales
para procesar y lograr informacin,
energa y materiales.
 LA EMPRESA COMO SISTEMA
SOCIAL ABIERTO
Elementos de entrada:(INPUT) Son
aquellos que les permite operar, procesar
o transformar en productos. Todos los
elementos de entrada se importa del
medio exterior, estos son:
Informacin: Es todo aquello que
reduce el riesgo para tomar una decisin.
Cuanto mayor sea la informacin ( datos,
conocimientos), tanto menor ser el
riesgo que permite planear y programar
el comportamiento o funcionamiento del
sistema. (Continua)
 LA EMPRESA COMO SISTEMA
SOCIAL ABIERTO
Energa: Se utiliza para poder mover y
dinamizar el sistema, lo hace funcionar.
Materiales: Son los recursos que el
sistema utiliza para producir las salidas
( productos o servicios).
Se les denominan operacionales cuando
son utilizados para transformar o conver-
tir otros recursos. Ejemplo mquinas,
equipos, herramientas los mismos que
denominamos productos o MMPP cuando
se transforman o convierten en salidas.
 LA EMPRESA COMO SISTEMA
SOCIAL ABIERTO
Proceso: Viene a ser la transformacin a los
elementos de entrada en elementos de salida
bajo determinado sub-sitema.
Est transformacin puede entrar a una caja
negra o una caja blanca:
* Caja negra.- Entendida como un sistema
cuyo interior no puede ser develada, sus
elementos internos son desconocidos y solo
puede conocerse a travs de manipulaciones
externas o de observacin externa.
* Caja blanca.- Cuando se descubre el
contenido interno. (Continua)

M. Cs .Lic. Marino Crdenas Cabellos

 LA EMPRESA COMO SISTEMA
SOCIAL ABIERTO
Elementos de Salida: Es el resultado final
de la operacin o procesamiento de un
sistema. Todo sistema produce uno o
varios productos, A travs de los produc-
tos, el sistema exporta el resultado de
sus operaciones hacia su medio ambiente
Consideramos salidas: Informacin, utili-
dades, personas jubiladas, basura,
desperdicios, materiales, etc.

M. Cs.Lic. Marino Crdenas Cabellos

 LA EMPRESA COMO SISTEMA
SOCIAL ABIERTO
Retroalimentacin: Conocido tambin co-
mo retroaccin, alimentacin alimenta-
cin de retorno. Sirve como elemento de
comparacin de los resultados con los
estndares previamente establecidos.
La retroalimentacin trata de mejorar o
mantener el proceso.
Medio Ambiente: Aquel que rodea exter-
namente al sistema es el que recibe o
entrega los insumos para convertirlos en
productos que llegan al medio. (Continua)
 LA EMPRESA COMO SISTEMA
SOCIAL ABIERTO

Por lo tanto existe una constante interac-

cin sistema y ambiente los que se
encuentran interrelacionados y son inter-
dependientes.

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LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA
Ambiente
externo

Insumos
Productos
Proceso de
Humanos Bienes
INPUT trasformacin OUPUT
De Capital
Terrenos y conversin Servicios
Equipos
Edificios
Tecnologa

RETROALIMENTACION

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

 LA EMPRESA COMO SISTEMA

M.Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

ENTRADA PROCESO SALIDA

M M
E Q F E
INPUT OUPUT
R R
M
C P C
A RR.HH Admtivo
Bienes
A
RR.MM Servicios
D Sistemas RR.HH D
O Informacin Informacin
O

RETROALIMENTACION
EL SISTEMA DE ADMINISTRACION-ORGANIZACIN
INFORMACION: Planeacin
SISTEMA ADMINISTRATIVO

Organizacin

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

Individuo

O
rg
.F
SISTEMA ORGANIZACIONAL

or
m
e
Patrones d

al
SISTEMA
Status
Roles y
Control

Objetivos de
la
Disposicin

organizacin

Or
Fsica

g.
In
DE INFORMACION

f orm
al

Direccin Integracin
 LA EMPRESA: FACTORES CONTROLABLES E
INCONTROLABLES
INCONTROLABLE Tributario Social y
cultural

