La calidad empieza con la capacitacin y termina con la capacitacin
SI USTED CREE QUE LA CAPACITACION ES CARA
PRUEBE CON LA IGNORANCIA
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La Obsolescencia y la Ignorancia
Son
dos grandes enemigos del hombre, de su avance moral, social, tcnico y profesional
La Obsolescencia
Es el poseer un conocimiento atrasado. Falta de relacin con la evolucin de la sociedad. Efecto de incompetencia. La obsolescencia del personal no se puede eliminar pero si se puede reducir significativamente Se combate con una actualizacin continua de conocimientos
La Ignorancia
Es la falta total o parcial de conocimientos sobre algn tema. No permite la evolucin de la persona.
Lo aleja de la Innovacin y del desarrollo evolutivo de la sociedad.
Resultados de la Ignorancia:
Frustracin, enfermedad, alienacin, dependencia, sometimientos, abuso, manipulacin, otros.
QUE ES LA CAPACITACIN?
Consiste en una actividad planeada, basada en necesidades reales de la Empresa u organizacin y que est orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes de los trabajadores
Capacitar es lograr que las personas estn en condiciones de hacer aquello que se necesita que hagan
Propsitos de la Capacitacin
Crear, difundir , reforzar, mantener y actualizar la cultura y valores de la Organizacin. Clarificar, apoyar y consolidar los cambios organizacionales. Elevar la calidad del Desempeo.
Resolver Problemas.
Habilitar para una promocin. Induccin y orientacin al nuevo personal de la empresa. Actualizar conocimientos y habilidades. Preparacin integral para la jubilacin.
03 preguntas Claves que ayudan a descubrir las deficiencias y a organizar la Capacitacin
Es capaz el trabajador de hacer el trabajo? (Habilidades)
Sabe el trabajador como hacer el trabajo? (Conocimientos) Quiere el trabajador hacer el trabajo? (Actitudes)
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Enfrentar la modernidad, as como el
avasallador avance tecnolgico, exige a las empresas lderes brindar un permanente soporte a sus funcionarios a travs de un sostenido y moderno proceso de capacitacin, De modo que su adecuada calificacin les permita un cumplimiento eficiente de las funciones de su competencia
Solo en un escenario de armona con su misin y con el propsito de desarrollar conocimientos, habilidades y actitudes, se estructura un PAC, alineados a sus objetivos estratgicos
Cuando se desea poner en prctica algo nuevo, el principal enemigo de ste esfuerzo se halla dentro de la propia empresa y dentro de la propia persona. Si no se puede vencer ste enemigo, no habr progreso
La calidad empieza con la capacitacin y termina con la capacitacin Kaoru Ishikawa.
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Capacitacin a cargo de la empresa por crisis educacional.
Desfase entre el avance tecnolgico y la educacin tradicional. La brecha la suple la empresa. Constantemente se deben actualizar conocimientos
Liderazgo
Lderes con Visin : El futuro se decide hoy Estrategas Especialistas
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CAPACITAR NO ES LA SIMPLE REALIZACION DE CURSOS EN LAS ORGANIZACIONES
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Era del Knowhow
Los cambios modifican las demandas de habilidades y conocimientos que requieren las empresas Dficit de habilidades y conocimientos El Knowhow es experiencia
Avance Tecnolgico
Al alcance de todos A menor costo (1969 el Hombre lleg a la luna) Mejorar calidad de vida en el trabajo
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Misin de la Capacitacin
Desarrollar las competencias de los trabajadores con el fin de mejorar su productividad y desempeo, mejorar procesos, agregar valor y generar riquezas y de esta manera contribuir con los objetivos institucionales.
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Proceso de la Capacitacin
DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
EVALUACIN, CERTIFICACIN Y SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIN
ELABORACIN DEL PLAN DE CAPACITACIN (PAC)
DISEO Y EJECUCIN DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIN
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Proceso de la Capacitacin
Fase 3: Implementacin del plan de capacitacin Fase 4: Evaluacin del plan de capacitacin
Fase 1: Diagnstico de necesidades de capacitacin
Fase 2: Diseo del plan de capacitacin
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UNIDAD I
COMO REALIZAR EL DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
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ALINEAMIENTO DE LA CAPACITACION
De conversar con la estrategia
Alineamiento Estratgico Alineamiento Operativo
Diagnstico Empresarial Horizonte de la capacitacin
Da el marco y prioridades
Diagnstico Necesidad de Capacitacin
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Alineamiento Operativo: DNC
Tener en cuenta :
Las fuentes de informacin Los diferentes segmentos de trabajadores Los procesos de la empresa Tipos de aprendizaje promedio Tcnicas de recopilar informacin
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Cmo surgen las Necesidades de Capacitacin?
