UNIDAD I ORGANIZACIN Y METODOS ADMINISTRATIVOS

Tema 1: Organizacin y Metodos

Definicion, Objetivo, Importancia, Caractersticas
Funciones del Sistema de Organizacin y Metodos
Ventajas y Desventajas del Sistema de Organizacin y Mtodos
Metodologa de Desarrollo del Sistema de Organizacin y Mtodos(etapas)

Tema 2: Departamento de Sistemas y Procedimientos (OYM)
Estructura organizacional
Ubicacin del departamento en la organizacin
Actividades y Responsabilidades
Tema 3: Analista de Sistemas y Procedimientos (OYM)
Perfil, funciones y responsabilidades del analista

ES UNAUNIDAD DE
CONSULTA QUE PROVEE
ASESORAMIENTO SOBRE
EL DISEO DE
PROCEDIMIENTOS,
DIVISIN Y
AGRUPAMIENTO DE
ACTIVIDADES
DETRABAJOS
ADMINISTRATIVOS
Ayudar a incrementar la
eficiencia administrativa
mediante la elaboracin
de estudios tcnico-
administrativos que
buscan el mejoramiento
de los procedimientos,
mtodos y sistemas de
trabajo de las empresas.

Es necesario para estudiar los problemas de
estructura y funcionamiento administrativos,
en pro de mejorar la organizacin y mtodos
empleados por los procedimientos que dirigen
la empresa, y as asegurar el mximo de
eficiencia.

estudia los
problemas y busca
soluciones sin
ninguna presin
capacitada para
hacer apreciaciones
objetivas
Formado en
estudios tcnico-
administrativo
DISPONIBILIDAD DE
TIEMPO
UNIDAD
INDEPENDIENTE
ADIESTRAMIENTO
ESPECIALIZADO

Los Sistemas de Organizacin y Metodos, elimina los movimientos
intiles sustituyndolos por otros ms eficaces

Analizar, disear, desarrollar e implantar la estructura
organizacional y sus funciones.
Hacer estudios de todo el trabajo administrativo realizado en la
organizacin a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos.
Asesorar a las unidades en la interpretacin y aplicacin de
tcnicas administrativas.
Asesorar para la definicin de Visin, Misin, Filosofa, Objetivos, Polticas y
Estrategias.
Estudiar e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar
con mayor eficiencia y productividad las actividades de todo el recurso
humano.

Su responsabilidad es
solo estudiar los
problemas
administrativos de la
Empresa
Desarrolla las
facultades crticas, es
decir, realiza
apreciaciones
objetivas
Escasez de personal
calificado para
trabajar en el
departamento de
Organizacin y
Mtodos
La resistencia al
cambio del personal
que labora en las
organizaciones objeto
de estudio


PLANIFICACIN
DEL ESTUDIO


RECOPILACIN
DE INFORMACIN


ANLISIS DE LA
INFORMACIN


ELABORACIN Y
PRESENTACIN DEL
INFORME FINAL

IMPLEMENTACIN
Y SEGUIMIENTO

Los estudios de Organizacin y Mtodos cuentan
con una METODOLOGA PARA SU DESARROLLO,
determinada en cinco fases.



1ERA ETAPA
PLANIFICACIN DEL
ESTUDIO
NATURALEZA DEL
PROBLEMA
ESTUDIO DEL
OBJETIVO
INVESTIGACIN
PRELIMINAR
FORMULACION
DEL PLAN
DETECTAR
FALLAS
DETERMINAR
EL OBJETIVO
EVITAR MALOS
ENTENDIDOS
DESVIACIONES
ANTECEDENTES
TECNICAS
APLICADAS
COSTOS
PROGRAMA DE
TRABAJO
FIJAR
NORMATIVAS
REALIZAR
INFORME


2DA ETAPA
RECOPILACIN DE
INFORMACIN
TIPO DE
INFORMACION
TECNICAS DE
RECOLECCION
ENTREVISTA
CUESTIONARIO
OBSERVACION
DIRECTA
GENERAL
Manuales
Leyes
Informes
Estadsticas
ESPECIFICA
Organigramas
Descripcin de puestos
Expediente del personal
Descripcin de procesos