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

Poltico- Competencia
Legal
Econmicos Ambiente-
Ecolgico-
Tecnolgico
Objetivos

MERCADO MERCADO
E
Siste- RR
mas MM
RR.HH

Competencia Proveedores

Entidades
Sociedad
reguladoras Clientes
MS O MENOS
CONTROLABLE
ADMINISTRACION Y
PROCESO
ADMINISTRATIVO

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

 ADMINISTRACION - CONCEPTOS
MARY PARKER FOLLET. Administracin
es el arte de lograr que se hagan ciertas
cosas a travs de las personas.
Gerentes
Administradores METAS U
OBJETIVOS
ESFUERZOS

Jefes
En esta definicin quienes cumplen el
papel de jefes DEBEN de definirse las
metas u objetivos organizacionales
haciendo que otros desempeen las
tareas que se requieren, no
desempeando ellos mismos dichas
tareas M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos
 ADMINISTRACION - CONCEPTOS
BRECH. Proceso social que lleva
consigo la responsabilidad de planear y
regular de forma eficiente las
operaciones de una empresa para lograr
un propsito dado.

PETERSON AND PLOWMAN. Tcnica por

medio de la cual se determinan,
clarifican y realizan los propsitos y
objetivos de un grupo humano en
particular. M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos
 ADMINISTRACION - CONCEPTOS

KOONTZ AND O DONELL. Viene a ser

la direccin de un organismo social y
su efectividad en alcanzar sus
objetivos, fundada en la habilidad de
conducir a sus integrantes.

HENRY FAYOL. Es prever, organizar,

mandar, coordinar y controlar.

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 ADMINISTRACION - ELEMENTOS
EL OBJETO:
Aparece cuando se responde a la pregunta Sobre que
recae la administracin o en que medio puede darse
solamente. Las respuestas a estas interrogantes son el
organismo social, el cuerpo social, el grupo humano,
proceso social o empresa en particular.

FINALIDAD:
Aparece la pregunta Para qu?, y la respuesta es
obteniendo los resultados buscando una mxima
eficiencia o aprovechamiento de los recursos.
Estos resultados se traducen en objetivos, metas,
propsitos y finalidades.
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 ADMINISTRACION - ELEMENTOS
ELEMENTOS DE COORDINACIN:
Para que los resultados se logren deben
existir o utilizarse como herramienta de
coordinacin:
Planeacin y regulacin

Determinar, clarificar y realizar

Direccin,

Organizar, y

Control
(CONTINUA)
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 ADMINISTRACION - ELEMENTOS
Elementos de estructuracin (mecnica) y
elementos de operacin (dinmica).

El objeto, la finalidad y las herramientas de

coordinacin se consideran elementos bsicos
de la administracin.

Por lo tanto la administracin descansa en 04

pilares: Planeacin, organizacin, direccin y
control para alcanzar fines, metas u objetivos
en el grupo social, empresa.
(Continua)

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

 ADMINISTRACION - ELEMENTOS
FINALIDAD/METAS/OBJETIVO

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

S

P O
R
D
L G I C
A A R O
N N
E N
E I
Z C T
A A C R
C C I O
I I
O O L
O N N
N

ADMINISTRACION
(continua)
 En qu consiste la tarea
administrativa?
Qu es administrar?
Isaac Allen, que fue por muchos aos
presidente de la asociacin empresarial
de los Estados Unidos, en su libro: "La
tarea administrativa", define el
administrar de la siguiente manera:
"Administrar es lograr los objetivos
de la empresa, a travs del uso
correcto de las personas, los bienes
y los materiales"
Para administrar bien una empresa debemos
empezar por:
-Fijar metas: Determinar anticipadamente los
que queremos lograr en un determinado espacio
de tiempo.
-Planificar: Establecer etapas secuenciales de
tareas, determinar los recursos disponibles,
determinar quien har qu cosas, determinar
cmo se efectuarn los controles, etc.
-Distribuir el trabajo: vale decir, dividir las
tareas en tareas menores que puedan ser
asignadas a personas especficas y delegarles
responsabilidades. Esto incluye indicarle a la
persona lo que se espera de ella, capacitarla si
fuere necesario, establecer el lmite de sus
responsabilidades y por ltimo, indicarle a quien
le rinde cuentas.
-Dirigir y corregir la accin: lo cual implica
que debemos asegurarnos de que las cosas se
hagan bien, por quien corresponda que haga
las cosas, y que se debe tener la suficiente
capacidad de autocrtica para reconocer los
errores de procedimientos y efectuar los
arreglos necesarios para que los errores
no se vuelvan a repetir.
-Controlar los procesos de gestin: lo cual
quiere decir, que se deben establecer mtodos
y polticas de evaluacin de los procesos
administrativos, productivos, comerciales, etc.
A los efectos de garantizar la eficiencia de
nuestros productos y servicios que ponemos a
disposicin de nuestros clientes.
 ADMINISTRACION - CARACTERISTICAS
UNIVERSALIDAD:

