Los Centros de Responsabilidad

Presentacin

A medida que las empresas van creciendo en tamao y, su diseo organizacional se va haciendo ms complejo, se hace necesario aumentar el grado de descentralizacin en la toma de decisiones, otorgando mayor poder a las personas a cargo de las diferentes reas.

Estas reas organizacionales pasan a denominarse centros de responsabilidad.

Descentralizacin (1)
Una compaa puede descentralizarse u organizarse en unidades de negocios, cuando se busca dar mayor autonoma a sus ejecutivos, y poder medir en mejor forma su desempeo. En una organizacin descentralizada la autoridad y la responsabilidad en la adopcin de decisiones estn distribuidas en unidades autnomas, que operan como centros de responsabilidad. El gerente debe contar con suficiente informacin para dar solucin a los trade-offs costo-beneficio (Ejemplos: Mejorar calidad producto, aumentar recursos destinados a ventas).

Descentralizacin (2)
Debe ser posible medir el desempeo de la unidad o del gerente.

Es posible descentralizar unidades internas, que prestan servicios o producen bienes intermedios, a travs del expediente de los contratos y precios de transferencia.
Tendencia a la descentralizacin: comienza a observarse a partir de 1920 (E.L. du Pont, G. Motors, G. Electric en EEUU). Se ha acentuado despus de los 70.

Descentralizacin (3)
Ventajas:

Proximidad al cliente. Acceso a informacin ms oportuna y completa. Ejecutivos superiores pueden concentrarse en los aspectos estratgicos de la compaa. Facilita desarrollo de gerentes, y promueve mayor especializacin del personal. Mejor medicin del desempeo. Promueve el mejoramiento en los resultados.

Descentralizacin (4)
Riesgos:
Prdida del control directo por parte de los ejecutivos superiores. Disminucin de la cooperacin entre unidades. Posibles problemas con las transferencias internas. Disfuncionalidad en los objetivos. Incremento en costos administrativos. Tendencia a la maximizacin del beneficio de corto plazo.

Centro de Responsabilidad

Un CR es una unidad organizacional a cargo de un ejecutivo responsable, que goza de cierta autonoma, y al que se le asigna un conjunto de objetivos y los recursos para lograrlos. Un CR existe para cumplir uno o ms objetivos. El objetivo de los distintos CR en la empresa es apoyar la implementacin de la estrategia. Toda organizacin puede considerarse como un conjunto ordenado y jerrquicamente interrelacionado de CR. Los CR son la mdula del sistema de control: la evaluacin se realiza en base al cumplimiento de los objetivos asignados a cada una de estas unidades organizacionales.

Centro de Responsabilidad

Los CR reciben entradas (inputs), en forma de materiales, trabajo y servicios, los que deben transformar en salidas (outputs). Los CR desarrollan una funcin concreta, utilizando para ello activos. Los outputs pueden ser tangibles (bienes) o intangibles (servicios). Ejemplos:

Planta productiva bienes Departamento de RRHH - servicios

Centro de Responsabilidad

El directivo a cargo tiene la responsabilidad de cumplir el objetivo que se le ha asignado, garantizando una relacin optima entre inputs (insumos) y outputs (producto). La relacin insumo / producto puede ser:

Causal y directa. Ej.: Departamento de produccin. control: minimizar inputs para producir los outputs requeridos Muy difcil de predecir. Ej.: publicidad, investigacin geolgica.
y desarrollo, exploracin

El producto puede ser difcil de medir y evaluar. Ej.: relaciones pblicas, capacitacin del personal, I&D.

Centros de responsabilidad
Para que un centro de responsabilidad pueda ser considerado como tal, el directivo responsable del cumplimiento de las funciones asignadas, tiene que haber recibido la delegacin de la autonoma para la toma de decisiones.
Si no existe delegacin de esta autonoma, lo que ocurre en las empresas organizadas de manera fuertemente centralizada, no se puede hablar de centros de responsabilidad.

El centro de responsabilidad, puede tener delegada autonoma para tomar decisiones que tienen que ver con los costos, con los ingresos, y con las inversiones relacionadas con el centro en cuestin.

Medicin de Inputs y outputs

Inputs: recursos o insumos Output: bien o servicio

Centro de Responsabilidad

Valor Monetario de un input = precio insumo x cantidad fsica Costo del CR = Valor monetario de los inputs El costo es una medida monetaria de la cantidad de recursos utilizada por un CR. El valor de los outputs puede ser muy difcil de determinar. Ej. Input N alumnos / Output Calidad de la educacin recibida

CENTROS DE RESPONSABILIDAD:
Eficacia y Eficiencia
Eficiencia: relacin entre inputs y outputs, entre producto obtenido e insumos empleados (o entre resultados y recursos).

