DOCUMENTACIO
N DE SISTEMAS
DE GESTION DE
LA CALIDAD
4. GENERALIDADES
JERARQUICA
DISTRIBUCION
FACILITA
CONSERVACION
ENTENDIMIENTO
DIFIERE DE UNA
EMPRESA A OTRA
La extensin de la documentacin
PROCESOS
Identificacin
Secuencia
Interaccin
TAMAO
Y TIPO
COMPLEJIDAD
COMPETENCIA
DEL PERSONAL
DOCUMENTACIN
4.2
PROPOSITOS Y BENEFICIOS
Entre otros se presentan los siguientes:
a) describir el sgc de la organizacin.
b) proveer informacin para grupos de funciones
relacionadas;
c) comunicar a los empleados el compromiso de la
direccin con la calidad;
d) ayudar a los empleados a comprender su
funcin
dentro de la organizacin.
e) facilitar el entendimiento mutuo entre los
empleados y la direccin;
f) proveer una base para las expectativas del
desempeo del trabajo;
g) declarar la forma en que se llevarn a cabo las
actividades para lograr los requisitos especificados;
h) proveer evidencia objetiva de que los requisitos
especificados
POLITICA DE CALIDAD Y SUS OBJET
DEBEN ESTAR
DOCUMENTADOS EN
DOCUMENTO
INDEPENDIENTE
MANUAL DE
CALIDAD
4.4 Manual de la Calidad
El manual de calidad no tiene
formato determinado
Es conveniente que identifique las
funciones gerenciales, cubra brevemente
todos los requisitos aplicables de la norma
del sistema de calidad seleccionado.
4.2 (5)
CONTENIDO DE UN : Manual de la C
. 5 P R O C E D I M I E N T O S D O C U M E N TA D O
describen actividades que competen a
funciones diferentes, mientras las
instrucciones de trabajo generalmente
aplican a las tareas dentro de una funcin
CONTENIDO
ttulo;
propsito;
alcance;
responsabilidad y autoridad;
descripcin de actividades;
registros;
anexos;
revisin, aprobacin y modificacin;
identificacin de los cambios.
. 5 P R O C E D I M I E N T O S D O C U M E N TA D O
Procedimiento Documentado para controlar:
Aprobacin,
revisin y
actualizacin
Documentos
obsoletos
Identificacin de
cambios y
estado vigente
Documentos de origen
externo y distribucin
Disponibilidad
Legibilida
d
Estructura Documental
Clientes,
Alta gerencia
Responsable
Responsables
Operadores
MANUAL
DE
CALIDAD
Deber hacer?
Como hacer?
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCCIONES
Saber hacer?
FORMATOS, INFORMES, NORMAS...
DOCUMENTO CONTROLADO
Aquel en el cual su distribucin y
su actualizacin estn reguladas
DOCUMENTO NO CONTROLADO
Es aquel del que no hay necesidad de
informar a su poseedor en el momento
de una actualizacin.
CARACTERSTICAS DE UN
DOCUMENTO CONTROLADO
Escritura clara y legible
Codificado
Fecha de emisin
Hojas numeradas
Firmas del o los responsables
Leyenda documento controlado
Nmero de revisin o versin
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
ENTREGA DEL DOCUMENTO EN
LOS SITIOS NECESARIOS PARA
SU APLICACIN
CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
RECOLECCIN DE LOS
DOCUMENTOS CONTROLADOS
QUE HAN SIDO ACTUALIZADOS
O QUE SU USO NO ES PERTINENTE EN EL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
Forma especfica para llevar a cabo una
actividad o un proceso que se encuentra en
un medio de soporte como:
Papel
Disco magntico, ptico o electrnico
Fotografa o muestra maestra
O una combinacin de stos
PARTES DE UN PROCEDIMIENTO
DOCUMENTADO
ENCABEZADO
CUERPO
PIE DE PAGINA
Encabezado
Logo de la empresa
Ttulo
Cdigo
Paginacin
Fecha de emisin
Versin
Cuerpo
Objetivo
Alcance
Definiciones
Responsables
Procedimiento
Registros
Documentos de referencia
Anexos
Reglas para la Documentacin
1. Realismo
2. Evitar el exceso de detalles
3. Emplear grficos y
diagramas de flujo
4. Usar referencia a otros
documentos
5. Utilizar modelos cuando sea
apropiado
6. Aprovechar la documentacin
existente
4.6 INSTRUCTIVOS DE TRABAJO
QU ES UN INSTRUCTIVO?
ES UN DOCUMENTO QUE EN
ESENCIA, RESPONDE A:
Cmo se hace el trabajo?
Son documentos en los que se
define
especficamente
una
secuencia
paso a
paso de la actividad a desarrollar,
por
ejemplo:
un
instructivo
para
calibrar un
equipo; un mtodo de anlisis
qumico;
la
aplicacin
de
un
mtodo
estadstico
especfico
a
una
poblacin
determinada;
la
puesta
en
operacin de un equipo.
4.7 FORMULARIOS
4.11 Control de Registros
Procedimiento Documentado para
controlar:
Identificacin
Legibilidad Recuperacin
Disposicin
Proteccin
Almacenamiento
Tiempo de retencin
GENERALIDADES
Registro:
Documento
que
proporciona resultados conseguidos
o
evidencia
de
actividades
efectuadas (ISO 9000:2005)
Registros controlados
Registros no controlados
CONTROL DE REGISTROS
Todos los registros que se definan en los requisitos
de la norma y en los procedimientos documentados.
Caractersticas a controlar
Identificacin:
Nombre del formato y cdigo.
Legibilidad: Caracterstica que
garantiza la lectura inequvoca
de la informacin.
CONTROL DE REGISTROS
Caractersticas
a
controlar
Almacenamiento: Lugar de
almacenamiento o conservacin
del registro
Proteccin: Condiciones que
permiten asegurar el buen estado
de los registros.
CONTROL DE REGISTROS
Caractersticas a controlar
Medidas
establecidas para acceder con
facilidad a los registros de
calidad. Forma de Archivo.
Recuperacin:
RECUPERACIN
Acceso: Funcionarios autorizados
Clasificacin: Modo especifico de
catalogar los registros
Ejemplo:
Por clase de documento
Por departamento
Por trabajo o proyecto
Por requisito de la norma
Por equipo
Por proveedor
RECUPERACIN
Indexar: Orden que se les da a los registro
despus de ser clasificados
Ejemplo:
Por orden cronolgico
(fecha y hora)
Por orden alfabtico
Por orden numrico
Por orden alfanumrico