Se da donde quiera que exista un grupo social (

empresa, organismo social, corporacin,
sociedad, entre otros) formal e informal.

ESPECIFICIDAD:

En las organizaciones se realizan actividades

contables, productivas, comerciales, entre otras
que necesitan de la administracin, pero la
actividad administrativa es ESPECIFICA y
DISTINTA a las que acompaa ya que se puede
ser un buen contador pero un psimo
administrador.
M. Cs. Lic.Marino Crdenas Cabellos
ADMINISTRACION - CARACTERISTICAS
UNIDAD TEMPORAL:
Aunque se distingan diferentes elementos de
coordinacin en cualquier actividad productiva,
comercial, financiera, entre otras, la
administracin es nica la presencia de estos
elementos se darn en un mayor o menor grado
al interior de la organizacin.

UNIDAD JERARQUICA:
Todos cuanto tienen carcter de jefes en
la organizacin participan en distintos
grados y modalidades de una sola
administracin.
M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos
 PROCESO ADMINISTRATIVO
Proceso:
Es un flujo identificable de
acontecimientos correlacionados que se
mueven a lo largo del tiempo hacia una
meta general.

Proceso Organizacional:
Son como se hacen las cosas en las
organizaciones en busca de los objetivos
o metas propuestas.
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 PROCESO ADMINISTRATIVO
Proceso Administrativo:

Conjunto de fases pasos o elementos

que permiten cumplir eficaz, eficiente y
efectivamente la labor o acto
administrativo.

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

 PROCESO ADMINISTRATIVO

Unidad y divisin del proceso

administrativo:
Todo proceso administrativo, por
referirse a la actuacin del grupo social
o de la vida social, es nico, forma un
continuo inseparable en el que cada
parte, cada acto o cada etapa tienen
que estar unidos con los dems, y que
adems se presentan o se dan en forma
simultanea. M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos
 PROCESO ADMINISTRATIVO
BENEFICIOS DE UNA DIVISIN
CONCEPTUAL:
Con la finalidad de facilitar su
comprensin y formular las reglas que
incluyen cada aspecto en que se separa o
divide aquellos momentos o elementos
con el nico fin de estudio y
comprenderlos y aplicar mejor la
administracin es conveniente y lgico
separar aquellos momentos o elementos
que en circunstancias dadas pueda
predominar.
M. Cs. Lic. Marino Crdenas
 PROCESO ADMINISTRATIVO
CRITERIOS DE DIVISION:
1. DIVISION TRIPARTITA: (APPLEY)
Planeacin
Control
Organizacin
Control
2. DIVISION O4 ELEMENTOS: George
Terry
Planeacin Ejecucin
Organizacin Control
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PROCESO ADMINISTRATIVO
3. Divisin de 05 elementos:
Henry Fayol Koontz Odonell

Prever Planeacin
Organizar Organizacin
Mandar Integracin
Coordinar Direccin
Controlar Control

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

PROCESO ADMINISTRATIVO

4. Divisin de 08 elementos: Gulick

Planeacin
Organizacin
Integracin Direccin
Coordinacin Operacin
Comunicacin Control
presupuestal
PROCESO ADMINISTRATIVO