Anlisis, descripcin y evaluacin de los puestos.
Resultado del proceso de Evaluacin del Desempeo.
Nuevas contrataciones, transferencias y rotacin del personal. Informacin estadstica derivada de encuestas, cuestionarios o entrevistas diseados para detectar las necesidades de capacitacin. Niveles de seguridad e higiene industrial. Quejas.
Expansin y/o crecimiento de la organizacin.
Inspecciones y auditorias. Peticiones expresas del personal.
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TECNICAS DE RECOPILAR INFORMACIN
ENCUESTAS FOCUS Presencial
Direccin
ENTREVISTAS
INFORMES Web
Profesionales
ENCUESTAS Software Entrevistas (muestral) FOCUS FOCUS E-mail
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Apoyo
FUENTES PARA DIAGNOSTICAR LA NECESIDAD OPERATIVA DE LA CAPACITACION
Evaluacin de Desempeo
Descripcin de Puestos
Histrico de Pedidos y atenciones
Levantamiento de informacin
Informacin Documental
Creacin de nuevos puestos
Pedidos durante el ao
Y LA COMPETENCIA EN QUE CAPACITA?
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SEGMENTOS DE TRABAJADORES
Altos
Direccin
Intermedios
Por proceso
Por Perfil
Profesionales
Niveles
Por proceso
Por Perfil
Apoyo
Niveles
Por proceso
Por Perfil
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LA POLITICA DE CAPACITACION
ENFASIS EN EL DESARROLLO DE LAS PERSONAS ENFASIS EN EL DESARROLLO DE LAS TAREAS
DESARROLLO
INTEGRADA
BENEFICIO
OPERATIVA
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Diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC)
Proceso que consiste en la identificacin de ausencias, carencias, deficiencias o discrepancias, ya sea de conocimientos, habilidades o actitudes, comparadas con las que un colaborador debe saber, poder o querer hacer para desempear con eficiencia las funciones propias de su puesto actual o futuro.
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Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC)
Permite conocer las necesidades existentes del personal de la organizacin, a fin de establecer objetivos y acciones a seguir. Permite elaborar programas concretos que den solucin a los problemas y deficiencias diagnosticadas.
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Diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC)
Aspectos a considerar en la realizacin de un DNC:
Se debe realizar por lo menos una vez al ao. Se debe determinar a qu niveles se llevar a cabo el diagnstico: personal operativo, medio o directivo.
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Diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC)
Se deben revisar los resultados al momento de realizar los planes y programas de capacitacin. Se debe realizar una evaluacin y seguimiento de las necesidades a fin de verificar si es que ya se han resuelto mediante acciones formativas.
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Diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC)
Ventajas de realizar un DNC:
Proporciona perfiles tcnicos de los puestos de la organizacin y de los funcionarios que los ocupan.
Brinda informacin, no slo para la programacin de acciones formativas del rea de capacitacin, sino adems para establecer sus prioridades.
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Tipo de necesidades de capacitacin
Necesidades genricas: Engloban el estado total de la organizacin, sus malestares y problemas que a veces tienen mucho que ver con las necesidades de capacitacin, se deben tomar en consideracin y trasladarlas a quienes puedan hacer algo al respecto. Necesidades manifiestas: Son aquellas que no requieren de un estudio especial para ser determinadas, sus efectos y causas son obvios.
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Tipo de necesidades de capacitacin
Necesidades encubiertas: Problemas que pueden aparecer en la organizacin por falta de conocimientos, habilidades o actitudes, sobre todo en el personal que tiene mucho tiempo realizando un trabajo y no se atreve a confesarlo. Necesidades preventivas: Problemas que pueden aparecer en un futuro. Necesidades correctivas. Problemas que se relacionan con un bajo desempeo del colaborador.
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Tipos de DNC
DNC por puesto persona (anlisis de tareas)
Pretende determinar qu conocimientos, habilidades y actitudes debe tener quien ocupe el puesto. Se centra en el puesto y no en la persona que lo ocupa.
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Diagnstico de necesidades de capacitacin (DNC)
Ventajas de realizar un DNC:
Establece prioridades para calcular el costo beneficio de los programas de capacitacin. Identifica a instructores potenciales dentro del personal. Proyecta un diagnstico de clima laboral en la organizacin.
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Tcnicas para realizar el DNC
Observacin: Se puede observar directamente el comportamiento diario para compararlo con el esperado. Grupos seleccionados: grupo de personas con las que se extrae la informacin para el DNC.
