El seguimiento del proyecto: En Dios confiamos, los dems traigan sus datos Por Sergio Orozco

Imagina el plan de proyecto perfecto, un plan basado en necesidades y objetivos reales y precisos de tu cliente y usuarios, una estimacin con tcnicas formales basadas en estadsticas de productividad de tu equipo y empresa, y un equipo de trabajo sumamente capaz. Todo parece perfecto, no hay razn alguna por la que este proyecto pudiera fallar, o si? Planear no es todo Malas noticias, tu proyecto podra fallar a pesar de las ventajas de lo mencionado anteriormente. Si t, como lder de proyecto, no eres capaz de mantener una clara y precisa visin con respecto a la situacin real del proyecto en todo y cada momento, y/o si no eres capaz de reaccionar oportunamente y de manera eficaz ante las desviaciones del proyecto, ste podra ser parte de las estadsticas de proyectos fallidos. Para mantener esa visibilidad sobre lo que ocurre en el proyecto necesitas contar con informacin precisa de lo que est ocurriendo en todo momento. Es mejor escuchar al padre de la calidad, Deming, cuando dice En Dios confiamos, los dems traigan datos. Ten cuidado si piensas confiar en un simple vamos bien, como respuesta por parte de tus recursos cuando te reportan el estado del proyecto. Parmetros de control Es conveniente ponernos de acuerdo en el significado del concepto proyecto fracasado. Normalmente nos hace pensar en proyectos que terminan en situaciones como las siguientes:

No inclua todas las caractersticas que el cliente quera No le resolvi al cliente sus necesidades No alcanz el dinero para pagarlo No se termin cuando se esperaba

Es decir, nos referimos a que alguno(s) de los parmetros bsicos de planeacin y control del proyecto no se cumpli, por ejemplo alcance, tiempo o costo. As que si piensas que ser lder de proyecto se limita a identificar el objetivo del proyecto, armar el equipo, girar instrucciones y confiar en que tu equipo las va a seguir al pie de la

letra, permteme decirte que ests equivocado. Es muy importante hacer todo eso, pero tu plan puede empolvarse y descomponerse ms pronto de lo que te imaginas si no tienes el cuidado necesario para que ste se cumpla. Es aqu donde entra la actividad conocida como SEGUIMIENTO o MONITOREO del proyecto. Y a qu se refiere este seguimiento o monitoreo del proyecto? Va mucho ms all de simplemente asomarse a ver cmo van las tareas asignadas. De acuerdo a ciertas definiciones formales, el seguimiento del proyecto consiste en: Proveer una adecuada visibilidad a la administracin sobre la situacin del proyecto para identificar oportunamente cualquier desviacin contra lo planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas. Visibilidad T, como lder o administrador del proyecto eres responsable de conocer en todo momento qu pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad. Para lograr esto debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto, debes realizar las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar los datos importantes del mismo. Preguntas a resolver Algunas preguntas fundamentales que debes poder contestar:

Cul es el avance en las tareas de los recursos contra lo planeado? (cunto deberan de haber logrado hasta ahora y cunto han logrado) Cul es la desviacin en tiempo de las tareas? (y del proyecto) Cul es la desviacin en costo de las tareas? (y del proyecto) Cunto ms se va a desviar el proyecto considerando el nivel de retraso que se est teniendo en las tareas? (te recomiendo que leas acerca de tcnicas como valor devengado o earned value) Cul es la desviacin en rentabilidad del proyecto? Cules y cuntos han sido los cambios al alcance original del proyecto? Se estn logrando los objetivos del proyecto?

No permitas que aumente la desviacin Cuando identifiques las desviaciones hazlo con las unidades de medicin correspondientes, tales como tiempo de retraso, dinero, funciones o caractersticas, pero tambin hazlo en porcentaje para cada uno de estos parmetros. Identifica el porcentaje de desviacin de lo real contra lo planeado para poder identificar si hay una oportunidad real de corregir el camino y alcanzar el objetivo del proyecto de manera exitosa. Es importante saber que el proyecto ya se retraso 5 das, pero tambin debes de saber si eso implica un 5% de desviacin o un 50% de desviacin contra lo planeado. Es importante

