Uso efectivo del tiempo

Herramientas para el desarrollo personal

Enero de 2009
Secretara de Gobierno
Comit de Modernizacin y Calidad de Gestin

Slo puede degustar el sabor de los das quien se despoja de la

obligacin de tener un destino
Emile Cioran

La libertad no nace del fusil sino de la organizacin.

Origen desconocido

Objetivos del taller

Tomar conciencia que el uso del tiempo depende de nuestros

propios hbitos (autocrtica)
Aprender una metodologa para mejorar el uso del tiempo
(organizacin personal)
Poder reaccionar concientemente ante situaciones de mal uso del
tiempo

Definicin de Tiempo

Enc. Cumbre: Relacin que se establece entre dos o mas

fenomenos, sucesos, cuerpos u objetos

Larousse: Duracin de los fenmenospoca, siglo

Real Academia: Duracin de las cosas sujetas a mudanza

Aristteles: Medida del movimiento segn antes y despues

Tiempo

Pasaje
de la potencialidad

a la posibilidad

del acto

de la realidad

Tiempo
Cronos: Dios del tiempo real e inexorable, cuyo paso nos
lleva inevitablemente a la muerte. Es el tiempo secuencial y
cronolgico
Kairos: Dios del tiempo interior de los hombres, el de los
sueos y del espritu. Es el que nos devuelve la vida.
Es el entre tiempo. Un perodo indeterminado de tiempo (cronos)
donde algo especial sucede.
Esta relacionado intrnsecamente con la calidad de atencin
Es el momento justo o critico, donde algo nuevo surge o sucede
Es el tiempo en que uno vive intensamente, lo disfruta, lo paladea
Es el tiempo en el que verdaderamente se vive

Tiempo

Si C + K > 50 horas semanales

Si C > 65%

Problemas de tiempo

Cansancio y baja eficiencia

Tiempo Caractersticas
El mas importante de los recursos
Es intangible
El mas equitativo de los recursos
Caduca (no se almacena)
Es irrecuperable
Tiene mltiples ocupaciones (se puede administrar bien o mal)
Es de difcil evaluacin
Es difcil de cuantificar lo bien o mal que lo usamos
Es incontrolable. No se puede variar su velocidad, direccin o sentido
No podemos aumentar la cantidad, pero si la calidad

Sntomas sobre Problemas

en el Uso del Tiempo
Brecha entre lo planeado y lo realizado: aspiraciones vs realizaciones
Brecha entre esfuerzo realizado y resultado obtenido :

Costo/ Beneficio

No completamos nuestros objetivos

Postergamos nuestro desarrollo a Largo Plazo
Descuidamos relaciones familiares y personales
El tiempo no vuela. Lo administramos mal
El tiempo no se tiene, el tiempo se hace

Uso del Tiempo

Autogestin

Normalmente el mal uso

del tiempo, depende de
una mala seleccin o
distribucin de las
acciones realizadas

Autogestin
Es uno el que cambia
No se supera, lo que no se asume

Somos slo nosotros

los que podemos mejorar
la calidad de nuestro tiempo

Autogestin

No hay nada mas fcil que estar ocupado.

Lo difcil es ser eficaz.
Mackenzie

Autogestin

Eficiencia / Eficacia

Hago las cosas bien (eficiencia)

aunque no era lo mas conveniente (eficacia)

Algunas creencias errneas

1. Hacer las tareas con mas rapidez
Bajo presin normalmente se producen mas errores.
Hay menos tiempo para pensar, planificar, reflexionar

2. Hacer las tareas, durante mas horas

Desaparece el tiempo personal
La mente es menos clara
No importa cuanto tiempo se ahorre
Siempre habr cosas por hacer
Se deben tomar decisiones
Y pasar de la decision a la accion

Pasar de la reaccin a la proaccin

La situacin

yo domino la
situacin

me domina

Actitud Reactiva

Actitud Proactiva

Pasar de solucionar problemas,

a crear alternativas

El cambio proactivo

Aparenta no ser necesario

Se anticipa
Es un cambio no obligado. Por eso muchos dicen: para que?
Es el nico que genera progreso real (el reactivo es para regresar a
la situacin original)
Es un progreso dirigido

A mas actitudes proactivas, menos actitudes

reactivas

Mnimo
inevitable

Actitud Reactiva
Actitud Proactiva

Siempre habr tiempo suficiente

para las cosas que realmente
es necesario hacer.
Hagamos las cosas que se deben hacer,
antes que las que queremos hacer.