3ERA ETAPA
ANALISIS DE LA
INFORMACION
OBJETIVO DEL
ESTUDIO
DESCRIBIR EL
PROBLEMA
EXAMINAR EL
PROBLEMA
DIAGNOSTICO
SITUACIONAL
CONOCER LA
SITUACION
CONOCER LOS
DETALLES DE
LA SITUACION
COMPRAR CON
HECHOS
SIMILARES
FACTORES
INTERNOS Y
EXTERNOS
Para el anlisis de la informacin debe adoptarse un enfoque
amplio e integral, relacionando el problema con toda la
organizacin y cada una de sus unidades componentes.
DEFICIENCIAS Y
CAUSAS


4TA ETAPA
ELABORACIN Y
PRESENTACIN DEL
INFORME FINAL
DESCRIPCION DE
HALLAZGO
SOLUCION DE
PROBLEMAS
ALTERNATIVAS DE
CAMBIO
CONCLUSIONES
RESPUESTAS ADECUADAS A LAS
INTERROGANTES PLANTEADAS A LO
LARGO DE LA INVESTIGACIN
RECOMENDACIONES
FORMULAR POR LO MENOS DOS
ALTERNATIVAS DE SOLUCIN AL
PROBLEMA EVALUADO
Que se hace?
Para que se hace?
Como se hace?


En donde se hace?
Quien lo hace?
Cuando se hace?

Practicas o viables
Considerar las limitaciones
Relacionadas con el Objetivo


5TA ETAPA
IMPLEMENTACION Y
SEGUIMIENTO
FORMULACION DE
PROGRAMA
INTEGRACION DE
LOS RECURSOS
CAPACITACION DEL
PROGRAMA
EJECUCION DEL
PROGRAMA
DETERMINAR
ACTIVIDADES
SECUENCIA DE
REALIZACION DE
LAS ACTIVIDADES
HUMANOS
MATERIALES
NUEVOS
PROCEDIMIENTOS
METODOS DE
TRABAJO
SELECCIN DE
METODO
Mtodo instantneo
Proyecto Piloto
Mtodo paralelo
Mtodo parcial Los sistemas deben revisarse peridicamente, para evitar la
obsolescencia de los mismos y que afecten en forma directa
a la organizacin en general.


TAMAO DE LA
EMPRESA


VOLUMEN Y
COMPLEJIDAD DE
LAS ACTIVIDADES


TIPO DE
TECNOLOGIA DE
INFORMACION


La unidad de ORGANIZACIN Y METODOS, tambin se le
conoce con el nombre de sistemas y procedimientos, mtodos y
sistemas y mtodos y procedimientos; la ubicacin de su
estructura depende de:


La ubicacin de la unidad de Organizacin y Mtodos es muy
variada y la podemos localizar de diferentes formas, de acuerdo a
las funciones que realicen en la empresa u organismo.

Ubicacin segn
La funcin de Asesora


Ubicacin segn
La funcin de Apoyo
Administrativo

debe ubicarse en el mximo nivel
jerrquico o mximo nivel de decisin
puede ubicarse en un nivel lineal pero
con autoridad funcional

DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
ASESORIA TECNICA
AUDITORIA INTERNA
ASESORIA LEGAL
SECRETARIA
COMUNICACIN
SOCIAL
GERENCIA GERENCIA GERENCIA ASESORIA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
OyM

DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
ASESORIA TECNICA
AUDITORIA INTERNA
ASESORIA LEGAL
SECRETARIA
COMUNICACIN
SOCIAL
GERENCIA GERENCIA GERENCIA ASESORIA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
OyM

Organizacin y Metodos es una herramienta para cambiar
fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las
cosas , con el fin de mejorar su calidad, productividad y sus
servicios. Sus actividades principales son:
METODOS Y
PROCEDIMIENTOS
Deteccin de Errores
Ordenar y Distribuir las Oficinas
Medir el trabajo Administrativo
ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIN
Analizar la Estructura
Analizar las Funciones

ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIN
Analizar la Estructura
Estudiar la estructura jerrquica
Reordenar los niveles jerrquicos
Crear o suprimir departamentos
Modificar la estructura de dependencia
Fijar la red de interrelacin entre departamentos

ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIN
Analizar las Funciones
Analizar y determinar las funciones
Describir los cargos.
Fijar la red de interrelacin de los cargo s
Fijar las tareas para cada funcin asignada.
Determinar la autoridad y responsabilidad requerida para cada
funcin
Definir el perfil personal o tcnico para desempaar la funcin.