Un CR es eficiente si hace el trabajo correctamente. Eficacia: relacin entre resultados y objetivos; entre producto real obtenido u observado y producto esperado o meta deseada. Un CR es eficaz si hace aquello que tiene que hacer.
Beneficio (Utilidad): ingresos (inputs) gastos (outputs) El beneficio es una medida de la eficiencia y la eficacia.

Tipos de Centros de Responsabilidad

Existen cuatro tipos de CR, segn la naturaleza de los inputs y outputs monetarios:

Centros de ingresos: se miden output (monetarios) Centros de gastos: se miden los inputs (monetarios) Centros de beneficios se miden inputs y outputs Centros de inversin: se mide la relacin entre beneficio e inversin

Centros de responsabilidad
Centro de Ingresos.
Es un rea que slo tiene autonoma para tomar decisiones que afectan a los ingresos a generar, por consiguiente la responsabilidad es slo respecto a los ingresos. Centro de Gastos. Es un rea que tiene autonoma slo para tomar decisiones que afectan a los costos, por consiguiente la responsabilidad es slo respecto a los costos.

Centros de responsabilidad
Centro de utilidades o beneficios.

Es un rea que tiene autonoma para tomar decisiones que afectan tanto a los ingresos a generar, como a los costos a incurrir, por consiguiente la responsabilidad es sobre el resultado final. Centro de inversin.
Es un segmento que tiene autonoma para tomar decisiones que tienen que ver con la adquisicin de activos fijos.

Centro de Ingresos

El output (ingresos) de mide en trminos monetarios, pero no se intenta relacionarlo con el input (costos o gastos). Ej. Unidad de Marketing o Ventas

Centro de Gastos

Son CR cuyos inputs se miden en trminos monetarios, pero no as sus outputs. Existen tcnicos y discrecionales

CR Tcnicos

Se puede estimar una cantidad justa o adecuada con un nivel de exactitud aceptable p.e. MOD, MPD, etc. Inputs: se miden en trminos monetarios Output: se miden en trminos fsicos Se puede determinar la cantidad ptima de input requerido para producir un output. Ej. reas de operaciones o fabricacin. Almacenamiento, distribucin, transporte, cobranza, pagos, entre otros.

CR Discrecionales (1)

No es posible ninguna estimacin exacta. Output: no se puede medir en trminos monetarios El ser discrecional no significa que sea al arbitrio del directivo, ms bien refleja decisiones directivas en relacin con ciertas polticas. Ej. Igualar el esfuerzo comercial de un competidor Igualar el nivel de servicio que se ofrece a los clientes La gasto en I&D como proporcin de las ventas

CR Discrecionales (2)

La diferencia entre gastos reales y previstos no es una medida de la eficiencia. Se considera ms bien la diferencia entre input presupuestado y reales y no incluye el valor de output.

Control de Gestin

Elaboracin del Presupuesto CR Gastos Tcnicos: El presupuesto operativo representa el costo de desarrollar su tarea eficientemente. El volumen est habitualmente determinado por otra unidad. CR Gastos Discrecionales Se valora la magnitud del trabajo a desarrollar Presupuesto incremental, se actualiza el actual nivel de gastos Presupuesto Base Cero, se revisa todo (reingeniera)

Tipos de Control Financiero

CR Gastos Tcnicos: el objetivo es ser competitivo en costo. Uso de Costo Estndar. CR Gastos Discrecionales: planificacin, es importante que determinar que tareas deben llevarse a cabo y el nivel de esfuerzo requerido.

Medidas de Resultados

CR Gastos Discrecionales : el objetivo es obtener el output deseado. El estado de Resultados no es un medio para evaluar la eficiencia del directivo a cargo. CR Gastos Tcnicos: el Estado de Resultados es apropiado.

Control de gestin Evaluacin del desempeo

Como los centros de responsabilidad, cualquiera sea su clasificacin son administrados por personas en la cuales la organizacin ha delegado una cuota de autoridad para el cumplimiento de las funciones asignadas, estas personas tienen que ser evaluadas sobre el desempeo realizado en un perodo de tiempo dado. Esta evaluacin constituye el control de gestin. Para poder evaluar debidamente el desempeo de los centros de responsabilidad, y por consiguiente el de las personas responsables, necesariamente se debe hacer una comparacin entre lo presupuestado inicialmente, y la realidad; se controla el resultado del centro de responsabilidad.

Evaluacin del desempeo

La evaluacin del desempeo, se tiene que centrar sobre aquellas variables (ej. ingresos y costos) que son controlables, es decir, sobre aquellas variables que pueden ser manejadas con plena autonoma, y por consiguiente sobre la cuales puede influir la persona responsable.