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Tcnicas para realizar el DNC
Lluvia de ideas: Esta tcnica promueve elsurgimiento de ideas u opiniones sobre diversos temas o problemas por los que pase la organizacin y sus posibles soluciones. Diagrama de Ishikawa: Permite determinar las causas de los probemas de la organizacin. Se parte de la determinacin de los problemas ms importantes de un rea especfica, para despus tomar uno por uno y analizarlos en funcin de las causas que los producen.
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DNC basado en la Cultura Organizacional
Costumbres Creencias Paradigmas Hbitos Nivel educativo
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DNC basado en las Brechas No cumplen con el perfil del puesto Nivel acadmico Experiencial Aptitudinal Actitudinal
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DNC basado en el Puesto
Perfil mismo Rotacin
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DNC basado en el Rendimiento
Potenciales Bajo desempeo
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DNC basado en los Objetivos Estratgicos: Generales y Especficos
Lneas de accin Calidad
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DNC basado en los Indicadores de Gestin
Meta anual Metas semestrales Metas trimestrales Metas mensuales
N DE ACTIVIDADES POR TRIMESTRE
500 450 400 350 300 N DE 250 ACTIVIDADES 200 150 100 50 0
ENE-FEB-MAR ABRI-MAYO-JUN JUL-AGO-SET OCT-NOV-DIC
UBICACION GEOGRAFICA RED LIMA Y PROVINCIAS OFICINA PRINCIPAL
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DNC basado en los Hallazgos de Auditora
Falta de conocimiento en los procesos Deficiencias evidenciadas Sensibilizacin hacia el control interno
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Visin, Misin y Objetivos que persigue un Plan de Capacitacin
Alineados al Plan Estratgico Institucional
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Misin
Desarrollar actividades alineados a los objetivos estratgicos, que promuevan un verdadero cambio hacia la competitividad e innovacin, propiciando el desarrollo de una nueva cultura organizacional, en donde las competencias de los trabajadores mejore en su productividad y desempeo, agregando valor, generando riquezas y de esta manera contribuir con los objetivos institucionales.
Contribuir a la descentralizacin y modernizacin de los servicios.
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Visin
Gestionar la capacitacin de un modo eficiente, moderno, creativo y con gran adaptabilidad a los cambios, brindando un servicio de soporte al desarrollo personal del trabajador. Mantener la capacitacin dentro de los estndares ms exigentes, con la finalidad de contar con cuadros de personal altamente calificados, comprometidos e identificados con los valores institucionales. Crecer orgnicamente, convirtiendo a la Capacitacin en un Centro Acadmico que brinde y abarque mejores servicios.
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Qu metas persigue la Capacitacin?
Desarrollar competencias Mejoramiento continuo Desarrollo Humano Planes de Desarrollo
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Qu va a ensear y por qu ?
Programas de induccin Institucional Programas de induccin y formacin Actualizacin Complementacin Perfeccionamiento Especializacin Desarrollo
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Cmo se va a ensear ? Presencialmente Virtualmente Pasantias Programas Universidad Corporativa
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Quines recibirn la Capacitacin ?
Grupo Gerencial Grupo Jefatural Grupo Profesional Grupo Administrativo Grupo Tcnico Grupo Asistentes Grupo Auxiliar Todos
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Quines impartirn la Capacitacin ?
Persona Natural o Persona Jurdica: Instructores Internos Profesionales Externos Universidades Centros de Negocios Instituciones Superiores Asociaciones otros
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Cunto durar la Capacitacin ?
Se determinara las horas a capacitar, tomando en cuenta los siguientes factores: Ubicacin geogrfica del trabajador Distancia Disponibilidad horaria Modalidad interna o externa Tipo de capacitacin Brechas Dentro o fuera de la jornada Transversales Cantidad de participantes por actividad
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Cundo y Cmo se ejecutar la Capacitacin ?
De acuerdo a las prioridades establecidas por la Institucin. De acuerdo a los indicadores de Gestin De acuerdo a la disponibilidad de Personal de Capacitacin
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Cunto se invertir en la Capacitacin ? Depende de:
Las necesidades Del potencial existente De los Planes de desarrollo De los cambios De las metas De la Misin
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EJECUCIN DE LA CAPACITACIN
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Plan de capacitacin
En base a los resultados del diagnstico, el siguiente paso para realizar el plan de capacitacin es un anlisis de prioridades, que es la determinacin de la urgencia o importancia de la informacin recopilados.
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Plan de capacitacin
Criterios para fijar prioridades:
Por temas: Se considera como urgente los conocimientos o habilidades que son ms necesarios para las reas, de acuerdo a sus objetivos a mediano y corto plazo.
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Plan de capacitacin
Por personas: Se considera urgente que determinadas personas reciban capacitacin, ya sea porque se acaban de incorporar a la empresa, a un nuevo puesto o proyecto, o porque deben mejorar su actual desempeo.