Distribucin diaria del tiempo

Descanso

Personal

Laboral

Descanso

Personal

Laboral

El tiempo laboral

Se tiende a pensar que se paga por el trabajo,

pero en realidad se paga
por el tiempo en que se realiza ese trabajo,
y se espera que en ese tiempo
se obtengan ciertos resultados

Uso del tiempo

Auto observacin

Habitualmente hacemos:

Lo agradable antes que lo desagradable

Lo que se hace rpidamente antes que lo que se hace lentamente
Lo fcil antes que lo difcil
Lo sabido antes que lo nuevo
Lo urgente antes que lo importante
Lo que nos imponen antes que lo que elegimos

Auto observacin

Que los hbitos nos dejen mas tiempo libre,

para los procesos inteligentes.

Auto observacin

1. Medir la utilizacin del tiempo

2. Observar las actividades
3. Medir las interrupciones y las perdidas de tiempo

Auto observacin
(el marcapasos)
De: A

Tiempo

Actividad

Causa

08:00 09:00
09:00 10:30
10:30 11:30

1 Hora
1 Hora
1 Hora

Habitual
Habitual
Imprevisto impostergable

11:30 12:30
12:30 13:50
13:50 14:00

1 Hora.
1hora 20 min.
10 min.

Revisar correo
Leer y delegar expedientes
Visita de presidente de comisin
vecinal
Acto de fin de ao
Llamado de Intendente
Reunin de equipo de trabajo

Agendado
Asunto importante
Corrimiento forzoso

Auto observacin

Es un proceso de mejora continua

Proceso de buen uso del tiempo

Control
Fijar objetivos

Puesta en
prctica

Informacin
Comunicacin
Planificar

Transferencia

Tomar
decisiones

Proceso de buen uso del tiempo

Todo es difcil,
antes de ser fcil
Proverbio Persa

1 Anlisis de los objetivos

Fijar ideales; Tanto laboral como familiar y personalmente (Qu

deseo?)
Ponerlos por escrito: para controlarlos peridicamente, no perder
la orientacin, ni malgastar tiempo y energas en cosas secundarias o
innecesarias
Anlisis de la situacin: particular (virtudes y defectos) y entorno
Fijar objetivos y metas
Evaluar planes de contingencia

2 Planificacin
Debe analizarse los:
Qu (cuantificarlos y priorizarlos)
Cmo
Cundo (plazos)
Con qu (recursos)
Puede planificarse en forma: anual, trimestral, mensual,
semanal, diaria

2 Planificacin
Revisar las metas

Establecer tareas diarias especificas

Organizar las tareas por orden de prioridad

Determinar el tiempo que demandar cada tarea

Anticipar los obstculos que se pueden encontrar

2 Planificacin

El tiempo ganado, se usa en:

a) Nuevos objetivos
b) Replanificar

c)Descanso

2 Planificacin

Por cada hora en la planificacin

Pueden ahorrarse de 3 a 4 horas en la ejecucin

y se hace mas placentero el trabajo

Afilar el hacha

3 Tomar decisiones

URGENTE

POCO
URGENTE

IMPORTANTE

POCO
IMPORTANTE

3 Tomar decisiones

Se deben tratar los temas,

que ms rpido me lleven a cumplir mis objetivos
o que ms influyan en el resultado

Habilidades de un administrador
Analizar la mejor decisin posible acerca
de futuros cursos de accin
Concentrarse solo en los asuntos importantes
Mantener mltiples canales de informacin
Dar nocin de direccin con objetivos abiertos

Estrategias deliberadas y emergentes

Estrategia
No realizada

Estrategia
formulada

Estrategia
definida

Estrategia
realizada
Estrategia
emergente

3 Tomar decisiones

Permanente

TRANSFERENCIA
Delegacin
Circunstancial

Esquema clsico de empresa

Cuanto mas alto

es el nivel jerrquico,
mas tiempo se
dedica a planear.

