Manual de Procedimiento

MICROSOFT EXCEL

Profesor Carlos A. Muoz Snchez

Microsoft Excel

El presente manual detalla los pasos para lograr una accin o formato en Microsoft Excel. Sealar que existen en el mercado varias versiones del paquete office pero todas tienen patrones en comn, como se detalla en el presente manual.

Ingreso de informacin en una celda

1. Ingrese Nmero, Texto o Smbolos en una celda 2. Presione la Tecla Enter

Nota: Los nmeros son digitan sin puntos y sin formatos, estos se colocan aplicando el comando FORMATO - CELDAS.

Modificar Ancho y Alto de Celdas

1. Posicionar el cursor entre las letras de las columnas ( A, B ,C, etc.) o Entre los Nmeros de las Filas Segn corresponda. 2. Clic sin soltar con el izquierdo del mouse, arrastrar a la izquierda o derecha segn corresponda

Configurar Mrgenes, centrar datos en la pgina

1. 2. 3. 4. Clic en Archivo Configurar Pgina Especificar valores a los Mrgenes Especificar si la orientacin es HORIZONTAL O VERTICAL dentro de la hoja. Clic en Aceptar

Establecer Encabezado y Pie de pgina

1. Clic en Archivo Configurar pgina 2. Seleccionar la Ficha Encabezado y Pie de Pgina 3. Clic en botn Personalizar Encabezado o Personalizar Pie de Pgina, segn corresponda 4. Clic en la Seccin donde quiere escribir 5. Especifique los atributos segn los botones que existe para Nmero de pgina, atributos la fuente, hora, fecha. 6. Clic en Aceptar 7. Repetir la operacin para Personalizar Encabezado o Personalizar Pie de Pgina 8. Clic en Aceptar

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Configurar Tamao y Orientacin del Papel

1. 2. 3. 4. 5. Clic en Archivo Configurar pgina Seleccionar Pgina Especificar en Tamao de papel (Letter o carta; Legal u Oficio) Especificar Vertical o Horizontal segn corresponda. Clic en Aceptar

Bordes a las Celdas

1. 2. 3. 4. 5. 6. Seleccionar la celda o las celdas a colocar los Bordes Clic Formato Celdas Seleccionar la ficha Bordes Especificar el Estilo de Lneas a colocar Establecer los bordes Clic en Aceptar

Alineacin en celdas
1. Seleccionar la celda o las celdas para alinear el texto 2. Clic Formato Celdas 3. Seleccionar la ficha Alineacin: 3.1. Para centrar una lnea arriba y otra abajo dentro de una misma celda Clic en vertical y especificar Centrar Clic en cuadro Ajustar texto Clic en Aceptar 3.2. Para dejar un texto en 90 Especificar 90 en Orientacin Clic en Horizontal y especificar Centrar Clic en Aceptar 3.3. Para centrar un Texto en Varias Celdas a vez Clic en Horizontal y especificar Centrar en la seleccin Clic en Aceptar

Nota: Para terminar la operacin debe ajustar el ancho de las columnas segn corresponda.

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Formato a Nmero
1. Seleccionar la celda o las celdas para colocar distintos formatos de Nmeros 2. Clic Formato Celdas 3. Seleccionar la ficha Nmero 3.1. Para colocar o quitar Decimales y separador de Miles Clic en Nmero Especificar cantidad de Decimales Clic en cuadro Usar separador de Miles Clic en Aceptar

3.2. Para especificar Formato de moneda Clic en Moneda Especificar el Smbolo Monetario Clic en Aceptar 3.3. Para especificar Formato Fecha o Porcentaje Clic en Fecha o Porcentaje Especificar el formato que corresponda con sus decimales Clic en Aceptar Nota: Repita la Operacin tantas veces como sea necesario seleccionando slo las Celdas que requiera formatear.

Crear Grficos
1. 2. 3. 4. 5. 6. Debe colocar los datos en un orden Lgico en las columnas y Filas Debe pensar el grfico que mejor represente sus datos Seleccione slo los datos involucrados para el grfico Clic en Insertar Grfico Recuerde un asistente le ayudar para crearlo No olvide de colocar los ttulos para los ejes(X,Y) ms representativos de los Datos.

Modificar Tamao del Grfico

Clic sobre el Grfico y Arrastrar desde el cuadro de los bordes

Modificar Tamao de las letras y Nmeros dentro del Grfico

1. 2. 3. 4. Doble Clic sobre cualquier letra o Nmero que requiera cambiar su tamao Selecciones la Ficha Fuente Modifique Clic en aceptar Profesor Carlos A. Muoz Snchez

5. Repita tantas veces como sea necesario la Operacin Nota: No olvide que puede Copiar ste grfico en Power Point.

Eliminar un Grfico
1. Clic sobre el grfico 2. Presione la tecla SUPR del Teclado.

Frmulas
Operadores Matemticos: +, -, /, * Las Frmulas Se comienzan con el signo = La Frmulas pueden hacer referencia a Direcciones de Celdas o Nmeros Ej.: A5=678 ; B5=500 ; C5=45 Frmula con referencia a direcciones de celdas =A5*B5+C5 Frmula con referencia a direcciones de celdas y Nmeros =(B5*12)-C5 Frmula con referencia a direcciones Absolutas de celdas (para que no se modifique la direccin de una Fila y Columna, cuando se arrastre una celda: =$B$5*1.18 Frmula Para calcular porcentajes Ej. Se necesita saber el 34 % de una cuota. Supongamos que la cuota esta en la celda D6 =D6*0.34 o =(D6*34)/100, Los dos casos entregan el mismo resultado.