saber si el proyecto tiene una desviacin de $ 70,000 en costos, pero tambin es muy importante si eso representa un 2% del proyecto o un 80%. La diferencia entre mantener tu trabajo o ser despedido del proyecto, podra recaer en este simple hecho . Frecuencia del monitoreo Entre ms pronto identifiques las desviaciones del proyecto, ms factible ser corregirlas. Es por eso que debes de buscar y analizar los datos con la suficiente frecuencia. La recomendacin es que por lo menos una vez a la semana realices las actividades de seguimiento para tu proyecto. Aunque, si notas que las cosas se estn poniendo feas en tu proyecto, aumenta la frecuencia con que realices el seguimiento. Quizs tengas que estar revisando con detalle el estado del proyecto todos los das, o incluso varias veces al da, para evitar que las cosas se pongan peor. Creme, si las cosas se pueden poner mal, hay grandes probabilidades de que as sea. Pero, adems, siempre se pueden poner peor. As que es mejor hacer algo para evitar que esto suceda. Tcnicas de seguimiento Y cmo deberas de realizar el seguimiento? A continuacin las tcnicas bsicas que normalmente utilizamos para este fin: 1. Reuniones. Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo. 2. Revisiones. Revisiones de los productos elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados. 3. Reportes. Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria) 4. Software de Administracin. Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeacin y administracin de proyectos. Evita la burocracia documental La gente en los proyectos suele odiar la documentacin y por lo tanto los reportes, pero si no tenemos informacin precisa ser ms difcil identificar oportunamente las desviaciones del proyecto y por lo tanto aumentar el riesgo de fracaso en el proyecto. Conviene que el equipo se acostumbre a reportar la situacin del proyecto y t, como lder de proyecto, a revisarla y analizarla. En este caso un documento puede hacer la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que no lo es. Lo desafortunado del asunto es que los reportes generados suelen representar burocracia que en lugar de beneficiar ocasiona prdida de tiempo. No es necesario contar con una

plantilla o formato sumamente elaborado y complicado de llenar para obtener un reporte til. Lo importante est en identificar y reportar claramente la informacin valiosa con respecto a la situacin del proyecto. Si tienes los recursos econmicos para invertir en una buena herramienta de software para controlar los proyectos y explotar la informacin, entonces te recomiendo que la adquieras. La automatizacin puede ahorrarte una buena cantidad de esfuerzo y dinero en reportar la informacin del estado de tu proyecto. Qu debera de incluir un reporte de estado del proyecto? Para obtener un reporte valioso tenemos que recordar cules son los parmetros que hacen de un proyecto algo exitoso (si se cumplen) o que lo convierten en un fracaso (si no se cumplen). Y usar esos parmetros como los elementos o secciones a reportar. Recomiendo que por lo menos se incluyan estas secciones, puede ser un documento formal, una herramienta que automatice la explotacin de los datos del proyecto o simplemente un correo electrnico, pero asegrate que tenga por lo menos esta informacin:

Progreso. Ya terminamos lo que tenamos que terminar a la fecha? cunto no falta? cunto se ha retrasado? en qu se ha retrasado? por qu nos hemos retrasado? Alcance. Se identific lo que se requiere hacer? ha pedido cambios el cliente? se han negociado los cambios? el cliente va a pagar los cambios? cunto ha cambiado el alcance original? Tiempos. Cul es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje? cul ha sido el cumplimiento de los hitos (milestones) del proyecto? cul es el retraso del proyecto? Costos. Cunto se ha gastado? cunto se debera de haber gastado? cunto se va a gastar? nos va a alcanzar? Rentabilidad. estamos ganando lo que queramos? estamos perdiendo? cunto estamos ganando o perdiendo? cunto vamos a ganar o perder si seguimos as? Riesgos. Cules son los principales riesgos? qu vamos a hacer para eliminarlos? Problemas. Cules son las situaciones problemticas actuales? Qu se est haciendo para resolverlas? Calidad. Se est obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita? cuntos defectos tenemos? cules son los principales defectos? se estn cumpliendo los estndares? el cliente est quedando satisfecho con los resultados? Recursos Humanos. Tenemos a la gente adecuada? contamos con los suficientes recursos? hay recursos problemticos? Recursos Materiales. Tenemos lo necesario para trabajar?

Toma de decisiones Si consigues mantenerte informado oportunamente de lo que ocurre con el proyecto felicidades! llevas la mitad del camino recorrido para realizar un buen seguimiento. Pero, no te confes, no por tener esta informacin significa que saldrs airoso en el proyecto.