Nivel 1

Nivel 2

Delegar para trabajar

mas inteligentemente,
que arduamente

Nivel 3

Delegacin

Autoridad / tarea

Transferible

Responsabilidad

Intransferible

Delegacin

A quin?

Prepararlo/a
Sino, seguimiento permanente
Sino, no quejarse

Delegacin

Hay que detallar:

TEMA: Que, porque, para que (Permite que se tomen propias
decisiones)

AUTORIDAD: Poder
MEDIOS: Cmo y con qu
PLAZOS: Para cuando

Delegacin

Preparar la orden. No improvisar

Determinar el momento preciso
Elegir el medio apropiado (radio, telfono, escrito, personal)
Dar la orden directamente. No usar emisarios
Respetar las jerarquas
Ser claro y preciso al transmitir
Aclarar bien los plazos

Delegacin
Verificar el estado de nimo de quien recibe la orden
Evitar ironas, abuso, intolerancia
No pedir un favor. Dar una orden (Con amabilidad y cortesa)
Repetir todas las veces que sea necesario
Verificar que la orden ha sido entendida correctamente
Escribir cuando sea indispensable

Delegacin

DESAFIOS

Alto

Bajo
Baja

CAPACIDAD/ES

Alta

4 Puesta en prctica
Capacidad de trabajo y concentracin depende de:
Procesos fisiolgicos, hbitos, personalidad, etc.

Capacidad

de

concentracin

C
0

10

12

Hora del da

14 16

18

20

22

24

4 Puesta en prctica

1. Tener horarios de trabajo ininterrumpidos:

(habitualmente a la maana temprano o por la tarde)
2. Hacer llamadas por tanda: (habitualmente antes del
almuerzo o antes del fin del da)

4 Puesta en prctica

Ser constantes
No buscar la perfeccin
Evitar las acciones a contrapelo

5 Informacin y comunicacin

Tanto la informacin como la Comunicacin debe ser

clara y concisa
La informacin debe servir para tomar decisiones
Que nos permitan modificar oportunamente las vas de
accin

5 Informacin y comunicacin

Selecciono lo que leo?

Leo lo esencial?

5 Informacin y comunicacin
Cuando hablo por telfono
Preparo bien los detalles para los cuales llame?

Puede sustituir una larga comunicacin por un fax o un correo-e?

Puede sustituir un e-mail por una comunicacin corta?

Cmo utilizo mi celular? Gano tiempo o pierdo Tiempo?

Cmo lo administro?

5 Informacin y comunicacin

Uso eficientemente la computadora?

Podra mejorar la informacin que manejo con ella?

5 Informacin y comunicacin

Tengo la informacin que necesito para tomar

decisiones?
La tengo ordenada y la puedo usar con facilidad?
O tengo un montn de datos que nunca
utilice y que no se ni para que sirve?

El espacio de trabajo

1. Comodidad fsica
2. Buena iluminacin
3. Tener cerca el equipo e informacin que se utiliza con
frecuencia
4. Liberar de papeles (excepto los que se estn usando)
5. Material en orden, para reducir el tiempo de bsqueda

Algunos mitos
1. Soy una persona muy ocupada
Se confunde actividad con obtencion de resultados
2. Yo trabajo en equipo
No se delega. Se est en todo. Se invade puestos
3. No tomemos la decisin, hasta tener todos los datos
No se decide a tiempo, o no se decide
4. Cuanto ms trabajamos, mejor va a salir
Confundimos trabajar ms, con trabajar mejor
5. No me la compliques
Se trata los asuntos dificiles de manera superficial. Se est
condenado a repetir lo que sali mal.

6 Control

Centrarse en el objetivo
Intentar siempre mantener o recuperar el foco
Establecer fechas de seguimiento

6 Control

Preguntarnos
Cumpl mis objetivos?
Lo hice en forma eficaz?
Si no pude, Cul fue la causa?