5. Divisin de 06 elementos: Urwick

Previsin
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control
 PROCESO ADMINISTRATIVO
Desde estos puntos de vista URWICK busca:
La previsin responde a la pregunta: Que
puede hacerse.
La planeacin responde a la pregunta: Que se
va a hacer.
La organizacin tambin responde a la
pregunta: Cmo se va a hacer
La integracin responde a la pregunta: Con
que y con quin se va a hacer.
La Direccin se refiere a un problema
especifico: Ver que se haga.
El Control investiga en concreto : Cmo se
ha realizado
 M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos
PREPLORINDICO
MOCOOR

FASE MECANICA FASE

DINAMICA
PREVISION INTEGRACION
PLANEACION DIRECCION
ORGANIZACION CONTROL

MOTIVACION Y COORDINACION
 PROCESO ADMINISTRATIVO

FINALIDAD
PREVISION PLANEACION ORGANIZACION INTEGRACION DIRECCION CONTROL

OBJETIVOS POLITICAS FUNCIONES PROVISION AUTORIDAD DETERMINAC

RR.HH. STANDAR

INVESTIGAC. PROCEDIMI- JERARQUIAS APROVISION COMUNI- OPERACIN

ENTOS RR.MM CACIONES DE CONTROL

C.A.A P.P.P. OBLIGAC. Y CAPACITAC. Y SUPERVIS. EVALUAC. DE

RESPONSAB. DLLO RESULTADOS

NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI
? ? ? ? ? ?
M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos
 ADMINISTRACION - PERSPECTIVAS
1.- CRECIMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES:
Las organizaciones tienden a crecer y ampliar
sus actividades ya sea en tamao y recursos,
crear nuevos mercados, incrementar
volmenes de produccin o de operaciones. El
crecimiento es una consecuencia inevitable del
xito organizacional ya que esto generar
nuevos mtodos de trabajo, especializacin,
mayor coordinacin, integracin de partes,
estructuras ms complejas y nuevos
comportamientos.(continua)

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

ADMINISTRACION - PERSPECTIVAS
2.- COMPETENCIA MAS AGRESIVA:
Buscando sobrevivir y crecer esto exigir
mayor investigacin, una mayor
tecnologa, generar nuevos mercados,
nuevos servicios.
3.- SOFISTIFICACIN DE LA TECNOLOGA:
Que exige que la actividad humana se
dedique ha la planeacin y a la
creatividad, ya que la tecnologa
introducir nuevos procesos e
instrumentos que afectarn la estructura
y comportamiento de la organizacin.
(Continua)
M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos
ADMINISTRACION - PERSPECTIVAS

4.- CAMBIOS ECONOMICOS:

Que generan una mayor devaluacin,
inflacin, incremento del costo de la
mano de obra, y mayor tasa de inters.
5.- INTERNALIZACION de los negocios,
entre otros.
Estos hechos exigen una nueva
mentalidad de los administradores.

M. Cs. Lic. Marino Crdenas Cabellos

 QUE HACEN LOS GERENTES?
1. Desarrollan Funciones
Administrativas.
PLANEACION:
Implica que los administradores piensen,
a travs de sus objetivos y acciones, y
con anticipacin, que sus acciones se
basan en algn mtodo, plan o lgica,
mas que una mera suposicin. Los planes
dan a la organizacin sus objetivos y fijan
el mejor procedimiento para obtenerlos.
El primer paso en la planeacin es la
seleccin de las metas de la organizacin.
ORGANIZACIN:

Es el proceso de disponer y destinar el

trabajo, la autoridad y los recursos entre
los miembros de una organizacin en una
forma tal que pueda logra los objetivos
de la organizacin de manera eficiente.
Los administradores deben adecuar la
estructura de la organizacin con sus
objetivos y recursos, un proceso que se
denomina DISEO ORGANIZACIONAL.
INTEGRACIN:
Consiste en los procedimientos para dotar al
organismo social de todos aquellos elementos,
tanto humanos como materiales, que la
mecnica administrativa seala como
necesarios para su ms eficaz funcionamiento,
escogindolos, introducindolos, articulndolos,
y buscando su mejor desarrollo.