Para lograrlo, adems requieres tomar buenas y oportunas decisiones. Es con esas decisiones donde se decide el temple y la efectividad del lder. El liderazgo y la toma de decisiones El seguimiento es otra oportunidad para demostrar el verdadero liderazgo de la persona que administra el proyecto. Y es que una vez obtenida la informacin precisa con respecto al estado del proyecto y habiendo identificado desviaciones contra lo planeado, lo que se requiere es TOMAR DECISIONES para corregir dichas desviaciones. El lder de proyecto debe analizar la situacin, identificar las causas por las cuales el proyecto se enfrenta a una desviacin o situacin problemtica y plantear o buscar soluciones para resolverlo antes de que siga ocasionando ms desviaciones, retrasos o problemas. Aqu de lo que se trata es de actuar, y rpido! Recuerda que el tiempo es oro, y entre ms tardes en resolver las causas de los problemas las desviaciones seguirn aumentando y por lo tanto el xito del proyecto se ir alejando cada vez ms de tu vista. Si no actas rpido el proyecto se retrasar ms de lo que ya est, costar ms de lo que ya est costando, y tu cliente pensar dos veces antes de volver a contratarte. Analiza y elimina las causas de las desviaciones Recuerda analizar con cuidado y buscar las causas reales por las cuales el proyecto se est desviando de su rumbo y entonces elimina dichas causas lo antes posible. Como ejemplo, uno de los integrantes de tu equipo puede estar retrasndose porque:

no tiene la informacin suficiente para trabajar (proporcinasela!) no entiende lo que se le est pidiendo (infrmaselo!) no sabe lo que se espera de l (dselo!) no se le han dado las instrucciones correctamente (instryelo!) no se le ha transmitido adecuadamente el plan (transmteselo!) no se le asignan suficientes actividades (asgnaselas!) no comprende su lugar en el proyecto (explcale!) no cuenta con los recursos y herramientas necesarias (consgueselas!) no tiene las habilidades requeridas (capactalo o cmbialo!) no tiene una buena actitud o no est suficientemente interesado (habla con l y si no lo corrige reemplzalo!) no est suficientemente motivado (motvalo!) est sobreexplotado y cada vez rinde menos (mndalo a descansar un tiempo!) no est trabajando en suficiente colaboracin con el equipo (intgralo!)

Asumiendo responsabilidades

Uno, como lder del proyecto, es responsable de identificar correctamente las causas y tener la suficiente madurez para asumir la responsabilidad de sus propias acciones. En muchas de las ocasiones los recursos, por ms buenos que sean, no reciben por parte del lder de proyecto todo lo que necesitan para poder desempear adecuadamente su trabajo. Puede sonar un poco agresivo, pero pinsalo dos veces antes de regaar (o castigar, penalizar, despedir, etc.) a un recurso por no hacer su trabajo adecuadamente, pues podra ser que quien no est haciendo su trabajo adecuadamente seas t mismo; el lder de proyecto. Recuerda que un carro de carreras sin alguien que lo maneje eficientemente nunca va a ganar una carrera, y t eres quien maneja este carro, si no tomas buenas decisiones en la pista, por ms bueno que sea el motor, las llantas y el resto de la maquinaria, nunca tendrs una carrera exitosa. Por ms bueno que sea tu equipo, si no lo administras y lideras adecuadamente no podrs llevarlos a un proyecto exitoso. Recuerda que ser lder (administrador, gerente o director) de proyectos no consiste en sentarse en un trono esperando a que sus sbditos cumplan con su trabajo y de vez en cuando le rindan homenaje. Ser lder de proyecto significa que tienes que trabajar muy duro, y sobre todo muy inteligentemente para tomar decisiones adecuadas en los momentos ms oportunos. Ser un lder de proyecto requiere ciertas habilidades, pero tambin conocimiento formal. Por lo tanto no dudes en invertir en tu preparacin. Una buena capacitacin ser la que te garantice el xito en tu carrera como administrador de proyectos. Cada vez son ms las empresas que deciden dejar de tomar tantos riesgos y contratar lderes de proyecto con preparacin formal. As que bscate un buen curso, asesora o libro y preprate para tener una carrera exitosa como lder de proyecto. Sitios como liderdeproyecto.com son una excelente fuente para encontrar opciones al respecto.