Se necesita reajustar un Sueldo (aumento) en un 12%. El sueldo esta en E4

=E4*1.12 o =((E4*12)/100)+E4 Se necesita descontar un 45% al valor de un producto. El valor esta en B3

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=B3-(B3*0.45) o =B3-((B3*34)/100)

Funciones Estadsticas
Nota: Celda 1 y celda 2 son las direcciones de las celdas de inicio y final del rango a considerar.

=Max(celda 1:celda2) ; Entrega el mximo valor en un rango de datos =Min(celda 1:celda2) ; Entrega el mnimo valor en un rango de datos =Promedio(celda 1:celda2) ; Entrega el promedio en un rango de datos =Contar(celda 1:celda2) ; Entrega la cantidad de celdas ocupadas en un rango de datos =Contar.Blanco(celda1 :celda2) ; Entrega la cantidad de celdas vacas en un rango de datos
Funciones Lgicas

Importante: Si no resulta con punto y coma, reemplace por comas slo donde corresponda.

=Contar.si(celda1:celda2;condicin) Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Nota: Celda1 y celda2 es el rango dentro del cual requiera contar el nmero de celdas que no estn en blanco.

Condicin, es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas". Ejemplos:

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Supongamos que el rango A3:A6 "melocotones" y "manzanas" respectivamente.

contiene

"manzanas",

"naranjas",

CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2 Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente. CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2

=Si(condicin;valor verdadero;valor falso)

Importante: Si no resulta con punto y coma, reemplace por comas slo donde corresponda.

Entrega valores, dependiendo el resultado de la condicin, tanto si resulta verdadera o falsa. Ejemplo de condiciones: D5>300 ; D3=F3; A5<45; D4=manzanas

Entregada la primera condicin en la funcin quedara: =Si(D5>300;MAYOR;D5*20)

Explicacin: Si la celda D5, es mayor que 300, el resultado ser el texto MAYOR, pero si es menor el resultado ser la multiplicacin de la celda D5 por 20.

Es posible unir hasta siete funciones SI como argumentos valor verdadero y valor falso. Ej.: Supongamos que una empresa aumentar el sueldo de sus empleados dependiendo del departamento donde trabajan, esos datos se encuentran a partir de la celda F5. Gerencia un 25% Contabilidad un 18 Informes un 5% =Si(F5=Gerencia;G5*1.25;Si(F5=Contabilidad;G5*1.18;Si(F5=Infor mes;G5*1.05;Sin departamento))) Nota: En caso de tener problemas, acuda a la Opcin Ayuda de la barra de men.

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SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Rango es el rango de celdas que requiera evaluar. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina qu celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas". Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma. Se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

Ejemplo Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para cuatro casas: 100.000 $, 200.000 $, 300.000 $ y 400.000 $ respectivamente. El rango B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de propiedad: 7.000 $, 14.000 $, 21.000 $ y 28.000 $.

SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4) es igual a $ 63000 FUNCION: PRODUCTO Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto. Sintaxis PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...) Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros que requiera multiplicar. Ejemplos Si las celdas A2:C2 contienen 5, 15 y 30:
PRODUCTO(A2:C2)

es igual a 2.250 es igual a 4.500

PRODUCTO(A2:C2, 2)

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FUNCION: BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y requiera encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que requiera encontrar. Sintaxis BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor coincidente. Ordenado es un valor lgico que especifica si requiera que el elemento buscado por la funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A. Ejemplos Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10; 11.
BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO)

es igual a 5 es igual a 7 es igual a 8

BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;)

es igual a 11

FUNCION: Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO.

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Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que requiera comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Ejemplos
Y(VERDADERO; VERDADERO) Y(VERDADERO; FALSO) Y(2+2=4; 2+3=5)

es igual a VERDADERO

es igual a FALSO

es igual a VERDADERO

Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces:

Y(B1:B3)

es igual a FALSO

Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces:

Y(1<B4; B4<100)

es igual a VERDADERO

Supongamos que requiera mostrar la celda B4 slo si contiene un nmero entre 1 y 100, y que requiera mostrar un mensaje si no lo contiene. Si B4 contiene 104, entonces:
SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango")

es igual a "El

valor queda fuera del rango." Si B4 contiene 50, entonces:

SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del

FUNCION: EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que especifique. Sintaxis EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres) Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que requiera extraer. Ejemplos
EXTRAE("Flujo de lquido",1,5)

es igual a "Flujo" es igual a "de lquido"

EXTRAE("Flujo de lquido",7,20)

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EXTRAE("1234",5,5)

es igual a "" (texto vaco)

FUNCION: ENCONTRAR encuentra una cadena de texto (texto_buscado) dentro de otra (dentro_del_texto) y devuelve el nmero del carcter en el que aparece por primera vez texto_buscado desde el primer carcter de dentro_del_texto. Sintaxis ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Texto_buscado es el texto que se requiera encontrar. Ejemplos
ENCONTRAR("A","Amanda Artiaga") ENCONTRAR("a","Amanda Artiaga")

es igual a 1 es igual a 6 es igual a 8

ENCONTRAR("A","Amanda Artiaga";3)

FUNCION: MAYUSC Convierte el texto en maysculas. Sintaxis MAYUSC(texto) Texto es el texto que se requiera convertir en maysculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto. Ejemplos
MAYUSC("total")

es igual a "TOTAL"

Si E5 contiene "produccin", entonces:

MAYUSC(E5)

es igual a "PRODUCCION"

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