Aunque la INTEGRACIN comprende cosas y

personas lgicamente es ms importante lo de
las personas y, sobre todo, la de los elementos
administrativos o de mando.
DIRECCIN:
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de
cada miembro y grupo de un organismo social,
con el fin de que el conjunto de todas ellas
realice del modo ms eficaz los planes
sealados.
CONTROL:
Es el establecimiento de sistemas que permitan
medir los resultados actuales y pasados, en
relacin con los esperados para saber si se ha
obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y
mejorar y adems para formular nuevos planes.
El administrador debe cerciorarse de que las
acciones de los miembros de la organizacin la
lleven a la obtencin de sus metas.
 2.- Desarrollan Roles Administrativos.
ROLES INTERPERSONALES
FIGURA DIRECTIVA. Como figura
directiva, el administrador desempea
funciones como cabeza de la unidad:
atiende visitantes, asiste a las bodas de
los subordinados. Los administradores
son smbolos y personifican tanto a los
miembros de la organizacin como para
observadores externos los aciertos y los
fracasos de una organizacin. Con
frecuencia se les considera responsables
de resultados sobre los cuales tienen
poco o ningn control.
 LIDER: Como los administradores
trabajan con la gente y a travs de ella
son responsables de las acciones de los
subordinados as como de las suyas
propias de lo cual deben rendir cuentas.
De hecho el xito o el fracas. Puesto que
los administradores tienen subordinados
y otros recursos son capaces de lograr
mas que los que son administradores lo
cual desde luego significa que se espere
que logren mas que otros miembros de la
organizacin
ENLACE: Al igual que los polticos los
administradores deben aprender a
trabajar dentro o afuera de la
organizacin con cualquier persona que
puedan ayudarles a lograr los objetivos
de la organizacin. Todos los
administradores efectivos juegan a la
poltica en el sentido de que forman
redes de obligaciones reciprocas con
otros administradores dentro de la
organizacin. As mismo puedan formar
alianzas o coaliciones o unirse a ellas.
 ROLES INFORMATIVOS
SEGUIMIENTO. Los administradores buscan
constantemente informacin til tanto dentro
como fuera de la organizacin. Preguntan entre
sus subordinados y recaban informacin
extraoficial por lo general a travs de redes de
contactos es frecuente que el seguimiento
convierta a los administradores en los
miembros mejor informados de sus grupos.
DIVULGACIN. Los administradores distribuyen
informacin importante entre los subordinados..
El administrador es responsable de asegurar
que los subordinados dispongan de la
informacin necesaria para desempear sus
funciones.
PORTAVOZ: Los administradores tambin
transmiten informacin a gente ajena a
sus propias unidades de trabajo
mantener bien informados a los
superiores es importante este rol. Al igual
que algunos diplomticos los
administradores pueden hablar de su
trabajo dentro de la organizacin o bien
representar a toda la organizacin al
tratar con clientes, contratistas, y
funcionarios pblicos
ROLES DE TOMA DE DECISIONES

EMPRENDEDOR. Los administradores

buscan ser los primeros o iniciadores. Por
ejemplo cuando tienen algo en mente
pueden lanzar un proyecto de desarrollo
para hacerlo realidad. En este papel
inician el cambio por voluntad propia.
MANEJO DE CONTRATIEMPOS. Ninguna
organizacin funciona sin problemas todo el
tiempo. Es de esperar que los administradores
lo resuelvan todo y sigan adelante aun en base
a decisiones populares.
Para tomar estas decisiones difciles los
administradores deben tener la capacidad para
pensar en forma analtica y conceptual. El
pensamiento analtico implica dividir en
problema en sus componentes analizarlos y
despus discutir una solucin factible. La
habilidad para pensar en forma conceptual es
aun ms importante significa considerar toda
una tarea en abstracto y vincularla con otras
labores.
ASIGNACIN DE RECURSOS: Cualquier
administrador afronta gran cantidad de objetos
organizacionales, los cuales compiten por
tiempo y recursos. Como tales recursos son
siempre limitados. Cada administrador debe
lograr balancear diversos objetivos y mltiple
necesidades.

NEGOCIADOR. Los administradores emplean

gran parte de su tiempo en negociar porque
solo ellos poseen la capacidad y los
conocimientos que este rol exige. Algunas de
estas negociaciones ataen a organizaciones
externas