NOMINA

Concepto:
Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que stos le prestan al patrono. Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, as como proporcionar informacin contable y estadstica, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales. La nmina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo, en relacin al servicio que deba prestarse y a la remuneracin, los cuales se regirn por las siguientes normas: 1. El trabajador estar obligado a desempear los servicios que sean compatibles con sus fuerzas, aptitudes, estado o condicin, y que sean del mismo gnero de los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el patrono; y 2. La remuneracin deber ser adecuada a la naturaleza y magnitud de los servicios y no podr ser inferior al salario mnimo ni a la que se le pague por trabajos de igual naturaleza en la regin y en la propia empresa. Estos detalles ayudan a determinar fcilmente la prestacin del servicio y remuneracin en aquellos contratos de trabajo donde no hubiese estipulacin expresa, situacin que se presenta frecuentemente. Diseo de Nminas De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe disear el modelo de la nmina apropiada, el cual cambiar sustancialmente de una compaa a otra, sujeto a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la necesidad de la empresa.

Tipos de Nminas
1. Segn su Presentacin: 1.1. Nmina Manual: Se elabora por clculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeas o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseados, por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.

1.2. Nmina Computarizada: Se elabora a travs de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el perodo a pagar. Para operar este tipo de nmina se debe crear el siguiente tipo de informacin: * Formularios de entrada y codificacin. * Reportes del sistema. * Operacin del sistema. * Archivos del sistema. * Programas del sistema. * Diseos de perforacin o tabulacin.

2. Segn la Forma de Pago: 2.1. Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago est establecido en ese tiempo. 2.2. Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago est establecido en ese tiempo. 3. Segn el Tipo de Personal: 3.1. Nmina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nmina confidencial). 3.2. Nmina de Empleados: Para el resto del personal empleado. 3.3. Nmina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de produccin y personal de mantenimiento.

Partes de la Nmina
Asignaciones: * Sueldo o salario. * Bono por asistencia. * Horas extraordinarias. * Suplencias.

* Vacaciones. * Comisiones. * Retroactivo. * Da de descanso. * Bono nocturno. * Sobretiempo en feriados. * Permiso remunerado. * Prima por matrimonio * Prima por hijos.

Deducciones: * Seguro social. * Seguro de paro forzoso. * Impuesto sobre la renta. * Sindicato. * Caja de ahorro. * Seguro de hospitalizacin. * Poltica habitacional. * INFONAVIT. * FONACOT. * Comedor. * Prstamo compaa. * Crdito comercial.

* Otros.

Cmo elaborar la Nmina?

El proceso de elaboracin de la nmina comienza cada vez que se inicia un perodo de pago. Estos perodos estn claramente definidos por la Ley Orgnica del Trabajo en el Artculo 150 donde se expresa: El trabajador y el patrono fijarn el lapso para el pago del salario que no podr ser mayor de una quincena, pero podr ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentacin y vivienda. A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratndose de empleados, el pago se realiza quincenalmente. El diseo del formato en el cual se elabora la nmina vara de acuerdo con la magnitud y otras caractersticas de la empresa, como si su elaboracin se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una tcnica y otra.

Normas del Control Interno para la Nmina

Las normas de control interno que se citarn a continuacin, representan la garanta para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administracin de personal, estn siendo adecuadamente distribuidos. 1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas: 1. La contratacin de personal. 2. El salario a pagar 3. Las deducciones que se realizarn en nmina. 4. Horas extraordinarias y otros pagos especiales. 2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que: Preparen la nmina. Aprueban nmina. Pagan la nmina.

3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.

4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la produccin del trabajador pueda ser determinada. 5. Debe existir separacin de funciones: Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nmina y paga la nmina. Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nmina.

6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nmina. 7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo. 8. Los clculos hechos en la nmina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores. 9. El pago de la nmina debe ser aprobado por un funcionario responsable. 10. Cuando la nmina sea pagada con cheque: Debe existir una cuenta bancaria que se utilice slo con ese objetivo. La cuenta bancaria de nmina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nmina y de la que paga. La persona que realiza la conciliacin, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.

11. Cuando la nmina se paga en efectivo: 1. Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar. 2. Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraos. 12. Cada trabajador, al recibir su remuneracin debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el clculo. 13. El pago de la nmina debe ser peridicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nmina. 14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nmina o hecho los pagos, y debe enviar una relacin de los mismos al departamento de contabilidad. 15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco despus de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.

16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nmina. 17. Los funcionarios que pagan la nmina deben ser rotados peridicamente. 18. La distribucin contable de la nmina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nmina.