METODOS Y
PROCEDIMIENTOS

Deteccin de Errores

Control interno
Reiteracin de trmites
Archivos repetitivos
Pasos innecesarios
Superposicin de funciones
Diseo de Formularios innecesarios

METODOS Y PROCEDIMIENTOS

Ordenar y Distribuir las Oficinas
Distribucin fsica de oficinas.
Recorrido fsico de la informacin.
Circulacin de personas.
Accesibilidad de equipos
Espacios de espera.

METODOS Y PROCEDIMIENTOS

Medir el Trabajo Administrativo
Las tareas se direccionan automticamente
Las demoras de las tareas disparan avisos automticos
Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente.
Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento

Conjugar los resultados del trabajo de las distintas areas con las
exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales,
mediante la formulacin de un plan de organizacin cuya
finalidad principal sera el cumplimiento de sus funciones:

Establecer criterios de
Departamentalizacin
Redactar Manuales de
Organizacin
Analizar procedimientos
y mtodos
Formular recomendaciones para la
eliminacin de procedimientos no
funcionales
Desarrollo de la
Estructura Organizativa
Disear los Manuales
de procedimientos
Elegir los mtodos
mas idneos

El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como
analistas, y se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin
de presentar soluciones alternativas a problemas, as como
asesorar en la implantacin de las modificaciones que propongan
CONOCIMIENTOS TECNICOS
Diagnsticos Administrativos
Diseo Organizacional
Diseo de Organigramas
Diagrama de Flujo
Distribucin de espacios
CONOCIMIENTOS TEORICOS
Teora de la Administracin
Teora de la Organizacin
Sistemas
Metodologa de la Investigacin


FUNCIONES DEL
ANALISTA


PERFIL DEL
ANALISTA


RESPONSABILIDAD
DEL ANALISTA


En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino
hacia el xito o hacia el fracaso; ellos son: su Organizacin y los Procedimientos
Administrativos. Estos lineamientos son el objeto de estudio del ANALISTA, ya que
ellos determinan el ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente
en las organizaciones.



PERFIL DEL
ANALISTA

Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales
Mente abierta, no dogmtica: Receptivo a ideas tiles. Facultad para juzgar
Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones tericas y
prcticas.
Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes
Capacidad analtica: Implica, observacin e identificacin de los hechos;
verificacin de su validez, habilidad para relacionar una informacin con otras


PERFIL DEL
ANALISTA

Aptitud hacia las relaciones humanas: implica tener tacto, habilidad,
sensibilidad.
Predisposicin constructiva para el Cambio: es la capacidad para
transformar
Habilidad para persuadir : se logra utilizando estrategias y diplomacia
Facilidad para trabajar en equipo: implica la aceptacin y participacin de
sugerencias de otros

Actuar como asesor
Aconsejar, asistir, sugerir
Comprender que toda persona es reacia a los cambios.
Darle participacin a las personas, aceptando sugerencias.
Buscar siempre que el beneficio supere al costo.
Reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

FUNCIONES DEL
ANALISTA


Efectuar el anlisis de la documentacin sostn de la situacin analizada.
Confeccionar Diagramas y proponer mejoras en los procedimientos
Analizar y diagnosticar la situacin existente y confeccionar propuesta.
Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementacin de los sistemas.


RESPONSABILIDAD
DEL ANALISTA


Obtener antecedentes documentales de la situacin existente.

Buscar y sugerir soluciones lgicas a los problemas de Organizacin y
procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio

RESPONSABILIDAD
DEL ANALISTA



1.Penengo, Miguel y Prez Bravo, Manuel: Aspectos comportamentales del
cambio organizacional. Ed. Tcnica, Ed. Revisada 2007.

2.BATEMAN, Thomas y SNELL, Scott: Administracin, una ventaja competitiva.
4- edicin, McGraw-Hill, Mxico, 1999.

3.BUENO, Eduardo: Organizacin de empresas. Estructura, procesos y
modelos. Ediciones Pirmide, Madrid, 1996.

1.FRESCO, Juan Carlos: Organizacin y estructura para la pequea y mediana
empresa. Ediciones Macchi, Buenos Aires, 1993.

2.GHILIONE, Luis M. y otros: Estructura y procesos. 2 edicin. Ediciones
Macchi, Buenos Aires, 1993.

3.HELLRIEGEL, Don y SLOCUM, John: Administracin. 7 edicin, Thomson
Editores, Mxico, 1998.