6.- Control

Yo me debo ocupar
de mi trabajo, y no
que mi trabajo se
ocupe de mi

Auto observacin
(volvemos al marcapasos)
De: A

Tiempo

Actividad

Causa

08:00 09:00
09:00 10:30
10:30 11:30

1 Hora
1 Hora
1 Hora

Habitual
Habitual
Imprevisto impostergable

11:30 12:30
12:30 13:50
13:50 14:00

1 Hora.
1hora 20 min.
10 min.

Revisar correo
Leer y delegar expedientes
Visita de presidente de comisin
vecinal
Acto de fin de ao
Llamado de Intendente
Reunin de equipo de trabajo

Agendado
Asunto importante
Corrimiento forzoso

RetrasosCausas

Hacer trabajos no placenteros

Hacer trabajos difciles
Indecisin

RetrasosSntomas

Carreras de ltimo momento

Resultados por debajo de la calidad esperada
Fechas de entrega no cumplidas
Ciudadanos y compaeros insatisfechos
Estrs
Ms tiempo improductivo
Disminucin de nuestra efectividad
Postergacin de tareas u objetivos indefinidamente

RetrasosSntomas
1 Comportamiento personal

No llevar una agenda proactiva

No priorizar tareas
Postergar decisiones
No informar (comunicacin)
No saber decir no
Desmotivacin o stress

RetrasosSntomas
2 Estructura Organizativa

Canales de informacin escasos o deficientes

Estructura pesada (burocracia)
Exceso o falta de reuniones
Sistemas de coordinacin deficientes
Puertas abiertas constantemente
No existe un filtro de llamadas telefnicas

RetrasosSntomas
3 Equipo

No hay suficiente delegacin

Equipo dependiente del jefe
Exceso de supervisin
Objetivos pocos claros
Poca planificacin
Conflictos internos

RetrasosSntomas
4 Entorno

Interferencia de los superiores jerrquicos

Imprevistos
Urgencia (demasiada reaccin)
Exceso de correo electrnico
Falta de cooperacin
Conflictos de funciones

RetrasosAgentes

Interferencias: situaciones
Ladrones: Personas

6 Control
Desperdiciadores de tiempo
externos
Excesivo flujo de papeles
Informacin (falta o exceso)
Telfono
Visitas
Reuniones
Fallas en la comunicacin
Polticas ineficientes
Procesos ineficientes

Priorizar actividades
Planificar reuniones, visitas y llamadas
Orden de llamadas
Balancear la parte social con lo negocios
No extenderse
Tiempos sin interrupciones
Sintetizar ideas
Hablar y escribir clara y sencillamente
Pensar antes de hablar o escribir
No revisar cuando los beneficios son pocos
Prev un tiempo diario para interrupciones
Atender fuera de la oficina o de parado
Aprender a decir no
Desalienta reuniones innecesarias
Preestablecer los tiempos para las reuniones

6 Control
Reflexin
Decisin
Disciplina
Desarrollar hbitos

Desperdiciadores de tiempo
internos
Falta de objetivos o pocos claros
Falta de planeamiento
Falta de prioridades
Dejar cosas para despus
Hacer muchas cosas a la vez
Indecisin
Incapacidad para negarse
Desorden

6 Control
Situacin

Por que

Causa del porque

No delego

Personal inexperto

Falta de
capacitacin

Estilos improductivos del Uso del

Tiempo

Encuesta

Estilos improductivos del Uso del Tiempo

Perfeccionista
No tiene visin global
Se ocupa de detalles que no aportan valor
Lento en la toma de decisiones. (Inseguridad, Falta de
informacin, Aspiracin a la solucin optima)
Muy autoexigente (insatisfaccin permanente)
Exigente con el equipo (exceso de control)

Su frase: Un buen trabajo, nunca es perfecto

Estilos improductivos del

Uso del Tiempo
Colega
No sabe decir no
Evita enfrentarse a situaciones delicadas
Asume compromisos innecesarios
Demasiado preocupado en no molestar a otro
Vara su posicin, segn el interlocutor

Frase para el/la: A veces debemos aceptar

no ser aceptados

Estilos improductivos del

Uso del Tiempo
Omnipotente
No se permite debilidades
Se siente obligado a poder con todo
Es incapaz de pedir ayuda
No delega
Trabaja bajo presin, aunque cometa errores
Recomendacines para el/la: Aceptar las propias
limitaciones, no le convierte en intil