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Plan de capacitacin
Por requerimiento legal: Se considera como urgente obedecer a la presin del cumplimiento legal y normas de la organizacin. Por limitacin de recursos: Por el presupuesto, a veces no se puede empezar por lo ms importante o urgente, sino por los eventos de poco costo.
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Plan de capacitacin
Puntos principales del plan de capacitacin. Introduccin
Presentacin. Justificacin. Objetivos.
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Plan de capacitacin
Cuerpo del informe Resultados del diagnstico de necesidades de capacitacin. Recopilacin de la informacin de los cursos programados. Formulario de cursos (base para el diseo del curso y la elaboracin de materiales, guas de sesin y materiales de evaluacin). Presupuesto.
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Plan de capacitacin
Documentos oficiales y concentrados Grficos o resmenes con la informacin ms relevante y documentos oficiales que se entregarn a las autoridades.
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Acciones Necesarias para la Ejecucin
Coordinar con las reas la programacin de actividades Velar que se cumplan las normas y procedimientos Se elaborar el cronograma y el informe del Presupuesto
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Tipo: Presencial
Objetivos, Tiempo, Lugar, Distancia y Cantidad de participantes.
Es cuando la necesidad de la capacitacin exige que el trabajador participe personalmente en el intercambio de conocimientos, habilidades y actitudes
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Tipo: Virtual
Estas actividades se desarrollan haciendo uso de la tecnologa informtica
e-Learning Videos conferencias
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Tipo: Capacitacin a Distancia
Tambin se le denomina por correspondencia y Se emplea cuando el personal no puede trasladarse a una sede o sus horarios disponibles son muy cortos y el costo es alto.
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EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIN
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CMO MEDIR LA CAPACITACIN Y PORQU?
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CMO MEDIR LA CAPACITACIN Y PORQU? Evaluacin CUANTITATIVA
Horas Hombre de Capacitacin Nmero de Cursos Impartidos Total de Asistentes por ao Inversin por empleado
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CMO MEDIR LA CAPACITACIN Y PORQU? Evaluacin CUALITATIVA
Cambio real de conocimientos en el empleado Nuevas actitudes de Personal Niveles de Apertura al Aprendizaje Mejoramiento en los niveles de calidad de vida. Incremento de la Productividad Mayor integracin a la Organizacin
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Indicadores de Capacitacin
POR EL LOGRO
Grado de satisfaccin de los participantes por actividad. Promedio de trabajadores capacitados en el periodo que mejoraron su desempeo. Grado de correlacin entre el mejoramiento de las calificaciones del desempeo y la inversin en formacin de cada empleado. Grado de la aplicacin de la Capacitacin en el trabajo. % de la cobertura de las competencias claves.
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Indicadores de Capacitacin
POR EL IMPACTO
Relacin entre el incremento en productividad y la inversin total en la capacitacin. Reduccin de costos por efectos de capacitacin (disminucin de errores, desperdicios, tiempo de equipos inactivos, etc).
Costos de no copnformidad de la capacitacin.
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Criterios bsicos para evaluar la capacitacin
Reacciones
Aprendizaje
Conducta
Resultados
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Criterio 1: Reaccin
Se basa en el impacto o reaccin que caus la capacitacin en los participantes. Los participantes que encontraron un impacto positivo en los cursos tienen ms probabilidades de enfocarse en los principios de la capacitacin y utilizar la informacin en su trabajo.
Adems, si el impacto fue positivo, van a comentarlo con sus dems compaeros y el conocimiento se va a ir difundiendo en el rea.
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Criterio 2: Aprendizaje
Se basa en la evaluacin de los nuevos conocimientos o habilidades que el participante adquiere con la capacitacin.
Esta evaluacin puede ser por medio de exmenes u observacin de las conductas, antes de la capacitacin y despus de la capacitacin.
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Criterio 2: Aprendizaje
Adems, se puede realizar un estudio comparativo entre un grupo de colaboradores que ha llevado el curso y otro que no lo ha llevado, y comparar as cual tiene mayor efectividad realizando las mismas funciones.
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Criterio 3: Comportamiento
Podemos evaluar el resultado de la capacitacin por el cambio en el comportamiento laboral. Este cambio es llamado tambin transferencia de la capacitacin y se refiere a la implementacin efectiva de los principios aprendidos sobre lo que se requiere en el puesto.
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Criterio 4: Resultados
Algunos de los criterios basados en resultados que se suelen utilizar para evaluar la capacitacin incluyen:
Aumento de la productividad. Menos quejas de los empleados. Reduccin de los costos. Desperdicio. Rentabilidad.
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