Estilos improductivos del

Uso del Tiempo
Inconstante
Lleva muchos temas en paralelo
Comienza los proyectos con mucha ilusin, pero la pierde
rpidamente
Se esfuerza mucho, pero de forma dispersa
Desconcierta a los dems con sus cambios de prioridades
Inicia muchas cosas, pero acaba pocas

Debe saber que: Le pagan por los resultados, no

por esforzarse

Estilos improductivos del

Uso del Tiempo
Acelerado
Acta primero y piensa despus
Se precipita tomando decisiones
No se concede a si mismo el tiempo para organizarse
Intenta hacer varias cosas al mismo tiempo
Comete errores por falta de atencin, pensando en lo que har despus

Para el/la: Si corres mucho, llegars tarde

Reflexiones y Propuestas

 Hemos puesto esfuerzo en fijarnos

metas de mediano y largo plazo?

Objetivos logrados / Objetivos planeados/ tiempo

empleado
Fijarnos objetivos a MP y LP realistas y alcanzables
Organizar nuestra vida diaria, mensual y anual, con
vista a lograr esos objetivos a MP y LP
Medir el impacto del tiempo y del esfuerzo dedicado a
las distintas posibilidades

 Llevamos control de cmo

usamos nuestro tiempo?

Cuanto hemos mejorado en el uso del tiempo?

Cuanto hemos tratado de mejorarlo?
Nos parece importante mejorarlo?

TENER EN CUENTA LO QUE APRENDIMOS Y APLICARLO

 Tenemos capacidad para

concentrarnos en lo mas importante?

Imponerse premios (y castigos)

Tener urgencia en finalizar nuestras tareas,
independientemente del tiempo disponible

 Organizamos nuestra actividad

diaria en base al ciclo biolgico
personal?

Tenemos un sistema de informacin

adecuado?
Recopilacin de informacin
Anlisis de esa informacin
Uso de esa informacin para modificar nuestra planificacin o
nuestro presupuesto
Organizacin de la informacin

DEBE ESTAR DISEADO PARA AHORRAR TIEMPO NO PARA GASTARLO

Administramos correctamente
nuestro tiempo en las reuniones o en
nuestro trabajo?

COSTO DE UNA REUNION =

Horas X N Miembros X (suma de honorarios + suma de gastos)

Mi amigo el tiempo

Luego de investigar la manera de abordar los problemas, objetivos y

riesgos de 1200 destacados deportistas, docentes, empresarios, mdicos
y artistas determin las siguientes caractersticas:

Se esfuerzan por amor al arte en funcin de elevados objetivos propios

Asumen los riesgos con confianza, despus de examinar que
sucedera en el peor de los casos
Antes de actuar, repasan mentalmente las acciones y sucesos que se
producirn
Estudio del psiclogo californiano Charles Garfield

El dominio del tiempo permite pasar de un estado de tensin penosa a

uno de serenidad y, a la vez, de mayor eficiencia.
Jean-Louis-Servan-Schreiber

Los verdaderos dominadores del tiempo saben tomar distancia, y por

eso, a su serenidad constante, agregan disponibilidad para los dems,
intereses mltiples y un toque de humor.
Jean-Louis-Servan-Schreiber

Todo lo que hacemos tiene por objeto la bsqueda del placer y, por
consiguiente evitar el displacer. (Principio budista inverso)
Henri Laborit, Bilogo

Tmese tiempo para pensar

Es la fuente del poder.
Tmese tiempo para jugar
Es el secreto de la eterna juventud.

Usar el Tiempo

Tmese tiempo para leer

Es la fuente del saber.
Tmese tiempo para rezar
Es el mayor poder sobre la tierra.
Tmese tiempo para amar y ser amado
Es el privilegio dado por Dios.
Tmese tiempo para ser amable
Es el camino de la felicidad.
Tmese tiempo para rer
Es la msica del alma.
Tmese tiempo para dar
El da es demasiado corto para ser egosta.
Tmese tiempo para trabajar
Es el precio del xito.
Tmese tiempo para ser caritativo
Es la llave del cielo.

Viejo proverbio irlands